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ICO-01_M3AA1L2_Uso de Versión: Diciembre 2012 Revisor: Héctor Hugo Luna Miranda

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Uso de la hoja de cálculo: rangos, fórmulas y funciones

Por Héctor Hugo Luna Miranda

Retoma el caso práctico Boleta de calificaciones. Abre tu documento (libro) de hoja de cálculo que guardaste con el nombre Uso de la hoja de cálculo. Antes de hacerlo te recomiendo realizar una copia (pon en práctica tus conocimientos) y guárdalo con el nombre Uso de la hoja de cálculo 2.

Caso práctico: Boleta de calificaciones Seguro que ya tienes todos los datos en tu hoja como se muestra en la figura 1. De no ser así captúralos y después continúa con la lección.

Figura 1. Datos iniciales.

Ahora aprenderás a realizar cálculos matemáticos de forma rápida y sencilla utilizando el programa. Las fórmulas y funciones que verás a lo largo de la lectura te permitirán agregar a la boleta de calificaciones las siguientes características:

Cálculo automático del porcentaje obtenido en cada tarea de acuerdo a tu calificación

Cálculo automático de promedios parciales

Cálculo automático de promedio final Recuerda que los datos que aquí aparecen son únicamente ejemplos. Después podrás utilizar todo lo aprendido para calcular tus calificaciones en alguna materia. Por ahora te recomiendo trabajar con las tablas que aparecen a continuación. Tenlas siempre a la mano, ya que las utilizarás a lo largo de esta lección.

Primer período


2


Módulo Actividad de Aprendizaje Tarea Modalidad Porcentaje de calificación

parcial

1 Internet en tu computadora

1 Autocontrol de lectura Individual 10 %

2 Dibuja tu casa Individual 10 %

3 Lo servicios de

comunicación en Internet

Colaborativa 10 %

2 Procesador de texto

1 Himno Nacional Individual 15 %

2 Autobiografía Individual 15 %

Primer examen parcial 40 %

TOTAL 100 %

Segundo período

Módulo Actividad de Aprendizaje Tarea Modalidad Porcentaje de calificación

parcial

3 Hojas de cálculo

1 Directorio Colaborativa 10 %

2

Agenda Individual 25 %

Actividad integradora Individual 25 %

Segundo examen parcial 40 %

TOTAL 100 %

Tercer período

Promedio de calificaciones parciales 1 y 2 50 %

Examen Parcial 50 %

TOTAL 100 %

Tabla 1. Tareas y valores porcentuales


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Rangos, fórmulas y funciones

Es crucial que pongas especial atención a esta parte, ya que te permitirá sacar mayor provecho a las hojas de cálculo. Con lo que aprenderás te ahorrarás, horas y horas en la realización de cálculos matemáticos. Para iniciar en este interesante viaje primero debes comprender qué es un rango. Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, sobre las cuales vas a realizar determinada función.

Existen tres tipos principales de rangos:

De una columna. Las celdas que están dentro del rango pertenecen a una misma columna, sólo cambian de fila.

De fila. Las celdas que están dentro del rango pertenecen a una misma fila, sólo cambian de columna.

Combinado. Es una combinación de los rangos de columna y los de fila. En este caso, las celdas pertenecientes al rango cambian tanto de fila, como de columna.

Observa las figuras 2, 3 y 4 , que te ayudaran a comprender mejor el concepto de rango.

Rango de columna

Observa detenidamente la figura 2. Dentro de la barra de fórmulas, en lugar de aparecer sólo el nombre de la celda, aparece el nombre del rango. El nombre del rango está formado por el nombre de la primera celda (B1), seguido de dos puntos (:) y el nombre de la última celda (B5). Como seguramente ya notaste, en este tipo de rango no cambia el nombre de la columna (en este caso se mantiene la columna B), sólo lo hace el número de fila (para este caso en específico cambia de 1 a 5).

Figura 2. Rango de columnas.


