1H E R RA M I E N TA S B Á S I C A S

ACTIVIDAD 1

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OBJETIVOS:

Repasar los conceptos básicos de Excel

Repasar los diferentes tipos de referencia y sus usosTrabajar con fórmulas y funciones sencillas

Utilizar gráficos sencillos

Estudiar las diferentes formas de ordenación de bases de datos

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Utilizar el Filtros básicos para manejar la información de una base de datos

Trabajar la herramienta de validación de datos

Estudiar las diferentes formas de resaltar datos a través de formatos

Revisar los comandos de impresión

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TEMÁTICAS:

Referencias (Relativas, Absolutas y Mixtas)

Formulas y Funciones

Gráficos Sencillos

Ordenar y Filtrar

Validación de Datos

Formatos Condicionales

Impresión

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1. TIPOS DE REFERENCIAS:

Una referencia es el nombre con que se

reconoce una celda

determinada. Ej: Z50000

Excel utiliza tres tipos de

referencias en sus cálculos,

dependiendo de la forma como

se comportan al momento de

copiar la fórmula, a saber:

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1.1 REFERENCIAS RELATIVAS:

A B C

1 15 10  

2=A1 + B1

=B1 + C1=C1 + D1

3=A2 + B2

=B2 + C2=C2 + D2

• Si se copia hacia abajo aumenta el número de la fila• Si se copia hacia la derecha aumenta la letra de la

columna

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1.2 REFERENCIAS ABSOLUTAS:

A B C

1 15 10  

2=$A$1+B1

=$A$1+C1

=$A$1+D1

3=$A$1+B2

 =$A$1+C2

=$A$1+D2

• No importa hacia dónde se copie la referencia no cambia

• Se antepone el signo $ a la columna y a la fila para convertir la referencia en absoluta

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1.3 REFERENCIAS MIXTAS:

A B C

1 15 10  

2=$A1+B$1

=$A1+C$1

=$A1+D$1

3=$A2+B$1

=$A2+C$1

=$A2+D$1

• Al copiar la fórmula una parte de la referencia cambia y la otra no cambia (la que tenga el signo $)

• Se antepone el signo $ a la columna o a la fila para convertir la referencia en mixta

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2. FÓRMULAS Y FUNCIONES:

Matemáticas

Fecha y Hora

Texto

Estadísticas

Lógicas

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2.1 MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICAS:

2.1.1 Suma()• Suma todo los números en un rango

de celdas ya sea continuas o discontinuas

• Sintaxis:• = Suma(A1:H50) Celdas continuas• = Suma(A1;B5;H50) Celdas

discontinuas

112.1.2 Promedio()

• Promedia todos los números en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas. El promedio da un número que «más o menos» puede asignarse a todo el rango.

• Sintaxis:• = Promedio(A1:H50) Celdas

continuas• = Promedio(A1;B5;H50) Celdas

discontinuas

122.1.3 Contar()

• Cuenta todos los datos numéricos en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas.

• Sintaxis:• = Contar(A1:H50) Celdas continuas• = Contar(A1;B5;H50) Celdas

discontinuas

132.1.4 Contara()

• Cuenta todas las celdas ocupadas en un rango de celdas ya sea continuas o discontinuas.

• Sintaxis:• = Contara(A1:H50) Celdas continuas• = Contara(A1;B5;H50) Celdas

discontinuas

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2.2 FECHA Y HORA:

2.2.1 Hoy()

• Inserta la fecha actual. Esta fecha se actualiza todos los días

• Sintaxis:• = Hoy()

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2.2.2 Ahora()

• Inserta la fecha y hora actuales. Este dato se actualiza automáticamente

• Sintaxis:• = Ahora()

162.2.3 Dia()

• Extrae el día del mes a que corresponde una fecha

• Sintaxis:• = Dia(fecha)

172.2.4 Mes()

• Extrae el número correspondiente al mes de una fecha

• Sintaxis:• = Mes(fecha)

