HOJA DE CÁLCULODefinición de hoja de cálculo:Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de ta-blas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funcio-nes y dibujar distintos tipos de gráficasOrígenes de las hojas de cálculo.En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo elec-trónica en el artículo Budgeting Models and System Simula-tion de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron pa-tentar (patente en EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la ofi-cina de patentes por ser una invención puramente matemáti-ca. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el pun-to de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comien-zo de las patentes de software.Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las ho-jas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y rees-cribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, im-pulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso. Así como también lo podrás encontrar en paint.Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entu-siastas del computador para convertirse también una herra-mienta en los negocios y en las empresas.

INTRODUCCIÓN

Estructura de la hoja de cálculo

FILA COLUMNAS CELDA B2: aquí observamos resultados a partir de datos

Para seleccionar celdas:

Clic en la celda que quiero seleccionar

Si quiero seleccionar más de una celda, hago clic en una de ellas y arrastro el ratón

Para seleccionar celdas no consecutivas selecciono el conjunto de cel-das, aprieto la tecla CONTROL del teclado y marco las otras celdas, filas o columnas que deseo seleccionar

Selecciono los datos + copiar + pegar, en otra parte de la hoja de cál-culo (basta con hacer clic en una celda

Haciendo clic en la esquina inferior derecha y arrastrando tv consigo que se copien los daros

Poniéndonos sobre los bordes de una celda nos sale una flecha blan-ca, arrastramos, y los datos se mueven de un sitio a otro

Tipos de datos

Formato de la hoja de cálculo. Incrustar objetos

Selección de columnas y filas

o Presionamos en la parte superior o en la izquierda de la fila

o Si presionamos en cuadro que hay en la parte superior de la izquierda se nos marca toda la hoja de cálculo

Variación de tamaño

o Doble clic sobre la línea de una columna para que se tamaño se ajuste al texto escrito

o Si movemos las flechas que tenemos entre dos columnas, al poner el ratón variamos el tamaño de las columnas

o Si la columna es tan pequeña que no caben todos los dígitos, Excel nos muestra #, para indicarnos hay números ocultos

FÓRMULAS Y FUNCIONES

Utilización de nombres

Las funciones son procedimientos de cálculo más complejos

Diferentes funciones:

o + => sumar

o - => restar

o * => multiplicar

o / => dividir

o ^ => potencia

o () => paréntesis

o SUMA

o SENO

o PROMEDIO

o VARIANZA

o Y muchos más

Toda formula ha de llevar un = delante:

Para no escribirlo todo hago clic sobre la celda que quiero sumar, res-tar...

Si cambio el resultado de alguna de las celdas de la fórmula, se modi-fica el resultado automáticamente

Referencias relativas/ absolutas/ mixtas

Referencias relativas: cuando copiamos una fórmula, lo que se copia es el proceso que hace el ordenador para llegar de la celda seleccio-nada a aquella en la que queremos copiar la fórmula.

$: lo ponemos delante del número o letra que no queremos que cam-bie, así, cuando copiamos la fórmula que contiene este símbolo, la le-tra o número no cambiará

Referencia mixta: H4*100/H$9, que al copiarla nos quedará como H5*100/H$9

o Otro ejemplo: $H9

Referencia absoluta: lo utilizamos cuando copio en vertical y horizon-tal

o $H$9

o Vínculos

o Operaciones y funciones básicas

Podemos insertar funciones de dos maneras:

Se inserta la función o se hace clic en la tecla , que está en la barra de herramientas

¿Qué función hay que utilizar?

Seleccionamos la función que queremos

Se nos abre una ventana en la que tenemos que seleccionar los pará-metros

Si cambias un valor de los de la tabla... en todos los cálculos se cam-bian los resultados automáticamente

o Funciones avanzadas

Máximo: MAX en la opción de las funciones

Promedio: para calcular el promedio de una serie de valores

Contar: cuenta solo los números

Contara: cuenta todo lo que hay en las celdas seleccionadas

Contar. Si: cuenta con condiciones

“>=”: superior o igual a

“<=”: inferior o igual a

“<>”: no igual a

Si

o FORMATO DE CELDAS

Formato + Celdas +

Tramas

Bordes

Fuentes: tipo de letra, estilo, tamaño, color de la letra...

Alineación: derecha, izquierda, centrada...

Número:

Número: no decimales fijos, entre los que podemos elegir el color de los número positivos o negativos

H3*100/H$8

Moneda

Fecha

mm=> 12

mmm=> dec

mmmm=> diciembre

aa=> 02

aaaa=> 2002

d=> 9

dd=> 09

Porcentaje

H3/H$8 => si le damos a esta opción nos saldrá directamente el por-centaje

Personalizada

Escribimos en la barra, por ejemplo: “Palma”, d “de” mmmm “de” aaaa => y nos queda así: Palma, 1 de enero de 2002

Ahora queremos poner los números en euros:

0=> nos indica que queremos que aparezca 0 cuando se encuentre en un conjunto de números

#=> si utilizamos este símbolo quiere decir que no queremos que aparezca un 0 cuando éste aparezca en la posición en la que coloca-mos este símbolo

tenemos el número 1551'08=> escribimos: #.##0,0#, ya que les 0 a la izquierda no tienen sentido

Para poner el número de una cuenta corriente escribimos: 00000000-00

Formato + celdas + alineación + combinar celdas => se nos eliminan las barras que separan las celadas... aquí tv podemos cambiar la orientación del texto dentro de las celdas

Formato + celdas + alineación + ajustar texto => hacemos que el texto que hemos escrito y que es superior al tamaño de la celda, se adapte a la celda y se incluya todo en una

o GRÁFICOS

o Creación de un gráfico en una hoja de cálculo. Tipos de gráficos

Marcamos las columnas que queremos representar y a continuación: Insertar + Gráfico, entonces vamos seleccionando las características del gráfico

Asistente para gráficos => Paso 4 de 4 => lo podemos mantener en la misma hoja de cálculo o ponerlo en una nueva

¿Cómo eliminar cualquiera de los elementos del gráfico? => Botón de-recho del ratón y nos salen una serie de acciones, de las que nosotros elegimos Opciones de gráfico

Para modificar el gráfico =>

Clic en la representación => muevo el ratón y se nos separa

Otro clic y puedo mover uno a uno las porciones en un gráfico circular

Puedo cambiar los colores de las porciones o de los elementos del grá-fico

Nos sale un cuadrado alrededor del círculo, si se trata de un gráfico circular:

Hacemos clic aquí y movemos la circunferencia

Si hacemos clic en los bordes modificamos el tamaño

TIPOS DE GRÁFICOS:

