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LICITACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE

AUDITORÍA EXTERNA PARA EL PROYECTO DE COOPERACIÓN AL DESARROLLO

“HATUKUNAPIN PAQUKUNA (MERCADOS ALPAQUEROS) – FORTALECIMIENTO DE

LAS CADENAS DE VALOR DE LA ALPACA EN COMUNIDADES ALTOANDINAS DE LAS

PROVINCIAS DE ANGARAES Y HUANCAVELICA

Huancavelica, Perú

SUBVENCIONADO POR OBRA SOCIAL LA CAIXA Y

ASOCIACION MADRE CORAJE

CO16 00025

Licitación auditoría final proyecto: MERCADOS ALPAQUEROS 1

INDICE:

1. OBJETO DE LA AUDITORÍA EXTERNA EN TERRENO: ........................................ 3 2 . ALCANCE DE LA AUDITORIA: ................................................................. ………..5

3. ALCANCE METODOLOGÍA, PLAZOS Y LUGAR DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA: ................................................................................................................ 6

3.A. Alcance ............................................................................................................. 6 3.B. Metodología ...................................................................................................... 6 3.C. Plazos y lugar de ejecución del contrato ........................................................... 6

4. REQUISITOS DE LA FIRMA DE AUDITORÍA: ........................................................ 8

4.A. Principios de actuación ..................................................................................... 8 4.B. Composición del Equipo de Auditoría ............................................................... 9 4.C. Modelo de Contrato para Auditores ................................................................ 10

5. PROCEDIMIENTO Y FORMA DE ADJUDICACIÓN: ............................................. 11 5.A. Sistema de adjudicación y documentación exigida ........................................ 11 5.B. Valoración de Ofertas y Adjudicación………………………………….…………..11

6. PRESENTACIÓN ................................................................................................... 12 6.A. Formalización y cumplimiento del contrato…………………………………………..14

ANEXO 1: Datos del Informe de auditoría .................................................................. 14


1.- RESUMEN LICITACIÓN Licitante Asociación Madre Coraje Monto a todo costo 4,000 euros

Tipo de auditoría Económica y de Gestión Periodo de realización Octubre – noviembre 2019 Lugar Huancavelica (Perú) Fecha límite de presentación de propuestas 30 de junio de 2019 Correo para envío de propuestas [email protected] Responsable de referencia en Madre Coraje Fernando Cortez 2.- OBJETO DE LA AUDITORÍA En la presente licitación, se solicita la auditoria de un Proyecto de Cooperación para el Desarrollo financiado por La Obra Social La Caixa. Título del Proyecto: Proyecto: “HATUKUNAPIN PAQUKUNA (MERCADOS ALPAQUEROS. FORTALECIMIENTO DE LAS CADENAS DE VALOR DE LA ALPACA EN COMUNIDADES ALTOANDINAS DE LAS PROVINCIAS DE ANGARAES Y HUANCAVELICA. País / Zona: Perú. Departamento: Huancavelica. Duración del Proyecto: 36 meses en tres periodos de 12 meses, más tres meses de ampliación aprobados por el financiador. Fecha de Inicio del Proyecto: 01 de julio del 2016 Fecha de Finalización del Proyecto: 30 de septiembre del 2019 PRESUPUESTO TOTAL DEL PROYECTO 521.577,69 € PRESUPUESTO TOTAL APORTADO POR FUNDACIÓN "LA CAIXA" Y PRESUPUESTO POR ANUALIDADES (AÑO1, AÑO2, AÑO3) . 435.000,00 € AÑO 1: 150.100,06 € AÑO 2: 183.114,09 € AÑO 3: 101.785,86 € Licitación auditoría final proyecto: MERCADOS ALPAQUEROS 3

Descripción resumida del proyecto: HATUKUNAPIN PAQUKUNA (MERCADOS ALPAQUEROS). FORTALECIMIENTO DE LAS CADENAS DE VALOR DE LA ALPACA EN COMUNIDADES ALTO ANDINAS DE LAS PROVINCIAS DE ANGARAES Y HUANCAVELICA, PERÚ

Beneficiarios directos (las personas que constituyen el público objetivo de la acción; y que, por ende, serán usuarios y/o beneficiarios directos al nivel previsto. Si una persona participa en más de una actividad, contabilizarla una sola vez.):

Cantidad de personas: 1858

Cantidad de mujeres: 801

% mujeres: 43%

Objetivo general: Contribuir a la mejora de la calidad de vida de familias criadoras de alpacas en diez comunidades altoandinas pertenecientes a los distritos de Ccochaccasa Lircay y Yauli en la región de Huancavelica.

Objetivo(s) específico(s): Aumentar los ingresos familiares de criadores y criadoras de alpaca, favoreciendo su desarrollo con equidad de género. R1 Criadores(as) de alpacas han incrementado la producción y productividad alpaquera en sus

rebaños familiares mediante la adopción de buenas prácticas de crianza y el adecuado manejo y uso de los Recursos naturales.

R2 Incrementada la oferta al mercado y la calidad de productos con valor agregado en carne, fibra y piel.

R3 Mejoradas las capacidades de gestión empresarial y comercial de criadores(as) organizados en empresas asociativas con equidad de género.

R4 Fortalecida la institucionalidad y capacidad de gestión de las organizaciones de criadores y Gobiernos Regional y Locales para el desarrollo del sector alpaquero.

