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DOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN TÉCNICA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP TERRITORIAL QUINDÍO - RISARALDA

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL MUNICIPIO DE CALARCÁ - QUINDIO

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No 147 de 2017 SUSCRITO ENTRE:

LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP

TERRITORIALQUINDÍO/ RISARALDA

Y

MUNICIPIO DE CALARCÁ - QUINDIO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP TERRITORIAL QUINDÍO/ RISARALDA

DEPARTAMENTO DE RISARALDAREPUBLICA DE COLOMBIA

2018

POR LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPIO DE CALARCÁ - QUINDIO

YENNY ALEXANDRA TRUJILLO ÁLZATE

Alcaldesa Municipal de Calarcá – Quindío

MARBEL LUZ OSPINA GUTIERREZ

Secretaria Administrativa

CLAUDIA LILIANA VELASCO RINCON ALBA MERY DOMÍNGUEZ TACHA

Contratistas

LEIDY NATALY CELIS OSSA

Jefe de Inventarios y Archivo

2018

POR LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA

ALVARO EDUARDO SALAZAR GONZALEZDirector ESAP

Territorial Quindío - Risaralda

GRETHEL CAROLINA ALVAREZ HERNANDEZCoordinadora Administrativa del Proyecto

OLGA LUCÍA FLOREZ CELISSupervisora ESAP

NELSON ALEJANDRO MORALESCoordinador Técnico del Proyecto

Asesores ESAPCLAUDIA MILENA SÁNCHEZ VALENCIA

LUISA FERNANDA RUEDA SALAZAR

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN..............................................................................................................8Convenio Interinstitucional 2017.....................................................................................10Cronograma – Plan De Trabajo......................................................................................13Metodología a aplicar......................................................................................................14

IDENTIFICACIÓN DEL MUNICIPIO DE CALARCÁ......................................................151. Presentación del municipio de Calarcá......................................................................152. Antecedentes históricos..............................................................................................223. Ficha estadística municipal.........................................................................................23PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO (PINAR)...........................................................46CAPITULO I...................................................................................................................461. Contexto de la entidad................................................................................................462. Definición de aspectos críticos asociados a riesgos..................................................473. Definición de prioridades a partir de ejes articuladores..............................................494. Definición de policitas a partir de aspectos criticos y ejes articuladores.....................525. Definición de objetivos…............................................................................................536. Planes de trabajo y recursos por etapas para cumplir con los siguientes objetivos .. 54

6.1 Plan de accion para la adecuacion de espacios (Archivo de gestón y central)...546.2 Plan de acción para la inducción y re inducció....................................................586.3 Plan de acción para la elaboración de instrumentos archivísticos......................626.4 Plan de acción para la implementación de sistema de gestión al cambio...........676.5 Plan de control y acceso a la información...........................................................706.6 Plan de acción para la digitalización de los documento......................................746.7 Plan para el manejo de documentos electrónicos...............................................80

7. Mapa de ruta...............................................................................................................85

CAPITULO II................................................................................................................1271. Formatos asociados.................................................................................................127

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...............................................................134

BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................138

ANEXO 1......................................................................................................................138Criterios de evaluación.................................................................................................139

1. Tablas de retención documental..............................................................................1392. Desorganización de archivo de gestión....................................................................1423. Falta de Políticas para el manejo de los documentos..............................................1454. Falta de Políticas de Seguridad...............................................................................1485. Falta de Cultura Archivística....................................................................................1516. Falta de Instrumentos Archivísticos..........................................................................1547. Falta de Espacios.....................................................................................................1588. Falta de Capacitación de los Funcionarios..............................................................161

INTRODUCCIÓN

El Archivo General de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República y otras entidades de formación y control, propenden porque los archivos de las entidades públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental y demás instrumentos archivísticos, que contribuyan a la protección del patrimonio documental y a la racionalización del uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. De igual forma, velan por el cumplimiento de las normas archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada organización, conservación, uso y acceso de la información.Conscientes de la creciente necesidad de los municipios de los Departamentos de Quindío y Risaralda, en materia de gestión documental presentamos soluciones acordes con los requerimientos de generación, trámite, acumulación y conservación de los documentos fruto de las labores ejecutadas dentro del normal desarrollo y cumplimiento de los fines del estado, generando así eficacia y eficiencia de procesos que se traducen en conservación de los acervos documentales, mejores prácticas administrativas y un mejor servicio de acceso a la información a los ciudadanos, entidades de control, veedores y todos aquellos interesados en la documentación fruto de las actividades misionales y de apoyo de nuestros municipios.

El presente proceso de Consultoría está orientado a diseñar un completo diagnóstico en Gestión Documental, Elaboración de un Plan Institucional de Archivos (PINAR) y elaboración de Procedimientos en Gestión Documental de la Alcaldía de Calarcá.

Las acciones tomadas deben ser significativas y sostenibles en el tiempo, es por esto que todos los instrumentos deben estar articulados y deben permitir la atención de los ocho procesos de la Gestión Documental en materia de Producción, Recepción, pasando por el trámite y llegando hasta la disposición final de los documentos, por tal razón proponemos la creación del Proceso de Gestión Documental, sus respectivos procedimientos y formatos asociados.

Estos procedimientos son:

- Procedimiento para la Aplicación de Tablas de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión.

- Procedimiento para transferencia de Documentos

- Procedimiento para Préstamos Documentales

- Procedimientos para Manejo de Ventanilla Única de Documentos

- Procedimiento para Eliminación de Documentos

El Plan institucional de Archivos, así como los procedimientos de gestión documental, estarán basados en los requerimientos y recomendaciones del Decreto1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, Ley 594 de 2000 y Acuerdos, Manuales e Instructivos del Archivo General de la Nación.

Convenio Interinstitucional

N° 147 De 2017 Celebrado Entre El Municipio De Calarcá – Quindío Y La Escuela Superior De Administración Pública ESAP

ENTIDAD: MUNICIPIO DE CALARCÁ -QUINDIOIDENTIFICACIÓN: NIT.890000441-4REPRESENTANTE LEGAL: YENNY ALEXANDRA TRUJILLO ALZATE ENTIDAD: ESAP QUINDIO RISARALDAIDENTIFICACIÓN: NIT: 800117537-9REPRESENTANTE LEGAL: ALVARO EDUARDO SALAZAR GONZALEZ

Objeto. Aunar esfuerzos para la elaboración de un Diagnóstico, un Plan Institucional de Archivo y Planteamiento de Procedimientos para la Gestión Documental de la Administración Municipal de Calarcá que permita el fortalecimiento institucional y articulación de los procedimientos y políticas de Gestión Documental del Municipio.

Objetivos específicos

Generar un Diagnóstico Situacional que permita conocer de manera detallada el estado actual de la gestión documental y la organización de los Archivos de Gestión y Archivo Central de la Alcaldía Municipal. Elaborar un Plan Institucional de Archivos donde se identifiquen claramente los aspectos críticos e incumplimientos de la entidad en materia de Gestión Documental y consecuentemente crear Planes de Acción que permitan en el corto y mediano plazo subsanar todos aquellos aspectos que generan un riesgo normativo, funcional, financiero y de servicio. Crear el proceso de Gestión Documental y sus procedimientos con el fin de generar referentes objetivos de las actuaciones en materia de administración documental y contribuir así con la eficiencia administrativa, la protección del patrimonio documental de la entidad y la prestación del servicio dentro de los parámetros exigidos por la normatividad colombiana.

Alcance del objeto. Elaborar un Diagnóstico en Gestión Documental con el propósito de elaborar el Plan Institucional de Archivos (PINAR) y el Proceso de Gestión Documental, instrumentos que serán la base para la ejecución de las actividades de Gestión Documental en corto y mediano plazo.

Obligaciones de las partesLos productos por entregar después de culminado el presente convenio:

Un (1) Diagnóstico Situacional que permita conocer de manera detallada el estado actual de la gestión documental y la organización de los Archivos de Gestión y Archivo Central de la Alcaldía Municipal. Un (1) Plan Institucional de Archivos donde se identifiquen claramente los aspectos críticos e incumplimientos de la entidad en materia de Gestión Documental y consecuentemente crear Planes de Acción que permitan en el corto y mediano plazo subsanar todos aquellos aspectos que generan un riesgo normativo, funcional, financiero y de servicio.

El proceso de Gestión Documental y sus procedimientos con el fin de generar referentes objetivos de las actuaciones en materia de administración documental y contribuir así con la eficiencia administrativa, la protección del patrimonio documental

de la entidad y la prestación del servicio dentro de los parámetros exigidos por la normatividad.

Por parte de la ESAP. Sin perjuicios de las demás obligaciones que su naturaleza y por disposición legal que le corresponden, en desarrollo del objeto del presente convenio interadministrativo, la ESAP cumplirá con las siguientes;

1. Generar un Diagnóstico Situacional que permita conocer de manera detallada el estado actual de la gestión documental y la organización de los Archivos de Gestión y Archivo Central de la Alcaldía Municipal.

