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DIRECTIVA No 002 -2016-JUS/OGA

"PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS"

Formulada por Oficina General de Administración

Tipo de Directiva Directiva General

l. OBJETIVO:

La presente Directiva establece las normas y procedimientos que permitan una adecuada administración, uso y control de la Caja Chica, por los diferentes órganos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

11. BASE LEGAL:

• Ley W 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. • Ley W 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República. • Ley No 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos. • Ley W 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. • Ley W 28411 , Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. • Ley No 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. • Ley W 30372, Ley del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal2016. • Decreto Supremo W 011-2012-JUS, Reglamento de Organización y Funciones

del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. • Decreto Supremo W 012-2007-PCM, Prohíben a las entidades del Estado

adquirir bebidas alcohólicas con cargo a recursos públicos. • Decreto Supremo W 027-2001-PCM, Aprueba el Texto Único Actualizado de

las Normas que rigen la obligación de determinadas entidades del Sector Público de proporcionar información sobre sus adquisiciones.

• Resolución de Superintendencia W 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago.

• Resolución de Contraloría W 320-2006-CG, Normas de Control Interno. • Resolución de Contraloría W 174-2002-CG, por la cual aprueban la Directiva

sobre procesamiento y evaluación de Declaraciones Juradas de Ingresos y de Bienes y Rentas de autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como información sobre Contratos o Nombramientos, remitidas a la Contraloría General

• Resolución Directora! W 026-80-EFn7.15, Normas Generales del Sistema de Tesorería.

• Resolución Directora! No 002-2007-EFn7.15, Aprueba la Directiva de Tesorería W 001-2007-EFn7.15.

• Resolución Directora! W 001-2011 -EFn7.15, Disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por la Resolución Directora! W 002-2007-EFn7.15, y sus modificatorias respecto del cierre de operaciones del Año Fiscal anterior, del Gasto Devengado y Girado y el uso de la Caja Chica, entre otras.

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111. ALCANCE:

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Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio por todas las dependencias integrantes de la Unidad Ejecutora 015: Oficina General de Administración-MINJUS; funcionarios y/o servidores nombrados y/o contratados bajo cualquier modalidad, designados responsables del manejo y usuarios de la Caja Chica.

IV. RESPONSABILIDAD:

1. Los funcionarios y servidores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos son responsables del cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva.

2. Los funcionarios y servidores del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos que reciben dinero de la Caja Chica son responsables de rendir cuenta en los plazos previstos en la presente Directiva.

V. DISPOSICIONES GENERALES:

A. DE LA APERTURA DE LOS FONDOS.-

1. La apertura de los fondos será realizado mediante Resolución Jefatura! emitida por el Jefe de la Oficina General de Administración, en la cual se señale la Dependencia a la que se asigna (n) el (los) Fondo (s) , el responsable único de su administración, uso y custodia y su suplente, funcionario que autoriza el gasto, el monto total del fondo, monto máximo asignado a cada partida, el tipo de gasto a ser atendido por el fondo y los procedimientos y plazos para la adecuada Rendición de Cuentas, de acuerdo a lo establecido en la NGT-05: Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Ca~a Chica, aprobadas mediante Resolución Di rectoral W 026-80-EF/77 .15.

El suplente designado mediante la Resolución Jefatura! descrita en el párrafo precedente, asumirá todas y cada una de las funciones del responsable de la administración de la caja chica- establecidas en la presente Directiva-en caso el titular no se encuentre o se encuentre imposibilitado por razones de vacaciones, licencia o cualquier otro motivo, previa acta de arqueo de caja chica debidamente suscrita por los referidos titular y el suplente. remitiendo copia de dicha acta a la Oficina de Control Previo de la Oficina General de Administración - OGA.

2. Las dependencias del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos solicitan oportunamente a la Oficina General de Administración la designación o modificación de los responsables titulares o suplentes del manejo de la caja chica, debiendo indicar:

• Nombres y Apellidos • Régimen Laboral o contractual. • Número de DNI, adjuntando la copia correspondiente.

3. El monto del Fondo Fijo para Caja Chica puede ser modificado en consideración a su flujo operacional mediante Resolución de igual nivel a la emitida para su autorización, previo informe favorable de la Oficina

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Financiera de la Oficina General de Administración, el mismo que puede ser temporal de acuerdo a la atención de eventos coyunturales comprometidos por la Alta Dirección.

4. El responsable de la administración de la caja chica debe cumplir con presentar una "Declaración Jurada de Ingresos de Bienes y Rentas" de conformidad con lo dispuesto en la Ley W 30131 , Ley que regula la presentación de declaración jurada de ingresos, bienes y rentas de los funcionarios y servidores públicos del Estado y la Resolución de Contraloría W 174-2002-CG, por la cual aprueban la Directiva sobre procesamiento y evaluación de Declaraciones Juradas de Ingresos y de Bienes y Rentas de autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como información sobre Contratos o Nombramientos, remitidas a la Contraloría General.

