y de atención al ciudadano - cra · 2017-12-21 · plan anticorrupción y de atención al...

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

31 de Enero de 2014

2014 El siguiente documento contiene el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de acuerdo a lo señalado en la Ley 1474 de 2011.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2014 2

Contenido

1. RIESGOS DE CORRUPCIÓN 3 1.1. ANÁLISIS DOFA CORRUPCIÓN 3 1.2. CRONOGRAMA RIESGOS DE CORRUPCIÓN 5 1.3. IDENTIFICACIÓN RIESGOS DE CORRUPCIÓN 5 2. ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES 13 2.1. ACTIVIDADES ENTRE ENTIDADES (INTEROPERABILIDAD) 16 2.2. IDENTIFICACIÓN DEL GRADO DE MADUREZ DEL MARCO DE INTEROPERABILIDAD PARA EL NIVEL INICIAL

17 2.3. APLICANDO EL MARCO DE INTEROPERABILIDAD 18 3. COMUNICACIONES Y RENDICIÓN DE CUENTAS 20 3.1. CANALES EXTERNOS DE COMUNICACIÓN 20 3.1.1. Redes sociales 20 3.1.2. Página web de la Comisión 21 3.2. RENDICIÓN DE CUENTAS 24 3.2.1. Informar 26 3.2.2. Los informes de seguimiento a la gestión 28 Estructura de un Informe de Gestión 29 3.2.3. Dialogar 30 3.2.4. Retroalimentación 33 3.2.5. Autoevaluación 35 3.3. JORNADAS DE CONSULTAS 36 3.4. CRONOGRAMA COMUNICACIONES Y RENDICIÓN DE CUENTAS 36 4. PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 39 4.1. GENERALIDADES 40 4.2. MARCO LEGAL 41 4.3. NIVEL DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN DE LA CRA 42 4.4. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA CRA 43 4.4.1. Consultas Públicas 43 4.4.2. Círculos de Regulación 44 4.4.3. Jornadas de Divulgación 46 4.4.4. Página WEB 46 4.4.5. Consultas y Solicitud de información 49 4.5. METAS PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2014 49


1. Riesgos de Corrupción

Para la identificación de los riesgos de corrupción administrativa, se ha realizado el análisis de las condiciones actuales de la Entidad, tanto internas (fortalezas y debilidades) como externas (oportunidades y amenazas). A lo largo de los últimos años y de la mano con las políticas gubernamentales sobre la materia, la Comisión ha venido avanzando en la implementación de instrumentos orientados a la prevención de actos de corrupción, enfocando esfuerzos al fortalecimiento de los valores y principios éticos de los servidores públicos. Es así, que con la labor conjunta de todo el personal, se elaboró y adoptó el Código de Ética, a través del cual se orienta el actuar de los servidores públicos de la Entidad, en el desempeño de sus funciones y con el cual, se pretende prevenir cualquier acción contraria a la moral y a la ética. Con ese mismo propósito, se elaboró y aprobó el Código de Buen Gobierno, orientando la gestión institucional hacia actuaciones claras, transparentes y honestas. A continuación se presenta el análisis DOFA previo a la identificación de los riesgos de corrupción, como punto de partida para la construcción de la matriz.

1.1. Análisis DOFA Corrupción

Factores Internos

Fortalezas Debilidades

Sistema Integrado de Gestión y Control maduro: - Procesos definidos, documentados y

controlados

- Cultura de la calidad y del control - Interacción con clientes y partes interesadas - Definición de líneas de autoridad, roles y

responsabilidades

- Medición de la satisfacción de clientes y partes interesadas

- Mejoramiento continuo Código de Ética y Código de Buen Gobierno implementados en la Entidad Planeación estratégica institucional basada en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Sectorial y las necesidades identificadas en el sector Cuerpo colegiado para la toma de decisiones y gestión misional de la Entidad Autorregulación institucional. Existencia de instancias de discusión y aprobación (comités administrativos, Comité de Expertos y Comisión)

Alta rotación de personal de cargos directivos y asesores Planta de personal insuficiente Cuerpo colegiado (coadministración) Falta de información y sistemas de información adecuados para la función regulatoria


Conocimiento pleno de alcances legales de la gestión Personal idóneo y altamente competente en el desarrollo de los procesos de gestión Personal idóneo y altamente competente en el desarrollo de los procesos de control interno y control interno disciplinario Escala salarial adecuada Procesos de selección de personal definidos Recursos suficientes para el desarrollo de procesos Plan de mejoramiento de trámites (anti trámites y trámites en línea). Existencia de procedimientos y controles en los ingresos económicos institucionales Existencia de procedimientos, instancias de decisión y control en las finanzas institucionales (Comité de Inversiones) El presupuesto de la Entidad (funcionamiento e inversión) cumple con la normatividad y reglamentación existente en la materia Proyectos de inversión registrados en el Banco de Proyectos de Planeación Nacional Capacidad tecnológica para el desarrollo de los procesos Sistema de gestión documental adecuado (ORFEO)

Factores Externos

Oportunidades Amenazas

El sector al cual pertenece, está debidamente conformado Empatía con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio Plan Nacional de Desarrollo como instrumento de planeación institucional Normatividad y reglamentación existente en lo que respecta a su función misional Normatividad y reglamentación existente en lo que respecta a transparencia en la gestión y participación ciudadana

Los servicios públicos esenciales que regula (Acueducto, alcantarillado y aseo), dada la incidencia a nivel de la población y en las empresas prestadoras (recursos económicos que se manejan) Presiones en los procesos de regulación particular para direccionar beneficios (por parte de empresas de servicios públicos) Presiones en los procesos de regulación general para direccionar beneficios (presiones de grupos políticos, empresas de servicios públicos y sectores económicos, entre otros) Falta de credibilidad en las instituciones públicas


Canales de comunicación adecuados (Gobierno en Línea) para la interacción con los actores del sector Amplia información institucional para el conocimiento público Espacios y canales de participación ciudadana para los procesos de regulación y de control a la gestión Sistema sancionatorio (disciplinario, fiscal y penal) existente en el País, frente a conductas corruptas

colombianas

1.2. Cronograma Riesgos de Corrupción

Actividad Responsable Fecha

Inicio Fecha

Finalización Indicador Meta

Identificación riesgos de corrupción

OAP - Control Interno

21-ene-14 15-feb-14 Matriz de riesgos de corrupción

1

Diseño de los controles para los riesgos de Corrupción

OAP 18-feb-14 14-mar-14 Riesgos con controles / Riesgos Identificados

100%

Seguimiento a la implementación e impacto de los controles 1 Trimestre

Control Interno

25-mar-14 31-mar-14 Riesgo residual controles de corrupción

Bajo


Control Interno

20-jun-14 27-jun-14 Riesgo residual controles de corrupción

Bajo


Control Interno

22-sep-14 26-sep-14 Riesgo residual controles de corrupción

Bajo


Control Interno

09-dic-14 15-dic-14 Riesgo residual controles de corrupción

Bajo

1.3. Identificación Riesgos de Corrupción

A continuación se muestra el resultado del ejercicio de identificación de riesgos, sus causas, la probabilidad de materialización y la identificación del control para su administración. La identificación de riesgos se hizo a lo largo de los procesos y procedimientos de la entidad, así como la propuesta de los controles para su administración. La entidad iniciará el proceso de implementación y seguimiento a los controles, el cual se actualizará trimestralmente en la matriz de riesgos.


Riesgo Probabilidad de

materialización Causas

Valoración Administración del riesgo

No. Descripción Tipo de control

1

Formulación de objetivos, metas y

acciones, orientadas hacia el beneficio de

intereses particulares y no sobre necesidades

institucionales

Posible

Falta de participación de actores externos en la

formulación estratégica de los planes.

Preventivo

Invitación a los actores externos como: usuarios, vocales de control, prestadores, agremiaciones, academia y entidades gubernamentales, para que participen en la formulación de los planes estratégicos. (Programa Círculos de Regulación)

Falta de instancias internas de la entidad en

la formulación y aprobación de los planes.

Preventivo

Formulación de Planes y Programas con participación de todas las Subdirecciones y Oficinas Asesoras.

Preventivo

Aprobación de Planes y Programas en cuerpos colegiados así: Plan Estratégico Institucional: Comité de Expertos y Sesión de Comisión. Agenda Regulatoria Indicativa Anual: Comité de Expertos y Sesión de Comisión. Plan de Participación Ciudadana: Comité de Expertos. Plan Anticorrupción: Comité de Expertos. Plan de Comunicaciones y Rendición de Cuentas: Comité SIGC. Plan de Gestión del Talento Humano: Comité SIGC. Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel: Comité SIGC. Plan de Racionalización de Trámites: Comité SIGC. Plan de Gestión de TI: Comité SIGC. Plan de Gestión Documental: Comité SIGC. Plan de Gestión Financiera (Anteproyecto de presupuesto, Presupuesto anual): Comité de Expertos y Sesión de Comisión. Plan Anual Mensualizado de Caja y Plan Anual de Adquisiciones: Comité SIGC.






2

Proyectos de inversión que no obedecen a necesidades institucionales y de alto gobierno

Posible

Debilidades en las instancias de formulación, y control de proyectos de inversión

Preventivo

Aprobación del MVCT (Vivienda, Ciudad y Territorio) y del DNP (Departamento Nacional de Planeación) en la inscripción, modificación y registro de los Proyectos de Inversión. Inclusión de las metas y acciones de los proyectos de inversión en el SUIFP (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas.

3 Manejo inadecuado de la información producida por la CRA

Posible

Falta de inventario de la información pública

Preventivo Elaboración del Inventario de Información Pública de la CRA

Ocultamiento y/o alteración de información pública

Preventivo

Diseño e implementación de mecanismos que garanticen la integridad, confidencialidad y accesibilidad de la información que hace parte del inventario de la Entidad.

Publicación de información de carácter reservado

4 Encubrimiento de hallazgos en las auditorías de gestión

Posible

Auditorías de gestión con alcances y criterios mal definidos, para favorecer intereses particulares.

Preventivo Definición clara de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría.

5

Incumplimiento de los plazos de las regulaciones de tipo particular.

Posible

Existencia de presiones de diversa índole, para direccionar la regulación hacia intereses de personas o grupos

Preventivo Control de seguimiento al cronograma de los proyectos particulares.

6

Manipulación de los trámites administrativos en proyectos de regulación particular para el favorecimiento de intereses particulares.

Posible


Preventivo

Controles de avance parcial en los proyectos particulares por parte del Comité de Expertos.

7

Uso de información insuficiente e inadecuada para la función regulatoria

Posible


Preventivo

Controles al uso y verificación de información primaria utilizada en el proceso regulatorio a través de sistemas de información

8

Cobro por prestación de asesoría o por agilización de trámites, ya sea en dinero o en favores personales

Posible Concentración de conocimiento misional en pocas personas

Preventivo Implementación de la Estrategia de Gestión del Conocimiento.






(tráfico de influencias, amiguismo, nepotismo, clientelismo)

Manipulación de la información y de los controles.

Preventivo

Establecer restricciones para el acceso y la administración de la información.

