02constitucion de sociedades
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CONSTITUCION DE SOCIEDADES
Definición
Toda empresa, cualquiera sea su naturaleza, que funciona, o para que funcione dentro de
un orden legal, previamente pasa por un proceso de constitución que tiene como base las
normas legales aplicables referidos o relacionados con esta fase. Las empresas que se
constituyen como personas jurídicas y de manera especial las de carácter societario
siguen básicamente los siguientes pasos a fin de constituirse:
a) El acuerdo social y voluntario de todos los socios de constituir la empresa de
carácter societario.
b) Elaboración de la minuta.
c) Preparación de la escritura publica.
d) Inscripción de la sociedad en registros públicos.
e) Inscripción en el registro único de contribuyente (obtener el RUC – SUNAT ),
f) Obtención de la licencia municipal de funcionamiento. En tal sentido podríamos decir
que la constitución de una empresa como persona jurídica es el conjunto de pasos y
tramites que se siguen dentro de un marco legal a fin de obtener la existencia legal,
capaz de realizar actividades económicas con sus propios derechos y obligaciones.
Formas de organización empresarial
Al referirnos a las sociedades como una forma de organización empresarial, es necesario
reconocer que ésta es una sociedad con personalidad jurídica, toda vez que constituye un
contrato social con fines económicos entre quienes lo constituyen, cuyos socios no
pueden ser menos de dos (2).
En el ámbito empresarial existen dos formas de organización: una como persona jurídica
y la otra como persona natural, es decir a titulo personal.
¿Quién es persona natural?
Persona natural es todo ser humano con capacidad legal para ejercer derechos y
contraer y cumplir obligaciones.
¿Qué es una empresa unipersonal?
Las empresas unipersonales son negocios de carácter individual, donde una sola
persona aporta el capital, el esfuerzo directriz y cuya responsabilidad es ilimitada, es
decir responde frente a las deudas y obligaciones de la empresa no solo con el negocio,
si no también con todo su patrimonio personal; estas empresas para su constitución no
necesitan minuta, ni escritura publica de constitución, tal como lo requiere una empresa
como persona jurídica.
¿Qué es una persona jurídica?
Desde el punto de vista empresarial se denomina persona jurídica a aquellas empresas
que se constituyen y nacen mediante una escritura pública de constitución, que no
tienen una apariencia física, ni vida propia, solo existen al amparo de un marco jurídico
adquiriendo así sus propios derechos y obligaciones por sí solas, razón por la cual toda
persona jurídica será administrada y representada por una o mas personas naturales,
previos trámites respectivos.
Entre las principales personas jurídicas tenemos:
Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.)
Sociedad Anónima (S.A.)
Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.)
Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.)
Sociedad Colectiva (S.C.)
Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (S.C.R.L.)
Sociedad en Comandita Simple (S.C.S.)
Sociedad en Comandita por Acciones
Sociedad Civil Ordinaria
Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Pasos para constituir una empresa como persona jurídica
Para constituir una empresa como persona jurídica en nuestro país, hay que seguir
necesariamente ciertos pasos o tramites, como los que a continuación se detallan:
1. Reunión (de los socios)
Esta reunión lo realizan los socios con la finalidad de manifestar su voluntad de
constituir una empresa y elegir la figura empresarial de acuerdo a las normas legales
(Ley General de Sociedades): E.I.R.L., S.C.R.Ltda., S.A.C., S.A.A., Etc.
2. Búsqueda y reserva del nombre de la empresa en Registros Públicos
Este tramite se realiza en las oficinas de registros públicos, a fin de verificar que no
exista en el mercado un nombre (razón social) igual o similar al que deseamos poner a
nuestra empresa; debemos asegurarnos de que no se parezcan ni suenen igual al
nombre que vamos a usar y debe haber una diferencia minima de tres letras.
Una ves efectuada la búsqueda y confirmado de que no existen nombres iguales o
similares, se realiza la reserva de nuestra razón social previos pagos respectivos por
dichos tramites. La duración de la reserva es de 30 días.
