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Aprobación Mineducación 19349 N

ov.4 de 1980 y 8963 Sept. 11 de 1991

PROCESO

ADMINISTRATIVO

Autor: Guillermo Ramírez Rodríguez

Politécnico Grancolombiano Institución Universitaria Member of Whitney International University System Calle 57 No. 3-00 Este/ PBX: 3468800-Fax: 2127262

Bogotá D.C Colombia

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Introducción ¿Qué se supone que deben hacer los administradores? Esta es una de las primeras pregun-tas que se hacen las personas (aunque no lo admiten en público) cuando llegan a una posi-ción gerencial. “Y ahora, ¿qué tengo qué hacer?”. Normalmente la respuesta de los libros clásicos es muy simple. Los gerentes deben dedicarse a las cuatro funciones clásicas del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir y controlar.

Si miramos una por una, podemos comparar la administración de una organización con la navegación en el océano. Para llegar a su destino el capitán debe tener un mapa o plan de ruta que determina las metas que la empresa ha de perseguir, los productos o servicios que ha de proveer, a quién y a qué precio. Este plan incluye la creación de una misión y una vi-sión organizacionales que podrán ser convertidas en tácticas específicas para obtener los objetivos de la empresa.

Una vez creado el plan, el administrador debe construir la organización que lo puede hacer realidad. Para eso hay que diseñar una estructura que explique cómo se va a organizar y coordinar el trabajo, qué sistemas y procesos hay que poner en marcha y qué personas de-berán estar al frente de éstos. Finalmente se debe determinar de qué forma se obtendrán y asignarán los recursos físicos y financieros que se requieren.

Habiendo creado el escenario, el administrador debe liderar a los actores, esto es, inspirar en ellos la motivación suficiente para que se conviertan en los artífices del éxito de la em-presa. Los grandes líderes pueden hacer que las cosas ocurran a través de las personas, manteniendo simultáneamente el control de todo el proceso.

El desempeño inmediato y de corto y largo plazo de la organización así creada debe ser permanentemente examinado y comparado contra los objetivos y metas planeados de ma-nera que se corrija el rumbo si es necesario y se tomen acciones correctivas o preventivas cuando las cosas no resultan como se desea.

Toda esta visión clásica del oficio de administrar sigue siendo válida, pero no cuenta la his-toria completa. En las empresas de hoy los gerentes y los trabajadores se están asociando en una nueva forma de alianza que está constituyendo la nueva realidad del ambiente de trabajo. Los gerentes modernos han descubierto que ya no es válido “mandar” a un trabaja-dor para obtener su mejor desempeño y que su nuevo reto está en diseñar un entorno labo-ral que promueva y dé soporte a las personas para que sean capaces de desarrollar su res-ponsabilidad. Por su parte, los trabajadores también han descubierto que si desean sobrevi-vir en el ambiente tan cambiante y diverso de los negocios actuales, deben estar dispuestos a encontrar en sus empresas las mejores formas de contribuir con un desempeño extraordi-nario para mantenerse competitivos en el mercado laboral.

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Es así como un nuevo conjunto de funciones puede ser construido para el gerente actual que puede resumirse en cuatro conceptos:

• Energizar. El gerente moderno está obligado a hacer que las cosas pasen, y para eso deben ser fuentes de energía mediante la creación de visiones que inspiren a los trabajadores y generen en ellos el arrojo que requiere el entorno competitivo actual.

• Empoderar. Dar poder a los trabajadores no significa abandonar la responsabilidad de gerenciar. Al contrario, significa dar a las personas las herramientas y la autori-dad para hacer un gran trabajo. La administración efectiva logra desencadenar el poder de las personas, su creatividad y su compromiso por el trabajo.

• Apoyar. Los gerentes de hoy deben ser consejeros, entrenadores y colegas en vez de ser supervisores, vigilantes o verdugos. La clave para desarrollar un ambiente de soporte es establecer un clima de comunicación abierta en todos los rin-cones de la organización. Las personas deben po-der expresar sus inquietudes en forma abierta sin temor a ninguna consecuencia negativa. De igual forma, deben tener la posibilidad de equivocarse honestamente y de aprender de sus errores.

