· web viewno omito recordarle, que las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas...

San José, 26 de noviembre de 2014INF-DGAI-030-2014

LicenciadaMartha Cubillo JiménezTesorera Nacional

ASUNTO: Servicios de Auditoría.Informe de control interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentar el informe Nº INF-DGAI-030-2014 sobre la evaluación del proceso de garantías en la Tesorería Nacional.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que requieren ser revisados y fortalecidos con las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

No omito recordarle, que las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas debe elevar el informe al Despacho del señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo, con copia a esta Auditoría Interna.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Dejándola informada, para la toma de decisiones, se suscribe.

Atentamente,

Máster Juan de Dios Araya NavarroDirector General

JDAN/SGL/rscc: Señor Helio Fallas Venegas, Ministro

Estudio Nº 026-2013

iEdificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica.

Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

Evaluación del proceso de garantías en la Tesorería Nacional

INF-DGAI-030-2014

Dirección General de Auditoría Interna Noviembre, 2014




EVALUACIÓN DEL PROCESO DE GARANTÍAS EN LA TESORERÍA NACIONALINF-DGAI-030-2014

Tabla de contenido

1. Introducción.............................................................................................................................................11.1 Origen......................................................................................................................................................... 11.2 Objetivo...................................................................................................................................................... 11.3 Alcance.......................................................................................................................................................11.4 Comunicación oral de resultados..........................................................................................................11.5 Normativa relacionada que regula los deberes de la Administración materia de control y

atención de informes................................................................................................................................11.6 Aspectos generales sobre la custodia de títulos y valores...............................................................2

2. Resultados............................................................................................................................................... 4

2.1 Suficiencia y cumplimiento de procedimiento de custodia de valores físicos................................4a. Registro de personas autorizadas responsables del envío y devolución de garantías...............4b. Aspectos de seguridad para la identificación de garantías y la respectiva custodia...................4c. Registro de documentación en el Sistema de control de correspondencia..................................5d. Necesidad de realizar inventarios físicos periódicos.........................................................................5e. Clasificación y validez de las garantías en custodia.........................................................................6f. Validación y seguimiento de la efectividad de los controles............................................................6

2.2 Justificación sobre el no cumplimiento de plazo en la devolución de las garantías monetarias 7

3. Conclusiones.......................................................................................................................................... 7

4. Recomendaciones................................................................................................................................. 7




EVALUACIÓN DEL PROCESO DE GARANTÍAS EN LA TESORERÍA NACIONALINF-DGAI-030-2014

Resumen Ejecutivo

En atención al Plan de Trabajo Anual 2013 y 2014 de esta Dirección, se realizó el estudio “Evaluación de Proceso de Garantías en la Tesorería Nacional”, con el objetivo de evaluar la efectividad de los controles de recepción, custodia y devolución del proceso de garantías que se encuentra bajo la responsabilidad de la Tesorería Nacional, a fin de determinar la salvaguarda de los recursos, el cumplimiento normativo, la eficiencia operacional, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones.

La evaluación comprendió la revisión de las actividades realizadas por la Unidad de Control de Ingresos conforme lo descrito en el procedimiento para custodia de valores físicos MH-TN-CV-UCI-P-01 y por la Unidad de Operaciones Bancarias, relacionadas con las devoluciones de las garantías monetarias, de acuerdo con el procedimiento de Servicios de pago de caja única: en lote, individuales y traslados entre cuentas (MH-TN-SF-UOB-P03), y las directrices contenidas en los documentos TN-516-2012 y TN-717-2012.

Como resultado de estudio se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos, a saber:

Registro de personas autorizadas responsables del envío y devolución de garantías Aspectos de seguridad para la identificación de garantías y su respectiva custodia Registro de la documentación en el sistema de correspondencia Inventarios de valores físicos custodiados en la Unidad de Control de Ingresos Clasificación y validez de las garantías en custodia Validación y seguimiento de la efectividad de los controles Considera las acciones a seguir en caso de que no sea posible cumplir el plazo establecido para la devolución

de las garantías.

En razón de lo anterior, se formulan en el informe las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio1.

1Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008




INF-DGAI-030-2014Página. 1 de 8

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE GARANTÍAS EN LA TESORERÍA NACIONAL

1. Introducción

1.1 Origen

El estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013 y reprogramado en el Plan de Trabajo Anual 2014.

1.2 Objetivo

Evaluar la efectividad de los controles de recepción, custodia y devolución del proceso de garantías que se encuentra bajo la responsabilidad de la Tesorería Nacional, a fin de determinar la salvaguarda de los recursos, el cumplimiento normativo, la eficiencia operacional, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones.

