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San José, 10 de noviembre de 2016DGAI-INF-022-2016

LicenciadoBenito Coghi Morales Director General de Aduanas

ASUNTO: Informe de control interno sobre la evaluación de los procesos administrativos en la Aduana de Caldera.

Le remitimos el informe de control interno, que versa sobre los resultados obtenidos en el estudio realizado sobre la evaluación de los procesos administrativos en la Aduana de Caldera. El estudio se realizó en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual 2016.

En el desarrollo del estudio se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y corregidos para obtener una garantía razonable de que las actividades administrativas que atiende esa Aduana, cumplen con la normativa vigente.

Los resultados de este informe fueron expuestos a los funcionarios de la Aduana de Caldera: Lic. Miguel Vega Segura, Sub gerente, Lic. José Manuel Marchena Orias, Jefe Departamento Normativo y Licda. Maribel Arias Sandoval, Jefe Departamento Técnico, el día 06 de octubre del 2016, quienes en términos generales estuvieron conformes con los aspectos comentados y sus observaciones fueron consideradas en el presente informe. Ver Anexo N°2 de este informe.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y estuvo a cargo del Lic. Gilberth Campos Barrantes, Profesional de Auditoría Interna 2, con la supervisión del Lic. Guillermo Badilla Martínez, Coordinador de Auditoría de Servicios Corporativos de esta Dirección General.

1. RESULTADOS

El estudio tuvo como objetivo evaluar los procesos administrativos que tienen lugar en la Aduana de Caldera, con el fin de determinar si cuentan con procedimientos de control interno suficientes y apropiados, para garantizar el cumplimiento de los objetivos, la normativa relacionada, la salvaguarda de los recursos y la confiabilidad de la información que generan.i

Dentro de este contexto, el estudio incluyó la verificación de la existencia y aplicación de controles en dicha Aduana, para cumplir con algunos de los procesos administrativos a su cargo, específicamente relacionados con los siguientes aspectos administrativos:

Potencial humano (vacaciones, asistencia, autorización y pago de tiempo extraordinario). Administración y uso de los vehículos. Control de viáticos. Gestión del archivo. Administración y gestión del contrato de limpieza Seguimiento contrato del arrendamiento del edificio y su mantenimiento. Control de activos Uso de combustible

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correo Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-4486 - www.hacienda.go.cr

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En términos generales se observó que, para los aspectos revisados, la Gerencia y otras jefaturas de la Aduana de Caldera se han preocupado por establecer y mantener un sistema de control interno, que brinda una garantía razonable de que la gestión se realiza de acuerdo con la normativa legal y administrativa aplicable, no obstante, se identificaron algunos aspectos que son susceptibles de mejora, según de describe a continuación:

1.1 Aspectos a mejorar en materia de Potencial Humano

1.1.1 Sobre los planes de vacaciones

La circular N°008-2015 del 17 de diciembre del 2015 emitida por el Departamento de Gestión del Potencial Humano, contiene aspectos de control relacionados con el otorgamiento de vacaciones legales en el Ministerio de Hacienda y la presentación de los Planes de Vacaciones Legales para el año 2016, indica en lo que es de interés lo siguiente:

“De conformidad con el artículo 107 del Reglamento Autónomo de Servicios de este Ministerio los funcionarios (as) que ocupen cargos con autoridad administrativa, técnica o de ambos tipos están obligados a: // ‘m) Velar porque sus subordinados disfruten de sus vacaciones de modo tal que no se produzcan acumulaciones indebidas de estas.’ / En razón del punto anterior, cada jefatura que coordine una Dirección, División, Departamento, Sección, Área, etc. y que por ende esté identificado como Jefe en la Estructura Funcional en el Sistema INTEGRA, deberá remitir al Departamento de Gestión del Potencial Humano a más tardar el 18 de Enero del 2016, el Plan Anual de Vacaciones Legales de todos sus colaboradores el cual debe contener las siguientes variables: / a. Nombre del Funcionario (a) / b. Número de Cédula / c. Fecha de Inicio / d. Fecha de Fin / e. Días Disfrutados / f. Saldo / g. Periodo”