B. DE LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS.-

1. El uso de la Caja Chica se destina únicamente para la atención de gastos menores en la adquisición de bienes y servicios que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y característica no pueden ser debidamente programados; excepcionalmente se podrá otorgar adelanto de viáticos urgentes hasta el 100% de los viáticos, que incluye otras asignaciones como peaje, combustible y otros. La reposición de este adelanto debe ser girado al nombre del responsable de la administración de la Caja Chica que atendió el adelanto.

2. Los gastos deberán ser autorizados por el Funcionario responsable utilizando el Formato pre-numerado: "Recibo Provisionai"-Anexo W 01 de la presente Directiva. La Autorización se realizará con anterioridad a la ejecución del gasto, bajo responsabilidad de la administración del Fondo, salvo autorización expresa del Jefe de la Oficina General de Administración.

3. El monto máximo para cada pago con cargo al Fondo de Caja Chica, no debe exceder del veinte por ciento (20%) de una (01) Unidad Impositiva Tributaria- UIT.

4. En los casos que por razones justificadas se requieran efectuar pagos por montos mayores a lo señalado en el numeral precedente de la presente Directiva, hasta un máximo de 90% de una (01) UIT, deben ser autorizados por el Jefe de la Oficina General en Administración. La autorización será conferida por escrito o rúbrica.

5. En los supuestos previstos en el numeral anterior, se debe considerar la retención por concepto de detracción: 1 O% en arrendamiento de bienes muebles; 4% por contratos de construcción, mantenimiento y conservación de obras públicas, servicio de transporte de traslado de bienes, servicio de Courier (mensajería); 1 O% por mantenimiento y reparación de bienes muebles y de 1 0% para servicios de transporte de bienes vía terrestre, entre otros.

6. El funcionario que autoriza el gasto debe considerar la política de austeridad y racionalidad del gasto público.

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7. La adquis~ción de bienes de consumo, materiales de escritorio, repuestos Y accesonos y otros de naturaleza similar, solo procede cuando no exista stock de dichos productos en el almacén.

8. Los responsables de la administración de la Caja Chica efectúan la revisión y verificación de la documentación que sustentan los gastos, antes de su cancelación.

9. Los responsables de la administración de la Caja Chica, atienden el otorgamiento de los recibos provisionales sólo hasta el 15 de diciembre del año Fiscal; a excepción del responsable del manejo de la Caja Chica de la Oficina General de Administración; y en los casos de los Fondos asignados en provincias otorgarán vales provisionales hasta el 20 de diciembre del año fiscal.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:

A. GASTOS QUE PUEDEN ATENDERSE CON EL FONDO DE CAJA CHICA.-

1. Bienes Se efectuarán adquisiciones de bienes que no cuenten con stock en Almacén y que al año no supere las tres (03) UIT, tales como: materiales de oficina, rollos de película, materiales de gasfitería, electricidad, iluminación, repuestos y accesorios para equipos de computo, y similares, accesorios y otros bienes renovables, previa evaluación a cargo de la Oficina de Abastecimiento y Servicios, la cual debe adjuntar la cotización correspondiente.

Previa a la compra de repuestos y accesorios de equipos informáticos, conexos y vehículos, se requiere de un informe técnico del área técnica competente, sustentando la excepcionalidad de la adquisición.

Para la adquisición de arreglos florales, cuando la ocasión lo amerite, a nombre del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (Despacho Ministerial y Oficina General de Administración), ta~etas de teléfono (sólo para celulares de propiedad del MINJUS).

2. Servicios Gastos en tarifas de embarque, peaje, estacionamiento de vehículos oficiales, flete, embalajes, parchado de llantas, reparación de muebles y artefactos eléctricos, servicios de pintado y de lavandería, impresiones, confección de: sellos, tarjetas personales, publicaciones y copias fotostáticas que no se pudieran realizar en la Sede del MINJUS; servicios de mensajería; el cargo de portes de mantenimiento de cuenta corriente; otros servicios que se encuentren debidamente autorizados.

3. Servicios Básicos y Arbitrios Se atenderá el pago de energía eléctrica, agua y desagüe, telefonía fija y/o arbitrios, en el caso de arrendamiento de inmuebles siempre que en el respectivo contrato se estipule el pago parcial o total de dichos servicios, debiendo presentar los comprobantes de pago original y/o segunda copia, así como la copia del contrato (se debe consignar en el contrato el nombre del arrendatario que debe coincidir con el que figura en el recibo), y en caso de pérdida de recibo, se adjunta la denuncia correspondiente.

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En el caso de transferencia, donación y cesión en uso de inmuebles, debe adjuntarse la resolución correspondiente o en su defecto el acta de entrega o recepción del bien inmueble, para el reconocimiento del pago por energía eléctrica, servicio de agua y desagüe y derechos administrativos (arbitrios).

