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Guía para la elaboración de un Manual de Control
de Calidad para Firmas de Contadores Públicos
ÍNDICE
OBJETIVOS GENERALES
OBJETIVOS PARTICULARES
NORMATIVIDAD APLICABLE
PRINCIPIOS Y LIMITACIONES
USO PRÁCTICO DE LA GUÍA
MISIÓN Y VISIÓN
HISTORIA DE LA FIRMA
ORGANIGRAMA DE LA FIRMA
I. RESPONSABILIDAD DEL LÍDER DE LA FIRMA SOBRE LA CALIDAD
I.1 Generalidades 14
I.2 Premisas 14
I.3 Objetivo 15
I.4 Alcance 15
I.5 Definiciones 15
I.6 Responsable 16
I.7 Políticas 16
I.8 Procedimiento 18
I.9 Documentos 18
II. ÉTICA
II.1 Generalidades 21
II.2 Premisas 22
II.3 Objetivo 22
II.4 Alcance 23
II.5 Definiciones 24
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II.6 Responsable 24
II.7 Políticas 25
II.8 Procedimiento 26
II.9 Documentos 37
III. ACEPTACIÓN Y RETENCIÓN DE CLIENTES Y TRABAJOS ESPECÍFICOS
III.1 Generalidades 46
III.2 Premisas 47
III.3 Objetivo 47
III.4 Alcance 48
III.5 Definiciones 48
III.6 Responsable 48
III.7 Políticas 49
III.8 Procedimiento 49
III.9 Documentos 50
IV. RECURSOS HUMANOS
IV.1 Generalidades 63
IV.2 Premisas 63
IV.3 Objetivo 64
IV.4 Alcance 64
IV.5 Definiciones 64
IV.6 Responsable 65
IV.7 Políticas 65
IV.8 Procedimiento 66
IV.9 Documentos 67
3
V. DESEMPEÑO DEL TRABAJO
V.1 Generalidades 92
V.2 Premisas 93
V.3 Objetivo 93
V.4 Alcance 94
V.5 Definiciones 94
V.6 Responsable 95
V.7 Políticas 95
V.8 Procedimiento 96
V.9 Documentos 97
VI. DOCUMENTACIÓN DE LOS TRABAJOS
VI.1 Generalidades 124
VI.2 Premisas 125
VI.3 Objetivo 125
VI.4 Alcance 126
VI.5 Definiciones 126
VI.6 Responsable 126
VI.7 Políticas 127
VI.8 Procedimiento 128
VI.9 Documentos 128
VII. MONITOREO
VII.1 Generalidades 135
VII.2 Premisas 137
VII.3 Objetivo 137
VII.4 Alcance 137
VII.5 Definiciones 137
VII.6 Responsable 138
4
VII.7 Políticas 138
VII.8 Procedimiento 139
VII.9 Documentos 139
VIII. EVALUACIÓN DEL REVISOR
VIII.1 Comunicado de Deficiencias 151
VIII.2 Quejas y controversias 153
VIII.3 Medidas correctivas 155
VIII.4 Acta final del revisor de la Calidad 157
BIBLIOGRAFÍA 160
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Manual de Control de Calidad
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OBJETIVOS GENERALES
1.- Demostrar que se cuenta con un sistema de control de calidad y que funciona de forma
eficiente y permanente.
2.- Demostrar que la Firma y su personal cumplen con las normas profesionales y con los
requisitos regulatorios y legales aplicables.
3.- Demostrar que los informes emitidos son apropiados y se encuentran sustentados y
documentados.
OBJETIVOS PARTICULARES
1. Del líder
Demostrar que el líder promueve entre todos los colaboradores una cultura propia y de grupo
respecto a la calidad, que asigna y destina permanentemente los recursos humanos y materiales
necesarios para la implementación del Sistema de Control de la Calidad de la Firma.
2. Éticos
Demostrar que la Firma y sus colaboradores cumplen con los requisitos éticos y de independencia
relevantes.
3. Aceptación y retención de clientes
Demostrar que la Firma solo acepta o continúa con relaciones profesionales y trabajos
considerando la integridad del cliente, que se es competente y que el personal asignado cuenta
con la habilidad y el tiempo necesarios para prestar un servicio de calidad.
4. Recurso humano
Demostrar que la Firma procura en todo momento que su personal se encuentra actualizado y
capacitado, que se tienen adecuadas evaluaciones de su desempeño, así como que cuenta con
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programas de capacitación y con políticas y procedimientos puntuales relativos al recurso
humano.
5. Desempeño del trabajo
Demostrar que en la Firma se desempeñan consistentemente todos los trabajos y, sobre todo, los
de Auditoría, de conformidad con las normas profesionales y requisitos regulatorios y legales.
Que los informes emitidos son apropiados de acuerdo con las circunstancias y que
invariablemente estos informes están sustentados en papeles de trabajo.
6. Documentación y seguridad de los trabajos
Demostrar que la Firma conserva y resguarda adecuadamente la información contenida en los
archivos físicos y electrónicos, de conformidad con políticas y procedimientos establecidos.
Monitoreo
Demostrar que la Firma cuenta con un sistema de monitoreo que permite detectar fallas y
demostrar a un tercero -interno o externo- que las políticas, procedimientos y los formatos
establecidos para cada elemento del control de la calidad operan de una manera efectiva.
NORMATIVIDAD APLICABLE
La Firma al implementar el Sistema de Control de Calidad observa la siguiente normatividad:
1.- NCC. Norma de Control de Calidad emitida por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos
(IMCP). Vigente a partir de enero del 2010.
2.- NIA 220. Control de Calidad de la Auditoría de Estados Financieros. Vigente enero 2012.
3.- NRCC. Norma de Revisión de Control de Calidad profesional emitida por el IMCP. Vigente
enero 2011.
4.- RNRCC. Reglamento de la Norma de Revisión de Control de Calidad emitida por el IMCP.
Vigente enero 2011.
5.- NIA 230. Documentación de la Auditoría. Vigente enero 2012.
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PRINCIPIOS Y LIMITACIONES
Esta guía constituye una herramienta que incluye material de apoyo sistemático para que logres la implementación del Control de la Calidad en tu Firma.
El llenado de formatos, rutas y archivos no implica que el sistema en tu Firma esté funcionando eficientemente, ya que deberá probarse ante los revisores internos o externos de la calidad que el sistema opera en todo momento.
Es responsabilidad absoluta de la Firma y de su líder el funcionamiento puntual y eficiente.
La presente guía ejemplifica únicamente algunas políticas, procedimientos, formatos que podrían ser parte de un Manual de Auditoría, reglamento interior de trabajo o de cualquier documento que regule la actuación de los integrantes de una Firma, los cuales se presentan de forma enunciativa pero no limitativa, por lo que su diseño y estructura dependerá de cada una en particular.
El Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. solo te apoya con esta herramienta no estableciendo un compromiso de que en su adopción te garantice el 100% del cumplimiento de la norma, debido a que cada Firma cuenta con particularidades que tienen que ver con su tamaño, número de Socios, número de colaboradores, características de sus clientes y el tipo de trabajo encomendado.
Cabe mencionar que las políticas, procedimientos y formatos para la ejecución de la Auditoría y otros trabajos relacionados deberán estar documentados en el Manual de Auditoría.
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Por lo anterior y para mayor seguridad en la implementación, te recomendamos realizar con detenimiento un programa de trabajo personalizado según las características y necesidades propias de tu Firma, “recordándote que en la observación, cumplimiento y documentación integral e tu sistema está la clave que te garantizará el éxito de tu implementación”.
USO PRÁCTICO DE LA GUÍA
Todas las políticas, procedimientos y los formatos contenidos en la “Guía para la elaboración de
un Manual de Control de Calidad para Firmas de Contadores Públicos” son sugeridos y cada
Contador o Firma podrán adaptarlo a su “manual” según sus propias características.
Para efectos de esta Guía se deberá entender que no se requiere de estructuras complejas para
cumplir con la norma, ya que su sistema deberá ir de acuerdo con su tamaño y tipo de clientes.
El Contador o la Firma podrán establecer alianzas estratégicas con otros Contadores u otras
Firmas, partiendo de la base de que las características de su sistema de control de calidad son
afines. (Visión de calidad similar).
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MISIÓN Y VISIÓN
Misión
Crear y mantener las herramientas necesarias para ofrecer a nuestros clientes servicios integrales
de calidad, considerando la preparación y eficiencia individual y de grupo; teniendo presente en
todo momento la aplicación del Control de Calidad a los trabajos desempeñados por la Firma.
Visión
Asegurar la permanencia de la organización a través de la institucionalización, diversidad y la
versatilidad de los servicios que ofrece; reconociendo que cada proyecto se constituye como un
reto individual y de la Firma.
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HISTORIA DE LA FIRMA
La FIRMA inicia como Despacho el ___________ de ____, resultado de la idea de tres
Contadores Públicos independientes, cuyo objetivo fue crear una Firma confiable, seria,
responsable, con un compromiso social, para prestar principalmente servicios de Contabilidad,
Auditoría y Consultoría. En ____________ de _____ se constituye como se le denomina
actualmente.
Durante su trayectoria, el Despacho ha desempeñado trabajos de contabilidad, Auditorías de
estados financieros, Auditorías administrativas y operacionales, implantación de sistemas
administrativos, sistemas de costos, asesoría corporativa integral y, en general, la realización de
trabajos especiales relacionados con la profesión, de conformidad con las necesidades y
peticiones de nuestros clientes.
Nuestra Firma se ha caracterizado por su adaptación efectiva a los cambios en el mercado de los
servicios, a las condiciones económicas, a las constantes modificaciones fiscales y a los efectos
de mercado propiciados por la globalización. Logrando con ello obtener la confianza y
reconocimiento de nuestros clientes, colegas, empleados, proveedores e incluso de las
autoridades fiscales.
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ORGANIGRAMA DE LA FIRMA
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I. RESPONSABILIDAD DEL LÍDER DE LA FIRMA SOBRE LA CALIDAD
I.1 Generalidades
Es responsabilidad del Líder de la Firma fomentar, promover e incentivar una cultura integral de
calidad, aplicable tanto para su personal como para los trabajos desempeñados por la misma. En
el entendido de que la planeación, desarrollo, ejecución, control y supervisión de los procesos
generales y específicos de los trabajos de Auditoría y demás realizados por la Firma son
esenciales para la obtención de los resultados deseados.
Parte importante de la responsabilidad del Líder de la Firma es establecer políticas que incluyan la
evaluación del desempeño de los colaboradores, el establecimiento de incentivos profesionales -
tanto individuales como de grupo-, así como la determinación de compromisos entre la Firma y
colaboradores. Además, deberá contar con reconocimientos, premios, promociones e incentivos
económicos para el personal, con el fin de procurar el trabajo de calidad de los empleados y por
ende del Despacho.
El Líder deberá desarrollar estas políticas con apego a los lineamientos establecidos por la Norma
de Calidad establecida por el IMCP, sin dejar de tener en cuenta los principios y bases de
identidad ya existentes en la Firma.
La Firma y su Líder han hecho todo el esfuerzo y deberán destinar los recursos necesarios al
desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos de calidad que hagan falta
para el cumplimiento de la norma establecida por el IMCP.
I.2 Premisas
El Líder de la Firma establece los lineamientos de calidad por medio de la promoción de las
normas y procedimientos de ejecución, control y supervisión de todos los procesos de trabajo del
Despacho, contenidos en el Manual de Auditoría.
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La Calidad comprende la evaluación del desempeño de los colaboradores, así como la
determinación de incentivos claros y en su caso sanciones y acciones a seguir, encaminados al
proyecto de calidad, donde se establecen los compromisos entre la Firma y los colaboradores.
I.3 Objetivo
El Líder es el responsable de asegurar y destinar los recursos humanos y materiales necesarios
para el desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos, cuyo objetivo
primordial es lograr y mantener vigente “la Certificación de Calidad de la Firma”.
I.4 Alcance
Aplicable a todo el personal de la Firma:
Para que el desempeño de todos los colaboradores siempre tenga un mismo estándar de
Calidad.
Para que todo el personal se sienta parte fundamental del proyecto de Calidad.
I.5 Definiciones
Firma.- Profesionista independiente, sociedad, corporación u otra agrupación de Contadores
Públicos, incluye red de firmas.
Director de la Firma.- Persona sobre la que recae la responsabilidad final del Proyecto de
Calidad; es quien decide sobre la asignación de los recursos humanos y materiales en todas las
áreas de la Firma.
Líder.- Persona que tiene la capacidad para tomar la iniciativa, gestionar, promover, convocar,
motivar y evaluar la eficacia y eficiencia del grupo.
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Ingeniería del Sistema de Calidad.- Persona apta con amplio conocimiento en el manejo de
sistemas de información electrónica y de comunicaciones locales y remotas.
Administración de la Firma.- Persona responsable del adecuado manejo y administración de los
recursos humanos y materiales de la Firma.
Recursos.- Se refiere a la asignación y disposición de materiales técnicos, tecnológicos y de
capital humano, los cuales son necesarios para realizar un trabajo de calidad.
Cultura de Calidad.- Se refiere a las conductas inherentes y constantes, relativas al Control de
Calidad de la Firma y de todos los trabajos realizados, incluidos los de Auditoría, con apego a las
disposiciones normativas establecidas por el IMCP.
Manual de Auditoría.- Es el documento que recopila las políticas y procedimientos mínimos
necesarios establecidos por la Firma, para la ejecución de los trabajos de Auditoría, en
cumplimiento con las normas de Auditoría vigentes.
I.6 Responsable
Director del Despacho
Líder del Proyecto de Calidad
Ingeniería del Sistema de Calidad
Administración de la Firma
I.7 Políticas
PRLC-1
El Director y el Líder de la Firma deberán promover entre los colaboradores una
cultura de calidad en los trabajos de Auditoría, normas de atestiguamiento y todos
los demás trabajos desempeñados por la Firma.
PRLC-2El Líder deberá impulsar la preparación técnica y social de todos los miembros de
la Firma, conforme a sus puestos y responsabilidades.
PRLC-3 El Director y el Líder deberán incentivar, compensar y promover a todos los
colaboradores, teniendo como base la evaluación de su actuación y desempeño
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en el trabajo.
PRLC-4
El Director deberá fijar las negociaciones comerciales y administrativas con el
cliente, las cuales no deben influir en los colaboradores con respecto a la
independencia y calidad en el desarrollo de la Auditoría y demás trabajos.
PRLC-5
La responsabilidad última de la operación del Sistema de Control de Calidad recae
en el Socio de la Firma, en el Socio Director de la misma, en la Asamblea de
Socios o, en su caso, en el Consejo de Administración.
PRLC-6
El Socio a cargo de cada trabajo asume la responsabilidad global de la calidad de
cada compromiso que le sea asignado, con independencia de la responsabilidad
del revisor de calidad.
PRLC-7
El Líder de la Firma debe asignar la responsabilidad del funcionamiento del
sistema de Control de Calidad a algún Socio u otra persona dentro de la Firma,
con experiencia y capacidad suficientes y adecuadas, así como con la autoridad
necesaria para asumir dicha responsabilidad.
PRLC-8
El responsable del Sistema de Control de Calidad podrá delegar algunas funciones
a otro Socio o personas con un adecuado nivel dentro de la Firma, sin perder la
responsabilidad final del Sistema de Control de Calidad.
PRLC-9
Los líderes de la Firma deben sostener reuniones periódicas con el asesor
profesional para abordar temas de Control de Calidad y tener la oportunidad de
conocer sus comentarios y sugerencias para mejorar sus políticas y
procedimientos del Sistema de Control de Calidad.
PRLC-10
La Firma debe establecer un sistema de incentivos que permita demostrar su
compromiso con todos aquellos empleados que demuestren calidad en el
desarrollo de sus trabajos.
PRLC-11
Los líderes de la Firma son los responsables de promover una cultura interna
basada en el reconocimiento de que la calidad es esencial en el desempeño de los
trabajos. Por lo tanto, el fomento de una cultura interna orientada a la calidad
depende fundamentalmente de sus actuaciones y ejemplos, así como de los
mensajes derivados de las reuniones con el asesor profesional, en los que se
enfatice la importancia de adherirse a las políticas y procedimientos de Control de
Calidad, y realizar trabajos que cumplan con las normas profesionales y
requerimientos legales y reglamentarios y de emitir informes que sean adecuados
en las circunstancias.
PRLC-12
Para fomentar una cultura interna basada en la calidad, él o los Socios de la Firma
deben reconocer que la estrategia de negocios se encuentra supeditada al
requerimiento de alcanzar calidad en todos los compromisos que la Firma realice.
PRLC-13 La Firma debe establecer políticas sobre la evaluación del desempeño, la
compensación y promoción del personal y asignar recursos suficientes para
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documentar y respaldar las políticas y procedimientos de Control de Calidad. En su
caso también deberá establecer sanciones para los incumplimientos.
PRLC-14La Firma debe implementar un sistema que le permita evaluar la satisfacción de
sus clientes respecto a la calidad de los servicios prestados.
I.8 Procedimiento
1. Realizar reuniones del líder de control de calidad con todo el personal, donde se analicen y
precisen cambios. De esta manera se retroalimentará sistemáticamente respecto del manejo de
las situaciones que impacten en la calidad y en el trabajo diario de la Firma.
2. Se sugiere que el Manual de Calidad se encuentre en la red de la Firma y también de manera
impresa, de tal forma que el personal siempre tenga acceso a éste, según su puesto y jerarquía.
I.9 Documentos
I.9.1 Promoción de la Cultura de Calidad
I.9.2 Acuse de entrega de Boletines relativos al Control de Calidad
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Promoción de la Cultura de Calidad
La Calidad es y será un elemento primordial en el desarrollo de los trabajos de la Firma.
Los conceptos relativos a Control de Calidad se encuentran contenidos de manera sistemática en
el Manual de Control de Calidad de la Firma, quedando claro que se tiene como finalidad
establecer los objetivos, políticas y procedimientos correspondientes a las Normas de Calidad
establecidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) y las propias de nuestra
Firma.
Me fue ampliamente explicado el contenido, establecido en el boletín de Control de Calidad de la
Firma y en la la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 220 y NIA 230, documentación de la
Auditoría, me doy por enterado y me comprometo a observarlo y cumplirlo durante el tiempo que
labore para la Firma.
[LA FIRMA Y/O EL CONTADOR]
México D.F. a ______de _______de ____.
__________________________
Nombre y firma del colaborador
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Acuse de entrega de Boletines relativos al Control de Calidad
Para reforzar el conocimiento de la normatividad es conveniente entregar los boletines normativos,
para ello puede utilizarse el siguiente formato:
Recibo de Boletines
México, D.F. a ____ de ___________ de_____.
Recibí de [LA FIRMA Y/O EL CONTADOR] los siguientes boletines para su estudio y observación:
NCC. Norma de Control de Calidad de la Firma, Control de Calidad aplicable a las Firmas
de Contadores Públicos que desempeñan Auditorías y revisiones de información financiera,
trabajos para atestiguar y otros servicios relacionados.
NRCC. Norma de Revisión de Control de Calidad Profesional.
NIA 220. Control de Calidad de la Auditoría.
NIA 230. Documentación de la Auditoría.
RNRCC. Reglamento de la Norma de Revisión de Control de Calidad.
Nombre del colaborador: ________________________________
Firma del colaborador: __________________________________
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II. ÉTICA
II.1 Generalidades
Requisitos Éticos
Requisitos de Independencia
[LA FIRMA] mantendrá, dentro de su estructura y principios éticos particulares, una independencia
de actuación e imparcialidad, con apego a las Normas Internacionales de Auditoría, relativas a la
ejecución del trabajo y opinión que de ella se deriva.
Independencia
Los requisitos de independencia son constantemente comunicados al personal de la Firma, bajo
esquemas y formatos determinados dentro del propio Manual de Calidad de la Firma, así como en
el Manual de Trabajos de Auditoría.
Cuando son identificadas algunas circunstancias que ponen en peligro o amenazan la
independencia en el desarrollo de los trabajos, sobre todo en los de Auditoría -por el Socio
Director o algún otro miembro de la Firma -, se deben tomar acciones y, en casos extremos,
incluso se deberá negar la opinión, aclarando los motivos por los que ya no es posible concluir un
trabajo integral. En tanto no sean corregidas las causas que dieron origen, la Firma evitará
expresar alguna opinión.
De manera sistemática, y consultada con la dirección de [LA FIRMA], son emprendidas acciones
oportunas y apropiadas, respecto a las amenazas identificadas a la independencia.
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[LA FIRMA] establece como obligatorio el cumplimiento del Manual de Control de Calidad, en
donde se detallan las políticas y los procedimientos éticos adoptados, con la finalidad de elaborar
servicios profesionales de alta calidad, incrementando el grado de confianza tanto de los clientes
como de terceros en la información financiera auditada por nosotros.
Se les recuerda a todos los integrantes de la Firma que los valores éticos y morales se encuentran
en todas las acciones que se realicen como personas. Es por esto que se establece la forma de
actuar del personal de nuestra Firma dentro y fuera de nuestras instalaciones, la cual deberá ser
congruente con los valores universales establecidos.
II.2 Premisas
La ética es esencial para el desarrollo de actividades de la Firma, por ello es de gran interés
promover entre sus colaboradores la importancia de apegarse al Código de Ética y a los valores
propios de la misma.