2. Elaborar un Plan Institucional de Archivos donde se identifique claramente los aspectos críticos e incumplimientos de la entidad en materia de Gestión Documental y consecuentemente crear Planes de Acción que permita en el corto y mediano plazo subsanar todos aquellos aspectos que generan un riesgo normativo, funcional financiero y de servicios.

3. Crear el proceso de Gestión Documental y sus procedimientos con el fin de generar referentes objetivos de las actuaciones en materia de administración documental y contribuir así con la eficiencia administrativa, la protección del patrimonio documental de la entidad y la presentación del servicio dentro de los parámetros exigidos por la normatividad colombiana.

4. Disponer de los recursos administrativos y técnicos, así como de la información que garantice las condiciones para conducir el cumplimiento del objetivo y las obligaciones comprometidas contractualmente.

5. Reconocer de manera oportuna la contraprestación por concepto de honorarios en los términos de tiempo y forma señalados contractualmente.

6. Realizar el seguimiento y control al cumplimiento del objeto y obligaciones comprometidas contractualmente.

Por parte del municipio de Calarcá – Quindío

1. La alcaldía de Calarcá debe suministrar de forma precisa y oportuna toda

la información y documentación requerida la cual se especificará al inicio del proyecto.

2. Disponer de dos o tres personas al interior de la entidad denominados personal de enlace quienes tendrán comunicación directa con los profesionales de la Escuela Superior de Administración Pública para el desarrollo del proyecto.

3. La entidad dispondrá de un espacio físico apropiado y permanente para el desarrollo de las labores a cargo del equipo de profesionales de la Escuela Superior de Administración Pública.

4. Que la Alcaldesa de Calarcá, el supervisor y los profesionales que sean necesarios de la administración municipal asistan a mesa de trabajo en la ESAP con el objetivo de validar los avances y aprobar los productos finales.

5. Contar con el respaldo y compromiso necesario por parte de la alta dirección de la Alcaldía de Calarcá para el óptimo desarrollo del proyecto.

6. La administración municipal de Calarcá y las diferentes áreas involucradas facilitarán al equipo ESAP los documentos, espacio físico, logística y la información necesaria para la formulación del proyecto.

Plazo del convenio

El Convenio tendrá un plazo de ejecución hasta el 15 de Diciembre de 2018, contado a partir del perfeccionamiento del mismo y a partir de la firma del acta de inicio. Una vez comunicado formalmente el convenio se adelantará de acuerdo con los términos previstos en el cronograma general de la Asesoría diseñado para el efecto por la ESAP. No obstante, las partes de común acuerdo y previa observancia de los requisitos de Ley, podrán terminarlo anticipadamente.

Cronograma – plan de trabajo

Este cronograma se encuentra anexo en un archivo Excel.

Metodología a Aplicar

La metodología empleada para la realización del PINAR está basada en:

- Diagnóstico de Gestión Documental de la Alcaldía de Calarcá

- Identificación de la situación actual

- Formulación del PLAN INSTITUCIONAL de Archivo siguiendo la siguiente metodología:

Contexto de la Entidad.

Visión estratégica del Plan Institucional de Archivos PINAR.

Objetivos.

Herramienta de seguimiento.

Definición de aspectos críticos asociados a riesgos

Definición de prioridades a partir de ejes articuladores

Definición de políticas a partir de aspectos críticos y ejes articuladores

Definición de Objetivo

Planes de trabajo y recursos por etapas para cumplir con los siguientes objetivos:

Implementación de Programa de Gestión Documental.

Plan para el levantamiento de los Inventarios Documentales en el Archivo Central

Plan de Capacitación Archivística.

Plan para el Manejo de Documentos Electrónicos.

Planes específicos dependiendo de los hallazgos y necesidades específicas detectadas en el Diagnósticos Inicial

Se definirá el Mapa de ruta para hacerle seguimiento a los planes definidos.

- Documentar los procesos y procedimientos de la Gestión Documental

- Realizar transferencia de conocimiento a través de inducción para la implementación

Para la formulación del PINAR, el municipio tomo como base la metodología utilizada en manual para la formulación del Plan Institucional de Archivo PINAR, proporcionado por el Archivo General de la Nación.

IDENTIFICACIÓN DEL MUNICIPIO DE CALARCÁ

1. Presentación del Municipio de Calarcá (La villa del cacique).

Nombre CalarcáNIT 890000441-4CÓDIGO DANE 63130GENTILICIO Calarqueño (a)

Ubicado en el triángulo de oro que conforman Bogotá, Cali y Medellín, el Municipio de Calarcá goza de una posición estratégica como “Corazón Vial del País”, privilegio que ha propiciado su desarrollo económico, urbanístico, turístico y cultural.

Ubicada en el corazón vial del país, Calarcá se destaca ante nacionales y extranjeros como Villa del Cacique, Cuna de Poetas y depositaria de un singular patrimonio arquitectónico de colonización antioqueña, todo ello enmarcado por bellezas naturales y preservado por el civismo de sus pobladores. Enclavado en una de las estribaciones de la Cordillera Central, cuenta con una excelente prestación de servicios públicos de agua, energía, gas, telefonía, disposición de residuos sólidos, alumbrado público y vías urbanas y rurales que lo interconectan con las carreteras nacionales.Al poseer todos los pisos térmicos, en el Municipio de Calarcá se disfruta clima frío, templado y cálido. Además, la fertilidad de los suelos y la bondad del clima, Calarcá ofrece la calidez de sus gentes laboriosas, talentosas y hospitalarias. Al lado de la Carretera Panamericana que conduce a Bogotá, se encuentran los Chorros de San

Rafael, cascadas naturales visitadas por numerosos turistas que son atraídos por la belleza paisajística que se aprecia desde este empinado sector sobre la Hoya del Quindío. Calarcá ostenta también el título de “Cuna del Agroturismo”, dado que esta actividad surgió aquí como respuesta a la crisis cafetera de hace más de quince años, razón por la cual complace encontrarse en Calarcá para disfrutar de los alojamientos rurales, esas casonas tradicionales o modernas convertidas en hoteles campestres que, cumpliendo con todas las exigencias de la modernidad, sirven para el descanso de losturistas. Como punto de referencia donde se gestó la fundación y futuros desarrollos, Calarcá cuenta con un moderno Parque Bolívar.

Otro encanto del municipio lo ofrecen las más de cincuenta casas construidas en bahareque, las cuales forman parte de su patrimonio arquitectónico. Durante las últimas décadas, los Calarqueños han optado por la diversificación de la producción, sin olvidar la vocación alrededor de la cual se urdió la cultura que identifica a la Villa del Cacique como parte esencial del Eje Cafetero, condición que le ha merecido ser sede de la Fiesta y el Reinado Nacional del Café, eventos en los que se evocan tradiciones culturales y festivas.

Descripción Física

Comuna número 1 Norte: conformada por veintiuno (21) Barrios, cinco (5) urbanizaciones y dos (2) invasiones.Comuna número 2 Centro: compuesta por seis (6) Barrios y tres (3) urbanizaciones Comuna número 3 Sur: conformada por doce (12) barrios y siete (7) urbanizaciones. Las comunas identificadas engloban cincuenta y seis (56) barrios y urbanizaciones residenciales.En la actualidad el Municipio cuenta con noventa y cinco (95) barrios y urbanizaciones de los cuales treinta y nueve (39) de ellos no se han incluido en ninguna comuna de las establecidas por falta de actualización de sus perímetros en la normatividad municipal, lo cual va en contravía de lo que establece la Constitución Nacional en su artículo 318: “ Con el fin de mejorar la prestación de los servicios y asegurar la participación de la ciudadanía en el manejo de los asuntos públicos de carácter local, los concejos podrán dividir sus municipios en comunas cuando se trate de áreas urbanas, y en corregimientos en el caso de las zonas rurales.”

En el área urbana existe un cuartel de la policía, una inspección de policía, una inspección de permanencia y una oficina de tránsito, La división política administrativa del Municipio de Calarcá está compuesta por su cabecera, tres (3) corregimientos, así:El municipio en su área rural está dividido en 40 veredas, 3 corregimientos y 7 centros poblados: Barragán, Bohemia, Calle Larga, Buenos Aires Alto, El Cairo, Buenos Aires Bajo, La Cabaña, Chaguala, La Española, El Castillo, Playa Rica, El Cebollal, Río Verde, El Crucero, Travesías, La Bella, Alto del Oso, La Estrella, El Calabazo, La Floresta, El Pénsil, La Granja, Guayaquil, La Primavera, Quebrada negra, Las Auras, Vista Hermosa, Planadas, La Virginia, Potosí, La paloma, Pradera Baja, Santo domingo Alto, Puerto Rico, Las Palmas, San Rafael, La Rochela, Pradera Alta, Aguacatal, Santo Domingo Bajo.

