1.- Maestros y catálogos de planilla

Esta opción contiene todos los maestros que utiliza la planilla, entre ellos unos que no se deben modificar, los cuales explicaremos mas adelante.

1.1 Creación de centros de costo

En esta opción creamos los centros de costo a los cuales podrá ser asignado un empleado.

1.2 Maestro de empleados

Para crear un nuevo empleado presione clic en el botón que tiene un Signo más, según la muestra anterior, luego complete la información solicitada en esta pestaña

Seguidamente complete la pestaña de contratación

Ahora pasamos a la pestaña de ubicación

Ahora pasamos a la pestaña de Sueldo

Después de completar esta pestaña, ya podemos dar clic en el botón Guardar, en la parte superior para almacenar los datos.

Modificando un empleado

Para modificar un empleado, damos doble clic en la siguiente opción.

Agregando Documentos Adicionales.

Para esto pasamos a la pestaña Doc Adicionales

Ahora pasamos a la pestaña, donde creamos la cuenta bancaria a la cual se le depositara el sueldo. Presione clic en botón Nuevo para abrir una nueva fila y luego de completar la información presione clic en el botón guarda

Ahora pasamos a la pestaña Parientes, de igual forma presione clic en el botón nuevo para crear una nueva fila.

Ahora procedemos a crear los idiomas que domina el empleado

1.3 Estatus del personal

Aquí se manejan los estatus del personal, puede agregar nuevos estados pero no modificar ni eliminar los ya existentes

1.4 Departamentos de la empresa

Se refiere a la estructura organizativa de la empresa

1.5 Tipos de despido.

Son clasificaciones de despido del personal, estas puede agregar sus propias clasificaciones

1.6 Puestos de Trabajo

Aquí puede agregar o modificar su propia estructura de puestos de trabajo

1.7 Instituciones de Ley

1.8 Tablas de descuentos

Estas tablas solo puede modificar sus rangos desde hasta base, pero no su correlativo ni periodo, son fundamentalmente estructurales para el calculo de planilla.

1.9 Calendario No laboral, sirve par ingresar las fechas en las cuales la empresa no trabaja

1.10 Estados civiles

Ya van definidos

1.11 Tipos de Documentos

Puede crear más si es necesario

1.12 Tipos de Empleados

1.13 Tipos de Planilla

1.14 Creación de bancos

1.15 Tipos de cuentas bancarias

1.16 Registro de profesiones

1.17 Registro de parentescos, puede crear mas

1.18 Horarios por turno

1.19 Horarios por departamento

1.20 Horarios por empleado

Pasamos a la pestaña horario Personalizado

1.21 Horarios por empleado

1.22 Tipos de empleados por planilla

1.23 Tipos de acciones de personal, puede agregar todos sus propios tipos

2. Procesos de planilla

2.1 Parámetros generales de planilla

Son los parámetros que se utilizan como variables generales de la planilla, estos parámetros ya van definidos, no agregue, modifique o elimine estos parámetros

2.2 Creación de tipos de descuento e ingresos.

Esta es una tabla master que maneja los tipos de descuento de Ley y Normales. Es importante aclarar que solo puede agregar Clasificaciones de descuentos con T de temporales, los demás códigos son fundamentales para el calculo de planilla

2.3 Creación descuentos e ingresos de empleados

Paso 1: Busque o seleccione al empleado al cual va crearle un ingreso diferente al Salario, este podría ser horas extras, si no son calculadas automáticamente, bonificación, u otro beneficio

Paso 2: La fecha de creación es la fecha de la maquina, si esta en procesos de prueba tiene que cambiar la fecha de la maquina para que estos descuentos se tomen con fechas anteriores.

Paso 3: Seleccione el tipo de ingreso, puede ser una bonificación por ejemplo

Paso 4: Periodo de Pago puede Ser todos los pagos, solo primera quincena, solo segunda, etc.

