07 administraci ¢Ã³n del alcance

1

Cómo desarrollar el plan del proyecto

Administración del alcance

Alcance

26.- Comunicación5.- Recursos humanos

2.- Tiempo 3.- Costo

1.- Alcance

9.- Integración

7.- Riesgos8.- Abastecimiento

4.-Calidad

4.- Calidad

4.- Calidad

3

Objetivos del tema

4

1. Comprender la importancia que

tiene el plan del proyecto, al actuar

como:

• Una guía en la ejecución y control

• Un facilitador de la comunicaciónefectiva

• Un elemento que establece loscriterios para medir el desempeñodel proyecto

5

2. Identificar los documentos que

integran al plan del proyecto así

como:

• Señalar la forma en que seelaboran

• Comprender su importancia y losprocedimientos que incluyen

• Describir con detalle su procesode desarrollo

• Aplicar cada una de lasherramientas del plan en un casopráctico

6

Introducción

7

El desarrollo del plan

del proyecto emplea

como punto de

partida los objetivos,

los productos o

servicios entregables

y las expectativas de

los involucrados que

se encuentran en el

charter

8

Todos esos

elementos del

charter nos indican

lo qué se pretende

lograr

9

Por otra parte, el

plan del proyecto

incluye las

estrategias y

esquemas de cómo

se elaborarán o

alcanzarán los

productos o

servicios que se

obtendrán con el

proyecto

10

El plan del proyecto

es un documento que

contiene las nueve

áreas señaladas en

las exposición inicial

del curso

116.- Comunicación5.- Recursos humanos

2.- Tiempo 3.- Costo

1.- Alcance

9.- Integración

7.- Riesgos8.- Abastecimiento

4.-Calidad

4.- Calidad

4.- Calidad

12

Se puede imaginar

que el plan del

proyecto funciona

como un plan de

vuelo o navegación

con el que se

comparará el avance

a efectos de evaluar

el desempeño del

proyecto

13

Tiempo

Alc

an

ce

México

París

25%

20%

-5% Planeación

adicional

correctora

14

Tiempo

Alc

an

ce

México

París

25%

20%

15

Tiempo

Alc

an

ce

México

París

25%

20%

16

Tiempo

Alc

an

ce

México

París

17

Por lo general, se

desarrolla un plan

del proyecto sin

tomar en cuenta las

nueve áreas que

debe involucrar

18

Características del

plan del proyecto

19

Características del plan del proyecto

¿Para qué sirve?

• Sirve como guía para la

ejecución y el control del

proyecto

• Establece el estándar o

punto de referencia contra

el cual evaluar el apego al

cumplimiento

• Facilita la comunicación

con los involucrados

• Documenta los criterios

de las nueve áreas y su

aprobación

20


¿Qué incluye?

• Alcance

Charter

Declaración del alcance

WBS

• Recursos humanos

Diagrama organizacional del

proyecto

Matriz de roles y funciones

• Comunicación

Matriz de comunicación

Calendario de eventos

Estatus semanal

Reporte mensual

21


¿Qué incluye?

• Tiempo

Programa del proyecto-ruta

crítica

• Costo

Estimados de costos

Presupuesto base (baseline)

Programa de erogaciones

( flujo de efectivo )

• Calidad

Listas de verificación –

diagrama causa/efecto

Análisis de precedentes

(Benchmarking)

22


¿Qué incluye?

• Riesgo

Mapa de riesgos

Matriz de administración de

riesgos

• Abastecimiento

Matriz de abastecimiento

• Integración

Control de cambios

Lecciones aprendidas

23


¿Cómo

desarrollarlo?

A partir del charter, elaborar la

declaración del alcance e ir

integrando el WBS y cada uno

de los planes de cada área.

24


¿Cuándo

utilizarlo?