3. Elaboración de la Minuta
La minuta es el documento previo en el cual los socios manifiestan y plasman su
voluntad de constituir la empresa, señalando además todos los acuerdos respectivos.
La minuta consta del Pacto Social y los Estatutos, además de los insertos que se
puedan adjuntar a ésta. Generalmente la minuta es elaborada por un abogado.
4. Elevar la Minuta a Escritura Pública
Una ves preparada la minuta, ésta es llevada a un notario público para su revisión y
elevarlo a Escritura Pública, se adjunta a la Minuta de Constitución: la constancia o
comprobante del deposito del capital aportado en efectivo en una cuenta bancaria a
nombre de la empresa, certificado de búsqueda mercantil emitido por la oficina de
Registros Públicos de la inexistencia de una misma o similar razón social, inventario
detallado y valorizado de los aportes en bienes no dinerarios. Finalmente con toda esta
información se obtiene la escritura publica que constituye el testimonio de sociedad o
constitución social, prácticamente este documento representa la partida de nacimiento
de la persona jurídica.
5. Elevar la Escritura Publica en los Registros Públicos
Consiste en que una vez obtenida la Escritura Pública, ésta se lleva a los registros
públicos a fin de realizar los trámites respectivos e inscribir a la empresa en dicha
institución, con lo cual se dá inicio a la existencia legal de la persona jurídica
(empresa).
6. Obtención del RUC
Para inscribirse en el RUC el representante legal debe presentar original y copia de
los siguientes documentos:
DNI del representante legal.
Recibo de luz, agua o teléfono.
Contrato de alquiler o cesión en uso del predio con firmas legalizadas
notarialmente.
La ultima declaración jurada del impuesto predial o autoavalúo de ser el caso.
Acta probatoria levantada por el fedatario fiscalizador de la SUNAT con una
antigüedad de no mayor de dos meses donde se señale en domicilio que se
declara a la SUNAT como domicilio fiscal.
Ficha registral o partida electrónica con la fecha de inscripción en los Registros
Públicos.
Escritura Pública de la propiedad inscrita en los registros públicos.
Partida electrónica certificada, vigencia de poder o copia literal en el que conste
el nombramiento y sus facultades del representante legal.
7. Elegir el régimen tributario
En la misma sunat, al mismo tiempo que se tramita la obtención del RUC, se debe
indicar o determinar el régimen tributario al que se desea acoger y finalmente se
solicita y obtiene la autorización para la impresión de los comprobantes de pago.
8. Autorización de impresión de comprobantes de pago form. 806
Régimen general.
Régimen especial.
9. Compra y legalización de los libros o registros contables
En este paso consideramos que corresponde la compra de los libros o registros
contables de acuerdo al régimen tributario elegido, luego esta seran llevadas a un
notario para su respectiva legalización.
10. Legalizar libros de planillas en el ministerio del trabajo (si fuera el caso)
Como sabemos actualmente las empresas están obligadas a utilizar las planillas
electrónicas (PDT 601 – planilla – electrónica). Así mismo la norma exceptúa dicha
obligación a los siguientes empleadores:
Empleadores de trabajadores del hogar.
Empleadores de trabajadores de construccion civil eventuales.
Empleadores que controla exclusivamente a los prestadores de servicios de cuarta
categoría, cuando no tengan la calidad de agente de retención de acuerdo al Inc.
B del art. 71 del TUO de la ley impuesta a la renta; en consecuencia podrán
utilizar la planillas físicas u hojas sueltas y seran legalizadas en el ministerio de
trabajo.
11. Inscripción de los trabajadores en essalud
Actualmente ya no es necesario ir a essalud para registrar a los trabajadores o a sus
derechos habientes, basta con declarar toda esta información en el PDT planillas
electrónicas, excepto aquellas empresas que no están obligadas a presentar planillas
electrónicas y lo hacen tradicionalmente.
12. Solicitud de licencia municipal
La licencia municipal de funcionamiento se gestiona ante la municipalidad del distrito
en donde va a estar ubicado el negocio. Por lo general los documentos que se
presenten son:
Fotocopia del RUC.
