Mini-gua: Primeros pasos AVANBOX. Gestin de DOCUMENTOS

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Primeros pasos en AVANBOX 1.- INTRODUCCIN

En esta mini-gua, vamos a explicar a grandes rasgos cmo comenzar a trabajar con AVANBOX.

En otras mini-guas y vdeos iremos profundizando en aspectos ms concretos de la herramienta, como es la Gestin de Expedientes, Gestin de Permisos, Factura Electrnica, entre otros.

1.1.- DEFINICIONES:

CARPETA AVANBOX: Representacin grfica de un conjunto de documentos o archivos visualizados de un modo agrupado.

EXPLORADOR: Apartado de la aplicacin donde se puede trabajar con los documentos.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos que mantienen una relacin, ya sea por pertenecer a una misma operacin, comercial, contractual, etc. El EXPEDIENTE agrupa mediante una serie de ETIQUETAS a todos estos documentos.

ETIQUETA: Cada uno de los identificadores que podemos asociar a un determinado documento. Estas etiquetas son completamente configurables por parte del cliente. Son de texto libre o cerradas a una lista y se dan de alta cuando se etiqueta un documento o grupo de documentos. Tambin son conocidas como METADATOS.

USUARIO: Cada uno de las personas pertenecientes a la organizacin y que contarn con un acceso a la herramienta. Contarn con un identificador denominado usuario y una contrasea de acceso. Este usuario se gestiona desde un punto central de modo global en cada una de las instalaciones AVANBOX.

GRUPO DE USUARIOS: Agrupacin de usuarios que permite la creacin de permisos en base a los grupos usuarios. Un usuario puede pertenecer slo a un grupo de usuarios.

CARPETA EXPEDIENTE: CARPETA AVANBOX especial, donde se almacenan todos los documentos relacionados con un EXPEDIENTE. Al almacenarlos en dicha ubicacin, ya contienen la asignacin al mismo.

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2.- ACCESO INICIAL.

Para acceder a la aplicacin una vez instalada, nos encontraremos con la pantalla de Autorizacin.

Cuando comenzamos a trabajar con la aplicacin, podremos acceder a la misma a travs de:

Usuario admin Contrasea: (Vaco)

Una vez que hayamos accedido al uso de la aplicacin, podremos modificar esta contrasea, as como dar de alta ms usuarios.

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3.- PANTALLA PRINCIPAL DE TRABAJO

Cuando accedemos podremos ver la siguiente pantalla inicial de trabajo, vaca, y que vamos utilizar para definir las diferentes reas.

En primero instancia, nos fijamos en el apartado de DOCUMENTOS, y en concreto, la pestaa EXPLORADOR, donde nos encontraremos el RBOL DE CARPETAS AVANBOX, a la izquierda, y a la derecha contamos con el REA DE TRABAJO de la CARPETA DE AVANBOX, donde iremos trabajando con el contenido de las CARPETAS AVANBOX del EXPLORADOR.

4.- TRABAJANDO CON LOS DOCUMENTOS

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Los DOCUMENTOS o ARCHIVOS son el elemento bsico en una gestin documental, y en este caso, es as, se trabaja en base a estos elementos de los que estamos tan familiarizados en los sistemas operativos modernos.

AVANBOX permite trabajar con cualquier tipo de archivo, sin distincin a que sean PDF, DOC, TIFF, etc, El comportamiento ser igual en todos los casos.

Como hemos visto, la pantalla inicial, AVANBOX se presenta con un aspecto similar al de CARPETAS DE WINDOWS, por lo que la asignacin de un DOCUMENTO a una CARPETA AVANBOX es igual que cuando trabajamos con el sistema de Mircrosoft.

AVANBOX es una base de datos, y aunque el aspecto de la aplicacin parezca que estamos accediendo a unas CARPETAS WINDOWS, lo cierto es que accedemos a una base de datos que aporta mayores cualidades, agilidad y ante todo seguridad.

Lo primero que vamos a ver es cmo se insertar o adjuntar DOCUMENTOS a AVANBOX.

