xiii. quinta sesión: metodología para gestionar servicios archivísticos

QUINTA SESIÓN

Metodología para gestionar servicios archivísticos

Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico

1. La Documentación que se custodia

2. La Información

que se maneja

Tradicional

3. Los Servicios y Productos que se

ofrecen

Aplicación de TIC

4.Los usuarios a quienes dirige sus

servicios

Ciudadanos

Instituciones


1. La Documentación que se custodia

Documento de Archivo:

“Documento archivístico es aquél que contiene una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.”

Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional de Archivos, lo define en

su artículo 5°

Información + soporte + medio = Documento

IDENTIFICACION DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES (SERIES DOCUMENTALES)


2. La Información que se maneja

La información es un recurso valioso para cualquier organización. Ahora bien, no existen canales formales para la recopilación de información.

Por esto, una unidad especializada en el tema debe realizar un esfuerzo importante para establecer y mantener relaciones con las distintas fuentes, y asegurar así un flujo permanente de información.

IDENTIFICACION DE LA INFORMACION DE ACUERDO A SU GRADO DE IMPORTANCIA (PARA CONOCIMIENTO, PARA LA GESTION, PARA LA TOMA DE DESICIÒN)

Fuente: Mag. Liliana Patiño


Tradicional

3. Los Servicios y Productos que se ofrecen

Aplicación de TIC

“Productos de información es aquel producto intangible que es un bien no físico, que se ofrece en forma de paquete de utilidad y valor para el usuario”.

Una forma crítica de determinar la calidad de los servicios y productos de información, es su variabilidad, demanda y posibilidades de acceso a estos y deberán estar avalados por:

• Flexibilidad y conocimiento de las necesidades de los usuarios• Una administración eficiente de los servicios y productos de información,

LISTA DE SERVICIOS: COMO RESULTADO DE UN DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN APLICADO A LOS USUARIOS



1. Servicios tradicionales:

3. Los Servicios y Productos que se ofrecen

Tipos de Servicios

2. Servicios en línea:

3.Otros servicios:


4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios

Ciudadanos

Instituciones

Se define usuario como aquella persona que:

Asimila, transforma, transfiere y genera algún tipo de información;

Es un elemento fundamental en todo sistema de información y debe verse como un agente que desarrolla un papel protagónico en el accionar global de la unidad de información. Es la razón de ser y el fin último del servicio.

ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS

DE INFORMACION QUE REQUIERE Y GENERAN NUESTROS USUARIOS



4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios

Ciudadanos

Instituciones

Clasificación de los usuarios

ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS DE INFORMACION QUE REQUIERE Y

GENERAN NUESTROS USUARIOS

1.-Usuarios Internos.- personal de la empresa o administración que utilizan los archivos para la consulta interna a fin de resolver cuestiones prácticas de índole administrativo, contable, jurídica etc.

2.-Usuarios Externos: Funcionarios del Estado, Investigadores, estudiantes, periodistas y otros ciudadanos que utilizan los archivos con fines de garantizar derechos, informativos y culturales


Gestión de Servicios Archivísticos

1. Diagnóstico de las necesidades de los usuarios

Metodología para Gestionar Servicios Archivísticos

2. Diseñar los Servicios:

4. Implementación:

5. Evaluación de los resultados:

6. Retroalimentación

7. Subsanación de no conformidades:

3. Documentar:

8. Difusión: (Marketing)

Servicio Archivístico: Entregables

Mas que un proceso es la finalidad de la archivística, cada una de las actividades desarrolladas están direccionadas a satisfacer las necesidades de información a nuestros usuarios directos e indirectos .

PRODUCTOS :

Plan de servicio y difusión

Estadística de servicio

Boletín de Archivo

Pagina Web

Blog

Evento de Capacitación

Muestras documentales

Implementación

Gestión de Servicios Archivísticos

Diagnóstico de las necesidades de los

usuarios Diseñar los Servicios:

Evaluación de los resultados:

Retroalimentación

Subsanación de no conformidades:

Difusión: (Marketing)

Documentar

1

2

3

USUARIOS

Capacitar 4

5

6

7

8

9

Gestión Institucional

ReconocerDeberes y

Derechos deCiudadanos

En cumplimiento

de la ley

InformaciónDel

Estado

Accesibilidad a los Documentos y al Archivo

¿Por qué los archivos deben garantizar la accesibilidad a los documentos?

