Corporación Universitaria J. Emilio Valderrama

Como optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros

Presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de

Medellín

Elliot F. Ramírez G.

CC. 1039448190

Lucas García Arboleda

CC. 1037579906

Este trabajo será publicado bajo el siguiente título y link:

WELEAN – UNISABANETA- Como optimizar los tiempos de respuesta en el

trámite de Registros Presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social y Familia

de la Alcaldía de Medellín

09 Diciembre de 2015

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ContenidoIntroducción..............................................................................................................4

Objetivos..................................................................................................................5

Objetivo General...................................................................................................5

Objetivos Específicos............................................................................................5

Hipótesis...................................................................................................................6

Fundamentos...........................................................................................................7

Lean Manufacturing..............................................................................................7

Las 5S’s................................................................................................................8

Jidoka....................................................................................................................9

Poka Yoke.............................................................................................................9

Método...................................................................................................................10

Diagrama de Ishikawa.........................................................................................10

VSM....................................................................................................................11

Metodología........................................................................................................12

Cronograma...........................................................................................................13

Conclusiones..........................................................................................................14

Recomendaciones..................................................................................................15

Bibliografía.............................................................................................................16

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Introducción

Las Operaciones comprenden todas las actividades de la empresa necesarias

para la prestación del servicio (o producto) en la cantidad, momento y lugar que el

cliente desea, y de la manera más eficiente posible. En concreto, en este ámbito

de Operaciones y cadena de suministro, hay que aprovechar esa oportunidad para

mejorar hacia procesos más delgados; esto no significa una reducción drástica de

gastos, sino una manera más inteligente e innovadora de hacer el trabajo y de

coordinar las acciones de todos nuestros recursos.

Con este trabajo se pretende con la información presente y de cada proceso

aplicar en el flujo general la metodología de Lean Manufacturing y las 5S con el

fin de lograr un flujo óptimo.

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Objetivos

Objetivo General

Optimizar los tiempos en el trámite de Registros Presupuestales en la Secretaria

de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de Medellín, a través de la metodología

5S y Lean Manufacturing

Objetivos Específicos

Identificar en el proceso actual con el diagrama de Ishikawa los puntos problema

del trámite de registros presupuestales.

Analizar el impacto que tendría el trámite de registros presupuestales al aplicar la

metodología de las 5S y Lean Manufacturing.

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Hipótesis

En este trabajo se plantea aplicar la metodología de las 5S, una cadena de valor

esbelta y el método jidoka – poka yoke en el trámite de registros presupuestales

buscando así desechar los pasos que no generan valor y/o son innecesarios y así

optimizar el proceso.

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Fundamentos

Lean Manufacturing

Lean Manufacturing es “una filosofía /sistema de gestión sobre cómo operar un

negocio”, permitiendo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y el envío del

producto, mejorando la calidad y reduciendo los costos.

El objetivo de Lean es desarrollar una cultura hacia una organización más eficiente

mediante unos cambios en los procesos del negocio con el fin de incrementar la

velocidad de respuesta por medio de reducción de desperdicios, costes y tiempos.

Por lo cual aplica perfectamente para el caso de la Secretaria de Inclusión Social y

Familia que busca optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros

Presupuestales

El pensamiento Lean es una filosofía que evoluciona permanentemente, debido al

aprendizaje que se va adquiriendo sobre la implementación y adaptación de las

diferentes técnicas a los diferentes productos y/o servicios. Es por esto que es un

CULTURA que empieza y no acaba; es una transformación duradera y sostenible,

que añade valor a las personas y sus organizaciones.

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Las 5S’s

Las 5S’s son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una

de las cinco fases que componen el método: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y

Shitsuke. El objetivo de este es mantener y mejorar las condiciones de

organización, el orden y limpieza, así como mejorar las condiciones de trabajo,

seguridad, clima laboral, motivación personal y eficiencia. Conceptos que

continuamente aplicados a la gestión y administración del puesto de trabajo

conduce a un proceso de mejora continua, consiguiendo mejorar la productividad,

competitividad y calidad en las organizaciones. Todo ello a través de un cambio en

la cultura de trabajo, mediante la práctica planificada de los conceptos básicos de

la calidad total.

La implantación del método de “las 5S” no requiere de conocimientos en particular

ni elevadas inversiones financieras; pero si supone un pilar básico para edificar un

proceso de mejora continua firme y duradera, ya que proporciona los medios para

generar sitios más productivos, seguros y agradables, donde se elaboran

productos y servicios de mayor calidad.

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Jidoka

La palabra jidoka se refiere a "la automatización con un toque humano", en

contraposición a una máquina automática que sólo se mueve bajo la vigilancia

y supervisión de un operador. Este concepto tiene sus orígenes en el telar

automático inventado en 1896 por Sakichi Toyoda fundador de Toyota.

