Manual del usuario

Sistemas Integrales de Automatizacin, S.A. de C.V.

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CONTENIDO

Introduccin ................................................................ 1 Contenido del Sistema CetBio .................................... 2 Instalacin ................................................................... 2 Instalacin del Software ............................................. 2 Procedimiento de Configuracin del Sistema............ 2 Control de Usuarios .................................................... 4 Configuracin General del Sistema ........................... 5 Configuracin de Turnos ............................................ 5 Captura de Empleados................................................ 5 Capturar las huellas de los Empleados ...................... 5 Descripcin de la Pantalla Principal .......................... 6 Configuracin del Sistema .......................................... 6 Terminales ................................................................... 6 Inactividad ................................................................... 7 Reportes ....................................................................... 8 Configuracin de Turnos ............................................ 8 Cuestionario de Ejemplo ............................................ 8 Instrucciones para Configurar un Turno ................ 11 Configuracin del Turno .......................................... 12 Horarios ..................................................................... 12 Tiempo de Comida .................................................... 12 Proceso de Transacciones ......................................... 13 Periodo de Pago ......................................................... 14 Tiempo Extra............................................................. 14 Bloqueo del Reloj ...................................................... 15 Bloqueos ..................................................................... 15 Captura de Empleados.............................................. 16 Procedimiento de Operacin .................................... 18 Extraer Transacciones .............................................. 18 Extraer Informacin ................................................. 19 Imprimir Reporte de Transacciones ........................ 20 Correccin de Transacciones ................................... 21 Imprimir Reportes Necesarios ................................. 21 Mantenimiento del Archivo de Transacciones ........ 22 Depurar...................................................................... 22 Reprocesar ................................................................. 22

Invlidas ..................................................................... 22 Transacciones Por Empleado ................................... 22 Borrar, Agregar ....................................................... 23 Agregar Global .......................................................... 23 Reprocesar Transacciones Extraidas ....................... 24 Archivos de Transacciones ....................................... 24 Reportes ..................................................................... 26 Reportes y Procesos Especiales ................................ 27 Descripcin de Reportes............................................ 28 Lista de Empleados ................................................... 28 Reporte de Transacciones ......................................... 29 Tarjeta de Tiempo ..................................................... 30 Reporte de Horas ....................................................... 32 Listas de Asistencia ................................................... 33 Reporte de Incidencias ............................................. 33 Exportar Horas Trabajadas ..................................... 34 Agregar librera......................................................... 34 Configuracin del Archivo Genrico ....................... 34 Miscelneas del CetBio ............................................. 35 Reportes en Pantalla ................................................. 35 Ventanas Compartidas .............................................. 35 Portapapeles .............................................................. 35 APENDICE A: Formato del Archivo Genrico ...... 38 APENDICE B: Cuestionario de Configuracin de Turnos ........................................................................ 40 APENDICE C: Configuracin y uso del mdulo de asistencia remota ....................................................... 42 APENDICE D: Terminal EasyWay Biometrics ...... 42 Modelo Super Slim .................................................... 42 Modelo Neo ................................................................ 49 Modelo Neo Connect ................................................. 61 Terminal Duo ............................................................. 67 Terminal Ace ............................................................. 73

I N T R O D U C C I N .. INTRODUCCINTip. Recuerde leer el Manual de Usuario de la terminal CetBio que se incluye al final de este manual para conocer toda la capacidad y caractersticas de la Terminal.

El CetBio es un Sistema de Control de Asistencias, de validacin de huella digitales, el cual consta de los siguientes componentes:

-Software Centro de Control del CetBio.- Este es un programa que maneja la informacin de los empleados y las transacciones de asistencia que componen el sistema. -Terminal de huellas digitales Easy Way, Super Slim Neo. En el Software Centro de Control del CetBio, usted puede obtener diversos reportes como: Tarjeta de Tiempo, Resumen de Horas Trabajadas, Listados de Asistencias, Inasistencias, Incidencias, as como listados de Transacciones, Turnos y Empleados, todos separados por turno y departamento. Tambin se puede dar mantenimiento a las marcas de tiempo (agregar o borrar) tanto masivamente como individualmente. Ya sea directamente en la tarjeta checadora o en el archivo de transacciones. El CetBio tiene un sistema de alerta para la inactividad con la terminal, es decir, si en un nmero especfico de das no se ha extrado la informacin de alguna terminal, el software emite un mensaje de alerta. Esto le ayuda a manera de recordatorio para que siempre tenga la informacin necesaria en tiempo para generar los reportes. A la vez, el CetBio le ofrece una interfase genrica para exportacin de datos, y adicionalmente, con los sistemas ms conocidos de nmina, entre ellos: NOI, NomiPaq, MacroPro, etc. Adems, se le puede agregar la interfase para el sistema de nmina que usted utilice. Para instalar el Software CetBio, usted debe tener: - Computadora con Sistema Operativo Windows XP o posterior. - Unidad de CDROM - 11 Megabytes de disco duro para la instalacin del programa.

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CONTENIDO DEL CONTENIDO DEL S I S T E M A C e t B iio S ISTEMA CetB o

El paquete bsico del sistema CetBio debe contener los siguientes componentes: 1. Terminal de huellas digitales Easy Way 2. CD de Instalacin del Software CetBio y de los controladores de Easy Way 3. Documentacin: Manual de Usuario del Software.

I N S T A L A C I N .. INSTALACINEste es solo un procedimiento sugerido para la instalacin total del sistema.

Instalacin del Software: Para la instalacin del software CetBio en la computadora debe estar corriendo el sistema operativo Windows 2000, XP o superior. Introduzca el CD de instalacin en el drive correspondiente. Enseguida, abra el men de Inicio (Start), seleccione la opcin Ejecutar (run) y enseguida teclee lo siguiente (ver figura): D:\Setup.EXE Presione el botn Aceptar (Ok) y enseguida se ejecutar el instalador del CetBio, siga las instrucciones y listo. Al finalizar la instalacin, quedar instalado el software en su computadora y ya estar listo para empezar la configuracin. Para iniciar con la configuracin inicial del software, es necesario ejecutar el programa CetBio desde el acceso directo (shortcut) que se encuentra en el men de inicio. 1.

Paso1.- Le aparecer en pantalla el asistente de instalacin que le ira indicando paso a paso el procedimiento que debe aplicar para la correcta instalacin de sus CetBio.

Paso 2.-Enseguida le mostrara en pantalla el convenio de licencia de usuario final. Presiones Next para continuar

Paso 3.-el sistema le mostrara el flder en que se almacenara su sistema, en caso de desear que sea uno diferente al que le indique presione Browse para elegir la ruta en que desee instalar. Esta misma ventana le informar del requerimiento de espacio para su instalacin.

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Paso 4- el sistema le indicara que se creara un acceso directo en el escritorio, en caso de desear que sea en un flder o lugar diferente deber indicar la ruta.

Paso 5.-el asistente emite una ventana en que le muestra el resumen de instalacin con todos los datos que ha seleccionado previamente. Si la informacin es la correcta presione Istall para ejecutar la instalacin, en caso contrario podr regresar para modificar dicha informacin.

Paso 6.-Se desplegara una ventana donde le mostrara una barra de progreso de la instalacin.

Paso 7.-finalmente le mostrara una ventana donde le informar que se ha completado la instalacin de su CetBio, as como la versin del mismo. Iniciar el administrador del cetbio.

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PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE DE C O N F I G U R A C I N .. CONFIGURACIN

Control de Usuarios. Cuando se ejecuta por primera vez el programa, aparecer una pantalla notificando que no se han definido usuarios en el sistema. Mientras no se definan usuarios, el sistema no solicitar claves de acceso. Si marca la opcin de no notificar, no se volver a notificar la falta de usuarios.

Una vez que se ha definido al menos un usuario, el programa solicitar la clave de acceso cada vez que desee ejecutarlo. En la pantalla de notificacin puede acceder el mdulo de definicin de usuarios directamente, o bien puede hacerlo al presionar el botn de comando con el logotipo del CetBio que se localiza en la esquina inferior derecha de la pantalla principal del sistema.

En este mdulo puede seguir agregando los usuarios que desee, o bien modificar las claves de accesos de los usuarios que ya estn definidos. Para cambiar una clave de acceso, se necesitar conocer la clave de acceso actual del usuario.

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Configuracin General del Sistema. El siguiente paso en la configuracin del sistema, es establecer los valores adecuados en la configuracin general del sistema. Vea la opcin de Configuracin del Sistema para el procedimiento adecuado. Configuracin de Turnos. Ahora deber establecer los parmetros de configuracin de los turnos que se van a utilizar, esto es importante y debe completarse antes de continuar, porque necesitar tener definidos los turnos para poder asignar los empleados a los turnos. Para establecer los parmetros de los turnos, llene el cuestionario que se anexa en el Apndice D para cada uno de los turnos que necesite utilizar. Al terminar el cuestionario, ser ms fcil entender el uso que tienen cada uno de los parmetros de configuracin de los turnos. Vea la seccin Configuracin de Turnos en este manual para conocer el procedimiento de configuracin de turnos Captura de Empleados. Ahora puede proceder a capturar los empleados en el sistema. Se debe tener en cuenta que la configuracin de turnos, o al menos la agrupacin de empleados por turno debe estar ya establecida para que sea ms fcil y rpido el proceso de implementacin del sistema. Para el conocer el proceso de agregar empleados, consulte la seccin Captura de Empleados.

Capturar las huellas de los Empleados. Luego de capturar los empleados, se procede a capturar las huellas. Este es un procedimiento que si bien es parte de la configuracin, eventualmente se necesitara realizar a medida que nuevos empleados se van registrando en el sistema.

Este es el procedimiento de configuracin Inicial para completar la implementacin del sistema. Ahora solo resta utilizar el sistema siguiendo los pasos recomendados en el Proceso de Operacin y as aprovechar al mximo la capacidad del Sistema CetBio.

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DESCRIPCIN DE DESCRIPCIN DE LA PANTALLA LA PANTALLA P R I N C I P A L ... PRINCIPAL

Al ejecutar el Software CetBio, aparece una pantalla similar a la siguiente.

En la lista Terminal, usted puede seleccionar la terminal con la que va a trabajar. Cuando selecciona la terminal, automticamente se visualizaran los empleados asignados a esta terminal y se cargan los turnos y dems informacin que pertenezca a la terminal seleccionada, y finalmente se realiza una revisin de la actividad de la terminal. En la Lista de Empleados, se muestran los empleados pertenecientes a la terminal seleccionada. Inicialmente, se muestran los empleados Activos. Aqu puede seleccionar uno o varios empleados para realizar algn proceso o reporte con l o ellos. Para la lista de empleados aplican los botones: Buscar, Insertar, Borrar, Modificar y la lista de seleccin de mostrar empleados Activos e Inactivos. El Software CetBio tiene en la parte inferior informacin del nmero de empleados en esta terminal y el nmero de empleados seleccionados, solo como informacin.