Las administraciones de las dependencias del MINJUS llevan el control del consumo mensual de los servicios básicos mediante el Anexo No 09, el cual debe ser remitido en la rendición de cuentas.

4. Movilidad Local Los gastos por movilidad local, sirven para sustentar el desplazamiento de personal, contratado bajo cualquier modalidad, para efectuar comisiones de servicio y que impliquen el retorno en el mismo dia de la comisión, utilizando taxis o vehículos de servicio público. Los recibos de movilidad no deben tener una antigüedad mayor de 72 horas de realizada la comisión de servicio y deben adjuntar el reporte de "Record de asistencia del trabajador" que emite el módulo de Sistema Integrado de Gestión Administrativa en el que se evidencia la hora de salida y retorno de la comisión de servicio. El costo es fijado en el Anexo No 4 (montos máximos de movilidad local). El formato "Recibo de Movilidad Local", deben ser pre impresos con numeración correlativa, de acuerdo al Anexo W02.

En casos que el trabajador realice labores fuera del horario trabajo por necesidad del servicio y en casos excepcionales, (siempre que la labor sea realizada hasta las 20:00 horas como mínimo) y en los casos en que se labore los días sábados, domingos y/o feriados, se otorga por concepto de movilidad, según escala establecida (Anexo No 04) y hasta el importe máximo de S/ 20.00 soles por concepto de alimentos, (siempre y cuando labore un mínimo de cuatro (04) horas), debiendo presentar el "Formato de Autorización Previa" -Anexo W 05, en donde se detalle las actividades a realizar, formato que debe contener la firma y sello del funcionario de quien depende el trabajador.

En casos que el trabajador realice la compensación por las horas dejadas de trabajar en los días no laborables declarados por el Gobierno Central, los conceptos antes indicados serán otorgados siempre que la labor sea realizada hasta las 21 :00 horas.

5. Alimentos y Bebidas Se atienden gastos de alimentos y bebidas para reuniones de trabajo y eventos protocolares, para aquellas dependencias a las que se les haya asignado la específica 23.11 .11 , cuyos gastos deben ceñirse a los montos autorizados en la Resolución Jefatura! respectiva.

Asimismo se atenderán gastos por alimentos y bebidas para los servidores que realicen comisiones de servicio fuera del radio urbano y en el departamento de Lima, que implique el retorno al centro laboral o vivienda en el mismo día, hasta por un monto máximo de S/ 20.00 Soles por persona.

6. Gastos por concepto de capacitación Se atenderá los gastos de pasajes (aéreos y/o terrestres) , alimentación y alojamiento de las personas naturales que participen en calidad de

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expositores, siempre que no cobren honorarios profesionales, de acuerdo a la escala de viáticos de la categoría b) prevista en la directiva de viáticos del MINJUS.

Los pasajes aéreos serán adquiridos a través de la Oficina de Abastecimiento y Servicios.

La rendición de gastos por concepto de capacitación deberá ir acompañada de la documentación sustentatoria completa, para su revisión por la Oficina de Control Previo, quien de ser el caso podrá observarla y devolverla para su respectiva subsanación.

B. DE LAS RENDICIONES DE CUENTA y DOCUMENTOS SUSTENTA TORIOS.-

1. Las Rendiciones de Cuentas deberán efectuarse en el formato del Anexo W 06 - "Rendición del Fondo de Caja Chica" adjuntando la "Resumen de Clasificadores"-Anexo W 07; los mismos que deben ser presentados sin borrones o enmendaduras y debidamente firmados por el servidor responsable de su administración y por el funcionario que autoriza los gastos.

2. La rendición será remitida mediante Oficio a la Oficina de Control Previo de la Oficina General de Administración, el cual deberá ser suscrito por el funcionario designado en la Resolución Jefatura! de apertura correspondiente, adjuntando los documentos sustentatorios originales de los gastos ejecutados debidamente autorizados en forma ordenada y en los formatos respectivos, debiendo tener en consideración lo siguiente:

a. Los comprobantes de pago (original y emisor) se pegarán en una hoja bond reciclable, debidamente foliada. con fastener y folder manila A-4.

b. Todas los comprobantes deberán ser detallados en forma clara y precisa (precio y cantidades) , no se aceptarán comprobantes con borrones, tachaduras, enmendaduras o mutilados (rotos).

c. Se adjuntará a cada uno de los comprobantes la consulta con fecha vigente de la página web de la SUNAT, a fin de demostrar que el RUC tiene la condición de ACTIVO, HABIDO Y HALLADO así como que guarda relación con el ramo del negocio (de acuerdo al Reglamento No 007-99/SUNAT y sus modificatorias). No se reconocerán gastos donde el RUC figura con suspensión, baja de oficio o baja definitiva. En caso de existir en una sola rendición varios comprobantes de pago de un mismo proveedor, solo es necesario adjuntar una sola consulta de RUC.

d. Se deberá adjuntar copia del contrato de arrendamiento de inmueble y/o cesión en uso (para las oficinas que pagan servicios básicos como agua y luz).

e. Servicio de mensajería y fotocopia, se anexará la relación detallando la cantidad y destino con firma y sello de la empresa que presta el servicio.

f. Las demás disposiciones contenidas en la presente directiva.