9

Exclusión de manera premeditada de personas o poblaciones en las jornadas de participación ciudadana, para el beneficio de intereses particulares

Posible

Falta de interés en la promoción abierta de las Jornadas de participación Ciudadana.

Preventivo

Verificación de la convocatoria abierta y a todos los grupos interesados en la Participación Ciudadana.

10

Nombramiento de funcionarios que no cumplen en su totalidad con los requisitos legales y/o reglamentarios establecidos en el perfil para el cargo.

Posible

Debilidades en los controles frente al cumplimiento de los requisitos de vinculación.

Preventivo

Selección de funcionarios según los requisitos establecidos en el Manual de Funciones y de competencia de la entidad. Verificación del cumplimiento del perfil del aspirante al cargo por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera.

11

Ajuste a los manuales de funciones y competencias para satisfacer necesidades particulares

Posible Interés por beneficiar a terceros en procesos de selección de personal.

Preventivo

Remisión de los Manuales de Funciones y competencia para que sean objeto de revisión y concepto por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), previo a su adopción mediante acto administrativo.

12

Entrega de beneficios de bienestar laboral para el favorecimiento de algunos funcionarios.

Posible

Evaluaciones de desempeño subjetivas (clientelismo, nepotismo, amiguismo).

Preventivo

Verificación de las evaluaciones de desempeño por parte del Coordinador de Talento Humano. Revisión, unificación y estandarización de los criterios de selección para garantizar igualdad en el proceso de evaluación de desempeño.

13

Desarrollo de capacitaciones que no satisfacen las necesidades de formación de la entidad pero que sí favorecen a alguna dependencia o funcionario.

Posible

Deficiencias en la consolidación del diagnóstico de necesidades de capacitación por parte de Talento Humano.

Preventivo

Verificación de las necesidades de capacitación por parte del Comité de Capacitación y Bienestar.






14

Procesos disciplinarios amañados, para favorecer o perjudicar a un funcionario

Posible Falta de controles en el desarrollo de los procesos disciplinarios

Preventivo

Hacer uso del Código Disciplinario Único para el manejo de faltas. Adelantar procesos de re inducción al personal en materia disciplinaria.

15

Alteración de la información en los sistemas informáticos de la entidad para beneficios particulares

Posible

Manipulación indiscriminada de la información de los sistemas informáticos.

Preventivo

Diseño e implementación de la estrategia de seguridad informática (Gobierno en Línea)

16

Plan de contratación/compras que no obedece a las necesidades institucionales

Posible

Ineficacia en los controles sobre contenido y documentación soporte de los planes de contratación y/o compras.

Preventivo

Aprobación del plan de compras y de contratación en el Comité SIGC previa verificación del presupuesto institucional aprobado. Diseño e implementación del procedimiento para las modificaciones del Plan de contratación/compras.

17

Estudios previos sin sustento suficiente, con ambigüedades y/o desviados/manipulados hacia intereses específicos

Posible

Flexibilidad en la revisión de contenido y documentación soporte de los planes propuestos.

Preventivo

Elaboración de estudios previos a la formulación de proyectos de inversión y/o presupuesto. Verificación del cumplimiento de los requisitos y documentos del Manual de Contratación. Para el caso de contrataciones con el presupuesto de inversión, las necesidades se encuentran incorporadas en los Proyectos de Inversión registrados en el SUIFP (Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas)

18

Pliegos de condiciones/términos de referencia y sus respectivas adendas, elaborados en beneficio de una firma o grupo en particular (requisitos mínimos, exclusiones, restricciones y forma de evaluar las propuestas)

Posible Deficiencias en la evaluación de condiciones y términos de los pliegos.

Preventivo

Verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Contratación de la entidad. Establecer responsables en el control y revisión del cumplimiento de requisitos de los interesados en presentar oferta o propuesta a la entidad, a través de mecanismos de observación a los pliegos de condiciones/términos de






referencia Utilización oportuna de los mecanismos de divulgación de los procesos de contratación de la entidad.

19 Manipulación de la evaluación de propuestas/ofertas.

Posible

Falta de instancias de evaluación.

Preventivo

Conformación de un comité de evaluación como punto de control para garantizar una revisión objetiva para todas las propuestas.

Falta de garantías para la presentación de observaciones a la evaluación por parte de proponentes

Verificación por parte de las audiencias públicas para los procesos de contratación sometidos a subasta pública con la participación de Control Interno

20

Manipulación de la Minuta de contratos con obligaciones propuestas para el beneficio de los contratistas.

Posible

Falta de controles al contenido de la minuta de contratos (que sean coincidentes obligaciones en estudios previos y pliegos de condiciones/términos de referencia)

Preventivo

Revisión de las minutas de los contratos para verificar su contenido con respecto a los estudios previos, a los pliegos de condiciones/términos de referencia y a las propuestas/ofertas seleccionadas. Inclusión de controles en el Manual de Contratación.

21 Debilidades en la

supervisión/interventoría de los contratos

Posible

Falta de competencia de los supervisores

Preventivo

Capacitación y actualización en supervisión de contratos para los supervisores de la entidad.

Intereses personales de los supervisores/interventores

Preventivo Formulación de un adecuado procedimiento de supervisión de contratos.

Falta de control a los supervisores/interventores

Preventivo

Socialización de los procesos de intervención a los contratos con los jefes de área.

22

Firma de actas de liquidación sin el cumplimiento pleno de las obligaciones contractuales

Posible Deficiencias en procedimientos de liquidación de contratos

Preventivo

Revisión por parte de control interno del cumplimiento de las obligaciones contractuales. Inclusión de controles en el Manual de Contratación.






23

Retrasos en el desarrollo de los procesos de contratación para fragmentación de contratos y/o declaratoria de urgencia manifiesta.

Posible

Debilidades en la programación de las contrataciones

Preventivo Seguimiento mensual al desarrollo del plan de contratación y de compras.

Falta de controles en el desarrollo del plan de contratación/compras

Preventivo Verificación de los avances en el plan de contratación y compras en Comité SIGC.

24

Celebración de convenios/contratos interadministrativos para evitar proceso de contratación

Posible Debilidades en la programación de las contrataciones

Preventivo

Verificación de la celebración de contratos con base en el Manual de Contratación. Someter el plan de contratación/compras a revisión del Comité SIGC para aprobación.

25

Irregularidades en el uso de los tipos de contratación (contratos de prestación de servicios)

Posible Flexibilidad en el uso de las políticas institucionales.

Preventivo

Seguimiento al cumplimiento de los requisitos del Manual de Contratación en todas las etapas contractuales. Aprobación del Plan de Contratación/Compras por parte del Comité SIGC. Formulación de la estrategia de reestructuración de la planta de personal para la eliminación de contratos de prestación de servicios con carácter recurrente y con obligaciones de tipo operativo.

26

Pérdida de bienes por hurto, tanto en almacén como en la entrega y uso de los bienes y en el proceso de baja de los mismos

Posible

Falta de seguridad en el almacén

Preventivo

Proveer al almacén de nuevos mecanismos de seguridad. Restricciones en el acceso al almacén. Registro de verificación de ingresos de las personas al almacén.

Información de inventarios no real y desactualizada

Preventivo

Actualización de Inventarios de forma mensual. Suministro de elementos bajo procedimientos de autorización.

27

Alteración de los inventarios documentales para ocultar documentación

Posible Falta controles en la información del inventario documental

Preventivo

Implementación de la estrategia de seguridad informática (Gobierno en Línea) Administración del aplicativo ORFEO para control documental desde correspondencia. Revisiones sistemáticas al






inventario documental de la entidad.

28

Destrucción documentación importante para la Entidad, para beneficios particulares

Posible Vulnerabilidad de los registros (controles tecnológicos)

Preventivo

Implementación de la estrategia de seguridad informática (Gobierno en Línea) Administración del Sistema de Gestión Documental bajo las normas establecidas. Asignación de responsabilidades claras al personal de archivo para el manejo de la información. Auditorias periódicas al proceso de Gestión Documental Prácticas de restricción en el acceso al archivo central de la entidad.

29 Alteración de registros en el sistema documental ORFEO

Posible Vulnerabilidad de los registros (controles tecnológicos)

Preventivo

Implementación de la estrategia de seguridad informática (Gobierno en Línea) Creación de niveles de acceso/gestión de los usuarios en ORFEO, de acuerdo con su rol interno en la entidad

30

Inversiones en el sistema financiero, anteponiendo intereses de tipo particular y sin análisis de riesgos de las entidades financieras

Posible

Debilidades en instancias para inversiones

Preventivo

Verificación de los recursos por parte del Comité de Inversiones

Ausencia de políticas institucionales o falencias en éstas

Sometimiento de las necesidades de la entidad a los lineamientos del Ministerio de Hacienda.

31

Elaboración irregular del presupuesto. Inclusión de gastos no autorizados

Posible Ausencia de claridad en las necesidades propias de la entidad.

Preventivo

Aprobación del anteproyecto de presupuesto de la entidad en Comité de Expertos.

32

Desembolsos sin el cumplimiento de requisitos. Descuentos y aportes inadecuados. Cambio en la destinación de los recursos. Modificaciones presupuestales sin la facultad legal

Posible Ejecución irregular del presupuesto.

Preventivo

Inclusión de controles de verificación en el procedimiento de Obligaciones y Pagos. Auditorías periódicas por parte de Control Interno.






33 Negligencia en el recaudo de rentas/contribuciones

Posible

Ausencia de controles en los recaudos.

Preventivo

Revisión por parte del Comité SIGC del recaudo de rentas/contribuciones Diseño e implementación de un procedimiento de Gestión de Contribuciones.

Ausencia de políticas institucionales o falencias en éstas

Capacitación a los funcionarios en las políticas institucionales sobre recaudo de rentas y/o contribuciones.

34 Contabilidad irreal e inadecuada

Posible Manipulación de la información contable.

Preventivo

Verificación de los estados financieros por parte de Control Interno...

35

Fallos judiciales en contra de la Entidad, por falta de oportunidad y consistencia en: la contestación de la demanda y en la presentación de recursos legales, alegatos de conclusión y de pruebas

Posible

Descuido del apoderado Preventivo Verificación del tiempo legal para dar respuesta a los recursos de tipo legal.

Falta de vigilancia judicial Preventivo

Elaboración e implementación de un procedimiento para la gestión de asuntos legales.

Ineficacia en el cumplimiento de los procesos

Preventivo

Corrección de los procedimientos e inclusión de tiempos de respuesta verificables

Falta de información idónea para actuar en las diferentes etapas de los procesos

Preventivo

Capacitación del área técnica y jurídica sobre los tiempos adecuados para la ejecución de los procesos.

2. Estrategia Anti trámites

De acuerdo con identificación de los trámites y la revisión de los aspectos legales y técnicos de los mismos, se tiene, que la Entidad cuenta con siete (7) trámites, cuyos usuarios son las empresas de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo del país. En el cuadro siguiente, se incluyen los trámites con el fundamento legal y técnico de cada uno, los cuales se encuentran publicados en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT-.


