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Viceministra

1. Proceso de Contratación Económica. En la contratación económica, el Director de la Empresa Mayorista o de la Unidad Empresarial de Base subordinada a ésta, pacta los términos para el cobro de las facturas emitidas por la venta de productos a las empresas minoristas; así como los términos para el pago de las facturas emitidas por los suministradores, por los productos comprados. Las ventas mayoristas a las formas no estatales de gestión, se cobran en el momento de la entrega de las mercancías, sólo en casos excepcionales se aprueba la venta al crédito, previa aprobación del Director de la Empresa Mayorista. Como norma se deben pactar términos menores para el cobro que para el pago, con el objetivo de garantizar la liquidez necesaria para honrar las deudas contraídas, deberá tenerse en cuenta además los niveles de créditos y sus plazos de amortización. Debe pactar además la periodicidad y forma de realizar el proceso de conciliación. Los aspectos que no deben faltar en la cláusula de pago, son las siguientes: 1. Instrumento de pago. 2. Plazos de pago. 3. Tasas de interés comercial y por mora. La tasa por mora específicamente

se refiere a un sobrecargo por incumplimiento en los plazos de pago acordados.

4. Término que tiene el cliente para responder las reclamaciones. 5. Otros que se determinen. De elegirse la Carta de Crédito Local como instrumento de pago, debe quedar pactado en el contrato de compraventa, dejando convenido que el documento obligatorio para exigir el pago es el Acta de Conciliación firmada entre ambas partes y las fechas de entrega pactadas 2. Proceso de Registro Contable. El registro contable de las cuentas por pagar y por cobrar, se realiza por las áreas contables de las unidades empresariales de base y las empresas mayoristas, según corresponda, a partir de los documentos primarios recepción y facturas, respectivamente, de ahí la importancia de que ambos documentos sean claros, seguros y contengan los datos de uso obligatorio establecidos por el Ministerio de Finanzas y Precios.

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No se utilizarán conduces para la entrega de mercancías a las unidades minoristas, éstos se utilizan solo en casos excepcionales, previa aprobación del Director de la Empresa Mayorista. Su utilización excepcional será informada por éste al Director de la Empresa Minorista y no pueden carecer de datos como: cantidad, precio y valor. La utilización de conduces, en casos excepcionales, se respalda al día siguiente por la factura correspondiente. Las diferencias en valores por las variaciones en los costos promedios, que surjan entre el conduce valorado y la factura emitida por el sistema automatizado Versat Sarasola, se asume por la empresa mayorista, registrándose como ingresos o gastos financieros, según corresponda. Las fechas de emisión de los documentos primarios tienen que coincidir con la fecha calendario en que se realiza la acción de entrega y recibo de las mercancías, para que la contabilidad sea el reflejo de las operaciones económicas que se realizan cada día (principio de registro de la contabilidad). Los Directores de las empresas minoristas, establecen los mecanismos que garanticen, que no excedan de 7 días naturales, la remisión de los documentos primarios para el registro de las operaciones de recepción y de las obligaciones por compra, del establecimiento a la Unidad Empresarial de Base y de éste a la empresa; según el nivel de descentralización de la contabilidad. 3. Proceso de Conciliación y Gestión de Cobro. En correspondencia con el nivel de descentralización de éste proceso, el Director de la Empresa Mayorista o de la Unidad Empresarial de Base subordinada a ésta, establece el cronograma para la realización de las conciliaciones comerciales con las empresas minoristas y con las formas no estatales de gestión, por los productos facturados al cierre de cada período; producto a producto y reconociendo cantidad y valor, y conciliaciones financieras por las deudas acumuladas de los clientes hasta el cierre del período que se esté conciliando, estableciéndose no menos de una vez al mes; así mismo las empresas mayoristas concilian con los suministradores los productos recibidos y las deudas, igualmente no menos de una vez al mes, ajustándose los plazos al menos decenal por las compras vinculadas con tiros directos.

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La periodicidad y forma de realizar éste proceso se establece en los contratos. Como norma los directores de las unidades empresariales de base establecen los cronogramas de conciliaciones entre los primeros 15 días laborables de cada mes, los directores de las empresas hasta el 20 de cada mes y los de las organizaciones superiores de dirección empresarial del sistema de comercio minorista con los directores de la empresa provincial mayorista hasta el 30 de cada mes. El proceso de conciliación financiera consiste en la revisión y reconocimiento de las deudas que existen entre las partes, y para dejar constancia de este acto se utiliza el modelo “Acta de Conciliación” que se adjunta como Anexo No. 1, y su metodología, debiéndose llenar todos los escaques; así como firmarse y acuñarse por ambas partes. En el “Acta de Conciliación” se reflejan los saldos que componen las Cuentas y Efectos por Cobrar, las Cuentas por Cobrar en Litigio (reclamaciones entre entidades) y en Proceso Judicial (presentada en los tribunales); los cuales tienen que coincidir con las cifras reflejadas en estas cuentas contables en los Estados Financieros del suministrador, según el Reporte de conciliación de obligaciones por cobrar que emite el Sistema Automatizado Versat Sarasola, el cual refleja el número, la fecha y el importe de las facturas, lo pagado y lo pendiente de pagar de los saldos de las Cuentas y Efectos por Cobrar a Corto Plazo, las Cuentas por Cobrar en Litigio y en Proceso Judicial, lo que igualmente se firman y acuñan por ambas partes. En el proceso de conciliación, de existir discrepancia entre las partes, se reflejan en el modelo Anexo No. 1 “Acta de Conciliación”, relacionando las facturas que no son reconocidas por el cliente, su fecha e importe, estableciéndose un término de tiempo para la búsqueda y depuración de causas. En la próxima conciliación de no reconocerse las mismas, de ser necesario, se procede con la reclamación a la entidad deudora o denuncia de existir presunto hecho delictivo. En este proceso se reconocen las deudas vencidas, de llegar a acuerdo entre las partes se documentan mediante Letras de Cambio, estableciendo nuevos términos de pago. Éstas se firman por el librador y el librado, este último como constancia de aceptación de la Letra, registrándose en el caso de las empresas mayoristas como Efectos por Cobrar y por las empresas minoristas como Efectos por Pagar.

