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Visión y Práctica General SAP ERP
Visión y Práctica General SAP
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Introducción
En los últimos 20 años la implantación de sistemas de información tipo ERP en las grandes empresas ha
sido masiva. SAP es el máximo exponente de ello al ser el líder mundial en número de instalaciones. La
gran amplitud y complejidad de un sistema exige la especialización del personal de la empresa en cada
uno de sus aspectos como pueden ser, la funcionalidad, la parametrización, la programación o la
administración del sistema.
En este curso se dará a conocer los aspectos generales del sistema, para tener la base de conocimientos
necesarios para poder comprender de mejor forma la funcionalidad e integración de los diversos
componentes del sistema. Sirviendo como introducción a las personas que quieran iniciarse en la
administración de sistemas.
Objetivos del Curso
Conocer la empresa SAP
Conocer cómo se accede al sistema
Conocer los componentes de SAP
Identificar como ocurre la integración entre los procesos empresariales
Definir la estructura organizacional generada por el SAP
Utilizar los Datos Maestros
Comprender como las transacciones comerciales son grabadas en documentos.
Comprender de SAP suministra herramientas para creación de informes.
Explicar con un caso práctico la integración los procesos de negocios en un circuito de compras,
ventas, análisis contable y de control de gestión.
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INDICE
Objetivos del Curso ....................................................................................................... 2
1 Módulos y Componentes ............................................................................. 5
2 Estructura Organizacional SAP ..................................................................... 6
3 Datos Maestros ........................................................................................... 8
4 Entrada en el Sistema .................................................................................. 8
5 Trabajar con el Sistema SAP......................................................................... 9
5.1 Barra de menú................................................................................................... 9
5.2 Barra de Herramientas ...................................................................................... 9
5.3 Botones Estándares ........................................................................................ 10
5.4 Otros botones: ................................................................................................ 11
5.5 Barra de estado ............................................................................................... 12
5.6 Código de transacción .................................................................................... 12
5.7 Trabajar con varios modos .............................................................................. 13
6 Módulo Adquisiciones MM ......................................................................... 14
6.1 Creación de un Pedido de Compra (ME21N) .................................................. 14
6.2 Entrada de la Mercancía (MIGO) ..................................................................... 19
6.3 Entrada de facturas (MIRO) ............................................................................. 25
7 Módulo Ventas SD ..................................................................................... 28
7.1 Creación de Pedido de Ventas (VA01) ............................................................ 30
7.2 Despacho de la mercancía (VL01N) ................................................................ 31
7.3 Facturación (VF01) .......................................................................................... 33
7.4 Gestión de pedidos: Pago (F-28) .................................................................... 34
8 Módulo Finanzas FI.................................................................................... 35
8.1 Creación de registro contable (FB50) .............................................................. 36
8.2 Creación de registro factura Proveedor (FB60) ............................................... 38
8.3 Pago de Factura (F-53) ................................................................................... 41
8.4 Visualización de Partidas Individuales de Acreedor (FBL1N) .......................... 46
8.5 Facturación Deudor ......................................................................................... 47
8.1 Visualización de Partidas Individuales de Deudor (FBL5N) ............................. 49
8.2 Pago Cliente (F-28) ....................................................................................... 50
8.3 Visualización de saldos de cuentas de mayor ................................................. 52
8.4 Visualización de documento individual y masivo (FB03) ................................. 54
9 Módulo Controlling CO ............................................................................... 54
9.1 Circuito Control de Gestión ............................................................................. 54
9.2 Ejecución de reportes de centros de costos ................................................... 56
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10 Parametrizaciones (introducción) ................................................................ 57
10.1 Que son las parametrizaciones (SPRO) .......................................................... 57
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1 Módulos y Componentes
FI: Finanzas – Contabilidad
CO: Controlling, Control de gestión interna
AM: Activos Fijos
PS: Sistema de proyectos
SD: Ventas y Distribución
MM: Compras e inventario
PP: Planificación de la Producción
QM: Control de Calidad
PM: Planificación de Mantenimiento
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HR: Recursos Humanos
WF: Sistema Work-Flow
IS: Solución de Industria
ABAP: Lenguaje de programación propio de SAP ERP
2 Estructura Organizacional SAP
Se describen las estructuras organizacionales de una empresa en el sistema SAP, es decir cómo se
representa la empresa en el sistema.
La empresa se divide en diferentes niveles organizativos, los cuales se detallan a continuación.
Mandante
Sociedad CO
Empresa Empresa
Centro
Plan de Cuentas
Org. Ventas
Org. Compras
Gr. Compras
Gr. Compras
Centro
Almacen
Centro Centro
Almacen Almacen Almacen Almacen
Canal
Sector
Puesto Expadicion
Area Contabili
dad Costos
Empresa
FI FIFI
CO
CO
MM
MM
MM
FI
LO LO
LO
LOLO LO LO LO
LO
SD
SD
SD
SD
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Plan de Cuentas: es fomado por un conjunto de cuentas de mayor que serviran para registrar valores
y flujos de valores. Es necesario atribuir un plan de cuentas para cada empresa, que será utilizado
para las contabiliazciones diarias y para clasificaciones contables dentro de la Contabilidad General.
Empresa: Representa una unidad independinente. Puede ser representada como la menor unidada
organizacional en la contabilidad externa. Es una Sociedad dentro de una Corporación o una
Subsidiaria que genera, individualmente, balances patrimoniales y cálculos de utilidades o pérdidas
exigidos por ley.
Área de Contabilidad de Costos: es una unidad organizativa utilizada para contabilizar costos. Un
área de contabilidad de costos puede contener una o más empresas, si fuese necesario, pueden
operar en diferentes monedas. Todas las empresas de un área de contabilidad de costos deben
utilizar el mismo plan de cuentas.
Organización de Ventas: es una unidad organizacional en Logistica responsable por la distribución de
materiales y servicios y por la negociación de condiciones de venta. Ella tambien responde por los
productos vendidos y por los derechos del cliente.
Canal de Distribución: Canal por medio del cual las mercancias o prestaciones de servicio llegan a los
clientes. Ejemplos típicos de canales de distribución son el comercio mayorista, el minorista o venta
directa.
Sector de Actividad: es utilizado para agrupar materiales y servicios, o sea, representa un grupo de
productos. Por ejemplo: sector actividad automoviles y sector de actividad electronicos.
Puesto de expedición: esla unidad organizativa que controla las actividades de liberación de
mercancias. Puede ser una rampa de carga, una sala de maletas, un depósito ferroviario o un grupo
de funcionarios responsables por la organización de los envios.
Centro: es una unidad organizacional de logística que estructura la empresa a partir de una
perspectiva de producción, suministro, mantenimiento, ventas, centro de almacenamiento y
planeación de materiales. Puede ser una instalación fabril, un centro de distribución de materiales o
un lugar de prestación de servicios.
Organización de Compras: es una representación del área o departamento de compras de materiales
o servcios, para uno o más centros. La organización de compras asume la sresponsabilidad legal por
todas las operaciones de compras externas.
Almacen: permiten la difrenciación física del material dentro de un centro. Ejemplo almacen de
materia primas
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3 Datos Maestros
Los datos maestros son usados y procesados en una base de datos para varias aplicaciones en el sistema.
Estas fuentes de datos permiten que valores sean propuestos automáticamente durante el procesamiento
de un documento, reduciendo el número de errores y el tiempo gastado en la inserción de datos.
