users - office desde cero

p Conocer en detalle la interfaz de cada programa

p Crear, mejorar el aspecto, guardar e imprimir documentos

p Hacer presentaciones, mailings, bases de datos y publicaciones

p Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote

p Y mucho ms!

Offi

ce

Conozca todos sus secretosy aproveche sus ventajas

CerodesdeOf ce

El contenidode esta obra form partedel libroOffi ce 2007

Sobre la coleccinp Aprendizaje prctico, divertido, rpido y sencillo

p Lenguaje simple y llano para una comprensin garantizada

p Consejos de los expertos para evitar problemas comunes

p Guas visuales y procedimientos paso a paso

Otros ttulos de esta misma coleccinPhotoshop / Hardware / Excel / Windows 7 / Blogs / Redes / Seguridad

RedUSERS.comNuestro sitio rene a la mayor comunidad de tecnologa en Amrica Latina. Aqu podr

comunicarse con lectores, editores y autores, y acceder a noticias, foros y blogs

constantemente actualizados. Si desea ms informacin sobre el libro:

Servicio de Atencin al [email protected]

Of ce from scratchOffi ce is the most renowned suite containing spreadsheets, text processing, mail, and

more. This book will teach you how to use it, take advantage of all its secrets, and apply

them to your everyday work with amazing results.

ng mail and

EdfodO

Offi ce CerodesdeOffi ce es la suite ms utilizada a nivel mundial

para aplicaciones de ofi cina, planillas, correo,

textos, y mucho ms. Este libro le ensear a

usarlo sintindose cmodo, a aprovechar todas

sus ventajas, y a aplicar lo aprendido en sus

proyectos hogareos o de ofi cina optimizando

calidad y tiempos!

Dentro del libro encontrarInstalacin | Primeros pasos | El botn Offi ce| Cinta de opciones | Word 2007 |

Estilos y formatos | Formas, Smartarts y grfi cos| Guardar e imprimir | Excel |

Filas y columnas | Ordenar datos | Funciones y frmulas | PowerPoint | Diseo

de una diapositiva | Transiciones y animaciones | Confi gurar el correo en

Outlook | Organizar los mensajes y contactos | Bases de datos en Access |

Publisher | Sharepoint, OneNote, Groove, Infopath y Visio

express office.indd 1express office.indd 1 15/12/2009 12:30:2015/12/2009 12:30:20

www.FreeLibros.me

>> DESDE CERO>> 192 PGINAS>> ISBN 978-987-663-018-4

El hardware de la PC es un tab

pocas veces revelado que genera

muchos miedos innecesarios.

Este libro le ensear a entender

los principios del funcionamiento

de cada componente, ensamblar-

los sin temor a equivocarse

y actualizar su PC sin necesidad

de recurrir a un tcnico!

LIBRO Office 2007 Desde Cero - COLECCION FLUO 15x19 - BOMBO RT - Dic 09.indd 1LIBRO Office 2007 Desde Cero - COLECCION FLUO 15x19 - BOMBO RT - Dic 09.indd 1 10/12/2009 14:18:2110/12/2009 14:18:21

www.FreeLibros.me

Office_Preliminares_001_010.qxp 12/14/09 11:05 AM Page 1

www.FreeLibros.me

TTULO: Office

AUTOR: Alejandro DAgostino

COLECCIN: desde Cero

FORMATO: 15 X 19 cm

PGINAS: 192

DAgostino, AlejandroOffice. - 1a ed. - Banfield - Lomas de Zamora: Gradi, 2010.v. 1, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde Cero)ISBN 978-987-663-016-0

1. Informtica. I. TtuloCDD 005.3

Copyright MMIX. Es una publicacin de Gradi S.A. Hecho el dep-sito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. No se per-mite la reproduccin parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, latransmisin o la transformacin de este libro, en cualquier forma o porcualquier medio, sea electrnico o mecnico, mediante fotocopias,digitalizacin u otros mtodos, sin el permiso previo y escrito del edi-tor. Su infraccin est penada por las leyes 11723 y 25446. La edito-rial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia deri-vada de la fabricacin, funcionamiento y/o utilizacin de los serviciosy productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencio-nadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueos.Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impresinrealizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, MalvinasArgentinas, Pcia. de Buenos Aires en diciembre de MMIX.

ISBN 978-987-663-016-0

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

Pr logo

Nunca me canso de decirlo. Microsoft Office logr loque todo programa quiere ser cuando sea grande: con-vertirse en un estndar.Y esto puede comprobarse en lavida cotidiana. Todos hablamos de DOC para referirnosa los archivos creados con procesadores de texto.

A tal nivel lleg esta masividad en el uso de Officeque cualquier suite de oficina que desee tener algu-na oportunidad en el mercado debe proveer sopor-te para los archivos generados por Word, Excel oPowerPoint. Los paquetes pagos WordPerfect yStarOffice, y hasta el gratuito OpenOffice, no tuvie-ron ms remedio que hacerlo.

Microsoft Office System 2007 esta vez fue ms ally cre nuevos formatos, generando otro desafo enel sector. Pero adems, se atrevi a cambiar toda suinterfaz, reemplazando los mens por las cintas deopciones. Todo un mundo nuevo para quienes

recin comienzan y un terreno an por explorarpara los ms experimentados.

Este libro propone en sus pginas que el lectorcomprenda y asimile las herramientas ms notablesque Office 2007 pone a su alcance. Pero no nosquedaremos en la teora. Tambin ofreceremos pro-yectos prcticos que no slo ayudarn al aprendiza-je, sino que tambin podrn ser utilizados por loslectores en su labor cotidiana.

Como autor, mi meta no es nicamente que el lec-tor aprenda a utilizar Office de modo mecnico. Mepropongo un reto mayor: que quienes lean estelibro tambin puedan identificar qu recursos deOffice utiliz otro usuario cuando vean un docu-mento impreso, una diapositiva de PowerPoint, ungrfico de Excel, etctera. Estoy seguro de que meayudarn a cumplirlo.

Prlogo al contenido

3M REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

PREL IMINARES

REDUSERS.COM4

El libro de un vistazo Esta obra se compone de siete captulos que explican la utilizacin de las aplicaciones de uso ms frecuentede Office y un apartado dedicado a las aplicaciones empresariales. A continuacin, detallamos brevemente elcontenido de los distintos captulos de la obra, con el propsito de hallar con agilidad el tema que estamosbuscando sin la necesidad de recurrir al ndice de este libro.

CAPTULO 1INTRODUCCIN E INSTALACIN

En este captulo veremos una breve historia de lasuite ofimtica de Microsoft y conoceremos quaplicaciones contiene cada una de las versiones deOffice 2007. Tambin aprenderemos a instalarcorrectamente esta suite, y a escoger slo los pro-gramas y las opciones que utilizaremos.

CAPTULO 2WORD

Aqu aprenderemos a establecer el formato deltexto y de la pgina, a insertar tablas, cuadros detexto y otros elementos. Tambin veremos las herra-mientas del idioma y cmo imprimir documentos,revisarlos, compararlos y protegerlos.

CAPTULO 3EXCEL

Este captulo est dedicado a la hoja de clculo msutilizada del mundo. Aqu aprenderemos a utilizarfrmulas y funciones, validar datos, cambiar el dise-o de las celdas y disear grficos. Tambin conoce-remos los mtodos para cambiar el aspecto de laplanilla y a imprimir los resultados.

CAPTULO 4POWERPOINT

En este apartado, conoceremos cmo crear diaposi-tivas, ya sea desde una plantilla o desde cero.Adems aprenderemos a insertar formas, imgenes,sonidos, videos, transiciones y animaciones y vere-mos cmo empaquetar la presentacin.


www.FreeLibros.me

5REDUSERS.COMM

E l l ib ro de un v i s tazo

CAPTULO 5OUTLOOK

En este captulo aprenderemos a enviar y recibirmensajes, a cambiar su formato, a organizar lacorrespondencia y a gestionar nuestros contactospor medio de la libreta de direcciones.

CAPTULO 6ACCESS

Este apartado est dedicado a la creacin y uso debases de datos, por lo que primero conoceremos laspartes que la conforman y los tipos de datos que pode-mos almacenar. Adems, aprenderemos a crear filtros,formularios e informes que nos ayudarn a hallar lainformacin en el momento que la necesitemos.

CAPTULO 7PUBLISHER

Publisher es el software que ofrece Office 2007para la creacin de revistas, folletos, etctera. Aquaprenderemos a crear una publicacin desde cero, autilizar plantillas y a insertar textos, grficos, y otroselementos. Tambin conoceremos cmo guardarnuestras publicaciones e imprimirlas, ya sea en casao en una imprenta.

CAPTULO 8OTRAS APLICACIONES

Lo dedicaremos a SharePoint, Groove, InfoPath,OneNote y Visio, aplicaciones empresariales deOffice 2007 que nos permitirn compartir archivosen Internet o en una red interna, crear formularioselectrnicos y gestionar nuestras notas personales.

APNDICECOMANDOS DE OFFICE 2003 EN OFFICE 2007

Veremos los mtodos que propone Office 2007para realizar aquellas acciones que llevbamos acabo en las versiones anteriores, lo cual ser degran utilidad para quienes an no se acostumbrana la nueva interfaz.