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De no estar de acuerdo en firmar Letras de Cambio, ambas entidades, suministrador y cliente, deben informarlas como Cuentas por Cobrar y Pagar Vencidas respectivamente, procediéndose con la reclamación correspondiente por la empresa mayorista o denuncia de existir presunto hecho delictivo. En el proceso de conciliación, se comprueba entre las partes si existen Letras de Cambio emitidas en períodos anteriores que se encuentran vencidas, de ser afirmativo se renegocia un nuevo término de pago de la deuda mediante la emisión de una nueva Letra de Cambio o se establece la reclamación correspondiente. En el caso de las formas no estatales de gestión, de presentar deudas vencidas por las ventas a créditos autorizadas de forma excepcional, por el Director de la Empresa Mayorista, se le suspenderá el servicio, excepto en casos excepcionales previa aprobación de igual instancia. Responden por las conciliaciones financieras los jefes económicos a nivel de unidad básica y empresa, pero su realización puede efectuarse por los especialistas que se designen, incorporándole esta tarea dentro de las obligaciones del cargo. Concluido el proceso de conciliación, según se determine, las áreas económicas o contables habilitarán un expediente por cliente, que contiene el Acta de Conciliación y sus anexos. Los directores de los grupos empresariales de comercio minorista, la Unión de Comercio y Gastronomía de la Habana, y de las empresas Provincial de Servicios de La Habana, Mercado Agropecuario de La Habana, empresas de comercio de Artemisa, Mayabeque y del municipio especial Isla de la Juventud; establecen los cronogramas de conciliación a su nivel de las cuentas por pagar, con los directores de las empresas mayoristas provinciales: universal y de alimento. Como resultado de estas conciliaciones se determina la coincidencia de los saldos por cobrar por los suministradores con los saldos por pagar de las empresas o unidades minoristas subordinadas, la depuración de las causas y las medidas que se adoptan.

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Los directores del sistema empresarial minorista establecen además, con los suministradores, los cronogramas de conciliación por las compras de productos con destino al sistema de atención a trabajadores y doble moneda y por otras compras de mercancías que no se reciben de los suministradores anteriormente mencionados. Trabajan por aplicar las presentes indicaciones a todas sus operaciones comerciales. Los directores de los grupos empresariales de comercio minorista, la Unión de Comercio y Gastronomía de la Habana, y de las empresas Provincial de Servicios de La Habana, Mercado Agropecuario de La Habana, empresas de comercio de Artemisa, Mayabeque y del municipio especial Isla de la Juventud; establecen los cronogramas de conciliación de las cuentas por cobrar al menos una vez al mes, con los clientes beneficiados de los servicios de atención a trabajadores, limitando los servicios de existir cuentas vencidas. La conciliación propiciará un mayor control sobre el tema, garantizará una mayor transparencia entre las partes y permitirá reducir las posibilidades de que se usen las cuentas por cobrar y pagar para encubrir actos delictivos. Para gestionar el cobro por las ventas realizadas y conciliadas, los directores de las empresas determinan los especialistas del área comercial a los cuales se asignarán dentro de sus obligaciones la gestión del cobro, evaluándose sus resultados mensualmente como parte de los indicadores que se determinan en los Reglamentos para la aplicación del pago por resultados. 4. Proceso de Reclamación y Demanda. La Dirección Comercial de las empresas mayoristas a través de los especialistas designados para la gestión de cobro, efectúan Reclamación a las empresas minoristas, por las cuentas no pagadas en los términos pactados en los contratos o los términos no cumplidos, según Letras de Cambio negociadas. Para un mejor control se habilita un registro, que contiene al menos el número de la Reclamación, la fecha de emitida, el importe y la fecha en que debe responder o pagar la empresa minorista. La Reclamación será respaldada por el “Acta de Conciliación”. Se entregará copia de la misma al área contable de la empresa, para su registro.

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En la Reclamación queda reflejado el plazo, según lo previsto en el contrato económico, para que la entidad deudora de respuesta o pague, al término del cual la Dirección Comercial informa y tramita oficialmente los documentos a la Dirección Jurídica de la empresa mayorista para que proceda a presentar Demanda ante los tribunales, la cual se respalda por las evidencias documentales de las gestiones de cobro realizadas hasta ese momento. Copia de la Demanda realizada por la Dirección Jurídica se remite al área contable de la empresa, para su registro contable. La Dirección Jurídica de las empresas mayoristas, concilian periódicamente las Demandas con los tribunales, para conocer las declaradas a favor y gestionar oportunamente su cobro. Las Direcciones Comerciales, Jurídicas y Contables de las empresas mayoristas conciliarán mensualmente, el respaldo de los saldos registrados de las Cuentas por Cobrar en Litigio y en Proceso Judicial, dejando constancia de esta conciliación. 5. Proceso de Control. En las provincias:

- Las organizaciones superiores de dirección empresarial de comercio minorista y las empresas minorista.

