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CENTRO VACACIONAL HUAMPANI

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

MGPP-PP-E01

2016 - VERSIÓN 1Revisado por: José Rospigliosi Ferro Firma

Cargo: Jefe de Planificación y Presupuesto

Fecha

Aprobado por: Juan Farías Febres

Cargo: Gerente General

Fecha

Firma

0

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

N° de Ítem Texto modificado Versión Fecha Responsable

ÍNDICE:

1

1. OBJETIVO.........................................................................................................................................1

2. ALCANCE.........................................................................................................................................1

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO.........................................................................1

4. BASE LEGAL...................................................................................................................................2

5. DIAGRAMA DE BLOQUES............................................................................................................3

6. FICHAS TÉNICAS:..........................................................................................................................4

6.1. E01.01 Planeamiento..............................................................................................................4

6.1.1. E01.01.01 Planificación Estratégica...........................................................................5

6.1.2. E01.01.02 Planificación Operativa..............................................................................6

6.2. E01.02. Presupuesto..............................................................................................................7

6.2.1. E01.02.01 Programación, Formulación y Aprobación...........................................8

6.2.2. E01.02.02 Proyectos.......................................................................................................9

6.2.3. E01.02.03 Evaluación...................................................................................................10

6.3. E01.03 Evaluación y Seguimiento Institucional............................................................11

6.3.1. E01.03.01 Seguimiento................................................................................................12

6.3.2. E01.03.02 Evaluación...................................................................................................13

ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS...............................................................................14

2

1. OBJETIVO

Identificar, organizar y representar gráficamente los procesos y procedimientos

que conformar el Proceso Estratégico de nivel cero “Planeamiento y Presupuesto”

con la finalidad de disponer de mecanismos que permitan una gestión moderna,

con un enfoque en procesos, que contenga el quehacer de la Oficina de

Planificación y Presupuesto y que agrupe actividades similares de manera

sistémica.

2. ALCANCE

Involucra a la Oficina de Planificación y Presupuesto y sus unidades orgánicas.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO

MINEDU- Ministerio de Educación

MEF- Ministerio de Economía y Finanzas

DGPP- Dirección General de Presupuesto Público

DGIP- Dirección General de Inversión Pública

PCM-Presidencia de Consejo de Ministros

INACAL- Instituto Nacional de Calidad

CEPLAN- Centro Nacional de Planeamiento Estratégico

PESEM- Plan Estratégico Sectorial Multianual

PEI- Plan Estratégico Institucional

POI- Plan Operativo Institucional.

PIA- Presupuesto Inicial de Apertura

PIM- Presupuesto Inicial Modificado

1

4. BASE LEGAL

Ley N° 28411. Ley del Sistema Nacional de Presupuesto

Decreto Legislativo N° 1088, Ley del Sistema Nacional de Planeamiento

Estratégico y del Centro Nacional de Planeamiento Estratégico.

Directiva N°001 – 2014- CEPLAN, Directiva General del Proceso de

Planeamiento Estratégico – Sistema Nacioanl de Planeamiento Estratégico.

Guía Metodológica de la Fase Institucional del proceso de planeamiento

estratégico.

2

5. DIAGRAMA DE BLOQUES

3

6. FICHAS TÉNICAS:

6.1. E01.01 PlaneamientoFICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1

Nombre Planeamiento.Objetivo Realizar un adecuado Planeamiento Estratégico mediante la dirección, coordinación y control del funcionamiento de la Entidad.

DescripciónLa Oficina de Planificación y Presupuesto inicia este proceso mediante el empleo y análisis de la política sectorial y la normatividad vigente para luego establecer los objetivos estratégicos institucionales, acciones estratégicas institucionales y la ruta estratégica. Para posteriormente desagregar las acciones estratégicas en actividades y vincularlas al presupuesto.

Alcance Oficina de Planificación y Presupuesto y Gerencia General.Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios

CEPLAN. MINEDU

.

PESEM. Directiva N°001-2014 CEPLAN.

E01.01.01 Planeamiento Estratégico.E01.01.02 Planeamiento Operativo.

POI PEI Directivas

Órganos y unidades orgánicas..