Elaborarlo en la planeación y

actualizarlo a lo largo del

proyecto

25

Objetivos de la

administración del

alcance

26

Esta sección de la

planeación del proyecto

tiene como propósito

asegurarse que el

proyecto incluya todo el

trabajo requerido y sólo

el trabajo requerido

27

En la planeación del

alcance se pueden

emplear, como

herramientas, la

declaración del alcance

y la estructura de

división del trabajo

(WBS)

28

Para el desarrollo de un

mejor entendimiento y

definición del alcance

del proyecto se debe

partir de los objetivos y

expectativas

documentadas en el

charter

29

Sin embargo, se debe

ser lo suficientemente

inteligente para evitar

incluir trabajo de más o

alcances innecesarios

30

En otras palabras, sólo

deben incluirse trabajos

que añaden valor y

estén alineados a los

objetivos por cumplir

31

Declaración del

alcance

32

Partiendo del charter, el

encargado del proyecto

y su equipo de trabajo

ampliarán la


33

Esto lo harán para que

el cliente, el

patrocinador y el equipo

confirmen las

características

relevantes de los

entregables del

proyecto

34

Para realizar esta

actividad, deberán

partir de los entregables

finales y las

expectativas de los

involucrados

35

Los entregables finales

y las expectativas se

descompondrán en

subentregables o

entregables parciales

36

Cada entregable parcial

deberá contar de su

descripción y sus

criterios de aceptación

37

El proceso de


es equivalente a realizar

pequeños charter’s de

cada entregable final

38

SMART significa

eSpecífico, Medible,

Acordado, Realista y en

el Tiempo establecido

39

Cada uno de esos

charter’s desglosa,

describe y especifica

cómo deberá quedar un

entregable para ser

aceptado por el cliente

40

Con el proceso anterior

se establecen los


41

Es importante señalar

que los entregables que

se elaboren cumplan

con el criterio SMART

42

Como comentario,

mucha de la información

contenida en el

documento del alcance

se desarrollará

detalladamente a lo

largo de la planeación

43

Para terminar, veamos

un ejemplo de la

aplicación del criterio

SMART al caso práctico

del charter que se te dio

anteriormente

44

Para el evento de

inauguración con

clientes, existe el

entregable referente a la

música

45

Podría definirse que la

música sea agradable y

acorde al contexto de la

reunión

46

Esta declaración no

sirve demasiado como

información

47

Ejemplo de declaración de un entregable

Criterio SMART Sin criterio SMART

1. Música en vivo

2. Tipo: Jazz y clásica

3. 4 horas de música, de

21:00 hrs a 1:00 hrs.

4. Descanso de 10 minuto

cada hora

5. Música en discos

compactos durante

descansos

6. Micrófono para maestro

de ceremonias

1. Música agradable y

acorde al contexto

de la reunión

48

¡ Toma un

entregable,

desglósalo en

entregables

parciales !

49

¡ Ahora, deja de

hacerte pato y

realiza un ejemplo

con el caso que te

dieron !

50

¡ A uno de los

entregables

parciales aplícales

el criterio SMART !

51

Veamos cómo

quedaría una

definición SMART del

entregable Merlín

52

Declaración del alcance del proyecto

Apoyo a las actividades del tutor

Nombre del entregable Tipo de entregable

1.- Sistema computacional Merlín Final

Descripción Criterios de aceptación

Es un sistema computacional, perte-

neciente al sistema de tutorías, cuyo

propósito principal es facilitar la estancia

del alumno en la Institución, apoyándole

mediante la realización de funciones que

involucran lo siguiente:

1. La construcción del sistema no

debe involucrar más allá de

cinco meses.

2. El recurso humano empleado

serán alumnos del servicio social

y residencias profesionales.

3. Su confiabilidad será de tres

años.

4. Deberá ejecutarse para cual-

quier versión de Windows mayor

o igual al 2000.

5. No deberá requerir ninguna con-

figuración especial sobre el nivel

de resolución del monitor.

1. Descripción del procedimiento involu-

crado por un trámite en particular.

2. Información acerca de los departa-

mentos de la institución, en lo relativo a

sus funciones, horario de atención,

horario de apertura, responsables y

organización.

3. Ejecución de aplicaciones que ayuden el

desarrollo de sus habilidades.