PROCEDIMIENTO O

TRÁMITE BASE LEGAL

JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA EXISTENCIA DEL TRÁMITE

Mediación de facturación conjunta entre prestadores de los servicios.

Ley 142 de 1994: Numeral 14.9 del Art. 14; Inciso 7. del Art. 146 y Art. 147 Decreto 2668 de 1994, Art. 2 Decreto 1987 de 2000, Art. 2 Resolución CRA 422 de 2007

El fin de la facturación conjunta consiste en dar continuidad a la prestación del servicio público de aseo, por cuanto, al facturarse con otro servicio no puede dejar de cancelarse el servicio público de aseo con independencia de los servicios de acueducto o alcantarillado, salvo en aquellos casos en que exista prueba de mediar petición, queja o recurso debidamente interpuesto ante la entidad prestataria de dichos servicios. La presencia de la Comisión en cada una de las etapas establecidas brindan la posibilidad de lograr que los prestadores que van a convenir el servicio de facturación conjunta lo hagan de forma clara y con fundamento en la ley; la intervención de la CRA mediante la imposición de las condiciones del servicio de facturación conjunta redundan en los derechos de los usuarios a gozar de la libre competencia y de la reducción de costos, por cuanto, se evitan esfuerzos y gastos asociados al pago de los servicios. Para los usuarios resulta más útil el pagar sus servicios de acueducto, alcantarillado y aseo a través de una sola factura. De igual manera, para las empresas de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, este trámite de mediación ante la CRA, puede permitir acuerdos entre dichas empresas respecto a la facturación conjunta, lo cual reflejará una disminución de los costos asociados a los procesos de facturación de estos servicios.

Pago de contribuciones especiales a la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA

Ley 142 de 1994. Art. 85

Se trata del mecanismo para recuperar los costos de la función regulatoria que presta la CRA, siendo la principal fuente de recursos para financiar la Entidad.


PROCEDIMIENTO O TRÁMITE

BASE LEGAL JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA EXISTENCIA DEL

TRÁMITE

Verificación de motivos para la asignación de Áreas de Servicio Exclusivo en los servicios públicos de acueducto, aseo y alcantarillado

Ley 142 de 1994. Art. 40

La verificación de motivos para el otorgamiento de Áreas de Servicio Exclusivo (ASE) por parte de la CRA, sobre la base de los documentos requeridos (Estudio de factibilidad técnica, económica y financiera, minuta del contrato de concesión y copia pliego de condiciones de licitación, entre otros) permite establecer si la organización de una ASE produciría economías de escala para extender el servicio a los usuarios de estratos de menores ingresos.

Autorización para la Inclusión de Clausulas Exorbitantes en los Contratos

Ley 142 de 1994 Resolución CRA 293 de 2004

La autorización para la inclusión de Clausulas Exorbitantes en los Contratos, es necesaria con el fin de garantizar la continuidad en la prestación de los servicios públicos.

Modificación de las fórmulas tarifarias y/o costos económicos de referencia de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo

Ley 142 de 1994 Es imprescindible evaluar, por parte de la CRA, la viabilidad y conveniencia de modificación de las fórmulas tarifarias y/o costos económicos de referencia de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, cuando sea evidente que se cometieron graves errores en su cálculo, que lesionan injustamente los intereses de los usuarios o del prestador; o que ha habido razones de caso fortuito o fuerza mayor que comprometen en forma grave la capacidad financiera del prestador, para continuar prestando el servicio en las condiciones tarifarias previstas; de manera tal, que la CRA proceda a la aprobación o no de dicha modificación.

Emisión de Concepto de Legalidad sobre Contratos de Condiciones Uniformes

Ley 142 de 1994 Resoluciones CRA 375 y 376 de 2006

El concepto de legalidad por parte de la CRA, sobre contratos de condiciones uniformes de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, está orientado al beneficio, tanto de los usuarios como de los prestadores, al generarse un ambiente de mayor seguridad jurídica en la relación existente entre el prestador y los usuarios, así como una garantía en el equilibrio entre derechos y obligaciones de las partes.


PROCEDIMIENTO O TRÁMITE

BASE LEGAL JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA EXISTENCIA DEL

TRÁMITE

Aceptación de la Propia Valoración de Activos

Resolución CRA 287 de 2004

La metodología tarifaria aplicable a los servicios púbicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado contempla la inclusión del componente de Valor de Activos, el cual puede determinarse por medio del valor en libros, o a través de la depreciación financiera que considere el equilibrio económico de la inversión. Sin embargo, en caso de que el prestador considere que no es posible determinar el valor de sus activos basado en la información contable, o en la depreciación financiera, o que su suficiencia financiera se ve comprometida con estas medidas, puede presentar debidamente justificada a la Comisión, su propia valoración de activos para que esta Entidad disponga acerca de su aceptación. En este contexto, el trámite debe ser mantenido hasta que exista un nuevo marco tarifario que señale otras condiciones para el prestador.

Todos los trámites publicados por la Entidad revisten de igual importancia, puesto que son objeto de uso frecuente por parte de las empresas prestadoras de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo; no obstante, con el propósito de facilitar el acceso a los mismos, la Comisión adelantó un proceso de mejoramiento focalizado, sobre dos de éstos trámites (Emisión de Concepto de Legalidad sobre Contratos de Condiciones Uniformes y Pago de contribuciones especiales a la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA), de tal forma, que se encuentran disponibles en línea en la página web de la Entidad (www.cra.gov.co). También, como resultado de la revisión interna de los trámites, se evaluó la pertinencia de convertir el trámite “Estimación de los Puntajes de Eficiencia PDA” a servicio; luego de haber sido revisado y aprobado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se hizo su publicación en el SUIT, como servicio. Dentro del proceso de mejoramiento, la Entidad tiene previsto realizar acciones de racionalización de dos trámites: “Modificación formulas tarifarias y/o costos de referencia de los servicios de AAA y Aceptación de la propia valoración de activos”, mediante la simplificación de los mismos, labor que se espera oficializar a mediados del presente año.

2.1. Actividades Entre Entidades (Interoperabilidad)

Dentro de las etapas que viene desarrollando la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básica, con respecto a la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, se encuentran todos los aspectos relacionados con el intercambio de información (Marco de Interoperabilidad). La entidad, para el desarrollo de sus procesos misionales, requiere información que no posee de manera propia, sino que recurre al Sistema Único de Información de los servicios públicos (SUI) que administra la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, lo que permite un flujo de información en un sola vía.

http://www.cra.gov.co/


De acuerdo con lo anterior, en el presente documento se clasifica la Entidad en los diferentes escenarios a los cuales hace referencia la Guía de Uso del Marco de Interoperabilidad del Gobierno en Línea Versión 2011, elaborada por el Ministerio de Tecnologías de Información y las Comunicaciones; esto, de acuerdo con el nivel de madurez que tiene la CRA en materia de interoperabilidad y sobre la base de los diferentes criterios establecidos para identificar dicho nivel de avance.

2.2. Identificación del Grado de Madurez del Marco de Interoperabilidad para el Nivel Inicial

La Guía antes referida, establece pautas o criterios para el nivel inicial de madurez; para el caso de esta Comisión de Regulación, se tiene lo siguiente:

Aspecto Semántico

Pauta Situación de la CRA frente a la pauta

La entidad identifica el conjunto de elementos de datos particulares a los procesos de negocio que hacen parte de los servicios de intercambio de información que prestará y consumirá.

Se tiene identificada la información para los procesos misionales de la Entidad, que son objeto de intercambio a nivel institucional.

La entidad revisa la existencia de los elementos de datos necesarios en sus procesos de negocio dentro del lenguaje común para el intercambio de información. En caso de no existir, inicia el proceso de conceptualización necesario para que dichos elementos se incluyan en el lenguaje.

Cada uno de los procesos misionales que conforman el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, cuenta con el análisis de la información básica para su ejecución. La base de información para la estructuración de las diferentes regulaciones, tanto de carácter general como particular, está debidamente identificada, así como sus fuentes de origen. Se tiene como sistema de información principal para la obtención de datos, el Sistema Único de Información (SUI) de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Aspecto Técnico


La entidad reconoce, empieza a utilizar los estándares y sigue las recomendaciones propuestas para el diseño y construcción de los servicios de intercambio de información definidos en el Marco.

Se está realizando el análisis de la aplicación de los parámetros definidos en el Marco, de acuerdo con las necesidades identificadas en los procesos misionales.

Aspecto Socio cultural


La entidad divulga en su interior los servicios de intercambio de información, necesarios dentro de la ejecución de sus procesos de negocio.

Como parte de la estrategia de comunicaciones, se va a incorporar la divulgación de estos aspectos.

La entidad desarrolla un plan de capacitación para los servidores públicos, encargados de administrar o desarrollar sus servicios de intercambio de

Dentro de las acciones a desarrollar en la Estrategia de Gobierno en Línea, se incorporarán actividades de capacitación en


información. materia de intercambio de información, orientadas a las personas de la Entidad que tienen responsabilidades en estos aspectos.

La entidad participa en entornos físicos o virtuales de colaboración para compartir experiencias en torno al consumo, implementación y prestación de los servicios de intercambio de información.

La Entidad ha participado en los diferentes seminarios Prepárese, adelantados por Gobierno en Línea de MINTCs; no obstante, estará atenta a participar en los espacios que se generan con este propósito específico.

La entidad reconoce el proceso de mantenimiento del Marco.

Se tiene debidamente identificado y analizado el proceso de mantenimiento del marco de interoperabilidad, de acuerdo con la guía de uso.

2.3. Aplicando el Marco de Interoperabilidad

De acuerdo con la identificación de los diferentes escenarios posibles, frente a las necesidades institucionales en cuanto al intercambio de información, se ha establecido que la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, se encuentra en los escenarios 2 “La entidad requiere información de otra entidad” y 4 “Desarrollo o mejora de una nueva solución informática”. En lo que respecta al escenario 2 “La entidad requiere información de otra entidad”, se configura, teniendo en cuenta que la información requerida para el desarrollo de los procesos misionales de regulación y de asesoría, se encuentra en el Sistema Único de Información de los servicios públicos (SUI) de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD), como fuente oficial en materia de información y datos. El SUI centraliza las necesidades de información de las Comisiones de Regulación, los Ministerios y demás organismos gubernamentales que intervienen en la prestación de servicios públicos, cuyo propósito principal es buscar estandarizar requerimientos de información y aportar datos que permita a las entidades del Gobierno evaluar la prestación de los servicios públicos.1 El SUI es un sistema supra institucional que busca eliminar asimetrías de información y la duplicidad de esfuerzos. Así mismo, garantiza la consecución de datos completos, confiables y oportunos permitiendo el cumplimiento de las funciones misionales, en beneficio de la comunidad.2 Es así, que el intercambio de información que realiza la CRA es en una dirección; toda vez que realiza consultas y extrae información del SUI, para adelantar los análisis y estudios que demandan sus procesos misionales. Ahora bien, frente al escenario de interoperabilidad 4 “Desarrollo o mejora de una nueva solución informática”, la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, desarrolló su propio Sistema de Información e Indicadores de Acueducto, Alcantarillado y Aseo (SINFONIA), como herramienta fundamental para la toma de decisiones y la gestión de los procesos misionales, el cual se nutre de la información proveniente del SUI.

