divulgaciÓn de actividades artÍstico culturales …manual de procesos s

MANUAL DE PROCESOS SECRETARÍA DE CULTURA

Fecha de elaboración: 01 / mayo / 2009 Página 53 de 360

DIVULGACIÓN DE ACTIVIDADES ARTÍSTICO CULTURALES EN EL ESTADO.

Fecha de elaboración: Mayo de 2009.



DIVULGACIÓN DE ACTIVIDADES ARTÍSTICO CULTURALES EN EL ESTADO.

NORMATIVIDAD . 1.- Fundamentos Legales. ? Constitución política del Estado de Jalisco, Artículos 36, 46 y 50. ? Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco, Artículos 8, 9, 10, 22

fracciónXII, 23 fracción VII, 24, 28 y 35 Bis. ? Reglamento Interior de la Secretaría de Cultura, expedido el 07 de marzo de 2006, 2.- Políticas Generales. La Secretaría de Cultura contempla en su actuar a las políticas institucionales como las directrices que articularán las acciones y esfuerzos de la dependencia para alcanzar los objetivos institucionales y específicos establecidos en el Plan Institucional de la Secretaría de Cultura 2007-2013 ? Realizar actividades culturales para el mayor número de población en el

Estado. ? Buscar medios de vinculación con los diferentes niveles de gobierno con el

fin de llegar a las poblaciones más alejadas del Estado. ? Contribuir en la realización de intercambios culturales con estados y países. ? Estimular a la población del Estado para su desarrollo humano y cultural. ? Capacitación y profesionalización permanentede los artistas, creadores y

población en general. ? Rescatar del deterioro natural de los muebles e inmuebles culturales en el

Estado. ? Acrecentar y mejorar la infraestructura cultural. ? Propiciar el acercamiento, el gusto y disfrute del libro y la lectura. ? Descentralizar los servicios culturales para una mayor equidad entre la

población de los municipios del Estado. ? Incrementar la cobertura de la televisión cultural a través de convenios con

las compañías de cable local. ? Incrementar el número de retransmisoras de radio cultural en el Estado. ? Rescatar, mantener y conservar en buen estado los sitios arqueológicos.



Inventario del Proceso: Subprocesos y Procedimientos.

Subproceso Procedimientos

Despacho del Secretario de Cultura 01. Atención a solicitudes de difusión.

01. Difusión de eventos a través de boletines de prensa.

02. Elaboración del Boletín Informativo. 01. Atención a solicitudes de difusión. 02. Difusión de eventos a través de ruedas

de prensa. 02. Organización de las Ruedas de Prensa. 01. Atención a solicitudes de difusión. 03. Elaboración de diseños especiales de

medios de difusión. 02. Elaboración del diseño especial. 01. Atención a solicitudes de difusión.

04. Cobertura de eventos culturales. 02. Cobertura del evento y elaboración del boletín informativo.

01. Atención a solicitudes de entrevista.

02. Realización de la entrevista. 05. Entrevista para la difusión de actividades

y/o funcionarios de la Secretaría de Cultura. 03. Monitoreo de la entrevista.

01. Realización de la entrevista. 06. Entrevista a funcionarios al concluir un evento. 02. Monitoreo de la entrevista.

01. Atención a solicitudes de difusión. 07. Actualización de la página electrónica de la Secretaría de Cultura. 02. Actualización de la página electrónica.

08. Síntesis informativa. 01. Elaboración de la síntesis informativa.

09. Estadística de boletines de prensa. 01. Elaboración del informe estadístico de boletines de prensa.

01. Atención a solicitudes de difusión.

02. Elaboración y actualización de la cartelera. 10. Elaboración y/o Actualización de la

Cartelera semanal. 03. Publicación de la cartelera. 01. Atención a solicitudes de difusión. 11. Insersión en periódicos de

promocionales de eventos específicos. 02. Publicación del promocional. 01. Atención a solicitudes de di fusión.

12. Actualización de la cartelera electrónica. 02. Actualización de la cartelera electrónica. 01. Atención a solicitudes de difusión. 13. Elaboración y uso de carteleras fijas en

los espacios culturales de la Secretaría de Cultura. 02. Elaboración y uso de carteleras fijas.

01. Aprobación de actividades y presupuesto del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión. 14. Difusión cultural a través de la Radio y

Televisión 02. Producción y transmisión en radio y televisión.

01. Definir proyecto de actividades y presupuesto del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

02. Cobertura de eventos noticiosos por reporteros del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

15. Noticias.

03. Producción y emisión de noticieros.



DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. NOMBRE DEL PROCESO:

Divulgación de actividades artístico culturales en el Estado.

NOMBRE DEL SUBPROCESO:

Difusión de eventos a través de boletines de prensa.

DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO:

Despacho del Secretario de Cultura (Dirección de Comunicación Social).

ALCANCE O ÁMBITO:

Sociedad local, nacional e internacional. OBJETIVO DEL SUBPROCESO:

Realizar de manera ordenada la difusión de las actividades que realiza la Secretaría de Cultura de Jalisco a través de sus direcciones generales y de área. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:

1. Se atenderán de manera oportuna, responsable y veraz las necesidades de difusión que soliciten las direcciones que integran la Secretaría de Cultura.

2. Tanto las direcciones generales como de área, enviarán con anticipación la información de eventos para la difusión de sus actividades culturales, anteponiendo el formato denominado “formato de difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.

3. Se mantendrá la objetividad en la información y la atención oportuna ante las necesidades de los medios de comunicación.

4. Se dará difusión a los eventos de la Secretario de Cultura y de aquellos que soliciten apoyo de acuerdo a las características de los mismos.

RESULTADOS ESPERADOS :

1. Difusión de las actividades culturales que el Secretario de Cultura organiza con el fin de generar e inculcar en el público local, nacional e internacional el gusto por la cultura, a través de eventos atractivos y de calidad.

INDICADOR DE ÉXITO :

1. Asistencia a eventos culturales. 2. Número de boletines realizados y enviados. 3. Medios de comunicación asistentes a las ruedas de prensa. 4. Número de visitas a la página electrónica 5. Número de comentarios recibidos a través del buzón electrónico. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:

1. Número de solicitudes recibidas por la Dirección de Comunicación Social. 2. Boletines, invitaciones y especiales. 3. Notas y artículos periodísticos. 4. Entrevistas y comentarios realizados por radio y televisión. 5. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco. 6. Programa Estatal de Cultura.



2) Descripción Narrativa. NOMBRE DEL PROCESO:






NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA

ATENCIÓN A SOLICITUDES DE DIFUSIÓN 1 La Dirección solicitante elabora y envía oficio de

solicitud de difusión a la dirección de Comunicación Social.

Dirección solicitante.

2 La Dirección de Comunicación Social, recibe oficio de solicitud de difusión de las actividades que organizan las diversas direcciones que integran la Secretaría de Cultura (este mismo procedimiento se aplica en los apoyos otorgados por la instancia estatal); revisa que el formato de difusión este debidamente llenado y con la información correspondiente anexa.

Dirección de Comunicación Social.

3 Si no procede, la Dirección de Comunicación Social informa a la Dirección solicitante.


4 Si procede, la Dirección de Comunicación Social turna a la Coordinación de Prensa.

Dirección de Comunicac ión Social.

5 El Coordinador de Prensa establece comunicación con las direcciones de área o generales para definir cuáles serán los procedimientos que se realizarán para su difusión (rueda de prensa, boletín, página electrónica, etc.).

Coordinación de Prensa.

6 La Coordinación de Prensa turna la información al reportero para agendar y realizar el boletín informativo.


7 Agenda de actividades, registra y numera la solicitud en la base de datos con que cuenta la Dirección de Comunicación Social. Además, deberá ser guardada en la carpeta del mes correspondiente y numerada de acuerdo a su consecutivo y las iniciales de la dirección a la que pertenece.

Reportero.

ELABORACIÓN DEL BOLETÍN INFORMATIVO

8 Elabora boletín informativo y turna a la Coordinación de Prensa para su revisión.

Reportero.

9 Recibe boletín, revisa y envía a través de las vías oficiales (Internet, fax, etc.) a los medios de comunicación, para su publicación.




