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Versión 4.0 1 gestion perfiles y usuarios.doc Página 1 de 32 ATM2 S.A. 18/01/2016

GESTIÓN DE PERFILES Y USUARIOS

ATMGTNET


Configuración de los Datos de la Entidad

En esta pantalla se gestionan: Los datos básicos de la entidad: nombre, teléfono, CIF, código MAP, etc.

Escudos de la entidad: para informes y justificantes.

Opciones de interacción de ATMGTNet con otras aplicaciones ATM2.

Activación de servicios de Fax y Mail (una vez configurados e iniciados).

Rutas de la aplicación:

o Ruta de servidor: ruta donde se encontrarán las plantillas, recursos, documentos, etc.

o Ruta alternativa de la carpeta Documentos: ruta donde se alojarán los documentos de registros y expedientes

Introduzca esta ruta SÓLO en caso de ser necesario

por no ser posible emplear la “ruta de servidor”. Si la cambia una vez que existan expedientes, deberá

migrar los documentos a la nueva ruta.

Para más información sobre estas rutas consulte el Manual de

Instalación.


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Mantenimientos de Datos de la Entidad

Distinguiremos entre dos escudos de la entidad: Escudo grande: para fondo de aplicación y para determinados informes Escudo pequeño: para etiquetas, sellos y determinados informes

Mantenimientos de Datos de la Entidad - Escudos

Es necesario resaltar que existen algunas opciones propias del Módulo de Gestión de Ingresos. Para que una vez activas tengan algún efecto, deberá configurar adecuadamente cada una de ellas como iremos viendo en este manual:

Calcular código MAP de la entidad

Acceso a mantenimiento de departamentos

Generar escudo pequeño a partir del grande


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Firmar digitalmente documentos: en el punto “”. ¡

Integración con ATMArchivo y ATMgeres.

Activar envío de facturas desde ATMgeres a ATMContaNET.

Activar configuraciones para uso de plataformas Web de Administración Electrónica.

Mantenimientos de Datos de la Entidad – Conexión con otras aplicaciones

Además de esto será necesaria la configuración de las cuentas bancarias operativas y restringidas de la entidad.


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Mantenimiento de Cuentas Bancarias

Aquí podremos agregar, editar y borrar todas aquellas cuentas bancarias

que tenga la Entidad en las distintas Entidades Bancarias. También podemos consultar los movimientos que se han producido en cada una de ellas.

Departamentos, Oficinas, Unidades de Registro y Personal

Cada entidad tiene su propia estructura departamental. Por tanto,

introduzca esta estructura como base de la organización de su entidad:

Departamentos de la Entidad


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Esta estructura puede enlazarse a series de numeración de expedientes personalizadas. Asimismo, puede establecer qué usuario es el responsable del mismo.

Una ver establecidos los departamentos, crearemos las oficinas de registro. Por cada oficina de registro podrá tener las unidades de registro que necesite.

Si no va a empezar a trabajar con ATMGT desde el “1 de enero” (o desde el número de Registro 1), puede establecer el número inicial del primer registro de la aplicación. Contacte con ATM2 para recibir ayuda con esta opción en caso de duda.

Oficinas y Unidades de Registro de la Entidad

Por cada oficina de registro deberá existir al menos una unidad de

registro. Cada unidad de registro lleva su propia numeración.

Una vez organizada nuestra entidad, podemos incluir los datos del personal de la entidad, como primer paso para la asignación de permisos y roles.

Personal de la Entidad


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Hay que resaltar que la pertenencia laboral de una persona a un

departamento, no implicada necesariamente la misma pertenencia funcional dentro de la asignación de permisos de ATMGTNet (por ejemplo, en muchas entidades un secretario-interventor realizará dentro de la aplicación labores de un auxiliar administrativo y viceversa, por motivos de necesidades del servicio).