CONFIGURACIN CONFIGURACIN D E L S I S T E M A .. DEL SISTEMA

El primer paso despus de instalar el sistema y an antes de capturar informacin es configurar el sistema y las terminales. Este proceso se hace solo una vez al inicio del sistema y posteriormente siempre que se desee agregar una terminal o dar mantenimiento a los archivos de transacciones. El proceso de configuracin, incluye el proporcionar los datos bsicos para la identificacin de las terminales y para reservar espacio para almacenar los datos de cada terminal.

NOTA. Por de default, el sistema trae definida una Terminal, es decir la Terminal nmero 1.

Cuando presiona el botn de Configuracin aparece la ventana que se muestra en la figura 2, Hay varias secciones donde hay que establecer algunos valores: Terminales... Ids: Es una lista de las identificaciones de las terminales que actualmente tiene el sistema. Cada terminal agregada aqu debe tener una identificacin nica. Pero, es posible que varias terminales fsicamente tengan la misma identificacin, segn la manera de implementacin del sistema. La identificacin siempre es de solo 1 dgito, puede utilizar los nmeros y letras. Cuando la identificacin sea una letra, entonces la terminal deber tener el cdigo ASCII de la letra como

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PRECAUCION: Los siguientes nombres de archivos no pueden ser usados en el sistema: - *.bak, - tmpfile.tmp - tmpfile2.tmp - cettmpfl.tmp - cettmprs.tmp

identificacin de la terminal, por ejemplo si la identificacin en el software es A entonces la identificacin fsicamente en la terminal CetBio debe ser 065. A medida que se van moviendo a travs de esta lista, los datos de la terminal seleccionada van apareciendo.

Almacenamiento: Descripcin: Este es el nombre ms descriptivo de la terminal. Esta es la identificacin como nosotros conocemos a la terminal. Puede ser el rea en donde se encuentra ubicado el reloj, la sucursal, etc. Por ejemplo: Puerta Principal, Almacn, Sucursal Central, etc. Archivo de Empleados: Es el nombre del archivo en donde se almacenarn los datos de los empleados. Tpicamente, cada reloj deber tener un nombre de archivo diferente. Archivo de Turnos: Se especifica el nombre del archivo en donde se almacenar toda la informacin referente a los turnos de esta terminal. Transacciones: Este es el nombre del archivo en donde sern almacenadas las transacciones de los empleados. Normalmente cada terminal tendra su propio archivo de transacciones. Si usted requiere que empleados asignados a una terminal puedan ser transferidos a otra terminal con todo y sus transacciones, esto se lograra, utilizando el mismo nombre de archivo de transacciones para todas las terminales; solo cuidando que no se dupliquen los nmeros de empleados en ninguna terminal. El sistema agregar en este archivo las transacciones que haya extrado del reloj, despus de procesarlas. El botn de Agregar, Adicionar una nueva terminal al sistema. Primero solicitar el nmero de identificacin de la terminal y enseguida usted deber capturar los dems datos de esta terminal. Para seleccionar el numero de Identificacin de la terminal considere lo que se especifica en Ids de la terminal ms arriba en esta misma seccin. El botn de Borrar, quitar sin ms ni ms, los datos de la terminal seleccionada del sistema; sin embargo los archivos de datos que hubiera de esta terminal debern borrarse manualmente.

Tip. El nombre del archivo de turnos puede ser el mismo para varias terminales, siempre y cuando se manejen los mismos turnos.

Tip. Seria recomendable utilizar siempre la misma extensin en los nombres de los archivos de transacciones, para identificar los archivos mas fcilmente, sobre todo si cambia frecuentemente el archivo, Por ejemplo: *.chk o *.trs.

Tip. Las Teclas de Insertar yBorrar, hacen la misma funcin que los botones de Nueva y Borrar respectivamente.

El botn de Inactividad, permite ver el estado de actividad de la terminal en lo referente a transacciones y configurar la Notificacin de Inactividad. El Software CetBio, mantiene un registro de la ltima vez que se extrajo la informacin de cada terminal y enva una notificacin al usuario cuando no se ha extrado informacin en un periodo de tiempo especificado en esta seccin de configuracin. Si presiona este botn aparecer la siguiente ventana: Esta es una ventana informativa, la cual nos indica cuando fue el ltimo da en que se extrajo la informacin de la terminal y el resultado de la operacin, y a la vez podemos configurar la Notificacin de Inactividad. Mostrar Este Mensaje Cada ______ Das. Aqu especificamos cuanto es el mximo de das que deber permanecer sin extraer transacciones la terminal seleccionada. Es recomendable que utilice la misma longitud del periodo de pago. Despus de pasados estos das, se emitir un recordatorio cada vez que se haga referencia a la terminal o al arrancar el programa, hasta que se transfiera la informacin de la terminal al sistema. Si usted pone un cero en este campo, deshabilitar el envo de mensajes para esta terminal. Presione el botn de Continuar para regresar a la pantalla de Configuracin.

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En la seccin de Configuracin General del Sistema, tenemos: Empresa: Aqu especificamos el nombre de la empresa para el encabezado de todos los Reportes. Recuerde que este es el nombre que se debe usar para registrar al sistema, y este no podr ser cambiado una vez registrado el sistema. Reportes Ordenados por Los reportes que imprime el sistema desde la computadora, pueden estar ordenados ya sea por el Nmero de Empleado o por Nombre, usted seleccione. Tarjeta: Este dato permite definir el tamao que tendr la tarjeta de tiempo. Para este dato se incluyen cuatro parmetros: carta, media carta, oficio y media oficio segn se requiera. Cuando utiliza media carta o medio oficio, se imprimirn dos tarjetas de tiempo por cada hoja. Imprimir Minutos en Decimal: Esta opcin permite cambiar la apariencia de las horas calculadas de Formato Decimal (36.50) a Formato Sexagesimal (36:30). Para los reportes de Tarjeta de Tiempo y Reporte de Horas. Longitud para el nmero de empleado: En esta opcin usted puede definir el tamao en caracteres que tendrn los nmeros de empleado en el sistema. Presionamos el botn de Cancelar para deshacer todos los cambios que hayamos hecho en esta sesin de configuracin y regresar a la pantalla principal, o presionamos el botn de Aceptar para grabar todos los cambios que hayamos hecho y regresar a la pantalla principal.

CONFIGURACIN CONFIGURACIN DE TURNOS DE TURNOS

El Software CetBio permite definir hasta 15 turnos diferentes. Por DEFAULT, el sistema ya trae definidos los 15 turnos con los valores iguales para todos los turnos. Adapte los turnos que usted va a utilizar segn sus necesidades Para establecer los parmetros de los turnos llene el cuestionario que se anexa en el Apndice D, un cuestionario para cada uno de los turnos que necesite utilizar. Ah mismo se presentan instrucciones tanto para contestar el cuestionario como para configurar los turnos basados en el cuestionario. Para saber cuantos turnos va a utilizar, entonces deber hacer un agrupamiento de los empleados que tienen horarios iguales o similares, y, dependiendo del nmero de grupos que logre tener, eso ser el nmero de turnos que va a tener. Utilice la informacin de este cuestionario para agrupar a los empleados. A manera de ejemplo, en las siguientes pginas, le mostramos un cuestionario debidamente contestado. Las respuestas corresponden a un horario de semana inglesa, muy utilizado en la industria maquiladora americana. Tambin se incluye una breve explicacin a manera de idea, de porque se elige cada opcin, cuando la respuesta no sea muy obvia. CUESTIONARIO NUMERO 1. 1. A que horas es el inicio del da para los empleados de este turno? Este valor es un desplazamiento del cambio natural del da, para hacer que las transacciones de un 3er turno hechas mas all de la media noche, sean contadas en el da anterior. 04:00 (HH:MM) Nadie marcar una entrada antes de las 4:00 a.m., pero posiblemente alguien marque una salida entre la media noche y las 4:00 a.m. 2. Cunto es el MXIMO de tiempo que un empleado puede permanecer trabajando en un solo da? Este valor es para considerar las salidas hechas mucho mas all de la media noche, colocarlas con la entrada del da anterior si no exceden este tiempo entre ellas. 18:00 (HH:MM) 18 horas es el tiempo mximo continuo que un empleado puede estar trabajando en un solo da. 3. Cul es la hora de entrada del personal? 8:00 a.m. 4. Qu tan temprano (antes de la entrada) puede llegar el personal a la planta y marcar la entrada, sin que se acumule tiempo sino hasta la hora de entrada? 30 min. (7:30). Puede haber personas que llegan temprano y el reloj estar disponible desde las 7:30 para marcar la entrada.

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Que tan tarde puede un empleado llegar sin que se le descuente el tiempo de Retardo? 10 min. (8:10). Para considerar la lnea que tienen que hacer para marcar la entrada, cuando todos llegan al mismo tiempo, y considerar un poco de tiempo de traslado desde la entrada a las instalaciones hasta el reloj checador. Cual es la hora de salida del personal? 06:00 p.m. (18:00 horas) Tenemos un horario de 9 horas diarias. Que tan temprano pueden marcar la salida sin que se le descuente de su tiempo trabajado? 5 min. (5:55 p.m.). Solo para considerar que algn empleado pueda terminar antes su trabajo asignado y ya no hay tiempo para iniciar otro, puede irse. Que tan tarde puede marcar el empleado su salida sin que ese tiempo se acumule al tiempo trabajado? 30 min. (6:30 p.m.). Para incluir al personal que primero se asea o se prepara para irse antes de marcar la salida, pero que no se qued a trabajar. Dejamos solo 30 minutos, porque tambin hay personas que si se quedan trabajando, y debern permanecer al menos 30 minutos trabajando para considerarles tiempo extra. Debe el personal marcar sus salidas a comida y regresos de comida?

