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Sirviendo a Nuestros Clientes con: “Calidad, Conocimiento y Profesionalismo”

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Capacitación a los Auditores de la Oficina del Contralor de Puerto Rico Sobre:


Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA);

Elementos del Sistema de Administración Financiera de los Fondos WIA;

¿Por qué la Oficina audita los fondos de inversión en la fuerza trabajadora (WIA)?

¿Quiénes mas auditan los fondos WIA y porque?

Los papeles de trabajo del auditor externo que realiza un Single Audit y su posible utilización por los auditores de la Oficina al realizar su propia auditoria de los fondos WIA

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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)

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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)Fue promulgada el 7 de agosto

de 1998Sustituye la Ley de Adiestramiento

en el Empleo JTPAOrganiza la prestación de servicios

de manera integrada a través de Centros de Gestión Única


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)La Ley WIA esta compuesta de 5 Títulos:Titulo I Sistema de Inversión en la Fuerza TrabajadoraTitulo II Educación y Lectoescritura para los adultosTitulo III Enmiendas a la Ley Wagner PeyserTitulo IV Enmiendas a la Ley de Rehabilitación VocacionalTitulo V Disposiciones Generales


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El Titulo I de la Ley WIA esta compuesto de 5 Subtítulos:

Subtitulo A – DefinicionesSubtitulo B – Sistema de Inversión en la Fuerza Trabajadora Local y EstatalSubtitulo C – “Job Corps”Subtitulo D – Programas NacionalesSubtitulo E – Administración


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Socios MandatoriosSocios OpcionalesTodos los socios mandatorios y los

opcionales forman un equipo de trabajo con responsabilidades y obligaciones equitativas


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Socios Mandatorios:Departamento del Trabajo Federal (DOL)Departamento de Educación FederalDepartamento de Salud y Recursos

Humanos Federal (HHS)Departamento de Vivienda y Desarrollo

Urbano Federal (HUD)


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)Memorando de Entendimiento:Cada socio manadatorio deberá formalizar un

Memorando de Entendimiento (MOU) con la Junta Local

El memorando debe contener:Descripción de los servicios a proveer a través del

Sistema de Gestión ÚnicaCómo se sufragarán los servicios y costos del sistemaDuración del acuerdo y proceso para enmendarloOtras disposiciones acordadas por las partes


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)Centro de Gestión Única (One Stop Center) Brinda una variedad de servicios dirigidos tanto a

desempleados como a personas empleadas bajo riesgo de perder su empleo y convertirse en trabajadores desplazados

Servicios que ofrece: Servicios Básicos Iniciales (Core Services) Servicios Intensivos Servicios de Adiestramiento Otras disposiciones acordadas por las partes

En estos tres niveles de servicios se prepara de manera paulatina a los participantes para obtener y/o retener un empleo duradero. Además, se le ofrece a los trabajadores la oportunidad de estar adiestrados con las destrezas y la información necesaria para competir en la nueva economía y los ayuda a tomar la responsabilidad de estructurar un mejor futuro.


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)Centro de Gestión Única (One Stop Center) Servicios Basicos Iniciales (Core Services)

Certificación de elegibilidad para recibir asistencia Evaluación inicial de los niveles de destrezas, aptitudes,

habilidades, y necesidades Orientación sobre los servicios disponibles a través del

sistema de Gestión Única Asistencia en búsqueda de empleo Estadísticas de información de empleo y/o adiestramientos

en el sector privado y agencias públicas Consejería sobre WIA


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)Centro de Gestión Única (One Stop Center) Servicios Intensivos

Para que una persona sea elegible a recibir servicios intensivos tiene que haber participado en los servicios básicos y no haber obtenido un empleo o retenido un empleo

Servicios: Evaluaciones especializadas Prueba diagnóstica Entrevista y evaluación (para identificar barreras que impiden empleabilidad) Desarrollo de un plan individualizado para empleabilidad Consejería de grupos Consejería individualizada Servicios de manejo de caso Servicios pre-vocacionales a corto plazo (tales como situaciones del diario vivir,

destrezas de comunicación) Empleo y consejería académica (durante su participación en el Programa y luego de

haber sido colocado en el empleo)


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)Centro de Gestión Única (One Stop Center) Servicios de Adiestramiento

Una persona que haya participado en los servicios básicos y las actividades de los servicios intensivos y aún se determina que no puede ser empleada, puede participar en actividades de adiestramiento

La determinación de la necesidad de ser adiestrado es del Centro de Gestión Única

El participante elegible para recibir adiestramiento es quien determina el proveedor de servicios que le dará el adiestramiento a través de una lista de proveedores aprobada por el Consejo de Desarrollo Ocupacional

