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Creación de Sociedad en Sap

Manual de parametrización

Fecha: 16 de Enero de 2011

Versión: 1.0

Manual de Usuario – Creación de Sociedad en Sap Pág. 3 de 25Versión 1.0

Fecha 09/05/2023

Tabla de Contenidos


Fecha 09/05/2023

1. Introducción........................................................................32. Creación de una sociedad en Finanzas (FI)............................4

2.1. Creación de una sociedad GL...............................................................42.2. Área de control de crédito....................................................................42.3. Plan de cuentas.....................................................................................42.4. Variante de periodos de visualización..................................................52.5. Sociedad FI...........................................................................................62.6. Asignación de sociedad FI a sociedad de Controlling (CO)..............102.7. Datos Maestros: Cuentas contables, clientes y proveedores..............102.8. Definición de rangos de números para los documentos contables.....112.9. Parametrizaciones adicionales para pagos y extractos bancarios.......112.10. Configuración de extractos bancarios................................................132.11. Otras parametrizaciones a revisar......................................................13

3. Configuración de un centro para Logística...........................143.1. Creación de centro..............................................................................143.2. Asignación del centro a una sociedad en Finanzas............................153.3. Creación de almacenes.......................................................................15

4. Configuración de una organización de compras....................164.1. Creación de una organización de compras.........................................164.2. Asignación de organización de compras a sociedad FI......................164.3. Asignación de centros a organización de compras.............................174.4. Creación de grupos de compras.........................................................17

5. Configuración de una organización de ventas......................195.1. Creación de una organización de ventas............................................195.2. Asignación de la organización de ventas a una sociedad...................205.3. Asignación canal de distribución a organización de ventas...............205.4. Asignar sector a organización de ventas............................................205.5. Creación de área de ventas.................................................................215.6. Asignar organización de ventas/canal distribución a centro..............215.7. Asignar área de ventas a área de control de créditos..........................22


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1.Introducción

El objetivo de este documento es describir el procedimiento para la parametrización de una nueva sociedad en el sistema Sap.

Distinguiremos varios escenarios para la parametrización:

1. Solo sociedad en finanzas.2. Sociedad en finanzas y con gestión de compras.3. Sociedad en finanzas y con gestión de ventas.4. Sociedad en finanzas y con gestión de personal.

Puede darse el caso de que se combinen varios escenarios, como por ejemplo, Sociedad con compras y ventas, pero sin nómina, o el caso de que se necesiten todos los elementos para la nueva sociedad que estemos creando.

Sociedad FI (Finanzas)

Sociedad CO (Controlling)

Compras

Ventas

RRHH

Centro (Gestión Stocks)

Organización Compras

Grupo Compras

Organización Ventas

Canal

SectorÁrea deVentas

División de personal

Grupo personal

Área personal


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2.Creación de una sociedad en Finanzas (FI)

La creación de una sociedad FI es el elemento central e imprescindible para trabajar con una nueva sociedad en Sap. Además, es la primera parte que tendremos que realizar en la parametrización, pues luego el resto de componentes para trabajar con los demas módulos siempre estarán vinculados a una sociedad.

Los elementos que tendremos que crear serán los siguientes:

Sociedad GL. Área de control de crédito. Plan de cuentas. Variante de periodos de contabilización. Definición de periodos contables abiertos. Sociedad FI. Asignación a sociedad FI de Sociedad GL, área de control de crédito,

plan de cuentas y variante de periodos de contabilización. Asignación de la sociedad FI a una sociedad de Controlling. Datos Maestros: Cuentas contables, clientes y proveedores. Otros: numeradores de documentos, datos bancarios, parámetros de bancos para el

programa de pagos, parametrización de extractos bancarios, etc.

2.1. Creación de una sociedad GL

La sociedad GL nos permite la clasificación de una sociedad dentro de un grupo de empresas para consolidación.

Menú Estructura de la empresa Definición Gestión Financiera Definir Sociedad GL

Código de transacción SPRO

2.2. Área de control de crédito.

El área de control de crédito nos permite gestionar y controlar el crédito asignado en los clientes. Se puede realizar una gestión de crédito centralizada (único para varias sociedades) o descentralizado (un área de control de crédito para cada sociedad).

Menú Estructura de la empresa Definición Gestión Financiera Definir Área control créditos


2.3. Plan de cuentas

Solo para el caso de que fuésemos a crear una sociedad con un plan de cuentas diferente al definido para el grupo Subus. En condiciones normales, utilizaremos el plan de cuentas del grupo, que es el PGC (y no crearemos por tanto un nuevo plan de cuentas).