Jidoka permite que el proceso tenga su propio autocontrol de calidad. Así, por

ejemplo, si existe una anormalidad durante el proceso, este se detendrá ya sea

automática o manualmente, impidiendo que las piezas defectuosas avancen en el

proceso. Todo lo contrario a los sistemas tradicionales de calidad, en los cuales

las piezas son inspeccionadas al final de su proceso productivo. Jidoka mejora la

calidad en el proceso ya que solo se producirán piezas con cero defectos.

Poka Yoke

Este concepto fue desarrollado por Shigeo Shingo en los años 60 quien lo

desarrolló ampliamente en la empresa Toyota. El término Poka Yoke significa "a

prueba de errores" y viene de las palabras japonesas "poka" (error inadvertido) y

"yoke" (prevenir).

La finalidad de los dispositivos Poka Yoke son detectar fallas antes de que

sucedan.

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Método

Diagrama de Ishikawa

10

Tramite de

Registros

Presupuestales

Método Mano de Obra

Maquinaria Medio Ambiente

Materiales

Incumplimiento de tareas

Poca comunicación entre procesos

Sistema caídoBajo rendimiento

Exceso procesos

Datos erróneos

Falta de Insumos

Falta de conocimiento

VSM

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Metodología

Se implementó el método de las 5S luego de realizar el VSM inicial, de este se

evaluaron todos y cada uno de los procesos, en los cuales se minimizo los

tiempos de transporte, se eliminaron los almacenamientos pues estos llevaban a

pérdida de los documentos y reproceso, se eliminaron las inspecciones pues estas

conllevaban tiempos de respuesta demasiado lentos obteniendo así como

resultado un VSM Mejorado.

Actualmente se adelanta un proceso paso a paso en el cual se está

implementando en la primera parte la VSM mejorada como se muestra a

continuación:

En este reducimos parte del tiempo inicial de inspección y se agregaron alertas a

lo largo del proceso para hacerlo más eficiente.

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Cronograma

N

oActividad

Tiempo

Diciembre Responsabl

e7 8 9 1

0

1

1

1

2

1 Definición Problema Lucas GarcíaElliot Ramírez

2 Diseño Avance 1: Detección del problema

Lucas GarcíaElliot Ramírez

3 Entrega por vía mail Avance 1 Lucas García

4 Revisión Bibliográfica Lucas García

5 Elaboración Final del proyecto Lucas GarcíaElliot Ramírez

6. Entrega final Lucas GarcíaElliot Ramírez

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Conclusiones

En el VSM inicial encontramos como los tiempos improductivos en el

tramite re un Registro Presupuestal nos llevaba 7 días contra el tiempo

productivo del proceso de 2 días y medio.

El tiempo de proceso es de 10 dias teniendo un 74% de tiempo muerto y

26% de tiempo productivo; Actualmente se ha mejorado los primeros 4

procesos reduciendo los 2 pasos de Inspeccion iniciales y pasando a un

tiempo muerto de 66,6% y un tiempo productivo de 33.4%, se continua

trabajando para tener el VSM ideal.

La metodología planteada de las 5S y Lean Manufacturing reducen

ostensiblemente los tiempos evitando la perdida de los mismos y el

excesivo transporte, inspección y almacenamiento del formato de registro

presupuestal.

La implementación de estas herramientas conlleva al aumento de la

productividad, teniendo así tiempos óptimos de respuesta.

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Recomendaciones

Para el buen funcionamiento de la nueva VSM se requiere del compromiso

de todos los empleados que participan en el proceso cumpliendo sus

funciones.

La aplicación de la metodología en todas las áreas de la Secretaria de

Inclusión Social y Familia pues tanto en la Subsecretaria técnica como en la

Subsecretaria de grupos poblacionales existen procesos de: Certificados de

disponibilidad Presupuestal (CDP), facturas de convenios, fichas EBI y

estadísticas de los diferentes programas los cuales tienen muchos procesos

y no se han depurado.

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Bibliografía

Publicación WEB https://www.medellin.gov.co/irj/portal/ciudadanos?

NavigationTarget=navurl://ba4fdd470236ebeda280448234b82e67

Publicación WEB http://www.leansolutions.co/conceptos/lean-manufacturing/

Publicación WEB http://www.caletec.com/consultoria/lean/

Publicación WEB https://sistemasvd.wordpress.com/2009/09/28/metodo-de-las-5-s

%E2%80%99/

Publicación WEB http://www.monografias.com/trabajos28/cadena-de-valor/cadena-de-

valor.shtml

Publicación WEB https://calidadgestion.wordpress.com/tag/diagrama-espina-de-pescado/

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