Edición de Personal de la Entidad

Autoridades

La aplicación tiene integrado en su lógica una determinada serie de cargos típicos de toda entidad como son:

Cargo Observaciones Alcalde: Sólo deberá existir un cargo de los dos en la entidad. Alcalde/Presidente: Secretario

En función del tamaño de la entidad, tendrá que configurar los datos de, por ejemplo un “secretario-interventor”, o de un “secretario y un interventor”.

Tesorero Interventor Secretario/Interventor Técnico Este cargo puede reutilizarse para distintos roles

(aparejador, arquitecto, etc.). Porque cada documento tendrá un firmante, cuyo acceso al documento puede filtrarse ateniendo a los permisos de la aplicación o el expediente, como discutiremos en la sección de “permisos de expediente”.

Otros cargos de firma digital

Cualquier cargo que deseemos que firme digitalmente.


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Usted puede adaptar la descripción de estos cargos a sus necesidades (“Tesorera” en vez de “Tesorero”, etc.), o crear nuevos cargos (“Jefe de rentas” como un nuevo cargo “recaudador”).

Si existen cargos delegados (Ejemplo: “Secretario accidental”), puede asignar esa realidad aquí también, a través de la zona de Delegaciones de firmas, que permitirá que un determinado cargo puedan firmar por otros cargos, en los que la delegación de firma está vigente.

Edición de Cargos de la Entidad – Delegaciones

Se muestran en azul las delegaciones activas, y en gris las inactivas, en función del periodo de fechas de la delegación.

Si se trata de cargos de firma digital, si su usuario tiene permiso, podrá además configurar las opciones de firma digital de dicho cargo.

Regla básica: cada cargo ha de tener asociada una variable de firma digital, que será la que se inserte en los documentos. Esta variable debe ser única.

El nombre de dicha variable forzosamente comenzará por el literal “FIRMADIGITAL”. La aplicación por defecto le ofrecerá “FIRMADIGITAL_” + nombre del cargo. Puede personalizar este texto, para hacerlo más legible (los nombres de variables muy largos son incómodos a la hora de trabajar con los documentos).

Son necesarios dos simples pasos para incluir una nueva firma digital de CARGO:


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1 – Crear la nueva variable de firma digital:

Edición de Cargos de la Entidad – Cargos de firma digital

2 – Modificar las plantillas de documento de las plantillas de expediente, para añadir dichas firmas. En la redacción de documentos aparecerá como una firma más:

Firma Digital– Campos de firma digital personalizados

Si tiene dudas de cómo emplear esta opción, contacte con atm2.

Para unir esos cargos al personal de su entidad, pasaremos a configurar las “Firmas Administrativas”. A estas firmas administrativas se pueden agregar firmas digitalizadas. Cuando una asignación deje de tener validez, no tendrá que eliminar el dato, sino darlo de baja a través de la “fecha final”.


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Firmas administrativas

Esta firma escaneada, será la que se asocie a la firma digital de cada cargo. Si no existe firma escaneada, se empleará sólo el “nombre”, por lo que se recomienda su uso:

Firma digital sin firma escaneada

Si la firma se realiza por un cargo delegado, siempre se mostrará en el “motivo” el literal “(DELEG)” indicando dicha circunstancia. Como vemos, la delegación se hace a nivel de CARGO, no de personal de la entidad. Además, si usted solicita a atm2 un listado específico, que ha de ser firmado por determinados cargos, desde la pantalla de “Gestión de Firmas” podrá configurar esta opción.


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Firmas específicas en listados personalizados

Estructura política de la entidad

Al inicio de cada legislatura, deberá actualizar los datos de la aplicación para adaptarla a la realidad de su entidad.

