vicepresidencias de infraestructura operaciones- talento

REQUERIMIENTOS DE INFORMACION PARA UNA

SOLUCIÓN DE GESTION DOCUMENTAL – PQRSD

– FACTURACION ELECTRONICA

Vicepresidencias de Infraestructura –

Operaciones- Talento Humano y

Administrativa - Financiera

Noviembre 2020

DESCRIPCIÓN

Informe Requerimientos de información para Soluciones de Gestión Documental, PQRSD y facturación electrónica Pagina

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Contenido 1. INTRODUCCION ................................................................................................................ 5

2. ANTECEDENTES .............................................................................................................. 5

3. OBJETIVO ........................................................................................................................... 6

4. ALCANCE ........................................................................................................................... 6

5. CAPACIDAD DE OPERACIÓN EN COLOMBIA ......................................................... 7

6. ALIANZAS ........................................................................................................................... 7

7. REQUERIMIENTOS GENERALES DE INFORMACIÓN ............................................ 7

7.1. REQUERIMIENTOS TECNICOS ESPECIFICOS DE INFORMACIÓN............. 7

7.2. REQUERIMIENTOS TECNICOS ESPECIFICOS CENTRO

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL – CAD ................................................................... 14

7.3. REQUERIMIENTOS TECNICOS ESPECIFICOS facturación electrónica

ETB - (emisión y recepción) ............................................................................................ 16

7.4. MODELO DE LICENCIAMIENTO Y VERSIONES. ............................................ 19

7.5. EXPERIENCIA .......................................................................................................... 20

7.6. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL ....................................................................... 20

7.7. PUESTA EN FUNCIONAMIENTO Y ESTABILIZACIÓN .................................. 20

7.8. SOPORTE ................................................................................................................. 20

7.9. CAPACITACION ...................................................................................................... 22

7.10. MIGRACION.......................................................................................................... 22

7.11. PROTECCIÓN AL DERECHO DE HABEAS DATA ...................................... 22

7.12. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN .............................................. 22

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INFORMACION PRELIMINAR

Se entiende por RFQ el procedimiento y/o trámite que permite a ETB revisar la

estructura, las características y las tendencias del mercado de bienes y/o servicios, así

como identificar los segmentos que representan la mejor opción y/o menor riesgo,

conocer nuevos productos y/o servicios, y comprender las diferentes condiciones y/o

limitaciones relacionadas con el abastecimiento de bienes y/o servicios, incluido el

análisis de precios y/o tendencias de estos en el mercado.

De conformidad con el Manual de Contratación de ETB, la realización del presente

trámite no obliga a ETB a iniciar una o varias contrataciones, igualmente, ETB podrá a

su entera discreción, terminar el presente RFQ en cualquier momento, sin que por ello

se entienda que deba reconocer a los interesados o participantes en el mismo, cualquier

indemnización o algún tipo de reconocimiento.

El interesado debe tener en cuenta que el presente RFQ puede servir de base para una

posterior contratación de los servicios objeto del presente estudio y que en esta fase no

se constituye compromiso precontractual ni contractual entre el participante o Interesado

y ETB. Así las cosas, RFQ no corresponde a un proceso de selección. No obstante, en

desarrollo de este se tendrán en cuenta los principios que orientan la contratación ETB.

ETB podrá solicitar a los participantes del RFQ las aclaraciones o informaciones que

estime pertinente, a fin de despejar cualquier punto o aspecto dudoso o equivoco de la

información suministrada.

Con los resultados que se originen con ocasión de este RFQ, eventualmente se podrán

desprender uno o varios procesos de selección. Durante el estudio de los RFQ, ETB se

reserva el derecho de solicitar a los interesados una presentación, en la cual se aclaren

los diferentes aspectos presentados en la propuesta.

INFORMACION BASICA INTERESADO

Por favor diligenciar la tabla adjunta, de acuerdo con la información solicitada:

RAZON SOCIAL

NIT FECHA

CONSTITUCIÓN REP. LEGAL SOCIOS DOMICILIO

VIGENCIA COTIZACION

Indicar la vigencia de la cotización presentada

DOCUMENTOS REQUERIDOS

Para el análisis de las propuestas, deberán ser entregados los siguientes documentos

en formato digital, en archivo comprimido (si la información supera los 10 MB, remitir

información en diferentes archivos con un tamaño máximo de 10 MB):

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a. Respuestas RFI/RFQ: ETB espera que el interesado entregue la información que

se solicita en el RFI/RFQ en formato PDF, enmarcada en los lineamientos que

ETB espera para su recopilación. Se solicita dar respuesta punto a punto a cada

uno de los requerimientos indicado si CUMPLE o no CUMPLE, con los

comentarios o aclaraciones que se consideren pertinentes.

b. ETB espera que el interesado entregue la cotización en formato EXCEL y PDF.

c. Anexos Solicitud de Información para “GESTION DOCUMENTAL” (MS-Excel):

ETB espera que el interesado entregue la información solicitada en el anexo en

sus diferentes hojas como son el Anexo FINANCIERO. En caso de proponer otras

alternativas, otros modelos y/o versiones disponibles de producto, que no fueron

parte de la solución propuesta, el interesado podrá informar los precios de

referencia en anexo de precios adicionales.

d. Data Sheet y/u hoja técnica de los productos, software o licencias propuestos.

e. Listado de clientes que poseen esta solución.