2.- ALCANCE: El alcance del contrato comprenderá el desarrollo de las actuaciones de control contenidas en la Normativa de justificación de la Fundación La Caixa y de Asociación Madre Coraje, aplicable al proyecto: ““HATUKUNAPIN PAQUKUNA-MERCADOS ALPAQUEROS. FORTALECIMIENTO DE LAS CADENAS DE VALOR DE LA ALPACA EN COMUNIDADES ALTOANDINAS DE LAS PROVINCIAS DE ANGARAES Y HUANCAVELICA. Licitación auditoría final proyecto: MERCADOS ALPAQUEROS 4

Destacando dentro de la auditoria:

La revisión de la cuenta justificativa del proyecto presentado por Asociación Madre

Coraje, cuyo alcance está determinado por la legislación vigente del país y los documentos que establecen las guías y normas de justificación económica.

La comprobación de los gastos incurridos en la ejecución del proyecto se efectuará sobre el 100% de los justificantes de gasto con cargo a la subvención recibida por Asociación Madre Coraje y la parte cofinanciada.

La comprobación incluirá el periodo aprobado para la ejecución del proyecto, y

cualquier ampliación solicitada con posterioridad y por escrito. Se emitirá un informe de auditoría como resultado de su trabajo en el que se

detallarán las comprobaciones realizadas incluyendo la información con el suficiente detalle para que Asociación Madre Coraje pueda obtener sus conclusiones, y tal como se describe en los Anexos I de la presente propuesta.

Se emitirá al socio local una carta de recomendaciones para mejorar la gestión y

administración de la cuenta justificativa. El presente resumen contiene las normas generales que constituyen la guía básica y las normas a las que deberá atenerse la presente auditoria: - Documento de formulación del proyecto. - Normativa de Justificación de por La Obra Social La Caixa. Bases del concurso

2015-2016 de la Obra Social La Caixa en apartado 12. Financiación y Gastos Subvencionables (Ver Anexo II).

- Normativa de Justificación de Asociación Madre Coraje (ver Anexo III) - La legislación que, en los ámbitos que corresponda (fiscal, laboral, financiera...), y

según la propia naturaleza del proyecto, sea susceptible de cumplimiento en el país de ejecución del mismo.

- Acuerdo de colaboración firmado: Fundación La Caixa y Asociación Madre Coraje, - Acuerdo de colaboración firmado entre Socio Local y Asociación Madre Coraje.

- Modelo de Informe de auditoría de los proyectos de Cooperación Internacional. Anexo I


3.- ALCANCE, METODOLOGÍA, PLAZOS Y LUGAR DE EJECUCIÓN DE LA

AUDITORIA

3.A) ALCANCE La presente propuesta abarca todo el período del proyecto y las posibles ampliaciones del mismo. Constará de un informe final del total de ejecución del proyecto. Se auditará el 100% de la cuenta justificativa, con el siguiente detalle*

PAIS GASTO EJECUTADO

PERIODO QUE ABARCA Nº FACTURAS

TIPO FACTURA (ORIGINAL O COMPULSA)

Perú

Costes directos (soles)

1,359,729.97 S/

Costes indirectos Total, del proyecto

2.500 (aprox) Original

(euros): 31.500 €

20 (aprox) Compulsa

*Estos datos son provisionales a la espera del informe final del año 3 3.B) METODOLOGÍA La metodología propuesta será la siguiente: se establecerán dos revisiones de auditoría de la cuenta justificativa e información financiera. Entre la primera y la segunda revisión, habrá aproximadamente 2 semanas de diferencia para permitir la posibilidad de solicitar la subsanación de la documentación. Se emitirá primero un borrador de informe donde se recojan las conclusiones iniciales establecidas por la firma auditora, para que la Entidad pueda realizar sus comentarios al respecto y corregir aquellos aspectos que puedan haberse interpretado erróneamente o aclarar algunas de las manifestaciones realizadas en dicho informe. Posteriormente, una vez recogidas, analizadas las alegaciones, y subsanadas las posibles incidencias se procederá a emitir el informe Final de Auditoría (ver Anexo I).


3.C) PLAZOS Y LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Una vez seleccionada la empresa auditora, y suscrito el contrato, se pondrá de inmediato, a disposición de la empresa seleccionada, la documentación que se indica en el apartado anterior, siendo los plazos para la ejecución de la auditoría los siguientes:

1º. Revisión y verificación, por parte de la empresa auditora, de la documentación recibida, de fecha 04/11/2019 a fecha 25/11/2019.

2º. Envío de informes preliminares elaborados por la entidad auditora antes de 01/12/2019

3º. Subsanación y envío de rectificaciones por parte de la entidad adjudicataria de la subvención, para enmendar las posibles incidencias detectadas en el informe preliminar. Negociación de discrepancias de fecha 01/12/2019 a fecha 10/12/2019

4º. Redacción del informe definitivo de auditoría con conclusiones y recomendaciones (máximo fecha: 15/12/2019). Se entregarán: 4 originales, así como copia digital.

Los informes se entregarán a la siguiente dirección: • Oficina Institucional de Asociación Madre Coraje Calle José Manuel Ubalde No.265. Dpto 2C Urb. Los Precursores Santiago de Surco RPC: 951291882, Telf: 511-5578156 La auditoría se realizará en los siguientes lugares: • Oficina Institucional de VECINOS PERU en la ciudad de Ayacucho, sito en Urb.