Si. Se les necesita controlar el tiempo que emplean en la comida.10. Si NO marcan sus salidas a comida y regresos de comida, debe deducirse automticamente el tiempo que emplean en la comida? Despus de cuanto tiempo trabajado? Si., 07:00 horas. Para los empleados que no marquen sus horas de comida, se les debe deducir automticamente el tiempo de comida siempre y cuando hayan trabajado al menos 7 Horas. 11. Si SI marcan sus salidas a comida y regresos de comida, debe quitrseles siempre una cantidad mnima como tiempo de comida? Cuanto tiempo mnimo debe deducirse? Si, 60 min. Si los empleados marcan tiempos de comida menores que 60 min. entonces debe deducrseles los 60 minutos, que es el tiempo destinado para comida. 12. Si SI marcan sus salidas a comida y regresos de comida, tienen los empleados algn tiempo adicional al tiempo de comida para reincorporarse a trabajar? Cunto? Si; 5 min. Los empleados tienen 5 minutos despus de completar su tiempo de comida para que regresen a trabajar, porque el comedor esta retirado del reloj y porque tienen que hacer lnea para marcar cuando regresan todos juntos. 13. Cunto es el Tiempo Mximo Permitido entre una salida a comer y una entrada de comer? Este valor es para clasificar las transacciones de comida, no es para el clculo del tiempo de comida. 120 min. Si alguien se tarda ms de 2 horas entonces se considera como que sali de la empresa y volvi a regresar, no como tiempo de comida. 14. El tiempo calculado como tiempo de comida, se deduce del tiempo que el empleado esta en la empresa? Ej. Si. Los empleados estn por un espacio de 10 horas (de 8:00 a 6:00) pero solo trabajan 9 Horas 15. Deseas redondear las marcas que se hacen fuera de los horarios definidos a una cantidad fija de minutos? Cuantos? __ 1. No. Pagar minuto a minuto. __ 6. Redondear las horas a cada 6 min. __ 15. Redondear las horas a cada 15 min. __ 30. Redondear las horas a cada 30 min. Redondear cada 6 minutos, de forma que si una marca de entrada se hace a las 8:16 a.m., entonces se redondea a las 8:18. Porque 18 min. Es el minuto ms prximo a 16 de cada 6 minutos. El anterior sera 8:12, pero esta a mas tiempo que 8:18. 16. Que tipo de periodo de pago utiliza el personal: Diario, Semanal, Decenal, Catorcenal, Quincenal o Mensual? Semanal. 17. Cual es la fecha del primer periodo de pago? 02/01/00. Mi primer periodo de pago inicia el domingo 2 de enero de 2000, porque mi semana laboral es de domingo a sbado. 18. Para periodos de longitud variables, Se paga una cantidad fija de das siempre que se completa el periodo? Cuantos das? El Periodo no es de longitud variable.

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OTRO EJEMPLO: Si el periodo fuera quincenal, puedo indicar que se paguen siempre 15.2 das por periodo, en vez de pagar los das que trae el periodo, que pueden ser 13, 14,15 16. 19. La empresa les paga tiempo extra a los empleados de este turno?

Si. La empresa si paga el tiempo extra.20. Cul es el mximo de horas normales para iniciar a acumular el tiempo extra del tipo 1 (TE1) en el da? 09:00 Horas. Despus de 9 horas en el da, se empieza a acumular tiempo extra doble (TE1). 21. Cul es el mximo de horas normales + TE1 para iniciar a acumular el tiempo extra del tipo 2 (TE2) en el da? 12:00 Hrs. Despus de 12 horas trabajadas en el da (9 Normales + 3 Dobles) se considera como tiempo extra triple (TE2). 22. Tiempo extra semanal. Cul es la jornada semanal despus de la cual se empieza a contar TE1? 45 horas. Despus de 45 horas normales a la semana se empieza a contar tiempo extra doble (TE1). 23. Tiempo Extra Semanal Cul es el mximo de horas normales + TE1 en la semana para empezar a contar TE2? 54 Horas. Despus de 54 Horas Normales + TE1 se empieza a contar Tiempo extra triple. Eso hace que en una semana, solo pueda tener 45 horas normales y 9 horas dobles y el resto triple. 24. Si el periodo de pago es de longitud variable: Qu da de la semana inicia la semana de trabajo? Lunes. La semana laboral es de lunes a domingo. 25. Requiere que el reloj no este disponible en algn horario especifico? Si es as, indique en cuales horarios no debe estar disponible el Reloj (hasta 4 horarios). Si. Se requiere que el reloj NO este disponible antes de la hora de entrada ni despus de la hora de salida, porque el tiempo extra debe ser autorizado por un Supervisor, solo el supervisor les permite hacer las marcas de entrada antes de la hora o salida despus de la hora. Entonces el horario que estar bloqueado el reloj ser: De las 6:31 p.m. (18:31) que es la hora de salida mas los 30 minutos que tienen para marcar salida, Hasta las 7: 29 de la maana del siguiente da. Solo un horario de bloqueo de la terminal se necesitar para este turno.

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Para pasar la informacin del cuestionario a la pantalla de turnos, siga las siguientes instrucciones: Instrucciones para poner las respuestas de este cuestionario en la configuracin de los turnos: 1. 2. 3. 4. Llene un cuestionario para cada turno que se va a usar. Vea el ejemplo que se muestra en las pginas previas, como referencia. Numere los cuestionarios, procure seguir un orden lgico relativo a la hora de entrada. Seleccione el turno Adecuado segn la numeracin que haya hecho de sus cuestionarios. En la lista donde se muestran los 15 turnos, haga clic en el nmero de turno que va a configurar. Una vez contestado el cuestionario, en el Software CetBio, presione el botn de Turnos y aparecer la pantalla de configuracin de turnos. Vea la figura que se muestra a continuacin. Esta es la pantalla de Configuracin de Turnos del CetBio, la cual incluye el Nmero de la Pregunta, cuya respuesta debe poner en el dato en el cual est el nmero.

Por ejemplo: El Nmero 1 est en el dato que tiene la etiqueta: Inicio de la parte donde estn los datos de la Entrada. En ese espacio ponga la respuesta de la pregunta nmero 1.

5.

Proceda a capturar la informacin, recuerde las siguientes reglas para la captura de datos: Los datos que representan una hora del da, deben capturarse en formato de 24 Horas, es decir, para introducir las 2:00 de la tarde (p.m.) debe introducir 14:00. Los datos que representan fechas deben capturarse con el formato DD/MM/AA donde DD es el da, MM es el mes y, AA es el ao. Las respuestas de SI o NO, deben capturarse marcando la opcin que representen cuando se sea SI y desmarcndola cuando sea No.

A continuacin describimos a detalle el funcionamiento de cada uno de los parmetros de configuracin de los turnos y la manera como el sistema realiza los clculos. El Cuestionario de configuracin de turnos, es un resumen ms general de cada uno de los parmetros. Le recomendamos ampliamente que utilice el cuestionario y esta seccin la utilice solo como referencia.

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Tip. Esta pantalla puede dejarse abierta todo el tiempo. Presione el botn derecho del mouse dentro de la pantalla y cmbiese a otra que este abierta.

Esta pantalla muestra el estado actual de los turnos, y aparece seleccionado el turno al que est asignado el empleado que est seleccionado o el primer turno. En los turnos configuramos las horas de Entrada, Salida, Comida y datos para el redondeo de las transacciones, as como los horarios en los que estar bloqueado el reloj para los empleados que tengan asignado este turno, el perodo de pago con sus jornadas y otros parmetros que se utilizan en el clculo del tiempo trabajado. Turno: Esta es una lista de los 15 turnos en la cual usted puede seleccionar el turno que quiera consultar o modificar. Cuando se mueve a travs de esta lista, los datos correspondientes al turno seleccionado se mostrarn. Entrada: Redondeo: Este dato, indica el tiempo en minutos en que el empleado puede checar la entrada antes de la hora de inicio, para que le sea considerada la checada como a la hora de inicio (max. 255 min.). Por ejemplo, si el inicio del turno es a las 6:00 a.m., y el redondeo es establecido en 20 min. Significa que las checadas que ocurran desde las 5:40 a.m. hasta las 5:59 a.m., sern consideradas como si se hicieran a las 6:00 a.m. Inicio: Esta es la hora de inicio oficial del turno de trabajo. Debe ser introducido en forma militar. Por ejemplo, si el turno inicia a las 6:00 a.m., introduzca 06:00. Si un turno inicia a las 11:15 p.m., introduzca 23:15. Gracia: Este dato significa la tolerancia para retardo. El tiempo en minutos en el que el empleado puede marcar la entrada despus de la hora de inicio, y le sea considerada la hora de inicio (max. 255 min.). Por ejemplo, si su tolerancia es de 10 minutos y la hora de entrada es a las 6:00 a.m., el empleado puede marcar su entrada a ms tardar a las 6:10 a.m., y su entrada se considerar a las 6:00 a.m. Salida: Gracia: Este dato indica qu tan antes de la hora de salida, el empleado puede checar y considerar la checada como a la hora de salida (max. 255 min.). Por ejemplo, si el turno termina a las 3:30 p.m., y la gracia para el final es de 8 minutos, las checadas entre las 3:22 p.m. y las 3:29 p.m., se considerarn como si fueran a las 3:30 p.m. Final: Esta es la hora oficial de terminacin de la jornada de trabajo para este turno. Debe ser introducido en forma militar, por ejemplo, si el turno termina a las 3:30 p.m., debe introducir 15:30. Redondeo: Este dato indica el tiempo en minutos en el cual el empleado puede checar la salida despus de la hora final del turno, para que le sea considerada la checada como a la hora final del turno (max. 255 min.). Por ejemplo, si el final del turno es a las 3:30 p.m., y el redondeo para final es establecido en 25 min. Significa que las checadas que ocurran desde las 3:31 p.m. hasta las 3:55 p.m., sern consideradas como si la checada fuera a las 3:30 p.m. Los parmetros siguientes determinan las Reglas para manejar el Tiempo de Comida. Hay tres formas de manejarlo; checando Salida a Comer y Entrada de Comer, Deduccin Automtica del periodo de comida y No Tiempo de Comida.

NOTA: Usted puede igualmente definir turnos que incluyan horas de diferentes das, por ejemplo, puede definir un turno que inicie a las 11:00 p.m., y termine a las 5:00 a.m. del da siguiente, solo poniendo el inicio del turno a las 23:00 y el final del turno a las 05:00.

Tiempo de Comida:NOTA. Si un empleado toma mas para comer que la duracin oficial establecida + el tiempo de gracia, el excedente ser redondeado conforme al Redondeo General.