1.3 Alcance

Comprendió la revisión la revisión de las actividades realizadas por la Unidad de Control de Ingresos conforme lo descrito en el procedimiento de custodia de valores físicos MH-TN-CV-UCI-P-01 y por la Unidad de Operaciones Bancarias, relacionadas con las devoluciones de las garantías monetarias, de acuerdo con el procedimiento de Servicios de pago de caja única: en lote, individuales y traslados entre cuentas (MH-TN-SF-UOB-P03), y las directrices TN-516-2012 y TN-717-2012. El período evaluado estuvo comprendido entre enero a diciembre del 2013, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Este estudio se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público, emitida por la Contraloría General de la República.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron presentados el 26 de setiembre del 2014, al Lic. Mauricio Arroyo Rivera, Subtesorero Nacional, al Lic. Marlon Zamora Ulloa, Coordinador Unidad de Control de Ingresos y al Lic. Víctor Trejos Campos, Unidad de Control de Ingresos. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.5 Normativa relacionada que regula los deberes de la Administración materia de control y atención de informes

En observancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts norte del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr



“Artículo 36. -Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. -Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6 Aspectos generales sobre la custodia de títulos y valores

Son parte de las atribuciones de la Tesorería Nacional, según lo establecido en la Ley Nº 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos2 (LAFRPP), en su artículo Nº 61, inciso e), Custodiar los títulos y valores del Gobierno de la República o de terceros que se pongan a su cargo; para esto, podrá contratar entidades especializadas en prestar estos servicios, de conformidad con la Ley de Contratación Administrativa y la reglamentación que se emita sobre este particular.

La Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda en oficio DJMH-0887-2014 del 23 de abril del 2014 dirigido a esta Dirección de Auditoría Interna, emite el criterio legal sobre la custodia de títulos y valores que le corresponde a la Tesorería Nacional, señalando lo siguiente:

“…la Tesorería Nacional tiene entre sus deberes el custodiar los títulos y valores del Gobierno de la República o de terceros que se pongan a su cargo, sin que para ello deba contar con la autorización de la SUGEVAL, ya que el Reglamento de Custodia se refiere a entidades que si son autorizadas por la SUGEVAL para brindar ese servicio.Sin embargo, consideramos que no está claramente establecido en qué casos es deber de la Tesorería Nacional hacerse cargo de custodiar títulos y valores de terceros; aunque si es claro que le corresponde esa tarea cuando se trata de los títulos y valores del Gobierno de la República, especialmente los valores con cargo al Tesoro Público indicados en los artículos106 y 108 de Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuesto Público.”

2Publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre de 2001




El estudio de cita se realizó estando vigente el Decreto Ejecutivo No. 31624-H, sobre el Reglamento de Organización de la Tesorería Nacional, publicado en la Gaceta N° 16, del 23 de enero del 2006, en ese reglamento se establecen funciones sobre las garantías en las Unidad de Operaciones Bancarias y la Unidad de Control de Ingresos, en los artículos 9 y 10 que se describen a continuación:

“Artículo N° 9, De la Unidad de Operaciones Bancarias: Con el propósito de garantizar que las transacciones bancarias asociadas con el manejo de fondos y realización de pagos del Gobierno Central y Poderes de la República se realicen oportuna y eficientemente, corresponderá a la Unidad de Operaciones Bancarias desarrollar las siguientes funciones: f) Custodiar y mantener un inventario actualizado de los valores que deba mantener la Tesorería Nacional.

Artículo N° 10, De la Unidad de Control de Ingresos: Con el propósito de propiciar la oportuna percepción de los ingresos de fondos (excepto el financiamiento) por diferentes conceptos que deban realizarse a favor del Tesoro Público y realizar eficientemente las gestiones que deba llevar a cabo la Tesorería Nacional en procura ello conforme la normativa vigente, corresponderá a la Unidad de Control de Ingresos desarrollar las siguientes funciones: j) Coordinar y realizar la ejecución de garantías en custodia en el Tesorero Nacional recibidas en respaldo de obligaciones de terceros.”

