1 programa de capacitación para pequeñas y medianas empresas en la implementación de sistemas de...
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Programa de Capacitaciónpara Pequeñas y Medianas Empresas en la Implementación de Sistemas de Administración Ambiental
Programa Ambiental México-EE.UU. Frontera 2012
Auditoría Interna del SAA
13-16 de Marzo 2007
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Temas Para el Tallerde Auditoría Interna
Resumen del ISO 14001 y el Rol de Auditor
Lineamientos de Auditoría Ambiental ISO 19011
Junta de Apertura y Panorama del Proceso
Auditoría del Proceso de Identificación de los Aspectos Ambientales Significativos
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AGENDA
DIA 1 Modulo 1: Resumen del ISO 14001 y rol de la auditoría
internaModulo 2: ISO 19011- Lineamientos para auditoresModulo 3: Auditoría del proceso de identificaci’on de los
Aspectos Ambientales SignificativosModulo 4:Preguntas del auditor y escribiendo los hallazgos
(no conformidades)Modulo 5: Auditoría de elementos centrales de implantación
del Sistema de Administración Ambiental
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AGENDA
DIA 2
Modulo 5: Auditoría de elementos centrales de implantación del Sistema de Administración Ambiental (continuación)
Modulo 6: Auditoría del sistema de aseguramiento del cumplimiento legal
Modulo 7: Documentación del SAA, control de documentos y registros
Modulo 8: Junta de clausura y reporte de la auditoría
Integración de equipos de trabajo para auditorías de práctica
Preparación de materiales de apoyo para la auditoría
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AGENDA
DIA 3
Ejecución de auditoría de práctica 1
DIA 4
Ejecución de auditoría de práctica 2
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Temas Para el Tallerde Auditoría Interna (cont.)
Escribiendo No-Conformidades Auditando la Implementación
Auditoría de Aseguramiento del Cumplimiento Legal
Auditoría de la Documentación
Junta de Clausura y Reporte
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Módulo #1
Resumen del ISO 14001 y el Rol de la Auditoría
Interna
Las Seis Secciones del ISO 14001
4.3.1 Aspectos Ambientales4.3.2 Requisitos Legales4.3.3 Objetivos y Metas y Programa(s) de Acción 4.5.1 Monitoreo y Medición
4.5.2 Evaluación de Cumplimiento4.5.3 No-conformidad, Acción Correctiva y Preventiva4.5.4 Control de Registros 4.5.5 Auditorías del SAA
4.6 Revisión Gerencial
4.1 Req. Generales
4.3 Planeación
4.4 Implantación y Operación
4.2 Política Ambiental
4.4.1 Recursos, Roles, Responsabilidades y Autoridad4.4.2 Competencia, Capacitación, y Sensibilización4.4.3 Comunicación4.4.4 Documentación del SAA4.4.5 Control de la Documentación4.4.6 Control de las Operaciones4.4.7 Atención de Emergencias4.5 Revisión y acción correctiva
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AspectosAmbientales
4.3.1Requisitos
Legalesy Otros Requisitos
4.3.2
Planeación4.3
Objetivos/Metas y
Programas 4.3.3
Aspectos Ambientales Significativos
Las Tres Cláusulas de Planeación
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Las Siete Cláusulas deImplantación y Operación
Implantación y Operación 4.4
Comunicación4.4.3
Competencia, Capacitación,
y sensibilización4.4.2
Recursos, Roles,Responsabilidades y
Autoridad 4.4.1
Control de laDocumentación
4.4.5
Control de lasOperaciones
4.4.6
Atención de Emergencias
4.4.7
Documentacióndel SAA
4.4.4
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Revisión y Acción Correctiva
Verificación4.5
No-conformidad,Acción Correctiva
y Acción Preventiva4.5.3
Monitoreo yMedición
4.5.1
Control de Registros
4.5.4
Auditoría
del SAA4.5.5
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Monitoreo yMedición
4.5.1
Evaluación de
Cumplimiento4.5.2
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Revisión por parte de la Alta Dirección
Cláusula 4.6
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Rol Crítico del Auditor SAA
La revisión gerencial periódica es insuficiente.– Necesidad de mantener personal que observe
los detalles objetiva e independientemente.– Los auditores son la conciencia del SAA.