El adiestramiento se provee a base de un sistema de “voucher” o cuenta individual por participante (individual training account”)


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)Funding WIA especifica una fuente de funding diferente para cada uno de

los clientes principales ( Jóvenes, Adultos, y Trabajadores Desplazados);

La cantidad de dinero que recibe Puerto Rico a través del Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos y las áreas locales depende de una formula;

Una vez el Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos recibe el dinero, este puede retener hasta un 15% para apoyar sus actividades en beneficio de los adultos, jóvenes y trabajadores desplazados; Proveer asistencia en el establecimiento y operación de Centros de

Gestión Única, Desarrollo u operación de sistemas de informacion gerencial, y Diseminar listas de las organizaciones que pueden proveer

capacitaciones.


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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)FundingAdemás, el Consejo de Desarrollo

Ocupacional y Recursos Humanos retiene hasta un 25% de los fondos para trabajadores desplazados para proveer servicios de respuesta rápida a trabajadores que han sido cesanteados y para cierre de plantas.


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85% Distribuido

a lasÁreas Locales

por Formula

85% Distribuido

a lasÁreas Locales

por Formula

60%Distribuido

a lasÁreas Locales

porFormula

15%Para

Actividadesdel Consejo

de Desarrollo Ocupacional

15%Para

Actividadesdel Consejo

de Desarrollo Ocupacional

15%para

actividadesdel Consejo

de DesarrolloOcupacional

25%Para respuesta

rápida del Consejode DesarrolloOcupacional

Cantidad recibida

es a base de formula

Jóvenes Adultos Trabajadores Desplazados

El flujo de “funding” es separado por programa (Jóvenes, Adultos, & Trabajadores Desplazados)

Fuente: Employment and Training Administration, y P.L. 105-220

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Trasfondo de la Ley de Inversión en la Fuerza Trabajadora (Ley WIA)• WIA especifica una fuente de funding diferente para cada uno de los

clientes principales ( Jóvenes, Adultos, y Trabajadores Desplazados);• La cantidad de dinero que recibe Puerto Rico a través del Consejo de

Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos y las áreas locales depende de una formula;

• Una vez el Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos recibe el dinero, este puede retener hasta un 15% para apoyar sus actividades en beneficio de los adultos, jóvenes y trabajadores desplazados;

– Proveer asistencia en el establecimiento y operación de one-stop centers,

– Desarrollo u operación de sistemas de informacion gerencial, y– Diseminar listas de las organizaciones que pueden proveer

capacitaciones.• Además, el Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos

retiene hasta un 25% de los fondos para trabajadores desplazados para proveer servicios de respuesta rápida a trabajadores que han sido cesanteados y para cierre de plantas.


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Elementos del Sistema de Administración Financiera

de los Fondos WIA

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business advisors TemasCategoría de costos y

actividadesContabilidad de fondosPolíticas y procedimientosConceptos básicos sobre la

distribución de costosSirviendo a Nuestros Clientes con:

“Calidad, Conocimiento y Profesionalismo”

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business advisorsCategorías de Costos y Actividades

Los fondos WIA se pueden utilizar para: Administración – Estos son los costos directos

e indirectos asociados con las funciones administrativas

Programas de Adultos – En actividades dirigidas a programas de adiestramientos de adultos

Programa de Trabajadores Desplazados – En actividades dirigidas a programas de adiestramiento de trabajadores desplazados


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Los fondos WIA se pueden utilizar para:(continuación)

Programa de JóvenesJóvenes fuera de la escuela ( no menos del 30%) – En

actividades dirigidas a jóvenes desertores escolares, o que han completado su educación secundaria pero son deficientes en sus destrezas básicas, están desempleados o son incapacitados laborales

Jóvenes en la escuela – En actividades dirigidas a completar la escuela secundaria y evitar la deserción escolar

Empleo de verano – En actividades dirigidas a oportunidades de empleo para jóvenes en el verano


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Los Costos Administrativos NO INCLUYEN los costos relacionados con la

planificación programática, negociación de los MOUs y relaciones públicas

INCLUYE los gastos generales de administración como: Contabilidad, presupuesto y finanzas Subastas y compras Administración de la propiedad Administración de recursos humanos


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Los Costos Administrativos (continuación) INCLUYEN

Salarios y beneficios marginales Coordinación de la resolución de señalamientos de auditoría,

revisiones, e investigaciones Auditoría Servicios legales generales Gastos de viaje, dieta y millaje relacionados con actividades

administrativas Monitorías fiscales y administrativas Adquisición de otros bienes y servicios para la administración El costo de sistemas de información relacionados con las funciones

administrativas de nómina, compra y propiedad, entre otros. Incluye el costo de desarrollo, compra y operación de los mismos