Nombre: Número de Cédula:Fecha de la Próxima Acreditación: Días a Acreditar: xx díasFecha de Inicio Fecha de Fin Días Disfrutados Saldo Período

En la Circular mencionada se advirtió que las Jefaturas que no informen al Departamento de Gestión del Potencial Humano, el Plan Anual de Vacaciones Legales, en la fecha establecida para ese efecto, podrían incurrir en sanción administrativa por infracción a lo dispuesto en el artículo 106 incisos a) y b), del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda e incluso podrá incurrir en la sanción penal estipulada en el artículo 332 del Código Penal; de ahí la importancia de que dicho plan sea presentado en los términos y plazos establecidos.

De acuerdo con lo anterior, los funcionarios de la Aduana de Caldera prepararon los planes de vacaciones, los cuales fueron remitidos al Departamento de Gestión del Potencial Humano, en el plazo otorgado en dicha Circular, con excepción de la Sección Técnica Operativa del Departamento Técnico de la Aduana de Caldera, la cual no remitió en su oportunidad los planes de vacaciones correspondientes al año 2016 al Departamento de Gestión del Potencial Humano, sino que lo realizó hasta el mes de julio del 2016.

Por otra parte, producto de la revisión de 16 planes de vacaciones de funcionarios de la Aduana de Caldera se determinó que en 10 se presentan algunas debilidades o imprecisiones, pues no se indica la fecha de la próxima acreditación, y 8 no incluyen el número de cédula, el saldo de vacaciones ni el periodo, aspectos que dificultan los procesos de control en cuanto al número de veces en que se pueden fraccionar las vacaciones así como el debido disfrute en el periodo que corresponden. Estas situaciones, hacen que pierda efectividad de control el instrumento que el Departamento de Potencial Humano ha dispuesto, para un apropiado control y manejo de las vacaciones de los funcionarios,

Al respecto, el artículo 32 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, en lo que interesa dispone lo que se transcribe a continuación:


http://www.hacienda.go.cr/


“Los servidores deben gozar sin interrupciones de su período de vacaciones y sólo podrán dividirlas hasta en tres fracciones por la índole especial de las labores que no permitan una ausencia muy prolongada, tal y como lo regula el artículo 158 del Código de Trabajo; los jefes respectivos están en la obligación de autorizar el pleno goce de este derecho a sus subalternos, y disponer el momento en que éstos lo disfruten, debiendo programarlas dentro de las quince semanas siguientes al advenimiento del derecho y otorgarlas antes de que se cumpla un nuevo período. Por consiguiente queda prohibido la acumulación de vacaciones, salvo cuando las necesidades del servicio lo requieran y a solicitud escrita del servidor, se podrá acumular únicamente un período, mediante resolución razonada de la máxima autoridad que así lo autorice, según los términos del Artículo 159 del citado Código.”

Sobre este aspecto, se considera importante se incorpore en los planes de vacaciones la información que determine el Departamento de Gestión del Potencial Humano, lo cual permitirá entre otros aspectos, controlar no sólo el número de fraccionamientos permitidos según la legislación vigente, sino garantizar el debido disfrute de las vacaciones, disponiendo así el funcionario disponga de un tiempo continuo y prudencial, que le permita la estabilidad y descanso para recuperar las energías empleadas, no causando afectación del servicio público.