53






4. Apoyo en la organización, recordatorio y

evaluación de la ejecución de su agenda

personal.

5. Asesoría acerca de la satisfacción de

requisitos para la presentación de

éxamenes de regularización, ordinarios y

extraordinarios.

6. Formulación de propuestas sobre su

carga académica del semestre próximo

siguiente.

7. Información sobre disponibilidad de

asesorías para alguna materia en

particular.

8. Información sobre la distribución y

organización de la insfraestructura del

Instituto Tecnológico de Chetumal (mapa

institucional).

7. La aceptación del usuario será

evaluada por medio de una

encuesta, donde el 80% o más de

los encuestados deberá conside-

rarlo como agradable.

8. Deberá tener la capacidad de

recibir o captar los datos gene-

rados por los departamentos del

tecnológico en archivos de Excel

o archivos cuya configuración

será especificada por el equipo

de diseño.

9. Deberá contar con una herra-

mienta de captación de datos

que organice los archivos en

carpetas dependiendo de su

naturaleza.

54






10. Sugerencia para aprovechar las

oportunidades que se presentan en la

Institución -becas, viajes, intercambios

académicos, etcétera .

11. Información sobre los servicios que le

ofrece la institución.

12. Información e invitación a la partici-

pación en eventos institucionales.

13. Despliegue de algún reglamento en

particular.

14. Impresión de la boleta, datos personales,

documento almacenados en su interior,

propuestas y sugerencias formuladas.

55






Asimismo, este sistema estará integrado

por siete subsistemas que le ayudarán a

cumplir con las funciones descritas

anteriormente. Estos subsistemas son:

1. Consultoría

2. Consejero

3. Organizador

4. Orientación y motivación personal

5. Novedades

6. Aplicaciones

7. Utilerías

56

Como puedes darte

cuenta, es muy fácil

hacer una

declaración de

entregable o

subentregable con

características

SMART

57

Sin embargo, esta

declaración aunque

aplica el criterio

SMART no cumple

con la

recomendación de

que la definición de

un entregable o

subentregable debe

ser de dos a tres

párrafos

58

Eso es cierto. Hay

que tomar en cuenta

que estamos

incluyendo parte de

las definiciones de

los subsistemas o

subentregables de

Merlín

59






Es un sistema computacional, perte-

neciente al sistema de tutorías, cuyo

propósito principal es facilitar la estancia

del alumno en la Institución.

Estará integrado por siete subsistemas

que le ayudarán a cumplir con sus

funciones. Estos subsistemas son:

1. La construcción del sistema no

debe involucrar más allá de

cinco meses.

2. El recurso humano empleado

serán alumnos del servicio social

y residencias profesionales.

3. Su confiabilidad será de tres

años.

4. Deberá ejecutarse para cual-

quier versión de Windows mayor

o igual al 2000.

5. No deberá requerir ninguna con-

figuración especial sobre el nivel

de resolución del monitor.

1. Consultoría

2. Consejero

3. Organizador

4. Orientación y motivación personal

5. Novedades

6. Aplicaciones

7. Utilerías

60






7. La aceptación del usuario será

evaluada por medio de una

encuesta, donde el 80% o más de

los encuestados deberá conside-

rarlo como agradable.

8. Deberá tener la capacidad de

recibir o captar los datos gene-

rados por los departamentos del

tecnológico en archivos de Excel

o archivos cuya configuración

será especificada por el equipo

de diseño.

9. Deberá contar con una herra-

mienta de captación de datos

que organice los archivos en

carpetas dependiendo de su

naturaleza.

61

La sugerencia es que

comiences por

realizar una

definición conforme

a tu creatividad.

Después, la

ajustarás conforme a

las recomendaciones

62

Ahora, veamos las

características de la

declaración del

alcance

63

Características de la declaración del alcance

¿Para qué sirve?

Asegura que el cliente, el patro-

cinador del proyecto y los inte-

grantes del equipo de trabajo con-

firmen las características de los en-

tregables del proyecto

¿Qué incluye?