CALENDARIO DE EVENTOS

EVENTO FECHA

Publicación Estudio de Mercado 26/11/2020

Última fecha para la recepción de preguntas 03/12/2020

Respuestas de ETB a preguntas o solicitudes de aclaración.

10/12/2020

Fecha presentación de propuestas 17/12/2020

.

Las propuestas de los interesados deberán presentarse el día 17 de diciembre de 2020,

a las 10:00 horas código de comercio (10:00 a 10:59)., al correo electrónico

[email protected].

Las inquietudes y preguntas pueden formularse a través de la cuenta de correo:

[email protected], el cual es el único canal autorizado.

Durante el estudio de ofertas, ETB se reserva el derecho de solicitar a los

INTERESADOS una presentación, en la cual se aclaren los aspectos técnicos

específicos de la propuesta. La fecha y hora de la presentación serán comunicadas

oportunamente por ETB.

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1. INTRODUCCION

La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., en adelante

ETB, a través del presente RFI (Request for Information) y RFQ (Request for Quotation)

está interesada en recibir información detallada de costos y características técnicas de

una solución o soluciones de Gestión Documental (gestión archivística, BPM), PQRSD

(Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias), Facturación electrónica y

servicios a demanda para ofrecer a los clientes de Empresas y ciudades inteligentes del

segmento Data Center y servicios internos de ETB como operativización del Centro de

Administración Documental y Facturación Electrónica (emisión y recepción) para ETB.

La solución de Gestión Documental, PQRSD y Facturación Electrónica deben poder

impleentarse en un esquema SaaS (Software as a Service – Software como Servicio).

2. ANTECEDENTES

Actualmente, ETB cuenta con una solución de Gestión Documental en su portafolio

de servicios en la modalidad de Software as a Service desplegada 100% en la nube

de ETB con funcionalidades de Gestión archivística, BPM y facturación electrónica.

Adicionalmente, esta solución cubre temas internos de ETB.

La solución para clientes corporativos está conformada de 10 módulos:

Ocho (8) módulos de gestor de contenido: Solución de Gestión electrónica de

documentos (Software) que permite manejar la digitalización; hacer la indexación,

almacenamiento (utilizando infraestructura de ETB) y gestión de la información

electrónica de documentos. Apoyado en un motor de procesos de negocios basado

en BPM (Business Process Management), complementado con herramienta de

administración de contenidos electrónicos. Adicionalmente cuenta con módulos de:

- Administración de Archivo físico.

- Administración de correspondencia

- Administración de mensajería

- Para el manejo de BPM cuenta con:

o Módulo de sellos y comentarios

o Firma electrónica / digital.

Los módulos de gestión de contenido cumplen con toda la normatividad colombiana

para gestión de documentos.

✓ Ley 594 de 2000 - Congreso de Colombia

✓ Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia

✓ Decreto 1080 de 2015 – Min – Cultura / Min TIC

✓ Circular 052 y 042 - SIF (Seguridad Bancaria)

✓ Resolución 8934 - SIC (Exigencia PGD y TRD)

✓ Acuerdo 004 2013 y Circular 003 de 2015 - AGN (TRD y TVD)

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✓ Acuerdo 002 de 2014 - AGN (Gestión de Expedientes)

✓ Acuerdo 003 de 2015 - AGN (Archivo Electrónico)

✓ NTC-GP 1000 (ISO 9001 – 2008)

✓ Moreq2 – Estándar Internacional

Un (1) módulo de PQRSD: solución basado en un sistema desarrollado para

gestionar y administrar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias

que ingresan o se registran en las empresas a través de una sencilla y confiable

interfaz vía Web. Soportada en la estructura documental con base en las TRDs de

la organización.

Un (1) módulo de Facturación electrónica: permite la generación, transmisión y

recepción de facturas electrónicas cumpliendo con el Decreto 2242 de 2015, la

Resolución 0019, la Ley 1819 de 2016 y la Resolución 0072 de 2017, permitiendo a

las compañías emitir, recibir y enviar a sus clientes y a la DIAN sus facturas, notas

débito y notas crédito en formato electrónico.

Adicional el producto de ETB, cuenta con servicios profesionales a demanda

clasificados en archivísticos, parametrización, profesionales IT, capacitación y

operación del software.

Como servicio interno se cuenta con el despliegue del servicio de Gestión

Documental que permite la administración, organización, control y la custodia de la

documentación del Centro de Administración Documental –CAD-”, el cual incluye la

digitalización e indexación de documentos pertenecientes a las mismas series

documentales adicionalmente que cuente con una herramienta digital que permita

realizar traslados documentales el Centro de Administración Documental

digitalmente de la serie contratos e Historia Laborales.

Adicionalmente, se cuenta con un despliegue dedicado para la emisión y recepción

para la facturación electrónica que tiene actualmente ETB para sus clientes y

proveedores.

3. OBJETIVO

ETB está interesada en recibir información acerca de capacidades, funcionalidades,

arquitecturas, licenciamiento y costos para ofrecer una solución integral o soluciones

independientes de Gestor documental, PQRSD y Facturación electrónica.