La Firma aplica normas éticas para ofrecer al cliente tranquilidad y certeza en la encomienda de
algún trabajo.
La Firma cuenta con los recursos materiales y humanos, los cuales son motivo de orgullo; no
obstante, por ética, si la prestación del servicio no está a nuestro alcance, lo debemos ceder a otro
colega o simplemente no debemos aceptarlo.
No se aceptan trabajos en donde se observen actos contrarios a los valores éticos y morales,
independientemente de los efectos que pudieran causar.
Ningún integrante de nuestra Firma deberá involucrarse en negocios o actividades que deterioren
la imagen de nuestra Firma o la buena reputación de la profesión.
II.3 Objetivo
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Establecer las reglas indispensables que tienen como objetivo final lograr trabajos con apego a la
ética y a la independencia, de acuerdo con nuestra Misión, Visión y los Valores propios de los
colaboradores de Firma.
Incrementar la calidad profesional en nuestros trabajos, estableciendo las políticas y
procedimientos éticos que todos los integrantes de la Firma deberán seguir. Nos aseguraremos
que se cumpla con la independencia de criterio y rotación de personal en los compromisos de
Auditoría, conflicto de intereses y confidencialidad.
Todos lo indicado en párrafos anteriores es enunciativo, para mayor precisión deberá remitirse al
Código de Ética.
II.4 Alcance
A los colaboradores de la Firma.
Como se indicó al inicio de este capítulo, los valores éticos y morales se encuentran en todas las
acciones que se realicen dentro y fuera de nuestras instalaciones, a fin de generar una imagen
positiva dentro de nuestra sociedad.
En nuestro trabajo profesional se deberá observar desde la contratación de nuestros servicios
hasta la entrega de los informes solicitados.
Todo el personal de la Firma deberá cumplir con las políticas y procedimientos establecidos.
Cuando se solicite una opinión a los integrantes de nuestra Firma sobre algún asunto o servicio,
solo será expresada donde se tenga conocimiento de causa, por ningún motivo se autoriza a
ningún colaborador expresar opiniones sobre aquellos asuntos en los cuales no tenga intervención
alguna, o aun teniéndola, la respuesta únicamente podrá ser proporcionada por el personal con la
jerarquía necesaria.
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II.5 Definiciones
ÉticaSe refiere a normas o reglas que orientan la actuación del Contador Público dentro de un marco
referencial de cumplimiento de los siguientes principios fundamentales: integridad, objetividad,
diligencia y competencia profesional, confidencialidad y comportamiento profesional.
a) Integridad. Ser leal, veraz y honrado en todas las relaciones profesionales y de negocios
b) Objetividad. Evitar prejuicios, conflictos de interés o influencia indebida de terceros que
afecten el juicio profesional o de negocios.
c) Diligencia y competencia profesional. Mantener el conocimiento y habilidades
profesionales al nivel requerido para asegurar que un determinado cliente o la entidad para
la que trabaja reciba servicios profesionales competentes, con base en los desarrollos
actuales de la práctica, legislación o técnicas, y actuar de manera diligente, de acuerdo con
las técnicas y normas profesionales aplicables.
d) Confidencialidad. Respetar la confidencialidad de la información obtenida como resultado
de relaciones profesionales o de negocios y, por lo tanto, no revelar dicha información a
terceros sin la autorización apropiada y específica, a menos que haya un derecho u
obligación legal o profesional de hacerlo, ni usar la información para provecho personal o
de terceros.
e) Comportamiento profesional. Cumplir con las leyes y reglamentos relevantes, y evitar
cualquier acción que desacredite a la profesión.
II.6 Responsable
Los responsables de implementar las políticas y los procedimientos éticos son el Socio o
Socios de la Firma.
Los responsables de la aceptación, seguimiento y aplicación son todos los colaboradores
de la Firma.
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II.7 Políticas
PETCA-1Todo el personal de la Firma deberá manejar con confidencialidad la información
interna y externa a la que tiene acceso.
PETCA-2
Los colaboradores de la Firma deberán conducirse con respeto hacia el cliente,
compañeros y cualquier persona que tenga relación con la Firma, es decir; respetar y
observar los lineamientos éticos y de independencia establecidos.
PETCA-3Los colaboradores de la Firma deberán observar los principios y normas establecidas
en el Reglamento Interior de Trabajo.
PETCA-4
El personal deberá observar el Código de Ética; como principio de dignidad y orgullo
de la Firma.
PETCA-5
El Socio y el gerente de Auditoría deberán vigilar al inicio y al finalizar los trabajos de
Auditoría, la aceptación de las manifestaciones de independencia y sus amenazas,
debidamente firmadas por ellos y por el personal asignado.
PETCA-6Todo el personal de la Firma deberá manejar con confidencialidad la información
interna y externa a la que tiene acceso.
PETCA-7
Los colaboradores de la Firma deberán conducirse con respeto hacia el cliente,
compañeros y cualquier persona que tenga relación con la Firma, es decir, respetar y
observar los lineamientos éticos y de independencia establecidos.
PETCA-8
Si un miembro o Socio de la Firma acepta o es promovido a un puesto incompatible en
el ejercicio independiente de la profesión, deberá retirarse de la Firma y de la actividad
profesional hasta que vuelva a ser independiente.
PETCA-9
Ningún miembro o Socio de la Firma permitirá que se actúe en su nombre, ni firmará
estados financieros o informes preparados por otro Contador Público que no sea su
Socio. Asimismo, no permitirá que un empleado o subalterno suyo preste servicios o
ejecute actos que al propio Contador Público no le estén permitidos.
PETCA-10
Los Socios y los integrantes de nuestra Firma tienen la obligación de cuidar su
conducta y la imagen de la Firma ante los clientes, público en general y colegas,
siempre observando las reglas contenidas en el Código de Ética de nuestra profesión.
PETCA-11 Es indispensable que cuando se emita una opinión en relación a los servicios
prestados, se aclare cuál es el servicio, la relación con el cliente y en calidad de qué
emitimos el juicio profesional, siempre cuidando la independencia de criterio que
debemos tener como Firma y/o como profesionales de la materia, evitando inducir a
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errores a terceros interesados en los informes emitidos.
PETCA-12
Todo documento que sea firmado en nombre del (os) Socio (s) o de la Firma deberá
ser, necesariamente, el resultado de un trabajo practicado por el Socio (s) de la Firma
o por algún colaborador bajo su supervisión.
PETCA-13
Con la finalidad de mantener las buenas relaciones dentro de la Firma, se prohíbe
hablar mal de un compañero (s) y/o colega (s), nuestra imagen debe estar basada en
nuestros conocimientos, honradez y ética profesional ante terceros.
PETCA-14En toda contratación de servicios se deberá informar a un Socio de la Firma quién
analizará la situación de riesgo que pueda ocasionar dicha contratación.
PETCA-15
Está estrictamente prohibido proporcionar información de los clientes a terceras
personas o a otras Firmas, cuando esto suceda se le informará al Socio encargado del
cliente, quien deberá solicitar por escrito a quien corresponda su autorización.
II.8 Procedimiento
Se lee conjuntamente con el colaborador el Código de Ética, se discute a detalle su contenido. Se
reflexiona sobre el mismo y se recoge su punto de vista.
Se otorga un ejemplar del Código de Ética del Contador Público a cada uno de los colaboradores
y se difunde.
Se inculca permanentemente al personal de Auditoría una cultura de independencia en la
realización de su proceder y de los trabajos desempeñados.
Los ejemplares del Código de Ética y ejemplos de aplicación se encuentran en la biblioteca física,
y electrónicamente en la red de la Firma.
De independencia
Cada Firma -en cumplimiento a sus políticas- tomará las acciones y medidas correspondientes
para asegurar su cumplimiento; entre otros deberá:
1. El responsable de recursos humanos (RH) anualmente prepara las cartas de salvaguarda
de independencia para todo el personal.
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2. El responsable de RH obtiene las firmas de todo el personal.
3. El responsable de RH reporta al Socio el nivel de cumplimiento de las cartas de
salvaguarda firmadas.
Referente a los regalos y privilegios
Para evitar compromisos que puedan afectar nuestra independencia de criterio o tener algún
conflicto de interés, queda estrictamente prohibido aceptar, comisiones, regalos y/o otra clase de
privilegios que comprometan al Socio y/o a la Firma.
Un cliente puede ofrecer obsequios e invitaciones a un Contador Público o a un familiar inmediato
o cercano, sin embargo:
a) Este ofrecimiento ordinariamente da origen a riesgos al cumplimiento de los principios
fundamentales.
b) Pueden crearse riesgos de interés personal a la objetividad si se acepta un obsequio de un
cliente.
c) También pueden resultar riesgos de intimidación por la posibilidad de que estos
ofrecimientos se hagan públicos.
La importancia de dichos riesgos dependerá de la naturaleza, valor e intención del ofrecimiento.
Cuando se hacen obsequios o invitaciones que un tercero razonable e informado, con
conocimiento de toda la información relevante, consideraría claramente insignificantes, un
Contador Público puede concluir que el ofrecimiento se hace en el curso normal de los negocios,
sin la intención específica de influir en la toma de decisiones ni de obtener información. En esos
casos, el Contador Público generalmente puede concluir que no hay riesgos importantes al
cumplimiento de los principios fundamentales.
Para mayor precisión consultar el Código de Ética.
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Referente a trabajos con un cliente de Auditoría
a) Los Socios y/o la Firma se abstendrá de ofrecer sus servicios a clientes de otro colega; sin
embargo, tiene el derecho de atender a los clientes que acudan en demanda de sus
servicios o consejos.
b) Cuando soliciten nuestros servicios, antes de aceptar al nuevo cliente, debemos obtener
información suficiente del negocio, los requisitos básicos del trabajo a realizar, su
naturaleza y alcance, así como -en su caso- obtener conocimiento de la actividad de que se
trate, con el fin de evaluar el riesgo de Auditoría.
c) Cuando un cliente nos solicite una cotización y éste es cliente de otro colega, remitirse a lo
establecido en el Código de Ética.
d) Los Socios y/o integrantes de la Firma no podrán contratar o hacer trabajos profesionales
por su cuenta, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.
De otros servicios profesionales a clientes de Auditoría
Otros servicios que ofrece la Firma son:
a) Consultoría fiscal
b) Consultoría de negocios
c) Estudios de precios de transferencia
Los Socios de la Firma, cuando presten servicios de consultoría fiscal, cuidarán de proponer la
mejor recomendación a favor del cliente, mediante la cual no se limite de ninguna manera la
integridad y objetividad, no debiendo dar al cliente la seguridad de que la asesoría fiscal ofrecida
es incuestionable. Por el contrario, deberán asegurarse de que el cliente se dé cuenta de las
limitaciones y consecuencias inherentes, de tal forma que no se malinterprete la expresión de una
opinión, como la afirmación de un hecho.
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Es importante documentar la asesoría fiscal que se haya proporcionado; en el caso de que se
requiera la intervención de otro profesional experto en la materia, se le indicará al cliente tal
circunstancia.
Queda estrictamente prohibido emitir estrategias fiscales que puedan poner en riesgo a los
clientes.
Cuando se ofrezcan servicios de consultoría de tipo administrativo, financiero, de precios de
transferencia y/o de sistemas, deberán basarse en normas y/o guías de actuación profesional
reconocidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. y contar con papeles de
trabajo que sean la documentación soporte necesaria para sustentar sus conclusiones.
Los servicios ofrecidos que pudieran ser análisis críticos a la Administración, Finanzas o Sistemas,
deberán ser útiles y representar una solución a los problemas o una mejora a la operación del
cliente, haciendo notar las consecuencias y limitaciones inherentes, estableciendo por escrito los
límites y/o alcances de la consultoría que se proporcione y la participación y responsabilidad del
cliente.
No dar al cliente la seguridad de que la asesoría ofrecida puede o debe considerarse como
permanente, ya que las condiciones del entorno y soluciones tecnológicas y de recursos
asignables podrán ir cambiando en el transcurso del tiempo.
De conflictos de intereses y sus riesgos inherentes
a) Los Socios e integrantes de nuestra Firma no deberán aceptar ni emitir opiniones sobre
trabajos que vayan en contra de la moral y buenas costumbres.
b) Los integrantes de nuestra Firma se abstendrán de emitir opinión alguna de otro colega que
perjudique su reputación o la de la profesión.
c) Los Socios e integrantes de nuestra Firma deberán informar a sus clientes o Socios acerca
de cualquier relación significativa que tengan con personas, entidades, productos o
servicios que pudiera implicar un conflicto de intereses y, por ende, el deterioro de su
independencia, sobre la cual el cliente o Socio esperará a ser informado.
29
En razón de ejemplificar algunos conflictos de intereses, se presentan los siguientes:
Riesgos en los que el Contador Público puede incurrir:
a) Riesgos de interés personal, que pueden ocurrir como resultado de los intereses
económicos o de otro tipo de un Contador Público y/o la Firma, de un familiar cercano o
inmediato.
b) Riesgos de autorrevisión, que pueden ocurrir cuando es necesario volver a evaluar un juicio
previo por el Contador Público responsable de dicho juicio.
c) Riesgos de mediación, que ocurrirían cuando un Contador Público y/o la Firma promueven
una postura u opinión hasta el punto de que pueda comprometerse la objetividad.
d) Riesgos de familiaridad, que pueden ocurrir cuando, debido a una relación cercana, un
Contador Público tiene demasiada simpatía hacia los intereses de otros.
e) Riesgos de intimidación, que pueden ocurrir cuando es posible disuadir a un Contador
Público y/o la Firma para actuar en forma objetiva con amenazas, reales o percibidas.
Circunstancias que pueden crear riesgos de interés personal, incluyen pero no se limitan a:
a) Un interés financiero en un cliente o poseer de manera conjunta un interés financiero con
un cliente.
b) Dependencia indebida de los honorarios totales de un cliente.
c) Tener una relación cercana de negocios con un cliente.
d) Preocupación por la posibilidad de perder a un cliente.
e) Empleo potencial con un cliente.
f) Honorarios contingentes relativos a un trabajo de atestiguamiento.
g) Un préstamo a, o de un cliente del trabajo de Auditoría o cualquiera de sus directores o
funcionarios.
30
Circunstancias que pueden crear riesgos de autorrevisión, incluyen pero no se limitan a:
a) Descubrir un error importante al volver a evaluar el trabajo del Contador Público.
b) Reportar sobre la operación de sistemas financieros después de haber estado involucrado
en su diseño o implementación.
c) Haber preparado los datos originales usados para generar los registros que son la materia
del trabajo.
d) Que un miembro del equipo de Auditoría sea o haya sido recientemente director o
funcionario de ese cliente.
e) Que un miembro del equipo de Auditoría sea o haya sido recientemente empleado por el
cliente en una posición para ejercer influencia directa e importante sobre la materia del
trabajo.
f) Desempeñar un servicio para un cliente, que directamente afecte la materia del trabajo de
Auditoría.
Circunstancias que pueden crear riesgos de mediación, incluyen pero no se limitan a:
a) Promover acciones de una entidad que cotiza en bolsa, cuando esta entidad es un cliente
de Auditoría de estados financieros.
b) Actuar como abogado a nombre de un cliente del trabajo de Auditoría en litigios o pleitos
con terceros.
c) Obtener comisiones por ventas o colocación de productos del cliente de Auditoría.
Circunstancias que pueden crear riesgos de familiaridad, incluyen pero no se limitan a:
a) Circunstancias que pueden crear riesgos de familiaridad del cliente, que esté en una
posición para ejercer influencia directa e importante sobre la materia de trabajo.
31
b) Que un Socio anterior de la Firma sea un director o funcionario del cliente o un empleado
en posición de ejercer influencia directa e importante sobre la materia del trabajo.
c) Aceptar obsequios o trato preferencial de un cliente, a menos que el valor sea claramente
insignificante.
d) Una larga asociación de personal ejecutivo con el cliente del trabajo de Auditoría.
Circunstancias que pueden crear riesgos de intimidación, incluyen pero no se limitan a:
a) Ser amenazado con despido o remplazo, en relación con el trabajo de un cliente.
b) Riesgo de interés personal al comportamiento profesional.
c) Riesgo de interés personal a la objetividad.
La custodia de los activos del cliente crea riesgos al cumplimiento de los principios fundamentales,
para salvaguardarse contra dichos riesgos:
a) Activos que derivan de actividades ilegales, como lavado de dinero.
b) Conservar dichos activos por separado de activos personales o de la Firma.
c) Usar dichos activos solo para el fin al que se destinan.
d) En todo momento, estar listo para rendir cuentas de esos activos y cualesquiera ingresos,
dividendos o ganancias generados a cualquier persona con derecho a dicha rendición de
cuentas.
e) Cumplir con todas las leyes y regulaciones relativas a la custodia y rendición de cuentas por
dichos activos.
f) Deberán hacer las averiguaciones apropiadas sobre la fuente de dichos activos y
considerar sus obligaciones legales y de regulación. Pueden considerar también buscar
asesoría legal.
32
De la confidencialidad
a) Los Socios e integrantes de nuestra Firma deberán respetar la confidencialidad de la
información que se tenga de los clientes o de terceros involucrados. En ausencia de
instrucciones específicas del cliente, no se deberá ofrecer información de forma voluntaria
sobre los asuntos del cliente.
b) En el supuesto de ser requerida información por otra Firma o Contador Público, se
necesitará obtener el permiso del cliente, de preferencia por escrito, para proporcionar la
información a quien le ha solicitado y deberá hacerlo de manera honrada y sin
ambigüedades, preparando un informe de la información proporcionada.
c) En los casos en que se proporcione o se esté en posibilidad de proporcionar asesoría a dos
o más clientes, en relación con una misma transacción, el Socio o integrantes de la Firma
deberá informar por escrito a cada una de las partes involucradas, referente a la naturaleza
del servicio que está prestando o que se prestará a las mismas, para lo cual se deberá
obtener el consentimiento de las partes involucradas, igualmente por escrito.
De confirmación de independencia
a) Se considera que hay independencia
Cuando la Firma realice simultáneamente labores de Auditoría Externa y de Consultoría en las
áreas de Administración o Fiscal, no necesariamente implica falta de independencia profesional,
siempre y cuando la prestación de los servicios no incluya la participación o responsabilidad de la
Firma o de sus Socios en la toma de decisiones administrativas y financieras.
Los servicios jurídicos fiscales y de consultoría de negocios son compatibles con los de Auditoría
Externa, siempre y cuando la prestación de dichos servicios no incluya la participación o
responsabilidad de los Socios o la Firma en la toma de decisiones administrativas y financieras.
b) Se considera que no hay independencia
Para expresar una opinión que sirva de base a terceros en la toma de decisiones, cuando el
encargado de la cuenta del cliente:
33
1. Sea cónyuge, pariente consanguíneo o civil en línea recta sin limitación de grado, colateral
dentro del cuarto y afín dentro del segundo, del propietario o Socio principal de la empresa
o de algún director, administrador o empleado del cliente, que tenga intervención importante
en la administración del propio cliente.
2. Sea (haya sido en el ejercicio social que dictamina o en relación con el cual se le pide su
opinión o tenga tratos verbales o escritos encaminados a ser director o miembro del
Consejo de Administración) administrador o empleado del cliente o de una empresa
afiliada, subsidiaria o que esté vinculada económica o administrativamente, cualquiera que
sea la forma como se le designe y se le retribuyan sus servicios. En el caso del Comisario,
se considera que subsiste la independencia de criterio.
3. Tenga, haya tenido en el ejercicio social que dictamine o en relación con el cual se le pide
su opinión, o pretenda tener alguna injerencia o vinculación económica directa o indirecta
en la empresa, en un grado tal que pueda afectar su independencia de criterio.
4. Reciba en cualquier circunstancia o motivo participación directa sobre los resultados del
asunto que se le encomendó de la empresa que contrató sus servicios profesionales, y
exprese su opinión sobre estados financieros en circunstancias en las cuales su
emolumento dependa del éxito de cualquier transacción.
5. Sea agente de bolsa de valores en ejercicio.
6. Desempeñe un puesto público en una oficina que tenga injerencia en la revisión de
declaraciones y dictámenes para fines fiscales, fijación de impuestos y otorgamiento de
exenciones, concesiones o permisos de trascendencia y decisiones sobre nombramientos
de Contadores Públicos para prestar servicios a dependencias o empresas estatales.
7. Perciba de un cliente, durante más de tres años consecutivos, más de 33% de su ingreso u
otra proporción que, aun siendo menor, sea de tal manera importante frente al total de sus
ingresos y que le impida mantener su independencia. Se entiende que un grupo de
compañías que operan bajo control común o una entidad que asigna los trabajos de
Auditoría externa son, para este fin, un cliente.
8. Tenga relaciones o intereses que puedan ejercer influencia negativa, impidan o pongan en
riesgo su independencia de criterio. El Contador Público deberá obtener el consentimiento
del cliente para prestar servicios a otro cliente que pudiera representar un conflicto de
intereses.
34
9. No haya percibido los honorarios contratados por servicios de Auditoría externa del año
anterior, en la forma e importes convenidos por escrito, al inicio de la siguiente Auditoría.
Para estos efectos, la renegociación de honorarios no se considera como el pago de los
mismos.
10.Reciba de un cliente o sus partes relacionadas, a los que le proporcione servicios de
Auditoría externa, inversiones de capital en su Firma, financiamientos u otros intereses
económicos.
