02 anexo resol 3751 de 2008 manual de procesos y procedimientos v2008

8/2/2019 02 Anexo Resol 3751 de 2008 Manual de Procesos y procedimientos V2008

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Servicio Nacional de Aprendizaje

Modelo de Mejora Continua

MANUAL DE PROCESOSY PROCEDIMIENTOS

Versin 2.0

Direccin de Planeacin y Direccionamiento CorporativoDiciembre de 2008

Cdigo: MPP- 3030


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Modelo deMejora Continua

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Diciembre de2008

Versin: 2.0

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Control del Documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

AutoresGrupo de MejoraContinua de la GestinInstitucional

Direccin de Planeacin yDireccionamiento Corporativo

Septiembrede 2008.

Revisin

Lderes de MejoraContinua, enRegionales y Centrosde Formacin yresponsables de losprocesos en DireccinGeneral

Direccin General, DespachosRegionales y Centros deFormacin Profesional

Noviembrede 2008.

Rosario Ramos DazProfesionalGrado 06.Coordinadora

Direccin de Planeacin yDireccionamiento Corporativo

Noviembrede 2008.

Mireya Lpez Chaparro DirectoraDireccin de Planeacin yDireccionamiento Corporativo

Noviembrede 2008.

Aprobacin Dario Montoya MejaDirectorGeneral

Despacho Direccin GeneralDiciembre de2008.

Estado: En preparacin En revisin Aprobado X

Control de los Cambios

VersinNo.

Fecha deAprobacin Descripcin de los Cambios Solicit

2.0

Actualizacin de procesos institucionales

asociados a la cadena de valor con el fin deasegurar la calidad y dinamicidad de la respuestainstitucional en la prestacin de los servicios.

Revisin y actualizacinde la documentacin Direccin de Planeacin yDireccionamientoCorporativo


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PRESENTACIN

Desde el ao 2005, de manera deliberada y sistemtica hemos orientado nuestrosesfuerzos para lograr la congruencia y coherencia entre el direccionamiento estratgico, lagestin del da a da y la transformacin de la cultura organizacional como uno de los

factores determinantes para lograr la eficiencia y una alta productividad institucional atodos los niveles organizacionales.

Como resultado de las buenas prcticas de gestin en las Regionales y Centros, de laevaluacin crtica de la aplicacin del Manual de Procesos adoptado en el 2005 y de losnuevos desarrollos conceptuales sobre el modelo formativo del SENA se identificaron,disearon y documentaron los procesos y procedimientos cuya presentacin realizamosen este Manual.

El primer paso consisti en recuperar para el proceso de gestin de la formacinprofesional su lugar prioritario como proceso medular de la organizacin y en segundolugar se determin la articulacin lgica de cada uno de los dems procesos a dichoproceso cardinal. Como concepto rector en este diseo e identificacin de procesos yprocedimientos se aplic la consideracin que los Centros de formacin constituyen la redoperativa principal del SENA y que los procesos y procedimientos deberan pensarsedesde y para los Centros.

Se desarroll este nuevo concepto sobre los procesos institucionales para contribuir agarantizar la pertinencia y calidad de la formacin profesional que el SENA lidera y comoinstrumento coherente con la adopcin del enfoque por competencias y el aprendizaje porproyectos, los cuales hacen parte de nuestra poltica institucional.

Hemos direccionado los cambios en la gestin por procesos, a la generacin de unadescentralizacin operativa y a la centralizacin de la informacin para garantizar larespuesta nacional de programas de formacin con altos estndares de calidad ypertinencia, flexibles y anticipativos que aporten directamente a la competitividad de lossectores productivos.

El Manual de Procesos y Procedimientosque presentamos hoy posibilita el desarrollode nuevas prcticas de gestin bajo la estrategia del SENA es uno solo, que propendepor la optimizacin de las capacidades de la entidad a nivel nacional en talento humano,

infraestructura tecnolgica y de recursos en general, las cuales afectan directamente losprocesos misionales de la entidad consulta la normatividad establecida y se enfoca en lanecesidad institucional de disponer de una gua prctica, de consulta gil y directa para lacomprensin y el desarrollo eficiente y eficaz de todos los procesos y procedimientosinstitucionales. Constituye un avance en la consolidacin de una organizacin porprocesos y orientada a la gestin por resultados y con el concurso de todos los servidores


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1. INTRODUCCIN

El Manual que se presenta a continuacin contiene los procedimientos documentadosexigidos por la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica - NTCGP 1000:2004 y losprocesos y procedimientos definidos por el SENA para el cumplimiento eficiente y eficaz

de su Misin y de sus objetivos institucionales. Su elaboracin se realiza en el marco delas polticas del Plan Nacional de Desarrollo 2006 -2010, Estado Comunitario desarrollopara todos (dirigidas a la renovacin de la administracin pblica y al mejoramiento de laeficiencia del Estado), y del direccionamiento estratgico de la institucin sealado en elPlan Estratgico Institucional 2007 - 2010: Conocimiento para todos los colombianos.