4. ALCANCE

Obtener información relevante, técnica y de mercado para evaluar soluciones de

Gestión Documental, PQRSD, Facturación electrónica, servicios profesionales a

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demanda. Se aclara que se pueden presentar módulos independientes y no

necesariamente una solución integral que integre todos los estos.

5. CAPACIDAD DE OPERACIÓN EN COLOMBIA

ETB se encuentra interesada en obtener información sobre la infraestructura

operacional del interesado en Colombia con el propósito de evaluar la posible

implementación, y soporte del presente proyecto incluyendo la dirección de las

oficinas regionales en Colombia.

6. ALIANZAS

ETB desea conocer si el INTERESADO considera la utilización de terceros en la

solución ofrecida en este RFI/RFQ. En caso de que el interesado incluya terceros,

estos deberán presentar una comunicación expresamente dirigida a ETB, donde

declaran que certifican y respaldan todas las respuestas (relacionadas a su alcance

de participación) presentadas por el INTERESADO.

7. REQUERIMIENTOS GENERALES DE INFORMACIÓN ETB desea conocer si la solución presentada es integral o se presentan soluciones independientes. Favor indicar con cual o cuales módulos de la solución se presenta. ETB desea obtener información técnica detallada de una solución de gestor documental, PQRSD, Facturación electrónica, servicios profesionales a demanda. ETB desea obtener información técnica detallada de la topología a implementar para el correcto funcionamiento de la solución descrita, y validar los requerimientos de esta, especificando licenciamiento y tipos de crecimiento. ETB desea conocer las leyes, normas decretos con los que cumple la solución presentada.

7.1. REQUERIMIENTOS TECNICOS ESPECIFICOS DE INFORMACIÓN 7.1.1. Arquitectura de la solución 7.1.1.1. ETB desea conocer si el interesado puede desplegar su solución en un

ambiente virtualizado on-premise de ETB.

7.1.1.2. ETB desea conocer si el interesado puede desplegar su solución brindando el servicio como un SaaS, es decir el interesado se encarga también de la infraestructura donde desplegaría su servicio.

7.1.1.3. ETB desea conocer si la solución presentada funciona en un ambiente

multitenant.

7.1.1.4. ETB desea conocer si la solución funciona en ambiente single tenant (nube privada para un único cliente)

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7.1.1.5. En caso de que la solución se pueda desplegar en la infraestructura de ETB,

por favor indicar cuales serían los requerimientos de dicha infraestructura TI.

7.1.1.6. ETB desea conocer si la solución se puede desplegar sobre infraestructura virtual utilizando como hypervisor Vmware. Favor indicar las especificaciones de la infraestructura requerida.

7.1.1.7. ETB desea conocer que requerimientos a nivel de conectividad para el

funcionamiento de la solución presentada se requieren. 7.1.1.8. ETB desea conocer para cuantos usuarios y tenants (clientes) esta

dimensionada la solución presentada, con los requerimientos de hardware indicados en el punto 10.1.1.4.

7.1.1.9. ETB desea conocer como es el crecimiento en hardware y en licenciamiento de la solución presentada.

7.1.1.10. ETB desea conocer cuál es la disponibilidad de la solución presentada de acuerdo con la infraestructura propuesta.

7.1.1.11. ETB desea conocer la topología de la solución a desplegar. 7.1.1.12. ETB desea conocer que clientes tienen desplegada esta solución en

Colombia.

7.1.2. Gestión y seguridad de la solución

7.1.2.1. ETB desea conocer si la solución presentada dispone de herramientas de trazabilidad y monitoreo que permitan determinar errores en el proceso de captura, indexación y gestión documental, PQRSD y facturación electrónica según sea el caso.

7.1.2.2. ETB desea conocer si la solución presentada permite el control y monitoreo de cada uno de sus clientes.

7.1.2.3. ETB desea conocer si la solución permite una gestión centralizada ó si la

solución se gestiona por módulos.

7.1.2.4. ETB desea conocer si la solución presentada dispone de una WEB para gestión y configuración, o si se utiliza una herramienta diferente para la gestión ó configuración.

7.1.2.5. ETB desea conocer si en la gestión de la solución presentada se pueden crear varios usuarios de gestión y que límite se tiene para estos.

7.1.2.6. ETB desea conocer si para los usuarios de gestión es posible especificar roles, con los cuales diferencien privilegios de acceso a la solución presentada. Por favor menciónelos y explíquelos.

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7.1.2.7. ETB desea conocer si la solución presentada da la posibilidad de que se

gestione por Organización donde los clientes puedan gestionar y configurar su solución.

7.1.2.8. ETB desea conocer, con que herramientas de seguridad cuenta la solución, y como estas garantizan la protección de la información.

7.1.2.9. ETB desea conocer qué tipo de estadísticas y reportes puede generar la Solución presentada.

7.1.2.10. ETB desea conocer si la solución dispone de API´s que le permitan integrarse con soluciones informáticas, para medir consumos, cantidad de usuarios u otros.