Empezaremos poniendo al día la información de partidos políticos relevantes en la entidad:

Partidos Políticos

Una vez hecho esto, realizaremos el mantenimiento de datos de concejales de la entidad:

Filtro de datos Vivos o Histórico (partidos “dados de baja”)


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Concejales

Creamos ahora las Comisiones Informativas de la entidad, asignando sus miembros:

Comisiones Informativas

Miembros de la Comisión Informativa

No hace falta eliminar datos para que no tengan vigencia, para ello use la “fecha de baja”


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Los miembros de las comisiones informativas deberán ser dados de alta previamente como personal de la entidad:

Miembros de Comisiones Informativas

Calendario y Días Festivos

Desde “Administración\Configurar Entidad\Calendario Laboral - Días

Festivos”, podemos establecer el calendario laboral. Podemos incluir/excluir todos los sábados del año, tras lo cual estableceremos los días festivos nacionales, autonómicos y locales.

Calendarios Laboral

Acceso a “Nuevo personal de la entidad”

Sábados del año: laborables o no


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Es muy importante realizar esta tarea al inicio del año, ya que la aplicación emplea este calendario para calcular plazos de trámites, etc.

Los días festivos se muestran así en la agenda de la aplicación:

Calendarios Laboral – Día festivo

Ficheros Maestros.

Son ficheros del sistema, definibles o ampliables por el usuario con el fin de clasificar o estructurar mejor la información de gestión que nos ofrece la aplicación. Alguno de ellos está precargado en la aplicación y tiene restricciones a la hora de su modificación o de su eliminación.

Otros sin embargo son completamente manipulables por el usuario, dando la posibilidad de añadir o modificar información, ofreciendo de esta manera mayores posibilidades en el ámbito de gestión por parte del usuario.

Como rasgo común en estos ficheros maestros encontraremos la posibilidad de realizar las siguientes acciones:

Nuevo, dar de alta un nuevo registro.

Editar, modificar los datos del registro seleccionado.

Borrar, dará de baja o desactivará el registro seleccionado, utiliza un borrado lógico.

Consultar, ver los registros que ya se encuentran en la ventana de datos.

Imprimir, nos dejará enviar los datos que tenemos en pantalla a una hoja de impresión.

Elementos comunes de ficheros maestros


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Vamos a revisar los siguientes ficheros maestros: Autoridades Geográficas Gestión Tributaria Recaudación Otros Registro Entrada/Salida Territorio Agua IAE IBI IVTM IVTTNU

Configuración de ficheros maestros

Todo lo referente a autoridades es lo que hemos visto en el punto “de

estructura política” de este manual.

En las geográficas vamos a encontrar todos los datos referentes a país, provincia, municipio y entidades del municipio, los tres primeros datos como es lógico no se van a poder editar. Donde sí vamos a poder añadir o eliminar registros es en las entidades dependientes del municipio, se puede llevar a cabo toda la gestión de tributos de todas aquellas entidades (urbanizaciones, mancomunidades, etc.) que estén vinculadas de alguna manera a la entidad local principal.


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ELEMENTOS COMUNES PARA LA GESTIÓN DE TRIBUTOS

Gestión de entidades

Dentro de gestión tributaria van a aparecer dos tipos de datos fundamentales:

Primero, aquellos datos que pueden ser comunes para diversos tributos.

Aquí vemos todos los datos comunes a todos los tributos que vamos a poder

editar.

Gestión tributaria, datos comunes

Dentro de estos ficheros comunes de Gestión Tributaria nos vamos a encontrar con un formato común válido para cualquiera de ellos.

Por ejemplo en gestión de bonificaciones, la aplicación incluye todas aquellas que son genéricas, pero, al mismo tiempo permite realizar todas las modificaciones que sean necesarias, incluyendo la posibilidad de dar altas nuevas.


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Gestión de bonificaciones.

Segundo, todos aquellos datos predefinidos que serán necesarios en la gestión

de los tributos de forma independiente, cada tributo llevará unos datos propios que se pueden configurar desde aquí. Aparecen separados por tributo aquellos datos que van a ser independientes para cada uno de ellos.

Gestión tributaria, datos específicos.

