versión 01 gerencia de comunicaciÓn social y relaciones
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MML-GCSRP-MAPRO01
Versión – 01
GERENCIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS Fecha de vigencia: 13/06/2016
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Código: MML-GCSRP-MAPRO01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Título: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
1. INTRODUCCION
El Manual de Procedimientos es un documento normativo que compendia por cada órgano, la
descripción de sus procedimientos y están alineados a sus funciones y objetivos estratégicos
institucionales dentro del marco legal, administrativo vigentes que lo regulen.
La Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas, es el órgano de apoyo responsable de
velar por la buena imagen institucional, el protocolo y las comunicaciones de la Municipalidad de
Lima con personas e instituciones nacionales y extranjeras.
Es conveniente precisar que el presente Manual ha sido elaborado conforme a lo establecido en las
“Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos” en Entidades Públicas aprobada
por Resolución Jefatura N°059-77-INAP/DNR y los lineamientos de la Resolución de Gerencia N°
004-2014-MML- GP y Directiva N° 002-2014-MML-GP “Directiva para elaborar, modificar, aprobar y
difundir el Manual de Procedimientos de la Municipalidad Metropolitana de Lima”.
En este sentido, el presente manual pretende dar a conocer los procedimientos internos que se
ejecuta en la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas, la Subgerencia de Eventos y
Protocolo; y la Subgerencia de Prensa y Comunicaciones.
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Código: MML-GCSRP-MAPRO01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Título: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
2. ÍNDICE
1. INTRODUCCION ......................................................................................................................... 2
2. ÍNDICE ......................................................................................................................................... 3
3. DATOS GENERALES ................................................................................................................. 4
3.1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4
3.2. ALCANCE ........................................................................................................................... 4
3.3. CORRESPONDENCIA FUNCIONAL OPERATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS .......... 5
3.4. APROBACION Y ACTUALIZACION .................................................................................. 6
4. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS............................................................................ 6
4. A. PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES ................................................ 7
4. B. ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO ........................................................................ 16
4. C. REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL............................................................... 27
4. D.ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES ............................................................. 36
4. E. ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES .............................................................. 46
4. F. ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB ............................................ 56
4. G. ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS .................................. 66
4. H. ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA ...................................................... 73
4. I. CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ................................................... 82
4. J. ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ............................................................. 91
5. ANEXOS .................................................................................................................................... 99
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Título: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
3. DATOS GENERALES
3.1. OBJETIVO
Este manual busca determinar y mostrar en forma clara, ordenada y detallada los
procedimientos a seguir en el fiel cumplimiento de las atribuciones de la Gerencia
de Comunicación Social y Relaciones Públicas y sus Subgerencias.
3.2. ALCANCE
El presente manual es de aplicación y alcance para el personal que labora en la
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas, Subgerencia de Eventos
y Protocolo; y la Subgerencia de Prensa y Comunicaciones.
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Código: MML-GCSRP-MAPRO01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Título: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS
3.3. CORRESPONDENCIA FUNCIONAL OPERATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Código
Procedimientos Funciones
del ROF Plan de Acción
2015
Denominación Producto Numeral Art Tarea Actividad
MML-GCSRP-SEP-PR-01
Protocolo de saludos y atenciones oficiales
Saludo o atención oficial brindado
6 43 1 1160
MML-GCSRP-SPC-PR-02
Elaboración de material gráfico
Material gráfico 7 45 3 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-03
Registro fotográfico y/o audiovisual
Fotografía / Grabación 1 45 3 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-04
Elaboración de audios institucionales
Audio 1 45 3 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-05
Elaboración de spots institucionales
Spot 1 45 3 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-06
Administración de Redes Sociales y Página web
Publicación electrónica / Reporte de Métricas
2, 6 45 3 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-07
Elaboración del resumen de noticias periodísticas
Reporte Periodístico 6 45 2 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-08
Elaboración y difusión de nota de prensa
Nota de Prensa difundida
1, 2 45 2 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-09
Convocatoria a los medios de comunicación
Conferencia de prensa 1, 2, 3, 4 45 1 1161
MML-GCSRP-SPC-PR-10
Atención a los medios de comunicación
Entrevista 1, 2, 3, 4 45 1 1161
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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
3.4. APROBACION Y ACTUALIZACION
Resolución de Gerencia Periodo de
Estudiado Sumilla
N° Fecha
4. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
4. A. PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
CODIGO: MML-GCSRP-SEP-PR01
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
o Subgerencia de Eventos y Protocolo
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACIÒN
Elaborado/Actualizado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Subgerente de Eventos y Protocolo (e)
Fecha: 01/06/16
Revisad o por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Realizar el protocolo de saludos y atenciones oficiales de manera que se cumpla con el plan
de acción de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
4. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento cuenta con un Reglamento de consideraciones y distinciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima.
Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima
(Aprobado por Ord. 812 y modificatorias)
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Remitir listado de actividades de saludos y atención protocolares que alcalde debe tener en
cuenta en su agenda.
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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad funcional
Responsable (cargo del Clasificador de
cargos / Denominación de
MOF)
N° Descripción de la Actividad Duración
Tipo de valor Riesgo Identificación del
Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Subgerencia de Eventos y Protocolo
Coordinador de Eventos y Protocolo
1
Revisar cronograma que incluye: • Efemérides y fechas conmemorativas • Fecha directorio de las instituciones públicas importantes y altos funcionarios
10 min X X
2 Remitir mensualmente listado de actividades de saludo y atención protocolares que Alcalde debe tener en cuenta en su agenda
3 min X X
3
Revisar actividades programas y decidir tipo de atención que se brindará y delegar a Asistente su ejecución. Los tipos de atención son saludos, agradecimientos y adicionalmente se debe decidir si van acompañados de un presente.
45 min X X
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
Unidad orgánica /unidad funcional
Responsable (cargo del Clasificador de
cargos / Denominación de
MOF)
N° Descripción de la Actividad Duración
Tipo de valor Riesgo Identificación del
Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Asistente Temático 3 / Asistente de Eventos y
Protocolo 4
Ejecutar atención de listado de saludos y atenciones protocolares según instrucciones: a. En caso se debe enviar tarjetas de saludo: preparar el texto para las tarjetas de saludo e imprimir Ir a actividad 5 b. En caso: fallecimiento/aniversario de una autoridad: se elabora tarjeta de pésame/saludo, se elabora requerimiento de arreglo floral y se envía a Área Administrativa Ir a actividad 5
1 hora X X
Gerencia de Comunicación
Social y Relaciones Públicas
Coordinador de Área Administrativa
5 Revisar y aprobar requerimientos dentro de Presupuesto destinado a Subgerencia Eventos y Protocolo
10 min 2 horas X X
Subgerencia de Eventos y Protocolo
Asistente Temático 3 / Asistente de Eventos y
Protocolo 6
Recoge requerimiento aprobado y realiza la compra de arreglo floral
30 min X X
Auxiliar Administrativo 7 Lleva tarjeta y arreglo floral, en caso cuente con uno, a lugar de suceso
30 min X X
Minutos 8 0
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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
Unidad orgánica /unidad funcional
Responsable (cargo del Clasificador de
cargos / Denominación de
MOF)
N° Descripción de la Actividad Duración
Tipo de valor Riesgo Identificación del
Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Horas 3 2
Días 0 0
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Código: MML-GCSRP-SEP-PR01 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: PROTOCOLO DE SALUDOS Y ATENCIONES OFICIALES
4.9. INSTRUCCIONES
Ejecutar atención de saludos y atenciones protocolares ya sea presenciales, en caso
de tarjetas de saludo, en caso de requerimiento de arreglo floral u obsequio.