3. El funcionario o servidor que reciba dinero en efectivo de la Caja Chica, deberá rendir cuenta documentada al responsable del manejo del fondo con los correspondientes comprobantes de pago, en un plazo que no podrá exceder de dos (02) días hábiles, a partir de la recepción del dinero,

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bajo responsabilidad de la persona que rinde cuentas. El responsable del manejo del fondo realizará el seguimiento de las rendiciones de cuentas, informando a la Oficina General de Administración en los casos de la no presentación de la rendición de cuentas dentro del plazo señalado, para el inicio de las acciones administrativas y/o legales correspondientes.

4. No procederá la entrega de dinero a aquellos servidores que tengan rendiciones de cuenta pendiente, bajo responsabilidad del encargado del fondo.

5. Las Rendiciones de Cuentas de los Fondos otorgados deben contener los Comprobantes de Pagos establecidos en la Resolución de Superintendencia W 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago Reglamento de Comprobante de Pago, debidamente sustentados de acuerdo a lo siguiente:

• Comprobantes de Pagos: Facturas, Recibos por Honorarios, Boletas de Venta, Tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras y otros documentos autorizados por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNA T) debidamente girados a nombre del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos e incluirá el RUC W 20131371617, debiendo consignarse en los mismos en forma clara y precisa el concepto de los gastos.

• Las facturas presentadas deberán estar correctamente emitidas en cuanto a los importes (Base imponible, IGV o Exoneraciones y monto) de las adquisiciones de bienes y/o servicios que hayan efectuado; información que se reportará mensualmente a la SUNA T a través del Confrontación de Operaciones Autodeclaradas -COA, en cumplimiento a lo dispuesto por el Gobierno mediante Decreto Supremo N° 027-2001-PCM.

• Los Comprobantes de Pago que sustentan los gastos efectuados deberán, al reverso de los mismos, estar debidamente firmados por el usuario, consignar su número de DNI y además por el Funcionario que autorice el gasto, con visto y sello respectivos.

• Los Recibos por Honorarios Electrónicos impresos deben presentarse en las rendiciones de la Caja Chica como fecha máxima hasta el último día hábil del mes en que se cancela el mismo, a fin de declararlos a la SUNAT en forma mensual a través del PDT. Se podrá . · pagar por la Caja Chica, Recibos de Honorarios Profesionales para servicios eventuales, hasta por el importe de 20% de la UIT. En ningún caso se utilizará para el pago al personal sujeto a Contratación Administrativa de Servicios - GAS.

• Asimismo, los comprobantes de pago deben tener una antigüedad máxima de 30 días tomando en cuenta la fecha de emisión y la fecha de cancelación de la caja, de lo contrario, se transgrede el espíritu de la Caja Chica (atender gastos urgentes de menor cuantía y de rápida cancelación)

6. Con relación a los pagos se deben tener en cuenta los procedimientos sobre Retenciones y Detracciones previa coordinación con la Oficina

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S. Rodrlcwez S

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Financiera, tomando en consideración las facturas mayores de S/ 700,00 (Setecientos y 00/100 Soles) y en aquellos casos en que se trate de servicios por transporte de carga las facturas mayores de S/ 400,00 (Cuatrocientos Soles).

7. El Recibo de Movilidad Local deberá tener anexa la Solicitud de Movilidad Vehicular (presentada como mínimo el día anterior a la comisión, salvo para la Alta Dirección) sellada por el Área de Transporte (Sede Lima) como constancia de no contar con vehículo de la entidad para el cumplimiento de la comisión debiendo utilizarse el Anexo W 03 -"Solicitud de Movilidad Vehicular", que para tal efecto forma parte de la presente Directiva. En caso de comisiones urgentes requeridas en el día, deberán solicitar la autorización a la OGA. Asimismo, se debe adjuntar el reporte del SIGA en que se evidencia la hora de salida y regreso de la comisión autorizada.

C. DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS.-

1. Los responsables de la administración de la Caja Chica, deben rendir cuenta documentada de su utilización a la Oficina de Control Previo de la Oficina General de Administración, pudiendo renovarse hasta tres veces el monto constituido durante el mes calendario indistintamente del número de rendiciones documentadas que se presenten, garantizando en todo momento la liquidez del Fondo.

2. Las reposiciones se solicitarán tan pronto los gastos desciendan a niveles de hasta el 50% del importe asignado a fin de que la caja chica tenga liquidez permanente.