7.1.2.11. ETB desea conocer el procedimiento de aprovisionamiento de clientes en cada uno de los módulos presentados.

7.1.3. Funcionalidad de la solución Gestor documental

7.1.3.1. ETB desea conocer la capacidad de volúmenes que puede manejar la solución presentada.

7.1.3.2. ETB desea conocer que concurrencia de usuarios soporta la solución presentada.

7.1.3.3. ETB desea conocer los bloques o módulos que componen la solución de Gestión Documental presentada.

7.1.3.4. ETB desea conocer con que características cumple el gestor documental de la solución presentada.

7.1.3.5. ETB desea conocer como es la taxonomía de la información en la solución presentada.

7.1.3.6. ETB desea conocer como la solución presentada maneja la información respecto a su almacenamiento, estructura.

7.1.3.7. ETB desea conocer como la solución presentada maneja las tablas de retención documental.

7.1.3.8. ETB desea conocer como la solución presentada maneja las tablas de valoración documental.

7.1.3.9. ETB desea conocer como la solución presentada maneja el programa de gestión documental.

7.1.3.10. ETB desea conocer como la solución presentada maneja el plan institucional de archivos.

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Informe Requerimientos de información para Soluciones de Gestión Documental, PQRSD y facturación electrónica

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7.1.3.11. ETB desea conocer como la solución presentada maneja el sistema integrado de conservación.

7.1.3.12. ETB desea conocer como la solución presentada maneja los inventarios documentales.

7.1.3.13. ETB desea conocer como la solución presentada maneja la trazabilidad de cada documento.

7.1.3.14. ETB desea conocer como la solución presentada maneja la digitalización de los documentos.

7.1.3.15. ETB desea conocer cuáles son los estándares de scanner con los que son compatibles la solución presentada.

7.1.3.16. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con funciones de calidad de control de imágenes y documentos digitalizados.

7.1.3.17. ETB desea conocer si la solución presentada permite que la captura de información sea escalable permitiendo manejar desde pequeños a muy altos volúmenes de información.

7.1.3.18. ETB desea conocer si la solución presentada permita extraer contenido OCR, ICR, Códigos de barras, y marcas ópticas de las imágenes capturadas.

7.1.3.19. ETB desea conocer como la solución presentada realiza el cargue de información.

7.1.3.20. ETB desea conocer si la solución presentada maneja data estructurada y no estructurada.

7.1.3.21. ETB desea conocer los tipos y tamaños de documentos que maneja la solución presentada.

7.1.3.22. ETB desea conocer como la solución presentada maneja el proceso de indexación y cuáles son sus características.

7.1.3.23. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con la funcionalidad de ventanillas de radicación. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.24. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con la funcionalidad que controla la recolección y el envío de los documentos físicos de la organización, tanto para la correspondencia interna como la externa. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.25. ETB desea conocer si la solución cuenta con la automatización de flujos documentales. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.26. ETB desea conocer el alcance del módulo de BPM.

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7.1.3.27. ETB desea conocer si la solución cuenta con la sistematización del archivo físico. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.28. ETB desea conocer si la solución cuenta con la asignación de imágenes prediseñadas o diseñadas por el usuario para “marcar” el estado de una actividad sobre un documento. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.29. ETB desea conocer si la solución cuenta con la asignación de imágenes prediseñadas o diseñadas por el usuario para “marcar” el estado de una actividad sobre un documento. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.30. ETB desea conocer si la solución cuenta con la creación de índices de búsqueda de tal manera que se pueda encontrar cualquier expediente o documento por medio de dichas palabras de búsqueda. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.31. ETB desea conocer si la solución cuenta con estampado cronológico, firmas digitales, firmas electrónicas. Si es así, favor indicar sus características.

7.1.3.32. ETB desea conocer que funcionalidades adicionales a las indicadas, con

respecto a la solución de gestión documental presentada tiene la solución.

Favor describir la funcionalidad.

7.1.3.33. ETB desea conocer que tipos de archivos soporta el gestor de contenido

PQRSD

7.1.3.34. ETB desea conocer los bloques que componen la solución de PQRSD presentada.

7.1.3.35. ETB desea conocer si la solución presentada permite radicar PQRSD vía web, redes sociales, email y documentos físicos.

7.1.3.36. ETB desea conocer si la solución presentada permite registrar PQRSD de manera anónima.

7.1.3.37. ETB desea conocer si la solución presentada permite registrar a clientes o ciudadanos que deseen ser identificados.

7.1.3.38. ETB desea conocer si en la solución presentada se puede seleccionar el tipo de PQRS, Petición, queja etc. y si esta lista es parametrizable.

7.1.3.39. ETB desea conocer si la solución presentada se puede seleccionar la temática general de que trata su PQRS escribiéndola libremente permitiendo asociar documentos, imágenes, videos, en general cualquier tipo de archivo.

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7.1.3.40. ETB desea conocer si la solución presentada después de radicado, el

sistema presenta y envía por email un número de radicado único para su posterior consulta.

7.1.3.41. ETB desea conocer si la solución presentada permite escalar casos si se requiere.

7.1.3.42. ETB desea conocer si la solución presentada envía la PQRSD registrado vía Web al correo electrónico registrado.

7.1.3.43. ETB desea conocer si la solución presentada envía la respuesta al PQRSD al correo electrónico registrado.

7.1.3.44. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con un módulo que permita consultar las respuestas emitidas por la empresa o entidad.