La aplicación tiene ya precargados los datos fundamentales para los cálculos de cada tributo, permitiendo manipular estos datos por las posibles modificaciones que se produzcan con los diferentes cambios de ejercicio o con las modificaciones de datos propios y específicos de cada entidad.


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En este caso no vamos a tener opciones generales para todos los ficheros como nos ocurría en los datos comunes de la Gestión Tributaria, dependiendo del tributo y del fichero se habilitarán unas determinadas opciones.

En algunos solo aparecerá la opción de salir, ya que los datos que aparecen no se pueden modificar, mientras que en otros nos permitirá añadir, borrar y modificar según el tipo de fichero que se trate.

Por ejemplo en I.V.T.M, tipos de vehículos, la aplicación nos da plena libertad para editar los registros, imposibles de parametrizar por defecto y modificarlos.

1 - Gestión tributaria, I.V.T.M. Tipos de vehículos

En cambio, en tablas como la de tarifas de I.V.T.M, la aplicación es más estricta.

2 - Gestión tributaria, I.V.T.M. Tarifas

Dentro de la opción “Recaudación”, aparecen distintas opciones de mantenimiento de algunos módulos de la aplicación, pudiéndose dar de alta, editar o borrar aquellas que vienen por defecto en el programa.


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Tipos de movimientos de los débitos: Se pueden dar de alta nuevos movimientos, que luego podrán ser asociados a los débitos desde la ventana de “control de caja” (ver/movimientos).

Tipos de líneas de importe, tipos de suspensión o tipos de interés figuran entre otras opciones.

En la opción de “otros”/ “Entidades bancarias”, aparece toda la gestión de

estas entidades. Podremos añadir, modificar o eliminar sucursales y entidades según las necesidades que vaya teniendo el usuario de la aplicación, aquí se mantiene el mismo esquema de botones que hemos podido ver al empezar el punto “0 Ficheros Maestros.”.


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3 - Gestión de bancos y sucursales

En el registro de Entrada/Salida también tenemos tipos de datos que pueden ser editados. Estos datos son los típicos datos “Tipo de”:

Formas de Entrega Formas de Envío Tipos de Asunto Tipos de Documento

Formas de entrega

TERRITORIO: Se pueden añadir, modificar o eliminar las diferentes vías del

municipio.


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AGUA: En este apartado se mostrará cómo mantener los datos básicos para poder gestionar correctamente el módulo del agua.

IAE: Categoría de la vía: Podemos dar altas, editar o modificar las diferentes

categorías de las vías del municipio, si así lo requiriera la ordenanza. Tramo de la vía: Podemos dar altas, editar o modificar los tramos de las

diferentes vías del municipio. Ordenanzas: Para el caso de que haya más de una categoría dentro del

municipio. Grupos/Epígrafes: Opción para consultar los diferentes epígrafes.

IBI: En este apartado se mostrará cómo mantener los datos básicos para poder gestionar correctamente el módulo del IBI.


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IVTM:

En este apartado se mostrará cómo mantener los datos básicos para poder gestionar correctamente el módulo del IVTM.

IVTNU: En este apartado se mostrará cómo mantener los datos básicos para poder gestionar correctamente el módulo del IVTNU.


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Normativa

Introduzca los datos de la normativa básica que después empleará en el diseño de procedimientos. Su cumplimentación no es obligatoria para la creación de plantillas de expediente pero mejora mucho los expedientes, y la experiencia del usuario tramitador.

La normativa se estructura en la aplicación siguiendo esta jerarquía: Preconstitucional - Decreto Estatal - Ley Estatal - Orden Ministerial Estatal - Real Decreto + Reglamentos Estatal - Real Decreto Ley Estatal - Real Decreto Legislativo + Textos Refundidos Comunidades Autónomas - Ley Comunidades Autónomas - Decreto Comunidades Autónomas - Órdenes

Mantenimiento de Normativa

Plazos de Procedimiento

Puede definir distintos tipos de plazo. Si además tienen reflejo en algún

artículo de la normativa, podrá indicarlo. Ante los silencios administrativos, la aplicación sólo realiza un aviso,

es decir, no finaliza los expedientes vencidos con silencio administrativo para dejar al usuario decidir la acción a realizar con ellos, pero le informará de tal situación.