1 http://www.sui.gov.co/suibase/acerca/acerca.htm

2 Ibídem


A través de SINFONÍA, se busca principalmente, optimizar los procesos de consulta y análisis de información del SUI, así como integrar, centralizar, estandarizar el acceso y la actualización de los datos del SUI y de otras fuentes. Este sistema está compuesto por herramienta de reporte y análisis DISCOVERER y una bodega de datos. Ver Figura siguiente

La bodega inicial de SINFONIA cuenta con 40 cubos organizados en cinco áreas temáticas (Comercial, Técnico-Operativa, Financiera y Administrativa, Gestión y Calidad y Alcaldías). Sobre esta base actual de la Entidad con respecto al Marco de Interoperabilidad y de acuerdo con los lineamientos incluidos en la Guía de Uso, la CRA continuará avanzando en las actividades propias de los escenarios en los cuales se encuentra identificada.


3. Comunicaciones y Rendición de Cuentas

3.1. Canales externos de comunicación

3.1.1. Redes sociales

La Web 2.0 (como se conoce al desarrollo de internet enfocado a una mayor interacción de los usuarios) ha originado la democratización de los medios haciendo que cualquiera tenga las mismas posibilidades de publicar noticias que un periódico tradicional. Grupos de personas crean blogs que al día de hoy reciben más visitas que las versiones online de muchos periódicos. La Web 2.0 ha reducido considerablemente los costes de difusión de la información. Al día de hoy podemos tener gratuitamente nuestra propia emisora de radio online, nuestro periódico online, nuestro canal de vídeos, etc. Al aumentar la producción de información aumenta la segmentación de la misma, lo que equivale a que los usuarios puedan acceder a contenidos que tradicionalmente no se publican en los medios convencionales3. El interés de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA), en las redes sociales como canal de información se centra en potenciar tres ámbitos de forma cruzada:

Comunicación: nos ayudan a poner en común conocimientos y actividades sobre regulación

del sector de agua potable y saneamiento básico.

Comunidad: nos ayudan a encontrar e integrar comunidad alrededor del sector.

Cooperación: nos ayudan a hacer cosas junto a nuestra comunidad.

3 ¿Qué es Web 2.0?, traducción del artículo de Tim O'Reilly «What Is Web 2.0. Design Patterns and Business Models for the Next Generation of

Software» en el Portal de la Sociedad de la Información de Telefónica. Consultado el 6 de enero de 2013

CRA

Medios

Comunicados

Entrevistas

Ruedas de prensa

Mailing

Página web

Redes sociales

http://sociedaddelainformacion.telefonica.es/jsp/articulos/detalle.jsp?elem=2146

http://es.wikipedia.org/wiki/Tim_O%27Reilly

http://es.wikipedia.org/wiki/Sociedad_de_la_Informaci%C3%B3n


Actualmente, contamos con tres sitios en redes sociales: Twitter (microblogging, noticias y enlaces a contenido), Facebook, (Noticias, enlaces a contenidos y fotografía) y Youtube (videos institucionales). Debe ser interés de la Comisión expandir sus comunidades en cada red social y, dado caso, publicar contenidos en redes adicionales como Google+ o Flickr.

Sitio CRA en Twitter Sitio CRA en YouTube

Sitio CRA en Facebook

3.1.2. Página webb de la Comisión

El sitio web, debe ser entendido como un medio de comunicación de importancia relevante. Entre sus características principales en términos de comunicación están:

• Cuenta con un sistema administrador de contenidos y 63 diversos canales de información que

se alimentan desde la entidad.

• Permite la carga de archivos de texto, PDF, imágenes y video. En el año 2013, la página web

de la CRA, obtuvo 978 mil visitas.

• Permite la suscripción de los ciudadanos a los canales de información de su interés para ser

notificados en su correo electrónico (719 ciudadanos a enero de 2013) o vía RSS.


• Permite el enlace a aplicativos de servicios (CCU y normatividad), así como a nuestros sitios

externos (YouTube, Facebook, Twitter).

• Permite el acceso desde dispositivos móviles (celulares, ipads, etc).

Página web actual de la CRA

Aplicativo Contratos de Condiciones Uniformes Aplicativo para consulta de normatividad del sector

Canales y responsables de la página web

Al ser nuestro principal medio de comunicación, debe permanecer actualizado. Los siguientes, son los canales y responsables de actualización del sitio web:

CANAL Dependencia responsable

1 Configuración del sitio web Oficina Asesora de Planeación

2 Logos Oficina Asesora de Planeación

3 Glosario Todas las dependencias

4 Acerca de la entidad Oficina Asesora de Planeación

5 Dependencias/secciones Oficina Asesora de Planeación

6 Funcionarios Talento Humano

7 Entidades relacionadas Oficina Asesora de Planeación

8 Dónde estamos Oficina Asesora de Planeación

9 Datos de Contacto Oficina Asesora de Planeación

10 Directorio de otras organizaciones / Oficina Asesora de Planeación


entidades / personas afines

11 Políticas y planes Oficina Asesora de Planeación

12 Programas y proyectos Oficina Asesora de Planeación

13 Metas Oficina Asesora de Planeación

14 Metas seguimiento Oficina Asesora de Planeación

15 Indicadores Oficina Asesora de Planeación

16 Indicadores seguimiento Oficina Asesora de Planeación

17 Contratación Contratos

18 Contratos de mínima cuantía Contratos

19 Presupuesto Presupuesto

20 Entes de control que vigilan la entidad

Oficina Asesora de Planeación

21 Informes Dependencia generadora del informe

22 Normas vigentes Oficina Asesora Jurídica

23 Proyectos de normatividad Oficina Asesora Jurídica

24 Preguntas frecuentes Dependencia que responde dichas preguntas frecuentes

25 Enlaces Oficina Asesora de Planeación

26 Noticias Oficina Asesora de Planeación

27 Eventos Oficina Asesora de Planeación

28 Boletines y publicaciones Oficina Asesora de Planeación

29 Convocatorias Dependencia que genere la convocatoria

30 Artículos de interés Dependencia que genere el artículo de interés

31 Audio y video Oficina Asesora de Planeación

32 Galería fotográfica Oficina Asesora de Planeación

33 Edictos Dependencia que genere los edictos

34 Trámites Dependencia que tenga a su cargo el trámite o el aplicativo

35 Servicios Dependencia que tenga a su cargo el servicio o el aplicativo

36 Estadísticas para peticiones, quejas y reclamos


37 Foros Dependencia que genere el foro

38 Configuración del chat Oficina Asesora de Planeación

39 Otras secciones Dependencia que genere contenido para la sección

40 Ítems para otras secciones Dependencia que genere contenido para la sección

41 Participación Ciudadana 2010 Oficina Asesora de Planeación

42 Relatorías Participación Ciudadana 2010


43 Documentos sobre contribuciones especiales 2010

Contribuciones

44 Formularios para contribuciones especiales

Contribuciones

45 Información de contratación Contratos

46 Aspirantes Talento Humano


3.2. Rendición de cuentas

La Comisión convoca, una vez al año, a la ciudadanía con el fin de darle a conocer en dicho espacio los resultados de nuestra gestión durante el año inmediatamente anterior, la expedición de nuevas propuestas regulatorias de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, si es del caso; así como los principales retos planteados para el año en curso. Es importante tener en cuenta que de acuerdo con el Documento 3654 del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES 3654) Departamento Nacional de Planeación sobre la política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos, se tiene como objetivo central “consolidar la rendición de cuentas del ejecutivo como un proceso permanente que comprenda tanto la oferta de información clara y comprensible como espacios institucionalizados de explicación y justificación de las decisiones, acciones y resultados en el ciclo de la gestión pública (planeación, presupuesto, ejecución, seguimiento y evaluación); igualmente la política busca aumentar sustancialmente el número de ciudadanos y organizaciones que hacen parte de ejercicios de rendición de cuentas. La rendición de cuentas se suele entender únicamente como los ejercicios periódicos tales como audiencias públicas, pero estos lineamientos de política buscan que se amplíe esa visión y que la rendición de cuentas a la ciudadanía se convierta en una práctica organizada como un proceso permanente, que se realiza a través de diferentes espacios de encuentro con la ciudadanía (mesas de trabajo, foros, ferias, audiencias públicas, consejos comunitarios, etc.) y se apoya en diferentes medios (basados en TIC y presenciales, en medios de comunicación comunitarios y masivos, orales y escritos), una actitud de transparencia y apertura en el sector público, y que finalmente se llegue a una cultura de la rendición de cuentas entre los servidores públicos que transforme las relaciones con los ciudadanos”4. De acuerdo con lo anterior y con el fin de promover comportamientos institucionales acordes con buenos procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía, que fortalezcan prácticas y actitudes para el diálogo permanente y la información transparente sobre la gestión, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) , el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa diseñaron una serie de ocho (8) fascículos, con herramientas prácticas que unifican orientaciones metodológicas para facilitar a las

4 Documento 3654 del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES 3654). Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los

ciudadanos. Página: 50. Departamento Nacional de Planeación. República de Colombia. 2010

47 Mapa de suscriptores de acueducto en Colombia. Georeferenciación

Subdirección Técnica

48 Anuncios de rendición de cuentas Oficina Asesora de Planeación

49 Encuestas Dependencia que genere contenido para la encuesta

50 Contáctenos Correspondencia

51 Peticiones, quejas y reclamos Correspondencia

52 Suscriptores de Notificación vía e-mail

Correspondencia

63* CRA NIÑOS (11 canales)* Oficina Asesora de Planeación


entidades públicas la realización del proceso de rendición de cuentas a la sociedad. Esta publicación se llama Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Manual práctico para la administración pública. Ahora bien, de acuerdo con el manual, existen varios tipos de rendición de cuentas la denominada horizontal que se da entre instituciones y organismos del Estado y la vertical los gobernantes ante los ciudadanos como electores o como grupos de la sociedad que ejercen el control social. Este último tipo, es denominado rendición social de cuentas o rendición de cuentas a la ciudadanía. La rendición de cuentas a la ciudadanía es un proceso permanente de comunicación pública y diálogo de los Gobiernos Nacional y territorial con los ciudadanos, en el que los gobernantes tienen la responsabilidad de informar, explicar y sustentar la gestión realizada, la forma en que se administran los recursos y sus resultados, ante la ciudadanía y sus organizaciones. A la vez, la rendición de cuentas implica la capacidad y el derecho de la ciudadanía a pedir información, explicaciones y retroalimentar al gobierno, con evaluaciones y propuestas de mejora, o con incentivos para corregir la gestión, premiar o sancionar los resultados5. Es importante tener en cuenta una serie de errores que suelen cometerse al momento de realizar una rendición de cuentas de cuentas a la ciudadanía:

La producción de informes en un lenguaje técnico, poco comprensible al ciudadano.

Publicar en la web información institucional sin utilizar otros mecanismos de divulgación

cercanos al ciudadano.

Realizar solamente la audiencia pública sin planear otras reuniones con el ciudadano y

mecanismos de acceso a la información.