SERVICIOSAL LECTOR

En esta seccin encontrar informacin adicional rela-cionada con el contenido que le servir para comple-mentar y profundizar lo aprendido.


www.FreeLibros.me

6PREL IMINARES

REDUSERS.COM

Prlogo al contenido 003El libro de un vistazo 004Contenido del libro 006Introduccin a Office 010

CAPTULO 1INTRODUCCIN E INSTALACIN 011

Qu es Microsoft Office System 2007? 012Requisitos y ediciones 012

Instalacin de Office 2007 014Qu hay de nuevo en Office 2007? 019La cinta de opciones 019

La barra de herramientas de acceso rpido 021

El botn de Office 022

Nuevos formatos 022

Primeros pasos en Office 2007 024Usar la cinta de opciones y la barra

de herramientas de acceso rpido 024

CAPTULO 2WORD 027

Escribir en Word 028Seleccin del texto 029

Cambiar el aspecto del texto 032

Cambiar el formato del prrafo 033

Cortar, copiar y pegar 035

Buscar y reemplazar 038

Opciones de visualizacin 039

Insertar objetos 041Crear tablas 041

Formas, SmartArts y grficos 042

Formato de pgina 044Configurar pgina 045

Encabezados y pies de pgina 048

Revisar el documento 049Recursos del idioma 049

Comentarios y control de cambios 050

Comparacin y proteccin de documentos 052

Guardar e imprimir 055

CAPTULO 3EXCEL 057

Qu es una planilla de clculo? 058La interfaz de Excel 2007 059La barra de estado 060Filas y columnas 061Insertar y eliminar 061

Mostrar y ocultar 063

Guardar la planilla 063Las referencias relativas y absolutas 064Las operaciones bsicas 064El formato de los datos 068Ms formatos numricos 069

Ordenar los datos 071Aplicar filtros 073

Contenido del libro


www.FreeLibros.me

7REDUSERS.COMM

Conten ido de l l ib ro

La biblioteca de funciones 074Autosuma 074

Financieras 074

Lgicas 074

Texto 076

Fecha y hora 076

Cmo aplicar las frmulas? 077SUMAR.SI 078

Insertar grficos 079Tipos de grficos 081

Imprimir la planilla 082Configurar pgina 082

CAPTULO 4POWERPOINT 083

Primeros pasos en PowerPoint 084Diseo de la diapositiva 087Insertar objetos 089Textos y tablas 089

Ilustraciones 091

Clips de audio y video 092

Transiciones y animaciones 094Transiciones 094

Animaciones 096

Finalizar la presentacin 100

CAPTULO 5OUTLOOK 103

Conocer Outlook 104Configurar las cuentas 105Administrar las cuentas 105

Escribir un mensaje 108Insertar objetos y adjuntar archivos 109

Adjuntar archivos 110

Insertar vnculos 110

Utilizar firmas 111

Seleccionar los destinatarios 113

Lectura y organizacin de los mensajes 114Responder y reenviar 115

Spam y reglas de mensaje 117

Sobre los contactos 117

CAPTULO 6ACCESS 119

Qu es una base de datos? 120Crear una base de datos 120Editar los campos 123

Definir el tipo de dato 124

Confeccionar formularios 125Confeccionar informes 126


www.FreeLibros.me

8PREL IMINARES

Crear un informe con el asistente 128

Consultar la base 128Implementar filtros 129


CAPTULO 7PUBLISHER 131

Introduccin a Publisher 132Trabajar con objetos 134Cuadros de texto 134

Imgenes y Autoformas 136

Administrar pginas 136Imprimir y guardar 138

CAPTULO 8OTRAS APLICACIONES 141

SharePoint 142Acceder a SharePoint 142

Administrar documentos 144

Crear una nueva rea de trabajo 145

OneNote 146Crear un bloc de notas 146

Insertar secciones y pginas 148

Crear notas 149

Insertar objetos 150

Groove 2007 152Administrar las cuentas 152

reas de trabajo 154

Administrar usuarios 156

InfoPath 158Crear un formulario 158

Agregar controles 161

Configuracin de los controles 163

Publicar el formulario 164

Visio 2007 164Formato del texto

y de las formas 167

Insertar imgenes 168


APNDICECOMANDOS DE OFFICE 2003 EN OFFICE 2007 171

Comandos de Office 2007 172Mens y solapas 172

Atajos de teclado 174

Volver a los mens de Office 2003 174

SERVICIOSAL LECTOR 179

ndice temtico 180Sitios web recomendados 183Catlogo 189

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

COLECCION FLUO - BOMBO PAG 08 - Base Editable - 15x19 - Dic 09.indd 1COLECCION FLUO - BOMBO PAG 08 - Base Editable - 15x19 - Dic 09.indd 1 15/12/2009 11:37:0715/12/2009 11:37:07

www.FreeLibros.me

10

PREL IMINARES

Sera un poco mezquino tratar a la nueva versin dela suite ofimtica de Microsoft con un Office2007 a secas. Su nombre y apellido es MicrosoftOffice System 2007 y, realmente, le hace honor a taldenominacin, pues se trata de un completo siste-ma de oficina.

Esto significa que ninguna de las aplicaciones deMicrosoft Office System 2007 es un software estan-co, sino que estn interrelacionadas entre s, con-formando un sistema. De este modo, es posiblecrear un documento de Word e incrustarle un grfi-co de Excel, o utilizar un mensaje de correo e inser-tarlo en OneNote para recordar que lo debemosresponder en una determinada fecha o utilizar enotro momento, etctera.

En este libro, aprenderemos a usar las aplicacionesms importantes de Office, es decir, aquellas a lasque recurrimos con mayor frecuencia: Word, Excel,PowerPoint, Outlook, Access y Publisher. Pero tam-bin le dedicaremos espacio a los programas de lasuite que tienen un uso netamente empresarial,como SharePoint y Groove.

La idea principal de la obra es ofrecer explicacionesde todas las funciones que, aunque parezcanminsculas a simple vista, nos ayudarn a dotar demayor atractivo, funcionalidad y profesionalismoa nuestros trabajos.

Pero tambin su objetivo es recorrer todos los rinconesde cada programa, para que el lector identifique la fun-cin y sepa dnde encontrarla, acceder a ella en elmenor tiempo posible y aumentar la velocidad en lacual resuelve sus tareas cotidianas con Office 2007.

Teniendo en cuenta este objetivo, ofrecemos al lec-tor toda la experiencia y conocimientos de LucasPadn, nuestro experto en Excel, autor de variosttulos de la editorial. A l le encomendamos laredaccin del captulo relacionado con su especiali-dad, dado que no hay otra persona que puedahacerlo mejor. Es nuestro deseo que aprovecheneste valor agregado.

Al dar vuelta esta hoja, comenzar el recorrido porOffice 2007... y sus funciones y herramientas ya nosern un secreto para los lectores de esta obra.

Introduccin a Office

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

Analizaremos las cuestiones fundamentales de Microsoft Office System 2007:qu es y para qu sirve.

Captulo 1Introduccine instalacin

REDUSERS.COM

Office_Cap1_011_026 ajustado OK.qxp 12/9/09 11:02 PM Page 11

www.FreeLibros.me

12

1. Int roducc in e ins ta lac in

Qu es MicrosoftOffice System 2007? Microsoft Office System 2007, comnmentellamado solo Office 2007, es la ltima edicin delpaquete ofimtico desarrollado por Microsoft. Esdecir, un conjunto de programas diseados con elobjetivo de resolver las tareas que se realizan enuna oficina. Cada una de estas aplicaciones seencarga de manejar un tipo de informacin en par-ticular. Por ejemplo, Word sirve para gestionar docu-mentos de texto, Excel se utiliza para realizar clcu-los financieros complejos -o no tanto- (Figura 1),PowerPoint nos ayuda a crear diapositivas queexpresen mejor nuestros conceptos, Outlook nospermite enviar y recibir correo electrnico.

REQUISITOS Y EDICIONESLos requisitos de Office System 2007 no son muydistintos de los de su versin anterior, llamada2003, excepto por la cantidad de espacio en discoque necesitamos para albergar todas las aplicacio-nes que incluye el paquete. En lo referente al siste-ma operativo, debemos contar con Windows Vistao, en su defecto, con Windows XP con el ServicePack 2 instalado. Si disponemos del primero, enton-ces es muy probable que contemos con los requisi-tos de hardware de Office 2007: un procesador de500 MHz o superior, 256 Mb de memoria RAM y unespacio libre en disco duro de 1,5 GB o mayor. Elespacio en disco es un dato de especial considera-cin, sobre todo si deseamos adquirir las edicionesms completas de la suite, que incluyen un grannmero de programas y complementos.

REDUSERS.COM

FIGURA 1. La interfaz general

de la suite posee un aspecto mstridimensional.

Aqu vemos una pantallade Excel 2007.


www.FreeLibros.me

13

A continuacin, incluimos una tabla con todas lasconfiguraciones de Office 2007. Cabe consignarque las ediciones de la derecha poseen ms progra-mas y, en consecuencia, son ms costosas, que lasde la izquierda (Tabla 1).

Ms all de las ediciones de Office System 2007(Figura 2), Microsoft ofrece las aplicaciones porseparado, para que el usuario conforme su propiasuite con los programas que desee. Para mayor infor-macin, podemos visitar el sitio oficial de Office:www.microsoft.com/ latam/office. Adems deinformacin sobre las distintas ediciones, aqupodemos obtener una versin de prueba deMicrosoft Office System 2007 para utilizar la suite yevaluar su futura compra (Figura 3). El software deprueba est disponible nicamente para evaluarlo.

Es un conjunto de mejoras diseadas para que Windows XP sea ms estable y posea una mayordefensa contra las amenazas informticas. En caso de no tenerlo, lo descargamos desdewww.microsoft.com/spain/windowsxp/sp2/default.mspx.

QU ES EL SERVICE PACK 2?

Qu es Microsoft Off ice System 2007?

M REDUSERS.COM

FIGURA 2.Las ediciones Home & Student,Standard, Professional y Ultimatese diferencian no slo en su costo,sino tambin en el nmero deaplicaciones que incluyen.

La edicin Professional se adapta al usuario promedio y muestra una buena relacin precio-prestaciones.


www.FreeLibros.me

14


REDUSERS.COM

Word

Excel

PowerPoint

Publisher

Outlook

Access

One Note

Outlook with business

contact manager

InfoPatch

Administracin

de contenido empresarial

Integrado

Formularios electrnicos

Capacidades de administracin

y directivas sobre derechos

de informacin avanzada

Communicator

Groove

BASIC HOME & STUDENTS STANDARD SMALL BUSINESS

FIGURA 3.Si no se deseamos

comprar el paquetecompleto, es posible

adquirir las aplicacionespor separado.

TABLA 1. Comparativa de las diversas versiones de Office System 2007


www.FreeLibros.me

15

Insta lac in de Off ice 2007

M REDUSERS.COM

PROFESSIONAL ULTIMATE PROFESSIONAL PLUS ENTERPRISE

Instalacinde Office 2007La instalacin de Office System 2007 es bastantesencilla y totalmente desatendida. Slo hay queestablecer algunas opciones de configuracindurante los primeros pasos y luego esperar a que lasuite se incorpore automticamente en nuestrodisco duro. Sin embargo, antes debemos conocerlas formas de ejecucin que proponen los progra-mas, y que podemos elegir durante la instalacin:

Ejecutar desde mi PC: copia al disco las opcio-nes bsicas de la aplicacin, pero para ejecutar lasavanzadas se requerir insertar el CD de instalacin.

Ejecutar todo desde mi PC: instala la totalidadde las prestaciones del programa, sin la necesidad deinstalar opciones adicionales.

Instalar al utilizar por primera vez: eneste caso, se copia slo un acceso directo a la aplica-cin, pero la primera vez que intentemos utilizarla debe-mos insertar el CD para proceder a su instalacin.


www.FreeLibros.me

16


Existe una aplicacin que soluciona ese problema, llamada KeyFinder, cuya sola ejecucin per-mite saber cul es la clave de registro de Office y del sistema operativo Windows instalado en elequipo. Se descarga desde www.magicaljellybean.com.

Y SI PERDEMOS LA CLAVE DE ACTIVACIN?

No disponible: esta opcin no instala el progra-ma. Es ideal para ahorrar espacio en disco al nocopiar las aplicaciones que no utilizamos.