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A la hora de calcular plazos a partir de una determinada fecha, el programa tiene en cuenta: Si el plazo se refiere a días naturales o hábiles El calendario laboral de la entidad.

Mantenimiento de Plazos

Administrados

Datos de administrados y en general datos de personas físicas o jurídicas. Podemos importarlo desde otras aplicaciones ATM2 o desde los datos de personal de la Entidad.

Mantenimiento de Terceros


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Administrados. Importación de otras

aplicaciones de ATM2

ATMGTNET le permite importar datos de otras aplicaciones de ATM2, como son ATMNomiNET (nóminas), ATMContaNET (contabilidad) y ATMPMHNet (padrón de habitantes). En el caso de ATMArchivo o ATMGeres estos datos son comunes.

Desde la pantalla de Administrados podrá acceder a dicha opción:

Importación de Terceros desde otras aplicaciones ATM2

Para ello sólo es preciso que en el fichero “ATM_Acceso.xml” estén

configurados los valores de acceso a dichas bases de datos. Si dispone de varias de algún tipo, puede poner varias líneas en el fichero.

En caso de existir varias bases de datos de una aplicación, la aplicación le preguntará cual desea usar a la hora de buscar un administrado.

Importación de Terceros ATM2 – Ejemplo de configuración


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4.2 Administrados. Altas, consultas y modificaciones.

Además de poder incorporar administrados desde otras aplicaciones, tenemos

la opción de gestionar los administrados de la entidad de forma manual, pudiendo dar altas, modificaciones o bajas según las necesidades.

Podemos dar de alta todas aquellas personas físicas o jurídicas con las que la entidad va a trabajar, e incluir tanto los domicilios del administrado como las posibles relaciones de este con otros administrados.

Mantenimiento de Terceros

También se pueden configurar los servicios de comunicación que se pueden dar entre el administrado y la entidad, incluyendo todo lo relacionado con el portal del ciudadano.

Una vez que tenemos dado de alta el administrado podemos consultar y modificar todos aquellos datos que nos interesen.

Datos a emplear por los servicios de Fax y Mail

Múltiples direcciones del interesado


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Consulta de Administrados

Cuando se realiza un filtro de búsqueda para obtener algún registro

determinado la ventana de Administrados aparece dividida en dos partes, una superior que permanece para las opciones de gestión, “alta, modificación o eliminación” de los administrados, y otra inferior que queda para todas las opciones referentes a los domicilios y cuentas de los administrados, incluyendo un histórico con las modificaciones que se produzcan sobre ese administrado.

Dos opciones importantes de la ventana de administrados son las alertas y la ficha del administrado.

Consulta de alertas y ficha de admonistrado

Sobre los administrados podemos dar de alta una serie de avisos que serán las alertas. La aplicación ofrece la posibilidad de consultarlas en cualquier momento o al realizar cualquier proceso. Esto nos permite que tengamos información importante en tiempo real sobre el administrado pudiendo así decidir lo que queramos hacer con ese administrado en esos procesos.


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Consulta de alertas

La otra opción importante es la ficha del administrado, aquí vamos a encontrar toda la información del administrado, prestando especial atención a sus cuentas bancarias y a sus domicilios de notificación, la aplicación nos da la posibilidad de que podamos definir en cualquier momento el domicilio de notificación del administrado que deseemos.

También tenemos una opción que es de información tributaria donde se nos da detallado todo el historial tributario del administrado.

Domicilios de notificación


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También vamos a poder definir la cuenta que queremos dejar como predefinida para la realización de algún cobro, podremos configurar así en que cuenta vamos a poder realizar el cobro de cada uno de los tributos.