Dentro de los propsitos del Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) se encuentraposibilitar el desarrollo de nuevas prcticas de gestin y facilitar la implementacin delModelo de Mejora Continua Institucional, el cual busca dinamizar la gestin, reproducir ygeneralizar las mejores prcticas y mejorar continuamente los procesos y procedimientosinstitucionales con la implementacin de: la NTC GP 1000, el Modelo Estndar de ControlInterno - MECI, la administracin de riesgos, la gestin ambiental, la racionalizacin detrmites, el Sistema de Desarrollo Administrativo y la incorporacin de elementos deresponsabilidad social en el quehacer de la Entidad.

Los procesos y procedimientos presentados en este manual tienen un carcter dinmico yflexible, es decir, pueden mejorarse y ajustarse de manera continua para responder a lascambiantes circunstancias en que deben ser aplicados y constituyen referentesorientadores para una gestin institucional creativa e innovadora, aplicables a todos losniveles organizacionales.

Los captulos 2 y 3 del manual contienen sus objetivos, alcances y marco normativo,dentro del cual cabe destacar la relacin orgnica que el mismo tiene con las normasreferentes al establecimiento y desarrollo del Sistema de Gestin de Calidad.

En el captulo 4 se presenta la cadena de valor, especificando la clasificacin de losprocesos institucionales en innovacin, valor, apoyo y evaluacin lo que permite visualizarel orden e interrelaciones de todos los procesos, tanto en funcin de la satisfaccin de lasexpectativas de los usuarios de los servicios de la Entidad, como de las relaciones entrelos diferentes niveles y tipos de procesos establecidos.

Los captulos 5, 6 y 7 contienen la caracterizacin detallada de los procesos deinnovacin, valor y apoyo; y los procedimientos relacionados, dentro de una secuencia queva desde el proceso hasta el procedimiento, las actividades y tareas.

Finalmente, en el captulo 8 se especifican los criterios que debern tenerse en cuentapara la revisin y actualizacin del manual.


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2. OBJETIVOS Y ALCANCE

2.1 OBJETIVO GENERAL

Caracterizar y presentar la cadena de valor del SENA en la cual se incorporan losprocesos de innovacin, valor y apoyo, con el fin de alinear (armonizar) la gestin en todos

los niveles de la entidad y dinamizar el cambio hacia una organizacin por procesos,mediante la construccin y establecimiento de un modelo de gestin basado en la calidad,el autocontrol y el mejoramiento continuo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficientede la misin y los propsitos institucionales.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

2.2.1 Difundir y consolidar la visin unificada de la formacin profesional como procesomisional integral y asincrnico, al cual se articulan y contribuyen sinrgicamentetodos los dems procesos institucionales.

2.2.2 Poseer una comprensin completa del proceso de formacin profesional, por partede los instructores de planta y los nuevos docentes contratistas, quienesidentificarn en la prctica los procesos de innovacin, apoyo y evaluacinnecesarios para la ejecucin eficaz de la formacin profesional integral.

2.2.3 Focalizar los recursos y los esfuerzos institucionales hacia los requerimientosmisionales, a partir de la articulacin de todos los procesos al de ejecucin de laformacin profesional.

2.2.4 Formacin de los aprendices en un ambiente de responsabilidad, orden y disciplina,gracias a la contribucin de este modelo por procesos; aspectos que soncomponentes ticos, dentro de su formacin personal y tcnica, los cuales sonaltamente valorados por el mundo empresarial.

2.2.5 Servir de medio de integracin, consulta y orientacin al personal nuevo, facilitandosu incorporacin a las actividades laborales y al mismo tiempo convertirse en uninstrumento de entrenamiento en la gestin del SENA para los servidores pblicos.

2.2.6 Facilitar la planeacin y el seguimiento a la gestin institucional.

2.2.7 Establecer uniformidad en los conceptos y el desarrollo de un lenguaje comn quepermita ofrecer los mismos estndares de calidad en los servicios institucionales.