4.10. DURACION
3 horas con 8 minutos
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Protocolo de saludos y atenciones oficiales
Asistente de Eventos y ProtocoloCoordinador de eventos y
protocolo
Coordinador De Área Administrativa
Auxiliar Administrativo
Inicio
Revisar cronograma
1
Remitir mensualmente listado de actividades de saludo y atención
protocolares que Alcalde debe tener en cuenta en su agenda
Revisar actividades programas y decidir tipo de atención que se brindará y
delegar a Asistente su ejecución. Los tipos de atención son saludos,
agradecimientos y adicionalmente se debe decidir si van acompañados de un
Presente.
Ejecutar atención de listado de saludos y
atenciones protocolares
Revisar y aprobar requerimientos dentro de Presupuesto destinado a
Subgerencia Eventos y Protocolo
Recoge requerimiento aprobado y solicita la
compra de arreglo floral
2
3
4
5
Autoriza envío de tarjeta y arreglo f loral,
en caso cuente con uno, a lugar de suceso
Fin
6
7
Presencial Tarjetas de saludo Arreglo floral u obsequio
Fin
4a 4b 4c
personal de protocolo participa en eventos
relacionados a Alcalde, Teniente Alcaldesa y
algunos regidores
se prepara texto y se imprime tarjeta
se solicita a Área Administrativa
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento cuenta con registros y formularios, que son base de datos e
información para realizar diferentes actividades como invitaciones protocolares
de la Municipalidad Metropolitana de Lima.
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4. B. ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL MATERIAL GRÁFICO.
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PRO-02
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social
o Subgerencia de Prensa y Comunicación
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Elaborar el material gráfico de manera que se cumpla con el plan de acción de la
Gerencia de la Comunicación Social y Relaciones Públicas.
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Se cuenta con un Manual de Identidad Gráfica de la Municipalidad Metropolitana de
Lima.
Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima
(Aprobado por Ord. 812 y modificatorias)
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Se envía y reciben documentos como memorándum y/o mediante correos electrónicos
para la elaboración de materiales gráficos.
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
Identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA
S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Unidad solicitante
Coordinador Unidad
Solicitante 1
Enviar al Subgerente de Prensa y Comunicaciones un memorándum con la solicitud de los trabajos para la elaboración del material gráfico requerido con un mínimo 3 días de anticipación.
3 min X X
Riesgo Operacional: Unidad solicitante no suele enviar memorándum o correo electrónico a Subgerente de Prensa y envía directamente a Área de Diseño. Adicionalmente no suele respetar los 3 días de anticipación
Informar a todas las Gerencias y OPDS la necesidad de enviar memorándum a SPC con mínimo 3 días anticipación
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
Identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA
S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Subgerencia de Prensa y
Comunicaciones
Subgerente de Prensa y Comunicacio
nes
2
Recibir memorándum y revisar. ¿Solicitud es conforme? a. En caso, solicitud es conforme, sellar y firmar memorándum y, a continuación, procede a enviar a Coordinador de Área de Diseño. Ir a actividad 3 b. En caso, solicitud es No conforme, se desecha solicitud. Fin de Procedimiento.
3 min 2 horas X X
Coordinador Área de Diseño
3
Recibir memorándum con solicitud de trabajo de diseño y revisar. ¿Hay material gráfico previo? a. En caso, se cuente con material gráfico previo, ¿material es conforme? (cumple con Manual de Identidad Corporativa) i. En caso, es Conforme: Ir a actividad 5 ii. En caso, es No Conforme: hacer las correcciones necesarias. Ir a actividad 4 b. En caso, no se cuente con material gráfico previo, elaborar diseño desde el principio. Ir a actividad 4
30 min X X
Riesgo Operacional: Unidad solicitante suele hacer uso de fotografías ajenas o en baja resolución que no permite un buen trabajo final.
Actualizar a las Gerencias y OPDS con las especificaciones necesarias para los diseños ya sea personalizado y/o correo
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
Identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA
S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Coordinador Área de Diseño
4 Elaborar concepto creativo y derivar tarea a especialista en diseño gráfico.
30 min X X
Riesgo Operacional: Demora por coordinación
interna de correcciones.
Especialista en Diseño
Gráfico 5
Realizar trabajo en computación y definir acabado del diseño siguiendo las especificaciones del Manual de Identidad Corporativa.
4 horas X X
Riesgo Operacional:
Errores ortográficos o
de diseño
Verificaciones regulares
Especialista en Diseño
Gráfico 6
Imprimir material gráfico y entregar a Coordinador Área de Diseño.
10 min X X
Riesgo Logístico:
Impresoras pueden no contar con
tinta o papel suficiente
Verificar que impresoras cuenten con
insumos necesarios
Coordinador Área de Diseño
7
Revisar material gráfico y determinar: ¿Material gráfico es conforme? a. En caso, material gráfico es Conforme enviar a Subgerente de Prensa y Comunicación b. En caso, material gráfico es No
10 min X X
Riesgo Operacional: Previo visto y correcciones por correo
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
Identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA
S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Conforme, hacer correcciones y devolver a especialista. Ir a actividad 5
Subgerente de Prensa y Comunicacio
nes
8
Recibir material gráfico y revisar ¿es conforme? a. En caso, material gráfico es Conforme: Firmar, sellar y retornar a Coordinador. Ir a actividad 9 b. En caso, material gráfico es No Conforme: Dar correcciones y retornar a Coordinador. Ir a actividad 4.
15 min 2 horas X X
Riesgo logístico:
material no adecuado para poder agilizar descargas de
archivos.
Coordinador Área de Diseño
9 Recibir material gráfico aprobado y archivar en carpeta de registro.
15 min X X
Coordinador Área de Diseño
10
Enviar material aprobado a unidad solicitante. ¿Envío del material en físico o formato digital? a. Formato digital. Entregar diseño final por correo electrónico, WeTransfer o USB. b. Físico. Imprimir diseño en papel canson A4.