• Comunicar. La comunicación es el sistema circulatorio de toda organización. La información es poder y, con la velocidad de los negocios actuales, los trabajadores deben recibirla más rápido y con mayor precisión que nunca. El cambio constante y la turbulencia creciente en el ambiente de los ne-gocios exigen más comunicación y más información, que ayude a las personas a rea-lizar su trabajo y a tomar mejores decisiones que puedan impactar a toda la com-pañía.

Al desarrollar estas nuevas funciones de la administración, los empresarios descubrirán que los trabajadores responden con mayor compromiso, mayor disposición y más lealtad, lo que se traduce inmediatamente en mayor productividad. El resultado son mejores productos y servicios, clientes más satisfechos y resultados económicos más favorables en la empresa.

Objetivo general Examinar, relacionar y explicar cada una de las etapas del proceso administrativo que se da al interior de las organizaciones con énfasis en el proceso de planeación estratégica, el cual es soporte y referente del proceso de gestión que se cumple en las organizaciones.

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Núcleos temáticos El módulo está distribuido en los siguientes temas:

1. Administración para los tiempos modernos

2. Evolución del Pensamiento Administrativo

3. Dirección estratégica

4. Planeación

5. Toma de decisiones

6. Organización

7. Diseño organizacional

8. Integración de las personas

9. Comunicación eficaz

10. Liderazgo

11. Motivación

12. Control

Competencias Al finalizar el módulo PROCESO ADMINISTRATIVO, usted estará en capacidad de:

• Interpretar y comprender cada uno de los modelos administrativos históricos y con-temporáneos de tal forma que vea su aplicabilidad en las empresas actuales

• Valorar, de acuerdo con la organización y sus características, qué modelo administra-tivo es más adecuado y en qué forma se puede llevar a la práctica.

• Comprender cada uno de los pasos del proceso administrativo, su aplicabilidad y sus tendencias.

• Reconocer la importancia de la integración de las personas en las organizaciones, los componentes de la motivación humana y la importancia de la comunicación en el funcionamiento eficaz de la empresa y como clave del liderazgo.

• Entender el proceso económico de los negocios y preparar un plan de montaje y de operación de un negocio real, mediante herramientas modernas de planeación.

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Metodología El curso está diseñado para realizarse en cuatro unidades de dos semanas cada una y abar-ca tres núcleos temáticos en cada unidad.

Semanalmente se recomienda que disponga de 4 horas de trabajo, aproximadamente, para la realización de actividades individuales y el estudio independiente de unidades didácticas y de documentos complementarios.

Para el logro del auto-aprendizaje, se debe estudiar el material correspondiente a cada uni-dad y profundizar a través de los enlaces que se sugieren. Así mismo, se deben revisar los materiales y textos digitales recomendados en la bibliografía de cada núcleo temático.

Por otra parte, se debe trabajar, tanto de manera individual como en equipo, en la investiga-ción y preparación de los trabajos propuestos y participar en los foros de discusión.

Principalmente, se debe demostrar su capacidad de apropiación de los conceptos y compe-tencias centrales de este módulo, mediante:

• Presentación de exámenes virtuales.

• Trabajo colaborativo

• Participación en los foros de discusión

Consultar el cronograma detallado de actividades y evaluaciones en el aula virtual.

Bibliografía básica ROBBINS, Stephen – COULTER, Mary (2005). Administración (8ª Edición) – México: Editorial Pearson – Prentice Hall.

HELLRIEGEL, Don – JACKSON, Susan – SLOCUM, John W. (2002). Administración. Un enfo-que basado en competencias. (9ª Edición) – Bogotá, Colombia: Editorial Thomson.

KOONTZ, Harold – WEIRICH, Heinz (2004). Administración. Una perspectiva global. (12ª Edi-ción) – México: Editorial McGraw Hill.

CHIAVENATO, Idalberto. (1999). Introducción a la teoría de la Administración. (5ª Edición) – Bogotá, Colombia: Editorial McGraw Hill.

CLAUDE, George (2005). Historia del pensamiento administrativo. (2ª Edición) – México: Editorial Prentice Hall.

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DAVID, Fred. (2003). Conceptos de Administración Estratégica. (9ª Edición) – México: Edito-rial Pearson – Prentice Hall.

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Mapa 1 – Evolución del Pensamiento Administrativo

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Mapa 2 – Proceso Administrativo