Método de trabajo

La prevención

La sistemática

El recobro

Método de trabajo

Prevención Sistemática Recobro

Análisis de las CCAA

Informe

complementario

Análisis fundamental

Límite de riesgo

Lista negra

Perfil del moroso

Calendario

Colaboración RV

Reclamación tlf.

Reclamación

escrita

Negociación

Coste del servicio

Las prioridades

Acuerdo de pago

verbal

Acuerdo de pago por

escrito

Informe de deuda

pendiente

Método de trabajo

Prevención

Análisis de las CCAA ( solo posible para sociedades )

Contratación de una empresa especializada en informes.

Averiguar la propiedad final de la compañía.

Analizar en el balance los Fondos Propios y las capacidades de

Liquidez y Solvencia.

Estudiar la evolución de la tendencia de la cifra de negocio durante

los últimos años.

Método de trabajo

Prevención

Informe complementario de la Red de Ventas

Determinación de la naturaleza de la actividad principal.

Datos sobre la situación del negocio y su entorno.

Datos sobre el propio cliente.

Opinión comercial.

Otras informaciones de interés.

Método de trabajo

Prevención

Análisis fundamental del cliente

Determinación de la propiedad del negocio (para personas físicas).

Datos sobre las tendencias con relación a sus compras.

Comprobación de los registros de insolvencias.

Observaciones in situ.

Otras informaciones de interés.

Método de trabajo

Prevención

Establecimiento de un límite de riesgo

Determinar un nivel de riesgo habitual para los nuevos clientes.

Estudio de riesgo transcurrido un tiempo prudencial.

Nuevo nivel de riesgo conforme a su histórico o potencial de compra.

Realizar cálculos adecuados al efecto teniendo en cuenta su

histórico y su plazo de pago.

Método de trabajo

Prevención

La lista negra de los clientes impagadores ( confidencial )

Establecer una lista negra de todos los impagadores finales a fin de

evitar que vuelvan a ser clientes pasado el tiempo.

Informaciones esenciales: nombre, razón social, tipo de sociedad,

localidad, valor de la deuda, agente comercial, antigüedad del cliente

en cartera, nivel de riesgo concedido, etc.

Método de trabajo

Prevención

El perfil estadístico del moroso

Con las informaciones contenidas en la lista negra, elaborar

periódicamente un perfil estándar de las características más

habituales de los impagadores finales.

Poner atención a este perfil cuando se realiza una nueva apertura de

cuenta.

Método de trabajo

Sistemática

Calendario de actuaciones

Establecer un calendario de actuaciones que se deben

desencadenar al recibo de un primer impagado y que se debe seguir

de forma escrupulosa hasta su recobro o su pase definitivo a

pérdidas.

Método de trabajo

Sistemática

Colaboración / comunicación / implicación de la Red de Ventas

La red comercial debe estar informada y colaborar activamente en el

proceso de cobro:

- Elaborando el informe complementario de prevención.

- Presionando al cliente a la par que la empresa en el recobro.

- Elaborando el informe final de impago.

- Cobrando sus comisiones en función de la venta final.

Método de trabajo

Sistemática

Reclamación telefónica

Máximo nivel de rapidez y eficacia.

No perder de vista que se trata de un cliente y el problema puede ser

puntual.

Mantener la calma y no dar pie a maniobras de distracción.

Mantener la flexibilidad dentro del calendario de trabajo.

Ofrecer alternativas.

Método de trabajo

Sistemática

Reclamación escrita

Necesaria pero de escasa rapidez y relativa eficacia salvo en el caso

de la carta del abogado.

No perder de vista que se trata de un cliente y el problema puede ser

puntual.

Emplear documentación estándar a fin de ganar tiempo.

Mantener la flexibilidad dentro del calendario de trabajo.

Ofrecer alternativas.

Método de trabajo

Sistemática

La negociación

Ofrecer aplazamientos de pago pero vigilando el nivel de riesgo.

Tratar de hacerse con un documento de reconocimiento, mail,

escrito, cheque, acuerdo, garantía, etc.

Buscar el compromiso del cliente.

Método de trabajo

Sistemática

El coste del servicio

Dejar claro al cliente en todo momento que las modificaciones en los

plazos de pago establecidos tienen un coste que debe pagar:

- El de la devolución del efecto.

- Los intereses por el aplazamiento.

Método de trabajo

Recobro

Las prioridades

Deben estar siempre claras y se deben ejercer con diligencia:

- Máxima importancia por el volumen de la devolución o retraso.

- Muy importante si tenemos informaciones negativas del cliente.

- Reclamar todos los impagados sin excepción.

Método de trabajo

Recobro

El acuerdo de pago verbal

Conforme a la negociación realizada, dejar claro cual ha sido el

acuerdo, para evitar equívocos en los plazos y/o condiciones.

Realizar un seguimiento de las gestiones realizadas vigilando su

cumplimiento.

Volver a insistir en el acuerdo en cuanto se realiza el incumplimiento

pero esta vez con alguna garantía más.

Método de trabajo

Recobro

El acuerdo de pago por escrito

Conforme a la negociación realizada, ponerlo por escrito para que

quede definitivamente comprometido en función de su importancia.

En el caso de grandes deudas, buscar el acuerdo con garantía

personal o aval.

En caso de no ser posible, uno o varios cheques por el valor de la

deuda.

En este caso como en el anterior: atención a los servicios de

mercancías.

Método de trabajo

Recobro

El informe de deuda pendiente

Dentro de los plazos establecidos en la sistemática de trabajo,

debemos contar con el informe final del Agente Comercial o

Vendedor.

La posición que adoptamos es muy distinta en un sentido u otro.

En caso negativo, el procedimiento se debe desarrollar ya de una

forma automática.

Método de trabajo

La prevención

La sistemática

El recobro

© Documento elaborado por Manuel J. García

Sabadell, octubre de 2011