XX Seminario del Sistema Nacional de Archivos:

Archivos y acceso a la información.

Archivo General de la Nación Colombia

Archivos: Un recurso imprescindible para la

transparencia y el acceso a la información

Cecilia Azuara Arai Secretaria de Acceso a la Información

Medellín, Colombia

11 de octubre de 2012

Antecedentes

• Hasta 2002 se contaba con disposiciones orientadas

fundamentalmente a regular la vigencia documental.

• La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental (LFTAIPG),

publicada el 11 de junio de 2002, prevé entre sus

objetivos el de mejorar la organización, y manejo de

documentos.

• A partir de la LFTAIPG se inician esfuerzos importantes

por regular, no sólo la vigencia documental, sino la

organización y conservación de los archivos.

Antecedentes

• El 20 de febrero de 2004, se publican en el DOF los

Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos de las dependencias y

entidades de la Administración Pública Federal. (IFAI en

coordinación con el Archivo General de la Nación)

• Los Lineamientos establecen los criterios de organización y

conservación de la documentación contenida en los

archivos de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos

se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar

un acceso expedito a la información contenida en los

mismos.

Lineamientos generales para la organización y conservación de

archivos de las dependencias y entidades de la administración

pública federal

• La organización de los archivos deberá asegurar la

disponibilidad, localización expedita, integridad y

conservación de los documentos de archivo que poseen

las dependencias y entidades.

• El titular del área coordinadora de archivos de cada

institución deberá actualizar periódicamente el catálogo

de disposición documental, que incluye los periodos de

vigencia de las series documentales, sus plazos de

conservación y su carácter de reserva o

confidencialidad.

Recomendaciones para la organización y conservación de

correos electrónicos institucionales de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (10/02/09)

• Con las Recomendaciones se garantiza el acceso de los

ciudadanos a las comunicaciones enviadas y recibidas

por los servidores públicos, a través de las herramientas

informáticas de comunicación institucional.

• Se distingue entre las comunicaciones de carácter

estrictamente personal y aquéllas que se constituyen en

documentos al amparo de la LFTAIPG.

Los documentos como herramienta para la efectiva rendición de cuentas.

• Los documentos dan cuenta de las actividades que

llevan a cabo los servidores públicos en el ejercicio de

sus funciones.

• Por información se entiende, la contenida en los

documentos que los sujetos obligados generen,

obtengan, adquieran, transformen o conserven por

cualquier título.

• Los documentos pueden estar en cualquier medio, sea

escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u

holográfico.

Reforma al artículo 6º constitucional (2007)

• La fracción I establece la publicidad de la información en

posesión de cualquier autoridad, órgano y organismo federal,

estatal y municipal, determina la reserva temporal por

razones de interés público y dispone que deberá prevalecer

principio de máxima publicidad.

• La fracción V establece que los sujetos obligados deberán

preservar sus documentos en archivos administrativos

actualizados.

Aprobación de la LFA

• El 8 de diciembre de 2011 el Pleno de la Cámara de

Diputados aprobó por 310 votos a favor, cero en contra

y cero abstenciones la Ley Federal de Archivos (LFA).

• La LFA fue publicada en el Diario Oficial de la

Federación (DOF) el 23 de enero de 2012 y entró en

vigor al día siguiente.

Principales objetivos de la LFA

Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la

localización y disposición expedita de documentos a través

de sistemas modernos de organización y conservación de los

archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la

correcta gestión gubernamental y el avance institucional;

Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en

los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la

adecuada administración y custodia de los archivos que

contienen información pública gubernamental;

Principales objetivos de la LFA

Regular la organización y conservación del sistema

institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin

de que éstos se preserven actualizados y permitan la

publicación en medios electrónicos de la información

relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de

recursos públicos, así como aquella que por su

contenido tenga un alto valor para la sociedad.

Organización y administración de los

archivos en la LFA

La Ley genera un vínculo y una trayectoria, entre los archivos

administrativos y los archivos históricos.

Se obliga a contar con un área coordinadora de archivos (artículo

10), cuyo responsable deberá cubrir el perfil que se estipule en el

Reglamento; será nombrado por el titular de la dependencia o

entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los

otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, y

formará parte del Comité de Información (CI) o su equivalente como

asesor en materia de archivos, con voz y voto (artículo 11).

Responsables de los archivos

Archivo de trámite

• Los sujetos obligados deberán nombrar a los

responsables de los archivos de trámite,

concentración, y en su caso, histórico (artículo

13 de la LFA).

• Los responsables de los archivos de trámite

serán nombrados por el titular de cada unidad

administrativa, quien deberá ser debidamente

capacitado para cumplir con sus funciones.

Responsables de los archivos

Archivo de concentración

• Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración,

adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará

aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse

por razones administrativas, legales, fiscales o contables (Artículo

15).

• El responsable del archivo de concentración deberá contar con

conocimientos y experiencia en archivística, y será nombrado por el

titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u

órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al

Poder Ejecutivo Federal.

Archivo histórico

• El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de

archivos y se constituirá como fuente de acceso público,

encargado de divulgar la memoria documental institucional,

estimular el uso y aprovechamiento social de la

documentación, y difundir su acervo e instrumentos de

consulta (artículo 17).