Indicadores

Registros Registro de PlanesRegistro de Directivas

Elaborado por Jeanette Valera Guzman, Especialista en Planificación

Revisado por José Rospigliosi Ferro, Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto

Aprobado porJuan Farías Febres, Gerente General

4

6.1.1. E01.01.01 Planificación Estratégica

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Planificación EstratégicaObjetivo Elaborar el Plan Estratégico Institucional para orientar la gestión de la entidad hacia el logro de los objetivos sectorialesAlcance Análisis de la Directiva N° 001-2014-CEPLAN y Publicación del PEI en el portal de transparencia de la entidad

Proveedor Entrada Descripción de Actividades Salida Destinario de bienes y serviciosActividades Ejecutor

CEPLAN MINEDU

PESEM Directiva N° 001-2014-

CEPLAN

Este procedimiento inicia con el análisis de la Directiva N° 001 de CEPLAN. Luego se realiza el análisis del PESEM. Seguidamente se establecen los objetivos estratégicos institucionales, indicadores y metas. para luego desagregarlos en acciones estratégicas institucionales, lo cual desencadenará en identificación de la ruta estratégica. Luego se deriva a la Jefatura de OPP para el Visado correspondientes, para luego remitirlo a gerencia y esta presenta y sustente el PEI ante el Directorio. Una vez aprobado el plan por el Directorio, el Jefe de la Oficina de Asesoría legal elabora la resolución de aprobación. Para luego se distribuye a todas las unidades orgánicas para posteriormente ser publicado en el portal de Transparencia..

Especialista en Planificación.

PEI Órganos y Unidades Orgánicas

Indicadores Porcentaje del cumplimiento de los objetivos sectoriales.Nivel de satisfacción de los órganos y unidades orgánicas con el PEI.

Registros Registro de Planes Estratégicos.

5

6.1.2. E01.01.02 Planificación OperativaFICHA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Planificación Operativa.Objetivo Elaborar el Plan Operativo Institucional para orientar la gestión de la entidad hacia el logro de los objetivos.Alcance Elaboración del Instructivo y Publicación en el portal de transparencia.


CEPLAN MEF

Directiva N° 001-2014-CEPLAN

Directivas del MEF

Este procedimiento inicia con la elaboración del instructivo para la elaboración del POI el mismo que será expuesto ante las unidades orgánicas. Posterior a ello, se envía un recordatorio del plazo de entrega de los planes de trabajo de las unidades orgánicas. Los cuales son recepcionados y analizados con los informes trimestrales y semestrales, con la finalidad de que siva como base para la formulación del POI. Posterior a ello se redacta el POI articulando la estructura programática con el presupuesto. Luego se deriva a la Jefatura de OPP para el Visado correspondientes, para luego remitirlo a gerencia y esta presenta y sustente el POI ante el Directorio. Una vez aprobado el jefe de la oficina de asesoría legal elabora la resolución de aprobación para la firma correspondiente, luego se distribuye a todas las unidades orgánicas para posteriormente ser publicado en el portal de Transparencia.

Especialista en Planificación.

POI Órganos y Unidades Orgánicas

Indicadores Porcentaje del cumplimiento de los objetivos del PEI..Nivel de satisfacción de los órganos y unidades orgánicas con el POI.

Registros Registro de Planes Operativos.Registro de Instructivos para la elaboración del POI.

6

6.2. E01.02. Presupuesto

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre PresupuestoObjetivo Elaborar el presupuesto anual de la entidad acorde con las necesidades y requerimientos de los órganos y unidades orgánicas..

Descripción La Oficina de Planificación y Presupuesto inicia este proceso con el análisis de POI para gestionar los recursos presupuestales, mediante la programación, ejecución y evaluación presupuestal.

Alcance Oficina de Planificación y Presupuesto y Gerencia General.Proveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios

MEF OPP

POI Guía Metodológica para la

programación presupuestaría Estratégica

E01.02.01Programación, Formulación y AprobaciónE01.02.04 ProyectosE01.02.05 Evaluación

PIA PIM Presupuesto Anual Aprobado

Órganos y Unidades Orgánicas MINEDU Congreso de la República

Indicadores Porcentaje de Presupuesto Ejecutado. Nivel de satisfacción de los órganos y unidades orgánicas con el Presupuesto Aprobado.