Quizs el lector pueda preguntarse cul es el tipode instalacin ms conveniente? Como cual-quier opcin que debemos tomar en Informtica, lacuestin se reduce a depende del usuario. En estecaso, existen dos aspectos por considerar: las aplica-ciones de Office que se utilizan frecuentemente y,sobre todo, el espacio disponible en el disco duro.Por ejemplo, si disponemos de un disco con muchoespacio libre (arriba de los 10 GB), podemos contarcon todas las aplicaciones de Office 2007.Recordemos que la instalacin completa ocupa alre-

dedor de 2 GB. Pero si debemos instalar slo algu-nas aplicaciones, ya sea porque contamos con unespacio limitado en el disco o slo deseamos ahorrarespacio, es conveniente ver cules son aquellas queutilizamos con mayor frecuencia.

Por ejemplo, Word, Excel y PowerPoint suelen serusadas por la mayora de las personas para sustareas diarias, ya sean hogareas, educativas olaborales. A estos programas, conviene elegirles laopcin Ejecutar desde mi PC o Ejecutartodo desde mi PC. Por el contrario, podemosignorar el resto de las aplicaciones en la instalacin,ya sea porque no las utilizamos frecuentemente oporque contamos con una aplicacin que la reem-plaza. En estos casos, utilizamos las opcionesInstalar al utilizar por primera vez o Nodisponible, respectivamente.

Para iniciar la instalacin, insertamos el CD de Office2007 en la unidad correspondiente a la lectora de CDpara que se ejecute el instalador. Si tenemos deshabi-litada la Reproduccin Automtica, entoncesvamos al men Inicio/Equipo y hacemos doble clicen el icono de la unidad de CD. A continuacin, seabrir el programa, que nos indicar en primer lugarque los archivos de instalacin se estn copiando enel disco duro (Figura 4).

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

17

Insta lac in de Off ice 2007

M REDUSERS.COM

En el cuadro de texto, ingrese la clave

de registro que viene dentro del embalaje.

Si aparece una tilde de color verde a la derecha,

significar que la clave es correcta.

Presione Continuar.

En la pantalla siguiente, aparecern

dos botones: Instalar ahora, que permite

una instalacin estndar (vaya directamente

al Paso 5) o Personalizar, que ofrece

la posibilidad de establecer las opciones.

Si presion Personalizar, deber escoger

las opciones de instalacin de cada aplicacin

de la suite. Para ello, haga clic en el botn

que est a la izquierda del nombre del programa

y seleccione la opcin correspondiente.

PASO A PASO /1Instalacin de Office System 2007

1

2

3


www.FreeLibros.me

18


REDUSERS.COM

Pulse la pestaa Ubicacin de archivos

para establecer la carpeta donde se instalar

Office. Luego, presione la pestaa

Informacin del usuario e ingrese sus

datos personales. Presione Instalar ahora.

El instalador comenzar a copiar los archivos

al disco duro. Aparecer una barra de progreso

que mostrar el avance del proceso.

Se mostrar una pantalla que le informar

la finalizacin de la instalacin.

Presione el botn Cerrar para salir

del instalador.

PASO A PASO /1 (cont.)

4

5

6


www.FreeLibros.me

19

Qu hay de nuevo en Office 2007?Office System 2007 incluye algunas novedades en suinterfaz con respecto a su versin anterior, las cualestienden a que sea ms amigable con el usuario. Estosignifica que sus comandos fueron diseados para serms intuitivos y para que podamos familiarizarnoscon ellos de un modo ms veloz.

Qu hay de nuevo en Off ice 2007?

M REDUSERS.COM

Para salir de cualquier aplicacin de Office 2007, es necesario ir al Botn de Office y presionarla opcin Cerrar. Pero tambin podemos pulsar el botn Cerrar que se encuentra en la esquinasuperior derecha de la aplicacin, simbolizado con un cruz.

SALIR DE OFFICE

Cinta de opciones: contiene los comandos que se incluan en los mens y barras de herra-

mientas de las versiones anteriores de Office.

Botn de Office: permite acceder a las opciones (abrir, guardar, imprimir, entre otras)

que, en otros programas, encontrbamos en el men Archivo.

Barra de herramientas de acceso rpido: esta barra contiene comandos utilizados con frecuen-

cia, como Deshacer y Rehacer.

GUA VISUAL /1La nueva interfaz de Office 2007

1

2

1

2

3

A continuacin, explicaremos brevemente los nuevoscomponentes que encontramos en la versin 2007 dela suite. Ms adelante, veremos en detalle las opcio-nes que nos brinda cada elemento para aprender apersonalizarlo y a configurar ms opciones, entreotras posibilidades (Gua Visual 1).

LA CINTA DE OPCIONESDe los tres nuevos elementos de la interfaz deOffice 2007, la cinta de opciones es el elemento

3


www.FreeLibros.me

20


que ms llamar nuestra atencin. Consiste en ununa barra de herramientas que ocupa toda la pan-talla a lo largo y que reemplaza a los mens quevemos en cualquier aplicacin de Windows (inclusoen versiones anteriores de Office). Todos loscomandos de la cinta de opciones estn ordenados

en categoras, las cuales estn representadas consolapas o pestaas. Al hacer clic sobre ellas, secambian los comandos, las listas de comandos, laspestaas o solapas, los botones -tanto los desple-gables como los de panel- y los menes desplega-bles disponibles (Gua Visual 2).

REDUSERS.COM

Pestaas o solapas: organizan los comandos para que se pueda acceder a ellos al pulsarlas.

Botn desplegable: este botn est dividido en dos, al presionar sobre el icono, se realizar la

accin; pero al pulsar sobre la mitad inferior del botn -representada con un tringulo que apun-

ta hacia abajo-, se abrir un submen con varias opciones relacionadas.

Botn de panel: estos botones, ubicados en la zona inferior de la Cinta de opciones, permi-

ten abrir un cuadro de dilogo que contiene opciones avanzadas.

Botn: realiza una accin sobre los datos seleccionados con slo pulsarlo.

Men desplegable: muestra una lista de opciones que pueden seleccionarse al hacerles clic con

el mouse.

Lista de comandos: se trata de un conjunto de comandos ubicados en una lista, que se puede

navegar mediante los controles de desplazamiento.

GUA VISUAL /2La cinta de opciones de Word

1

2

1

2

3

4

5

6

3 4 2 6

5

La cinta de opciones ocupa una porcin considerable de la pantalla y esto puede ser un obst-culo si utilizamos monitores pequeos o resoluciones de pantalla bajas . Por ello, podemos fcil-mente minimizar la cinta de opciones al presionar el atajo Control+F1.

MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES


www.FreeLibros.me

21

nes--

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDOEsta barra de herramientas, situada a la derecha delBotn de Office, nos ofrece accesos directos aciertas funciones del programa, con el propsito deagilizar la realizacin de las tareas frecuentes.

Adems, permite configurar algunos comandos,para que podamos incluir aquellos que utilizamoscon mayor periodicidad. De manera predetermina-da, la barra de herramientas de acceso rpido sloposee tres comandos: Guardar, Deshacer yRehacer (Gua Visual 3).


M REDUSERS.COM

Guardar: al presionar este botn, se guardar el trabajo bajo el mismo nombre de archivo, en el caso

de un documento abierto; o se abrir la ventana Guardar como, si se trata de un archivo nuevo.

Deshacer: revierte la ltima accin realizada. Si hay ms de una, se convertir en un botn des-

plegable donde se puede escoger qu acciones deshacer.

Rehacer: repite la ltima accin realizada. Si hay ms de una, se convertir en un botn desple-

gable donde se puede escoger qu acciones rehacer.

Personalizar: este botn desplegable ofrece acceso directo a las funciones ms utilizadas de

Office. Adems, al hacer clic en Ms comandos permite que el usuario seleccione los comandos

que utiliza con mayor frecuencia.

GUA VISUAL /3La barra de herramientas de acceso rpido

1 2 3 4

1

2

3

4

En caso de que deseemos convertir cualquier archivo generado con Office 2007 a una versinanterior, podemos utilizar el sitio web www.zamzar.com. All deberemos escoger los archivosmediante el botn Examinar y establecer el formato deseado.

CONVERTIR ARCHIVOS DE OFFICE 2007


www.FreeLibros.me

22


EL BOTN DE OFFICEComo mencionamos anteriormente, todas las aplicacio-nes de Office System 2007 poseen en su esquina supe-rior izquierda un comando representado por un crculocon el nuevo logo de Microsoft llamado Botn deOffice. Al pulsarlo, se desplegar un men con msopciones, similares a las que hallamos en el menArchivo de cualquier otro programa (Gua Visual 4).

NUEVOS FORMATOSLas versiones anteriores de Office guardaban sus docu-mentos en un archivo cuya extensin tena tres carac-teres (como DOC, por ejemplo, en el caso de Word). Enla nueva edicin de Office, estos formatos han cambia-do y agregan una letra x a la extensin anterior. Estaletra hace referencia a XML (eXtensible MarkupLanguage, o Lenguaje de marcas extensible, en espa-ol), un lenguaje de programacin por etiquetas simi-lar al HTML -utilizado para crear pginas web-, pensa-do con el objeto de reemplazar a ste ltimo. A conti-

REDUSERS.COM

nuacin, vemos los nuevos formatos que incluye Office2007 para sus aplicaciones ms difundidas (Tabla 2).

Lamentablemente, estos formatos no ofrecen retro-compatibilidad, es decir, no pueden ser abiertos nimodificados con las versiones anteriores de Word,Excel, etctera. No obstante, Microsoft provee el pro-grama FileConverter, que permite abrir y editar losarchivos generados con Office 2007 en ediciones pre-vias de la suite. De este modo, no tendremos proble-mas de incompatibilidad de formatos. Visitemoshttp://support.microsoft.com/kb/923505 paradescargarlo, y sigamos los pasos all descritos.

Quizs el lector se pregunte por qu a Microsoft se leocurri cambiar el formato en esta nueva edicin desu suite ofimtica. La razn no fue complicarle la vidaal usuario y provocarle inconvenientes a la hora detrabajar con varios formatos, sino que el objetivo fueincluir un formato abierto, como el XML, y as facilitar

En las versiones anteriores de Office podamos presionar el atajo Alt+F para acceder al menArchivo. Si invocamos ese atajo en Office 2007, curiosamente accederemos al Men de Officeque posee las opciones Abrir, Guardar, etctera.

REEMPLAZO DEL ANTIGUO MEN ARCHIVO

FDFFDFFDFMicrosoft Access .MDB .ACCDB

Microsoft Excel .XLS .XLSX

Microsoft PowerPoint .PPT .PPTX

Microsoft Word .DOC .DOCX

APLICACIN FORMATO ANTERIOR FORMATO EN OFFICE 2007

TABLA 2. Comparativa de los formatos anteriores de Office y su equivalencia en Office System 2007.


www.FreeLibros.me

23


M REDUSERS.COM

Nuevo: permite crear un nuevo archivo de la aplicacin que utilizamos.