Resaltar solamente el cumplimiento de metas del plan de acción obviando informar sobre

incumplimientos, dificultades, derechos y temas de interés ciudadano.

Una exposición unilateral que no permite la participación de la ciudadanía con opiniones y

evaluaciones.

Un evento en el que sólo asisten funcionarios públicos6.

Ahora bien, la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA), al ser una entidad de carácter nacional, deberá responder ante la ciudadanía por la formulación e implementación de políticas públicas y programas nacionales así cómo de políticas sectoriales que involucran organismos nacionales y/o territoriales.

5 Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. FASCÍCULO No. 1. ¿Cuál es el significado de la rendición de cuentas a la ciudadanía en el

Estado Colombiano? Noviembre de 2011. DAFP 6 Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. FASCÍCULO No. 1. ¿Cuál es el significado de la rendición de cuentas a la ciudadanía en el

Estado Colombiano? Noviembre de 2011. DAFP


La rendición de cuentas a los ciudadanos debe cumplir con tres componentes básicos7:

A) Información sobre gestión institucional.

B) Explicación o diálogo para responder a peticiones.

C) Retroalimentación.

3.2.1. Informar

El acceso a la información se garantiza al ofrecer la información de interés público a través de dos acciones: disponer la información y facilitar los medios para acceder a la información

A) Disponer la información. La Comisión debe entonces:

Ofrecer la información pública sobre la gestión en forma permanente, desde la planeación

hasta las fases de seguimiento y evaluación a través de diversos medios (página web y

medios físicos en centro de documentación) para facilitar su consulta en cualquier momento.

Contar con procedimientos y mecanismos que aseguren que la información está actualizada y

disponible permanentemente.

7 Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. FASCÍCULO No. 4. Información de calidad y en lenguaje comprensible. Noviembre de 2011.

DAFP

Rendición de cuentas

Informar

Dialogar Retroalimentar


Disponer la información es ubicarla en sitios, archivos, informes, registros, publicaciones para que sea de fácil consulta, de acuerdo con los intereses de los ciudadanos.

B) Facilitar los medios para acceder a la información.

La entidad debe ejercer la transparencia activa, divulgando información de interés público, en forma proactiva sin esperar que esta sea solicitada. Para ello debe crear dispositivos de información y comunicación, así como mecanismos que faciliten la consulta, utilizando simultáneamente medios presenciales, escritos, y virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores. Para garantizar el uso de estos medios, se pueden adelantar las siguientes acciones:

Difundir ampliamente las herramientas y mecanismos para acceder a la información.

Sensibilizar a los ciudadanos sociales sobre el uso de las herramientas y mecanismos

creados.

Capacitar a la ciudadanía sobre el correcto uso de la información, para facilitar su análisis e

interpretación adecuada.

Establecer procedimientos internos para atender con agilidad las consultas de información

ciudadana.

Cumplir con los criterios del componente de Democracia de la estrategia de Gobierno en

línea8

Algunas herramientas que se pueden disponer para tal fin son:

Centros de documentación y archivos.

Cartillas didácticas impresas o virtuales.

Fotografías, video, audios o presentaciones de diapositivas.

Boletines virtuales o publicados.

Afiches, volantes y/o plegables.

Realizar un comunicado de prensa y enviarlo a medios de comunicación local, departamental

y nacional.

8 Manual 3.1 para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia. Ministerio de las Tecnologías de la Información.

Bogotá D.C. 2012.


Comunicarse con dichos medios y poner a su disposición los voceros oficiales de la entidad.

Establecer el cronograma de atención a medios y comunicarlo a los voceros oficiales.

Realizar una campaña de mailing (envío de correos a bases de datos) con el diseño

publicitario establecido para la difusión de la jornada.

Interacción en línea a través de: chat, foros, blogs, twitter, facebook, entre otros. Además de

publicar en página web con suficiente antelación todos los datos relativos a la realización de

la jornada.

Mesas de trabajo temáticas, jornadas de capacitación, seminarios, congresos y eventos

abiertos.

Hacer un seguimiento a la publicación de noticias relativas a la jornada

3.2.2. Los informes de seguimiento a la gestión9

En la rendición de cuentas se ofrece información al ciudadano a través de la información institucional existente en archivos y registros internos, publicaciones físicas o virtuales y de otros mecanismos ya mencionados. Además de lo anterior, uno de los medios para ofrecer información al ciudadano son los informes de gestión. Los informes de gestión deben incluir contenidos obligatorios sobre las responsabilidades asignadas en las normas o planes de gobierno y los contenidos de interés ciudadano identificados con base en la consulta y las quejas recibidas Contenidos obligatorios:

Cumplimiento de metas asociadas a indicadores o nivel de avance a la fecha de los informes.

Inversión y ejecución del presupuesto asociado a metas.

Gestión contractual asociada a metas.

Programas y proyectos siguiente vigencia.

Acciones para mejoramiento institucional.

Gestión del talento humano.

Contenidos de interés ciudadano:

Clasificación de quejas y reclamos.

9 Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. FASCÍCULO No. 4. Información de calidad y en lenguaje comprensible. Noviembre de 2011.

DAFP


Consultas de temas específicos de interés ciudadano con prioridades de atención de

derechos, problemas identificados y servicios solicitados. Estructura de un Informe de Gestión

Los informes de seguimiento a la gestión implican el análisis de la situación de los derechos ciudadanos atendidos a través de la gestión institucional. Los informes de avance o de resultados de la gestión pueden tener la siguiente estructura: 1. Introducción 2. Contexto territorial: información demográfica de la población a atender. 3. Análisis de estado de los derechos atendidos: debe establecerse inicialmente la línea de base de los indicadores seleccionados (Consultar cuadernillo Línea de Base Indicadores, DANE)10; luego los datos recogidos se calculan, grafican, interpretan y analizan. 4. Descripción de cumplimiento o avance de metas del plan de desarrollo y su contribución a la garantía de derechos y las acciones de mejoramiento institucional. 5. Informe de ejecución presupuestal y contractual asociado a las metas y resultados de la gestión, identificando la gestión contractual realizada para su cumplimiento. 6. Información de interés de la ciudadanía: mostrar el análisis de comportamiento de las quejas y reclamos, derechos de petición, tutelas y los resultados de la consulta a la comunidad. 7. Proyecciones: identificar prioridades y recomendaciones de futuras acciones de mejora y de los programas y proyectos para la siguiente vigencia. Requerimientos

De acuerdo con la Metodología para la Implementación de Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Gobierno de Colombia11, el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía debe tener en cuenta estos requerimientos:

Política, Plan o Programa

Requerimientos

Rendición de cuentas

a la ciudadanía

Identificación de las necesidades de información de la población objetivo de la entidad

Acciones de Información a través de la utilización de medios de comunicación masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma.

Acciones de Información por medio de la utilización de tecnologías de la información y comunicación para facilitar el acceso a ésta

Implementación Apertura de Datos Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés caracterizados

10

Cuadernillo de Línea Base Indicadores DANE 11

Metodología para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Gobierno de Colombia. Diciembre de 2012. DAFP


Acciones de Diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de rendición de cuentas

Acciones de Incentivos Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas

Realización de la Convocatoria a eventos definidos

Elaboración y publicación de memorias (Principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendición de cuentas Evaluación individual de las acciones de Rendición de Cuentas

Elaboración del documento de evaluación del proceso de Rendición de Cuentas

Lenguaje sencillo

Una característica principal de la información a comunicar será informar al ciudadano en lenguaje sencillo. Este lenguaje ciudadano es la comunicación verbal, escrita o audiovisual que debe utilizar el servidor público para hacerse entender de los ciudadanos, lograr que estos comprendan la información pública y puedan dialogar con la Administración. Lenguaje ciudadano es transformar los conceptos técnicos o jurídicos en lenguajes acordes al público al cual se dirige. El uso de un lenguaje ciudadano tiene tres características:

Asequible: Que puede conseguirse o alcanzarse.

Comprensible: Se entiende la letra, la imagen; quien recibe el mensaje está en capacidad de

leer la realidad, de lo que se quiere comunicar.

Significativo: se entiende el significado y asocia con algo que se conoce, con un contexto

personal, familiar o social12.

3.2.3. Dialogar13

En la rendición de cuentas además de “decir algo” de hablar sobre la gestión realizada, los servidores públicos deben oír a sus interlocutores y crear condiciones para que estos puedan hablar y escuchar la información institucional. El diálogo en la rendición de cuentas es, por lo tanto, participación ciudadana.

12

Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. FASCÍCULO No. 4. Información de calidad y en lenguaje comprensible. Noviembre de

2011. DAFP 13

Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. FASCÍCULO No. 5. Dialogar. Explicando y argumentando en respuesta a peticiones

ciudadanas. Septiembre de 2011. DAFP


¿Con quiénes dialogar en la rendición social de cuentas?

Organizaciones sociales representativas de la comunidad que se han conformado frente a los

servicios institucionales.

Organizaciones no gubernamentales.

Cualquier ciudadano, adulto o menor de edad interesado en los temas institucionales.

Organismos de control.

Representantes de los gremios y la academia.

¿Qué espacios pueden crearse para el diálogo?

Es necesario crear variedad de espacios de encuentro -reuniones- de diálogo con la ciudadanía para la rendición de cuentas. Estos espacios pueden ser, entre otros:

Mesas de trabajo temáticas.

Encuentros regionales.

Reuniones zonales.

Asambleas comunitarias.

Foros de discusión por proyectos, temas o servicios (p. ej. los foros sectoriales)

La audiencia pública participativa de rendición de cuentas.

¿Qué es la audiencia pública participativa?

Es un acto público de dialogo entre organizaciones sociales, ciudadanos y servidores públicos para evaluar la gestión gubernamental en cumplimiento de las responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo para garantizar los derechos ciudadanos. Las audiencias públicas no son el único espacio para la rendición de cuentas. Las audiencias públicas deben ser participativas, propiciando espacio en la agenda a realizar en el cual se permita intercambio de ideas entre los participantes y entre estos y a la administración. Metodológicamente se puede realizar durante la audiencia talleres o mesas de trabajo con grupos de ciudadanos, que permitan la interlocución. Participación ciudadana no es hacer preguntas durante la audiencia o presentar quejas.


¿Cómo movilizar y sensibilizar a la ciudadanía para la participación en la rendición de

cuentas?

Cada entidad debe promover la participación de organizaciones sociales representativas en el proceso de rendición de cuentas, para ello debe:

a. Identificar las organizaciones

Identificar organizaciones sociales y grupos interés frente a los servicios institucionales.

Identificar los espacios de participación ciudadana y comunitaria establecidos legalmente

como comités de control social ante servicios públicos, veedurías ciudadanas, etc.