10 Los medios de comunicación reciben el boletín informativo y publican la información.

Medios de comunicación.

Nota: Los boletines de prensa generados por la Dirección de Comunicación Social serán ubicados en la página electrónica de la Secretaría, con el fin de brindar información a las personas que ingresen al sitio.



3) Flujograma del Subproceso. NOMBRE DEL PROCESO:






DIRECCIÓN

SOLICITANTE DIRECCIÇON DE COMUNICACIÓN

SOCIAL

COORDINACIÓN DE PRENSA

REPORTERO

Elabora y envía solicitud de difusión.

Recibe y revisa que esté correcta.

Inicio

Solicitud Solicitud

A

Procede solicitud?

Se informa a la dirección solicitante.

No Si

A

Establece comunicación con los directores para definir procedimientos que se realizarán.

Solicitud

1 2

3

5

1 de 2

Turna a la Coordinación de Prensa para su atención.

Solicitud

4



DIRECCIÓN SOLICITANTE

MEDIOS DE COMUNICACIÓN


REPORTERO

Recibe, agenda, regis tra, numera y archiva la solicitud.

Solicitud

6

2 de 2

Agenda actividades, registra, numera y archiva.

Solicitud

7

Elabora boletín y turna para su revisión.

Solicitud

8 Recibe, revisa y envía para su publicación.

Solicitud

9 Reciben boletín y publican información

Solicitud

10

Fin






Difusión de eventos a través de ruedas de prensa.



ALCANCE O ÁMBITO:


Que los artistas realicen eventos organizados por la Secretaría de Cultura o de manera independiente, tengan un acercamiento directo con los medios de comunicación a través de la realización de ruedas de prensa. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:

1. Atención oportuna, responsable y veraz a las necesidades de difusión que soliciten las direcciones que integran la Secretaría de Cultura.

2. Las direcciones generales y de área enviarán con anticipación la información de sus eventos para la difusión de sus actividades culturales, anexando el “formato de difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.

3. Se mantendrá la objetividad de la información y la atención oportuna ante las necesidades de los medios de comunicación.

4. Se dará difusión a los eventos de la Secretaría de Cultura y de aquellos que soliciten apoyo de acuerdo a las características de los mismos.


1. Difusión de las actividades culturales que la Secretaría de Cultura organiza con el fin de generar e inculcar en el público local, nacional e internacional el gusto por la cultura, a través de eventos atractivos y de calidad.

INDICADOR DE ÉXITO:

1. Número de asistentes a ruedas de prensa 2. Número de notas publicadas en los periódicos. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:







Difusión de eventos a través de ruedas de prensa.

DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCES O:




solicitud de difusión a la dirección de Comunicación Social.


2 La Dirección de Comunicación Social, recibe oficio de solicitud de difusión de las actividades que organizan las diversas direcciones que integran la Secretaría de Cultura (este mismo procedimiento se aplica en los apoyos otorgados por la instancia estatal); revisa que el formato de difusión este debidamente llenado y con la información correspondiente anexa, deriva a la Coordinación de Prensa para la planeación de la difusión de los eventos, o en caso de no considerarse necesaria la difusión, informa a la Dirección solicitante.


3 El Coordinador de Prensa, establece contacto con las direcciones de área o generales para definir cuáles serán los procedimientos que se realizarán para la celebración de la rueda de prensa, determinando fecha para que se lleve a cabo.


ORGANIZACIÓN DE LAS RUEDAS DE PRENSA 4 El Coordinador de Prensa, si se cuenta con

presupuesto, apoyo con recibe y solicita a través de oficio y de los formatos correspondientes a las direcciones de apoyo (Dirección de Control y Mantenimiento de Espacios Culturales, Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento y Dirección de Relaciones Públicas y Mecenazgo) el espacio, equipo de sonido, mesas, sillas, manteles y servicio de café para la realización de la rueda de prensa.


5 La Direcciones de apoyo, confirman a la Dirección de Comunicación Social, vía oficio la diponibilidad de espacio para la fecha, hora y lugar en que se ha programado la rueda de prensa.

Direcciones de Apoyo.

6 La Dirección de Comunicación Social, recibe y confirma a la dirección solicitante la realización de la rueda de prensa; así como la asistencia de las




personas que se están invitando. Y turna a la Coordinación de Prensa para su seguimiento.

7 La Coordinación de Prensa, recibe y confirma un día antes con las direcciones involucradas sobre el espacio y las peticiones realizadas.


8 La Coordinación de Prensa recibe y solicita a un reportero que elabore la invitación y boletín para la rueda de prensa.


9 El Reportero elabora la invitación y boletín, que turna a la Coordinación de Prensa para su revisión y archiva copia en la carpeta del mes correspondiente.

Reportero.

10 La Coordinación de prensa recibe, revisa y envía la invitación y el boletín a través de las vías oficiales a los medios de comunicación.

Coordinación de prensa.

11 La Coordinación de Prensa confirma vía telefónica la asistencia de los medios de comunicación a la rueda de prensa y designa a un reportero y a un fotográfo de la Dirección de Comunicación social para que cubra el evento.


12 El Reportero y el Fotógrafo asisten a la rueda de prensa para monitoriar el evento.

Reportero y fotógrafo.

13 Reportero elabora y entrega boletín informativo (en el que se incluirán fotografías) de la rueda de prensa a la Coordinación de Prensa para su revisión, mismo que deberá registrar en el control de la Dirección de Comunicación Social.

Reportero.

14 La Coordinación de Prensa recibe, revisa y envía el boletín a los medios de comunicación para su publicación a través de las vías oficiales, así como lo entrega al encargado de internet para que suba el boletín a la página de internet de la Secretaría de Cultura.







Difusión de Eventos a través de ruedas de prensa.



DIRECCIÓN

SOLICITANTE DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL


DIRECCIONES DE APOYO


Recibe y revisa que esté correcta.

Inicio

Solicitud Solicitud

A

Procede solicitud?

Se informa a la dirección solicitante

No Si Recibe y solicita apoyos; espacio, mesas, sillas, sonido etc,

Oficio

Formatos

Recibe y confirma a la dirección solicitante y a los invitados y turna.

Oficio

Formatos

Recibe y confirma vía oficio la disponibilidad de fecha, lugar y hora.

Oficio

1 de 2

A

1 2

4

3

5

6



MEDIOS DE

COMUNICACIÓN Y/O ENCRAGO DE

INTERNET

DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL


REPORTERO Y/O FOTOGRAFO

Boletín

Boletín

2 de 2

Recibe y confirma un día antes el espacio y peticiones.

Oficio

Elabora invitación y boletín y turna para su revisión, archiva copia y turna para revisión.

Invitación

Boletín

Recibe, revisa y envía invitación y boletín a través de las vías oficiales.

Fin

7

Recibe y solicita a un reportero elabore invitación, boletín y monitoreo del evento.

Oficio

8 9

Confirma vía telefónica asistencia y envía reportero y fotográfo.

10

Invitación

11

Asisten a la rueda de prensa para monitoriar el evento.

12

Entregan boletín informativo para su revisión.

13

Boletín

Recibe, revisa y envía el boletín para su publicación.

14

Boletín

Recibe, revisa y envía el boletín para su publicación.

15






Elaboración de diseños especiales de medios de difusión.



ALCANCE O ÁMBITO: Sociedad local, nacional e internacional. OBJETIVO DEL SUBPROCESO:

Elaborar diseños especiales para flayers, posters, carteleras, etcétera; con la finalidad de difundir los eventos culturales. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:

1. Atención oportuna, responsable y veraz de las necesidades de difusión que soliciten las direcciones que integran la Secretaría de Cultura.

2. Las direcciones generales y de área deberán enviar con anticipación la información de sus eventos para la difusión de sus actividades culturales, incluyendo el “Formato de Difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.




1. Difusión de las actividades culturales que la Secretaría de Cultura organiza, con el fin de generar e inculcar en el público local, nacional e internacional el gusto por la cultura, a través de eventos atractivos y de calidad.


1. Número de diseños realizados . 2. Número de diseños aprobados para la difusión en medios. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:












solicitud de difusión a la Dirección de Comunicación Social.