Corregimiento de Barcelona, fundado en 1914 y erigido corregimiento mediante el Acuerdo 10 de 1918. Se encuentra comunicado con la cabecera municipal por una carretera de 18 kilómetros, asfaltada y en regular estado, que se recorre en un tiempo promedio de 30 minutos. Su jurisdicción comprende ocho (8) veredas.

Corregimiento de La Virginia, creado mediante Acuerdo 07 de 1984. Se encuentra comunicado con la cabecera municipal por una carretera de 6 kilómetros, con recubrimiento asfáltico en regular estado que se recorre en un tiempo promedio de 9 minutos. Su jurisdicción comprende tres (3) veredas.

Centro Poblado de Quebrada negra, creado mediante Acuerdo 01 de 1987. Se encuentra comunicado con la cabecera municipal por dos (2) carreteras de aproximadamente 16 kilómetros cada una (vía La Rochela y vía La Bella) en mal estado, parte con recubrimiento asfáltico y la mayor parte con afirmado y tierra, que se recorre en un tiempo promedio de 40 minutos. Su jurisdicción comprende cinco (5) veredas.

Aun en la hoya del Quindío, donde la colonización ha sido relativamente reciente y donde hoy, más que en cualquiera otra parte de Colombia, el Café es el Rey, la mayor parte de los Cafetales se establecieron en tierras que habían sido anteriormente pastizales y selva Nativa, y aunque el cultivo se ajusta admirablemente al patrón de colonización de los pequeños propietarios establecidos, nunca hizo parte del sistema inicial de colonización. Este Auge Cafetero se mantuvo constante hasta la década de

los 90 donde el pacto de cuotas internacionales que regulaban esta Industria se rompió y el sector entra en crisis. El Municipio de Calarcá no fue ajeno a la violencia Bi - partidista de finales de los años 40, hasta entrada la década de los 60, que marcó el devenir del Municipio, la Región y el país.

Límites del Municipio:

Norte: Calarcá QuindíoOriente: Cajamarca TolimaOccidente: Armenia y La Tebaida QuindíoSur: Córdoba, Buenavista, Pijao y Caicedonia Quindío y Valle

Su nueva realidad frente a los cambios económicos que se están presentando en el departamento y la región, como es el caso del turismo, su gran potencial de centro de abastecimiento de la seguridad alimentaria regional, y su posición geográfica, estratégica

en la malla vial nacional con la conexión directa al pacífico hacia Tribugá y Buenaventura; colocan al municipio de Calarcá como un punto importante para atraer nuevas inversiones y constituirse en un centro prestador de servicios de carácter regional como son: el turismo, la producción de agua y oxígeno, la Agroindustria y la prestación de bienes y servicios a escala regional y nacional; estas nuevas vocaciones se integran y fortalecen la vocación histórica.

Elementos que Influyen en el Desarrollo Municipal:Eje de desarrollo Bogotá – Buenaventura; Bogotá – Tribugá.

Este eje está enmarcado por la construcción del túnel de la Línea, el cual hace más expedita la comunicación con el centro del país y facilita el acceso al pacífico, la construcción de los proyectos viales a Chaguala y La Paila y el sistema de dobles calzadas del eje cafetero y el Valle del Cauca. Estos proyectos apoyan la apertura a la cuenca del Pacífico y a la globalización de la economía, donde Calarcá es la puerta de entrada a ese desarrollo del occidente colombiano. La ubicación estratégica de Calarcá dentro de este desarrollo vial, le permite convertirse en un punto articulador como

receptor, abastecedor, distribuidor y moderador de relaciones interregionales, lo cual debe reflejarse en su estructura de desarrollo regional y le genera un punto de competitividad a favor con respecto a otros municipios, por la inmediatez del acceso a estas obras de desarrollo vial.

Eje de desarrollo del Río Cauca.Compuesto por una alta concentración urbana y un desarrollo económico especializado en el sector terciario de la economía, en la venta de servicios, etc., en este corredor se espera que habite alrededor del 80% de la población del país, lo cual se convierte en una zona potencial de mercado y de demanda de prestación de servicios.

Corredor de la Cordillera Central.Este eje de desarrollo le permite a Calarcá mantener una oferta ambiental alta, en el recurso hídrico tiene dos de las principales cuencas del departamento (Quindío y Santo domingo), en la biodiversidad presente al tener diferentes climas y microclimas y un elemento importante que se convierte en patrimonio natural de todos y es su paisaje.

Este eje de desarrollo se comparte con los municipios de Calarcá, Córdoba, Pijao, Buenavista y Génova, con los cuales existen vínculos comunes dados por el posicionamiento geográfico y las características fisiográficas de la región.

Desarrollo sur del Departamento.Calarcá tiene una marcada influencia sobre los municipios del sur del departamento, Génova, Pijao, Buenavista, Córdoba y sobre el municipio de Caicedonia del norte del Valle del Cauca. Esta influencia se ha fortalecido al contar en el municipio de Calarcá con un sistema de transporte intermunicipal que le permite captar y traer esta población hacia sus centros urbanos predominantes Calarcá y Barcelona. La prestación de los servicios está referida principalmente a la salud, educación y venta de bienes y mercadeo.

Generalidades

Escudo

Forma

La del escudo español, compuesto, cortado y medio partido, cantón de jefe en sinople, cantón diestro de punta en blanco o plata y cantón siniestro de punta. Piezas honorables: sobre el cantón de jefe, la efigie del cacique Calarcá de perfil, en oro, colocada en la parte central, mirando a la siniestra. En el cantón diestro, rama de café frutado, inclinada a la diestra. En el cantón siniestro, pluma clásica en oro, inclinada a la siniestra. Timbre en cimera corona real en oro y lambrequines que descienden por los contornos laterales del escudo hasta las dos terceras partes de los cantones de punta. Divisa: en la parte inferior del escudo van como ornamento, colocado en una cinta flotante en plata, las letras del lema valor, trabajo, cultura, en oro. Entre la punta del escudo y la divisa ira el año de fundación de la ciudad: 1.886, igualmente en oro. Dimensiones: longitud (6) y altitud (5) en cualquiera que sea el tamaño.

Bandera

Fecha de FundaciónFecha de fundación: 29 de junio de 1886Nombre de los fundadores: Pedro María Osorio Jesús María Buitrago, Baltasar González Segundo Henao

Población:

Densidad de población: 343 (Hab/Km2) Tasa Bruta de natalidad: 12,71 (%) Tasa Bruta de mortalidad: 5,53 (%) Tasa de crecimiento: 0,52 (%)Esperanza de vida al nacer (años) Hombres: 70 Mujeres: 76

Habitantes en el municipio:No. Habitantes Cabecera: 57774 No. Habitantes Zona Rural: 17461Total: 75235

Mapa

Reseña histórica

Luego de un periodo aproximado de 200 años, la región fue redescubierta por

pobladores llegados de diferentes regiones del país (Antioquia, Cundinamarca, Boyacá, Tolima, Santander y Cauca), quienes llegaron en busca de minas de oro y guacas, encontrando una tierra de excelente condición climática para la vida y el establecimiento de poblados. A partir de las permanentes incursiones a esta nueva región, se pensó en la constitución de un asentamiento que permitiera el aprovechamiento de la riqueza que ofertaba la zona, así como obviar las grandes dificultades que presentaba el abordaje permanente del Camino Nacional (ruta a Calarcá –Tolima).

Para el 29 de junio de 1886, se firma el acta de fundación de Calarcá, mediante la protocolización hecha por la Junta Fundadora, integrada por los señores Pedro María Osorio, Jesús María Buitrago, Baltasar González y Segundo Henao, actuó como secretario Francisco Velásquez y testigo del acontecimiento el señor Luis Tabares. Cuatro años después el Concejo Municipal de Calarcá, le otorgó al naciente territorio poblado el carácter de corregimiento.

En el año de 1905, obtuvo la categoría de Municipio y se consolidó el centro poblado existente como cabecera Municipal. Las Tierras templadas de esta zona del país (1000 - 2000 m.s.n.m.), sirvieron de enclave a una de las industrias más fructíferas de inicios de siglo 20 en Colombia; en la década de los 20 el auge de la industria cafetera se evidencio en la región conocida geográficamente como la zona de la hoya del Quindío.

2. Antecedentes Históricos

Fecha de fundación. 29 de junio de 1886

Nombre del/ el fundador (es). Pedro María Osorio, Jesús María Buitrago, Baltasar González y Segundo Henao.