El 9 de abril del 2014, según el Decreto Ejecutivo N° 38263-H, se publica un nuevo Reglamento de Organización de la Tesorería Nacional, publicado en La Gaceta No. 70, estableciendo la función de custodia de garantías en el Departamento de Servicios Financieros a Terceros, según se detalla a continuación:

“Artículo 26, Del Departamento de Servicios Financieros a Terceros. Se crea el Departamento de Servicios Financieros a Terceros, con el fin de brindar servicios a las entidades cuyos fondos están depositados en la Caja Única del Tesoro. Así mismo, tendrá la obligación de custodiar las garantías a cargo de la Tesorería Nacional.” ( El subrayado no es del original)

Los principales instrumentos que dispone la Tesorería Nacional para realizar el proceso de recepción, custodia y devolución de las garantías son los siguientes:

Procedimiento de custodia de valores físicos, código MH-TN-CV-UCI-P-01, de junio 2013.

Procedimiento Servicios de Pagos de Caja Única: en lote, individuales y traslados entre cuentas, código MH-TN-SF-UOB-P-03, de noviembre 2013. Este es un procedimiento general que es utilizado por la Unidad de Operaciones Bancarias, para realizar pagos, el cual no contempla las actividades específicas para las garantías monetarias.

2. RESULTADOS

2.1 Suficiencia y cumplimiento de procedimiento de custodia de valores físicos

Como parte de las pruebas realizadas durante el desarrollo del estudio, se comprobó la suficiencia y cumplimiento de las actividades contempladas en el procedimiento de custodia de valores físicos MH-TN-CV-UCI-P-01, sobre el particular se concluye que las actividades 5.2.1., 5.2.6., 5.2.3., 5.2.5., y 5.2.9., no se están cumpliendo, aparte de que no fueron consideradas en el citado procedimiento puntos de control relevantes como el inventario de documentos y la clasificación y valides de las garantías en custodia, según las observaciones que se realizan a continuación:




a. Registro de personas autorizadas responsables del envío y devolución de garantías

A la fecha de este estudio, la Unidad de Control de Ingresos de la Tesorería Nacional, no disponía de un registro completo de las personas autorizadas responsables de: a) enviar a la Tesorería Nacional los valores en custodia y b) solicitar la devolución de los mismos, tal y como lo establece el procedimiento de custodia de valores físicos desde octubre del 2011, que dispone lo siguiente:

“5.2.1 “l Coordinador de la Unidad de Control de Ingresos de la TN recibe los oficios de remisión de valores para custodia, verifica que la firma consignada en el oficio de remisión coincida con la contenida en el Registro de Firmas de las personas autorizadas para remitir valores…“

“5.2.6 Para el retiro de valores el funcionario a cargo de la Custodia de valores recibe la solicitud de retiro de los valores custodiados, verifica que la firma consignada en el oficio de remisión coincida con la contenida en el Registro de Firmas de las personas autorizadas para retirar valores…”

En la revisión únicamente se encontraban registradas las firmas autorizadas de la Administración Tributaria de Limón, Administración Tributaria de San José Este y Administración Tributaria San José Oeste, registros que fueron remitidos por medio del oficio DRC-DIR-141-2013 hasta el 15 de noviembre del 2013. En razón de anterior, no fue posible la verificación de firmas autorizadas durante el periodo de estudio, salvo los casos indicados anteriormente.

b. Aspectos de seguridad para la identificación de garantías y la respectiva custodia

En la verificación física de las garantías en custodia, se identificó que todas contaban con una codificación numérica, la cual es asignada en relación con el año, mes, día y número de documento recibido, esta codificación se registra en una hoja de Excel en el que se detalla la información general de las garantías en custodia.

Las garantías y los respectivos documentos de respaldo son introducidos en un sobre manila, se cierran con grapas, se rotula con el código asignado, según lo indicado en el párrafo anterior y se depositan en una pequeña caja fuerte ubicada la Unidad de Control de Ingresos, según lo indicado por el Lic. Mauricio Montero Montanari, Coordinador de la Unidad de Control de Ingresos, de ese entonces.

El procedimiento de cierres de los sobres de manila según lo estipulado en la actividad 5.2.3, indica:

“5.2.3. Para lo cual obligatoriamente y por razones de seguridad del contenido del sobre, deberá cerrar el sobre con goma, estampar el sello de la Unidad de Control de Ingresos tanto en el cierre como en la base del sobre, y estampar las firmas de ambos funcionarios para dar fe del contenido del sobre, finalmente coloca cinta gruesa para empaque sobre los sellos con las firmas.”