2 La Dirección de Comunicación Social recibe oficio de solicitud de difusión de las actividades que organizan las diversas direcciones que integran la Secretar ía de Cultura (este mismo procedimiento se aplica en los apoyos otorgados por la instancia estatal); revisa que el formato de difusión este debidamente llenado y con la información correspondiente anexa, y decide si procede o no.


3 Si no procede, la Dirección de Comunicación Social informa a la Dirección solicitante.


4 Si procede la Coordinación de Prensa establece contacto con las direcciones de área o generales para definir las características del o los diseños especiales que se requieren (flayers, posters, carteleras, pendones, entre otras) y se determina fecha para que se elabore e informa al Director de Comunicación Social.


ELABORACIÓN DEL DISEÑO ESPECIAL

5 El Coordinador de Prensa solicita a un diseñador (interno o externo) elabore varios bocetos.


6 El Diseñador elabora varios bocetos, tomando en consideración la opinión del área solicitante y las somete a aprobación del Director de Comunicación Social.

Diseñador.

7 La Dirección de Comunicación Social selecciona algunas de las propuestas que presenta el diseñador y decide en forma conjunta con el área solicitante (podrá tomar la decisión en forma unilateral cuando se trate de un evento que le encargue el Secretario de Cultura) y solicitará al diseñador el boceto definitivo.


8 El Diseñador presenta el boceto definitivo al Director de Comunicación Social.

Diseñador.

9 El Director de Comunicación Social da su visto bueno al diseño especial y envía para validación a la




Dirección de Comunicación Social del Despacho del Gobernador y a las instancias que sea necesario (área solicitante).

10 La Dirección de Comunicación Social del Despacho del Gobernador recibe, valida y envía el boceto a la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría para su impresión.

Dirección de Comunicación Social del Despacho del Gobernador

11 La Dirección de Comunicación Social recibe, solicita la impresión del diseño, anexando un CD a la solicitud de aprovisionamiento y entrega.


12 La Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento recibe solicitud y ordena el trabajo a una imprenta (conforme al procedimiento establecido) con las características solicitadas.

Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento.

13 La imprenta recibe, realiza el trabajo y entrega. Imprenta.

14 La Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento recibe el trabajo terminado, revisa y entrega a la Dirección de Comunicación Social.


15 La Dirección de Comunicación Social recibe el trabajo, elabora estrategia de difusión y distribuye.










DIRECCIÓN

SOLICITANTE DIRECCIÇON DE COMUNICACIÓN

SOCIAL


DIRECCIONES DE APOYO

DISEÑADOR

Elabora y envía oficio de solicitud de difusión.

Recibe y revisa que esté correcta la información.

Inicio

Solicitud Solicitud

Procede solicitud?

Informa a la dirección solicitante y explica los motivos del rechazo.

No Si Recibe y contacta para determinar el tipo de promoción que se requiere.

Oficio

Formatos

Solicita a un diseñador la elaboración de varios bocetos.

Elabora bocetos y turna para su autorización.

Bocetos

1 de 2

1 2

3

4

Selecciona junto con la dirección solicitante y solicita boceto definitivo.

Bocetos

Fin

5 6

7

Presenta boceto definitivo.

Bocetos

8




SOCIAL DE PALACIO DE GOBIERNO

DIRECCIÇON DE COMUNICACIÓN

SOCIAL IMPRENTA

DIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES Y MANTENIMIENTO

DISEÑADOR

2 de 2

Recibe, da su visto buevo y env ía para su validación de las demás instancias.

Boceto

Recibe, valida y turna.

Boceto

Fin

Solicita la impresión del diseño, anexa CD y entrega.

Boceto

Solicitud de Aprovisionamiento

Recibe y ordena trabajo con las características solicitadas.

Boceto

Recibe, realiza el trabajo y entrega.

Diseño Terminado

Recibe, revisa y entraga a la Dirección de Comunicación Social.

Diseño Terminado

Recibe, elabora estrategia de difusión y distribuye.

Diseño Terminado

9 10

11 12

13

14

15

Solicitud de Aprovisionamiento






Cobertura de eventos culturales.



ALCANCE O ÁMBITO:


Cubrir periodísticamente los eventos de la Secretaría de Cultura para llevar a cabo su difusión con el fin de darlos a conocer a la población en general. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:


2. Tanto las direcciones generales como de área enviarán con anticipación la información para la difusión de sus actividades culturales, anteponiendo el “formato de difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.




1. Difusión de las actividades culturales que la Secretaría de Cultura organiza y de las independientes que soliciten apoyo, con el fin de generar e inculcar en el público local, nacional e internacional el gusto por la cultura, a través de eventos atractivos y de calidad.


1. Número de eventos culturales difundidos. 2. Porcentaje de solicitudes recibidas para cobertura. 3. Número de solicitudes independientes para difusión. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:

1. Solicitudes recibidas por la Dirección de Comunicación Social. 2. Boletines, invitaciones y especiales. 3. Notas y artículos periodísticos. 4. Entrevistas y comentarios realizados por radio y televisión. 5. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco. 6. Programa Estatal de Cultura.










ATENCIÓN A SOLICITUDES DE DIFUSIÓN 1 La Dirección solicitante elabora y envía oficio de solicitud

de difusión a la Dirección de Comunicación Social. Dirección solicitante.

2 La Dirección de Comunicación Social, recibe oficio de solicitud de difusión de las actividades que organizan las diversas direcciones que integran la Secretaría de Cultura (este mismo procedimiento se aplica en los apoyos otorgados por la instancia estatal); revisa que el formato de difusión este debidamente llenado y con la información correspondiente anexa, y decide si procede o no.


3 Si no procede, la Dirección de Comunicación Social informa a la Dirección solicitante los motivos del rechazo.


4 Si procede, la Coordinación de Prensa, recibe y designa a un reportero para que cubrá el evento.


5 El Reportero recibe y agenda las actividades. Reportero. COBERTURA DEL EVENTO Y ELABORACIÓN DEL BOLETÍN INFORMATIVO

6 El Reportero cubre el evento y toma nota sobre lo acontecido y/o forografías en su caso.

Reportero.

7 Elabora boletín informativo con la información obtenida durante el evento y turna a la Coordinación de Prensa para su revisión.

Reportero.

8 La Coordinación de Prensa recibe boletín informativo, revisa y envía a través de las vías oficiales (Internet, intranet, fax, página de la Secrataría, etc.) a los medios de comunicación y al encargado de Intenet para su publicación.


9 Los Medios de Comunicación y el encargado de Internet reciben y publican.

Medios de Comunicación.









DIRECCIÓN

SOLICITANTE DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL


REPORTERO MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

Procede solicitud ?


Recibe, revisa que esté correcta la información y decide.

Inicio

Solicitud Solicitud

Se informa a la dirección solicitante motivos de rechazo.

No Si Recibe y turna información al reportero para que asista al evento.

Solicitud

Recibe y agenda actividades.

Cubre el evento y toma nota y fotografías.

Elabora boletín y turna para revisión.

Reciben boletín y publican la información.

Fin

Solicitud

Notas

Boletín

Boletín

Recibe, revisa y envía para su publicación.

Boletín

1 2

Fin

3

4

6

5

7 8

9






Entrevista para la difusión de actividades y/o funcionarios de la Secretaría de Cultura.



ALCANCE O ÁMBITO:


Tener información adicional ó exclusiva sobre el evento que se está difundiendo, en el caso de radio y televisión que las declaraciones se realicen en vivo, para que los medios de comunicción tengan un acercamiento directo con los funcionarios de la Secretaría de Cultura. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:


2. Tanto las direcciones generales como de área enviarán con anticipación la información de sus eventos para la difusión de sus actividades culturales, anteponiendo el “formato de difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.






1. Número de entrevistas a funcionarios públicos solicitadas por los medios de comuniciación.

2. Número de notas publicadas en los periódicos. 3. Número de boletines enviados. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:

1. Número de solicitudes recibidas por la Dirección de Comunicación Social. 2. Boletines, invitaciones y especiales. 3. Notas y artículos periodísticos. 4. Entrevistas y comentarios realizados por radio y televisión. 5. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco.