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La forma ms simple es No Tiempo de Comida, la cual es frecuentemente usada para empleados que trabajan menos de 8 horas en un da. En este caso, no deducir el tiempo de comida del tiempo trabajado. Para utilizar esta forma, solo marque la casilla al final de la ventana que dice Pagar Tiempo de Comida y as el sistema no deducir nunca el tiempo de comida a pesar de que existan transacciones de comida o de los parmetros de comida definidos. La otra forma ms simple, es la Deduccin Automtica del tiempo de comida. Esta se aplica, si el tiempo trabajado por el empleado en un da, excede el valor en el parmetro Despus de..., entonces el sistema deducir el tiempo establecido en Duracin:. Por ejemplo, es usual que se utilicen 30 minutos para comer despus de haber trabajado 6 horas. Entonces, si transcurren ms de 6:00 horas entre una entrada y una salida, se deducirn automticamente 30 minutos como tiempo de comida. Esto evita que el empleado olvide checar cuando sale o entra de comer. La deduccin automtica, sin embargo, no puede controlar el abuso de algunos empleados que se toman ms del tiempo establecido para comer. El tercer tipo de las reglas para deducir tiempo de comida, incluye definir cada uno de los aspectos del tiempo de comida; es decir, la Duracin, la Gracia y el valor Despus de:. La duracin es el tiempo de comida, la gracia es el tiempo adicional que se le da al empleado para marcar su regreso de comer, en caso de que tenga que hacer lnea para marcar. Sin embargo, el sistema combina las dos ltimas reglas. En caso de que el empleado olvide marcar la Salida a Comer o la Entrada de Comer, el reloj deducir automticamente el tiempo establecido para comida. Si las dos checadas existen, redondear las checadas utilizando los parmetros dados y calcular el tiempo entre las dos checadas, si este es mayor que el tiempo establecido para comer, deducir este tiempo, si es menor deducir el tiempo establecido para comer. Pagar Tiempo de Comida: Este es un dato que indica si se debe pagar o no el tiempo empleado en la comida. Cuando este parmetro est activado, no se deducir el tiempo de comida del tiempo trabajado. Si este parmetro no est seleccionado, se utilizaran las reglas para deducirle su tiempo de comida.NOTA. Recuerde que si las checadas de comida, Salida a Comer y Entrada a Comer estn presentes, aunque no se haya transcurrido este tiempo, se deducir el tiempo de comida.

Duracin: Este es el tiempo establecido para la duracin de la comida, el cual se deducir segn los casos definidos anteriormente. Debe darse el valor en minutos (max. 255 min.). Gracia: Este dato significa cuanto tiempo mas de la duracin oficial de la comida, el empleado puede checar su Entrada de Comer y considerarse el tiempo de comida, dentro de la duracin oficial de la comida (max. 255 min.). Esto permite al empleado checar su entrada de comer unos pocos minutos tarde sin ser penalizado por ello, lo que puede pasar cuando muchos empleados regresan al mismo tiempo. El default es de 5 minutos. Introduzca el dato decidido, incluso puede ser 00. Despus de: Representa el mnimo de tiempo que se debe trabajar para que sea deducido el periodo de comida. Recuerde que este dato es tiempo transcurrido y no una hora del da.

Proceso de Transacciones: Estos parmetros se utilizan para la clasificacin de las transacciones. Todas las transacciones en la terminal estn solo en forma secuencial, y no se sabe si son entradas, salidas, marcas de comida, hasta que estas se procesan y se clasifican. El procedimiento para clasificar las transacciones, se basa en las siguientes reglas: Se establece primero el da al que pertenece la transaccin (puede ser el da anterior o el da actual) dependiendo de lo siguiente: A) Las marcas entre la media noche y la hora especificada en Hora de Cambio de Da pertenecen al da anterior B) Si en el da anterior FALTA una transaccin para completar el da, entonces se compara si el tiempo entre la primera transaccin del da anterior y la primera de este da NO EXCEDE el tiempo especificado en Mximo para Transaccin Omitida, entonces la transaccin pertenece al da anterior para completar las transacciones del da anterior. Una vez establecido el da de las transacciones, se procede a clasificarla en su tipo segn lo siguiente: La primera transaccin del da es Entrada, La segunda transaccin, se clasifica hasta que llega la tercera transaccin. Si no hay una tercera transaccin, entonces la segunda transaccin es una Salida. Si hay una tercera transaccin, entonces se obtiene la diferencia de tiempo entre la 2 y la 3 transaccin, si esta NO excede el tiempo establecido en Tiempo Mximo p/Trans. de comida entonces las marcas son Salida a Comer y Regreso de Comer respectivamente. Se repite el proceso desde el paso 2 considerando como si la 4 transaccin fuera la 2. Esto se hace cclicamente hasta que no haya ms transacciones en el da.

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Periodo de Pago:Tip. Puedes imprimir reportes de Horas diarios poniendo el periodo de pago Diario y la fecha de inicio del da que quieres imprimir. Solo recuerda devolver los valores a los valores originales del turno.

Tipo de Jornada: Significa el tipo de perodo de pago. Puede seleccionar de la lista cualquiera de los siguientes periodos de pago: Diario, Catorcenal, Semanal, Quincenal. Decenal, Mensual.

Nota: El sistema tiene capacidad para manejar hasta 35 Das. Si en un periodo, se hicieran ms de 35 pares de transacciones, las restantes se ignorarn.

Fecha de Inicio (DD/MM/AA): Este dato, indica la fecha de inicio del primer periodo que usted desea considerar para este turno. Tambin puede ser el primer periodo del ao. Esta fecha se usa solo como referencia para calcular los lmites de los perodos, por eso, si sus reportes no muestran correctamente las fechas de inicio y final del perodo, ajuste este parmetro. Para los periodos variables, deber usar una fecha de inicio del ao actual. Pagar ____ das Fijos por periodo. Este dato aplica para los periodos que son variables (Ej. Quincena). Indica que por cada periodo completo trabajado se deben pagar esta cantidad de das. Por Ejemplo: si el periodo es Mensual y usted desea pagar 30.4 das por cada mes independientemente si el mes tiene 28, 29,30 o 31 das. No seleccione esta opcin para periodos constantes. Tampoco si desea pagar exactamente los das que contiene el periodo. Los das a pagar se reportan en el reporte de Horas Trabajadas y en el archivo de exportacin a nmina.

Tiempo Extra: Los siguientes parmetros definen los trminos para el clculo del tiempo extra. El CetBio calcula 2 niveles de tiempo extra. Estos niveles pueden ser usados por ejemplo para que el nivel 1 o sea el Tiempo Extra 1 (TE1) sea doble y el Tiempo Extra 2 (TE2) sea tiempo extra triple. Cada uno de los niveles de tiempo extra se contabiliza de dos diferentes formas: Tiempo Extra Diario: Es el tiempo trabajado en el da, que exceda el Lmite Diario y el tiempo trabajado en los das marcados como das de descanso a cada empleado. Tiempo Extra Semanal: Es el tiempo trabajado en una semana, que exceda el limite semanal, excluyendo aquel tiempo que ya califico para el tiempo extra diario. EJEMPLO: Supongamos que la jornada diaria en una empresa es de 9 horas, y su jornada semanal es de 48 horas (5 das y 3 horas el Sbado). Entonces lo limites serian Diario: 9, Semanal: 48. Un empleado que tiene marcados como da de descanso los domingos, trabaj diariamente las siguientes horas: Das Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado Total de Horas Horas 9 10 10 9 10 5 53 Horas 9 9 9 9 9 5 50 Normales Extra (Regla del Tiempo Extra Diario). 0 1 1 0 1 0 3

Regla del Tiempo Extra por Periodo Tiempo Normal 50 Horas Limite Semanal 48 T.E. Semanal 2 TOTALES Normales: 48 TE1 2+3 = 5

Segn la regla de la jornada diaria, y la regla de jornada por periodo (48) los totales seran: Horas Normales: 48 Horas Extras : 5 Habr tiempo extra por periodo, cuando se trabaje en un da festivo y se agregue una transaccin de da festivo o cuando no se aplique el tiempo extra diario.

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Definicin de los parmetros para el Tiempo Extra. Pagar Tiempo Extra Se marca esta opcin cuando si se va a calcular tiempo extra. Si no se va a calcular tiempo extra, solo desmarque esta opcin, y todas las horas trabajadas se reportaran como normales.Tip. En la jornada diaria no se incluye el tiempo de comida.

Limite Diario: Es el total de horas que completan la jornada diaria. Este tiempo, representa el tiempo trabajado; no una hora del da, despus del cual se empezar a contabilizar el tiempo extra diario para este nivel. Aunque usted no desee calcular tiempo extra, este dato debe llenarse de forma correcta, puesto que se utiliza para calcular el nmero de das trabajados en el periodo. Si la jornada diaria es de 8 horas, introduzca 08:00. Limite semana: El total de horas que se deben trabajar en la semana para empezar a acumular horas trabajadas en este nivel. Para los lmites del TE2, se incluyen los lmites del TE1. De forma que este limite incluye el Tiempo Normal y el TE1 para el clculo del TE2. Redondeo de Transacciones.

NOTA: En el sistema los segundos son ignorados, de tal forma, que si una checada se presenta a las 6:15:59, dicha checada se tomar como 6:15.

Redondeo General (1M--6M -15M --30M): Esta es la regla de redondeo general para las transacciones que no estn dentro de los intervalos definidos para el inicio y el final del turno. En esos casos se redondearn al minuto ms prximo divisible por el valor dado en este parmetro. Por ejemplo: 1 Minuto, significa minuto a minuto, es decir, no hay ningn redondeo, contabiliza cada minuto. 6 Minutos, significa que la hora se dividir en bloques de 6 minutos, y se redondear segn el inicio del bloque ms prximo. La siguiente grfica ilustra lo anterior: :00 :06 :12 :18 :24 :30 :36 :42 :48 :54 :00 ||||||||||| | | | | | | | | | | :03 :09 :15 :21 :27 :33 :39 :45 :51 :57 Si una transaccin est 15 minutos despus de la hora, se redondear a los 12 minutos. Si una transaccin est a los 16 minutos despus de la hora, se redondear a los 18 minutos. Los tiempos redondeados son los que se utilizan para el clculo del tiempo trabajado. 15 Minutos, Indica el redondeo al inicio del bloque de 15 minutos ms prximo. La grfica siguiente ilustra lo anterior: :00 :07 :15 :22 :30 :47 :45 :52 :00 |>|>|>|>| El tiempo de la transaccin es redondeado al cuarto de hora ms cercano. Si la checada aparece a los 22 minutos despus de la hora, se redondear hacia los 15 minutos. Si una checada aparece a los 23 minutos, se redondear a los 30 minutos. El sistema tiene la capacidad de bloquear la terminal para que no reciba checadas de empleados en intervalos definidos en los siguientes parmetros. Puede definir hasta 4 segmentos de tiempo, los cuales deben estar en orden y son llamados Bloqueos.

Bloqueos: Inicio del Bloqueo 1: Los empleados no podrn checar en los periodos definidos aqu. Si un empleado intenta checar en el periodo de bloqueo, la terminal emitir una seal de rechazo y desplegar el mensaje FUERA DE HORARIO. Este perodo de bloqueo tiene gran utilidad para evitar pagar tiempo extra que no est autorizado, para los empleados que checan demasiado temprano o demasiado tarde. Por ejemplo puede poner el inicio del perodo de bloqueo, 25 minutos despus de la hora final del turno. Si el turno termina a las 3:30 p.m., el bloqueo iniciara a las 3:56 p.m. Introduzca entonces 15:56.

