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XVI Forum de Ciencia y Técnica

C P M Sistema Automatizado para el

Control Permanente de Matrícula

Autor Principal: Jesús Antonio López Guillermo Doctor en Ciencias Matemáticas

Director del Centro Municipal de Informática y Comunicaciones

Coautora: Norma Josefa Feria Aguilera Técnico Medio Superior

Metodóloga Inspectora del Centro Municipal de Informática y Comunicaciones

Dirección Municipal de Educación Boyeros

20 de septiembre de 2005 “Año de la Alternativa Bolivariana para las Américas”

CPM: Sistema Automatizado para el Control Permanente de Matrícula

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Contenido

Página Resumen del Trabajo................................................................... 3 Curriculum Vitae del Autor Principal....................................... 4 Antecedentes................................................................................ 7 El problema en Boyeros.............................................................. 8 Versión Original de CPM............................................................. 10 Metamorfosis de CPM. Versión Actual................................... 11 Conclusiones................................................................................... 13 Alcance…………….............................................................................. 17 Niveles y Fases de Explotación................................................. 18 Novedad.......................................................................................... 19 Utilidad Práctica........................................................................... 20 Impacto en la Eficiencia y Efectividad de la Dirección...... 21 Puesta en Marcha......................................................................... 22 Pantalla Inicial de Bienvenida.................................................... 22 Base de Datos de Ejemplo.......................................................... 23 Menú Principal................................................................................ 23 Ayuda.......................................................................................... 23 Dar Alta...................................................................................... 24 Ver Registros............................................................................ 24 Buscar......................................................................................... 24 Tablas de Salida....................................................................... 25 Trazas.................................................................................... 25 Relación de Graduados....................................................... 25 Resúmenes.................................................................................. 25 Anexa CPM al Nivel Superior................................................. 26 Convierte CPM - ADARME...................................................... 26 Cambio de Curso o Semestre................................................. 27 Cambio de Mes.......................................................................... 27 Entrega al Nivel Superior...................................................... 27 Detección de Errores............................................................. 28 Iniciar Explotación Real......................................................... 28 Fin de Sesión............................................................................. 28 Procedimiento para probar el sistema..................................... 29 Procedimiento detallado......................................................... 31 Procedimiento de trabajo en los Centros Docentes............. 32 Procedimiento de trabajo en el Nivel Superior..................... 33 ANEXOS..................................................................................... 36

Centro Municipal de Informática y Comunicaciones Dirección Municipal de Educación Boyeros

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Resumen del Trabajo

Título: CPM: Sistema Automatizado para el Control Permanente de Matrícula. Centro: Centro Municipal de Informática y Comunicaciones,

Dirección Municipal de Educación Boyeros – Ciudad de La Habana.

Autor Principal: Jesús Antonio López Guillermo. Dirección Particular: Calle 246 No. 22107, Apto. 2, e/ 221 y 223, Fontanar, Boyeros, Ciudad

de La Habana. Coautora: Norma Josefa Feria Aguilera. Resumen: Se describen las principales funciones que abarca el alcance actual del Sistema

Automatizado de Control Permanente de Matrícula, concebido para su explotación en los cerca de 11.000 Centros Docentes, 169 Direcciones Municipales, 15 Direcciones Provinciales y en las Direcciones Centrales del Ministerio de Educación. La explotación esta organizada en cuatro niveles jerárquicos y cada uno incluye toda la información de sus entidades subordinadas. Se analiza su Efecto Social, así como su Impacto en la Eficiencia y Efectividad de la Dirección a cada nivel. Se exponen algunos aspectos en que se trabaja para presentar un sistema superior en amplitud y profundidad.


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Currículum Vitae

Resumen Datos Personales

Nombre y Apellidos Jesús Antonio López Guillermo

Dirección Calle 246 No. 22107 Apto. 2 e/ 221 y 223 Fontanar, Boyeros, C. Habana Teléfono 683-4134 (Trabajo) Fecha de Nacimiento 10 de mayo de 1945 Carné de Identidad 45051015681

Nivel de Escolaridad

Licenciado en Ciencias de la Computación – UH/1974 Candidato a Doctor en Ciencias Físico Matemática - Leningrado/URSS/1983 (Revalidado en el Ministerio de Educación Superior/Cuba/1983. Actualmente Doctor en Ciencias Matemáticas)

Cursos de Postgrados

Automatización del Mando de las Tropas – Moscú/URSS/1977 Técnicas de Bases de Datos – Comité Estatal de Estadísticas/1977 Estrategia Empresarial y Desarrollo de Nuevos Negocios – PNUD/UNESCO/1993 Negociaciones – PNUD/UNESCO/1993

Idiomas Extranjeros inglés y ruso (con limitaciones) Experiencia Profesional

1961-1967 ENPRODA JUCEPLAN

UH

• Trabajos Técnicos y de Investigación y/o Desarrollo en las esferas de Análisis de Sistemas, Programación y elaboración de Software de Aplicación y Software Básico. • Trabajos de Dirección en los Centros de Cálculo de ENPRODA (IBM Intervenida), JUCEPLAN y Universidad de La Habana. • Ingreso voluntario al Servicio Militar Activo en el Estado Mayor General de las FAR.

1967-1992 MINFAR

• Trabajos Técnicos, de Investigación y/o Desarrollo, y de Creación y Dirección en Centros de Cálculo de las Fuerzas Armadas Revolucionarias. • Misiones Técnicas y Comerciales en Francia, Inglaterra y Suecia. • Trabajos de Concepción, Asesoría Técnica y Dirección en el Plan Cálculo Nacional y el Centro de Cálculo de JUCEPLAN. • Experiencias limitadas en traducciones de mesa de literatura científico técnica (Manuales y Artículos) sobre Computación en idiomas inglés, ruso y francés al español. • Actividades Docentes paralelas en el Instituto Técnico Militar (ITM) “José Martí”: Profesor de Cursos de Pregrado; Tutoría de Trabajos de Curso y de Diplomas; Presidencia o Participación en Tribunales de Exámenes de Pregrado y Postgrado; Confección de Opiniones y de Oponencias de Candidaturas; Presidencia o Participación en Tribunales de Defensas de Candidaturas y de Eventos Científicos; Elaboración de Programas de Superación Integral para los Profesores de la Cátedra de Automatización. (Nota: El término Candidatura se sustituyó posteriormente por Doctorado). • Actividades Docentes en la Universidad de La Habana: Participación en Tribunales de Exámenes de Pregrado; Tutoría de Trabajos de Curso y de Diplomas. • Actividades Docentes en el Instituto Nacional de Sistemas Automatizados y Técnicas de Computación (INSAC): Profesor de Cursos y de Estudios de Postgrado. (Un estudio de Postgrado incluía varios cursos de Postgrado: 120 horas). • Actividades Docentes en el Instituto Superior Pedagógico para la Enseñanza Técnica y Profesional (ISPETP): Tutoría de Trabajos de Diploma. • Concepción y Desarrollo del Sistema Automatizado de Información Científica, Técnica y Militar del Centro de Información para la Defensa y el Archivo Central de las FAR. Retiro del Servicio Militar Activo por cumplimiento de 25 años de Servicio con el grado de Teniente Coronel.


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1992-1994 LABIOFAM

• Jefe del Departamento de Exportaciones de la Empresa Estatal LABIOFAM del MINAGRI. • Fundamentación Económica y Proyección Comercial, y su defensa en el Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, para la constitución de la Sociedad Mercantil, de capital cubano, LABIOFAM S.A. • Vicepresidente de Exportaciones de LABIOFAM S.A.

1994-1996 BREMER PHARMA

GmbH

• Fundamentación y Tramitación para establecer en Cuba la Representación Comercial de la Firma Alemana Bremer Pharma GmbH. • Especialista en Actividades Económicas de Comercio Exterior con funciones de Representante de Bremer Pharma GmbH en Cuba.

1996 • Rebaja Médica por Cirugía Ocular. Alta Médica.

1996-2002 Primaria A. C.

Sandino MINED

• Creación del Laboratorio de Computación con 30 máquinas en la Escuela Primaria “A. C. Sandino” de Fontanar, Boyeros. • Elaboración y puesta en marcha del “Proyecto Comunitario para la Introducción de la Computación en Fontanar”, incluyendo tareas automatizadas, con tecnología MS-DOS, para el Médico de la Familia, el Registro de Población, el Núcleo Zonal del PCC, el Poder Popular, los CDR, la FMC, la ACRC y la PNR. • Concepción y comienzo de la elaboración de Software Educativo para Primaria con tecnología MS-DOS. • Trabajos de Automatización para la Administración Educativa de la Escuela y la Comunidad con tecnología MS-DOS. • Profesor de Computación en cursos de MS-DOS, WordStar, Basic, Seguridad Informática y Utilitarios (Norton Integrated, Xtree Gold, ARJ, NAV y SAV) para niños de 5to. y 6to. grados y para adultos. • Presidente de la Comisión de Automatización del XIII Forum Municipal de Ciencia y Técnica. • Profesor de Computación en cursos de Windows, Word y PowerPoint para niños y adultos. • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Primaria - 3er. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Preescolar - 3er. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Desarrollo de Aplicaciones con Excel y primeros pasos en Access para la Dirección Municipal de Educación de Boyeros.

2003-2004 Mpio. Educ.

Boyeros

• Concepción Global, Diseño Parcial Detallado y Construcción por Etapas del Sistema Automatizado e Integrado de Información y Comunicación, SAMBO, para la Dirección Municipal de Educación, empleando Windows y Office. Explotación experimental de los Subsistemas de Alumnos, Trabajadores, OTS y Nóminas de SAMBO. • Consultante y colaborador ocasional para la puesta en marcha y explotación del Sistema de Control Permanente de Matrícula (CPM) confeccionado por el MINED. • Consultante, colaborador ocasional e introducción de adecuaciones para la puesta en marcha y explotación del Sistema de Altas, Bajas y Traslados (ABT) confeccionado por el MINED. • Integración y descentralización de las bases de datos de CPM, dando soluciones técnicas puntuales a los problemas prácticos de su explotación. • Entrenamiento y recomendaciones prácticas al personal de los Centros Docentes para la futura explotación individual de CPM. • Explotación mensual e integración de las bases de los centros a la base de datos municipal del sistema CPM. • Ampliación del Sistema CPM para la Detección de Errores y la Extracción de Datos Estadísticos en los Centros Docentes. Generalización del sistema ampliado en explotación en las 79 escuelas del Municipio. • Ídem a los niveles Municipal y Provincial con indicaciones para su generalización en los 15 municipios de Ciudad de La Habana y todas sus escuelas.


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2004-2004 Mpio. Educ.

Boyeros

• Director del Centro Municipal de Informática y Comunicaciones, adjunto al Director Municipal de Educación de Boyeros. • Conferencia sobre Bases de Datos a los Jefes y Funcionarios de la Dirección Municipal de Educación de Boyeros, auspiciada por su Consejo Científico. • Profesor de la asignatura “Automatización de los Procesos de Almacenamiento y Recuperación de Información (APAR)” en los grupos B-21 y B-22 de alumnos de Bibliotecología-2do. Año del Instituto Politécnico “José Martí”. • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Primaria-3er. Año-CPT) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Segunda Ampliación del sistema CPM para incluir y automatizar el ‘Pase de Grado’ en tiempo y fuera de fecha, la Entrega al Nivel Superior, la Integración en el Nivel superior, el Registro Acumulativo de los Graduados, la confección del Listado Oficial de Graduados, la Búsqueda en la Base Activa y/o en la Base de Graduados por diferentes criterios, la Ayuda en Línea, el Cambio de Sistema hacia nuevas versiones sin pérdida de Información. • Adecuación de dos versiones del sistema CPM: CPMB para los Centros Docentes y CPMA para los Niveles de Municipio, Provincia y Ministerio. Presentación del Sistema en la Reunión Nacional de Estadísticas el 2 de junio en Camagüey y aprobada su generalización en todas las instituciones del Mined antes del inicio del curso 2004 – 2005. • Concepción Global, Diseño Parcial Detallado y en proceso de Construcción por Etapas del Sistema Automatizado: “Almacén de Datos Relacionados del Ministerio de Educación (ADARME)”, partiendo de las experiencias prácticas de los Sistemas Automatizados SAMBO, CPM y ABT con el fin de sustituirlos a los tres. • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Preescolar - 1er. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Preescolar – 2do. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Enseñanza Especial – 3er. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Enseñanza Especial – 4to. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Concepción Global, Diseño Parcial Detallado y Construcción del Sistema Automatizado: GA – Gestión de Almacenes. Introducción Experimental en el Instituto de Investigación y Desarrollo de las Comunicaciones (LACETEL). Comienzo de su adecuación para el empleo en las Instituciones del Mined. • Miembro del Sub Grupo de Dirección, (para el trabajo de Informática) del Grupo Económico Social del Consejo de Defensa Municipal de Boyeros durante Bastión’2004.

2005- Mpio. Educ.