Abrir: sirve para abrir un archivo existente, ya sea que se encuentre en el disco duro o en un CD.

Guardar: su funcin es almacenar el documento abierto o creado con las modificaciones.

Guardar como: sirve para guardar el documento actual con otro nombre u otro formato.

Imprimir: enva el documento a la impresora. Tambin permite especificar el tamao de

papel, la cantidad de copias y ofrece una vista preliminar del documento.

Preparar: permite modificar las opciones del documento, como el autor, el ttulo, etctera;

y restringir los permisos de accesos a l, para aumentar la seguridad.

Enviar: con este comando es posible enviar el archivo mediante correo electrnico, como

Outlook Express, o un servicio de fax va Internet.

Publicar: su funcin es subir a Internet el documento para compartirlo con otros usuarios.

Cerrar: cierra la ventana del documento, pero no el programa, para poder trabajar con

otro archivo abierto de la aplicacin.

Opciones de [nombre del programa]: permite personalizar las opciones del programa.

Salir de [nombre del programa]: cerrar el programa y todos los documentos abiertos.

Documentos recientes: aqu encontraremos un listado con los archivos abiertos reciente-

mente con la aplicacin correspondiente.

GUA VISUAL /4El botn de Office

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11

1

2

3

4

5

9

8

10

11

12

6

7

e

-

-s--s

ee

eer

12


www.FreeLibros.me


su estandarizacin. Adems, estos nuevos formatosson ms eficientes, pues los archivos resultantes ocu-pan menos espacio en disco. De todas formas, Office2007 permite guardar los documentos generados enlos formatos anteriores de la suite. Para ello, presiona-mos el Botn de Office/Guardar como y seleccio-namos en el desplegable la versin del programa, porejemplo, Documento de Word 97-2003. Esta funcio-nalidad se denomina Modo de compatibilidad y, alutilizarla, no dispondremos de las nuevas caractersti-cas y objetos de Office 2007, como los grficosSmartArt y los nuevos formatos de tablas.

Primeros pasos en Office 2007Antes de pasar a explicar detalladamente las apli-caciones que conforman la suite, resulta imprescin-dible comentar las operaciones bsicas que soncomunes a todos los programas de Office 2007. Enprimer lugar, para acceder a cualquiera de estosprogramas, debemos ir al men Inicio, presionarel botn Todos los programas y hacer clic en lacategora Microsoft Office. A continuacin, sedesplegarn las aplicaciones de la suite que hemosinstalado. Para ejecutar un programa, simplementehacemos clic sobre su nombre.

Tambin podemos ir al men Inicio/Iniciarbsqueda, escribir el nombre del programa (porejemplo, Word) y hacer clic en el vnculo que apare-cer en el panel izquierdo con el nombre del pro-grama (Figura 4).

USAR LA CINTA DE OPCIONES Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDOPara personalizar la barra de herramientas de accesorpido, debemos abrir cualquier aplicacin de Office2007; luego presionar el botn Personalizar barrade herramientas de acceso rpido y, del mendesplegable, escoger la opcin Ms comandos.

En la ventana que se abre, veremos dos listas: una, a laizquierda, con los comandos ms utilizados y otra, a laderecha de la ventana, con los comandos predetermina-dos de la barra de herramientas de acceso rpido. Paraagregar comandos, simplemente debemos seleccionar-los de la lista de la izquierda y presionar el botnAgregar. Tambin podemos quitar comandos de la

24 REDUSERS.COM

FIGURA 4. Si vamos al men Inicio/Todos los programas/Microsoft Office, podremosejecutar todas las aplicaciones de la suite.


www.FreeLibros.me

25

las funciones de esta barra si hacemos clic derechosobre el comando que queremos quitar y selecciona-mos opcin Eliminar de la barra de herra-mientas de acceso rpido (Figura 5).

Otra de las opciones que nos brinda la barra de herra-mientas de acceso rpido es que podemos cambiar suubicacin para tenerla ms a mano mientras trabaja-mos con la aplicacin que tengamos abierta. Para eso,debemos presionar el desplegable Personalizarbarra de herramientas de acceso rpido yseleccionar Mostrar debajo de la cinta deopciones. Para revertir la accin, nuevamente hace-mos clic en el desplegable, pero esta vez seleccionamosMostrar encima de la cinta de opciones.

El uso de la cinta de opciones es muy sencillo: simple-mente tenemos que hacer clic en las solapas hasta

barra, seleccionndolos de la lista de la derecha y pre-sionando el botn Quitar. Si deseamos cambiar elorden de un comando, lo seleccionamos con el mouseen la lista de la derecha y presionamos los botonesrepresentados con un tringulo que apunta hacia arribao hacia abajo, para situar al comando antes o despusde su posicin actual, respectivamente. Una vez finaliza-dos los cambios, presionamos Aceptar para aplicarlos.

Adems, existe un modo ms gil de arrastrar funcio-nes a la barra de herramientas de acceso rpido, queconsiste en aplicar un clic derecho sobre uno de loscomandos de la cinta de opciones y seleccionarAgregar a la barra de herramientas de

acceso rpido. Del mismo modo, podemos eliminar

Pr imeros pasos en Off ice 2007

M REDUSERS.COM

En este captulo introductorio, hemos elegido a Word para mostrar las nuevas caractersticas deOffice 2007. No obstante, en cada uno de los siguientes captulos veremos cmo realizar estastareas en los diferentes programa y recorreremos las funciones especficas que poseen.

EJEMPLOS DE WORD

FIGURA 5. Al hacer clic derecho en un comandopodremos enviarlo a la barra de herramientas de acceso rpido.


www.FreeLibros.me

26

encontrar la funcin deseada y pulsar el comandocorrespondiente. Las solapas agrupan temticamentebotones y otros controles. Por ejemplo, la solapaInicio contiene los comandos utilizados con mayorfrecuencia durante el uso del programa que, en el casode Word, se tratan de las opciones de formato y edicin.Pero adems, es posible minimizar la cinta de opcionesde cada solapa con el propsito de que la zona visibledel documento sea mayor. De este modo, nicamenteveremos las solapas y, slo al hacer clic en ellas, vere-mos el resto de la cinta. En consecuencia, se consegui-

r un aspecto similar al de las barras de mens. Paraello, debemos aplicar un clic derecho sobre la cinta yescoger Minimizar la cinta de opciones. Pararevertir el cambio, basta con repetir el procedimiento,hasta que esa opcin quede sin la tilde (Figura 6).Por otra parte, el Botn de Office, la barra deherramientas de acceso rpido y la cinta de opcio-nes pueden accederse con atajos. Para ello, presio-namos la tecla Alt y aparecern las teclas quedebemos presionar. simultneamente para invocarla funcin (Figura 7).

En este primer apartado, explicamos las caractersticas bsicas de Office System 2007, sus edi-ciones y requerimientos. Adems, conocimos las diferencias entre los distintos tipos de instala-cin y las novedades que incluye esta nueva versin del paquete ofimtico de Microsoft.

RESUMEN

FIGURA 7. Al presionar la tecla Alt, el sistema nos mostrar los atajos para acceder a las funciones de la cinta de opciones de la nueva edicin del paquete Office.

FIGURA 6. Si minimizamos la Cinta de opciones, obtendremos un diseo muy similar al sistema de mens de versiones anteriores de Office.


REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

Aprenderemos todo sobre la interfaz de Word 2007: desde escribir documentos,hasta insertar tablas.

Captulo 2Word

REDUSERS.COM

Office_Cap2_027_056.qxp 12/15/09 11:36 AM Page 27

www.FreeLibros.me

28

Escribir en WordSin dudas, lo primero que debe aprenderse de Wordes cmo escribir, puesto que es su funcin principal:permitir la redaccin de textos. Pero antes debemosdar un pequeo recorrido por su interfaz que, a par-tir de la versin 2007, est conformada por una seriede solapas en lugar de los tradicionales mens quese incluyeron hasta la versin 2003 del programa.Adems est el Botn de Office, que reemplaza alantiguo men Archivo, con las opciones Abrir,Guardar, Guardar como, Cerrar, etctera.

En Word 2003, contbamos con varias barras deherramientas, entre ellas las denominadasEstndar y Formato. La primera inclua loscomandos para Copiar, Cortar, Pegar (en Word2007, estn en la solapa Inicio, dentro del sectorPortapapeles) y para Abrir, Cerrar, Guardar eImprimir (que actualmente se encuentran en elBotn de Office). Por su parte, los comandos dela barra Formato de la versin 2003 se encuentranen la solapa Inicio de Word 2007, repartidosentre los sectores Fuente y Prrafo (Figura 1).

Las nuevas solapas de Word 2007 no agrupan lasfunciones con los mismos nombres de los mens nicon la misma disposicin, sino que nuclean loscomandos segn su tipo. Por ejemplo, la pestaaInsertar posee todas las opciones para incrustarobjetos: tablas, imgenes, grficos, etctera. Y la sola-pa Revisar incluye los comandos para realizar ope-raciones con el idioma, como la correccin ortogrfi-ca, la traduccin de textos, la separacin con guionesde las palabras, etctera (Gua Visual 1).

Para comenzar a trabajar en Word, debemos crearun documento, que ser el archivo que contendr loque escribamos. Esto lo logramos al pulsar el Botnde Office y al seleccionar la opcin Nuevo. A con-tinuacin, deberemos pinchar en Documento en

Podemos utilizar Control+N, para lograr una negrita; Control+K, para las cursivas; o Control+S,para subrayar. Adems, si presionamos Maysculas+F3, el texto seleccionado comenzar a mos-trar todas las opciones de cambiar maysculas y minsculas.

ALGUNOS ATAJOS DE TECLADO

FIGURA 1. Word 2003 tambin posea una interfaz de color azul pero, como veremosms adelante, en la versin 2007 hallamos los comandos repartidos en la cinta de opciones.

2.Word

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

29

accederemos a las plantillas que existen en el sitio webde Microsoft, donde se agregan nuevos modelos deforma peridica. Una vez escogida la plantilla deseadao la opcin Documento en blanco, hay que presionarel botn Crear para comenzar a escribir en el nuevodocumento (Figura 2).

