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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUILFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESASCON MENCION EN CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD
“TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
ADMINISTRACION EN EMPRESAS
PORTADA
“PROCESOS LOGISTICOS EN AREAS DESPACHO Y TRANSPORTE PARA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE
CONSUMO”
AUTOR: MARÍA VANESSA PELÁEZ CASTILLO
TUTOR: ING. MELVIN LÓPEZ
GUAYAQUIL – ECUADOR
Agosto 2016
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍAFICHA DE REGISTRO DE TESIS:TÍTULO:“PROCESOS LOGISTICOS EN AREAS DESPACHO Y TRANSPORTE PARA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO”AUTOR/ES: MARÍA VANESSA PELÁEZ CASTILLO
REVISORES:
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN CALIDAD Y PRODUCTIVIDADFECHA DE PUBLICACIÓN: NO. DE PÁGS: 65
ÁREA TEMÁTICA: MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓNPALABRAS CLAVES: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS, TÉCNICAS DE MEJORAMIENTO CONTINUO, EFICIENCIA, EFICACIA, MAPEO DE PROCESOS.RESUMEN:Esta investigación tiene como finalidad analizar los procesos operativos de una empresa distribuidora de productos farmacéuticos y de consumo y posteriormente generar una propuesta de mejora que le permita estandarizar sus procesos y disminuir los errores operativos. Para iniciar este análisis se realizó un mapeo de los procesos del área logística con cada uno de los actores en las diferentes etapas del mismo, como segunda instancia se validó que los procesos se encuentren documentados y que las personas ejecuten sus actividades de acuerdo a lo detallado en cada procedimiento, como parte integral de este análisis se realizó una revisión de los manuales de cargo con el objetivo de poder contrastar las funciones del personal con las actividades del proceso, es importante considerar que como herramientas de este análisis se utilizaron las entrevistas a todo nivel, focus group, brain storming, así como también se contó con la participación de la plana directiva lo que permitió conocer la realidad operativa actual del área logística y sus necesidades de conocer e implementar técnicas de mejoramiento continuo que permitan mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
NºDIRECCIÓN URL (tesis en la web)ADJUNTO URL (tesis en la web):ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTORES/ES: Teléfono:0994629915
E-mail:[email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre::Teléfono:
X
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del estudiante María Vanessa Peláez Castillo, del
Programa de Maestría/Especialidad Calidad y Productividad nombrado por el Decano de la
Facultad de Ciencias Administrativas CERTIFICO: que el trabajo de titulación titulado
“PROCESOS LOGISTICOS EN AREAS DESPACHO Y TRANSPORTE PARA
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO”, en
opción al grado académico de Magíster (Especialista) en Administración de Empresas con
mención en Calidad y Productividad, cumple con los requisitos académicos, científicos y
formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
______________________________ Ing. Melvin López
TUTOR
Guayaquil, 31 de Agosto de 2016
iii
DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi esposo e hijos que me han apoyado en todo momento.
A mis padres que me han apoyado en todo momento.
iv
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL”
___________________________
FIRMA
MARIA VANESSA PELÁEZ CASTILLO
v
Tabla de contenidoResumen...................................................................................................................1
Introducción.............................................................................................................1
Delimitación del problema.......................................................................................2
Formulación del problema.......................................................................................3
Justificación.............................................................................................................4
Objeto de estudio.....................................................................................................4
Campo de acción o de investigación........................................................................4
Objetivo general.......................................................................................................4
Objetivos específicos...............................................................................................5
La novedad científica...............................................................................................5
Capítulo 1 MARCO TEÓRICO...........................................................................6
1.1 Teorías generales.......................................................................................6
1.2 Teorías sustantivas.....................................................................................9
1.3 Referentes empíricos................................................................................15
Capítulo 2 MARCO METODOLÓGICO..........................................................17
2.1 Metodología.............................................................................................17
2.2 Métodos...................................................................................................17
2.3 Premisas o Hipótesis................................................................................18
2.4 Universo y muestra..................................................................................18
2.5 CDIU – Operacionalización de variables................................................19
2.6 Criterios éticos de la investigación..........................................................20
Capítulo 3 RESULTADOS..................................................................................21
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población..................................21
3.2 Diagnostico o estudio de campo..............................................................21
Capítulo 4 DISCUSIÓN.......................................................................................41
4.1 Contrastación empírica............................................................................41
4.2 Limitaciones.............................................................................................41
4.3 Líneas de investigación............................................................................42
4.4 Aspectos relevantes..................................................................................42
Capítulo 5 PROPUESTA.....................................................................................43
Conclusiones y recomendaciones..........................................................................47
Bibliografía............................................................................................................50
Anexos …………………………………………………………………………..53
vi
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Cuadro de categorías, dimensiones, instrumentos y unidades de medida………….19
Tabla 2. Tiempo para revisar notas de pedido para proceder al proceso de despacho.....…..22
Tabla 3. Buscar y comprobar los productos solicitados por sector y domicilio……...……..23
Tabla 4. Ordenar los productos por nota de pedido y por orden de importancia para posterior
envio a la mesa de chequeo…………………………………………………………………..24
Tabla 5. Verificar cantidad y contenido de los productos solicitados mediante orden de
pedido …………………………………………………….………….…………………….. 25
Tabla 7. Imprimir las etiquetas de los pedidos y clasificar los pedidos de acuerdo a las
rutas…………………………………………………………………………………………..27
Tabla 8. Entregar bultos de mercadería al área de transporte…………………………..........28
Tabla 9.Recibir pedidos del área de despacho y preparar orden de embarque en base a
prioridades de entrega………………….................................................................................29
Tabla 10. Operar el montacargas para mover los pallets con mercadería y envíen a las rutas
de embarque……………………………………………………............................................30
Tabla 11. Colocar en la cámara fría los productos que necesitan refrigeración y también los
productos especiales y que deben ser enviados por el área de transporte………………........31
Tabla 12. Realizar la implantación de pilas de frío o geles que mantengan en óptimo estado
los productos refrigerados…………………...........................................................................32
Tabla 13. Embarcar los bultos solicitados en facturas en función de la orden de embarque...33
Tabla 14. Verificar la cantidad de bultos detallados en la orden de embarque.......................34
Tabla 15. Revisar la ruta asignada para entrega de mercadería...….…………………...……35
vii
Tabla 16. Estibar la mercadería desde el camión hasta farmacia o cliente…………………36
Tabla 17. Recibe bulto con mercadería……………………………………………………..36
Tabla 18. Revisa documento de entrega y valida factura…………………………………...37
viii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Arbol del problema ……………………………..…………………………..... 3
Figura 2. Cuadro de adecuada gestión de tiempos en el área logística……………….…10
Figura 3. Ciclo logístico……………………………………………….........................13
Figura 4. Comprobante de despacho y recepción………………………………........... 15
Figura 5. Tiempo para revisar notas de pedido para proceder al proceso de despacho.. 22
Figura 6. Buscar y comprobar los productos solicitados por el sector y domicilio….... 23
Figura 7. Ordenar los productos por nota de pedido y por orden de importancia para posterior
envío a la mesa de chequeo …………………………………..…………………….......24
Figura 8. Verificar cantidad y contenido de los productos solicitados mediante orden de
pedido………………………………………………………………………………….. 25
Figura 9. Validar en el sistema orden de despacho y cerrar pedido…………………... 26
Figura 10. Imprimir las etiquetas de los pedidos y clasificar los pedidos de acuerdo a las
rutas………………………………………………………………………….………… 27
Figura 11. Entregar bultos de mercadería al área de transporte ………………………..28
Figura 12. Recibir pedidos del área de despacho y preparar orden de embarque en base a
prioridades de entrega …………………………………………………………………..29
Figura 13. Operar el montacargas para mover los pallets con mercadería y enviar a las rutas
de embarque……………………………………………………………………………..30
Figura 14. Colocar en la cámara fría los productos que necesitan refrigeración y también
productos especiales y que deben ser enviados por el área de transporte……………….31
Figura 15. Realizar la implantación de pilas de frío o geles que mantengan en optimo estado
los productos refrigerados ……………………………………………………………….32
Figura 16. Embarcar los bultos solicitados en facturas en función de la orden de
embarque…………………………………………………………………………………33
ix
Figura 17. Verificar la cantidad de bultos detallado en la orden de embarque …………34
Figura 18. Revisar la ruta asignada para entrega de mercadería …………………………35
Figura 19. Estibar la mercadería desde el camión hasta farmacia o cliente ……………..36
Figura 20. Recibe bulto con mercadería ………………………………………………….37
Figura 21. Revisa documento de entrega y valida factura ………………………………..38
Figura 22. Herramienta de control de ordenamiento para despacho ……………………..42
Figura 23. Herramienta de control para verificación ……………………………………...43
Figura 24. Herramienta de control para ruta ………………………………………………44
Figura 25. Registro temperatura ………………………………………………………...…45
x
RESUMEN
Esta investigación tiene como finalidad analizar los procesos operativos de una
empresa distribuidora de productos farmacéuticos y de consumo y posteriormente generar
una propuesta de mejora que le permita estandarizar sus procesos y disminuir los errores
operativos. Para iniciar este análisis se realizó un mapeo de los procesos del área logística con
cada uno de los actores en las diferentes etapas del mismo, como segunda instancia se validó
que los procesos se encuentren documentados y que las personas ejecuten sus actividades de
acuerdo a lo detallado en cada procedimiento, como parte integral de este análisis se realizó
una revisión de los manuales de cargo con el objetivo de poder contrastar las funciones del
personal con las actividades del proceso, es importante considerar que como herramientas de
este análisis se utilizaron las entrevistas a todo nivel, focus group, brain storming, así como
también se contó con la participación de la plana directiva lo que permitió conocer la realidad
operativa actual del área logística y sus necesidades de conocer e implementar técnicas de
mejoramiento continuo que permitan mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.