11.Proporcione directamente o por medio de algún Socio o empleado de su asociación
profesional, además del de Auditoría Externa, cualquiera de los servicios siguientes:
Preparación de la contabilidad del cliente
Diseño, implantación, operación y supervisión de los sistemas del cliente que generen información
significativa para la elaboración de los estados financieros a dictaminar. En cuanto a diseño e
implantación de sistemas, se permite la participación del Contador Público o Firma que sean
auditores externos, siempre y cuando el cliente conserve la responsabilidad del proyecto,
asignando la dirección del mismo a un funcionario con la competencia y nivel adecuados para
tomar decisiones de planeación, coordinación y supervisión.
Auditoría interna relativa a estados financieros y controles contables, cuando el auditor externo
toma la responsabilidad de dicha función. Se entiende que el cliente conserva la responsabilidad
cuando uno de sus funcionarios con la competencia y nivel adecuados planea, supervisa y
coordina las funciones y emite los informes correspondientes.
Suministro de personal al cliente, cuando el auditor externo toma responsabilidad de la supervisión
de dicho personal.
Reclutamiento y selección de personal del cliente para que ocupe cargos en los primeros niveles
de autoridad.
Preparación de avalúos o estimaciones que tengan efecto en registros contables y sean
relevantes, en relación con los activos, pasivos o ventas totales del cliente a dictaminar.
35
Manejo de fondos o valores del cliente.
Actuación en litigios en circunstancias en las cuales los montos implicados sean de importancia,
en relación con los estados financieros del cliente.
Para reducir o eliminar algunos riesgos de independencia e imparcialidad, el auditor externo
deberá implementar, entre otras, las salvaguardas siguientes que se apliquen en cada caso:
1) Establecer políticas y procedimientos para implementar y supervisar el Control de Calidad
de los trabajos de Auditoría.
2) Implantar políticas y procedimientos que permitan la identificación de relaciones o intereses
entre el auditor y los clientes de Auditoría.
3) Asegurarse de que el personal esté consciente de la importancia de comunicar a los niveles
superiores del equipo de trabajo en la práctica de Auditorías cualquier asunto sobre
independencia y objetividad que les afecte, incluye que el personal tenga conocimiento de
los procedimientos establecidos.
4) Involucrar a otro Contador Público dentro o fuera de la misma Firma que no haya
participado en el trabajo de Auditoría, para que revise las salvaguardas implementadas, el
trabajo realizado u ofrezca su consejo cuando éste sea necesario.
5) Consultar a un tercero, que puede ser un comité de consejeros independientes, un cuerpo
regulatorio profesional u otro auditor.
6) Tener rotación de personal de alto nivel.
7) Discutir problemas de independencia relacionados con la prestación de servicios distintos
de la Auditoría externa con los órganos de gobierno corporativo del cliente.
8) Fijar políticas y procedimientos para evaluar si ciertos riesgos, en circunstancias
específicas, pueden ser considerados como de poca importancia.
Si se considera lo anterior, en cada trabajo de Auditoría deberán documentarse las circunstancias
o hechos que podrían haber dañado la independencia del auditor, cómo se evaluaron los riesgos y
cuáles salvaguardas fueron utilizadas para evitar, eliminar o, por lo menos, reducir el riesgo a un
nivel aceptable.
36
Si los riesgos que representan ciertas actividades o intereses del auditor no pueden ser eliminados
o limitados por las salvaguardas, o el auditor elige no eliminar dichas actividades o intereses,
deberá rehusarse a desempeñar o retirarse de un trabajo de Auditoría.
c) Otras salvaguardas que pueden considerarse para preservar la independencia del auditor
externo
Existen otras salvaguardas que establece la entidad sujeta a dictaminar, que pueden considerarse
para preservar la independencia del auditor externo, por ejemplo:
1) Nombramiento del auditor por un órgano superior a la dirección de la entidad, como puede
ser un Comité de Auditoría, al cual deberá informarse sobre los resultados de la revisión.
2) Procedimientos internos que aseguren una selección objetiva al asignar trabajos que no
sean de Auditoría.
3) Asignar equipos de trabajo con diferentes Socios y personal.
4) Obtener del Contador Público y su personal involucrado en los proyectos convenios de
confidencialidad.
5) Retirar del equipo de trabajo a personal que potencialmente esté en conflicto.
6) Terminar la relación financiera o de trabajo que da origen al riesgo de conflicto de intereses.
La aplicación de estas salvaguardas no elimina la falta de independencia e imparcialidad respecto
de las situaciones a que se refiere el inciso b) anterior.
II.9 Documentos
II.9.1 Manifestación sobre la Independencia Profesional (al inicio de los trabajos)
II.9.2 Manifestación sobre la Independencia Profesional (al finalizar los trabajos)
II.9.3 Recibo Código de Ética
II.9.4 Amenazas que afectan la Independencia
II.9.5 Manifestación del Socio sobre su Independencia Profesional
II.9.6 Consultas a terceros de Amenazas de Independencia
II.9.7 Formato A: Para indicar el cumplimiento con el pronunciamiento de
“Independencia”
II.9.8 Formato B: Para autorizar dar información al nuevo auditor
37
Manifestación sobre la Independencia Profesional(Al inicio de los trabajos)
Por medio de la presente manifiesto mi independencia profesional, conforme lo establecen las
Normas Internacionales de Auditoría, el Código de Ética Profesional, así como las políticas de
ética internas de la Firma, comprometiéndome a realizar los trabajos de Auditoría o de
atestiguamiento conforme a dichas Normas.
En caso de identificar violaciones por terceros o ver amenazada mi independencia en el
transcurso de los trabajos de Auditoría, o demás realizados por la Firma, me comprometo a
comunicar estos hechos de inmediato al líder de la Firma.
Estas violaciones pueden referirse al interés propio, autorrevisión, parcialidad, familiaridad o
intimidación.
Sugerido: Nombre de la Compañía
Atentamente:
____________________________
Nombre y firma del colaborador
México D.F. a___ de __________ de _____.
38
Manifestación sobre la Independencia Profesional(Al finalizar los trabajos)
Por medio de la presente manifiesto que no infringí o tuve conocimiento de violaciones propias o
de terceros, ajenos o no a la Firma, de los principios relativos a la INDEPENDENCIA, conforme lo
establecen las Normas Internacionales de Auditoría, tampoco al Código de Ética Profesional y a
las Políticas internas de la Firma.
Asimismo, manifiesto que no tuve amenazas de independencia en los trabajos realizados por mi
persona, ya sea de Auditoría o de trabajos relacionados, por el periodo del 1° de enero al 31 de
diciembre del ____ de la siguiente compañía a la que fui asignado:
______________________________
Atentamente:
______________________________
Nombre y firma del colaborador
México D.F. a___ de __________ del _____.
39
Recibo Código de Ética
Recibí de [LA FIRMA] los siguientes ejemplares para su estudio y observación:
Código de Ética.
Guías y ejemplos de aplicación del Código de Ética Profesional del Contador Público como
Profesional independiente.
Nombre del colaborador:
___________________________________________________
Firma del colaborador:
___________________________________________________
Fecha de recepción: __________________________________
Acepto, comprendo y cumpliré las disposiciones establecidas en el Código de Ética.
40
Amenazas que afectan la Independencia
Nombre del Colaborador:
_________________________________________________________________
Puesto: ___________________________________________________________
Proyecto: __________________________________________________________
Fecha: __________________________________________________________
Motivo por el que se retira del Proyecto:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Acción a tomar por el Jefe inmediato:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________
Observaciones:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________ ____________________________
Nombre y firma del Jefe inmediato Nombre y firma del colaborador
41
Manifestación del Socio sobre su Independencia Profesional
Por medio de la presente manifiesto que no infringí o tuve conocimiento de violaciones propias, de
otros Socios o de terceros, ajenos o no a la Firma, de los principios relativos a la
INDEPENDENCIA, conforme lo establecen las Normas Internacionales de Auditoría, tampoco al
Código de Ética Profesional y a las Políticas internas de la Firma.
Asimismo, manifiesto que no tuve amenazas de independencia en los trabajos realizados por mi
persona, ya sea de Auditoría o de trabajos relacionados, por el periodo del 1° de enero al 31 de
diciembre del _____ de las compañías que tuve a mi cargo.
Atentamente:
______________________ __________________________
Nombre y firma del Socio Coordinador de Independencia
México D.F. a___ de __________ de _____.
42
Consultas a terceros de amenazas de Independencia
Nombre del Colaborador: _________________________________________________________
Puesto: _______________________________________________________________________
Auditoría: ______________________________________________________________________
Fecha: _______________________________________
Motivo por el que se generó la afectación o amenaza de independencia del Proyecto:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Acción a tomar por el Jefe inmediato:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Comentarios, observaciones, resoluciones del Socio o del Asesor Interno o Externo de la
Independencia:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________ __________________________
Nombre y firma del Jefe inmediato Nombre y firma del colaborador
___________________________ __________________________
Nombre y firma del Socio Nombre y firma del Asesor
43
Formato A: Para indicar el cumplimiento con el pronunciamiento de Independencia
Nombre del Director
[LA FIRMA Y/O EL CONTADOR]
Director general
Presente
Los suscritos confirmamos que en la realización de la Auditoría de los estados financieros de la
Compañía “X”, S.A. de C.V., por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de ____, no nos
encontramos dentro de ninguna de las limitaciones a nuestra independencia que señala el Código
de Ética Profesional del IMCP.
Sin más por el momento reciba un cordial saludo.
Puesto Nombre Firma Fecha
Socio -------------------------------------- ------------------------- -------------------------
Gerente -------------------------------------- ------------------------- -------------------------
Supervisor -------------------------------------- ------------------------- -------------------------
Encargado -------------------------------------- ------------------------- -------------------------
Auditor -------------------------------------- ------------------------- -------------------------
Auditor -------------------------------------- ------------------------- -------------------------
44
Formato B: Para autorizar dar información al nuevo auditor
Nombre del Director
[LA FIRMA Y/O EL CONTADOR]
Director general.
Presente
Estimado Contador:
Por medio de la presente le informamos que la Firma de contadores “X” S.C. auditará para el
ejercicio fiscal de _____, misma que nos ha pedido autorización para solicitarles información de la
Auditoría que ustedes practicaron por el ejercicio de _____ y que emitieron su informe con fecha
___ de ______ de _____.
Por lo que con fundamento en el artículo 2.19 del Código de Ética Profesional le autorizo que les
proporcione la información que requieran en relación al dictamen practicado por su Firma por el
ejercicio de ______. En el entendido de que la información proporcionada será custodiada con
responsabilidad.
Por la atención que se sirva prestar a la presente reciba un cordial saludo.
Compañía “X” S.A. de C.V.
________________________
Nombre Representante Legal
45
III. ACEPTACIÓN Y RETENCIÓN DE CLIENTES Y TRABAJOS ESPECÍFICOS
III.1 Generalidades
[LA FIRMA] cuenta con políticas y procedimientos para la aceptación, retención y trabajos
específicos de clientes; éstas dan la seguridad de que solo se aceptarán o continuarán los
trabajos con los clientes cuando se observe que se cumplieron los objetivos mencionados en esta
unidad.
Para el cumplimiento de los objetivos nuestra Firma se encuentra implementando políticas y
procedimientos, que incrementen la calidad en los trabajos y a la vez eviten riesgos innecesarios
en la contratación de nuevos clientes.
La mayor información se obtiene por medio de la aplicación y/o contestación de tres cuestionarios,
que son los siguientes:
1. Cuestionario de evaluación inicial del cliente
2. Cuestionario de evaluación de factores de riesgo
3. Cuestionario de investigación preliminar para efectos de una primera Auditoría.
También se toma en cuenta para la aceptación de un nuevo trabajo los procedimientos indicados
en esta unidad. (Véase Procedimientos)
El conflicto de intereses generalmente se da cuando no se está seguro de que la independencia,
ética o liderazgo estén bien cimentados, en particular donde se presuma un conflicto de intereses
económicos o éticos.
Cuando sea necesario retirarnos de un compromiso con el cliente, deberá hacerse entrega de un
informe y recabar las firmas de recibido.
46
III.2 Premisas
La Firma cuenta con experiencia en Auditoría, capacidad técnica y procedimientos de Control de
Calidad para poder asumir la responsabilidad ante terceros.
Estamos de acuerdo que para proporcionar un servicio integral a nuestros clientes, si el servicio lo
requiere, se recurre a los servicios de terceros especializados, en donde se coordinan de una
manera adecuada para lograr una mayor calidad.
La Firma mantiene a sus clientes y compite con otras firmas apoyándose en el Código de Ética y
en toda la normatividad vigente.
Cuando se tenga algún cliente de Auditoría y nos solicitara otro servicio que vaya en contra de
nuestros principios éticos o que de alguna forma pudiera influir en nuestra independencia, no será
aceptado.
III.3 Objetivo
Vigilar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos para la aceptación y retención de las
relaciones profesionales con los clientes, diseñados para proporcionar una seguridad razonable de
que se cumple con los requisitos relativos a la integridad del cliente, de los accionistas,
funcionarios clave y responsables de la dirección.
Contar con el equipo de trabajo competente para el desempeño de los trabajos y que el recurso
humano cuente con el tiempo y material para ejecutarlo con la calidad establecida.
Cumplir con los requerimientos relevantes de ética e independencia.
47
III.4 Alcance
El cliente
A todos nuestros clientes presentes y futuros.
A la Dirección de la Firma
Socios y Administradores.
Todos los colaboradores de la Firma
Sin importar el área en que se desempeñen.
III.5 Definiciones
Cliente.- Persona física o moral que solicita a la Firma un servicio profesional a cambio de una
contraprestación.
Recomendación de un cliente.- Acción primordial llevada a cabo por el cliente o un tercero,
relacionado con la Firma, el objetivo es captar nuevos trabajos.
Relaciones, colaboradores, colegas, clientes.- Son los contactos de negocio que tiene la Firma.
Trabajo.- Acción de prestar un servicio pro fesional al cliente, encaminado a la obtención de un
beneficio económico, bajo una premisa de servicio con calidad.
III.6 Responsable
El Socio de la Firma es el responsable de la aceptación de nuevos clientes o de la
continuidad de clientes recurrentes.
III.7 Políticas48
PART-1Deberán ser aceptados clientes que cumplan con nuestras premisas de
contratación y realización de trabajos específicos.
PART-2
Los clientes, trabajos y servicios deberán ser aceptados cuando se contacten a
través de recomendaciones, ya sea de los propios clientes o de los contactos
comerciales.
PART-3Deberán ser captados y aceptados los clientes y trabajos por recomendaciones
de amistades y colegas de otras Firmas.
PART-4
Solo deberán ser aceptados los trabajos que puedan atenderse conforme a
nuestra disponibilidad y capacidad profesional, siendo consultado con los
colaboradores involucrados, antes de comprometernos.
PART-5
Todas las propuestas de nuevos trabajos deberán ser documentadas por escrito
y comentadas con un integrante de la Firma. (Socio, gerente, supervisor,
etcétera).
PART-6
No deberán ser aceptados trabajos de Auditoría cuando se lleven a cabo otro
tipos de trabajos que afecten la independencia, como es el caso de la
Contabilidad.
III.8 Procedimiento
La Firma tiene implementados los siguientes procedimientos para lograr el objetivo indicado:
Entrevista del Socio con el cliente y llenado los cuestionarios siguientes:
Cuestionario de evaluación inicial del cliente.
Cuestionario de evaluación de factores de riesgo.
Cuestionario de investigación preliminar para efectos de una primera Auditoría.
1. El Socio al término del trabajo le envía un cuestionario al cliente con el propósito de
evaluar la calidad de los servicios prestados.
2. El cliente contesta el cuestionario y se le entrega al Socio.
3. El Socio analiza la respuesta y pide cita para hacer las aclaraciones pertinentes y
obtener la firma del cliente en el documento final.
III.9 Documentos49
III.9.1 Aceptación y retención de relaciones con clientes y trabajos
III.9.2 Directorio de clientes
III.9.3 Rechazo de trabajos
III.9.4 Sugerencia modelo aceptación del cliente
Aceptación y retención de relaciones con clientes y trabajos
50
Fecha:
Nombre de la empresa:
Dirección y teléfono:
Tipo de trabajo:
Nombre y teléfono de la persona con
quien dirigirnos:
Nombre y teléfono de la persona que
recomienda:
Correo electrónico del cliente:
Se Acepta:
Auditoría
51
SI NO
Contabilidad
Consultoría
Implementaciones de Calidad
COMENTARIOS Y OBSERVACIONES:
Fecha de aceptación: _______________________________
No. de Cliente: ____________________________________
Dirección General Administración
Directorio de clientes
52
No. de cliente: Estatus:
RFC: ____________________
Fecha de aceptación:
Nombre de la empresa:
Dirección y teléfono:
Tipo de trabajo:
Nombre y teléfono de la(s) persona(s) con
quien dirigirnos:
Correo Electrónico:
Fechas importantes:
Aniversario de la compañía: ________________________________________________
Cumpleaños del Director: __________________________________________________
Rechazo de trabajos53
Nombre de la compañía:
Nombre del contacto:
Tipo de trabajo:
Motivo del rechazo:
Fecha de rechazo:
Información y documentos que justifican el rechazo:
Autorización
Dirección General Comité de Socios Administración
Sugerencia modelo aceptación del cliente54
Sugerencia de temas a considerar al evaluar si se acepta el primer compromiso de un cliente
nuevo. Los resultados pueden registrarse en una lista de verificación (como la que se muestra a
continuación), un formato de cuestionario o resumirse en un memorándum.
Preliminares
Antes de aceptar el compromiso, ¿hemos discutido con el cliente para cerciorarse de su historial y
obtuvimos documentos tales como el organigrama de la compañía, resultados de desempeño
operativo y financiero durante los últimos dos o tres años, cambios en la administración, estructura
de operaciones y cualquier otra cosa que pueda afectar el compromiso?
55
56
Aceptación del Cliente Sí No N/A Comentarios
Carácter e integridad del posible cliente
1. ¿Conocemos a este cliente o lo conocen nuestros amigos o nuestros colegas?
2. ¿Estamos satisfechos de que no han ocurrido hechos o circunstancias que nos hagan dudar de la integridad de los propietarios, consejo de administración, o administración del posible cliente? Específicamente, ¿estamos razonablemente satisfechos de que no exista ninguna de las situaciones siguientes?
(a) Condenas y sanciones reglamentarias,
(b) Sospecha de actos ilícitos o fraude,
(c) Investigaciones en curso,
(d) Membrecías de la administración en organizaciones profesionales de dudosa reputación,
(e) Publicidad negativa y
(f) Asociación cercana con personas o compañías cuya ética es cuestionable.
Describir los métodos usados para obtener evidencia de estos riesgos, como búsquedas en Internet. (Las palabras clave que pueden usarse para buscar en Internet pueden incluir el nombre comercial del cliente, los nombres de su personal clave y la industria o productos/servicios).
Documentar cualquier evidencia que se obtenga y que sea relevante para evaluar este riesgo.
3. Si otros auditores/contadores se han negado a dar servicio al posible cliente, o si sospechamos que el posible cliente esté buscando opiniones contables que le favorezcan, o tenga otras motivaciones similares para cambiar de auditor, ¿se han documentado los riesgos que conlleva y se ha considerado cuidadosamente la razón para aceptar el compromiso?
Aceptación del Cliente Sí No N/A Comentarios
Auditor/Contador anterior
4. ¿Nos comunicamos con el auditor o contador anterior (si procede en nuestra jurisdicción) para indagar acerca de:
(a) Acceso a los papeles de trabajo del posible cliente,
(b) Honorarios no pagados,
(c) Diferencias de opinión o desacuerdos,
(d) Integridad de la administración y del consejo,
(e) Razones para el cambio, y
(f) Exigencias poco razonables o falta de cooperación.
5. ¿Obtuvimos permiso de la Firma anterior para revisar los papeles de trabajo del año pasado (si está permitido)? De ser así, ¿hemos revisado la documentación de planeación
Conclusión del Socio
Comentarios del Socio
Con base en mi conocimiento preliminar del posible cliente y los factores antes señalados, se debe clasificar a este cliente como:
De alto riesgo De riesgo moderado De bajo riesgo
1. Estoy satisfecho de que no hay prohibiciones que impidan la Firma o a algún miembro del equipo del compromiso realizar este compromiso.
2. En los casos en que se identificaron amenazas importantes a nuestra independencia, existen salvaguardas para eliminarlas o reducirlas a un nivel aceptable.
3. No tengo conocimiento de que existan factores que puedan dañar nuestra independencia o apariencia de independencia.
4. Estoy satisfecho de que hemos obtenido suficiente información para determinar si aceptar o no este compromiso.
En mi opinión, debemos aceptar o declinar este compromiso.
Aprobación del segundo Socio (si procede)
Firma:_________________________ Firma:___________________________
Fecha:_________________________ Fecha:___________________________
57
IV. RECURSOS HUMANOS
IV.1 Generalidades
La Firma tiene políticas y procedimientos establecidos, relativos a la evaluación de la capacidad y
competencia del personal, según sus funciones específicas dentro de las características de
nuestra estructura. Esto, para poder proporcionar una seguridad razonable de que los trabajos se
desempeñen conforme a las normas profesionales y requisitos tanto legales como fiscales que se
apliquen.