SELECCIN DEL TEXTOPara darle formato al texto, en primer lugar, debe-mos seleccionarlo. Este proceso tambin se llamapintado, debido a que la porcin seleccionada

blanco o bien presionar algunas de las plantillasdisponibles. Estas ltimas son algo as como unmodelo o esquema, que podremos luego completarcon la informacin que deseemos. Word nos ofreceun numeroso catlogo de plantillas, las cuales estnorganizadas en categoras dentro del panel izquier-do de la ventana. Por ejemplo, si hacemos clic enPlantillas instaladas, nos encontraremos conuna lista de modelos que podemos seleccionar conun clic. Por otra parte, mediante las categoras que seencuentran en el sector Microsoft Office Online,

Escr ib i r en Word

M REDUSERS.COM

Inicio: contiene los comandos ms utilizados del programa, como las opciones de cortado, copia-

do y pegado; los tipos, tamaos y colores de las fuentes; las vietas; los estilos; la alineacin de

los prrafos; y las opciones de bsqueda, seleccin y reemplazo.

Insertar: agrupa las funciones para incrustar elementos en el documento, como nuevas pginas,

tablas, imgenes, grficos, vnculos, marcadores, encabezados, pies de pgina y smbolos.

Diseo de pgina: aqu se pueden estipular las opciones referidas a la pgina, como su tama-

o, orientacin, mrgenes, sangras, interlineados, bordes y colores de fondo.

Referencias: permite insertar notas al pie de pgina o al final del documento, tablas de ilus-

traciones, ttulos, ndices y tablas de autoridades.

Correspondencia: posee las opciones para imprimir el documento y enviarlo por servicio postal

tradicional, correo electrnico o fax.

Revisar: nuclea los comandos para realizar la correccin ortogrfica y gramatical, insertar

comentarios y hacer un control de los cambios introducidos en el documento.

Vista: permite cambiar las vistas del documento, leerlo a pantalla completa, ver la regla y otras

referencias, modificar el zoom y administrar las ventanas de Word abiertas.

GUA VISUAL /1La cinta de opciones de Word 2007

1

2

4

5

6

7

3

1 2 3 4 5 6 7


www.FreeLibros.me

30

quedar coloreada de azul y consiste en determinarcon el mouse a qu parte del texto se le aplicarnlas diversas opciones de formato. Word proponevarias formas de seleccionar texto: por palabra opor prrafo. En el primer caso, bastar con hacerdoble clic con el mouse sobre la palabra que dese-amos seleccionar. En cambio, si aplicamos tres clicsconsecutivos sobre esa palabra, terminar pintn-dose todo el prrafo (Figura 3).

Tambin es posible realizar una seleccin porlnea, es decir, escoger slo un rengln del prrafo.Para ello, llevamos el puntero del mouse hacia laizquierda de la pgina, hasta que la flecha apuntehacia la derecha. Luego hacemos un clic para selec-cionar la lnea o doble clic para extender el rea atodo el prrafo (Figura 4). Otra forma de seleccin esa mano alzada. De este modo, podemos escogerslo una oracin o algunas palabras.

2.Word

REDUSERS.COM

FIGURA 2. Al presionar el Botn

de Office/Nuevo,podremos elegir

una de las plantillas de Word, o bien la opcinDocumento en blanco.

FIGURA 3. Al hacer doble clic sobre una palabra,

la seleccionaremos. Si aplicamos tres clics

seguidos, entonceselegiremos todo

el prrafo.


www.FreeLibros.me

31

Control y Maysculas, y luego realizamos nues-tras selecciones, con cualquiera de las formas des-critas anteriormente. Tambin existe la posibilidadde seleccionar nicamente las porciones de textoque posean el mismo formato, es decir, que tenganel mismo tipo de fuente y tamao. Para ello, pinta-mos el rea, vamos a la pestaa Inicio, pulsamosel botn Seleccionar y escogemos Seleccionartexto con formato similar (Figura 6).

Escr ib i r en Word

M REDUSERS.COM

FIGURA 4. Al ubicar el puntero a la izquierda de la hoja,podremos escoger una lnea mediante un clic.

Esto lo logramos si ubicamos el puntero del mousesobre la primera palabra por seleccionar, mantene-mos presionado el botn izquierdo del mouse y loarrastramos en forma horizontal y vertical. Cuandohayamos conseguido pintar la regin deseada, sol-tamos el botn del mouse (Figura 5).

Con este sistema, tambin es posible pintar distin-tas palabras o frases dentro de un texto, sin escogertoda la oracin o el prrafo entero. Asimismo, sirvepara elegir trozos de texto de distintos prrafos.Para ello, mantenemos presionadas las teclas

FIGURA 5. Para pintar slo una parte del texto,debemos mantener el clic y arrastrar el mousepor el texto seleccionado.

FIGURA 6. Al mantener las teclas Controly Maysculas, se podr seleccionar texto de distintas partes del documento.


www.FreeLibros.me

32

Por ltimo, debemos destacar la seleccin total, queconsiste en pintar todo el texto que se encuentre enel documento actual. Esto se consigue al pulsar lasolapa Inicio y pinchar el botn Seleccionar/Seleccionar todo, o invocando el atajo de tecladoControl+E (Figura 7).

CAMBIAR EL ASPECTO DEL TEXTOLas opciones para cambiar el formato del texto seencuentran dentro de la solapa Inicio. Por esta razn,se trata de la pestaa que siempre aparece abierta pordefecto, pues la modificacin de las propiedades deltexto es una de las acciones ms frecuentes en Word.

Una vez que hemos seleccionado el texto, una delas posibilidades que tenemos para editarlo esmediante los comandos que se encuentran dentrodel sector Fuente, lo que nos permitir modificarlas caractersticas de la letra.

Cada vez que ubiquemos el mouse sobre el textoseleccionado, aparecer una ventana flotante trans-parente con las herramientas de formato. Se trata deuna nueva caracterstica de Office 2007, no incluidaen las versiones anteriores de la suite, y permite dis-poner de los comandos para cambiar el formato deltexto cuando lo estamos editando. Si acercamos elpuntero hacia esa caja, entonces aparecer en primerplano para que podamos utilizarla. Los botones queencontramos en esa ventana son similares a los quese describieron anteriormente (Figura 8).

Para aplicarle formato al texto, en primer lugar debe-mos seleccionarlo con el mouse. A continuacin, utili-zamos uno o ms controles del sector Fuente. Porejemplo, con los desplegables Fuente y Tamao deFuente, podemos modificar el tipo de letra que usa-remos y sus dimensiones. Para esto ltimo tambinpodemos emplear los botones que estn a la derecha:Agrandar fuente y Encoger fuente. El ltimobotn de la derecha, llamado Borrar formato, dejael texto con la apariencia original.

Podemos encontrar varias plantillas, documentacin y otros recursos de Office 2007 en el sitioweb Office en Lnea. Tambin podremos descargar material proporcionado por otros usuarios,como trucos y plantillas, adems de realizar cursos online sobre los programas.

MS RECURSOS

2.Word

REDUSERS.COM

FIGURA 7. El botn Seleccionar permite escogerel texto con formato similar o todo el documentoen el que trabajamos con esta aplicacin.


www.FreeLibros.me

33

A pesar del carcter revolucionario de las cintas de opciones, Microsoft slo las incluy en lasaplicaciones ms usadas de Office 2007. Por lo tanto, podremos encontrarlas en Word, Excel,PowerPoint y Access. Tambin las hallaremos en Outlook, pero de manera parcial.

CINTAS DE OPCIONES

En la zona inferior del sector Fuente, encontramostodos los estilos de fuente disponible: Negrita, queaumenta el grosor de la letra; Cursiva, que inclina eltexto levemente hacia la derecha; Subrayado, queincluye una lnea en la base del texto; Tachado, quetraza una lnea en la zona media del texto; Subndice,que reduce el texto y lo ubica por debajo del rengln;Superndice, que reduce el texto seleccionado y loubica por encima del resto del texto; y Cambiarmaysculas y minsculas, que permite poner todoen maysculas o en minsculas, entre otras opciones.Por su parte, los ltimos dos botones, llamados Colorde resaltado del texto y Color de fuente, nos

Escr ib i r en Word

M REDUSERS.COM

FIGURA 8. Los comandos de la ventana flotantede formato permiten modificar la apariencia del texto sin recurrir a la cinta de opciones.

FIGURA 9. Podemos cambiar el tipo y tamao dela letra por medio de los desplegables del sectorFuente y ver cmo quedar antes de aplicarlo.

permiten elegir de una lista el color con el cual se resal-tar y el color que asumir la fuente del texto seleccio-nado, respectivamente (Figura 9).

CAMBIAR EL FORMATO DEL PRRAFOWord tambin permite cambiar el formato de los prra-fos, del mismo modo en que se realiza con el texto. Eneste caso, tambin utilizaremos la pestaa Inicio,pero slo los botones comprendidos en el sectorPrrafo -entre fuentes y estilos-. Como vimos ante-riormente, para seleccionar un prrafo basta con aplicartres clics consecutivos sobre una palabra. Tambinpodemos llevar el mouse hacia la izquierda del prrafo


www.FreeLibros.me

34

hasta que el puntero adopte la forma de una flecha queapunta hacia la derecha, y aplicamos un doble clic. Encaso de que pulsemos una vez sola el botn del mouse,slo escogeremos una lnea de texto.

Para aplicarle un formato de prrafo al texto, primerodebemos seleccionar un prrafo. Luego, presionamosuno de los botones del sector Prrafo. En la zonasuperior de este sector estn los botones Vietas, quepermite enumerar tems con crculos, guiones y otros

En Word no es necesario agregar nuevas pginas, el programa las agrega solas a medida quelas necesitamos. Tambin podemos presionar Control+Fin, que nos llevar al final del docu-mento, pulsar Entrar y continuar escribiendo lo que deseemos en una nueva pgina en blanco.

AGREGAR PGINAS FCILMENTE

smbolos; Numeracin, que tambin sirve para listartems, pero directamente con nmeros o letras; yLista multinivel, cuya funcin es crear una listacon diversas jerarquas utilizando letras, nmeros osmbolos. A la derecha, se encuentran los botonesDisminuir sangra y Aumentar sangra, que per-miten establecer el espacio que tendr el primer carc-ter del prrafo con respecto al margen izquierdo. Elbotn Ordenar podemos utilizarlo para organizar unalista de tems alfabticamente, mientras que el botn

FIGURA 10. Al presionar Vietas,ordenaremos cada prrafodel texto seleccionado con un smbolo, para mejorar la lectura. de la enumeracin.

2.Word

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

35

ry

s

Mostrar todo sirve para ver los smbolos que repre-sentan las marcas de formato (interlineado, espacios,etctera); como observamos en la Figura 10.

En la zona inferior del grupo Prrafo, estn losbotones Alinear texto a la izquierda,Centrar, Alinear texto a la derecha yJustificar, que sirven para colocar el texto deforma horizontal, ya sea hacia uno de los costados,en el centro o justificado -sin espacios entre el textoy los mrgenes. El botn Interlineado nos permi-tir elegir desde una lista desplegable, la distanciaque habr entre una lnea y la siguiente, mientrasque el botn Sombreado lo utilizaremos para elegirun color de fondo para el prrafo. Finalmente, elbotn Borde inferior sirve para insertar lneasalrededor del texto o encerrarlo en un recuadro.