7.1.3.45. ETB desea conocer si la solución presentada permite al cliente o ciudadano cambiar sus datos personales.

7.1.3.46. ETB desea conocer si la solución presentada permite llenar una encuesta de satisfacción por parte del cliente o ciudadano una vez se dé la respuesta del PQRSD.

7.1.3.47. ETB desea conocer si la solución presentada permite generar reportes de los PQRSD filtrado por los campos del PQRS.


respecto a la solución PQRDS presentada tiene la solución. Favor describir la

funcionalidad.

Facturación Electrónica para clientes ETB

7.1.3.49. ETB desea conocer los bloques que componen la solución de Facturación Electrónica presentada.

7.1.3.50. ETB desea conocer en qué modelo de facturación electrónica se encuentra la solución presentada.

7.1.3.51. ETB desea conocer si la solución presentada tiene la posibilidad de que cada cliente customize su factura, y cuál es el procedimiento que el cliente tiene para cargar los datos de su factura.

7.1.3.52. ETB desea conocer si la solución presentada cumple con el registro ante la DIAN, cumple con la Resolución de Facturación ante la DIAN e integración con la DIAN.

7.1.3.53. ETB desea conocer cuál es el procedimiento para la generación de facturas electrónicas.

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7.1.3.54. ETB desea conocer cuál es el procedimiento de recepción de las facturas

electrónicas.

7.1.3.55. ETB desea conocer en la solución presentada, cuantas facturas simultaneas es capaz de generar.

7.1.3.56. ETB desea conocer si la solución presentada permite recibir la información de las facturas, notas crédito y débito en archivos planos prestablecidos (como: .csv ó .txt) via protocolo FTP seguro (SFTP) o mediante el consumo de un Web Service para la integración con el sistema de facturación del cliente.

7.1.3.57. ETB desea conocer si la solución presentada permite generar los

documentos XML a partir de la información recibida de facturación, cumpliendo los lineamientos definidos por la DIAN (estructura XML UBL, protocolos, firma digital, condiciones de seguridad digital, entre otros), manteniendo siempre mecanismos de control que permiten asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos enviados.

7.1.3.58. ETB desea conocer si la solución presentada realiza el envío a la DIAN de los archivos XML generados, utilizando los protocolos de comunicación y seguridad definidos por la DIAN, permite el monitoreo y administración de los documentos enviados, los estados de entrega y recepción por parte de la DIAN y los rechazos que puedan ocurrir en el proceso de envío.

7.1.3.59. ETB desea conocer si la solución presentada genera la representación gráfica en PDF de la factura con base a la información entregada desde el sistema de facturación del cliente y el diseño gráfico definido por la empresa. El archivo XML de la factura, así como el archivo PDF equivalente, están disponibles para ser consultados cuando se requieran por parte del cliente.

7.1.3.60. ETB desea conocer si la solución presentada realiza el envío al adquirente del documento XML generado, así como la representación gráfica en PDF de la factura por correo electrónico o vía web Service.

7.1.3.61. ETB desea conocer si la solución presentada permite la administración de los documentos enviados, los estados de entrega y recepción por parte del adquirente (acuse de recibo) así como los rechazos de las facturas por parte del adquiriente (quien realiza la compra de un bien y/o servicio).

7.1.3.62. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con un plan de contingencia utilizando MS Excel, para la emisión de facturación electrónica conforme a lo estipulado por la DIAN.

7.1.3.63. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con un flujo estándar

establecido para la recepción de facturas electrónicas emitidas por proveedores que cuenten con este tipo de emisión, utilizando los protocolos de transmisión por webservices o correo electrónico y se suministran los mecanismos necesarios para su validación y procesamiento del documento.

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7.1.3.64. ETB desea conocer los mecanismos con los que cuenta la solución

presentada para la recepción de información provenientes del sistema de facturación del cliente.

7.1.3.65. ETB desea conocer los tipos de documentos que genera la solución presentada.

7.1.3.66. ETB desea conocer si la solución presentada permite integrarse con sistemas de información del cliente. Favor indicar a través de qué mecanismos.


respecto a la solución facturación electrónica presentada cuenta la solución.

Servicios Profesionales a demanda 7.1.3.68. ETB desea conocer si el interesado presta servicios profesionales a

demanda de archivística. Favor indicar cuales y realizar una descripción del servicio prestado

7.1.3.69. ETB desea conocer si el interesado presta servicios profesionales a demanda de parametrización de la solución. Favor indicar cuales y realizar una descripción del servicio prestado.

7.1.3.70. ETB desea conocer si el interesado presta servicios profesionales a demanda de profesionales IT. Favor indicar cuales y realizar una descripción del servicio prestado.

7.1.3.71. ETB desea conocer si el interesado presta servicios profesionales a demanda de capacitación. Favor indicar cuales y realizar una descripción del servicio prestado.

7.1.3.72. ETB desea conocer si el interesado presta servicios profesionales a demanda de operación. Favor indicar cuales y realizar una descripción del servicio prestado

7.2. REQUERIMIENTOS TECNICOS ESPECIFICOS CENTRO ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL – CAD

7.2.1. ETB desea conocer si la solución presentada permite la recepción y

radicación de las transferencias documentales físicas, mediante la asignación de un sticker de radicación generado a través de la aplicación.