Al verificar este procedimiento se determinó que no se está cumpliendo con lo estipulado, poniendo en riesgo el resguardo de la información, debido a que al encontrarse cerrados únicamente con grapas, no evidencia quién es la persona que resguardó la información.

c. Registro de documentación en el Sistema de control de correspondencia

En cuanto al registro de la documentación el procedimiento establece en las actividades 5.2.5 y 5.2.9 que los oficios cuyo destinatario es la Unidad de Control de Ingresos, deben ser remitidos a la plataforma de servicios de la Tesorería Nacional, para que estos sean registrados en el Sistema de Control de Correspondencia (SCC). En lo pertinente, estos procedimientos disponen lo siguiente:




“5.2.5 El funcionario a cargo del Proceso de Custodia remite el oficio recibido a la Plataforma de servicios a fin de que el mismo sea registrado en el Sistema de Control de Correspondencia SCC y remitido por esa vía al Coordinador.”

“5.2.9 El funcionario a cargo del Proceso de Custodia remite el oficio recibido a la Plataforma de servicios a fin de que el mismo sea registrado en el Sistema de Control de Correspondencia SCC y remitido por esa vía al Coordinador.”

En la revisión, al verificar el procedimiento de envío de información por parte de la Unidad de Control de Ingresos a la plataforma de servicios, se informó que no tenían conocimiento al respecto y que esta acción no se ha realizado a través del SCC, posteriormente se confirmó con el Coordinador de la Unidad de Control de Ingresos, que las actividades antes citadas, a la fecha no se han realizado.

El no cumplir este proceso de control pone en riesgo la pérdida de la información de la recepción de oficios remitidos a la UCI de TN. Sin embargo, se debe aclarar que esta información es la que se registra en la hoja de Excel citada en el punto 2.1.b, la que no presenta ningún tipo de seguridad o respaldo adicional.

d. Necesidad de realizar inventarios físicos periódicos

El funcionario de la Tesorería Nacional que se encontraba designado como Coordinador de la Unidad de Control de Ingresos para el periodo en estudio, realizó un inventario físico de valores el día 31 de julio del 2011, en coordinación con funcionarios del área de Asesoría Legal de esa Dirección, sobre dicho inventario se levantó un acta.

A partir de esta fecha el Coordinador en ejercicio asumió responsabilidad sobre los valores en custodia en oficio DPGC-1279-2011.CI, de fecha 4 de julio del 2011, en donde comunica a la Dirección el inventario realizado y adjunta el detalle de los valores que se encuentran vigentes, vencidos o prescritos.

El día 13 de febrero del 2014 por medio de oficio DPGC-184-2014-CI el Coordinador de la UCI, al finalizar la gestión como Coordinador de la UCI, realizó el inventario de la custodia de valores depositados en caja fuerte y remitió copia al Sr. Víctor Trejos Campos, funcionario de la Unidad de Control de Ingresos de la TN, quien recibe a satisfacción a partir de ese momento.

Se determinó en el estudio que el procedimiento de custodia de valores físicos, no incluye actividades de control como la toma periódica de inventarios físicos de valores en custodia, ni se tiene la práctica de realizar esta toma de inventarios en forma periódica, lo que eventualmente puede poner en riesgo la exactitud de la información contenida en los registros de valores en custodia que se llevan en Excel, y por lo tanto, que no determinen oportunamente en caso de que se produzca algún faltante de estas garantías, lo que podría comprometer la responsabilidad por la custodia de éstos encomendada a la TN.

Sobre el particular, la norma 4.4.5 sobre “Verificaciones y conciliaciones periódicas” de las Normas de Control Interno para el Sector Público dispone que la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.

e. Clasificación y validez de las garantías en custodia

Se terminó que entre las actividades establecidas en este procedimiento, no se consideran aspectos relacionados con la clasificación de las garantías tal como documentos vencidos o prescritos, por lo que eventualmente se podría estar custodiando documentación sin valor legal o monetario, que puede dificultar el adecuado control sobre los montos reales de estos valores, así como incrementar el costo de la administración.




En las tomas de inventario realizadas se evidencian documentos sin valor comercial o legal, lo que evidencia que no se tiene una práctica para asegurar que los documentos custodiados se mantienen como una garantía real y útil, para las instancias que lo solicitaron.

En el sentido anterior, la norma 4.2.4, inciso e), de las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), dispone que las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, o en documentos de naturaleza similar y que esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.

f. Validación y seguimiento de la efectividad de los controles

En el desarrollo de estudio no se evidenció que se haya realizado algún proceso de validación o retroalimentación con respecto al procedimiento en operación, de manera que pudieran detectarse oportunamente aspectos que sean susceptibles de mejora.