Boyeros

• Miembro del PM del Consejo de Defensa Municipal de Boyeros para el trabajo de Informática de la Tarea Hectárea x Hectárea. • Diseño Parcial Detallado y Construcción por Etapas del Sistema Automatizado: HAH – Hectárea por Hectárea. Puesta en Explotación de las primeras 5 etapas en las 7 Zonas de Defensa y en el CDM Boyeros. • Confección de la Política de Informatización de la Dirección Municipal de Educación. • Concepción Global, Diseño Parcial Detallado y Construcción por Etapas del Sistema Automatizado: PAV – Programa Audio Visual para el registro y recuperación de información sobre las colecciones de Clases, Didácticos, Películas, Literatura digital, Software y Publicaciones Periódicas. Puesta en Marcha en el CDIP – Boyeros. • Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Enseñanza Primaria – 3er. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Diseño y Construcción de un Sistema Automatizado para el Control de las Contrataciones de la Representación Comercial de la Empresa TecnoImport en China.


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• Profesor de Computación para alumnos de Pregrado (Enseñanza Primaria – 1er. Año) del Instituto Superior Pedagógico “Enrique José Varona” (Sede Municipal de Boyeros). • Preparación de una Presentación Electrónica para el Consejo de Dirección Municipal sobre los Sistemas Automatizados confeccionados en el CMIC. • Construcción de la Segunda Etapa del Sistema Automatizado: “Almacén de Datos Relacionados del Ministerio de Educación (ADARME)”. Introducción de nuevas ampliaciones.

Boyeros, Septiembre de 2005 “Año de la Alternativa Bolivariana para las Américas”


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Antecedentes

Con renovada fuerza, en el marco de la Batalla de Ideas, la Dirección de la Revolución ha prestado esmerada atención a cualquier problema que afecte la educación de las nuevas generaciones. Es un principio básico, para lograr una cultura general integral, que no puede haber un niño o joven sin edad laboral, que no reciba atención educativa, de acuerdo con sus capacidades y necesidades individuales.

Como modesto aporte en apoyo a esa idea, desde el curso escolar 2002-2003, el Centro Nacional de Informática y Comunicaciones del Mined, con la participación de la Dirección de Estadísticas y Planeamiento del organismo, puso en explotación, en las Direcciones Municipales y Provinciales, un pequeño sistema automatizado para el Control de Altas, Bajas y Traslados: ABT. El objetivo central de este sistema era poder conocer y tratar de ubicar a los alumnos que se trasladaban de una escuela, por razones personales o por nuevas necesidades educativas, y no llegaban a su destino, estuviese este dentro o fuera del municipio o provincia de origen, es decir, que “salían antes de tiempo” del sistema del Mined, convirtiéndose el traslado oficial en una baja real no autorizada.

ABT es un primer intento de solución del problema, aunque con algunas insuficiencias por su concepción, diseño e instrumentación aún no resueltas. Por esas razones, y otras no menos importantes, aún no da respuesta total y efectiva a sus fines. Se mantiene en uso, en espera de un replanteamiento del problema y de una nueva solución altamente automatizada.

Casi inmediatamente después de la generalización de ABT, se evidenció la necesidad de ampliar el control sobre los alumnos, no solo de los que se trasladaban, sino de todos los que estaban matriculados en las casi 11.000 escuelas del país. Surgió entonces la primera versión del Control Permanente de Matrícula (CPM). Este también adoleció de insuficiencias similares, agravadas por la premura con que se diseñó, instrumentó y distribuyó el sistema.

Tanto ABT como CPM se instrumentaron en Access y Visual Basic, y se entregaron 'abiertos'. Es decir, que el usuario tenía acceso total, en no pocas ocasiones con nefastas consecuencias, tanto a los objetos de Access, como a sus Barras de Menú y de Herramientas, y al código en Visual Basic. Cuando entraron en explotación ambos sistemas, la generalidad de sus usuarios, a todos los niveles, no tenían la calificación técnica mínima en computación para asimilarlos. Casi nadie sabía operar con Access y no existía ninguna documentación de explotación. A las escuelas no se les dio un entrenamiento para el empleo de CPM.

Dieciocho meses después, la situación en las escuelas no había cambiado radicalmente. Además, si se tiene en cuenta que ninguno de los dos sistemas realizaba la comprobación lógica de cada dato elemental, ni su coherencia con otros con los que se relaciona o de los que depende, puede comprenderse que el nivel de error de la información seguía siendo muy elevado y que el contenido de ambas bases de datos estaba muy lejos de ser confiable.


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Objetivamente, hay que reconocer dos verdades sobre ABT y CPM:

§ Resultaron ser herramientas defectuosas, depositadas en manos inapropiadas, en momentos inoportunos, y en condiciones inadecuadas. Sus resultados informativos son deficientes;

§ Son los dos primeros sistemas del Mined, con alcance nacional, que se han mantenido en explotación estable durante más de dos años y han involucrado en el mundo de la informática a miles de cuadros y dirigentes de la base, y de niveles intermedios de dirección. Sus resultados formativos son muy buenos, casi pudiera afirmarse que excelentes.

El problema en Boyeros

Comenzado el curso 2003-2004, la situación particular del municipio Boyeros era la siguiente:

Desde al año anterior se había tomado la lamentable decisión de centralizar 'municipalmente' la captación de los datos, en vez de asignar esa tarea a cada escuela. Además, no hubo una certera selección, ni preparación, ni dirección técnica, del personal contratado. En enero/2003 eran 4 - 5 personas. A medida que se acababa el tiempo y se pedían y otorgaban prórrogas, el número creció a casi tres decenas. En algunos casos, eran personas ajenas al Mined, y en todos los casos, desconocedoras de los alumnos que les tocó 'teclear'. En general la calidad del proceso de captación de la información y sus resultados resultaron deplorables, más bien desastrosos.

Por otras causas, y con otros fines, en diciembre/2002 surgieron las primeras ideas de crear un Centro de Cálculo Municipal. Demoró hasta noviembre/2003 la aprobación oficial del Centro Municipal de Informática y Comunicaciones (CMIC), el único con que cuenta aún el Ministerio al nivel municipal en el país.

Al oficializarse el CMIC, ya existían decenas de bases de datos 'centralizadas' en las que se habían estado introduciendo de manera indiscriminada, desde enero/2003, las boletas del Control Permanente de Matrícula con los datos de los más de 30.000 alumnos del municipio.

Se emplearon indistintamente unas 15 máquinas, en parte geográficamente distantes. Algunas eran propias o prestadas en casas particulares. Otras estaban en laboratorios de computación o en oficinas. Todas tenían múltiples bases de datos. Había alumnos de una misma escuela repetidos en más de una base, y en más de una máquina. Otras bases agrupaban alumnos de varias escuelas. Cientos de alumnos estaban dobles y otros tanto faltaban...

En junio/2002, ante la caótica situación existente, el Director Municipal de Educación indicó detener el trabajo habitual del CMIC y asumir de manera prioritaria la tarea de reunir todas las bases de datos, completarlas, depurarlas e integrarlas en una base municipal. En otras palabras, organizar, dirigir y responder por la explotación del Sistema de Control Permanente de Matrícula en el municipio y en cada centro escolar.


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Hubo que teclear, en ocasiones más de una vez, las boletas de una decena de centros que se habían borrado por ‘alguna causa’, o debido a desperfectos en discos y disquetes. En más de un caso se partió de un nuevo llenado de las boletas.

Cuando se logró una primera aproximación de lo que debía ser la base municipal, se observaron un grupo de errores importantes, entre los que destacaban como más significativos:

§ Más de 500 alumnos duplicados.

§ En no pocas decenas de casos, el mismo alumno aparecía con dos o más números distintos de Carné de Identidad.

§ Algunos cientos de alumnos diferentes tenían igual número de Carné.

§ Algunos miles tenían edades declaradas diferentes a la calculada por la fecha de nacimiento y/o inadmisibles por el tipo de enseñanza.

§ Surgieron más de 900 errores de correspondencia entre el sexo declarado en la base de datos y el dígito del sexo del Carné de Identidad.

§ Números de matrícula asignados a dos o más alumnos en la misma escuela. Al nivel municipal había varios miles de casos con este error.

§ Una misma escuela con múltiples nombres oficiales diferentes por errores ortográficos o uso de abreviaturas.

§ Tres escuelas con igual Código de Centro asignado oficialmente; algunas escuelas con el código repetido por error en todos los alumnos o en parte de ellos; varios alumnos de una misma escuela con Códigos de Centros diferentes.

§ Decenas de alumnos de una misma escuela con tipos de enseñanza diferente.

§ Cientos de alumnos en grados inadmisibles según el tipo de enseñanza.

§ Miles de alumnos con estatus incompatibles con sus grados.

§ Cientos de alumnos con régimen de enseñanza imposible en su escuela.

§ Miles de Nombres y Apellidos inexistentes por incluir números o signos aritméticos o de puntuación.

§ No pocos alumnos para los que se declaraba la ubicación de su escuela en otro municipio o provincia.

§ Decenas de miles de errores en la fecha de alta en el centro escolar.

Teniendo en cuenta que para cada alumno se registran 40 datos elementales, y que la cifra de alumnos superaba los 30.000, nos enfrentábamos a la revisión de 1.200.000 datos elementales, de los cuales probablemente el 40 % debía enmendarse. En algunos casos la solución podía automatizarse por grupos. En otros el arreglo debía ser puntual y manual.

Hecha una primera depuración centralizada, se desintegró la base municipal en las bases individuales de las 79 escuelas. El CMIC elaboró una amplia y detallada documentación de explotación de la versión de CPM del Mined. En ese documento se hizo especial énfasis para


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convertir, con cierto nivel de automatización en cada centro escolar, la base del curso 2002-2003 en la correspondiente al curso 2003-2004. Se impartieron 8 talleres al nivel de Consejo Popular para entrenar al Director, Secretario Docente o Jefe de Ciclo y a un Maestro o Profesor de Computación de cada escuela.

Por otra parte, había que perfeccionar la versión de CPM recibida del Mined. Lo primero fue agregar un conjunto de Consultas de Selección para automatizar la detección de errores típicos y facilitar su reparación. Seguidamente se agregaron otras de Referencias Cruzadas, por diferentes criterios, para obtener resúmenes de los datos. Ambas ampliaciones estaban encaminadas a descentralizar la reparación de las bases y, sobre todo, a convertirlas en algo útil para las escuelas.

Se sabe que es más fácil hacer un sistema nuevo que arreglar uno existente, sobre todo si es de autores desconocidos y sin ningún tipo de documentación técnica.

En el caso de Boyeros:

§ Había que reparar los datos registrados en 79 bases de datos que tenían hasta un 40 % de errores.

§ Había que perfeccionar el sistema para la detección automática y la reparación de las bases de datos con el mayor nivel de automatización posible.

§ Había que entrenar a los directivos de 79 centros, muchos de los cuales no tenían conocimientos básicos de computación, para actualizar las bases de datos y continuar su explotación estable.

Versión Original

La versión original del Control Permanente de Matrícula (CPM) se instrumentó en Access con algunas Macros y Módulos en Visual Basic. Contenía básicamente los 79 objetos siguientes:

• 30 Tablas: • Una con 40 datos elementales sobre los alumnos y otras 39 para almacenar valores de

códigos internos;

• 12 Consultas: • 9 para servir de base a los Informes, 2 para la búsqueda de alumnos en la base y 1 de dudosa

utilidad;

• 25 Formularios: • 3 para la introducción de nuevos alumnos, la modificación de datos de alumnos existentes y la

búsqueda de un alumno por el carné de identidad; 3 para navegar entre las opciones posibles; y 19 para introducir datos por una sola vez y que no variarían nunca, por ejemplo los códigos de las provincias y municipios;

• 10 Informes: • 1 para la impresión detallada de algunos datos de los alumnos, con independencia del tipo de

enseñanza; 9 más idénticos en contenido, pero destinado cada uno a un tipo de centro. Cuando el sistema se utilizaba en una escuela concreta, solo uno de ellos tenía utilidad y su contenido


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coincidía con el primero. Los otros 8 no funcionaban. Estos solamente tenían sentido cuando se usaban en niveles superiores de dirección.

• 2 Macros: • 1 para exportar la Tabla con los datos del alumno hacia un fichero de texto (txt) y 1 para el

proceso inverso (importar de un fichero de texto a la Tabla).

Obviamente el proceso de entrega de la base al nivel superior descansaba en la exportación e importación de los datos con sendas conversiones hacia o desde ficheros txt. Esto produjo constantes errores porque el separador de los campos en el fichero txt era el carácter punto y coma (;). Cuando se introducía, por error, ese carácter en cualquiera de los campos de la Tabla, cosa que ocurría de vez en cuando (recuérdese que el sistema no realizaba prácticamente ninguna validación) el efecto de corrimiento era desastroso para el nivel superior.

Si se analizan los objetos con que contaba el sistema original, puede concluirse que este casi se reducía a registrar los alumnos y producir listados detallados con parte de sus datos. Quien no conociese la operación de Access, y ello ocurría con la casi totalidad de los más de 11.000 usuarios, no podía extraer ningún dato de provecho local. Por tales razones, la base de datos se convirtió en una tarea más, enojosa e inútil, para las escuelas, el municipio y la provincia.

Podía suponerse que el CPM original se concibió exclusivamente para recoger datos que se utilizarían solamente (después de agregados desde las escuelas hasta el ministerio por un “operador” entrenado en Access) para dar respuesta a interrogantes de la más alta dirección del Ministerio y del Estado. En la práctica, no facilitaba su empleo en interés de los centros o de las instancias de dirección municipal y provincial.

Ningún registro o control, oficial o personal, y ningún informe establecido por el ministerio o de iniciativa local fue sustituido, modificado o eliminado. Ningún análisis de información se fundamentó en la versión original de CPM a ningún nivel desde la escuela hasta la provincia.