Mariscal Cáceres MZ K-Lote 09. Parque Mariscal Cáceres. Ayacucho (sede central)

• Ámbito del proyecto en la región Huancavelica, provincias de Angaraes y Huancavelica

En ella se preparará la documentación de justificación consolidada y necesaria para la ejecución de la auditoria. Los justificantes de gastos de Asociación Madre Coraje se enviarán al auditor para su revisión.

4.- REQUISITOS DE LA FIRMA DE AUDITORÍA: 4.A- Principios de Actuación:


Integridad: Los auditores tendrán la responsabilidad de poner de manifiesto cuestiones no mencionadas específicamente en el Pliego de Prescripciones Técnicas, si ello fuera necesario para obtener un análisis más completo de la intervención. Deber de confidencialidad: El auditor y el personal a su servicio estarán obligados a mantener el secreto de cuanta información conozcan en el ejercicio de su revisión, en los términos previstos en la normativa vigente en materia de auditoría de cuentas. Conservación de la documentación: El auditor deberá conservar la documentación justificativa del trabajo realizado durante un período mínimo de 5 años a contar desde la fecha de emisión del informe.

4.B- Composición del Equipo de Auditoría: Podrán presentar sus propuestas empresas de auditorías ubicadas en el país. Los licitantes deberán concretar los elementos integrantes del equipo de trabajo que realizará las labores de auditoría. La composición del equipo de trabajo, así como su grado de dedicación, será tenida en cuenta durante la valoración para la adjudicación del contrato. En cualquier caso, el equipo de trabajo propuesto deberá acreditar necesariamente experiencia en los siguientes campos:

- Titulaciones superiores del equipo propuesto. - Experiencia en la prestación de servicios profesionales a entidades sin fines

lucrativos - Experiencia en el control y verificación de programas y proyectos u otro tipo de

subvenciones análogas de financiadores públicos y/o privados. - Experiencia concreta en subvenciones de cooperación internacional al desarrollo

(al menos 5 auditorías realizadas a proyectos de cooperación).

Cualquier cambio en la composición del equipo propuesto deberá ser previamente notificado al contacto establecido, quien lo autorizará en su caso. Por otro lado, el interesado nombrará un gerente de las labores de auditoría que será el interlocutor principal con el administrador del proyecto y coordinador del proyecto en el país. Se indicará el socio auditor responsable de firmar los correspondientes informes de auditoría. 4. C- Modelo de Contrato para Auditores: El contrato deberá consignar la siguiente información básica:


1) Objetivos de la auditoria; 2) Alcance del trabajo; 3) Agenda de trabajo. Planificación temporal de la revisión y plazos de entrega de

los informes. 4) Equipo de trabajo 5) Ámbito de la auditoria 6) Realización de la auditoria – actividades; 7) El informe de auditoría – aspectos fundamentales; 8) Obligaciones de las partes contratantes:

• Obligación del auditor e realizar la revisión y emitir un informe de acuerdo al índice establecido en el Anexo I del presente documento.

• Deber de confidencialidad del auditor de cuentas y del personal a su cargo de acuerdo a lo establecido en la norma anterior y en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

• Obligación de Asociación Madre Coraje y de los Socios Locales de confeccionar y facilitar al auditor de cuentas los documentos que exige la normativa y cuantos libros, registros y documentos le sean solicitados para efectuar la revisión.

9) Honorarios a percibir por el auditor, con indicación de las horas estimadas por el equipo de auditoría, forma y plan de pagos.

5.- PROCEDIMIENTO Y FORMA DE ADJUDICACIÓN: 5. A.- Sistema de Adjudicación y Documentación exigida: El sistema de adjudicación del contrato será el de procedimiento de concurso con concurrencia competitiva. Para participar en el concurso, el licitador deberá de presentar su propuesta mediante medios electrónicos, dentro del plazo señalado. Documentación necesaria: 1. Propuesta Metodológica y Plan de Trabajo con Cronograma. 2. Nombramiento de una persona con capacidad de representación para todo lo

relacionado con la ejecución del contrato con fotocopia del poder notarial de representación de la persona firmante de la propuesta.

3. Si se trata de sociedades, la escritura o documento de constitución, de modificación, estatutos o acto fundacional en el que constaren las normas por las que se regula su actividad, inscritos, en su caso, en el correspondiente registro oficial.

4. Declaración de no estar incurso en ninguna de las circunstancias que incapacitan para contratar.

5. Propuesta del Contrato.


6. Certificado de inscripción de la empresa en el Registro Oficial de Auditores del país, así como del auditor responsable de firmar los correspondientes informes de auditoría.

7. Acreditación de la experiencia técnica o profesional del licitador: Relación de los trabajos realizados en los últimos tres años, con indicación de importes, fechas y beneficiarios de los mismos. Experiencia relacionada con el objeto del contrato.

5.B- Valoración de Ofertas y adjudicación: Una vez finalizado el plazo de presentación de las ofertas, se procederá a la apertura de los sobres o las ofertas recibidas por medio electrónico, se examinará y verificará la documentación administrativa contenida en los mismos, para comprobar que contienen todo lo exigido en los presentes términos de referencia o si existen omisiones determinantes de la exclusión. En el caso de que la verificación revelase que alguna de las empresas no cumple, en todo o en parte, con alguna de las especificaciones que hubiese hecho constar en la documentación, se le declarará automáticamente excluido del procedimiento, así como también en caso de incumplimiento total de algún requisito necesario para acceder al concurso o de falsedad absoluta en alguno de los documentos. Si el incumplimiento se refiere a elementos que, no siendo determinantes para el acceso al concurso, sí lo son a efectos de valoración, se procederá a una nueva valoración. Se consideran requisitos necesarios para el acceso a la contratación, aquellos relativos a la acreditación de la personalidad jurídica, así como los que se refieren a la no incompatibilidad para la realización de este servicio. Los criterios de selección serán los siguientes:

• Experiencia demostrada en la auditoría de proyectos financiados con fondos públicos en cooperación internacional.