El desarrollo de sistemas y procedimientos administrativos


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Los Costos de Programas INCLUYE los costos directamente relacionados con el

ofrecimiento de servicios a los clientes tales como: Salarios y beneficios marginales, viajes, materiales,

utilidades, renta Busqueda de candidatos (outreach) Experiencias de trabajo Adiestramientos a la medida Adiestramientos en el empleo (OJT) Programas de adiestramiento ofrecidos por instituciones

privadas (CRT) Programas combinados


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Accountants &

business advisorsLa Contabilidad WIAConceptos GeneralesDebe cumplir con los principios

de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)

Está subordinada a las leyes y reglamentos tanto locales como federales


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Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

GASB 34El pronunciamiento número 34 se emitió en

junio de 1999 por el GASB. Este pronunciamiento establece un nuevo modelo de estados financieros básicos, incluyendo un informe de discusión y análisis gerencial, para las entidades gubernamentales


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Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

GASB 34El modelo de informe requerido por el GASB 34,

busca mejorar el aspecto operacional al proveer un cuadro más amplio. Ese cuadro más amplio comprende la presentación de lo siguiente: Informe de Discusión y Análisis Gerencial Perspectiva Dual en la Preparación de los Estados

Financieros Información Suplementaria Requerida Infraestructura


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Definición General de Costo Permisible

En general para un costo ser permisible el mismo debe poseer las siguientes características:

Ser necesario y razonable Ser asignable Ser autorizado por la ley federal y local Debe recibir un trato consistente Debe estar bien documentado


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Accountants &

business advisorsCode of Federal Regulations

Describen lo que constituye un apropiado sistema para el manejo y contabilidad de los fondos WIA

29 CFR 97 – Uniform Administrative Requirements for Grants and Cooperative Agreements to State and Local Governments

29 CFR 95 – Grants and Agreements with Institutions of Higher Education, Hospitals, and Other Non-Profit Organizations, and with Commercial Organizations


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Accountants &

business advisors 29 CFR 97.20 (b)2. Registros ContablesSe mantendrán registros donde se

identifiquen adecuadamente los fondos WIA. Estos registros deben mantener información sobre las asignaciones, obligaciones, balances no obligados, activos, pasivos, erogaciones e ingresos


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Accountants &

business advisors 29 CFR 97.20 (b)3. Controles InternosSe mantendrá un control efectivo y

responsable sobre el dinero, la propiedad y otros activos. Los recipiendarios y sub-recipiendarios deben salvaguardar la propiedad y asegurarse de que la misma se utiliza solamente para los propósitos autorizados


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Accountants &

business advisors 29 CFR 97.20 (b)4. Controles PresupuestariosLas erogaciones (expenditures) reales

deben ser comparadas con lo presupuestado

La información financiera debe ser interrelacionada con indicadores de ejecución y productividad


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Accountants &

business advisors 29 CFR 97.20 (b)5. Controles PermisiblesSe seguirán los principios de costos

promulgados por el OMB, los reglamentos de WIA y los términos del contrato de delegación de fondos para determinar la razonabilidad, permisibilidad, y asignabilidad de los costos


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Accountants &

business advisors 29 CFR 97.20 (b)6. DocumentaciónLos registros de contabilidad tienen que

estar apoyados por documentación de origen como cheques cancelados, facturas pagadas, nóminas, tarjetas o registros de asistencia, contratos, etc.


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business advisors 29 CFR 97.20 (b)7. Manejo de EfectivoDeben haber procedimientos para

minimizar el tiempo entre el recibo de los fondos y su desembolso final. Estos procedimientos deben ser cónsonos con los requerimientos del 31 CFR 205


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Accountants &

business advisorsLa Distribución de Costos

Existen dos tipos de costos:

Costos DirectosCostos Compartidos


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Costos DirectosSe incurren con un propósito particular que

redunda en beneficio de un solo fin administrativo o programático

La totalidad del costo es asignable o identificable con ese fin

Puede ser cualquier concepto de costo; salarios, seminarios, materiales, compra de equipo, etc.