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Rango de fila

Observa detenidamente la figura 3. En la barra de fórmulas en lugar de aparecer sólo el nombre de la celda, aparece el nombre del rango. El nombre del rango está formado por el nombre de la primera celda (A2), seguido de dos puntos (:) y el nombre de la última celda (E2). Como seguramente ya notaste, en este tipo de rango no cambia el número de fila (en este caso se mantiene la fila 2), sólo lo hace el nombre de columna (para este caso en específico, cambia de A a E).

Figura 3. Rango de fila.

Rango combinado

Observa detenidamente la figura 4. Dentro de la barra de fórmulas, en lugar de aparecer sólo el nombre de la celda, aparece el nombre del rango. El nombre del rango está formado por el nombre de la primera celda (B2), seguido de dos puntos (:) y el nombre de la última celda (D5). Como ya notaste, en este tipo de rango cambia tanto el nombre de la columna, como el número de la fila.

Figura 4. Rango combinado.


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De acuerdo con la información anterior, el nombre del rango siempre está compuesto de la misma forma, es decir:

Siempre toma en cuenta esto, ya que lo utilizarás con mucha frecuencia. Ya conoces qué es un rango, los tipos que hay y cómo se nombran, pero ¿cómo lo seleccionas? Hay tres métodos que puedes utilizar para seleccionar un rango de celdas:

Por medio del mouse. Para que puedas seleccionar utilizando esta herramienta, haz clic sobre la primera celda y sin soltarla mueve tu mouse de forma horizontal o vertical. Cuando termines de seleccionar las celdas deseadas, suelta el botón de tu ratón.

Figura 5. Selección de celdas.

Por medio del teclado. Sitúate en la celda inicial. Presiona la tecla Shift y sin soltarla navega con alguna las teclas de desplazamiento. Para terminar la selección, suelta la tecla de desplazamiento y la tecla Shift.

Figura 6 Selección de celdas con teclado.

nombre celda inicial : nombre celda final


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Por medio de la barra de fórmulas. En el espacio donde aparece el nombre de la celda activa, coloca el nombre del rango que quieres seleccionar y presiona la tecla Enter.

Es tiempo de practicar. Realiza los siguientes ejercicios:

1. Selecciona el rango C2:C10. Utiliza el mouse. 2. Selecciona el rango B3:C3. Utiliza el mouse. 3. Selecciona el rango C2:D5. Utiliza las teclas de desplazamiento. 4. Selecciona el rango A1:H10. Utiliza la barra de fórmulas.

Como ya eres un experto en la selección de rangos, estás listo para comenzar a trabajar con fórmulas y funciones. En tu documento llamado uso de la hoja de cálculo o Uso de la hoja de cálculo 2 (en caso de que hayas realizado una copia) dirígete a la página Computación y realiza lo siguiente:

1. En la celda G3 coloca el valor 74.5 2. En la celda G4, coloca el valor 80 3. En la celda G5, coloca el valor 91.5 4. En la celda G6, coloca el valor 86.5 5. En la celda G7, coloca el valor 78.5 6. En la celda G8, coloca el valor 100

Los datos anteriores son ejemplos de calificaciones para las tareas del primer parcial. Ahora coloca como celda activa la H3 y escribe lo siguiente: =(G3*F3)/100 (cuida que no existan espacios vacíos al inicio o fin de la fórmula). Al terminar presiona la tecla Enter. Cuando haces esto, el contenido de la celda cambia a 7.45 Como muestra la figura 8, en la barra fórmulas aparece la fórmula que capturaste. El valor de 7.45 se muestra dentro de la hoja de cálculo.


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Figura 7. Fórmula.

Puedes modificar o editar la fórmula desde la barra de fórmulas, colocando como celda activa aquella que contenga los datos que quieres cambiar.

¿Qué significa lo que acabas de escribir?

Como ya habías leído, las hojas de cálculo permiten realizar operaciones matemáticas de forma sencilla y rápida. Lo que escribiste en la celda H3 es la operación de una regla de 3 que seguramente ya conoces. Te invito a analizar con más detalle el caso.