Cuentas de cobro.

Vemos como la aplicación también nos da la posibilidad de definir por defecto una cuenta para gestionar el cobro de todos los tributos de ese administrado facilitando así el trabajo de gestión.

Usuarios La pantalla de gestión de usuarios se divide en 2 apartados:

1. Cuentas de usuario: relación de todas las cuentas de usuario del cliente.

2. Gestión de perfiles

Seguridad – Mantenimiento de usuarios


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Acciones que podremos realizar aquí:

Nuevo, dar de alta un nuevo usuario.

Editar, modificar los datos del usuario seleccionado.

Borrar, dará de baja o desactivará el usuario seleccionado, utiliza un borrado lógico.

Vincular entidades al usuario, nos permitirá configurar la cuenta de usuario, entidades a las que tendrá acceso, departamentos, perfiles, unidades de registro y personal del organismo asociada.

Configurar en esta entidad

Acceso a conceptos tributarios

Imprimir, genera una relación de los usuarios de la aplicación.

Seguridad – Asignación de permisos

Perfiles y funcionalidades

En caso de que usted disponga de licencia para más de una entidad, ha de saber que un usuario, siempre irá vinculado a un único cliente, pero sin embargo podrá estar asociado a más de una entidad.

Lea atentamente esta sección, para comprender qué datos podrán vincularse a un usuario, y la relevancia de dicha asignación:


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Perfiles Un usuario podrá tener más de un perfil asociado: Los perfiles, permiten agrupar conjuntos de funcionalidades. Las funcionalidades son un conjunto de acciones permitidas con la

aplicación. Los permisos de un usuario serán la suma de las funcionalidades de cada

uno de los perfiles a los que pertenece.

Seguridad – Asignación de funcionalidades a perfiles

Algunas de estas funcionalidades, inciden sobre aspectos muy visibles

de la aplicación por parte del usuario (como es el caso de “Consultar Gestor Documental”, que te permite entrar o no en dicha pantalla), mientras que otros inciden sobre la operativa del usuario dentro de las pantallas y la aplicación en general (como puede ser el tener “Permiso de LECTURA en todos los expedientes”).

Cuanto más perfiles configure, más compleja será la administración de la aplicación, por lo que atm2 recomienda los siguientes pasos:


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o Realice un estudio previo de los departamentos existentes en su entidad que van a involucrarse.

o Identifique los distintos roles de cada departamento o Trate de hacer “factor común” ente los distintos roles, a nivel de

entidad (por ejemplo, un AUXILIAR ADMINISTRATIVO podrá realizar Registros de Entrada en general. A través de las Unidades de Registro podría limitar los registros por departamento, si fuera necesario, etc.).

o Establezca los permisos de la manera más básica posible, de lo más general a lo más específico.

Personal de la entidad

Un usuario podrá estar o no asociado a un determinado miembro del “Personal de la Entidad”, es decir, podrá ser un usuario genérico o un usuario vinculado a una persona física. La cuenta de usuario sólo podrá estar asociada a una única persona física por entidad, ya que no tendría sentido que una misma persona firme por distintas personas.

En estos casos deberá recurrir a la delegación de firmas. La persona física a su vez podrá estar asociada a un cargo y firma

administrativa. Esta asociación será imprescindible a la hora de firmar documentos electrónicamente, debido a que sólo los cargos administrativos pueden firmar este tipo de documentos.

Mediante el usuario el sistema obtendrá la información de que cargo administrativo está utilizando la aplicación y le activará las opciones de firma electrónica correspondientes.

Aquí podremos agregar, editar y borrar todas aquellas cuentas bancarias que tenga la Entidad en las distintas Entidades Bancarias. También podemos consultar los movimientos que se han producido en cada una de ellas.

versión 4.0 1 gestion perfiles y usuarios.doc página 1 de ... · gestiÓn de perfiles y usuarios...

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