Certificado de zonificación (zona industrial, zona comercial, zona residencial,
etc.).
Croquis de la ubicación de la empresa.
Copia del contrato de alquiler o titulo de propiedad.
Fotocopia de la escritura publica.
Recibo de pago por derecho de licencia.
Formulario de solicitud.
FLUJO DEL PROCESO DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA
- Inscripción RUC (SUNAT).
Formalidades
- Licencia municipal de funcionamiento.
- registro contable – legalizado de libros.
Obligaciones - contables (dependiendo de sus ingresos).
Persona formales - comprobante de pago.
natural - inscripción en ESSALUD.
empresa régimen general
unipersonal - impuesto a la renta
Obligaciones régimen especial
tributarias régimen general
- IGV
RUS
- ISC
- Tributos Municipales.
Simple
- Soc. en comandita
Elección por acciones
de forma - EIRL S.A.A.
DECISIÓN sociativa - SA
S.A.C.
- SCRL.
- Sociedad Colectiva.
- Elaboración de minuta.
- Elaboración de escritura publica
Formalidades - Inscripción en registro públicos (en estos momento la
empresa adquiere
personería jurídica)
Persona - inscripción RUC (SUNAT).
Jurídica - licencia de funcionamiento (municipal distrital)
- registros contables legalización de los libros
contables
Otras (contabilidad completa)
obligaciones - comprobantes de pago
- inscripción en el ESSALUD
Obligaciones - impuesto a la renta
tributarias - IGV
sustanciales - ISC y tributos municipales
LA MINUTA
Minuta de constitución
Concepto
Es el extracto o en su mayoría de veces una copia fiel de un contrato o actos que a de
llevarse a escritura publica y que posteriormente el notario debe copiar como texto de la
escritura.
La misma es redactada y autorizada por un abogado colegiado, la que a posterioridad el
notario público agrega la introducción y conclusión para que esta pase a convertirse a
escritura publica.
Este documento señala el tipo de empresa y el tipo de sociedad a formarse, el estatuto
que lo rige, además de los datos del titular o los socios (nombre, domicilio estado civil,
nacionalidad, ocupación, DNI, RUC.) y si el aporte del capital es en bienes o en efectivo.
Debe encontrarse de manera detallada:
a. Objetivos.
b. Fines.
c. Actividades estatutos.
d. Datos personales de los socios.
Elaboración de la minuta
La minuta es un documento en el que establecen acuerdos, contratos y actos sobre la
actividad empresarial a realizar y la estructura del capital inicial (en el caso de capital
social debe depositarse por lo menos el 25% del capital inicial en una cuenta corriente de
un banco).
La minuta debe ser elaborada por un abogado y firmada por todos los socios.
Después debe ser llevada ante el notario para que emita la Escritura Pública.
Además de ser indispensable que ésta cuente con un pacto social de acuerdo al articulo
54 de la ley general de sociedades.
La minuta es un documento de vital importancia en la formación de una empresa ya que
en ésta constarán la forma por la cual le regirá la empresa o sociedad.
ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCION
Elevación de la Minuta de Escritura Pública
La escritura pública es un instrumento que emite el notario público. Contiene las
disposiciones de ley, la minuta de constitución y la conclusión de la misma con la firma de
los socios (con documentos de identidad) y del abogado. Debe comprender
necesariamente lugar y fecha de otorgamiento, nombres y apellidos de los participantes
con sus datos personales (edad, domicilio, profesión, estado, civil y nacionalidad).
La escritura pública tiene valor jurídico y es importante por que:
Formaliza los actos jurídicos.
Origina actos jurídicos.
Produce fe sobre hechos, fechas y capacidad de los otorgantes y comparecientes.
Testimonio de constitución notarial (escritura pública).
Es el documento legal que el notario otorga para dar fe de la conformación de la empresa.