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
Identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA
S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Coordinador Área de Diseño
11
Llenar y firmar cargo de imprenta. Adjuntar diseño impreso y requerimiento firmado.
Coordinador Área de Diseño
12
Contactar Jefe Área de Imprenta para recolección de material a imprimir.
Minutos 56 0
Horas 5 4
Días 0 0
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4.9. INSTRUCCIONES
Evaluar arte y verificar los pasos a seguir según Manual de Identidad Gráfica.
4.10. DURACION
5 horas con 56 minutos
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Elaboración del material gráfico
Subgerente de Prensa y ComunicacionesUnidad solicitante Coordinador Área de DiseñoEspecialista - Área
de Diseño
Inicio
Enviar memorándum o correo electrónico con solicitud para
elaboración o revisión de diseño gráfico requerido con
un mínimo 3 días de anticipación.
1
NO
Recibir memorándum o correo electrónico
Sellar y firmar documentos o
reenviar correo con visto bueno
SI
Fin
Recibir solicitud aprobada de trabajo
¿Hay material gráfico previo?
Revisar material gráfico
Elaborar material gráfico
Sí
No
¿Solicitud es conforme?
¿Material gráfico es conforme?
Hacer correcciones y devolver a unidad
solicitante
NO
Fin
SI
Elaborar concepto creativo
Realizar trabajo en computación y definir
acabado
¿Diseño es conforme?
Enviar a Subgerente de Prensa y
Comunicación
Hacer correcciones
NO
SI
¿Diseño es conforme?
Hacer correcciones NO
Firmar y sellar material gráfico impreso
SI
Recibir material aprobado y archivar
en carpeta de registro
2
Desechar solicitud
2b 2ai/ii3
3a
5aii
9
3b 4 5
77a
7b
5
7b
8
4
8b
8a
Enviar material aprobado a unidad
solicitante
¿Envío en del material en físico o formato digital?
Formato digital
Contactar Jefe Área de Imprenta para recolección de
material a imprimir
Imprimir diseño en papel canson A4
Llenar y firmar cargo de imprenta. Adjuntar
diseño impreso y requerimiento
firmado
Entregar diseño final por correo
electrónico, wetransfer o USB
Fin
Fin
9
10
10a
12
Imprimir diseño para revisión
6
11
Físico
10b
10b
10a
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR02 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE MATERIAL GRÁFICO
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con un Registro y/o formulario.
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
4. C. REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
CODIGO: MML-GSCGA-SPC-PR03
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
o Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Registrar el material fotográfico y/o audiovisual de manera que se cumpla con el plan de
acción de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias)
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Mediante memorándum, solicitud y otros se realizan las coordinaciones con los fotógrafos
y/o camarógrafos para programar la cobertura del evento.
Página 30 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA S N
Tipo de Riesgo
Actividad de
Contingencia
Efectivo Esper
a
Subgerencia de
Prensa y Comunicac
ión
Subgerente de Prensa y Comunicacio
nes
1
Cubrir evento en coordinación con Gerente de GCSRP RESPONSABLES DE ELABORACION
3 min X X
Secretaria 2 Elaborar memorándum con especificaciones del evento a cubrir
10 min X X
Subgerente de Prensa y Comunicacio
nes
3 Firmar, sellar memorándum y coordinar con Área de Producción Audiovisual
3 min X X
Coordinador de Área
Producción Audiovisual
4 Recibir memorándum con solicitud de registro audiovisual y/o fotográfico
3 min X X
5 Revisar solicitud y coordinar con fotógrafo y/o camarógrafo la cobertura del evento
30 min
X X
Asistente temático 3 / Fotógrafo
Y/o camarógrafo
6
Realizar cobertura fotográfica y/o audiovisual de actividad el día programado, en el lugar y hora previstos.
30 min 2
horas X X
Riesgo operacional: (Falla técnicas,
Revisar equipo constantemente con antelación
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA S N
Tipo de Riesgo
Actividad de
Contingencia
Efectivo Esper
a
equipos ambiguos)
a las coberturas y verificar necesidades de inventario
7
Seleccionar y editar el material recolectado. ¿Tipo de material recolectado? A) Material fotográfico. Seleccionar y editar material. B) Audiovisual. Enviar material a coordinador.
30 min X X
Lectores de tarjetas defectuosos, falta de espacio en discos duros externos
Revisar y evaluar equipo constantemente
8
Recibir material y elaborar el nota de prensa con redactores acerca del contenido informativo del producto audiovisual
Especialista 3 –
Especialista en Edición
9
Seleccionar y editar el material de los productos audiovisuales de acuerdo a especificaciones del guión tema
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Contro
l SVA S N
Tipo de Riesgo
Actividad de
Contingencia
Efectivo Esper
a
Coordinador de Área
Producción Audiovisual
10
Revisar material: ¿Material es conforme? A. En caso material es Conforme. Dar visto bueno. Ir a actividad 7 b. En caso material es No conforme, Hacer correcciones correspondientes, Ir a actividad 4
15 min X X
Subgerente de Prensa y Comunicacio
nes
11
Revisar material: ¿Material es conforme? A. En caso material es Conforme. Da visto bueno y devuelve a Coordinador. Ir a actividad 10 b. En caso material es No conforme, Hacer correcciones correspondientes. Ir a actividad 8
5 min 1 hora X X
Coordinador de Área
Producción Audiovisual
12
Recibir material aprobado y enviar a Medios de Comunicación, Gerencias y/o coordinador de Redes Sociales de acuerdo a especificaciones de Subgerente PC
3 min X X
Minutos 12 0
Horas 2 3
Días 0 0
Página 33 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
4.9. INSTRUCCIONES
Este procedimiento no cuenta con instrucciones especiales
4.10. DURACION
2 horas con 12 minutos
Página 34 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Registro Fotográfico y Audiovisual
SecretariaSubgerente de Prensa y ComunicaciónCoordinador Área Producción
AudiovisualAsistente Temático 3 - Fotógrafo
Especialista 3 – Especialista en Edición
Inicio
Cubrir evento
Fin
Firma y sellar memorándumRecibir memorándum con
solicitud de registro audiovisual y/o fotográf ico
Elaborar memorándum con especificaciones del evento a
cubrir
¿Tipo de material recolectado?
Realizar cobertura fotográfica y/o audiovisual de actividad el día programado, en el lugar y hora
previstos.
Seleccionar y editar material
Enviar material a coordinador
FOTOGRÁFICO AUDIOVISUAL
Recibir material y elaborar el guión con redactores acerca del
contenido informativo del producto audiovisual
Seleccionar y editar el material de los productos audiovisuales de acuerdo a especificaciones
del guión
Revisar material
¿Es conforme?