Conformar un registro de usuarios e interlocutores organizados.

b. Convocar a la participación en el proceso de rendición de cuentas La convocatoria es un proceso para lograr la máxima participación de los actores y organizaciones sociales más representativas, evitar exclusiones, y motivar la participación. Es uno de los pasos fundamentales para promover el diálogo, y de ésta depende que haya o no asistencia y representatividad de la ciudadanía en las jornadas de rendición de cuentas. Para ello la entidad debe:

Preparar y realizar una campaña publicitaria sobre el derecho y la importancia de

participar en la rendición de cuentas

Capacitar a la ciudadanía para la participación en el proceso de rendición de cuentas

Realizar talleres, charlas o documentos que sensibilicen y motiven a las organizaciones

sociales

Establecer e implementar estrategias de acompañamiento a las organizaciones sociales

en la lectura y comprensión de la información

Capacitar a la ciudadanía para cualificar la participación argumentada.

¿Cómo preparar a los funcionarios de la entidad para facilitar el diálogo en la rendición de

cuentas?

Los empleados de la entidad deben recibir información y capacitación sobre el proceso de rendición de cuentas: cómo funciona, cuáles son los límites, alcances, las herramientas y los mecanismos para facilitar su implementación.

Se sugiere que, con el apoyo del área de personal, se capacite sobre rendición de cuentas y control social para involucrar a todos los empleados de la organización. En la construcción de la rendición de cuentas debe trabajar TODA la entidad. Grupo interno responsable del proceso de rendición de cuentas


Conformar un equipo de trabajo integrado entre otros, por los jefes de la Oficina Asesora

de Planeación, Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Técnica y Control interno, para

liderar el proceso.

Entrenarlos para habilitarlos en la realización de cada fase del proceso de rendición de

cuentas

3.2.4. Retroalimentación14

¿Qué es la retroalimentación ciudadana a la gestión?

La retroalimentación es una expresión del control social que comprende acciones de monitoreo, evaluación, premios o sanciones frente a los resultados de la gestión. Los ciudadanos evalúan y actúan frente a los resultados de la rendición de cuentas, compartiendo con las entidades observaciones, preocupaciones, peticiones y sugerencias con el fin de mejorar la gestión pública. La sociedad espera que la retroalimentación realizada tenga un impacto real en la gestión y sea incorporada en acciones de mejora. Sí las entidades analizan y acogen las recomendaciones realizadas por la ciudadanía, cuentan con un referente que permite el ajuste de la gestión institucional a las necesidades y derechos de la población. ¿Cómo garantizar la retroalimentación ciudadana en la rendición de cuentas?

La administración pública debe:

Estar dispuesta a ser evaluada y controlada, en forma permanente, por la ciudadanía.

Escuchar, atender y valorar los aportes y peticiones ciudadanas.

Analizar e incorporar, en acciones de mejora o correctivas, la retroalimentación ciudadana.

Para ello se puede: a. Disponer canales de recepción de recomendaciones, observaciones o denuncias relacionadas con los resultados de la rendición de cuentas tales como: oficina de atención al usuario, buzones físicos o virtuales, diseño de procedimientos para recepción de observaciones y propuestas, entre otros. b. Acordar con los grupos de control social y organizaciones sociales interesadas, un programa de encuentros y reuniones para hacer seguimiento a la gestión institucional. c. Llevar un registro sistematizado de las recomendaciones, observaciones o denuncias recibidas. d. Elaborar un informe trimestral clasificando la información sobre las recomendaciones, observaciones o denuncias recibidas. e. Incluir dentro de los planes de mejoramiento Institucional, las recomendaciones efectuadas por la ciudadanía como resultado de la rendición de cuentas y que sean viables de realizar.

14

Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. FASCÍCULO No. 6. Retroalimentar. Mejorando la gestión. Noviembre de 2011. DAFP


f. Publicar, en la página web y en otros medios, un informe sobre las respuestas a recomendaciones y las acciones incluidas en el plan de mejoramiento en atención a las observaciones o denuncias recibida de manera que la ciudadanía pueda hacer seguimiento a las mismas. ¿Cómo lograr que las entidades realicen ajustes frente a los resultados de su gestión?

Activando los controles administrativos internos y externos, así:

Las entidades deben fomentar la cultura del autocontrol de manera que los servidores

públicos en su gestión diaria escuchen e incorporen acciones de mejora en sus funciones

cotidianas.

Las áreas de control interno y planeación deben revisar los informes u observaciones

ciudadanas periódicamente.

La Oficina Asesora de Planeación deben incorporar en el plan de mejoramiento institucional

actividades frente a las recomendaciones, observaciones y/o hallazgos de la ciudadanía.

El área de control interno deben hacer el seguimiento a la formulación e implementación del

plan de mejoramiento institucional.

Los organismos de control deben ser invitados a participar en los escenarios de diálogo y

deben recibir los informes de gestión, así como los informes con las recomendaciones

ciudadanas presentados en la rendición de cuentas.

Los organismos de control deben ejercer el control externo ante irregularidades o

desviaciones para que las entidades modifiquen su actuación o apliquen los correctivos

adecuados.

¿Qué incluir en el plan de mejoramiento institucional como resultado de la rendición de

cuentas a la ciudadanía?

El equipo institucional debe:

Identificar los resultados de la gestión que presentan debilidades en su cumplimento en

relación con las metas programadas.

Revisar los compromisos efectuados por el Director Ejecutivo ante la ciudadanía en los

escenarios de diálogo para la rendición de cuentas.

Analizar las propuestas, observaciones, denuncias y hallazgos efectuados por la ciudadanía

en ejercicio del control social.

El plan de mejoramiento institucional debe incluir el qué (proceso a mejorar), el cómo (actividades que se implementaran), el cuándo (corto, mediano y largo plazo), con quiénes (responsables) y con qué (recursos).


¿Cómo incentivar a la ciudadanía para que retroalimente la gestión pública en la rendición de

cuentas?

Dando respuesta a los ciudadanos; es decir, informándoles que sus recomendaciones fueron

escuchadas o explicarles el por qué, cuando no son tenidas en cuenta.

Divulgando las conclusiones y principales resultados de las reuniones realizadas, la audiencia

pública, los foros ciudadanos, recomendaciones realizadas durante el proceso de rendición de

cuentas a través de múltiples medios de comunicación e información.

Vincular los aportes de la ciudadanía al proceso de formulación de planes y programas, así

como de políticas públicas.

Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (chats, foros virtuales, redes sociales, entre otros) ofrecen varios canales que no solo sirven para difundir y dar información, sino son un mecanismo de comunicación constante para la retroalimentación de la gestión.

3.2.5. Autoevaluación15

La finalidad de la política de rendición de cuentas a la ciudadanía fijada en el CONPES No. 3654 de 2010 es la mejora cualitativa y cuantitativa de los ejercicios de rendición de cuentas, buscando con ello que la gestión pública responda a necesidades ciudadanas, a través de las políticas públicas, así como legitimar la gestión gubernamental. Por ello, necesario evaluar el grado de avance en el proceso de rendición de cuentas: ¿Qué tanto se avanza en la implementación de acciones de apertura informativa, transparencia, dialogo y retroalimentación entre el Estado y los ciudadanos? La autoevaluación ubicará el nivel de avance institucional, a través de una serie de indicadores que describen las tres dimensiones de la rendición de cuentas: Información, diálogo y retroalimentación. (Ver anexo) El evaluador debe ser: el grupo MECI – CALIDAD. La Evaluación debe basar su calificación en evidencias por ello, debe utilizar fuentes de verificación como: documentos con informes, planes o formatos, archivos físicos o magnéticos, la observación directa, la entrevista a los ejecutores, etc.16.

15

Anexo 1. Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Colección de fascículos. FASCÍCULO No. 8. Autoevaluación al nivel de avance en

el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. Noviembre 1 de 2011. DAFP. 16

Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Colección de fascículos. FASCÍCULO No. 8. Autoevaluación al nivel de avance en el proceso

de rendición de cuentas a la ciudadanía. Noviembre 1 de 2011. DAFP.


3.3. Jornadas de Consultas

De acuerdo con el artículo 11 del Decreto 2696 de 2004, todos los actos administrativos de carácter general que expidan las Comisiones de Regulación deben ser sometidos a participación ciudadana. Por ello, en la normatividad vigente, está contemplada la participación de los usuarios en un tiempo prudente previo a la expedición de las normas (resoluciones) de carácter general. Además de las recomendaciones generales que se tienen para Audiencias de Rendición de Cuentas, se debe tener en cuentas que, en términos de comunicación las jornadas de consultas a la ciudadanía, así como las capacitaciones sobre metodología de acueducto, alcantarillado y aseo, tienen una efectividad muy alta, pues además de los asistentes a la jornadas, se logra interactuar con medios de comunicación locales. Por ello, es importante tener en cuenta para futuras jornadas de consultas públicas puntos como:

Realizar un comunicado de prensa y enviarlo a medios de comunicación locales.

Comunicarse con dichos medios y poner a su disposición los voceros oficiales de la entidad.

Establecer el cronograma de atención a medios y comunicarlo a los voceros oficiales.

Publicar en página web con suficiente antelación todos los datos relativos a la realización de

la jornada.

Establecer con la Subdirección Técnica las presentaciones relativas a las resoluciones de

carácter general que se han de dar a conocer a la ciudadanía, con el fin de diseñarlas sobre

modelos gráficos y con un lenguaje muy sencillo. Los documentos y las presentaciones

técnicos, se sugiere que sean publicados en el sitio web de la Comisión.

3.4. Cronograma Comunicaciones y Rendición de Cuentas

N° Requerimientos Acciones Responsable Ejecución

1 Caracterización de Usuarios

Realizar la caracterización de los usuarios de la CRA de acuerdo con los lineamientos establecidos en la guía para la caracterización de usuarios de las entidades públicas del MIN TIC


Marzo 31 de 2014

2 Identificación de las necesidades de información de la población objetivo de la entidad

Proveer información actualizada a los usuarios de acuerdo con el inventario de información de la entidad: Metas, objetivos y compromisos del Plan Nacional de Desarrollo Metas, objetivos y compromisos

Todas las dependencias

Marzo 31 de 2014


del Plan Sectorial Necesidades/problemas de los usuarios y partes interesadas Plan Estratégico Quinquenal Plan de Acción Institucional Proyectos de inversión Indicadores de gestión Registros del Sistema Integrado de Gestión y Control -SIGC de la Entidad Informes de gestión Informes de seguimiento de planes Mapa de riesgos Plan de manejo de riesgos Informes de seguimiento de riesgos Rendición de cuentas a entes de control Percepción cliente externo Percepción cliente interno Revisión del SIGC por la Dirección Control Interno Avance y evaluación SIGC Acciones de mejora

3 Acciones de Información a través de la utilización de medios de comunicación masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso.

Comunicados de prensa e interacción con medios de comunicación local, departamental o nacional Cartillas didácticas impresas o virtuales. Fotografías, video, audios y presentaciones de diapositivas. Boletines virtuales o publicados. Interacción en línea a través de: página web chat, foros, blogs, Twitter, Facebook, Youtube, entre otros.


15 días antes ( por campaña)

4 Acciones de Información por medio de la utilización de tecnologías de la información y comunicación para facilitar el acceso a

Archivos virtuales disponibles. Cartillas didácticas virtuales. Boletines y comunicados virtuales. Fotografías, video, audios y presentaciones de diapositivas explicativos.