Reseña histórica. Luego de un periodo aproximado de 200 años, la región fue redescubierta por pobladores llegados de diferentes regiones del país (Antioquia, Cundinamarca, Boyacá, Tolima, Santander y Cauca), quienes llegaron en busca de minas de oro y guacas, encontrando una tierra de

excelente condición climática para la vida y el establecimiento de poblados.A partir de las permanentes incursiones a esta nueva región, se pensó en la constitución de un asentamiento que permitiera el aprovechamiento de la riqueza que ofertaba la zona, así como obviar las grandes dificultades que presentaba el abordaje permanente del Camino Nacional (ruta a Calarcá –Tolima).Para el 29 de junio de 1886, se firma el acta de fundación de Calarcá, mediante la protocolización hecha por la Junta Fundadora, integrada por los señores Pedro María Osorio, Jesús María Buitrago, Baltasar González y Segundo Henao, actuó como secretario Francisco Velásquez y testigo del acontecimiento el señor Luis Tabares.Cuatro años después el Concejo Municipal de Calarcá, le otorgó al naciente territorio poblado el carácter de corregimiento.En el año de 1905, obtuvo la categoría de Municipio y se consolidó el centro poblado existente como cabecera Municipal. Las Tierras templadas de esta zona del país (1000- 2000 m.s.n.m.), sirvieron de enclave a una de las industrias más fructíferas de inicios de siglo 20 en Colombia; en la década de los 20 el auge de la industria cafetera se evidencio en la región conocida geográficamente como la zona de la hoya del Quindío.

3. Ficha Estadística Municipal

Departamento: QuindíoMunicipio: Calarcá

Se muestra la tasa de crecimiento de la población desde 1985 al 2017, la población aumenta según las tasas anuales de crecimiento del municipio.

Tabla 1. Población Rural y urbana del municipio de Calarcá-Quindío, 1985 – 2017

AÑO POBLACIÓN1985 54,2201990 60,6601995 69,4102000 71.7702005 73,7202010 75,6302015 77,600

2017 78,390

Fuente: http://poblacion.population.city/colombia/calarca/

JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y LEGAL

Entre las normas específicas relacionadas con el manejo técnico y administrativo de la documentación durante todo el ciclo vital se destacan:

Ley 594 de 2000. Ley general de archivos establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.

Acuerdo 049 de 2000. Por la cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 de conservación de documentos, el reglamento general de archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a los Archivos.

Acuerdo 050 de 2000. Por la cual se desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documento del reglamento general de archivos sobre prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo 60 de 2001. Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 038 de 2002. Responsabilidad del Servidor Público frente a la documentación.

Acuerdo 39 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 002 de 2004. Por la cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo 042 de 2012. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que

siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 06 de 2014. Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000.

Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

Acuerdo 008 de 2014. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de Archivo.

Decreto 1080 del 2015. El Ministerio de Cultura tendrá como objetivo formular, coordinar, ejecutar y vigilar la política del Estado en materia cultural de modo coherente con los planes de desarrollo, con los principios fundamentales y de participación

contemplados en la Constitución Política y en la ley y le corresponde formular y adoptar políticas, planes generales, programas y proyectos del Sector Administrativo a su cargo.

Decreto 612 del 2018. Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del estado.

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

1. Planteamiento del problema.

La gestión documental de la entidad se encuentra desarticulada y con un bajo cumplimiento de los requerimientos normativos y funcionales, lo que redunda en una acumulación excesiva de documentos que rebosa la capacidad instalada en los Archivos de Gestión.Esta ausencia de políticas y desarticulación se evidencia en las graves deficiencias de la infraestructura, instrumentalización, recurso humano y falta de procesos y herramientas eficientes aplicadas a la Gestión Documental.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO CAPITULO I.

1. Contexto de la Entidad.

Nombre: Alcaldesa Municipal Yenny Alexandra Trujillo Álzate

Estudios: Abogada, Fonoaudióloga y Especialista en Derecho Laboral y Seguridad Social.

Periodo: 2016 – 2019

El despacho del alcalde es una dependencia del sector central, integrada por el conjunto de servicios auxiliares que lo asisten y prestan el apoyo administrativo en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legajes. Al despacho del alcalde se

encuentran adscritas o vinculadas las entidades descentralizadas por servicios, las cuales cumplirán sus funciones bajo su orientación, coordinación y control, en los términos que señalen la ley, los acuerdos y presente acto mediante la participación de las Secretarias de Despacho.

Misión. La administración municipal de Calarcá tendrá como misión cumplir con el mandato constitucional de garantizar el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población para lograrlo, será necesario construir un futuro que conecte al municipio con el entorno globalizado, producir bienes y servicios públicos con calidad oportunidad y cobertura, gestionar el mejoramiento institucional con un claro enfoque al cliente, integrar el talento humano, la tecnología y la infraestructura a procesos estandarizados y hacer de la administración pública un quehacer renovado eficiente y sostenible.

Visión. La administración municipal de Calarcá tendrá como misión cumplir con el mandato constitucional y garantizar el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población. Para lógralo será necesario construir un futuro que conecte al municipio con el entorno globalizado, producir bienes y servicios públicos con calidad, oportunidad y cobertura, gestionar el mejoramiento institucional con un claro enfoque al cliente, integrar el talento humano la tecnología y la infraestructura a procesos estandarizados y hacer de la administración pública un quehacer renovado, eficiente y sostenible.

2. Definición de aspectos críticos asociados a riesgos.

Tabla 2.

ASPECTOS CRITICÓS RIESGOS

1. Tablas de Retención Documental Desactualizadas.

- Se pierde trazabilidad en la recuperación de la información.

- La producción documental no está acorde con la realidad administrativa y funcional de la entidad.

- No permite realizar adecuadamente la disposición final de los documentos

- No hay eficiencia administrativa en la entidad ya que se puede presentar duplicidad de documentos, falta seguridad en la información, pérdida de tiempo, mal servicio al cliente y sanciones legales.

- No se organizan los documentos de conformidad en los Archivos de Gestión 1Documental con la metodología según el acuerdo 042 de 2002.

- No se garantiza la identificación de los documentos físicos y electrónicos que son evidencia historia de la entidad.

2. Desorganización en los Archivos de Gestión.

.

- Se dificulta la búsqueda de la información, generando retrasos en la recuperación de la información.

- Se presenta pérdida de tiempo en la búsqueda de los documentos.

- Duplicidad en los documentos y versiones.

- Mal servicio al usuario.

- Sanciones legales.

- Altos costos de funcionamiento.

- Riesgo de Daño para los documentos.

3. Falta de políticas para el manejo de los documentos que reposan en el Archivo de Gestión.

- La información puede ser manipulada por varias personas, lo cual pone en riesgo la confidencialidad y trámite.

- Al no haber una buena coordinación de la alta dirección, de la Gestión Documental de la entidad la información no se archiva adecuadamente de conformidad con las políticas del Archivo General de la Nación.

- No se asignan responsabilidades claras dentro de la entidad.

- Se puede traspapelar con otros documentos.

4. Falta de políticas de seguridad informática para documentos digitales y electrónicos en el Archivo Central y de Gestión.

- Se pueden presentar ciberfraudes.

- Secuestro de datos.

– Falta de Trazabilidad e Integralidad de la Información

5. Falta de una cultura documental consolidada.

- La documentación no está organizada y archivada de manera correcta.

- Falta de continuidad en los procesos

- No se consolidan procesos deorganización, descripción y consulta de documentos.

6. Falta de Instrumentos Archivísticos- Tablas de Valoración Documental

- Reglamento Interno de Archivo

- Programa de Gestión Documental

- No se tiene un buen apoyo en la implementación de la Gestión Documental en la entidad y la función archivística.

- Informalidad de los procesos- Cuadros de Clasificación desactualizados

- Plan Institucional de Archivo- Procedimientos de Gestión Documental

- Operaciones no controladas en la gestión documental

- Incumplimiento normativo

7. Falta de espacio y elementos para albergar la documentación en Archivo Central y Archivo de Gestión

- Se tiene el riesgo de deteriorarse la información.

- Pueden perderse los documentos.

- Se dificulta la búsqueda de la información.

- Demoras en la búsqueda y entrega de documentos.

- Deterioro de los Documentos por mal archivamiento.

8. Falta de capacitación de los funcionarios encargados del Archivo Central y de Gestión.

- Que los procesos y procedimientos en Gestión Documental no se realicen adecuadamente.

- Que no se controlen las versiones de los documentos.

– Los documentos y registros pueden ser tramitados de manera incorrecta.

3. Definición de prioridades a partir de ejes articuladores.

- Los aspectos críticos fueron evaluados en cada eje articulador del anexo “Criterios de

Evaluación” definido en el Manual de formulación del Plan institucional de archivos del Archivo General de la Nación, con el siguiente resultado:

- Los resultados de estos ejes articuladores se basan en la priorización que consiste en determinar de manera objetiva, a través de una tabla de evaluación, el nivel de impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores que representan la función archivística.