1.1.2 Control de asistencia

En el momento de la visita realizada a la Aduana de Caldera, laboraban 33 funcionarios, los cuales en su mayoría gozan del beneficio de exoneración de marca. Para el control de la asistencia de los funcionarios no exonerados, se dispone de un cuaderno foliado ubicado en un mostrador a la entrada de las instalaciones de la Aduana el cual presenta información sobre la fecha, nombre, firma y horas de entrada y de salida del funcionario, en forma desordenada, con inconsistencias, correcciones y tachaduras, que no permiten el uso de dicho instrumento como un elemento de control. Ver anexo 2

Respecto al control de asistencia de los funcionarios exonerados de marca, el Subgerente de la Aduana y demás jefaturas, indicaron entre otros aspectos, que se contaba con cámaras de seguridad instaladas en el edificio de la Aduana; así como con mecanismos, en el caso del Departamento Técnico, relacionados con la operativa de la Aduana que permiten constatar en un momento dado la presencia del funcionario, como por ejemplo la designación de estos para la supervisión de la descarga de mercancías en los depósitos aduaneros bajo jurisdicción de la Aduana y los registros sobre el ingreso y procesos en que participa el funcionario en el TICA.

Las condiciones señaladas, en criterio de esta Auditoría Interna, no representan medios idóneos para el control de la asistencia, en el primer caso por los problemas presentes en los registros de asistencia revisados y en el segundo caso por cuanto no se puede delegar el control, en sistemas o procesos no diseñados para estos efectos, por cuanto si bien es cierto, algunos de ellos pueden alertar sobre la ausencia del funcionario en un momento dado, estos no son suficientes para controlar el debido cumplimiento de los horarios de trabajo establecidos, además de sustentar la toma de decisiones en caso de incumplimientos.

Sobre el mismo orden de cosas, tampoco fue posible verificar la existencia de otras prácticas de control por parte de las jefaturas que aseguren el debido cumplimiento de los horarios por los funcionarios.

La situación mencionada, es contraria a lo establecido en los artículos 79 y 81 del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda, que en el mismo orden señalan:

“Corresponderá al (la) responsable de dicha dependencia o área, establecer los mecanismos para el control de asistencia. De igual manera estas instancias podrán otorgar mediante resolución razonada, la exención del registro de marca de asistencia.” y,

“Los registros de asistencia serán computados mensualmente. Los (las) responsables de dependencias, programas o equipos de trabajo del Ministerio, pondrán en conocimiento de los (las)




respectivos (as) encargados (as) del control, de las ausencias, omisiones y llegadas tardías, que a su criterio no ameriten justificación dentro de los tres primeros días hábiles del mes siguiente. También deben reportar cualquier anomalía o irregularidad que detecten.”

Al respecto las Normas generales de control interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General, en el numeral 4.1 sobre las Actividades de control, señalan lo siguiente:

“4.1 El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.”

1.2 Aspectos a mejorar en el uso de vehículos y consumo de combustible

1.2.1 Sobre el uso de los vehículos

De acuerdo con la información obtenida durante la ejecución del estudio, la Aduana de Caldera tenía asignados 4 vehículos, a saber: placas 09-932, 09-891, 09-938 y 09-927 de los cuales, los dos últimos se encontraban fuera de circulación, uno por colisión y otro en reparación.

La aplicación de controles para el uso de estos recursos, recae en el chofer y en el Oficial de Seguridad de la Aduana, quienes figuran en los distintos zarpes revisados, como conductor o funcionario que autoriza la salida y entrega del vehículo, intercambiándose ese rol según sea quien hace las veces de chofer del vehículo.

Sobre el particular, no hay evidencia de que la gerencia de la aduana haya adoptado medidas de control que le garanticen razonablemente el debido uso de los vehículos que le han sido asignados.