6. Programa Estatal de Cultura.






Entrevista para la difusión de actividades y/o funcionarios de la Secretaría de Cultura.




ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ENTREVISTA 1 El Medio de Comunicación ó el Funcionario de la

Secretaría de Cultura, solicita a la Dirección de Comunicación entrevista para la difusión de actividades ó algún tema en específico.

Medio de Comunicación ó Funcionario de la Secretaría de Cultura.

2 La Dirección de Comunicación Social, atiende la solicitud y turna a la Coordinación de Prensa para que agende la fecha, lugar y hora de la entrevista.


3 La Coordinación de Prensa agenda lugar, fecha y hora de la entrevista en coordinación con ambas partes.


REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA 4 La Coordinación de Prensa, envía a un reportero para

que acompañe al medio de comunicación (sobre todo cuando se trate de asuntos delicados ó de cierta reserva) a realizar la entrevista al lugar, fecha y hora determinados, o bien, monitore la entrevista si se trata de radio o televisión en vivo.


5 El reportero asiste junto con el medio de comunicación a realizar la entrevista y graba la conversación o monitorea la entrevista de radio o televisión en vivo.

Reportero.

6 El reportero elabora una versión estenográfica de la entrevista, registra en orden consecutivo, imprime un ejemplar y entrega a la Dirección de Comunicación Social para su conocimiento.

Reportero.

MONITOREO DE LA ENTREVISTA 7 La Dirección de Comunicación Social, revisa y turna al

Encargado de monitoreo para que verifique que la información publicada o transmitida concuerde.


8 El Encargado de monitoreo, verifica que la información publicada o transmitida concuerde y en caso de que sea necesario hacer alguna aclaración, informa a la Dirección de Comunicación Social.

Encargado de Monitoreo.

9 La Dirección de Comunicación Social, elabora y envía una carta dirigida al Director del medio de comunicación para que realice la correción y solicita al Encargado de monitoreo verifique que la información publicada o transmitida concuerde.




10 El Encargado de monitoreo verifica que la correción a la información publicada o transmitida concuerde e informa a la Dirección de Comunicación Social.


11 La Dirección de Comunicación Social recibe informe. Dirección de Comunicación Social.






Entrevista para la difusión de actividades de la Secretaría de Cultura.



MEDIO DE

COMUNICACIÓN Y/O FUNCIONARIO

DIRECCIÇON DE COMUNICACIÓN

SOCIAL


REPORTERO Y/O ENCARGADO DE

MONITOREO

Solicita entrevista para la difusión de actividades o un tema específico.

Atiende y turna para que se agende.

Inicio

Envía a un reportero para que monitore la entrevista.

Fin

Agenda la fecha, lugar y hora de la entrevista con ambas partes.

Asiste y graba o monitorea la entrevista de radio o televisión.

Elabora versión estenográfica, registra, imprime y entrega.

1 2 3

4 5

6 Recibe y turna al encargado de monitoreo para que verifique la información.

7

Verifica que la información concuerde e informa.

8

Elabora y envía una carta para que se realice la corrección.

9

Verifica que la corrección a la información concuerde y informa.

10

Versión estenográfica

Versión estenográfica

Recibe informe.

11






Entrevista a funcionarios al concluir un evento.



ALCANCE O ÁMBITO:


Lograr que los medios de comunicación tengan acercamiento directo con los funcionarios de la Secretaría de Cultura de Jalisco. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:


2. Tanto las direcciones generales como de área, enviarán con anticipación la información de sus eventos para la difusión de sus actividades culturales, anteponiendo el “formato de difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.


4. Se dará difusión a los eventos de la Secretaría de Cultura y de aquellos independientes que soliciten apoyo de acuerdo a las características de los mismos.




1. Número de entrevistas realizadas a los funcionarios. 2. Número de notas publicadas en los periódicos. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:







Entrevista a funcionarios al concluir un evento.


Despacho del Secretario (Dirección de Comunicación Social).


REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA 1 El Reportero, se acerca y graba la entrevista que los

Medios de Comunicación hacen a los funcionarios de la Secrataría de Cultura al concluir un evento (en el caso de que sean varias entrevistas el reportero las grabará todas).

Medios de Comunicación y Reportero.

2 El Reportero después del evento elabora un boletín, mismo que presenta a la Dirección de Comunicación Social, anexando un reporte de las entrevistas que le realizaron a los funcionarios en el evento.

Reportero.

3 La Dirección de Comunicación Social, recibe, revisa y si se trata de un tema delicado, designa a un reportero para hacer la versión estenográfica de la entrevista.

Dirección de Comunicción Social.

4 El Reportero elabora la versión estenográfica y entrega para su revisión. Y deja una copia para archivo, la cual registra.

Reportero.

MONITOREO DE LA ENTREVISTA

5 La Dirección de Comunicación Social, recibe la versión estenográfica, revisa y solicita al Encargado de monitoreo verifique que la información publicada o transmitida concuerde.

Dirección de Comunicción Social.

6 El Encargado de monitoreo, verifica que la información publicada o transmitida concuerde y en caso de que sea necesario hacer alguna aclaración, informa a la Dirección de Comunicación Social.


7 La Dirección de Comunicación Social, elabora y envía una carta dirigida al Director del medio de comunicación para que realice la correción y solicita al Encargado de monitoreo verifique que la información transmitida concuerde.


8 El Encargado de monitoreo, verifica que la correción a la información publicada o transmitida concuerde e informa a la Dirección de Comunicación Social.








Entrevista con funcionarios al concluir un evento.



REPORTERO

Y/O ENCARGADO DE MONITOREO DIRECCIÇON DE COMUNICACIÓN SOCIAL

9

Se acerca y graba la entrevista que hacen a los funcionarios de la Secratría de Cultura al concluir un evento.

Inicio

1

Elabora boletín del evento y entrega, anexando un reporte de las entrevistas que realizaron.

2

Recibe, revisa y designa a un reportero para hacer la versión estenográfica de la entrevista.

3

Elabora la versión estenográfica y entrega para su revisión. Deja copia para archivo la cual registra.

4

Recibe la versión estenográfica, recibe, revisa y solicita se verifique la información publicada o transmitida.

5

Verifica que la información publicada o transmitida concuerde e informa.

6

Elabora y envía una carta para para que se realice la corrección y encarga monitoreo.

7

Verifica que la información publicada o transmitida concuerde e informa.

8

Fin

Recibe informe






Actualización de la Página Electrónica de la Secretaría de Cultura.



ALCANCE O ÁMBITO:


Utilizar este medio electrónico de alcance mundial para la difusión de la cultura jalisciense. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:








1. Número de actualizaciones realizadas. 2. Número de notas publicadas. 3. Número de visitas a la página electrónica 4. Número de comentarios a través del buzón electrónico. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:











ATENCIÓN A SOLICITUDES DE DIFUSIÓN 1 La Dirección Solicitante elabora oficio de la solicitud

para que la información de la actividad o programa de actividades sean difundidas a través de la página electrónica (anexa en un CD con fotografías escaneadas en alta resolución, en su caso), así como el formato en el que especifica los cambios y anexar los documentos.

Dirección Solicitante.

2 La Dirección de Comunicación Social recibe oficio de la solicitud, formato y CD en su caso, para que la información de la actividad o programa de actividades sean publicadas en la página electrónica y turna al encargado de internet.


ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA ELECTRÓNICA 3 El Encargado de Internet recibe y deriva según el

campo en el que se vaya a incluir la información. Encargado de Internet.

4 Si se trata de subir información a través de pop-up (ventana flotante), la Dirección de Comunicación Social revisa la información y la envía a Secretaría de Administración a través del sistema "Traspaso de Información en Internet".


5 La Secretaría de Administración recibe, revisa, sube la información a la página de internet al pop-up y notifica a la Dirección de Comunicación Social para verificar que las modificaciones se hayan realizado correctamente.

Secretaría de Administración.

6 Si se trata de información como convocatorias, cursos, talleres, boletines de prensa, que deben subirse campos específicos , la Dirección de Comunicación Social turna al encargado de internet para que suba la información y que este al pendiente de su vigencia.