4 Entrada en el Sistema
Introducción Sapgui
Como cualquier software que esté basado en arquitectura cliente/servidor, SAP dispone de un programa cliente que se debe instalar en cada uno de los servidores de presentación (PC’s) para poder realizar la conexión al sistema . Este programa cliente se llama SAPGUI o SAP Frontend y es la herramienta que nos permite navegar por las distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema de SAP.
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Luego de solicitarlo, aparece la pantalla de acceso, en la cual deben completarse los siguientes campos:
Mandante: Su sistema
Nombre del usuario: Se le informa por medio del responsable del sistema
Clave de acceso: Aquí está dada por única vez una contraseña inicial. Reemplazarla
individualmente al entrar por primera vez en el sistema y retenerla.
5 Trabajar con el Sistema SAP
5.1 Barra de menú
La navegación en se realiza a través del llamado SAP Easy Access.
El menú desplegable es la herramienta básica para la navegación por las distintas aplicaciones del sistema
SAP. En él podremos encontrar todas las funciones necesarias para un llevar a cabo un control total sobre
las transacciones y programas. El menú desplegable se caracteriza por tener fijas las últimas dos opciones
de la derecha. Estas dos opciones son:
Sistema. Opción para crear y borrar modos, desconexión del sistema, ver el status de nuestra sesión entre
otras.
5.2 Barra de Herramientas
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Cada uno de los componentes de la Barra de herramientas se explica a continuación.
5.3 Botones Estándares
Botón de Intro
Haciendo un clic en este botón en la Barra de herramientas o presionando la tecla INTRO en su teclado,
Ud. confirma las entradas realizadas en una pantalla.
Campo de comandos
Campo para ingresar comandos, como códigos de transacción, letras para la selección directa y otros
comandos.
Botón de guardar
Haciendo clic en este botón, Ud. guarda su trabajo. El botón de guardar ejecuta la misma función que
Guardar en el menú Editar. En diversos menús en cascada, este botón también se utiliza para
"contabilizar", por ejemplo, facturas.
Botón de Atrás
Haciendo clic en este botón, Ud. retrocede un nivel de jerarquía de aplicación. En caso de que se pierdan
datos, aparecerá una ventana de consulta en donde Ud. puede guardar los datos.
Botón de Finalizar
Haciendo clic en este botón, Ud. finaliza con la aplicación actual. El sistema regresa al nivel anterior o al
nivel principal de SAP.
Botón de Cancelar
Haciendo clic en este botón, Ud. cancela la aplicación actual. El botón Cancelar es idéntico a la función
Cancelar en el menú Editar.
Botón Imprimir
Haciendo clic en este botón, Ud. puede imprimir los datos que se visualizan en la pantalla actual.
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Botón Buscar
Haciendo clic en este botón, Ud. puede buscar los datos que necesite en la pantalla actual. El ingreso de
buscar palabra puede realizarse con "*". Como resultado de búsqueda se indican todos los aciertos de la
palabra ingresada. (Por ejemplo: buscar palabra: ABB, usted ingresará *ABB*; resultado de búsqueda ABB
Técnica de conmutación y de mando.
Botón de Continuar búsqueda
Haciendo clic en este botón, Ud. puede comenzar una búsqueda ampliada de datos que necesite en la
pantalla actual.
Botones de desplazamiento
Botones con los que Ud. puede acceder al comienzo o al final, a la página anterior o a la página siguiente
de una información. En el sistema, las teclas F21 a F24 están reservadas para estas funciones. En su
teclado hay teclas de desplazamiento especiales, por ejemplo RePág o AvPág.
5.4 Otros botones:
En él los submenús del sistema aparecen otros botones dependiendo de las aplicaciones. Según el menú
en cascada de que se trate, existen diversas funciones. En el siguiente punto se explicarán brevemente
algunos botones que aparecen con frecuencia.
Ejecutar (F8) se ejecuta una consulta o un listado
Utilización de la ayuda para
aplicación
En la ayuda para aplicación del sistema hallará
informaciones de los componentes del sistema y su
utilización. (Compárese la descripción
correspondiente a F1 ayuda SAP más abajo)
Seleccionar todo
(Ctrl + F6)
Se seleccionan todos los valores, por ejemplo todas
las posiciones en un pedido
Deseleccionar todo o borrar
selección
(Ctrl + F7)
Se deseleccionan todos los valores.
Comienzo/fin de bloque
(Ctrl + F9)
El cursor se posiciona al comienzo o al fin de la
pantalla de selección correspondiente
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Detalle
(Ctrl + Shift + F3)
El zoom indica otras informaciones sobre los valores
seleccionados.
Datos adicionales
(F2)
Igual función que "zoom"
Borrar entrada
(Shift F2).
Se borra la entrada seleccionada.
Resumen
(F5)
Cambia de la vista detallada a la vista superior
Clasificar en orden
ascendente
Los datos se clasifican en orden ascendente.
Clasificar en orden
descendente
Los datos se clasifican en orden descendente.
La barra de aplicaciones
Con la visualización antigua del sapgui se encuentra entre la barra estándar de herramientas y la parte
principal de la pantalla. En ella disponemos de las opciones básicas para el control de la aplicación actual
(ejemplos de aplicaciones: visualizar pedido de compras, creación de cliente,). En la nueva visualización
del sapgui se encuentra entre la barra de títulos y la parte principal de la pantalla.
5.5 Barra de estado
En el borde inferior de la pantalla siempre se visualiza una barra de estado. En esta barra, el usuario
puede leer informaciones acerca del estado actual del sistema, mensajes de error, mensajes de
advertencia, hora, mandante, etc.
5.6 Código de transacción
El menú del usuario facilita el acceso a las aplicaciones. En el menú de usuario, los usuarios pueden
ingresar las aplicaciones que utilizan normalmente. Haciendo un clic con el ratón, entran directamente en
la aplicación deseada, sin tener que pasar por cada uno de los niveles.
Un código de transacción se compone de cuatro caracteres que Ud. ingresará en el campo de comandos.
Delante de este código de transacción se podrá colocar /N u /O. La preposición /N permitirá acceder a la
transacción independientemente del área en la que Ud. se encuentre. La preposición /O creará un modo
nuevo para la transacción deseada.
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5.7 Trabajar con varios modos
Al llamar el ícono de SAP en la barra de inicio de Windows, se abre el primer modo. En este modo pueden
ejecutarse todas las transacciones o los pasos del menú. Pero como deben ingresarse datos
frecuentemente (por ejemplo, el código de proveedores) que el usuario no siempre recuerda de memoria,
es útil poder buscar estos datos en otro modo (= copia del modo inicial. De esta manera, el usuario no
debe interrumpir la función recién ejecutada en la que, por ejemplo, ya ingresó muchos datos, sino que
puede consultar los datos necesarios en el segundo modo.
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6 Módulo Adquisiciones MM
1. Circuito de Compras
a. Creación de un Pedido de Compra b. Entrada de la Mercancía c. Factura Proveedor
d. Pago a Proveedor (proceso FI)
Ejemplo empresarial
En su empresa, los materiales deben adquirirse de proveedores externos. Como empleado de Compras,
necesita conocer el proceso de aprovisionamiento, en particular, el pedido.