1. Descripción de los entregables

finales y subentregables, confor-

me al criterio SMART.

2. Criterios de aceptación de los

entregables y subentregables.

3. Fases del proyecto, cuando se

considere necesario.

¿Cómo se desarrolla?

1. Describir en dos o tres párrafos

cada uno de los entregables fi-

nales.

2. Definir las fases del proyecto si

lo considera conveniente.

3. Si es necesario, desglosar uno o

más entregables finales entre 3

ó 6 subentregables.

64

Características de la declaración del alcance

¿Cómo se desarrolla?

4. Describe cada subentregable.

5. Determina los criterios de acep-

tación para cada subentregable.

¿Cuándo se emplea?

Elaborar este documento durante el

desarrollo del plan y actualizarlo a lo

largo de la ejecución del proyecto, en

caso de que cambie el alcance.

65

Aparte de los

entregables del

proyecto, existen los

entregables de la

administración del

proyecto

66

Entre esos

entregables

administrativos

podemos encontrar

charter, calendarios,

reportes, planes,

etcétera

67

Cambiando de tema,

es necesario

observar que todos

los proyectos tienen

un ciclo de vida

68

La duración del

proyecto puede

dividirse en fases.

Cada fase puede

dividirse en

entregables y

subentregables

69

Todo proyecto inicia,

se desarrolla en

varias etapas o fases

y termina

70

Las fases del

proyecto pueden

traslaparse,

subdividirse o

reagruparse

71

Fase 1 Fase 2 Fase 3

En

tre

ga

ble

fin

al 1

En

tre

ga

ble

fin

al 2

En

tre

ga

ble

fin

al 3

% d

e a

va

nc

e

Su

be

ntr

eg

ab

le

72

Ejemplo Fases

Construcción de una

casa

1. Prediseño

2. Diseño

3. Construcción

4. Equipamiento y movilización

Desarrollo de un

curso

1. Desarrollo del concepto

2. Diseño del curso

3. Pruebas piloto

4. Producción del material

5. Implementación

6. Cierre

Desarrollo de un

sistema

computacional

1. Preanálisis

2. Análisis

3. Diseño

4. Codificación

5. Pruebas

6. Implantación

73

Hasta ahora, hemos

desarrollado la

declaración del

alcance. El proceso

seguido ha sido el

siguiente

74

Análisis del charter

en los objetivos,

expectativas y


Definición de los

entregables finales

y subentregables, con

sus descripciones y


Inicio

Confirmación de las

expectativas con el

cliente, el patrocinador

y el equipo de trabajo

Desglose detallado de

los subentregables

?

75

El desglose se

realiza hasta llegar a

un nivel de control

donde cada

elemento pueda ser

asignado a una

persona o empresa,

programado,

costeado y

monitoreado

76

A la estructura de

agrupación de

entregables de lo

general a lo

particular, para

efectos de control,

se le llama WBS

77

WBS es un

acrónimo que

significa “Work

Breakdown

Structure”

(Estructura de

división del

trabajo)

78

Todo el trabajo

incluido en la WBS

es parte integral

del alcance del

proyecto

79

Lo que no se

incluye en ella no

se considera como

parte del proyecto

y no existe

80

La estructura de


se puede

representar de dos

maneras diferentes

81

La primera de ellas

es la forma tabular

82

1. Diseño

1. Bases de datos

1. Particulares de Merlín

2. Particulares de Monitor

3. Interfase entre Merlín y Monitor

4. Archivos estándares de comunicación con departamentos

2. Pruebas integrales

1. Sistema computacional Merlín

2. Sistema computacional Monitor

3. Merlín-Monitor

4. Excel-Merlín

5. Archivos estándares de comunicación

3. Programa instalador ...

2. Codificación

1. Sistema computacional Merlín

1. Consultor

2. Asesor

3. Mensajero

4. Agenda

5. Utilerías

2. Sistema computacional Monitor ...

83

La segunda,

gráfico, como los

organigramas

84

Particulares de Merlín

Particulares de Monitor

Archivos estándares de comunicación con departamentos

Interfase entre Merlín y Monitor

Bases de datos

Sistema computacional Merlín

Sistema computacional Monitor

Merlín-Monitor

Excel-Merlín

Archivos estándares de comunicación

Pruebas integrales

Programa instalador

Diseño

Otra fase ...