182.2.5 Año()

• Extrae el número correspondiente al Año de una fecha

• Sintaxis:• = Año(fecha)

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2.3 TEXTO:

2.3.1 Izquierda()

• Extrae los n primeros caracteres de una celda

• Sintaxis:• = Izquierda(texto; cantidad de

caracteres)

202.3.2 Derecha()

• Extrae los n últimos caracteres de una celda

• Sintaxis:• = Derecha(texto; cantidad de

caracteres)

212.3.3 Extrae o Med()

• Extrae los n caracteres de una celda en cualquier posición

• Sintaxis:• = Extrae(texto; posición desde la que

se inicia la extracción; número de caracteres a extraer)

222.3.4 Minusc()

• Convierte todo el texto de una celda en minúsculas

• Sintaxis:• = Minusc(celda o texto)

232.3.5 Mayusc()

• Convierte todo el texto de una celda en mayúsculas

• Sintaxis:• = Mayusc(celda o texto)

242.3.6 Nompropio()

• Convierte la primera letra de cada palabra del texto de una celda en mayúsculas

• Sintaxis:• = Nompropio(celda o texto)

252.3.7 Concatenar()

• Une los textos de varias celdas• Sintaxis:• = Concatenar(celda o texto1; celda o

texto2; celda o texto3; …)

• Nota: también se puede unir textos con el carácter &

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2.4 LÓGICAS:

2.4.1 Y()

• El resultado es verdadero solo si TODAS las condiciones son verdaderas

• Sintaxis:• = Y(Condición1; Condición2; …)

272.4.2 O()

• El resultado es verdadero si por lo menos UNA de las condiciones es verdadera

• Sintaxis:• = O(Condición1; Condición2; …)

282.4.3 SI()

• Evalúa una o varias condiciones y realiza una tarea si el resultado es VERDADERO y otra tarea si el resultado es FALSO

• Sintaxis:• = SI(Condición(es); tarea si resultado

verdadero; tarea si resultado falso)

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3. GRÁFICOS SENCILLOS:

Tipo de gráfico Utilidad

Columnas Comparar grupos de datos

Barras Comparar grupos de datos

Líneas Mostrar tendencias en el tiempo

CircularCalcular la contribución o participación de cada dato en el total

ÁreasEnfatizar diferencias entre conjuntos de datos

Dispersión Mostrar la relación entre dos variables

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3.1 ELEMENTOS COMPONENTES DE UN GRÁFICO:

DESCRIPCIÓN DE CADA ELEMENTO

1 El área del gráfico

2 El área de trazado del gráfico.

3 Los puntos de datos de la serie de datos

• Puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos.

• Serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico excepto en los gráficos circulares que sólo tienen una serie de datos.

DESCRIPCIÓN DE CADA ELEMENTO4 Ejes horizontal (categorías) y vertical (valores)• El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos.• El eje X suele ser el eje horizontal y contener categorías.

5 Leyenda• Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las

series de datos o categorías de un gráfico.

6 Títulos de eje y de gráfico

7 Etiqueta de datos• Etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información

adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de datos.

333.2 Procedimiento para realizar un gráfico sencillo:

• Establecer el objetivo del gráfico: comparar datos, medir participación, mostrar tendencias…

• Seleccionar los datos a graficar• Ir a Menú insertar – Grupo gráficos• Elegir el tipo y subtipo de gráfico de acuerdo con el objetivo• Resaltar datos importantes• Colocar información adicional: títulos, etiquetas…

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4. ORDENAR:

• Ubicarse en la columna por la que se desea ordenar

• Ir al menú datos – Grupo ordenar y filtrar – clic en el botón ordenar ascendente u ordenar descendente

4.1 Para un ordenamiento simple:

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• Ubicarse en cualquier parte de la tabla