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¿Hasta qué grado pueden confiar las dependencias gubernamentales nacionales y locales en la efectividad de la actuación ambiental mejorada por parte de estos directores competitivos de negocios?
Temas Críticos—ISO 14001
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Auditores de Primera Parte Auditores empleados por la organización
para verificar su propio sistema de administración.
Los auditores de primera parte efectúan la “Auditoría Interna”.
Los auditores de primera parte deben permanecer objetivos e independientes cuando conducen las auditorías
Un reto para micro empresas
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Auditorías de Segunda Parte
Auditorías de proveedores o contratistas. Se usa a menudo para asegurar calidad. Dentro del campo ambiental, las
auditorías de segunda parte se usan para determinar si los proveedores de servicios de manejo de residuos peligrosos están operando correctamente (cumpliendo con las responsabilidades legales).
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Auditoría de Tercera Parte Los Certificadores de Sistemas ISO El Certificador evalúa su documentación. Si la documentación cumple con 14001, entonces
se programa la auditoría de certificación El Certificador verifica la implementación del SAA. Aprobado (con tal que se corrijan algunas no-
conformidades menores) ¡CERTIFICACION! Auditorías de seguimiento intercaladas entre las
completas (1 ó 2 por año). Auditoría completa cada 3 años.
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Sistema– Enfoca en la integridad de la estructura del SAA– Procesos, Procedimientos, Registros– Recursos y Efectividad– ¿Está cumpliendo el “sistema” con su cometido?
Desempeño Ambiental– Verifica el cumplimiento con reglamentación
aplicable– Mide los impactos ambientales actuales por
medio de análisis de muestras de emisiones y descargas
Comparación
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Auditorías del Desempeño
Verificación de cumplimiento legal Auditoría de eficiencia en el uso de energéticos Auditoría de seguridad e higiene Auditoría de “producción más limpia” Evaluación del potencial de contaminación en
sitio Evaluación de riesgos Evaluación del proveedor de servicios de manejo
de residuos peligrosos
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Módulo #2
ISO 19011
Lineamientos para Auditores
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ISO 19011
Lineamientos para auditores de sistemas de calidad ISO 9001 y sistemas de administración ambiental ISO 14001
Facilitan la integración de la administración de calidad y ambiental
Permiten y facilitan la auditoría de ambos sistemas
Menos gastos e interrupciones
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ISO 19011 - Principios
Etica: Auditores deben evitar acciones que pueden influenciar los resultados de la auditoría
Imparcialidad: la obligación de reportar los resultados en una manera digno de confianza
Profesionalismo: usando diligencia y discernimiento en la auditoría
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ISO 19011 - Principios
Independencia: la base de la imparcialidad de las conclusiones de la auditoría
Evidencia: la base racional para alcanzar conclusiones puntuales y reproducibles en un proceso sistemático de auditoría
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ISO 19011 - Programa de Auditoría
Propósito del Programa: planear el tipo y número de auditorías e identificar los recursos necesarios
Nombramiento y autorización (por parte de dueño, Gerente General, Alta Dirección) de una persona quien se encarga del programa
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19011 – Programa de Auditoría
La persona responsable debe:
– Establecer los objetivos y alcance del programa– Establecer responsabilidades, recursos y
procedimientos– Asegurar la implementación del programa– Monitorear y mejorar el programa– Asegurar que se conserven registros apropiados
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Ejemplos de Programas
2 auditorías internas programadas cada seis meses y realizadas por el auditor interno de la empresa
Una auditoría del SAA cada año conducida por un equipo de 2 auditores internos de otras empresas miembros de CANACINTRA
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19011 – Objetivos del Programa