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Menú Gestión financiera (nuevo) Contabilidad principal Datos maestros Cuentas de mayor Tratamiento inicial Tratar índices de planes de cuentas

Código de transacción SPRO + ruta de menu (alternativa con transaccion OB13)

Código de transacción OBD4 (si creamos un nuevo plan de cuentas, habrá que crear también los grupos de cuentas para el plan a través de esta transacción). Igualmente,

habrá que crear el tipo de cuenta de beneficio en la transacción OB53.

2.4. Variante de periodos de visualización

La variante de periodos de visualización nos permite realizar la gestión de los periodos contables abiertos (los que permite contabilización) a nivel de cada una de las sociedades. Una vez definida la variante, se configura los diferentes periodos contables abiertos, según las cuentas deseadas.

Menú Gestión financiera (nuevo) Parametrizaciones básicas de gestión financiera Libros Ejercicios y períodos contables Períodos contables Definir variantes para períodos contables abiertos


Una vez definida la variante de periodos, habrá que mantener los periodos contables abiertos.

Menú Gestión financiera (nuevo) Parametrizaciones básicas de gestión financiera Libros Ejercicios y períodos contables Períodos contables Abrir y cerrar períodos contables

Código de transacción SPRO + ruta de menu (o transaccion OB52)

Para cada variante de periodos contables, indicaremos, según la clase de cuenta (+ Todas,D Deudores, K Acreedores, M Stocks, S Cuentas de Mayor y A Activos Fijos), los rangos de cuenta afectados y los periodos contables abiertos (desde/hasta, tanto para los periodos contables normales (de 1 al 12) como los periodos contables especiales (13 a 16 para ajustes en cierre).


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Lo más rápido para crear los periodos contables abiertos es copiarlos de otra variante y modificar los valores conforme a nuestras necesidades.

2.5. Sociedad FI

Como hemos indicado, es el paso central de la configuración de una nueva empresa en el sistema. Lo habitual es realizar la copia de una sociedad existente, para de esta forma copiar toda la parametrización de una sociedad (recordemos que pueden estar afectadas varias decenas de tablas, que en el caso de que estuviéramos realizando la parametrización manual, habría que configurar una por una).

Menú Estructura de la empresa Definición Gestión financiera Tratar,copiar,borrar,verificar sociedad Copiar, borrar, verificar sociedad

Código de transacción SPRO + ruta de menu (o transaccion EC01)

A continuación seleccionaremos el icono para copiar (tal y como vemos en la imagen).

El sistema nos pedirá la sociedad modelo (la que vamos a copiar) y un código para la nueva sociedad (que no existirá en nuestro sistema).


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A continuación, el sistema nos preguntará una serie de opciones, que habrá que ir revisando con cautela. Por ejemplo, el sistema nos pregunta si queremos copiar todas las cuentas de mayor a nivel de sociedad, desde el origen al destino. Como no se van a usar las mismas cuentas en todas las sociedades, omitiremos este proceso (que realizaremos posteriormente seleccionando las cuentas a copiar de forma selectiva).

A continuación el sistema nos indicará si queremos cambiar la moneda de la sociedad (será siempre que no mientras trabajemos con Euros) y nos saldrán varios dialogos posteriormente que aceptaremos. Se lanzará un proceso que irá recorriendo todas las tablas de parametrización, e irá generando los nuevos registros para la sociedad que estamos creando.Finalmente se nos pedirá una orden de transporte donde se incluirán todos los cambios realizados. La orden de transporte nos permitirá llevar los cambios desde el sistema de desarrollo al sistema de Integración y al sistema productivo.

Como paso final, realizaremos los ajustes en los datos de nombre y dirección de la nueva sociedad creada.

Menú Estructura de la empresa Definición Gestión financiera Tratar,copiar,borrar,verificar sociedad Tratar datos sociedad

Código de transacción SPRO + ruta de menú

Por un lado, modificaremos el nombre de la sociedad y la población. Por otro lado, ajustaremos los datos de dirección seleccionando el correspondiente botón en la barra.


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A continuación, completaremos el resto de datos de la sociedad, así como la asignación de los objetos que hemos creado anteriormente.