• Especialización y amplio grado de conocimiento de la legislación en el país.• Experiencia por parte del personal asignado en trabajos de auditorías

Similares. Metodología de trabajo.

6.- PRESENTACIÓN Los interesados deberán presentar una propuesta a Asociación Madre Coraje, en la forma y plazo indicado a continuación: Licitación auditoría final proyecto: MERCADOS ALPAQUEROS 10

Fecha de presentación de ofertas: con anterioridad al 30/06/2019 Forma de presentación: en versión digital a la siguiente dirección de correo electrónico: Fernando Cortez: [email protected]

Se indicará en el asunto del correo: “Propuesta Auditoria Final: Proyecto Mercados Alpaqueros. Fortalecimiento de las Cadenas de Valor de la Alpaca en comunidades Alto Andinas” 6.A- Formalización y cumplimiento del contrato: La firma auditora formalizará un contrato con la Asociación Madre Coraje por la auditoria final (años 1,2 y 3). El adjudicatario se compromete a la ejecución del contrato por sí mismo, quedando expresamente prohibida la cesión o subcontratación del mismo a un tercero. Además, el contratista responderá de las consecuencias que se puedan derivar de la falta de veracidad del contenido de todas aquellas declaraciones que realice con motivo del cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente pliego y del contrato que suscriban. 7.- Relación de Anexos: - Anexo I: Índice Informe de Auditoría - Anexo II: Bases Programa Socioeconómico Obra Social La Caixa 2015-2016 - Anexo III: Manual Administrativo Financiero de Proyectos de Madre Coraje


Marzo de 2014

Internacional de los proyectos de Cooperación Modelo de Informe de Auditoría

Contenido El presente documento tiene como objetivo presentar una guía de actuación para los auditores externos que lleven a cabo los procesos de revisión de los Programas de Cooperación Internacional de Obra Social “la Caixa”.

La auditoría debe ser realizada por personal externo y, en la medida de lo posible, por una entidad con sede en el país local. En este sentido, la entidad auditora debe estar inscrita en el Registro local de Auditores Externos.

A continuación, se muestra el contenido mínimo del informe así como el plan de trabajo de auditoría, indicando todos los controles que deben llevarse a cabo, a fin de garantizar el cumplimiento de las Bases de la convocatoria y del convenio de colaboración:

1. Datos del proyecto

2. Descripción del proyecto

3. Objetivo y alcance

4. Auditoría económica y de gestión

4.1. Revisión de aspectos económicos

4.2. Revisión de aspectos relacionados con la gestión

5. Análisis de los fondos de crédito/fondos rotatorios

6. Conclusiones

Este documento ha sido realizado en colaboración con PricewaterhouseCoopers Auditores S.L.

1. Datos del proyecto

Rellenar los siguientes campos:

Programa

Convocatoria

Denominación del proyecto

Entidad/ades española/s

Socio/s local/es

País - Zona

Fecha de resolución de la ayuda

Fecha de inicio del proyecto

Fecha de finalización del proyecto

Presupuesto del proyecto

Importe económico financiado

Periodo de revisión del informe

Este documento ha sido realizado en colaboración con PricewaterhouseCoopers Auditores S.L.

2. Descripción del proyecto

Resumir los objetivos del proyecto, los destinatarios del mismo, las principales líneas de actuación y su ejecución.

3. Objetivo y alcance

Describir el objeto del informe y el alcance del mismo. Como guía se presentan los principios esenciales que rigen la actuación del equipo auditor y los principales aspectos a revisar por el mismo:

i. Principios que rigen la actuación del equipo auditor

El equipo auditor debe analizar las Bases de la convocatoria, el convenio de colaboración y demás documentación establecida como obligatoria al beneficiario de la ayuda por Obra Social “la Caixa”.

Es responsabilidad del beneficiario de la ayuda preparar la cuenta justificativa y presentarla, mientras que la responsabilidad del auditor se circunscribe a realizar su trabajo de acuerdo con lo establecido en las Bases de la convocatoria y el convenio de colaboración.

El equipo auditor debe comprometerse a realizar la revisión y emitir el informe cumpliendo los siguientes aspectos:

Someterse a lo dispuesto en la legislación local, aplicable al beneficiario, sobre auditoría de cuentas, en relación con la independencia e incompatibilidades del auditor.

Obligación de mantener el secreto de cuanta información conozca en el ejercicio de su revisión, en los términos previstos en la normativa vigente local en materia de auditoría de cuentas.

Debe indicar que el trabajo de revisión realizado no tiene la naturaleza de auditoría de cuentas y que no expresa una opinión de auditoría en los términos previstos en la normativa aplicable local, es decir, que no se trata de una revisión y verificación de documentos contables e información económica-financiera a fin de emitir un informe que pueda tener efectos frente a terceros, sino que el trabajo comprende la verificación del cumplimiento de las obligaciones contraídas por la entidad beneficiaria de la financiación con Obra Social “la Caixa”.