La supervisión del personal asignado respecto al trabajo de Auditoría desempeñado por ellos
permite al Socio emitir informes apropiados en las circunstancias, lo que da como resultado una
premisa de actuación y responsabilidad permanente.
Es una obligación profesional y ética de la Firma que tanto el Socio del encargo como el personal
asignado tengan la capacidad, competencia y tiempo programado para el desempeño de los
trabajos contratados.
Es indispensable contar con una política de capacitación y desarrollo del personal administrativo y
técnico.
IV.2 Premisas
Como premisa de la Firma, se encuentra el establecimiento de políticas y procedimientos relativos
al reclutamiento, selección, capacitación, evaluación y competencia del personal; según el perfil de
los puestos, para que se pueda considerar si existe una seguridad razonable de que los trabajos
se desempeñarán adecuadamente.
Es una obligación profesional y ética de la Firma que el Socio del encargo y el personal asignado
reúnan los requisitos técnicos que la Firma se plantea.
58
IV.3 Objetivo
Establecer los lineamientos necesarios, encaminados a lograr un equilibrio entre la administración,
operación, remuneración y la formación profesional del capital humano.
Que el recurso humano pueda contar con todos los recursos materiales y técnicos necesarios para
su desarrollo y el de la Firma, conjugándose para que el servicio prestado sea integral y de
calidad.
Establecer las reglas de actuación profesional de todo el personal, las conductas a observar
dentro y fuera de la Firma, así como las sanciones aplicables según la gravedad del caso.
IV.4 Alcance
A todos los colaboradores de la Firma, con el fin de adquirir, mantener y crear un grupo
profesional de calidad.
IV.5 Definiciones
Reclutamiento.- Es el medio mediante el cual se podrá atraer a aspirantes a contratar para la
Firma.
Selección de Personal.- Es el proceso establecido en la Firma para elegir a los candidatos más
competentes.
Contratación.- Son las condiciones laborales bajo las cuales se acepta a un nuevo colaborador
en la Firma.
Capacitación.- Es la adquisición de conocimientos que la Firma promueve en los colaboradores,
por medio de cursos, conferencias, diplomados, talleres y en la práctica diaria.
59
Retribución.- Se refiere a la remuneración económica que percibe un colaborador, debido a la
prestación de sus servicios profesionales.
Evaluación del Desempeño.- Comprende la calificación del personal de la Firma, donde se
evalúa su actuación, competencia, conocimientos, puntualidad, etcétera, para poder determinar
sus alcances y su permanencia dentro de la Firma.
IV.6 Responsable
El Socio de la Firma.
El Gerente administrativo.
El Supervisor de la Firma.
IV.7 Políticas
PRH-1
Se deberá contratar al personal de la Firma por los siguientes motivos:
a) Sustitución por baja.
b) Puestos de nueva creación.
c) Puestos por trabajos determinados.
PRH-2El Socio Director, el Gerente administrativo y el supervisor -según corresponda- solicitarán el
personal necesario según las características y complejidad del trabajo a desempeñar.
PRH-3En caso de no existir candidatos internos, se procederá a realizar el reclutamiento externo,
siempre observando que estos puedan cubrir los requerimientos particulares de la Firma.
PRH-4El Socio o Gerente de la Firma evaluará a los candidatos mediante un examen de
conocimientos técnicos.
PRH-5La asignación del recurso humano para cada uno de los trabajos deberá estar invariablemente a
cargo del Socio.
PRH-6El Socio de la Firma deberá negociar y autorizar el sueldo de contratación del recurso humano,
así como las condiciones de la misma.
PRH-7
Todos los colaboradores deberán ser capacitados internamente y asistir a cursos de
capacitación externa, de conformidad con el plan anual de capacitación que deberá ser
determinado por la Dirección de la Firma.
PRH-8El Socio y supervisor deberán evaluar el desempeño de los colaboradores cuando menos una
vez al año.
60
PRH-9El original firmado de la evaluación del desempeño deberá quedar documentado y archivado en
el expediente del empleado, con copia en el archivo de la administración.
PRH-10La administración deberá proporcionar y salvaguardar los bienes materiales, papeles de
trabajo y dispositivos electrónicos que sean asignados al recurso humano.
PRH-11Cuando el empleado se encuentre estudiando, en algún curso o diplomado, se acordarán los
horarios con el Supervisor y Visto Bueno del Socio de la Firma.
PRH-12La asignación del personal a los trabajos de Auditoría deberá ser autorizada por el Socio de la
Firma.
IV. 8 Procedimiento
1. EL Reclutamiento, Selección y Contratación del personal:
a) Inicia con la elaboración de la requisición de personal y la Firma del documento por parte
del Socio de la Firma
b) Se atraen aspirantes a través de las diversas fuentes de reclutamiento.
c) Se entrevista a los candidatos y se revisan los resultados de los exámenes técnicos.
d) Se selecciona al candidato más competente, con la aprobación del Socio de la Firma.
e) La administración solicita al nuevo colaborador la documentación establecida por la Firma
para elaborar su expediente.
f) El jefe inmediato proporciona la inducción al nuevo colaborador.
2. Capacitación:
a) La Firma proporciona la capacitación, con base en las necesidades de actualización, por
cambios importantes en la normatividad y en la legislación aplicable.
b) El Jefe inmediato superior evalúa permanentemente el impacto de la capacitación en las
actividades cotidianas del colaborador.
c) La Firma mantendrá una biblioteca con libros y revistas especializadas, como PAF, Puntos
Finos, DOF, Contaduría Pública, Veritas, y otras publicaciones del Colegio de Contadores
Públicos de México para su consulta.
61
3. Evaluación de Desempeño:
a) El supervisor aplicará la evaluación del desempeño al final de cada trabajo, mediante el
formato correspondiente.
b) El Socio de la Firma revisará todas las evaluaciones, a fin de dar su visto bueno; en caso
de tener alguna observación, lo hace con el Supervisor.
IV. 9 Documentos
IV.9.1 Bienvenida
IV.9.2 Reglamento interior de trabajo
IV.9.3 Requisición de Personal
IV.9.4 Descripción y Perfil del puesto
IV.9.5 Evaluación del Desempeño
IV.9.6 Vale de Equipo y material
IV.9.7 Registro de Horas
IV.9.8 Aviso de Privacidad
62
Bienvenida
Nos resulta muy grato extenderte la más cordial bienvenida a nuestra Firma, consideramos que
las personas que se integran con nosotros constituyen el recurso más valioso. Tú has sido
contratado porque estamos seguros de que tus conocimientos, experiencia y personalidad te
hacen la persona indicada para ocupar el puesto asignado.
El reglamento anexo tiene como finalidad darte a conocer los Derechos y Obligaciones que tienes
en la Firma, por lo que te invitamos a que te conduzcas con apego a él y, de esta manera, poder
establecer y mantener una relación de trabajo armoniosa y duradera.
Te deseo el mejor de los éxitos dentro de ésta, tu Firma.
Cordialmente
Socio de la Firma
63
Reglamento interior de trabajo
A. Responsabilidad Profesional
A.I Presunción profesional por la Calidad
1. Ser responsable de salvaguardar los intereses de la Firma.
2. Deberá esforzarse en realizar adecuadamente cualquier trabajo asignado.
3. No se debe presumir o interpretar como insignificante ningún trabajo que le sea
encomendado.
A.II Comportamiento profesional
Deberá conducirse en todo momento con profesionalismo, ética y responsabilidad, ya que al
hacerlo se proyecta la imagen de la Firma
A.III Trabajos ajenos a la Firma
El personal de la firma no deberá realizar trabajos ajenos a los de la Firma, pues hacerlo resta
atención y compromiso a sus responsabilidades y encomiendas a las que se está asignado.
A.IV Secreto Profesional
1. Deberá manejar la información de los clientes de forma confidencial, con apego al Código
de Ética que le será proporcionado.
2. No podrá discutir los asuntos de los clientes con terceros no autorizados por el supervisor o
el Socio.
3. No deberá revelar información del cliente a los empleados del mismo, sin previa
autorización del personal con nivel jerárquico adecuado.
4. Evitará discutir asuntos de la Firma o de los clientes en lugares públicos, así como en sus
hogares.
5. No podrá divulgar información del cliente sin su consentimiento.
64
A.V Vestimenta
1. Todo el personal deberá estar consciente de que la vestimenta formal es importante, ya que
forma parte de su imagen y de la Firma.
2. Todo el personal masculino deberá invariablemente usar corbata y saco, tanto en las
oficinas del cliente como en las oficinas de la Firma.
3. Todo el personal femenino deberá usar ropa formal de negocios.
4. Se autoriza que los viernes y sábados el personal vista con ropa casual de negocios, pero
solo dentro de las instalaciones de la Firma, y en su caso en las instalaciones del cliente
cuando éste tenga establecida la misma política.
A.VI Educación, estudio y entrenamiento
1. La Firma deberá contar con un plan anual de educación continua para cada uno de los
niveles jerárquicos que componen su organización.
2. Los colaboradores que adicionalmente estén interesados en ampliar sus conocimientos y
experiencia profesional serán atendidos por el Socio y, en caso de acordarlo, será apoyado
por la Firma.
3. La Firma pone a disposición de todos los colaboradores los libros que estén en la biblioteca
para su consulta.
4. Los libros que están en la biblioteca no pueden ser extraídos de la Firma, a menos que
haya autorización por escrito de la administración o el Socio.
A.VII Manifestación de cumplimiento normativo
1. El cumplimiento de la independencia es muy importante en el desempeño de nuestras
actividades, por lo que se encuentra en el Código de Ética y en el Manual de Calidad de la
Firma.
2. Se deberá dejar por escrito la confirmación de independencia, en forma anual.
65
B. Comportamiento en las oficinas del cliente
B.I Llamadas telefónicas
1. No debemos hacer llamadas personales desde las oficinas del cliente o fuera del horario,
con excepción de aquéllas que se realicen para informar sobre trabajos propios de la Firma
o por otra causa justificada.
2. El uso del teléfono del cliente solo debe ser para reportarse en las mañanas, a la hora de
entrada, y en la salida o para tratar asuntos urgentes de trabajo.
3. Los colaboradores de la Firma deberán avisarle a la recepcionista del cliente en qué lugar y
extensión telefónica se encuentran para poder ser ubicados.
B.II Terminación de trabajos
1. Los trabajos de Auditoría y los que en general son cobrados en función a las horas, se
deberán concluir en las oficinas del cliente, incluida la preparación de borradores.
2. Terminar los trabajos en las oficinas del cliente permite que éste se percate del tiempo
invertido y requerido en las revisiones.
B.III Reglas de conducta personal
1. Los colaboradores de la Firma deberán presentarse con vestimenta formal de negocios y
pulcritud en su ropa, tanto en las oficinas del cliente como en las de la Firma.
2. Los colaboradores de la Firma deben conducirse con apego a los lineamientos establecidos
por el cliente, es decir, respetar sus políticas, áreas restringidas, archivos particulares no
autorizados, normas de seguridad, etcétera.
B.IV Horas de Trabajo
1. Deberán ajustarse preferentemente al horario del cliente.
2. El supervisor debe establecer de forma clara el horario a cubrir en las oficinas del cliente.
66
B.V Condiciones de trabajo insatisfactorias
1. Cuando las condiciones del lugar, ubicación y luz en las oficinas del cliente no sean
adecuadas para realizar el trabajo, se deberán reportar de inmediato al Supervisor.
2. El Supervisor debe reportar al Socio de la Firma que las condiciones en las oficinas del
cliente no son las adecuadas, para que éste lo resuelva.
B.VI Independencia mental
Los colaboradores de la Firma deberán conducirse con discreción al personal del cliente, evitar en
lo posible hacer amistades sociales. Queda prohibido relacionarse sentimentalmente con el
personal del cliente.
B.VII Invitaciones
No se podrán aceptar invitaciones de los clientes a desayunos o comidas ajenas al proceso de
Auditoría. Es importante mencionar que se restringe el consumo de bebidas y comidas.
B.IX Asuntos Personales
Los colaboradores de la Firma no deben comentar asuntos personales con el cliente o con sus
empleados, ya que está información puede afectar su imagen y la de la Firma.
B.X Resultados de trabajo
1. Las deficiencias o irregularidades encontradas deben ser reportadas inmediatamente al
Supervisor y no comentarlas con ningún empleado o el cliente mismo.
2. La revelación prematura de información que no esté bien sustentada afecta negativamente
la imagen de nosotros y la de la Firma.
67
B.XI Papeles de Trabajo
1. Nuestros papeles de trabajo son confidenciales, por lo que deberán ser cuidados
diligentemente.
2. Cada persona es responsable de la custodia de los papeles de trabajo asignados, ya sea
en lo particular o en equipo.
3. Los papeles de trabajo deben reflejar orden, limpieza y claridad.
4. Los papeles de trabajo no deberán ser dejados en cualquier lugar no autorizado o ser
llevados a sus domicilios particulares.
5. Dentro de la Firma también se deberá cuidar el manejo de los papeles de trabajo, por lo
que al concluir sus labores diarias, se acomodarán, archivarán o entregarán, conforme a las
políticas establecidas en el Manual de Calidad de la Firma, concretamente, las referentes a
la documentación de los trabajos.
6. Otros incluidos en el Manual de Auditoría.
B.XII Papelería y Materiales
1. La papelería utilizada contiene el logotipo propio de la Firma y deberá utilizarse solamente
para uso exclusivo de los trabajos de la Firma.
2. Deberá cuidarse el uso de la papelería y utensilios, evitando al máximo los desperdicios.
B.XIII Registro y documentación del cliente
1. La documentación del cliente es confidencial, por lo que debe ser cuidada y respetada
conforme a las políticas establecidas en el Manual de Calidad de la Firma y el de Auditoría.
2. Solo en aquéllos casos que se requiera de la documentación del cliente y con previa
autorización del mismo, se podrá sustraer de sus oficinas.
B.XIV Asignación de Trabajos
68
1. El Supervisor dará las instrucciones pertinentes del trabajo a desempeñar.
2. En todas las Auditorías debemos usar el programa de trabajo establecido conforme al
Manual de Auditoría.
B.XV Inmovilidad de los expedientes de la Firma
No se debe sustraer o agregar documentación o material a los expedientes de los clientes.
C. Derechos y Obligaciones
C.I Anotación del tiempo de los colaboradores
1. Los colaboradores deberán llevar el control del tiempo invertido por ellos en los trabajos
asignados, ya que este reporte será utilizado para fijar honorarios o cobros adicionales a los
clientes, por haber invertido mayor cantidad de horas a las presupuestadas, de manera
sustentada.
2. El colaborador deberá entregar mensualmente el reporte del tiempo al supervisor, quien lo
deberá revisar y autorizar.
3. El Socio de la Firma es quien finalmente autoriza y libera el reporte del tiempo computado
por el colaborador.
C.II Forma de computar el tiempo
1. Se definirán las formas de cómputo de tiempo en conjunto con el Socio o supervisor, en
función al trabajo a desarrollar.
2. Es obligación de los colaboradores de la Firma llegar puntual a las oficinas del cliente.
3. El tiempo invertido en traslados no se computa en el horario de trabajo.
4. Cuando las oficinas del cliente cierran por ser día festivo diferente a los que aplica la Firma,
el colaborador lo deberá informar y, en caso que el Despacho sí labore, deberá presentarse
en las oficinas de la Firma en el horario establecido.
69
5. El tiempo invertido en la Firma en hacer tareas como cruces, referencias, sumas,
confrontas, arreglo de papeles y otras tareas del trabajo o la Auditoría, se deberán computar
con cargo al cliente.
C.III Control de Asistencia y horarios
El horario de la Firma será: _____________________.
Si se tienen previstos cursos de capacitación, diplomados, maestrías, servicio social o cualquier
otra actividad, los colaboradores “deberán” programarlos fuera del horario de labores de la Firma.
No se permitirá bajo ninguna circunstancia la modificación del horario.
Cuando el personal esté disponible deberá reportarse a la Firma para que le sea asignado otro
trabajo.
Cuando se encuentre trabajando fuera de la Firma, deberá reportarse desde las oficinas del
cliente.
C.IV Fecha y forma de pago de la nómina
Los honorarios y percepciones se pagarán quincenalmente, mediante el depósito en cuenta
bancaria personal del colaborador.
C.V Vacaciones
1. Las vacaciones se disfrutarán de conformidad con la Ley Federal del Trabajo.
2. El colaborador programará sus vacaciones en conjunto con el supervisor, las cuales
deberán ser aprobadas por el Socio.
C.VI Días Festivos
La Firma descansará los días festivos conforme a lo establecido en la Ley Federal del Trabajo o
por acuerdo de la propia Firma.
70
El presente reglamento es de aplicación obligatoria; no observarlo total o parcialmente será motivo
de sanción y, en caso necesario, de baja definitiva de la Firma.
A T E N T A M E N T E
______________________________ ______________________________
Nombre Apellido Apellido C.P Nombre Apellido Apellido
Administración General Socio de la Firma
___________________________
C.P Nombre Apellido Apellido
Empleado
71
Requisición de personal(Anexo I)
Causa de contratación
Sustitución ( ) Plaza nueva ( ) Por proyecto ( )
Datos del puesto
Título de puesto a cubrir: Sueldo contratación:
$Condiciones de Contratación:
Requisitos del candidato
Edad: Masculino ( ) Femenino ( )
Presentación: Adecuada ( ) Buena ( ) Muy buena ( )
Estado civil: Soltero ( ) Casado ( ) No es importante ( )
Escolaridad: Preparatoria ( ) Licenciatura ( ) Comercial ( )
Licenciatura que se requiere:
Áreas de experiencia: Años de experiencia:
Conocimientos técnicos:
Describir las cinco principales funciones que desarrollará en el puesto:
72
Solo en caso de Plaza Nueva
Justificación del puesto (razones por las cuales debe contratarse el puesto):
Información solo en caso de sustitución:
Nombre de la persona que causa baja: Puesto:
Motivo de Baja:
Firma de Autorización
Solicitante
Nombre y firma
Autoriza
Socio de la Firma
73
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO Fecha:
Puesto:
Reporta a:
Personal a su cargo:
Número de Persona ( ) Puestos:
Objetivo del Puesto:
Responsabilidades principales:
74
Alcance del Puesto:
Parámetros para la toma de decisiones:
Se supervisa por medio de:
Parámetros de medición del trabajo desempeñado:
Perfil del Puesto:
Edad: Sexo:
Estado Civil:
Presentación:
Escolaridad:
Especialidad:
Idiomas:
Experiencia (en años):
Áreas de experiencia:
Conocimientos en:
Manejo de equipo y
Software de cómputo:
75
Habilidades:
Dinámica
Liderazgo
Tolerancia a la presión del trabajo
Capacidad para atender un volumen
fuerte de trabajo
Persuasión
Toma de decisiones
Imparcial
Manejo de grupos y/o personal
Comunicación Directa
Organización y Planeación
Inducción al puesto:
Indicar el tiempo que requiere la persona
para familiarizarse con sus
responsabilidades
Autorización:
Nombre y firma del titular del puesto Nombre y firma del jefe inmediato superior
76
Evaluación de desempeño
DATOS PERSONALES
Nombre: Puesto:
Jefe Inmediato:
Periodo de Evaluación:
Del _____de ___________de_____ al ______ de ____________ de ______
Señale la opción que origina está evaluación:
Auditoría ( ) Proyecto Especial ( )
I. ESCALA DE VALORACIÓN
Calificación Interpretación
De 90 a 100 puntos Excelente, promover de inmediato
De 75 a 90 puntos Bueno, debe ser promovidoDe 60 a 75 puntos Le falta para ser promovidoMenos de 60 puntos Debe buscar otro trabajo, la Auditoría no es su
área.
II. EVALUACIÓN
Núm. Factores a Calificar
Criterios Valuación
2Puntos (A)
4Puntos (B)
6Puntos (C)
8Puntos (D)
10Puntos (E)
1 Disponibilidad Muestra
renuencia para
cumplir con la
revisión y con los
compromi-sos
asignados.
Muestra poca
disposición
para cumplir
con la revisión
y con los
compromisos
asignados.
Muestra
regular
disposición
para cumplir
con la revisión
y con los
compromisos
asignados.
Muestra
buena
disposición
para cumplir
con la
revisión y
con los
compromisos
Muestra
excelente
disposición
para cumplir
con la revisión
y con los
compromisos
Inciso ( )
Valor
77
asignados. asignados.
2 Confiabilidad Comete errores
continuamen-te,
es descuidado
en su trabajo y
sus resultados
son deficientes.
Comete
algunos
errores y en
ocasiones se
requiere
rectificar su
trabajo.
Comete pocos
errores y su
trabajo es
aceptable,
requiere
supervisión
continua.
Requiere de
supervisión
de manera
esporádica.
Su trabajo es
satisfactorio.
Requiere de
mínima
supervisión en
su trabajo,
porque
normalmente
no tiene
errores.
Inciso ( )
Valor
3 Responsabilidad No responde con
oportunidad ni
con calidad en
las revisiones
que se le
asignan.
Responde
parcialmen-te
con
oportunidad y
calidad en las
revisiones que
se le asignan.
Responde
regularmen-te
con
oportunidad y
calidad en las
revisiones que
se le asignan.
Responde y
mejora la
oportunidad y
la calidad en
las revisiones
que se le
asignan.
Responde y
supera con
oportunidad y
calidad las
revisiones que
se le asignan.