CORTAR, COPIAR Y PEGAREl texto seleccionado puede cortarse, copiarse ypegarse, para ubicarlo en otra parte del documento obien para moverlo hacia otro programa, entre otrasfunciones. Estos controles estn disponibles tambinen la solapa Inicio. Para acceder a la funcinCortar, simplemente hay que presionar el botnidentificado con unas tijeras. Por su parte, el coman-do Copiar est debajo del botn Cortar, y estrepresentado con dos hojas de papel. Ambas funcio-

nes, a simple vista, son similares, pues reproducen eltexto seleccionado en el Portapapeles, para poderpegarlo luego. Pero mientras el comando Cortarborra el texto de su funcin original y lo pega en unanueva ubicacin, Copiar slo hace esto ltimo.

La funcin Pegar puede ser accedida de diferentesformas. En primer lugar, el botn que posee la imagende una brocha, llamado Copiar formato, sirve paradotar a una parte del texto con el formato de otraregin del documento. Para ello, primero debemosseleccionar la regin del texto de la cual deseamoscopiar el formato, presionar el botn Copiar forma-to y seleccionar con el mouse el texto al cual le apli-caremos los cambios. Pero tambin tenemos el botndesplegable Pegar, que nos ofrece otras opciones:Pegar, que pega todo el contenido sin cambiar el for-mato; Pegado especial, que permite escoger el for-

Escr ib i r en Word

M REDUSERS.COM

Desde la ventana Configurar pgina, a la que accedemos al presionar en el icono con forma deflecha que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo Configurar pgina, podemosestablecer opciones avanzadas para los mrgenes, el papel y el diseo de pgina.

OPCIONES AVANZADAS


www.FreeLibros.me

36

mato con el cual ser pegado el texto; y Pegar comohipervnculo, que transformar en un enlace eltexto pegado. ste ltimo puede utilizarse cuandocortamos direcciones web, para que podamos accederdesde el archivo de Word, nos posicionamos sobre eltexto y presionamos CONTROL+Clic.

La opcin ms completa de todas es Pegadoespecial. Al presionarla, aparecer una lista deopciones donde podremos elegir el formato finaldel texto pegado, las cuales enumeramos a conti-nuacin (Figura 11):

Documento Microsoft Office Word Objeto:pega el texto como si se tratara de una imagen y per-mite modificarla como un objeto de este tipo. Formato RTF: el texto pegado tendr las carac-tersticas de un archivo de este tipo. Contendr tex-tos y tablas, pero no otros tipos de objetos soporta-dos por el procesador de texto, Word. Texto sin formato: pega el texto plano, es decir,sin aplicar ninguno de los formatos originales

FIGURA 11. Por medio de la ventana

Pegado especial,podremos escoger el tipo

de formato que asumir el texto pegado.

(Negrita, Cursiva, tipo y tamao de fuente, etctera).En cambio, aplica los formatos de texto del lugar deldocumento donde se pegar el texto. Imagen (metarchivo de Windows): pega eltexto como si se tratara de una imagen, pero norespeta los formatos originales. Imagen (metarchivo mejorado): realiza lamisma funcin que el comando anterior. Formato HTML: si el texto copiado o cortado pro-viene de una pgina web, respeta su formato ehipervnculos al pegarlo. Texto Unicode sin formato: utiliza el mismomodo de pegado que la opcin Texto sin formato.

Finalmente, es posible mover textos hacia otraregin del documento, o bien trasladar un textodesde otro programa hacia un documento de Word.En ambos casos, utilizamos lo que se llama dragand drop, que en castellano significa arrastrar ysoltar. Para mover textos dentro de un mismodocumento, primero lo seleccionamos de cualquierade las formas mencionadas anteriormente. A conti-

2.Word

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

37

FIGURA 12. Gracias al sistemaarrastrar y soltar,podemos trasladar textodesde cualquier aplicacinhacia Word.

o

a

-e

o

ao

gyoa-

nuacin, hacemos clic sobre la seleccin, mantene-mos el clic y arrastramos el mouse hacia la nuevaposicin. Esto consiste en una forma similar a cor-tar el texto y pegarlo. En el caso de transportar untexto desde otra ubicacin, debemos tener dos ven-tanas abiertas y visibles en el escritorio: la de Wordy la de otro programa que posea texto, como nave-gadores de Internet, editores de texto, clientes decorreo electrnico, etctera. Esto no es excluyente,pues tambin podemos trasladar imgenes.

Para que ambas aplicaciones queden visibles enpantalla, debemos hacerles doble clic en sus res-pectivas barras de ttulos, para que sus ventanasadopten un tamao menor. A continuacin, selec-cionamos el texto en la aplicacin desde dondequeremos extraerlo y lo arrastramos hacia la venta-na de Word. Adems, podemos mover el mousehacia arriba o hacia abajo si necesitamos subir o

bajar la pgina con el fin de escoger el lugar ade-cuado para pegar el texto (Figura 12).

Por ltimo, es posible utilizar el Portapapeles, quees una ventana que guarda todos los textos corta-dos y pegados durante nuestra sesin de Word. Alhacer clic en el botn Portapeles, que encontra-mos en la base del grupo de comandos Inicio,aparecer un panel en el costado izquierdo de nues-tra ventana de Word. Desde all, es posible volver apegar elementos que habamos copiado con ante-rioridad. Para ello, simplemente debemos llevar elcursor hacia la posicin donde se pegar el texto ola imagen, y hacer clic en el elemento del panel.

Si presionamos el botn Pegar todo, se incrustarnen el documento todos los tems de la lista, uno deba-jo del otro, en el orden en el cual fueron copiados ocortados. Esto significa que los que estn debajo en la

Escr ib i r en Word

M REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

lista, aparecern arriba en el texto. Por su parte, elbotn Borrar todo limpia la lista (Figura 13).

BUSCAR Y REEMPLAZARWord nos ofrece la posibilidad de buscar palabras ofrases enteras en todo el documento rpidamente ytambin de reemplazarlas por otras palabras o frases.Para buscar una palabra, debemos ir al sectorEdicin y pulsar el botn desplegable Buscar, o pre-sionar el atajo Control+B. A continuacin, se abriruna caja de dilogo donde escribiremos la palabra ofrase por buscar. Pulsamos Aceptar, y Word nos diri-gir hacia la primera coincidencia que encuentre den-tro del documento. Para hallar ms coincidencias,simplemente presionamos Buscar siguiente.

En la ventana Buscar y reemplazar, tambinpodemos presionar el botn Resultado de lec-tura/Resaltar todo para que Word resalte decolor amarillo todas las palabras que coincidan connuestra bsqueda. Si presionamos el botnReemplazar, se abrir la misma ventana. Ademsde la palabra o frase que deseamos cambiar, debe-mos ingresar el texto que la sustituir.

Podemos usar los botones Reemplazar, para susti-tuir la primera coincidencia encontrada, oReemplazar todos, para que se reemplacen todaslas coincidencias halladas en el documento. Encambio, al presionar el botn desplegable Buscar yhacer clic en la opcin Ir a, podremos indicarle a

38

2.Word

REDUSERS.COM

Tambin podemos cortar, copiar y pegar textos con la sola ayuda del teclado. Por ejemplo, paracopiar un texto, lo seleccionamos y presionamos la combinacin de teclas CONTROL+C. Para cor-tarlo, CONTROL+X y para pegarlo, CONTROL+V.

ATAJOS DE TECLADO

FIGURA 13. El Portapapeles agrupa todos los objetos cortados o copiados en la sesin y permite reutilizarlos.


www.FreeLibros.me

39

mar la interfaz de Word en un libro, dividiendo lapantalla en dos pginas con el objeto de que poda-mos leerlo cmodamente y sin temor a modificarlo,pues ser imposible editarlo mientras est habilita-do este modo. Si pulsamos Diseo Web, no vere-mos ninguna delimitacin para las pginas ni losmrgenes, como si se tratara de una hoja infinita, locual resulta cmodo a la hora de crear pginas deInternet con Word. El modo Borrador ofrece unavista similar a Diseo Web, aunque las pginasestarn delimitadas por una lnea punteada.

Finalmente, al utilizar la vista Esquema, el docu-mento mostrar signos para representar los cam-bios de formato. Adems, permitir mostrar oesconder el texto que dependa de los ttulosmediante botones + y -, como si se fuera un esque-ma de rbol (Figura 15).

Word que se desplace rpidamente hacia un deter-minado nmero de pgina, seccin, nota al pie,etctera, del documento (Figura 14).

OPCIONES DE VISUALIZACINA travs de los controles de la solapa Vista, pode-mos cambiar las opciones de visualizacin de Word.De este modo, es posible personalizar el modo enque vemos Word y la forma de organizar la informa-cin del documento. En el sector Vistas de docu-mento, se encuentran cinco botones que nos permi-tirn cambiar la visualizacin del texto.

El botn Diseo de impresin ofrece la posibili-dad de ver el documento como si se tratara directa-mente de las hojas que lo componen, tal como que-dara al plasmarlo en papel. Por su parte, elbotnLectura de pantalla completa transfor-

Escr ib i r en Word

M REDUSERS.COM

FIGURA 14. Word ofrece una misma ventanapara los comandos Buscar, Reemplazar e Ir a,pero separadas por solapas.

Podemos corregir el doble espacio, error muy frecuente en los textos, con el comandoReemplazar. En la primera caja de texto, ingresamos dos espacios y, en la segunda, escribimosuno. Luego, presionamos el botn Reemplazar todo y Word se encargar del resto.

COMBATIR EL DOBLE ESPACIO


www.FreeLibros.me

40

El sector Mostrar u ocultar contiene cinco casillasde verificacin para habilitar o deshabilitar algunasherramientas de Word. El control Regla muestra lasreglas a los costados del documento, con la cualpodremos insertar las tabulaciones si hacemos clicsobre la medida deseada.

Al marcar la casilla Lneas de la cuadrcula,aparecer todo el texto cuadriculado, lo cual nospuede servir para ordenar manualmente objetos(imgenes, tablas, cuadros de texto, etctera) sobreel documento. Si tildamos Mapa del documento oVistas en miniatura, aparecer un panel a laizquierda de la pantalla. En el primer caso, mostra-r un esquema jerrquico del documento con losttulos y subttulos que lo conforman; mientras que,en la segunda opcin, veremos las pginas deldocumento en tamao reducido para poder nave-garlas con rpidez y facilidad.

Por ltimo, si marcamos la casilla Barra de men-sajes, Word nos avisar cuando el documento con-tenga objetos que pueden ocasionar problemas deseguridad, como las macros (Figura 16).