TIP. Los bloqueos no se aplican cuando es un supervisor el que agrega la transaccin.

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NOTA. Los periodos del bloqueo del reloj, se puede deshabilitar, poniendo tanto el inicio del bloqueo como el final del bloqueo a la misma hora, generalmente se pone 00:00. Pero si ambos son diferentes, se activar el periodo de bloqueo. Adems, los intervalos deben estar en orden de horas.

Final del Bloqueo 1 : Este parmetro es la hora en la cual finalizar el bloqueo de la terminal para este turno. Por ejemplo si desea bloquear el reloj hasta 30 min. Antes de la hora de entrada, y la hora de entrada es a las 6:00 a.m., el final del bloqueo seria a las 5:29 p.m., introduzca entonces 05:29. Se llenaran los bloqueos que se necesiten. Se pueden utilizar los cuatro bloqueos, o bien, uno, dos,...... o ninguno, esto es por cada uno de los turnos. Nota: Los blo1queos no estn implementados en esta versin del software, se mantienen por compatibilidad con otras versiones. En la esquina inferior derecha se encuentran tres botones, el primero que es Almacenar que se habilita cuando hemos realizado algn cambio al turno, y nos sirve para grabar ese cambio. El segundo es Cancelar que como su nombre lo indica, cancela los cambios que hemos realizado en los turnos y regresa a la pantalla principal. El tercer botn es Salir, con este se sale de la pantalla de edicin de turnos. Cuando presionamos ste botn y realizamos algn cambio, nos pregunta si deseamos almacenar la informacin.

CAPTURA DE CAPTURA DE E M P L E A D O S .. EMPLEADOS

Los botones de Insertar y Modificar de la pantalla principal, realizan las funciones de agregar empleados o modificar los datos del empleado seleccionado, ambos realizan validaciones para evitar duplicados tanto de nmeros de empleados como de nmeros de credencial. El sistema permite reutilizar los nmeros de credencial de los empleados que actualmente estn como inactivos, pero no as los nmeros de empleado, estos deben ser nicos.

Tip. Puedes seleccionar mas de un empleado a la vez, utilizando las teclas de Shift y Ctrl junto con las flechas y/o el mouse.

El botn de Borrar, lo que realiza es mover los empleados seleccionados de activos a inactivos, pero la informacin perteneciente a los empleados que se borraron permanece en el sistema, por lo cual se puede seguir obteniendo informacin de los empleados inactivos.

El botn de Buscar, permite realizar bsquedas secuenciales de informacin en la lista de empleados. Cuando se ejecuta este comando, aparece una pantalla como la que se muestra en la fig. 9, en la cual puedes seleccionar el campo e introducir la informacin que se va a buscar en l. Despus de encontrar una vez la informacin, la siguiente bsqueda se realiza a partir de la posicin del resultado de la ltima bsqueda realizada. Si la informacin se encontr, el empleado que la contiene queda seleccionado y se muestra en la ventana de la lista de empleados.

Con los botones de seleccin, se puede hacer que la lista de empleados muestre los empleados Activos o Inactivos. Cuando la lista de empleados muestre los empleados Inactivos, algunos botones de comando

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cambian de nombre y realizan actividades diferentes. Los botones que cambian de nombre son Recuperar y Eliminar. El botn de Recuperar, realiza la funcin inversa al de Borrar, es decir, mueve los empleados seleccionados de Inactivos a Activos. Este proceso de mover los empleados, debe hacerse con precaucin porque no se realiza ninguna validacin y, despus de esto, puede haber nmeros de credenciales duplicados en la lista de empleados Activos.Tip. Para no perder la seleccin de empleados que tenemos, puedes almacenar la seleccin actual presionando el botn derecho del mouse dentro del rea de la lista de empleados y seleccionar la opcin Guardar Sel. Puedes recuperar la seleccin despus con la opcin Recuperar Sel del mismo men.

El botn de Eliminar, elimina completamente y sin dejar rastro toda la informacin (Datos y Transacciones) que hubiera en el sistema, perteneciente a los empleados seleccionados. No es recomendable que elimine informacin de empleados que ya tengan interaccin con la Terminal, sino solo aquellos que realmente hayan sido un error de captura y que no tengan ninguna interaccin con el sistema an (no haya ninguna checada). Sin embargo, si usted est a punto de eliminar informacin de transacciones de algn empleado, el sistema le presenta una ltima oportunidad de no hacerlo, despus de confirmar, la informacin desaparece por completo. Presionando el botn de Insertar de la pantalla principal, aparecer la siguiente pantalla, siempre y cuando no est habilitado el Asistente para Agregar Empleados (Revise la Seccin del Asistente en este manual para ms detalles):

Aqu capturamos los siguientes datos: - Nmero de Empleado: Es la clave de identificacin nica para el empleado. Este puede ser el nmero de reloj, el nmero que el empleado tiene en la nmina, etc. Es un dato alfanumrico de hasta 9 posiciones. Una vez introducido este nmero no podr ser modificado ni duplicado en la misma terminal.Nota: Esta misma pantalla aparecer cuando se presione el botn de Modificar de la pantalla principal, con la excepcin de que el nmero de empleado no se podr modificar. Tip. Cada vez que se agrega un nuevo departamento, el sistema lo almacena en el archivo CETBIO.INI bajo la seccin de [Departamentos]. Vea la siguiente seccin para visualizar una relacin general de los departamentos existentes.

- Nmero de Credencial: Este es el nmero de credencial del Empleado. Es un dato alfanumrico de hasta 9 posiciones. Este nmero no podr estar duplicado entre los empleados activos de una terminal. - Apellido: El apellido del empleado en 10 posiciones (Puede ser: LOZANO G. para Lozano Garca). - Nombre: El nombre del empleado en 10 posiciones (Puede ser: CARLOS M. para Carlos Manuel). - Departamento: El departamento al cual pertenece el empleado. Este es un dato alfanumrico de hasta 8 posiciones. El sistema puede manejar hasta 60 diferentes departamentos por turno (el sistema no valida si se exceden) y hasta un total de 250 departamentos en general... Puede seleccionarlo de los que ya se hayan introducido o teclear uno nuevo. El sistema asigna un nmero consecutivo nico a cada departamento cuando se van agregando nuevos departamentos, el nmero asignado por el sistema es el que se usar internamente para los procesos. - Nombre pare Tarjeta checadora: Un espacio adicional para poner el nombre completo del empleado para que este nombre sea el que aparezca en los reportes de tarjeta tiempo. - Turnos: El turno que tiene asignado el empleado, uno para cada da de la semana. Seleccinelo de la lista que aparece al presionar el botn contiguo, o teclelo. - Descansa: Indica si es el da de descanso del empleado. Los das marcados como das de descanso, no se reportan como faltas y el tiempo trabajado en l se acumula directamente a Tiempo Extra 1. Al presionar Aceptar se almacenar el empleado. Si presiona Cancelar, el empleado no se agregar o modificar, segn sea el caso.

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PROCEDIMIENTO DE PROCEDIMIENTO DE OPERACIN OPERACIN

Este es un proceso sugerido para mantener la informacin del sistema al da y a tiempo para el momento de calcular el tiempo trabajado de los empleados al final del periodo. Este proceso, entonces, sera como sigue: 1. Bajar las transacciones, 2. Imprimir Reporte de Transacciones, 3. Correccin de Transacciones Incorrectas u omitidas. 4. Impresin de la Reportes Necesarios. Extraer transacciones.

Este proceso permite obtener las marcas de asistencia de su dispositivo de registro de asistencias.CETBio EasyWay Al acceder esta opcin le mostrar la pantalla de comunicacin con la terminal:

Presione el botn de extraer para obtener las marcas.

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Nota. El nombre del archivo de transacciones generado por la aplicacin CetBio es buffer.dat y se genera en el mismo directorio donde se encuentra instalada dicha aplicacin.

TIP. Puede consultar las transacciones invlidas en el mdulo de transacciones, hacer las correcciones y reprocesarlas desde ah mismo.

El proceso de extraer las transacciones se puede realizar todas las veces que desee, aunque sera recomendable que se fijara una rutina para hacerlo. Esta puede ser diaria, semanal, etc., segn las necesidades. Al procesar las transacciones el sistema elimina transacciones duplicadas, separa transacciones invlidas y agrega al archivo las transacciones nuevas y guarda una copia del archivo extrado en el directorio de la terminal. La copia del archivo extrado de la tarjeta de transporte se almacenar en un directorio con el nombre CHKTn, donde n es el nmero de identificacin de la terminal. El nombre con el que se almacena el archivo contiene informacin del momento que se extrajo la terminal, con el siguiente formato: mmddnnnn.dat Donde: mm es el mes, dd es el da, hh es la hora del da, nn es el nmero de minuto despus de la hora. De forma que el nombre 02281500.DAT pertenece a un archivo que contiene la informacin que se extrajo un da 28 de febrero a las 15:00 horas. Estos archivos van generando un directorio histrico de las transacciones originales extradas de las terminales, las cuales pueden reprocesarse para volver a recrear el archivo de transacciones en caso de que este se dae. El sistema clasifica y separa las transacciones despus del procesamiento, como ya se dijo anteriormente. Una consideracin importante de esta separacin de transacciones, son las transacciones invlidas. El sistema marca como invlidas las transacciones que pertenecen a un empleado que no est en la lista de empleados activos. Esto puede suceder cuando se pone inactivo el empleado cuando an no se han extrado todas las transacciones de l. Si hubiera transacciones invlidas, usted puede consultarlas en el mdulo de transacciones, que se describe en la siguiente seccin.

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TIP. Para procesar los archivos con transacciones de terminales invlidas, solo copie estos archivos al subdirectorio de la terminal CHKn y ejecute el proceso de reprocesar transacciones extradas, del mdulo de transacciones.

Hay otra situacin cuando se pueden presentar transacciones invlidas. Esta es cuando la identificacin de la terminal que contiene el archivo, no se encuentra en la lista de terminales del sistema. En este caso, el CetBio le presentar una ventana solicitando que se indique si se desea procesar ese archivo y que se le indique con cual terminal se procesar, pero si decide no asignarlas a una terminal, se generar un archivo con todas las transacciones de esa terminal en un subdirectorio llamado INVLDxxx donde x es el nmero ASCII de la identificacin de la terminal. As que si la terminal es la nmero 5, el directorio ser INVLD053. Estos archivos de transacciones de terminales invlidas, pueden procesarse despus mediante el proceso de procesar transacciones extradas que se explica ms delante en la seccin de transacciones.

Tip. Para seleccionar un rango de fechas, seleccione el periodo 0 y despus presione el botn de flecha hacia abajo que esta enseguida del periodo seleccionado.