3. Las solicitudes de reposición de fondos de Caja Chica serán consignadas en las Rendiciones de Cuentas que se presenten a la Oficina de Control Previo de la Oficina General de Administración, acompañando los documentos sustentatorios originales de los gastos ejecutados debidamente autorizados, en forma ordenada y en los formatos correspondientes.

4. La reposición de los fondos será autorizado por la Oficina Financiera y atendida de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria de la Unidad Ejecutora 015 por la Fuente de Financiamiento correspondiente, después de revisada la documentación por la Oficina de Control Previo y tramitada a la Oficina Financiera, según Anexo W 07 - "Resumen de Clasificadores".

5. La Oficina Financiera es la encargada de informar la reposición del fondo de Caja Chica a los encargados y/o responsables de su manejo, vía correo electrónico, debiendo señalar el monto de la reposición y el mes al que corresponde.

D. LIQUIDACIÓN Y CIERRE DE FONDOS.-

1. La Rendición de Caja Chica de las dependencias a nivel nacional del mes de noviembre se deberá presentar indefectiblemente hasta el 06 de diciembre de 2016.

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S. Rodrioua~ e;

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2. La Caja Chica de diciembre será repuesta únicamente a aquellos que remitan su rendición de cuentas en la fecha señalada en el numeral anterior.

3. Los Responsables de Caja Chica que no presentan su Rendición del mes de noviembre en la fecha señalada en el numeral 1, deben efectuar la liquidación de Caja Chica hasta el 15 de diciembre del 2016, remitiendo a la Oficina General de Administración la Rendición de Gastos, adjuntando la Papeleta Original del Depósito efectuado en la Cta. RDR W 0000-281778 Banco de la Nación por concepto de devolución de saldo en las partidas no utilizadas.

4. El cierre de los Fondos de Caja Chica asignada por la Oficina General de Administración, deberá liquidarse de acuerdo a los plazos establecidos por el Ministerio de Economía y Finanzas y/o normatividad legal que corresponda.

5. En caso que la persona designada no efectúe la rendición de cuenta y/o devolución del efectivo o saldo en los plazos señalados, la Oficina General de Administración dispondrá las acciones administrativas y/o legales que correspondan para el recupero de los fondos pendientes de rendición.

6. Los responsables de la Caja Chica deberán remitir hasta el 12 de enero del 2017, la liquidación de la reposición de Caja Chica del mes de diciembre 2016 (únicamente con los gastos efectuados hasta el 31 de diciembre del 2016}, a la Oficina General de Administración con la debida rendición de gastos, asimismo, deberán adjuntar la Papeleta Original del Depósito efectuado en la Cta. RDR W 0000-281778 Banco de la Nación por concepto de devolución de saldo en las partidas no utilizadas.

E. MECANISMOS DE CONTROL.-

1. La Oficina de Control Previo efectuará la fiscalización de las Rendiciones de Cuenta de los Fondos, de acuerdo a la normatividad vigente y las recomendaciones efectuadas por la Oficina de Control Institucional; una vez encontradas conformes de acuerdo a Ley, se colocará el sello de "REVISADO OCP" en cada Comprobante de Pago.

2. De existir observaciones, la Oficina de Control Previo las remitirá vía correo electrónico al responsable de la administración del fondo, otorgándole un plazo máximo de 48 horas para subsanarlas, de no cumplir con la subsanación, se remitirá a la Oficina Financiera a fin que notifique al encargado del manejo del fondo y trámite la reposición, descontando el monto observado.

3. Se practicarán arqueos sorpresivos sobre los Fondos de Caja Chica, incluyendo los valores en Custodia. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos, el personal de la Oficina de Control Previo y/u otro designado por la Oficina General de Administración, para lo cual se utilizarán los Anexos 10 - "Acta de Arqueo de Caja Chica", 11 -"Recibos Provisionales", 12 - "Documentos Cancelados y Definitivos", 13 - "Dinero en Efectivo" y 14- "Documentos para Reembolso".

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S. Rodrlguez S

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4. El responsable de la administración de Caja Chica brindará las facilidades necesarias para la realización de los arqueos indicados en numeral precedente.

5. En el arqueo correspondiente, todo efectivo debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que el dinero en efectivo le fue devuelto en su totalidad.

6. En el Acta de Arqueo de Fondos que se suscriba, se detallará la conformidad o disconformidad del mismo, debiendo ser firmada por el Funcionario o servidor que efectúe el Arqueo y por el responsable de la administración del Fondo.

7. Si durante el Arqueo se detectara cualquier situación de carácter irregular, esta debe ser comunicada inmediatamente a la Oficina General de Administración para la adopción de las medidas pertinentes. Si el resultado del arqueo presentara sobrantes o faltantes, estos serán sustentados por el responsable del manejo del Fondo y consignados en el Acta del Arqueo, debiendo revertir el excedente o reponer el faltante.