Columnas

Barras son los más importantes

Circular

Lineal => muestra evoluciones de datos en el espacio y el tiempo

XY dispersión

Radial se utilizan en estadística

Burbujas

Creación de un gráfico independiente

Edición de un gráfico

IMPORTACIÓN/ EXPORTACIÓN DE DATOS A/ DESDE UNA HOJA DE CÁL-CULO

Formatos de ficheros

Importación

Exportación

UTILIDADES DE TRATAMIENTO DE DATOS

Edición + Rellenar + Series + Lineal => para hacer progresiones arit-méticas

Edición + Rellenar + Series + Geométrica => para hacer progresio-nes geométricas

Edición + Rellenar + Series + Cronológica

Marcamos una serie de celdas para tener un límite fijado en el que se incluirán las series, sean del tipo que sean

Cuando copiamos arrastrando, y apretamos en la esquina derecha in-ferior, nos sale una serie si apretamos la tecla de control antes de sol-tar el botón del ratón

Si copiamos los dos primeros valores no hace falta apretar control para que se continúe la serie, ya que basta con copiar arrastrando

Si copiamos por arrastre un día de la semana se nos van copiando los sucesivos días, y lo mismo ocurre con los meses

Si queremos que se trate de una hora lo que vaya en progresión, ha-cemos lo mismo, por lo que aumenta de hora en hora

Apretando la tecla de control no nos cambian los valores, ya sean días, meses, horas...

Herramientas + Opciones + Listas personalizadas => añadimos una nueva lista con lo que queremos que se cree una nueva serie

Si marcas todas las columnas y modificas el tamaño de una de ellas se modifican todas las columnas

Prueba lógica => compara un valor con otro valor

+ + +

SI => discrimina entre dos posibilidades

Ordenación

Se pueden tener hasta 3 criterios

Lista de encabezamiento => si hay títulos

Clic en cualquier celda que contenga datos

Datos + ordenar => y seleccionamos como queremos el orden

Si eliminamos la fila de los títulos hacemos lo mismo, pero entonces ordenamos con: Columna A; Columna B....

Filtros

Pueden ser de dos tipos:

Autofiltros => permiten hacer operaciones sencilla

Clic en el conjunto de datos

Datos + filtro + autofiltro

Salen unas flechas en los títulos => tienen diferentes opciones

Elegimos que es lo que queremos ver o no ver

Podemos personalizar el autofiltro: es mayor o igual a... / es igual a... o es igual a...

Filtros avanzados

Sumar. si

Se suma lo que le digamos correspondiendo a la condición

Rango: donde encontramos los datos

Rango suma: columna en la que encontramos los datos que queremos sumar

Criterio: lo que queremos que sume... es la condición

Subtotales

Permite hacer agrupaciones

Ordenación => clic + datos + ordenar

Datos + Subtotales

LIBRO DE CÁLCULO

Añadir nuevas hojas

Insertar + hoja de cálculo

Para pasar de una a otra hasta hacer clic en la solapa de abajo

Eliminar

Edición + Eliminar => siempre puestos en la hoja que queremos eli-minar

Cambiar nombre

Si queremos cambiar de sitio las hojas => hacemos clic abajo, donde pone hoja 1, y arrastramos al lugar en el que queremos que se quede

Para cambiar el nombre => doble clic en el nombre antiguo, y escribi-mos el nombre nuevo

Aritmética 3D

Trabajando con distintas hojas hemos de tener la misma estructura

Para hacer operaciones con los datos en las diferentes hojas:

Hago clic en cada una de las celdas que quiero que se sume, reste, etc.

= enero (hago clic en la hoja de enero) B2+ febrero B2+ marzo B2+INTRO => nunca volvemos a la hoja en la queremos poner el re-sultado, ya que se sumaría lo que hubiera en la celda, que no suele ser nada

Utilizo las funciones

Fx + marcamos el primer número + + clic en la última de las hojas => así se nos marcan todas las celdas de las distintas hojas que tene-mos y que queremos sumar, restar... etc.

BUSCARV => busca un valor dentro de una matriz y lo pone donde nosotros le digamos

MATRIZ BUSCAR lo que buscamos se pone a la derecha. Esto no hay que escribirlo

=> Búsqueda y referencia + Buscar V

Nos sale un cuadro como este:

Si cambiamos los valores de la matriz o de la tabla se cambian TB los resultados

Si tenemos intervalos en la Matriz, en ORDENADO hemos de poner Verdadero, por lo que entonces se nos buscará un valor aproximado

TABLAS

Tablas estáticas

Tablas dinámicas

Esquemas

PLANTILLAS

Ejemplos predefinidos

Creación de plantillas

=B3+B4*B5/B6^2

= nombre f (parámetro)

Fx

Funciones

Categoría

SI

Celda

Celda

< / > / = / >= / <= / <>

EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 1º con nota <5, junto con las asignaturas de 2º

En cualquier punto de la hoja de cálculo escribimos las condiciones que queremos

Tenemos que decir qué es el curso y qué es la nota => tiene que es-tar escrito igual que los títulos para asegurarse

Clic en la zona que queremos filtrar

Datos + filtro + filtro avanzado

Copiamos la información filtrada a otro lado

Rango de la lista => lo que queremos filtrar

Rango de criterios => condiciones

Copiar a => donde queremos copiar los filtros. Basta con seleccionar una celda nada más

CURSO NOTA

EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 9 créditos, las suspendidas de 1º y 2º, y todas las de 3º

Aquí apretamos la tecla de funciones y elegimos Sumar. Si

Fx

Grupo que queremos buscar allí donde buscamos el resultado

No podemos copiar lo escrito si no ponemos $, por lo que nos queda-ría así: B$8: C&10

UNA CELDA

Una celda en Excel es la intersección de una fila y una co-lumna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas

en otras hojas del libro.En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).Rango de celdasLos rangos son una referencia a un conjunto de celdas en un documento Excel. Así, se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operación. Los rangos de celdas suelen tener for-ma o abarcar espacios rectangulares. Se definen median-te letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquier-da), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.

BASE DE DATOSUna base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sis-temáticamente para su posterior uso. En este sentido, una bi-blioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e in-dexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desa-rrollo tecnológico de campos como la informática y la electró-nica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al pro-blema de almacenar datos.Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviados SGBD, que permiten almacenar y poste-riormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y ad-ministración, se estudian dentro del ámbito de la informática.Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas

en entornos científicos con el objeto de almacenar la informa-ción experimental.Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

CAMPOEn informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acce-der; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, don-de pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos son llamados cel-das. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adi-cionalmente, cada campo tiene un nombre.Tipos de CampoUn campo puede ser:Campo genéricoAquel campo que posee un dato único para una repetición de entidad. Puede servir para la búsqueda de una entidad en es-pecífico. Se muestran muchos pinoles.Alfanuméricos: Contiene cifras y letras. Presentan una longi-tud limitada (255 caracteres).Numéricos: Existen de varios tipos principalmente como ente-ros y reales.Booleanos: Admite dos valores, "Verdadero" y "Falso" (True-False).