Inciso ( )
Valor
4 Necesidad de supervisión Descuidado en
su trabajo, por lo
que requiere de
supervisión
permanente.
Requiere
supervisión
profunda, a
efecto de
corregir sus
desviaciones.
Requiere
continua
supervisión, a
efecto de
corregir sus
debilidades.
Requiere
revisión
normal de su
trabajo.
No requiere
supervisión
continua.
Inciso ( )
Valor
5 Iniciativa No presenta
habilidades ni
mejoras en su
trabajo.
Presenta
limitada
habilidad de
sugerir
mejoras en su
trabajo.
Posee regular
habilidad en la
proposición de
sugerencias
para mejorar
su trabajo.
Tiene
habilidad y
asume
responsabili-
dades por sí
mismo, para
mejorar su
trabajo.
Posee
habilidades,
dinamismo y
asume
responsabili-
dades por sí
mismo para
mejorar su
trabajo.
Inciso ( )
Valor
6 Comunicación efectiva No sabe localizar
anomalías en las
revisiones o
responsabilida-
des
encomendadas.
Comunica
parcialmente
las anomalías
que se
presentan en
las revisiones
encomenda-
das.
Comunica
adecuada y
oportunamen-
te las
anomalías o
problemas que
se presentan
en las
revisiones
encomenda-
das.
Comunica
adecuada y
oportunamen
te las
anomalías o
problemas y
presenta
alternativas
de solución.
Comunica las
anomalías
presentadas en
sus revisiones,
e informa sobre
las medidas
adecuadas
para
resolverlas.
Inciso ( )
Valor
7 Seguridad Es descuidado
en la procuración
de su seguridad
personal, así
como en el
Pone poca
atención en la
seguridad
personal y/o
colectiva, así
Toma
precauciones
de seguridad,
y hace uso y
manejo
Toma
precauciones
de seguridad,
hace uso y
manejo
Toma
precauciones
de seguridad,
y hace uso y
manejo
Inciso ( )
Valor
78
manejo de P.T. y
equipo de
Auditoría.
como en el
manejo de
P.T. y equipo
de Auditoría.
regular de los
P.T. y equipo
de Auditoría.
cuidadoso de
P.T. y demás
equipo de
Auditoría.
Asimismo,
sugiere
medidas
preventivas
de seguridad
al trabajar.
cuidadoso de
P.T. y demás
equipo de
Auditoría.
Asimismo,
toma medidas
preventivas de
seguridad al
trabajar.
8 Asistencia Tiene muchas
inasistencias,
además de
solicitar
permisos
constantes.
Asiste
normalmente
y solicita
permisos con
frecuencia.
Asiste
normalmente y
sólo solicita
permisos
esporádicos.
Asiste
normalmente
y nunca
solicita
permisos.
Presenta
excelente
asistencia y
está dispuesto
a asistir aún en
días fuera de
su calendario si
así se requiere.
Inciso ( )
Valor
9 Puntualidad Presenta
impuntualidad
constante.
Tiene retrasos
frecuentes.
Tiene retardos
esporádicos.
No tiene
retardos.
Presenta
excelente
puntualidad y
se presta a
cooperar aún
en horario
fuera de lo
normal.
Inciso ( )
Valor
10 Conocimientos técnicos A su nivel, no
conoce de
contabilidad y
Auditoría.
Aplica sus
pocos
conocimientos
en el trabajo.
Tiene regular
iniciativa para
actualizarse
técnicamente.
Reacción
positiva al
encontrarle
pocos
errores
técnicos, ya
que posee
conocimiento
s adecuados.
Sus
conocimientos
sobrepasan el
nivel que tiene
como auditor.
Inciso ( )
Valor
Total de
Puntos
III. METAS/OBJETIVOS
1. Describa los logros alcanzados en los últimos 12 meses:
2. ¿Cuáles fueron sus principales contribuciones a la Firma?
79
IV. CAPACITACIÓN
¿De qué forma se ocupó en mejorar sus habilidades/conocimientos en los últimos 12 meses?
OPORTUNIDADES DE MEJORA
CAMPO ACCIONES A SEGUIR
V. OPINIÓN DEL COLABORADOR
Pida al empleado su opinión sobre la evaluación
VIII. FIRMAS DE CONFORMIDAD
Colaborador Jefe Inmediato Socio de la Firma
80
Vale de equipo y material
Nombre completo del solicitante: _______________________________________
Firma: ____________________________________________________________
Equipo o material solicitado: ___________________________________________
Código: ___________________________________________________________
Fecha de Préstamo: _________________________________________________
Fecha de devolución: ________________________________________________
Equipo o material entregado: __________________________________________
Nombre y firma del responsable administrativo: ___________________________
Nombre y firma de recibido del equipo: __________________________________
Nota: (Solo en caso de préstamo de equipo de cómputo firma el supervisor)
81
Registro de horas
82
Aviso de privacidad(NOTA: Para el desarrollo de este formato deberá consultarse con un especialista en el
tema)
El Patrón: _____________________________________________________________
Domicilio: _____________________________________________________________
El Trabajador: __________________________________________________________
“EL PATRÓN” velará por el cumplimiento de los principios de protección de datos personales
señalados en Ley Federal de Protección de Datos Personales, adoptando las medidas necesarias
y obligándose a no revelarlos a persona ajena a “EL PATRÓN” sin consentimiento de “EL
TRABAJADOR”. “EL PATRÓN” le informa a “EL TRABAJADOR” que los datos solicitados para la
elaboración del Contrato Individual de Trabajo tienen como finalidad dar cumplimiento con lo
establecido en el Art. 25 de la Ley Federal del Trabajo.
En concordancia con la Ley Federal de Protección de Datos Personales, publicada en el Diario
Oficial de la Federación del 5 de Julio de 2010, se comunica al Sr._________________________,
en adelante “EL TRABAJADOR”, que la empresa __________________________________, en
adelante “EL PATRÓN”, debe obtener en forma expresa, el consentimiento expreso del
tratamiento de sus datos, mediante el presente aviso de privacidad, solicitándole manifestar con
su firma, su conformidad y no oposición.
I. Derivado de lo anterior le informamos que:
a. Los datos financieros o patrimoniales requerirán el consentimiento expreso de “EL
TRABAJADOR”, salvo las excepciones a que se refieren los Art. 10 y 37 de la Ley.
b. El consentimiento de “EL TRABAJADOR” podrá ser revocado en cualquier momento sin que se
le atribuyan efectos retroactivos. Para revocar el consentimiento, se observarán los mecanismos y
procedimientos que señale “EL PATRÓN”.
83
c. Los datos personales proporcionados a “EL PATRÓN” serán protegidos e incorporados en el
SISTEMA DE DATOS PERSONALES que tendrá en resguardo la Dirección de Recursos
Humanos.
d. El listado de datos personales de “EL TRABAJADOR” solo podrá ser transmitido a personas
ajenas a “EL PATRÓN” con el consentimiento expreso de “EL TRABAJADOR”, obligándose “EL
PATRÓN” a comunicarle claramente la finalidad.
e. “EL TRABAJADOR” podrá ejercer su derecho de acceso y corrección ante la Dirección de
Recursos Humanos de la Empresa por escrito.
f. Lo anterior se le comunica a “EL TRABAJADOR”, en cumplimiento a la Ley Federal de
Protección de Datos Personales publicada en el Diario Oficial de la Federación del 5 de Julio de
2010.
II. No será necesario el consentimiento de “EL TRABAJADOR” para el tratamiento de
datos personales en las siguientes ocasiones excepcionales.
1. Que los datos figuren en fuentes de acceso público.
2. Que tengan el propósito de cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica entre “EL
TRABAJADOR” y “EL PATRÓN”.
3. En caso de que exista una situación de emergencia que pueda dañar a un individuo en su
persona o en sus bienes, o sean necesarios para la atención médica, la prevención, diagnóstico,
la prestación de asistencia sanitaria, tratamientos médicos o la gestión de servicios sanitarios.
a. Finalidad de tratamiento de datos
La finalidad de obtener datos personales de “EL TRABAJADOR” es formar un expediente personal
que contenga aquella información necesaria, a fin de dar cumplimiento con lo establecido en la
Ley Federal del Trabajo respecto de elaboración de Contratos Individuales de Trabajo, integración
de Comisiones Mixtas, elaboración de constancias de Capacitación y Adiestramiento, y todos
aquellos relacionados.
84
b. Opciones y medios para limitar el uso o divulgación de datos
1. Mediante carta dirigida a la Dirección de Recursos Humanos en donde el interesado manifieste
su oposición a la divulgación de sus datos personales.
2. “EL TRABAJADOR” deberá obtener acuse del documento enviado.
c. Medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición de
conformidad con lo dispuesto por la ley
1. Cualquier “TRABAJADOR”, o en sus caso su representante legal, podrá ejercer los derechos de
acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en la Ley de referencia. El ejercicio de
cualquiera de ellos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro. Los datos personales
deben ser resguardados de tal manera que permitan el ejercicio sin dilación de estos derechos.
2. Los “TRABAJADORES” tienen derecho a acceder a sus datos personales que obren en poder
de “EL PATRÓN”, así como conocer el Aviso de Privacidad al que está sujeto el tratamiento.
3. “EL TRABAJADOR” de los datos tendrá derecho a rectificarlos cuando sean inexactos o
incompletos.
4. “EL TRABAJADOR” tendrá en todo momento el derecho a cancelar sus datos personales.
5. La cancelación de datos personales dará lugar a un periodo de bloqueo, tras el cual se
procederá a la supresión del dato. “EL PATRÓN” podrá conservarlos exclusivamente para efectos
de las responsabilidades nacidas del tratamiento. El periodo de bloqueo será equivalente al plazo
de prescripción de las acciones derivadas de la relación jurídica que funda el tratamiento en los
términos de la ley aplicable en la materia.
6. Una vez cancelado el dato se dará aviso a su “TRABAJADOR”.
7. Cuando los datos personales hubiesen sido transmitidos con anterioridad a la fecha de
rectificación o cancelación y sigan siendo tratados por terceros, “EL PATRÓN” deberá hacer de su
consentimiento dicha solicitud de rectificación o cancelación, para que proceda a efectuarla
también.
85
Transferencia de datos
La transferencia de datos se hará con el consentimiento expreso del tratamiento de datos de “EL
TRABAJADOR”, quien deberá manifestar con su firma su conformidad y no oposición.
d. Procedimiento y medios por los cuales se comunicará a los “trabajadores” de los cambios al
aviso de privacidad.
1. El procedimiento mediante el cual se comunicará a “EL TRABAJADOR” de posibles
modificaciones al Aviso de Privacidad será mediante documento impreso, del cual se
recabará acuse de recibo de “EL TRABAJADOR”, al que se le proporcionará nuevo Aviso
de Privacidad, en donde el interesado, en forma expresa, exprese su consentimiento
expreso de las posibles modificaciones al tratamiento de sus datos, manifestando con su
firma, su conformidad y no oposición.
2. Esta autorización será válida desde el día en que lo manifieste con su firma hasta que la
persona autorizada manifieste lo contrario en concordancia con la Ley Federal de
Protección de Datos Personales.
“EL TRABAJADOR” expresa consentimiento y/o conformidad tácita del tratamiento de sus datos,
mediante la firma del presente aviso de privacidad.
____________________ _________________
“EL TRABAJADOR” “EL PATRÓN”
86
V. DESEMPEÑO DEL TRABAJO
V.1 Generalidades
Cada Firma en particular debió establecer en su Manual de Auditoría el proceso para la ejecución
de los trabajos, por lo que el presente capítulo muestra únicamente algunos de los aspectos
básicos a cubrir. Para mayores detalles deberá consultarse la norma de Auditoría relativa.
Debido al tamaño de la estructura de la Firma, varios de los procedimientos y, sobre todo los
sustantivos, son realizados directamente por el Socio, el cual asume la responsabilidad de la
planeación y supervisión propia y de los demás miembros del equipo.
En relación con las consultas a terceros, ya sean colegas o expertos en otras materias, ha sido
política y es costumbre plantear los casos difíciles con toda claridad y transparencia, por lo que
la(s) respuesta(s) de las consultas serán aplicadas y acatadas puntual y consistentemente por
todos los miembros del equipo de trabajo.
Como una nueva política, [LA FIRMA] acepta una revisión de calidad, con el objeto de detectar
fallas, para corregir y mejorar de una manera permanente todos los procedimientos establecidos.
Esto, con la intención de mejorar la calidad en el área de Auditoría y demás servicios prestados
por la Firma.
Los revisores tendrán que ser personas especializadas, de preferencia sugeridas por el IMCP,
siendo el Socio el responsable de promover entre todo el personal su aceptación.
87
V.2 Premisas
[LA FIRMA] promueve la aplicación consistente de las normas profesionales, relativas al
desempeño de todos los trabajos, principalmente los de Auditoría. Cuando el Socio emita una
opinión es porque se encuentra sustentada en el trabajo desarrollado por todos los colaboradores
de la Firma.
El rol del Socio responsable del compromiso de trabajo está basado en la planeación, supervisión
y la revisión, las consultas, la resolución de diferencias de opinión y la revisión del Control de
Calidad.
La observación del Manual de Auditoría que se tiene establecido por la Firma y que es referencia
obligada, contiene las normas, procedimientos y políticas relativas a planeación, supervisión y
ejecución de los trabajos de Auditoría, entre otros aplicables a este tipo de servicio.
El Socio de la Firma -en conjunto con el supervisor- planea y supervisa los procedimientos de
trabajo; además, desarrolla y valida directamente aquellos procedimientos que con base en su
experiencia y visión, son sustantivos, asumiendo la responsabilidad absoluta del resultado de los
trabajos.
Solicitar, cuando sea necesario, consultas con terceros, ya sean colegas o profesionales expertos
en otros temas, respecto a los asuntos que por su importancia deban ser discutidos y analizados.
Siempre plantear con claridad y transparencia los casos que por su complejidad así lo requieran,
buscando obtener resultados convincentes y sustentados. En consecuencia, normar los criterios
que sean aplicados y acatados por todos los involucrados.
V.3 Objetivo
Mantener el desempeño de los trabajos en el estándar de calidad que la Firma ha establecido y
con apego a los lineamientos del IMCP, al Manual de Auditoría de la Firma y demás programas
88
específicos aplicados, según el tipo de trabajo realizado y cuyo objetivo primordial es la mejora
continua.
V.4 Alcance
Aplicable para todo el personal de Auditoría y Consultoría
En esta guía se incluye la política de calidad, los objetivos de calidad y se describe la interacción
de los procesos con las directrices generales del Sistema de Calidad, las responsabilidades del
personal encargado para efectuar, gestionar o verificar el trabajo relacionado con la calidad de los
servicios prestados.
El Sistema de Calidad posee una estructura para prevenir las no conformidades en todas las
actividades y procesos relacionados con el aseguramiento en la prestación de los servicios de
Auditoría, mejorar continuamente su eficacia, eficiencia, efectividad y operatividad y lograr la
emisión de reportes adecuados en las circunstancias.
V.5 Definiciones
Desempeño del trabajo.- Conjunto de actividades profesionales desarrolladas desde la
planeación, ejecución y conclusión de los trabajos de Auditoría y demás desempeñados por la
Firma, cuyo objetivo principal es emitir una opinión sustentada por parte del Socio responsable,
relativa a todos los trabajos encomendados y, primordialmente, los de Auditoría.
Consulta.- Decisión de recurrir a un tercero especializado para solicitar su opinión.
Criterio de elegibilidad.- Determinación de parámetros personales y de experiencia para
seleccionar al revisor de la calidad.
Revisor de la Calidad.- Persona capacitada para verificar el cumplimiento de la Norma de Control
de Calidad.
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Manual.- Compendio de normas, criterios, políticas, procedimientos y demás dispositivos físicos
y electrónicos que en su conjunto rigen y auxilian sistemáticamente el trabajo del auditor.
Papeles de trabajo.- Archivos físicos y electrónicos que contienen los trabajos desarrollados.
V.6 Responsables
El Socio, Gerente, Supervisor y demás personal de Auditoría de la Firma.
El Socio interno o externo encargado del monitoreo de la calidad.
El Revisor de calidad.
V.7 POLÍTICAS
DSTR-1 El Socio deberá difundir y explicar a todo el personal de la Firma el Manual de Auditoría
DSTR-2
El Socio y/o el Supervisor deben vigilar que todos los trabajos se desarrollen consistentemente, mediante la observación del Manual de Auditoría y otros procedimientos establecidos por la Firma para el desempeño de los trabajos.La planeación, supervisión, revisión y evidencia documental relativa al desempeño de los trabajos, deberá quedar plasmada en los propios papeles, ya sea de manera física o electrónica.
DSTR-3 El Socio deberá retroalimentar permanentemente a los colaboradores de Auditoría, respecto a los objetivos generales y específicos del desempeño de cada trabajo.
DSTR-4 El Socio debe vigilar permanentemente la CAPACITACIÓN de todos los colaboradores del equipo.
DSTR-5
Deberán ser aplicados de manera consistente los métodos de supervisión, revisión y demás características propias contenidas en los papeles de trabajo.Estos serán llevados a cabo de acuerdo con la planeación y alcances, previamente establecidos por el Socio o Supervisor.
DSTR-6El Socio y el Supervisor deberán actualizar los procedimientos y políticas cuando se presente algún cambio, dejando siempre evidencia de su actualización dentro del archivo electrónico, así como en los ejemplares impresos que existan.
DSTR-7
El Socio y/o el Supervisor deberán atender de forma inmediata los asuntos importantes que surjan en el desarrollo de la Auditoría y, en caso de ser necesario, se deberá modificar de inmediato la planeación inicial de aquellos puntos, los cuales formarán parte del informe de Auditoría.
DSTR-8 El Socio y Supervisor deberán identificar y aislar asuntos que -debido a su importancia- serán objeto de consulta o controversia con especialistas o colegas.
DSTR-9
El Supervisor y el Socio -en conjunto- deberán determinar la necesidad de revisar la naturaleza, oportunidad y extensión del trabajo de Auditoría, entre otros trabajos relativos. Además, revisar que las consultas realizadas se encuentren adecuadamente sustentadas y documentadas.
DSTR-10 El Socio de la Firma siempre evaluará que el trabajo realizado esté sustentado y documentado adecuadamente.
90
DSTR-11
El Socio del encargo autorizará todas las consultas con terceros especializados y supervisará el fundamento de las mismas. En caso de que sean percibidas como un factor de riesgo en la opinión, se realizará una segunda consulta, con el objetivo de adquirir otra opinión respecto al tema.
DSTR-12 La Firma establece como política que un tercero especializado realice una revisión al Manual de Calidad, conforme a los lineamientos y periodicidad exigidos por el IMCP.
DSTR-13 La Firma solo aceptará que el informe sea fechado hasta que la revisión INTERNA de calidad sea concluida.
DSTR-14 Las observaciones del revisor de calidad deberán ser debatidas con el equipo de trabajo, y los acuerdos en conjunto deberán ser aplicados invariablemente.
V.8 Procedimiento
a) Todos los trabajos y, primordialmente los de Auditoría, deberán ser desempeñados por la
Firma, con estricto apego a las normas y procedimientos contemplados en la normatividad
aplicable a nuestra profesión.
b) Adicionalmente se deberá observar en todo momento las disposiciones legales
establecidas por las diferentes autoridades federales y estatales.
c) El personal de Auditoría debe desarrollar sus actividades, de acuerdo con el Manual de
Auditoría y con las normas y políticas internas establecidas.
d) Para el revisor de Calidad interna:
1. La Firma designará a un profesional capacitado para que desarrolle la función de
revisor de calidad; de no contar internamente con uno buscará apoyo externo.
2. El revisor de la calidad determinará el alcance de la revisión.
3. A través de un consenso, se analizarán las observaciones reportadas por el revisor
de la calidad y, de común acuerdo, se establecerán las medidas correctivas a seguir,
los cuales deberán aplicarse según corresponda al propio Manual de Calidad o a los
papeles de trabajo, incluso al personal de la Firma.
4. Dicha revisión será documentada mediante la elaboración de minutas y de la
conclusión por escrito del revisor.
e) Consultas:
1. En los casos que requieran solicitar la opinión de un experto en otra materia, la
consulta se realiza por escrito, proporcionando la información necesaria para que
éste emita su informe al respecto.
91
2. El experto emite su informe por escrito y con firma autógrafa.
3. El informe queda como evidencia de las consultas realizadas por la Firma.
V. 9 Documentos
V.9.1 Consideraciones en el desempeño del trabajo
V.9.2 Documentos
V.9.3 Planeación General de la Auditoría
V.9.3.1 Investigación preliminar
V.9.3.1ª Guía investigación preliminar
V.9.3.2 Riesgo de Auditoría y fraude
V.9.3.2ª Guía importancia relativa y riesgo de Auditoría
V.9.3.3 Estudio y evaluación del control interno
V.9.3. 3ª Guía estudios y evaluación del control interno
V.9.3.4 Integración y/o actualización del archivo permanente
V.9.3.4ª Guía actualización del archivo permanente
V.9.3.5 Análisis de variaciones y consideración de operaciones atípicas
V.9.3.6 Alcance y ejecución de trabajos
V.9.3.7 Consideraciones fiscales específicas
V.9.3.8 Comunicaciones con terceros
V.9.3.8ª Guía consultas externas
V.9.3.9 Conclusión de procedimientos aplicados
V.9.3.10 Revisión de saldos al cierre
V 9.3.11 Estados financieros en su conjunto
Consideraciones en el desempeño del trabajo
92
Los formatos o documentos a utilizar son diseño y propiedad de cada Firma en lo particular, con
los requisitos, información, diseño y sello particular característico que cada auditor aplica. Esto da
como resultado que no se llegue a un consenso unánime de forma, pero sí de fondo, que es un
desarrollo sistematizado de las Auditorías.