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Costos CompartidosEl costo es asignable a más de un programaLa naturaleza del costo compartido puede ser

similar a la de un costo directoEl costo compartido beneficia a más de un

programaUn costo compartido no tiene que beneficiar a

todos los programas existentes


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Costos Compartidos (continuación) El proceso de contabilizar el costo como un costo directo

resulta oneroso o impráctico Siempre que sea adecuado, se deben preferir los costos

directos en vez de los costos compartidos Los costos compartidos deben documentarse de igual

manera que los costos directos. Por ejemplo: los salarios y beneficios marginales tienen que estar respaldados por las nóminas

Costos Compartidos y Costos Indirectos no son lo mismo


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Accountants &

business advisorsPlanes de Distribución de Costos

Qué es un Costo Indirecto El Costo Indirecto es una categoría de costo permisible Es el reembolso del apoyo administrativo que ofrece un

municipio o agencia en beneficio de los diferentes programas: Recursos Humanos Nómina Compras y Subastas Manejo de la Propiedad Otros


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Accountants &

business advisorsPlanes de Distribución de Costos

Qué es un Costo Indirecto (continuación) Requiere de la preparación de un Plan de Costos

Indirectos Requiere de una negociación con el Gobierno Federal Requiere de una carta de aprobación Requiere de una facturación Es un costo más, no un costo adicional Tiene que presupuestarse como una partida de

administración


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Accountants &

business advisorsLa Distribución de los Costos

Cuando se incurren en costos compartidos (esto es benefician a más de una actividad o programa) los mismos deben ser distribuidos entre las actividades o programas beneficiados


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Accountants &

business advisorsLa Distribución de los Costos

Para que un costo sea distribuido este debe: Ser razonable y necesario Cumplir con las limitaciones impuestas en el contrato de otorgación y

las cartas circulares y las políticas de costos internas Ser cónsono con los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados Ser tratado consistentemente a través del tiempo Recibir un trato consistente con las políticas y procedimientos

establecidos para su distribución (ej. No cambiar las bases estadísticas a menos que ocurra un cambio que lo justifique)

No ser utilizado para parear o sustentar costos de otro programa simultáneamente

Estar adecuadamente documentado Estar libre de descuentos


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¿Por qué la OficinaAudita los Fondos WIA?

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¿Por qué la Oficina Audita los fondos WIA?Ley de Municipios Autónomos de Puerto RicoArticulo 2.001 Poderes MunicipalesInciso (p) Los Municipios pueden crear organismos intermunicipales que permitan

a dos o más municipios a desarrollar actividades o servicios conjuntamente

Para ello se necesita un convenio entre municipios con la aprobación legislativa municipal de por lo menos 2/3 partes

El ente que se crea es un consorcio el cual tendrá existencia y personalidad jurídica propia, separada del municipio a tenor con lo dispuesto para las sociedades en el Código Civil de Puerto Rico de 1930

Las operaciones con servicios intermunicipales estarán sujetos a la auditoria de la Oficina del Contralor de Puerto Rico


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¿Quiénes mas auditan los fondos

WIA y porque?

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Los Auditores Externos a través de la realización de un Single Audit

El Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos a través del proceso de monitoria de campo (On site monitoring)

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Los Auditores Externos a través de la realización de una Auditoría Simple (Single Audit)

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¿Cuándo se requiere a una entidad que gasta fondos WIA realizar una auditoría simple?

Requerimientos específicos Auditoría de programa específico Frecuencia Costos Sanciones Responsabilidades Selección del auditor Fechas límites para la realización y

envío de informes de auditoría Responsabilidades del auditor Reportes a ser emitidos Papel del Consejo de Desarrollo

Ocupacional y Recursos Humanos (pass through entity) con relación a la auditoría simple


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Requerimientos específicos:Toda entidad que gaste $500,000 o más en fondos

federales en un año fiscal tiene que llevar a cabo una auditoría simple bajo los requerimientos de la Circular A-133

La auditoría simple tiene que ser llevada a cabo de acuerdo a los Principios de Auditorías Gubernamentales y debe cubrir todas las operaciones de la entidad, específicamente sus estados financieros y el Detalle de Erogaciones de Asistencia Federal, los cuales deben cubrir el mismo año fiscal


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Auditoría de programa específico:Una entidad que gaste $500,000 o más al año

en fondos federales podría elegir una auditoría de programa específico en vez de una Auditoría Simple bajo las disposiciones de la Circular OMB A-133 si cumple con los siguientes criterios: (a) la entidad gasta fondos federales bajo un solo programa federal, excluyendo investigación y desarrollo, y (b) las leyes, regulaciones o requerimientos del “grant” no requieren una auditoría financiera de la entidad


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Frecuencia de las AuditoríasLa Circular A-133 requiere el

que se realicen auditorías simples anualmente


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Costos de la Auditoría: EL costo de una auditoría simple llevada a cabo de

acuerdo a la Circular A-133 es un costo permisible y adjudicable a los fondos federales