8. El responsable del manejo del fondo de Caja Chica deberá llevar un libro de Caja Excel y/o un libro manual (Libro Caja - Anexo W 08}, registrando el ingreso (apertura/reposición) y los egresos diarios a fin de conocer los saldos disponibles. Estos registros contarán con la firma del Director/Jefe y del responsable del manejo del fondo en señal de conformidad, cada vez que se elabore la rendición de cuentas.

9. Los responsables de la administración del fondo de Caja Chica, deberán respetar el monto asignado en cada una de las específicas de gastos en el presupuesto mensual asignado.

Dichos responsables realizarán una evaluación permanente respecto a la proyección de gastos en las específicas asignadas a fin de proponer las modificaciones correspondientes por parte de la unidad orgánica respectiva.

F. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PRECAUCIÓN PARA EL MANEJO DEL FONDO.-

1. La Oficina Financiera solicitará a la Oficina General de Administración la implementación de mecanismos de seguridad necesarios para la custodia y protección del Fondo aperturado mediante Resolución Jefatura!.

2. La persona responsable del manejo del Fondo, del control y custodia de los fondos deben estar respaldados por una Póliza de Seguros. Para tal efecto, a solicitud de la Oficina Financiera, se gestionará ante la Oficina de Abastecimiento y Servicios, la contratación de las pólizas de seguros para cubrir los gastos de deshonestidad, robo y otros.

1. Los Funcionarios responsables de la autorización del gasto, así como los funcionarios o servidores que ejecutan el gasto, deben tener en consideración la política de austeridad y racionalidad en el gasto público.

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2. Está prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza o características similares a la Caja Chica, cualquiera sea su denominación, finalidad o fuente de financiamiento, bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de Administración.

3. Los servidores designados y/o encargados del manejo de la Caja Chica son responsables de su adecuado uso y custodia así como de mantener liquidez y el efectivo del Fondo en la Oficina correspondiente.

4. En el caso de pérdida o sustracción parcial o total del fondo de caja chica, deberá denunciarse el hecho a la Policía Nacional, remitiendo a la Oficina de Abastecimiento y Servicios un informe detallado, adjuntando el parte policial para efectos del trámite del siniestro antes del seguro, independientemente de la investigación administrativa, caso contrario , el responsable del manejo del fondo de caja chica responderá por dichos fondos.

5. En el caso de existir en los registros contables saldo pendiente por liquidar en la Caja Chica, corresponderá al Director/Jefe y/o el encargado de la administración del fondo de Caja Chica, liquidar indefectiblemente con documentos sustentatorios y/o dinero en efectivo, debiendo coordinar con la Oficina Financiera para su liquidación.

6. En caso de fallecimiento del encargado de la Caja Chica, el Jefe y/o Director de la dependencia liquidará la Caja Chica y remitirá la documentación sustentatoria a la Oficina General de Administración y pedirá mediante un Oficio al Jefe de la Oficina General de Administración los nombres completos y apellidos, número del DNI del nuevo encargado de la administración de la Caja Chica.

7. En caso de incumplimiento de los establecido en la presente Directiva, se comunicará a la Oficina General de Administración para el inicio de las acciones administrativas y/o legales correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en la Ley W 30057-Ley del Servicio Civil y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo W 040-2014-PCM, así como lo dispuesto en el Decreto Legislativo W 1 068, Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurídica del Estado y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo W 017-2008-JUS.

8. La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de la fecha de su aprobación.

VIII. RELACIÓN DE ANEXOS:

S. Rodfiqut>l S

Anexo W 01 - Recibo Provisional Anexo W 02 - Recibo de Movilidad Local Anexo W 03 - Solicitud de Movilidad Vehicular Anexo W 04 - Monto Máximo de Movilidad Local (Taxi) durante la Jornada Laboral

(en Soles) Anexo W 05- Formato de Autorización Previa. Anexo W 06 - Rendición del Fondo de Caja Chica. Anexo W 07 - Resumen de Clasificadores. Anexo W 08 - Libro Caja. Anexo No 09 - Cuadro de control de pago de servicios básicos (Energía eléctrica,

agua potable, arbitrios municipales) Anexo W 1 O - Acta de Arqueo de Caja Chica.

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S, Rodríguez s

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cJp Ju·,trCI.l y D••rpc ho-, Hun1.JilO',

Anexo W 11 - Recibos Provisionales. Anexo W 12 - Documentos Cancelados Definitivos. Anexo No 13 - Dinero en Efectivo. Anexo No 14- Documentos para Reembolso.