QUE ES COMBINACION DE CORESPONDENCIACombinar correspondencia es un sistema para enviar cartas masivas a muchos destinatarios mediante un modelo diseña-do (una plantilla). Para usar este sistema es necesario crear el origen de datos (base de datos en Access o hojas de cálculo en Excel) y seguidamente crear la plantilla en un documento Word. Para conseguir esto haremos: 

Primero crearemos en Access o Excel el modelo que quera-mos combinar. Seguidamente, en el documento de Word, abriremos un nuevo documento, y en la barra de tareas le da-remos en Herramientas, Combinar correspondencia y seguire-mos los siguientes pasos: 

1.Documento principal. 

Deberemos definir cual será el documento principal de la combinación. 

Crear cartas modelo. Nos preguntara si usamos la ventana ac-tiva del documento actual o no, le diremos que si (ventana ac-tiva). 

2. Origen de datos. 

Necesitamos un origen de datos. En nuestro caso es una base de datos en Access. 

Para seleccionarla: apretar en obtener datos, abrir origen de datos, en tipo de archivo seleccionar Bases de Datos de MS Access, aceptamos, aparecerá las tablas, seleccionamos una y le damos en aceptar 

3. Es un paso automático. 

Ahora tenemos en la barra de tareas del Word dos nuevos bo-tones: Insertar campo de combinación, Insertar campo de Word... 

Para agregar campos de la base de datos, le daremos en In-sertar campo de combinación en el lugar que queramos. 

Para combinar todos los datos y nos salgan todas las páginas de cada registro de la base de datos, le daremos a combinar, en un documento nuevo, y se nos abrirá una ventana con to-das las páginas combinadas. 

Puedes descargarte un fichero con una BD de muestra con un fichero en Word Combinado

PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

Cómo Se Puede Iniciar Una Combinación De Correspondencia?

Puede utilizar Combinar Correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o catálogos. Combinar co-rrespondencia le guía en el proceso de organizar los datos de direcciones, combinarlos en un documento genérico e impri-mir los documentos personalizados obtenidos.

1. Abra o cree un documento principal que contenga la infor-mación genérica que desea repetir en cada carta modelo, eti-queta postal, sobre o catálogo.

2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nom-bre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word que cree utilizando Combinar correspondencia.

3. En el documento principal, inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.

4. Combine los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de catálogo individual. Puede enviar los documentos combinados directa-mente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a números de fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisión e impre-sión.

Documento Principal: En una operación de combinar corres-pondencia, es el documento que contiene el texto y los gráfi-cos que no cambian en las versiones del documento combina-do; por ejemplo, el remitente y el texto de una carta modelo.

Origen de Datos: Es el archivo con texto y gráficos que varían en cada versión de un documento de combinación de corres-pondencia; por ejemplo, una lista de nombres y direcciones para una carta modelo que desee enviar a una serie de clien-tes, o cualquier informe para el que desee utilizar información de una base de datos.

Campos de Combinación: Es un marcador que se inserta en un documento principal. Los campos de combinación indican a Microsoft Word donde puede insertar información específica del origen de datos. Inserte el campo de combinación “Ciu-dad” para que Word inserte el nombre de una ciudad, por ejemplo “Paris”, almacenado en el campo de datos Ciudad.

 

¿Qué Tipo De Orígenes De Datos Se Pueden Utilizar?

Puede utilizar prácticamente cualquier tipo de origen de datos que desee, incluidos una tabla de Word, una lista de contactos de Microsoft Outlook, hojas de cálculo de Excel, una base de datos de Microsoft Access o un archivo de texto ASCII. Si aún no ha almacenado información en un origen de datos, Word le guía paso a paso en el proceso de configurar una tabla de Word que contenga los nombres, direcciones y otros datos. Obtenga información sobre orígenes de datos de combinación de correspondencia.

¿Cómo Se Puede Personalizar Una Combinación De Correspon-dencia?

Para personalizar una combinación de correspondencia, pue-de especificar los datos que desea combinar, obtener una vis-ta previa de los documentos combinados y optimizar los resul-tados. Por ejemplo, puede elegir clientes específicos, como los de áreas que tengan un código postal determinado, o puede hacer que Word pida la fecha y la hora de cita con un cliente.

Crear Cartas Modelo

Paso 1: Abra O Cree El Documento Principal

1. Siga uno de estos procedimientos:

a. Abra una carta existente.b. Cree una nueva carta.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar corres-pondencia.

3. En Documento principal, haga clic en Crear y, a continua-ción, en Cartas modelo.

4. Haga clic en Ventana activa.

El documento activo se convierte en el documento principal.

 

Paso 2: Abra O Cree El Origen De Datos

1. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, siga uno de estos procedimientos:

a. Cree un nuevo origen de datos. Utilice este método si aún no ha almacenado los nombres, las direcciones ni ningún otro dato en un origen de datos y desea almacenar los datos en una tabla de Word.

b. Utilice los datos de un origen de datos existente. En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a continuación, en Abrir origen de datos. Seleccione un documento de Microsoft Word, una hoja de cálculo, una base de datos u otra lista y haga clic en Abrir. Haga clic en Modificar documento principal.

c. Utilice las direcciones de una libreta de direcciones electró-nica. En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a con-tinuación, en Usar Libreta de direcciones. Seleccione una li-breta y haga clic en Aceptar. Haga clic en Modificar documen-to principal.

 

Paso 2.1: Crear Un Nuevo Origen De Datos De Word

1. Asegúrese de que el documento principal ya está configura-do.

2. Si no aparece el cuadro de diálogo Combinar corresponden-cia, haga clic en el documento principal y, a continuación, en Combinar correspondencia en el menú Herramientas.

3. En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a conti-nuación, en Crear origen de datos.

4. En el cuadro Campos en el registro inicial, especifique los campos de datos que desee incluir en el origen de datos:

a. Para eliminar un campo de datos, haga clic en el nombre del campo del cuadro Campos en el registro inicial y, a conti-nuación, en Quitar campo.

b. Para agregar un campo de datos, escriba un nuevo nombre de campo en el cuadro Nombre de campo y, a continuación, haga clic en Agregar campo.

c. Para cambiar el orden de los campos de datos, haga clic en un nombre de campo del cuadro Campos en el registro ini-cial y, a continuación, en uno de los botones de flecha.