6.1 Creación de un Pedido de Compra (ME21N)
Nota: Para revisar los pedidos de compras existentes en el sistema puede utilizar la transacción ME80FN
1. Pedido de Compra
2. Entrada de mercancía
3. Factura Proveedor
4. Pago proveedor
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A continuación se explica el primer paso de un proceso de aprovisionamiento sencillo. El proceso empieza
con la creación de un pedido mediante la transacción ME21N (véase el gráfico “Aspectos básicos del
proceso de aprovisionamiento: Pedido”). Se puede suponer que los datos importantes, como el proveedor
y el material, ya existen en el sistema.
PEDIDOENTRADA DE MERCANCIA
RECEPCION DE FACTURAS
TRANSACCION ME21N
TRANSACCION MIGO
TRANSACCION MIRO
Un pedido es una solicitud formal a un proveedor para que le suministre material o servicios con las
condiciones que se indican en el pedido. En el pedido se especifica si el material se suministra a un
almacén o directamente para el consumo (por ejemplo, centro de coste, orden, instalación o proyecto). La
entrada de mercancías y la verificación de facturas normalmente se lleva a cabo según el pedido.
Puede reducir el tiempo de registro de datos creando posiciones de pedido con referencia a un pedido
existente, una solicitud de pedido, una oferta o un pedido abierto.
En el sistema también puede registrar un pedido sin referencia a documentos anteriores. Al introducir los
datos del pedido, el sistema sugiere valores de propuesta. Por ejemplo, sugiere la dirección del pedido, así
como las condiciones de pago y transporte (incoterms) del registro maestro de proveedores. Si existe un
registro maestro de materiales, el texto breve de material y el grupo de materiales se transferirán
automáticamente. Si en el sistema ya existe un registro info de compras, de él se puede derivar una
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propuesta de precio para el pedido. El pedido se envía a un proveedor o se realiza un pedido de traslado a
otro centro de la misma empresa o del grupo de empresas.
Formato de pedido
El pedido consta, como otros documentos de compras del sistema SAP, de una cabecera de documento y
una o varias posiciones.
La cabecera del documento contiene información que hace referencia al pedido global. Por ejemplo, la
moneda de documento, la fecha de documento o las condiciones de pago.
La parte de la posición del documento contiene datos que describen los materiales o servicios solicitados.
Por cada posición se puede actualizar información adicional, (por ejemplo, reparto de entregas o textos
por posición). En un pedido se pueden obtener materiales o servicios para todos los centros que están
vinculados a la organización de compras.
Transacciones de pedido: ME21N, ME22N, ME23N
La transacción de pedido (ME21N) es una transacción de una pantalla, en otras palabras, se pueden
actualizar los datos relevantes en una imagen central. La transacción de imagen única se divide en cuatro
ámbitos de imagen:
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• Cabecera: Donde se indican los datos correspondientes de todo el pedido como, por ejemplo, la
dirección del proveedor o los niveles de organización.
• Resumen de posiciones: En esta lista, se pueden indicar las posiciones con los datos más importantes,
como por ejemplo material, cantidad y precio.
• Detalle de posición: Donde se registrarán datos adicionales de una posición específica, si es necesario
como, por ejemplo, texto adicional, especificaciones de imputación y confirmaciones.
• Resumen de documentos: En el resumen de documentos, se puede visualizar diferentes documentos de
compras, por ejemplo, pedidos, peticiones de oferta y solicitudes de pedido.
En la transacción de pedido, se pueden abrir y cerrar todas los ámbitos de imagen individualmente,
influyendo así el tamaño de los ámbitos de imagen. Si cierra la cabecera y el detalle de posición, por
ejemplo, aumenta el tamaño del resumen de posiciones. Lo mismo ocurre con la cabecera de pedidos, el
resumen de posiciones y los detalles de posición, así como el resumen de documentos y la función de
ayuda.
Si cierra y vuelve a entrar en la transacción de pedido, la imagen estará en el mismo formato que cuando
la abandonó. Si el resumen de documentos y la cabecera estuvieran cerradas y el resumen de posiciones y
el detalle de posiciones estuvieran abiertos, se visualizaría este mismo formato de presentación.
No importa la función que utilice para acceder al pedido (crear, modificar, visualizar). Con Crear o
Visualizar/Modificar, puede cambiar de función entre ellas. Desde el icono Otro pedido, también puede ir
directamente a otro pedido o solicitud de pedido.
Ejercicio Práctico Crear un Pedido
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Procedimiento
1. Acceda a la actividad mediante la opción de navegación siguiente:
Menú SAP ECC Logística → Gestión de materiales → Compras → Pedido → Crear
Código de transacción ME21N Proveedor/Centro suministrador conocido.
2. En la pantalla Crear Pedido: Acceso efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Clase de Pedido
Tipo de pedido,
nacional, extranjero,
etc.
Seleccione pedido estándar
3. Indique el proveedor al que desea realizar el pedido.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Proveedor
Número o nombre del proveedor o del centro suministrador mediante el cual se deben adquirir los materiales.
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4. En los datos de cabecera de la ficha Datos org., indique los niveles de organización de compras, Grupo de compras y Sociedad.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Org. Compras
Denomina la organización de compras
1000
Grupo Compras
Clave de un comprador o grupo de compradores responsable(s)
002
Sociedad
Clave que identifica unívocamente la sociedad.
1000
5. Indique los datos de las posiciones individuales en el Resumen de posiciones.
También debe especificar el material, la cantidad necesaria, la fecha de entrega y el precio. El centro que
debe recibir las mercancías debe indicarse en el nivel de posición.
Si existe un registro info de compras del material y los proveedores, se propondrá su precio neto. Si no ha
indicado la fecha de entrega, se calculará a partir del plazo de entrega del registro info.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Material
Denomina la organización de compras
100-110 Registros Info
5300001047
Cantidad
Clave de un comprador o grupo de compradores responsable(s)
4
Centro
Clave que identifica unívocamente la sociedad.
1000
6. Seleccione Grabar para crear el pedido. El sistema asigna automáticamente un número de pedido.
6.2 Entrada de la Mercancía (MIGO)
Ejemplo empresarial
En su empresa, los materiales se adquieren de proveedores externos. Como miembro del personal de
almacén, está examinando cómo se registran las entregas de materiales solicitados en el sistema SAP y
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qué efecto tienen estas entradas de mercancías en relación con el pedido. Las mercancías entregadas
normalmente se guardan en el almacén.
Entrada de mercancías como parte del proceso de aprovisionamiento
El segundo paso de un proceso sencillo de aprovisionamiento externo es la entrada de mercancías. El
último se deriva de la emisión de un pedido para las mercancías a un proveedor. Igual que el proceso de
pedido, el proceso de entrada de mercancías se reproduce en el sistema SAP mediante un documento.
PEDIDOENTRADA DE MERCANCIA
RECEPCION DE FACTURAS
TRANSACCION ME21N
TRANSACCION MIGO
TRANSACCION MIRO
Cuando se entregan mercancías en función de un pedido, es importante para todos los departamentos
implicados que se registre esta entrada de mercancías con referencia al pedido. Cuando se registran las
entradas de mercancías, el sistema propone todas las partidas abiertas a partir del pedido. Esto facilita
tanto el registro como la verificación de mercancías recibidas. Entre otras cosas, se puede verificar si:
• Se ha entregado el material correcto
• Se ha entregado la cantidad correcta, o ha habido exceso de suministro o un suministro incompleto
• Las mercancías perecederas están dentro de la fecha máxima de caducidad (la verificación de caducidad
debe estar activa en este caso).