Tabla 3. Ejes articuladores

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRITICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ACCESO A LA INFORMACIÓN

PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS

Y DESEGURIDAD

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN

TOTAL, Ʃ

Tablas deretención documental desactualizadas

8 5 6 5 10 34

Desorganización en los archivos de gestión

7 8 5 9 9 38

Falta de políticas para el manejo de los documentos que reposan en el archivo de gestión

8 10 6 8 10 42

Falta de políticas de seguridad informática para documentos digitales y 9 10 8 10 10 47

electrónicos en el archivo central y de gestión

EJES ARTICULADORES

ASPECTO CRITICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS


PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

ASPECTOS TECNOLÓGICOS

Y DE SEGURIDAD


TOTAL, Ʃ

Falta de una cultura documental consolidada

8 10 8 10 10 46

Falta deInstrumentos Archivísticos

9 10 8 10 10 47

Falta de espacio y elementos para albergar la documentación en archivo central yarchivo de gestión

9 10 10 10 10 49

Falta decapacitación de los funcionarios encargados del archivo central y de gestión

8 10 10 10 10 48

TOTAL, Ʃ 66 73 61 72 79

4. Definición de políticas a partir de aspectos críticos y ejes articuladores.

Tabla 4. Tabulación de aspectos críticos y ejes articuladores

ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

Falta de espacio y elementos para albergar la documentación en archivo central y archivo de gestión

49 Fortalecimiento articulación

y 79

Falta de capacitación de los funcionarios encargados del archivo central y de gestión

48 Acceso a la información 73

Falta de instrumentos archivísticos 47 Aspectos tecnológicos y de seguridad 72

Falta de políticas de seguridad informática para documentos digitales y electrónicos en el archivocentral y de gestión

47 Administración de archivos 66

Falta de una cultura documental consolidada 46 Preservación

informaciónde la 61

Falta de políticas para el manejo de los documentos que reposan en el archivo de gestión

42

Desorganización en los archivos de gestión 38

Tablas de retención documental desactualizadas 34

5. Definición de objetivos.

Tabla 5.

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS

ASOCIADOS

FALTA DE ESPACIO Y ELEMENTOS PARA ALBERGAR DOCUMENTACIÓN EN ARCHIVO CENTRAL Y ARCHIVO DE GESTIÓN

Adecuar espacios para la organización y almacenamiento de los documentos de Archivo de Gestión y Central.

Plan de acción para la adecuación de espacios físicos para Archivos de Gestión y Archivo Central de la Alcaldía de Calarcá Quindío.

FALTA DE CAPACITACIÓN EN LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN

Establecer un plan de capacitación donde los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Calarcá participen en las capacitaciones, inducciones y re inducciones en lo relacionado con la Gestión Documental de la entidad.

Plan de acción para la inducción y re inducción (Plan de capacitación) a los funcionarios y contratistas de la Alcaldía Municipal de Calarcá Quindío.

FALTA DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Actualizar e implementar los Instrumentos Archivísticos de la Alcaldía para mitigar los riesgos y normalizar la Gestión Documental propendiendo por el fortalecimiento yArticulación.

Plan de acción para la elaboración de Instrumentos Archivísticos en la Alcaldía Municipal de Calarcá Quindío.


Articular y fortalecer las herramientas de Archivo y Gestión Documental con los lineamientos de calidad

Plan de acción para la implementación de sistema de gestión al cambio.


Establecer políticas para controlar, organizar y custodiar el acceso a la información del Archivo Central y de Gestión de acuerdo con los perfiles que establezca la entidad y lanormatividad aplicable

Plan de control y acceso a la información.

ASPECTOS Establecer un plan que permita implementar medidas de control Plan de acción para la

TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD

estrictas de la información de la entidad y mejoramiento de los aspectos tecnológicos y de los documentos digitales

digitalización de los documentos.

6. Planes de trabajo y recursos por etapas para cumplir con los siguientes objetivos:

6.1 Plan de acción para la adecuación de espacios, de archivos de gestión y

central de la alcaldía de Calarcá, Quindío.

Objetivo

Adecuar los espacios de almacenamiento de la documentación de los Archivos de

Gestión y Central para realizar un proceso de Gestión Documental eficiente y efectivo

contando con los elementos necesarios.

Alcance

Identificar los espacios para adecuar y revisar las estanterías para su almacenamiento

hasta la ejecución de las actividades físicas de adecuación, aplica a todos los locales

de los Archivos de gestión y central.

Responsable del Plan

Secretaría Administrativa y Jefe de Inventarios y Archivo

Descripción del Plan

Tabla 6. Plan de acción para la adecuación de espacios, de archivos de gestión y

central de la alcaldía de Calarcá, Quindío

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE INICIO

FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

Identificar losespacios para adecuar.

Los contratistas encargados de Archivo de Gestión y Jefe de Inventarios y Archivo.

15 días 15 días

Espacios adecuados para conservar la documentación.

Los funcionarios y contratistas de la Alcaldía de Calarcá identificarían los espacios para la ubicación de los documentos.

Diagnóstico detallado del local.

Secretaría Administrativa 15 días 15 días

Local adecuado para elalmacenamiento de ladocumentación.

Se diagnosticarán las adecuaciones locativas según lo establecido en los acuerdos 049 y 050 del 2000 del A.G.N.

Determinación de adecuaciones según aspectos normativos.

Secretaría Administrativa Jefe deInventario y Archivo.

45 días 45 días

Determinar las adecuaciones según articulo13 y 14 del acuerdo 37 de 2002.

Adecuaciones locativas aplicando la norma.

Elaboración depresupuesto y recursos físicos.

La Secretaría Administrativa.

15 días 15 días Presupuesto. Se entrega informe presupuestal.

Contratación de personal.

La Secretaría Administrativa. 30 días 30 días Selección de

personal.Contratar personal para ejercer dicha labor.



Ejecución deactividades de adecuación.

Jefe deInventario y Archivo.

120 días 120 díasAdecuar locales aplicando la norma.

Que los locales se encuentren con buena ventilación, iluminación, sin problemas de inundaciones y garantizar la seguridad de los documentos.

Obtener estanterías para sualmacenamiento.

Secretaria Administrativa. 90 días 90 días

Estanterías y archivadores en perfecto estado para ubicar la documentación

Comprar estanterías, archivadores y ficheros para el almacenamiento de los documentos.

Aprobación.

Secretaría Administrativa y Jefe Jurídico. 5 días 5 días

Locales totalmente adecuados según la norma.

Se entregará acto administrativo informando costo de locales y adecuaciones que se realicen.

INDICADORESINDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

(Número de adecuacionesAcciones espacios

de mejora de hechas/Número adecuaciones

depor realizar) Cumplir 100%

*100

RECURSOSTIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

Físicos Espacios de ubicación. Locales adecuados cumpliendo la norma.

Humano Contratistas calificados para las adecuaciones.

Materiales Insumos y materiales de acuerdo con la adecuación física.

Estanterías, archivadores, mueblería.

6.2 Plan de acción para la inducción y re inducción (plan de capacitación) a

los funcionarios y contratistas de la Alcaldía de Calarcá, Quindío.

Objetivo

Capacitar y fortalecer los conocimientos en Gestión Documental de los funcionarios de

la Alcaldía Municipal de Calarcá.

Alcance

Formar en Gestión Documental a los funcionarios y contratistas encargados de la

documentación de las áreas de la Entidad.

Responsables del Plan

Secretaria Administrativa y Talento Humano


Tabla 7. Plan de acción para la inducción y re inducción (plan de capacitación) a

los funcionarios y contratistas de la alcaldía de Calarcá, Quindío.

ACTIVIDADES RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

Funcionarios y

Realizar diagnóstico de necesidades de capacitación

contratistas de la Alcaldía deCalarcá que manejan Archivos deGestión y Central, Comité Interno de

5 días 5 díasDiagnóstico de necesidades de capacitación

Se realiza un diagnóstico con las falencias que están teniendo los funcionarios para ser capacitados en ese tema. Diagnóstico de necesidades de capacitación

Archivo.

Establecer Secretaria Se elabora el cronogramacronograma de capacitaciones

Administrativa y Comité Interno de Archivo.

2 días 2 días Cronograma de capacitaciones

con el fin de citar a todos los funcionarios para que participen de la capacitación

Determinar temas de capacitación

Secretaria Administrativa y Comité Interno de Archivo

7 días 7 días

Diseño de instrumentos y material deapoyo de capacitación

Se hace el diseño de los contenidos temáticos, diseñar instrumentos, ayudas didácticas, talleres, etc.

Establecer insumos y

Se establecen los recursos para realizar la capacitación

recursos para la capacitación

Secretaría Administrativa

5 días 5 días y se gestiona con SecretariaAdministrativa, con el propósito de contar contodos los elementos que

ACTIVIDADES RESPONSABLE FECHA DEINICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

permitan un ejercicio didáctico.Se debe concertar con

Realizar convocatoria Secretaría

Administrativa 3 días 3 días Convocatoria Secretaria Administrativa los funcionarios y espacios en que se realizarán lascapacitaciones.


Acciones de mejora realizada al proceso de gestión documental.