PALABRAS CLAVES: Estandarización de procesos, Técnicas de
mejoramiento continuo, eficiencia, eficacia, mapeo de procesos.
xi
ABSTRACT
This research aims to analyze the operational processes of a distributor of
pharmaceutical and consumer products and subsequently generate an improvement proposal
that allows standardize their processes and reduce operating errors. To start this analysis,
mapping processes logistics area with each of the actors in the different stages of the same, as
second instance was validated processes are documented took place and that people perform
their activities in accordance with detailed in each procedure, as an integral part of this
analysis a review of manuals charge was performed with the aim to contrast the staff
functions with the activities of the process, it is important to consider that as tools of this
analysis interviews were used at all level, focus group, brainstorming, and also attended the
flat directive allowing know the current operational reality of the logistics area and needs to
meet and implement continuous improvement techniques to improve the efficiency and
effectiveness of the processes.
KEYWORDS: Standardization of processes, techniques continuous
improvement, efficiency, effectiveness, process mapping
xii
1
Introducción
Actualmente el entorno económico de las distribuidoras farmacéuticas en
nuestro país es más competitivo por tal motivo las empresas buscan continuamente
oportunidades de mejora que les permita ejecutar sus procesos de una manera más eficiente y
productiva esto con la finalidad de posicionarse en los primeros lugares del mercado
ecuatoriano; muchas empresas hoy en día son muy conscientes que con la implementación de
técnicas de mejora continua se lograría estandarizar sus métodos de trabajo y por ende hacer
sus procesos más eficaces y eficientes.
No se puede dejar de lado al factor humano quienes cumplen un rol
importantísimo en cada uno de los procesos operativos de la empresa, pero como tal sin el
debido encaminamiento, puede conllevar a que la empresa decaiga y la eficacia y eficiencia
rindan a la menor cantidad, por lo cual como en toda empresa es indispensable que los
trabajadores constantemente se mantengan en un proceso de retroalimentación y formación a
su vez se ejecute por parte de la empresa en base a la experiencia que posee ejecute una
herramienta de control lo que permita encaminar a la empresa correctamente.
Considerando estos factores algunas empresas conocen que para lograr ser más
competitivas a nivel del mercado es necesario implementar métodos o técnicas de trabajo que
permitan mejorar los procesos operativos, esto con la finalidad de poder brindar un mejor
servicio a los clientes y así obtener una reducción de los costos operativos logísticos; esta
problemática que envuelve a las distribuidoras farmacéuticas en la efectividad de sus
desempeño en gran parte se debe a que existen reportes en que el departamento de despachos
y transporte, tiene falencias lo cual se resume en pérdidas para la compañía.
Para toda empresa es vital que exista un proceso organizado en cada área para
con ello poder identificar las falencias que existan en la cotidianidad de la compañía, mucho
mas se incrementa cuando las falencias son en el área de logística ya que esta asignada a el
despacho y transporte de los productos pero si la logística de una empresa posee múltiples
fallas ocasionan que las ordenes no sean ejecutadas como debe bajo los estándares necesarios
de calidad por eso las empresas de distribución que identifican a tiempo de las problemáticas
existentes se encargan de que realizar un análisis en el área operativa para que se guarde
siempre un grado de eficiencia constante.
2
Las capacitaciones y las directrices son importantes para las empresas
distribuidoras farmacéuticas ejecuten en el país debido a que la ejecución de logística es
basada en procesos complejos y cumpliendo con la respectiva normativa de calidad,
manejando las condiciones ambientales, esterilidad, y regulación de temperaturas ajustándose
a las necesidades de los productos que se manejan, al ser un rubro de alta demanda y
competencia es indispensable marcar calidad, eficiencia en los procesos y evitar al máximo
los porcentajes de falencias en las diferentes áreas; debiéndose como tal manejarse
efectivamente los procesos de distribución de stock, almacenamiento, y a su vez en la etapa
de transporte y distribución.
Delimitación del problema
El área de logística es un sector fundamental en casi cualquier empresa, sin
embargo para empresas encargadas en la distribución de productos sean estos de consumo
masivo o productos de consumo dirigido se vuelve fundamental, es el caso investigado, en el
cual la empresa tiene un mercado dirigido hacia los productos farmacéuticos con todos los
retos que este tipo de empresa debe superar, los cuales van desde el mercadeo hasta la entrega
final del producto hasta el expendedor final o en caso de algún error la respectiva devolución
y puesta a disposición dentro del área de bodega e inventario para su posterior utilización.
Al realizar una inspección por parte del investigador de la empresa y su
problemática se identifican retrasos en la entrega de mercadería, lo cual afecta la imagen de la
empresa y las necesidades del cliente al no tener los productos para la posterior venta; se
identifican además el funcionamiento interno con un carácter caótico al momento de
realizarse el despacho de la mercadería, al no estar identificados los procesos para el área
encargada del desarrollo; incidiendo también en el incremento de los costos operativos al no
existir herramientas de control que permitan mantener el orden dentro de la compañía e
inclusive incrementando los costos en la logística de retorno para mercadería no solicitada.
No existe una gestión de tiempos adecuadaProcesos no determinados para el área de despachoInexistencia herramientas de control
PROCESOS LOGISTICOS EN AREAS DESPACHO Y TRANSPORTE
Retrasos en las entregas Despachos caóticos Incremento de costos operativos
CAUSAS
EFECTOS
3
Figura 1. Árbol de problema
Formulación del problema
El problema de la presente investigación se lo puede reducir a la siguiente
pregunta:
¿Cómo mejoraría los procesos operativos de una empresa distribuidora de
productos farmacéuticos y de consumo a través de la implementación de técnicas de
mejoramiento continuo?
