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SIU PILAGA – MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - TESORERÍA

Parte Diario

La persona encargada del parte diario:

Acomoda la documentación de los ingresos y egresos del día anterior; Imprime comprobantes de transferencias por Interbanking y extractos bancarios de las

cuentas; Controla que las OP que egresaron por parte diario estén “Pagadas” por la “Cuenta

bancaria” correcta en la Impresión del parte diario, que los ingresos “Recaudados” en el parte diario cuenten con el correspondiente comprobante físico (recibo), y estén acreditados en la cuenta bancaria correspondiente si no fueron recaudados en efectivo por ventanilla;

Controla que los egresos hayan sido debitados correctamente, contrastando los comprobantes de pago con la Actuación de Pago, los extractos de las cuentas bancarias y la Impresión del parte diario. Informa al encargado de la caja los ingresos sin identificar en los extractos bancarios.

Distribuye la documentación.

Impresión parte diario: Antes de imprimir el parte diario en Pilagá, configurar la página como “Apaisada” y “Ajustar al ancho de página” en el menú de Mozilla: Archivo > Configuración de página :

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Una vez configurada la impresión, en el menú de Pilagá, ir a Tesorería > Consultas y Listados > Parte diario de Tesorería:

En el paso siguiente seleccionar la fecha del parte diario y filtrar:

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El sistema muestra el parte diario, para hacer click en el botón “Imprimir” al final de la página:

Se abre una nueva ventana, hacer click nuevamente en “Imprimir”:

Impresión de comprobantes:

a. Extractos de cuentas:

Quien controla el parte diario se encarga de imprimir los comprobantes de los pagos hechos a través de Interbankig por Banco Nación e imprime los extractos de cuentas para controlar que los egresos estén debitados, para esto ingresa en la página: http://www.interbanking.com.ar/, Al hacer click en “OPERAR”, se abre una nueva ventana, donde se ingresa usuario y clave común y dinámica. Una vez que se ingresa, primero imprimir los extractos de cuentas en el menú: Consultas > Cuentas > Extractos de Cuentas:

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http://www.interbanking.com.ar/


Se abre la ventana de búsqueda, allí seleccionar la cuenta e ingresar la fecha del parte diario. Las cuentas que se utilizan para pagos son la CC $ 13.010.050/70 del Banco Nación y la CC $ 053-539991087-000 del Banco Patagonia. Luego hacer click en el botón “BUSCAR”:

Nos muestra los movimientos del día, para imprimir hacer click en el botón “VISTA IMPRESIÓN”:

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Abre una nueva ventana, hacer click en “IMPRIMIR”:

b. Comprobantes de transferencias CC Banco Nación

Luego imprimir los comprobantes de transferencia de los pagos hechos a través del Banco Nación, en el menú de la página de Interbanking: Reportes > Transferencias > Emitidas, abre una ventana de búsqueda, donde hay que filtrar por la fecha del Parte diario:

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Muestra las transferencias del día, si está en “ESTADO” “Ejecutada”, significa que se completó correctamente, seleccionar la lupa de cada pago para imprimir el comprobante:

Con el botón izquierdo del mouse, seleccionar la información que se imprimirá:

Con el botón derecho del mouse se habilita la opción “Imprimir”, seleccionarla. Nos muestra la selección que se había hecho preparada para imprimir:

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Hacer click en el botón “Imprimir”, repetir el proceso con cada transferencia ejecutada en la fecha del parte diario.

Observación: El sistema suele volver a la página de búsqueda, lo único que requiere es volver a ingresar las fechas “desde” y “hasta” para volver al listado de transferencias ejecutadas.

c. Comprobantes de pago a través de la CC Banco Patagonia

El Banco Patagonia tiene varios convenios, para diferentes tipos de pagos, llamados “empresas”. A través de la empresa “616”, se pagan sueldos, viáticos o reintegros al personal de la Universidad. Por las empresas “8709” y “6789” se pagan becas y ayudas a alumnos, entre otros. Los pagos a las cajas chicas se hacen a través de “Pagos Cash Management”. Estos comprobantes se encuentran junto a las Actuaciones de Pago en la bandeja “Parte diario”. Quien autoriza los pagos deja una copia estos comprobantes de cada “empresa”:

Empresas 616, 8709 y 6789:

Archivo “Salida Banco”(A), donde figuran los números de OP, AP, Beneficiario, Importe, entre otros datos:

Ticket “Autorizado” del Banco Patagonia (B), donde consta la cantidad de registros, es decir de beneficiarios, y el importe total, que coincide con el “Archivo Salida Banco”:

“Pagos Cash Management”:

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Listado de las OP pagadas a través de Cash Management (C), Beneficiario e Importe, entre otros datos:

Autorización “Recibido Banco” del envío de archivos del Banco Patagonia donde consta la cantidad de registros, es decir de beneficiarios, y el importe total.