(N° de funcionarios capacitados / N° de funcionarios que debencapacitarse) *100

100%


Recurso HumanoCapacitador con ampliaexperiencia en temas de Gestión Documental

Recurso contratado por la Alcaldía de Calarcá

6.3 Plan de acción para la elaboración de instrumentos archivísticos en la

Alcaldía Municipal de Calarcá, Quindío.

Objetivo

Elaborar e implementar los Instrumentos Archivísticos que servirán de apoyo a los

funcionarios de la Entidad para ejecutar las operaciones archivísticas, así como para

plantear y hacer seguimiento a la planeación estratégica de la gestión documental que

contribuya para el cumplimiento normativo y funcional.

Alcance

Aplica a todos los Procesos asociados a la Gestión Documental y al Ciclo Vital de los

Documentos (Elaboración de Tablas de Valoración documental, Actualización de Tablas

de Retención Documental, Actualización de Reglamento Interno de Archivo,

Elaboración de Inventarios Documentales, Actualización de Cuadros de clasificación

Documental, Plan Institucional de Archivos y Pág. web)

Responsables del Plan

Comité Interno de Archivo y Secretaria Administrativa.


Tabla 8. Plan de acción para la elaboración de instrumentos archivísticos en la

Alcaldía Municipal de Calarcá, Quindío.

ACTIVIDADES RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

Elaboración Tablas Valoración.

de de

Jefe Inventarios Archivo

de y 180 días 180 días 5 días

Este Instrumento Archivístico es elaborado con las Unidades Documentales identificadas en el Inventario Documental.

Actualización Tablas Retención Documental.

de de Jefe de

Inventarios y Archivo

120 días 120 días

Tablas Retención Documental actualizadas

de Se actualizará las Tablas de Retención Documental de acuerdo con el Inventario Documental.

- Para la elaboración del Manualde Gestión Documental losfuncionarios de la Alcaldíadeberán recolectar lanormatividad interna y externa de

Actualización Reglamento Interno Archivo.

de

de

Jefe Inventarios Archivo

de y 60 días 60 días

Manual Gestión Documental

dela Entidad.- Deberá plantear parámetros para el manejo de los archivos que sean pertinentes a laAdministración de la Entidad.

- Deberá incluir los Formatos,registros y demás documentosque sirven para ejecutaractividades de gestióndocumental.

Elaboración de Inventarios Documentales.

Jefe deInventarios yArchivo y Contratistas encargados de Archivos deGestión

320 días 320 díasInventario Documental actualizado

Los contratistas y encargados de Archivo Central y de Gestión elaboraran el Inventario Documental de Archivo Central y Archivo de Gestión con la información existente yactualizada.

Actualización de Cuadros de Clasificación Documental.

Jefe de Inventarios y Archivo y Contratistas encargados de Archivos de Gestión

10 días 10 días

Cuadros de Clasificación Documental Actualizados.

Clasificar los documentos de acuerdo con la estructura de los expedientes.

Elaboración del Plan Institucional de Archivos (PINAR)

Convenio ESAP 0 días 0 díasPlan Institucional de Archivos.

El funcionario encargado de la entidad deberá solicitar a la empresa:*Diagnóstico Integral del Archivo.*Mapa de Riesgos*Hallazgos encontrados para el área de Gestión Documental. Documentos necesarios para identificar los Aspectos Críticos y Riesgos a los que se tiene expuesta la Documentación de la Entidad y poder establecer losPlanes de Acción.

Elaboración del Programa de Gestión

Funcionarios y contratistas encargados de

120 días 120 díasPrograma de Gestión Documental.

Los funcionarios encargados de la Entidad deberán establecer Políticas para ser incluidas en el

Documental la Gestión Programa de Gestión(PGD). Documental Documental, realizará una

revisión de cada uno de losAspectos Críticos y Riesgos quese evidenciaron en la elaboracióndel Plan Institucional de Archivospara dar cumplimiento a losPlanes y Programas con loscuales se van a mitigar cada unode estos.

Validación y aprobación de los instrumentos archivísticos

Comité Interno de Archivo 30 días 30 días

Actos administrativos de aprobación de losinstrumentos archivísticos

EL Comité Interno de Archivo deberá aprobar el Plan Institucional de Archivos (PINAR), el Programa de Gestión Documental (PGD) y el Manual de Gestión Documental (MGD)para su implementación.

10 días Una vez el documento haya sido

Publicación en la pág. Web.

Oficina Asesora TIC

después de aprobación

del

10 días después de aprobación del instrumento

Acto Administrativo de aprobación.

aprobado por el representante legal se publicará en la pág. web haciendo caso a la Ley 1712 del

instrumento 2014.


Instrumentos archivísticos elaborados y aprobados

(N° de InstrumentosExistentes/N° Instrumentos Requeridos) *100

Ascendente 100%


Información Políticas,

Programas, Manuales.

Se realizará una revisión de los Documentos y Actos Administrativos con los que cuenta la Alcaldía Municipal de Calarcá Quindío para tomar las decisionesfrente a cada uno de los procesos.

HumanoJefe de Inventarios y Archivo y Comité deArchivo.

Encargado de realizar una revisión de toda la Documentación que le sea suministraday elaborar cada uno de los instrumentos.

6.4 Plan de acción para la implementación de sistema de gestión al cambio.

Objetivo

Emitir y mejorar las herramientas de Archivo y Gestión Documental con los lineamientos

de calidad.

Alcance

Revisar los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de gestión

documental, implementar y capacitar permanentemente sobre su aplicabilidad.

Responsable del plan

Secretaría Administrativa, Responsables del Archivo Central, Asesor de calidad.

Descripción del plan

Tabla 9. Plan de acción para la implementación de sistema de gestión al cambio.

ACTIVIDADES RESPONSABLE FECHA DEINICIO FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

Elaborardiagnóstico de lasnuevasherramientas e instrumentos adoptados por elproceso de Gestión

Archivo Central y Asesor de Calidad

10 días 10 días Diagnóstico Elaborado

El Diagnóstico Documental será elaborado, según lo establecido por el Archivo General de la Nación.

Documental y conlos procedimientosde calidad.

Revisión de loformulado por elÁrea de Calidad para su

Archivo Central yAsesor de Calidad

30 días 30 días Procedimientos revisados.

estandarización.

Capacitación alpersonal para dar aconocer los ajustes Registro dedel procedimiento Archivo Central y asistencia a Estos procesos de Capacitacióne Instrumento Asesor de 30 días 30 días capacitaciones se deberán ejecutar al menosArchivístico, sus calidad o Actas de dos veces al año.formatos y demás Asesoría.

documentaciónactualizada.

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META(Mejora realizada al proceso de

Acciones de mejora realizada gestión documental / Mejorasal proceso de gestión solicitadas al proceso de Creciente 100%documental. gestión documental por el

PINAR) *100


Humano Tecnólogo o técnico en Gestión Documental y Asesor de Calidad.

6.5 Plan de control y acceso a la

información Objetivo

Establecer políticas para controlar, organizar y custodiar el acceso a la información del

Archivo Central y Archivo de Gestión de acuerdo con los perfiles que establezca la

entidad y la normatividad aplicable.

Alcance

Aplicar el proceso a cada una de las Áreas de la Alcaldía Municipal de Calarcá para

tener control, organizar y custodiar la documentación que se encuentra en peligro de

perderse.

Responsables de plan

Responsables de los Archivos de Gestión y Central.


Tabla 10. Plan de control y acceso a la información



Recibir solicitudpersonal, telefónica, por email,memorando o carta para la consulta de un documento específico y registrar

Contratista encargado de Archivo Central y Archivo de Gestión.

1 día 1 día

Los Funcionario del Archivo Central y de Gestión hacen firmar al funcionario que presta el documento, en un Libro Radicadordonde conste fecha, hora y nombre del documento para así

la solicitud en el quedar constancia del préstamo.formato de préstamo.Buscar el documentosolicitado en todas las fuentes de acceso en el Archivo Central y de Gestión y fuera de él, en las guías, inventarios, catálogos índices,base de datos,

Contratista encargado de Archivo Central y Archivo de Gestión. 1 día 1 día

Los Funcionarios encargados de Archivo Central y de Gestión deben buscar los documentos solicitados para las necesidades del solicitante.

inventariosdocumentales entreotros.

Contratista Los Funcionarios harán efectiva la

Recibir solicitud para sacar fotocopias.

encargado de Archivo Central yArchivo de

1 día 1 díasolicitud de fotocopia de los documentos, procederán a sacarlas copias entregarlas y hacer

Gestión. firmar un formato de entrega.



Ubicar losdocumentos en las estanterías, cajas o legajos que corresponda cuando se recibe el documento luego del préstamo.


1 día 1 día

Los funcionarios y contratistas encargados de Archivo Central y de Gestión están en responsabilidad de ubicar adecuadamente la documentación luego de ser devuelta.