Al respecto, el Reglamento a la Ley General de Aduanas, Decreto N°25270, en el artículo 30, señala en lo que es de interés:

Artículo 35.-Competencia de la Gerencia de la Aduana. Compete a la Gerencia de la aduana de jurisdicción territorial dirigir técnica y administrativamente la aduana. La Gerencia está conformada por un Gerente, un Subgerente quien estará subordinado al Gerente y lo reemplazará en sus ausencias, con sus mismas atribuciones, para lo cual bastará su actuación. El Subgerente será el colaborador inmediato del Gerente, en la planificación, organización, dirección y control de la aduana, así como en la formulación de sus políticas y directrices que orienten las decisiones y acciones hacia el logro de las metas de la aduana. El Subgerente desempeñará, transitoria o permanentemente las funciones y tareas que le delegue el Gerente. Es subrayado no es del original

Por su parte, el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central establece lo siguiente:

Artículo 11.-Responsabilidad en el uso de los bienes. Las personas encargadas de administrar los bienes muebles, inmuebles y semovientes propiedad de la Administración Central, son responsables de la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos, cuando no provengan del deterioro natural por razón de su uso legítimo o de otra causa justificada. Dichas personas estarán obligadas a velar por el correcto uso de los bienes, debiendo gestionar el mantenimiento y conservación adecuados. Es subrayado no es del original.

En línea con lo anterior, la Ley General de Control Interno, en su artículo 7 establece la responsabilidad de los entes y órganos sujetos a dicha Ley, de disponer de sistemas de control interno, los cuales deberán ser




aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias.

Así las cosas, de la normativa descrita, se desprende con claridad la responsabilidad de la gerencia en el control concomitante que debe ejercer sobre el uso de los vehículos asignados a la aduana, lo que conlleva la aprobación o autorización de su uso, sea por su medio o por un funcionario de la aduana en quien este delegue.

En relación con dicha condición, durante el acto de comunicación de resultados, el Gerente de la Aduana manifestó que esta situación se presenta debido a que todo lo concerniente al uso de los vehículos está a cargo de los funcionarios de la Gestoría de la Dirección Administrativa y Financiera que laboran en la Aduana sin que tengan ellos injerencia en su administración. Dicha situación no es compartida por esta Auditoría Interna debido a que se considera que la gerencia de la aduana no puede abstraerse de la función de autorización o aprobación del uso de los vehículos, mismos que le han sido asignados a la Aduana para el cumplimiento de sus objetivos.

1.2.2 Sobre el uso del combustible

En el documento “Compendio Normativo sobre la Gestión Combustible Institucional” en el punto 5. H) referido a la responsabilidad de los choferes o conductores, establece que la tarjeta de combustible institucional no podrá utilizase reiteradamente en una misma estación de servicio, salvo caso justificado por existir sólo un negocio de este tipo en la región.

Durante la revisión efectuada a algunas liquidaciones de combustible presentadas por el chofer y el oficial de seguridad de la Aduana, amparadas a los zarpes 1074842, 1075089 y 1074179, del 04, 21 y 26 de julio del 2016, se determinó el uso reiterado de la misma estación de servicio por parte de uno de los funcionarios.

Lo anterior representa no sólo un incumplimiento de las disposiciones vigentes en torno al uso de la tarjeta de combustible, sino que representa una debilidad de control originada en la falta de controles a lo interno de la Aduana, que permitan una garantía razonable del cumplimiento de las disposiciones vigentes.

Sobre el particular, la Norma de control interno para el Sector Público, en el numeral 4.1 establece lo que se transcribe a continuación:

"El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad. / El ámbito de aplicación de tales actividades de control debe estar referido a todos los niveles y funciones de la institución. En ese sentido, la gestión institucional y la operación del SCI deben contemplar, de acuerdo con los niveles de complejidad y riesgo involucrados, actividades de control de naturaleza previa, concomitante, posterior o una conjunción de ellas. Lo anterior, debe hacer posible la prevención, la detección y la corrección ante debilidades del SCI y respecto de los objetivos, así como ante indicios de la eventual materialización de un riesgo relevante".

Asimismo, la Norma 4.5.1 sobre la Supervisión constante, indica lo que se transcribe:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las




regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos”.