• Establecen un índice Plan de costo por peso de venta de la gastronomía tradicional y paralela, y controlan los resultados reales obtenidos por empresa y unidad empresarial de base, según corresponda.

• Establecen el sistema de control de las ventas y los depósitos, y exigen la información diaria a los trabajadores en los establecimientos y unidades minoristas de las ventas minoristas y depósitos realizados.

• Aplican el instrumento de control que se adjunta. Anexo No. 2.

• Discuten, mensualmente, en los Consejos de Dirección, la situación que presentan las cuentas por cobrar y pagar y el resultado de la aplicación del instrumento de control.

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- Los directores de las unidades empresariales de base de comercio minorista y los administradores de los establecimientos o unidades gastronómicas, según corresponda.

• Controlan diariamente el cumplimiento del índice Planificado de costo por peso de venta de la gastronomía tradicional y paralela.

• Retoman la información diaria a los trabajadores de las ventas y depósitos bancarios.

• Aplican el instrumento de control que se adjunta. Anexo No. 2. - Las empresas mayoristas y minoristas.


• Discuten, mensualmente, en los Consejos de Dirección, la situación que presentan las cuentas por cobrar y pagar y el resultado de la aplicación del instrumento de control.

• Elaboran Plan de Medidas para erradicar las deficiencias detectadas en las visitas de control por los niveles superiores e incorporan estas medidas al Programa de trabajo para reducir las cuentas vencidas.

- Las empresas mayoristas con los grupos empresariales de

Comercio, Gastronomía y Servicios, la Unión de Comercio y Gastronomía de la Habana y las Empresas Provinciales de Comercio de Artemisa, Mayabeque, de Servicios de La Habana y la Empresa de Mercados Agropecuario de La Habana y la Empresa de Comercio del municipio especial Isla de la Juventud:

• Realizan al menos una vez al mes, conciliaciones para comprobar si los saldos de cuentas por cobrar de las empresas mayoristas se corresponden con los saldos de cuentas por pagar de las empresas minoristas de Comercio, Gastronomía y Servicios, que se informan en los Estados Financieros.

A nivel nacional: - Las organizaciones superiores de dirección empresarial de comercio

mayorista: Grupo de Empresas Mayoristas de Alimentos y Otros Bienes de Consumo y del Grupo Comercializador de Productos Industriales y de Servicios.

• Supervisan en las visitas y controles que realicen a las empresas subordinadas, el cumplimiento de lo descrito en estas orientaciones.

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• Discuten, mensualmente, en el Consejo de Dirección la situación que presentan las cuentas por cobrar y pagar y el resultado de la aplicación del instrumento de control.

- El Ministerio del Comercio Interior.

• Comprueba en los controles funcionales que realice, el cumplimiento de estas orientaciones.

• Aplica el instrumento de control que se adjunta. Anexo No. 2.

• Analiza, trimestralmente, en el Consejo Económico, la situación que presentan las cuentas por cobrar y pagar y el resultado de la aplicación del instrumento de control.

De detectarse en el Proceso de Control, por algún nivel, presuntos hechos delictivos, se informará al Consejo de la Administración Provincial y a la Contraloría Provincial. Los Directores de las Empresas Mayoristas, son responsables de: • Firmar contrato económico con las empresas minoristas de Comercio,

Gastronomía y Servicios y con las formas no estatales de gestión, pactando los términos para el cobro de las facturas emitidas, por la venta de productos; así como los términos para el pago de las facturas emitidas por los suministradores, por los productos comprados ó traslada la facultad al Director de la Unidad Empresarial de Base.

• Establecer el cronograma para la realización de las conciliaciones.

• Conciliar al menos una vez al mes con los Grupos Empresariales de Comercio, Gastronomía y Servicios de cada territorio, la Unión de Comercio y Gastronomía y la Dirección Provincial de Servicios de La Habana y las Empresas de Comercio de las provincias de Artemisa, Mayabeque y el Municipio Especial Isla de la Juventud y con las formas no estatales de gestión, los saldos de las cuentas y efectos por cobrar, de ellas las vencidas y las cuentas por cobrar en litigio y proceso judicial.

• Aprobar de forma excepcional mantener la venta a las formas no estatales de gestión que presentan cuentas por pagar vencidas.

• Aprobar la utilización excepcional del conduce.

• Garantizar que las fechas de las facturas de venta de la empresa mayorista se corresponde con la fecha calendario del momento en que se entregan las mercancías.

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• Determinar los especialistas del área comercial a los cuales se asignarán dentro de sus obligaciones la gestión del cobro, evaluándose sus resultados mensualmente como parte de los indicadores que se determinan en los Reglamentos en la aplicación del pago por resultados.

• Informar al nivel superior de dirección empresarial, los saldos de las cuentas y efectos por cobrar y pagar, de ellas las vencidas y las cuentas por cobrar en litigio y proceso judicial, en concordancia con las cifras reflejadas en los Estados Financieros y las evidencias documentales.

• Aplicar el instrumento de control que se adjunta como Anexo No. 2.

• Discutir en los Consejos de Dirección mensualmente, la situación que presentan las cuentas por cobrar y pagar y el resultado de la aplicación de la guía de control.

• Elaborar Plan de Medidas para erradicar las deficiencias detectadas en las visitas de control e incorporar éstas medidas al Programa para reducir las cuentas vencidas.