4
Justificación
La propuesta realizada para el presente estudio a realizarse será la creación de
un instrumento enfocado en los procesos operativos de la empresa de distribución
farmacéutica y consumo, con la finalidad de que se proceda a la identificación de los errores
operativos dispuestos en las áreas de despacho y transporte, el cual en la actualidad no existe
un manejo en el sistema de control en el tiempo de entregas; así como también determinar en
la totalidad el problema generado ya que estas falencias no solo afectan a la compañía sino
que afectan directamente a los clientes al momento de la recepción de las entregas de los
productos lo cual repercute en pérdidas para la empresa
A su vez se desarrollaran un curso de capacitación en el manejo de eficiencia
y eficacia en los procesos realizados en el área de despacho y transporte los cuales
actualmente posee falencias, permitiendo así cubrir la necesidad que existe en el manejo de
los diferentes procesos a realizarse en la logística.
Objeto de estudio
El presente estudio tiene como objeto de estudio los procesos operativos de una
empresa distribuidora de productos farmacéuticos y de consumo.
Campo de acción o de investigación
Para el presente trabajo investigativo se desarrollarán técnicas de mejoramiento
continuo relacionadas a la eficiencia y eficacia en el Manejo de procesos.
Objetivo general
Realizar un análisis que permita determinar las causas comunes que generan
los errores operativos en las áreas de despacho y transporte de una empresa distribuidora de
productos farmacéuticos y de consumo.
5
Objetivos específicos
Identificar la gestión de tiempos que maneja el área logística en la empresa
para identificar posibles falencias.
Determinar los procesos que intervienen en el despacho de la mercadería hacia
los clientes finales de las farmacias.
Determinar la necesidad de herramientas de control en los diferentes procesos.
La novedad científica
Según (Marrero, Dominguez, & Fajardo, 2014) el enfoque por
procesos dentro de una empresa se lo puede alcanzar cuando la compañía en general
efectivice todos sus actividades y recursos son ejecutados a través de procesos, lo cual
asegurara la eficiencia y el crecimiento de la compañía; es decir mediante un enfoque
tradicional dentro de las unidades, cargos y las diversas áreas de la compañía
posibilitando consigo la efectividad de gestión de los procesos.
El éxito en sí de la ejecución de los procesos gestionados de una
compañía en si residen en que se ejecuté la organización global de la empresa,
respondiendo a la estrategias y misiones y objetivos de la empresa; permitiendo así a
la compañía identificar de forma rápida y efectiva y a la vez elaborar una evaluación
en los diversos procesos de una organización y factibles de planificar y controlar la
capacidad real de la empresa. (pág. 2)
6
CAPÍTULO 1MARCO TEÓRICO
TEORÍAS GENERALES
El Almacén en empresas distribuidoras Farmacéuticas
El almacén dentro de una empresa cumple en tener un espacio físico implementado por la
empresa para poder gestionar los productos que se compran a los diversos proveedores, y se
configuran en esencia para receptarlos, identificarlos almacenarlos y entregar a los productos.
Establecido en la normativa general del Ecuador las empresas distribuidoras deberán cumplir
con zonas específicas del almacenamiento de medicamentes y productos, a su vez deberán
cumplir con las condiciones ambientales necesarias para con ello se conserve en correcto
estado los medicamentos. Sin que esto les afecte la luz solar o mucho menos la humedad ya
que esto provocaría la degradación de los insumos almacenados, sobre todo aquellos
medicamentos que son fotosensibles a la luz del sol; en cambio los medicamentos que son
sensibles a la humedad ambiental. (Haskpiel, 2012, pág. 10).
Funciones del área de despacho en las empresas distribuidoras
Esta área se encarga de recibir los pedidos de los clientes, así como también la
documentación de salida de los productos, este departamento además se encarga de realizar
de todos los datos, autorizaciones de salida también la localización de los productos y el
surtido de los pedidos, hasta el punto en que el producto llegue a la zona de empaque el
mismo que será llevado a la carga del camión.
7
Mediante los procesos de distribución las áreas de despacho, ejecutan su labor de distribuir a
los diversos puntos previamente previstos por la compañía, a través del manejo informático
de las diversas facturaciones emitidas a los camiones repartidores, a su vez este departamento
deberá efectuar y control y manejo de rutas de los repartidores; y procurando con los
servicios brindados sean eficientes (Haskpiel, 2012, pág. 22).
Área de transporte y Logística en las empresas de distribución farmacéuticas
Esta área desempeña el papel más importante en el proceso de distribución, ya que es el
encargado de que el pedido llegue a su destino con las condiciones y normas más adecuadas,
sin que el paquete o el producto surtan efectos negativos, para ello es indispensable que la
empresa elabore guías de transporte en el cual detallara la mercancía despachada, el peso, y
volumen del producto; y por consiguiente sino se realiza una adecuada logística en los puntos
focales de inicio y de entrega degenerara en inadecuados transportes de materiales
traduciendo simplemente en costos de afectación en el tiempo total del proceso de entrega.
Debiéndose tomar en consideración que para la correcta ejecución de transporte en las
empresas distribuidoras farmacéuticas, se deben enfocar tres aspectos básicos calidad del
servicio de entrega, costos de recuperación, e inversiones requeridas; para la efectividad de
los procesos (Mora, Gestión logistica en centros de distribución y almacenes y bodegas,
2005, pág. 34).
Efectividad del área de logística dentro de la empresa
Según el profesor Ronald H. Ballou citado por (Mora, Gestión logistica en centros de
distribución y almacenes y bodegas, 2005) En esta área se desarrollara la recepción y
consolidación de la mercancía para llevar a cabo el almacenaje, es decir desde el punto de
8
compra del producto hasta el punto de llegada al consumidor, poniéndose en consideración
que el consumidor debe obtener un producto de calidad, bajo ciertas normas de la compañía.
Tomándose en consideración que dentro del área de logística se desenvuelven dos parámetros
de realización de tareas: el primer parámetro es el área de logística como central neurálgica
del funcionamiento correcto del flujo de compra y control interno de los materiales de la
empresa; y el segundo parámetro esta la planeación y control de distribución de insumos; es
decir el primer parámetro considerado como un proceso simple y medio de diseño y
administración de productos, y el segundo parámetro considerado complejo en cuanto a la
formación de redes logísticas en el cual coloca al producto desde el punto de consecución
hasta la fase final de la puesta al llegar al consumidor final (pág. 34)
Despacho de mercadería dentro de la empresa de distribución de farmacéuticos
El adecuado proceso de despacho de mercadería se desarrolla por medio de la correcta
ejecución de varios factores concadenados unos con otros como son el personal de bodega,
conductores idóneos, la selección de perfil de cargas determinadas, y por sobre todo el
cumplimiento de las horas previamente determinadas para las correspondientes despachos de
las mercaderías si uno de estos factores falla ocasionan graves pérdidas para la compañía; ya
que si una mercadería se estropea, se daña o simplemente no llega al punto de destino la
compañía de distribución será la afectada directamente. Este proceso es denominado por
parte del operador logístico, como el último proceso de entrega de productos por lo cual la
zona de despacho es esencial que el manejo del picking, este en perfecto estado para que se
efectué el retiro del almacén (Liu, 2011).
9
Errores operativos
Los errores operativos son muy frecuentes en la empresa como aquellas pérdidas financieras
debido a las falencias en el campo del personal, de los sistemas, tecnológicos u eventos
externos; es decir si el personal ejecuta con negligencia, sabotaje, fraude, robos, ocasionan al
100% perdida, en cambio en cuestiones de falencias en los sistemas esto ocasionan que la
información que guarda el sistema informático afecte el desarrollo de la integridad y
confidencialidad de la compañía.(Fernandez, 2007, pág. 34)
TEORÍAS SUSTANTIVAS
Sistema en gestión de tiempos que maneja el área de logística
El poder ejecutar sistemas de control en la gestión de tiempos dentro de una
empresa le permite realizar una medición de todo aquello que se puede realizar un control y
de lo que no se puede ejecutar el respectivo control, determinándose a través de los
indicadores que permitirán identificar la cuantificación los aspectos concernientes a las áreas
de logísticas a través de medidas, números, hechos u opiniones, condiciones o situaciones
todo esto en un momento determinado en el lapso de tiempo.
Manejando de forma adecuada el sistema de los tiempos permite a la empresa
generar una producción eficaz el cual le permitirá entregar un producto final de calidad,
satisfacción del cliente, y obtener excelentes resultados dentro del área logística.
