webinario: despliegue agil de gestion de proyectos (ppm)
TRANSCRIPT
Despliegue ágil de gestión de proyectos (PPM)
Daniel PiretCEO – ITM [email protected]
Sabrina BoadoMarketing Manager– ITM Platform
¿Por qué ofrecemos este webinario?
Implantación en 300+ organizaciones : éxitos y fracasos
Porque ITM Platform se diferencia ofreciendo:
Un sistema que facilita la adopción
Permite empezar a trabajar en el mismo día
No exige consultores
Todas las prestaciones PPM
Un precio accesible para cualquier organización
La clave está en la gestión del cambio
La herramienta es necesaria, no suficiente
Page 3Page 3Page 3
Despliegue PPM como un proyecto ágil0
General Grado de m
adurez
Medio
Alto
Solicita tu plantilla Kanban de despliegue
Diseño de la organización
❶
Page 5Page 5Page 5
¿Decide qué se unifica y centraliza?
1
General
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Grado de m
adurez
Criterios de aprobación Tarifas proveedores / costes estándar Formatos de documentos
Tipos de proyecto y terminología Criterios de seguimiento Gestión de recursos Reportes
Pla
ntill
a IT
M P
latfo
rm
Primero el “qué” y luego el “cómo”
Page 6Page 6Page 6
¿Agile, Predictivo (Gantt)… o ambos? 1
General
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Grado de m
adurez
La metodología ágil maneja muy bien la incertidumbre La metodología predictiva maneja muy bien la
certidumbre Ambas deben seguirse y medirse por igual La dináminas son muy diferentes, requiere Project
Managers que se sepan adaptar Ambas pueden –y deben- coexistir en un solo portfolio
Page 7Page 7Page 7
Competencias del Project Manager 1
Nivel medio
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Seguimiento de avance Seguimiento económico Compras / ingresos Riesgos Comunicaciones del proyecto Asignación de recursos
Pla
ntill
a IT
M P
latfo
rm
Page 8Page 8Page 8
¿Hace falta una Oficina de Proyectos (PMO)?
1
Nivel alto
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Grado de m
adurez
Grado de madurez Nivel de caos Complejidad organizativa Naturaleza del negocio Interdependencia de proyectos Jefes de proyecto Alineamiento estratégico
Una PMO permite lograr niveles de coordinación que no se pueden lograr fácilmente con una organización al uso.
Una PMO ofrece foco estratégico.
Page 9Page 9Page 9
Metodologías y marcos metodológicos
1
Nivel alto
Estandarización de procesos Modelos existentes G
rado de madurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
¿Mejores prácticas o prácticas estándar?
Gestión del cambio
❷
Page 11Page 11Page 11
Definir un impulsor
2
General
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
El impulso de la gestión por proyectos debe venir de la dirección.
El despliegue tiene que tener un líder.
Si no cuentas con los puntos anteriores, ni lo intentes: la resistencia de la organización impedirá que se tenga éxito.
Logra el apoyo de la dirección antes de dar cualquier paso
Page 12Page 12Page 12
Enfoque Top-Down (efecto “pinza”, parte 1)
2
General Obligatoriedad Modelos control Seguimiento por reportes
Riesgos Documentos Presupuestos Avance…
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Top Down
Bottom up
Ninguna reunión de seguimiento sin infomación homogénea y registrada en el sistema
Page 13Page 13Page 13
Enfoque Bottom-Up (efecto “pinza” parte 2)
2
General Evangelización Capacitación Escucha activa Realidad
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Top Down
Bottom up
“PPM es obligatorio, pero porque aporta valor a tu trabajo”
Page 14Page 14Page 14
Empieza con viento a favor
2
General
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Escoge bien tu primer movimiento.
Personas bien formadas, afines.
Proyectos sensibles a la buena organización.
Mide bien los resultados para poder comparar.
“Asegura que vas a tener éxito en tus primeros pasos eligiendo bien el contexto”
Page 15Page 15Page 15
Devuelve algo de lo que obtienes
General A la Dirección Vista portafolio A Project Managers Plan, control, recursos A Team Members Colaboración, visibilidad A Stakeholders Información
2
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Todos han de ver beneficios en PPM
Page 16Page 16Page 16
Best Performers
2
Nivel medio
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Grado de m
adurez
Destaca aquellos que tengan mejor participación
Empieza con aquellos más “a favor”
Fomenta la colaboración online: los mejores tirarán de los demás.
Configuración de ITM Platform
❸
Page 18Page 18Page 18
Quick Setup
3
General Unidades organizativas Perfiles profesionales Usuarios Tipos de proyecto
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Page 19Page 19Page 19
Reporting
3
General
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Informes públicos y privados Informes de seguimiento
Page 20Page 20Page 20
Control de Costes
3
Nivel medio
Costes estándar Costes por perfil profesional Proveedores Presupuesto por proyecto
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Page 21Page 21Page 21
Control de Ingresos
3
Nivel medio
• Clientes• Ingresos: fijos y por horas• Estados de facturación
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Page 22Page 22Page 22
Comunicaciones
3
Nivel medio
• Configuración general• Configuración predeterminada• Plantillas predeterminadas
Grado de m
adurez
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Page 23Page 23Page 23
Configuración particular según uso 3
Nivel alto
Riesgos Activos
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Grado de m
adurez
Procesos Workflow
Corporate
Page 24Page 24Page 24
Alineamiento estratégico 3
Nivel alto
• Planes estratégicos y objetivos• Alineamiento en base a programas
ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
Grado de m
adurez
Page 25Page 25Page 25
3 ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
+ +
❹
Primero el paso 1, luego el paso 2…
Sí, ¿pero cuales son los pasos?
Page 27Page 27Page 27
¿Solo o con ayuda?
4 ORGANIZACIÓN | GESTIÓN DEL CAMBIO | CONFIGURACIÓN | MEJORA CONTINUA
El programa QuickStart de partners te puede dar todo lo que necesitas en siete días
Si te subes a ella todos los días, la herramienta funciona: te pondrás en forma.
Si no tienes el tiempo, la fuerza, los recursos o la capacidad de convencer a los demás, necesitas ayuda.
Page 28Page 28Page 28
Conclusiones
1. Decide y define qué se centraliza / homogeniza
2. Adopta un modelo organizativo
3. Embárcate en procesos sencillos
4. Asegúrate de tener el apoyo de la dirección
5. Ofrece formación, convence y aporta valor.
6. Aprovecha ITM Platform para impulsar todo lo anterior
7. Piensa si necesitas ayuda
8. Y…usa la plantilla Kanban de este mismo webinar
Daniel PiretCEO – ITM [email protected]
Sabrina BoadoMarketing Manager– ITM Platform
Preguntas y comentarios
Este es un buen momento para registrarse en ITM Platform:
Teclea www.itm.pm