Los objetivos del programa deben basarse en consideración de:– Prioridades de la alta dirección– Requisitos del ISO 14001, Sec. 4.5.5– Requisitos de la normativa (y contratos)– (Para Proveedores) la necesidad de cumplir con
evaluaciones de proveedores– Confirmación de la auto-certificación de la empresa
(por parte de una parte externa)– Riesgos– Intereses de las partes interesadas
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19011 – Ejemplos de Objetivos
Cumplir con los requisitos para la certificación del SAA (o Sistema de Calidad)
Asegurar conformidad con los requisitos en el contrato con el cliente (calidad)
Obtener y mantener confianza en la capacidad del proveedor (para empresas clientes)
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19011 – Alcance del Programa de Auditoría
Depende de variables como:
– Tamaño, tipo de negocio y complejidad de la organización
– Necesidad de acreditación o certificación
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19011 – Programa de Auditoría Responsabilidades y Recursos La persona responsable debe:
– definir, implementar, monitorear, revisar y mejorar el programa de auditoría interna
– Identificar y proveer recursos Recursos
– Entrenamiento de los auditores internos– Proceso para mejorar la competencia de los
auditores
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19011 – Procedimientos del Programa
Procedimiento debe cubrir:– Planeación y programación de las auditorías– Asegurando la competencia de los auditores
internos y del auditor líder– Conduciendo la auditoría– Seguimiento– Mantenimiento de los registros de auditorías– Monitoreo y mejora del programa de auditoría
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19011 – Implementación del Programa
Programación y comunicación a los empleados Proceso para evaluar los auditores y
determinar las necesidades de capacitación adicional
Asegurando nombramiento del equipo (o auditor)
Asegurando revisión y aprobación de los reportes de auditoría
Seguimiento
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19011 – Registros de Auditorías
Deben mantener registros que demuestran la implementación del programa de auditoría, incluyendo:– Plan de la auditoría– Reporte de la auditoría– Notificación de no conformidad– Acción Correctiva/Preventiva– Resultados de revisiones del programa de
auditoría– Registros de capacitación de los auditores
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19011 – Monitoreo y Revisión del Programa
Monitoreo La organización debe monitorear el
programa de auditoría para determinar si está logrando sus objetivos y para identificar oportunidades para su mejora
Revisión Evaluación de la efectividad e
identificación de oportunidades de mejora
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19011 – Competencia de los Auditores
Conocimiento genérico de los auditores– Principios de auditoría, procesos y técnicas– Sistema de administración (ambiental y/o
calidad)– Situaciones organizacionales– Requisitos legales que aplican
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19011 – Competencia de los Auditores Líder
Conocimiento genérico de los auditores líderes
Además de lo anterior:– Planeación de auditorías– Comunicación con el auditado (cliente)– Organizando y dirigiendo auditores– Preparar conclusiones y reportes de
auditorías– Resolver conflictos
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19011 – Competencia de los Auditores
Conocimiento específico de los auditores– Técnicas y herramientas de administración
ambiental– Terminología en el campo de administración
ambiental– Ciencia y tecnología y sus aplicaciones en el
campo ambiental
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19011 – Competencia de los Auditores
Atributos personales– Ético, sincero, honesto, prudente, imparcial– Receptivo a diferentes puntos de vista– Diplomático– Observador– Tenaz– Decisivo– Tener confianza en sí– flexible
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19011 – Competencia de los Auditores
Educación – suficiente para obtener los conocimientos genéricos y específicos
Experiencia de Trabajo – puestos y responsabilidades de resolver problemas, comunicación con clientes y semejante
Capacitación en Auditoría – suficiente para contribuir al desarrollo de los conocimientos genéricos y específicos
Experiencia en Auditoría – participación en auditorías completas de sistemas de administración bajo la supervisión de un auditor que es competente para liderar un equipo de auditores.