Debe permitir el acceso a su propia documentación referente a la revisión realizada al órgano concedente de la aportación y principal financiador, en este caso, Obra Social “la Caixa”.

Conservará la documentación justificativa del trabajo realizado durante un periodo mínimo de cinco años a contar desde la fecha de emisión del informe.

En las revisiones de los justificantes de gasto presentados por el beneficiario, indicará el número de elementos e importe de la muestra analizada respecto del total y porcentaje de deficiencias advertido respecto a la muestra analizada.

Si por cualquier circunstancia, no se pueden realizar en su totalidad los procedimientos previstos, se mencionarán los procedimientos omitidos con indicación de su causa.

ii. Aspectos a revisar

El equipo auditor debe comprometerse a realizar la revisión y emitir el informe de acuerdo con lo previsto en las Bases reguladoras de la convocatoria y en el convenio de colaboración, en las que se fijan los procedimientos que se deben aplicar y el alcance de los mismos, y que consiste en las comprobaciones que, de forma resumida, se muestran a continuación:

● Verificación de la cuenta justificativa aportada por el beneficiario de la ayuda, suscrita por una/s persona/s con poderes suficientes para ello.

● Análisis de la concordancia entre la información contenida en la cuenta justificativa final presentada al equipo auditor y los documentos aportados anualmente (informes económicos) a Obra Social “la Caixa” para su revisión, análisis y aprobación.

● Comprobación de que la información contenida en la cuenta justificativa abreviada está soportada por una relación clasificada de los gastos e inversiones de la actividad financiada, con identificación del acreedor, del número de factura/recibo, fecha de emisión, su importe y fecha de pago (este último apartado, sólo en el caso de facturas pendientes de pago a fecha de auditoría).

● Verificación de que el beneficiario dispone de documentos originales acreditativos de los gastos justificados.

● Comprobación que los gastos incluidos en la relación son considerados gastos elegibles/financiables, de acuerdo con lo dispuesto en las Bases de la convocatoria.

● Verificación de la correcta clasificación de los gastos en las diferentes partidas, conforme a lo dispuesto en las Bases de la convocatoria.

● Comprobación de que la relación asignada a costes directos e indirectos se ajusta al porcentaje establecido en las bases.

● Comprobación de que el beneficiario dispone de ofertas de diferentes proveedores de conformidad con lo establecido en el apartado “Costes elegibles y no elegibles” de las Bases de la convocatoria.

● Comprobación de la coherencia entre los gastos justificados y la naturaleza de las actividades financiadas.

● Solicitud de la correspondiente declaración relativa a la financiación de la actividad financiada en la que se detallan las subvenciones, ayudas, ingresos o recursos para la financiación de la actividad procedentes de cualesquiera Administraciones o entes públicos o privados.

● Obtención de una carta de manifestaciones del beneficiario de la ayuda, firmada por la persona que suscribió la cuenta justificativa, y donde afirma en este sentido que ha puesto a disposición del equipo auditor cuanta información le ha sido requerida para la realización de su trabajo (cuyo alcance se establece en Bases reguladoras de la convocatoria y en el convenio de colaboración.

● Comprobación de las medidas de difusión del proyecto.

● Verificación de la formación impartida en los proyectos de Formación en África.

● Análisis de los fondos de crédito/fondos rotatorios en aquellos proyectos de Desarrollo Socioeconómico que la Obra Social ”la Caixa” apoya.

4. Auditoría económica y de gestión

Como resultado del trabajo realizado en el informe deben detallarse los controles realizados, aspectos analizados y procedimientos aplicados por el equipo auditor, así como la constancia de la evidencia obtenida y cuanta documentación o fuente de información resulte necesaria.

En este apartado se contemplan los dos aspectos a revisar:

1. Económicos

2. Relacionados con la gestión

Por su parte, los controles a efectuar se han clasificado en dos tipos:

Controles obligatorios: se han considerado obligatorios aquellos dirigidos a garantizar la transparencia y el rigor que el beneficiario de la ayuda debe cumplir de manera obligatoria. A su vez, se ha indicado para cada uno de ellos la criticidad (alta, media o baja) y el riesgo que supone no controlarlo adecuadamente.

Controles de recomendación: se han considerado de recomendación aquellos que cubren aspectos cualitativos y metodológicos y que, si bien se consideran relevantes para garantizar la consecución de los objetivos del proyecto financiado, actualmente no son requeridos de manera obligatoria por Obra Social “la Caixa”.

4.1. Revisión de aspectos económicos

4.1.1. Información a presentar

Este apartado debe incluir la siguiente información:

El desglose presupuestario de gastos e inversiones por partidas y financiadores.

El Estado de Tesorería.

La relación clasificada de gastos presentada por la entidad, es decir, el listado de comprobantes justificativos referentes a los gastos imputados.

Certificaciones bancarias que reflejen los rendimientos financieros generados en la cuenta bancaria en la que se deposita la aportación.

La relación de personal local y personal expatriado.

Dicha información se expondrá de la manera más clarificadora posible, en formato tabla siempre que sea posible.

4.1.2. Controles de gestión económica

Los controles que se muestran a continuación complementan y detallan cualquier aspecto analizable de la información económica mostrada en el apartado 4.1.1. Las verificaciones a realizar van dirigidas a garantizar la correcta gestión económica de los beneficiarios de la ayuda a fin de garantizar que los gastos imputados son los correctos y elegibles, además de cumplir con las condiciones especificadas en las Bases de la convocatoria y el convenio de colaboración.