1.3 Sobre el espacio utilizado por Correos de Costa Rica

Mediante contrato de arrendamiento N° MH-027-2010 (DGA) Contratación Directa por Materia Excepcionada N° 2010 CD-004225-13403 “ALQUILER DE EDIFICIO PARA LA ADUANA DE CALDERA” firmado entre el Ministerio de Hacienda y la empresa HELLINIKH COMPANY S.A, se establece en la cuarta cláusula de “OBLIGACIONES DEL MINISTERIO”, lo siguiente:

“1. EL MINISTERIO” se compromete a que el edificio de oficinas que arrienda, será dedicado para uso de las oficinas de la Aduana de Caldera de la Dirección General de Aduanas de “EL MINISTERIO”.

No obstante lo anterior, durante la visita efectuada a la Aduana, se determinó que en el primer piso del edificio se encuentra operando un funcionario de Correos de Costa Rica, S. A., que tiene a cargo la recepción y entrega de paquetes postales; asimismo, se tiene habilitado un espacio en el segundo piso para el almacenamiento de dichos paquetes. Ver anexo N°3.

Lo anterior, con base en la Resolución 1137-2012 del 29 de noviembre del 2012, suscrita por el señor Edgar Ayales Esna, en calidad de Ministro de Hacienda, mediante la cual se otorga a la empresa Correos de Costa Rica, S.A. el uso de dos espacios en las instalaciones arrendadas por el Ministerio para la Aduana de Caldera, por el término de un año a partir de la fecha indicada, al amparo del artículo 161 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), el cual reza:

“Artículo 161. —Permiso de uso. En los bienes de dominio público la Administración podrá otorgar permisos de uso, los cuales serán motivados en razones de oportunidad o conveniencia para el interés general, siempre y cuando no implique una desmejora en la disposición del bien.En todo caso se entenderán otorgados a título precario, por lo que podrán ser revocados por razones de oportunidad o conveniencia sin responsabilidad de la Administración. La revocación no deberá ser intempestiva ni arbitraria y deberá darse en todos los casos un plazo prudencial para el cumplimiento del acto de revocación.”

En razón de que el acto emitido con dicha Resolución podría ser contrario a derecho, por no constituir la propiedad arrendada un bien de dominio público, mediante oficio DGAI-AD-011-2016 del 21 de octubre de 2016 se advirtió al señor Ministro dicha condición a fin de que la Administración ajuste sus actividades, actos y contratos, presentes y futuros, a los requerimientos de ley y las formas y formalidades que ésta autoriza.

1.4 Sobre los expedientes de funcionarios

Se determinó que la Subgerencia de la Aduana y la jefatura del Departamento Normativo, mantienen un expediente por funcionario en el cual se conservan, entre otros documentos: comprobantes de incapacidades, nombramientos, resoluciones y calificaciones del desempeño; no así la jefatura del Departamento Técnico, quien sólo lleva algunos aspectos relacionados con el desempeño del funcionario en un archivo electrónico (carpeta por funcionario).

Al respecto considera esta Auditoría Interna que en los dos primeros casos, no es una práctica adecuada que la documentación relacionada con el desempeño del funcionario se mantenga en un mismo expediente con otra información ajena a su desempeño, pues es de naturaleza distinta y para propósitos distintos al objetivo que la normativa dispone para este instrumento, según se observa en las disposiciones emitidas por el Departamento de Gestión del Potencial Humano en la Guía de aplicación para la evaluación del desempeño de las funcionarias y funcionarios del Ministerio de Hacienda, que en lo que es de interés, señala:




4.2 El Expediente de Evaluación del Desempeño será llevado por la Unidad Administrativa en la que se ubica la funcionaria o el funcionario, en este expediente se registrarán todos los documentos relacionados con su desempeño, tales como: notificaciones, compromisos de desempeño pactados y asumidos, cartas de encomio por el trabajo eficiente, seguimiento del rendimiento en procura de un mejor desempeño y cualquier otro incidente significativo relacionado con el trabajo realizado.