Metamorfosis de CPM. Versión Actual

Después de un amplio análisis de la utilidad, y de las limitaciones y deficiencias, de la versión inicial del sistema, y contando con la aprobación estimulante del Centro Nacional de Informática, en Boyeros se le eliminaron varios objetos innecesarios, se le modificaron otros y se le agregaron los imprescindibles para, prácticamente, convertir el sistema original en otro diferente. Surgió progresivamente la versión actual de CPM, objeto central de la presente ponencia.

Realmente el CPM actual son dos sistemas homogéneos y compatibles entre sí. Se presentan como dos variantes de un mismo sistema. Ambas contienen 12 grupos de comprobaciones de posibles errores, suficientes para mostrar todos los errores detectables por medios automati-zados. Por ejemplo:

§ Es imposible comprobar si una dirección es cierta o si está bien escrita; o si el número del carné de un alumno es el verdadero.

§ Sin embargo, puede comprobarse que la estructura del número de identidad sea la adecuada y


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no coincida con el número de otro alumno en cualquier otra base hasta el nivel nacional; que la fecha de nacimiento no tenga errores en el día o el mes; que arroje una edad lógica según el tipo de enseñanza y coincida con la edad declarada; que el dígito del sexo no contradiga el sexo declarado, etc.

También brindan información detallada o resumida por diferentes criterios sobre los alumnos activos, permitiendo acceder también a un nuevo registro acumulativo de graduados. Con ese registro, la escuela genera automáticamente el Listado Oficial de Graduados.

Esas dos variantes del nuevo sistema son:

§ CPMA (CPM Ampliado) que está destinado para su explotación en los niveles de Municipio, Provincia y Ministerio. Dispone de más de 100 tablas de referencias cruzadas y resúmenes, que permiten analizar la información de las bases de datos de los centros, una vez integradas en cada nivel superior de dirección.

§ CPMB (CPM Básico) que está concebido para su empleo en los Centros Docentes. Constituye un subconjunto de CPMA al que se le han eliminado los componentes innecesarios y se han adecuado otros para este nivel de explotación. Con ello se reduce sensiblemente el espacio necesario en disco y se facilita su transportación en disquete. Cuenta con posibilidades adicionales de detección de errores aplicables a cada centro por separado. Permite obtener más de 20 tablas de referencias cruzadas para todos los tipos de enseñanza y otras decenas que son propias para los centros de enseñanza especial o técnica profesional.

Los objetos de CPMB son los siguientes:

§ 36 Tablas;

§ 131 Consultas;

§ 25 Formularios;

§ 12 Informes;

§ 3 grupos de Macros;

§ Más de 125 Módulos en Visual Basic.

CPMA incluye todos los objetos de CPMB y además tiene otras 34 Consultas (165 en total).

Cada variante, a su nivel, sirve de ayuda en los procesos de dirección, regulación y control de las actividades docentes, económicas y administrativas propias del Ministerio de Educación.

CPMB se ha concebido, ante todo, como una herramienta operativa de trabajo en interés del Director, Subdirectores, Secretarios Docentes, Jefes de Ciclo y Maestros de los Centros Docentes.

Por su parte CPMA cumple iguales cometidos para Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos, Funcionarios y Especialistas en los niveles superiores de dirección.

En resumen, el nuevo CPM está dirigido a satisfacer necesidades informativas propias en cada instancia, y, de paso, informar al nivel superior.


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Por otra parte, el sistema se ha estado adecuando (de forma transparente para los usuarios, especialmente los de otros municipios y provincias) a una Estrategia General de Automatización que abarca múltiples esferas.

La versión actual de CPM corre en Windows’95 y Office'97 en una 486 con capacidades muy limitadas de velocidad (33-66 Mhz), memoria RAM (16 Mb) y disco duro (420 Mb). Sin embargo, ello no ha disminuido de manera apreciable la eficiencia y elegancia del sistema, aún cuando no se aprovechan las posibilidades que ofrecen Office’2000 o XP, por ejemplo, en relación con las Páginas de Datos y otras opciones. Se ha preferido renunciar a estas para hacerlo explotable en instancias que no cuentan con mejores recursos. No obstante se ofrece la variante para el formato de bases de datos de Access’2000, confeccionada en Office’2003, a fin de evitar que el usuario tenga que convertir entre las versiones de Office que no siempre resultan totalmente exitosas.

Conclusiones

Puede considerarse que la versión actual de CPM, en sus dos variantes: CPMA y CPMB,

confeccionadas como resultado de importantes modificaciones y significativas ampliaciones hechas por el Centro Municipal de Informática y Comunicaciones de Boyeros, a partir de la versión original del Mined, es un sistema Novedoso, tanto por su concepción, diseño e instrumentación con tecnologías de punta (elementos de un Data Mart, Access y Visual Basic respectivamente), como por su filosofía de explotación.

Es un complejo sistema de miles de bases de datos 'distribuidas', organizadas en cuatro niveles jerárquicos que agrupan 11.000 Centros Docentes, 169 Direcciones Municipales, 15 Direcciones Provinciales, y potencialmente a varias Dependencias Centrales del organismo. Da servicio a decenas de miles de usuarios, no especialistas en computación, y tributan información escalonada hasta conformar una base de datos nacional. Esta contiene más de dos millones y medio de registros de detalle y cerca de 100 millones de datos elementales, cada uno de los cuales tiene un dueño único a su nivel.

Puede afirmarse que el nuevo CPM prácticamente no tiene antecedentes, o al menos no hay equivalentes, por su concepción, amplitud y profundidad en el Ministerio de Educación. Probablemente sea el sistema automatizado que tiene mayor difusión en el país. Mensualmente consolida 11.000 bases de datos de CPMB de las escuelas en 169 bases de CPMA municipales, estas en 15 bases provinciales, y, finalmente, conforma una base de datos nacional.

La Utilidad Práctica del nuevo CPM está rigurosamente demostrada por su explotación estable y sin errores técnicos, desde hace 18 meses, en condiciones reales, en 79 Centros Docentes y en la Dirección Municipal de Boyeros. Su generalización progresiva al nivel nacional, adoptada por el Mined desde junio/2004, ha hecho posible el saneamiento de las bases de datos en el resto del país y poder pasar, automatizadamente, a un nuevo sistema: ADARME, del que una versión parcial está en explotación experimental desde diciembre/2002.


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Ese nuevo sistema automatizado: ADARME - Almacén de Datos Relacionados del Ministerio de Educación, está en constante desarrollo para ampliar su alcance en las esferas cubiertas actualmente: Alumnos, Trabajadores, Contratos, Plantillas y Nóminas.

Se le están incorporando otras aplicaciones no menos importantes: la Gestión de Almacenes y el Programa Audio Visual. Están prevista otras ampliaciones a mediano plazo: Inventarios de Equipos, de Medios Básicos, de Medios de Rotación, de Base Material de Estudio, de Base Material de Vida, de Instalaciones, y varios Subsistemas para otras esferas, garantizándose la compatibilidad e imbricación total con la información almacenada y sin cambios radicales en su concepción y procedimientos de explotación.

Las Exigencias Técnicas de CPM pueden considerarse mínimas, y se satisfacen sobradamente por el equipamiento instalado en la totalidad de los Centros Docentes del MINED. Su puesta en explotación está precedida por un entrenamiento individual. Este es eminentemente práctico y toma unas cuatro horas para el personal que lo explota en cada nivel. De acuerdo con los resultados de la encuesta realizada en Boyeros, a esas personas se les exigen solamente conocimientos elementales en Computación. Va acompañado de una amplia documentación técnica, accesible previamente y 'en línea' para cualquier consulta de detalle.

CPM no requiere ningún gasto de papel para su explotación rutinaria. Excepcionalmente puede imprimirse alguna que otra tabla de resumen, directamente desde Access o enviándola a Word o Excel, para lo que se han habilitado opciones en la Barra Personalizada de Herramientas. Cada Tabla cabe en una hoja al nivel de Centro y necesita hasta 3 para un Municipio. A fin de curso, por ahora, se imprime el Listado Oficial de Graduados en cada centro para su entrega al municipio. En todos los casos puede emplearse papel corriente, en hojas sueltas, de 8½x11”.

Por lo anterior, el Sistema no exige ninguna inversión inicial imprescindible, ni conlleva a gastos sensibles durante su explotación.

Al haberse automatizado y simplificado a un alto nivel la operación del sistema1, su Efecto Económico, aunque difícil de cuantificar, es muy valioso, por la sensible reducción del tiempo de máquina, en comparación con la versión original, ya que no sobrepasa un par de horas al mes para su actualización rutinaria. CPM es capaz de eliminar los frecuentes ‘Levantamientos’ de datos relacionados con los alumnos, lo que ha constituido una práctica habitual del estilo de dirección imperante por años. Resulta evidente, aunque imposible determinar con exactitud, el elevado costo económico y político de esos ‘Levantamientos’, así como su negativa incidencia en las escuelas al distraer a los directivos del trabajo docente y metodológico regular.

De no menor relevancia es su Impacto en la Eficiencia y Efectividad de la Dirección, especialmente en las condiciones actuales en que se introducen y consolidan Nuevos Programas de la Revolución en el marco de la Batalla de Ideas.

En la misma medida en que se van produciendo las transformaciones sicológicas que exigen los profundos cambios conceptuales en la teoría y la práctica pedagógica cubana, CPM se va convirtiendo en una herramienta operativa de trabajo para el Director, los Subdirectores, Secretarios Docentes o Jefes de Ciclo en las escuelas y para Jefes, Funcionarios y Especialistas de las Direcciones Municipales, Provinciales y Dependencias Centrales del organismo.

Por tales razones, el sistema actual es viable y sostenible. 1 Ver los objetivos del nuevo sistema CPM


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Objetivos del nuevo sistema CPM

Al nuevo CPM se le plantearon un conjunto de objetivos mediatos e inmediatos. Durante los meses de explotación, primero en Boyeros desde marzo/2004, y después progresivamente en el resto del país, a partir de junio/2004, se han logrado todos los objetivos que son propios del sistema y algunos, muy importantes, dependientes de los usuarios. Otros están en franco proceso de alcanzarse. Quedan aspiraciones que requerirán cambios sicológicos más o menos radicales y que solamente con un plazo mayor de tiempo, lamentablemente en ocasiones largo, se podrán materializar. En general esos objetivos son los siguientes:

1. Depurar los errores en la base de datos de cada centro, convirtiéndola en una "fotografía actualizada" de los alumnos, y por tanto, constituir el dato primario para todo tipo de análisis.

2. Automatizar los procesos, relativamente complejos, siguientes:

2.1. Comprobar, en todos los puntos sensibles de la explotación del sistema, que el reloj de la máquina tenga la fecha correcta y que se está trabajando con la base correspondiente. En caso de que el reloj esté incorrecto, se facilita su actualización sin salir del sistema;

2.2. Detectar y Corregir los errores existentes en la base de datos, no reconocidos por la versión anterior del sistema, sobre todo los prácticamente imposibles de detectar por el ojo humano;

2.3. Garantizar que todo cambio introducido en los datos tenga que ser revisado comple-tamente en la misma sesión de trabajo. Cualquier modificación o adición en los datos, automáticamente provoca que el sistema exija su rigurosa comprobación antes de salir;

2.4. Buscar los datos de un alumno, en la base activa o en la de graduados, por diferentes criterios: Número de Carné de Identidad, Primer Apellido, Segundo Apellido o Nombres;

2.5. Ver los datos de todos los alumnos de la base activa o de la base de graduados en una tabla que permite cualquier tipo de ordenamiento, búsqueda, o selección, pero inhabilita su modificación.

2.6. Entregar la base al Nivel Superior, realizando los cambios necesarios para comenzar el 'Mes Siguiente', y controlando que la entrega se realice con la base del 'Mes Actual' y en el período establecido;

2.7. Integrar las bases en el Nivel Superior, evitando la repetición errónea de este delicado proceso;

2.8. Cambiar de Semestre o de Curso Escolar, realizando adecuadamente el 'pase de grado o semestre' según el tipo de enseñanza y el momento del curso. Facilitar el cambio 'fuera de fecha' para los alumnos suspensos en los exámenes ordinarios;

2.9. Crear Copias de Seguridad, compactadas automáticamente con Winrar, en disco duro y/o en disquete, algunas de las cuales son opcionales y otras obligatorias;

2.10. Cambiar el sistema en uso por el nuevo sin pérdidas de información ni modificaciones radicales en el estilo de trabajo;


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2.11. Obtener resúmenes mediante referencias cruzadas por múltiples criterios y a diferentes niveles de agrupamiento;

2.12. Comprobar las Altas y Bajas de un mes para el siguiente;

2.13. Conocer los alumnos a los que se les cambió el Número de Identidad de un mes para el siguiente;

2.14. Identificar con absoluta precisión la base de datos en uso y las múltiples copias de seguridad posibles.

2.15. Restringir el acceso a la información mediante la identificación del usuario y su palabra clave;

2.16. Registrar las trazas de la explotación para conocer el uso real del sistema;

2.17. Confeccionar el Listado Oficial de Graduados y el de los alumnos de la Matrícula Oficial de los Centros, a partir de la base de datos;

2.18. Automatizar, a voluntad del usuario, la transferencia de cualquier tabla o listado a un fichero en Word o Excel para un tratamiento posterior particular.