6
7a 7b
108
9
10
Revisar material
¿Es conforme?
43
21
11
Dar visto buenoHacer
correcciones correspondientes
SI NO
10a 10b
Dar visto buenoHacer
correcciones correspondientes
SI NO
10
7
11b11a
Recibir material aprobado y enviar a Medios de
Comunicación, Gerencias y/o coordinador de Redes Sociales
en USB, We transfer o DVD
12
Revisar solicitud y coordinar con fotógrafo y/o camarógrafo la
cobertura del evento
Seleccionar y editar el material recolectado
7
5
Página 35 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR03 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: REGISTRO FOTOGRÁFICO Y/O AUDIOVISUAL
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registros y formularios.
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
Página 36 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4. D.ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
Página 37 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR04
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Publicas
o Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
Página 38 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
Página 39 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4.4. FINALIDAD
Elaborar los audios institucionales de manera que se cumpla con el plan de acción de la
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Mediante memorándum se coordina con el locutor o periodista de acuerdo al texto y
especificaciones del pedido.
Página 40 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Unidad solicitante
Redactor Unidad
solicitante 1
Elaborar el texto necesario para audio, adjuntar a memorándum de solicitud de trabajo y enviar a Subgerente de Prensa y Comunicación
1 hora X X
Riesgo Operacional:
En ocasiones,
unidad solicitante no envían guión para audio
Informar a Gerencias y
OPDS necesidad de
enviar solicitud de audio con
guión adjuntado
Subgerencia de
Prensa y Comunicac
iones
Subgerente de Prensa y Comunicacio
nes
2
Recibir memorándum y revisar ¿Es conforme? a. En caso es Conforme, derivar a Coordinador de Producción Audiovisual b. En caso es No Conforme, desecha solicitud. Fin de Procedimiento.
15 min 1 día X X
Coordinador Área de
Producción audiovisual
3 Recibir el texto y coordinar con locutor
30 min X
Página 41 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Asistente Temático 3/
Locutor 4
Realizar grabación de voz de locutor (periodista, redactor) de acuerdo al texto y especificaciones de memorándum
45 min X X
Especialista 3 / Especialista
en Post Producción
5 Concluir el audio y la post-producción (edición, musicalización, efectos)
30 min X X
Riesgo Logístico:
Discos duros defectuosos
que no permiten guardar trabajo
correctamente
Verificar estado de equipos constantemente
Coordinador área de
Producción audiovisual
6
Revisar audio editado ¿Audio es conforme? a. En caso es Conforme, Ir a actividad 7 b. En caso es No Conforme, realizar correcciones y retornar a Especialista. Ir a actividad 5
15 min X X
Subgerente de Prensa y
7 Enviar audio a unidad solicitante a través de correo electrónico o
5 min X X
Página 42 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Comunicaciones
memoria USB, con copia a Subgerente PC y Gerente CSRP
Minutos 20 0
Horas 3 0
Días 1
Página 43 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4.9. INSTRUCCIONES
Se evalúa y envía respuestas de pedidos mediante correos electrónicos o memoria
usb, con copia a la Subgerencia de Prensa y comunicaciones y a la Gerencia de
Comunicación Social y Relaciones Públicas.
4.10. DURACION
3 horas y 20 minutos
Página 44 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Elaboración de audios institucionales
Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Redactor Unidad SolicitanteCoordinador De Área Producción
AudiovisualEspecialista en Post
ProducciónLocutor de Prensa y
Comunicaciones
Inicio
Elaborar guión necesario para audio, adjuntar a
memorándum de solicitud de trabajo y
enviar a Subgerente de Prensa y Comunicación
1
Desecha solicitud
Derivar al Coordinador de Producción
Audiovisual
Recibir el texto y coordinar con locutor
Realizar grabación de voz de locutor (periodista, redactor)
de acuerdo al texto y especificaciones de
memorándum
Concluir el audio y la post-producción (edición,
musicalización, efectos) y turnar a Coordinador
2b2a 3 4
Fin
5
¿Memorándum es conforme?
NO SÍ
Fin
¿Audio es conforme?
Enviar audio a unidad solicitante a través de correo electrónico o
memoria usb, con copia a Subgerente PC y Gerente CSRP
7
SÍ
Desecha solicitud
2
Revisar audio editado
6
NO
Página 45 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR04 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE AUDIOS INSTITUCIONALES
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registro y formularios.
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
Página 46 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
4. E. ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
Página 47 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE SPOTS PUBLICITARIOS
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR05
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
4.4. FINALIDAD
Elaborar los spots institucionales de manera que se cumpla con el plan de acción de la
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
Página 48 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Mediante memorándum, se elabora Plan de Trabajo y se coordina producción de material
a trabajar y se envía el material a la dependencia solicitante.
Página 49 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Unidad Orgánica solicitante 1 Enviar memorándum con solicitud de trabajo para la elaboración spot
Subgerencia de Prensa y
Comunicaciones
Subgerente de Prensa y
Comunicaciones 2
Recibir memorándum. ¿Solicitud es conforme? a) En caso es conforme. Sellar y firmar documentos. Ir a actividad 3 b) En caso no es conforme. Desechar solicitud. FIN.
Coordinador Área de
Producción audiovisual
3
Recibir solicitud aprobada de trabajo ¿Solicitud cuenta con nota de prensa? a. En caso, cuenta con nota de prensa Ir a actividad 2 b. En caso, no cuenta con nota de prensa coordina con redactores en Área de Prensa para elaborar nota de prensa de acuerdo a
15 min X X
Página 50 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
indicaciones de unidad solicitante Ir a actividad 2
Coordinador Área de
Producción audiovisual
4
Elaborar Plan de trabajo (pre producción) y coordina producción de material con asistente.
1 hora X X
Riesgo Operacional: En ocasiones hay trabajos urgentes y no se puede elaborar plan de trabajo
Informar a Gerencias y OPDS necesidad de enviar solicitud con días de antelación
Asistente Temático 3/
Camarógrafo 5
Realizar producción (grabación de imágenes) de acuerdo al tema.