Sin embargo, las entidades no podrán cargar los siguientes costos de auditoría a los fondos federales: El costo de cualquier auditoría de una entidad

requerida por las enmiendas del 1996 de la Ley de Auditoría Simple no realizada de acuerdo a la Circular A-133

El costo de auditar una entidad que haya gastado menos de $500,000 durante el año fiscal en fondos federales y que por esta razón está exenta de realizar una auditoría simple bajo la Circular A-133


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Sanciones: Una entidad no podrá cargar los costos de auditoría a los

fondos federales cuando ésta no ha sido llevada a cabo de acuerdo a la Circular A-133. Cuando una entidad demuestra continuamente incapacidad o falta de deseo de realizar la auditoría simple de acuerdo a la Circualr A-133, la agencia federal y el “pass-through entity”, si alguno, podrían imponer las siguientes sanciones: Retener un porciento de los fondos federales delegados

hasta que la auditoría sea completada satisfactoriamente; Suspender los fondos federales hasta que la auditoría sea

realizada; y Terminar el “grant agreement” y/o el contrato de delegación

de fondos.


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Responsabilidades de la entidad auditada: Las responsabilidades de la entidad a ser auditada con relación a una

auditoría simple son: Preparar los estados financieros para el año fiscal a ser auditado Preparar el detalle de erogaciones de fondos federales para el año a

ser auditado. El detalle debe incluir: El nombre XXXXXXXXXX y su número de identificación El total de las erogaciones para cada programa de asistencia

federal y el número de catálogo (CDFA) Notas que describan las políticas de contabilidad significativas

que fueron utilizadas en la preparación del detalle Preparar el detalle resumen de los señalamientos de auditorías

anteriores Preparar el plan de acción correctiva Darle seguimiento a los señalamientos de auditoría hasta que éstos

sean corregidos


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Selección del auditor: El “Yellow Book” es su capítulo 3 (Reglas Generales) secciones 3.31 a la 3.36 de

las normas establece que cualquier auditor que haga auditorías de gobierno bajo las disposiciones de los principios de Auditoría Gubernamental tiene que tener funcionando un sistema interno de control de calidad y haberse sometido a una revisión de éste

La Carta Circular Número 1300-14-96 emitida por el señor Secretario de Hacienda el 29 de marzo de 1996 a los Secretarios de Gobierno, Directores de Dependencias, Alcaldes y Directores de Corporaciones Públicas del Gobierno de Puerto Rico dispone que en todo contrato que se formalice con individuos o firmas de contadores públicos autorizados en calidad de auditores externos, debe establecerse una cláusula en la cual se les requiera pertenecer a un programa de revisión (“Peer Review Program”)

Finalmente, el Reglamento Revisado Sobre Normas Básicas Para los Municipios de Puerto Rico, en su capítulo 10 (Contratación de servicios de auditoría externa de los Municipios de Puerto Rico) dispone que el auditor que pretenda entrar en un contrato para llevar a cabo una auditoría de un municipio tiene que someter evidencia de que pertenece a uno de los programas de control de calidad auspiciados por el Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico


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Selección del auditor (continuación): Además, la Circular A-133 establece que al solicitar propuestas

para servicios de auditoría, los objetivos y alcance de la auditoría deben establecerse claramente. Además, se deben considerar los factores siguientes cuando se evalue cada propuesta de servicios de auditoría: Que la propuesta esté en conformidad con los requerimientos del “request for

proposal”; Que el auditor posea la experiencia apropiada para llevar a cabo la auditoría; Que el auditor tenga disponibilidad de personal con las calificaciones profesionales

y habilidades técnicas necesarias para llevar a cabo la auditoría; El resultado de la revisión más reciente del sistema de control de calidad del auditor;

y Precio


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Fechas límites para la realización y envío de informes de auditoría:

Bajo la Circular OMB A-133 la auditoría debe ser completada y el “package” de “single audit” junto con el “Data Collection Form” debe ser sometido por la entidad al “Federal Audit Clearinghouse” y su(s) (“pass-through entity(ies)”) no más tarde de 30 días después de recibir los reportes del auditor, pero no más tarde de nueve (9) meses después de haber concluido el año fiscal auditado


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Responsabilidades del auditor: Determinar si los estados financieros de la entidad están presentados justamente

en todo aspecto material en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados;

Determinar si el Detalle de Erogaciones de Fondos Federales está presentado justamente en todos sus aspectos materiales con relación a los estados financieros de la entidad como un todo;

Probar los controles internos para determinar su cumplimiento con los requerimientos de auditoría financiera de los Principios de Auditoría Gubernamental;