2.19. Reducir el espacio necesario en disco duro y en disquete al eliminar los ficheros temporales creados por Access y reorganizar los datos de la base al cocluir cada sesión de trabajo.

3. Facilitar a los Directores, Secretarios Docentes y Jefes de Ciclo, el uso directo del sistema sin exigirles conocimientos avanzados de computación. Para ello:

3.1. Se dispone de Instrucciones de Operación, muy elementales, en línea;

3.2. Se emiten mensajes oportunos durante la explotación, con indicaciones de cómo proceder;

3.3. Se garantizan estrictas comprobaciones lógicas de la operación del sistema, evitando el uso inadecuado o inoportuno de las opciones incluidas;

3.4. Se limita la comunicación directa con Access y Visual Basic para evitar la alteración parcial o destrucción total del sistema y/o de los datos.

4. Contribuir a la depuración de posibles errores en los Registros Oficiales de las escuelas y en los números de las Tarjetas de Menor o Carné de Identidad de los alumnos.

5. Influir en el cambio de las formas de pensar y actuar en los centros: La base de datos de la escuela deja de ser una tarea más, que resulta enojosa y ajena. No se debe actualizar a fin de mes para cumplir con su entrega al municipio. Hay que actualizarla en cuanto se "oficializan" las Altas y Bajas, y usarla como fuente de toda la información registrada sobre los alumnos. Debe revisarse periódicamente y comprenderse que este es un primer paso en el plan de automatización de importantes y tediosas tareas informativas, de las que serán liberados progresivamente los dirigentes de los centros.

6. Acortar los plazos de entrega de las bases de datos a cada instancia superior, hasta lograr que el Ministerio disponga de la información dentro del propio mes. La consolidación municipal


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puede reducirse a cinco o seis días y la provincial a dos o tres. Con ello, el Ministerio pudiera contar con los datos dentro de los quince días posteriores al cierre de los movimientos.

7. Eliminar las frecuentes y perniciosas contradicciones entre el contenido de la base de datos y los informes elaborados mediante procedimientos manuales o automatizados paralelos, que, por demás, son imposibles de comprobar rigurosa y totalmente, provocan incertidumbre y tienden a arrastrar errores de un mes al siguiente para mantener la coherencia histórica.

8. No abogar por la eliminación festinada de registros o controles paralelos, pero sí por obtenerlos progresivamente a partir de la base de datos depurada y actualizada, nunca contradecirla y poner coto al surgimiento de nuevos informes y registros redundantes. Ellos consumen un tiempo apreciable a Jefes de Ciclo, Secretarios Docentes y Directores, alejándolos del trabajo metodológico y docente que es su tarea principal y para lo que resultan insustituibles.

9. Contribuir al perfeccionamiento de los métodos y estilos de trabajo en las instancias superiores de dirección. Por haberse carecido de otra alternativa, durante decenas de años se ha dicho: "cuenta tus alumnos y dime cuántos son...". Ahora llegó el momento de decir: "dime quiénes son tus alumnos, que yo los cuento...". Simultáneamente, cede espacio el interés por saber "cuántos son" a la necesidad de saber también "quiénes son y cómo son".

10. Evolucionar, en esas instancias, hacia la recuperación de información directamente en la computadora, racionalizando al extremo la cantidad de tablas e informes tradicionales impresos que son económicamente muy costosos, de caducidad temprana y obsolescencia acelerada, y fuente de nuevas contradicciones con la situación real y permanentemente cambiante. Solamente en Boyeros, se producen 10 o más movimientos diarios.

11. Garantizar que desde los Centros Docentes hasta el Ministerio, pasando por el Municipio y la Provincia, en cada nivel se opere con la misma información cualitativa y cuantitativa de los alumnos. Mientras subsistan los errores, es preferible trabajar todos con una sola mentira, pero la misma.

12. Contribuir al aumento de la competencia profesional de los directivos en la base y en instancias intermedias de dirección, facilitando la adquisición de hábitos y habilidades en el uso de la computadora, en sus verdaderas capacidades y posibilidades, como herramienta de trabajo.

Alcance Actual

La versión actual de CPM incluye solamente información sobre los alumnos. Estos se agrupan en dos conjuntos: los activos y los graduados. Este último conjunto es acumulativo y contendrá progresivamente a los graduados en cada curso escolar.

La combinación o el ordenamiento de los datos de los alumnos en cada conjunto satisfacen una buena parte de las necesidades informativas del centro y de las Direcciones de Enseñanza de los niveles superiores de dirección. Aporta información valiosa a las áreas de Aseguramiento Técnico Material, Cuadros, Personal, Capacitación y otras. Incluso constituyen datos útiles para la


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dirección política y sindical del centro docente u órgano de dirección correspondiente.

Se registran cuatro grupos de informaciones:

• Datos personales: Nombre y Apellidos, Carné de Identidad, edad, sexo, piel, dirección.

• Datos familiares: Procedencia de los padres;

• Datos docentes: Grado, estatus, régimen, especialidad, nivel de ingreso, Nro. de Matrícula.

• Datos del centro de estudios: Nombre, código, tipo de centro, sector, municipio, provincia.

Niveles y Fases de Explotación

El Sistema se explota en los niveles de Centro Docente, Dirección Municipal, Dirección

Provincial y Dependencias Centrales del Mined.

Cada mes, de acuerdo con el calendario establecido, los Centros entregan al Municipio un disquete con la copia actualizada de su base de datos. Esa copia contiene todos los datos de los alumnos activos y de los graduados. Además están los datos que permiten determinar las Altas, las Bajas y los Cambios de Carné entre el mes anterior y el actual

El Municipio descarga el disquete en disco duro, descompacta la base y revisa todos los tipos de errores. Si hay alguno, devuelve el disquete y orienta su corrección en el centro correspondiente. Es casi la única garantía de que el mismo error no se repita el próximo mes. Por otra parte, los datos del alumno “pertenecen” al Centro y CPM no permite al Municipio alterarlos en la base de la escuela. Si no hay errores, el Municipio 'anexa' los datos del centro a la base municipal.

A partir de los disquetes de cada Centro, descargados, descompactados y revisados en el municipio, se integran, una a una automatizadamente, todas las bases de datos en una sola al nivel municipal. Esa base permite operar con toda la información integrada de las escuelas del territorio.

Como las bases de los centros están protegidas por una clave 'desconocida', para poder revisarlas al nivel municipal, se entra con la 'clave universal': anexar

Sin embargo, con esa clave no se puede acceder a los botones que permiten cambiar el contenido de la base. Solamente se pueden comprobar los errores, ver los resúmenes y otras operaciones que no alteran en modo alguno la base entregada por el centro. El trabajo de la escuela hay que hacerlo en sus máquinas y por la persona autorizada. El municipio no debe ni puede suplantar los procesos de las instituciones docentes de su territorio.

Cada Municipio entrega mensualmente en disquetes una copia de su base de datos integrada a la Provincia y esta las consolida en una sola a su nivel. Se obtiene entonces la base de datos única, integrada, que puede ser consultada por los órganos que componen la Dirección Provincial.

El proceso hacia arriba es idéntico.

A esta forma de proceder le llamamos 1ra. fase. Se comprende que en esta fase los centros pueden operar con su información actualizada al momento, mientras que en los niveles superiores la información puede tener hasta un mes de atraso.


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En una primera lectura, el método de trabajo en la 1ra. Fase parece complicado; sin embargo, en gran medida casi todos sus pasos están automatizados por CPM. Con un adecuado entrenamiento se puede convertir en algo rutinario y puede tomar, en dependencia de la cantidad de bases a actualizar por el municipio, de cuatro a cinco días cada mes. Como un municipio tiene que revisar e integrar algunas decenas de bases, a los niveles superiores el tiempo total es mucho menor. Por tales razones, si se desea operar con información más fresca en estos niveles, el ciclo mensual puede repetirse quincenalmente, o puede hacerse en un momento excepcional intermedio, cuando se requiera información “exacta”.

Como puede apreciarse, es totalmente imposible que se pierda definitivamente la información procesada por CPM en cualquier instancia. En cada Centro hay varias copias de seguridad de la base. A los niveles superiores se puede tener, además, copias compactadas de los centros, en más de una máquina y en disquetes, para enfrentar cualquier tipo de contingencia. En los demás niveles puede hacerse lo mismo.

Se prevé, en la 2da. fase, de manera progresiva, transmitir los datos por correo electrónico, directamente desde los municipios a las provincias. En esta etapa se pudieran incorporar aquellos centros que tengan correo en alguna de sus máquinas.

La única diferencia entre las Fases 1ra. y 2da. consiste en que el traspaso de la información no se realiza mediante disquetes, sino por comunicación telefónica.

Se ha pensado en la conveniencia de trabajar, cuando las condiciones lo permitan en el futuro, con los sistemas conectados en red y las bases vinculadas o replicadas. Incluso se ha valorado replantear el sistema para informar solo los cambios de un mes al siguiente con la consiguiente reducción del tráfico telefónico. No obstante, esa etapa puede demorar algunos años en alcanzarse y habrá tiempo hasta entonces para buscar las soluciones óptimas y preparar al personal para esos cambios radicales.

Novedad

Hasta fines del 2002, el Ministerio de Educación no disponía de ningún sistema automatizado

explotable desde los niveles inferiores. El sistema de Altas, Bajas y Traslados ABT, recién confeccionado, estaba dirigido a los niveles de municipio y provincia.

El primero del que se tuvo información fue la versión original del Control Permanente de Matrícula CPM. Hasta las ampliaciones hechas en Boyeros, su utilidad práctica era casi nula en las escuelas, municipios y probablemente también en las provincias. De acuerdo con las valoraciones que hemos realizado, se puede considerar que la versión original de CPM representaba menos de un 10% del diseño e instrumentación completa para poder satisfacer las necesidades de recuperación de datos y de información estadística de cada centro y de los niveles superiores.

El alcance del CPM original se circunscribía a almacenar 40 datos elementales de los alumnos y dar la posibilidad de elaborar un único listado con algunos datos. Cualquier otra intención había que realizarla operando directamente con Access y/o Visual Basic.


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Como la inmensa mayoría, casi el 100%, del personal de dirección y docente aún hoy no domina Access, se siguieron elaborando los partes estadísticos manualmente de manera paralela, con las consiguientes incongruencias.

En la nueva versión de CPM, se prestó especial atención a su empleo como herramienta operativa para el trabajo práctico de la dirección del centro docente, y, de paso, tributar información a los niveles superiores de dirección. Por eso, la información sobre los alumnos incluye también a los graduados con carácter histórico, y el sistema tiene mecanismos para comprobar las Altas y las Bajas de un mes para el siguiente.

Además, en la actual versión del sistema hay un elevado nivel de automatización de los procesos más complejos; Por ejemplo, el 'pase de grado' en cada semestre o curso escolar, la entrega de la base de datos al nivel superior, su integración en ese nivel, el inicio de explotación con datos reales y otros. El sistema dirige y controla automáticamente las acciones posibles para evitar que el usuario realice operaciones indebidas o en momentos inadecuados. En los casos necesarios se alerta de lo que ocurrirá como resultados de sus acciones y se le advierte de las consecuencias. Incluso se le informa como proceder para dar 'marcha atrás' a los procesos que son irreversibles por medios automáticos.

Hay garantías de que no se quede sin información ninguna entidad. Se realizan copias de seguridad obligadas o a decisión del usuario, tanto en disco duro como en disquete, a las cuales se puede acudir fácilmente. Ellas permiten recomenzar en un punto anterior del proceso. Esas copias de seguridad quedan identificadas de manera única y precisa, al incluirse la fecha y la hora de su realización como parte del nombre del fichero.

Otro aspecto interesante del nuevo CPM es que cada base tiene 'su dueño', inequívocamente definido, de modo que hay 'una sola persona' que tributa información. Estos son los que en la explotación pueden variar el contenido de la base y tener acceso 'completo' todas las opciones del Sistema. Todos los demás, solamente pueden consultar la información almacenada.

Por tanto, en el argot de los Informáticos, se puede afirmar que CPM opera en cada nivel “con una sola mentira”, y se puede determinar fácilmente “de quién” y “de cuándo” es.

En el marco de las limitaciones impuestas por el equipamiento utilizado y el nivel de los usuarios a que está dirigido, puede afirmarse que el diseño y la instrumentación de CPM están a la altura media de las tecnologías de punta.

Otro aspecto novedoso lo constituye la solución técnica adoptada para su puesta en explotación progresiva en todas las instancias del Mined, con cuatro niveles jerárquicos y varios cientos de usuarios potenciales compartiendo “la misma base de datos” a su nivel.

Utilidad Práctica

Para todos los usuarios, la operación del nuevo sistema es muy “amigable”. Simplemente se reduce a navegar por unas pocas pantallas, haciendo Click en los botones deseados para acceder a las Consultas e Informes previamente elaborados. A cualquier nivel, la preparación de un usuario que tenga conocimietos básicos de computación, no requiere más de 1 hora y se logra mediante la combinación de una documentación clara y simple de entender, junto con la base de datos de ejemplo suministrada co el sistema para su entrenamiento práctico.

Esta aseveración se fundamenta rigurosamente en la experiencia práctica de la explotación de


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la versión ampliada progresivamente de CPM durante más de 6 meses en los 79 centros docentes de Boyeros y en su Dirección Municipal.