Registros Registro de Certificaciones PresupuestariasRegistro de Proyectos

Elaborado por Jacqueline Gamarra Sanabria, Especialista en Presupuesto

Revisado por José Rospigliosi Ferro, Jefe de la Oficina de Planificación y PresupuestoAprobado por Juan Farías Febres, Gerente General

7

6.2.1. E01.02.01 Programación, Formulación y Aprobación

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre Programación, Formulación y aprobaciónObjetivo Elaborar el Presupuesto anual de la Entidad cumpliendo las fases establecidas en la Ley del Sistema Nacional del Presupuesto.Alcance Análisis de la normatividad vigente del MEF y Aprobación del Presupuesto Anual.


Unidad de Logística Unidad de RRHH MEF

Cuadro de Necesidades Programación de planillas Directivas del MEF

Este procedimiento se inicia con el análisis de la normatividad vigente dispuesta por el MEF, luego se elabora un informe para conformar la comisión de presupuesto. Posteriormente se analiza el cuadro de necesidades de las unidades orgánicas y la programación de las planillas. Luego se verifica la información recepcionada para evitar excesos en el requerimiento. Posterior a ello se formula el presupuesto, el mismo que pasa a revisión por la jefatura de Planificación y presupuesto, para luego presentarlo a Gerencia General, con la finalidad de que esté presente y sustente ante el Directorio. El Directorio aprueba el presupuesto, el cual se remite al MEF.

Especialista en Presupuesto.

PIA Órganos y Unidades Orgánicas

MEF

Indicadores Numero de modificación al PIA.Registros Registro del Presupuesto Inicial de Apertura..

8

6.2.2. E01.02.02 Proyectos

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre ProyectosObjetivo Garantizar la adecuada elaboración del estudio de pre inversión a través de la formulación de los términos de referencia.Alcance Recepción del Requerimiento del área usuaria, y evaluación y seguimiento del estudio de preinversión


Órgano y unidades orgánicas

Requerimiento de proyecto Este procedimiento inicia con la recepción del requerimiento del área usuaria para emitir la opinión técnica para verificar si es un PIP. Si es un PIP, se procede a elaborar el TDR para la contratación de un tercero que elabore el estudio de pre inversión. Posteriormente el jefe de la unidad de proyectos revisará y remitirá el TDR a la Unidad de Logística para su contratación. Una vez contratado, se procederá a la recepción del mismo para que el Jefe de la Unidad de Proyectos realice las coordinaciones del caso a fin de que el contratista inicie labores. Por último, de manera transversal al trabajo del tercero, el jefe de la unidad de proyectos evaluará y hará seguimiento del estudio de pre inversión.

Especialista en Proyectos.

Termino de referencia para la contratación de terceros

Órganos y Unidades Orgánicas

Indicadores Número de TDR elaborados.Porcentaje de estudios de Pre Inversión declarados Viables

Registros Registro de Términos de ReferenciaRegistro de Proyectos de Inversión Pública

9

6.2.3. E01.02.03 Evaluación

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre EvaluaciónObjetivo Evaluar la óptima ejecución presupuestal de la unidades orgánica durante el Año FiscalAlcance Remisión de memorándum a la unidades orgánica y remisión del reporte del SIAF al MEF, Congreso y CGR.


MEF Directiva del MEF Este procedimiento inicia con la elaboración y remisión de un memorándum a las unidades orgánicas para que verifiquen el estado de sus expedientes. Posteriormente se genera un reporte del SIAF en el cual se verifica el estado de Ejecución de cada unidad. Luego, se registran los objetivos estratégicos en el aplicativo del Sistema Nacional de Presupuesto Público, a dichos objetivos se les otorga un valor con el fin de que sean medibles. Seguidamente se verifica la concordancia de cada actividad del aplicativo del sistema nacional con el SIAF. Después se registran los logros obtenidos, problemas identificados y medidas correctivas, para posteriormente elaborar el cierre del aplicativo, generando un reporte del cierre para enviar al Jefe de OPP para su verificación. El Jefe de OPP validad dicho reporte para luego enviarlo a gerencia general para su respectiva validación. Por ultimo dicho reporte se remite a la Dirección de Presupuesto Público, a la contraloría general de la república y a la Comisión de Presupuesto del Congreso de la Reública

Especialista en Presupuesto.

