Valoración: Proceso que se define como el análisis de la información desde diferentes puntos y según los resultados de dicho análisis se determina la utilidad o el valor del ciclo de vida del documento y es cuando se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación.

Valoración

Primaria Secundaria

Trámite Concentración

Histórico

Ciclo vital de los documentos

“Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico”.

adabi

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

FASE ACTIVA - De oficina - Uso diario

FASE SEMIACTIVA- Se termina el trámite- Perdida de continuidad en la consulta

FASE INACTIVA- Sin valor administrativo, legal o fiscal.- Fuente de investigación histórica y cultural.

FASES VALORES USOS USUARIOS ARCHIVO

Activa

PrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales

Institucional

Constante

Área productora en atención a sus actividades

Trámite

Semiactiva

PrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales

Institucional

Ocasional

Área productora Concentració

n

Inactiva

SecundarioEvidencialTestimonial Informativo

Social

Investigador y público en general

Histórico

Valores del documento de archivo

Valor PrimarioAdministrativoLegalFiscal o ContableTécnico

Valor SecundarioEvidencialTestimonialInformativo

Valores primarios

Valor Administrativo

Es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se emitió el documento.

El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos

- Oficios administrativos, personal, oficinas.

- Memorando- trámites relacionados

con proyectos, planes, presupuestos, contabilidad.

Valor Legal

Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas.

Registros de trámites jurídicos

Propiedad, Laborales, escrituras, bienes,

leyes, decretos, acuerdos.

Valor Fiscal o Contable

Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias

- Impuestos, - Ventas- Finanzas- Contabilidad- Estados financieros- Créditos

hipotecarios- Manifestación de

bienes.

Valoración secundaria: es la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente.

Valores secundarios

Valor Evidencial

Documentos que adquieren

valor permanente en virtud

de derechos y obligaciones

imprescindibles

Valor Testimonial

Documentos que dan

testimonio de aspectos de la

evolución de la institución.

Valor Informativo

Documentos cuya información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación

Criterios de valoración primariaCUAL QUE QUIEN COMO

Administrativo Determinar el plazo o evento para que el trámite con el que se relaciona el documento quede concluido.

El área tramitadora (unidad administrativa)

Mediante análisis de los periodos de trámite, frecuencia de consulta y normas de prescripción aplicables.

Jurídico o legal Determinar el plazo para que los derechos u obliga. Certificados por el doc. cesen o prescriban.

Área jurídica con la validación del titular.

Mediante la legislación aplicable y los tiempos de prescripción legal.

Fiscal Determinar el plazo para que cese la necesidad de comprobar o justificar los gastos de los recursos públicos.

El área tramitadora (unidad administrativa)contabilidad, órgano de control , finanzas etc.

Mediante la normatividad vigente que justifique el manejo y uso de fondos, así como el plazo para su utilidad probatoria.

Criterios de valoración secundariaCUAL QUE QUIEN COMO

Evidencial Determinar si tiene valor permanente en relación a derechos u obliga. Imprescriptible.

archivo Mediante análisis de legislación nacional e internacional

Testimonial Determinar si da cuenta de aspectos de evolución de la institución.

de Mediante análisis de documentos que cuentan la evolución de la institución.

Informativo Determinar si la información es útil a la sociedad o al campo de investigación.

Concen-tración

Mediante análisis de fuentes de investigación.