Opcin 1.- Adjuntar documentos desde Windows. Esta opcin se llama directamente desde la esquina superior izquierda del rea de trabajo.

Como vemos, se abre una ventana para seleccionar archivos desde Windows.

Opcin 2.- Adjuntar documentos desde scanner. Igual que la Opcin 1 pero haciendo una llamada al scanner TWAIN.

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Opcin 3.- Arrastrando. Un modo muy rpido y gil a la hora de adjuntar documentos sera a travs de ratn, ya que pinchando sobre el o los documentos, o carpetas a adjuntar y arrastrando, de este modo adjuntamos todo el bloque seleccionado. Este es el mtodo ms rpido a la hora de hacer un porting de documentos.

Opcin 4.- Mediante Sincronizacin. Las CARPETAS AVANBOX, mantienen una opcin de Sincronizacin que podemos parametrizar para que se adjunten documentos de modo desasistido. Para conocer con ms profundidad esta opcin, ver Mini Gua GESTIN DE SINCRONIZACIN.

Opcin 5.- Mediante plantillas. Esta ltima posibilidad de creacin de DOCUMENTOS, no se trata de adjuntar o subir documentos, sino ms bien, crear desde un DOCUMENTO PLANTILLA que contamos en la propia herramienta. Para ello, tan solo hay que dirigirse al CARPETA AVANBOX

donde estemos trabajando y pulsar el botn para de este modo crear un documento basado en una plantilla.

Los DOCUMENTOS pueden ser movidos, copiados, o modificados en cualquiera de las CARPETAS AVANBOX siempre que se tenga permiso.

Cualquier DOCUMENTO una vez que se ha adjuntado a AVANBOX contar con las siguientes opciones accesibles desde el men contextual (botn derecho del ratn).

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Abrir: Con esta opcin se abrir el documento con la aplicacin por defecto que tenga instalado el puesto desde donde estamos trabajando. De este modo podemos abrir y ejecutar cualquier tipo de archivo.

Abrir con: Con esta opcin se hace una llamada a otra aplicacin que no sea por defecto.

Mover a: Opcin para mover el DOCUMENTO a otra CARPETA AVANBOX. Recordemos que esta operacin tambin se puede realizar arrastrando con el ratn.

Duplicar: Crea un documento idntico pero con otro nombre.

Guardar una copia como PDF: Genera en la misma CARPETA AVANBOX un documento del mismo nombre pero en formato PDF.

Imprimir: Esta opcin llama al gestor de impresin para elegir impresora.

Enviar por correo electrnico: Llamada al gestor de correo electrnico. Desde el apartado de Correo Electrnico de AVANBOX, se hace el envo y queda registrado en el histrico de la aplicacin.

Eliminar: Si se tienen derechos de administrador, somos capaces de eliminar completamente el DOCUMENTO.

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Enviar a la papelera: Si no se es administrador, los DOCUMENTOS son enviados a la PAPELERA, por lo que no se eliminan completamente.

Cambiar nombre: Modifica el nombre principal del DOCUMENTO.

Agregar a favoritos: Se aade el DOCUMENTO a la lista de Favoritos, y esto har que podamos acceder al mismo desde la Pestaa de FAVORITOS.

Descargar: Esta es la opcin a donde nos tenemos que dirigir si lo que queremos es extraer o copiar un DOCUMENTO o CARPETA AVANBOX para trabajarlo desde otro sistema. La Descarga quedar registrada en todo momento y adems, podr realizarse encriptada.

Etiquetas: Acceso a la GESTIN DE ETIQUETADO, tanto sencillo como avanzado, que permite aadir marcas, o ETIQUETAS, as como ESQUEMAS a los DOCUMENTOS. Esta opcin est explicada con ms profundidad en la mini-gua GESTIN DE ETIQUETADO.

Expedientes: Si tenemos activada la opcin de trabajo con EXPEDIENTES, desde esta opcin podremos asignarlos, aadir o gestionarlo. Ver mini gua GESTIN DE EXPEDIENTES.