Los Jefes Económicos de las Empresas Mayoristas y las Unidades Empresariales de Base subordinadas a éstas, en los casos que corresponda, son responsables de: • Registrar contablemente las cuentas por pagar y por cobrar, a partir de

los documentos primarios recepción y facturas, respectivamente.

• Asegurar que se realicen las conciliaciones no menos de una vez al mes con las unidades empresariales de base minoristas, las empresas minoristas de Comercio, Gastronomía y Servicios y las formas no estatales de gestión.

• Realizar las conciliaciones acorde a dichas orientaciones y en el formato que se adjunta como Anexo No. 1 y su metodología.

• Habilitar un expediente por cliente, que contiene el Acta de Conciliación y sus anexos.

• Conciliar con las áreas comerciales y jurídicas de las empresas mayoristas, mensualmente, las reclamaciones y demandas realizadas por éstos, respectivamente, y que respaldan los saldos registrados de las Cuentas por Cobrar en Litigio y en Proceso Judicial, dejando constancia de esta conciliación.


Viceministra

Los Jefes Comerciales de las Empresas Mayoristas, son responsables de: • Realizar las Reclamaciones a las empresas minoristas que incumplan los

términos de pago pactados en el contrato y no se renegocien nuevos plazos mediante la aceptación de Letras de Cambio. En el caso de las formas no estatales de gestión suspender los servicios y establecer las Reclamaciones que correspondan a las Cooperativas no Agropecuarias.

• Habilitar registros para el control y seguimiento de las Reclamaciones Comerciales.

• Conciliar con las áreas económicas, mensualmente, las reclamaciones realizadas, entregando copia de las mismas como respaldo de los saldos registrados en las Cuentas por Cobrar en Litigio, dejando constancia de esta conciliación.

• Informar y tramitar oficialmente los documentos a la Dirección Jurídica de la empresa mayorista, para que proceda a presentar Demanda ante los tribunales.

• Gestionar el cobro por las ventas realizadas y conciliadas.

Los Jefes Jurídicos de las Empresas Mayoristas, son responsables de: • Demandar ante los tribunales, a las empresas minoristas o formas no

estatales de gestión (cooperativas), que incumplan los términos de pago pactados en las reclamaciones y no cumplan los nuevos plazos renegociados mediante la aceptación de Letras de Cambio, estos últimos en el caso de las empresas minoristas.

• Habilitar registros para el control y seguimiento de las Demandas presentadas a los tribunales.

• Conciliar con las áreas económicas, mensualmente, las demandas realizadas, entregando copia de las mismas como respaldo de los saldos registrados en las Cuentas por Cobrar en Proceso Judicial, dejando constancia de esta conciliación.

Los Directores de las Empresas Minoristas de Comercio, Gastronomía y Servicios y las Unidades Básicas subordinadas a éstas, son responsables de: • Firmar contrato económico con las Empresas Mayoristas y las Unidades

Empresariales de Base subordinadas a éstas, así como con otros suministradores incluidos los que aseguran productos con destino al Sistema de Alimentación a Trabajadores y la Doble Moneda.

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• Establecer el cronograma para la realización de las conciliaciones con clientes y suministradores.

• Conciliar al menos una vez al mes con las Empresas Mayoristas y las Unidades Empresariales de Base subordinadas a éstas y con el resto de los suministradores, incluidos los que aseguran productos con destino al Sistema de Alimentación a Trabajadores y la Doble Moneda.

• Elaborar las conciliaciones acorde a lo expresado en estas orientaciones y en el formato que se adjunta como Anexo No. 1 y su metodología.

• Pagar en los términos pactados en los contratos, en las fechas previstas en las letras emitidas y en las reclamaciones efectuadas por las empresas mayoristas, garantizando para ello disponibilidad de recursos financieros líquidos, sea en cuenta o mediante disponibilidades de crédito.

• Garantizar que la remisión de los documentos primarios para el registro de las operaciones de recepción y de las obligaciones por compra, del establecimiento minorista a la Unidad Empresarial de Base y de este a la empresa, no exceda de 7 días naturales.

• Informar al nivel superior de dirección empresarial, los saldos de las cuentas y efectos por pagar, de ellas las vencidas, en concordancia con las cifras reflejadas en los Estados Financieros y las evidencias documentales.

• Establecer un índice de costo por peso de venta en la gastronomía tradicional y paralela, y los mecanismos para controlar mensualmente el índice Real obtenido.

• Establecer un sistema de control de las ventas y los depósitos, al menos una vez al mes.

• Aplicar el Instrumento de Control que se adjunta como Anexo No. 2.



Viceministra

Los Jefes Económicos de las Empresas Minoristas de Comercio, Gastronomía y Servicios y las Unidades Básicas subordinadas a éstas, son responsables de: • Registrar contablemente las cuentas por pagar y por cobrar, a partir de

los documentos primarios recepción y facturas, respectivamente.

• Conciliar al menos una vez al mes, los saldos de las cuentas y efectos por pagar, de ellas las vencidas.

• Realizar las conciliaciones acorde a estas orientaciones y en el formato que se adjunta como Anexo No. 1 y su metodología.

• Habilitar un expediente por proveedor, que contiene el Acta de Conciliación y sus anexos.

• Aplicar el instrumento de control que se adjunta como Anexo No. 2. Los administradores de los establecimientos o unidades gastronómicas, son responsables de: • Controlar diariamente el índice de costo por peso de venta en la actividad

gastronómica tradicional y paralela que se obtiene, para exigir el cumplimiento del Índice Planificado.