Por otra parte, la inexistencia de expediente por funcionario en el Departamento Técnico de la Aduana en donde se incorpore información relacionada con la justificación de irregularidades en la asistencia, participación en curso de capacitación, licencias permisos, entre otros, representa una limitación en los procesos de control, pues dificulta la verificación posterior del debido cumplimiento en la presentación de documentos que sirven de justificación para cuando se presentan irregularidades en la asistencia u otras situaciones de carácter administrativo, relacionadas con los funcionarios.

Lo anterior podría tener su origen en la ausencia de disposiciones generales de carácter administrativo a lo interno de la Aduana que normen y estandaricen el deber de la conformación de dichos expedientes así como su contenido.

En relación con lo anterior, la norma 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional, señala:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda”.

2. CONCLUSIONES

Producto de la revisión realizada, se concluye sobre los procesos administrativos en la Aduana de Caldera, lo siguiente:

2.1 Los planes de vacaciones remitidos por las jefaturas de la Aduana de Caldera, no contienen la información requerida y necesaria para facilitar los procesos de control en torno al disfrute de vacaciones, conforme la normativa vigente. Asimismo, la no presentación oportuna de los planes de vacaciones por parte de la jefatura del Departamento Técnico de la Aduana, evidencia debilidades de control en relación con el seguimiento, que sobre el cumplimiento de esta obligación, deben ejercer, tanto la Gerencia de la Aduana, como otras unidades administrativas vinculadas a este tema. Ver resultado 1.1 de este informe.

2.2 El libro establecido para el registro de asistencia de los funcionarios no exonerados de marca, no reúne las condiciones necesarias para facilitar los procesos de control orientados a la verificación del debido cumplimiento de los horarios por parte de los funcionarios. Tampoco se han establecido otros mecanismos de control que brinden una garantía razonable del cumplimiento de los horarios de trabajo por parte de los colaboradores no obligados al registro de marca. Ver resultado 1.1 de este informe.

2.3 Los controles en operación para el uso de los vehículos asignados a la Aduana, no garantizan el cumplimiento de la normativa con respecto al buen uso y cuidado que se debe realizar de estos activos, pues no existe participación de la gerencia de la aduana en el control del uso de los vehículos. Ver resultado 1.2 de este informe.

2.4 El uso de la tarjeta de combustible en una misma estación de servicio representa un incumplimiento de disposiciones administrativas, además debilitan el sistema de control interno y que podrían resultar contraria al buen uso de los recursos públicos. Ver punto 1.2 de este informe.




2.5 El uso de espacios físicos por parte de Correos de Costa Rica S.A., en las instalaciones de la Aduana de Caldera, al amparo de una resolución emitida por el señor Ministro en el 2012, podría no estar a Derecho por no constituir el bien arrendado un bien de dominio público. Ver punto 1.3 de este informe.

2.6 No se tiene claridad por parte de las jefaturas de la Aduana sobre el deber de llevar expedientes de funcionarios y su contenido, que le permitan a estas ejercer controles necesarios, para la correcta administración del personal asignado a cada una. Ver punto 1.4 de este informe.

3. RECOMENDACIONES

Para colaborar en el fortalecimiento del control interno, con relación en los procesos administrativos en la Aduana de Caldera, recomendamos a esa Dirección, ordenar a las instancias responsables la implementación de las siguientes acciones de mejora:

Al Gerente de la Aduana de Caldera:

3.1 Girar instrucciones para establecer controles que le permitan dar seguimiento oportuno a la presentación de los planes de vacaciones, según se estableció en circular N°008-2015 del 17 de diciembre del 2015 emitida por el Departamento de Gestión del Potencial Humano. Asimismo, ejecutar las medidas que correspondan para asegurar que se cumpla en todos los extremos con la calidad de la información que deba ser incluida en dichos planes, de forma que esta sea de utilidad para el proceso de control sobre el disfrute de vacaciones, de acuerdo con la normativa aplicable.