Notas: Aqu podremos aadir Notas sobre el DOCUMENTO, en un campo abierto. Este campo ser uno de los ndices por los cuales se podrn buscar dicho DOCUMENTO.

Tareas: Desde esta opcin haremos la llamada al mdulo de TAREAS, pudiendo desde aqu mismo definir tareas hacia cualquier USUARIO, basndonos en el DOCUMENTO escogido. Ver Mini gua GESTIN DE TAREAS.

Relaciones: Opcin de acceso directo a ver otros documentos que cuentan con una o ms ETIQUETAS iguales que el DOCUMENTO sobre el que se est trabajando,

Versiones: Acceso a la gestin del VERSIONADO. Los documentos cuentan con una gestin de Versiones. De modo transparente al USUARIO el sistema crear una nueva versin del DOCUMENTO que podr ser revisado con posterioridad.

Firma: Desde esta opcin, podremos firmar, con multitud de formatos de firma, y se podr proceder a la autenticacin de cualquier tipo de documento, no slo PDF o Documentos Word, sino vdeos o fotografas, etc

Trazabilidad: Desde este apartado se puede revisar las modificaciones, descargas o gestiones realizadas sobre el propio DOCUMENTO. Esta es especialmente importante cuando gestionamos documentacin sensible a datos personales.

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5.- TRABAJANDO CON CARPETAS AVANBOX.

Como podemos ver en la pantalla anterior, el EXPLORADOR tiene dos grandes grupos de CARPETAS, los DOCUMENTOS PBLICOS y DOCUMENTOS PRIVADOS.

La CARPETA DE DOCUMENTOS PBLICOS es la carpeta raz a partir de la cual, se van a ir creando las carpetas que van a ser compartidas por MS DE UN USUARIO.

En este rbol de carpetas es donde se crearn todas las carpetas, como si estuviramos trabajando con un disco duro compartido.

La CARPETA DE DOCUMENTOS PRIVADOS es la carpeta raz a partir de la cual, se van a ir creando las carpetas que slo van a ser accesibles por el propio usuario.

El RBOL DE CARPETAS, as como las carpetas se comportan de un modo muy similar a las CARPETAS WINDOWS, lo cual permite que el plazo de formacin sea muy rpido y se pueda trabajar de modo intuitivo.

Para crear una nueva carpeta tan solo tenemos que llamar a la funcin, en la barra superior del REA DE TRABAJO.

Si pulsamos sobre dicho icono, se crear una nueva CARPETA AVANBOX en la que se nos solicita el nombre que se le va a asignar. En nuestro caso hemos creado una nueva CARPETA denominada DEMO AVANBOX. La vemos en la imagen siguiente:

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Todas las carpetas cuentan con un men contextual que permite modificar y gestionar la propia carpeta. Todas estas opciones, se muestran en otras guas con mayor profundidad: En esta mini gua tan solo vamos nombrarlas.

Abrir: Permite acceder al interior de la carpeta y abre por tanto el rea de Trabajo con dicha CARPETA AVANBOX.

Mover a: La carpeta puede ser movido o arrastrada directamente a otra CARPETA AVANBOX raz.

Sincronizar con carpeta: Desde aqu se configura la sincronizacin con una CARPETA WINDOWS, as como otras sincronizaciones especiales. Explicado a fondo en la MINI-GUA SINCRONIZACIN DE CARPETAS.

Eliminar: Como su propio nombre indica se puede eliminar la CARPETA AVANBOX. Slo Administrador.

Enviar a la papelera: Si no somos administrador, podemos enviar la CARPETA AVANBOX a la papelera desde donde se podra recuperar.

Cambiar nombre: Modificar el nombre visible que mantiene la CARPETA AVANBOX.

Agregar a favoritos: Aadir esta carpeta al apartado de FAVORITOS y por lo tanto accesible de un modo ms rpido desde dicho apartado.

Descargar: El modo en el que se puede extraer o exportar una carpeta completa con todos los documentos que contiene.

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Etiquetas: A la CARPETA AVANBOX podemos asignarle ETIQUETAS como se les asigna a los DOCUMENTOS y as poder localizarlos a posteriori. Explicado con ms profundidad en la Mini Gua GESTIN DE PERMISOS.