Codificación


85

Ahora, veamos las

características de

la estructura de


86

Características de la WBS

¿Para qué sirve?

1. Organiza y define el alcance total del pro-

yecto, por medio de una estructura orien-

tada a entregables, que incluye todos los

elementos del proyecto.

2. El trabajo ajeno a la WBS está fuera del

alcance del proyecto y, por lo tanto, no será

realizado

¿Qué incluye?

1. Fases del proyecto y de su administración

2. Entregables, sub-entregables, sub-sub-en-

tregables, etcétera, donde cada nivel infe-rior

de la estructura representa una des-cripción

detallada de los elementos del proyecto

¿Cómo desarrollarla?

1. Partir de la declaración del alcance, des-

glosando el proyecto en entregables y sub-

entregables

87



2. Decide cuál es el formato que emplearás: ta-

bular o gráfico

3. Identifica los entregables adicionales al nivel

superior, necesarios para completar el alcan-

ce del proyecto.

4. Analizar cada entregable de nivel 1, para

determinar su elemento de nivel inferior pró-

ximo, nivel 2.

5. Analizar cada entregable de nivel 2, para

determinar su elemento de nivel inferior pró-

ximo, nivel 3

6. Continuar con el desglose con suficiente

detalle de manera que permita estimar, mo-

nitorear y controlar efectivamente

7. Validar la WBS y obtener su aprobación

88



Preguntas que deben formularse en equipo

1. ¿La lista de entregables describe y satisface

completamente la declaración del alcance?

2. ¿Todos los entregables están contenidos en

la declaración del alcance?

3. ¿Estará satisfecho el cliente de recibir estos

y sólo estos entregables?

4. ¿Puede asignarse claramente cada entrega-

ble a una persona u organización?

5. ¿Están descritos claramente los entrega-

bles?

89



En reunión con equipo de expertos revisar que el WBS esté correcto:

• Identificar cualquier entregable que haya sido ignorado, que esté fuera del alcance o que esté confuso o ambiguo

• Realizar las correcciones necesarias al WBS.

• Revisar el WBS con los involucrados claves para obtener su realimentación y aceptación.

• Revisar el WBS con el patrocinador y recibir su aprobación formal

¿Cuándo utilizarla?Elaborarla durante el desarrollo del plan delproyecto y actualizarla a lo largo de su ejecución,en caso de que cambie el alcance.

90

Después de lo

anterior, veamos

las características

de cada

documento

estudiado hasta el

momento

91

Características generales de los documentos estudiados

Charter(Inicio)

Describe los entregables finales y

expectativas, define la misión por

cumplir. A ésta se le llama visua-

lización.

Declaración

del alcance(Planeación)

Declara y comparte los entregables y

expectativas, desglosándolos en sub-

entregables, descripciones y crite-

rios de aceptación, con el propósito

de confirmar los entregables por lo-

grar.

WBS(Planeación)

Define el alcance total del proyecto,

mediante una estructura de entrega-

bles a nivel de control, para planear,

ejecutar y controlar el proyecto.

92

Charter

Visualizar

Objetivo

Entregables finales

Declaración del alcance: Confirmar lo visualizado

Sub-entregables

Entregables

a nivel

de controlWBS: Se define y se controla lo visualizado

93

La WBS sirve como

base para la

estimación de

costos para

elaborar el

presupuesto

94

También, es una

parte importante

para el desarrollo

del programa de

trabajo

95

Además, se emplea para la distribución de

roles y funciones

96

Asimismo, puede

emplearse para la

evaluación de riesgos

97

En definitiva, la

WBS es uno de los

documentos más

importantes del

proyecto

98

Con esto hemos

terminado con la

definición del

alcance, gracias

por tu atención.

07 administraci ¢Ã³n del alcance

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