• Ir al menú datos – Grupo ordenar y filtrar – clic en el botón ordenar

• En ordenar por elegir la primera columna por la que se desea ordenar

• Agregar niveles según se necesite

4.2 Para un ordenamiento compuesto

o personalizad

o:

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5. FILTROS:

DefiniciónFiltrar permite concentrar la atención en un conjunto de datos de interés ocultando las filas que, de momento,

no son necesarias

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• Revisar que todas las columnas estén rotuladas

• Ubicarse en la tabla • Ir al menú Datos – Grupo ordenar y

filtrar – Clic en filtro• Ir a la columna por la que se desea

filtrar y hacer clic en la flecha• Activar la casilla correspondiente al dato

que se desea filtrar o• Ir a la opción filtros de número, texto o

fecha• Elegir la comparación necesaria• Llenar el cuadro• Repetir el proceso para cada filtro que

se desee

Procedimientos para filtrar:

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6. VALIDACIÓN DE DATOS:

Validar datos es restringir el tipo y tamaño de los datos que se ingresarán a la celda de Excel

396.1 Procedimiento para validar:• Ubicarse en la celda• Ir a menú datos – Grupo herramientas de

datos – Validación de datos

En la ficha configuración:• Elegir el tipo de datos que se va a

permitir• Seleccionar los límites (igual a, mayor

que, mayor o igual que, menor que, menor o igual que, no igual a, entre, etc.), escribir los datos o el rango que servirá de origen a la lista, escribir la fórmula que restringirá la validación

40En la ficha configuración (continua)• Elegir el tipo de datos que se va a permitir• Seleccionar los límites, escribir los datos o el rango

que servirá de origen a la lista, escribir la fórmula que restringirá la validación

En la ficha Mensaje de entrada:• Escriba mensajes o instrucciones que se deban

tomar en cuenta al llenar la celda

En la ficha Mensaje de error:• Escriba el mensaje que aparecerá en caso de que

se ingrese un dato erróneo, dicho mensaje debe permitir al usuario identificar el error cometido y corregirlo

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6.2 OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR

• Es el valor por defecto de la validación• Implica que el usuario puede escribir lo que

desee en la celda

1. Cualquier valor

• Restringe el ingreso de datos a la celda a sólo NÚMEROS

• Dichos números NO pueden tener decimales

• Ej: puede restringir el salario que se ingresará a una celda a un valor entero entre uno y 10 millones

2. Número entero

EJ: NÚMERO ENTERO

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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)

• Restringe el ingreso de datos a la celda a sólo NÚMEROS

• Dichos números deben ser DECIMALES• Ej: puede restringir el valor del IVA de un

producto a un número menor o igual que 0,35 (35%)

3. Decimal

EJ: NÚMERO DECIMAL

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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)

• Restringe el valor a ingresar a la celda a un conjunto de datos

• La celda muestra un listado con los datos posibles que puede tomar la celda

• Los valores que componen la lista pueden tomarse de un rango (nombrado o no) o escribirse directamente en la configuración

4. Lista

EJ: LISTA SELECCIONANDO UN RANGO

EJ: LISTA ESCRIBIENDO LOS DATOS

EJ: LISTA TOMANDO UN NOMBRE DE RANGO

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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)

• Restringe el valor a ingresar a la celda a una fecha válida

• El dato se restringe a un período de tiempo• También se puede escribir en la

configuración una fórmula que devuelva como resultado una fecha

• Ej: sólo se reciben fechas de nacimiento para niños que den una edad menor o igual a 7 años

5. Fecha

EJ: FECHA PARA EDADES MENORES O IGUALES A 7 AÑOS

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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)

• Restringe el valor a ingresar a la celda a una hora válida

• El dato se restringe a un período de tiempo• También se puede escribir en la

configuración una fórmula que devuelva como resultado una hora

• Ej: Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno a las 8 de la mañana.