2 horas X X
Riesgo Logístico: Tarjetas micro SD defectuosas o sin memoria, baterías no cargadas,
Revisar equipo constantemente con antelación a las coberturas y verificar necesidades de inventario
Página 51 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
escasez de lentes (lo que lleva a que personal elabore lentes hechos a mano)
Especialista 3 / Especialista en
Producción (Editor)
6 Concluir el video y la post-producción (edición, música, efectos) y retornar a Coordinador
1 hora X X
Riesgo Logístico: Discos duros defectuosos que no permiten guardar trabajo correctamente
Verificar estado de equipos constantemente
Coordinador área de
Producción audiovisual
7
Recibir material y revisar: ¿Material es conforme? a. En caso es conforme, Ir a actividad 6 b. En caso es No Conforme, hacer correcciones y devolver a especialista. Ir a actividad 4
15 min X X
Página 52 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Subgerente de Prensa y
Comunicaciones 6
Recibir material y revisar: ¿Material es conforme? a. En caso es conforme dar visto bueno, Ir a actividad 7 b. En caso es No Conforme, hacer correcciones y devolver a coordinador. Ir a actividad 5
15 min 1 día X X
Coordinador área de
Producción audiovisual
7
Enviar el material a la dependencia solicitante a. En caso, material se dirige a OPD o Gerencias: se graba spot en DVD b. En caso, material es para redes sociales: se graba en USB o se sube a página web WeTransfer
X X
Minutos 45 0
Horas 4 0
Días 0 1
Página 53 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
4.9. INSTRUCCIONES
En caso el material es aprobado se graba en usb o se sube a la página web
4.10. DURACION
4 horas con 45 minutos
Página 54 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Elaboración de spot institucional
Subgerente de Prensa y ComunicacionesUnidad solicitante Coordinador Área de Producción Audiovisual Asistente Temático Especialista 3
Inicio
Enviar memorándum con solicitud de trabajo para la
elaboración spot
1
NO
Recibir memorándum
Sellar y firmar documentos
SI
Fin
¿Solicitud es conforme?
2
Desechar solicitud
2b2a
Recibir solicitud aprobada de trabajo
¿Cuenta con Nota de prensa?
Elaborar Plan de trabajo y coordinar realización de spot
SI
Coordinar y elaborar Nota de prensa con redactores
NO
Grabar imágenes necesarias de acuerdo
al tema
3
3b
4
Concluir video y post-producctión
¿Es conforme?
Revisar material
¿Es conforme?
8
Dar visto buenoHacer
correcciones correspondientes
SINO
7a 7b
Dar visto buenoHacer
correcciones correspondientes
SI NO
8b8a
5 6
Fin
Recibir material aprobado y enviar a Unidad solicitante en
USB, We transfer o DVD
9
Recibir material y revisar
7
Página 55 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR05 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DE SPOTS INSTITUCIONALES
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registro y formularios
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
Página 56 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
4. F. ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
Página 57 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR06
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Administrar las redes sociales y página web de manera que se cumpla con el plan de acción
de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
Página 58 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Se está procediendo a actualizar el Instructivo Manual de Estilo para redes sociales de la
Municipalidad Metropolitana de Lima.
Este procedimiento también está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones
de la Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Mediante memorándum o correo electrónico se coordina información recopilada para
publicar o administrarla en las redes.
Página 59 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control
SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingenci
a Efectivo Espera
Fase: Elaboración de la publicación electrónica
Subgerencia Prensa y
Comunicaciones
Coordinador de Área de
Redes Sociales
1
Recibir información y material que implique noticias relacionadas con la Municipalidad de Lima • Notas de Prensa • Actividades y eventos de Gerencias y OPDS • Temas de actualidad
3 min X X
2
Seleccionar en coordinación con Subgerente de Prensa y Comunicaciones la información más atractiva y relevante para imagen de MML
30 min X X
3
Brindar instrucciones a especialista respecto a los temas que se deben abordar en redes sociales y página web respectivamente
15 min X X
Especialista 3 /
Especialista 4
Recibir instrucciones y diseñar el mensaje de acuerdo con el canal de comunicación donde se publicará
15 min X X
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control
SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingenci
a Efectivo Espera
en estrategias y contenido de
canales digitales
(Facebook, Twitter, Youtube y página web).
5
Coordinar con área correspondiente el material audiovisual o gráfico necesario para acompañar la publicación. ¿Qué material se necesita? a. En caso, necesite contenido Audiovisual (videos o fotos): Coordina con encargado de Área de Producción Audiovisual el material fotográfico o audiovisual necesario. Ir a actividad 4 b. En caso, necesite contenido Gráfico (diseño gráfico): Coordina con encargado de Área de Diseño el material gráfico necesario Ir a actividad 4
3 min X X
Coordinador de Área de Producción
Audiovisual o Área de Diseño Gráfico
6 Recibir solicitud, seleccionar material requerido de archivos y enviar a Especialista en Àrea de Redes Sociales
15 min 1 hora X X
Página 61 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control
SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingenci
a Efectivo Espera
Especialista 3 /
Especialista en
estrategias y contenido de
canales digitales
7
Recopilar y revisar material audiovisual o fotográfico para la publicación. ¿Material es conforme? a. En caso, material sea Conforme, diseñar mensaje con material audiovisual o gráfico adjunto y procede a enviar a Coordinador para visto bueno. Ir a actividad 5 b. En caso, material sea No Conforme, realizar las correcciones y se devuelve a área correspondiente Ir a actividad 6
5 min X X
Material audiovisual o gráfico defectuoso (errores otrográficos, baja calidad, etc.)
Monitorear y verificar material recibido
Coordinador de Área de
Redes Sociales
8
Recibir mensaje para publicación y coordina con Subgerente Prensa y Comunicaciones: ¿Mensaje es conforme? a. En caso, mensaje diseñado es Conforme, dar visto bueno y turna a Especialista. Ir a actividad 9 b. En caso, mensaje diseñado es No conforme, realizar correcciones y turna a Especialista Ir a actividad 4
15 min X X
Especialista 3 / Especialista en
9 Publicar el mensaje en las redes sociales y/o página web web
3 min X X Se dan ocasiones en las que
Mantener contacto constante con
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control
SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingenci
a Efectivo Espera
estrategias y contenido de canales digitales
página web no funciona
encargado en sistemas y verificar estado de página web
Fase: Monitoreo y seguimiento
Subgerencia Prensa y
Comunicaciones
Especialista 3 /
Especialista en
estrategias y contenido de
canales digitales
10 Monitorear y realizar seguimientos a las publicaciones electrónicas
5 horas X X
11
Elaborar reporte de métricas mensual de acuerdo a visitas y participación de los usuarios en las publicaciones electrónicas y enviar a Subgerente de Prensa y Comunicaciones
2 días X X
Gerente de Comunicació
n Social y Relaciones
Públicas
12 Decidir qué temas se deben profundizar de acuerdo a las estadísticas de los reportes
30 min 1 día X X
Minutos 14 0
Horas 7 1
Días 2 1
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
4.9. INSTRUCCIONES
Este procedimiento no cuenta con instrucciones especiales
4.10. DURACION
2 días con 7 horas y 14 minutos
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR06 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES Y PÁGINA WEB
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Administración de redes sociales y página web
Especialista en Estrategias y contenidos digitales - Área Redes SocialesCoordinador Área Redes SocialesCoordinador Área de Diseño/
Coordinador de Área de Producción Audiovisual
Fase
: Mon
itore
o y
segu
imie
nto
Fase
: Ela
bora
ción
de la
pub
licac
ión
elec
trón
ica
Inicio
Recibir información y material que implique noticias
relacionadas con la Municipalidad de Lima
1
Seleccionar la información más atractiva y relevante para
imagen de MML
2
Brindar instrucciones a especialista respecto a los
temas que se deben abordar en redes sociales y página
web respectivamente
Recibir instrucciones y diseñar mensaje de acuerdo a canal
de publicación
3 4
Solicitar material requerido aÁrea correspondiente (Área de Producción Audiovisual o
Área de Redes Sociales)
Recopilar y revisar material para publicación
NO
Recibir solicitud, seleccionar material requerido de
archivos y enviar a Especialista en Área de Redes
Sociales
¿Material es conforme?