De todo lo vertido en este apartado, se concluye que el auditor es el analista que investiga el
control de las operaciones en su detalle y en su raíz; sus análisis y recomendaciones deben ser
una ayuda para la dirección de la entidad en su propósito de alcanzar un control más eficaz,
mejorar la operatividad del negocio y, en definitiva, aumentar sus beneficios.
El Ambiente de Control es considerado en la filosofía empresarial actual como el análisis
permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas
correctivas que permitan el cumplimiento de las metas, o bien su adaptación necesaria.
Ni en la contabilidad ni en la Auditoría se puede hablar de la existencia de unos principios de tipo
matemático, pero con el transcurso del tiempo se han considerado una serie de axiomas o
verdades fundamentales de carácter técnico-profesional incluidas actualmente en las Normas
Internacionales de Auditoría (NIA).
El auditor pretende emitir una opinión razonada acerca de la entidad auditada, controlando al
máximo el trabajo realizado y el tiempo empleado en su realización. Para garantizar la eficiencia
del tiempo empleado, es necesaria una programación adecuada del trabajo, ya que se trata de un
trabajo selectivo. De ahí que la preparación del trabajo tenga mayor importancia que su misma
ejecución.
Por lo anterior, es menester que los trabajos de Auditoría de la Firma cumplan con la referencia
obligada del Manual de Auditoría, el cual considera indudablemente el memorando de planeación
de Auditoría.
Documentos
93
Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Información Financiera, Cuestionarios de
Investigación Preliminar, Evaluación del Riesgo, Cuestionarios Descriptivos y Gráficos de
Evaluación del Control Interno, Programas de Trabajo Específicos a cada rubro de los Estados
Financieros, Guías de Evaluación Fiscal, Legajos de Auditoría, Expediente Continuo de Auditoría,
Archivos de Proyectos Especiales, Archivos de Informes, Dictámenes, Reexpresiones de Estados
Financieros, Informes de Auditoría, Biblioteca especializada de la Firma, publicaciones
especializadas entre otros: Puntos Finos, Veritas, Contaduría Pública, Prontuario de Actualización
Fiscal, Investigación Fiscal, Diario Oficial de la Federación y Leyes y Reglamentos.
Planeación General de la Auditoría (NIA300) (NIA 320)
94
1.- La planeación de la Auditoría es responsabilidad del Socio encargado. Sin embargo, deberán participar otros miembros clave del recurso humano asignado e iniciarse después de la evaluación del riesgo de la Auditoría. 2.- Se deberá dejar la evidencia en los papeles de trabajo de haber realizado la planeación de la Auditoría.
3.- La planeación incluirá el análisis general de información financiera, fiscal, regulatoria y jurídica; así como las entrevistas con el personal de la compañía, la investigación, la inspección física de oficinas, planta, bodegas, sucursales y el llenado de los FORMATOS incluidos en los apartados:a) Investigación preliminarb) Asignación del recurso humano y control del tiempo asignado a cada auditorc) Asignación de los recursos materialesD) Información contenida en la confirmación de servicios que contiene alcances, limitaciones y la programación de eventos y fechas importantes en el desarrollo y conclusión del trabajo de AuditoríaE) Evaluación del riesgo de la Auditoría y de fraudeF) Estudio y evaluación del control interno
4.- También se deberá incluir la planeación del área o rubro general que se desarrollará (ventas, compras, confirmaciones, gastos etcétera).
5.- El Socio o supervisor deberá dejar evidencia en los papeles de trabajo de la supervisión ejercida, anotando la fecha e iniciales de él mismo y del auditor designado para dicha función.
6.- El supervisor llevara a cabo la “supervisión” de las diferentes etapas de la Auditoría de conformidad con lo siguiente:a.-) Permanentemente revisará el programa de trabajo de la Auditoría, así como de las modificaciones que se vayan desarrollando durante el desarrollo de la Auditoría.b.-) Presentará al personal de Auditoría con el del cliente y explicará a los miembros de su equipo los sistemas contables administrativos y demás sistemas de cómputo con los que trabajarán.c.-) Firmará de revisado y autorizado los controles de tiempos, con base en los reportes establecidos.d.-) Revisará oportuna y detalladamente todos los papeles de trabajo y activará las alertas de Auditoría según su importancia y, en el caso de ampliación de pruebas, anexará el archivo dentro de las propias alertas.
95
Investigación preliminar(Etapa 1)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Investigación preliminar
Fecha planeación a. Tiempo invertidob. Conclusiones
Personal que revisó
El auditor se informa acerca de las características del sector (tendencias económicas, evolución de las técnicas, condiciones competitivas, etc.). Se debe recurrir a revisar todo tipo de publicaciones o boletines electrónicos de las cámaras de industria, comercio, bursátiles e inclusive gubernamentales.
Este estudio previo habrá de concluir con una comparación entre el rendimiento del cliente sujeto a los trabajos y el de sus competidores. Esto tiene la finalidad de ayudar a comprender y enfocar los trabajos de Auditoría con la máxima eficiencia.
96
Guía investigación preliminar
1.- Esta fase del proceso se aplica con el objeto de evaluar el ambiente general de control de la compañía.
2.- El cuestionario de la Firma deberá ser llenado antes de efectuar la propuesta de servicios o el inicio de cualquier otra fase de la planeación.
3.-A través de este cuestionario se conocerán de una manera sistemática las particularidades del probable cliente de Auditoría o de cualquier otro trabajo a desempeñar por la Firma.
4.- Desde el llenado del cuestionario se pueden determinar probables riesgos en el desempeño de los trabajos de Auditoría; inclusive la probabilidad de no aceptar el trabajo o de ofrecer otro tipo de servicio.
5.- Deberá ser llenado por el Socio o el gerente de Auditoría.
97
Riesgo de Auditoría y fraude(Etapa 2)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Riesgo de Auditoría y fraude.
Fecha planeación.Pruebas
a. Indagaciones ante la Administración.b. Procedimientos analíticos.c. Observación e Inspección.
Personal que revisó
La obtención del conocimiento de la entidad y su entorno es un proceso continuo y dinámico de
recopilación, actualización y análisis de información durante el desarrollo de la Auditoría, por ello
es que durante esta etapa el auditor valora si la información obtenida es relevante para identificar
riesgos de incorrección material. Aquí el auditor aplica su juicio profesional para determinar si el
grado de conocimiento obtenido es el suficiente para que se alcancen en tiempo los objetivos
planteados.
Los riesgos que se evalúan incluyen tanto los que se deben a error como los debidos a fraude, y
aunque la Auditoría de Estados Financieros no tiene por objeto el descubrir errores e
irregularidades, sino expresar una opinión respecto a si los Estados Financieros de una entidad
presentan razonablemente la información financiera de acuerdo con Normas de Información
Financiera.
Sin embargo, es obligación del auditor el planear y realizar su examen con objeto de obtener una
seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores importantes,
intencionales o no.
En esta etapa es cuando el auditor decide probar controles internos, Es referencia obligada
describir el procedimiento, describir la prueba realizada y documentarla en el papel de trabajo
adecuado. Por cada prueba listada se deberá describir como el auditor planea reducir los
procedimientos sustantivos e identificar la aseveración en el Estado Financiero relacionado con
dicho control. El resultado serán controles efectivos e inefectivos, y basado en lo anterior, la
conclusión obtenida es la evaluación de un riesgo de control, que podrá tener como calificaciones:
Alta, Moderada y Baja.
98
Dentro de los procedimientos de valoración del riesgo y de actividades relacionadas de
conformidad con la NIA 315 el auditor aplicará procedimientos con el fin de disponer de
información que permita identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados
financieros y en sus afirmaciones.
Los procedimientos de valoración de riesgo incluirán los siguientes aspectos:
a) Indagaciones ante la dirección y el personal del cliente.
b) Procedimientos analíticos.
c) Observación.
d) Inspección.
Condiciones y hechos que pueden indicar la existencia de riesgos incorrección material
Los ejemplos aquí mencionados abarcan un amplio espectro de condiciones y hechos; sin
embargo, no todos son relevantes para todo encargo de Auditoría y la lista de ejemplos no es
necesariamente exhaustiva.
a) Operaciones en regiones económicamente inestables.
b) Operaciones expuestas a mercados volátiles.
c) Operaciones sujetas a un alto grado de operación compleja.
d) Problemas de empresa en funcionamiento y liquidez, incluida la pérdida de clientes
significativos.
e) Restricciones en la disponibilidad de capital y de créditos.
f) Cambios en el sector en el que opera la entidad.
g) Cambios en la cadena de suministro.
h) Desarrollo u oferta de nuevos productos y servicios, o cambios a nuevas líneas de negocio.
i) Expansión a nuevas ubicaciones.
j) Cambios a la entidad, como importantes adquisiciones o reorganizaciones u otros hechos
inusuales.
k) Probabilidades de venta de entidades o de segmentos de negocio.
99
l) Existencia de alianzas y de conjunto de negocios complejos.
m) Utilización de financiación fuera de balance, entidades con cometido especial y otros
acuerdos de financiación complejos.
n) Transacciones significativas con partes vinculadas.
o) Falta de personal con las cualificaciones necesarias en el área contable y en información
financiera.
p) Cambios en personal clave, incluida la salida de ejecutivos clave.
q) Deficiencias en el control interno, especialmente las no tratadas por la dirección.
r) Incongruencias entre la estrategia de TI de la entidad y sus estrategias de negocios.
s) Cambios en el entorno de las TI.
t) Instalación de nuevos y significativos sistemas de TI relacionados con la información
financiera.
u) Indagaciones sobre las operaciones de la entidad o de sus resultados financieros
realizadas por organismos reguladores o gubernamentales.
v) Incorrecciones anteriores, historial de errores o un elevado número de ajustes al cierre del
periodo.
w) Nuero significativo de transacciones no rutinarias o no sistemáticas, incluidas
transacciones intergrupo e importantes transacciones generadoras de ingresos al cierre del
periodo. x) Transacciones integradas sobre la base de las intenciones de la dirección.
y) Aplicación de nuevos pronunciamientos contables.
z) Mediciones contables que conllevan procesos complejos.
aa)Hechos o transacciones que implican una incertidumbre significativa de medición, incluidas
las estimaciones contables.
bb)Litigios y pasivos contingentes pendientes; por ejemplo garantías post-venta.
100
Guía importancia relativa y riesgo de Auditoría
1.- La evaluación del riesgo de la Auditoría deberá ser planteado inmediatamente después de la confirmación de los servicios.
2.- Por su dinamismo el riesgo puede variar según la materialidad de los eventos; por lo que su desarrollo se deberá vigilar permanente desde las fases de planeación, ejecución y hasta la conclusión de los trabajos de Auditoría.
3.- Debido a su importancia y el efecto que pudiera tener en la opinión del auditor; este proceso deberá ser llenado primordialmente por el Socio responsable del encargo; si no es posible, por el gerente.
4.- La NIA 315 trata de la responsabilidad que tiene el auditor de identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados financieros mediante el conocimiento de la entidad y su entorno incluido el control interno; es importante que tanto el Socio del encargo como su gerente o supervisor definan los formatos aplicables y lo expliquen claramente al personal involucrado en el encargo. 5.- Debido a la importancia de la evaluación de riesgos contenida en la NIA 315 sugerimos leer, analizar y difundir a todos los colaboradores de Auditoría esta norma. A través de un TALLER específico en el que participen (dependiendo de la estructura de la Firma) además: El Socio del Encargo, El Gerente Responsable y El Líder de la Calidad de la Firma.
101
Estudio y evaluación del control interno(Etapa 3)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Estudio y Evaluación
del control interno
Fecha planeación a. Cuestionario
b. Grafico
c. Descriptivo
Personal que revisó
Como se ha establecido en capítulos anteriores los trabajos de Auditoría no se circunscriben a los
Estados Financieros, ya que la opinión se expresa acerca de la entidad considerada en su
conjunto. Por ello, antes de iniciarse el trabajo (PLANEACIÓN) el auditor realiza un análisis de los
procesos.
Ya es sabido que el control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
medidas coordinadas, adoptadas dentro de una organización para salvaguardar sus bienes,
comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia y estimular el
seguimiento de los métodos establecidos por la administración.
El examen debe evaluar en sentido estricto si se cumple cabalmente con la salvaguarda y
preservación de los bienes de la entidad, evita desembolsos indebidos de fondos y ofrece
seguridad que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Como se puede observar, no sólo se refiere a temas financieros, contables y a la custodia de los
activos, sino que incluyen controles destinados a mejorar la eficiencia operativa y asegurar el
cumplimiento de las políticas de la organización.
a. Cuestionario.
Históricamente los cuestionarios han servido como una guía muy eficaz para la evaluación,
en este punto queremos acentuar el carácter orientativo del presente trabajo y que, en
102
consecuencia en ningún caso se pretende mostrar un cuestionario cerrado y
universalmente aplicable, sino que se denote el carácter orientativo para su análisis.
b. Representación Gráfica.
Esencialmente la mayor eficiencia del diagrama de flujo la encontramos en el caso de ciclos
que comprenden un gran volumen de transacciones que son repetitivas en la mayoría de
los casos, como suele ser un proceso de ventas en una entidad de productos de consumo
o el de nóminas en la generalidad. En el caso de operaciones individualizadas, como las
compras de bienes de inversión o contratos de venta específicos, licitaciones, etc. la
representación puede no resultar eficaz, aunque entonces la misma peculiaridad de la
operación hace que el control de la administración se encuentre regulado.
Una vez realizado lo anterior se debe considerar el conjugar los anteriores a fin de realizar un
análisis de los procedimientos e identificar aquellos puntos fuertes sobre los que se apoya el
sistema, y por tanto los registros contables, así como aquellos puntos que debiéramos corregir y
que han de orientar la acción correctora de la administración de la entidad, con el fin de mejorar
sus procedimientos.
Lo que es requisito obligado es que al revisar el cumplimiento de esta etapa se compruebe
primordialmente la habilidad para entender el sistema y comprender los puntos fuertes y débiles
del control interno revisado, habilidad que se desarrolla a través de la experiencia y la aplicación
práctica de los conceptos contenidos en las Normas Internacionales de Auditoría.
Tanto los objetivos de control como los puntos fuertes y débiles localizados tienen un fuerte
componente de subjetividad por parte de quien realiza el análisis. La determinación de las
decisiones encaminadas a mejorar, modificar o implantar un sistema de control de calidad es un
campo que queda totalmente fuera de las posibilidades de una exposición teórica.
Con base en la evaluación de riesgos y en el análisis de los puntos fuertes y débiles detectados en
la evaluación del control interno se preparará el PROGRAMA DE TRABAJO de la Auditoría.
103
Guía estudio y evaluación del control interno
1.-Ambiente general de controlEl estudio y evaluación del control interno iniciara con los parámetros, objetividad y diligencia con la que se lleve a cabo el análisis del Ambiente General de Control. Desde el llenado del formato: ESTUDIO PREELIMINAR, se empezaran a establecer las bases y la aplicación del método de evaluación indicados de acuerdo con las circunstancias y el tamaño de la empresa.a.-) Cuestionarios.b.-) Grafico.c.-) Descriptivo.
2.- Evaluación de los riesgosDe la aplicación del método o los métodos de evaluación del control interno se desprenderán los tipos de pruebas y los alcances de revisión; también se determinaran los probables riesgos que se pueden correr a la hora de expresar la opinión, los cuales quedaran plasmados invariablemente en el formato: evaluación del riesgo de la Auditoría.
3.- Sistemas de información y comunicación de la empresaIndependientemente del tamaño de la Firma se deberá documentar según el área operativa o de información los procedimientos y políticas adoptadas.Las entrevistas con el personal y la aplicación de procedimientos gráficos y descriptivos dan buen resultado; por lo que los cuestionarios se aplicaran cuando se dificulte la aplicación de los dos anteriores o cuando el sistema de control interno de la compañía lo permita.
4.-procedimientos de controlCuando la división de funciones no este clara o recaigan varias funciones en una sola persona que se puedan contraponer o pongan en riesgo el control interno se aplicara necesariamente el cuestionario y se ampliaran pruebas sustantivas con mayor alcance.
5.- Vigilancia del control internoEl determinar que los sistemas de control interno son permanentemente vigilados por las Direcciones o Gerencias de las compañías; no importando el tamaño de la empresa, nos proporcionará un marco de referencia para la evaluación del RIESGO DE CONTROL.
6.- Debido a su importancia y el efecto que pudiera tener en la opinión del auditor; este FORMATO deberá ser llenado por la o las personas que tengan la experiencia necesaria para detectar fallas importantes al sistema de Control Interno establecido por la compañía. (Socio responsable de la Auditoría, Gerente o supervisor).
104
7.- Tanto los cuestionarios como los descriptivos o diagramas de flujo deberán ser fechados y firmados por quien los realizó.
Integración y/o actualización del archivo permanente(Etapa 4)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Integración y/o
actualización del
archivo permanente.
Fecha
planeación
a. Tiempo invertido
b. Fuentes
Personal que revisó
Al tratarse de aquella información que resulta útil para conocer la empresa en sus aspectos
generales y servir de orientación para cualquier contacto con ella, su clasificación y resumen
dependerá en todos los casos del tipo de trabajo realizado, e incluirá entre otros la antigüedad de
la relación, contratos a largo plazo, asambleas celebradas y litigios y reclamaciones sufridas por la
entidad y las notas que han sido incluidas en los Estados Financieros.
Lo que se debe en todos los casos es recoger en un archivador (electrónico o físico) esta
información de carácter permanente, de forma que cualquier integrante de la Firma (autorizada)
que desee contactar con la entidad tenga acceso a aquélla y pueda situarse perfectamente en el
tema.
105
Guía actualización del archivo permanente
1.- El archivo permanente está integrado por información de uso continuo y es tan importante como los legajos de papeles de trabajo del ejercicio; ya que en este se almacena información propia de la sociedad, como son Libros de Actas de Asambleas de Socios y del Consejo de Administración, Estructuras Accionarias, Contratos con proveedores, Contratos con terceros prestadores de servicios, Inscripciones al RFC y a otras dependencias federales y estatales, Organigramas organizacionales, Diagramas de flujo de los sistemas administrativos, contables y de control de la Compañía, etc.
2.- Cuando ya se tienen varios ejercicios auditando al cliente se deberá escanear en su totalidad y pegar al archivo electrónico correspondiente.
3.- Se deberá dejar preparado en la impresora virtual en PDF. Para su probable impresión física, en caso de una revisión del SAT o de otro organismo autorizado que lo requiera.
4.- El archivo permanente deberá ser actualizado al inicio del trabajo de campo.
5.- Se sugiere que sea actualizado por el Encargado de la Auditoría con apoyo de sus auxiliares.
6.- El escaneo de la información contenida en el AP podrá ser llevado a cabo por una persona de confianza de la Firma.
7.- Ninguna persona que no haya llenado su manifestación de independencia al inicio del trabajo de la Auditoría podrá participar en la actualización del AP.
Derivado de lo previsto en la Ley Federal de Protección a la Información y dado el contenido propio del AP. se requiere un mayor control y seguridad del mismo.
106
Análisis de variaciones y consideración de operaciones atípicas(Etapa 5)
Etapa Definición Cumplimiento SupervisorAnálisis de variaciones y consideración de operaciones atípicasBalanceResultados
Fecha planeación
a.Tiempo invertido.b. Fuentes.
Personal que revisó
La revisión analítica final consiste en comparar los estados financieros del año auditado con los
del año anterior (Balance General y Estados de Resultados) y determinar la causa de las
principales variaciones.
Con base en el conocimiento adquirido en las etapas de planeación, evaluación de los procesos y
procedimientos sustantivos, el auditor ya se ha formado una expectativa en relación con el
comportamiento de las cifras en los estados financieros.
Las variaciones significativas que no tengan una explicación para el auditor le pueden indicar:
- Áreas de los estados financieros que no fueron auditadas
- La existencia posibles errores e irregularidades no identificados
Normalmente el auditor se enfoca en revisar variaciones significativas, sin embargo, igual de
importante puede ser revisar cuentas sin variaciones que pueden indicar la existencia de errores e
irregularidades.
107
Alcance y ejecución de trabajos(Etapa 6)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Alcance y Ejecución de Trabajos Fecha planeación a.Tiempo
invertido.
b. Fuentes.
Personal que revisó
El alcance de los trabajos a desarrollarse estará dado por las conclusiones obtenidas en las
etapas anteriores, y referido al conjunto de procedimientos de Auditoría considerados necesarios
de acuerdo a las circunstancias, para lograr los objetivos del encargo de la Auditoría.
La ejecución es el proceso durante el cual la evidencia de cualquier operación es recabada, y en
el Manual de Auditoría (Referida obligada) están contenidos los procedimientos a seguir por el
equipo de trabajo para cumplir cabalmente con:
– Muestrear las partidas a ser revisadas
– Obtener la evidencia de Auditoría
– Documentar eficientemente.