7.2.2. ETB desea conocer si la solución presentada permite la recepción

documentos que se transfieren por las diferentes áreas de ETB de forma digital, estableciendo la actualización del proceso de recepción, radicación e indexación de transferencias al centro de administración documental a través de un Formulario Web y/o sistema de radicación electrónica permitiendo el

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cargue de los documentos de la serie contratos e Historias Laborales transferidos al CAD de ETB de manera digital.

7.2.3. ETB desea conocer si la solución presentada permite la validación de la

transferencia físicas y digitales de documentos que conforman las series documentales, entre otras, contratos, escrituras, historias laborales e historias clínicas ocupacionales.

7.2.4. ETB desea conocer si la solución presentada permite la actualización de los expedientes que conforman estas series documentales que se reciban del mes inmediatamente anterior.

7.2.5. ETB desea conocer si la solución presentada permite la digitalización e indexación de la documentación que sea recibida por el centro de administración documental CAD mensualmente a través de la aplicación, así como la digitalización e indexación del 100% de los expedientes que sean solicitados por los usuarios internos de ETB.

7.2.6. ETB desea conocer si la solución presentada permite la organización de la documentación dentro de cada expediente, cumpliendo las actividades descritas en los requisitos técnicos mínimos obligatorios

7.2.7. ETB desea conocer si la solución presentada permite la actualización de inventarios documentales.

7.2.8. ETB desea conocer si la solución presentada permite la atención a los servicios de préstamo, consulta, digitalización de documentos.

7.2.9. ETB desea conocer si la solución presentada permite la confidencialidad sobre la información contenida en los documentos.

7.2.10. ETB desea conocer si la solución presentada permite la ejecución de transferencias documentales primarias al Archivo Central.

7.2.11. ETB desea conocer si la solución presentada permite dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, entre ellas la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, Circular 046 de 2004, la cual establece los criterios técnicos para la organización de la serie “contratos” y las circulares 04, 012 y Acuerdo 006 de 2011 del Archivo General de la Nación para los expedientes pensionales, ISO 18492 proporciona una guía metodológica práctica para la conservación a largo plazo y recuperación de información, G.INF.07 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos Orientar a las entidades en la producción, gestión y tratamiento de los expedientes y documentos electrónicos, desde su creación hasta la preservación a largo plazo con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad durante su ciclo vital. las directivas internas de ETB, las demás normas archivísticas que regulen la función archivística.

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7.3. REQUERIMIENTOS TECNICOS ESPECIFICOS facturación electrónica ETB -

(emisión y recepción)

7.3.1. Facturación Electrónica Emisión

7.3.1.1. ETB desea conocer los bloques que componen la solución de Facturación Electrónica presentada.

7.3.1.2. ETB desea conocer en qué modelo de facturación electrónica se encuentra la solución presentada.

7.3.1.3. ETB desea conocer si la solución presentada tiene la posibilidad de que cada cliente customize su factura, y cuál es el procedimiento que el cliente tiene para cargar los datos de su factura.

7.3.1.4. ETB desea conocer si la solución presentada cumple con el registro ante la DIAN, cumple con la Resolución de Facturación ante la DIAN e integración con la DIAN.

7.3.1.5. ETB desea conocer cuál es el procedimiento para la generación de facturas electrónicas.

7.3.1.6. ETB desea conocer cuál es el procedimiento de recepción de las facturas electrónicas.

7.3.1.7. ETB desea conocer en la solución presentada, cuantas facturas simultaneas es capaz de generar y ya ha trasmitido a la DIAN con el proceso de validación previa.

7.3.1.8. ETB desea conocer si tiene certificaciones del soporte entregado a otras TELCOS y/o empresas de servicios públicos, y la cantidad de facturas que han entregado al a DIAN con validación previa, así como la tasa de aprobación y/o rechazo de las mismas.

7.3.1.9. ETB desea conocer si la solución presentada permite recibir la información de

las facturas, notas crédito y débito en archivos planos prestablecidos (como: .csv ó .txt) via protocolo FTP seguro (SFTP) o mediante el consumo de un Web Service para la integración con el sistema de facturación del cliente.

7.3.1.10. ETB desea conocer si la solución presentada permite generar los documentos XML a partir de la información recibida de facturación, cumpliendo los lineamientos definidos por la DIAN (estructura XML UBL, protocolos, firma digital, condiciones de seguridad digital, entre otros), manteniendo siempre mecanismos de control que permiten asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos enviados.

7.3.1.11. ETB desea conocer si la solución presentada realiza el envío a la DIAN de los archivos XML generados, utilizando los protocolos de comunicación y seguridad definidos por la DIAN, permite el monitoreo y administración de los

DESCRIPCIÓN



documentos enviados, los estados de entrega y recepción por parte de la DIAN y los rechazos que puedan ocurrir en el proceso de envío.

7.3.1.12. ETB desea conocer si la solución presentada genera la representación gráfica en PDF de la factura con base a la información entregada desde el sistema de facturación del cliente y el diseño gráfico definido por la empresa. El archivo XML de la factura, así como el archivo PDF equivalente, están disponibles para ser consultados cuando se requieran por parte del cliente.

7.3.1.13. ETB desea conocer si la solución presentada realiza el envío al adquirente del documento XML generado, así como la representación gráfica en PDF de la factura por correo electrónico o vía web Service.