De estos archivos, se hace una copia de cada comprobante, según la empresa con la que se haya pagado, para dejar en cada Actuación de Pago (es decir, si se pagó con la empresa 616, solamente dejamos copia de Archivo “Salida Banco” y Ticket “Autorizado” de esa empresa).

Además quien autoriza los pagos dejará la “Nota al Banco Patagonia”, donde se autoriza el débito de la CC, con el detalle de importe por empresa y fecha de acreditación, firmado, por duplicado y comprobante de fax.

Controles del parte diario:

Una vez que se imprimen estos los comprobantes, se procede a adjuntar la documentación correspondiente a cada Actuación de Pago y contrastar la documentación física con el parte diario impreso y los extractos bancarios. En el caso de los ingresos, el encargado de la caja deja al final del día en un folio los comprobantes de la fecha.

De los ingresos

Quien controla el parte diario contrasta los recibos con la Impresión del parte diario y controla:

Que todos los recibos estén reflejados en el parte diario impreso, y que todos los ingresos reflejados cuenten con el documento físico (recibo);

En la columna “Tipo Liquidación IMP/EXP”: el número de recibo En la columna “Detalle”: “Recibí de” En la columna “Recaudado”, (o “Cartera Rendido” si es una devolución de anticipo)

que el importe coincida con el del recibo.

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Si es un ingreso en efectivo o en cheque: en la columna “Caja Ingresos” que el importe coincida con el recibo. Si es un ingreso por transferencia que la columna “Cuenta Bancaria” sea la correcta, y que el importe en la columna “Banco Ingresos” coincida con el del recibo.

De los egresos

Pagos con cheque:

Cuando el cajero entrega un cheque, sea a un proveedor, personal o alumno, deja en la bandeja Parte diario, la Actuación de Pago con el correspondiente recibo de pago. En el caso de que una Actuación de Pago tenga más de un cheque, la Actuación de Pago se va con el parte diario de la fecha del primer pago, en ese caso con los pagos posteriores el cajero dejará solamente el recibo de ese pago:

Se controla que el importe de la OP u OPNP esté registrado en la columna “Pagado” y “Cartera Rendido”:

Observación: Si un importe de una OP u OPNP está registrado en la columna “Cartera Pendiente”, significa que se emitió un cheque, pero que aún no se cobró por la caja (es decir, no se entregó, no se necesita un documento físico que lo respalde).

Pagos a través de Interbanking a través de CC Banco Nación:

Una vez que se tienen los comprobantes, se adjunta a las Actuaciones de Pago:

El pago procesado en Tesorería firmado por la Tesorera o Subtesorera (F), y si tuviera, las correspondientes retenciones, con sello y foliados:

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Comprobante de la transferencia:

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Mientras se adjunta esta documentación, se controla en el parte diario:

en la columna “Tipo Liquidación IMP/EXP” el número de OP u OPNP, en la columna “Detalle” el nombre del proveedor/beneficiario, en la columna “Pagado” que el importe de la OP sea correcto, en la columna “Cuenta Bancaria” la cuenta bancaria correcta, en la columna “Banco Egresos” que el importe sea el debitado en la cuenta,

contrastando con el extracto de ese día de la cuenta bancaria. En la columna “F. Terceros Retenciones”, si tiene retenciones, que los importes sean

los mismos que los de los comprobantes.

Ejemplo de control de OP en el extracto de CC Banco Nación:

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Pagos a través de Interbanking a través de CC Banco Patagonia:

Los pagos de las cargas sociales generados por las Actuaciones de Pago de sueldos, se abonan generalmente con la CC Banco Patagonia. Los comprobantes de pago de VEP se imprimen de la página de Interbanking, pero el proceso es diferente, ir a Reportes > Transferencias > Emitidas y seleccionar la lupa:

Muestra este detalle, hacer click en el enlace “Ver”:

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Se abre una nueva ventana con el comprobante de pago del VEP, hacer click en el ícono de la impresora:

En el parte diario de ven reflejados como “DISP” (Disposición de pago). Suelen agruparse con otros documentos, las “OPTF” (Orden Pago Transf. Financiera), que son generadas para pagos de VEP de AFIP (Ganancias, IVA y SUSS). Por este motivo, a veces, contamos con un comprobante que agrupa varias “DISP” y “OPTF”. En este caso se controla que hayan sido egresadas por parte diario y se aclara en el comprobante cuales DISP Y OPTF están incluidas en ese pago y adjuntamos copia de un comprobante para cada documento:

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Las OPTF y comprobantes de pago de VEP de pagos de SICORE y SICOSS, se archivan en Los biblioratos en Tesorería con esos nombres.