Seguidamente, se detallan los controles de carácter obligatorio a realizar: Gestión económica

nº Control Criticidad Riesgos Acciones a realizar

E1 Disponibilidad de la carta de manifestaciones. Alta

Posibilidad de no respaldar las conclusiones de auditoría, si la Entidad auditada afirma, una vez emitido el informe, que no ha mostrado al equipo auditor toda la documentación necesaria para que éste emita su opinión.

Verificar la existencia de la carta de manifestaciones firmada por la persona de la Entidad que suscribió la documentación justificativa en la que se indicará que se ha informado al auditor acerca de todas las circunstancias que puedan afectar a la correcta percepción, aplicación y justificación de la financiación. Dicha carta de manifestaciones deberá llevar como fecha aquella en que se termine el trabajo y coincidirá con la del informe.

E2

Presentar la concordancia entre las partidas inicialmente presupuestadas y las finalmente imputadas.

Alta Incorrecta gestión de la aportación.

Revisión del presupuesto aprobado por OSLC por partida vs. presupuesto final presentado (tener en cuenta las posibles reformulaciones del presupuesto inicial aceptadas por OSLC). Comprobar si se ha producido cualquier desviación significativa (especialmente durante el último año de proyecto).

Incluir una tabla comparativa mostrando el presupuesto inicial y el gasto final incurrido. Incluir comentarios aclaratorios de cualquier desviación que se haya podido producir.

E3 La relación de gasto alcanza la totalidad del gasto en el que se haya incurrido.


Comprobación que la relación clasificada de gastos alcanza la totalidad del gasto en el que se haya incurrido.

Dicha comprobación debe quedar reflejada en el desglose presupuestario de gastos e inversiones por partidas y financiadores.

Gestión económica nº Control Criticidad Riesgos Acciones a realizar

E4 Verificar la correcta clasificación de los gastos. Media

Posibilidad de no cumplir correctamente con los porcentajes máximos por partida establecidos en las Bases de la convocatoria.

Revisión de la clasificación correcta de los gastos en las partidas: terrenos e inmuebles, equipos y suministros, personal local, etc. Respaldar las conclusiones añadiendo comentarios y observaciones en el listado de comprobantes justificativos por partidas presentada por la entidad.

E5 Verificar que disponen de toda la documentación in situ. Alta

Incumplimiento de las Bases de la convocatoria, en las que se especifica la necesidad de custodiar la documentación por la entidad que ha ejecutado el gasto por un período mínimo de 5 años.

Comprobación de la disponibilidad de los documentos acreditativos de los gastos justificados (su archivo y custodia debe cumplir la normativa de Ley de Protección de Datos que convenga).

Verificar la correcta custodia de la documentación justificante y anotar cualquier anomalía al respecto (el muestreo de facturas/recibos se realiza en el control nº E8).

E6

Cerciorarse de que la cuenta justificativa que se audita coincida con los apuntes contables de la entidad auditada.


Verificar que los movimientos reflejados en los registros contables coinciden con la cuenta justificativa presentada.

Anotar la revisión realizada y cualquier irregularidad encontrada al respecto.

E7 El porcentaje final de las partidas coincide con la especificada en las Bases de la Convocatoria.

Media

Incumplimiento de las Bases de la convocatoria en los casos en que se hayan fijado unos porcentajes máximos a partidas determinadas.

Revisión del porcentaje final de las partidas vs. obligaciones del convenio en cuanto a compromiso de una concreta distribución de los mismos.


Tener en cuenta las posibles reformulaciones del presupuesto inicial aceptadas por Obra Social “la Caixa”.

E8 Realización de la comprobación de los justificantes individuales (modelo mixto).


Revisar las 40 facturas más significativas en importe y un 10% de entre las restantes. De todas ellas:

Revisar la existencia de la documentación acreditativa del gasto. En caso de que el beneficiario no hubiese facilitado la totalidad de la información solicitada, se mencionará tal circunstancia con indicación de la información omitida.

Revisar que dicho gasto esté pagado en su totalidad (incluyendo los impuestos correspondientes) y con anterioridad al plazo de justificación.

En el caso de que la orden de transferencia/extracto bancario o apunte de efectivo entregado sea global y, por lo tanto, esté referido a varios justificantes de gasto, se acompaña una relación de los mismos debidamente detallada, en la que aparece el destinatario, la identificación del justificante de gasto y el importe pagado.

E9 Revisar el estampillado de la documentación original. Media Incorrecta gestión de la

documentación justificativa.

En los justificantes de gasto originales, comprobar que exista el sello-diligencia específico para el proyecto financiado por OSLC.

E10 Acreditación de valorizaciones Baja Posibilidad de no aceptación de la valorización como aportación local.

Revisar la relación de documentos que acrediten, como aportaciones locales, valorizaciones intrínsecamente vinculadas a las acción/es desarrollada/s.

Anotar la revisión realizada y la conveniencia o no de la/s valorización/es presentada/s.

Gestión económica

nº Control Criticidad Riesgos Acciones a realizar

E11

Verificar los casos en que proceda la existencia de un mínimo de 3 ofertas de proveedores.