7 El Encargado de Internet recibe, copia o captura la información, revisa su ortografía y redacción, la publica en la página de internet y está al pendiente de su vigencia.

Encargado de Internet.











SOCIAL

ENCARGADO DE INTERNET

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Elabora oficio de la solicitud, el formato en el que especifican los cambios y anexar los documentos.

Recibe y deriva según el campo en que se vaya a incluir la información.

Recibe solicitud, para que la información sea publicada en la página electrónica y turna.

Inicio

1 2 3

Pop – up? Si No

Revisa la información y la envía a través del sistema "Traspaso de Información en Internet".

4

Recibe, revisa, la sube la información a la página de internet al pop-up y notifica

5

Fin

Si se trata de información que deba subirse a campos específicos, turna

6

Recibe, copia ó captura la información, revisa, publica y esta al pendiente de su vigencia.

7

Fin






Síntesis Informativa.



ALCANCE O ÁMBITO:


Informar al personal de la Secretaría de Cultura, sobre las actividades culturales que se realicen, además de dejar testimonio de la difusión de las mismas. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:


2. Tanto las direcciones generales como de área enviarán con suficiente tiempo de anticipación la información de sus eventos para la difusión de sus actividades culturales, anteponiendo el “formato de difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.




1. Difusión de las actividades culturales que la Secretaría de Cultura, organiza con el fin de generar e inculcar en el público local, nacional e internacional el gusto por la cultura, a través de eventos atractivos y de calidad.


1. Número de periodicos analizados. 2. Número de síntesis elaboradas. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:











ELABORACIÓN DE LA SÍNTESIS INFORMATIVA 1 El Encargado de monitoreo, selecciona las notas más

importantes de los medios de comunicación, especialmente aquellas relacionadas de manera directa con la Secretaría de Cultura.


2 El Encargado de monitoreo, recorta y pega las notas seleccionadas incluyendo el logotipo de la fuente, la fecha, número de página y sección; así mismo acomoda y resalta en orden de importancia.


3 El Encargado de monitoreo, registra la información básica haciendo una breve semblanza.


4 El Encargado de monitoreo, saca copias de la síntesis (un ejemplar por cada dirección de la Secretaría), encuaderna y archiva original (mensualmente elabora informe).

Encargado de Monitoreo

5 El Encargado de monitoreo, envía a las direcciones un ejemplar de la síntesis (si se trata de áreas ubicadas en otros edificios, la envía a través de la Coordinación de Transportes).

Encargado de monitoreo.

6 Las Direcciones de la Secretaría , reciben un ejemplar de la síntesis.

Direcciones de la Secretaría.









ENCARGADO DE MONITOREO DIRECCIONES DE LA SECRETARÍA

Síntesis Informativa


Selecciona las notas importantes relacionadas de manera directa con la Secretaría de Cultura.

Inicio

Recorta y pega las notas seleccionadas, acomoda y resalta en orden de importancia.

Registra en un libro, la información básica haciendo una breve semblanza.

Saca copias para cada Dirección y archiva original.

Envía a las Direcciones un ejemplar de la sístesis.

Reciben un ejemplar de la sístesis.

1

2

3

4

5 6

Fin






Estadística de Boletines de Prensa.



ALCANCE O ÁMBITO:


Conocer los alcances que tiene la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría de Cultura. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:


2. Tanto las direcciones generales como de área enviarán con suficiente tiempo de anticipación la información de sus eventos para la difusión de sus actividades culturales, anteponiendo el “formato de difusión”. En caso de que sean apoyos a organismos externos deberán cubrir el mismo requisito.

3. Se mantendrá la objetividad en la información y la atención oportuna ante las necesidades de los medios de comunicación



1. Difusión de las actividades culturales que la Secretaría de Cultura organiza con el fin de generar e inculcar al público local, nacional e internacional el gusto por la cultura, a través de eventos atractivos y de calidad.


1. Número de boletines de prensa realizados. 2. Número de boletines publicados con respecto a los enviados. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:











ELABORACIÓN DEL INFORME ESTADÍSTICO DE BOLETINES DE PRENSA 1 La Dirección de Comunicación Social, designa al

encargado de estadísticas para llevar el conteo de boletines registrados en el control.


2 El Encargado de estadísticas en forma mensual, realiza el conteo de los boletines de prensa (ordinarios y especiales) registrados y los ordena por Dirección.

Encargado de Estadísticas.

3 El Encargado de estadísticas, captura la información por Direcciones Generales y de Área y envía a la Dirección de Evaluación, Programación y Seguimiento.

Encargado de Estadísticas.

4 La Dirección de Evaluación, Programación y Seguimiento recibe el informe dentro de los primeros cinco días hábiles.

Dirección de Evaluación, Programación y Seguimiento.









ENCARGADO DE ESTADÍSTICAS DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO

Informe Informe

Inicio

Designa al encargado para llevar el conteo de boletines registrados.

1

Realiza conteo de boletines de prensa y los ordena por Dirección.

2

Captura la información por Direcciones y envía informe.

3

Recibe informe dentro de los primeros cinco días hábiles.

Inicio

4






Elaboración y/o actualización de la Cartelera Semanal.



ALCANCE O ÁMBITO:


Publicar las actividades de la Secretaría de Cultura, en los medios impresos en la sección de cultura o espectáculos. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:



3. Se mantendrá la objetividad en la información y la atención oportuna ante las necesidades de los medios de comunicación

4. Se dará difusión a los eventos de la Secretaría de Cultura y de aquellos externos que soliciten apoyo de acuerdo a las características de los mismos.




1. Asistencia a los eventos. 2. Número de notas publicadas en los periódicos. 3. Comentarios y difusión que se lleven a cabo antes y después de efectuarse las

actividades, en la televisión, radio y/o prensa. 4. Número de boletines enviados. 5. Asistencia de medios de comunicación a las ruedas de prensa. 6. Visitas a la página electrónica y retroalimentación a través del buzón. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:

1. Número de solicitudes recibidas por la Dirección de Comunicación Social. 2. Boletines, invitac iones y especiales. 3. Notas y artículos periodísticos. 4. Entrevistas y comentarios realizados por radio y televisión. 5. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco. 6. Programa Estatal de Cultura.










ATENCIÓN A SOLICITUDES DE DIFUSIÓN 1 La Dirección Solicitante elabora y envía oficio de

solicitud a la Dirección de Comunicación Social. Dirección Solicitante.

2 La Dirección de Comunicación Social, recibe oficio de solicitud de difusión correspondiente a la actividad o programa de actividades (este mismo procedimiento se aplica en los apoyos otorgados por la instancia estatal) y turna a la Coordinación de Prensa.


ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA CARTELERA 3 La Coordinación de Prensa recibe, valora la información

y transcribe al formato de publicación designado por el diseñador.


4 La Coordinación de Prensa, envía a un Diseñador externo la información de la actividad o programa de actividades, dos semanas antes de su posible publicación (en día martes) junto con las imágenes que considere se puedan publicar.


5 El Diseñador Externo recibe, diseña y envía una semana después la cartelera para su revisión (ortografía, acomodo de fotografías e información).

Diseñador Externo.

6 La Coordinación de Prensa recibe, revisa y turna la cartelera a la Dirección de Comunicación Social.


PUBLICACIÓN DE LA CARTELERA 7 La Dirección de Comunicación Social recibe, revisa y

turna la cartelera al Coordinador de Publicidad, para su publicación en los cuatro principales periódicos de la Zona Metropolitana de Guadalajara.


8 El Encargado de Publicidad recibe, elabora solicitud de publicación y oficio, anexa impresión y copia en CD, envía a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad del Gobierno del Estado para validación del diseño.

Encargado de Publicidad.

9 La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad del Gobierno del Estado, recibe cartelera, valida y turna a la Dirección de Comunicación Social.

Dirección de Mercadotecnia y Publicidad del Gobierno del Estado.

10 La Dirección de Comunicación Social, recibe cartelera validada (hace correcciones en su caso) y elabora solicitud de servicio a la Dirección de Recursos




Materiales y Mantenimiento y envía para su trámite.