Para obtener el testimonio notarial se siguen los siguientes pasos:
Realizar un depósito bancario en una cuenta corriente a nombre de la empresa por
el 25% del capital declarado en la minuta.
Llevar la minuta a la notaria, los comprobantes de pago ya la fotocopia del DNI de
los socios para que el notario elabore el testimonio de constitución (este tramite
demora 20 días).
Los socios irán a la notaria a firmar y poner su huella digital.
Personería jurídica u otra entidad
Formulario 2119 solicitud de inscripción o comunicación de afectación de impuestos
(RUC).
Formulario 2054 (llenado según panel 2), para la inscripción del representante
legal.
Original y copia simple del testimonio de escritura publica de constitución inscrita
en registros públicos.
Original y copia simple del último recibo de luz, agua, teléfono y/o contrato de
alquiler. Presentar 2 de cualquiera de ellos.
En caso de vivir en un lugar cedido gratuitamente, presentar un contrato de cesión
gratuita.
Si el trámite lo realiza un tercero, éste deberá adjuntar a los documentos
señalados una carta poder con firma legalizada notarialmente o autenticada por el
fedatario de la SUNAT.
Partes de la Escritura Pública: Consta de 03 partes:
1. Introducción
La introducción expresara:
Lugar y fecha de extensión del instrumento.
Nombre del notario.
Nombre, nacionalidad, estado civil y profesional u ocupación de los
comparecientes; seguida de la indicación si proceden por su propio
derecho.
Los documentos de identidad de los comparecientes y los demás que el
notario estime conveniente.
La circunstancia de comparecer de una persona en representación de otra,
con indicación del documento que lo autoriza.
La circunstancia que intervenir un intérprete en el caso que alguno de los
socios ignore el idioma en el que se redacta el documento.
La fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se
obligan los comparecientes.
La indicación de extenderse el instrumento con Minuta o sin ella.
La indicación de intervenir una persona llevada por el compareciente en el
caso que sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, que haga dudosa su
habilidad, sin perjuicio que imprima su huella digital.
Al testigo, cuyo impedimento no fuere notorio al tiempo de su intervención, se le
tendrá como hábil si la opinión común así lo hubiere considerado.
2. Cuerpo
El cuerpo de la escritura comprenderá:
La declaración de voluntad de los otorgantes, contenida en la Minuta
autorizada por abogado, la que se insertará literalmente.
Los comprobantes que acrediten la representación, cuando sea necesaria
su inserción.
Los documentos que los comparecientes soliciten su inserción.
Los documentos que por disposiciones legales sean exigibles.
En el caso de poderes, la trascripción literal de las normas legales que
citen, sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de
disposición u otorgamiento de facultades.
Otros documentos que el notario considere convenientes.
No será exigible la minuta en los siguientes actos:
Otorgamiento, aceptación, sustitución, revocación y renuncia de mandato.
Nombramiento de tutor y curador, en los casos que se pueda hacer por
Escritura Pública.
Reconocimiento de hijos.
Autorización para el matrimonio de menores de edad, otorgada por quienes
ejercen la patria potestad.
Aceptación expresa o renuncia de herencia.
Declaración jurada de bienes y rentas.
Constitución de Pequeñas y Micro - empresas.
3. Conclusión de Escritura Publica
La conclusión de la escritura expresara:
La fe de haberse leído el instrumento por el notario a los comparecientes, a
su elección.
La ratificación, modificación o indicaciones que los comparecientes
hicieren, las que también serán leídas.
La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurídico.
La transcripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la
escritura se cite sin indicación de su contenido y están referidas a actos de
disposición u otorgamiento de facultades.
La transcripción de cualquier documento que sea necesario y que pudiera
haberse omitido en el cuerpo de la escritura.
La intervención de personas que sustituyan a otras, por mandato, suplencia
o exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginadas.
Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener la
inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los
comparecientes no hayan advertido.
La corrección de algún error u omisión que se advierta en el instrumento.
La suscripción por los comparecientes y el notario, con la indicación de la
fecha en que se concluye el proceso de firmas del instrumento.