• Establecer un sistema de control de las ventas y los depósitos y retomar la información diaria a los trabajadores de las ventas y depósitos bancarios.

El Presidente y los Directores contables, comerciales y jurídicos de las organizaciones superiores de dirección Grupo de Empresas Mayorista de Alimentos y Otros Bienes de Consumo y Grupo Comercializador de Productos Industriales y de Servicios, son responsables de: • Supervisar en las visitas y controles que realicen a las empresas

subordinadas, el cumplimiento de estas orientaciones.




Viceministra

El Director General y los Directores contables, comerciales y jurídicos de las organizaciones superiores de dirección del sistema de comercio minorista, son responsables de: • Supervisar en las visitas y controles que realicen a las empresas

subordinadas, el cumplimiento de estas orientaciones.




• Establecer un sistema de control de las ventas y los depósitos, al menos una vez al mes.

• Establecer el sistema de control del cumplimiento del índice Plan del costo por peso de venta, de la gastronomía tradicional y paralela.

Los Directivos y Especialistas de la Dirección de Economía del Ministerio del Comercio Interior son responsables de: • Comprobar en los controles funcionales que realice, el cumplimiento de

estas orientaciones.


• Discutir en el Consejo Económico, trimestralmente, la situación que presentan las cuentas por cobrar y pagar y el resultado de la aplicación del instrumento de control.

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ANEXO No. 1 ACTA DE CONCILIACIÓN

(1)DE UNA PARTE: La Unidad Empresarial de Base o Empresa Mayorista_________________________ con domicilio legal en _________________________________Código REEUP:_______________ Cuenta Bancaria:_______________ representada por:_________________ ____________________________en su carácter de:__________________ en lo adelante el Suministrador. (1) POR OTRA PARTE: La Unidad Empresarial de Base o Empresa Minorista_________________________ con domicilio legal en _________________________________Código REEUP:_______________ Cuenta Bancaria:_______________ representada por:_________________ ____________________________en su carácter de:__________________ en lo adelante el Cliente. (2) Total de Cuentas por Cobrar existentes en los registros contables del Suministrador, hasta el cierre del mes de_____________ del año________. Se adjunta a esta acta, Reporte de cada cuenta por cobrar. (3) Saldos por Cobrar por tipo de Cuenta: Importe Cuenta por Cobrar a Corto Plazo: ___________________ Efectos por Cobrar a Corto Plazo: ___________________ Cuentas por Cobrar en Litigio: ___________________ (3.a) No. Reclamación Fecha Importe ______________ _____ ______ ______________ _____ ______ Cuentas por Cobrar en Proceso Judicial: ______________ (3.b) No. Demanda Fecha Importe ______________ _____ ______ ______________ _____ ______ Total Cuentas por Cobrar: __________________________ De ellas total Vencidas: _________________________

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(4) Observaciones: El cliente no reconoce el importe de las facturas que más abajo se relacionan: Nuevas facturas que no se reconocen No. Factura Fecha Importe _________ ______ ______ (5)Importe total no reconocido: ______ (6) Facturas no reconocidas por el cliente, que se mantiene de conciliaciones anteriores No. Factura Fecha Importe ________ _____ ______ (7) Total no reconocido conciliaciones anteriores: _______ (8) Saldo reconocido por el Cliente: _____________ (8.a) De ellos: Corresponden a meses anteriores: ______________ (9) Y para que así conste firmamos la presente a los ____días del mes ____________del año_______. (10) Por el Suministrador Por el Cliente Nombres y Apellidos:____________ Nombre y Apellidos:____________ Cargo: ______________________ Cargo: _______________________ Firma: _______________________ Firma: _______________________

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Metodología para el llenado del Acta de Conciliación: 1. Datos legales de las entidades, nombres y apellidos y cargo de los

representantes que van a conciliar por parte del suministrador y del cliente.

2. Saldo total de las cuentas por cobrar de la Unidad Empresarial de Base ó Empresa Mayorista, que es coincidente con los importes que refleja el Reporte de conciliación de obligaciones por cobrar de cada una de las cuentas que se están conciliando, que emite el Sistema Versat Sarasola, con los saldos reflejados en los Estados Financieros y con el total de cuenta por cobrar que aparece en el punto 3 de esta metodología.

3. Saldo de la Cuenta y Efectos por Cobrar, Litigio y Proceso Judicial, de la

Unidad Empresarial de Base ó Empresa Mayorista, que debe ser coincidente con los importes que refleja el Reporte de conciliación de obligaciones por cobrar de cada una de las cuentas que se están conciliando, que emite el Sistema Versat Sarasola y con los saldos reflejados en los Estados Financieros.

El total de las Cuentas por Cobrar debe coincidir con el reflejado en el punto (2), debiendo plasmar además el saldo de las Cuentas por Cobrar Vencidas, que se reflejan en el Reporte de Cuentas por Cobrar por Edades, de acuerdo a los términos de pago pactados.

a) Datos de las reclamaciones que componen el saldo de las Cuentas por Cobrar en Litigio.

b) Datos de las demandas que componen el saldo de las Cuentas por Cobrar en Proceso Judicial.

4. Se reflejan las facturas que en el momento de la conciliación no se

reconoce por la unidad empresarial de base ó empresa minorista, debiendo relacionar el número de cada factura, su fecha e importe, estableciéndose un término de tiempo para la búsqueda y depuración de éstas.

5. Sumatoria de los importes de las facturas que no son reconocidas por el cliente.

6. Se reflejan las facturas que no fueron reconocidas por el cliente, en

conciliaciones anteriores y que no se van a reconocer tampoco en este acto.