Se pueden registrar varias posiciones de entrada de mercancías en función de una posición de pedido en
una operación. Esto es aconsejable si, por ejemplo, el material se entrega por lotes o se distribuye en
varios almacenes.
Cuando se contabiliza una entrada de mercancías con referencia a un pedio, los historiales de pedido de
las posiciones de documento de compras correspondientes se actualizan de forma automática. Esto
permite al encargado de compras identificar entregas pendientes y reclamar al proveedor que las acelere
si es necesario.
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Cuando se contabiliza la entrada de mercancías en almacenes, el sistema genera un documento de
material. Este documento contiene información acerca del material entregado y la cantidad
correspondiente. El sistema también registra el almacén del centro en el que se guarda el material (queda
almacenado). Si la entrada de mercancías es valorada, además se genera un documento contable. Éste
contiene detalles de los efectos de contabilidad del movimiento de mercancías
Entrada de mercancías
Al registrar los movimientos de mercancías se debe especificar una clase de movimiento. La clase de
movimiento es una clave de tres caracteres empleada para diferenciar entre movimientos de mercancías.
Las entradas de mercancías, las salidas de mercancías o los traslados son ejemplos de estos movimientos
de mercancías.
Ejemplos de clase de movimiento
La clase de movimiento tiene funciones de control importantes en la gestión de stocks. Desempeña un papel crucial en la determinación de cuentas automática en el sistema SAP. Junto con otros factores determinantes, la clase de movimiento establece qué cuentas de existencias o de consumo se actualizan en la contabilidad financiera (entre otras cosas). La clase de movimiento también determina el layout de la pantalla para entrada de documentos o la actualización de los campos de cantidad.
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Movimiento de mercancías - Transacción MIGO
La transacción MIGO, para el registro de movimientos de mercancías, es una transacción de imagen única.
Está subdividida en la estructura jerárquica de ámbitos de imagen, los datos de cabecera, el resumen de
posiciones y los datos de detalle de posición. En las áreas de cabecera y detalle, la información se agrupa
en etiquetas individuales.
• Estructura jerárquica: En esta área aparecen sus últimos diez documentos (pedidos, otras órdenes,
reservas, documentos de material y datos retenidos).
El sistema inserta de forma automática estos documentos en la estructura jerárquica. Se trata de
documentos (pedidos, órdenes, reservas) a los que hizo referencia al contabilizar un movimiento de
mercancías y los documentos de material generados en el proceso. Por lo tanto, siempre cuenta con un
resumen de las actividades más recientes que ha ejecutado. Al trabajar con el resumen de documentos,
debe tener en cuenta que el usuario no lo puede modificar.
• Datos de cabecera: Los datos de cabecera incluyen información relacionada con todo el documento de
material, como la fecha del documento y de contabilización, la comprobación de la cabecera del
documento, el responsable del registro y la fecha de registro. Asimismo, desde los datos de cabecera se
accede al documento contable.
• Resumen de posiciones, detalles de posición: El resumen de posiciones le facilita una lista de posiciones
de documentos. Haciendo clic en el número de una posición en el resumen, se abren los datos de detalle
de la posición. Los detalles incluyen información sobre documentos de referencia y la imputación.
Visión y Práctica General SAP
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A excepción del resumen de posiciones, los ámbitos de imagen se pueden abrir y cerrar de forma
individual. La estructura jerárquica se muestra o se oculta mediante el pulsador Mostrar/ocultar resumen.
Para los datos de cabecera y los detalles de posición, se utiliza Datos de cabecera o Datos de detalle para
abrir los ámbitos de imagen y, con el texto quick info Cerrar datos de cabecera, o , con el texto quick info
Cerrar datos de detalle, para cerrarlos.
También se pueden abrir los datos de detalle de una posición haciendo clic en el número de posición en el
resumen de posiciones.
Ejercicio Práctico
Registrar la entrada de mercancías para un pedido
Registrar la EM en función de un pedido
1. Acceda a la actividad mediante la opción de navegación siguiente:
Menú SAP ECC Logística → Gestión de materiales → Gestión de stocks → Movimiento de mercancías → Movimiento de mercancías (MIGO).
Código de transacción MIGO
2. Seleccione en la transacción Entrada de mercancías y Pedido como referencia.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Clase de
Movimiento
Indica la operación
empresarial que desea
registrar en el sistema
Seleccionar Entra de
Mercancía
En este campo
puede hacer
entradas, salidas,
devoluciones, etc.
Tipo de Documento
Indica el documento de
referencia al que se
desea hacer referencia
al registrar la actividad.
Seleccionar Pedido En este campo se
pueden seleccionar
Ordenes, pedidos,
reserva, etc.
3. Verifique el valor de propuesta para la clase de movimiento y, si es necesario, modifíquela a 101.
Visión y Práctica General SAP
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Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Clase de
Movimiento Clase de movimiento
101 Se debe elegir el tipo
de movimiento
según lo que se
realice
4. Indique el número de pedido
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Número de
Documento
Número del tipo de
documento para el cual
se requiera hacer el
movimiento
Según ejercicio Cada alumno tendrá
su propio número de
pedido
5. Presione Enter, para tomar las posiciones del pedido.
6. Indique la fecha del documento y el número de nota de entrega del proveedor en la etiqueta General
de los datos de cabecera.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Fecha de
Documento
Fecha cuando se crea el
documento de entrada
Según ejercicio
Fecha Contable
Fecha en la cual debe
registrarse el
movimiento
Según ejercicio Debe coincidir con la
fecha de entrada
real del material
7. Seleccione las posiciones que se entregaron mediante el indicador OK. Si es necesario, modifique las
cantidades de propuesta para las posiciones y especifique un almacén.
Atención: Una vez se hayan abierto los datos detallados de una posición, sólo se pueden realizar
modificaciones en esta posición en los datos detallados, no en el resumen de posiciones.
8. Por último, contabilice la entrada de mercancías.
Visualizar el documento de material y el documento contable asociado
1. Desde la imagen SAP Easy Access, seleccione Logística → Gestión de materiales → Gestión de stocks →
Movimiento de mercancías → Movimiento de mercancías (MIGO).
2. Seleccione Visualizar y Documento de material como referencia.
Visión y Práctica General SAP
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3. Indique el número de documento de material y el ejercicio del documento.
También se puede buscar el documento de material o seleccionar el número de documento de material
haciendo doble clic en uno de sus documentos desde el resumen.
Atención: Un documento de material sólo se puede seleccionar haciendo doble clic en su número en el
resumen de documentos si se ha seleccionado anteriormente la transacción Visualizar y Documento de
material como referencia.
4. Seleccione, el documento de material.
5. Opcional: Para visualizar el documento contable, abra los datos de cabecera y seleccione la etiqueta
Info de documento. Seleccione Documentos contables. Aparecerá una ventana de diálogo en la que podrá
seleccionar el documento contable y visualizarlo con
6.3 Entrada de facturas (MIRO)
Ejemplo empresarial
El proceso de aprovisionamiento finaliza con la entrada de la factura del proveedor.
Recepción de facturas como parte del proceso de aprovisionamiento
La entrada de la factura completa el proceso de aprovisionamiento, que abarca el pedido y la entrada de
mercancías.
PEDIDOENTRADA DE MERCANCIA
RECEPCION DE FACTURAS
TRANSACCION ME21N
TRANSACCION MIGO
TRANSACCION MIRO
Visión y Práctica General SAP
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La Verificación de facturas logística es parte de la Gestión de materiales (MM). Se utiliza para registrar
facturas y abonos y verificarlos para que sean aritméticamente correctos y para garantizar que se haya
cobrado el precio correcto para el material o servicio correctos. Cuando se contabiliza la factura, los datos
de la factura se graban en el sistema y se crea un documento de factura y un documento contable.