Menú Gestión financiera (nuevo) Parametrizaciones básicas de gestión financiera Parámetros globales para la sociedad Verificar y completar parámetros globales


Los datos que modificaremos aquí serán los siguientes: Plan de cuentas: siempre PGC, a excepción de que hayamos creado uno nuevo

para la sociedad. Sociedad GL: el valor para la consolidación. Área control créditos: la que hemos creado anteriormente para la sociedad. NIF comunitario: el NIF para la sociedad (con el país por delante, en nuestro caso

ES).


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Var.periodos contab: la variante de periodos contables creada anteriormente, que nos permitirá la gestión los periodos abiertos/cerrados para la sociedad.

También se podrán otros parámetros adicionales de la sociedad (botón ).


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2.6. Asignación de sociedad FI a sociedad de Controlling (CO)

Para que funcione correctamente la integración entre la contabilidad general y la contabilidad analítica, hay que realizar la asignación entre ambas sociedades.

Menú Estructura de la empresa Asignación Controlling Asignar sociedad a sociedad CO

Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción OX19)

En el grupo Subus, tenemos una única sociedad CO, la 1000, que será la que asignemos a todas las sociedades financieras.

2.7. Datos Maestros: Cuentas contables, clientes y proveedores

Una vez creada la sociedad, habrá que ampliar los datos maestros ya existentes para que puedan ser utilizados en la nueva sociedad. Solo crearemos aquellos que se vayan a utilizar. Por ejemplo, de todas las cuentas creadas en el plan contable, solo se utilizarán algunas en la sociedad. Para evitar el tener que crear los registros manualmente uno a uno, podemos utilizar algunas utilidades que proporciona Sap para automatizar este proceso.Copia de cuentas de mayor de una sociedad a otra.

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Compensar Sociedades Enviar

Código de transacción FS15

Copia de cuentas de clientes de una sociedad a otra.Menú Finanzas Gestión financiera Deudores

Datos Maestros Compensar Sociedades Emitir

Código de transacción FD15

Copia de cuentas de proveedores de una sociedad a otra.Menú Finanzas Gestión financiera Acreedores

Datos Maestros Compensar Sociedades Emitir

Código de transacción FK15

2.8. Definición de rangos de números para los documentos contables

Cada sociedad tiene asociados sus rangos de números con los que se numeran los


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documentos contables que se generan en los procesos automáticos o manuales de contabilización. Además de por sociedad, los rangos de números se definen por año. Esta obliga a preparar los diferentes rangos de números antes de comenzar cada ejercicio.

Menú Gestión financiera (nuevo) Parametrizaciones básicas de gestión financiera Documento Rangos de números de documento Documentos em vista de registro Definir rangos de números

Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción FBN1)

Además, el sistema nos ofrece varias utilidades para copiar los rangos de números de una sociedad a otra (transacción OBH1), o para inicializar los rangos de número de una sociedad concreta para un nuevo ejercicio (transacción OBH2).

2.9. Parametrizaciones adicionales para pagos y extractos bancarios

Para poder realizar la gestión de bancos en la nueva sociedad creada, habrá que realizar una serie de pasos de parametrización adicional.En primer lugar, configuraremos las cuentas bancarias con las que trabajamos (en lo que Sap llama Bancos Propios).

Menú Gestión financiera (nuevo) Contabilidad bancaria Cuentas Bancarias Definir bancos propios

Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción FI12)

Los bancos se definen por sociedad, creándose una tupla Banco Propio + Cuenta para cada una de los bancos con los que vamos a trabajar ( CAM1 + CTA01, CAM2 + CTA01, CAM3 + CTA01).


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Una vez estén creadas todas las cuentas bancarias, habrá que realizar la configuración de parámetros de pago. Nos es una opción de customizing, sino que son datos maestros. Por un lado, indicamos por cada una de las cuentas bancarias, los importes de pago previstos. Es imprescindible introducir un importe por banco para que el sistema lo considere en los procesos de emisión de pagos.

Menú Finanzas Gestión financiera Bancos Entorno Opciones actuales Introducir importes previstos para el programa de pagos

Código de transacción S_ALR_87001486

Por otro lado, establecemos la prioridad de utilización de cada una de las cuentas según la vía de pago que se este utilizando.

Menú Finanzas Gestión financiera Bancos Entorno Opciones actuales Instalar selección de bancos para el programa de pagos

Código de transacción S_ALR_87001487

La configuración es sencilla. Para cada via de pago, hemos indicar una lista de bancos que se podrán utilizar, estableciendo además una jerarquía que va a determinar que banco se


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va a tomar (en conjunción con los importes indicados en el primer paso de la configuración).