Administración de los archivos

Instrumentos de control y consulta archivística

• Conforme al artículo 19 de la LFA, los sujetos obligados deberán

elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que

propicien la organización, administración, conservación y

localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al

menos con los siguientes:

I. Cuadro general de clasificación archivística

II. Catálogo de disposición documental

III. Inventarios documentales

IV. Guía simple de archivos

Consejo Nacional de Archivos

• El artículo 35 de la LFA determina la creación del Consejo Nacional

de Archivos (Conarch) como un órgano colegiado que tiene por

objeto establecer una política nacional de archivos públicos y

privados, así como las directrices nacionales para la gestión de

documentos y la protección de la memoria documental nacional.

• El Conarch está integrado por representantes de los archivos de los

distintos ámbitos de gobierno: municipal, estatal y federal, así como

un representante de la Asociación de Archivos y Bibliotecas

Privadas (artículo 37 de la LFA).

Facultades del IFAI

• En coordinación con el AGN y la Secretaría de la Función Pública

(SFP) emitir los Lineamientos que establezcan las bases para la

creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de

documentos, tanto en formato físico como electrónico (artículo 21).

• Elaborar en coordinación con el AGN los Lineamientos generales

para la organización y conservación de los archivos del Poder

Ejecutivo Federal (artículo 44, fracción XXIV).

• Determinar procedente el acceso a información confidencial con

valor histórico (artículo 30)

Información confidencial con valor histórico

• Dicho procedimiento debe guardar un equilibrio entre la protección

de los datos personales contenidos en los documentos históricos y

el derecho de acceso a estos últimos.

• En este sentido, la LFA dota, en su artículo 30, al IFAI o a la

autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder

Ejecutivo Federal, de facultades para determinar procedente el

acceso a información confidencial con valor histórico cuando:

Información confidencial con valor histórico

I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante

para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin el acceso a la

información confidencial, y el investigador o la persona que realice el

estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información confidencial,

ni ninguna que pueda hacer identificable a su titular;

II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la

privacidad que pueda resultar de dicho acceso;

III. El acceso beneficie de manera clara y evidente al titular de la información

confidencial; y

IV. Sea solicitada por un biógrafo autorizado por el titular de la información

confidencial.

Otras disposiciones relevantes de la LFA

• Las dependencias y entidades de la APF deberán notificar al AGN a

más tardar el 15 de abril de cada año (artículo 22 de la LFA) el

listado de documentos desclasificados el año previo y que

hayan sido objeto de reserva con fundamento en el artículo 13,

fracciones I a IV de la LFTAIPG.

• Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de

entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión,

deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los

archivos organizados e instrumentos de consulta y control

archivístico que se encontraban bajo su custodia (artículo 23).

Otras disposiciones relevantes de la LFA

• Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer

documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión (artículo

7).

• El Artículo 54 de la LFA, señala las principales causas de

responsabilidad administrativa de los servidores públicos por

incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley, entre las cuales

se encuentra:

I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar,

raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier

documento que se resguarde en un archivo de trámite, de

concentración o histórico;

[…]

Retos a nivel nacional

• A partir de la publicación de la LFTAIPG en junio de

2002, en un lapso de 6 años se publicaron Leyes

similares en las 32 entidades federativas.

• Desde 2002, se han publicado y actualizado 27 leyes de

archivos estatales, con la finalidad de organizar y

permitir el acceso a la información pública custodiada en

los archivos estatales y municipales.

Retos a nivel nacional

• De 32 entidades federativas, sólo 4 (Jalisco, Tamaulipas,

Tlaxcala y Estado de México) se encuentran en edificios

construidos ex profeso, los demás se encuentran en

espacios adaptados, con problemas graves y malas

condiciones.

• Las leyes estatales son heterogéneas, la mayoría se

concentra en archivos históricos y no generan un vínculo

entre estos y los archivos administrativos.

Retos a nivel nacional

• Existen asimetrías importantes en la materia y los

archivos estatales siguen desvinculados de la rendición

de cuentas.

• El AGN ha fungido como autoridad moral. Ha rescatado

archivos municipales y ha realizado esfuerzos

importantes por articular a los archivos estatales y

municipales.

• Con la creación del Consejo Nacional de Archivos se

pretende generar una política nacional. Su primera

tarea: contar con un diagnóstico nacional.

Perspectivas

• Contar con políticas archivísticas de aplicación nacional

de tal manera que se cuente con criterios homogéneos

en la organización y conservación de archivos.

• Implementar una política de gestión de información en

las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal, que permita identificar cuáles son

aquellos procesos que están obligadas a documentar.

Perspectivas

• Vincular la gestión documental a la forma en que debe

publicarse la información, de tal suerte que se genere

una efectiva rendición de cuentas y se incremente la

utilidad social de los documentos.

• Crear una cultura archivística por medio de la

capacitación de los servidores públicos, que permita

tener un conocimiento de la normatividad en la materia y

que al mismo tiempo logre revalorar la función de los

archivos.