Alta

Incumplimiento de las Bases de la convocatoria en los casos en que se haya fijado la obligatoriedad de pedir un mínimo de ofertas de proveedores.

Si se ha realizado alguna imputación en algún epígrafe que en las bases conste como obligatorio la petición de un mínimo de 3 ofertas diferentes:

Comprobar la existencia de ofertas diferentes y de documentación que justifique razonablemente la elección del proveedor, en aquellos casos en que no haya recaído en la propuesta económica más ventajosa.

En el caso excepcional de que por las especiales características del bien o servicio no exista en el mercado suficiente número de entidades que los suministren o presten, pedir un informe explicativo.

E12

La petición de proveedores coincide con los términos especificados en las Bases de la convocatoria.

Alta

Incumplimiento de las Bases de la convocatoria en los casos en que se haya fijado la obligatoriedad de pedir un mínimo de ofertas de proveedores.

Revisar que un mismo pago o inversión no se ha fraccionado en varias facturas/recibos con el fin de eludir la aplicación de la norma de petición de proveedores.


E13 Analizar los pagos efectuados con moneda extranjera. Media Tipo de cambio erróneo.

En el caso de pagos con moneda extranjera, comprobar el tipo de cambio aplicado.

Respaldar las conclusiones añadiendo comentarios y observaciones a la relación clasificada de gastos presentada por la entidad.

E14

Verificar subvenciones adicionales y/o cofinanciaciones del proyecto financiado mayoritariamente por Obra Social “la Caixa”.

Alta Posible incompatibilidad, y en su caso, exceso de financiación.

Solicitar a la entidad una declaración detallando la obtención de otras subvenciones o de otros cofinanciadores que hayan realizado aportaciones adicionales a la actividad financiada por Obra Social “la Caixa”, con indicación de su importe y procedencia.

Detallar la declaración de la entidad.

E15 Control de remanentes. Alta Existencia de remanente no justificado.

Solicitar a la entidad una declaración detallando el remanente.

Si existe remanente de la aportación concedida por Obra Social “la Caixa” indicarlo.

E16 Verificar correspondencia entre las acciones realizadas y los gastos imputados al Programa.


Revisión de los informes narrativos presentados (donde se detallan las acciones realizadas) para comprobar si existe concordancia entre los objetivos que se desprenden de los informes de seguimiento y los gastos imputados.

Indicar en formato tabla la concordancia entre los objetivos y los gastos presentados.

Presentar los resultados como:

Control nº Exx Nombre del control

Estatus de los controles obligatorios

Escoger el que sea conveniente: Correcto

Incidencia en forma No aplica

Comentarios y/o información adicional sobre las acciones realizadas

Añadir las notas aclaratorias (incluyendo tablas) que sean necesarias para la correcta verificación del control.

4.2. Revisión de aspectos relacionados con la gestión

a) Programas de Desarrollo Socioeconómico

El control que se muestra a continuación va destinado a conocer la correcta implantación de aspectos generales del Programa.

Gestión

nº Control Tipo de control Acciones a realizar

M1 Verificar las medidas de difusión del proyecto.

Recomendación

Conocer cómo la entidad está dando a conocer el proyecto financiado por Obra Social “la Caixa”. Revisar, documentar y anotar los siguientes aspectos:

Si la entidad dispone de carteles, trípticos, y demás material de información y comunicación.

Si se han realizado conferencias, charlas, notas de prensa, etc. La existencia del vídeo documental y si se ha visionado en algún

medio de comunicación.


Control nº M1 Verificar las medidas de difusión del proyecto. Estatus del control de recomendación


Aspectos a mejorar


Añadir las notas aclaratorias que sean necesarias para la correcta verificación del control.

b) Programas de Formación en África

Los controles que se muestran a continuación van destinados a conocer la correcta implantación de aspectos generales del Programa y verificar que las acciones realizadas se adaptan a los requerimientos del mismo.

Gestión nº Control Tipo de control Acciones a realizar

M1 Verificar las medidas de difusión del proyecto.

Recomendación

Conocer cómo la entidad está dando a conocer el proyecto financiado por Obra Social “la Caixa”. Revisar, documentar y anotar los siguientes aspectos:

Si la entidad dispone de carteles, trípticos, y demás material de información y comunicación.

Si se han realizado conferencias, charlas, notas de prensa, etc. La existencia del vídeo documental y si se ha visionado en algún

medio de comunicación. Si consta el apoyo de Obra Social “la Caixa” en las publicaciones,

material formativo, páginas web, etc.

nº Control Tipo de control

Acciones a realizar Obligatorio Criticidad Riesgos

Gestión

M2 Verificación de la formación impartida. Alta Incumplimiento de

las Bases.

Verificar que se dispone de las hojas de asistencia a las sesiones de formación (los nombres que aparecen allí deben coincidir con la relación de personas que han recibido formación incluida en el informe final narrativo entregado a Obra Social “la Caixa”).

Revisar la ficha de programación de las actividades formativas, donde conste el programa a impartir y el material formativo que se va a utilizar.

Verificar la existencia del material formativo. Si la entidad realiza cuestionarios de evaluación de los cursos,

revisarlos. Si se han imputado alquileres de aulas, revisar los contratos de

arrendamiento. Si se ha imputado la compra de equipos y suministros verificar si el

uso de dichos equipos estaba vinculado directamente con los objetivos del proyecto.