11 La Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento, recibe solicitud de servicio, tramita el pago y comunica a la Dirección de Comunicación Social.


12 La Dirección de Comunicación Social, recibe comunicado y encomienda al encargado de publicidad realice el trámite la insersión de la cartelera en los medios impresos.


13 El Encargado de publicidad elabora la orden de insersión en periódicos y la envía por correo electrónico, anexando la cartelera, confirmando por la misma vía o telefónicamente la recepción e informa al Encargado de monitoreo.


14 El Encargado de monitoreo revisa, en la síntesis informativa (llegado el día de la publicación) se haya publicado correctamente.












SOCIAL


DISEÑADOR EXTERNO

ENCARGADO DE PUBLICIDAD

Inicio

Envía oficio de solicitud.

1 Recibe oficio de solicitud y turna

2

Solicitud Solicitud

Recibe, valora la información y transcribe al formato de publicación.

3

Solicitud

Envía a un diseñador externo junto con las imágenes a publicar.

4

Información

Recibe, diseña y envía una semana después la cartelera para su revisión.

5

Información

Recibe, revisa y turna la cartelera.

6

Cartelera

Recibe, revisa y turna para su publicación en los 4 principles periódicos.

7

Cartelera

Recibe, elabora solicitud de publicación y oficio, anexa impresión y CD y envía.

8

Cartelera

1 de 2



DIRECCIÓN DE

MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD DEL GOBIERNO DEL

ESTADO


SOCIAL


MTERIALES Y MANTENIMIENTO

ENCARGADO DE PUBLICIDAD Y/O

MONITOREO

2 de 2

Recibe cartelera, validada y turna.

9

Cartelera

Recibe cartelera validada, elabora solicitud de servicio y envía.

10

Cartelera

Recibe solicitud de servicio, tramita pago y comunica.

11

Cartelera

Solicitud de Servicio

Recibe comunicación y encomienda realizar el trámite para la insersión.

12

Cartelera Elabora orden de insersión, envía correo electrónico, anexa cartelera y confirma telefónicamente.

13

Cartelera

Solicitud de Servicio

Revisa en la síntesis que la información se haya publicado correctamente.

14


Fin






Insersión en periódicos de promocionales de eventos específicos.



ALCANCE O ÁMBITO:


Dar difusión a los eventos culturales que se generan por la Secretaría de Cultura de Jalisco. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:










1. Número de solicitudes recibidas por la Dirección Comunicación Social. 2. Boletines, invitaciones y especiales. 3. Notas y artículos periodísticos. 4. Entrevistas y comentarios realizados por radio y televisión. 5. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco. 6. Programa Estatal de Cultura.










ATENCIÓN A SOLICITUDES DE DIFUSIÓN 1 La Dirección solicitante elabora y envía oficio de la

solicitud de inserción en periódicos un anuncio sobre la actividad que está organizando e incluye diseño.


2 La Dirección de Comunicación Social, recibe oficio de la solicitud de inserción, así como diseño anexo, revisa y turna al encargado de publicidad.


PUBLICACIÓN DEL PROMOCIONAL 3 El Encargado de Publicidad recibe, revisa, elabora

solicitud de publicación y oficio, anexa impresión y copia en CD, envía a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad del Gobierno del Estado, para validación del diseño.


4 La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad del Gobierno del Estado, recibe, valida y turna a la Dirección de Comunicación Social.

Dirección de Mercadotecnia y Publicidad del Gobierno del Estado.

5 La Dirección de Comunicación Social, recibe validación y encomienda al encargado de publicidad realice el trámite para la inserción.


6 El Encargado de publicidad recibe, revisa, elabora solicitud de publicación y envía a la Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento anexando una impresión del diseño y el archivo en CD.


7 La Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento recibe solicitud de publicación, tramita pago y comunica a la Dirección de Comunicación Social.


8 La Dirección de Comunicación Social recibe comunicado y encomienda al encargado de publicidad realice el trámite para la inserción.


9 El Encargado de publicidad elabora la orden de insersión en periódicos y envía por correo electrónico, anexa archivo y confirma a través de la misma vía o telefónicamente la recepción de la información.


10 El Encargado de monitoreo revisa en la síntesis informativa (llegado el día de la publicación) que la información se haya publicado correctamente.












SOCIAL

ENCARGADO DE PUBLICIDAD

Y/O MONITOREO

DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD DEL GOBIERNO DEL

ESTADO



Inicio

Elabora y envía oficio de solicitud e incluye diseño.

1

Solicitud

Recibe oficio de solicitud, anexa diseño, revisa y turna

2

Solicitud

Recibe, revisa, elabora, solicitud y oficio, anexa impresión y copia en CD y envía.

3

Solicitud

Recibe, valida y turna

4

Solicitud

Recibe validación y encomienda se realice el trámite.

5

Diseño

Diseño Diseño Diseño

Oficio Diseño

Recibe, revisa, elabora solicitud de publicación y envía.

6

Diseño

Recibe solicitud de publicación, tramita pago y comunica.

7

Diseño

Solicitud Solicitud Recibe comunicado y encomienda el trámite de insersión.

8

Elabora orden, envía correo, anexa archivo y conforma recepción.

9

Orden

Revisa en la síntesis que la información se haya publicado correctamente. .

10

Fin






Actualización de la Cartelera Electrónica.



ALCANCE O ÁMBITO:


Ofrecer un espacio alterno para dar a conocer los eventos realizados por la Secretaría de Cultura, e invitar a las instituciones públicas y privadas para que anuncien sus actividades culturales. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:




4. Se dará difusión a los eventos de la Secretaría de Cultura y de aquellos externos que soliciten apoyo de acuerdo a las características de los mismos.






1. Número de solicitudes recibidas por la Dirección de Comunicsción Social. 2. Boletines, invitaciones y especiales. 3. Notas y artículos periodísticos. 4. Entrevistas y comentarios realizados por radio y televisión. 5. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco. 6. Programa Estatal de Cultura.










ATENCIÓN A SOLICITUDES DE DIFUSIÓN 1 La Dirección Solicitante, elabora y envía solicitud de

difusión de la actividad o programa de actividades para que sean publicadas en la página electrónica de la Secretaría (www.cultura.jalisco.gob.mx).


2 La Dirección de Comunicación Social, recibe solicitud de difusión correspondiente a la actividad o programa de actividades (este mismo procedimiento se aplica en los apoyos otorgados por la instancia estatal) y turna al encargado de internet.


ACTUALIZACIÓN DE LA CARTELERA ELECTRÓNICA 3 El Encargado de Internet recibe, llena los campos del

formato establecido por la empresa Brandcorp que realiza la página de Internet, adjunta los archivos necesarios y envía las actualizaciones para su revisión a través de correo electrónico, confirmando telefónicamente la recepción de la información.


4 La Empresa Brandcorp, recibe las actualizaciones y archivos anexos, revisa las actualizaciones, inserta en la página e informa a la Dirección de Comunicación Social.

Empresa Brandcorp.

5 La Dirección de Comunicación Social recibe comunicado y turna al Encargado de Internet, para que verifique los cambios.


6 El Encargado de Internet, verifica que las actualizaciones se hayan realizado correctamente en la página electrónica e informa a la Dirección de Comunicación Social.













SOCIAL

ENCARGADO DE INTERNET

EMPRESA BRANDCORP

Solicitud Solicitud

Inicio


1

Recibe solicitud de difusión y turna.

2

Recibe, llena los campos del formato, adjunta archivos, envía y confirma.

3

Solicitud

Recibe las actualizaciones y archivos, revisa e informa.

4

Recibe comunicado y turna para que se

verifiquen los cambios.

5

Revisa que las actualizaciones se hayan realizado correctamente e informa.

6

Recibe informe.

7

Inicio






Elaboración y uso de carteleras fijas en los espacios culturales de la Secretaría de Cultura.



ALCANCE O ÁMBITO:


Dar a conocer al personal y los visitantes de los espacios culturales de la Secretaría de Cultura. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:




4. Se dará difusión a los eventos de la Secretar ía de Cultura y de aquellos que soliciten apoyo de acuerdo a las características de los mismos.




