Principios archivísticos

Ma. Teresa Bermúdez M. 2012.

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Respeto del fondo. Antecedentes

• S XVIII: Creación de los Archivos Nacionales (1789).

• Clasificación documentos: • Sección "legislativa“: documentos de las

Asambleas Revolucionarias. • Sección "administrativa“: documentos de los

nuevos ministerios. • Sección de "dominio público“: títulos de

propiedades del Estado. • Sección "jurídica“: documentos de los tribunales. • Sección "histórica“: documentos del antiguo

régimen. 2

Antecedentes • Natalis de Wailly (circular del 24 de abril de

1841): • “Reunir los documentos por fondos, es decir,

reunir todos los títulos (todos los documentos) que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado...”

• “En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento.”

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Antecedentes

• M. Lehmann (1881), enunció un nuevo principio: el registraturprinzip.

• Muller, Feith y Fruin (1898) Manual para la clasificación y la descripción de archivos.

• Controversias: contradicción existente entre la esencia del principio y la presencia de documentos procedentes de organismos diferentes en un fondo.

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Antecedentes

• Reproducción de la clasificación en las estanterías del depósito.

• Respet de fonds, Provenienzprinzip, archive group (Inglaterra), record group (EEUU), fondo (España, Italia). A pesar de que tienen sus diferencias.

• Respeto del fondo (competencias): archivos históricos.

• Record group (productor): archivos administrativos. 5

Respeto del fondo

Principio del orden original

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Principio de procedencia • “…consiste en mantener agrupados, sin

mezclarlos con otros, los documentos ( de cualquier naturaleza) provenientes de una administración, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinadas.” Duchein.

• Holandeses: • “Comisión de Finanzas” en lugar de “finanzas”.

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Principio del orden original

• Lehmann • "respeto para cada orden original y para

cada designación original.” • “el ordenamiento basado en la procedencia

de la agencia y la clasificación del archivo debía reemplazar el ordenamiento imposible basado en la materia asunto.“

• Orden original (Holandeses): principio funcional (funciones del organismo) y el principio de organización (organigrama).

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Identificación

• Conocer el contexto jurídico-administrativo del documento:

• Quien lo produjo, en qué circunstancias, • dentro de qué marco de procedimiento, • con qué fin, • con destinación a quién, • cuándo y • cómo fue recibido por su destinatario, • por qué vías llegó hasta el archivo donde se

custodia. 9

Fondo

• Posición maximalista: Definir el fondo al nivel más alto.

• Poder Ejecutivo • Poder Legislativo • Poder Judicial.

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Fondo

• Posición minimalista: Reducir el fondo al nivel de la más pequeña célula funcional posible.

• "conjunto orgánico de archivos resultado de esa pequeña célula.”

• Consejo Universitario • Rectoría • Vicerrectorías

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Fondo

• Existencia jurídica y competencia propias y por ende debe cumplir con los siguientes elementos:

• Tener un nombre y una personería jurídica. (ley, decreto, estatuto jurídico (asociaciones), asambleas de accionistas (sociedades anónimas).

• Propósitos, funciones y actividades bien definidas en la normativa respectiva.

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Fondo

• Posición bien definida dentro de la estructura organizativa, así como sus relaciones con el ente superior al que está subordinado.

• Jefe responsable con poder de decisión sobre los asuntos de su competencia.

• Organización interna reflejada en un organigrama.

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Fondo-grupo de fondos

• Poder Ejecutivo. – Ministerio de Hacienda.

• Dirección General de Aduanas.

• Poder Judicial. – Corte Suprema de Justicia.

• Juzgados. • Alcaldías. • Ministerio Público. • OIJ.

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Competencias. Variaciones.

• Caso de supresiones de competencias. • Banco Anglo Costarricense. • Caso de creación de competencias.

DGAN. 1990 Rector del Sistema Nacional de Archivos. Archivo Nacional-Dirección General del Archivo Nacional.

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Competencias. Variaciones

• Caso mixto. Transferencia de competencias: supresión por un lado y creación por otro.

• A transfiere a B. Los documentos pasan a forma parte de B.

• Dirección de Artes y Letras (1963) del Ministerio de Educación Pública, antecedente del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (1971).

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Competencias. Variaciones.

• Caso de competencias temporales. • Vicepresidenta de la República asume

competencias de MIDEPLAN. Se deben delimitar muy bien los documentos de cada órgano productor con el fin de identificar el fondo documental

• Ministro de la Presidencia asume competencias de MIDEPLAN.