5. Cuando termine de especificar los campos de datos, haga clic en Aceptar.

6. Localice la carpeta en la que desee guardar el origen de da-tos, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

7. Haga clic en Modificar origen de datos.

8. En el cuadro de diálogo Ficha de datos, escriba la informa-ción de cada registro de datos:

a. Para rellenar un registro, escriba la información de un cam-po de datos y, a continuación, presione la tecla ENTRAR para

desplazarse al campo siguiente. Si no desea incluir informa-ción para un determinado campo, presione la tecla EN-TRAR para saltar ese campo. No escriba espacios en el cua-dro.

b. Para empezar un nuevo registro de datos, haga clic en Agregar nuevo.

9. Cuando termine de rellenar los registros de datos, guarde el origen de datos haciendo clic en Ver origen y, a continua-ción, en Guardar en la barra de herramientas Estándar.

10. Para volver al documento principal, haga clic en Documen-to principal en la barra de herramientas Base de datos.

 

Paso 3: Modifique El Documento Principal E Inserte Campos De Combinación

1. En el documento principal, escriba el texto que desee que aparezca en todas las cartas modelo.

2. Inserte campos de combinación donde desee combinar los nombres, las direcciones u otros datos procedentes del origen de datos. Para insertar un campo de combinación, haga clic en el documento principal, luego en Insertar campo de combi-nación en la barra de herramientas Combinar corresponden-cia y, por último, en el nombre del campo que desee.

 

3. Cuando termine el documento principal y haya insertado todos los campos de combinación, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al documento y haga clic en Guardar.

 

Paso 4: Combine Los Datos Del Documento Principal

1. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar corres-pondencia.

2. Si desea especificar el orden en que se combinan los datos, o combinar sólo parte de los datos, puede ordenar y seleccio-nar los registros de datos que se van a combinar.

3. Si desea ver el aspecto resultante de los datos combinados, puede obtener una vista previa de los documentos combina-dos.

4. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en Combinar en Combinar los datos con el documento.

5. Si desea comprobar si existen errores en el origen de datos antes de realizar la combinación, haga clic en Revisar errores. Seleccione una opción y haga clic enAceptar.

6. Siga uno de estos procedimientos:

a. Envíe las cartas combinadas directamente a una impresora. En el cuadro Combinar en, haga clic en Impresora y, a conti-nuación, en Combinar.

b. Guarde las cartas combinadas en un nuevo documento, para que pueda revisarlas, modificarlas e imprimirlas más tar-de.

c. Distribuya las cartas combinadas a direcciones de correo electrónico o números de fax.

 

 

Crear Sobres Combinando Una Lista De Direcciones

Paso 1: Cree El Documento Principal

1. Haga clic en Nuevo documento en blanco en la barra de he-rramientas Estándar.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar corres-pondencia.

3. En Documento principal, haga clic en Crear y luego en So-bres.

4. Haga clic en Ventana activa.

5. El documento activo se convierte en el documento principal

 

Paso 2: Abra O Cree El Origen De Datos

1. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, siga uno de estos procedimientos:

a. Cree un nuevo origen de datos. Utilice este método si aún no ha almacenado nombres, direcciones ni ningún otro dato en un origen de datos y desea almacenar los datos en una ta-bla de Word.

b. Utilice datos de un origen de datos existente. En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a continuación, en Abrir origen de datos. Seleccione un documento de Word, una hoja de cálculo, una base de datos u otra lista y luego haga clic en Abrir. Haga clic en Establecer documento principal.

c. Utilice las direcciones de una libreta de direcciones electró-nica. En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a con-

tinuación, en Usar libreta de direcciones. Seleccione una libre-ta y luego haga clic en Aceptar. Haga clic en Establecer docu-mento principal

Paso 3: Seleccione Las Opciones Para Sobres E Inserte Campos De Combinación

1. Si no aparece el cuadro de diálogo Opciones para sobres, haga clic en cualquier lugar del documento principal y, a con-tinuación, en Combinar correspondencia del menú Herramien-tas. En Documento principal, haga clic en Preparar.

2. En la ficha Opciones para sobres, seleccione el tamaño de sobre que desee y ajuste el formato y la posición de la direc-ción en el sobre.

3. En la ficha Opciones de impresión, asegúrese de que las op-ciones de alimentación de sobres son las correctas para la im-presora que vaya a utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Dirección, inserte los campos de combinación donde desee combinar las direcciones proceden-tes del origen de datos. Para insertar un campo de combina-ción, haga clic en Insertar campo de combinación y, a conti-nuación, en el nombre de campo que desee.

5. Si desea especificar códigos de barras POSTNET y códigos FIM-A en los sobres, haga clic en Insertar código de barras postal. Especifique los campos de combinación que contienen el código postal y la dirección, active o desactive la casilla de verificación Mensaje de respuesta de cortesía de FIM-A y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Aceptar.

7. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, en Do-cumento principal, haga clic en Modificar y, a continuación, en el documento principal del sobre. Compruebe el remite o eli-mínelo si los sobres ya lo tienen impreso.

8. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar corres-pondencia.

 

Paso 4: Combine Los Datos En El Documento Principal

1. Si desea especificar el orden en el que se combinan los da-tos o combinar sólo parte de los datos, puede ordenar o selec-cionar los registros de datos que se van a combinar.

2. Si desea ver el aspecto resultante de los datos combinados, puede obtener una vista previa de los documentos combina-dos.

3. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en Combinar en Combinar los datos con el documento.

4. Si desea comprobar si existen errores en el origen de datos antes de realizar la combinación, haga clic en Revisar errores. Seleccione una opción y haga clic en Aceptar.

5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

a. Envíe los sobres combinados directamente a la impresora. Haga clic en Impresora en el cuadro Combinar en y, a conti-nuación, en Combinar.

b. Guarde los sobres combinados en un nuevo documen-to para poder revisarlos, modificarlos o imprimirlos más ade-lante.

 

EJERCICIOS

1. Utilizando el menú Herramientas crear Etiquetas Postales y Catálogos.2. Realice una Combinación de Correspondencia utilizando como Origen de Datos una Base de Datos de Access y una Hoja de Calculo de Excel.

Sugerencia: En Origen de Datos seleccione Obtener Datos + Abrir Origen de Datos y luego seleccione el archivo.