Al considerar su correspondencia con las necesidades informativas a todos los niveles de dirección; la filosofía adoptada para su explotación por niveles; Y las reducidas exigencias en equipamiento y calificación técnica de los usuarios para su explotación independiente, se puede apreciar la indiscutible utilidad práctica del sistema.

Impacto en la Eficiencia y Efectividad de la Dirección

Al automatizarse la información relacionada con los alumnos, así como su consolidación y

entrega periódica a la instancia superior, las proyecciones de cada curso escolar, tanto en el centro docente, como en los niveles superiores de dirección, se pueden realizar con mucha más precisión y adecuarse operativamente de acuerdo con la situación cambiante. Se facilita la toma de decisiones generales y particulares gracias a que se dispone de un amplio caudal de datos detallados y resumidos, con una elevada veracidad y frescura. En los niveles superiores, resulta innecesaria la constante solicitud de datos sobre los alumnos a los centros subordinados.

Los resultados académicos, sean estos globales, por niveles de enseñanza, por cada centro, e incluso por cada maestro, serán apreciables más fácil y justamente. Pueden confeccionarse las evaluaciones individuales y colectivas con más rigor, tanto de los Cuadros como del Personal Docente, sobre la base de mayor cantidad de índices numéricos y de indicadores cualitativos sobre los alumnos, que se contraponen a las posibles apreciaciones subjetivas en cada corte y a fin de año.

En cada instancia, la Dirección está en mejores condiciones de adoptar las transformaciones, en ocasiones radicales, que se derivan de los Nuevos Programas de la Revolución. Es más fácil apreciar las necesidades, fortalezas e insuficiencias de cada centro y las instancias superiores en su conjunto, para poder lograr los resultados exitosos que se esperan de esos cambios.

Ya que la nueva versión de CPM garantiza que los datos detallados son únicos, no redundantes y precisables en cuanto a fecha y autoría, se evitan contradicciones entre las apreciaciones que, a partir de ellos, pueden hacer las diferentes especialidades en cada instancia de dirección. Es factible, entonces, hablar todos en “un mismo idioma”.

Los análisis, especialmente sobre la situación docente, que, progresivamente pueden ser más profundos, y los acuerdos y decisiones tomadas en los Consejos de Dirección de cada instancia, están avalados por informaciones precisas y multilaterales que reflejan una fotografía más realista del estado de cada Centro y de los niveles superiores en su conjunto.

Es de esperar que la introducción generalizada de la explotación del sistema en los niveles superiores (en la medida en que sea aceptada por Jefes y Funcionarios en esos niveles, se superen algunos temores derivados de los imprescindibles cambios de pensar y proceder, y se consoliden las necesarias e inevitables transformaciones sicológicas), debe contribuir al perfeccionamiento estructural general en los órganos de dirección y de aseguramiento.

Por todo lo anterior, resulta indubitado el positivo y profundo impacto en la efectividad y eficiencia de la dirección, regulación y control de los procesos docentes, administrativos y, por el


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momento en menor alcance, económicos que conlleva el empleo adecuado y oportuno del CPM actual.

Puesta en Marcha

Proceda de la siguiente forma:

1. Instale el compactador Winrar en C:\Archivo de Programas\Winrar. Se recomienda usar la versión 3.11 en español, para la que existe un Craker. En un disquete independiente se suministran los ficheros de esa versión junto con las indicaciones para su instalación. CPM buscará a Winrar en esa ubicación para poder realizar todas las funciones previstas;

2. Cree una carpeta con el nombre CPM directamente en la raíz del disco duro C (C:\CPM). Si existe, elimine de ella todos los ficheros o trasládelos hacia otra carpeta;

3. Copie en ella, de los disquetes que se le entregan, los ficheros:

• AyudaCPM.exe

• Cod de Provincias y Municipios.xls

• CPMB Julio – 04 (V2).exe o CPMA Julio – 04 (V2).exe según corresponda;

4. Doble Click en AyudaCPM.exe para descompactarla en esa carpeta;

5. Doble Click en CPMB Julio – 04 (V2).exe o CPMA Julio – 04 (V2).exe según corresponda para descompactarlo en esa carpeta. Aparecerá el fichero CPM.mdb que es el nuevo sistema con la base de datos de ejemplo.

Nota: ambas variantes de CPM tienen nombres diferentes compactados, pero al descompactarlos, los dos ficheros tienen igual nombre. No intente abrir las dos variantes en la misma máquina, ya que sustituirá un sistema por el otro;

6. Doble Click en AyudaCPM.doc y ESTUDIAR estas instrucciones de ayuda;

7. Click en CPM.mdb para lanzar el sistema y comenzar a probarlo. Siga las instrucciones en pantalla.

Para facilitar su trabajo posterior, es recomendable que copie ahora la base que tiene sus datos reales para la carpeta C:\CPM recién creada. Obviamente NO PUEDE LLAMARSE TAMBIÉN CPM.mdb. Más adelante se le pedirá la dirección donde ella se encuentra y no tendría que cambiarla entonces, porque la opción implícita es C:\CPM.

Pantalla Inicial de Bienvenida

Cuando se lanza el sistema, se presenta la una ventana de Bienvenida. Esa ventana no puede cerrarse; queda cubierta por las demás ventanas que se le superponen. Si se cierra, el sistema no funcionará correctamente. En ella hay tres botones de opciones:

1. Continuar con la explotación. Aparecerá una de las dos ventanas siguientes:

• La ventana que indica que se trabaja con la base de datos de ejemplo (ver más adelante);

• El Menú Principal (si ya inició la explotación con datos reales);


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2. Mostrar Créditos donde aparecen los datos de los autores de la versión actual de CPM. Puede contactarles para realizar alguna consulta técnica o informarles sobre dificultades en la explotación. Esta versión es una ampliación del sistema original que fue diseñado e instrumentado por los especialistas del Centro Nacional de Informática, quienes han avalado técnicamente y autorizado oficialmente las actuales modificaciones y ampliaciones;

3. Salir del Sistema con la posibilidad de crear Copias de Seguridad de la base de datos.

Base de Datos de Ejemplo

Al poner en marcha el nuevo sistema, después de la Pantalla Inicial de Bienvenida, aparece la que indica que se trabaja con una Base de Datos de Ejemplo. Sirve de recordatorio y brinda alguna información inicial útil que debe leerse en detalle la primera vez. Cuando se comience a trabajar con la base real, esta pantalla no aparecerá más.

Menú Principal

El Menú Principal del Sistema, que se muestra en el Anexo 12, es casi idéntico para ambas variantes de CPM (CPMA y CPMB), excepto que:

§ En la esquina superior derecha se precisa la variante en uso (esta imagen corresponde a CPMB);

§ La Opción Cambio de Curso o Semestre de CPMB aparece como Cambio de Mes en CPMA.

1. En la parte superior hay un grupo de informaciones de gran utilidad para el usuario. Son los siguientes:

§ Curso Actual: indica el Año de Inicio y el Año Final del Curso;

§ Mes Actual: indica el mes al que corresponden los datos almacenados en la base;

§ Fecha de Última Actualización de la Base: es la fecha y hora en que por última vez se hizo entrada a las ventanas que permiten introducir o modificar los datos de la base actual;

§ Fecha de Última Revisión de los Errores: es la fecha y hora en que se revisaron los errores por última vez;

§ Fecha de Última Entrega al Nivel Superior: es la fecha y hora en que se entregó la base de datos al nivel superior.

El sistema bloquea estos datos para que no puedan cambiarse por el teclado. Sirven para comprobar visualmente si se está trabajando con la base correcta y si se comprobaron todos los errores después de las últimas modificaciones.

Al tratar de entrar al sistema, si la fecha y la hora de la máquina no son correctas (por ejemplo porque están descargadas las baterías), se emite un mensaje aclaratorio y se solicitan los datos para la actualización del reloj directamente por CPM sin salir del sistema.

Al tratar de Finalizar la Sesión de Trabajo, si la fecha de revisión de posibles errores es anterior a la de la última actualización, se presenta automáticamente la ventana de comprobación de errores.

2. En la parte inferior del Menú Principal hay trece botones que constituyen las opciones a disposición del usuario. Estos se explican a continuación:


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Ayuda:

Permite acceder a estas instrucciones sin abandonar el sistema. Están escritas en Word, por lo que deben leerse con cuidado para no modificarlas. En algunas versiones de Office’97, cuando se lanza la Ayuda puede aparecer un mensaje comunicando que el fichero (en Word) tiene Macros. Es necesario abrirlo CON Macros. El SAVCENT le informará que el fichero tiene Macros. NO ELIMINE LAS MACROS, porque perdería muchas de las posibilidades incorporadas en este texto.

Los disquetes de distribución de CPM (y su Ayuda) se han comprobado con otros antivirus más actualizados y se han utilizado en decenas de centros antes de su distribución por el Mined.

Dar Alta:

Muestra la ventana para introducir las Altas (Vea la nota del Anexo 13). En la ventana para dar alta se incluye un nuevo campo: Repite el Próximo Curso. Es una casilla donde se marca al alumno Repitente para indicar que no será promovido en grado. No debe confundirse esta condición de Repitente, (que indica que el alumno repetirá el grado en el próximo curso o semestre) con el estatus Repetidor (que indica que el alumno está repitiendo el grado en el curso o semestre actual).

Ver Registros:

Muestra un mensaje donde se puede escoger una de dos opciones:

1. Presentar, uno a uno, ordenados ascendentemente por el número del Carné de Identidad, los datos de los alumnos contenidos en la base de datos (Vea Anexo 5). Aparece como primer registro el alumno que tiene el Carné de Identidad más antiguo, o sea el de la fecha de nacimiento más antigua. Vea la nota del Anexo 13).

Esa ventana permite:

§ Navegar hacia adelante y hacia atrás por todos los registros de la base. Es un proceso poco efectivo para encontrar un alumno dado. Más adelante se explica otro método mediante el botón Buscar;

§ Modificar cualquier dato del alumno en pantalla. Por ejemplo, arreglar errores en el nombre, la dirección, etc. o demover o promover en grado en la enseñanza especial;

§ Eliminar un registro, lo que equivale a dar Baja al alumno.

§ Marcar como Repitente a un alumno mediante la casilla Repite el Próximo Curso.

2. Ver todos los alumnos en una tabla en la que se pueden realizar todas las operaciones que permite Access con una tabla de datos, por ejemplo, ordenar, filtrar, imprimir, etc. pero no se pueden modificar los datos ni eliminar o agregar registros. Es una tabla de “solo lectura”.

Buscar:

Aparece una ventana (Vea Anexo 6) donde se puede escoger el criterio de búsqueda. Puede ser uno de los siguientes: Número del Carné de Identidad, Primer Apellido, Segundo Apellido,


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Nombre. No es necesario teclear todos los caracteres (letras o números) del criterio de búsqueda, ya que se mostrará en pantalla al primer alumno cuyo valor en el criterio de búsqueda contenga al inicio los caracteres tecleados. Por ejemplo, si se teclea como primer apellido los dos caracteres al, aparecerá el primer alumno que tenga de primer apellido cualquiera que comience con al. Pudiera ser Alvarado, o Álvarez, o Alvariño, etc. Sin embargo No aparecerá Salgado. Nótese que no importa el uso o no de mayúsculas.

Los sinónimos, es decir los alumnos con iguales valores en el criterio de búsqueda, aparecen a continuación, al hacer click en el botón ir al alumno siguiente que aparece en esa ventana (Vea Anexo 5). Este es el método adecuado para localizar los datos de un alumno dado.

Si no aparece ningún alumno que satisfaga el criterio de búsqueda, se visualiza el "primer alumno" de la base, en dependencia del criterio empleado para la búsqueda. Si se optó por el número del Carné de Identidad, aparecerá el de "menor número". Si la búsqueda se hizo por apellidos o nombres, el orden es alfabético estrictamente creciente. Luego, aparecerá como "primer alumno" el que comience con una A (y si excepcionalmente no hay ninguno, el que comience con un B, y así sucesivamente).

Tablas de Salida:

Se muestra la ventana que permite escoger la tabla de salida deseada (Vea Anexo 7). HAY DOS NUEVAS TABLAS DE SALIDA IMPORTANTES:

§ Trazas que presenta un listado ordenado por fecha de acción donde aparecen todas las acciones realizadas. Las acciones son las que se ejecutan cuando se hace Click en cualquiera de los trece botones de Opciones del Menú Principal.

§ Relación de Graduados En CPMB, el Centro Docente puede imprimirlo para completar manualmente los datos de Tomo, Folio y Nro. de sus registros y entregarlo como documento oficial en la Oficina Municipal de Registro de Matrículas y Graduados.

En CPMA el listado es más simple por carecer de los datos de registro, pero constituye una buena referencia de los graduados en los centros subordinados. Incluso calcula las edades mínimas, máximas y promedio de los graduados en cada Centro y por Tipo de Centro.

En ambas variantes, al ejecutarse esta opción, se solicita el número del Año de Inicio del Curso de Graduación, ya que en la base se almacenarán los graduados de los años siguientes. Esto permite conocer los graduados de cualquier curso en el futuro.

Resúmenes:

Presenta una pantalla que contiene decenas de botones para obtener resúmenes de la información almacenada mediante tablas de referencias cruzadas (Vea Anexo 8 para CPMB y Anexo 9 para CPMA).