1. Asistencia a los eventos. 2. Número de notas publicadas en los periódicos. 3. Seguimiento a comentarios y difusión que se lleven a cabo antes y después de

efectuarse las actividades, en la televisión, radio y/o prensa. 4. Número de boletines enviados. 5. Asistencia de medios de comunicación a las ruedas de prensa. 6. Visitas a la página electrónica y retroalimentación a través del buzón. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:











ATENCIÓN A SOLICITUDES DE DIFUSIÓN 1 La Persona ó Dirección solicitante, elabora oficio de uso

de espacio para la programación de actividades, dirigido al Director de Comunicación Social, en el cual se especifican las fechas que se desea utilizar. Este oficio deberá estar acompañado por una copia del diseño a color.

Persona ó Dirección Solictante.

2 La Dirección de Comunicación Social, recibe, revisa el diseño, verifica disponibilidad de fechas, elabora y envía oficio para solicitar la validación de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad de Palacio de Gobierno.


ELABORACIÓN Y USO DE CARTELERAS FIJAS 3 La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad de Palacio

de Gobierno, recibe, revisa el diseño, valida y notifica vía oficio a la dirección de Comunicación Social.

Dirección de Mercadotecnia y Publicidad de Palacio de Gobierno.

4 La Dirección de Comunicación Social, recibe oficio de validación y turna para su impresión, según sea el caso, ya sea para cartelera externa o interna.


5 Si se trata de cartelera externa, la Dirección de Comunicación Social, envía a la persona solicitante para que imprima su diseño con las características que le indique la Dirección de Comunicación Social.


6 La Persona ó Dirección solicitante recibe diseño validado, imprime y entrega a la Dirección de Comunicación Social para su publicación.

Persona ó Dirección Solictante.

7 La Dirección de Comunicación Social, recibe y publica el diseño validado.


8 Si se trata de cartelera interna, la Dirección de Comunicación Social, elabora solicitud de aprovisionamiento y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento para su impresión.


9 La Dirección de Recursos Materiales y Mantenimiento recibe, realiza el trámite para su impresión y entrega a la Dirección de Comunicación Social.


10 La Dirección de Comunicación Social, recibe impresión del diseño (lonas, pendones, etc.), elabora oficios y




envía a través del “sistema de maletín” a los espacios culturales para su publicación.

11 El Espacio Cultural recibe oficio y diseño impreso para colocar en las carteleras según acuerdo.

Espacio Cultural.

12 La Dirección de Comunicación Social, verifica la colocación correcta del diseño impreso en las carteleras.










PERSONA Ó DIRECCIÓN

SOLICITANTE


SOCIAL

DIRECCIÓN DE MERCADOTECNÍA Y

PUBLICIDAD DE PALACIO DE GOBIERNO



Oficio

Diseño

Inicio

Elabora oficio, especifica fechas y anexa copia de diseño a color.

1 Recibe, revisa, ver ifica disponibilidad de fechas, elabora y envía oficio para validación.

2

Oficio

Diseño

Oficio

Diseño

Recibe, valida y notif ica vía oficio y turna para su impresión.

3

Oficio

Diseño

Recibe oficio de validación y turna para su impresión.

4

Externa? No Si

Envía diseño para impresión de acuerdo a las especificaciones indicadas.

5

Diseño

1 de 2

A



PERSONA Ó DIRECCIÓN

SOLICITANTE


SOCIAL

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y

MANTENIMIENTO ESPACIO CULTURAL

2 de 2

Recibe diseño validado, imprime y entrega.

6

Diseño

Recibe y publica.

7

Diseño

B

Elabora solicitud de

aprov is ionamiento y turna

8

Diseño

A

Recibe, realiza trámite para su impresión y entrega.

9

Diseño

Solicitud Solicitud

Recibe impresión, elabora oficios y envía a través del sistema de maletín.

10

Diseño

Oficio Recibe oficio y diseño impreso para colocar en las carteleras según acuerdo.

11

Diseño

Oficio Verifica la colocación correcta del diseño impreso en las carteleras.

12

Diseño

Oficio

B

Fin






Difusión Cultural a través de la Radio y Televisión.


Despacho del Secretario de Cultura (Sistema Jalisciense de Radio y Televisión).

ALCANCE O ÁMBITO:

Estatal (televisión) y Puerto Vallarta, Zapotlán el Grande, El Grullo (Radio). OBJETIVO DEL SUBPROCESO:

Producir, programar y transmitir a través de los medios de comunicación electrónicos del Estado, programas y actividades culturales, educativos e informativos, así como mensajes y campañas de difusión social. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:

1. Los titulares de las dependencias, ins tituciones y organismos públicos y privados, deberán solicitar la producción, programación y transmisión de mensajes educativos, culturales o informativos.

2. Los directores de comunicación social o sus equivalentes, serán los responsables de dar el seguimiento correspondiente a la transmisión de los programas que soliciten.

3. Las producciones deberán reunir las características mínimas a nivel de broadcast. 4. Los contenidos de los programas deberán respetar las leyes y los acuerdos

Internacionales respecto a los derechos de autor y de protección a la propiedad intelectual.


1. Que la sociedad reciba los mensajes para mantenerse informados y hacer uso de los servicios y eventos públicos que el Estado ofrece.

2. Incrementar gradualmente la cobertura de televisión y radio para promover entre un número mayor de jaliscienses la comunicación social.

3. Fomentar el sentido de integración e identidad entre los jaliscienses. 4. Incrementar la cantidad y calidad de los servicios que ofrece la institución a la

sociedad. INDICADOR DE ÉXITO :

1. Número de horas transmitidas. 2. Número de programas producidos. 3. Número de programas transmitidos. 4. Incrementar los niveles de audiencia y aceptación sobre la programación del Sistema. 5. Incrementar la cobertura poblacional y geográfica. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:

1. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco. 2. Programa Estatal de Cultura. 3. Ley Federal de Radio y Televisión. 4. Ley Federal de Telecomunicaciones. 5. Ley Federal de Derechos de Autor. 6. Convenios con organizaciones públicas y privadas. 7. Oficios.






Difusión cultural a través de la Radio y Televisión


Despacho del Secretario de Cultura (Sistema Jalisciense de Radio y Televisión)


APROBACIÓN DE ACTIVID ADES Y PRESUPUESTO DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y TELEVISIÓN

1 La Dirección General del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión, convoca a junta de consejo para la definición de la programación que corresponde a la institución.

Dirección General del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

2 Los Directores de área del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión, presentan sus proyectos y propuestas de trabajo para su estudio, análisis, y en su caso aprobación

Directores de área del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

3 La Dirección General, del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión, con base a las propuestas presentadas formula el proyecto de actividades y el presupuesto de la programación de la institución, y lo presenta a la junta directiva para su aprobación.


4 La Junta Directiva recibe y decide si lo aprueba o no. Junta directiva. 5 Si no es autorizado, lo regresa al Director General

explicando motivos. Junta directiva.

PRODUCCIÓN Y TRANSMIS IÓN EN RADIO Y TELEVISIÓN 6 La Dirección General del Sistema Jalisciense de

Radio y Televisión, una vez aprobado el proyecto de actividades y presupuesto, lo turna a las direcciones de Radio y Televisión, para su ejecución, y en reuniones programadas, discuten la producción y transmisión de los acontecimientos más relevantes que suceden día a día de la vida política, económica y social del Estado.


7 La Dirección General del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión, recibe propuestas de instituciones, ayuntamientos, dependencias públicas estatales y federales, organismos no gubernamentales, asociaciones civiles, universidades y de la sociedad en general.


8 La Dirección General del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión, analiza y aprueba aquellas propuestas que cumplan con las políticas establecidas por la institución.




9 Si las propuestas no son aprobadas, la Dirección General del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión, las regresa a las instancias antes mencionadas explicando motivos.


10 Si las propuestas son aprobadas, la Dirección General del Sistema Ja lisciense de Radio y Televisión, las deriva según sea el caso, a los directores de Radio y Televisión.


11 La Dirección de Radio y la Dirección de Televisión recibe las propuestas y verifica si requieren producción.

Dirección de Radio y Dirección de Televisión del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

12 Si no requieren de producción las derivan al área de Programación de la institución para su transmisión y difusión.


13 En caso que las propuestas requieran producción, la Dirección de Radio y la Dirección de Televisión calendarizan y giran orden al área de Producción de la institución para su realización.