Distribuir Los Documentos Combinados A Direcciones De Correo Electrónico O A Números De Fax

1. Asegúrese de que el documento principal ya está configura-do, de que ha seleccionado un origen de datos y de que ha in-sertado campos de combinación en el documento principal.

2. Si no aparece el cuadro de diálogo Combinar, haga clic en cualquier lugar del documento principal y, a continuación,

en Combinar correspondencia del menú Herramientas. En Combinar los datos con el documento, haga clic en Combi-nar.

3. Si desea combinar sólo los registros de datos que contienen direcciones de correo electrónico o de fax, haga clic en Opcio-nes de consulta y, a continuación, en la ficha Filtrar registros. En el cuadro Campo, haga clic en el campo de datos que con-tenga las direcciones de correo electrónico o los números de fax. En el cuadro Comparación, haga clic en No vacío. Haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro Combinar en, haga clic en Correo electrónico o Fax.

5. Haga clic en Configuración.

6. En el cuadro Campo con dirección de correo o fax, haga clic en el campo de datos que contenga las direcciones de correo electrónico o los números de fax.

7. Si va a enviar documentos combinados a direcciones de co-rreo electrónico, siga uno de estos procedimientos:

a. En el cuadro Asunto del mensaje, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.

b. Si desea conservar el formato del documento combinado, active la casilla de verificación Enviar documento adjunto. Cuando se activa esta casilla, Word envía cada documento combinado como un documento de Word independiente aso-ciado a un mensaje de correo electrónico. Si se desactiva esta casilla, Word inserta el texto del documento combinado resul-tante en el mensaje de correo electrónico.

8. Haga clic en Aceptar.

9. En el cuadro de diálogo Combinar, haga clic en el coman-do Combinar.

8 Qué función cumple una hoja de calculo en Excel? 

Respuesta de ALEGSA:

Una hoja de cálculo en Excel (o cualquier otro programa que cumple funciones similares), sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Es una hoja de cálculo avanzada que te permite realizar fácilmente tareas financieras y administra-tivas.

Una hoja de cálculo Excel es una cuadrícula donde cada celda que conforma esa cuadrícula puede contener números, letras, fórmulas o gráficos.

9 INICIOLa pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes so-bre copiar, cortar y pegar, además de las operacio-nes de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 sec-ciones que contienen las operaciones correspondientes al Por-tapapelesFuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.)Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.)Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.),Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acce-so rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. INSERTARLo que antes solía llamarse el menú Insertar, ahora es una pestaña que contiene grupos de herramientas de acceso rápi-do.

Para la pestaña Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a:PáginasTablaIlustracionesVínculosEncabezado y pie de páginaTextoSímbolosLas diferentes pestañas y herramientas se pueden acti-var desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.

DISEÑO DE PÁGINATambién se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras). En la siguiente ventana se mues-tran las letras que se acompañan para cada opción.

Para la pestaña Diseño de página, ubicamos las herramientas correspondientes a:TemasConfigurar páginaFondo de páginaPárrafoOrganizar REFERENCIAS

CORRESPONDENCIA

REVISAR VISTAEsta pestaña nos da las opciones para elegir cómo queremos ver el área de trabajo. Ya que Word permite guardar el docu-mento como página Web, una de las vistas permite apreciar cómo quedaría como tal, también permite ver las estructu-ras de un documento cuando los títulos y subtítulos son indi-cados.La Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como: Guardar, Deshacer, Orto-grafía y Gramática.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office (el primero a la izquierda), lo que antes era el menú Archivo. GUARDAREsta opción permite al usuario guardar en la memoria del or-denador el archivo que hemos trabajado. En la barra de acce-so rápido ubica el icono / o también puedes utilizar los coman-dos: Guardar y Guardar como... del Botón Office / Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como

el que ves a continuación que te permite cambiar el nom-bre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

Guardar no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemen-te se guardarán en su actual ubicación los cambios que ha-yas efectuado en el documento.

Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documen-to nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como DESHACER ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICAEn la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el español.

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Basta-ron). En este caso el error era el cambio de la B por la V.En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia co-rrecta para seleccionarla.Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la de-recha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra

no encontrada y continua revisando el documento. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma

palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el documento.

Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es co-rrecta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar

como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que de-tecte como error el nombre "SISE".

Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna su-gerencia que consideremos acertada podemos escribir di-rectamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.

Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de suge-rencias por la palabra no encontrada.

Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la pala-bra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Au-tocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección.

En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botón del trián-gulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Debe asegurarse de que el diccionario elegido esté disponible en nuestro ordenador.Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión ortográfica, marcar la casilla Revisar gramáti-ca.Revisar mientras se escribe.Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debemos ir al Botón Office /, hacer clic en el botón Opciones de Word/y allí seleccionar Revisión. En la ven-tana que se abre, marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe y pulsar Aceptar.A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfi-ca de modo permanente, de forma que nos mostrará los erro-res que ya existan en el texto y los que cometamos según va-mos introduciendo nuevo texto.Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando en-cuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará la palabra no en-

contrada con un subrayado ondulado en color rojo, de esta forma:Necesitamos establecer las condiciones del juego

Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces apa-recerá una pequeña ventana, como la que vemos en la ima-gen:

Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra ne-grita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tene-mos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.

Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.

Omitir, si consideramos que la palabra subrayada no es un error esta opción la dejara pasar por alto. Si es así no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se impri-mirá en ningún caso.

Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al dic-cionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

Autocorrección. Si hacemos clic aquí, se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas añadimos a la lista de autocorrección.

Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccio-nemos el nuevo idioma.

Ortografía Si hacemos clic aquí aparecerá la misma venta-na para corregir los errores que hemos visto en el aparta-do Revisar al finalizar.

Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revi-

sado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador.Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento, no notaremos ningún retraso por tener activada esta opción.La Barra de Título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está traba-jando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras.En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.En la parte derecha también puede tener la barra del Office, que contiene los iconos para arrancar progra-mas de Office como Excel, Access, etc.

La Barra de Estado

Nos muestra la página en que nos encontramos. También el idioma y los botones de visualización del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para verla más cerca o lejos.

La Barra de Desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de for-ma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Formato de caracteresCuando hablamos del formato de un texto nos estamos refi-riendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mu-cha importancia.Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectacula-res, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto.Para aplicar formatos a los textos, es necesario tener previa-mente seleccionado el texto al que vas a aplicar los cambios. A continuación se presentan las diferentes formas de dar for-mato a un documento. Word muestra par defecto la Cinta de opciones de la ficha Inicio en la parte superior del programa, desde la cual puedes acceder a todas las opciones que la apli-cación te proporciona para adecuar el formato de tu texto.