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19011 – Competencia de los Auditores
Mejora continua– Desarrollo profesional– Mantenimiento de experiencia en auditorías
Evaluación de los Auditores– Inicial– Durante la selección de los auditores– periódico
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Iniciando la Auditoría
Revisando la documentación
PreparaciónConduciendo la Auditoría
Preparando y Comunicando el Reporte
Completando la Auditoría
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Fuentes de Información
Colección a través de Muestras
VerificaciónEvaluación en base de Criterios
Hallazgos
Conclusiones
Evidencias
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Etapas del Proceso de Auditoría
Preparación Responsabilidad
Identificar equipo de auditoría Lider del equipo auditoríaEntender la organización verificada Equipo de auditoríaDefinir el alcance verificativo Lider del equipo auditoríaRevisar la documentación Equipo de auditoríaPlanear la auditoría Lider del equipo auditoría Preparar el Protocolo Equipo de auditoría
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Preparando el Plan de Auditoría Documentos/información importante:
– Organigrama– Roles y responsabilidades del SAA– Horario de trabajo del negocio– Lista de empleados/gerentes claves– Ultimo reporte de auditoría SAA– Metodología para identificar aspectos
ambientales y criterios de significancia – Objetivos ambientales y metas detalladas– Manual y Procedimientos– Lista Maestra de Documentos del SAA
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Plan de Auditoría
El Plan de Auditoría es la base de una auditoría exitosa
Seleccione diferentes áreas o departamentos funcionales
Verifique diferentes elementos ISO 14001 en diferentes áreas/departamentos funcionales
Ponga a prueba diferentes procedimientos SAA que abarquen toda la instalación/sitio
Revise los instructivos de trabajo (ITA) y su aplicación
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Etapas del Proceso de Auditoría
Conduciendo la Auditoría Responsabilidad
Dirigir la junta de apertura Lider del equipo auditoríaEntrevistar empleados y observar Equipo de auditoríaProducir evidencia objetiva basada Equipo de auditoría en documentos y entrevistas
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Junta de Apertura (Proceso Formal)
Dirigida por el Auditor Líder Deben estar presentes el gerente general
(Alcalde), otros gerentes y el representante de la alta gerencia
Revisar los objetivos, alcance y plan de la auditoría
Solicitar la cooperación gerencial para resolver rápidamente diferencias sobre los hallazgos
Comprometerse a reportar hallazgos
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Conduciendo la Auditoría El equipo de auditoría lleva a cabo el plan de
auditoría Revise procedimientos e ITAs documentados Ponga a prueba el proceso de control de
documentos Sea selectivo al inspeccionar registros Entreviste a gerentes claves y empleados
seleccionados (ej. concientización de los empleados sobre la Política, objetivos y metas, “aspectos ambientales significativos”)
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¿Qué Hacen los Auditores? Los auditores buscan evidencia objetiva
de lo siguiente:– ¿Existe un SAA establecido?– ¿El SAA cumple con los criterios de la
auditoría (ej. requisitos ISO 14001)?– ¿Está implantado el SAA?– ¿Opera con eficiencia?
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Evidencia
Procedimientos e ITAs documentados
Registros
Resultados de entrevistas (documentados)
Observaciones del auditor (documentadas)
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Hallazgos Un hallazgo de no-conformidad debe ser
explicado y justificado Usen evidencia documentada, resultados
de entrevistas y observaciones documentadas
Una “no-conformidad” debe ser descrita específicamente en términos de uno o más criterios específicos de auditoría (ejm: requisito específico ISO 14001 y Procedimientos)
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Etapas del Proceso de Auditoría
Reportar Responsabilidad
Preparar hallazgos Equipo de auditoríaDirigir junta de clausura Auditor LiderPreparar reporte auditoría Auditor Lider
Acción Correctiva
Tomar acción correctiva Gerencia basada en hallazgos Verificar la acción correctiva Equipo de auditoría
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Reportando los Hallazgos y Conclusiones El equipo de auditoría prepara los
hallazgos El líder del equipo determina si el hallazgo
es una no-conformidad o una “observación”
Usen el formato del Procedimiento para escribir no-conformidades
Observen si existen mejoras significativas desde la última auditoría interna
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Módulo #3
Auditoría del Proceso de
Identificación de los Aspectos Ambientales Significativos
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El alcance del SAA determina el rango de “actividades, productos y servicios” y verifica el proceso de identificar aspectos ambientales.
El alcance del SAA normalmente abarca actividades de sitio y productos/servicios que puede controlar o razonablemente influenciar.
Alcance del SAAy Aspectos Ambientales
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Definición
ISO 14001 Sec. 3.6 aspecto ambiental
“Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el ambiente.”