Reportes de evaluación de ejecución presupuestal

MEF CGR Congreso de la República Órganos y Unidades

Orgánicas

Indicadores

Porcentaje de ejecución presupuestal por unidades organicas.

Registros Registro de Reportes del SIAFRegistro del Aplicativo del Sistema Nacional de Presupuesto

10

6.3. E01.03 Evaluación y Seguimiento Institucional

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL 1Nombre Evaluación y Seguimiento InstitucionalObjetivo Contribuir al logro de los objetivos estratégicos.

Descripción La Oficina de Planificación y Presupuesto inicia este proceso con la revisión del POI y PEI, para luego contrastarlo con la consecución de las metas físicas y cumplimiento de los indicadores reflejados en los reportes de gestión, posterior a ello realizar la retroalimentación correspondiente.

Alcance Oficina de Planificación y PresupuestoProveedor Entrada Procesos de nivel 2 Salida Destinario de bienes y servicios

Órganos y Unidades orgánicasOPP

Reportes de GestiónPOIPEI

E01.03.01 SeguimientoE01.03.02 Evaluación

Reporte de Indicadores Órganos y Unidades orgánicas

IndicadoresPorcentaje del cumplimiento de los objetivos Institucionales.Porcentaje del Cumplimiento de las Metas físicasNúmero de reporte de Indicadores

Registros Registro de IndicadoresRegistro de Reportes de Gestión

Elaborado por Jeanette Valera Guzman, Especialista en Planificación

Revisado por José Rospigliosi Ferro, Jefe de la Oficina de Planificación y PresupuestoAprobado por Juan Farías Febres, Gerente General

11

6.3.1. E01.03.01 Seguimiento

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre SeguimientoObjetivo Evaluar el cumplimiento de Objetivo del PEI y POIAlcance Elaboración de la directiva y Remisión del informe al Gerente General


CEPLAN OPP Unidades

orgánicas

PEI, POI, Informes de Avances Presupuestales

Este procedimiento inicia con la elaboración de la directiva de seguimiento, luego esta es difundida. Posteriormente se realiza el análisis del cumplimiento de los objetivos y de las metas. Después se informe sobre los avances en las metas y objetivos. Por último se elabora el informe de análisis estratégico, el mismo que es remitido a Gerencia General

Especialista en Planeamiento

Informe de análisis estratégico

Órganos y Unidades orgánicas

Indicadores

Porcentaje de cumplimiento de las metas y objetivos

Registros Registro de Informe de Análisis estratégico

12

6.3.2. E01.03.02 Evaluación

FICHA DE PROCEDIMIENTONombre EvaluaciónObjetivo Evaluar el impacto de los servicios prestados de la Entidad en su público objetivoAlcance Elaboración de la directiva de evaluación hasta la difusión del informe visado por el Gerente General


CEPLAN OPP Unidades

orgánicas

PEI, POI, Informe de las Unidades orgánicas

Este procedimiento Inicia con la elaboración de la Directiva de Evaluación, luego su respectiva difusión. Posterior a ello se solicita información a los órganos y unidades orgánicas. Luego se analiza la información recabada. Posterior a ello se elabora un informe de evaluación, el mismo que es presentado por el Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto al Gerente General. Para luego realizar su respectiva difusión.

Especialista en Planeamiento

Informe de Evaluación

Informe de Evaluación

Indicadores

Número de Informes de Evaluación Visados

Registros Registro de Informe de evaluación

13

ANEXO 1: INVENTARIO DE LOS PROCESOS

14

PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

E01.01 PlaneamientoE01.01.01 Planeamiento EstratégicoE01.01.02 Planeamiento Operativo

E01.02 PresupuestoE01.02.01 Formulación, Programación y

AprobaciónE01.02.02 ProyectosE01.02.03 Evaluación

E01.03Seguimiento y Evaluación Institucional

E01.03.01 Seguimiento

E01.03.02 Evaluación

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