Viceministra

7. Sumatoria de las facturas que no fueron reconocidas por el cliente, en conciliaciones anteriores.

8. Saldo reconocido por el cliente: Es igual al saldo reflejado en el punto (2) que corresponde al saldo de Cuentas por Cobrar de la UEB o Empresa Mayorista menos el saldo reflejado en el punto (5) y (7), que son las facturas que no son reconocidas por el cliente.

a) Saldo reconocido por el cliente de meses anteriores, se desglosa por facturas.

9. Fecha en la que se realiza la conciliación.

10. Nombre y apellidos, cargo, firma y cuño del suministrador y clientes que

realizaron la conciliación, como constancia del reconocimiento de la deuda.

Nota: Deben firmar y acuñar también el Reporte de conciliación de obligaciones por cobrar que emite el Sistema Automatizado Versat Sarasola y que se adjunta al “Acta de Conciliación”.

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ANEXO No. 2 Sistema de comprobación y supervisión a la cadena de impagos en el

Sistema de Comercio Interior, mayorista y minorista: INSTRUMENTO DE CONTROL Objetivo: Comprobar la implementación las orientaciones dadas por el Ministerio del Comercio Interior, para gestionar las cuentas por cobrar y pagar. ASPECTOS A COMPROBAR: En las empresas y unidades empresariales de base, mayoristas y minoristas, comprobar que: 1. En los contratos económicos se encuentran pactado los términos para los

cobros y los pagos que incluye: Instrumento de pago, plazos de pago, tasas de interés comercial y por mora por incumplimiento en los plazos de pago acordados y término que tiene el cliente para responder las reclamaciones.

2. Las entregas por las ventas de las empresas mayoristas a las minoristas y a las formas no estatales de gestión se realizan respaldadas por facturas y solo en casos excepcionales se utiliza el Conduce, con la aprobación del Director de las empresas mayoristas.

3. Las fechas de las facturas de venta de la empresa mayorista se corresponde con la fecha calendario del momento en que se entregan las mercancías.

4. La remisión de los documentos primarios para el registro de las operaciones de recepción y de las obligaciones por compra, del establecimiento minorista a la Unidad Empresarial de Base y de este a la empresa, no excede de los 7 días naturales.

5. Está establecido el cronograma para la realización de las conciliaciones financieras, con clientes y suministradores y éstas se realizan al menos una vez al mes.

6. Las conciliaciones financieras se realizan por los jefes económicos, los especialistas del área económica facultados o por los especialistas que se designen, por la totalidad de las deudas y adeudos reflejados en los Estados Financieros mayoristas y minoristas, respectivamente.

7. Las conciliaciones financieras se realizan en el modelo “Acta de Conciliación” establecido en esta Carta Circular para gestionar los cobros y los pagos, y a ella se adjuntan los Reportes de conciliación de obligaciones por cobrar que emite el Sistema Automatizado Versat Sarasola, ambos documentos están firmados y acuñados por el

Viceministra

suministrador y el cliente. (para las Cuentas por Cobrar a corto plazo, Efectos por Cobrar, Cuentas por Cobrar en Litigio, Cuentas por Cobrar en Proceso Judicial).

8. Las conciliaciones financieras reflejan claramente las discrepancias entre las partes y contiene la relación de las facturas que no son reconocidas por el cliente, fecha e importe.

9. Las discrepancias que surgen en la conciliación: • Se depuran en el “Acta de Conciliación” del mes siguiente. • Se establece reclamación a la entidad deudora. • Se presenta la denuncia de existir presunto hecho delictivo.

10. En las actas de conciliación se reflejan las cuentas vencidas, y se corresponden con los términos pactados en el contrato.

11. Los importes contabilizados como Efectos por Cobrar o Efectos por Pagar, en los Estados Financieros del suministrador o cliente, se corresponde con las Letras de Cambio aceptadas por las partes. Éstas se encuentran en término, llenas en todos sus escaques, domiciliadas y firmadas por el librador y librado.

12. Cuentan con la Letra de Cambio o copia de éstas, aportadas por las unidades empresariales de base, (de estar descentralizada la gestión de cobro y pago a ese nivel), como respaldo documental de la cuenta contable Efectos por Cobrar o Efectos por Pagar. De entregarse para gestión de cobro al Banco, en el caso de la empresa mayorista, debe reconocerse por éste.

13. Las Cuentas vencidas, no renegociadas mediante Letras de Cambio, se reclaman por la Dirección Comercial de la empresa mayorista. Existiendo registro para el control de éstas y de su término de vencimiento. De existir cuentas vencidas por ventas realizadas a las formas no estatales de gestión o ventas a clientes que reciben del Sistema de Alimentación a Trabajadores, se suspenden los servicios por el Director de la empresa mayorista o minorista, respectivamente. Sólo en casos excepcionalmente aprobado por el Director de la Empresa se mantienen los servicios.

14. La Dirección Comercial de la empresa mayorista, da seguimiento sistemático a las Reclamaciones, concluido el término pactado en los contratos económico, para su respuesta por la empresa minorista, son remitidas a la Dirección Jurídica para su gestión ante los tribunales.

Viceministra

15. La Dirección Jurídica de la empresa mayorista, concilia periódicamente las Demandas con los tribunales, para conocer las declaradas a favor y gestionar oportunamente su cobro, y cuenta para ello con un registro.