Paso 5: Un ingreso indefinido, será aquel que siempre se le va pagar al empleado

Paso 6: Fecha de inicio, será a partir de cuando se debe descontar y fecha de finalización es cuando podría terminar, en caso que se haya descontado todo su valor y no se ha dejado de descontar ninguna cuota.

Paso 7: Monto inicial, se refiere al monto del ingreso a pagar, normalmente el monto es igual al valor aplicar, el cual es la cuota que se aplicara para el periodo.

Paso 8: Activo, Indica si el ingreso esta activo, si se pone Inactivo nunca mas volverá aplicarse.

Paso 9: Suspender, indica que el ingreso no se aplicara en ese periodo, hasta que se quite esta marca.

Paso 10: Tipo de planilla, indica el tipo de planilla donde se aplicara el ingreso.

Después de crear el ingreso, presione clic en el botón guardar

Paso 11: Si quiere modificar un ingreso presione doble clic para que se active en la ventana

La lógica de creación de los descuentos es igual a la lógica de creación de los ingresos.

2.4 Consulta de descuentos e ingresos adicionales, sirve para consultar los descuentos o ingresos que tiene fijos un empleado.

2.5 Movimientos de Empleados

Aquí se aplican movimientos a empleados que afectaran la planilla, estos pueden ser descuentos por llegadas tarde, faltas, incapacidades. Etc.

2.6 Apertura planilla

Este es el proceso que debe hacer cada quincena para aperturar la planilla que va procesar durante este periodo de pago.

2.7 Calcular Planilla

2.8 Emisión de reportes de planilla

Reporte Normal

Emisión de boletas de pago

Emitir los reportes que sean necesarios, segun lista de reportes

2.9 Cierre de planilla

Debe cerrar la planilla antes de aperturar una nueva planilla DEL MISMO TIPO, esto no tiene nada que ver con la contabilidad.

Que hace el cierre?

Acumula todos los descuentos efectuados al empleado y deja el saldo que debe en los prestamos y liquida aquellos que ya se terminaron de pagar.

Deja a cero los ingresos adicionales pagados al empleado en el máster de movimientos, solo quedan en la planilla.

"UNA PLANILLA YA CERRADA, NO PUEDE VOLVERSE A CALCULAR"

Después del cierre ya está listo para hacer una nueva planilla quincenal

COMO HACER UNA PLANILLA DE INDEMNIZADOS.

1.- Primero aperture la planilla

Escriba los periodos que esta indemnizando, o sea del 01 al 15 o del 15 al último del mes y presione clic botón procesar

2.- Entre a procesos de planilla y seleccione el empleado a indemnizar.

Escriba el periodo desde hasta cuando le está pagando la indemnización, seleccione el motivo, ejemplo renuncia, tiempo, despido, etc. y presione clic en el botón guardar.

Puedo agregar otro empleado.

Ahora tengo dos empleados a indemnizar.

Este viene desde el 2012

3.- Ahora procedemos hacer el cálculo de la planilla

Presiono clic en el tipo de planilla llamado PLANILLA DE INDEMNIZACION Y SE MUESTRAN LOS EMPLEADOS A INDEMNIZAR.

Ahora debemos dar clic en el botón Calcular.

Nos muestra ya el proceso realizado.

4.- Ahora procedemos a ver el reporte de los cálculos.

Nos muestra la planilla calculada, le doy clic en el botón imprimir para mandarla al printer.

Por ejemplo para el empleado 40 Sueldo $400.00/30 dias = $13.33 esto por 12 dias= $160.00 de sueldo,

Indemnizacion = del 01/04/2015 al 12/11/2015 da 225 dias, si su sueldo es $400.00*.30 = $120.00 en el año, esto dividido entre $120/365 = 0.3287671000, esto da $73.81 redondeado

El aguinaldo es igual a $400/30 * 15 DIAS TIENE MENOS DE 3 AÑOS =$200.00, ESTO DIVIDIDO ENTRE 360 DIAS MULTIPLICADO POR 225 DIAS TRABAJADOS $124.97 APROXIMADO.