10
Figura 2. Cuadro de adecuada gestión de tiempos en el área de logística
Todo dentro de una empresa puede llegar a ser cuantificado, lo que radicara en
la consecución del éxito y si el departamento logístico establece tiempos en el desarrollo de
sus competencias, le permitirá generar un continuo mejoramiento, y creara bases sostenibles
y efectuará el posicionamiento de la empresa generando consigo múltiples ventajas directas
para la compañía frente a la competencia logrando generar metas cumplidas en todo el
proceso a ejecutarse.(Mora, 2012).
Factores de evaluación del tiempo en maneja el área de logística del sector de despacho
Para determinar una adecuada evaluación del tiempo es indispensable
mediante la calificación Westinghouse establecer los factores que intervienen en los
despachadores lo que ocasionan problemas en el área de logística midiendo a su vez la
Habilidad del operador considerándose en calificaciones: deficiente, aceptables, regulares,
buenas y excelentes teniendo como nota superior +22% y como nota mínima -15%
respectivamente en calificaciones.
El Esfuerzo que el operador realice en las funciones a realizar de manera
representativa calificado de igual manera como: deficiente, aceptable, regular, bueno,
excelente y excesivo asignándole la valoración de +13% y la nota mínima del – 17%.
Gestión de tiempos que se maneja el área de logística
calidad satisfaccion resultadoscumplimiento
con el programa de tiempos
Efectividad
11
Mientras que la evaluación en la Consistencia del operador de igual forma deberá ser
calificado entre: perfecta, excelente, buena, regular, aceptable, deficiente a la que se le
asignara una valoración de +4%, - 4%.(Mora, 2012).
Área de logística dentro de la compañía
La logística dentro de las compañías distribuidoras juega un papel
preponderante y estratégico, ya que mediante este se ejecuta el gestionamiento, movimiento,
almacenamiento de los productos farmacéuticos y de consumo, permitiendo así obtener la
rentabilidad futura de los pedidos con relación a los respectivos costos, y ejecutando
adecuados sistemas de almacenamientos, inventarios de los insumos se obtendrá mayores
beneficios derivados de una adecuada proceso de logística.(Haskpiel, 2012)
Consigo esto podrá ubicar a la empresa por encima de la competencia,
generando una fuente de ventajas como son que el cliente obtenga sus productos de forma
adecuada y a tiempo, y la otra ventaja para la empresa será que los costes serán inferiores y
los beneficios mucho mayores. Todo esto se conseguirá si la empresa ejecuta una adecuada
gestión logística reduciendo de manera considerable al organizarse los tiempos de entrega de
materiales e insumos proporcionando un flujo constante de los insumos manteniendo las
normas de calidad, y ejecutando relaciones internas de trabajo productivas y armoniosas.
Importancia de la Logística dentro de los procesos de distribución y despacho de
farmacéutico y de consumo
El principal objetivo de importancia dentro de los procesos de distribución y
despacho de productos farmacéuticos y de consumo se establece más allá de asegurarse que
un producto se establezca con las normas de seguridad, efectuándose a través de políticas y
12
programas tanto internos por parte de la compañía como programas de salud a nivel estatal en
el cual los beneficios que se pretenden obtener:
Incremento de impacto de la logística dentro de la compañía
Mejorar la calidad del cuidado de los productos
Aumentar consigo la eficacia y la eficiencia en los costos.(Haskpiel,
2012)
Manejo de inventarios en el área de Logística
El manejo de los inventarios por parte del área logística de una empresa
distribuidora no es cosa sencilla, ya que la empresa deberá tener múltiples conocimientos a
disposición en cuanto a las programaciones o fluctuaciones de la demanda de insumos que se
genere en la compañía es entonces en que el inventario juega un papel importante en la
continuidad de producción de la empresa, si no se maneja adecuadamente el inventario esto
generara para la compañía retrasos en los pedidos de los proveedores, compra en cantidades
no necesarios de los productos o realizar compras pequeñas innecesarias.
Así que para asegurar una ventaja competitiva es necesario realizar
adecuadamente el manejo del inventario, obteniendo con ello beneficios desde internos en la
compañía como son la estructuración de una ventaja con la competencia, y brindado un
producto de calidad a los consumidores, desarrollándose todo esto en base a la adecuada
ejecución de los procesos, asegurándose que cada proceso se ejecute de forma sincronizada y
cumpliendo con estándares altos.
Obteniéndose como resultado global del manejo logístico que los productos a
los cuales se realiza un manejo se efectúen de forma correcta, que a su vez los pedidos de los
13
productos a los proveedores se desarrollen de la forma más adecuada, que las condiciones de
manejo de los productos se determinen de la forma más correcta; y que el lugar, momento y
costos sean los más acertados.
Figura 3. Ciclo Logístico
Procesos en el despacho de la mercadería productos farmacéuticos y de consumo
Para ejecutarse el proceso de despacho de los productos farmacéuticos y de
consumo se dispondrá de tres datos que son básicos para la ejecución correcta de despacho de
productos:
Existencias disponibles en este campo el despacho de los productos se
determinaran por aquellas cantidades existentes y utilizables para la
empresa.
Control de calidad
Contol de inventarios
Cuantificacion de productos
Adquision de productos
Control de almacenamiento y distrinbuccion
14
Consumo en cuanto este dato en el despacho se determina por los
productos que han sido entregados a todos los usuarios dentro de las
listas de entregas.
Perdidas y ajustes este punto se determinara por aquellos cantidades de
productos que se han sido retiradas del sistema, y en cuanto a los
ajustes serán aquellas entregadas o recibidas por otros
establecimientos.(Agudo, 2000, pág. 24)
Sistemas de control de información logística en el departamento de Despacho y
Distribución
Para elaborarse los sistemas de control de información logístico permiten así
elaborar un fluido proceso de Despacho y distribución deberá efectuarse un registro de
movimiento de los productos constituyendo en su base las pruebas de pedidos, salidas o
entregas de los mismos combinándose en ocasiones como reportes actuales de los diseños de
los sistemas, las perdidas y datos de los consumos realizados.
Este registro será efectuado por el personal del almacén de la distribuidora
farmacéutica serán ellos lo que podrán emitir y receptar esta documentación; organizando las
fechas y referencias de transacción de los registros de movimientos, además de incluir un
número que servirá de referencia en cada transacción; ejecutándose un comprobante de
despacho y recepción de productos correspondientes al establecimiento de las cantidades de
un producto.
Completándose los datos de la ficha de comprobante de despacho y recepción,
en donde se colocaran la fecha y cantidades que se hayan enviado utilizando en dos copias de
los suministros receptadas, y la tercera copia servirá de recordatorio para la distribuidora que
15
le servirá de confirmación del envió pendiente, mientras que el receptor comprueba la
cantidad recibida y la firma del comprobante, archivándose la documentación.