El sistema actualiza los datos grabados a partir de los documentos de factura en gestión de materiales
(por ejemplo, historial de pedido) y en gestión financiera.
Recepción de facturas
Entrada de facturas
La transacción MIRO para registrar facturas y abonos en Verificación de facturas logística es una
transacción de imagen única. Además, en el caso de esta transacción, los datos están divididos en datos
de cabecera y de posición. La siguiente imagen “Entrada de facturas - Transacción MIRO” muestra los
ámbitos de imagen individuales. A continuación se describe lo mismo más detalladamente.
Ejercicio Práctico Entrada de factura con referencia a un pedido de compra
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Introducción de una factura por un pedido
1. Acceda a la actividad mediante la opción de navegación siguiente:
Menú SAP ECC Logística → Gestión de materiales → Verificación de facturas logística
→ Entrada documentos → Añadir factura (MIRO).
Código de transacción MIRO
Nota: Si se está invocando la transacción por primera vez, se deberá especificar una sociedad en una
ventana de diálogo.
2. Seleccione Factura.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Transacción Tipo de Documento Selecciones Factura
3. En la cabecera del documento, en la etiqueta Datos básicos, indique la fecha del documento, el
número de la factura de proveedor (referencia) y el importe bruto de la factura, así como el importe
del impuesto con indicador de impuestos.
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Fecha Doc. Fecha del Documento Fecha según ejercicio
N° de la factura RE 08/15
Importe Importe Bruto 24,32
Impuesto Importe por impuesto XXX
4. A continuación, especifique la asignación a una transacción de aprovisionamiento. Se puede hacer
referencia a pedidos o notas de entrega relacionadas con las entradas de mercancías.
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28
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Pedido N° de pedido de venta Seleccione
Pedido/Planificación
5. Indique el número del documento al que se refiere la factura
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
N° Documento
N° del pedido
relacionado con la
factura
Ingrese el N° del pedido del
ejercicio
6. En la lista de posiciones, el sistema propone todas las posiciones de pedido que cumplen con los
criterios de asignación especificados. Compare las posiciones de factura propuestas con las posiciones
de la factura del proveedor y corrija los valores de propuesta si fuera necesario. Las posiciones que se
deben contabilizar deben seleccionarse (resaltadas en amarillo).
Atención: El indicador Contabilización OK de la factura (transacción MIRO) no debe confundirse con el Indicador OK del movimiento de mercancías (transacción MIGO). Con el indicador Contabilización OK, se pueden seleccionar posiciones ya verificadas y tratadas.
7. Verifique si la factura es correcta aritméticamente. Sería correcta si el balance es cero.
8. Por último, contabilice la factura.
7 Módulo Ventas SD
2. Circuito de Ventas
a. Creación de Pedido de Ventas b. Despacho de la mercancía c. Factura Cliente d. Pago Cliente (Proceso FI)
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Gestión de pedidos de cliente
La gestión de pedidos de cliente efectiva vincula todas las actividades a la demanda del cliente con una serie de procesos integrados de forma estrecha. El módulo Gestión de pedidos de cliente proporciona tratamiento integrado creando una serie de etapas lógicas de procesamiento entre sí. El proceso de ventas empieza con las actividades de preventas y termina con el pago del cliente para mercancías recibidas y servicios prestados. En Ventas, cada una de estas etapas de proceso crea documentos electrónicos vinculados entre sí y representan un flujo de documentos, que se pueden utilizar para evaluaciones.
Cuando reciba el pedido del cliente, cree un pedido para el cliente. El sistema puede comprobar la disponibilidad y crear propuestas de entrega.
Si el contenido del pedido ya no se encuentra en stock o no puede estar en stock (como materiales o servicios), se desencadenará un proceso de aprovisionamiento. El sistema distingue entre el aprovisionamiento interno y externo. Para el aprovisionamiento interno, el sistema puede desencadenar un proceso de fabricación, por ejemplo. Para el aprovisionamiento externo, el sistema puede determinar el fabricante correcto y las condiciones de aprovisionamiento basándose en los datos almacenados en Compras. Los documentos relevantes se generan al realizar el proceso de aprovisionamiento.
La entrega al cliente genera un documento de entrega.
Para la facturación, cree un documento de facturación. La facturación es el punto en el que se define el grado de rotación en Controlling.
1. Pedido de Ventas
2. Despacho de la
mercancía
3. Factura cliente
4. Pago factura cliente
Visión y Práctica General SAP
30
Cuando se reciba el pago, las cantidades recibidas se contabilizan en Gestión financiera (FI).
El flujo de documentos del módulo “Gestión de pedidos de cliente” facilita la gestión y evaluación del proceso de pedido de cliente. Practica
7.1 Creación de Pedido de Ventas (VA01)
Nota: Para revisar los pedidos de ventas en el sistema se utiliza la transacción VA05
Procedimiento
1. Ingresar a la transacción a través de la siguiente navegación:
Menú SAP ECC Logística Comercial Ventas Pedido Crear
Código de transacción VA01
2. En la pantalla crear pedido de cliente Acceso. Ingreso los siguientes datos
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Clase de pedido
TA
Organización ventas
1000
Canal 10
Sector 00
3. Seleccione Enter
4. En la pantalla Crear pedido estándar: Resumen, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Solicitante Código cliente 1000
Fecha del pedido <Indique la fecha de pedido> Fecha de hoy
5. En la ficha Ventas, ingrese los materiales a vender
Visión y Práctica General SAP
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Material Código material pedido
M-01
Cantidad 2
6. Seleccione Enter para aceptar los datos maestros del material
7. El sistema tomará el precio de lista. Es posible ingresar las condiciones de precio y otros
seleccionando el icono (condiciones).
8. Luego Grave, aparecerá un mensaje de los datos pendientes de completar, dando la opción de grabar el doc. incompleto o tratar la información faltante.
Como por ejemplo:
9. Anote el número de pedido _______.
Practica
7.2 Despacho de la mercancía (VL01N)
Se verifica si se cuenta con suficiente material en el almacén necesario. En caso negativo, se efectúa un movimiento de stock. A continuación, se generan los documentos de picking para los almacenistas para poner a disposición la expedición para el cliente.
Una vez efectuado el picking, la cantidad física enviada debe registrarse en el sistema para asegurarse de que no haya diferencias entre el pedido de cliente y el documento de entrega. Las posibles diferencias también se pueden documentar para garantizar contabilizaciones correctas.
Después del picking, el almacenista sistemáticamente libera el stock. Esto significa que se ha registrado la cantidad física que realmente se envía al cliente. También se pueden registrar los precios de coste de las mercancías vendidas.
Una vez liberado el stock, la entrega se puede facturar y los ingresos junto con el precio de coste de las mercancías vendidas se registran en la contabilidad interna. Esta etapa supone el fin de la operación contable en Comercial.
Flujo de procesos
Este escenario consiste en las etapas siguientes:
Se introduce un pedido de cliente, el que fue creado anteriormente.