– Supervisar y revisar el trabajo.
El alcance describe a todo el memorándum de planeación de Auditoría, procedimientos y de todos
los apartados de la norma de Auditoría aplicada para la implantación del sistema, así como la
información relativa a documentación legal y administrativa de la empresa por la Firma, en
factores tales como la ubicación física, actividades organizacionales, y la forma de realizar los
informes.
108
El alcance de la Auditoría es determinado por el Socio del encargo, por ende si se determina que
no se puede confiar en el sistema de control interno, entonces se debe considerar que la Firma
examine con mucho más detalle la operación de la entidad.
Los recursos de la Firma deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance
requerido.
Los procedimientos de Auditoría que aplica la Firma son la serie de trabajos que hay que realizar
para el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente, antes de presentar el informe
definitivo, la evidencia de Auditoría es el proceso adoptado para proporcionar pruebas
documentales, información y explicaciones que justifiquen las transacciones registradas en los
libros contables, considerando que en su conjunto es tota la información que utiliza el auditor para
alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión.
Al examinar las pruebas documentales, el auditor se asegura de que la evidencia está dentro del
periodo que se audita y ha sido registrado correctamente en los libros, la extensión del proceso de
ejecución dependerá del sistema de control interno que esté vigente. Este proceso implica el
seguimiento de las transacciones desde su inicio hasta su conclusión, si este es bueno sólo será
necesario que el auditor se cerciore de que el sistema está funcionando correctamente, mediante
el uso inteligente de pruebas selectivas (Muestreo NIA 530) y que, se define en el alcance de las
pruebas en la etapa de planeación.
109
Consideraciones fiscales específicas(ETAPA 7)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Consideraciones
Fiscales
específicas
(IVA/IETU)
Fecha planeación a. Tiempo invertido
b. Expedientes
Personal que revisó
Revisión del expediente integral del contribuyente, conciliaciones bancarias, declaraciones
enviadas, solicitudes de devolución de impuestos.
Formatos establecidos por la propia autoridad hacendaria.
110
Comunicaciones con terceros(Etapa 8)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Comunicaciones
con terceros.
Fecha planeación a. Tiempo invertido.
b. Confirmaciones.
Personal que revisó
Los procedimientos de confirmaciones con terceros normalmente se llevan a cabo para confirmar
o solicitar información respecto a saldos de cuentas y sus elementos (tales como: cuentas por
cobrar y por pagar, bancos y otros depósitos de terceras partes, pasivos, inversiones, inventarios,
garantías, contingentes y operaciones con partes relacionadas), con el objeto de obtener
evidencia de Auditoría sobre las aseveraciones de los estados financieros. Asimismo, pueden
usarse para confirmar los términos de acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y
otras partes, o para confirmar la ausencia de ciertas condiciones como convenios separados
La confiabilidad de la evidencia de Auditoría se ve influenciada por la fuente y naturaleza de la
misma, además, depende de las circunstancias bajo las que se obtiene.
Cuando el auditor usa procedimientos de confirmación externa, deberá mantener el control sobre
las solicitudes, incluyendo:
Determinar la información que se va a confirmar o solicitar. Para hacerlo, respecto a saldos
de cuentas, también pueden usarse los términos de acuerdos, contratos o transacciones
entre una entidad y otras partes.
Seleccionar la parte confirmante apropiada. Las solicitudes de confirmación se deben enviar
a una parte confirmante que el auditor cree que es conocedora de la información que se va
a confirmar.
111
Diseñar las solicitudes de confirmación, verificando que se dirijan de manera apropiada
(probar la validez de algunas o todas las direcciones antes de enviarlas y que contengan
información del remitente para que las respuestas se envíen directamente al auditor).
Enviar las solicitudes, incluir recordatorios cuando sea aplicable, a la parte confirmante. El auditor
puede mandar una solicitud adicional de confirmación o un recordatorio cuando no se ha recibido
respuesta a una solicitud previa en un tiempo razonable.
Las confirmaciones tienen algún riesgo de intercepción, alteración o fraude. Este riesgo existe sin
importar si se obtiene la respuesta en papel o por algún otro medio. Los factores que pueden
indicar dudas sobre la confiabilidad de una respuesta son cuando el auditor la recibe
indirectamente o cuando parece que no viene de la parte confirmante que originalmente se
planeó. Si el auditor identifica factores que den origen a dudas sobre la confiabilidad de la
respuesta a una solicitud de confirmación, deberá obtener mayor evidencia de Auditoría para
resolver sus dudas.
El objetivo del auditor es diseñar y ejecutar los procedimientos para obtener evidencia de Auditoría
adecuada y confiable.
Cuando decida utilizar las confirmaciones de terceros como procedimiento de Auditoría, es
importante que el auditor:
Considere el uso de procedimientos de confirmación de un tercero para verificar
aseveraciones de los estados financieros siempre que pueden proporcionar suficiente y
adecuada evidencia de Auditoría que mitigue los riesgos identificados para cada
aseveración.
Considere las limitaciones y restricciones que se puedan tener, tanto de las solicitudes de
confirmación por parte de la administración de las compañías como de las respuestas que
pudieran ser inherentes a las confirmaciones recibidas.
Considere el uso de tecnología de información en el proceso de confirmación.
Mantener el control de envío y recepción de todas las solicitudes de confirmación y de las
respuestas recibidas.
112
Mantener escepticismo profesional adecuado durante todo el proceso de confirmación,
particularmente cuando se evalúan las respuestas y estar atento ante la posibilidad de
fraude.
Guía consultas externas
NOMBRE DE LA EMPRESA Empresa X S. A de C.V.
EJERCICIO RFC
Tipo consultaFiscal
FECHA DE CONSULTA
Nombre del consultor
_____________________________________________________________________________
Especialidad______________________________________________________________________________
Firma a la que pertenece______________________________________________________________________________
Teléfonos oficina______________________________________________________________________________
Teléfonos celulares
______________________________________________________________________________
Correo electrónico
__________________________________________________________________________
Correo electrónico 2 ______________________________________________________________________________
Persona dentro de la Firma que realiza la consulta
______________________________________________________________________________
113
Cargo
______________________________________________________________________________
Breve descripción de la consulta
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Status de la consulta
______________________________________________________________________________
Fecha en que se resolvió la consulta
______________________________________________________________________________
Breve descripción del resultado de la consulta
______________________________________________________________________________
Documentos vinculados
______________________________________________________________________________
Documentos adjuntos
______________________________________________________________________________
Solicitó
______________________________________________________________________________
Autorizó
______________________________________________________________________________
114
Conclusión de procedimientos aplicados(Etapa 9)
Etapa Definición Cumplimiento SupervisorConclusión de procedimientos aplicados.
Fecha planeación a. Tiempo invertidob. Conclusiones del equipo
Personal que revisó
En algunos casos, el auditor puede llegar a la conclusión de no confiar en grado alguno en los
controles internos con respecto a cierto tipo de transacciones y por tanto, eliminar la necesidad de
probar el cumplimiento con los controles.
115
Revisión de saldos al cierre(ETAPA 10)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Revisión de
saldos al cierre.
Fecha planeación a. Tiempo invertido
b. Cédulas analíticas y sumarias
c. Hechos posteriores
Personal que revisó
Se debe obtener evidencia suficiente y adecuada sobre si los hechos ocurridos entre la fecha de
los Estados Financieros y la fecha del informe de Auditoría que pueden tener un impacto
significativo sean revelados o reflejados adecuadamente.
Esta manifestación cuando así proceda se solicitará por escrito a la administración de la entidad.
Procedimientos para revisar los eventos subsecuentes.
a) Indagaciones con la gerencia relacionadas con:
- Pérdidas de activos
- Nuevas demandas
- Cambios significativos en la estructura de la compañía
- Cambios en la estructura del capital
- Cambios es la estructura del control interno de la compañía
- Nuevos planes o proyectos
b) Revisión de la correspondencia con abogados y/o cerciorarse de la existencia de cambios en
las confirmaciones recibidas de los abogados hasta la fecha de la emisión de la opinión del auditor
c) Revisión de los estados financieros posteriores con el fin de identificar variaciones significativas
y sus causas.
116
d) Revisión y resumen de las actas de la entidad hasta la fecha de la emisión de la opinión del
auditor con el fin de identificar eventos subsecuentes (Reuniones del máximo órgano, reuniones
de junta directiva, reuniones de comités de cartera, compras, etcétera).
e) Revisión de correspondencia con entidades de vigilancia y control
f) Entre otros procedimientos.
117
Estados financieros en su conjuntoInformes
(Etapa 11)
Etapa Definición Cumplimiento Supervisor
Estados
financieros en su
conjunto
Informes
Fecha planeación a. Tiempo
invertido
b. Fuentes.
Personal que revisó
Los papeles de trabajo son el principal medio de documentación en la realización de la Auditoría.
Si se presenta cualquier solicitud de aclaración o revisión el auditor debe ser capaz de demostrar
a las autoridades revisoras y a los tribunales que la Auditoría estuvo bien planeada y
adecuadamente supervisada, los datos fueron convenientes y oportunos y el informe de Auditoría
fue adecuado considerando sus resultados.
118
VI. DOCUMENTACIÓN DE LOS TRABAJOS
VI.1 Generalidades
En la Firma se tienen archivos físicos y electrónicos de la Auditoría, además de otros trabajos
desarrollados, donde la custodia de los papeles y archivos son conservados por un tiempo mínimo
de cinco años.
Las llaves de los archivos son controlados por la administración y bajo ninguna circunstancia
pueden ser sacados de la Firma para utilizarlos con fines distintos a los que fueron realizados.
Por la naturaleza misma de nuestros trabajos, hay documentos, actas, contratos, declaraciones de
impuestos, diagramas, estudios, cuestionarios y otra información que no debe ser desechada, ya
que forma parte de nuestro expediente continuo de Auditoría, o también de algún otro proyecto, ya
sea operacional, fiscal, legal o corporativo. Por lo tanto, deberá ser conservado por el tiempo que
el Socio y la administración de la Firma lo determine, aun después de los cinco años.
Las claves de los archivos electrónicos únicamente pueden ser modificadas por el Socio, el
supervisor y por el administrador.
En cada ejercicio cerrado de Auditoría se crean respaldos de los archivos electrónicos, que son
custodiados por el supervisor y por el administrador. Las claves son custodiadas y cambiadas
únicamente por el Socio y el administrador.
El cierre de los papeles de trabajo de Auditoría es supervisado directamente por el Socio, puesto
que lleva a cabo los dictámenes, memorándums, cartas, reportes, conclusiones e informes
específicos de Auditoría.
Por lo general, los papeles de trabajo -tanto de Auditoría como de otros- se conservan en papel,
independientemente de que cada uno de los archivos electrónicos tenga carpetas establecidas
119
con el nombre de cada cliente, y que a su vez contienen una serie de archivos de textos o de
Excel, según corresponda al tipo de trabajo o procedimiento establecido.
Los dictámenes, informes, estados financieros, notas, cartas y demás información son
cuidadosamente custodiadas. Y se tienen en archivos físicos y electrónicamente protegidos con
clave de acceso.
A partir de las Auditorías del año XXXX, éstas son realizadas con un sistema XXXXX, que
consiste en una herramienta auxiliar en el desarrollo de nuestras Auditorías; en el que se anexan
archivos escaneados de documentos y papeles de trabajo originales ya impresos: “No se
abandona nuestros legajos físicos de Auditoría”, pues representan el respaldo ante las
autoridades, y demás terceros involucrados con la realización documentada de nuestro trabajo.
Las modificaciones posteriores a los papeles de trabajo, una vez que son concluidas y cerradas
las Auditorías, sólo se aceptan de forma, nunca de fondo.
VI.2 Premisas
a.-) Carta de confidencialidad de la información, propiedad de clientes y de la Firma.
b.-) Adecuada custodia e integridad de la información contenida en nuestros papeles de trabajo.
c.-) Los papeles de trabajo son propiedad de la Firma.
d.-) No se llevarán a cabo modificaciones de fondo a los papeles de trabajo una vez concluidas y
cerradas las Auditorías y presentados los dictámenes e informes correspondientes.
VI.3 Objetivo
Establecer los lineamientos, procedimientos y políticas necesarias, cuyo objetivo es lograr
eficientemente la confidencialidad, custodia, integridad, accesibilidad y recuperabilidad de la
información contenida en los papeles de trabajo.
120
VI.4 Alcance
Aplicable a todo el personal de la Firma.
VI.5 Definiciones
Papeles de trabajo.- Archivos electrónicos, legajos de información y documentación que sirve
para comprobar y sustentar las operaciones del cliente, los procedimientos aplicados en una
Auditoría o en cualquier trabajo desempeñado por la Firma, así como para sustentar la opinión del
auditor.
Confidencialidad.- El acto de mantener en secreto, y bajo un esquema de ética, la información
concerniente al cliente y a la propia Firma.
Custodia.- El acto de conservar consistente y ordenadamente los papeles de trabajo.
Integridad.- El acto de no modificar la información contenida en los papeles de trabajo en todas
las etapas del desarrollo de la Auditoría, evitando cambios no autorizados a la documentación.
Accesibilidad.- Las limitaciones y candados para poder acceder a la información contenida en los
papeles de trabajo.
VI.6 Responsable
El Socio de la Firma.
El Supervisor de la Firma.
El Administrador del Despacho.
El encargado del archivo y custodia de la documentación física y electrónica de Auditoría.
121
PARA SER ADAPTADO POR LA FIRMA
VI.7 Políticas
DOTR-1
El personal de la Firma deberá observar, como requisito ético primordial, la confidencialidad
de la información contenida en los papeles de trabajo, tanto de Auditoría como de otros
trabajos desempeñados
DOTR-2Los papeles de trabajo son propiedad de la Firma, al igual que su custodia; por tanto, no
deberán dejarse en las instalaciones del cliente, ni se prestarán a terceros, inclusive colegas.
DOTR-3La Firma y su personal no deberán revelar a terceros información personal y confidencial de
nuestros clientes.
DOTR-4
Solo a petición por escrito del cliente y/o autoridad competente, se proporcionará información
sobre el contenido, ubicación, consultas de asesores, así como los procedimientos aplicados
en los papeles de trabajo.
DOTR-5
Bajo ninguna circunstancia, los papeles de trabajo pueden salir de las instalaciones de la
Firma para ser utilizados con fines diferentes a los que fueron realizados. Si se sorprende a
alguna persona que pretenda copiar, extraer o divulgar la información contenida en los
papeles será sancionada.
DOTR-6Los papeles de trabajo de Auditoría deberán ser custodiados y conservados por la Firma por
un periodo no menor a cinco años.
DOTR-7 La documentación contenida en los archivos permanentes o continuos de Auditoría, así
como proyectos importantes, no podrán ser destruidos o desechados. Sin embargo, cuando
estos empiecen a causar el efecto del tiempo, la documentación deberá ser escaneada y
conservada electrónicamente.
DOTR-8A los archivos electrónicos se debe asignar una clave de acceso, las cuales son
proporcionadas por el Socio o el supervisor.
DOTR-9
El supervisor y el encargado deberán realizar semanalmente un respaldo electrónico de la
información de Auditoría. En los periodos de cierres de papeles de trabajo se realiza
diariamente. La custodia del respaldo final queda a cargo de la administración.
DOTR-10
El envío del SIPRED y entrega de estados financieros al cliente solo deberá realizarse una
vez concluido el cierre de papeles de trabajo.
DOTR-11Los papeles de trabajo deberán conservarse de manera impresa, independientemente de
que se tengan archivos electrónicos de cada cliente.
DOTR-12
La ubicación física de los papeles de trabajo de las Auditorías concluidas y demás
documentación deberá ser resguardada bajo llave por la administración del despacho, en un
lugar previamente asignado por año y según las características del trabajo; además de ser
custodiada solamente por la administración y personal autorizado por la misma.
122
VI.8 Procedimiento
a.-) La terminación de los papeles de trabajo se lleva a cabo conforme a los programas de trabajo
establecidos por la Firma y, en el caso de Auditoría, a más tardar, como lo marca NIA 230
Documentación de la Auditoría, que es dentro de los 60 días siguientes a la emisión del informe
relativo.
b.-) Se aplican las políticas establecidas relativas a la confidencialidad, custodia, integridad,
accesibilidad y recuperabilidad, según el nivel de competencia o responsabilidad del personal
involucrado de la Firma.
c.-) No se llevarán a cabo modificaciones de fondo a los papeles de trabajo una vez concluidas y
cerradas las Auditorías y presentados los dictámenes e informes correspondientes.
d.-) Se llevarán a cabo respaldos semanales o con la frecuencia que sea necesario; según las
necesidades e importancia de los archivos.
e.-) Periódicamente, el área de sistemas revisará el contenido de los respaldos electrónicos para
verificar el estatus y estado de la información.
VI.9 Documentos
VI.9.1 Carta de confidencialidad de la información propiedad de Clientes y de la Firma
VI.9.2 Vale de resguardo de papeles de trabajo
VI.9.3 Administración de llaves de acceso físico a los archivos de la Firma
VI.9.4 Administración de llaves de acceso electrónico a los archivos de la Firma
VI.9.5 Bitácora de respaldo de información de Auditoría y otros trabajos desempeñados
123
Carta de confidencialidad de la información propiedad de Clientes y de la Firma
México, D.F. a ____ de____________ del _______
La información contenida en los archivos físicos, declaraciones de contribuciones, actas,
contratos, confirmaciones, información bancaria o de cualquier otra índole, obtenida por mí; ya sea
de manera verbal, escrita o electrónica, tanto de los clientes como de la Firma mismo, será
respetada y observada por mi persona de una manera confidencial “de conformidad con el
reglamento interior de trabajo de la Firma”; y solo podrá ser utilizada para uso exclusivo de los
fines de la prestación del servicio para el que fue contratada la Firma. Aceptando cualquier
responsabilidad legal en la que pudiera incurrir mi persona por utilizar, divulgar o difundir la
información, propiedad de los clientes o de la Firma, sin su consentimiento por escrito.
Acepto mi responsabilidad:
__________________________
Nombre y firma del colaborador
124
Vale de resguardo de papeles de trabajo
Nombre completo del solicitante:
_________________________________________________________
Nombre de la empresa:
__________________________________________________________
Motivo de la solicitud:
____________________________________________________________
Ejercicio:
_________________________________________________________
Número de legajo:
__________________________________________________________
Título de legajo:
_____________________________________________________________
Dictamen, informe, otros:
__________________________________________________________
125
Fecha de entrega:
_________________________________________________________
Fecha de devolución:
__________________________________________________________
_________________ _____________
Autorizó Recibió
126
Administración de llaves de acceso físico a los archivos de la Firma
Física Electrónica
Llave bodega 1
Llave bodega 2
Llave bodega 3
Llave sala de juntas 1
Llave sala de juntas 2
Llave archivo contabilidad 1
Llave archivo contabilidad 2
Llave biblioteca
Llave Archivo laptops
Llave Administración
Otras
_____________________________________Desarrollo encargado y/o asesor de sistemas
127
Administración de llaves de acceso electrónico a los archivos de la Firma
Física Electrónica
Llave servidor 1
Llave servidor 2
Llave Administración
Llave Dirección
Llave Dell
Llave Toshiba
Llave Compaq
Llave por asignar
Otras
______________________________________Desarrollo encargado y/o asesor de sistemas
128
Bitácora de respaldo de información de Auditoría y otros trabajos desempeñados
Fecha de
respaldo
Nombre de
quien realiza
Firma de quien
revisó
Firma de
quien autorizó
Unidad de
almacenamiento
129
VII. MONITOREO
VII. 1 Generalidades
En esta etapa se incluyen políticas y procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad
razonable, con respecto a que las políticas y procedimientos del sistema de Control de Calidad
que operan sean efectivas y se apliquen en la práctica.
El sistema de Control de Calidad será revisado cuando menos una vez al año por ciclos de
trabajos.
Esta revisión se llevará a cabo por una persona responsable de la Firma y, eventualmente, por un
tercero externo. Será principalmente sobre trabajos de Auditoría terminados.
La responsabilidad del proceso del monitoreo interno recaerá sobre algún Socio que no participe
en el desempeño de Auditoría, o un Contador o especialista externo.
Los responsables del monitoreo, al emitir sus comunicados de deficiencias, evaluarán y
determinarán si son:
a.-) Errores y omisiones, que no necesariamente impliquen que el sistema de Control de Calidad
es insuficiente para proporcionar una seguridad razonable de que se cumple con las normas
profesionales y los requerimientos legales. Y que los informes emitidos por la Firma o el Socio son
apropiados.
b.-) Deficiencias o errores recurrentes significativos, que requieran acción correctiva urgente.
El Socio de Auditoría y el supervisor, al recibir las deficiencias identificadas y las sugerencias o
recomendaciones emitidas por los revisores de la calidad en el proceso de monitoreo, las
atenderán de inmediato, generando una acción correctiva que necesariamente será documentada:
130
1. Se emprenderán acciones correctivas, según se trate de un trabajo en particular o de algún
miembro de la Firma en específico.
2. Si la acción deriva en una capacitación al personal, los resultados de ésta deberán quedar
documentados mediante constancias de desarrollo profesional.
3. Si estas deficiencias o errores derivan de algún procedimiento o política, el Socio indicará
los cambios necesarios a realizar en el procedimiento o política en cuestión.