16. Las Direcciones Comerciales y Jurídica de la empresa mayorista, concilian mensualmente, con el área de contabilidad, el respaldo de los saldos registrados de las Cuentas por Cobrar en Litigio y en Proceso Judicial, dejando constancia de esta conciliación.

17. Las empresas minoristas conocen de las Cuentas en Litigio y Proceso Judicial, presentadas por la empresa mayorista, y éstas se reconocen como Cuentas por Pagar vencidas.

18. En la información que remiten las empresas a la organización superior de dirección empresarial, mensualmente, no existe omisión de saldos de cuentas por cobrar y pagar vencidos y los saldos informados de cada cuenta son coincidentes con los reflejados en los Estados Financieros de la entidad.

19. Tienen elaborado un Programa para reducir las cuentas por cobrar o pagar fuera de término, con acciones concretas y responsables de las tareas. Cuentas con las evidencias del control al cumplimiento de las acciones previstas, según establece la Resolución No. 143/2013 del Ministerio de Finanzas y Precios.

20. Elaboran Plan de Medidas para erradicar las deficiencias detectadas en las visitas de control por los niveles superiores e incorporan estas medidas al Programa que tienen elaborado para reducir las cuentas vencidas.

21. Aplican como parte de su autocontrol, la presente Guía de Control para evaluar la gestión de los cobros y pagos.

22. Evalúan mensualmente en su Consejo de Direccion la gestión de cobros y los pagos y adoptan acuerdos para dar respuesta a los problemas; así como analizan el resultado de la aplicación de esta guía de control.

23. Las empresas minoristas y unidades empresariales de base evalúan el cumplimiento del índice planificado de costo por peso de venta de la gastronomía tradicional y paralela, al menos una vez al mes.

24. Las empresas minoristas y unidades empresariales de base controlan la relación entre la venta y el depósito en efectivo.

25. La Dirección de la empresa mayorista concilia, al menos una vez al mes, con la estructura de dirección a nivel provincial del sistema empresarial minorista, para evaluar: - La calidad de las conciliaciones realizadas entre las unidades básicas.

Viceministra

- La correspondencia entre las cuentas por pagar del sistema minorista y por cobrar del mayorista.

- Las estrategias para la liquidación de deudas vencidas. - Adoptar otras medidas de ser necesario.

26. Solicitan créditos revolventes al Banco para cubrir déficit temporal de liquidez.

27. Las empresas mayoristas y minoristas, con déficit de Capital de Trabajo, priorizan la creación de reservas para este destino de las utilidades anuales.

28. Los medios de pagos más utilizados entre las empresas mayoristas y minorista son la Carta de Crédito Local, y Letras de Cambio Domiciliadas para la renegociación de cuentas vencidas.

29. Las empresas mayoristas presentan a gestión de cobro del Banco las Letras de Cambio aceptadas por la empresa minorista.

30. Están determinados los especialistas comerciales en las empresas mayoristas o unidades empresariales de base, con obligaciones para realizar la gestión de cobro con los minoristas.

En las organizaciones superiores de dirección empresarial mayorista y minorista, comprobar que: 1. Se implementaron las orientaciones para el control de los cobros y pagos.

2. Existe un Plan de control a las empresas y unidades empresariales de base y se ejecutan estas acciones.

3. La Dirección de la organización superior de dirección del sistema de comercio minorista concilia, al menos una vez al mes, con la Dirección de las empresas mayoristas provinciales y demás suministradores, incluidos los que aseguran los recursos con destino al Sistema de Alimentación a Trabajadores y la Doble Moneda

4. La Dirección de la organización superior de dirección del sistema de comercio minorista controla el cumplimiento del índice Planificado de costo por peso de venta de la gastronomía tradicional y paralela y la relación ventas minoristas con el depósito bancario por las ventas minoristas realizadas.

5. Aplican el presente Instrumento de Control, en las empresas subordinadas y sus unidades básicas.

6. Evalúan mensualmente en el Consejo de Dirección la gestión de cobros y los pagos, adoptan acuerdos para dar respuesta a los problemas y analizan el resultado de la aplicación del presente Instrumento de Control.

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Nota: El presente, Instrumento de Control se aplica en lo que corresponda en cada caso, por las direcciones de las unidades empresariales de base, las empresas mayoristas y minoristas y las organizaciones superiores de dirección empresarial mayorista y minorista.

Viceministra

Anexo No. 3 Términos y Definiciones

Cuentas Contables: Cuentas por Cobrar a Corto Plazo (135-139): Se registran en estas cuentas el importe de las ventas de productos y mercancías, el importe de los servicios prestados, incluyendo los asociados a la actividad de seguros, así como el valor de los trabajos ejecutados y de las Certificaciones de Avance de Obras facturados, debiéndose analizar por clientes; considerando cada documento emitido y cobrado. Se debitan por las Facturas o Certificaciones emitidas y se acreditan al cobrarse éstas, por cancelaciones, las declaradas en efectos, en proceso de litigio y de protesto.

Se consideran cuentas por cobrar vencidas, las que no son cobradas en los términos pactados en los contratos económicos firmados entre las partes, debiéndose documentar con instrumentos de pago.

Efectos por Cobrar a Corto Plazo (130-133): Representan los documentos mercantiles de crédito recibidos y que están pendientes de cobro dentro de los términos vigentes, que no les permiten perder su respaldo legal. Comprenden, entre otros, las letras de cambio y los pagarés aceptados por los clientes. Se debitan por los documentos recibidos y se acreditan, al ser cobrados éstos, por cancelaciones, los declarados en proceso de litigio y de protesto.