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S. Rodríguez s

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ANEXO No 01

1 S/

RECIBO PROVISIONAL

w 001-000001

Miraflores, -----------

Yo, __________________________________________________________ __

Recibí de la OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, DE LA CAJA CHICA la suma de

Dependencia - Órgano o Unidad Orgánica: --------------------------------

DETALLE- JUSTIFICACIÓN DEL GASTO

TOTAL

Dependencia- Órgano o Unidad Orgánica

IMPORTE

Firma del Usuario

Facturar a: MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS R.U.C. 20131371617

Nota.- Los recursos solicitados deberán ser rendidos con la documentación sustentatoria definitiva en un plazo que no excederá los 02 días hábiles de recibido el dinero, caso contrario, el usuario autoriza a que se le efectúe el descuento por el monto no rendido de su respectiva planilla de ingresos o remuneraciones y se aplicará el interés legal correspondiente y se determinara

el deslinde de responsabilidad

13

......... . o ' . . IV1 111 1 ', t t' r 1 o el" Ju·,tJCid y Ot•r •·e ho" Hunl.lno·.

ANEXO No 02

J S/

RECIBO DE MOVILIDAD LOCAL

w 001-000001

Miraflores, __________ _

Yo, __________________________________________________ __

Recibí de la OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, DE LA CAJA CHICA la suma de

Dependencia- Órgano o Unidad Orgánica: ----------------------------Motivo de la Comisión:. _________________________________________ _

FECHA ITINERARIO- JUSTIFICACIÓN DEL GASTO

TOTAL

Dependencia -Órgano o Of. Control Previo

Unidad Orgánica

IMPORTE

Firma Usuario

DNI: ........ ......... ..... . .

Cargo: ....... .............. .

14

l'v111ll •, t 1' r 1 o ele Ju·,tJC 1.1 y Dt>rl'cho-. Hun1.JilO'-

ANEXO No 03

SOLICITUD DE MOVILIDAD VEHICULAR

Fecha: _________ _ Chofer: _________ _

Veh. Placa: ________ _

Nombre del solicitante: ________________________ _

Órgano o Unidad Orgánica: ______________________ _

Destinos: ____________________________ _

Hora de salida: ________ _ Hora de retorno: _____ _ Km. de salida: ________ _ Km. de retorno : -------

Firma del solicitante Firma y Sello Director/Jefe

vo Bo Responsable

de Servicios

vo Bo Control Vehicular

15

No

1 2 3 4 S

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

• l'v111ll •, t <' r 1 o clf' Ju·,tJC 1,1 y D••r•·cho-., Hun1dllO ·.

ANEXO N°04

MONTO MÁXIMO DE MOVILIDAD LOCAL (TAXI) DURANTE LA JORNADA LABORAL (EN SOLES)

No Desde sede central a: Ida y vuelta Desde sede central a: Ida y vuelta 29 Magdalena 28 Aeropuerto 80 30 Miraflores 16 Ancón 90 31 Monterrico so Ate. Sta. Anita 40 32 Pachacamac 60 Barranco 20 33 Pro 75 Bellavista 40 34 Pucusana 70 Breña 30 35 Pueblo Libre 30 Callao -cercado so 36 Puente Piedra 80 Carabayllo 70 37 Punta Hermosa 75 Carmen de la Legua 40 38 Punta Negra 75 Cedros de Villa 40 39 Rímac 40 Cercado de Lima 26 40 S.J . Miraflores so Chaclacayo 60 41 Salamanca 40 Chorrillos 30 42 San Bartolo 80 Chosica 70 43 San Borja 20 Cieneguilla 80 44 San Isidro 20 Comas 70 45 San J. De Lurigancho so El Agustino so 46 San Luis 34 Huachipa 70 47 San M. de Porres so Huaycán 70 48 San Miguel 40 Independencia so 49 Santa Rosa 70 Jesús María 30 so Surco 32 La Molina so 51 Surquillo 20 La Perla 40 52 Ventanilla 70 La Punta so 53 Villa María del Triunfo 60 La Victoria 30 54 Villa El Salvador 70

Lince 28 Los Olivos so Lurín 60

16

M l lll'.t('r 10 dt> JlJ'>tlCIZl y Dt>rPchoo.., Hu1n.Jno•.

Apellidos y Nombres Oficina Fecha

S. Rodríguez s

1. 2. 3.

1. 2. 3.

1 ANEXO No OS

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PREVIA

ACTIVIDADES A REALIZAR

ACTIVIDADES REALIZADAS

vo 8° de Autorización Director 1 Jefe de Oficina

17

Orden Fecha '

TOTAL

SALDO ACTUAL

l'vlilll'-t<'r 10 de Ju·,tJCI.J y OPI<'ChO'- HU1ll,l110'

ANEXO No 06

RENDICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA No ••••••••••••

OFICINA: ................................................................ .

Tipo de Razón Social

Específica de Comprobante W gasto

MOVIMIENTO DEL DINERO EN EFECTIVO

S/ ........ ........... .

S/ .................. ..

S/ ..................... .

Encargado del Fondo de Caja Chica R.J. No ............ -

Importe

18

l'v1rnr ', t '' r 1 o Clf' J u-.,trC 1,1 y Dt•rt•c.ho-., Hurn.rno·.