Imprimir Reporte de Transacciones Cuando se han extrado las transacciones, se deben revisar para detectar posibles errores u omisiones de los empleados. Generalmente, el proceso de revisin lo hacen los encargados de los empleados: Los supervisores, jefes de departamento, etc. Luego, los reportes ya revisados y con las correcciones hechas regresan al operador del sistema y este hace las correcciones necesarias en el sistema. El reporte que ayuda en este proceso, es el Reporte de Transacciones, el cual muestra un listado de las transacciones del empleado en el periodo, y de esta forma se puede detectar si a un empleado le faltan transacciones o realiz transacciones incorrectas. Para imprimir este reporte, presione botn Reportes y seleccione la opcin Transacciones del men de reportes. La pantalla de seleccin del periodo, del filtro de empleados y del destino del reporte aparecer: Proporcione el Periodo para el cual se imprimir el reporte. Para seleccionar el filtro de empleados, puede utilizar las opciones: Todos los del Turno: Incluir todos los empleados que al inicio del periodo tengan asignado el turno que se seleccione. Seleccione Todos para incluir a todos los empleados. Seleccionados: Puede hacer una seleccin previa de los empleados. Puede utilizar la herramienta para seleccin de empleados que se discute en la seccin de Miscelneas para realizar una seleccin basada por ejemplo, en el departamento. Solo el Nmero: Si solo desea imprimir el reporte para un solo empleado, proporcione el nmero de empleado. Solo falta seleccionar el Destino del reporte, que puede ser: Pantalla, Impresora o Archivo. Si selecciona archivo deber proporcionar el nombre del archivo al que se guardaran los datos. Puede consultar un ejemplo del reporte de transacciones en la seccin donde se describen todos los reportes del sistema. Los reportes se distribuyen entre los responsables de la revisin y una vez revisados y corregidos, se proceder a hacer las correcciones en el sistema.

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Correccin de transacciones incorrectas y omitidas. Hay varias opciones para realizar el proceso de correccin de transacciones. En la seccin de Mantenimiento de Transacciones de este mismo manual, se explican algunas de ellas. En esta seccin, nos enfocamos en la correccin de transacciones directamente en la tarjeta de tiempo. Para ver la tarjeta de tiempo del empleado, se da doble clic en el nombre del empleado. Enseguida la pantalla con la tarjeta de tiempo del periodo actual del empleado aparecer: En esta pantalla podemos seleccionar el Periodo que deseamos visualizar. Luego para hacer una correccin sobre una transaccin, solo se da doble clic encima de la que representa la TIP: Cuando se agregan hora transacciones, realmente no importa transaccin.la columna que elija para agregarla, puesto que el sistema ordenar y CLASIFICARA las transacciones y segn a la hora y el orden en que aparezcan las pondr en la columna correspondiente. Tip. La pantalla de la Tarjeta de Tiempo es compartida, por lo cual puedes mantenerla abierta mientras realizas alguna otra actividad, por ejemplo, mientras consultas un reporte de este empleado. Ms an, puedes tener ms de una pantalla de estas abierta a la vez.

Para agregar una transaccin en un lugar donde falte, solo tiene que dar doble clic en el lugar vaco (--:--) y capturar la hora que tendr la transaccin. Para agregar una transaccin en un da que no est mostrado, de un clic derecho en el rengln en el que se desea insertar un nuevo da, y seleccione del men la opcin Insertar fila, enseguida proporcione la fecha y se insertara una fila para el da con transacciones en blanco. La fecha que proporcione debe estar en el rango del periodo seleccionado. Ahora solo haga doble clic en cada una de las transacciones para poner la hora. Este men tambin permite insertar cualquiera de los otros tipos de transacciones del sistema, de las llamadas transacciones miscelneas, que se utilizan para agregar horas directamente al empleado por alguna de las siguientes causas: Enfermedad, Vacaciones, Da Festivo, Personal, Otras. Cuando seleccione una de estas transacciones, debe igualmente proporcionar la fecha, la cual debe estar dentro del periodo seleccionado y proporcionar las horas de tiempo Regular que se agregarn. Tambin puede indicar CERO horas si lo que se desea es solo indicar en la tarjeta del empleado la causa de la falta.

TIP: Desde la pantalla de transacciones por empleado, puede recuperar las transacciones que hayan borrado incorrectamente. Consulte Mantenimiento de Transacciones

Si desea Borrar una transaccin, solo de un clic derecho sobre la transaccin que desea borrar y seleccione la opcin Borrar Checada. Las transacciones no se borran fsicamente del archivo, sino solo se marcan como borradas, despus podr ejecutar el proceso de Depurar para borrar fsicamente las transacciones del archivo. Despus que se realizan los cambios necesarios en la tarjeta del empleado, se presiona el botn Guardar, para grabar todas las modificaciones hechas al empleado. Tambin puede imprimir la tarjeta de tiempo desde el botn Imprimir. Impresin de Reportes Necesarios. El proceso de operacin culminara imprimiendo los reportes necesarios para reportar las horas trabajadas a los responsables de generar el pago de los empleados. El principal reporte que su vez debe firmar el empleado de conformidad es el de tarjeta de tiempo, y el reporte de Horas trabajadas se utilizara como resumen de las horas a pagar para cada empleado. Consulte la seccin de Reportes del sistema para informacin detallada de los reportes y sus usos as como la manera de obtenerlos.

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MANTENIMIENTO DE TRANSACCIONESTip. El Mdulo de Transacciones tambin est disponible para los Empleados Inactivos. Tip. La mayora de los procesos que modifican el archivo de transacciones, realizan una copia de seguridad (*.bak) del archivo antes de realizar cualquier operacin.

El mdulo de mantenimiento de transacciones, permite manejar las transacciones de una forma ms directa y explcita. Podemos realizar las siguientes operaciones: - Consultar, Procesar y Borrar las transacciones Invlidas. - Consultar, Agregar y Borrar transacciones de los empleados. - Agregar Transacciones a los empleados masivamente. - Acceder procesos de Mantenimiento de Transacciones. - Reprocesar archivos de transacciones originales. - Cancelar la ltima operacin que modific el archivo de transacciones. Cuando presiona el botn de Transacciones, aparece la siguiente pantalla: El botn Depurar, le permite eliminar del archivo de transacciones, todas aquellas transacciones que hayan sido marcadas como borradas.

El botn Reprocesar, se utiliza para cuando se hace alguna modificacin en los turnos que afecta la clasificacin de las transacciones, o sea los parmetros en Proceso de Transacciones de la pantalla de turnos. Al presionar este botn, aparece una pantalla de seleccin del filtro de empleados que se requieren reprocesar y un rango de fechas.

Tip. La ventana de Transacciones Invlidas es compartida, es decir puede permanecer abierta mientras se corrigen los errores.

Las transacciones Invlidas, son las transacciones que pertenecen a un empleado que no est en la lista de empleados activos y se ponen en esta pantalla despus de procesar las transacciones. Para consultar estas transacciones presione el botn de seleccin Invlidas, y presione el botn de comando Proceder. Esto mostrar la siguiente pantalla: Cuando efectivamente tenemos transacciones invlidas, podemos hacer las correcciones necesarias y procesarlas o bien, borrarlas si efectivamente no las necesitamos. Cuando presionamos el botn Procesar, todas las transacciones invlidas se vuelven a procesar. Esto lo podemos hacer despus de haber activado o agregado el empleado al que pertenecen. Una vez procesadas correctamente, las transacciones se eliminan automticamente de esta lista. Si presionamos el botn Borrar, que se habilita cuando seleccionamos alguna transaccin, se borrarn las transacciones seleccionadas. Ver Transacciones del Empleado... Para ver las transacciones que pertenecen a un empleado, presionamos el botn de seleccin Ver Transacciones y despus el del Empleado; tecleamos el

Tip. Puedes seleccionar varias transacciones a la vez utilizando las teclas de Shift y/o Ctrl en combinacin con el mouse o las teclas de flechas.

Tip. En el campo para el Nmero del Empleado, aparecer el que tengamos seleccionado o el primer empleado de la lista.

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nmero del empleado y presionamos el botn Proceder, enseguida se mostrar la siguiente pantalla: En esta pantalla aparecern las transacciones que tenga el empleado desde el inicio del periodo actual (esta es la fecha que aparece en el campo A partir del Da:). Usted puede modificar esta fecha si necesita visualizar las transacciones a partir de otra fecha. Solo teclee la fecha y presione Enter o presione el botn de comando Visualizar que aparece cuando se modifica la fecha. Tambin puede consultar la tarjeta de tiempo del empleado del periodo que incluya le fecha en A partir del Da presionado el botn Ver Tarjeta. Note que algunas transacciones aparecern marcadas con , esto indica que son transacciones que se agregaron por medio del supervisor en la Terminal, o se agregaron manualmente en el sistema.Tip. La pantalla de consulta de transacciones es compartida, por lo cual puedes mantenerla abierta mientras realizas alguna otra actividad, por ejemplo, mientras consultas un reporte de este empleado. Mas an, puedes tener mas de una pantalla de estas abierta a la vez.

El botn Borrar, permite borrar una transaccin o Recuperarla si est marcada como borrada. Este botn se activa cuando se selecciona una transaccin y cambia de nombre segn el estado de la transaccin seleccionada. El hecho de Borrar una transaccin, significa solo marcar dicha transaccin como borrada, pero no eliminarla del archivo (vea el prrafo depurar al inicio de esta seccin). En esta pantalla, tambin podemos Agregar transacciones al empleado. Si en alguna ocasin, al empleado le falta una transaccin para completar su secuencia del da, o tuvo un permiso, o cualquier otro motivo por el que deba agregarse una transaccin, podemos agregarla presionado el botn Agregar, esto nos mostrar la siguiente pantalla:

Tip. Cuando se captura el tipo de transaccin (Funcin) como una transaccin Miscelnea, en el espacio para el dato adicional aparecer la jornada diaria del turno que tenga el empleado.

Aqu capturamos los datos que deseamos que tenga la transaccin, esto es: la fecha, la hora, el tipo de transaccin y un dato adicional dependiendo del tipo de transaccin.

Clasificacin Automtica.

En la siguiente tabla, mostramos los tipos de transacciones que utiliza el software CetBio.