FIGURA 15. El modo Lectura

de pantalla completa

es ideal para leerdocumentos, pues permite

navegarlos fcilmente y evita su modificacin.

FIGURA 16. Al marcar la casilla Regla,aparecern las reglas a las que nos tenaacostumbrado Word en sus versiones anteriores.

2.Word

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

41

FIGURA 17. Por medio de los botones del sectorZoom, podremos ajustar la visualizacin del documento en que estamos trabajando.

El sector Zoom agrupa los botones que nos permitirncambiar el tamao de visualizacin del documento. Lostres botones pequeos se llaman: Una pgina, Dospginas y Ancho de pgina. Los dos primeros sirvenpara que Word muestre una o dos pginas enteras, res-pectivamente, en toda su interfaz; mientras que el terce-ro permitir ver todo el ancho de la pgina en la venta-na. Con el botn 100%, podremos visualizar el docu-mento en su tamao normal (Figura 17).

Finalmente, si vamos al grupo Ventana y presiona-mos el botn desplegable Cambiar ventanas,podremos alternar entre todos los documentos quetengamos abiertos de manera simultnea; mientrasque el botn Organizar todo dispondr las venta-nas abiertas de Word en modo mosaico.

Por otra parte, en la esquina inferior derecha de lainterfaz de Word, veremos cinco botones que no esta-ban en las versiones anteriores de este procesador detexto. Estos botones se llaman: Diseo de impre-

Inser tar ob jetos

M REDUSERS.COM

sin, Lectura de pantalla completa, Diseo Web,Esquema y Borrador, respectivamente. Adems, hayun deslizable que nos permitir establecer el Zoom,aunque tambin podemos hacerlo si presionamosControl mientras giramos la rueda del mouse.Tambin estn los botones Alejar y Acercar, repre-sentados con los signos y +, respectivamente, quetambin nos ayudarn a reducir o aumentar en un10% el tamao de visualizacin del documento.

Insertar objetosWord no slo permite trabajar con textos, sino quetambin nos ofrece la posibilidad de incrustar tablas,imgenes, figuras, etctera, para que nuestros traba-jos resulten ms atractivos. En este caso, utilizaremosla segunda solapa, llamada Insertar, que nos brin-dar la posibilidad de incrustar todos los elementossoportados por Word.

CREAR TABLASEl objeto que se incrustar con mayor frecuencia sonlas tablas, dentro de las cuales se podrn incluir tex-tos u otros objetos. Para ello, hay que hacer clic sobre


www.FreeLibros.me

42

el botn desplegable Tabla, que a su vez nos mostra-r una cuadrcula para crearla. Lo hacemos al despla-zar el mouse sobre ella, hasta conseguir una tablaque posea la cantidad de columnas y lneas que dese-amos. Adems, a medida que lo hagamos, en el gr-fico se mostrar cmo quedar la tabla. Por ltimo,hacemos clic sobre la cuadrcula para crear la tabla, obien fuera de ella para cancelar la operacin. Cadavez que creamos una tabla o seleccionamos una exis-tente, aparecer el sector Herramientas de tablacon las solapas Diseo y Presentacin, para editarfcilmente las caractersticas de la tabla (Figura 18).

Tambin podemos crear una tabla si ingresamos elnmero de columnas y de filas, sin utilizar esta ver-sin grfica. Para ello, pulsamos el botn Tabla y

escogemos la opcin Insertar tabla. A continua-cin, establecemos el nmero de columnas y de filasen los cuadros de texto correspondientes, y pulsamosAceptar (Figura 19).

Para insertar texto en una tabla, simplemente debe-mos hacer clic en la celda donde escribiremos.Podemos desplazarnos entre ellas con las teclas dedireccin del teclado (flechas de arriba, abajo,izquierda y derecha).

FORMAS, SMARTARTS Y GRFICOSWord ofrece objetos visuales para crear, que estndisponibles en la solapa Insertar. Las formas sonfiguras estndar, como flechas, polgonos, estrellas,

2.Word

REDUSERS.COM

El sitio de Microsoft dedicado a Office 2007 incluye, adems de una vasta comunidad de foros yun sinfn de recursos para usuarios de todos los niveles, la publicacin de trucos y consejossobre los productos de la suite, en www.microsoft.com/spain/office/trucos/default.mspx.

TRUCOS Y CONSEJOS

FIGURA 18. Word 2007 ofrece un mtodo grficopara crear tablas de un modo gil y sencillo.

FIGURA 19. Tambin es posible recurrira la ventana Insertar tabla para establecer

manualmente las caractersticas de la tabla.


www.FreeLibros.me

43

etctera, que pueden ayudarnos, por ejemplo, a rea-lizar cuadros sinpticos. Por su parte, los SmartArtson esquemas de relacin que sirven para crearorganigramas, diagramas de flujo y otras represen-taciones. Finalmente, los grficos son ilustracionesde Excel (grficos de tortas, diagramas de barras,etctera), que podemos editar en pocos pasos slocon ingresar algunos datos.

Al presionar el botn Formas, se desplegar un panelcon todas las figuras disponibles. Para escoger una,tenemos que aplicar un clic sobre ella y llevar elmouse (cuyo puntero adoptar la forma de una cruz)hacia el lugar del documento donde deseamos inser-tar la forma. Posteriormente, mantenemos el clic delmouse, arrastramos este dispositivo hacia alguna delas cuatro direcciones para dibujar la figura y, final-mente, soltamos el botn (Figura 20).

Inser tar ob jetos

M REDUSERS.COM

FIGURA 20. Con el botn Formas,podemos insertarpolgonos, flechas y otras figuras para armarcuadros sinpticos.

Si pulsamos el botn SmartArt, a continuacin acce-demos a la ventana Elegir un grfico SmartArt,que nos mostrar una lista de los diagramas disponi-bles. Elegimos uno de ellos (segn el esquema derelaciones que deseamos representar) y luego presio-namos Aceptar. A continuacin, se crear el diagra-ma seleccionado, con cuadros de texto incrustadosque podemos editar si pulsamos un clic sobre ellos.


www.FreeLibros.me

44

Debemos seleccionarlo desde la utilidad de la planilla de clculo y luego copiarlo mediante elatajo Control+C. Volvemos a Word, presionamos el botn desplegable Pegar y escogemos Pegadoespecial. Finalmente, elegimos Grfico de Microsoft Office y pulsamos Aceptar.

INSERTAR GRFICOS DESDE EXCEL

2.Word

REDUSERS.COM

Tambin aparecer un panel a la izquierda de la pan-talla que nos permitir agregar recuadros al esquema.Para ello, debemos hacer clic sobre uno de los textosque corresponda al nivel donde se desea aadir otrorecuadro. Luego presionamos la tecla Entrar ycomenzamos a escribir (Figura 21).

Por ltimo, al presionar el botn Grfico, aparece-r la ventana de seleccin de grficos (Insertargrfico), donde debemos elegir el tipo de esque-ma adecuado. Luego, la pantalla se dividir vertical-mente en dos ventanas: la de Word, que mostrar elgrfico terminado a medida que lo vamos editando;y una planilla de Excel, en la cual podemos ingresarlos datos que componen el grfico (Figura 22).

Formato de pginaComo sabemos, en Word podemos escribir e insertarobjetos para finalmente llevar el documento resultan-te a papel. Por ello, debemos aprender a establecerciertas opciones referidas a la pgina, como el tama-o del papel, los mrgenes, la orientacin, etctera.

En este apartado, veremos a fondo cmo configurarcorrectamente la pgina, con el objeto de que laimpresin de nuestros documentos sea satisfactoriay as logremos difundir mejor nuestras ideas. Y tam-bin gastar mucho menos papel. Para todo esto,utilizaremos los comandos agrupados dentro de lasolapa Diseo de pgina (Figura 23).

FIGURA 21. Con SmartArt, podemoscrear fcilmentediagramas para graficarrelaciones. Por ejemplo,un organigrama.


www.FreeLibros.me

45

Formato de pgina

M REDUSERS.COM

FIGURA 22. Al pulsar el botnGrfico, se abrir una ventana de Excel,para que editemos los valores del grfico.

FIGURA 23. La solapa Diseo de pgina posee cinco sectores: Temas, Configurar pgina, Fondo de pgina, Prrafo y Organizar.

CONFIGURAR PGINAEn primer lugar, en el sector Configurar pginaveremos el botn desplegable Mrgenes que, alpresionarlo, nos permitir establecer la distanciaque tendr el texto con respecto a los bordes de lahoja (Figura 24). El botn Mrgenes posee laopcin Mrgenes personalizados, que nos per-mitir establecer manualmente es decir, mediantecajas de texto los valores que deseemos para losbordes del documento en cuestin.

Por su parte, el botn Orientacin nos permite ele-gir cmo alinearemos el texto dentro de la hoja:Vertical, si las lneas de texto estarn paralelas alborde ms angosto del papel, es decir, con la hoja alo largo, u Horizontal, si deseamos que el textoquede paralelo al borde ms largo del papel, posicintambin denominada apaisada.Sea cual fuere nuestra opcin, el papel siempre debeubicarse a lo largo dentro de la impresora, pues loque cambiaremos es el modo en que se imprimir.


www.FreeLibros.me

Obviamente, cuando trabajamos con hojas detamao A4, Carta y Legal es conveniente selec-cionar la opcin Vertical (que, adems, es la queest elegida por defecto), mientras que el modoHorizontal resulta el ms adecuado para imprimirsobres y tarjetas (Figura 25).

El botn Tamao nos permite elegir de una lista la medi-da de papel por utilizar. Adems de disponer de variostamaos estndares (como A4, Carta, Legal, etcte-

ra), podemos configurar uno propio por medio de laopcin Ms tamaos de papel, si ingresamosmanualmente los valores en los controles Ancho yAlto. El cuarto botn, llamado Columnas, ofrece laposibilidad de disponer el texto en tiras verticales detexto, tal como vemos en peridicos y revistas. Para ello,elegimos desde la lista el nmero de columnas que con-

FIGURA 25. Mediante el botn Orientacin,elegimos la alineacin del papel: Vertical(normal) u Horizontal (apaisada).

FIGURA 26. Por medio del botn Columnas,podremos agrupar el texto en hileras verticales,de igual modo que en diarios y revistas.

FIGURA 24. El tipo de margenReflejado es ideal para imprimir textos queluego encuadernaremos.

46

2.Word

REDUSERS.COM


www.FreeLibros.me

47

sideremos adecuadas para nuestro documento. Por suparte, los comandos Izquierda y Derecha insertarnuna columna angosta en esa parte de la hoja y otracolumna ms ancha en el sector opuesto. Si pulsamosla opcin Ms columnas, tambin podremos aumen-tar el nmero de columnas -hasta un mximo de doce-, establecer su ancho, la separacin entre cada columnae insertar una lnea divisoria entre ellas (Figura 26).