Fecha: N° de transacción:Destinatario:
Surtida Recibida123456789
101112131415
Autorizado por: Fecha:Mandado por: Fecha:
Recibido por: Fecha:
PRODUCTOCANTIDAD
COMENTARIOS
COMPROBANTE DE DESPACHO Y RECEPCIÓN
Figura 4: Comprobante de despacho y recepción
REFERENTES EMPÍRICOS
Caso empresa comercializadora de equipos computarizados INTCOMEX Guatemala
Se estableció en los estudios realizados que gran parte de la problemática se
debía a la mala organización logística en el área de despacho ya que no poseía una
clasificación adecuada en su inventario, lo que evidenciaba que gran parte de los productos
existentes en stock eran realmente antiguos, lo que en muchos casos hacia que no se
obtuvieran las ganancias de lo que hubiera sido si se hubiera realizado el despacho a tiempo
16
del producto, además se procedió a documentar las salidas e ingresos de mercaderías y
finalizándose se ejecutó un manual de puestos y funciones de actividades.(Villagrán, 2011)
Caso empresa Carbones del Cerrejón Limited
En el cual el área de despacho surte limitaciones en cuanto a limitaciones
persistentes de los recursos internos del departamento de despachó, lo cual las impresiones de
la documentación pertinentes del proceso de recepción y entrega de materiales, lo que se
resume que ocasiona que los trabajadores retrasen los pedidos y la recolección de los
pedidos, a pesar de todo esto al realizarse un manual de administración de inventarios y la
capacitación pertinente posibilitan que los empleados ejecuten sus funciones adecuadamente,
y establecer además que las reparticiones de los pedidos deberán efectuarse dentro de un
tiempo determinado.(Falquez & Paredes, 2011, pág. 35)
TITULO III: CAPITULO I DE LAS DISTRIBUIDORAS
FARMACEUTICAS Y CASAS DE REPRESENTACION
Según lo dispuesto en el Reglamento control y funcionamiento de
establecimientos farmacéuticos, en el artículo 45, 46, 47 establece que las distribuidoras
farmacéuticas son los establecimientos autorizados para poder ejecutar la importación,
exportación así como también ventas al por menor y mayor, y estos deberán someterse a la
normativa de buenas prácticas de almacenamientos y distribución determinadas por la
autoridad sanitaria. (Ministerio de Salud Pública , 2015)
17
CAPÍTULO 2MARCO METODOLÓGICO
2.1 METODOLOGÍA
En la presente investigación realizada por el maestrante se realizara la
implementación de un diseño exploratorio descriptivo utilizando además el método científico
con un enfoque cualitativo y cuantitativo con la finalidad de analizar la gestión de tiempos en
el área de logística hasta el punto final de la entrega al consumidor final.
Para ello en la investigación se realizó un análisis previo al desarrollo
investigativo que permitió identificar los puntos a investigar con los procesos que intervienen
en el de despacho de mercadería hasta la parte final del consumidor; permitiendo la
investigación realizar la determinación de la necesidad de herramientas de control.
2.2 MÉTODOS
En el estudio investigativo realizado se usan métodos, científico los cuales se
definen a continuación:
“ Según (Ruíz R. , 2013) El método científico como tal en la investigación
permite la ejecución de la medición, de aquellos aspectos de la vida diaria, mediante el
seguimiento asertivo del pensamiento deductivo con la finalidad de descubrir los diversos
procesos y analizar de forma interna y más mesurada las conexiones internas y externas de
los sujetos sometidos a la investigación”.
18
Posibilitando en sí que el proceso de investigación que se realiza aumente los
resultados en resumidas cuentas en bienestar de forma intrínseca e útil para el desarrollo
correcto de la empresa; y a la vez poder dar respuestas a todas las interrogantes que se
generen en el proceso investigativo.(Ruíz R. , 2013, pág. 12)
2.3 PREMISA
Por medio de la elaboración de un manual de procedimientos focalizados en
los procesos operativos se lograra ejecutar correctamente los envíos evitando consigo
retrasos en las entregas dentro de la empresa Distribuidora de productos farmacéuticos y de
consumo.
2.4 UNIVERSO Y MUESTRA
El maestrante determino el universo para el trabajo investigativo tomando
como base las necesidades de la empresa distribuidora de productos farmacéuticos y de
consumo, procediéndose a realizar las correspondientes encuestas en focus Group a la
directiva de la compañía; se tomara como base a 60 personas que laboran directamente para
la compañía, conformado por personal encargado directo de la logística hasta el punto de
entrega del consumidor final, así también la parte interna de la directiva de la compañía.
Se usara en la realización de la investigación una muestra equivalente al
universo tomado, utilizándose como fórmula estadística teórica la siguiente:
19
Ítem Abreviatura ValorTamaño Poblacional (N) 60
Error muestral (E): 0,05Proporción de éxito (P): 0,5
Proporción de fracaso (Q): 0,5Valor de Confianza (Z) 1,95
Calculo de la muestra:
En esta investigación se usa referencialmente la fórmula de muestras por ser la
misma inferior a 100 participantes, dado el hecho que el resultado de la muestra para ser
entrevistados será igual al universo, quedando la misma limitada a 60 personas participantes
dentro de la estructura interna y administrativa de la compañía.
2.5 CDIU – OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Las categorías identificadas en esta investigación fueron Tiempos, Procesos y
Control por desarrollarse estos como la base de la investigación realizada pasando por una
previa inspección y análisis desarrollado con anterioridad por el investigador para poder
identificar los problemas a resolver dentro de la empresa.
Tabla 1. Cuadro de Categorías, Dimensiones, Instrumentos, y Unidades de análisis
CATEGORÍA DIMENSIÓN INSTRUMENTO UNIDAD DE ANÁLISIS
TiemposIdentificación de tiempos necesarios y utilizados en el procedimiento de
despachoEncuesta Trabajadores
ProcesosIdentificar procesos necesarios
intervinientes en el despacho para mejorar proceso
Entrevista Gerencia
Control Determinación de la necesidad de herramientas de control Entrevista Gerencia
20
Para el desarrollo de la categoría tiempos se identificó como dimensión el
análisis de los tiempos utilizados por los trabajadores contrastándolo con los tiempos
identificados como utilizables en el desarrollo de los procedimientos para el área despacho de
la empresa, utilizándose un instrumento tipo encuesta para la toma de datos con registro de
los tiempos utilizados por parte de los operarios; Para la categoría procesos se realizó en una
sesión focus group de la empresa la determinación a través de una herramienta tipo entrevista
los procesos necesarios para el buen funcionamiento del área despacho según los miembros
del sector Gerencia; dejando identificado para la categoría control una entrevista realizada a
los miembros de gerencia y trabajadores en la que se determinará si existe una apreciación de
necesidad en el uso de herramientas de control para los procedimientos realizados en el
despacho de productos.
2.6 CRITERIOS ÉTICOS DE LA INVESTIGACIÓN
El presente estudio tiene valor científico al proceder con el uso responsable de
los recursos utilizados por la empresa que son limitados tanto en tiempo como principal
factor como en espacio, dinero e inclusive esfuerzo por parte de múltiples sectores afectados
con el malfuncionamiento del área estudiada, usando para esto fuentes fidedignas de
información directa por parte del investigador; uso de consentimiento informado con los
participantes en el desarrollo de la investigación para asegurar que los datos adquiridos sean
imparciales y fidedignos debido al ser de interés de los integrantes del estudio, asegurando
además una decisión libre en las respuestas; se procederá además con respeto a los sujetos
inscritos implementándose para los datos personales absoluta confidencialidad y privacidad.
21
CAPITULO 3
RESULTADOS
3.1 ANTECEDENTES DE LA UNIDAD DE ANÁLISIS O POBLACIÓN
Para el desarrollo de este trabajo se hicieron encuestas hacia personal
administrativo y del área de despacho determinando con este instrumento un promedio de los
tiempos utilizados por los distintos procedimientos utilizados en el despacho de los artículos
y contrastarlos con los valores determinados en el manual de cargo que es el implementado
por la gerencia de la empresa, además se utilizó el proceso focus group en el cual se realizó la
determinación de los procesos que intervienen en el despacho de la mercadería con sus
respectivos tiempos; implementándose además una entrevista para determinar que procesos
necesitan la realización de una herramienta de control, la misma que se desarrollará en el
capítulo propuesta.
3.2 DIAGNOSTICO O ESTUDIO DE CAMPO
Identificar la gestión de tiempos que maneja el área logística en la
empresa para identificar posibles falencias.
Orden de despacho.
¿Qué tiempo se usa en revisar notas de pedido para proceder al proceso de despacho?
22
Tabla 2. Tiempo para revisar notas de pedido para proceder al proceso de despacho
ITEM MINUTOS %ESPERADO 2 100%
TOMADO 2,2 110%
100%
110%
1
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 5. Tiempo para revisar notas de pedido para proceder al proceso de despacho
Análisis
En lo concerniente a las órdenes de despacho realizados dentro de la empresa
de distribución de fármacos y consumo se logró realizar la Revisión de las notas de pedido
para proceder al proceso de despacho los cuales se encontraron un tiempo de 2.2 minutos es
decir en un 110%, notándose una demora considerable en cuanto a que este proceso debería
efectuarse en un 100%.