Nuevo Enfoque para el Servicio Archivístico: El Gobierno Electrónico

Información

Duplicado DNIen Línea Atención de Quejas en Línea

Gestión Documental Electrónico - Microformas

Plataforma de Interoperabilidad

del Estado

ONGEI

Ventanilla Única de Servicio al Ciudadano

ONGEI

Ciudadanos

Proveedores

Estado Peruano

Nuevo Enfoque para el Servicio Archivístico: Gestión del Conocimiento - BI

Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva es una herramienta software, basada en un DSS (Sistemas de Soporte

a la Decisión ), que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos

de una organización El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es, a diferencia de otras herramientas como los Cuadros de Mando (CMI) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), explotar al máximo la información residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación, pero siempre con una interfaz gráfica amigable, vistosa y sencilla.

Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico

En lo referido al componente Documentación custodiada en sus archivos:

1. ¿En qué institución labora? ¿En qué nivel de Archivo?2. ¿Cuáles son las Series Documentales que custodian en el archivo en el que labora? Mencione 5.3. ¿Cuál es la Serie Documental que es más consultada en su archivo y por qué? mencione solo la más consultada (esta serie documental usted tendrá que emplearla en los talleres siguientes)4. ¿Quienes son los usuarios que consultan los documentos mencionados en la pregunta anterior (pregunta 3)?


En lo referido al componente información contenido en la serie documental más consultada

1. ¿ Cuál es la información que extrae el usuario de la documentación que usted le brinda en préstamo o consulta?2. ¿La información que extrae su usuario se encuentra en un formato específico dentro de la documentación que usted le brinda en préstamo o consulta?

3. ¿La información que extrae su usuario es parte de la metadata o dato descriptivo que usted recoge en sus instrumentos descriptivos o registros (inventarios)?


En lo referido al componente Servicio que brindamos actualmente con respecto a la serie documental más consultada

1. ¿Qué modalidades de servicio usted aplica con respecto a la Serie Documental más consultada?

2. ¿Hace cuánto tiempo que brinda estas modalidades de servicio?

3. ¿Cuándo fue la última vez que encuesto a su usuario preguntándole con respecto a las ventajas y desventajas que genera su servicio?

4. ¿Qué ventajas y desventajas representa su servicio para el usuario?

5. ¿Ha comparado las modalidades de servicio que brinda con respecto a los servicios empleando herramientas de tecnología de información y comunicación (TIC)?


En lo referido al componente USUARIO a quienes brindamos nuestros servicios, responda las preguntas siguientes:

A responder por el Encargado del Archivo

1. ¿Quiénes son sus usuarios internos?

2. ¿Quiénes son sus usuarios externos?

3. ¿Quienes son sus usuarios potenciales?

4. ¿Sus usuarios tienen interacción directa con los ciudadanos?

5. ¿La información que brinda beneficia directamente a los ciudadanos?


En lo referido al componente USUARIO a quienes brindamos nuestros servicios, responda las preguntas siguientes:

A responder por el Usuario

1. Nombre del Entrevistado:

2. Cargo del Entrevistado:

3. ¿Cuál es la documentación que usted produce?

4. ¿Cuál es la documentación que le permite cumplir con su labor diaria?

5. ¿Cuál es la información que le permite cumplir con su labor diaria?

6. ¿Cual es la documentación que más consulta y que conserva en su archivo de gestión y/o periférico?

7. ¿Cual es la información que más consulta dentro de su documentación que conserva en su archivo de gestión y/o periférico?

8. ¿Cuál es la documentación que más consulta y que se encuentra en el Archivo Central?

9. ¿Consulta otras fuentes documentales diferentes a las contenidas en los archivos de la institución?

Gracias por su atenciónFelicitaciones por su Esfuerzo

Arch. David Yosip Coz SeguilJefe de Proyectos de Gestión de Información

Estudio Jurídico & Consultores Mijanov & Asociados SCRL

3498734989598568

[email protected]

mailto:[email protected]

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