7.3.1.14. ETB desea conocer si la solución presentada permite la administración de los documentos enviados, los estados de entrega y recepción por parte del adquirente (acuse de recibo) así como los rechazos de las facturas por parte del adquiriente (quien realiza la compra de un bien y/o servicio).

7.3.1.15. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con un plan de contingencia utilizando MS Excel, para la emisión de facturación electrónica conforme a lo estipulado por la DIAN.

7.3.1.16. ETB desea conocer si la solución presentada cuenta con un flujo estándar establecido para la recepción de facturas electrónicas emitidas por proveedores que cuenten con este tipo de emisión, utilizando los protocolos de transmisión por webservices o correo electrónico y se suministran los mecanismos necesarios para su validación y procesamiento del documento.

7.3.1.17. ETB desea conocer los mecanismos con los que cuenta la solución presentada para la recepción de información provenientes del sistema de facturación del cliente.

7.3.1.18. ETB desea conocer los tipos de documentos que genera la solución presentada.

7.3.1.19. ETB desea conocer si la solución presentada permite integrarse con sistemas de información del cliente. Favor indicar a través de qué mecanismos.


respecto a la solución facturación electrónica presentada cuenta la solución.

7.3.1.21. ETB desea conocer si EL INTERESADO está en capacidad de tener la

solución de factura electrónica en productivo a partir del 01 de junio de 2021.

7.3.1.22. ETB desea conocer si EL INTERESADO está en capacidad de

implementar las disposiciones, decretos, normatividad, regulación expedida por

la DIAN para reglamentar facturación electrónica para documento equivalente

que no esté contemplado en la regulación actual.

DESCRIPCIÓN



7.3.1.23. ETB desea conocer si EL INTERESADO puede desarrollar la generación

electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no

obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

7.3.1.24. ETB desea conocer si EL INTERESADO cumple con las siguientes

normatividades

• Decreto 2242 de 2015 – Ministerio de Hacienda - reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

• Ley 1819 de 2016 - Reforma tributaria estructural. • Decreto Único Tributario 1625 de 2016. • Resolución 019 del 24 de febrero de 2016. • Resolución 055 del 14 de julio de 2016. • Resolución 010 del 6 de febrero de 2018. • Resolución 072 del 29 de diciembre de 2017. • Resolución 042 de 2020

Factura Electrónica Recepción con Validación Previa

7.3.1.25. ETB desea conocer si EL INTERESADO cumple con la prestación de

servicios de recepción de facturas mediante administración, mantenimiento y

soporte de portal WEB.


servicios de reportes a la medida en relación con la recepción, aceptación o

rechazo y procesamiento de facturas radicadas por sus proveedores mediante

portal WEB.


servicios de validación de facturas de sus proveedores radicadas mediante

portal WEB a través de integración con el sistema de información SAP.


servicios de validación de información en el proceso de radicación de facturas

de proveedores mediante portal WEB que incluye: valides de la factura,

existencia de representación gráfica de la factura, Acta, identificación del

proveedor NIT, datos pedido, datos hoja de entrada, principalmente.


servicios de reportes a las áreas soporte en relación con radicaciones históricas

que relacionen estado de facturas cronológico.

DESCRIPCIÓN




servicios de archivo histórico de soportes en relación con las facturas y

equivalentes, notas débito y notas crédito y demás documentación radicada.


servicios de consulta permanente del archivo histórico de soportes en relación

con las facturas y equivalentes, notas débito y notas crédito y demás

documentación radicada.


servicios de recepción de factura electrónica de proveedores mediante correo

electrónico en los términos definidos por la Resolución 042 de 2020 de la DIAN.



electrónico asegurando su integración automática a la plataforma WEB con la

totalidad de procesos de validación existentes actualmente.



electrónico que permitan la generación de reportes de procesamiento

cronológico de documentos aceptados, rechazados y procesados según

recepción vía correo electrónico.

7.3.1.35. ETB desea conocer si EL INTERESADO cumple con las siguientes

normatividades

• Decreto 2242 de 2015 – Ministerio de Hacienda - reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

• Ley 1819 de 2016 - Reforma tributaria estructural. • Decreto Único Tributario 1625 de 2016. • Resolución 019 del 24 de febrero de 2016. • Resolución 055 del 14 de julio de 2016. • Resolución 010 del 6 de febrero de 2018. • Resolución 072 del 29 de diciembre de 2017. • Resolución 042 de 2020

7.4. MODELO DE LICENCIAMIENTO Y VERSIONES.

7.4.1. ETB desea conocer el esquema de licenciamiento manejado para la solución

presentada. Indicar el tipo de licenciamiento para cada uno de los módulos de la solución presentada.

7.4.2. ETB desea conocer si la licencia es por usuario y si existe algún mínimo en la adquisición de licencias.

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7.4.3. ETB desea conocer si la gestión de la solución cuenta con un licenciamiento

perpetuo o debe renovarse con alguna periodicidad. 7.4.4. ETB desea conocer si existen licenciamientos adicionales a los de usuarios y la

caducidad de estos. ETB desea conocer la versión de la solución presentada, y el roadmap de la misma.