Lenguaje claro: actividad, producto o servicio que está causando o puede causar impactos ambientales (porque está interactuando o tiene el potencial de interactuar con el ambiente)
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ActividadManipulación de materiales peligrosos o petróleo
ProductoSolvente
ServicioMantenimiento de vehículos
AspectoPotencial derrame
AspectoEmisiones al atmósfera
Potencial derrame
AspectoEmisión de volátiles durante reabastecimiento
ImpactoContaminación del suelo y las aguas
ImpactoContaminación del suelo, aire y las aguas
ImpactoContaminación del aire (formación de smog)
Conceptos Prácticos
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Ejemplos de Aspectos Ambientales
Las aguas residuales de la planta El consumo de agua y de energía de la
planta. La generación de residuos peligrosos (ej.
trapos contaminados con solventes o aceite)
Un contenedor de solventes Ruido
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Aspectos Ambientales
“Aspectos ambientales” normados por los reglamentos ambientales y las NOMs
desechos sólidos no regulados “Aspectos” en la eco-eficiencia o
productividad de recursos (ejm: en materia prima o partes/ componentes empleados en la producción)
consumo de agua y energéticos
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Aspectos Ambientales Conceptos Prácticos
El alcance del SAA debe estar claramente definido.
¿Hasta dónde se aplica el SAA en relación a las actividades de los proveedores o en los sitios de los clientes (caso de la empresa que vende servicios)?
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Perspectiva del Auditor Interno Los auditores internos deben estar familiarizados con
la metodología para identificar aspectos ambientales y determinar cuáles son significativos.
La parte más importante es el proceso de revisión o actualización de los aspectos de los procesos productivos (ej. cada año para determinar si hay nuevos aspectos)
A diferencia de los auditores de la tercera parte que establecen si “satisfacen” o “no” los estándares, el equipo de auditoría interna recomienda mejoras que pueden aumentar el valor del sistema.
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Mapeo del Proceso Una descripción esquematizada para definir,
redefinir y documentar un proceso productivo o auxiliar.
El trabajo se lleva a cabo a nivel de un proceso unitario
Los procesos tienen entradas y salidas Para cualquier proceso existe una secuencia
funcional de eventos o acciones El mapeo del proceso no provee toda la
información de los aspectos ambientales adentro y afuera de la instalación. (Ej. comedor, depto. médico, jardín)
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Determinar Aspectos Significativos
4.3.1 Aspectos ambientales– “La organización debe establecer,
implementar y mantener procedimientos para identificar los aspectos ambientales ... a fin de identificar aquellos que tienen o pueden tener impactos relevantes sobre el ambiente…”La organización debe de actualizar esta información.
“Un aspecto ambiental significativo es aquél que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo
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Determinando Significancia El término “Significativo” no está definido
en ISO 14001 La empresa debe de emplear un proceso
consistente y reproducible para determinar cuáles son los aspectos “significativos”.
El auditor debe entender los “criterios de significancia” utilizados por la empresa y buscar evidencia de que los criterios se aplicaron consistentemente.
Los criterios de significancia también deben ser consistentes con la Política Ambiental.
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Auditoría de un “Aspecto Ambiental Significativo”
Rastrear un determinado aspecto ambiental significativo entre los aspectos ambientales en que se basa.
Verificar que los aspectos ambientales en que se basa fueron consistentemente identificados en uno o más procesos unitarios u otras actividades en la planta.
EJ.: Un Aspecto Ambiental Significativo = residuos peligrosos– ¿se han identificado fugas de aceites en todos los
procesos unitarios u otras actividades?– ¿existen procesos (por ejemplo, laboratorio) donde
se generan residuos peligrosos pero donde no se ha identificado su uso como un aspecto ambiental?
4.3.3Objetivos y metas detalladas
Productos
Servicios
Aspectos Ambientales Significativos
Criterios de Significancia
4.4.2 Capacitación
4.4.6Control Operacional
4.5.1 Monitoreo y Medición
Política Ambiental
Prevención de la Contaminación
4.4.3 Consideración de
ComunicaciónExterna
Actividades
4.4.1Estructura y Responsabilidad
4.3.1Identificación
de los aspectosambientales
©The Lexington Group 199966
s/l/peru2021/faseI/course/audit1
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Ejercicio de Grupo
Comparen la lista de aspectos ambientales con sus listas de Aspectos Ambientales Significativos, los Objetivos Ambientales, y la Política de sus empresas (plantas)
¿Hay consistencia entre cada Objetivo Ambiental, el Aspecto Ambiental Significativo en que se basa, y su aspecto ambiental?