Se crea una entrega
Se contabiliza la salida de mercancías
Visión y Práctica General SAP
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Se crea la facturación
Puntos clave
Una vez introducida la orden, se lleva a cabo una verificación de disponibilidad y se determina automáticamente el puesto de expedición
Se crea un documento de facturación y se realizan las contabilizaciones en FI y CO
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Menú SAP Logística Comercial Expedición y Transporte Crear
Documento individual (VL01N)
Código de transacción VL01N
2. En la pantalla Entrada de mercancías Pedido Otros <nombre de usuario>, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo Acciones y valores de usuario
Comentarios
Acción ejecutable en la transacción
Entrega Preparación para la salida (picking)
Doc. de referencia p. transacción VL01N – VL01N
Luego Contabililzar la salida VL02N
Contabiliza la salida Otros del segundo menú desplegable
Clase de movimiento 601 601 – Salida de mercancía
3. Seleccione Ejecutar (Intro).
4. En la pantalla Entrada de mercancías Otros <nombre de usuario>: Etiqueta Material, efectúe la siguiente entrada y seleccione Continuar.
Nombre de campo Acciones y valores de usuario
Comentarios
Material M-01
5. En la pantalla Entrada de mercancías Otros: Etiqueta Ctd, efectúe la siguiente entrada y seleccione Continuar.
Nombre de campo Acciones y valores de usuario
Cantidad en UM de entrada
2
6. En la pantalla Entrada de mercancías Otros: Etiqueta Se., efectúe la siguiente entrada y seleccione Continuar.
Visión y Práctica General SAP
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Nombre de campo Acciones y valores de usuario
Comentarios
Centro <centro>
Almacén <almacén>
7. En la pantalla Entrada de mercancías Otros: Etiqueta Lote, efectúe la siguiente entrada y seleccione Continuar.
Nombre de campo Acciones y valores de usuario
Comentarios
Fecha de Contabilización Introduzca la fecha actual o
una fecha en el pasado
8. Seleccione Continuar.
9. Grabe las entradas.
7.3 Facturación (VF01)
La facturación soporta:
Creación de facturas para entregas y servicios
Transferencia de datos de facturación a la gestión financiera
Facturación crea un documento de facturación utilizando datos del pedido de cliente y el documento de entrega. El documento de facturación tiene diversas funciones importantes:
El documento de factura FI se crea basándose en el documento de facturación FI (resultado del documento de facturación). El documento de facturación sirve como fuente para Gestión financiera (FI) y le ayuda en la supervisión y gestión de pagos del cliente.
Al crear un documento de facturación, puede comprobar la actualización en el libro mayor: la contabilidad de deudores del cliente es un cargo y la cuenta de ingresos es un abono.
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34
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Menú SAP Logística Comercial Facturación
Código de transacción VF01
2. Introduzca los criterios de búsqueda relevantes, seleccione el indicador en base a la entrega y desmarque el indicador por pedido y después seleccione Vis.pool fact (F8).
3. Seleccione una línea y después Factura individual.
4. Seleccione Grabar.
Resultado
El sistema crea una factura para facturación.
Material Cuentas en el Debe Cuentas en el Haber Clase de coste /
Objeto CO
Producto
terminado
(FERT)
100003
«CMDManufTrade_1000
00_0001_CustmrNme»3
4170950200 Ventas de
Mercadería
2408010100 Impuestos sobre
las Ventas descontable 19%
Ninguno
También tiene la posibilidad de iniciar la impresión manualmente:
Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Menú SAP Logística Comercial Facturación Doc.facturación
Visualizar
Código de transacción VF03
1. Vaya a la transacción VF03, en la pantalla Factura Visualizar: En el menú seleccione Factura Dar salida.
7.4 Gestión de pedidos: Pago (F-28)
Etapa final del ciclo Gestión de pedidos de cliente
Pago del cliente incluye:
Contabilización de pagos frente a facturas
Reconciliación de diferencias, si es necesario
Visión y Práctica General SAP
35
8 Módulo Finanzas FI
Circuito Financiero a. Creación de registro contable b. Creación de registro de Factura c. Pago de factura d. Revisión contable entrada de mercancía e. Revisión de registro Factura proveedor f. Pago proveedor g. Revisión de entrega mercancía cliente h. Facturación Cliente i. Pago Cliente
Circuito Financiero
SAP FI es sin duda uno de los módulos más importantes de SAP ERP. Está diseñado para atender todos los
procesos financieros y contables de una organización. Dentro de este módulo, la información financiera
está disponible para cualquier revisión en tiempo real. La funcionalidad de tiempo real de los módulos de
SAP permite que la toma de cisiones y la planificación sean más acertadas. El módulo FI se integra y se
habla con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción),
SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestión de Proyectos).
SAP FI es un módulo complejo dentro del ERP de SAP, que está formado por un gran número de
componentes que se agrupan en sub-módulos:
Cuentas de deudores: responsable de gestionar la contabilización generada como resultado de
las ventas a clientes. Los asientos contables se actualizan automáticamente en el Libro Mayor.
Dentro de este sub-módulo se pueden sacar históricos de deudas y análisis de clientes
específicos. Está integrado con el Libro Mayor (FI-GL), Ventas y Distribución (SD)
Cuentas de acreedores: registra los asientos contables generados como resultado de la actividad
de compras a proveedores. Se generan, además, asientos automáticos en el Libro Mayor. La
funcionalidad de este módulo también permite la automatización de pagos a través de diferentes
hitos predefinidos.
Cuentas de activos: se usa para gestionar los activos fijos de una compañía. SAP permite
categorizar activos y definir valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de activos.
Visión y Práctica General SAP
36
Cuentas bancarias: gestión de transacciones bancarias en el sistema que incluye gestión de caja.
Ejercicio
8.1 Creación de registro contable (FB50)
Obetivo:
Ingresar un asiento contable en el sistema SAP de manera manual
Menú Finanzas → Gestión financiera → Libro Mayor → Contabilización → Registrar → Documentos de cuenta de mayor
Código de transacción FB50
Visión y Práctica General SAP
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Nombre del Campo Significado
Fecha documento La fecha de documento es la fecha de creación del documento original.
Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. De ella se deja constancia en la cabecera del documento.
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Para Empresa
Fecha contab Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
Moneda Moneda de la contabilización.
Cuenta Cuenta del Plan de Cuentas
Nombre del Campo Significado Valores
Propuestos
Cuenta Cuenta del Plan de Cuentas F4
D/H Seleccionar DEBE o HABER. Esto determina el signo del importe ingresado (los importes siempre se ingresan en sus valores absolutos).
Importe Importe de la posición de documento en la moneda del documento.
Indicador Impuesto El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda.
F4 o dejar en
blanco
Asignación La asignación es una información adicional en la posición del documento. A través de este dato se pueden clasificar o buscar ciertos documentos con la información que se contenga aquí
Texto Texto explicativo para posición de documento. F4
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de forma unívoca. Ingresar solo en los casos correspondientes. Es un dato obligatorio, para todas las cuentas de resultado
F4
Oprimiendo se obtiene un resumen del documento.
Visión y Práctica General SAP
38
Para Grabar presiono el icono de Grabación. o “Ctrl. + S” o Menú – Documento – Contabilizar
Al grabar SAP nos informara que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:
8.2 Creación de registro factura Proveedor (FB60)
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción:
Cada día se reciben Facturas de Acreedores que es necesario contabilizar por FI (sin Orden de Compra).
Una vez contabilizada la Factura se procederá a visualizar la Factura contabilizada. Esto permitirá verificar
si el documento ha sido contabilizado de forma correcta. En el caso de que sea identificado algún error se
deberá proceder a reversar el documento y luego contabilizarlo nuevamente.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Menú SAP Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización.