14 El área de Producción recibe las propuestas, realiza la producción de las propuestas y envía el material producido al área de Programación para su transmisión y difusión.

Área de Producción del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

15 El Área de Programación recibe el material y de acuerdo a fechas establecidas, transmite las producciones por radio y/o por televisión

Área de Programación del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

16 El Área de Programación clasifica y archiva el material generado para su uso posterior.

Área de Programación del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.






Difusión cultural a través de la Radio y Televisión.



DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO

Y TELEVISIÓN

DIRECCIÓN DE RADIO Y DIRECCIÓN DE TELEVISIÓN

DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y TELEVISIÓN

JUNTA DIRECTIVA

Con base a las propuestas, formula proyecto de actividades y presupuesto, lo envía para su aprobación.

Inicio

Explica motivos a la Dirección General.

Presenta sus proyectos y propuestas de trabajo para su estudio, análisis y aprobación.

Convoca a junta de consejo para definir la programación de la institución.

No Si

1 de 3

1 2

3

5

Fin

Recibe y decide si lo aprueba o no.

4

Lo turna a las direcciones para su ejecución, y discute la producción y transmisión de acontecimientos relevantes.

6

Dentro de sus tareas, recibe propuestas de programación.

7

¿Aprobado?



DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y

TELEVISIÓN

DIRECCIÓN DE RADIO Y DIRECCIÓN DE TELEVISIÓN

DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y TELEVISIÓN

ÁREA DE PRODUCCIÓN DEL SISTEMA JALISCIENSE DE

RADIO Y TELEVISIÓN

2 de 3

Explica motivos a las instancias

¿Aprobada? No Si

Las deriva según sea el caso a los directores de radio y televisión.

Turna al área de Producción para su transmisión y difusión.

¿Requiere producción?

Si No

2 de 3

10

9

Fin

Analiza y aprueba las propuestas que cumplan con las políticas establecidas por la institución .

8

Reciben las propuestas y revisan si requieren producción.

11

12

A



ÁREA DE PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y

TELEVISIÓN

DIRECCIÓN DE RADIO Y DIRECCIÓN DE TELEVISIÓN DEL SISTEMA JALISCIENSE

DE RADIO Y TELEVISIÓN

ÁREA DE PRODUCCIÓN DEL SISTEMA JALISCIENSE DE

RADIO Y TELEVISIÓN

Calendariza y gira orden al área de producción.

3 de 3

13 Recibe, realiza producción y envía material producido.

14

Recibe el material y de acuerdo con las fechas establecidas, transmite.

15

Clasifica y archiva el material generado para su uso posterior.

16

A

Fin






Noticias.



ALCANCE O ÁMBITO:

Estatal. OBJETIVO DEL SUBPROCESO:

Producir, Programar y transmitir a través de los medios de comunicación electrónicos del Estado, programas y actividades culturales, educativas e informativas, así como mensajes y campañas de difusión social. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO:

1. Generar información sustentada en hechos tangibles, verificables, de interés público, de actualidad basados en la objetividad cotejando versiones; el criterio es ser incluyentes y difundir información de utilidad a la sociedad.


1. Que la sociedad reciba los mensajes para mantenerse informada. 2. Que la información genere opinión pública favorable y propositiva. 3. Que todas las organizaciones tengan voz en materia informativa. 4. Incrementar el número de noticieros en radio y televisión. 5. Incrementar la cobertura territorial y poblacional de nuestros noticieros. 6. Fortalecer la confianza y credibilidad en el Estado. INDICADOR DE ÉXITO:

1. Número de ediciones transmitidas. 2. Incremento en la calidad y número de notas. 3. Incremento en el número de instituciones. 4. Incremento en la cobertura. 5. Incremento en la audiencia. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:

1. Ley de Fomento a la Cultura del Estado de Jalisco. 2. Programa Estatal de Cultura. 3. Ley Federal de Radio y Televisión. 4. Boletines y comunicados oficiales. 5. Periódico oficial.






Noticias.




DEFINIR PROYECTO DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y TELEVISIÓN

1 La Dirección General, convoca a reunión de trabajo, a la Junta de Consejo para definir la programación de la institución.


2 La Dirección de Noticias, en la reunión de trabajo presenta proyecto de línea editorial para análisis y aprobación.

Dirección de Noticias del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

3 La Dirección General, con base a las propuestas presentadas, formula un proyecto de actividades y presupuesto de la programación de la institución y lo presenta a la Junta Directiva para su aprobación.

Dirección General del Sistema Jalisciense de Radio y de Televisión.

4 La Junta Directiva, recibe el proyecto y aprueba. Junta Directiva.

5 Si no es aprobado el proyecto, la Junta Directiva envía a la Dirección General y explica los motivos.

Junta Directiva.

6 Si es aprobado el proyecto, la Junta Directiva envía a la Dirección General para su ejecución.

Junta Directiva.

7 La Dirección General, recibe el proyecto de actividades y presupuesto y turna a la Dirección de Noticias.


8 La Dirección de Noticias , recibe, da seguimiento y en reuniones programadas con el Director General, discute la producción y transmisión de los acontecimientos más relevantes que suceden día a día de la vida política, económica y social del Estado.


COBERTURA DE EVENTOS NOTICIOSOS POR REPOR TEROS DEL SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y TELEVISIÓN

9 La Dirección de Noticias, recibe boletines de prensa de instituciones, ayuntamientos, dependencias públicas estatales y federales, organismos no gubernamentales, asociaciones civiles, universidades y de la sociedad en general y selecciona noticias.


10 La Dirección de Noticias, envía a reporteros para que cubran los eventos noticiosos e informativos que suceden en el Estado.




11 Los Reporteros , cubren los eventos y elaboran sus notas informativas y envían al área de Edición de la institución para elaborar los noticieros.

Reporteros del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

PRODUCCIÓN Y EMISIÓN DE NOTICIEROS 12 El área de Edición, recibe las notas informativas,

elabora los noticieros y programas informativos que se transmiten por la Radio y Televisión estatal.

Área de Edición del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.

13 El área de Edición, transmite las notas informativas, clasifica y archiva el material generado para su uso posterior.

Área de Edición del Sistema Jalisciense de Radio y Televisión.






Noticias.



DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA JALISCIENSE DE

RADIO Y TELEVISIÓN

DIRECCIÓN DE NOTICIAS DEL SISTEMA JALISCIENSE

DE RADIO Y TELEVISIÓN JUNTA DIRECTIVA

Con base a las propuestas, formula proyecto de actividades y presupuesto, lo envía para su aprobación.

Inicio

Envía al Director General y explica los motivos.

Presenta proyecto de línea editorial para análisis y aprobación

Convoca a reunión a la junta de consejo para definir la programación de la institución.

¿Aprobado? No Si

Envía al Director General para su ejecución.

1 de 2

1

3

2

5

Fin

6

Recibe el proyecto y aprueba

4



DIRECCIÓN GENERAL DEL

SISTEMA JALISCIENSE DE

RADIO Y TELEVISIÓN

DIRECCIÓN DE NOTICIAS DEL

SISTEMA JALISCIENSE DE RADIO Y TELEVISIÓN

REPORTEROS DEL SISTEMA JALISCIENSE

DE RADIO Y TELEVISIÓN

ÁREA DE EDICIÓN DEL SISTEMA JALISCIENSE DE

RADIO Y TELEVISIÓN

Recibe, da seguimiento en reuniones con la dirección general, discute la producción y transmisión.

Recibe boletines de prensa y selecciona noticias.

Envía a reporteros para que cubran los eventos noticiosos e informativos.

Cubren los eventos, elaboran sus notas informativas y las envían al área de Edición.

Recibe y elabora los programas noticieros e informativos.

Transmite las notas informativas, clasifica y archiva material generado.

Fin

2 de 2

Recibe el proyecto de actividades y presupuesto y turna.

7 8

9

10 11 12

13

divulgaciÓn de actividades artÍstico culturales …manual de procesos s

Documents