4. Según el grado de indisciplina, respecto a la aplicación del Control de Calidad por parte de
los involucrados, se tomarán medidas, que inclusive en el caso de reincidir, se retirará de la
Firma a la persona o personas reincidentes. Esta decisión, será tomada atendiendo las
recomendaciones del revisor y/o asesor externo de la calidad.
Quejas y Controversias
La firma debe hacer un compromiso con todos los involucrados en los trabajos desempeñados
para que los proyectos de Auditoría cumplan con las normas profesionales y los requisitos
regulatorios, así como legales.
Independientemente de lo anterior, si por omisión o ignorancia, no cumpliera la Firma, es nuestro
compromiso manejar apropiadamente las controversias de incumplimiento, mediante la
contratación de un tercero experto para su solución.
La comunicación del personal con respecto a: las dudas, aclaraciones, preocupaciones o
sugerencias, será abierta y no se interpretará como un ataque al sistema de Control de Calidad o
a cualquiera de sus integrantes. Por lo que éstas deberán ser manifestadas por escrito con copia
al asesor de calidad y, en caso necesario, se solicitará a este último su asistencia para apoyarnos
en su solución.
“De ninguna manera se reprenderá o despedirá a algún integrante de la Firma por exteriorizar su
punto de vista”.
131
Invariablemente y por el bien de la calidad, tanto las dudas, aclaraciones, propuestas, así como
las respuestas, soluciones o rechazos, serán documentados y archivados como antecedentes o
constancias.
VII.2 Premisas
El monitoreo es indispensable, puesto que proporciona la información precisa sobre la aplicación
del sistema. Incluye políticas y procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad
razonable de que el sistema de Control de Calidad opera de una manera efectiva, implementando
las acciones necesarias para que la calidad sea un proceso permanente de mejora continua. El
monitoreo se efectuará de forma anual y por ciclos de trabajos concluidos.
Dicha evaluación la realizará una persona responsable asignada por el Socio de la Firma, en
conjunto con un tercero externo.
VII.3 Objetivo
Establecer los lineamientos necesarios para la realización de un monitoreo efectivo, cuyo objetivo
es identificar y evidenciar el pleno cumplimiento del sistema de Control de Calidad de la Firma,
relativo a la aplicación de las normas profesionales, requisitos regulatorios y legales vigentes.
VII.4 Alcance
Aplicable para todo el personal de la Firma
Aplicable al revisor interno responsable del monitoreo de la calidad
Aplicable al revisor externo de la calidad
VII.5 Definiciones
Monitoreo.- Revisar y dar seguimiento al cumplimiento de la norma de Control de Calidad en
períodos cíclicos y predeterminados.
132
Acción correctiva.- Es la aplicación de un cambio o adhesión al Manual de Control de la Calidad.
Proceso de inspección.- Selección de la muestra del Manual de Control de Calidad de la Firma.
Comunicado de deficiencias.- Informe emitido respecto de alguna observación o incumplimiento
de la norma.
Quejas.- Documento o acción en la cual se expone una problemática relacionada al diseño,
operación o incumplimiento parcial o total del sistema de Control de Calidad de la Firma.
Controversia.- Son aquellos temas y asuntos que presentan diferentes opiniones y dan origen a
un debate, con el objetivo de llegar a un acuerdo.
VII.6 Responsable
El Socio de Firma
El asesor interno
El revisor externo de la calidad
VII.7 Políticas
PMON-1El monitoreo al sistema de Control de Calidad de la Firma deberá realizarse de forma
regular, al igual que el de los trabajos de Auditoría.
PMON-2
El monitoreo deberá ser realizado internamente por personal que no intervenga en el
desarrollo de la Auditoría o de otro tipo de trabajos.
PMON-3
El monitoreo deberá llevarse a cabo externamente, cuando menos una vez al año, por
ciclos de trabajos concluidos y de conformidad con los lineamientos establecidos por el
IMCP.
PMON-4El Socio de la Firma deberá comunicar a todo el personal, involucrado los resultados del
encargado del monitoreo de la calidad para comentarlos y corregirlos de inmediato.
PMON-5Las acciones correctivas por aplicarse para subsanar las deficiencias reportadas se
deberán documentar.
PMON-6 La Firma no sancionará ni despedirá a ningún colaborador por exteriorizar sus
133
preocupaciones, dudas e inquietudes relativas al monitoreo.
PMON-7Se deberá observar la integración de la actualización y aplicación de nuevas normas
profesionales y requisitos regulatorios, legales vigentes.
PMON-8Se deberá realizar la verificación física de las evidencias del monitoreo, que por
procedimientos o política están establecidas en el Manual de Control de Calidad.
VII.8 Procedimiento
1.-El encargado del monitoreo realizará la inspección del Sistema de la Calidad, con base en la
selección aleatoria de una muestra de los procedimientos y políticas a revisar.
2.-El profesional encargado del monitoreo comunicará por escrito las deficiencias, quejas y
controversias detectadas en la inspección del Sistema de Control de la Calidad.
3.- El Socio de la Firma convocará a una reunión a todo su personal para informar los resultados
del reporte de inspección, realizado por el revisor de la Calidad.
4. Todos los involucrados realizarán un análisis de las deficiencias, quejas y controversias para
definir las acciones a seguir por parte de la Firma.
5. Se aplicarán las modificaciones correspondientes al Manual de Calidad de la Firma.
VII.9 Documentos
VII.9.1 Análisis del cumplimiento de las políticas y procedimientos aplicables al “Líder de la
Firma”
VII.9.2 Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos “éticos y de
independencia”
VII.9.3 Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos de “aceptación
y retención de clientes y trabajos”
VII.9.4 Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos “del recurso
humano de la Firma”
VII.9.5 Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos del desempeño
del trabajo
134
VII.9.6 Procedimientos de análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y
procedimientos de la documentación de los trabajos confidencialidad, custodia, integridad y
recuperabilidad
VII.9.6ª Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimiento de la
documentación de los trabajos – retención de la documentación
Análisis del cumplimiento de las políticas y procedimientos aplicables al “Líder de la Firma”
Descripción Cumplió
Sí No
Referencia del documento
¿Cómo?
¿El líder promovió, inculcó y motivó a todo el personal de la Firma una cultura propia y de grupo, respecto a la calidad en el desarrollo de los trabajos desempeñados?
¿El líder promovió e impulsó la preparación técnica y social de todos los miembros de la Firma?
¿Incentivó, compensó y promovió al personal con base en la evaluación de su desempeño en el trabajo?
¿ Fijó negociaciones comerciales con toda independencia?
¿Procuró que se asignaran los recursos materiales para lograr la calidad de la Firma?
¿Procuró que se asignaran los recursos humanos y materiales necesarios en el desempeño de trabajos, conforme a las Normas Internacionales de Auditoría, y disposiciones legales y regulatorias aplicables en cada caso?
135
Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos “éticos y de independencia”
CumplióSí No
Referencia del documento¿Cómo?
¿El Socio y demás personal técnico manifestaron por escrito -previo al inicio del trabajo y al final del mismo- el cumplimiento de la norma de independencia?
¿Fueron concluidos todos los trabajos de Auditoría y demás trabajos especializados, independientemente al cobro oportuno de los honorarios?
¿Por todos los trabajos realizados se firmaron contratos, convenios y cartas de confirmación de servicios?
¿En el periodo se tuvieron amenazas que afectaron la independencia?
En caso positivo describir y documentar qué acción se tomó.
¿En el año se dio a conocer la normatividad relativa al Código de Ética de nuestra profesión?
¿Se tuvo algún contratiempo de ética que afectara el desempeño de los trabajos de
136
Auditoría?
Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos de “aceptación y retención de clientes y trabajos”
Descripción CumplióSí No
Referencia del documento
¿Cómo?
¿Durante el ejercicio fueron aceptados nuevos clientes de Auditoría?
¿Hubo rechazos de trabajos de Auditoría?En caso afirmativo:¿Por qué?
¿De acuerdo con la complejidad de algún trabajo, se recurrió a asesores o expertos especializados?En caso positivo¿Por qué?
¿En caso de aceptación de nuevos clientes o trabajos de Auditoría, se llevó a cabo estudio preliminar?
¿Durante el ejercicio fueron realizados trabajos que, por su naturaleza, implicaran riesgo para la Firma?En caso positivo¿Por qué?
¿Se hicieron cartas responsivas para definir el compromiso del cliente?
137
Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos “del recurso humano de la Firma”
DescripciónCumplió
Sí No
Referencia del documento
¿Cómo?
¿Durante el ejercicio fue contratado personal nuevo para Auditoría o cualquier otro puesto?
¿El reclutamiento y selección se llevaron a cabo conforme a las políticas establecidas? En caso negativo ¿Por qué?
¿Fueron llevados a cabo los exámenes psicométricos y Socioeconómicos correspondientes?
¿Fueron inscritos oportunamente al seguro social? En caso negativo ¿Por qué?
¿Se les dio alguna plática de inducción al puesto?
¿El personal de la Firma recibió cuando menos, una vez al año, capacitación?
¿Fue realizada la evaluación del desempeño por el Socio o el supervisor de cada integrante de la Firma?
¿El personal de la Firma está actualizado respecto a la norma de calidad?
138
¿El personal proyecta confianza y disposición a los cambios?
¿El personal de la Firma refleja lealtad a la Firma? En caso negativo ¿Por qué?
¿El líder de la Firma refleja el liderazgo y confianza a su personal? En caso negativo ¿Por qué?
¿En general, el personal de la Firma está de acuerdo con sus remuneraciones? En caso negativo ¿Por qué?
¿Fue explicado el reglamento interior de trabajo a los colaboradores?
¿La Firma cuenta con descriptivos de puestos?
¿El personal de cada área refleja conocer sus funciones principales?
139
Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos del desempeño del trabajo
Descripción CumplióSí No
Referencia del documento
¿Cómo?
¿Fue difundido y explicado a todo el personal involucrado el Manual de Auditoría por parte del Socio o supervisor?
¿Los trabajos de Auditoría fueron desempeñados de acuerdo con las normas profesionales y requisitos regulatorios legales?
De las políticas con los colaboradores de la Firma, ¿Se apreció que estos entiendan y/o cuentan con la experiencia práctica para el desempeño del trabajo?
¿El equipo de trabajo demostró conocer y entender las normas profesionales y requisitos regulatorios y legales?
¿Cuentan con conocimientos técnicos apropiados de acuerdo con el puesto que ocupan?
¿Cuentan con habilidad para aplicar su juicio de acuerdo con el puesto que ocupan?
¿Conocen y entienden las políticas y los procedimientos de control de calidad de la Firma?
140
¿Fueron vigilados, por parte del Socio o supervisor, todos los trabajos de Auditoría que se hayan desarrollado consistentemente?
¿Fueron revisadas por el Socio, cuando menos una vez al año, que las políticas y procedimientos se encontraran actualizados?En caso afirmativo:¿Se dejó evidencia de la revisión?
¿En el desempeño de los trabajos de Auditoría surgieron asuntos importantes?En caso afirmativo:¿Cuáles fueron?
¿Los asuntos importantes fueron atendidos de inmediato?En caso afirmativo:¿Cómo?en caso negativo:¿Por qué?¿Los asuntos anteriores obligaron a modificar el enfoque de la planeación, o incluso generaron salvedades?En caso afirmativo:¿Por qué?
¿En el ejercicio se presentaron asuntos que, dada su importancia, fueron objeto de consulta con terceros especializados?En caso afirmativo:¿Por qué?
¿Se tiene evidencia escrita de la consulta con terceros especializados?
¿Fue evaluado por el Socio si el trabajo realizado soportó efectivamente sus conclusiones, al expresar su opinión?
Por las consultas a terceros especializados, ¿Se derivó alguna salvedad, abstracción de opinión, o inclusive, negación de opinión?
141
¿Fue solicitado a un tercero la revisión del Manual de calidad de trabajos de Auditoría?En caso afirmativo:¿Por qué?¿Se dejó evidencia?¿El informe de revisión de calidad se fechó hasta que se concluyó?
Si se encontraron diferencias entre los colaboradores y el revisor de la calidad, ¿Éstas se resolvieron y documentaron?
¿Se solicitó apoyo a un tercero para atender adecuadamente al revisor de la calidad de la documentación de Auditoría?
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Procedimientos de análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos de la documentación de los trabajos confidencialidad, custodia, integridad y recuperabilidad
Descripción CumplióSí No
Referencia del documento
¿Cómo?¿Se establecieron políticas de confidencialidad de la información contenida en los papeles de trabajo?
¿Se presentó algún caso en el que el cliente o autoridad competente autorizó por escrito que su información confidencial fuera revelada?En caso afirmativo:¿Cómo lo solicitó?¿Por qué?¿Quién autorizó?
¿Se tiene adecuadamente archivada y resguardada la información contenida en los papeles de trabajo?(En caso afirmativo)
¿Se tienen respaldos físicos y electrónicos que permitan detectar modificaciones no autorizadas, o incluso alteraciones a la información original concluida?
¿Se tienen, además de los papeles físicos y electrónicos, respaldos que permitan a la Firma ejercer una custodia eficiente de la documentación o información contenida en los papeles de trabajo?
¿Se tienen bodegas o archivos específicos y controlados que garanticen la salvaguarda de los papeles de trabajo?
En el caso de archivos electrónicos ¿Se tienen establecidos candados o llaves que
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limiten el libre acceso a la información, contenida en cédula y papeles de trabajo?
¿Se incluyeron como parte de los papeles de trabajo electrónicos copias escaneadas?
¿Las copias escaneadas están incluidas en dichos archivos, incluyendo índice y firma o iniciales del auditor?
¿Las copias escaneadas se encuentran debidamente respaldadas y pueden recuperarse e imprimirse en cualquier momento?
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Análisis y evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos de la documentación de los trabajos – retención de la documentación
Descripción CumplióSí No
Referencia del documento
¿Cómo?
¿Verificó que los papeles de trabajo de la Firma son conservados por un periodo no menor a cinco años?En caso afirmativo:¿Cómo?
¿Se facilitó al personal externo autorizado el acceso a la revisión de la documentación para fines de verificación del control de calidad?
¿Se pudo comprobar que los papeles de trabajo son propiedad de la Firma?(En caso afirmativo: ¿Cómo?
¿Se puso a disposición de algún o algunos clientes parte o extracto de la información contenida en los papeles de trabajo?En caso afirmativo:¿Cómo se entregó?¿Quién autorizó?
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VIII. EVALUACIÓN DEL REVISOR
VIII. 1 Comunicado de deficiencias
Comunicado de deficiencias
México D.F. a de de 20XX
DIRECCIÓN GENERAL DE:Contadores Públicos S.C.Atención C.P.C. Víctor Manuel
Estimado contador Víctor Manuel, por medio del presente comunicado me permito informar las
deficiencias identificadas por mí en la aplicación del CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN, con
motivo de la observación de la norma de Control de Calidad del despacho Contadores Públicos
S.C. por el presente año 20XX.
(Párrafo que aplica únicamente para Auditorías 2010)
Por corresponder al primer ejercicio de evaluación, no incluyó la revisión de papeles de trabajo
que soportan la emisión de informes del auditor con base en las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas y en las normas para atestiguar.
Deficiencias relativas a:
I.- Responsabilidad del Líder de la Firma
II.- Principios Éticos y de Independencia
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III.- Aceptación y retención de clientes y trabajos específicos
IV.- Recursos Humanos
V.- Desempeño de los trabajos
VI.- Documentación de los Trabajos
En espera de sus comentarios, me pongo a sus órdenes para que de común acuerdo sean
resueltas las deficiencias encontradas y aplicadas en consenso las medidas correctivas para el
logro del objetivo de calidad del despacho que usted representa, me despido agradeciendo todas
sus atenciones.
____________________________
C.P.C Pedro Pérez G.
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VIII. 2 Quejas y controversias
Quejas y controversias
México D.F. a de del año 20XX
C.P.C. Pedro Pérez G.Revisor de Calidad
Estimado contador Pedro Pérez, por medio del presente comunicado me permito puntualizar
algunos aspectos que espero le sean útiles y nos lleven a la conciliación y aclaración de las
deficiencias identificadas por usted en la aplicación del CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN, que
fue entregado a la dirección del despacho el pasado de del presente año.
Controversias y aclaraciones relativas a:
I.- Responsabilidad del Líder de la Firma
II.- Principios Éticos y de Independencia
III.- Aceptación y retención de clientes y trabajos específicos
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IV.- Recursos Humanos
V.- Desempeño de los trabajos
VI.- Documentación de los trabajos
En espera de sus comentarios, .me pongo a sus órdenes para que las controversias y
aclaraciones planteadas sean atendidas a la brevedad y resueltas de común acuerdo.
A T E N T A M E N T E
____________________________
C.P.C. Víctor Manuel
149
VIII.3 Medidas correctivas
Medidas correctivas
México D.F. a de del año 20XX.
C.P.C. Pedro Pérez G.Revisor de Calidad
Estimado contador Pedro Pérez, derivado de las reuniones y pláticas que tuvimos en días
anteriores y como fue acordado entre usted y nuestro Socio responsable del proyecto de calidad,
a continuación presentamos a su consideración las medidas correctivas que ya fueron
implementadas por nuestro despacho y que podrá usted constatar, con el objetivo de lograr su
aprobación.
Medidas Correctivas aplicables:
I.- Responsabilidad del Líder de la Firma
II.- Principios Éticos y de Independencia
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III.- Aceptación y Retención de Clientes y trabajos específicos
IV.- Recursos Humanos
V.- Desempeño de los trabajos
VI.- Documentación de los Trabajos
En espera de su aprobación, me despido quedando a sus órdenes.
A T E N T A M E N T E
____________________________
C.P.C. Víctor Manuel
151
VIII. 4 Acta final del revisor de la Calidad
Acta final del revisor de la calidad
México D.F. a ____ de ____________del 20XX
Atención C.P.C. JOSE MANUEL
Estimado JOSE MANUEL Se me ha asignado para llevar a cabo la revisión de la Firma con fines
de emitir mi opinión relativa al Sistema de Control de Calidad de la Firma DESPACHO DE
CONTADORES, S.C.
Desde mi punto de vista, el Sistema de Control de Calidad de la Firma está a cargo de un Socio
con suficiente experiencia y la autoridad debida.
(Explicar si la conclusión es negativa).
1.-La Firma cuenta con un Sistema de Control de Calidad con políticas y procedimientos de control
por escrito.
(Si está incompleto, explicación por escrito del Socio responsable acerca del motivo)
2.- En mi opinión, el contenido del Sistema de Control de Calidad cumple en todos sus aspectos
importantes los requisitos establecidos por el IMCP u otra asociación autorizada:
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3.- Encontré en su Sistema de Control de Calidad las siguientes políticas y procedimientos (o
documentación) faltante o inapropiada:
4.-Encontré evidencia de que el Socio encargado del Sistema de Control de Calidad de la Firma
comunicó, por lo menos una vez al año, a los Socios y demás personas involucradas los
procedimientos de monitoreo que se aplicaron el último año, las conclusiones alcanzadas a partir
de dichos procedimientos y una descripción de todas las deficiencias sistemáticas, repetitivas o
importantes encontradas, así como las medidas para subsanarlas:
5.- Revisé, por lo menos una vez al año, el desempeño de un trabajo de Auditoría.
Tratándose de trabajos revisados, cerciorarse de que no sea miembro del equipo de trabajo ni
revisor de la calidad del mismo.
Proporcionar detalles de cada trabajo seleccionado, incluyendo nombre del Socio, tipo de trabajo,
nombre del cliente y fecha de cierre del ejercicio.
6.-No encontré en los archivos de los trabajos deficiencias que parecieran sistemáticas,
repetitivas o importantes, y que requirieran de medidas correctivas inmediatas.
En caso positivo proporcionar detalles de cada una de las deficiencias:
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7.- No encontré evidencia de que algún informe emitido por la Firma pudo haber sido inapropiado.
En caso positivo proporcionar detalles:
8.- No encontré evidencia de que no se hayan aplicado algunos procedimientos exigidos por el
IMCP, o por la Firma, para el trabajo desempeñado.
Proporcionar detalles de la evidencia que indique que no se aplicaron los procedimientos
requeridos:
9.- Informé al Socio encargado del Sistema de Control de Calidad de la Firma todas las
deficiencias que encontré en el curso de mi revisión.
10.- Tratándose de los archivos revisados, llené las listas apropiadas de verificación para el
monitoreo de archivos, misma que adjunto a este informe.
Revisión practicada sobre el ejercicio del 1º de enero al 31 de diciembre del 20XX, sobre trabajos
concluidos de Auditoría y demás del ejercicio 20XX.
Revisión y monitoreo practicado del xx al xx de de 20xx.
A T E N T A M E N T E
____________________________
Revisor de la Calidad
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BIBLIOGRAFÍA
NCC. Norma de Control de Calidad emitida por el Instituto Mexicano de Contadores
Públicos (IMCP).
NIA 220. Control de Calidad de la Auditoría de Estados Financieros. Emitida por
International Federation of Accountants (IFAC).
NRCC. Norma de Revisión de Control de Calidad profesional emitida por el IMCP.
RNRCC. Reglamento de la Norma de Revisión de Control de Calidad emitida por el IMCP.
NIA 230. Documentación de la Auditoría. Emitida por International Federation of
Accountants (IFAC).
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