7
5a/b 6
NO
SI
Diseñar mensaje con material audiovisual o gráfico adjunto
y enviar para visto bueno
7a
Realizar correcciones y enviar a Área correspondiente
7b
Recibir mensaje para publicación y revisar
¿Mensaje es conforme?
8
Hacer correcciones y devolver a especialista
NO
Dar visto buenoSIPublicar mensaje en redes
sociales y/o página web
4
98a
8b
Monitorear y realizar seguimiento de publicación
electrónica
Elaborar reporte de métricas mensual y enviar a
Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Ir a Fase de Monitoreo y seguimiento
Coordinador Área redes sociales
10
11
Recibir reporte de métricas y decidir en qué temas se debe profundizar y cómo fortalecer
imagen MML
Subgerente Prensa y Comunicaciones
12
Fin
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registro y formularios.
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4. G. ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR07
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
o Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Elaborar el resumen de noticias periodísticas de manera que se cumpla con el plan de acción
de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje programático
Objetivos Estratégicos
Acción Estratégica Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Recibir y clasificar información referente a la Municipalidad Metropolitana de Lima.
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos / Denominación de MOF)
N°
Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de
Contingencia
Efectivo Espera
Subgerencia de Prensa y
Comunicaciones
Asistente Temático 3 /
Asistente Área de
Monitoreo
1 Recibir las publicaciones en diarios nacionales e internacionales relacionadas a la MML
10 min X X
2 Clasificar información y seleccionar las notas más relevantes para imagen de la MML
2 horas X X
3 Analizar las notas informativas 1 hora X X
4
Elaborar resumen de noticias diariamente y enviar a Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
1 hora X X
Gerencia de Comunicación
Social y Relaciones
Públicas
Gerente de Comunicació
n Social y Relaciones
Públicas
5
Recibir y analizar resumen informativo e identificar puntos a mejorar para reforzar la imagen de la MML
45 min X X
Minutos 55 0
Horas 4 0
Días 0 0
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4.9. INSTRUCCIONES
Analizar los resúmenes informativos e identificar puntos a mejorar las publicaciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima.
4.10. DURACION
4 horas y 55 minutos
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Resumen de noticias periodísticas
Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Asistente Área de Monitoreo
Inicio
Recibir las publicaciones en diarios nacionales e
internacionales relacionadas a la MML
1
Clasificar información y seleccionar las notas más relevantes para imagen de la
MML
Analizar las notas informativas
Elaborar resumen de noticias diariamente y
enviar a Gerente de Comunicación Social y
Relaciones Públicas
Recibir y analizar resúmen informativo e identificar puntos a mejorar para reforzar la imagen de la MML
2
3
45
Fin
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR07 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN DEL RESUMEN DE NOTICIAS PERIODÍSTICAS
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registro y formularios
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
Página 73 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR08 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
4. H. ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
Página 74 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR08 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR08
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
o Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Elaborar y difundir la nota de prensa realizada de manera que se cumpla con el plan de
acción de la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR08 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Mediante memorándum se recolecta información y redacta notas de prensa y se entrega a
coordinador a coordinar del área de Prensa con copia a Gerente de Comunicación Social y
Relaciones Públicas por correo electrónico.
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR08 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Subgerencia Prensa y
Comunicación
Subgerente de Prensa y
Comunicación 1
Definir un tema a desarrollar para la nota de prensa en coordinación con Coordinador Área de Prensa
30 min X X
Gerencia Comunicación
Social y Relaciones
Públicas
Gerente Comunicación
Social y Relaciones
Públicas
2
Revisar tema propuesto, ¿es conforme? a. En caso es Conforme: Autoriza elaboración mediante memorándum firmado y sellado con solicitud de Nota de Prensa. Ir a actividad 3 b. En caso es No Conforme: Hace correcciones correspondientes y devolver a Subgerente PC. Ir a actividad 1
15 min 1 día X X
Subgerencia Prensa y
Comunicación
Coordinador de Área de
Prensa 3
Recibe memorándum para Nota de Prensa y da instrucciones a Especialista
3 min X X
Instrucciones con
información inexacta
Verificar información
antes de indicar a
especialista
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR08 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Especialista 3 Área de Prensa / Redactor
4 Recolectar información y redactar nota de prensa de acuerdo a instrucciones
1 hora X X
Coordinador de Área de
Prensa 5
Seleccionar material para adjuntar a nota de prensa: a. En caso necesite material gráfico: Coordina con Especialista Área de Diseño b. En caso necesite material fotográfico: Coordina con Especialista Área de Producción Audiovisual
15 min X X
Coordinador de Área de
Diseño / Audiovisual
6
Recibir solicitud de material requerido, buscar en archivo o elaborar material y entregar a Coordinador de Área de Prensa
10 min 1 hora X X
Hay ocasiones en
las que el Área de Diseño o
Audiovisual pueden tener
mucho trabajo y tardar en
enviar material
requerido
Enviar solicitud con antelación
Página 78 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR08 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE NOTA DE PRENSA
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor Riesgo identificación del Riesgo
VA Control SVA S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectivo Espera
Coordinador de Área de
Prensa 7
Enviar nota redactada y material adjunto a Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas por correo electrónico
1 min X X
Gerencia Comunicación
Social y Relaciones
Públicas
Gerente Comunicación
Social y Relaciones
Públicas
8
Revisar nota de prensa: ¿Es conforme? a. En caso es Conforme: dar visto bueno y devolver a Jefe Área de Prensa. Ir a actividad 6 b. En caso No es Conforme: Hacer correcciones y enviar a Especialista de Área de Prensa. Ir a actividad 3
15 min 1 día X X
Subgerencia Prensa y
Comunicación
Coordinador Área de Prensa
9
Recibir nota de prensa aprobada y enviar por correo electrónico a: - Coordinador de Área Redes Sociales - Medios de comunicación
3 min X X
Minutos 32 0
Horas 2 1
Días 0 2
Página 79 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.9. INSTRUCCIONES
Este procedimiento no cuenta con instrucciones especiales
4.10. DURACION
2 horas y 32 minutos
Página 80 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Elaboración y difusión de nota de prensa
Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Coordinador De Área de Prensa
Coordinador de Área de Diseño
Redactor de Área de Prensa
Inicio
Definir un tema a desarrollar para la nota
de prensa en coordinación con
Coordinador Área de Prensa
1
Autoriza elaboración mediante memorándum
firmado y sellado con solicitud de Nota de
Prensa.