Control nº M1 Verificar las medidas de difusión del proyecto. Estatus del control de recomendación


Aspectos a mejorar



Control nº M2 Verificación de la formación impartida. Estatus del control obligatorio


Incidencia en forma No aplica



5. Análisis de los fondos de crédito/fondos rotatorios

5.1. Motivación, objetivo y alcance

La Obra Social ”la Caixa” ofrece la posibilidad de colaborar en la puesta en marcha o el fortalecimiento de fondos de crédito/fondos rotatorios en aquellos proyectos de Desarrollo Socioeconómico que apoya y que contemplaron el uso de este instrumento cuando presentaron el proyecto.

Los fondos de crédito/fondos rotatorios pueden tener múltiples características. De manera general, se trata de recursos financieros gestionados por una entidad o grupo local y que circulan en forma de créditos de dinero destinados a financiar actividades en la comunidad local. La cantidad recuperada en forma de cuotas se vuelve a prestar, generando un flujo de recursos económicos que debe ser gestionado para garantizar su viabilidad futura.

El objetivo principal del análisis es revisar la ejecución y el seguimiento de los fondos de crédito/fondos rotatorios apoyados por OSLC en el ámbito de los proyectos de cooperación internacional. En ocasiones, la experiencia acumulada de las entidades locales que gestionan los fondos es reducida, pudiendo limitar los efectos beneficiosos que se persiguen con su puesta en marcha así como su sostenibilidad en el tiempo.

El alcance del análisis comprende la evaluación desde una perspectiva de aprendizaje compartido y con el fin de aportar recomendaciones y aspectos de mejora en la gestión y procedimientos del fondo basado en el expertise técnico del equipo auditor.

5.2. Aspectos a revisar

A continuación, se muestran los aspectos que el equipo auditor debe analizar y revisar con el fin de valorar su ejecución y viabilidad y aportar recomendaciones destinadas a mejorar la gestión del fondo.

Análisis de los Fondos de crédito

nº Concepto Aspectos a revisar Resultado del análisis

A1 Reglamentos Revisión de los estatutos y reglamentos del Fondo.

Comprobar si existe una normativa interna que homogeneice todos los procesos a realizar y se adecúe a la misión y visión del Fondo establecidas al inicio de las operaciones.

A2 Viabilidad del Fondo

Revisión del capital social, la situación financiera actual del Fondo y de los intereses y gastos generados en las principales operaciones financieras.

Detección de aspectos de mejora al analizar los gastos administrativos y financieros, y los intereses generados por el Fondo.

A3 Documentación y Bases de Datos (normalmente un Excel)

Revisión dela estructura y el uso de la herramienta que permite el registro y seguimiento de las operaciones realizadas en contabilidad y tesorería.

Detección de posibles ineficiencias y omisiones en la herramienta (normalmente un Excel) que dificulten alcanzar la calidad y rigor de la información y, por consiguiente de la gestión del Fondo.

Recomendaciones de mejora en la herramienta.

A4 Formularios de solicitud de crédito

Análisis de los formularios de solicitud y recogida de datos personales y de negocio que deberían cumplimentar los solicitantes de crédito.

Detección de la existencia de formularios de solicitud y la adecuación del mismo a la necesidad de información anterior a la concesión de un crédito.

Análisis de los Fondos de crédito

nº Concepto Aspectos a revisar Resultado del análisis

A5 Criterios de concesión de créditos y análisis de garantías

Análisis de los criterios de aprobación de financiación y de garantías (si aplica).

Detección de aspectos a mejorar en el proceso de análisis y verificación de la información.

Detección de aspectos de mejora en la aprobación de una financiación (y en el análisis de las garantías presentadas, si aplica).

Comprobar si se realizan estudios de viabilidad de las inversiones propuestas.

A6 Contratos en proceso y ejecutados

Análisis del listado de préstamos concedidos con indicación de prestatarios, importes, intereses, plazos y destino del préstamo.

Detección de aspectos de mejora derivados del estudio de los volúmenes de crédito concedidos y de la concentración de riesgos existente.

A7 Política de recobro Análisis de la política de recobro de los créditos.

Detección de aspectos de mejora en la política de recobro a fin de unificar criterios, evitar arbitrariedades y homogeneizar las normas de comportamiento de las personas dedicadas a gestionar los impagos.

Análisis del seguimiento y acompañamiento que se realiza a la inversión (si aplica).

A8 Gestión de la morosidad

Revisión de las posibles prórrogas, refinanciaciones u otorgamiento de nuevos créditos a personas que no han cancelado un porcentaje elevado del crédito inicial concedido.

Detección de aspectos de mejora en el modus operandi de la entidad a fin de minimizar el riesgo en las operaciones y el aumento de cuentas por cobrar.


Aspecto nº Axx Nombre del aspecto a revisar


Añadir una breve explicación sobre el estado actual de los aspectos revisados y añadir las recomendaciones pertinentes para asegurar una mejor gestión del fondo y su viabilidad en el tiempo.

6. Conclusiones

Como resultado del trabajo realizado, el equipo auditor debe emitir su opinión informando de si se han observado o no hechos o circunstancias que pudieran suponer incumplimiento de las condiciones impuestas al beneficiario para la percepción de la ayuda, tanto en las Bases de la convocatoria como en el convenio de colaboración. En caso de haberse encontrado, deben detallarse todas las excepciones observadas.

Nombre del responsable del equipo auditor

Firma y fecha

· web viewen el caso de que la verificación revelase que alguna de las empresas no cumple, en...

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