Planificar y llevar a cabo pruebas de control interno de los fondos federales para sustentar un nivel bajo de riesgo de control para las afirmaciones relevantes a los requerimientos de cumplimiento de los fondos federales; y

Darle seguimiento a los señalamientos de años anteriores


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Reportes a ser emitidos: Reportes separados o combinados Opinión sobre los estados financieros de la entidad Opinión sobre el Detalle de Erogaciones de Fondos Federales Opinión de control interno con relación a los estados financieros y los fondos

federales (“major program”) Reporte sobre el cumplimiento con leyes, regulaciones y provisiones

contractuales o acuerdos de asistencia federal, que en el caso de no cumplimiento podría tener un efecto material en los estados financieros. Este reporte también debe incluir una opinión sobre el cumplimiento o no con leyes, regulaciones y provisiones contractuales o acuerdos de asistencia federal que podría tener un efecto material en los fondos federales (“major program”)

Detalle de Señalamientos y Costos Cuestionados “Data Collection Form”


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Papel del “pass-through entity” con relación a la auditoría simple:

Además de llevar a cabo su propia auditoría simple el “pass-through entity”tiene que: Informar a sus subrecipientes del título y número de CFDA y el nombre de la

agencia federal que provee la asistencia; Avisar a sus subrecipientes de requerimientos impuestos por las leyes, las

regulaciones y provisiones contractuales o acuerdos de delegación de fondos sobre ellos, así como también aquellos requerimientos suplementarios establecidos por el “pass-through entity”;

Monitorear las actividades de los subrecipientes para asegurarse que los fondos federales se utilicen para los propósitos autorizados en cumplimiento con la ley, la regulación y las provisiones de los contratos de delegación de fondos;


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Papel del “pass-through entity” con relación a la auditoría simple

(continuación): Además de llevar a cabo su propia auditoría simple el “pass-through entity” tiene

que: Asegurarse de que las entidades lleven a cabo una auditoría simple de acuerdo a la

Circualr A-133;

Emitir una decisión gerencial sobre los señalamientos de auditoría no más tarde de seis (6)

meses después de recibir los informes de “single audit” del subrecipiente y el asegurarse

de que el subrecipiente tome las acciones correctivas apropiadas y en un tiempo

razonable;

Considerar si las auditorías de los subrecipientes necesitan ajustes a base de los propios

registros del “pass-through entity”; y

Requerir a cada subrecipiente el permitir, a personal del “pass-through entity” y auditores,

el acceso a sus registros contables y estados financieros según sea necesario para que el

“pass-through entity” pueda cumplir con la Circular A-133.


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El Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos a través del proceso de monitoria

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En el caso de Puerto Rico el Consejo de Desarrollo Ocupacional

y Recursos Humanos es el recipiente de los fondos WIA. A su

vez los Consorcios Municipales (Áreas Locales) son los sub-

recipientes del Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos

Humanos

La Circular A-133 establece que el recipiente de los fondos (WIA)

deberá monitorear las actividades financieras y programáticas

de cada uno de los subrecipientes. El propósito de monitorear a

los subrecipientes es el asegurarse que las ejecutorias de estos

sean conducentes a que el recipiente pueda cumplir con los

requerimientos federales


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La gran mayoría de las monitorias

de las Áreas Locales (Consorcios)

son sub-contratadas por el Consejo

de Desarrollo Ocupacional y

Recursos Humanos a firmas de

Contadores Públicos Autorizados


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Aunque, en general el programa de monitoría utilizado por

las firmas de CPA es un resumen de los requisitos de

cumplimiento que establece la Circular A-133 en su

Compliance Suplement también estos consideran las

siguientes Circulares al momento de preparar los

formatos para sus pruebas: Circular A-21, A-87, A-110, A-

122.

A continuación el orden de procesos que típicamente se

dan al momento de realizar las monitorías


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El Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos a través del proceso de monitoriaSección Administrativa de los papeles del monitor

Hoja de control proceso de monitoría – Este es un formato utilizado para tener un

control del proceso de las monitorías. El mismo se divide en varias áreas tales

como: Conferencia de entrada, Trabajo de campo, Revisión del trabajo de campo,

Preparación del informe de monitoría preliminar, entre otras

Conferencia de Entrada – La intención de esta conferencia de entrada es discutir

con los representantes del Área Local los propósitos de la Monitoría y la

información necesaria para llevarla a cabo. Además, indicar la fecha de comienzo

y el tiempo aproximado de duración

Conferencia de Salida – Una vez terminados los procesos de monitoría y

preparado el informe preliminar se realiza una reunión con los representantes de

las Áreas Locales y se discuten los hallazgos encontrados. Además, los

representantes de las Áreas Locales pueden reaccionar ante los hallazgos. Estos

a su vez deben indicar la fecha en la cual someterán ante el Consejo de Desarrollo