2.2.8 Que la respuesta institucional se estructure y se realice de acuerdo a lainterdependencia de procesos y procedimientos que propone la cadena de valor dela Entidad integrando la anticipacin de necesidades y el reconocimiento de la


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demanda con el diseo curricular, la ejecucin de la formacin profesional, elseguimiento y la evaluacin de impacto para verificar continuamente la eficacia yeficiencia del quehacer institucional.

2.3 ALCANCE

El MPP define los procesos institucionales aplicables en Centros de FormacinProfesional, Regionales y reas de la Direccin General, as como los procedimientoscorrespondientes que deben ser aplicados en todos los niveles de la Entidad. Loslineamientos expresados a travs de resoluciones, circulares y directrices sobre laaplicacin de procesos institucionales posteriores a la expedicin de este manual soncomplementarios y se toman como aporte para la actualizacin y ajuste de ladocumentacin, para lo cual se incluye una versin actualizada del instructivo para laelaboracin, codificacin y control de documentos del sistema de gestin de calidad delSENA.


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3. MARCO NORMATIVO

Las principales normas que sustentan la elaboracin del Manual de Procesos yProcedimientos del SENA son las siguientes:

Constitucin Poltica de 1991: Artculo 209, que establece los principios de la funcinadministrativa.

Ley 87 del 29 de noviembre de 1993: Artculos 1 y 4, los cuales establecen el ejerciciodel control interno de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa,mediante la elaboracin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas y demanuales de funciones y procedimientos.

Directiva Presidencial 02 del 5 de abril de 1994: Poltica de gestin administrativa paradocumentar y formalizar los procesos y procedimientos.

Decreto 1537 de 2001: Artculos 1, 2 y 5, sobre racionalizacin de la gestininstitucional, los manuales de procedimientos y las polticas de control interno diseadaspor el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Ley 872 del 30 de diciembre de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestin de lacalidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras deservicios.

Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

Decreto 249 de 2004: Por el cual se modifican la estructura interna y las funciones de lasdependencias del SENA.


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4. CLASIFICACION Y CADENA DE VALOR

4.1 CADENA DE VALOR Y PROCESOS

La cadena de valor es la representacin grfica de la forma en el SENA desempea susactividades corporativas, de su estrategia, y de su enfoque para implementar la estrategia.Es esencialmente una forma de anlisis del que hacer institucional mediante la cualbuscamos identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellos procesos generadores devalor.

Como resultado del trabajo realizado para el diseo organizacional del Sistema de Gestindel SENA y el levantamiento de los procesos, se presenta nuestra cadena de valorinstitucional, entendida como el conjunto de procesos claves interrelacionados, cuyainterconexin muestra su contribucin a la creacin de valor de los procesos misionales dela Entidad para contribuir a garantizar la pertinencia y calidad de la formacin profesionalque el SENA lidera.

CADENA DE VALOR

PROCESOS DE

INNOVACION

PLANEACIONESTRATEGICA

PROCESOS DE

VALOR

NORMALIZACION DECOMPETENCIAS LABORALES

EVAL. Y CERTIFICACIONCOMPETENCIAS

LABORALES

GESTION PARA ELEMPLEO

PROCESOS

DE APOYO

CONVENIOS YALIANZAS

DISEO CURRICULAR

ADMINISTRACIN EDUCATIVA

EJECUCIN DE LA FORMACIN

EJECUCIN DESERVICIOS

COMPLEMETARIOS

GESTIN DELTALENTO HUMANO

GESTINADMINISTRATIVA

INTELIGENCIAORGANIZACIONAL

GESTINJURDICA

GESTINDE LOS RECURSOS

FINANCIEROS

GESTINDOCUMENTAL

GESTININFORMTICA

COMUNICACIONESINSTITUCIONALES

MEJORA CONTINUA


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4.2 CLASIFICACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

La entidad defini 18 procesos que integran su cadena de valor, que se clasifican en:

Procesos de innovacin o estratgicos (4 procesos): son aquellos que buscanestablecer la visin y orientacin para el desarrollo de los dems procesosinstitucionales. Generan permanentemente innovacin y criterios para el alcance de loslogros y propsitos, y en el caso del SENA, incluyen el proceso de Mejora Continua,definido como de evaluacin, necesario para medir y recoger datos destinados arealizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficiencia y la eficacia.