2.10. Configuración de extractos bancarios

En el caso de que también trabajemos con extractos bancarios automáticos que recibimos de los bancos, necesitaremos realizar la configuración oportuna para la carga de estos y su tratamiento en el sistema.

Menú Gestión financiera (nuevo) Contabilidad bancaria Operaciones contables Pagos Extracto de cuenta electrónico Realizar parametrizaciones básicas p.extracto de cuenta electrónico


2.11. Otras parametrizaciones a revisar

Revisar los parámetros de tolerancia para la grabación de pedidos y facturas de compras, asi como de registro en finanzas:

Transacción SM31: tabla T169P. Transacción SM31: tabla V_169G. Transacción OMR6. Transacción SM31: tabla V_T043T.


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3.Configuración de un centro para Logística.

Cuando en una sociedad vayamos a realizar compras (desde el módulo de Gestión de Materiales) o ventas (desde el módulo SD-Ventas), será necesario crear una serie de unidades organizacionales que nos permitirán trabajar con esos módulos en el sistema.

La principal es el centro y los almacenes, como paso previo a la creación de las Organizaciones de Compras y de Ventas.

3.1. Creación de centroNOTA IMPORTANTE: La creación de un centro siempre lo realizaremos con la opción de copia de uno ya existente. Esto es necesario por la gran cantidad de tablas de customizing implicadas en la parametrización de un centro. De esta forma, evitamos que queden tablas sin definir (aunque luego tocará modificar algunos valores).

Menú Estructura de la empresa Definición Logística general Definir, copiar, borrar, verificar centro Copiar,borrar, verificar centro

Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción EC02)

A continuación seleccionaremos el icono para copiar (tal y como vemos en la imagen).

El sistema nos pedirá el centro origen (el que utilizaremos como modelo) y el centro destino (el que vamos a crear). Siempre indicaremos un centro de los existentes que corresponden a nuestra empresa.

A continuación se nos mostrará un dialogo, donde informa de algunas precauciones a tener en cuenta con respecto al proceso de copia y pulsaremos a continuación el botón para proceder con la copia.NOTA IMPORTANTE: cuando se nos pregunta sobre el transporte de los números actuales de los rangos de números, contestaremos siempre que NO.


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Cuando concluya el proceso de copia, se nos pedirá una orden de transporte donde se incluirá toda la parametrización de tablas copiada.A continuación, habrá que modificar la descripción del centro, así como su dirección.

Menú Estructura de la empresa Definición Logística general Definir, copiar, borrar, verificar centro Definir centro

Estructura de la empresa Asignación Logística general Asignar centro a sociedadCódigo de transacción

SPRO + ruta de menú

Código de transacciónDesde este lugar modificaremos el texto descriptivo. Entra en la opción

para modificar la dirección.

3.2. Asignación del centro a una sociedad en Finanzas.

Tras la creación del centro, se deberá de asignar este a su correspondiente sociedad en Finanzas.

Menú

SPRO + ruta de menú (o transacción OX18)

Se habrá copia la asignación del centro que hemos utilizado como modelo. Esta asignación habrá que eliminarla y crear de nuevo con la sociedad correcta.

3.3. Creación de almacenes.Si vamos a gestionar stocks en el centro, habrá que crear igualmente los almacenes asociados a él.


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Menú Estructura de la empresa Definición Gestión de materiales Actualizar almacén

Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción OX09)

Borraremos las entradas que no sean correctas y crearemos tantas como almacenes gestionemos.

NOTA IMPORTANTE: se ha de configurar la gestión de materiales a nivel de sociedad. Para ello, es necesario modificar los datos de la sociedad a través de la transacción OMSY (se establece un periodo de almacenes activo y si se permite contabilizar en el mes anterior). Ver valores de otra sociedad. Ejecutar la introducción del periodo activo con la transacción MMPV.


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4.Configuración de una organización de compras

La organización de compras es la unidad organizativa necesaria para poder gestionar los procesos de compras en el sistema. Correspondería con el departamento que va a gestionar las compras en una sociedad. Aunque Sap permite que una organización de compras compre para varias sociedades, en Subus solo tendremos organizaciones de compras unisociedad (aunque podremos tener varios centros logísticos definidos para la misma sociedad, como en Alcoyana, y una única organización de compras para adquirir bienes y servicios para los múltiples centros de esa sociedad).