23
¿Qué tiempo se usa en buscar y comprobar los productos solicitados por sector
y domicilio?
Tabla 3. Buscar y comprobar los productos solicitados por sector y domicilioBuscar y comprobar los productos solicitados por sector y
domicilio.
ITEM MINUTOS %ESPERADO 45 100%
TOMADO 51,75 115%
100%
115%
2
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 6. Buscar y comprobar los productos solicitados por sector y domicilio
Análisis
En la toma correspondiente de información de las respectivas órdenes de
despacho realizados dentro de la empresa de distribución de fármacos y consumo en la toma
de Búsqueda y comprobación de los productos solicitados por sector y domicilio se torna en
un tiempo de 51,75 minutos lo que en porcentajes se detallara como un 115%; mientras que
el proceso correcto a efectuarse debería tornarse en 45 minutos lo que daría como resultado
de 100%.
24
¿Qué tiempo se usa en ordenar los productos por nota de pedido y por orden de
importancia para posterior envió a la mesa de chequeo?
Tabla 4. Ordenar los productos por nota de pedido y por orden de importancia para posterior envió a la mesa de chequeo
ITEM MINUTOS %ESPERADO 20 100%
TOMADO 24 120%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido;
123%
3
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 7. Ordenar los productos por nota de pedido y por orden de importancia para posterior envió a la mesa de chequeo
Análisis
Los datos obtenidos en las órdenes de despacho realizadas dentro de la
empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto a las Órdenes de los productos
por nota de pedido y por orden de importancia para posterior enviaron a la mesa de chequeo
se determinaron en un tiempo de 24,6 minutos ejecutándose un valor obtenido de 123%,
mientras que el tiempo efectivo a realizarse es de 20 minutos obteniéndose así el 100% del
valor requerido.
25
Chequeo.- ¿Qué tiempo se usa en verificar cantidad y contenido de los
productos solicitados mediante orden de pedido?
Tabla 5. Verificar cantidad y contenido de los productos solicitados mediante orden de pedido
ITEM MINUTOS %ESPERADO 20 100%
TOMADO 25 125%
Valor Requerido; 100%
Valor Obtenido; 125%
4
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 8.Verificar cantidad y contenido de los productos solicitados mediante orden de pedido
Análisis
Los datos obtenidos de la información en campo de chequeos dentro de la
empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto a la correspondiente verificación
de las cantidad y contenido de los productos solicitados mediante orden de pedido se obtuvo
como resultado 25 minutos reflejando un valor del 125% obtenido; cuando el proceso debiera
realizarse a cabalidad en un tiempo de 20 minutos indicando con ello un valor del 100% de
efectividad.
¿Qué tiempo se usa en validar en el sistema orden de despacho y cerrar
pedido?
26
Tabla 6. Validar en el sistema orden de despacho y cerrar pedido.
ITEM MINUTOS %ESPERADO 5 100%
TOMADO 10 200%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido;
200%
5
Valor Requerido Valor ObtenidoFigura 9. Validar en el sistema orden de despacho y cerrar pedido.
Análisis
Los datos obtenidos de la información en campo de chequeos dentro de la
empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto a la correspondiente a la
Validación del sistema orden de despacho y cerrar pedido se obtuvo como resultado 10
minutos reflejando un valor del 200% obtenido; cuando el proceso debiera realizarse a
cabalidad en un tiempo de 5 minutos indicando con ello un valor del 100% de efectividad.
¿Qué tiempo se usa en imprimir las etiquetas de los pedidos y clasificar los
pedidos de acuerdo a las rutas?
27
Tabla 7. Imprimir las etiquetas de los pedidos y clasificar los pedidos de acuerdo a las rutas
ITEM MINUTOS %ESPERADO 10 100%
TOMADO 10,5 105%
Valor Requerido; 100%Valor Obtenido;
105%
6
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 10. Imprimir las etiquetas de los pedidos y clasificar los pedidos de acuerdo a las rutas
Análisis
Los datos obtenidos de la información en campo de chequeos dentro de la
empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto a la respectiva impresión de las
etiquetas de los pedidos y clasificar los pedidos de acuerdo a las rutas se obtuvo como
resultado 10,5 minutos reflejando un valor del 105% obtenido; cuando el proceso debiera
realizarse a cabalidad en un tiempo de 10 minutos indicando con ello un valor del 100% de
efectividad.
¿Qué tiempo se usa en entregar bultos de mercadería al área de transporte?
28
Tabla 8. Entregar bultos de mercadería al área de transporte
ITEM MINUTOS %ESPERADO 5 100%
TOMADO 7,5 150%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido; 153%
7
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 11. Entregar bultos de mercadería al área de transporte
Análisis
La información obtenida en el campo de chequeos dentro de la empresa de
distribución de fármacos y consumo en cuanto a la entrega de bultos de mercadería al área de
transporte se obtuvo como resultado 7,65 minutos reflejando un valor del 153% obtenido;
cuando el proceso debiera realizarse a cabalidad en un tiempo de 5 minutos indicando con
ello un valor del 100% de efectividad.
29
Embarque.- ¿Qué tiempo se usa en recibir pedidos del área de despacho y
preparar orden de embarque en base a prioridades de entrega?
Tabla 9. Recibir pedidos del área de despacho y preparar orden de embarque en base a prioridades de entrega.
ITEM MINUTOS %ESPERADO 5 100%
TOMADO 10 200%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido;
210%
8
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 12. Recibir pedidos del área de despacho y preparar orden de embarque en base a prioridades de entrega.
Análisis
En la toma correspondiente de información de Embarque realizados dentro de
la empresa de distribución de fármacos y consumo en la toma de recepción de pedidos del
área de despacho y preparar orden de embarque en base a prioridades de entrega se torna en
un tiempo de 10,5 minutos lo que en porcentajes se detallara como un 210%; mientras que el
proceso correcto a efectuarse debería tornarse en 5 minutos lo que daría como resultado de
100%.
30
¿Qué tiempo se usa en operar el montacargas para mover los pallets con
mercadería y enviar a las rutas de embarque?
Tabla 10. Operar el montacargas para mover los pallets con mercadería y enviar a las rutas de embarque
ITEM MINUTOS %ESPERADO 15 100%
TOMADO 22,5 150%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido; 152%
9
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 13. Operar el montacargas para mover los pallets con mercadería y enviar a las rutas de embarque
Análisis
En la toma correspondiente de información de Embarque realizados dentro de
la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto la Operación del montacargas
para mover los pallets con mercadería y enviar a las rutas de embarque el mismo que se torna
en un tiempo de 22,8 minutos lo que en porcentajes se detallara como un 152%; mientras que
el proceso correcto a efectuarse debería tornarse en 15 minutos lo que daría como resultado
de 100%.
31
¿Qué tiempo se usa en colocar en la cámara fría los productos que necesitan
refrigeración y también productos especiales que deben ser enviados por el área de
transporte?
Tabla 11. Colocar en la cámara fría los productos que necesitan refrigeración y también productos especiales y que deben ser enviados por el área de transporte
ITEM MINUTOS %ESPERADO 15 100%
TOMADO 26,25 175%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido; 171%
10
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 14. Colocar en la cámara fría los productos que necesitan refrigeración y también productos especiales y que deben ser enviados por el área de transporte
Análisis
En la toma correspondiente de información de Embarque realizados dentro de
la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto a la colocación de la cámara fría
los productos que necesitan refrigeración y también productos especiales y que deben ser
enviados por el área de transporte el mismo que se torna en un tiempo de 25,65 minutos lo
que en porcentajes se detallara como un 171%; mientras que el proceso correcto a efectuarse
debería tornarse en 15 minutos lo que daría como resultado de 100%.