7.4.5. ETB desea conocer cómo se entrega el licenciamiento (por uso, perpetuidad, on

befalf of, etc).

7.4.6. ETB desea conocer si el licenciamiento viene por varios tipos de acuerdo con la funcionalidad requerida.

7.5. EXPERIENCIA

ETB desea que el interesado informe las implementaciones que tiene con este tipo de soluciones y que puedan ser certificadas.

7.6. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

Dentro del ejercicio del presente RFI, ETB se encuentra interesada en conocer los precios del mercado de la solución que se relacionan en el presente RFI

7.7. PUESTA EN FUNCIONAMIENTO Y ESTABILIZACIÓN

ETB desea que el interesado, basado en su experiencia, describa y entregue información relevante para la etapa de puesta en producción y estabilización de la/las soluciones, después de una posible integración las plataformas de ETB, considerando por lo menos los siguientes aspectos:

7.7.1. Pruebas por realizar para garantizar el éxito de la puesta en producción.

7.7.2. Los recursos necesarios tanto técnicos como de personal que se requieran coordinar para evitar un impacto negativo en la prestación del servicio.

7.7.3. Tiempo, disponibilidad y alcance recomendado para un Piloto.

7.7.4. Esquemas de actualización de versiones de la solución.

7.7.5. ETB desea conocer si se entrega a ETB herramientas para aprovisionamiento 8altas, tramites y bajas de tenants (clientes).

7.8. SOPORTE

ETB solicita que el interesado describa los mecanismos de soporte que está en capacidad de ofrecer para la solución propuesta. Es deseable que el interesado realice un desglose de estos costos a nivel de:

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7.8.1. Describir cómo es el soporte del software.

7.8.2. Soporte en línea para la operación de ETB, especifique los ANS que el proveedor

puede prestar. 7.8.3. Mantenimientos preventivos, indique cuales son los mantenimientos

recomendados por el proveedor.

7.8.4. ETB desea conocer el proceso para la detección de fallas.

7.8.5. ETB desea conocer cómo el interesado atiende las solicitudes de ETB cuando se presenten inconvenientes, dudas o problemas en la utilización del aplicativo. ETB desea conocer si la operación es de todos los módulos o es diferente de acuerdo con los servicios.

7.8.6. ETB desea conocer como es la metodología mensual de reuniones de seguimiento entre el interesado y ETB, y con los clientes.

7.8.7. ETB desea conocer si cuentan con una herramienta que permita el ingreso y seguimiento de casos.

7.8.8. ETB desea conocer si el interesado realiza asistencia a ETB en la identificación e interpretación del estado de los logs de evento.

7.8.9. ETB desea conocer si el interesado genera acciones de mejora continua sobre la solución y la implementación de esta, y si entrega un plan de trabajo para que sea previamente aprobada por ETB.

7.8.10. ETB está interesado en saber cómo presta el servicio de soporte correctivo, describir el tiempo de atención y si lo realiza remotamente, en sitio o ambas.

7.8.11. ETB desea conocer como el interesado garantiza el cumplimiento de acuerdos de niveles de servicio

7.8.12. ETB está interesado en saber cuántos mantenimientos preventivos son recomendados, si los realizan por módulos o por toda la aplicación

7.8.13. ETB desea conocer si el interesado entrega un plan de mantenimiento preventivo, con al menos 15 días de anticipación a la fecha programada de ejecución.

7.8.14. ETB desea conocer como el interesado documenta los incidentes en la herramienta de apertura de tickets, en donde se especifique la falla, la clasificación de la falla, la causa y la solución de la misma.

7.8.15. ETB desea conocer si el interesado entrega un avance del diagnóstico de las fallas presentada al administrador de la plataforma por parte de ETB, y como lo hace.

DESCRIPCIÓN



7.8.16. ETB desea conocer si el interesado entrega un informe de las fallas que

requieren un procedimiento adicional que se necesite actualización de parches, upgrade del sistema, ampliación de la infraestructura, u otros procedimientos que garanticen el correcto funcionamiento de la herramienta.

7.9. CAPACITACION

7.9.1. ETB solicita que el interesado describa los mecanismos de capacitación que está

dispuesto a ofrecer para el manejo adecuado de las herramientas de la(s) solución(es) que está ofertando. Indique los niveles de capacitación ofrecidos por el proveedor, así como sus costos y especifique si maneja certificaciones de la solución.

7.9.2. ETB desea conocer si los esquemas de capacitación son certificados por el mismo o un ente sectorial.

7.10. MIGRACION

ETB solicita que el interesado describa las diferentes alternativas para realizar procesos de migración del sistema actual al sistema propuesto.

7.11. PROTECCIÓN AL DERECHO DE HABEAS DATA

7.11.1. Teniendo en cuenta que para la debida ejecución del proyecto, el interesado

puede llegar a acceder, consultar y/o administrar información de ETB y sus clientes, previos los permisos concedidos para el efecto, El interesado se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir a sus trabajadores sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Resolución 3066 de la CRC, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

7.12. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

7.12.1. El interesado debe garantizar la confidencialidad de la información de ETB y debe ser únicamente utilizada dentro de las actividades propias de la Empresa.

FIN DEL DOCUMENTO

vicepresidencias de infraestructura operaciones- talento

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