4.1. Creación de una organización de compras.

Al contrario que para las sociedades o los centros, la creación de una organización de compras es simple y no es necesario hacerlo con modelo (ya que no hay tablas de customizing relacionadas).

Menú Estructura de la empresa Definición Gestión de materiales Actualizar organización compras


Crearemos el código deseado (suele coincidir con el de la sociedad) y le pondremos una descripción asociada:

4.2. Asignación de organización de compras a sociedad FI.

En este paso asignamos la organización de compras a la sociedad de Finanzas. No sería necesario hacerlo en el caso de un organización de compras multisociedad.


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Menú Estructura de la empresa Asignación Gestión de materiales Asignar organización de compras a sociedad


Por defecto, el valor de la sociedad aparecerá en blanco para la organización de compras.

4.3. Asignación de centros a organización de compras.

EL último paso en la creación de la organización de compras es su asignación a un centro (o varios si se da el caso).

Menú Estructura de la empresa Asignación Gestión de materiales Asignar organización de compras a centro


Añadiremos tanto registros como sea necesario:

4.4. Creación de grupos de comprasLos grupos de compras no estan vinculados a ninguna estructura organizativa. Su creación es independiente, pudiendo representar a grupos de personas que realizan compras especificas.


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Menú Gestión de materiales Compras Crear grupos de compras


En la creación de los grupos de compras podremos indicar algunos datos generales (como telefono, fax o dirección de correo electrónico), que luego podrán aparecer en la impresión de los documentos de compras.


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5.Configuración de una organización de ventas

La organización de ventas es la estructura organizativa que nos permite gestionar los procesos de venta y facturación en el sistema Sap.

5.1. Creación de una organización de ventas.La creación de una organización de ventas la realizaremos como copia de una ya existente (al igual que con las sociedades o los centros).

Menú Estructura de la empresa Definición Comercial Definir, copiar, borrar, verificar organización ventas Copiar,borrar, verificar organización ventas

Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción EC04)

Seleccionaremos el botón de copiar (tal y como vemos en la imagen):

A continuación el sistema nos solicitará que indiquemos los valores origen y destino:

A continuación se nos mostrará un dialogo, donde informa de algunas precauciones a tener en cuenta con respecto al proceso de copia y pulsaremos a continuación el botón para proceder con la copia.NOTA IMPORTANTE: si se nos pregunta sobre el transporte de los números actuales de los rangos de números, contestaremos siempre que NO.

Cuando concluya el proceso de copia, se nos pedirá una orden de transporte donde se incluirá toda la parametrización de tablas copiada.Como paso final, habrá que modificar la descripción de la organización de ventas, así como su dirección.


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Menú Estructura de la empresa Definición Comercial Definir, copiar, borrar, verificar organización ventas Definir organización ventas


Desde este lugar modificaremos el texto descriptivo. Entraremos en la opción para modificar la dirección.

5.2. Asignación de la organización de ventas a una sociedad.

Menú Estructura de la empresa Asignación Comercial Asignar organización de ventas a sociedad


5.3. Asignación canal de distribución a organización de ventas.

Siempre asignaremos el canal 00 a la organización de ventas creada.Menú Estructura de la empresa

Asignación Comercial Asignar canal distribucion a organización de ventas


5.4. Asignar sector a organización de ventas.

Siempre asignaremos el sector 00 a la organización de ventas creada.


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Menú Estructura de la empresa Asignación Comercial Asignar sector a organización de ventas


5.5. Creación de área de ventas.

El área de ventas es la combinación de Organización de ventas, Canal y Sector (han de estar asignadas previamente por separado a la organización de ventas, como hemos indicado en los dos pasos anteriores).

Menú Estructura de la empresa Asignación Comercial Crear área de ventas


5.6. Asignar organización de ventas/canal distribución a centro.

La organización de venta también esta unida al centro logístico, sobre todo para las ventas que mueven stocks. La asignación del centro se realiza para la tupla Organización ventas / Canal de distribución.

Menú Estructura de la empresa Asignación Comercial Asignar organización ventas, canal distribución, centro



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5.7. Asignar área de ventas a área de control de créditos

El último paso en la creación de la organización de ventas es la asignación de un area de control de crédito (que creamos cuando definimos la sociedad FI). Esto nos permitirá realizar el control del crédito concedido a los clientes al registrar las ventas.

Menú Estructura de la empresa Asignación Comercial Asignar área de ventas a área de control de créditos


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