El plazo máximo de préstamo de documento será de 15 días hábiles para su devolución.


15 días 15 días

Se establecerá un plazo máximo de devolución de documentos que no sea mayor a 15 días y en caso de necesitar más tiempo se realiza un prorroga de préstamo al Encargado del Archivo.

1.1.1. INDICADORESINDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

No de Documentos

Acciones de mejorar para controlar, organizar y

Prestados/No de Documentos Solicitados*100 Creciente. 100%

custodiar la Información. No de DevolucionesHechas/No de DocumentosPrestados *100

1.1.2. RECURSOS

TIPO CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES

Físicos Tecnología, libros de control.

Humano Funcionarios y contratistas encargados de Archivo Central.

Materiales Libros Radicadores y un software de Archivo.

6.6 Plan de acción para la digitalización de los documentos

Objetivo

Construir un plan de acción para la digitalización como mecanismo prioritario para la

producción, reproducción y gestión de la información, apoyados de un software de

gestión documental y/o políticas de Gestión Documental que permitan la administración

de los documentos digitales y electrónicos de la entidad, para evitar la manipulación y

extravío de las piezas documentales en soporte papel original y garantizar su

conservación y preservación a largo plazo.

Alcance

Aplica a la totalidad de los documentos que debe ser digitalizado, según lo establecido

en las Tablas de Retención Documental.


Oficina Asesora TIC, Secretaria Administrativa, Archivo Central y el Comité Interno de

Archivo.


Tabla 11. Plan de acción para la digitalización de los documentos



De acuerdo con lasTablas de Retenciónse seleccionarán lasseries documentalesque, de acuerdo con

Identificación de las series documentales

Secretaria Administrativa o Funcionario del Archivo Central

30 días 30 días Series y Subseries por digitalizar

su volumendocumental, tiempo de retención, frecuencia de consulta,requerimiento decopia de seguridad ydisposición finalameritan serreproducidas.Se aplicará el procesode organización a lasseries que serán

Preparación de los documentos

Secretaria Administrativa o Funcionario del Archivo Central

Todos los días

Todos los días

objeto dedigitalización, según el Manual de Gestión Documental y elProcedimiento

definido por laAlcaldía Municipal deCalarcá.



Se realizará la

Escaneo Funcionario del Archivo Central

Todos los días

Todos los días

captura de las imágenes de lasseries documentalesa través del escáner.Se realizará mejorasen la calidad de lasimágenes que no

Optimización de la imagen

Oficina Asesora de TIC

Todos los días

Todos los días

afecte la información: brillo, contraste,tamaño, color. Serealizará la edición delas imágenescapturadas.Se verificará que laimagen digitalobtenida sea tan realcomo el documento

Verificación de la calidad de la imagen


Todos los días

Todos los días

original en papel. Se determinará si se inspeccionan todaslas imágenes, osolamente un

subconjunto deprueba. Sedeterminará que elcontrol de calidad se



realice de forma manual (visual), de forma automática (software específico para ello,comprobaciones de páginas muy oscuras en base al tamaño del fichero, etc.) o de forma mixta (primer filtro de forma automática y segundo filtro de forma visual).

Indexación ocaptura de metadatos.


Todos los días

Todos los días

Se describirá la información de los documentos escaneados a través de metadatos o llaves de

búsqueda preestablecidas, que permitan la pronta

recuperación de los documentos digitalizados.



Se incorporarán lasimágenes digitales yla base de datos alSistema o software deGestión Documentalcon el que cuente la

Captura Oficina de TIC

Asesora Todos los días

Todos los días

Alcaldía de Calarcá.El SGD debe estar en capacidad degarantizar:-Autenticidad-Accesibilidad-Integridad-Portabilidad-ConfidencialidadSe realizarán las

Mantenimiento y preservación de datos

Oficina de TIC

Asesora Todos los días

Todos los días

actualizaciones de las versiones delSoftware yactualización de losequipos.

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Documentos digitalizados Documentos digitalizados/ Documentos a digitalizar Creciente 100%

RECURSOS


Equipos de Computo

Estas características se definirán dependiendo del volumen a digitalizar y las condiciones de almacenamiento definidos por la Alcaldía de Calarcá.

Equipos que garanticen latrazabilidad y preservación de la información a largo plazo.

ScannerDe alto rendimiento, que digitalice diferentes formatos ygramajes de papel.

Servidor

Estas características se definirán dependiendo del volumen a digitalizar y las condiciones de almacenamiento definidos por la entidad.

Software de Gestión DocumentalEstas características las definirá la Entidad de acuerdo con la necesidad.

Recurso Humano Tecnólogos o Técnicos en Gestión Documental

Experiencia enproceso de digitalización

6.7 Plan para el manejo de documentos electrónicos

Objetivo

Promover la preservación de los documentos electrónicos y facilitar el acceso de una

manera segura tanto para el usuario como para la Entidad generando buena custodia,

trazabilidad, conservación y recuperación de los documentos de la Entidad.

Alcance

Asegurar y desarrollar acciones para establecer la Gestión del Documento Electrónico,

desarrollando acciones que contribuyan a una buena custodia documental.


Jefe Oficina Asesora de TIC, Jefe de Inventarios y Archivo, Secretaria Administrativa.

Descripción de plan

Tabla 12. Plan para el Manejo de Documentos Electrónicos

ACTIVIDAD RESPONSABLEFECHA

DE INICIO


Se debe generar un Plan dePreservación Documentalelectrónico a corto, mediano y largoplazo, según los lineamientos del

Generación de un Plan de Preservación Documental Electrónico.

Oficina de TIC

Asesora 120días

120días

Plan de Preservación Documental Electrónico.

Sistema Integrado de Conservación, donde se estipulen las prácticas que se deben adelantar al interior de la Entidad, donde se encuentren contenidos metas y acciones quepermitan la preservacióndocumental, prácticas para usuariosy administradores de los sistemasde información.Se deberán identificar las diferentesunidades de conservación, en las

Generar o identificar depósitos acordes a las necesidades de Oficina

de TICAsesora

30 días 30 días

Diagnóstico y Solicitudes de Compra de

que se contendrá la información electrónica y digital. Estas unidades de conservación deberán establecerse según volúmenes de

conservación Documental Electrónica.

unidades de Conservación.

documentación, soportes y medios de recuperación de la información.Se estimará la conveniencia del usode recursos propios o de latercerización de los procesos de


DE INICIO


custodia y recuperación de la información a través de hosting, etc.

Reglamentar el uso de los Documentos Electrónicos.

Oficina de TIC

Asesora30 días 30 días

Manuales de Usuario / Instructivos

Se crearán y/o difundirán manuales e instructivos para los diferentes usuarios de los aplicativos que se utilizan en la Entidad.

Medidas de Seguridad Informática.

Oficina de TIC

Asesora90 días 90 días

Manual de Seguridad Informática.

Se deberá crear un Manual de Seguridad Informática, donde se generen todas las políticas que contengan las restricciones de salvaguarda a la infraestructura informática de la Entidad, así como buenas prácticas para la producción, edición, almacenamiento, conservación y recuperación de documentos, electrónicos o digitales.

Copias de Seguridad para tener recuperación de los Documentos Electrónicos y Físicos por posibles pérdidas.

Oficina de TIC

Asesora 120días

120días

Cronograma de Backup0

Se creará un programa de Backup de la información misional contenida en soportes electrónicos y digitales, esto se logrará a través de la identificación de los documentos electrónicos sensibles y misionales, apoyados en las TRD de la Entidad,así como en el análisis de los


DE INICIO


aplicativos con que cuenta la entidad. Dichas copias de seguridad se generarán periódicamente y de manera concertada entre las áreas de gestión y el Oficina Asesora de TIC. Aquí se deben elaborar estrategias y técnicas necesarias para cumplir con la reproducción exacta de los Documentos electrónicos.

Desarrollar aplicaciones informáticas que cumplan con las condiciones de interoperabilidad, integridad e integralidad de la documentación electrónica.

Oficina Asesora de TIC 180

días180días

Estudios Técnicos, Informes, Licencias, entre otros.

La Entidad en búsqueda de la implementación de la política cero papel y de garantizar la recuperación exacta y oportuna de los documentos, propenderá por un mayor desarrollo de los aplicativos existentes en la entidad; así como la creación, desarrollo o compra de nuevos aplicativos, que permitan la sustitución sistemática del soporte papel según las recomendaciones de Gobierno en Línea y el Ministerio de las TIC´S.

INDICADORES

INDICADOR ÍNDICE SENTIDO META

Expedientes electrónicos Controlados

(N° de Expedientes Identificados) / (N° de Expedientes Controlados) Ascendente 100%

RECURSOS


Tecnológicos Software y Aplicativos Se deberán optimizar la funcionalidad de los aplicativos existentes.

Humanos Ingenieros de Sistemas, Analistas de Información

Se deberá contar con recurso humano altamente calificado para la ejecución de las actividades e instrumentos planteados.