Dentro del grupo Fuente encontramos los siguientes menús y botones: Fuente: Desplegando el menú, indica a Word qué tipografía

debe usar de las instaladas en el Panel de control del siste-ma operativo.

Tamaño de fuente: es la medida de la fuente introducida.

Aumentar tamaño de fuente: este novedoso comando au-menta de punto en punto el tamaño de la fuente del texto seleccionado.

Reducir tamaño de fuente: Se halla a la derecha del coman-da anterior y al contrario que éste, reduce un punto el ta-maño de la letra del texto seleccionado al pulsarlo.

Borrar formato: Borra todo el formato de la selección y deja el texto sin formato. Es decir, vuelve al formato predetermi-nado de Word 2007 (Calibri, 11).

Estilos: en el submenú de estilos, Microsoft Word muestra los tres estilos más comunes:

Negrita, cursiva y subrayado. Observa la flecha que apare-ce en el icono de Subrayado, que descubre un menú des-plegable en el que podrás seleccionar el tipo y grosor de subrayado.

Tachar: este comando traza una línea en medio del texto seleccionado.

Subíndice: Crea letras minúsculas debajo de la línea de base del texto.

. Superíndice: Crea letras minúsculas encima de la línea de

texto. Cambiar mayúsculas y minúsculas: Cambia todo el texto

seleccionado a mayúsculas, minúsculas u otras mayúsculas adicionales.

Este comando es muy útil y se usa frecuentemente, en ver-siones anteriores de Word había que realizar varios pasos hasta llegar a él. Aquí lo tienes a un solo clic y siempre visi-ble.

Resaltar: Actúo de lo mismo manera que si usaros un rotu-lador fluorescente, destocando porciones de tu texto. Con esto opción pinturas el fondo del texto que hoyos seleccio-nado.

Observa la flecha que aparece en este icono, que descubre un menú desplegable en el que podrás seleccionar el color del fondo de tu texto.

Formatos avanzados de caracteresWord dispone de formatos avanzados que nos permiten per-sonalizar el texto hasta darle un aspecto profesional. Podrás mejorar el aspecto de tu texto aplicándole un formato avanza-do. Si pulsamos en el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente se abrirá el cuadro de diálogo Fuente.Desde ahí podrás cambiar los mismos opciones de formato que desde lo borro de menús. Además, podrás añadir efectos o lo tipografía y definir algunas opciones más. Color de fuente: Es el color de lo tipografía del texto selec-

cionado. De lo mismo formo que en lo opción anterior, este botón albergo un menú desplegable paro que indiques o Word el color que deseos, pero esto vez el menú es más completo, yo que te permite lo introducción del color en vo-lares exactos.

Por ejemplo, si deseos cambiar el espacio entre los caracteres de uno palabra, debes seleccionar lo palabra y, o continua-ción, pulsar en lo pestaña Espacio entre caracteres dentro del cuadro de diálogo Fuentes. Podrás observar que Word te ofre-ce más posibilidades de formato. Además de cambiar el espa-cio que existe entre los caracteres del texto, puedes introducir el volar del espacio en puntos, así como el valor de lo posición del texto.

Desde lo pestaña Fuente puedes agregar algunos efectos de texto que no aparecían en el grupo Fuente, toles como Som-bra, Contorno, Relieve, Grabado, etcétera. Además dispone de uno visto para pre visualizar cómo actúo el efecto escogido sobre lo selección.

Formato de párrafoPara aplicar formato a un párrafo, no es necesario tener resal-tado todo el párrafo. Seleccionando una parte o con el punte-ro activo sobre él, es suficiente para que recoja todas las ac-ciones que le apliquemos, lo cual agiliza enormemente tu tra-bajo.Dentro del grupo Párrafo encontrarás al alcance de tu mano los menús y botones para darle formato.

Si deseas darle algún formato de Párrafo avanzado, sólo tie-nes que pulsar el icono del Iniciador de cuadro de diálogo Pá-rrafo.

Dentro del cuadro de diálogo Párrafo podrás cambiar la sang-ría y el espaciado del párrafo y configurar las líneas y saltos de página. Además, dispone de una vista previa para visuali-zar cómo actúan los cambios en el párrafo antes de aplicarlos de forma definitiva.

A continuación veremos el efecto de algunas de las opciones de formato más frecuentemente utilizadas.Comenzaremos par las alineaciones de texto. Mediante las ali-neaciones, configurarás cómo deseas ordenar el texto de un

párrafo respecto al margen izquierda y el margen derecho del documento. Alineación izquierda: Microsoft Word asume por defecto

esta alineación. En este caso, todas las líneas de un párrafo se ajustan al margen izquierdo de la página, pudiendo lle-gar o no al margen derecho.

Alineación centrada: Microsoft Word 2007 configura una lí-nea imaginaria equidistante del margen izquierdo y el dere-cho. El texto de cada una de las líneas del párrafo se repar-te uniformemente a la izquierda y derecha de esta línea imaginaria.

Alineación justificada: este tipo de alineación introduce los espacios necesarios para que todas las líneas del párrafo se ajusten perfectamente al margen izquierdo y derecho del documento, Excepto la última línea del párrafo, que realiza una alineación izquierda.

Otra opción importante en la barra de tareas es el interlinea-do.El interlineado es la distancia que existe entre las líneas de un párrafo. El valor que Microsoft Word toma como predetermi-nado es un punto, y según vaya subiendo el interlineado, el espacio entre los renglones de su texto irá aumentando.

Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes.La diferencia entre estas dos opciones es que la numeración crea una lista ordenada colocando números antes de los tér-minos, mientras que la opción viñetas crea una lista desorde-nada, colocando simplemente símbolos delante de éstos.

Menú desplegable Interlineado Mediante numeraciones y viñe-tas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opcio-nes que consideres importantes. Más adelante estudiaremos en profundidad estas dos opciones.Otra forma muy útil de organizar tu texto es mediante las san-grías.Las sangrías son espacios adicionales que se añadirán tras el margen izquierdo y donde comenzarás a insertar el texto. Esta te ayudará también a la hora de hacer más clara o per-ceptible la lectura de tu documento.En la barra de herramientas hay dos botones que te permiten aumentar y reducir las sangrías del texto.Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes.Por el contrario, el botón Aumentar sangría introduce espacio adicional a tu sangría.

Otra opción muy útil para resaltar una porción de tu texto es la introducción de bordes. Se trata de un marco de color ne-gro que envuelve el texto seleccionado, la Opción Borde.Por el contrario, el botón Aumentar sangría introduce espacio adicional a tu sangría. Presionando con el puntero sobre esta opción, desplegarás un menú can las distintas opciones de marco que Microsoft Word te brinda.