Por medio del botn Saltos, es posible establecerque el texto que escribamos a continuacin siga enotra seccin de la hoja, como en otra pgina u otracolumna. De este modo, en cada seccin podremosestablecer opciones de formato diferentes de la delresto del documento. Al presionar este botn, apare-cern las siguientes alternativas, seleccionablesmediante un clic (Figura 27):

Pgina: finaliza la pgina en el punto seleccionadoy contina el documento en la pgina siguiente. Columna: finaliza la pgina en el punto de lacolumna actual y contina el documento en la pgi-na siguiente del archivo. Ajuste del texto: esta opcin sirve para crearpginas web y permite separar el ttulo del texto de lapgina, con el fin de su publicacin en la Web. Pgina siguiente: comienza la seccin en laprxima pgina del documento.

FIGURA 27. Con el botn Saltos, podremosestipular los cambios de secciones que tendr el documento en el cual trabajamos.

Formato de pgina

M REDUSERS.COM

Los mrgenes mnimos que soportan la mayora de las impresoras son de 1,8 milmetros parael borde superior, 11,7 mm para el inferior y 9,4 mm para los laterales. Es recomendable utili-zar medidas mayores para evitar que parte del documento no se imprima.

MRGENES MNIMOS DE IMPRESIN

Continua: finaliza la seccin en el punto selecciona-do y comienza una nueva seccin en la prxima lnea. Pgina par: comienza la seccin en la prximapgina par. Pgina impar: comienza la seccin en la prxi-ma pgina impar.


www.FreeLibros.me

48

ENCABEZADOS Y PIES DE PGINATambin podemos insertar encabezados y pies depgina, que son bloques de texto que se colocan enla zona superior e inferior de la pantalla, respectiva-mente, entre el borde de la hoja y los mrgenes con-figurados. En el encabezado y pie de pgina, pode-mos ingresar informacin relativa al texto, como elnmero de pgina, la fecha de creacin del documen-to, el ttulo del trabajo, el autor, etctera.

Para utilizarlos, debemos ir a la solapa Insertar y pre-sionar los botones desplegables Encabezado o Piede pgina, segn corresponda.A continuacin, apare-cer una lista con posibles formatos, donde podremos

elegir el diseo que mejor se adecue a nuestras necesi-dades. Por ejemplo, es posible insertar un encabezadoque posea el nombre del trabajo y un pie que contengael nmero de pgina. Para editar los diferentes campos,simplemente les hacemos clic con el mouse y comenza-mos a escribir. Una vez que terminemos de modificarlosy deseemos volver al texto, aplicamos un clic en cual-quier lugar del documento (Figura 28).

Por otra parte, tambin podemos presionar el botnNmero de pgina para insertar el nmero de pgi-na en cada una de las hojas del documento. En estecaso, debemos seleccionar de la lista la ubicacindonde se colocar este nmero (Figura 29).

2.Word

REDUSERS.COM

Las secciones son, como lo indica su nombre, las partes en las cuales se secciona un documen-to de Word. En tales secciones podemos establecer caractersticas particulares de formato,como el tamao de la hoja, el formato de pgina, la orientacin del texto, estilos, etctera.

PARA QU SIRVE UNA SECCIN?

FIGURA 28. Word ofrece encabezadosy pies de pginatotalmente configurablesslo con hacerles clic.


www.FreeLibros.me

49

Revisar el documentoAntes de imprimir o de enviar por correo electrnico undocumento, es necesario realizar ciertas comprobacio-nes, como la ortografa. Para ello, utilizaremos la solapaRevisar, que tambin nos permitir comparar docu-mentos, controlar los cambios que stos han tenido yhasta protegerlos con contrasea (Figura 30).

Rev isar e l documento

M REDUSERS.COM

FIGURA 29. Tambin podemosinsertar distintos nmerosde pgina y elegir su posicin.

Tambin podemos utilizar nmeros romanos en lugar de los arbigos para las tablas o ilustra-ciones. En la ventana que se abre al pulsar Insertar ttulo, debemos presionar Numeracin y,en el desplegable Formato, seleccionamos nmeros arbigos, romanos o letras.

USAR NMEROS ROMANOS

FIGURA 30. La solapa Revisar posee los sectores Revisin, Comentarios, Seguimiento, Cambios, Comparar y Proteger, para trabajar sobre los documentos.

RECURSOS DEL IDIOMAComo mencionamos anteriormente, Word 2007 nosofrece una serie de herramientas del idioma no slopara conseguir una ortografa impecable en nuestrosdocumentos, sino tambin para ayudarnos a utilizarsinnimos y a traducir textos. Para emplear la correc-cin ortogrfica, debemos presionar el botnOrtografa y gramtica.


www.FreeLibros.me

50

A continuacin, Word comenzar a examinar eldocumento y abrir una ventana que nos alertarsobre errores de ortografa (con color rojo) o de sin-taxis (con color verde) a medida que los encuentra.Asimismo, nos provee de varios botones que nospermitirn realizar las tareas de correccin de modoautomtico (Figura 31).

Otro recurso es la bsqueda de sinnimos. Para utili-zarlo, debemos colocar el cursor en la palabra de lacual queremos buscar un trmino de significadosemejante. A continuacin, presionamos el botnSinnimos y aparecer un panel en la zona derechade la pantalla con todos los vocablos disponibles. Conslo aplicar un doble clic sobre el que ms nos guste,Word lo insertar en lugar de la palabra seleccionada.

Finalmente, nos queda la herramienta de traduccinde palabras. En primer lugar, debemos ubicar el cur-sor sobre alguna palabra y presionar el botnTraducir. Luego aparecer un panel a la derecha

del documento con los desplegables De, donde esta-r el idioma de origen; y A, donde tendremos queescoger la lengua a la cual traduciremos el texto. Sipresionamos el botn Iniciar bsqueda, que seencuentra en la zona superior, hallaremos la traduc-cin del trmino seleccionado. Podemos utilizar lacaja de texto para traducir otras palabras. Por el con-trario, si pulsamos el botn con forma de flecha quese encuentra a la derecha de la etiqueta Traducirel documento, Word abrir una sesin de InternetExplorer donde veremos todo el documento traduci-do al idioma seleccionado (Figura 32).

COMENTARIOS Y CONTROL DE CAMBIOSEn ocasiones, es necesario que marquemos ciertaspartes del documento con anotaciones y aclaracionespara facilitar la comprensin del texto. Para ello,podemos utilizar el sistema de comentarios de Word2007. En primer lugar, debemos seleccionar con elmouse la palabra o frase que deseamos comentar ypulsamos el botn Nuevo comentario. A continua-cin, el texto seleccionado se pintar de color rojo ytendr una lnea hacia un cuadro de texto ubicadosobre el margen derecho. Slo tenemos que comenzara escribir dentro de l para realizar nuestras anotacio-

2.Word

REDUSERS.COM

FIGURA 31. Con Cambiar, corregiremosindividualmente las faltas ortogrficas halladaspor Word. Si pulsamos Cambiar todas, lo haremos en todo el texto.


www.FreeLibros.me

nes. En caso de que deseemos quitar un comentarioaplicamos un clic derecho sobre ste y seleccionamos laopcin Eliminar comentario o presionamos el botnEliminar, que encontramos en la solapa, representa-do con una hoja y una cruz de color rojo. Este botndesplegable tambin admite la posibilidad de quitartodos los comentarios del documento.

51

FIGURA 32. Si presionamos el botnTraducir el documento,Word abrir una pgina deInternet con la traduccincompleta del documento.

FIGURA 33. Con el botn Nuevocomentario, podemosagregar una aclaracinsobre la palabraseleccionada.


M REDUSERS.COM

Por otra parte, si borramos la frase comentada, tam-bin se quitar el comentario, aunque no suceder lomismo si slo la editamos (Figura 33).

Tambin es posible comprobar las modificaciones quefueron efectuadas sobre el documento. Este control estil cuando varias personas trabajan con el mismo


www.FreeLibros.me

52

2.Word

REDUSERS.COM

documento y desean conocer cules fueron los cam-bios realizados por otros usuarios. Para habilitar estaopcin, debemos presionar el botn Control decambios/Control de cambios. Es importante con-signar que las modificaciones que se marcarn sernnicamente las realizadas luego de esta accin, ytodo el texto que se cambie o se ingrese con poste-rioridad se marcar de color rojo. Por medio del botndesplegable Mostrar marcas, podemos habilitar ydeshabilitar los tipos de modificaciones que sernmostradas por Word.

Al presionar el botn Panel de revisiones, se abri-r un recuadro a la izquierda de la pantalla, que mos-trar de forma detallada los cambios que se realizaronsobre el documento. En esa lista, veremos qu porcio-nes del texto fueron modificados y podremos aceptar orechazar los cambios. Para ello, debemos aplicar un clicderecho sobre los tems de la lista y presionar las opcio-nes Rechazar eliminacin o Aceptar elimina-cin, segn corresponda (Figura 34).

Tambin podemos presionar el botn Control de cambios y elegir la opcin Cambiar opciones deseguimiento. A continuacin, se abrir la ventanaOpciones de control de cambios, donde escoge-remos en los desplegables de qu manera nos sernmostrados los cambios en el documento. Por ejemplo,en los tems Inserciones, Eliminaciones y Lneascambiadas, veremos dos desplegables para cada uno:el primero, servir para cambiar el aspecto de la letra(cursiva, negrita, subrayado, etctera) con el cual se rea-lizar la marcacin, mientras que el segundo servirpara establecer el color de la marca (Figura 35).

COMPARACIN Y PROTECCIN DE DOCUMENTOSAdems de la revisin de los cambios realizados en eldocumento, Word tambin permite comparar dos ver-siones distintas de un mismo archivo. Esto nos ayudaa conocer rpidamente las modificaciones efectuadasentre dos documentos o crear uno nuevo que conten-ga las revisiones de ambos. En el primer caso, debe-

FIGURA 34. Al presionar el botnControl de cambios/

Control de cambios,podremos aceptar o no las modificaciones al documento efectuadaspor terceros.


www.FreeLibros.me

53


M REDUSERS.COM

mos presionar el botn desplegable Comparar y pul-sar la opcin Comparar. Luego aparecer una venta-na con dos controles desplegables: Documento ori-ginal y Documento revisado. Presionamos los boto-nes representados con una carpeta, ubicados a laderecha de los desplegables, abrimos los archivoscorrespondientes que queremos comparar y pulsamosel botn Aceptar. A continuacin, se abrir unanueva ventana de Word dividida en varias ventanas:una con la revisin de los archivos cargados y otrasdos con estos dos documentos. Por medio del desple-gable Mostrar documentos de origen, podemos

FIGURA 35. En la ventana Opciones de controlde cambios, establecemos cmo se realizarn las marcas, para poder de

users - office desde cero

Documents