M I S C E L A N E A S

Transaccin. Swipe and Go Entrada Inicio de Comida Fin de Comida Salida Enfermedad Vacaciones Da Festivo Permiso Otras

Dato Adicional. Ninguno Turno Actual Ninguno Ninguno Ninguno Horas de Ausencia Horas de Ausencia Horas de Ausencia Horas de Ausencia Horas de Ausencia

Las transacciones Entrada, Inicio de Comida, Fin de Comida y Salida no se pueden agregar directamente. Cuando se agrega una transaccin de este tipo debe ponerse como Swipe And Go y el sistema la clasificar automticamente de acuerdo al orden y configuracin del turno del empleado. Una vez seleccionado el tipo de transaccin, y en su caso, el dato recolectado, presionamos el botn de comando Agregar de esta pantalla. El sistema la agregar pero puede ser que no se visualice debido a la fecha que se tenga seleccionada. Tip. El botn de seleccin Empleados Seleccionados, no estar habilitado si no hay empleados seleccionados en la lista de empleados. Tip. Este proceso realiza un copia de seguridad del archivo de transacciones (*.bak) antes de agregar las transacciones nuevas. Agregar Transacciones a Todos los... Si lo que deseamos es agregar una misma transaccin a varios empleados a la vez y en un periodo de tiempo (estando en la pantalla del Mdulo de Transacciones), Seleccionamos Agregar Transacciones a Todos los... y despus el mbito que deseamos, ya sea Empleados del Turno... o Empleados Seleccionados. Si va a agregar por turno, seleccione el turno deseado. Presione el botn de comando Proceder, y aparecer la siguiente pantalla: En esta pantalla se solicita la Fecha Inicial y la Fecha Final del periodo para el cual se va a agregar la transaccin, y adems solicita los datos de la transaccin que se va a agregar. Usar la jornada del Turno, o bien, Usar Turno del Empleado.

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Cuando se agregan transacciones miscelneas, esta opcin permitir que el proceso de agregar transaccin, tome la jornada diaria del empleado para obtener el dato adicional de la transaccin. Contiene una barra de avance del proceso que se visualiza una vez empezado el proceso Para proceder a agregar la transaccin, presione el botn de comando Agregar. Si no desea agregar, presione Cancelar. Reprocesar Transacciones Extradas. Tip. Vea la seccin de Bajar transacciones de la Terminal para En la pantalla de Transacciones, tenemos otra opcin que nos permite reprocesar los archivos conocer las caractersticas de los originales extrados de la terminal que se encuentran en el directorio histrico perteneciente a la terminal. Si nombres de archivos extrados, y as seleccionamos este proceso, aparecer una pantalla que nos muestra todos los archivos que existen en el pueda identificar los archivos que directorio histrico. Podemos seleccionar de estos archivos cuales deseamos procesar, usando los botones desea reprocesar. con flechas en la direccin que se desea mover el archivo. Presionamos el botn Procesar y listo. Las transacciones sern reprocesadas archivo por archivo. No se preocupe si vuelve a reprocesar los mismos archivos, el programa elimina todas las transacciones duplicadas. La pantalla de reprocesar, tiene un botn de comando para Visualizar los archivos para que usted pueda ver las transacciones en su forma nativa. Archivo de Transacciones. El mdulo de transacciones cuenta con una seccin para dar mantenimiento a los archivos de transacciones. Si bien ya existen las operaciones bsicas de Agregar y Borrar transacciones, en ocasiones necesitaremos: - Visualizar completo el archivo de transacciones. - Borrar transacciones desconocidas, - Agregar Transacciones en forma directa, - Intercalar varios archivos en uno solo, - Reindexar o Depurar el archivo de transacciones, En la pantalla de acceso al mdulo de transacciones, hay un botn de seleccin con el nombre Todas. Cuando seleccionamos esta opcin y presionamos proceder, aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla se muestran todas las transacciones tal y como estn almacenadas en el archivo de transacciones (hablando del orden y los datos). En Inicia en: podemos indicar a partir de cual nmero de transaccin (basados en ndice cero) deseamos visualizar el archivo. El total de transacciones que caben en la ventana depende de la memoria que tengamos disponible en nuestra computadora, hasta un mximo de 65,535 transacciones. De forma que si nuestro archivo de transacciones es ms grande que el nmero mximo de transacciones se mostrar el nmero mximo de transacciones a partir de la transaccin indicada en el campo Inicia en: Se muestran tambin algunos nmeros que nos indican el Total de transacciones en el archivo, el total de transacciones Ledas y el nmero de transaccin seleccionada Actual (basado en ndice cero). El botn Borrar, marcara como borradas las transacciones que estn seleccionadas. El botn Agregar, abrir una ventana compartida solo con esta ventana que permitir agregar en ella las transacciones que se deseen. Estas transacciones no se agregan directamente al archivo, sino permanecen aqu hasta que se presione el botn Procesar de la ventana para Agregar. Puedes cambiarte entre la ventana de Transacciones para seguir examinando sin procesar las transacciones que se van a agregar, a la ventana de agregar para seguir agregando y viceversa con solo hacer clic en cualquier rea visible de la ventana a la que quieras cambiarte. Es la ventana de agregar, presiona las teclas de Insertar para agregar o Borrar para borrar las transacciones. Cuando termines de agregar todas las transacciones que vas a agregar, presiona el botn de comando Procesar.

Tip. Mantn abierta la pantalla temporal para agregar todo el tiempo, puedes cambiarte a la otra pantalla fcilmente para seguir examinando el archivo sin tener que cerrar la pantalla de agregar.

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Presiona el botn de comando Buscar para ubicar las transacciones de algn empleado especfico a partir de alguna fecha. El botn de comando Salir, regresa a la pantalla principal.

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R E P O R T E S .. REPORTESEl Software CetBio tiene una gran variedad de reportes para el control de asistencia y horas trabajadas. Adicionalmente, se le pueden agregar reportes y procesos especiales creados a los requerimientos de su Tip. Antes de imprimir un empresa. reporte, puedes seleccionar el o Para acceder al mdulo de reportes, presionamos el botn Reportes, enseguida, los empleados para los que se aparece un men como el que se muestra en la siguiente figura. har el reporte. Cada opcin del men representa un reporte. Si observa la figura, vea que los reportes estn divididos en tres grupos:TIP: Puede usar la herramienta para Seleccin de Empleados para hacer la seleccin. Esta se explica ms delante en Miscelneas del Sistemas

Los reportes del primer grupo, se imprimen por periodo. Los reportes de Tarjeta de Tiempo, Horas Trabajadas, Transacciones. Utilizan una pantalla similar para procesar el reporte. Esta pantalla, es la que aparece en la Figura siguiente.

Esta pantalla tiene como ttulo el nombre del reporte y contiene una descripcin ms explicativa del reporte. Los datos que Tip. Si un periodo no est debemos proporcionar para imprimir los accesible, la fecha de inicio y reportes, son los siguientes:terminacin del periodo no se mostrarn.

Periodo: Proporcione el periodo del cual requiere el reporte. Un 0 indica que desea el periodo actual, un 1 indica que es el periodo anterior, un 2 indica que se desea el periodo anterior al anterior, y as sucesivamente. Seguido al campo se mostrarn los limites de fecha que corresponden al periodo solicitado, salvo en casos que incluyen empleados de varios turnos. Empleados: Proporcione el mbito para el que se va a imprimir el reporte. Puede ser Todos los Empleados del Turno especificado, los empleados Seleccionados, o Solo un Empleado. Complete la informacin segn el caso. Destino: Seleccione hacia donde se mandar el reporte, puede ser Pantalla, Impresora un Archivo texto con el nombre especificado (Puede ubicarlo en algn directorio diferente si presiona el botn Ubicar). Cuando se imprime el reporte de Tarjeta de Tiempo, esta pantalla contiene dos botones de Opciones adicionales, con el nombre: Imprimir Horas Reales. El cual al seleccionarlo imprime las horas reales en las que se hicieron las transacciones. Esta es la opcin por DEFAULT. Imprimir Horas Redondeadas. El cual al seleccionarlo imprime las horas redondeadas segn los parmetros del turno. Si marca ambas opciones, el reporte mostrar tanto las horas reales como las redondeadas. Una vez que se proporcionaron los datos necesarios para el reporte, presione el botn de comando Ejecutar para proceder con el reporte, o bien Cancelar para abandonar la operacin. Cuando se termine de procesar el reporte y este contenga datos vlidos, ser enviado destino seleccionado. Los reportes de Asistencia e Inasistencias, utilizan la pantalla mostrada a continuacin, para solicitar la informacin adicional. Esta pantalla muestra como titulo el nombre del reporte, muestra tambin una descripcin del reporte. Turno y Fecha son datos de sobra conocidos. Departamento: Seleccione el departamento si desea que el reporte sea para un solo departamento, si no, deje vaco este campo,

NOTA: Para exportar el reporte de Horas Trabajadas, consulte la seccin Exportar Horas Trabajadas.

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Antes de las: o Hasta las: En el campo para poner la hora, se pone la hora lmite hasta donde se compara las transacciones para saber si est o no la transaccin. Revisar si Marc Salida: Esta opcin, obliga al proceso a revisar si hubo una salida despus de la entrada que tambin est antes de la hora lmite y as determinar si debe incluir al empleado o no en el reporte. Excluir Das de Descanso: Con esta opcin podemos hacer que se ignoren los das marcados como das de descanso, con el fin de que no incluya como ausentismo los das de descanso. Sobre todo cuando se obtiene el reporte para un periodo de fechas que incluye das de descanso. El reporte de Incidencias, solicita el rango de fechas y el turno.

Para acceder la seccin de reportes y procesos especiales, seleccione del men de reportes, la opcin Especiales, enseguida aparecer la pantalla del mdulo de reportes especiales:

En esta pantalla, podemos Instalar o Borrar reportes especiales, utilizando los botones de comando respectivos. Para agregar un reporte, usted deber tener el archivo externo que procese el reporte, que le haya proporcionado el proveedor. El sistema reconoce si el archivo es o no compatible con el Software CetBio. Una vez agregado, puede Proceder a ejecutar el reporte. Solo seleccione el destino del reporte. Si lo que va a ejecutar es un proceso cuyo resultado es un archivo, puede marcar el botn de opcin Reemplazar Archivo.

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DESCRIPCION DESCRIPCION D E R E P O R T E S .. DE REPORTESCetBio.

Esta es una breve explicacin de los datos contenidos en los reportes que genera el Software

Tip. Recuerda que puedes cambiar el orden de impresin de los reportes en la seccin de configuracin de la empresa.

Lista de Empleados. Es una lista donde se muestran los datos de los empleados que estn dados de alta en el sistema. Contiene el nmero de empleado, nombre del empleado, credencial asignada, departamento base y los turnos asignados cada da de la semana. Al final imprime el total de empleados.

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Reporte de Transacciones.Tip. Puede imprimir la Lista de Transacciones, as como la Tarjeta Checadora para los empleados de un solo departamento, seleccionando todos los empleados del departamento. Use la opcin de seleccin condicional del men de miscelneas.