Código de transacción FB60 - Factura
Accederá a la siguiente pantalla:
Visión y Práctica General SAP
39
Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo Descripción
Acreedor Descripción de Acreedor.
Ejemplo: 1011
Fecha factura Descripción de Fecha factura.
Ejemplo: 15.10.2017
Fecha contab. Descripción de Fecha contab..
Ejemplo: 15.10.2017
Referencia Descripción de Referencia.
Ejemplo: 0001A00001005
Moneda Descripción de Importe.
Ejemplo: EUR
Importe Descripción de Importe.
Ejemplo: 100
Haga clic en .
Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Visión y Práctica General SAP
40
Nombre del Campo Descripción
Cuenta Contable Descripción de Cuenta Contable.
Ejemplo: 476000
Importe Descripción de Importe.
Ejemplo: 1175
Indicador de Impuesto Descripción de Indicador de Impuesto.
Ejemplo: C1 (IVA 19%)
Centro de Coste Descripción de Centro de Coste.
Ejemplo: 1000
Haga clic en .
Haga clic en .
Resumen de documentos
Haga clic en .
Visión y Práctica General SAP
41
8.3 Pago de Factura (F-53)
Objetivo:
Pagar las Facturas ingresadas en el paso anterior a través del programa de Pagos Manuales de SAP. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Salida de Pagos → Contabilizar
Transacción F-53 o F-58
Nombre del Campo Descripción
Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
Fecha de Contabilización Fecha en que se registra la contabilización del pago
Período Período en que se genera la contabilización
Clase de Documento Clase de documento con que se genera el documento
Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento
Moneda Moneda en la que se registra el documento
Tipo de Cambio Si se trata de una moneda extranjera, y NO se desea utilizar el tipo de cambio cargado en la tabla, se puede registrar aquí uno
Visión y Práctica General SAP
42
Nombre del Campo Descripción
diferente.
Fecha de Conversión Si se desea utilizar un tipo de cambio diferente del cargado en la tabla, se puede registrar una fecha para la cual el sistema buscará el tipo de cambio válido a esa fecha.
Núm. Tienda Número de Sucursal / Punto de Venta
Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el documento
Cuenta Cuenta contable que representa el medio de pago con las que se abonan las facturas
Importe Es el importe del pago en la cuenta contable del punto anterior. El monto efectivamente abonado.
Al momento de generar el pago generalmente no se conoce el importe debido al cálculo de retenciones, por lo tanto se recomienda ingresar “1”. Una vez obtenido el importe a pagar este valor será modificado por el correcto
Cuenta Código del Acreedor
Presionar para ir a las partidas adeudadas para el acreedor en cuestión. Aparecerá esta pantalla que indica cuántas partidas existen pendientes de cobro para este acreedor:
Visión y Práctica General SAP
43
Antes de proceder a la operatoria se analizarán algunos datos importantes: Las columnas tienen el siguiente significado:
Nombre del Campo Significado
Número de Documento Documento interno de SAP
Clase de Documento Clase con la que se registra el documento en el sistema
Fecha de Documento Fecha de emisión del documento
Clave de Contabilización Clave con la que se contabiliza la posición en el documento
Días de Demora Días de vencido del documento. Si el signo es negativo significa que aún no está vencida la partida.
ARS Bruto Importe bruto en ARS (Moneda Local) de la factura o documento a pagar.
Descuento Importe del descuento por pronto pago para el documento particular.
% DPP Porcentaje del descuento por pronto pago para el documento particular.
Se pueden utilizar todos estos íconos para diferentes funcionalidades:
También hay un recuadro que muestra el status de pago de las partidas marcadas, contra el importe ingresado para pagar en la cuenta de caja:
Nombre del Campo Significado
Importe Entrado Importe neto del pago. Es el importe entrado por el usuario en la posición de la cuentas bancaria pagadora
Asignados Total neto de las partidas activas
Sin Asignar El importe indicado aquí representa la diferencia entre el importe que debe compensarse y el total neto de las partidas abiertas activas, seleccionadas hasta el momento para la compensación
Los importes mencionados se verán modificados al comenzar a seleccionar las facturas que se desean abonar. Para generar el pago total de una factura, primero debe identificarse y marcarse la factura. Para ello, se puede:
Visión y Práctica General SAP
44
Marcar todas las partidas oprimiendo el icono Seleccionar individualmente los documentos haciendo doble click sobre las facturas.
Marcar todas las partidas oprimiendo el icono y deseleccionar las que no se deseen pagar haciendo doble click sobre las facturas o posicionándose sobre la factura y oprimiendo
el icono Si hay notas de crédito y/o notas de débito y/o anticipos asociados a esa factura, se marcarán automáticamente para ser contempladas en el pago. Las partidas seleccionadas quedarán en azul:
Se puede observar que el cuadro de status refleja las modificaciones
Si el proveedor tiene asignadas retenciones en su datos maestros, las mismas serán calculadas automáticamente. Para chequear los importes de las retenciones posicionarse sobre la solapa “Retención”
Visión y Práctica General SAP
45
y haciendo doble click sobre el monto de la retención se podrá ver el detalle de las retenciones
Oprimir “ENTER” o presionar el icono para continuar Observar que al agregar o modificar el importe de una retención se modifica el campo “Asignados” del cuadro de status
Para poder grabar el pago el campo “SIN ASIGNAR” del cuadro de status debe estar en cero. Para ello copiar el importe del campo “ASIGNADOS” (que en definitiva es el importe a pagar neto de
retenciones, descuentos y anticipos), oprimir y hacer doble click sobre la línea de cuenta de pago
y pegar el importe en el campo “IMPORTE” (verificar que el importe sea positivo)
Oprimir nuevamente y verificar que el campo “SIN ASIGNAR” del cuadro de status se encuentre en cero
Visión y Práctica General SAP
46
En el menú Documento / Simular, se puede visualizar el apunte contable que se generará por la cobranza:
En el menú Documento / Contabilizar, o bien presionando se puede grabar el apunte. Se genera el siguiente mensaje del sistema:
8.4 Visualización de Partidas Individuales de Acreedor (FBL1N)
Objetivo: Visualizar las partidas individuales de uno o de varios deudores. Descripción del Procedimiento:
Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas Gestión financiera Acreedores
Cuenta Visualizar/Modificar partidas
Código de transacción FBL1N
Ingrese la cuenta y la fecha a visualizar y luego ejecute la transacción.
Visión y Práctica General SAP
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8.5 Facturación Deudor
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción:
Menú Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → FB70 - Factura
Transacción FB70
Accederá a la siguiente pantalla:
Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo Descripción
Deudor Descripción de Deudor.
Ejemplo: 10000
Fecha factura Descripción de Fecha factura.
Ejemplo: Fecha del Día
Fecha contab. Descripción de Fecha contab..
Ejemplo: Fecha del Día
Visión y Práctica General SAP
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Nombre del Campo Descripción
Referencia Descripción de Referencia.
Ejemplo: A33432
Importe Descripción de Importe.
Ejemplo: 100
Importe Descripción de Importe.
Ejemplo: EUR
Haga clic en .
Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:
Nombre del Campo Descripción
Cuenta Contable Descripción de Cuenta Contable.
Ejemplo: 275300
Importe Descripción de Importe.
Ejemplo: 100
Indicador de Impuesto Descripción de Indicador de Impuesto.
Ejemplo: AN
Seleccionar DocumentoSimular F9.