Dentro del grupo Párrafo hay un comando para ordenar un texto ya sea alfabéticamente, por numeración o fecha, de ma-nera ascendente o descendente. Al pulsar en el botón Ordenar se abre un cuadro de diálogo donde puedes elegir las opcio-nes de ordenación

Tabulaciones: La tabulación permite introducir datas de for-ma estructurada. Para ello dispones de la tecla Tab (tabula-dor)' que está situada entre la tecla Esc (escape) y la tecla de Bloqueos mayúsculas. Cada vez que pulses la tecla ta-bulador, Word llevará el punto de inserción hacia delante, una distancia establecida de caracteres.

Por ejemplo, introduce en tu documento un listado telefónico. Para ello teclea el primer nombrey pulsa dos veces la tecla tabulador. Observa que Microsoft Word añade espaciosEn blanco hasta la siguiente tabulación establecida. Introduce el número de teléfono y vuelve aPulsar dos veces la tecla tabulador, a continuación introduce la edad.Si cambias de línea y vuelves a introducir otro elemento en tu lista de la misma forma, puedes apreciar cómo Word vuelve a dejar el espacio definido en los tabuladores, y que además coincide con la misma distancia que en la fila superior.Por lo tanto, utilizando los tabuladores, el texto queda estruc-turado. Para cambiar el comportamiento de los tabuladores, puedes hacerlo pulsando en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo, y seleccionando la opción Tabuladores. De esta ma-nera, abrirás el cuadro de diálogo de Tabulaciones. Por defec-to, los tabuladores estarán a una distancia de 1,25 cm y ten-drán una alineación izquierda, aunque puedes configurarlos a medida desde el cuadro de diálogo Tabulaciones.

Aplicando estilosUn estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez.Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos,  fuente "Arial", negrita y párra-fo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear esti-los personales, con las características de formato que desee-mos.Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títu-los de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direc-ciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc.Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar más eficiente-mente.Panel Estilos

En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible.Debajo verás 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo /, Inspector de Estilos /, Administrar Estilos /.Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usua-rio o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos.Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como vere-mos en el tema 9 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de una forma sencilla, pero potente, de utilizar este panel.  Aplicar formatos

Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel úni-camente hay que seleccionar el texto al que queremos apli-carle el formato y hacer clic en la línea del panel que conten-ga el formato que queremos aplicar. Si desea borrar el forma-to, hacer clic en el botón superior que dice Borrar todo.  Crear formatos

Para crear un formato haz clic en el botón Nuevo estilo y relle-na los campos que se te mostrarán en el siguiente cuadro de diálogo.

Inspector de estilos

En esta zona podemos ver las características del texto que te-nemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de inserción).Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior For-mato de párrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el párrafo completo.Más abajo encontrarás un área llamada Formato de nivel de texto, aquí se mostrará el nombre del estilo y su ejemplo apli-cado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de inserción.La explicación para la diferencia de esta clasificación es senci-lla. Un estilo se aplica sobre un párrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese párrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos infor-ma del estilo del párrafo y del texto seleccionado dentro de ese párrafo.Haciendo clic en el botón Mostrar formato /vemos el siguiente panel.

Panel Mostrar Formato

Este panel muestra el detalle del formato del texto.En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato párrafo e incluso a nivel de sección.Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se puede insertar un... y que tiene un formato fuen-te Cuerpo de 11 puntos; también vemos que tiene un formato párrafo con alineación izquierda, con sangría a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato.Vamos a ver las dos formas básicas de utilizar este panel. Ver el formato.

En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del do-cumento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podíamos ver los distintos formatos que contenía el documento. Sin embargo en este panel el formato está descri-to de una forma mucho más amplia. Modificar el formato.

Al hacer clic en uno de los elementos del formato que apare-cen en color azul, se abrirá el cuadro de diálogo correspon-diente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en la pestaña Inicio, Fuente.De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferen-tes cuadros de diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.

Introducir ecuaciones y fórmulas

Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y fórmulas matemáticas.

Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaña Insertar, dentro del grupo de herramientas Símbo-los se encuentra la herramienta Ecuación y la herramien-ta Símbolo.

 Al hacer clic en la herramienta Ecuación, se abren las herra-mientas de Diseño de ecuaciones. Dichas herramientas se agrupan en Herramientas, Símbolos y Estructuras.

También se observa en la hoja un lugar específico donde po-demos insertar la ecuación/formula que deseemos.

 Un ejemplo de cómo quedaría una ecuación hecha con el edi-tor de ecuaciones sería como el siguiente.Esta es la ecuación vista en el cuadro editor de ecuaciones.

 Y esta es la misma ecuación vista desde fuera del editor, des-de el documento de Word que estábamos desarrollando.

Diseño de página 1. Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser im-presa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos mues-tra las herramientas con las que se puede modificar Márge-nes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de lí-nea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márge-nes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el docu-mento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tama-ño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personali-zar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tama-ños de papel.

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde supe-rior de la página y la primera línea del documento.

Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.

Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde iz-quierdo de la página y el principio de las líneas del docu-mento.

Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.

Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando va-mos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.

Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación.

Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orienta-ción vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).

Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos pági-

nas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de es-tas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten.

En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista pre-via que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.

Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si va-mos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes. 2. Encabezados y Pies de Página

Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la pestaña Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes:Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya en-tre el borde superior del papel y la primera línea del encabe-zado.Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la últi-ma línea del pie de página y el borde inferior de la página.

Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro do-cumento debemos pasar a vista de Diseño de impresión.Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de impresión de una página con encabezado y pie de página.Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes.También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior.Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamen-te al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribien-do, el autor, la fecha, etc.El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se impri-me al final de la página, y suele contener los números de pá-gina.Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.Se mostrará una nueva pestaña:

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótu-lo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones dispo-nibles

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro pun-teado y, si lo creemos conveniente, insertar números de pági-na, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramien-tas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos aca-bado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

 Veamos más botones de esta barra.Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y lue-go en Propiedad, se abre una lista despegable con los auto-textos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha.

/Insertar una imagen guardada en el disco (foto)./Insertar imágenes prediseñadas./Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione. En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente gru-po de opciones:

 Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que apa-rezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pági-nas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha. 3. Número de Página

Cuando creamos un documento, Word numera correlativa-mente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos des-de la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de pá-gina y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de forma-tos prediseñados para que elijamos el que más nos guste.También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña Diseño:

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubi-cación y formato del número de página.Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta: /.En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de formato /.En la sección Página X, el número de página viene acompaña-do de la palabra Página o Pág., por ejemplo /.En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo /.Los formatos predeterminados que aparecen en la lista des-plegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubi-cación a otra, la ubicación Final de página dispone de más for-matos.Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal.Una vez insertado el número de página podemos variar su for-mato con la opción Formato del número de página.Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuen-tra a continuación.