Para CPMA, esos botones permiten obtener tablas de referencias cruzadas a diferentes niveles: Grados (por Centro), Centros, Especialidades de Enseñanza Especial, Especialidades de ETP, Ramas de ETP, Enseñanzas, Municipios y Provincias. Y para CPMB solamente por Grado, Centro, Especialidades de Enseñanza Especial, Especialidades de ETP y Ramas de ETP. Cada botón tiene una inscripción que permite comprender fácilmente su finalidad.


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Esas tablas ofrecen información cuantitativa y cualitativa de los alumnos. Están destinadas a satisfacer las necesidades operativas de los Directores, Jefes de Enseñanzas y Metodólogos, así como las de otros Jefes y Funcionarios de las esferas de aseguramiento. Deben usarse para el llenado de los informes estadísticos mensuales, evitando discrepancias entre la información detallada de la base y la resumida en esos partes. Todos los resúmenes se totalizan por el nombre y/o el código del centro. Cuando esos valores no son idénticos para TODOS los alumnos de una misma escuela, lo que puede observarse mediante el botón Centros X Tipo de Centro (Vea Anexo 4), los resultados aparecen distorsionados.

En la propia ventana de Resúmenes hay botones para conocer las Altas y Bajas entre el mes anterior y el mes actual.

El sistema considera que un alumno causó Alta cuando su número de identidad no estaba en el mes anterior y aparece en el mes actual. La Baja es el caso opuesto. Por diferentes razones, el número de identidad puede cambiarse de un mes para otro (Vea Anexo 1). En ese caso, el alumno aparecerá como Alta y como Baja. Para comprobar que se trata de un carné modificado, se dispone del botón Cambios de CI. Con él se visualiza una tabla con los datos principales del alumno en cada mes, incluyendo su número de matrícula. A la izquierda aparecen los datos que tenía el mes anterior, y a la derecha los del mes actual.

Anexa CPM al Nivel Superior:

Agrega los datos de esta Base a la Base de Datos Integrada del Nivel Superior.

Esta operación se realiza solamente en la máquina del Nivel Superior, donde se entrega la base, y por el personal de ese nivel.

Convierte CPM – ADARME:

Se trabaja en un nuevo sistema: ADARME - Almacén de Datos Relacionados del Ministerio de Educación. Este sustituirá al actual CPM, en la medida en que se logren sanear las bases de datos actuales, lo que debe lograrse antes de concluir el próximo curso escolar en todos los Centros docentes del país. Cuando se entregue ese sistema y se instale en los centros, con este botón se traspasará la información registrada en CPM para ADARME y se continuará operando con este último en lo adelante.

ADARME es conceptualmente diferente a CPM: registra más datos de los alumnos, por ejemplo el Grupo, el Tomo, el Folio, etc. y conserva información histórica sobre su desempeño docente, incluyendo su participación en concursos y eventos científico técnicos, el estado de salud y otros. Se acerca cada vez más al Expediente Acumulativo del Alumno.

ADARME también recoge una variada información sobre los trabajadores, logrando la relación alumno – maestro en ambas direcciones. En ADARME se registran los datos de la Plantilla, los Contratos, los Reportes de Asistencia, y se confeccionan las nóminas, entre otras posibilidades. Sin embargo, lo característico de ADARME es que prácticamente no permite introducir datos erróneos. Dispone de un eficiente mecanismo de comprobación lógica de la mayor parte de la información que lo prohibe. Obviamente, si un alumno se llama Juan o Pedro, o si reside en la calle 247 o 472 solamente el Centro puede comprobarlo.


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Por tales razones, ADARME activa, al introducir la información, los mecanismos que constituyen la mayor parte de las actuales ampliaciones de CPM. En ADARME no hay una Opción para la Detección de Errores.

Cambio de Curso o Semestre (solamente en CPMB):

Con este botón se realiza el pase de grado en uno de los dos momentos siguientes:

§ Al concluir el primer semestre: para los alumnos de la Enseñanza Técnica Profesional (según la duración de los estudios de la especialidad), de Oficios (según el nivel y la edad) y del Plan de Superación Integral para Jóvenes;

§ Al final de cada curso: para todas las enseñanzas, excepto la Especial.

§ Para ello, al hacer Click en este botón, CPM realiza AUTOMÁTICAMENTE las siguientes acciones:

1. Se agregan a una nueva tabla los alumnos que se gradúan. Estos son los que se encuentran en el grado final, según el Tipo de Centro (y la especialidad ETP), y no están "marcados" como Repitente (Vea Repite el Próximo Curso) al final del semestre o curso. (Vea observación en Dar Alta.) Para las escuelas de oficios se tiene en cuenta la fecha de nacimiento y el semestre aprobado (4to, 5to. o 6to.). Para declarar que un alumno es Repitente, se le busca en la base con el botón Buscar y se le activa el campo Repite el Próximo Curso en la ventana que aparece en pantalla (Vea Anexo 5);

2. Se eliminan esos alumnos de la base activa ya que causan baja del centro;

3. Se promueven al grado superior a todos los alumnos que no están declarados como Repitente al final del semestre o curso;

4. Se actualiza el estatus, cambiando Nuevo Ingreso o Repetidor por Promovido, excepto a los de 1er Grado de Primaria que continúan siendo Nuevo Ingreso.

5. Se desmarcan como Repitente a los Alumnos que se hayan mantenido en su grado y se les coloca el estatus Repetidor.

6. Si se ejecuta este proceso al final del 2do Semestre, o sea al final del curso escolar, Se prepara la base para el mes de septiembre y se aumenta en uno la Edad, el Año de Inicio y el Año Final a todos los alumnos que permanecen en el Centro.

Cambio de Mes (solamente en CPMA)

En los Niveles Superiores, con este botón se prepara la base para una nueva integración. Para ello se eliminan los datos de los centros subordinados del mes anterior, incluyendo los Graduados, se compacta la base en uso y se cambia el indicador del mes actual.

El Cambio de Mes es obligatorio antes de comenzar una nueva integración.


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Entrega al Nivel Superior:

Este botón compacta la base de datos en el disco duro y seguidamente en un disquete. A continuación hace las adecuaciones necesarias para convertirla en el mes siguiente. En caso de CPMB, la adecuación consiste en:

§ Borrar los datos del ‘Mes Anterior’;

§ Copiar los datos del ‘Mes Actual’ como ‘Mes Anterior’;

§ Preparar la base para comenzar la explotación del ‘Mes Siguiente’;

§ Cambiar el indicador del ‘Mes Actual’ en el Menú Principal por el ‘Mes Siguiente’:

En el caso de CPMA se borran los datos del ‘Mes Actual’, y de los graduados, ya que estos se construirán mediante la anexión de las bases de los centros subordinados.

El fichero compactado quedará con el nombre: CPM_nn_dd-mmm-aa_hh.mm.ss.exe donde:

§ nn es el mes de la base que se entrega;

§ dd-mmm-aa es la fecha en que se compacta: dd es el día, mmm es el mes y aa es el año.

§ hh.mm.ss es la hora en que se compacta: hh es la hora, mm son los minutos y ss son los segundos.

§ .exe indica que el fichero es auto-extraíble, es decir, que él se descompacta a si mismo al ejecutarse.

No obstante, el nombre con el que aparecerá la base al ser descompactada es CPM.

La base se compacta cifrada. Eso significa que para descompactarla, Winrar solicitará la clave. Por el momento esa clave es CPM (en mayúsculas) para todos los centros.

Detección de Errores:

Presenta la ventana que se muestra en el Anexo 14. En el nuevo CPM se han incorporado 12 botones para detectar posibles errores. Las comprobaciones se ejecutan automáticamente al hacer Click en los botones correspondientes. Cada botón emite los mensajes aclaratorios necesarios. Hasta que no se accionan los 12 botones de posibles errores, no se actualiza la fecha correspondiente y tampoco permite salir de la ventana. Si la ejecución de cualquiera de esos botones se interrumpe, tampoco se actualiza la fecha y se prohibe la salida de la ventana (y del sistema). En CPMA (niveles de municipio y superiores), se permite la interrupción de la ejecución de Duplicado # Matrícula, ya sea Cancelando o mediante la combinación de teclas CTRL + Break (o CTRL + Interrumpir en los teclados en español), por su posible demora, no resultando obligada su ejecución parcial o completa. La descripción de los botones aparece en el Anexo 4.

Iniciar Explotación Real:

Este botón aparece solamente mientras se está trabajando con los datos de ejemplo suministrados con el sistema. Con él se eliminan esos datos y se sustituyen por los datos reales de la base en uso. Para ello se pedirá la dirección de la carpeta que contiene la base real, por ejemplo: C:\CPM. Seguidamente el sistema presenta, uno a uno, los nombres de todas las bases encontradas en esa carpeta y en las incluidas en ella. Simplemente hay que hacer Click en uno de


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los botones Sí o No cuando se le pregunta si es la base encontrada. También se solicita el Año Inicial del Curso y el Mes Actual. Finalmente se pedirá el nombre del usuario y su clave de acceso.

Se recomienda anotar la clave para poder entrar en la versión del sistema con los datos reales.

Fin de Sesión:

Con este botón se concluye la sesión de trabajo. Da la posibilidad de crear Copias de Seguridad compactada con Winrar 3,11 en el disco duro como y en un disquete. El nombre del fichero compactado es como se explicó en el epígrafe Entrega al Nivel Superior, con una diferencia: en este caso en lugar de nn para indicar el mes, aparece CS, identificándola como una Copia de Seguridad.

Procedimiento para probar el sistema.

En las escuelas se emplea el fichero CPMB Julio – 04 (V2).exe. En los niveles superiores (municipio, provincia y Ministerio) se usa CPMA Julio – 04 (V2).exe. Ambos contienen datos con errores intencionales, de una escuela primaria, o de la base integrada de un municipio, respectivamente.

Debe crearse una carpeta con el nombre CPM en la raíz del disco duro C, o sea C:\CPM. Copie el fichero que corresponda hacia esa carpeta del disco duro, descompáctelo y ábralo. Aparecerá como CPM.mdb.

Si la fecha de la máquina es incorrecta, por ejemplo por estar gastadas las baterías, aparece un mensaje de advertencia y tiene que darse la fecha correcta para que CPM actualice el reloj de la máquina.

La base de ejemplo corresponde al mes de mayo. Por tal razón aparecerá un mensaje de advertencia porque se está utilizando una base ‘anterior’. En cada mes, según el reloj de la máquina, se puede trabajar con la base de ese mes o del mes anterior solamente. Se le pedirá el año del curso y el mes a que pertenece la base en uso para actualizar esas fechas. Se recomienda que escoja el mismo curso 2003 – 2004 y el mes 6 (junio).

Haga Click en la opción Detección de Errores del Menú Principal. Pruebe los botones para conocer esos errores y entrénese en su arreglos directamente en las tablas donde aparecen.

Emplee la opción Resúmenes del Menú Principal para ver las tablas de referencias cruzadas. Finalmente utilice los botones de esa ventana para ver las tablas de Altas, Bajas y Sin Movimiento.

Pruebe las demás opciones del Menú Principal y siga las indicaciones que aparecen en cada caso. En CPMB, si escogió junio como mes de la base en uso, no funcionará el botón Cambio de Curso o Semestre. Pruébelo y vea el mensaje correspondiente.

El botón Entrega al Nivel Superior puede o no funcionar, en dependencia de la fecha de la máquina. La entrega de una base solamente se puede hacer con el mes vencido, es decir, la base de junio no puede entregarse antes del día 1ro. de julio. Tampoco puede hacerse después del 31 de julio porque equivaldría a una entrega fuera de fecha. En este caso se emite el mensaje "Se ha detectado la siguiente incongruencia..." y se visualizan otras informaciones. Si se prosigue, el sistema le permitirá corregir el mes actual y poder continuar. Pruébelo.


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Nunca le funcionará el botón Anexa CPM al Nivel Superior. Esta acción exige que la base integrada se llame CPM, que esté en la carpeta C:\CPM, y además que esté cerrada. Luego, para probar este botón, que está destinado a los niveles de municipio y superiores, deberá hacerse lo siguiente:

§ Colocar una copia del sistema con el nombre CPM en C:\CPM;

§ Ejecutar este botón desde otra copia del sistema que puede estar en cualquier otro directorio, o en el mismo, pero en este caso, obviamente con otro nombre.

Si intenta volver a Anexar en la misma sesión de trabajo, no se le permitirá, informándole como proceder.

Por ahora, tampoco funcionará el botón Convierte CPM - ADARME. Este le permitirá, cuando se le entregue el nuevo sistema que se encuentra en explotación experimental, convertir sus datos para las estructuras que utiliza ADARME y continuar con ese nuevo sistema. Se dispondrá entonces de muchas más posibilidades y con un mayor nivel de automatización de los procesos informativos.

Una vez comprobado el funcionamiento adecuado del sistema que se entrega, con la base de ejemplo, y de haber adquirido las habilidades necesarias, haga Click en Iniciar Explotación Real.

Procedimiento detallado para probar el nuevo CPM

1. Cree en la raíz del disco duro C:\ una carpeta con el nombre CPM (C:\CPM).

2. Copie desde el disquete el fichero CPMA Junio - 04.exe o CPMB Junio - 04.exe, según corresponda, para esa carpeta.

3. Haga doble Click en el fichero copiado en la carpeta CPM del disco duro. NO EN EL DISQUETE, para descompactarlo. Aparece la ventana de Winrar.