15 días antes ( por campaña)


ésta Diseño gráfico aplicado a la promoción de la rendición de cuentas. Interacción en línea a través de: página web chat, foros, blogs, Twitter, Facebook, Youtube, entre otros.

5 Implementación Apertura de Datos

Cargue y publicación de datos abiertos en la página www.datos.gov.co. La tarea contará con el acompañamiento de Mintic-cintel


Diciembre 15 de 2014

6 Realización de la Convocatoria a eventos definidos

Publicidad de la jornada y convocatoria por medios electrónicos, físicos y telefónicos a las bases de datos de usuarios y públicos.


20 días antes (por campaña)

7 Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés caracterizados

Mesas de trabajo temáticas, jornadas de capacitación, seminarios, congresos y eventos abiertos


1 día por jornada en Bogotá 2 días fuera de Bogotá (1 logística).

8 Acciones de Diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de rendición de cuentas

Publicidad de disponibilidad de medios electrónicos de participación en las mesas de trabajo temáticas, jornadas de capacitación, seminarios, congresos y eventos abiertos. Previsión de logística y personal. Interacción en línea a través del chat de página web, Twitter y Facebook, YouTube.


Publicidad desde 15 días antes Ejecución 1 día por jornada

10 Elaboración y publicación de memorias

Principales conclusiones y compromisos de los eventos de rendición de cuentas. Publicación de las memorias en página web y socialización a través de medios virtuales y físicos


3 días

11 Evaluación individual de las acciones de Rendición de Cuentas

Proceso de evaluación teniendo en cuenta las instrucciones del documento Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Colección de

Grupo SIGC 5 días

http://www.datos.gov.co/


fascículos. FASCÍCULO No. 8. Autoevaluación al nivel de avance en el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. Noviembre de 2011. DAFP.

12 Elaboración del documento de evaluación del proceso de Rendición de Cuentas

Se elabora el documento final del proceso teniendo en cuenta las instrucciones del documento Hacia una Cultura de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía. Colección de fascículos. FASCÍCULO No. 8. Autoevaluación al nivel de avance en el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. Noviembre de 2011. DAFP.

Grupo SIGC 3 días

4. Participación Ciudadana y Atención al Ciudadano

La participación de los ciudadanos en Colombia ha evidenciado cambios importantes a través de los últimos años, motivados fundamentalmente por la Constitución Política promulgada en 1991, gracias a las diferentes formas y mecanismos creados con dicho propósito y orientados a permitir la participación en las diferentes etapas de la gestión que adelantan las entidades públicas17. Por su parte, el Estado Colombiano, además de crear espacios de participación, viene facilitando la forma en que los ciudadanos pueden hacer uso de sus derechos en esta materia frente a las instituciones públicas; así, por ejemplo, a través de la Estrategia de Gobierno en Línea que desarrolla el Ministerio de Tecnologías y las Comunicaciones en coordinación con las entidades del orden nacional y territorial, mediante el uso de los desarrollos tecnológicos informáticos, se facilita el actuar de los ciudadanos.

La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, como entidad encargada de regular monopolios, promover la competencia, impulsar la sostenibilidad del sector Agua Potable y Saneamiento Básico, evitando abusos de posición dominante, garantizando la prestación de servicios de calidad, con tarifas razonables y amplia cobertura, cuenta con procesos de participación claramente definidos, a través de los cuales se permite la interacción con los diferentes actores del sector, en especial, para los desarrollos regulatorios tanto de carácter general como particular. Para la CRA es fundamental el apoyo ciudadano en la gestión institucional, no solo para garantizar una retroalimentación de cara al cumplimiento pleno de la satisfacción de sus usuarios/clientes y partes interesadas, sino también para asegurar el desarrollo de los procesos en forma transparente, honesta, ágil, eficiente, oportuna y eficaz.

17 Artículo 270 “La ley organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión

pública que se cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados”

http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=1159









Por lo anterior, en el presente documento se incluyen los mecanismos existentes en esta Comisión de Regulación para la participación en la planeación, el seguimiento y el control de la gestión institucional, por parte de la ciudadanía y en general para las diferentes entidades y partes interesadas.

4.1. Generalidades

El sentido, alcance y concepto de la participación se encuentra ampliamente desarrollado en diferentes documentos de carácter oficial y son múltiples los espacios y mecanismos de participación definidos por las normas colombianas o que han resultado de aceptación general; es por ello, que con el propósito de mantener consonancia con las políticas y lineamientos establecidos, la CRA acoge los siguientes definiciones y orientaciones: “Participar, es ejercer poder, actuar e intervenir en sociedad, e interactuar en la vida social, política, económica y cultural. No sólo es informarse, opinar o sentirse consultado frente a alguna situación; es poder plantear problemas, gestionar propuestas y proyectos, controlar procesos e intervenir en las decisiones que sobre la vida se toman”.18 “La participación en la construcción de políticas y en la definición de lineamientos estratégicos, así como el control social a la gestión pública y la solución de problemas con el aporte de la ciudadanía hacen parte de los derechos ciudadanos así como de la concepción de un Estado democrático. Los beneficios asociados con estos espacios de colaboración tienen relación con la sostenibilidad, la gobernabilidad, la capacidad de innovación y la posibilidad de dar respuesta a las necesidades expresas de la ciudadanía”.19

“Basados en las tendencias de comportamiento social que tienden a la colaboración, así como en los derechos ciudadanos a participar en la construcción de lo público, las organizaciones empiezan a abrir sus problemas a la sociedad en general, buscando actores que tengan soluciones disponibles en menor tiempo y a mejores costos”. 20

“La gestión institucional debe realizarse con principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Ello implica abrir espacios de participación e involucrar a los ciudadanos y las organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública”.21

18

Departamento Administrativo de la Función Pública, presentación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Decreto 2482 de diciembre de 2012), efectuada el 14 de diciembre de 2012 19

Manual 3.1 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia 20

Ibídem 21

Departamento Administrativo de la Función Pública, Metodología para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Decreto 2482 de diciembre de 2012), efectuada el 14 de diciembre de 2012


4.2. Marco Legal

A continuación se incluye la relación normas colombianas que tienen relación directa con los procesos de participación ciudadana.

Norma Concepto

Constitución Política de 1991

Preámbulo y Artículos 40, 49, 86 y 270

Ley 80 de 1993.

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 134 de 1994 Por la cual se dictan normas sobre Mecanismos de Participación Ciudadana

Ley 152 de 1994 Por medio de la cual se establecen los procedimientos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo

Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa

Ley 393 de 1997 Por la cual se desarrolla el artículo 87 de la Constitución Política”. Acción de Cumplimiento

Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones. Sobre las Acciones Populares y de Grupos

Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones

Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Código Disciplinario Único

Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las Veedurías Ciudadanas

Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos

Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014

Ley 1473 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr002.html#87

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr002.html#88


Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el código general del proceso y se dictan otras disposiciones

Decreto 2232 DE 1995 Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995 en materia de declaración de bienes y rentas

Decreto 1382 de 2000 Por el cual establecen reglas para el reparto de la acción de tutela

Decreto 2696 de 2004

Por el cual se definen las reglas mínimas para garantizar la divulgación y la participación en las actuaciones de las Comisiones de Regulación

Decreto 1151 de 2008 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 960 de 2005, y se dictan otras disposiciones

Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamenta el estatuto general de contratación de la administración pública y se dictan otras disposiciones

Decreto 2482 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y gestión

4.3. Nivel de participación ciudadana en la gestión de la CRA

Dada la importancia que tiene la participación ciudadana en los procesos que desarrolla la CRA, fundamentalmente en los de tipo misional, la Entidad tiene dispuestos diversos mecanismos, que en concordancia con las políticas estatales, la Estrategia de Gobierno en Línea y la Alianza para el Gobierno Abierto, con los cuales se busca garantizar el derecho que le asiste a todo colombiano, de participar en los procesos de gestión de las instituciones públicas, considerando sus diferentes etapas:

Planeación: Participación de los actores en la formulación de las políticas, planes y programas institucionales: Plan Estratégico Institucional (Quinquenal), Agenda Regulatoria Indicativa (Anual), Plan de Acción (Anual), Proyectos de Inversión (Anual)

Control: Participación de los actores interesados del sector en el control a la gestión de la CRA: Contratación, Control Interno, Riesgos de Corrupción, Planes de Mejoramiento.

Gestión: Participación de los actores del sector en la construcción de la Regulación de la Entidad, retroalimentación de la gestión de la CRA, procesos de diálogo y generación de conocimiento conjunto: Proyectos de Regulación General, Estudios Regulatorios, etc.

Información y Consulta: Requerimientos de consulta de información sobre cualquier proceso o actividad que desarrolla la CRA.


La siguiente tabla muestra los mecanismos con que cuenta la CRA para garantizar la participación ciudadana en las diferentes etapas de los procesos de la Entidad.

Proceso Planeación Control Gestión Información y consulta

Gestión Gerencial y Estratégica

Círculos de Regulación

Consultas y solicitudes de información


Página WEB

Consultas y Solicitudes de información

Pagina WEB

Regulación




Consultas Públicas



Jornadas de Divulgación


Página WEB

Asesoría Consultas y

Solicitudes de información




Pagina WEB

Desarrollo Organizacional





Página WEB

4.4. Mecanismos de Participación Ciudadana en la CRA

4.4.1. Consultas Públicas

Espacio de socialización en distintos distritos y municipios, cuyo propósito consiste en presentar los proyectos para conocimiento de los usuarios y de la ciudadanía en general, respecto a las propuestas o proyectos regulatorios de carácter general relacionados con la adopción de fórmulas tarifarias con una vigencia de cinco años, expedidos por la CRA. Estas consultas se realizarán durante un período que comience a partir de la fecha en que se remita la información pertinente a los Gobernadores del país y termine dos (2) meses después. Elementos de Gestión que tienen este mecanismo: Proyecto de resolución de carácter general relacionado con la adopción de fórmulas tarifarias con una vigencia de cinco años: Resolución que contiene una propuesta de regulación general relativo a fórmulas tarifarias la cual se somete a discusión de la ciudadanía por un período determinado, para recibir observaciones, reparos o sugerencias, con el fin de que sean tenidas en cuenta al momento de que la CRA expida la resolución general definitiva.


Resolución general definitiva: Resolución que ha surtido con lo dispuesto en el capítulo III del Decreto 2696 de 2004. Si esta resolución se relaciona con la adopción de fórmulas tarifarias con una vigencia de cinco años, se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del citado decreto. Estas resoluciones son de obligatorio cumplimiento por parte de los prestadores de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo en todo el territorio nacional, salvo las excepciones establecidas en la ley.