32
¿Qué tiempo se usa en realizar la implantación de pilas de frio o geles que
mantengan en óptimo estado los productos refrigerados?
Tabla 12. Realizar la implantación de pilas de frio o geles que mantengan en óptimo estado los productos refrigerados
ITEM MINUTOS %ESPERADO 2 100%
TOMADO 2 100%
Valor Re-
querido; 100%
Valor Obtenido;
100%
11
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 15. Realizar la implantación de pilas de frio o geles que mantengan en óptimo estado los productos refrigerados
Análisis
En la toma correspondiente de información de Embarque realizados dentro de
la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto a la realización de la
implantación de pilas de frio o geles que mantengan en óptimo estado los productos
refrigerados que se torna en un tiempo de 2 minutos lo que en porcentajes se detallara como
un 100% encontrándose que este proceso se realiza al 100% correctamente.
¿Qué tiempo se usa en embarcar los bultos solicitados en facturas en función
de la orden de embarque?
33
Tabla 13. Embarcar los bultos solicitados en facturas en función de la orden de embarque
ITEM MINUTOS %ESPERADO 45 100%
TOMADO 78,75 175%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido;
177%
12
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 16. Embarcar los bultos solicitados en facturas en función de la orden de embarque
Análisis
En la toma correspondiente de información de Embarque realizados dentro de
la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto al correspondiente Embarque de
los bultos solicitados en facturas en función de la orden de embarque que se torna en un
tiempo de 79,65 minutos lo que en porcentajes se detallara como un 177% valor obtenido,
cuando el tiempo a realizarse correctamente debería ser de 45 minutos obteniéndose así el
100%.
Distribución.- ¿Qué tiempo se usa en verificar la cantidad de bultos detallados
en la orden de embarque?
34
Tabla 14. Verificar la cantidad de bultos detallados en la orden de embarque
ITEM MINUTOS %ESPERADO 60 100%
TOMADO 79,2 132%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido; 132%
13
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 17. Verificar la cantidad de bultos detallados en la orden de embarque
Análisis
En la toma correspondiente de información de Distribución realizados dentro
de la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto al correspondiente en la
Verificación de la cantidad de bultos detallados en la orden de embarque que se torna en un
tiempo de 79,2 minutos lo que en porcentajes se detallara como un 132% valor obtenido,
cuando el tiempo a realizarse correctamente debería ser de 60 minutos obteniéndose así el
100%.
¿Qué tiempo se usa en revisar la ruta asignada para entrega de mercadería?
35
Tabla 15. Revisar la ruta asignada para entrega de mercadería.
ITEM MINUTOS %ESPERADO 15 100%
TOMADO 19,05 127%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido; 127%
14
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 18. Revisar la ruta asignada para entrega de mercadería.
Análisis
En la toma correspondiente de información de Distribución realizados dentro
de la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto al correspondiente en la
revisión de la ruta asignada para entrega de mercadería que se torna en un tiempo de 19.5
minutos lo que en porcentajes se detallara como un 127% valor obtenido, cuando el tiempo a
realizarse correctamente debería ser de 15 minutos obteniéndose así el 100%.
¿Qué tiempo se usa en estibar la mercadería desde el camión hasta farmacia o
cliente?
36
Tabla 16. Estibar la mercadería desde el camión hasta farmacia o cliente
ITEM MINUTOS %ESPERADO 30 100%
TOMADO 42,9 143%
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido; 143%
15
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 19. Estibar la mercadería desde el camión hasta farmacia o cliente
Análisis
En la toma correspondiente de información de Distribución realizados dentro
de la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto al a Estibación de la
mercadería desde el camión hasta farmacia o cliente que se torna en un tiempo de 42,9
minutos lo que en porcentajes se detallara como un 143% valor obtenido, cuando el tiempo a
realizarse correctamente debería ser de 30 minutos obteniéndose así el 100%.
Cliente.- ¿Qué tiempo se usa en recibir un bulto con mercadería?
Tabla 17. Recibe bulto con mercadería
ITEM MINUTOS %ESPERADO 5 100%
TOMADO 9,6 192%
37
Valor Re-querido; 100%
Valor Obtenido;
192%
16
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 20. Recibe bulto con mercadería
Análisis
En la toma correspondiente de información de los Clientes realizados dentro
de la empresa de distribución de fármacos y consumo en cuanto al estado que recibe bulto
con mercadería que se torna en un tiempo de 9,6 minutos lo que en porcentajes se detallara
como un 192% valor obtenido, cuando el tiempo a realizarse correctamente debería ser de 5
minutos obteniéndose así el 100%.
¿Qué tiempo se usa en revisar documento de entrega y validar facturas?
Tabla 18. Revisa documento de entrega y valida factura
ITEM MINUTOS %ESPERADO 5 100%
TOMADO 5,8 116%
38
Valor Requerido; 100%
Valor Obtenido; 116%
17
Valor Requerido Valor Obtenido
Figura 21. Revisa documento de entrega y valida factura
Análisis
En la toma correspondiente de información de los Clientes realizados dentro
de la empresa de distribución de fármacos y consumo en la revisión de documentos de
entrega y valida factura que se torna en un tiempo de 5,8 minutos lo que en porcentajes se
detallará como un 192% valor obtenido, cuando el tiempo a realizarse correctamente debería
ser de 5 minutos obteniéndose así el 100%.
Determinar los procesos que intervienen en el despacho de la mercadería
hacia los clientes finales de las farmacias.
A través del desarrollo de una entrevista a múltiples miembros de la compañía
se determinaron los siguientes procesos como determinantes en el despacho de la mercadería
hacia clientes finales:
VALIDAR METODO FEFO.- Validar que los productos entregados al
chequeador cumplan con el método FEFO
39
CLASIFICACIÓN TIPOLOGICA.- Clasificar los pedidos de acuerdo a la
tipología del producto (farmacéuticos – consumo – pañales)
CLASIFICACION POR RUTAS.- Clasificar los pedidos por rutas.
REGISTROS.- Registrar temperatura de productos refrigerados.
Determinar la necesidad de herramientas de control en los diferentes procesos.
CLASIFICACIÓN.- Ordenar los productos por nota de pedido y por orden de
importancia para posterior envió a la mesa de chequeo. (Se debe verificar que los productos
que pasan al chequeo estén en perfecta condiciones, inclusive verificar caducidad del
producto).
VERIFICACIÓN.- Verificar cantidad y contenido de los productos
solicitados mediante orden de pedido. (si el pedido no está completo no deben cerrar el
pedido en el sistema)
RECEPCION Y DESPACHO DE PEDIDOS.- Recibir pedidos del área de
despacho y preparar orden de embarque en base a prioridades de entrega (validar que lo
entregado por el área de despacho sea lo que se registra en la orden de embarque)
CLASIFICACIÓN POR RUTAS.- Clasificar los pedidos por rutas (validar
los pedidos de acuerdo a l control de entregas y consolidar pedidos)
ACTUALIZACIÓN DE REGISTRO.-Registrar temperatura de productos
refrigerados (si temperatura no está en rango permitido se debe negar la salida del producto)
40
COMPROBACIÓN.- Revisa documento de entrega y valida factura (no solo
debe validar con la factura sino también físicamente)
41
CAPÍTULO 4DISCUSIÓN
4.1 CONTRASTACIÓN EMPÍRICA
Durante el desarrollo del proceso investigativo se pudo confirmar que el
retraso en el desarrollo de los pedidos hasta su llegada al cliente final se encontraba
sustentada en el desarrollo de casi todos los procedimientos que intervienen en el despacho de
la mercadería por parte de la empresa, logrando determinarse un 41% de diferencia en los
tiempos de entrega identificados en el desarrollo de los despachos, lo cual afecta
negativamente a la empresa en función de tiempo y con resultados finales negativos en
cuanto a economía; No se encontraban determinados ciertos procesos que se consideran muy
importantes en el desarrollo de la empresa, los mismos que se identificaron a través del focus
group; adicional a esto al desarrollar la sesión de trabajo se identificó con la herramienta que
era necesario el desarrollo de ciertas herramientas de control para 6 procedimientos, las
cuales no se encuentran desarrolladas dentro de la empresa.