4. Haga Click en Instalar (en esa ventana de Winrar). Aparece el fichero CPM.mdb, que es la base de datos.

5. Si está instalado Access'2000 o superior, abra con doble Click la base de datos en formato de Access'97, es decir, sin convertirla a esa versión superior. Aparece una ventana inicial de Bienvenida desde la que tiene la posibilidad de ver los Créditos. En ellos aparecen los datos principales de los autores de la presente versión ampliada de CPM. Al continuar aparecerá una ventana indicando que está trabajando con datos de ejemplo. Lea detalladamente al menos una vez su contenido. Cuando comience la explotación con sus datos reales, esta ventana no aparecerá más. Click en Continuar para ver el Menú Principal.

6. Escoja la opción Detección de Errores y pruebe todas las posibilidades. La base de ejemplo tiene múltiples errores intencionales que tienen un fundamento real en la experiencia práctica acumulada.

7. Pruebe la Opción Resúmenes. Accione todos los botones de esa ventana y utilice los botones de Altas, Bajas, Cambios de CI y Sin Mov. Al nivel del municipio, las Altas y Bajas corresponden a movimientos desde, o hacia, otros municipios respectivamente. No se contemplan los movimientos internos (entre centros del municipio). Al nivel de provincia es similar, pero con otras provincias.


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Al nivel del Ministerio, las Altas corresponden a los alumnos que ingresan al sistema del MINED, por ejemplo, los alumnos de preescolar, los que vienen del extranjero o los que reingresan por haber abandonado los estudios en un momento anterior. Las Bajas, son las conocidas como “Bajas Definitivas” y corresponden a los alumnos que “salen” del sistema del MINED.

Sin embargo esto puede no ser exacto. La relación entre dos meses consecutivos se establece por el número del Carné de Identidad. Como ese número puede cambiar por coincidencia con otro alumno, o por error en el dígito del sexo (Vea Anexo 11), o por otras causas, el alumno, al que se le haya hecho una modificación en su número de identidad, aparecerá dentro de las Altas y también en las Bajas (con el número de identidad que tenga en cada mes).

Es de suponer que la etapa de rectificación de errores en los números de Identidad concluya, en lo fundamental, en corto plazo. Entonces irá creciendo la exactitud de las tablas de Altas y Bajas a todos los niveles.

En la ventana Posibles Errores de CPMA (para los municipios y niveles superiores), se incluyen otros 8 botones:

• Cant. Altas: Refleja la cantidad de Altas por centro.

• Cant. Bajas: Ídem para las Bajas.

• Cant. Sin Mov: Ídem para los alumnos sin movimiento.

• Cambios CI: Relaciona las Altas con las Bajas mediante los apellidos y el nombre. Teóricamente refleja los alumnos que aparecieron entre las Altas y entre las Bajas por cambio del CI. También puede no ser exacto, ya que, si se modificó el nombre o los apellidos de un alumno, este no aparecerá como cambio de CI y seguirá siendo considerado como Alta y como Baja.

• Cambios CI Cant: Presenta el total de los Cambios de CI por centro, con la consideración de imprecisión anterior.

• Centros con Altas y Bajas: Relaciona los centros que tuvieron ambos movimientos y la cantidad de cada uno.

• Centros con Altas sin Bajas: Relaciona los centros que solamente tuvieron Altas e indica la cantidad de ese tipo de movimiento.

• Centros sin Altas con Bajas: Es el caso opuesto.

Procedimiento de trabajo en los Centros Docentes.

Una vez familiarizado con las opciones del Menú Principal, el trabajo habitual en los Centros Docentes consistirá en:

§ Dar Altas;

§ Ver los Registros uno a uno o todos en una tabla;

§ Buscar a algún alumno para:


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§ Modificar sus datos (por ejemplo en los Centros de Enseñanza Especial para cambiar el Grado y el Estatus, o al final del 1er. Semestre o del Curso, para "marcarlo" como Repitente);

§ Dar Baja.

§ Cada vez que se utilice alguna de las tres opciones anteriores, es obligatorio optar por la Detección de Errores ya que pueden haberse introducido cambios en la base que generen algún conflicto. En todo caso, CPM no permitirá concluir la Sesión de Trabajo sin revisar los posibles errores.

§ Utilizar la Opción Resúmenes para conocer datos resumidos (cuantitativos y cualitativos) de los alumnos y confeccionar el informe estadístico de cierre de mes;

§ Utilizar la Opción Entrega al Nivel Superior para compactar la base el día de cierre y entregarla al Nivel Superior.

§ Al final del 1er. Semestre en los Centros en que se estudia por Semestres o se producen graduaciones en ese momento (Escuelas de Oficios, Plan de Superación Integral de Jóvenes y Enseñanza Técnico Profesional) o al final del curso escolar en todos los centros, se emplea la Opción Cambio de Curso o Semestre.

Téngase presente que con esta Opción se acumularán todos los alumnos que se gradúen en el presente curso escolar y en los venideros en el Centro Docente. Se han introducido mecanismos para evitar que el Botón Cambio de Curso o Semestre funcione fuera de fecha o más de una vez en cada curso. No obstante, si se realizan manipulaciones indebidas que CPM no puede controlar, se puede distorsionar el contenido de esta Tabla, con lo que se perdería una información muy valiosa y prácticamente imposible de reconstruir por su carácter histórico.

§ Con la Opción Tablas de Salida se pueden ver las Trazas de uso del Sistema, acceder al Listado de Graduados, o presentar algún otro listado.

Siempre concluya su sesión de trabajo con el botón Salir de la ventana de Bienvenida. Nunca salga de CPM cerrando Access. Puede quedar inconclusa alguna operación, afectar el sistema o destruir sus datos.

Procedimiento de trabajo en los Niveles Superiores (desde el municipio hasta el Ministerio)

RECUERDE que la base de datos de cada nivel se llama CPM.mdb y tiene que estar en la carpeta C:\CPM.

Antes de comenzar el proceso de integración, mediante la anexión de las bases de los centros subordinados, hay que hacer Click una vez en el botón Cambio de Mes del Menú Principal de CPMA. Este botón ocupa el lugar de Cambio de Curso o Semestre en CPMB. El Cambio de Mes consiste en compactar la base en uso, eliminar los datos del mes actual y cambiar el indicador para el mes siguiente.

La experiencia acumulada recomienda el siguiente procedimiento:


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§ Para cada mes se crea una carpeta con el siguiente nombre CPM mm - aa que indica el mes y el año de su contenido;

§ Para cada centro subordinado se crea una carpeta, dentro de la anterior, con el nombre del centro, por ejemplo Ismaelillo (si es una escuela del municipio), o Boyeros (si es un municipio de la provincia), o Ciudad de La Habana (si es una provincia del Ministerio) o sea C:\CPM mm - aa\Ismaelillo o C:\CPM mm - aa\Boyeros o C:\CPM mm - aa\Ciudad de La Habana;

§ Reciba el disquete de un centro subordinado y copie la base en "su carpeta", según sea el centro y el mes. El fichero recibido debe llamarse CPM_nn_dd-mmm-aa_hh.mm.ss.exe, indicando el mes (nn) que se entrega y la fecha y hora en que se hizo esa entrega (dd-mmm-aa_hh.mm.ss). En otro caso, es evidente que el centro subordinado no procedió según lo establecido, y no puede garantizarse que la base que se entrega es la adecuada. Se recomienda rechazarla y solicitar la repetición de la entrega.

§ Descompacte el fichero.

RECUERDE que el fichero está compactado y cifrado por Winrar, y que la clave es CPM en mayúsculas.

§ Abra la base. Después de pasar la pantalla de Bienvenida (Vea Anexo 10) aparecerá una parte del Menú Principal en la que se muestra el nombre del usuario del Centro Subordinado y un espacio para introducir la clave. En los Niveles Superiores no es necesario conocer la clave del centro subordinado. Incluso es recomendable desconocer esa clave. Seguidamente se comprenderá esta afirmación.

§ Teclee como clave la palabra anexar (no importan las mayúsculas). Aparecerán exclusivamente los botones que se requieren en ese nivel superior. Estos son:

§ Ayuda

§ Tablas de Salida

§ Resúmenes

§ Anexa CPM al Nivel Superior

§ Detección de Errores

§ Fin de Sesión

No aparecerán los botones:

§ Dar Alta

§ Ver Registros

§ Buscar

§ Convierte CPM – ADARME

§ Cambio de Curso o Semestre (en CPMB) o Cambio de Mes (en CPMA)

§ Entrega al Nivel Superior


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En el Nivel Superior no hay formas de modificar los datos que no tienen errores en la base de los Centros Subordinados. De acuerdo con la experiencia acumulada, esta privacidad resulta muy saludable para todos. Los errores que aparezcan en la base de un centro dado, pueden y deben repararse en el Nivel Superior. Sin embargo, no pueden variarse los datos que no tienen errores, ni eliminar o agregar alumnos, ya que esa información es de exclusiva "propiedad" del Centro y su veracidad es responsabilidad del usuario designado en ese Centro.

§ En la base del centro haga Click en la opción Detección de Errores. Revise y repare todos los posibles errores. Cierre la Ventana.

§ Click en la opción Resúmenes. Revise los informes estadísticos contra los totales de cada tabla. Esos informes deben haberse construidos a partir de la base y no pueden tener ninguna contradicción. Las discrepancias ocasionales pueden deberse a no haberse respetado la misma fecha de cierre de movimientos para la actualización de la base y para la confección del parte estadístico, o haberse elaborado este por otros medios. En la medida en que la base sea totalmente confiable, irá desapareciendo la necesidad del documento en papel. Cierre la Ventana.

§ Click en la opción Tablas de Salida. Aparecerá la ventana para escoger las Tablas disponibles (Vea Anexo 7). Escoja la Opción Trazas del uso del Sistema donde conocerá los días y el tiempo que se trabajó con la base en el Centro Subordinado. Se dan totales por día, mes y curso. En los Centros Docentes las trazas se mantienen todo el curso escolar. En los Niveles Superiores, las Trazas se borran cada mes con el botón Cambio de Mes.

§ Click en la opción Anexa CPM al Nivel Superior. Los datos del centro, incluyendo sus Graduados, se agregan a la base integrada del Nivel Superior que es C:\CPM\CPM.mdb.

§ Salga del Menú Principal de la base de Centro Subordinado con el botón Fin de Sesión.

§ Cierre el Sistema con el botón Salir del la Pantalla Inicial de Bienvenida


Al terminar la integración de todos los centros:

§ Abra la base integrada (C:\CPM\CPM.mdb).

§ Haga Click en Detección de Errores y compruebe y arregle, en la base integrada, todos los posibles errores que se le hayan escapado en la revisión de cada centro por separado. No debe haber ningún error. Compruebe especialmente Error CI Duplicados y Duplicados X Nombre y Apellidos.

§ Arregle los Números de Identidad duplicados e informe a los centros correspondientes del nivel inferior para proceder como en el Anexo 1. Informe a los Centros correspondientes sobre las coincidencias en Nombres y Apellidos para tener absoluta garantía de que son alumnos diferentes y no traslados de un centro a otro sin haber dado baja en el centro emisor.


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§ Haga Click en la Opción Resúmenes y confeccione su informe estadístico para el Nivel Superior.



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Anexo 1: Estructura del Número del Carné de Identidad

aa dígitos finales año aammdd mm mes dd día

xxx no utilizado aammddxxxsr sexo:

11 dígitos s si par: masc. si impar: fem. r reserva Si el número se repite en el centro, usar los tres dígitos xxx para poner el código del

centro a ambos alumnos y variar el dígito de reserva r. Si aún se repite el número, usar el dígito r de reserva para poner otro diferente. Cuando el error de duplicidad se produzca al nivel de municipio o superior, proceder de forma similar, usando el código de la escuela de cada alumno y avisar al centro. Tomar nota del cambio y repararlo en cuanto se arregle.

Si el sexo calculado a partir del dígito s del carné no es correcto, sustituir ese valor por 0 -

si masc. y 1 - si fem. Para los extranjeros, que NO TIENEN Carné de Identidad cubano, "crear" uno a partir de

la fecha de nacimiento aammdd, el código del centro xxx, el sexo s (0 - si masc. y 1 si fem.) y el dígito de reserva r (0).

En todos los casos, se debe comprobar físicamente el número de Identidad en el Carné o

Tarjeta de Menor del alumno. Si es erróneo, avisar al alumno o a sus padres o tutor para que se presenten en la Oficina de Carné de Identidad y Registro de Población correspondiente y soliciten el cambio del documento. Es recomendable llevar los datos del alumno con el que coincide para evitar dudas en la referida Oficina.


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Anexo 2: Rangos de valores permisibles de edades y grados

Códigos, Rangos de Edades y Grados según el Tipo de

Centro Edades Grados Tipo de Centro Código

Desde Hasta Desde Hasta Primaria 4 5 15 Presc 6toG

ESBU 5 11 17 7moG 9noG ESBEC 6 11 17 7moG 9noG

IPU 7 13 18 10moG 12doG IPUEC 8 13 18 10moG 12doG IPVC 9 13 18 10moG 12doG EVA 11 6 14 1erG 13erG ETP 12 14 20 1erA 4toA

5toG 6toG Oficio 13 13 18 I S VI S

IPVC 28 13 18 10moG 12doG EIA 29 13 18 10moG 13erG

PSIJ 30 14 30 I S V S Emerg 31 13 18 10moG 12doG

Especial 40 5 18 5AV 12doG


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Anexo 3: Descripción de los Botones de Comprobación de Errores

Centros X Tipo de Centro: Este botón permite observar si todos los alumnos de cada centro tienen iguales: el nombre del centro, el código del centro y el tipo. El resultado debe ser una sola línea para cada centro. De no arreglarse los múltiples errores que pueden aparecer, los botones que presentan los resúmenes pierden mucha de su utilidad práctica, como se comprenderá más adelante.