ANEXO No 07

RESUMEN DE CLASIFICADORES

1 RENDICION DE CAJA CHICA N" 000-2014

1 CUENTA ESPECÍFICA DE GASTO

.__ ___ ___.~1 Viáticos y Asignaciones

...._ ___ __.1 Combustible

Lubricantes

.__ ___ ___.~l Alimentos de Personas

.__ ___ ___.~1 Materiales de Construcción

...._ ___ __.1 Bienes de Con su m o

...._ ___ __.1 Pasajes y Gastos de Transporte

..__ ___ __.1 Otros Servicios de Terceros

....__ ___ ____.1 Otros Servicios de Terceros

...._ ___ __.1 Otros Servicios de Terceros

.__ ___ ___.~1 Otros Servicios de Terceros

..__ ___ __.1 Materiales de Instalación Eléctrica

parcial

Encargado del Fondo de Caja Chica

S/

al

19

S. Rodrfguez S

l'v11 n 1 <..t P r 1 o cJ" J u--. t 1 e r ,,

y DPr••cho--. Hurn.Jno·.

1 ANEXO No 08

LIBRO CAJA

FECHA (a) INGRESOS (b) EGRESOS (e) SALDO (d)

(a) En esta columna se debe registrar la fecha del (b) Deberán registrarse los cheques por el

comprobante de pago. monto asignado y los montos reembolsables a

fin de mantener actualizado el saldo de

efectivo.

(e) En esta columna se registrarán documentos (d) Columna que refleja la existencia de dinero

definitivos que sustenten el gasto en efectivo {INGRESOS -EGRESOS)

{Comprobantes de Pago autorizados por la SUNAT y recibos de movilidad local, los que se rebajarán el saldo del respectivo fondo)

Encargado del Fondo de Caja Chica Director 1 Jefe

20

l'vllrll',tr'r 10

d(' Ju'>tlCid y Dt•rt>cho·, Hun1drl0'·

ANEXO No 09

CUADRO DE CONTROL DE PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS (*) (ENERGÍA ELECTRICA, AGUA POTABLE, ARBITRIOS MUNICIPALES)

Local Situación del Recibo N" Suministro N" Mes de Empresa N" de S/ Importe inmueble(**) Consumo Rendición

1 Total rendido S/

Encargado del Fondo de Caja Chica

(* )Para el control de pago por cada servicio básico deberá efectuarse en cuadros diferentes y presentarse en cada rendición de cuentas. (**)Consignar si el local es propio, alquilado y/o cedido en uso.

21

S. RodrfQuet S

l'vllrliC.t<'r 10 dr• Juc.t1CI,1 y D<'lt'Cho·, Hun1drl0'

ANEXO No 10

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

En la ciudad de -----' a las ____ horas del día _____ reunidos en la oficina de el señor y el señor con el propósito de practicar el arqueo al fondo de caja chica para cuyo resultado es como sigue:

1. Fondo asignado con S/ Resolución

2. Recuento de dinero en Anexo 13 S/ efectivo

3. Recibos provisionales Anexo 11 S/ 4. Relación de documentos Anexo 12 S/

cancelados y definitivos

S. Documentos para Anexo 14 S/ reembolso

Total rendición Diferencia S/

Explicaciones de la diferencia:

Comentarios:

Siendo las .......... . del mismo día se dio por terminado el arqueo, procediéndose a devolverse

los registros y documentación revisada al Sr. en señal de conformidad se

suscribe el Acta .

22

No

S. RodrlouP.l ~

rv11 n ' •, t , ' r 1 o dr> Ju-..tlCid y DPr•·cho-.. Hunl.Jno·.

1 ANEXO No 11

RECIBOS PROVISIONALES

Fecha Nombre y Concepto Importe S/ Apellido

Total

Aprobación por

23

No

S. Rodrfouez S

IV1 rnr<..tt'r ro dt> JU'>tlCI.t

y 0<->rPcho·, Hun1.rno·.

1 ANEXO No 12

DOCUMENTOS CANCELADOS Y DEFINITIVOS

Documentos Detalle del gasto

Fecha Clase

Total

Importe S/

24

Denominación

0.05 0.10 0.20 0.50 1.00 2.00 5.00

SUBTOTAL

Billetes

10.00 20.00 50.00

100.00 200.00

l'v1rn r•, tPr ro cie Ju'>tlCI<l y Dt•rl·cho·, Hun1.1no•.

ANEXO No 13

DINERO EN EFECTIVO

Cantidad

TOTAL

Resumen Total Monedas

Total Billetes

Total General

Importe S/

Importe S/

1.

25

l'v1tllt •, t (' ,., o dt' JLJ'>tlCI,l y Ot•r<·cho'> Hunl,~r10'-

ANEXO No 14

DOCUMENTOS PARA REEMBOI."SO

Ref. Fondo: ______________________________________________ __

Fecha No Importe S/ Situación actual

TOTAL

26