Financieros Según estudios técnicos

Se deberán destinar recursos que permitan la contratación de almacenamiento, capital humano, aplicativos y demás elementos que hacen parte del presente plan.

7. Mapa de ruta

PLAN O PROGRAMA Y/O TIEMPO

CORTO PLAZO

(1AÑO)

MEDIANO PLAZO (1 A 4 AÑOS)

LARGO PLAZO(4 AÑOS EN ADELANTE)

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026Plan de acción para la adecuación de espacios para Archivos de Gestión y Central de la Alcaldía de CalarcáQuindío.Plan de acción para la inducción y re inducción (Plan de capacitación) a los funcionarios y contratistas de la Alcaldía Municipalde Calarcá Quindío.Plan de acción

para laelaboración de

Instrumentos Archivísticos en laAlcaldía Municipal de Calarcá Quindío.Plan de acción para la implementación de sistema degestión al cambio.Plan de control y acceso a lainformación.Plan de acción para la digitalización de los documentos.

CAPÍTULO II

FORMATOS ASOCIADOS

Formato único de inventario documental

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

CÓDIGO: FO-AD-0

VERSIÓN: 02

FECHA: 09-10-2017

OFICINA PRODUCTORA:CODIGO: REGISTRO DE

ENTRADA DIA MES AÑO N° DETRANSFERENCIADEPENDENCIA QUE RECIBE:

OBJETO:

N° CAJA

N° ORDEN

CODIGOASUNTO

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE CONSERVACION N° de

FoliosSOPORTE

FRECUENCIA DE CONSULTA

NOTAS

serie subserie INICIAL FINAL CAJA TOMO OTRO

1

2

3

ELABORADO POR: NOMBRE: CARGO: FECHA: FIRMA

ENTREGADO POR:

FIRMA

RECIBIDO POR:

FIRMA

Vo.Bo. Jefe dependencia

FIRMA

Hoja de control

ALCALDÍA MUNICIPAL DE CALARCA QUINDÍO

CÓDIGO: FO-CO-07 VERSIÓN: 02FECHA: 10-10-2017

HOJA DE CONTROLDependencia:Serie:Subserie:No. Orden:Descripción:

Fecha Tipo Documental Número deFolios

Publicadosi no

RESPONSABLE:

Planilla control de préstamos

PLANILLA CONTROL DE PRESTAMOSCODIGO: FO-AD-01

VERSION: 01

FECHA: 06/10/2014

CONSECUTIVO CAJALEGAJO/ CARPETA

N° FOLIOS NOMBRE DEL DOCUMENTOFUNCIONARIO QUE

FACILITO EL DOCUMENTO

NOMBRE DEL USUARIO DEPENDENCIA FECHA DE RETIRO

FIRMA DEL USUARIO

FECHA DEDEVOLUCIÓ

N

FUNCIONARIO QUE RECIBE

Marcación de cajas

ALCALDÍA MUNICIPAL DE CALARCA QUINDÍO

CÓDIGO:FO-AD-03 VERSIÓN:02FECHA: 28/12/2015

FORMATO CARATULA DE CAJA

FONDO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

FECHAS EXTREMASINICIAL:FINAL:

Nº DE CARPETAS

Nº DE CAJA

OBSERVACIONES

PLANEACIÓN

CÓDIGO:FO-AD-03VERSIÓN:02

FECHA: 28/12/2015

CAJA NO. 01 NOMBRE SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL

NO.CARPETA Nº ORDEN

* *

GESTIÓN DE CALIDAD 2015

* *

* *

* *

* *

* *

* *

* *

* *

* *

PLANEACIÓN

CODIGO:FO-AD-03VERSIÓN:02

FECHA:

CAJA NO. 02 NOMBRE SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL

NO.CARPETA Nº ORDEN NOMBRE O ASUNTO

* *

GESTIÓN DE CALIDAD

* *

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* *

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Formato carátula de leg

1. Jornada de capacitación y sensibilización

Capacitación realizada el día 29 de Mayo en las instalaciones de la Alcaldía municipal de Calarcá a los funcionarios, secretarios de despacho donde se expuso el diagnóstico, los planes de acción, ruta y procedimientos, capacitación realizada por el coordinador Nelson Alejandro Morales de la ESAP.

Los procedimientos se expusieron en Word para hacerlo de manera más clara y precisa, en el cual se explica el paso a paso a seguir de forma técnica y de acuerdo con la norma en la Gestión Documental.

Esta capacitación fue de mucho aprendizaje para los funcionarios ya que por medio de ella se deja claridad y se enseña la buena práctica de los procedimientos en los Archivos de Gestión y Central.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La importancia de la gestión documental en la Alcaldía es que todos los documentos estén controlados y centralizados, esta ayuda administrar el flujo de los documentos y lo que dure su ciclo de vida.Ayuda al almacenamiento físico de los documentos y mejora el proceso de búsqueda de la organización de los documentos.

Recomendaciones para la regularización de la gestión documental de la entidad

- Se requiere actualizar las TRD de la Alcaldía del municipio de Calarcá, actualmente se trabaja con unas tablas cuya información no corresponde con la actual ya que este instrumento archivístico sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos. Con base en ellas será posible la depuración de los documentos de apoyo, que no tienen valores primarios y que no deben ser trasladados a los Archivos semiactivos o centrales de la entidad.

- Se deben elaborar los cuadros de clasificación en la Alcaldía del municipio de Calarcá para lograr los procesos de clasificación, trámite y disposición final tanto de los archivos de gestión como de los archivos semiactivos.

- Es prioritario elaborar e implementar las Tablas de Valoración Documental de la Alcaldía del municipio de Calarcá, con el fin de depurar los documentos del Fondo Documental, lo cual permitirá liberar espacios en los repositorios, mismo que será utilizado albergando la información fruto de las transferencias primarias desde los archivos de gestión.

- Se requiere la elaboración de un cronograma de transferencias primarias en la Alcaldía del municipio de Calarcá, lo que permitirá la descongestión de los archivos de gestión.

- Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014, Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura y demás elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental.

- Para la documentación producida por las secciones de la entidad, así como para la documentación ubicada en los locales descentralizados, se requiere adelantar los siguientes procesos archivísticos:

Clasificación documental

Ordenación documental

Depuración de copia idénticas, formatos sin diligenciar, hojas en blanco, etc.

Foliación de los documentos

Elaboración de Hojas de Control

Cambio de carpeta

Almacenamiento en cajas

Elaboración de bases de datos (instrumentos descriptivos)

Levantamiento de Formato Único de Inventario Documental

Identificación de material deteriorado para proponer su recuperación y evitar la pérdida de documentos por oxidación, resequedad, humedad, hongos, plagas o rasgaduras graves.

Elaboración e implementación de los Procedimientos Archivísticos de la entidad: organización de archivos de gestión, transferencias documentales y eliminación documental.

Plantear e implementar un Programa de Capacitación Práctica en Organización de Archivos de Gestión, en aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Realizar un programa de Digitalización de las series documentales de mayor consulta o que por su valor merecen ser reproducidas.

Elaborar bases de datos, que sirvan como base para la trazabilidad de la información y descripción interna, con el fin de poder realizar las consultas a los expedientes de manera eficiente en el Archivo Central y de Gestión.

Nombrar un funcionario de planta como líder del Proceso de Gestión Documental, con el fin de crear, consolidar y propender por la aplicación de los procesos y procedimientos de Gestión Documental en la Alcaldía Municipal de Calarcá, atendiendo así lo dispuesto en el Artículo 18 de la ley 594 de 2000. Capacitación para los funcionarios de archivo.

Archivo de Gestión: Se requiere organizar la documentación que reposa en cada uno de los Archivos de Gestión visitados, pues se evidenció que falta espacio y materiales como cajas etc.

La digitalización en los documentos del Archivo Central no está implementada como mecanismo para crear copias de seguridad y agilizar trámites, de conformidad con las TRD, TVD y políticas institucionales.

BIBLIOGRAFÍA - WEB GRAFÍA

Sitio web del municipio Calarcá en Quindío (2017). Calarcá, Quindío, Colombia. Recuperado de: http://calarca-quindio.gov.co/presentacion.shtml

Archivo General de la Nación (2001). Acuerdo 060 por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas.Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551

Archivo General de la Nación (2002). Acuerdo 042 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6349

Archivo General de la Nación (2002). Acuerdo 038 por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10544

Presidencia de la República (2018). Decreto 612 de 2018 por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades delEstado.

Recuperado de: http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=85742

Presidencia de la República (2015). Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515

http://calarca-quindio.gov.co/presentacion.shtml

González-Flórez JA, Rincón-Herrera A, Sánchez-Yopazá W, Triana-Torres JW (2014). Manual: Formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR. Bogotá-Colombia: Archivo General de la Nación. Recuperado de: http://portalterritorial.gov.co/apc-aa-

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