Ocupacional y Recursos Humanos el correspondiente Plan de Acción Correctiva


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Sección Información General Contrato y enmiendas – La utilización de estos documentos son el punto de

partida de la monitoría. Estos proveen los términos específicos de la delegación

de fondos y un marco de referencia; el cual incluye las condiciones específicas

por las cuales las Áreas Locales deben manejar los fondos WIA, tanto en lo

referente al área financiera como al área programática

Propuesta – La propuesta sometida por el Área Local al Consejo de Desarrollo

Ocupacional y Recursos Humanos para el año examinado ayuda a identificar la

composición del Área Local, presupuesto, y actividades planificadas, entre otras

cosas. El contenido de la propuesta es utilizado en varias de las pruebas de

cumplimiento ha realizarse como parte de la monitoría entre las que se

encuentran: Earmarking, Core Components, y Amarre entre Informes mensuales,

Trimestrales, y Registros de Contabilidad


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Sección Información General (continuación) Presupuesto aprobado – Este documento ayuda a conocer de

qué forma fueron distribuídos finalmente los fondos WIA

Schedule of Federal Awards (SFA) – El monitor solicita los

estados financieros auditados. El propósito es verificar si los

fondos WIA fueron incluidos en el SFA. La cantidad que

presenta el SFA debe comparar con la cantidad que presentan

los registros contables del Área Local. Otro propósito es

verificar si los fondos WIA fueron auditados y si fueron

seleccionados como Major Programs y ver si hubo algún tipo de

señalamiento de auditoría


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Sección Información General (continuación)

Plan de costos indirectos (si aplica) – Este plan

es examinado por el Monitor en aquellos casos

donde el informe mensual de gastos presente

un balance en la partida de costos indirectos.

La razón para solicitarlo es confirmar que la

cantidad cargada al programa WIA es correcta y

está de acuerdo al mismo


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Sección Requerimientos de Cumplimiento Programa de Monitoría – El programa de monitoría detalla todos

los requerimientos de cumplimiento de la Circular A-133

aplicables al programa WIA

Narrativa de control interno – Esta narrativa describe cuales son

las actividades de control interno que posee el Área Local para

manejar los fondos recibidos. A raíz de la información de control

obtenida el monitor puede identificar deficiencias y la

posibilidad de que el Área Local, por alguna debilidad de

control, pueda estar incumpliendo con algún requerimiento

federal


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El Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos a través del proceso de monitoriaSección Requerimientos de Cumplimiento (continuación)

Prueba de Desembolso (“Allowable Activities, Allowable Cost and Equipment, Real Property

Management”) – Esta prueba es para evaluar que el Área Local haya desembolsado los fondos

WIA de acuerdo al criterio de cumplimiento

Prueba de Manejo de Efectivo – Esta prueba normalmente está compuesta por dos áreas. La

primer área es la que está relacionada con los balances bancarios disponibles y la segunda es la

que está relacionada con las peticiones de fondos. En lo que respecta a la primer área, el

auditor solicita las reconciliaciones bancarias, estados de banco, lista de cheques en tránsito y

chequera de la cuenta WIA. El propósito es determinar cual fue el balance disponible que el

Área Local mantuvo en la cuenta de banco del programa WIA. El Área Local debe mantener un

balance cero y además tiene 5 días calendario para desembolsar las peticiones de fondos

recibidas. Con relación al área de peticiones de fondos se solicitan todas las peticiones de

fondos para el año programa examinado. El propósito es, poder identificar por cantidad cuando

la petición fue transferida a la cuenta de banco. Además, el determinar si todas las peticiones

de fondos fueron propiamente transferidas a la cuenta de banco del programa


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Sección Requerimientos de Cumplimiento (continuación)

Análisis de “Earmarking” – Este análisis identifica la cantidad máxima que el Área

Local puede cargar al presupuesto de WIA por partida de gastos administrativos.

