MISIÓN SUCRE CARABOBODESARROLLO INSTITUCIONALPLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES SEMANALESEDUCACIÓN A DISTANCIA CONTINGENCIA CUARENTENA SOCIALEJE: MUNICIPIO: LIBERTADORALDEA: SAN JOSE DE LOS CHORRITOS II 2020

CLASE NRO 1.- (13/05/2020)

Organización

PNF/PFG: Administración_______ Trayecto: 1ero_Trim: 4to.______

Unidad Curricular: Organización y Sistema

Prof.: Lcda. Esmirna Guedez

C.I. 17.398.640. Telf. : 0424-4547110/0414-4193259

Correo: esmirgadmon@gmail.com

ORGANIZACIÓN Y SISTEMA:

Es una unidad asesora a la Gerencia General, que tiene como objetivo fundamental, el adecuar la

estructura organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional.

Igualmente tiene a su cargo, evaluar, la operatividad y/o vigencia de los manuales de Organización y

Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la

simplificación, agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo

requieran.

El conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Esta unidad es vital para cualquier empresa, ya que en la ubicación donde se presente o

departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la

innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomado como asesor las funciones

en las cuales se basa la organización.

EVOLUCIÓN

1821: Esfuerzos de reorganización administrativa, racionalizar y hacer más eficiente, aparición

del Estado mexicano.

1917-1964: Creación de los departamentos administrativos e instalación de las unidades de

Organización y sistemas en toda la administración. Confusión con las funciones de

contabilidad, auditoría y mejoramiento administrativo.

1965: Modernización de la administración e introducción de las técnicas administrativas

experimentadas en el sector privado.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES

Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas,

considerando su naturaleza asesora o de línea, en consecuencia la oficina de organización y sistema

puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos.

CLASIFICACIÓN

Según su función:

Función Asesora.

Función Ejecutiva.

FUNCIÓN

JUNTA DIRECTIVA

DEPARTAMENTO A

ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

DEPARTAMENTO B

JUNTA DIRECTIVA

ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

DEPARTAMENTO B

Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistema debe tener una

función asesora, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las

cuales pareciera determinante la necesidad de que esta ejerciera dentro de una institución un

carácter ejecutivo.

Características de la Función asesora:

Elaborar estudio diagnóstico.

Analizar el estudio.

Ofrecer Recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Características de la Función Ejecutiva o de Línea:

Dirigir el estudio.

Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones.

CARACTERISTICAS DE LOS ANALISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMALINEA DE ESPERA

SIMULACION

PROGRAMA

CIÓN LINEAL

PERT

MUESTREO

CORRELACIÓN

SERIES DE TIEMPO

SIMPLIFICACIÓN

MODIFICACIÓN

COMBINACIÓN

ADICIÓN

ELIMINACIÓN

TEORIAS

UNIDAD DE ORGANZIACIÓN

Y SISTEMA

JUEGOS

DECISIONES

ELIMINACIÓN: supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o pasos

dentro de un proceso.

ADICIÓN: introducir nuevos sistemas o programas.

COMBINACIÓN: combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los

factores.

MODIFICACIÓN: cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas,

registros e informes.

SIMPLIFIACIÓN: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante análisis de las

operaciones de un procedimiento.

SERIES DE TIEMPO: interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,

producción, etc. En periodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

CORRELACIÓN: determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Es decir algo causa

algo.

MUESTREO: a través de uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de

las características del personal.

PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): la planeación y control de un conjunto

complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen la cadena de eventos y actividades,

asignación de recursos, etc.

PROGRAMACIÓN LINEAL: para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la

elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición,

durabilidad, utilización en diversas etapas.

SIMULACIÓN: usada para imitar una operación antes de su ejecución real, asi proporcionar datos

aproximados que permitan tomar decisiones.

TEORÍAS: existen en los análisis de Organización y Sistemas, diversas teorías que caracterizan a su

dependencia o a las etapas por la que está desarrollándose, estas se dividen en:

Línea de espera: determinar el número óptimo de estaciones de servicio.

Decisiones: seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma

probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en

problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

PASOS A SEGUIR

PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

El personal que labora n esta unidad se conoce como analista. Se encarga de recopilar y analizar la información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la

CONOCER EL HECHO

DESCRIBIRLO

DESCOMPONERLO DETALLES Y ASPECTOS

EXAMINARLO CRITICAMENTE

ORDENAR CADA ELEMENTO

DEFINIR LAS OPERACIONES ENTRE CADA ELEMENTO

CLASIFICAR LA INFORMACIÓN POR AREA

implantación de las modificaciones que proponga. En analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Teóricos: De la teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.

Técnicos: Principalmente que le permita realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

EJEMPLOS

Caso 1:

Una organización ha notado que posee un cuello de botella en una de las líneas de producción, retrasando el trabajo de las siguientes líneas con lo cual se despachan los lotes del producto con retardos lo cual les incrementa los costos y las quejas de los clientes por lo que el Gerente General decide poner a funcionar las labores de la unidad de organización y sistemas.

Este al aplicar los pasos para el análisis nota los siguientes resultados:

Falta de sistema de operaciones.

Falta de equipo moderno para el proceso.

Falta de sistema operativo (trabajo manual).

Trabajo individual, no existen equipos de trabajo.

Manual de proceso desactualizado.

Falta de organigrama formal.

La unidad recomienda:

Diseñar el organigrama formal de la unidad.

Generar junto a los supervisores equipos de trabajo con delegación de direcciones y amplitud en la toma de decisiones.

Establecer el sistema de operaciones en el proceso.

Actualizar el manual de proceso.

Incorporar un equipo moderno con sistema operativo ajustado a las labores.

Coordinar revisiones continuas a la unidad.

Incorporar los análisis de programación lineal en el proceso.

Caso 2:

Debido a la situación de pandemia la Alcaldía del Municipio X ha visto la disminución en las declaraciones y pagos de los impuestos municipales por lo que encarga a la unidad de organización y sistema el respectivo análisis a fin de mejorar dichos procesos y así mantener la recaudación

Este al aplicar los pasos para el análisis nota los siguientes resultados:

El sistema de declaración no cuenta con un botón para informar de los pagos vías web.

No aparece en la página web del Municipio los números de cuenta para realizar transacciones electrónicas.

No se ha informado a los contribuyente los pasos que sustituirán al proceso presencial.

La unidad recomienda:

Realizar un Manual de procesos con apartes para situaciones de emergencias.

Incorporar en el sistema la opción de pago web.

Informar inmediatamente a los contribuyentes por todas las vías los nuevos procesos.

TALLER

En función a lo ya estudiado y analizando los casos ejemplos requerimos que ud. Analice el siguiente caso:

El Banco Z, Banco Universal ha notado una sobrecongestión en algunas de las entidades. Actualmente el Banco no posee sistemas de ticket para turnos, ha mermado su cantidad de personal cajero.

Identifique los problemas y presente un informe con las posibles soluciones.