6. Hora

EJ: HORA

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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)

• Restringe el valor a ingresar a la celda a un dato con un número determinado de caracteres

• Ej: Por ejemplo, se puede exigir que el número de la cédula no contenga menos de 8 ni más de 10 caracteres.

7. Longitud de texto

EJ: LONGITUD DE TEXTO

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OPCIONES DEL CUADRO PERMITIR (CONTINUA)

• Restringe el valor a ingresar a la celda a aquellos donde determinada comparación o fórmula de como resultado VERDADERO

• Ej: Por ejemplo, se puede exigir que los datos ingresados sean mayores a 2 veces el valor de otra celda.

8. Personalizada

EJ: PERSONALIZADAEl crédito solicitado no debe exceder a 5 veces el excedente (ingresos menos egresos)

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7. FORMATOS CONDICIONALES:

Sirven para resaltar datos importantes o poco

frecuentes en la base de datos.

Procedimiento:• Seleccionar las celdas que

llevarán el formato• Ir a menú inicio – grupo estilos –

formato condicional.

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OPCIONES DE FORMATO CONDICIONAL:

7.1 Resaltar reglas de celdas:

el formato se aplica de

acuerdo a los datos

seleccionados.

Para números están «es

mayor que», «es menor que», etc.

Para textos están «es igual a» y «texto que contiene».

Para fechas se pueden

utilizar los mismos

numéricos o «una fecha»

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• se utiliza para resaltar los datos más altos o mas bajos de la selección.

7.2 Reglas superiores e inferiores:

• Coloca en las celdas seleccionadas una gráfica de barras donde el tamaño de la barra lo da el valor de la celda.

7.3 Barras de datos:

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• Coloca en las celdas seleccionadas un color degradado donde el color y el tipo de degradado lo da el valor de la celda.

7.4 Escalas de color:

• asigna un dibujo (ícono) de acuerdo con el valor de la celda. Normalmente debe editarse (por la opción administrar reglas) para asignar los valores a cada ícono.

7.5 Conjuntos de íconos:

PROCEDIMIENTO UTILIZAR UNA FÓRMULA PARA APLICAR EL FORMATO CONDICIONAL

Seleccionar el rango a formatear

Menú inicio

Grupo estilos

Formato condicional

Nueva regla

Elegir "Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato«

PROCEDIMIENTO UTILIZAR UNA FÓRMULA PARA APLICAR EL FORMATO CONDICIONAL

En el cuadro "Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera"

Escribir la fórmula. Ej: =MES(D2)=mes(HOY()) (Es decir, que el mes del cumpleaños sea el mes correspondiente a la fecha actual)

Hacer clic en formato

Elegir los formatos deseados

Aceptar

EJEMPLOS DE FÓRMULAS PARA FORMATOS CONDICIONALES

Ejemplos con fecha FórmulaQuienes cumplen años en septiembre =MES(D2)=9Quienes cumplen años en el mes actual =MES(D2)=MES(HOY())

Quienes cumplen años hoy=y(MES(D2)=mes(hoy());dia(D2)=dia(hoy()))

Quienes cumplen años el mes entrante =MES(D2)=MES(HOY())+1

Fecha actual =HOY()

Días festivos - hay varias formas de hacerlo

=NO( ESERROR( COINCIDIR( B8; "nombre del rango donde están las fechas de los festivos"; 0 ) ) )

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8. IMPRESIÓN:

Las opciones de impresión se encuentran en el menú diseño de Página.

Principales opciones de impresión:

• Área de impresión: debe seleccionarse lo que se quiere imprimir y establecer el área de impresión, de lo contrario Excel imprimirá todo lo que encuentre en la hoja activa

• Tamaño de papel

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Orientación: Horizontal o vertical

Márgenes

Saltos: para establecer qué información debe ir en otra página

Imprimir títulos: permite seleccionar las filas y/o columnas que se repetirán en todas las hojas impresas

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• Botón configurar página: Muestra opciones adicionales como encabezados y pies de página

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