Al respecto la norma 6.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público3 (NCISP) dispone que Orientaciones para el seguimiento del SCI El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir las estrategias y los mecanismos necesarios para el efectivo funcionamiento del componente de seguimiento del SCI. Dichas orientaciones deben ser congruentes y estar integradas a las gestiones relacionadas con la operación, mantenimiento y perfeccionamiento del SCI, ser de conocimiento de todos los funcionarios, estar disponibles para su consulta y ser revisadas y actualizadas periódicamente.

Como parte de tales orientaciones, entre otros, se deben establecer formalmente, mecanismos y canales de comunicación que permitan la detección oportuna de deficiencias y desviaciones del SCI, y que quienes las detecten informen con prontitud a la autoridad competente para emprender las acciones preventivas o correctivas que procedan, de acuerdo con la importancia y riesgos asociados.

2.2 Justificación sobre el no cumplimiento de plazo en la devolución de las garantías monetarias

Para la verificación de las actividades del procedimiento de Servicios de pago de caja única: en lote, individuales y traslados entre cuentas (MH-TN-SF-UOB-P03) se tomaron las muestras analizadas en la Unidad de Control de Ingresos y se les dio el respectivo seguimiento a las solicitudes gestionadas, hasta la aplicación de dicho trámite por parte de la Unidad de Operaciones Bancarias y en dicha verificación se determinaron dos casos que no cumplieron con los plazos establecidos, y no se dejó evidencia de la justificación del atraso.

A pesar de que fueron únicamente dos casos, no deja de tener importancia los atrasos identificados con los plazos establecidos, ya que esto podría eventualmente generar una mala imagen de la gestión institucional que se realiza.

El procedimiento establece en el numeral 5.2.1 lo siguiente:

“…. En el caso de solicitudes de retiro, débitos directos y traslados entre cuentas de Entidades de CU, el Ejecutivo a excepción de los archivos de pago los pueden tramitar con hasta dos días después de recibido el documento.”

3. Conclusiones

3 Emitidas con resolución R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero de 2009.




Como resultado de los hallazgos determinados en el estudio, se concluye:

3.1 La Unidad de Control de Ingresos, elaboró el procedimiento de custodia de valores físicos MH-TN-CV-UCI-P-01, para las actividades de este proceso, sin embargo se determinó que no se cumplen algunas actividades, como: Registro de personas autorizadas responsables del envío y devolución de garantías, aspectos de seguridad para la identificación de garantías y su respectiva custodia, registro de la documentación en el sistema de correspondencia, según lo indicado en el punto 2.1.1, 2.1.2, y 2.1.3 de este informe.

3.2 Sobre los inventarios de valores físicos custodiados en la Unidad de Control de Ingresos, clasificación y validez de las garantías en custodia, validación y seguimiento de la efectividad de los controles, se observó que no se encuentra incorporado la verificación periódica entre las actividades del procedimiento de custodia de valores físicos MH-TN-CV-UCI-P-01, tal y como se indica en los puntos 2.1.4, 2.1.5, 2.1.6 de este informe.

3.3 El procedimiento de Servicios de pago de caja única, en lote, individuales y traslados entre cuentas, código MH-TN-SF-UOB-P.03, no considera las acciones a seguir en caso de que no sea posible cumplir el plazo establecido para la devolución de la garantía. Ver punto 2.2 de este informe.

4. Recomendaciones

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno institucional, en el área auditada, se solicita el cumplimiento de las siguientes acciones:

4.1 Instruir al Jefe del Departamento de Servicios Financieros a Terceros, el cumplimiento de los controles establecidos en el Procedimiento MH-TN-CV-UCI-P-01. Ver punto 3.1 de este informe.

4.2 Revisar, actualizar e incluir los puntos de control presentados en este informe que no fueron considerados en el procedimiento el procedimiento MH-TN-CV-UCI-P-01. Ver punto 3.2 de este informe.

4.3 Revisar el procedimiento Servicios de pago de caja única: en lote, individuales y traslados entre cuentas (MH-TN-SF-UOB-P03), a fin de que considere las actividades a realizar cuando se presenten casos de excepción, que no permite el cumplimiento de los plazos establecidos, de manera que contemple la justificación y su documentación en lo relacionado. Ver punto 3.3 de este informe.

Para la atención de las anteriores acciones, , se le solicita proceder en lo que corresponda, conforme con el artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como presentar en un plazo razonable el plan de acción que se defina para la implementación efectiva de lo recomendado.

Lic. Rafael Sariol ChacónProfesional de Auditoría Interna 3

Licda. Sonia Gin LunCoordinadora Auditoría Área de Egresos

Master. Juan de Dios Araya NavarroDirector General

c. Estudio N° 026-2013



· web viewno omito recordarle, que las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas...

Documents