Efectos por Cobrar en Litigio (346): Representan los importes de los efectos por cobrar que se encuentran en fase de reclamación o litigio entre entidades, sin que medie trámite ante tribunales judiciales. Debe analizarse por clientes. Se debitan por el inicio del proceso de reclamación del adeudo y se acredita por el importe de los cobros efectuados, su reclasificación o su cancelación.

Cuentas por Cobrar en Litigio (347): Representan los importes de la cuentas por cobrar que se encuentran en fase de reclamación o litigio entre entidades, sin que medie trámite ante tribunales judiciales. Debe analizarse por clientes. Se debitan por el inicio del proceso de reclamación del adeudo y se acreditan por el importe de los cobros efectuados, su reclasificación o su cancelación.

Efectos por Cobrar Protestados (348): Representan los importes de los efectos por cobrar que se encuentran en fase de proceso judicial (presentada en los tribunales). Debe analizarse por clientes. Se debitan por el inicio del proceso legal de reclamación del adeudo y se acreditan por el importe de los cobros efectuados o su cancelación.

Viceministra

Cuentas por Cobrar en Proceso Judicial (349): Representan los importes de la cuentas por cobrar que se encuentran en fase de proceso judicial (presentada en los tribunales). Se debitan por el inicio del proceso legal de reclamación del adeudo y se acreditan por el importe de los cobros efectuados o su cancelación.

Cuentas por Pagar a Corto Plazo (405-415): Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes, por la recepción o aceptación de las mercancías, materiales, servicios recibidos, incluyendo los asociados a la actividad de seguros, etc., debiéndose analizar por subcuentas obligatorias, por proveedores y por cada documento recibido o elaborado y pagado. Se acreditan por las obligaciones contraídas al efectuar las compras de productos o la recepción de los servicios y se debitan por el importe de los pagos efectuados. Se consideran cuentas por pagar vencidas, las que no son pagadas en los términos pactados en los contratos económicos, firmados entre las partes.

Efectos por Pagar a Corto Plazo (401-404): Constituyen obligaciones formales respaldadas por documentos de crédito con carácter legal, emitidos por los compradores dentro de los términos vigentes, que no les permitan perder su respaldo legal, desglosado por suministradores, tipos de monedas y edades. Comprenden, entre otros, las letras de cambio y los pagarés recibidos y aceptados de suministradores. Se acreditan por los documentos aceptados y se debitan por los pagos de los documentos señalados. Instrumentos de pago y/o documentos de créditos: Letra de Cambio: Es un título de crédito formal y completo, que obliga a pagar a su vencimiento una cantidad cierta de dinero en un lugar determinado a favor de quien resulte su legítimo tenedor.

Librador: Persona que crea la letra de cambio y firma la orden de pago que esta contiene (acreedor).

Librado: Persona a quien se dirige la orden de pago de cierta cantidad de dinero, a cuyo cargo se libra la letra de cambio (deudor).

Beneficiario o Tenedor: Persona que recibe la letra y a quien se deberá hacer el pago, o a cuya orden se manda a pagar.

Carta de Crédito Local: Representa un acuerdo por el que un banco (emisor) obrando a petición y de conformidad con las instrucciones de un cliente (comprador), se obliga a pagar a un tercero (vendedor) o autoriza a otro banco (banco del vendedor) para que efectúe el pago contra la entrega de los documentos exigidos por el deudor de dicha Carta de Crédito Local, siempre y cuando se cumplan los términos y condiciones acordados entre vendedor y comprador.

Viceministra

Las cartas de créditos locales pueden clasificarse como: a) Financiadas: El banco se compromete a pagar y otorgar un préstamo al

ordenante, para la ejecución de los pagos. b) Con recursos propios: El banco antes de la emisión de la carta de

crédito local, abrirá una cuenta colateral donde se depositen los fondos para efectuar los pagos.

En cualquiera de los dos casos, las cartas de crédito pueden utilizarse para efectuar el pago a la vista (cuando el beneficiario recibe el pago a la presentación de los documentos) o pagos diferidos (cuando se establece pagar en una fecha de vencimiento, fijada previamente en el contrato comercial).

En el caso de las cartas de créditos locales, el documento que más comúnmente se presenta al banco para el cobro es un acta de conciliación, lo cual supone que se efectúe una conciliación previa entre las partes.

La Carta de Crédito Local sólo podrá ser aceptada con carácter irrevocable, con el objetivo de que ésta no pueda ser modificada ni anulada, sin la conformidad de las partes interesadas, por lo que constituye un compromiso firme por parte del banco emisor frente al beneficiario siempre y cuando los términos y condiciones acordados entre las partes se cumplan. Factoraje o factoring: Consiste en el descuento de facturas o de cuentas por cobrar, a través de la cual el banco anticipa al acreedor o beneficiario el importe de las facturas, deduciendo el interés o porcentaje del servicio (tasa de descuento). Es una operación financiera (sujeta a la aprobación del banco de acuerdo con el nivel de riesgo que se evalúe). El descuento de facturas puede realizarse de la forma siguiente: a) Con Recursos: El beneficiario no pierde su responsabilidad, en el caso

que el deudor no liquide las facturas descontadas en la fecha de vencimiento, por lo que la sucursal del beneficiario puede reclamarle la devolución del valor de dichas facturas; así como el pago de los intereses devengados desde la fecha de vencimiento de la deuda no liquidada por el deudor hasta su cobro.

b) Sin Recursos: El beneficiario deja de tener responsabilidad ante cualquier incumplimiento del pago de las facturas descontadas.

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