Para calcular el porcentaje de la calificación obtenida en la tarea 1 Autocontrol de lectura, necesitas realizar una regla de 3. La columna F (porcentaje) representa el porcentaje máximo de la tarea y una parte del periodo parcial, es decir, si tu calificación es de 100, el porcentaje obtenido (columna Mi porcentaje) será 10, que es el máximo porcentaje representado en la columna F (de acuerdo a la Tabla 1. Tareas y valores porcentuales). Pero ¿qué pasa si tu calificación es diferente de 100, por ejemplo, 74.5?, ¿qué porcentaje has obtenido de la tarea? Es fácil calcularlo usando la regla de 3:

Tu porcentaje sería = ( )

Lo que es igual a ( ) Si aplicas la fórmula anterior en la hoja de cálculo quedaría de la siguiente manera:

Tu calificación está representada por la celda G3.

El porcentaje máximo de esta tarea está en la celda F3.

El porcentaje equivalente lo quieres calcular y guardar en la celda H3. Entonces ( ) . En las hojas de cálculo, el símbolo que representa multiplicación es el asterisco (*) y la división es una diagonal (/). Por lo tanto, la fórmula final queda: H3=(G3*F3)/100. Como ya notaste, en la celda donde vas a escribir la fórmula no debes escribir su nombre, es decir, comienzas a escribir a partir del símbolo de igual (=), ejemplo =(G3*F3)/100. Ahora puedes probar cambiando la calificación en la columna G3. Observa cómo el valor de la celda H3 se actualiza automáticamente sin necesidad de volver a realizar el cálculo. Con esto ya has colocado tu primera fórmula en una hoja de cálculo. Sencillo, ¿verdad?


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Hasta el momento tu hoja de cálculo debe verse así:

Figura 9. Resultados.

Seguramente estás pensando que para calcular el porcentaje equivalente a tu calificación de la tarea 2 Dibuja tu casa tendrás que colocar =(G4*F4)/100 en la celda H4. Estás en lo correcto aunque no es la forma más fácil de hacerlo. Una de las enormes ventajas que tienen los programas de hojas de cálculo es que pueden completar fórmulas a partir de una ya establecida, a esta característica se le llama autocompletado de fórmulas.

Recuerda que debes guardar tu avance.

¿Qué necesitas hacer para calcular el porcentaje de las tareas hasta el primer examen parcial? Para realizar un autocompletado de fórmulas, debes seguir los pasos que se muestran a continuación:

1. Colocar como activa la celda que contiene la fórmula que se quiere autocompletar, en este caso, la celda H3.

2. Colocar el cursor en la esquina inferior derecha de la celda hasta que cambie de forma a un símbolo +.


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Figura 10. Autocompletar 1.

3. Presionar el botón primario del mouse y arrástralo a las celdas donde desees que se

autocompleten las fórmulas (para este caso muévelo hasta la celda H8). Cuando hayas terminado de seleccionar las celdas, suelta el botón del mouse y observa lo que pasa.

Figura 11. Autocompletar 2 .

4. Listo. Con esto has terminado de copiar la fórmula hasta el primer examen parcial. Observa en la barra de fórmulas el contenido de las celdas H4, H5, H6, H7 y H8. Visualiza la manera en que la fórmula cambió automáticamente. Al finalizar estos pasos tu hoja de cálculo debe lucir como la que aparece en la figura 12.

Figura 12. Resultados.


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Para completar la calificación del primer periodo sólo falta calcular el promedio. Esto se puede hace de dos formas:

1. Utilizando una fórmula para sumar los valores uno por uno. 2. Utilizar una función para sumar un rango de celdas.

Si eliges la primera opción, el contenido de la celda B10 quedaría de la siguiente forma: =H3+H4+H5+H6+H7+H8. Al presionar la tecla Enter obtendrás el promedio, pero seguramente esto ya lo sabías. En este caso son pocas las celdas que tienes que sumar, pero imagina que tuvieras que hacerlo de la celda H3 a la H200. Sería muy tardado escribir toda la fórmula y seguramente cometerías un error. Por tal motivo te invito a conocer la segunda opción. Mediante la segunda opción, realizarás el cálculo utilizando una función que está presente en todos los programas de hojas de cálculo. La función que se utilizará para este caso en específico es la SUMA, pues lo que se quiere lograr es sumar las celdas H3 a H8, sin necesidad de escribir una a una. Por lo tanto, si colocas en la celda B10 lo siguiente =SUMA(H3:H8) obtendrás el mismo resultado que cuando utilizaste la fórmula. Mucho más sencillo, ¿no crees? Como ya lo habrás notado, una función está compuesta por un nombre seguido del rango de celdas entre paréntesis. De tal forma que si tienes la necesidad de sumar las celdas H3 a H200 puedes hacerlo fácilmente utilizando una función y escribiendo el rango adecuado.

En este punto es importante que guardes tu avance.

Ya sea que optaras por la opción 1 o por la 2, al finalizar tu documento debe verse así:

Figura 13. Resultado.

Con base en lo anterior, se pueden obtener las siguientes conclusiones:


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Fórmulas Una fórmula es una expresión matemática, dentro de la cual se pueden utilizar distintas operaciones matemáticas como:

Operación Operador Nombre Ejemplo

Suma + Más A1+B1

Resta - Guión A1–B1

Multiplicación * Asterisco A1*B1

División / Diagonal A1/B1

Potencia ^ Acento

circunflejo A1^B1

Tabla 2. Operadores.

Las operaciones pueden combinarse, es decir, en una misma fórmula pueden aparecer varios operadores. Como en el ejemplo que ya realizaste para el cálculo del porcentaje.

Funciones Una función es una operación que ya está definida por el programa de hoja de cálculo. Dentro de las principales funciones de los programas de hojas de cálculo podemos encontrar:

Función Descripción Ejemplo

SUMA Suma todos los números de un rango de celdas SUMA (A1:A200)

PROMEDIO Calcula el promedio de un rango de celdas PROMEDIO (A1:A200)

PRODUCTO Multiplica todos los números contenidos en un

rango de celdas PRODUCTO

(A1:A200)

MIN Obtiene el valor más pequeño del rango

seleccionado MIN (A1:A200)

MAX Obtiene el valor más grande del rango

seleccionado MAX (A1:A200)

MODA Obtiene el valor que más se repite en el rango

seleccionado MAX (A1:A200)

Tabla 3. Funciones básicas.


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Todas las funciones de los programas de hojas de cálculo están compuestas por:

1. Nombre de la función. 2. Argumentos entre paréntesis (los argumentos son las celdas o valores con los que va a trabajar

la función). Observa la figura 14:

Figura 14. Estructura de una función.

Los argumentos de una función pueden ser:

1. Rango de celdas, por ejemplo: A1:A200 2. Una sola celda, por ejemplo: A3 3. Varias celdas separadas por comas, por ejemplo: A1,A2,A3,A4

Recuerda que tanto en las fórmulas, como en las funciones, se debe comenzar escribiendo un símbolo de igual (=). Éste indica al programa de hojas de cálculo que vas a comenzar a escribir una fórmula o una función.

Es tiempo de poner tus conocimientos en práctica. Continúa completando el caso práctico. Aplica las fórmulas o funciones necesarias para calcular el promedio del segundo parcial y el promedio final. Toma en cuenta las siguientes consideraciones:

Para las calificaciones que hacen falta básate en la figura 15:

Figura 15. Ejemplo.

El Promedio de calificaciones parciales 1 y 2 calcúlalos utilizando la función promedio. El promedio final es la suma de Promedio de calificaciones parciales 1 y 2 + Examen final.

Al finalizar la práctica, tu documento debe lucir como se muestra en la figura 16.

Nombre de la función (Argumentos)


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Figura 16. Promedio final.

Si llegaste a este punto, ya sabes manejar adecuadamente:

1. Los rangos en una hoja de cálculo. 2. Las fórmulas en una hoja de cálculo. 3. Las funciones de una hoja de cálculo. 4. Autocompletar fórmulas y funciones.

Si aún necesitas practicar, regresa y vuelve a revisar la lección. Puedes revisarla las veces que sea necesario.


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Bibliografía

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