3.2 Disponer a las jefaturas de la Aduana, establecer los mecanismos de control correspondientes para asegurar razonablemente el cumplimiento de los horarios de trabajo de los funcionarios, independientemente de si están exonerados de marca o no, según se establece en la normativa relacionada.

3.3 Establecer los controles necesarios, para la utilización de los vehículos asignados, especialmente en lo concerniente a la autorización de zarpes, así como la verificación del cumplimiento de la normativa aplicable a las compras de combustibles, que deben ser supervisadas y autorizadas por la jefatura correspondiente.

3.4 Brindar seguimiento a lo que se resuelva con respecto al servicio de advertencia remitido por esta Auditoría Interna al señor Ministro de Hacienda mediante oficio DGAI-AD-011-2016 del 21 de octubre de 2016n relacionado con los espacios utilizados por Correos de Costa Rica S.A., dentro de las instalaciones de la Aduana.

3.5 Ordenar al Gerente de la Aduana de Caldera la emisión de directrices internas, debidamente formalizadas y divulgadas, que vengan a regular aspectos relacionados con la conformación de los expedientes personales de los funcionarios, actualización del expediente y archivo del expediente, y que se adopten las medidas de control para custodiar toda la documentación que se genere de las labores administrativas, tales como comprobantes de citas médicas, nombramientos, resoluciones, incapacidades, datos generales del funcionario como dirección, teléfono, justificación de llegadas tardías, permisos con o sin goce de salario, entre otros documentos. Este lineamiento puede ser replicable en otras aduanas, como sana práctica administrativa.

Por último recordamos que las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 10 días hábiles, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, puede dentro de ese plazo elevar el informe al Ministro con las objeciones y soluciones alternas para los hallazgos detectados.




Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado las decisiones que se tomen al respecto, así como formalizar en un plazo razonable el plan de acción para su efectivo cumplimiento.

Dejándolo informado para la toma de decisiones.

Atentamente:

Lic. Gilberth Campos Barrantes Lic. Guillermo Badilla MartínezProfesional Auditoría Interna 2 Coordinador de Auditoría Servicios Corporativos

Máster Juan de Dios Araya NavarroDirector General

JAN/gbm/gcbEstudio N°021-2016




Anexo N° 1Comentarios de los funcionarios que participaron en la comunicación oral de resultados

Comentarios Valoración1. En relación con los espacios utilizados por

Correos de Costa Rica, S.A., el gerente de la Aduana justificó dicha situación, debido a que con ello se facilitaba los procesos de control que ejerce la aduana a no tener que desplazarse el funcionario aduanero para la revisión de paquetes.

Aun cuando esta Auditoría Interna, coincide que la situación en comentario puede representar una facilidad para la Aduana, lo cierto es que los espacios cedidos a Correos de Costa Rica, S.A en dichas instalaciones podría no encontrarse a Derecho, lo que originó un servicio de advertencia al señor Ministro de Hacienda en donde se le exponen los riesgos de mantener dicha situación bajo las condiciones actuales.




Anexo 2

Registros de asistencia funcionarios Aduana de Caldera Periodo: 09 /04/2016 al 09/06/2016




ANEXO 3

Espacios utilizados por Correos de Costa Rica S.A. en el edificio arrendado para la Aduana de Caldera

Funcionario de Correos de Costa Rica, S.A. en el espacio cedido en el primer piso de las instalaciones de la Aduana de Caldera para la atención público.

Área destinada en el segundo piso de las instalaciones de la Aduana de Caldera para el almacenamiento de paquetes de Correos de Costa Rica, S. A..

Bulto con paquetes ubicado en el segundo piso de la Aduana a ser ingreso al área de almacenaje de paquetes cedido a Correos de Costa Rica, S. A.

Fuente: Fotos tomadas en la Aduana de Caldera el 03 de junio del 2016.



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