• Junta Liquidadora del Banco Anglo. 17

Fondo abierto

• Cambio de nombre, se asumen otras competencias: Ministerio de Recursos Naturales, Energía y Minas, MIRENEM (1990). Ministerio de Ambiente y Energía MINAE (1995), MINAET (2008)

• Ministerio de Gobernación y Policía. • Ministerio de Seguridad Pública. • Archivos Nacionales/ Archivo Nacional.

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Fondo cerrado

• DIGEPARE. • BANCO ANGLO COSTARRICENSE. • GOBERNACIONES.

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Procedencia de los documentos

• Documentos que tienen una misma procedencia.

• Organismo productor u organismo que entrega.

• Fondo ha mantenido su identidad e integridad: se rescata el fondo.

• En caso contrario se deja dentro del fondo que lo absorbió dejando constancia de la mezcla de fondos.

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Clasificación de los fondos

• Subfondos (Secciones) • Series documentales • Unidades documentales (simples o

compuestas)

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Fondo

• “Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor .” CIA.

• Poder Ejecutivo. Fondo nivel 1 • Ministerio de Cultura y Juventud. Fondo 2 • Dirección General del Archivo Nacional.

Fondo 3. 23

Subfondo • Subdivisión del fondo consistente en un

conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo de lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.

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Subfondo

• Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada . CIA 25

Subfondo

• Poder Ejecutivo. Fondo 1 • Ministerio de Cultura y Juventud. Fondo 2. • Despacho del Ministro. Subfondo 1 • Sistema Nacional de Bibliotecas.

Subfondo 2. • Oficialía Mayor. Subfondo 2. • Dpto. Financiero Contable. Subfondo 3.

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Identificación de las series documentales

• Tipo documental: “unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.” (1)

• Acta, carta, informe, expediente. (1) Diccionario de Terminología Archivística. 1993. 27

Serie documental

• Tipo documental: el “acta” se constituye en el instrumento que materializa las deliberaciones y toma de decisiones realizadas por los órganos colegiados.

• Sujeto productor (órganos colegiados): está conformado por sus titulares (una o varias personas físicas), con competencia para su desempeño, materiales necesarios para su actividad y los actos que de ahí se originan.

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Serie documental

• “Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma función, y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental.” (2)

(2) Diccionario de Terminología Archivística. 1993.

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Ejemplo

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Órgano colegiado

“El acto colegial, en síntesis, es el resultado de momentos procedimentales claramente distinguibles e igualmente importantes para su formación: la votación de mayoría, la proclamación de la votación y las actas fieles de lo votado. Si falta uno de tales elementos o momentos, el acto colegial no existe y sin cualquiera es nulo o ineficaz,

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Serie documental

Órganos colegiados • Función: Deliberar (discutir y aprobar) • Determinar un orden del día • Convocar a los miembros. • Deliberar • Votar • Acordar • Comunicar

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Serie documental

• Documentos producto de las funciones de un órgano colegiado:

• Convocatoria • Orden del día • Actas de sesiones • Expediente de sesiones

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Serie documental

• Sujeto productor+función+tipo documental • Consejo Universitario+ deliberación +Actas • Asamblea Colegiada+ deliberación + Actas • Asambleas de escuela+ deliberación + Actas • Consejo Asesor + deliberación + Actas

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Ejemplo: SETENA

• Evaluación de Impacto Ambiental (EIA): Procedimiento administrativo científico-técnico que permite identificar y predecir cuáles efectos ejercerá sobre el ambiente, una actividad, obra o proyecto, cuantificándolos y ponderándolos para conducir a la toma de decisiones.

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Ejemplo: SETENA

Fase de la Evaluación de Impacto Ambiental: • 1. Evaluación Ambiental Inicial • 2. Confección de los instrumentos: la

Declaración Jurada de Compromisos Ambientales (DJCA), el Pronóstico de Plan de Gestión Ambiental (P-PGA) y el Estudio de Impacto Ambiental (EsIA).

• 3. Control y Seguimiento ambiental de la actividad, obra o proyecto.

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Subserie documental

• Serie: Expedientes de evaluación ambiental.

• Subserie: – Expedientes de evaluación ambiental con

plan regulador. (D1) – Expedientes de evaluación ambiental sin plan

regulador. (D2)

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Subserie documental

• Serie: Expedientes de contratación. • Subseries:

– Licitaciones públicas, – por registro, – restringidas, – compras directas.

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Sub-series falsas

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Unidad documental

• Es la unidad más pequeña, indivisible intelectualmente y organizada para su uso en la gestión, de acuerdo con un mismo asunto, actividad o trámite. Puede ser simple o compuesta.

• Ejemplos: una carta, un informe, un expediente.