Seleccionar material para adjuntar a nota de prensa
Recolectar información y redactar nota de prensa de
acuerdo a instrucciones
Recibe memorándum para Nota de Prensa y da
instrucciones a Especialista
Enviar nota redactada y material adjunto a Gerente de Comunicación Social y
Relaciones Públicas por correo electrónico
2a
5
43
7
Recibir solicitud de material requerido, buscar
en archivo o elaborar material y entregar a
Coordinador de Área de Prensa
6
¿Nota de prensa es conforme?
Hacer correcciones y enviar a especialista de área de prensa
8b
Dar visto bueno y devolver al Jefe de Área
de Prensa
8a Recibir nota de prensa y enviar por correo electrónico a
medios de comunicación
9
Fin
¿Tema propuesto es
conforme?
Hacer correcciones y derivar a Subgerente
2b
Revisar tema propuesto
2
4
8b
Página 81 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registro y formularios
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
Página 82 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4. I. CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Página 83 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR09
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
o Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Convocar a los medios de comunicación de manera que se cumpla con el plan de acción de
la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
Página 84 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
4.7. REQUISITOS
Mediante memorándum, solicitud o instrucciones de alcaldía, coordinar con área de Prensa
especificaciones de conferencia a realizar.
Página 85 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
identificación del Riesgo
VA
Control
SVA
S N Tipo de Riesgo
Actividad de
Contingencia
Efectivo
Espera
Gerencia Comunicació
n Social y Relaciones
Públicas
Gerente de Comunicació
n Social y Relaciones
Públicas
1
Recibir instrucción de Alcaldía Municipal para organizar y realizar conferencia de prensa y enviar memorándum a SPC
15 min X X
Subgerencia de Prensa y Comunicacio
nes
Subgerente Prensa y
Comunicaciones
2 Recibir instrucciones y coordinar con Área de Prensa especificaciones de conferencia
30 min X X
Coordinador de Área Prensa
3
Elaborar Plan de trabajo, en el cual, se estipula: • Fecha y lugar acordados •Organización logística • Medios a convocar y canales mediante los cuales se realizará la convocatoria • Responsabilidades y tiempos de cumplimiento
2 horas 1 día X
X
Equipo área de prensa en ocasiones confunde responsabilidades y tiempos
Verificar con equipo constantemente las actividades realizadas
4 Coordina con Área de Producción Audiovisual registro audiovisual y/o fotográfico para conferencia
15 min
X X
Página 86 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
identificación del Riesgo
VA
Control
SVA
S N Tipo de Riesgo
Actividad de
Contingencia
Efectivo
Espera
Asistente Temático 3 / Asistente de
Logística
5 Organizar aspectos logísticos como reservar lugar para conferencia, gestión de equipos necesarios
8 horas 2 días X
X
Ocurrencias logísticas: por ejemplo en ocasiones, lugar reservado se ocupa por otro motivo
Adicionar alternativas en caso de ocurrencias en logística
Especialista 3 / Redactor de
Área de prensa
6 Recolectar información correspondiente al tema a tratar en conferencia
4 horas
X X
Especialista 3 / Redactor de
Área de prensa
7
Elaborar paquetes de información de apoyo relativa al tema del evento, que entregarán a periodistas y turna a Coordinador
1 hora X
X
Coordinador de Área Prensa
8
Revisar paquete de información en coordinación con Subgerente PC. ¿Paquete es conforme? a. En caso es conforme, Dar visto bueno. Ir a actividad 9 b. En caso es No conforme, realizar correciones correspondientes y devolver a especialista. Ir a actividad 5
40 min 1 día
X
X
Página 87 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR09 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
identificación del Riesgo
VA
Control
SVA
S N Tipo de Riesgo
Actividad de
Contingencia
Efectivo
Espera
9
Convocar a los medios de comunicación a través de llamadas telefónicas y correo electrónico e indicar fecha y lugar de conferencia
2 horas 1 día X X
10 Explicar metodología a medios de comunicación y moderar participación (preguntas y respuestas)
2 horas X X
En ocasiones medios de comunicación no respetan orden
Verificar con medios metodología antes de empezar conferencia
11 Realizar la conclusión y agradecer la asistencia a conferencia de prensa.
10 min X X
Minutos 50 0
Horas 20 0
Días 0 5
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.9. INSTRUCCIONES
Este procedimiento no cuenta con instrucciones especiales
4.10. DURACION
20 horas y 50 minutos
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Convocatoria a los medios de comunicación
Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Coordinador Área de PrensaAsistente temático
Asistente de Logística
Especialista 3Redactor de Área de Prensa
Inicio
Recibir instrucción de
Alcaldía Municipal para
organizar y realizar
conferencia de prensa y
enviar memorándum a SPC
1
Elaborar Plan de trabajo
Recibir instrucciones y coordinar con Área de
Prensa especificaciones de
conferencia
Recolectar información
correspondiente al tema a tratar en
conferencia
¿Paquete es conforme?
Explicar metodología a medios de comunicación y
moderar participación (preguntas y respuestas)
Fin
Organizar aspectos logísticos como reservar lugar para conferencia,
gestión de equipos necesarios
Elaborar paquetes de información al tema del
evento, que entregarán a periodistas y turna a
Coordinador
Realizar correccionesy devolver a Especialista
Coordina con Área de Producción Audiovisual registro audiovisual y/o
fotográfico para conferencia
Convocar a los medios de comunicación a través de
llamadas telefónicas y correo electrónico e indicar fecha y
lugar de conferencia
2 3
9
5 6
7
10
8b
4
Realizar la conclusión y agradecer la
asistencia a conferencia de
prensa.
NO
SI
Revisar paquete de información
8
Dar visto bueno
8a
11
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Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: CONVOCATORIA A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registro y formularios
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
4. J. ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO
4.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
CODIGO: MML-GCSRP-SPC-PR10
4.2. UNIDAD ORGANIZACIONAL:
Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas
o Subgerencia de Prensa y Comunicaciones
4.3. RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION
Elaborado/Actualizado por: Ricardo Rafael Berjon Torres
Firma: Cargo: Subgerente de Prensa y Comunicaciones
Fecha: 01/06/16
Revisado por: Mario Salazar Abregu
Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional
Fecha: 06/06/2016
Aprobado por: José David Quispe Lévano
Firma: Cargo: Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Fecha: 13/06/16
4.4. FINALIDAD
Convocar a los medios de comunicación de manera que se cumpla con el plan de acción de
la Gerencia de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
4.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL
Este procedimiento está relacionado al Reglamento de Organización y Funciones de la
Municipalidad Metropolitana de Lima (Aprobado por Ord. 812 y modificatorias).