Procesos de valor, primarios, coreo misionales (7 procesos): son aquellos queapuntan al cumplimiento de la Misin, generando valor a los grupos de inters y a laInstitucin.

Procesos de apoyo o soporte (7 procesos): apoyan y facilitan el desarrollo yejecucin de todos los procesos de valor y proveen servicios de utilidad para toda laEntidad en sus diferentes niveles.

Igualmente, se han identificado 50 procedimientos asociados a los procesos establecidos

en la cadena de valor de la Entidad, que estructuran el Sistema de Gestin Integrado de lainstitucin caracterizndola como una organizacin por procesos.


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5. REVISIN Y ACTUALIZACIN

La revisin y actualizacin de este manual, se realizar como mnimo una vez al aoteniendo en cuenta las iniciativas de modificaciones o adiciones a los procesos yprocedimientos que cada dependencia presente. La Direccin de Planeacin yDireccionamiento Corporativo ser la responsable de ajustar el documento y presentar al

Director General la propuesta de resolucin de adopcin. Adems ser responsable de ladistribucin de las actualizaciones.


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ANEXO

DEFINICIONES

Para facilitar el uso de este Manual se hace un listado de las principales definicionesasociadas al Modelo de operacin por procesos y se publican conceptos relacionados en

Wikisena, enlace (172.16.221.93/wikisena)

Actividad: conjunto de tareas que permiten obtener un subproducto para contribuir agenerar un resultado al final del proceso, que generan valor agregado al mismo. Cadaactividad consta de uno o ms procedimientos.

Anexo: documento o elemento que complementa el cuerpo del trabajo, que se relacionadirecta o indirectamente con el procedimiento documentado. Ejemplo: Formatos, tablas,figuras, diagramas y otros documentos de apoyo.

Alta direccin: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel unaentidad.

Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

Auditoria interna: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtenerevidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permitan determinar la extensin en quese cumplen los criterios para la auditora interna

Caracterizacin del proceso: descripcin detallada de los procesos.

Capacidad de una entidad: aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar unproducto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Cdigo: identificacin numrica o alfanumrica que se asigna a un documento paradiferenciarlo de los dems de la organizacin, dndole un carcter nico. El cdigoresponde a un formato acordado consensualmente, es asignado por una autoridadcompetente dentro de la empresa.

Diagrama de flujo: representacin grfica de los procedimientos de cada actividad.

Diseo y desarrollo: conjunto de procesos que transforma los requisitos de una poltica,programa, proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en especificacin de unproceso o sistema, producto y/o servicio.


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Efectividad: medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultadosplanificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan losresultados planificados.

Eficiencia: relacin entre los resultados y los recursos utilizados.

Enfoque basado en procesos: identificacin y gestin sistemtica de los procesosempleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos seconocen como

Entidades: entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicioscubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

Entrada: insumos o recursos necesarios para el desarrollo del proceso (requerimientos deinformacin, energa, suministro, materia prima).

Formato: documento diseado para consignar datos o informacin sobre un proceso, unaactividad o un procedimiento.

Manual de procesos y procedimientos: documento que tiene por objeto definir y unificarlos procesos, actividades y procedimientos generales que se llevan a cabo en la Entidadpara su aplicacin.

Mejora continua: accin permanente y sistemtica que se realiza sobre todos y cada unode los procesos de innovacin o estratgicos, misionales o de valor, de apoyo y deevaluacin con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar eldesempeo general de la institucin.

Cadena de valor: representacin grfica de la interrelacin de los procesos que muestrasu interconexin para la contribucin a la creacin de valor en el proceso misional principalde la entidad.

Parte interesada: organizacin, persona o grupo que tenga un inters en el desempeode una entidad.

Planificacin de la calidad: parte de la gestin de la calidad enfocada al establecimientode los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos necesarios yde los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.


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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cualestransforman elementos de entrada en resultados.

Producto: Resultado de una tarea, un proceso o conjunto de procesos.

Proveedor: proceso, organizacin o persona que proporciona un producto y/o servicio.

Responsable: persona y/o dependencia encargada de ejecutar la actividad.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita obligatoria.

Responsabilidad: derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de sucompetencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

Riesgo: toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer eldesarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplidosus requisitos y expectativas.

Sistema de gestin de calidad: herramienta de gestin sistemtica y transparente quepermite dirigir y evaluar e desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin

social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en losplanes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.

Tarea: operacin mnima que con otras de la misma especie, en secuencia conjunta,conforman un procedimiento dentro de un proceso.

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