Los errores que aparezcan en esta tabla, por ser una tabla de referencias cruzadas, que presenta totales, hay que arreglarlos empleando el botón de Errores Múltiples que se explica más adelante.

Error CI Duplicados: En el sistema original, no se podían introducir valores repetidos de Carné de Identidad. Aunque esto ocurre solo ocasionalmente en algún que otro centro, la generalidad de las colisiones comienzan al nivel de Municipio.

Para 30.000 alumnos en Boyeros, en la primera integración municipal aparecieron más de una centena de números repetidos por errores de confección del Carné de Identidad, o al llenar la Boleta o los documentos del alumno, o al proceso de captación (tecleo de datos en la base). La solución adoptada en Boyeros se explica en el Anexo 1.

En el nuevo sistema CPM se dejan pasar momentáneamente los números de identidad repetidos. Si en un centro se introducen dos o más alumnos con igual número de Carné de Identidad, el sistema lo acepta. Pero, como ello constituye un error inadmisible, este botón relaciona esos casos para su reparación.

Duplicados X Nombre y Apellidos: Presenta los alumnos que tienen iguales nombres y apellidos, pero con números de identidad diferentes, por ser sospechosos de repetición.

Errores Múltiples: Comprueba el Tipo de Centro, Año de Inicio y Año Final del Curso, Nombre del Centro, Código del Centro, Sector, Sexo, Piel, Régimen, Estatus, Doble Sesión y Grado. En la comprobación del Estatus, se consideran como error los Nuevos Ingresos en grados que no son iniciales. (Los grados iniciales son: Preescolar, 1er Grado, 7mo. Grado, I Semestre, 10mo Grado y 1er Año.) También se consideran error los Promovidos en esos grados y los Repetidores en grados que no se repiten (Preescolar, 1er Grado y 3er Grado).

La comprobación del Grado extrae como error cualquier alumno cuyo Grado que no se corresponda con el Tipo de Centro.

Es necesario volver a ejecutar esta consulta, tantas veces como sea necesario, después de arreglar los errores que persistan, debido a que pueden haber múltiples errores que no resulten evidentes.

Error en CI: comprueba que el número del Carné de Identidad tenga 11 caracteres y todos sean dígitos entre 0 y 9. En el caso de los extranjeros, para los que se haya usado el número del pasaporte, aparecerán como error. Es imprescindible sustituir el número del pasaporte por un número similar al del Carné de Identidad cubano, construido según se explica en el Anexo 1, para evitar comportamientos impredecibles de otros botones, por ejemplo los que comprueban la fecha de nacimiento o la edad.

Error CI Fecha Nac.: Comprueba que el año, mes y día de nacimiento en el CI sean lógicos. Se detectan como error los nacidos en días anteriores al 1ro. o posteriores al último de cada mes. Se contempla el mes de febrero de años bisiestos. Además se analiza la edad según el Año de Inicio del Curso y el rango habitual de edades para cada nivel de enseñanza. Vea Anexo 3

Los alumnos con edades fuera de los rangos habituales saldrán como error. Deben revisarse uno a uno esos casos. Por ejemplo en Boyeros hay 9 alumnos de Primaria con 4 años y uno con 16 que no son 'errores'.


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Error CI Sexo: Compara el sexo declarado en la base de datos con el calculado por el 10mo. dígito del CI. En la primera comprobación en Boyeros se detectaron varios cientos de casos como error. Muchos de ellos se debían al tecleo de datos, tanto del número del carné como del sexo. También aparecieron decenas de errores propiamente del Carné de Identidad. En estos casos se debe proceder como se explica en el Anexo 1.

Errores de Edad: Calcula la edad, según el año de nacimiento y la Fecha de Inicio del curso, y la compara con la edad declarada en la base de datos.

Error Nro Matrícula: Comprueba que todos los números de matrícula se encuentren dentro del rango que se defina dinámicamente. Antes de ejecutarse la acción, se solicita el Número de Matrícula Más Antiguo Vigente (el que tiene el alumno activo que lleva más años en el centro) y el Último Otorgado (el que tiene el alumno matriculado más recientemente). Estos datos deben extraerse previamente del Registro de Matrícula. Carece de sentido práctico tomar esa información directamente de la Base de Datos.

El número de la matrícula se compone de dos partes unidas para formar un único número: los dos últimos dígitos del año de inicio del curso escolar SEGUIDOS de tres dígitos consecutivos dentro de ese curso. No se permite separar ambas partes con espacio, guión u otro signo.

Por ejemplo, el número 99012 corresponde al alumno que ocupó el número 12 en el orden consecutivo de matrículas del curso 1999-2000. El número 03012 representa igual caso pero en el curso 2003-2004. De forma similar, el número de matrícula 00003 pertenece al tercer alumno matriculado en el curso 2000-2001. En estos dos últimos ejemplos, en la máquina, esos números de matrículas se presentan como 3012 y 3 respectivamente porque desaparecen los ceros a la izquierda.

Duplicado # Matrícula: Presenta una tabla con los alumnos cuyo número de Matrícula se repite en el centro. Al nivel de municipio, la ejecución de este botón demora no menos de 10 minutos para los 10.000 alumnos de muestra en una Pentium III con un micro de 1,0 Ghertz de velocidad y 128 Mb RAM por lo que puede cancelarse su ejecución. En las primeras ocasiones pueden aparecer cientos de casos. Al nivel de centro, el tiempo de ejecución es aceptable. Se han encontrado números de matrículas repetidos en los libros de registro de no pocos centros.

Error Otro Municipio: Solicita el código del municipio al que pertenece el Centro, por ejemplo Boyeros es el 313, y presenta los alumnos con otro municipio en ese campo. El código del Municipio puede encontrarse en el fichero Cod de Provincias y Municipios.xls en este disquete.

Error Otra Provincia: Ídem que el anterior, pero referido a la provincia del Centro. El código de la Provincia también está en el fichero Cod de Provincias y Municipios.xls en este disquete. Por ejemplo, Ciudad de la Habana tiene el código 3.

Excepto en la Tabla Error Tipo de Centro, que es una tabla de referencias cruzadas, en todos los demás casos, las rectificaciones de errores se pueden y deben hacer directamente en la tabla donde aparecen. Ya No es necesario operar con la Tabla BoletaAlumno a la que, además, no se tiene acceso.


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Anexo 4: Ventana para ver los registros uno a uno


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Anexo 5: Ventana para buscar un Alumno


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Anexo 6: Ventana de Tablas de Salida

Las primeras siete opciones de tablas pueden sufrir cambios inmediatos. En respuesta a una exigencia de la Dirección de Estadísticas del Ministerio, el Centro Nacional de Informática y Comunicaciones está elaborando decenas de tablas de salida que presentan en formato de Informes de Access los mismos datos (y algunos otros) que se muestran mediante las Consultas de Referencias Cruzadas en la opción Resúmenes del Menú Principal.

El usuario podrá escoger entre una y otra forma de ver los mismos contenidos. Access permite imprimir las tablas en cualquiera de esos dos formatos, aunque el formato de Informe es más bonito pero menos económico en gasto de papel y otros recursos de impresión. Es recomendable tener en cuenta la acelerada variabilidad de la información y actuar con moderación y austeridad en relación con la impresión de listados y resúmenes.

Por ejemplo, el Informe “Todos los Alumnos” que contiene un mínimo de datos elementales puede representar entre 5 y 20 hojas en cada centro. En el Municipio Boyeros, esa tabla requiere más de 500 hojas. Cuando el 1ro de Septiembre de cada año los casi 11.000 centros impriman la relación de sus alumnos, el Ministerio estará gastando unas 85.000 hojas de papel que equivalen a 425 libros “Aprender a Leer”. Y, “terminando de imprimirse” esa relación, probablemente entre el 5 y el 10% de ese gasto será inútil por haber perdido vigencia.

Tanto el Centro Nacional de Informática y Comunicaciones del Mined como el Municipal de Boyeros, apelan al, muchas veces demostrado, espíritu revolucionario de nuestros dirigentes en la base para

adoptar una certera y férrea política de ahorro de los recursos de impresión.


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Anexo 7: Ventana de Resúmenes en CPMB


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Anexo 8: Ventana de Resúmenes en CPMA


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Anexo 9: Ventana de Bienvenida

En esta pantalla hay tres opciones: 1. Continuar para comenzar la Sesión de Trabajo; 2. Mostrar Créditos para ver los datos de los autores de esta versión de CPM y poder contactarlos; 3. Salir del Sistema, lo que ofrece la posibilidad de crear Copias de Seguridad de la base en uso.


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Anexo 10: Ventana de Base de Datos de Ejemplo

Esta ventana se presenta inmediatamente después de la Pantalla Inicial de Bienvenida, siempre que se

esté trabajando con la Base de Datos de Ejemplo. En cuanto se comience la explotación con los datos reales, no volverá a aparecer. Su objetivo es simplemente de recordatorio. La única opción es Continuar...


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Anexo 11: Menú Principal

Esta pantalla corresponde al de Menú Principal de CPMB. La única diferencia con la de CPMA es que la Opción Cambio de Curso o Semestre se sustituye por Cambio de Mes


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Anexo 12: Ventana para Dar Altas

En algunas máquinas, dependiendo de las bibliotecas de programas instaladas, puede aparecer encima

una ventana similar a esta: En este caso se está solicitando el código de la provincia de residencia del alumno que está en pantalla.

Si se desconoce la provincia de residencia de ese alumno, puede teclearse el código de la provincia donde se explota el sistema. Ese Código es un NÚMERO de uno o dos dígitos que admite 0 a la izquierda por ejemplo 3 o 03 para Ciudad de La Habana y Click en Aceptar. Excepcionalmente puede tratarse de un alumno que reside fuera de la provincia donde estudia. En ese caso, si el código de provincia introducido no es el correcto, el único efecto es que no se visualiza, para ese alumno en la ventana, el Municipio de residencia, pero no se alteran sus datos. Lo correcto es conocer la provincia de residencia del alumno que aparece en pantalla y teclear el código correspondiente. Con ello se visualizará el nombre correcto de su Municipio. La tabla que contiene los códigos de todas las provincias y municipios puede encontrarse en el fichero “Cod de Provincias y Municipios.xls” que se adjunta en el disquete del sistema.

Inmediatamente aparecerá una ventana casi idéntica pero referida a la Provincia del Centro (CCProvCentro). Hay que hacer lo mismo.


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Anexo 13: Ventana para la Detección de Posibles Errores


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Anexo 14: Datos registrados de los Alumnos


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Anexo 15: Ventana para Optimizar la Base de Datos

Resultados de la Encuesta sobre CPM

0

20

40

60

80

100

120

Preguntas

Resp

uest

as (Sí

/ N

o /

% )

Respuestas Positivas Respuestas Negativas % de Respuestas Positivas

Respuestas Positivas 62 62 55 61 55 60 23 31 54 51 58 62 60

Respuestas Negativas 0 0 7 1 7 2 39 31 8 11 4 0 2

% de Respuestas Positivas 100,0 100,0 88,7 98,4 88,7 96,8 37,1 50,0 87,1 82,3 93,5 100,0 96,8

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15


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Anexo 16: Barra de Herramientas de CPM

En CPM están ocultas la Barra de Menú de Access y todas las demás Barras de Herramientas. Se dispone solamente de una Barra con el siguiente contenido:

Algunos botones están disponibles siempre y otros no; dependen del objeto visualizado en la pantalla.

De izquierda a derecha son:

Configurar Página. Permite establecer el tamaño del papel, márgenes, etc. para la impresión.

Imprimir. Hay dos botones con igual ícono. El de la extrema izquierda imprime directamente en la impresora predeterminada.

Zoom (Solo para Informes). Aumenta o disminuye el tamaño del objeto en la pantalla.

Una página (Solo para Informes). Muestra una página del objeto por pantalla.

Dos páginas (Solo para Informes). Muestra dos páginas del objeto por pantalla.

Varias páginas (Solo para Informes). Muestra varias páginas del objeto por pantalla.

Zoom %. Puede introducirse el % a ampliar o reducir la vista de la hoja e patalla.

Cerrar. Cierra la vista.

Enviar a destinatario por correo electrónico como datos adjuntos.

Enviar a Word.

Enviar a Excel.

Buscar/Reemplazar.

Vista Previa.

Comprobación ortográfica.

Ordenar ascendentemente.

Ordenar descendentemente.

Filtro por Selección.

Filtro por Formulario.

Aplicar/Quitar Filtro.

Imprimir. Hay dos botones con igual ícono. El de la extrema derecha permite configurar la impresora antes de imprimir.

Optimizar. Al concluir cada sesión de trabajo, permite eliminar los ficheros temporales generados por Access y reorganizar los datos para aumentar el rendimieto del sistema.

xvi forum de ciencia y técnica - forumcyt.cu fecha, la entrega al nivel superior, la integración...

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