Haga clic en .
Visión y Práctica General SAP
49
8.1 Visualización de Partidas Individuales de Deudor (FBL5N)
Objetivo: Visualizar las partidas individuales de uno o de varios deudores. Descripción del Procedimiento:
Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.
Menú Finanzas Gestión financiera Deudores Cuenta
Visualizar/Modificar partidas
Código de transacción FBL5N
Visión y Práctica General SAP
50
8.2 Pago Cliente (F-28)
El proceso de contabilización manual se describe a continuación. Se procederá de esta manera
especialmente en el caso de pago manual o de contabilización manual paso a paso del extracto de cuenta.
Prerrequisitos
Se han contabilizado las partidas abiertas.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación:
Menú SAP
Finanzas Gestión Financiera Deudores Contabilización
Entrada de pagos
Código de transacción F-28
2. En la pantalla Contabilizar entrada de pagos: Datos cabecera, efectúe las entradas siguientes:
Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Fecha del
documento
* p. ej., la fecha actual
Fecha de
contabilización
* p. ej., la fecha actual
Visión y Práctica General SAP
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Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios
Sociedad «CompCode_V001_CompCod
e»
Clase DZ
Moneda MXN MXN
Referencia (*) Numero de la factura
Datos de Banco
Cuenta * (cuenta de transferencia
bancaria nacional)
p. ej., 113032
Importe *
Fecha valor * p. ej., la fecha actual
Selección de
partidas abiertas
Cuenta * Indique el deudor con
factura pendiente
existente. P g 300000
Clase de cuenta D
3. Seleccione Tratar PAs.
4. En la pantalla Contabilizar salida pagos Procesar partidas abiertas, seleccione la partida correspondiente (facturas pendientes, abonos, etc.).
5. Seleccione Post (Ctrl+ S). El sistema mostrará el mensaje Document XXXXXXXXXX fue contabilizado en la sociedad 1000 Compruebe el documento contabilizado, mediante Documento -> Visualizar.
Resultado
El documento contabiliza la cuenta bancaria y la cuenta de deudor. El sistema compensa las facturas
pendientes seleccionadas durante el tratamiento de partidas abiertas junto con la realización del pago.
Visión y Práctica General SAP
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8.3 Visualización de saldos de cuentas de mayor
Objetivo Emitir un reporte que muestre el saldo mensual y acumulado de una respectiva cuentade mayor Pasos para la visualización Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de transacción:
Menú Finanzas → Gestión financiera → Libro Mayor → Cuenta → Visualizar saldos
Código de transacción FS10N
Ingreso la Cuenta de Mayor, la sociedad, el ejercicio. Presiono el icono , o F8.
Visión y Práctica General SAP
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Haciendo doble click sobre cualquier campo de la grilla, se podrá visualizar el informe de partidas
individuales.
Lista de Partidas Individuales.
Visión y Práctica General SAP
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8.4 Visualización de documento individual y masivo (FB03)
Objetivo Emitir un reporte de documento individual y masivos
9 Módulo Controlling CO
9.1 Circuito Control de Gestión
a. Ejecución de reportes de centros de beneficios.
Control de Gestión
Gestión financiera y Contabilidad interna: Comparación de estándares y flexibilidad Gestión financiera y Contabilidad interna: Comparación de estándares y flexibilidad La aplicación SAP ERP Contabilidad Interna contiene todas las funciones de contabilidad necesarias para que el Controlling sea eficaz. Si una sociedad divide su contabilidad en interna y externa, Contabilidad interna proporciona la información interna necesaria a los responsables de gestión y control de operaciones de la empresa. CO proporciona todas las opciones de Controlling y no está restringido por requisitos legales. En Gestión financiera las empresas necesitan crear cierres como balances y cuentas de pérdidas y ganancias. Esta gestión de informes externa debe cumplir los estándares y determinados requisitos legales.
Visión y Práctica General SAP
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Componentes de Contabilidad interna
Componentes y flujo de valores en Contabilidad interna
Contabilidad interna proporciona información que la dirección puede utilizar para tomar decisiones. Facilita la coordinación, supervisión y optimización de todos los procesos de una empresa. Esto incluye el registro tanto del consumo de los factores de fabricación como de los servicios ofrecidos por una empresa. Cualquier dato relativo a costes pasa automáticamente de Gestión financiera a Contabilidad interna. Los costes e ingresos están asignados a diferentes objetos de imputación CO como centros de coste, procesos empresariales, proyectos o pedidos. Estas cuentas de Gestión financiera se administran en Contabilidad interna como clases de coste o de ingreso. La Contabilidad de centros de coste es útil para llevar el control de la empresa. Es un medio ideal de supervisar los gastos generales y asignarlos a las unidades organizativas en las que se producen los gastos. El Controlling de costes del producto calcula los costes que se han incurrido al proporcionar un servicio o fabricar un producto. Permite calcular el precio mínimo al que es rentable comercializar un producto. La Cuenta de resultados analiza las pérdidas y ganancias de una empresa según segmentos de mercado individuales. En Cuenta de resultados, los costes se asignan a los ingresos de cada sector del mercado. Esto proporciona una base para el cálculo de precios, definiendo clientes, determinando condiciones y seleccionado canales de ventas, por ejemplo. Los gastos generales son aquellos que no se pueden asignar directamente a la fabricación de un producto o a la prestación de un servicio determinado. Todos los gastos generales se asignan a las ubicaciones donde se producen o a las actividades que los originan. Los centros de coste son las áreas independientes dentro de una sociedad CO en las que se producen costes. Estos pueden crearse en función de varios criterios, entre los que se incluyen las consideraciones funcionales, los criterios de imputación y las actividades proporcionadas, o bien en función de su ubicación física y/o área de gestión. Las clases de actividad determinan el tipo de actividad que un centro de coste puede ofrecer. Las actividades que un centro de coste (centro de coste emisor) proporciona a otros centros, órdenes o procesos, implica la utilización de recursos en el centro emisor. Las actividades se valoran mediante una tarifa que se calcula en función de la información empresarial o de gestión concreta.
Visión y Práctica General SAP
56
Los procesos empresariales combinan los flujos de actividad entre de los centros de coste individuales dentro de una empresa. Los procesos empresariales se pueden utilizar para controlar los procesos organizativos de acuerdo con funciones específicas
9.2 Ejecución de reportes de centros de costos
1. En las opciones de usuario, almacene la sociedad 1000, el período actual como el Período de informe del ejercicio en curso y la versión 0 como Entradas adicionales. a) Contabilidad de centros de coste: Sistema de información → Opciones de usuario
2. Llame al informe Centros de coste: Real/Plan/Desviación. Compruebe si los criterios de selección se transfieren desde las opciones de usuario.
a) Contabilidad de centros de coste: Sistema de información → Informes de la contabilidad CeCo → Comparaciones plan/real → Centros coste: Real/Plan/Desviación
b) Ingrese los siguientes datos.
Nombre de campo Acciones y valores de usuario
Comentarios
Sociedad CO 1000
Ejercicio Actual Año actual
De Periodo Actual Mes actual
A Periodo Actual Mes actual
Versión Plan 0
Centro de Costo
c) Ejecutar
Visión y Práctica General SAP
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10 Parametrizaciones (introducción)
10.1 Que son las parametrizaciones (SPRO)
Menú Herramientas → Customizing → IMG → SPRO
Código de transacción SPRO
Presionar el botón:
Visión y Práctica General SAP
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