Etapas de las Consultas Públicas Las siguientes son las etapas de un evento de consultas públicas, la definición de actividades se pueden consultar en procedimiento “PCIU-PRC02 Consultas Públicas”

- Etapa 1. Publicación del proyecto de resolución de carácter general objeto de consulta pública - Etapa 2. Elaboración y envío de documento de participación ciudadana para gobernadores - Etapa 3. Estrategia y Convocatorias para las Consultas Públicas - Etapa 4. Realización del evento de consulta pública - Etapa 5. Levantamiento de memorias

4.4.2. Círculos de Regulación

Los Círculos de Regulación se conciben como espacios de socialización, que pretenden recoger información de los diferentes actores del sector y convertirlo en Conocimiento que permita a la CRA consolidar su labor regulatoria y contribuir a la sostenibilidad y crecimiento del sector. El objetivo es generar conocimiento multidimensional22 a partir de las diferentes experiencias y visiones que se compartirán en un espacio estructurado bajo un esquema pedagógico y didáctico que permitan explotar el aprendizaje colectivo y participativo. Para que esto suceda y el aprendizaje multidimensional se pueda construir correctamente, existen o deben existir varios elementos que soporten y conecten los diferentes escenarios que concurren en los Círculos de Regulación, estos elementos, entre otros, son:

Contacto permanente con un escenario real de prestación de servicios públicos domiciliarios: Las empresas prestadoras se encuentran inmersas en un escenario que constantemente plantea problemas o retos que deben ser solucionados, lo que permite que el conocimiento que adquieren tenga una visión netamente práctica e industrial.

Contacto con escenarios académicos: Los Círculos de Regulación se establecen como puentes entre la academia (investigadores, docentes y estudiantes) y el sector real donde se podrá evaluar, más directamente, si lo que se hace dentro de la academia es válido o realmente va a servir para enfrentar una realidad que suele ser desconocida mientras se está

22

La idea de multidimensionalidad que se plantea está asociada a la apropiación del conocimiento como una herramienta para ser usada

adecuadamente de acuerdo a la necesidad generada en un momento y unos escenarios dados, es decir, la capacidad de imaginar un posible uso partiendo del conocimiento y aprehensión de un concepto.


en la academia. Así, con esta visión, se puede mejorar o depurar la estrategia con la cual la CRA busca ser interlocutor válido con los diferentes agentes del sector.

Asesoría externa: Con el ánimo de que los contenidos presentados sean validados por expertos desde el punto de vista técnico, se busca la colaboración de asesores externos que hayan tenido experiencia en sector; esto a la vez crea lazos entre la CRA y el escenario de trabajo del asesor externo, que puede ser la industria o la academia.

Soporte interno: Teniendo en cuenta que la CRA cuenta con profesionales de muchísimas áreas y de formaciones distintas, se debe aprovechar el conocimiento de estos ya sea para la realización de actividades específicas, o como críticos o evaluadores del proceso de los Círculos de Regulación, incluso los mismos proyectos y estudios de la Agenda Regulatoria se convierten en componentes que ayudan al crecimiento de los Círculos de Regulación.

Soporte externo: Actores externos como el Banco Interamericano de Desarrollo BID, y otras entidades con las que la CRA pueda desarrollar convenios, son una fuente de información, visión y experiencia de la que se nutren los Círculos de Regulación, con miras a que en algún momento estos actores sean retroalimentados con los resultados y las experiencias no solo de los Círculos, sino de todo lo que está asociado a ellos.

De esta forma, y sin perder el horizonte socio-económico que condiciona los desarrollos en materia regulatoria, la CRA y los demás participantes de los Círculos desencadenarán un proceso de innovación y desarrollo construyendo soluciones a través del conocimiento y entendimiento del entorno, lo que se verá reflejado en un verdadero avance para el sector. Elementos de Gestión que tienen este mecanismo:

Plan Estratégico Institucional (Quinquenal)

Agenda Regulatoria Indicativa (Anual)

Estudios Regulatorios

Proyectos de Regulación General Actores que conforman el sector

Entidades del Gobierno relacionadas con el sector.

Entidades del Gobierno que vigilan y controlan a las demás entidades gubernamentales.

Gremio que representa a las empresas prestadoras.

Gremio que representa a los usuarios de los servicios públicos domiciliarios.

Academia. Temas a abordar en los Círculos de Regulación La regulación del sector de agua potable y saneamiento básico debe considerar numerosos aspectos que pueden afectar alguno o varios sectores de la economía. Se propone agruparlos en los siguientes factores que serán abordados en las jornadas de los Círculos de Regulación, de acuerdo a los actores que se tengan presentes en cada uno de los eventos. Factor Político: Uso del poder del gobierno nacional, Gobernaciones y Alcaldías; Congreso de la República; políticas públicas; entre otros. Por ejemplo: enfoque de la política sectorial, Coordinación entre las entidades del sector de agua potable y saneamiento básico, independencia en las decisiones del regulador y de los entes territoriales.


Factor Económico: Comportamiento económico para garantizar la sostenibilidad del sector. Por ejemplo: Incentivos para la inversión pública y privada del sector, Períodos tarifarios que brinden estabilidad regulatoria a los inversionistas, rentabilidad del sector, selección de las cuentas contables que se emplearán para definir el costo de los componentes de los servicios públicos. Factor Social: Modo de vivir y bienestar de la población. Por ejemplo: regulación para municipios menores y zonas rurales, esquemas de subsidios, consumo básico o de subsistencia, afectación de la calidad de vida por la provisión de servicios públicos domiciliarios. Factor Competitivo: Son aquellos aspectos que determinan la capacidad de competencia y de desarrollo del sector. Por ejemplo: calidad del servicio, cobertura, continuidad, regulación en caso de desastre natural y situaciones de fuerza mayor, eficiencia de los prestadores, comportamiento de los usuarios. Fortalezas de la CRA: Aquellos factores que actualmente representan fortalezas para los procesos misionales de la CRA. Dichas fortalezas provienen de la percepción tanto interna, como externa que se tiene del desempeño de la CRA en relación con su misión y su visión. Debilidades de la CRA: Aquellos factores que actualmente representan debilidades para los procesos misionales de la CRA. Dichas fortalezas provienen de la percepción tanto interna, como externa que se tiene del desempeño de la CRA en relación con su misión y su visión.

4.4.3. Jornadas de Divulgación

Las Jornadas de divulgación son un mecanismo de participación que permiten a la CRA dar información al público sobre la gestión realizada en algún proceso o proyecto en particular. Durante estas jornadas, que se realizan a lo largo del país, se pone en conocimiento de la ciudadanía en general y de los demás actores interesados del sector, elementos como Resoluciones Generales Definitivas, Planes y Proyectos, Estudios de Impacto, etc.

4.4.4. Página WEB


La página web de la CRA está concebida como un canal de comunicación que a partir de los requerimientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión pone a disposición de toda la ciudadanía la siguiente información:

Planeación, Gestión y Control:

Plan Estratégico Sectorial

Plan Estratégico Institucional

Plan de Acción Anual

Distribución presupuestal de Proyectos de Inversión

Entes de control que vigilan a la entidad

Informes de Gestión

Metas e indicadores de gestión

Planes de Mejoramiento

Reportes de control interno

Informes de empalme

Defensa judicial

Informe de archivo

Información general de la entidad:

Misión y visión

Objetivos y funciones

Organigrama

Directorio de entidades: listado de entidades que pertenecen al sector o a la Administración, dirección y teléfono.

Datos de contacto de servidores públicos

Correo electrónico de contacto o enlace al sistema de atención al ciudadano con que cuente la entidad

Teléfonos, líneas gratuitas y fax

Localización física sede central y sucursales o regionales

Preguntas y respuestas frecuentes

Glosario

Noticias

Información para niños: diseñar y publicar información sobre la entidad y sus actividades, de manera didáctica y en una interfaz interactiva. En este último caso, deben seguirse los lineamientos establecidos en la norma NTC 5854 sobre elementos no textuales.

Calendario de actividades

Derechos de los ciudadanos y medios para garantizarlos

Normatividad (leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, políticas y lineamientos): Se debe publicar la normatividad que rige a la entidad, la que determina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma.

Políticas, manuales técnicos o lineamientos que produzca la entidad

Información principal en otro idioma

Implementación de buzones de correo electrónico para la recepción de notificaciones judiciales


Información para población vulnerable

Información de Programas sociales

Publicación de información en audio y/o video

Información Financiera y Contable:

Presupuesto aprobado para la vigencia

Información histórica presupuestal

Estados financieros

Contratación

Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

Publicación de los procesos contractuales en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

Trámites y Servicios

Listado de nombres de trámites y servicios, cada uno enlazado a la información registrada en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT y en el Portal del Estado Colombiano (PEC).

Peticiones, denuncias, quejas y reclamos

Informe de peticiones, denuncias, quejas y reclamos

Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de quejas o reclamos.

Disposición de un enlace en la página web para la recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (Artículo 76 Ley 1474 de 2011).

Recurso Humano

Manual de funciones y de competencias laborales

Perfiles de los funcionarios principales

Asignaciones salariales

Acuerdos de Gestión

Ofertas de empleo

Gestión Documental

Programa de Gestión Documental – PGD.

Cuadro de Clasificación Documental – CCD.

Tablas de Retención Documental – TRD.

Inventarios Documentales.


4.4.5. Consultas y Solicitud de información

Para realizar Consultas y Solicitudes de información a la CRA, así como para interponer Peticiones, Quejas y Reclamos se cuenta con los siguientes mecanismos:

Atención Presencial en la sede administrativa en Bogotá. Dirección: Carrera 12 N° 97-80,

Piso 2, Edificio 97 Punto Empresarial, Bogotá D.C., Colombia. -.- Código Postal: 110221

Atención telefónica: línea gratuita 01 8000 517565. También a los teléfonos +57(1) 4873820

/ 4897640 (si está fuera de Colombia) o (1) 4873820 / 4897640 (Si se encuentra en el país).

Atención Escrita: Mediante solicitud dirigida a la CRA radicada en la Sede Administrativa,

enviada vía Fax al +57(1) 489 7650 (si está fuera de Colombia) o (1) 489 7650 (Si se

encuentra en el país), enviada al correo electrónico [email protected]

Medios Virtuales:

Canal Contáctenos de la página web: http://www.cra.gov.co/contactenos.shtml

Canal peticiones, quejas y reclamos de la página web: http://www.cra.gov.co/quejas_reclamos.shtml

Facebook: [email protected]

Twitter: @cracolombia

4.5. Metas Participación Ciudadana 2014

Cubrimiento: Proporcionar mecanismos de Participación Ciudadana en al menos el 90% del territorio nacional (Departamentos)

Calidad: Obtener calificación promedio superior al 75% de aceptación en la totalidad de eventos presenciales de la CRA.

Nuevos Medios: Incrementar el 10% el número de interacciones por medios virtuales (correo electrónico, Twitter, Facebook, página web) para cada elemento de gestión del Cronograma de Participación Ciudadana.

Medios no Presenciales: Realizar al menos una jornada de Consultas Públicas no presencial.

Publicaciones: Realizar al menos una publicación para la divulgación de cada uno de los marcos regulatorios a expedir.

Agenda Regulatoria 2015: Realizar al menos dos jornadas bajo el programa Círculos de Regulación.

mailto:[email protected]

http://www.cra.gov.co/contactenos.shtml

http://www.cra.gov.co/quejas_reclamos.shtml

mailto:[email protected]

y de atención al ciudadano - cra · 2017-12-21 · plan anticorrupción y de atención al...

Documents