Pagos a través de CC Banco Patagonia :

Una vez que se tienen los comprobantes, se adjunta a las Actuaciones de Pago:

El pago procesado en Tesorería firmado por la Tesorera o Subtesorera (Imagen F), con sello y foliado,

Archivo “Salida Banco” (Imagen A) o Listado de las OP (Imagen C) “Pagos Cash Management”,

Ticket “Autorizado” del Banco Patagonia (Imagen B) o Autorización “Recibido Banco” (Imagen D)

Mientras se adjunta esta documentación, se controla en el parte diario:

en la columna “Tipo Liquidación IMP/EXP” el número de OP u OPNP,

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en la columna “Detalle” el nombre del beneficiario, en la columna “Pagado” que el importe de la OP sea correcto, en la columna “Cuenta Bancaria” la cuenta bancaria correcta.

En el caso de los pagos por CC Banco Patagonia, los débitos se encuentran agrupados por empresa, por lo que el control del débito en los extractos se hace directamente con la Nota al Banco Patagonia, indicando a qué empresa corresponde el importe. Como se ve en el ejemplo, el importe de “Pagos Cash Management” se verá debitado en el extracto del mismo día de la Nota, mientras que el importe de la “empresa 616”, se verá debitado en el extracto del día hábil siguiente a la Nota:

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Rendiciones de adelantos:

Las rendiciones de adelantos, tanto a personal como a proveedores, se ven reflejadas en el parte diario como “Cruce con adelanto (a proveedor)” en la columna “Detalle” y el importe en las columnas “Pagado” y “Cartera Rendido”. Se controla que esté la correspondiente OP en la Actuación de Pago. Si se rindió por el saldo total del adelanto, la Actuación de Pago se gira a Contabilidad.

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Si la rendición es por un importe menor, la Actuación de Pago tiene un “DSA” (Devolución Saldo Anticipo):

Se confecciona un Memo de solicitud de reintegro. Un memo se archiva en la carpeta compartida: Dropbox\Tesoreria\REINTEGROS SUB, se imprimen dos copias que firma la Tesorera, uno se envía con un TRI a la dependencia que corresponda y otro se adjunta uno a la Actuación de Pago, que queda archivada en la caja para su cobro. Se deja constancia en el parte diario impreso para Contabilidad.

Si la rendición es por un importe mayor, corresponde un reintegro. Se corrobora que la Actuación de Pago contenga ambas OP, y se deja asentado en el parte diario impreso para Contabilidad que tiene un reintegro, por lo que la Actuación de Pago será girada en el parte diario de la fecha en que se pague el reintegro.

Depósitos de CAJA a BANCO:

El encargado de la caja periódicamente realiza retiros de efectivo de la caja y los deposita en una CA recaudadora. Deja comprobantes para contrastar contra el parte diario impreso:

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En el parte diario se ve la transferencia como:

“EXT” (extracción) de CAJA-EFECTIVO , el importe se refleja en la columna “Caja Egresos” y

“DEP” Depósito (en cheque) en cuenta BANCO PATAGONIA RECAUD. El importe de la acreditación se verá en la columna “Banco Ingresos” y el número de la cuenta en la columna “Cuenta Bancaria”:

Otros Cambios de fondos:

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Los cambios de fondos entre cuentas propias van a acompañados de una OPTF :

Y el comprobante de Interbanking, en caso de ser la CC Banco Nación la cuenta de origen :

O el comprobante de Banco Patagonia en estado “Confirmada”:

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Distribución de la documentación:

Se archiva en Tesorería:

Parte diario impreso, más Archivo Salida Banco de Interbanking CC Banco Nación en el Bibliorato “PARTE DIARIO”, y si hubiera comprobantes de cambios de fondos o depósitos de caja a banco,

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Nota al Banco Patagonia (Imagen E), más originales de Archivos “Salida Banco” (Imagen A) de las Empresas 616, 8709 y 6987, Ticket “Autorizado” del Banco Patagonia (B), Listado de las OP pagadas a través de Cash Management (C) y Autorización “Recibido Banco” del envío de archivos del Banco Patagonia (D) , en Bibliorato “PAGOS BANCO PATAGONIA”

Actuaciones de Pago con pedido de reintegro a subresponsables, de Sueldos, Pasantías, Locación de Servicios, Peuzo, Reintegros no Mensuales, Horas extras, Adicionales y SAC.

Se gira a Contabilidad por comdoc, indicando en “Motivo” la fecha del parte diario:

Copia del parte diario impreso Actuaciones de Pago con OP Recibos de ingresos Copias de OPTF y comprobantes de cambios de fondos

Se gira a Liquidaciones por comdoc, indicando en “Motivo” la fecha del parte diario:

Actuaciones de Pago con OPNP Recibos de devolución de anticipos, si la correspondiente Actuación de Pago está en

ese oficina (estará especificado por el cajero en el recibo).

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