Después de revisar la planilla, si necesitamos hacerle algún descuento al empleado, o revisar otro valor. Debemos primero revertir la planilla en la misma opción donde la calculamos. Siempre que necesitemos hacer un cambio, debemos revertir la planilla

Nos salimos de esta pantalla y pasamos agregarle el descuento.

Procedemos a agregarle un descuento que nos debía el empleado 40, antes de que se retire.

Especifique en esta pantalla, el monto Inicial del descuento y la cuota, ambos tienen que tener el mismo valor, luego la fecha de inicio, que debe ser una fecha entre el rango de la planilla de indemnización, luego el tipo de Planilla, debe ser 10 Planilla de indemnizados para que lo tome en cuenta, seguido presione clic en el botón Guardar.

Ahora procedemos a calcular nuevamente la planilla

Emitimos el reporte de la planilla, dando clic en el botón imprimir

Luego emitimos las boletas de pago.

Nota: Puede imprimir las boletas,

Sii luego tiene otro empleado que indemnizar luego en este mismo mes, puede revertir la planilla, agregar el nuevo empleado a indemnizar y luego volver a calcular la planilla, imprimir la planilla, y seguido imprimir la boleta individual de este empleado.

AL FINAL DEL MES POR FAVOR CIERRE LA PLANILLA DE INDEMNIZADOS.

NOTA: EL CIERRE DE PLANILLA LIQUIDA TODO LOS DESCUENTOS E INGRESOS DE ESTOS EMPLEADOS.

UNA PLANILLA YA CERRADA, SIN IMPORTAR EL TIPO QUE SEA NO PUEDE VOLVERSE A APERTURAR PARA NINGUN CALCULO.

NO PUEDE HABRIR UNA PLANILLA DEL MISMO TIPO, SI NO TIENE CERRADA UNA PLANILLA DE UN MES ANTERIOR DEL MISMO TIPO.

COMO HACER UNA PLANILLA DE VACACIONES

1.- PRIMERO ASEGURESE QUE A LA PLANILLA DE VACACION ESTEN ASOCIADOS TODOS LOS TIPOS DE EMPLEADOS SI VA HACER UNA SOLA PLANILLA DE VACACION POR TODOS LOS EMPLEADOS CUANDO ES COLECTIVA.

Para este caso vamos hacer una planilla de vacación administrativa que vamos incluir todos los empleados.

2.- ASEGURESE QUE EL TIPO DE PLANILLA ES DE VACACION, NO SOLO POR SU NOMBRE SINO POR ESTA VARIABLE TAMBIEN.

Revise en esta planilla los cálculos por donde va pasar, si va aplicar otros Ingresos, Descuentos que no son de ley, etc.

3.- VAYA A LA OPCION QUE LE PERMITE REGISTRAR EMPLEADOS VACACION INDIVIDUAL, O TODOS LOS EMPLEADOS. LA INDIVIDUAL SE USA CUANDO SE VA PAGAR VACACIONES A CIERTOS EMPLEADOS, PERO NO A TODOS.

Luego se va mostrar en pantalla todos los empleados que se van ir de vacacion, este proceso solo puede hacerse una vez.

Clic si son todos los empleados

4.- AHORA DEBEMOS APERTURAR LA PLANILLA DE VACACION.

5.- AHORA VAMOS A CALCULAR LA PLANILLA

Aquí se deben mostrar todos los empleados que van de vacación

Aquí puede observarse los procesos que se calcularon, el sueldo y descuentos de ley, para nuestro ejemplo.

6.- Ahora vamos emitir el reporte de la planilla

Nota: Podrán observar que en la planilla no salen los días pagados por la vacación, eso solo se ve en la boleta.

Analizaremos el cálculo de un empleado que gana $304.17 para ver si esta correcto en la boleta.

Para ver la boleta tenemos que darle clic al botón imprimir.

Calculo = 304.17/30 * 7 dias =$70.97

Ese pago de $70.97 *.30 según ley = $21.29 de porcentaje de vacación.

El sistema paga según los días que le puso a la planilla, no el periodo que usted pone; de hecho el periodo debería ser igual a los días pagados.