Esta lista muestra las transacciones tal y como estn almacenadas en la tabla de empleados. Est disponible para el periodo actual y previo, para uno y todos los empleados. Aparecen el nmero y nombre del empleado, el departamento base y el turno. As como el periodo al que corresponden. Las transacciones que fueron agregadas por el Supervisor estn marcadas con una . Si una transaccin esta borrada aparece marcada con una . Al final se imprime el total de transacciones impresas para el empleado y el total de transacciones impresas en el reporte.Transaccin borradaTransaccin de supervisorwww.siasa.com 29Tarjeta de TiempoTip. Puede imprimir la Lista de Transacciones, as como la Tarjeta Checadora para los empleados de un solo departamento, seleccionando todos los empleados del departamento. Use la opcin de seleccin condicional del men de miscelneas.Contiene los datos generales del empleado y el periodo de pago al que pertenece la tarjeta. Una secuencia corresponde a 4 Transacciones (, , , ). Cada secuencia contiene el total de Tiempo Normal y el Tiempo Extra trabajado en el da, as como los subtotales. Tambin incluye las secuencias de transacciones que estn incompletas. Se arreglan tambin las transacciones miscelneas que contengan junto con su tiempo agregado, as como las transferencias de departamento que existan. Al final muestra el total de horas trabajadas en el periodo, tanto normales como extras. Este reporte tiene capacidad para imprimir hasta 35 secuencias (35 das). Si en un periodo hubiera mas de 35 secuencias de checadas, las restantes se ignorarn y se imprimir un mensaje al final de la tarjeta.www.siasa.com 30www.siasa.com 31Tip. Puedes imprimir el reporte de horas diario si pones la longitud del periodo a 1 da (diario) y la fecha del da que deseas imprimir en el TurnoReporte de Horas y Departamentos. Este reporte se compone de 2 partes. En la primera parte se imprime un resumen de las horas trabajadas, tanto Normales como Extras de cada empleado por departamento. Se imprime tambin un equivalente en Das Trabajados tomado del total de Horas Normales. Al final de cada empleado, si es que este trabaj en varios departamentos, se imprime un total de horas por empleado. Al final se imprime el total de horas trabajadas. En la segunda parte del reporte, se imprime un acumulado de horas para cada departamento, y el total de horas. Este es igual que el total de horas en la primera seccin del reporte. En todos los renglones se imprime el equivalente en Das Trabajados.www.siasa.com 32Lista de Asistencia - PRESENTES. Muestra una relacin de las personas que marcaron su entrada antes de la hora especificada y que no han marcado salida (opcional). Imprime el nmero y nombre del empleado, el inicio del turno, y la hora a la que marcaron su entrada. Al final imprime un total de empleados impresos.Lista de Asistencia - AUSENTES. Muestra la relacin de empleados que hasta la hora especificada no han marcado la entrada o ya marcaron salida (opcional). Muestra el nmero y nombre del empleado, y la hora de inicio de su turno. Al final muestra el total de empleados impresos.Reporte de Incidencias. Es una relacin de checadas que son irregulares. Es decir; todas aquellas checadas que se hagan fuera su horario, y todas aquellas que fueron agregadas por el supervisor.www.siasa.com 33EXPORTAR EXPORTAR HORAS HORAS T R A B A J A D A S .. TRABAJADASEl Software CetBio puede exportar el reporte de horas en un formato que pueda ser ledo por un sistema de nmina. Este mdulo, trabaja a travs de libreras externas adicionales que deben instalarse en el Software CetBio segn el formato que usted desee. El sistema trae una librera que permite exportar las horas a un archivo texto con un formato Genrico el cual se describe a detalle en el Apndice A. Cuando usted pide al sistema el reporte de horas, el sistema le muestra la siguiente pantalla: Esta pantalla tiene en el grupo de Destino, el botn de seleccin Exportar, debajo de este botn muestra la librera seleccionada actual. La primera vez que acceda este mdulo, la librera seleccionada es Reporte en Archivo Texto; esta es solo el reporte del sistema en un archivo. Si deseamos seleccionar otro destino, podemos abrir el mdulo de exportacin seleccionando Exportar y presionando el botn Destino. Enseguida aparecer la pantalla del mdulo de exportacin: En esta pantalla, podemos seleccionar la librera de exportacin de las que tengamos instaladas, o bien agregar una nueva o borrar alguna que ya no utilicemos. Para seleccionar otra librera, simplemente se selecciona de la lista Formato, si se requiere, se puede cambiar el Nombre del Archivo donde se guardar la informacin. La librera seleccionada se usar siempre que se exporten las horas. El botn de opcin Remplazar Archivo, indica si se debe reemplazar el archivo cada vez que se haga una exportacin o no. Puede tambin Ubicar el directorio donde se almacenar el archivo.Tip. Puede mandar las horas de todos los turnos al mismo archivo, desmarcando la opcin Reemplazar Archivo despus de enviar las horas del primer turno.Tip. No necesita borrar las libreras que no use, estas no ocupan memoria si no estn seleccionadasPara instalar una nueva librera en el sistema, presione el botn Agregar, enseguida aparecer una pantalla de Windows que le solicitar el nombre del archivo que contiene la librera, puede obtenerlo de un disco externo o de un directorio del disco duro. Cuando seleccione el archivo que contiene la librera, y si todo est correcto, la nueva librera quedar instalada. Puede borrar si desea alguna librera seleccionndola y presionando el botn Borrar. Algunas libreras de exportacin, requieren de algunos parmetros de configuracin que se pueden acceder presionando el botn Configurar. El resultado de este comando es dependiente de la librera de exportacin. Configuracin. La librera estndar que contiene el sistema, permite exportar una gran cantidad de informacin al archivo. Se llama Archivo Texto Genrico y est contenida en el Archivo GENERICO.DLL, la pantalla de configuracin de esta librera es la siguiente: Esta librera permite ser configurada ampliamente segn sus necesidades. Los parmetros de configuracin son diferentes para cada turno. Separar Horas: En algunas ocasiones, se programa que se pague algn ausentismo de los listados en este grupo, las horas que se van a pagar, pueden estar separadas o acumuladas en un total de horas. Acumular Horas de Descanso Trabajadas en Horas Extras. Usted pude separar el tiempo trabajado en das de descanso o acumularlo en el tiempo extra. Cuando usted hace algn cambio en la configuracin de la librera y desea hacerlo permanente, solo presione el botn de comando Salir. Si no desea almacenar los cambios presione Cancelar. El botn de comando Originales, se activa cuando se hace algn cambio. Este lee los ltimos valores que fueron almacenados. El formato del Archivo Texto Genrico, se muestre en el APENDICE A, al final del manual.Tip. Todos los parmetros de configuracin de esta librera estarn reflejados en el archivo de salida. Vea el Formato de Archivo en al Apndice A.Tip. No olvide que debe configurar los valores para cada Turno. Tip. El tiempo trabajado en Das de Descanso no se divide en Normales y Extras.www.siasa.com 34Su proveedor de Sistema CetBio, puede proporcionarle informacin de otras libreras de exportacin disponibles tales como: Nomipaq, NOI, NomiVision, NomiPlus, o an realizar la librera de exportacin que soporte el formato que su sistema de nmina utilice.MISCELANEAS MISCELANEAS d e ll de SOFTWARE SOFTWARE C e t B iio .. CetB oTip. La pantalla de reportes es compartida. Puedes tener varios reportes abiertos a la vez.El Software CetBio tiene algunas funciones que hacen ms amigable el manejo de la informacin, estas funciones o caractersticas incluyen: - Reportes por Pantalla Cuando un reporte se enva a pantalla, al terminar de procesarlo, se abre una pantalla mostrando la informacin del reporte. Esta ventana tiene unas caractersticas que debemos considerar. Se puede mover el reporte hacia arriba o hacia abajo para buscar la informacin que se desea ver. Alpresionar el botn izquierdo del mouse dentro del rea de la ventana del reporte, aparece un men como el siguiente:Estas opciones te ayudan a hacer ms fcil el manejo de los reportes.Tip. Cuando usted cambia la seleccin de la terminal, se cerrarn las pantallas que estn abiertas, excepto las de Reportes y el Portapapeles.- Ventanas Compartidas. Tcnicamente a esta capacidad se le llama MDI (por sus siglas en ingles de Mltiple Document Interfase - Interface con Documentos Mltiples). Se refiere a que usted puede mantener varias pantallas con diferente forma de la misma informacin, abiertas a la vez. Las pantallas que pueden manejarse de esta forma son las pantallas de: Edicin de Turnos, solo una a la vez, Transacciones Invlidas, solo una a la vez, Portapapeles, Transacciones por Empleado, Edicin de la tarjeta de tiempo. Todos los ReportesCuando usted tiene abierta una o mas pantallas de estas a la vez, puede cambiarse de una a otra, presionando el botn derecho del mouse dentro del rea de la ventana activa actualmente, enseguida aparecer un men con el nombre de las pantallas abiertas, seleccione a la que quiere ir y listo. Otra forma, es simplemente haciendo clic en cualquier parte visible de la pantalla a la que quiere cambiarse. - Portapapeles. Esta es una herramienta que nos sirve como espacio temporal para guardar datos de los empleados o empleados seleccionados, cuando se desea copiar informacin de empleados de una terminal a otra, o bien para seleccionar grupos de empleados para realizar un proceso. Cuando se encuentra en el rea de la lista de empleados de la pantalla principal y presiona el botn derecho del mouse, aparece un men similar al siguiente:www.siasa.com 35Cada opcin tiene la siguiente funcin:Tip. Las funciones de copiar y pegar puedes ejecutarlas en cualquier terminal, al igual que Guardar y Restaurar Seleccin, Esto te permite copiar datos de una terminal a otra.Transacciones de: Le permite acceder directamente a las transacciones del empleado que este seleccionado actualmente Copiar. Obtiene los datos de los empleados seleccionados y los pone en el Portapapeles. Reemplaza los que anteriormente se hubieran copiado en el portapapeles. Pegar. Agrega o reemplaza la informacin de los empleados de la terminal actual, con los que estn copiados en el Portapapeles. Solo se puede pegar en la lista de empleados activos de la terminal. Guardar Sel. Guarda la seleccin de empleados que tengamos actualmente y los copia al Portapapeles (Activos o Inactivos, no importa). Reemplaza la seleccin anterior que hubiera.. Restaurar Sel. La seleccin de empleados que se haya almacenado en el Portapapeles, la realiza en la lista de empleados de la terminal actual (Activos o Inactivos, no importa). Seleccionar Este proceso pone, o quita, una seleccin basndose en una condicin que se construya: Seleccione el campo, la condicin y el valor para la condicin. Todos los empleados que cumplan con la condicin sern seleccionados o se les qui