4.2 LIMITACIONES
El presente estudio está limitado por los campos de acción en los que se puede
intervenir dentro de la compañía, ya que la misma guarda como confidencial algunos detalles
relevantes al proceso, además la limitación está dada por el nicho limitado de acción para
investigar.
42
4.3 LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN
Las líneas de investigación encontradas en este estudio se basan en el enfoque
por procesos para las empresas, pudiendo desarrollar este mismo estudio en el sector logístico
para otras empresas que necesiten un alto procesamiento de mercadería; también se identificó
como línea la organización global al ser considerado un punto importante para el correcto
desarrollo de cualquier empresa dedicada o relacionada con el área de logística.
4.4 ASPECTOS RELEVANTES
Se destaca en el proceso de desarrollo de una empresa la importancia de
mantener una constante revisión y control no solo de los procedimientos, también de los
procesos y trabajos para cualquier empresa, ya que en el camino diario empresarial se
observan casos como en el investigado en los cuales se da por afirmado el hecho de realizar
un trabajo salomónico descuidando las múltiples partes de la empresa, las cuales pueden ser
enmendadas con sencillas reuniones de trabajo y observación constante, como se observa
durante el trabajo de investigación.
43
CAPITULO 5PROPUESTA
Como propuesta a desarrollar en la presente investigación está el desarrollo de
las herramientas de control para los procesos determinados durante la investigación del tercer
objetivo.
Dirección:Teléfono:Website:Celular:Correo:
HERRAMIENTA DE CONTROL DE ORDENAMIENTO PARA DESPACHOFecha
Operador
Área
Nota de pedido
Orden de importancia
No
Producto Cantidad Condición Caducidad
Firma responsable
Figura 22. Herramienta de control de ordenamiento para despacho
44
Dirección:Teléfono:Website:Celular:Correo:
HERRAMIENTA DE CONTROL PARA VERIFICACIONFecha
Operador
Área
Nota de pedido
CANTIDAD CONTENIDONo
Producto PEDIDO RECIBIDO PEDIDO RECIBIDO
Firma responsable
Figura 23. Herramienta de control para verificación
45
Dirección:Teléfono:Website:Celular:Correo:
HERRAMIENTA DE CONTROL PARA RUTAFecha
Operador
Área
Ruta
No
Orden LLEGADA RECIBIDO
Firma responsable
Figura 24. Herramienta de control para ruta
46
Dirección:Teléfono:Website:Celular:Correo:
REGISTRO TEMPERATURAFecha
Operador
Área
Ruta
No
Producto RECOMENDADO VERIFICADO
Firma responsable
Figura 25. Registro temperatura
47
CONCLUSIONES
Mediante la realización de reuniones de trabajo en la empresa de distribución
de elementos farmacéuticos y de consumo se logro identificar la gestión de tiempos en lo
concernientes de las ordenes de despacho los cuales existen múltiples ejecuciones con
retrasos lo cual en gran medida a la finalización de los procesos desencadenan que los
procesos no sean adecuadamente realizados y la efectividad de los mismos no se desarrollen
al 100% dentro de los márgenes de efectividad. Así también se encontró que el área de
chequeos existe un amplio espectro de procesos que son efectuados incorrectamente lo que
desencadena en la compañía a que los procesos sean ejecutados al doble del tiempo estimado.
Además se evidencio en la investigación que al departamento de embarque los
procesos de ejecución no cumplen con los tiempos predeterminados por la compañía los
cuales en mucho de los procesos son ejecutados tres veces al tiempo estimado para los
procesos señalados dentro de la empresa, en cuanto al departamento de distribución se
evidencio que los procesos de transporte se efectuaron de manera imprecisa lo que
desencadeno en que los resultados del estudio denotaran que el área de distribución tiene
múltiples falencias lo que ocasiona que la distribución surjan las demoras respectivas de los
paquetes. Mientras que en los procesos clientes se ejecutan en proporciones que no son
adecuadas; encontrándose en sí que los tiempos totales requeridos en los procesos de
ejecución deberían ser de 304 minutos los cuales no concuerdan con los tiempos recopilados
en la investigación realizada los cuales en total de los procesos se determinaron en 428, 85
minutos estimándose consigo en la totalidad del 141%.
Mediante la realización de las entrevistas realizadas a los miembros de la
compañía se determinó el despacho correspondiente de los insumos hasta el punto final de los
48
clientes los cuales dieron como resultado que la validación de chequeos cumplan con la
aplicación adecuada de FEFO, que la tipología de productos sea clasificados de acuerdo a los
productos realizados, además se logró evidenciar la necesidad de ejecutarse una herramienta
de control que permita verificar los diferentes procesos a ejecutarse dentro de la compañía
desde las partes de chequeo hasta los puntos de clasificación hasta la comprobación de
documentos.
49
RECOMENDACIONES
Se recomienda por parte de la investigación realizada que el área de logística
ejecute constantemente los procesos de control determinados en la herramienta de control
proporcionados así como también una capacitación continua a los empleados de la empresa
de distribución de elementos farmacéuticos y de consumo; así también que se realice un
control más profundo a el departamento de distribución la cual marca una necesidad de
control en cuanto a su clasificación de los pedidos a ejecutarse por las respectivas rutas de
entregas.
Además se recomienda hacer un control efectivo de los proceso de tiempos
ejecutados ya que estos marcan un inadecuado margen de tiempos perdidos en cada uno de
los procesos realizados lo que desencadena que sea ejecutados al doble o hasta tres veces del
tiempo estimado en la ejecución a efectuarse dentro de la compañía, lo que a la larga a la
compañía desencadena una pésima ejecución de los procesos.
3
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Anexo 1No PROCESO (identificado en manual de cargo u otro) LUGAR TR TU VO
ORDEN DE DESPACHO1 Revisar notas de pedido para proceder al proceso de despacho Despacho 2 2,2 110%
2 Buscar y comprobar los productos solicitados por sector y domicilio Despacho 45 51,8 115%
3 Ordenar los productos por nota de pedido y por orden de importancia para posterior envió a la mesa de chequeo Despacho 20 24,6 123%
CHEQUEO
4 Verificar cantidad y contenido de los productos solicitados mediante orden de pedido Chequeo 20 25 125%
5 Validar en el sistema orden de despacho y cerrar pedido. Chequeo 5 10 200%
6 Imprimir las etiquetas de los pedidos y clasificar los pedidos de acuerdo a las rutas Chequeo 10 10,5 105%
7 Entregar bultos de mercadería al área de transporte Chequeo 5 7,65 153%EMBARQUE
8 Recibir pedidos del área de despacho y preparar orden de embarque en base a prioridades de entrega. Embarque 5 10,5 210%
9 Operar el montacargas para mover los pallets con mercadería y enviar a las rutas de embarque Embarque 15 22,8 152%
10Colocar en la cámara fría los productos que necesitan refrigeración y también productos especiales y que deben ser enviados por el área de transporte
Embarque 15 25,7 171%
11 Realizar la implantación de pilas de frio o geles que mantengan en óptimo estado los productos refrigerados Embarque 2 2 100%
12 Embarcar los bultos solicitados en facturas en función de la orden de embarque Embarque 45 79,7 177%
DISTRIBUCION
13 Verificar la cantidad de bultos detallados en la orden de embarque Transporte 60 79,2 132%
14 Revisar la ruta asignada para entrega de mercadería. Transporte 15 19,1 127%
15 Estibar la mercadería desde el camión hasta farmacia o cliente. Transporte 30 42,9 143%
CLIENTE16 Recibe bulto con mercadería Farmacia 5 9,6 192%17 Revisa documento de entrega y valida factura Farmacia 5 5,8 116%
TOTAL DE TIEMPO 304 429 141%TR=TIEMPO REQUERIDO, TU=TIEMPO USADO, VO=VALOR OBTENIDO