Notas: Anotaciones en formato de texto libre que se pueden aadir a la carpeta. Utilizado por ejemplo para la descripcin de la carpeta.

Relaciones: Mediante esta opcin nos dirigimos a una pantalla donde nos aparecern documentos relacionados mediante alguna etiqueta a esta CARPETA AVANBOX,

Permisos: Una de las opciones ms importantes, puesto que desde aqu se fijarn los permisos de acceso a la CARPETA AVANBOX, por GRUPOS DE USUARIOS.

Trazabilidad: A travs de esta opcin, podremos observar el historial de la carpeta para poder auditar quin a ha hecho qu sobre dicha carpeta.

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6.- OTROS APARTADOS DE DOCUMENTOS

El apartado de DOCUMENTOS, incluye una serie de PESTAAS extra que tambin son de gran utilidad, y que describimos a continuacin, de modo breve la utilidad de cada una.

PESTAA BSQUEDAS

Esta es la pestaa ms importante tras la del EXPLORADOR, ya que nos permitir realizar cualquier tipo de bsqueda sobre todos los documentos en la gestin. La pantalla es como sigue:

Donde vemos que podemos buscar por los siguientes conceptos:

GLOBAL. Por cualquier concepto en cualquier apartado, incluido contenido.

DOCUMENTO. Datos relacionados con el archivo en s, como nombre de archivo, fecha de modificacin, etc.

ETIQUETAS: Bsqueda por cualquiera de las ETIQUETAS en cualquiera de los ESQUEMAS definidos. Hay que tener en cuenta que este apartado aparecer si tenemos activo el ETIQUETADO AVANZADO.

CONTENIDO: Por cualquier palabra que haya dentro del DOCUMENTO, como puede ser en los de texto o en los que se les ha procesado con OCR.

NOTAS: Por cualquiera de las palabras contenidas en las NOTAS del documento.

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PESTAA FAVORITOS

En esta pestaa, encontramos los DOCUMENTOS o CARPETAS AVANBOX que se han marcado como FAVORITOS, como puede ser aquellos DOCUMENTOS que se estn trabajando en un proyecto determinado.

PESTAA RECIENTES

En esta pestaa se visualizan aquellos DOCUMENTOS que han sido abiertos o modificados recientemente por el usuario.

PESTAA TAREAS

Pestaa donde se incluye la gestin de las TAREAS desde el punto de vista del DOCUMENTO. Desde esta pestaa se podrn ver las TAREAS ASIGNADAS por y al USUARIO.

Desde dicha pantalla aparecern el conjunto de TAREAS a realizar. Este apartado se explica en una mini gua especfica. GESTIN DE TAREAS.

PESTAA PAPELERA

Pestaa donde se encuentran los DOCUMENTOS que se han eliminado, pero no definitivamente, lo cual slo lo puede realizar el USUARIO administrador.

PESTAA ELIMINADOS

Pestaa donde aparecen los DOCUMENTOS que debe borrar el administrador.

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7. RESUMEN.

AVANBOX es una solucin para la gestin de documentacin, ya sean archivos, expedientes o multimedia, y poder localizarlos, modificarlos y mantener organizada dicha documentacin para toda la organizacin.

Adems, la solucin permite este trabajo hecho de un modo intuitivo y rpido, con una instalacin y adaptacin en apenas minutos.

Slo hemos mostrado de modo breve el apartado de DOCUMENTOS, si bien, la herramienta cuenta con otros grandes apartados como CONTACTOS, CALENDARIO y CORREO, estos apartados se vern en nuevas mini guas.

Esta mini gua, ha sido simplemente como introduccin, ya que contamos con mltiples mini guas que ahondarn en algunos de los aspectos ms interesantes para conformar una gestin documental completa.

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Acceso a video-demo Para ms informacin, puede visitar nuestro canal Youtube AVANBOX y visionar el video tutorial AVANBOX: PRIMEROS PASOS: DOCUMENTOS

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