4.6. OBJETIVOS ESTRATEGICOS
4.7. REQUISITOS
Remitir listado de actividades de saludos y atención protocolares que alcalde debe tener en
cuenta en su agenda.
Eje
programático
Objetivos Estratégicos Acción Estratégica
Generales Específicos
Gobierno y gestión
administrativa
eficiente y oportuna
OBJETIVO 6: Fortalecer
la administración
municipal, reordenando el
marco normativo,
implementando un
sistema de gestión por
resultados, simplificando
procesos y
procedimientos,
manteniendo el equilibrio
de las finanzas
municipales y generando
ambientes favorables
para la inversión privada.
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Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
4.8. ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
4.8.1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control SVA
S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectiv
o Esper
a
Gerencia de Comunicació
n Social y Relaciones
Públicas
Secretaria 1
Recibir requerimiento de medios de comunicación y enviar a Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
3 min X X
Gerente de Comunicación
Social y Relaciones
Públicas
2
Evaluar solicitud ¿Solicitud es conforme? a. En caso es Conforme. Generar solicitud de entrevista. Ir a actividad 3 b. En caso es No Conforme. Desecha solicitud. Fin de procedimiento
15 min 1 día X X
Subgerencia de Prensa y Comunicació
n
Coordinador Área de Prensa
3 Recibir solicitud y dar instrucciones a Especialista
30 min X X Informaci
ón inexacta
Verificar información
con Gerencia constanteme
nte
Especialista 3 / Especialista
Área de Prensa
4 Recopilar información del tema a tratar, elaborar informe y remitir a Subgerente PC
1 hora X X
Recopilar informaci
ón errónea
Verificar información
con coordinador. Mantener a
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control SVA
S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectiv
o Esper
a
especialistas capacitados
Subgerente de Prensa y
Comunicaciones
5
Revisar informe. ¿Informe es conforme? a. En caso informe es Conforme, presentar a Gerente de CSRP Ir a actividad 7 b. En caso informe es No conforme, hacer correcciones y enviar a coordinador Área de Prensa Ir a actividad 4
30 min 4
horas X X
Gerencia de Comunicació
n Social y Relaciones
Públicas
Gerente de Comunicación
Social y Relaciones
Públicas
6
Evaluar el Caso, ¿Es conforme? a. En caso es Conforme. Autorizar la solicitud de entrevista y designar vocero en coordinación con Alcaldía Municipal. Ir a actividad 8 b. En caso es No Conforme, hacer correcciones y enviar a Coordinador Prensa. Ir a actividad 4
30 min 1 día X X
Subgerencia de Prensa y Comunicació
n
Coordinador Área de Prensa
7 Coordinar con vocero designado especificaciones de entrevista
2 horas X X
8 Coordinar con medio de comunicación, para determinar fecha y hora de la entrevista.
15 min X X
9 Verificar el ambiente y detalles donde se realizará la entrevista.
40 min X X
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Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Unidad orgánica /unidad
funcional
Responsable (cargo del
Clasificador de cargos /
Denominación de MOF)
N° Descripción de la Actividad
Duración Tipo de valor
Riesgo
identificación del Riesgo
VA Control SVA
S N Tipo de Riesgo
Actividad de Contingencia Efectiv
o Esper
a
10 Recepcionar y conducir al medio de comunicación durante el desarrollo de su trabajo en las instalaciones
15 min X X
Medio de comunic
ación puede realizar
preguntas no
acordadas
Verificar preguntas
con medio de comunicación
antes del inicio de la
sesión
Subgerente de Prensa y
Comunicaciones
11 Supervisar realización de entrevista 1 hora X X
Coordinador Área de Prensa
12 Monitorear y controlar de las tomas de imágenes de apoyo.
1 hora X X
13 Acompañar al medio de comunicación hasta su retiro de la institución.
15 min X X
Especialista 3 / Especialista
Área de Prensa
14 Realizar Informe sobre la entrevista realizada y presentar a Gerente de CSRP
1 hora X X
Minutos 13 0
Horas 9 4
Días 2
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR10 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
4.9. INSTRUCCIONES
Este procedimiento no cuenta con instrucciones especiales
4.10. DURACION
9 horas y 13 minutos
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Código: MML-GCSRP-SPC-PR10 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
4.11. DIAGRAMACION
PROCEDIMIENTO: Atención a los medios de comunicación
Gerente de Comunicación Social y Relaciones Públicas
Secretaria Coordinador Área de PrensaEspecialista - Área
de PrensaSubgerente de Prensa y
Comunicaciones
Inicio
Recibir requerimiento de medios de comunicación y
enviar a Gerente de Comunicación Social y
Relaciones Públicas
1
Generar solicitud de entrevista
Fin
Desecha solicitud
Hacer correcciones y enviar a coordinador
Área de Prensa
Supervisar realización de entrevista
¿Solicitud es conforme?
¿Informe es conforme?
Presentar a Gerente de CSRP
Fin
Acompañar al medio de comunicación
hasta su retiro de la institución.
Recopilar información del tema a tratar, elaborar
informe y remitir a Subgerente PC
¿Informe es conforme?
Recibir solicitud y dar instrucciones a
Especialista
Hacer correcciones
Coordinar con Alcaldía Municipal especifiaciones
de entrevista a realizar
Autorizar la solicitud de entrevista y designar
vocero en coordinación con Alcaldía Municipal
Coordinar con vocero designado
especificaciones de entrevista
2
2a
14
6a
5
15
6b
64
13
11
7b
3
7a
Coordinar con medio de comunicación, para
determinar fecha y hora de la entrevista.
Recepcionar y conducir al medio de comunicación
durante el desarrollo de su trabajo en las instalaciones
Realizar Informe sobre la entrevista realizada y presentar a Gerente
de CSRP
Verificar el ambiente y detalles donde se
realizará la entrevista.
Monitorear y controlar de las tomas
de imágenes de apoyo.
8
7
12
10
9
SI
NO
2b
2
4.12. LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS
Este procedimiento no cuenta con registro y formularios
4.13. HOJA DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS
PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/
FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO
--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------
Página 99 de 99
Código: MML-GCSRP-SPC-PR10 Versión: 01
Fecha de Vigencia: 13/06/2016
Tipo: PROCEDIMIENTO
Título: ATENCIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
5. ANEXOS