 

Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de núme-ro se despliega una lista con posibles formatos predetermina-dos para que seleccionemos el formato que más nos guste.Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empe-zará la numeración de las páginas:1.- Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección).

2.- Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Ini-ciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.TablasLas tablas permiten organizar la información en filas y colum-nas, de forma que se pueden realizar operaciones y trata-mientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el va-lor medio de los datos de una columna o para ordenar una lis-ta de nombres.Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para In-ternet.Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nú-meros o gráficos.Creación de tablas

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cua-

drícula las filas o columnas, definirla usando números para es-pecificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña In-sertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una venta-na con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que si-

mula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la mis-ma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el Mouse.

Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle direc-tamente un estilo con un sólo clic para ello deberás seleccio-nar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sec-ción Estilos de tabla.

Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.

El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla.De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz /que está a la izquierda, el cursor tomará la for-ma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación di-bujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz.Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregu-lares, como la que se muestra en la imagen.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.La mayor parte de las funciones sobre formato están disponi-bles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negri-ta, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimien-to del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las ta-blas que vamos a ver a continuación. Desplazarse.Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.  Seleccionar.Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pe-queña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la co-lumna quedará en vídeo inverso.Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas ha-ciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.  Borrar.Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccio-narla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo quere-mos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el res-to de las columnas. También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla.Aquí tienes un ejemplo de una tabla, a ver si lo diseñas:

Imágenes y gráficosHoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, grá-ficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.Un excelente procesador de textos como es Word2007 no po-día dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa in-corpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word

en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos: Imágenes

Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseña-das procedentes de las librerías que Word tiene organiza-das por temas. Estas imágenes están construidas utilizan-do vectores, lo que permite hacerlas más grandes o peque-ñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagru-par en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar es-tas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes foto-gráficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pue-den realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tie-nen cada uno un color y una posición pero no están relacio-nados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posterior-mente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder re-solución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoria-les.

Gráficos

Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.

WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

SmartArt. Representación de datos en forma de organigra-mas.

Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

 Hay algunos objetos más que podrían ampliar esta relación, como el sonido y los vídeos digitales, aunque esto lo tratare-mos en la próxima ampliación de este curso.Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, va-riar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pesta-ñas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar do-cumentos Word con una componente gráfica atractiva.  Tipos de archivos gráficos

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar bre-vemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado mo-tocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg. Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y bo-tones. También permite crear gráficos animados.

BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocu-pan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

PNG. Moderno formato que permite compresión. Imágenes vectoriales o prediseñadas

WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word. Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vídeo digital. WAV y MP3 para los de sonido.

Insertar imágenes

Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones.Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.

Imágenes prediseñadas

Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las pa-labras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blan-co, aparecerán todas la imágenes disponibles.

Por ejemplo al escribir "casa" aparecen las imágenes que ten-gan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha.Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic so-bre ella

También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indi-car en donde se realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis co-lecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotogra-fías de tipo JPG. Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema soli-cite que insertes el disco de Word2007 para copiar la imagen a tu disco duro.

Puedes ver cómo insertar imágenes prediseñadas con más de-talle en este tema básico.También se pueden traer imágenes desde Internet con la op-ción Imágenes prediseñadas de Office Online Desde archivo.

Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen selec-cionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pul-saremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento.   Insertar imagen vinculada.

Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Inser-tar, aparecerá la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados en el documentoWord. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word.

Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla po-sicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará en-marcada por unos pequeños círculos.Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaña Formato:

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, ha-cer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones dispo-nibles en la sección Tamaño de esta pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activará el modo de recorte.Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrás-tralo hasta la posición que deseas enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta RecortarMediante esta pestaña podrás acceder a otras muchas opcio-nes, veámoslas: Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la ima-

gen. Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la

imagen. Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la

imagen. En este desplegable también encontrarás la op-ción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con determinados formatos de ima-gen (como por ejemplo JPG).

Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imáge-nes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.

Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamien-tos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la venta-na.

Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los ico-nos de esta ventana.

Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.

Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.

Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu ima-gen, además de poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma. Insertar Formas y dibujar

Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, ensegui-da podrás volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma.Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

Añadir texto a los gráficos

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto /de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la op-ción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, estas modificacio-nes se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar mu-chas de las acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.

Insertar Word Art

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o selec-

cionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las re-glas de alineación de los gráficos.Para iniciar Word Art hacemos clic en el botón Word Art de la pestaña Insertar.

 Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic selecciona-remos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dis-puesto para ser modificado.Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y Formato.

IMPRESIÓN

Se puede imprimir de dos formas:Desde la opción de menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menú Imprimir del Botón Office.Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característica de impresión.  Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botón Office.

Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc. Desde la opción de menú Impresión rápidaSe pincha en el Botón Office /, se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opción Impresión rápida.Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.Antes de mandar la primera impresión del documento, es con-veniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.Desde el comando Imprimir

Desde el Botón Office, seleccionar Imprimir o bien directa-mente (CTRL+P), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación.Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Acep-tar.Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imágenes de fondo muy útil cuando queremos que los temas que vienen acompañados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemen-to de este cuadro de diálogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la im-

presora por la que queremos que salga la impresión. Se uti-liza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pin-chando en el botón Propiedades podemos cambiar algunos

parámetros como el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc.

Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las pági-nas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opción deseada:

Todo. Imprime todo el documento. Página actual. Imprime la página en la que se encuentra

situado el punto de inserción en ese momento. Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del docu-

mento, podemos pinchar en esta opción para que nos im-prima únicamente el texto seleccionado.

Páginas. Permite indicar qué páginas queremos que nos im-prima. Si queremos páginas salteadas, poner los números de página separados por coma, por ejemplo: 2, 8, 10 impri-miría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas 4, 5, 6 y 7. Se pue-de indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'has-ta', por ejemplo: -3 imprimiría las paginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 has-ta la última ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3, 10- imprimiría las páginas 2, 3, 10, 11...hasta la última.

Copias. En el recuadro Copias se indica el número de co-pias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias.

Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia en-tera y después otra copia, mientras que si activamos Interca-lar imprime todas las copias de cada página juntas.  Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja

deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4 páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel

si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos.

Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4.

Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pági-nas por hoja, en Escalar al tamaño del papel el menú des-pegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tam-bién el valor Sin escala. Este último valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo reco-mendable es poner el tamaño del papel que estemos usan-do, usualmente A4, para este tamaño se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Páginas por hoja.