Al realizar esta prueba el monitor examina los registros de contabilidad y verifica

si al crear las cuentas, éstas fueron divididas en lo que correspondía a gastos

administrativos y lo que correspondía a servicios directos. Si las cuentas fueron

creadas de esta forma el monitor normalmente obtiene de estos registros el monto

total del gasto para el año monitoreado de todas las cuentas identificadas como

gastos administrativos y determinar si la cantidad de estos gastos cumple con

este requerimiento de cumplimiento del programa WIA. Si el Área Local no

segregó las cuentas en administrativo y servicio directo normalmente el monitor

va a los registros de contabilidad del presupuesto para buscar evidencia del

cumplimiento con el requerimiento


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Sección Requerimientos de Cumplimiento (continuación)

Análisis de Reportes – En este análisis se seleccionan Informes

Mensuales de Gastos, Informes de Ejecución Programática, y

Financial Status Reports – Forma 269. El análisis consiste en

solicitar al Área Local cuando estos reportes fueron enviados al

Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos para

determinar si fue dentro del periodo establecido en el contrato

de delegación de fondos y la reglamentación federal. La

evidencia para validar la fecha de envió podrían ser hojas de

trámite indicando los reportes que se está enviando,

confirmaciones de fax, correo certificado entre otras


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Sección Requerimientos de Cumplimiento (continuación) Prueba de Elegibilidad de Participantes – En este análisis se seleccionan

participantes de los programas WIA para determinar si estos cumplen con los

criterios de elegibilidad

Prueba de “Core Components” – En este análisis se busca determinar si el Área

Local esta cumpliendo con la Propuesta sometida al Consejo de Desarrollo

Ocupacional y Recursos Humanos para el año programa evaluado

Amarre entre los Informes Mensuales de Gastos, Informes de Ejecución

Programática, y Financial Status Reports – Forma 269, y la contabilidad del Área

Local – Este amarre provee la seguridad de que los gastos presentados por el

Área Local son completamente correctos. Además el corroborar la exactitud de

los gastos en cada una de las Áreas Locales proveerá una base fiable para cuando

se este evaluando los registros de contabilidad e informes trimestrales que

somete el Consejo de Desarrollo Ocupacional y Recursos Humanos al

Departamento del Trabajo y Recursos Humanos Federal


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Los papeles de trabajo del auditor externo que realiza un Single Audit

y su posible utilización por los auditores de la Oficina al realizar su propia auditoria

de los fondos WIA

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Los papeles de trabajo del Auditor ExternoÁreas de posible interés:

Evaluación de controles internos

Evaluación de Leyes y Regulaciones que tengan un

impacto material en los estados financieros

Evaluación con los requerimientos de cumplimiento por

parte de los programas mayores

Seguimiento a señalamientos de auditorias anteriores


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Los papeles de trabajo del Auditor Externo

Evaluación de controles internos:

Se da a dos niveles de evaluación A nivel de toda la entidad como parte

de la auditoria de los estados

financieros

A nivel de los programas mayores


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Evaluación de controles internos a

nivel de la entidad:

Se da como parte del proceso de

identificar los riesgos de que

existan errores materiales en los

estados financieros de la entidad


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El control interno es un proceso diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones• Fiabilidad de la informacion financiera• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables


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El control interno consiste de los siguientes cinco componentes:

• Entorno de control• Evaluación de riesgos• Actividades de control• Información y comunicación• Monitoreo


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Los papeles de trabajo del Auditor ExternoEvaluación de controles internos a nivel de los programas

mayores:

La evaluación tiene que ser suficiente para apoyar una

determinación de un nivel bajo de riesgo de control para

los programas mayores

La Circular A- 133 requiere al auditor externo planificar y

ejecutar pruebas de control interno de los programas

mayores que apoyen un nivel bajo de riesgo de control

para las aseveraciones relevantes a los requerimientos de

cumplimiento de los programas mayores


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Los papeles de trabajo del Auditor ExternoEvaluación de Leyes y Regulaciones que tengan un impacto

material en los estados financieros

La auditoria tiene que ser diseñada para que provea certeza

razonable de detectar irregularidades materiales y actos ilegales

que tengan un efecto directo y material en los montos de los

estados financieros

Además, el auditor debe diseñar la auditoría para que provea

certeza razonable de detectar errores materiales que resulten del

incumplimiento con las provisiones con grant agreements con

un efecto directo y material en la determinación de los estados

financieros


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Los papeles de trabajo del Auditor ExternoEvaluación con los requerimientos de cumplimiento por

parte de los programas mayores:• Requerimientos administrativos• Actividades permisibles y no permisibles• Costos permisibles/Principios de costos• Administración del efectivo (Cash Management)• Elegibilidad• Administración de equipo y propiedad inmueble• Pareo, nivel de esfuerzo, y Earmarking• Periodo de disponibilidad de los fondos federales• Procesos de licitación, ySuspension y Debarment• Ingreso de Programa


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Seguimiento a señalamientos de auditorias anteriores Se da a dos niveles:

A nivel de Libro Amarillo

A nivel de la Circular A-133


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