ups-ct002446 (1)

UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

CARRERA DE INGENIERA INDUSTRIAL

Propuesta para el mejoramiento de gestin en los

procesos operativos de la Ferretera El Cisne

Tesis de Grado previa a la obtencin

del ttulo de Ingeniero Industrial.

AUTOR:

Yunga Sarmiento Christian Fernando

DIRECTOR:

Ing. Romn Idrovo Daza.

Cuenca, Agosto de 2012

ii

DECLARACIN

Yo Christian Fernando Yunga Sarmiento declaro bajo juramento que el trabajo

aqu descrito es de mi autora, que no ha sido previamente presentado para

ningn grado o calificacin profesional.

A travs de la presente sedo el derecho de propiedad intelectual

correspondiente a la Universidad Politcnica Salesiana, segn lo establecido

por la ley de propiedad intelectual, por su reglamento y por la normativa

institucional vigente.

Cuenca, Agosto 2012.

iii

CERTIFICACIN

Certifico que el presente trabajo fue realizado por: Christian Fernando Yunga

Sarmiento con nmero de cdula 0103417689, bajo mi supervisin.

Ing. Romn Idrovo Daza.

Director de Tesis

iv

AGRADECIMIENTO

Para la culminacin de mi carrera tengo a muchas personas al cual agradecer

pero comenzare agradeciendo a Dios y mi Virgen Santsima por que con la

bendicin de ellos he tenido la salud completa y las fuerzas para poder

culminar, despus agradezco a mis padres porque ellos me han incentivado

desde el inicio y me han apoyado para que estudio. De manera especial a mi

esposa e hijos ya que junto a ellos concluyo esta etapa que fue difcil pero no

imposible.

Termino agradeciendo a mis suegros cuados y dems familiares porque de

una u otra manera me han apoyado con su compresin y como no agradecer

tambin a mis profesores por sus enseanzas impartidas en cada ciclo que he

pasado y sobre todo agradezco al Ing. Romn Idrovo por su paciencia, ayuda y

tiempo en la direccin de esta tesis.

v

DEDICATORIA

Con mi corazn lleno de alegra y por el logro de terminar mi carrera

profesional se lo dedico en primer lugar a Dios y a la Virgen Santsima por

darme la vida, sabidura, paciencia, una familia maravillosa y la oportunidad de

cumplir mis sueos.

Y en segundo lugar le dedico a mi esposa por su apoyo incondicional y a mis

padres, porque me ensearon a valorar el estudio y han puesto en m toda su

confianza para que pueda salir adelante, tambin se la dedico a mis hijos por

su comprensin en los pequeos momentos que no he podido compartir con

ellos.

vi

INDICE

Introduccin ..................................................................................................................... ...1

CAPITULO I

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.3

1.1. Justificacin ....................................................................................................................... 3

1.2. Objetivo General................................................................................................................ 4

1.2.1. Objetivos especficos ................................................................................................... 4

1.3. Hiptesis ........................................................................................................................... 4

1.4. Metodologa ....................................................................................................................... 5

1.5. Marco terico .................................................................................................................... 5

1.5.1. La administracin ........................................................................................................ 5

1.5.2. Contabilidad ................................................................................................................ 6

1.5.2.1. Sistema de contabilidad. ........................................................................................... 6

1.5.2.2 Elaboracin de informes. ........................................................................................ 6

1.5.2.3. Formularios. ........................................................................................................... 7

1.5.2.4. Balance inicial. ...................................................................................................... 8

1.5.3. Control de compras. ..................................................................................................... 8

1.5.3.1 Manejo del inventario ......................................................................................... 10

1.5.3.2. Chequeo de inventario. ..................................................................................... 10

1.5.3.3. Control de ventas. .............................................................................................. 11

1.5.4. Sistema de informacin. ............................................................................................ 11

1.5.4.1. Base de datos. ..................................................................................................... 12

1.5.5. Recursos humanos ..................................................................................................... 12

1.5.5.1. Delegacin de funciones. ................................................................................... 14

1.5.5.2. Capacitacin del personal. ................................................................................. 15

1.5.6. Distribucin Fsica ..................................................................................................... 15

1.5.7. Transporte .................................................................................................................. 16

1.5.8. Logstica. ................................................................................................................... 16

1.5.8.1. Importancia de la logstica. ................................................................................. 16

1.5.9. Seguridad industrial. .............................................................................................. 17 1.5.9.1. Resea histrica......................17 1.5.9.2. Importancia de la Seguridad e Higiene Industrial..17 1.5.10. Calidad de servicio al cliente .................................................................................. 18

1.5.10.1. Marketing ......................................................................................................... 20

CAPITULO II

vii

2. ESTUDIO DE LOS PROCESOS ACTUALES.........21

2.1 Generalidades de la empresa .......................................................................................... ..21

2.1.1. Ubicacin de la Empresa ........................................................................................... 21

2.1.2. Historia de la empresa ............................................................................................... 22

2.1.3. Datos de la empresa. .................................................................................................. 22

2.1.3.1. Permisos que posee....23 2.1.3.2. Bienes que posee la empresa..23

2.1.4. La comunicacin en la organizacin.....27 2.1.5. Horarios de trabajo.......28 2.1.6. Distribucin actual de planta. .................................................................................. 28

2.1.7. Organizacin actual. ................................................................................................. 31

2.1.7.1 Jerarquizacin actual ........................................................................................... 32

2.1.7.2. Recursos humanos .............................................................................................. 32

2.1.7.3. Capacitacin del personal. .................................................................................. 33

2.2. Informacin y procesos actuales.................................................................................. 33 2.2.1. Funciones del departamento de contabilidad.....33 2.2.2. La elaboracin de informes....34

2.2.3. Los formulario....34 2.3. Control de compras. ......................................................................................................... 34

2.3.1. Forma de hacer los pedidos a los proveedores. ......................................................... 36

2.3.2. Chequeo de inventario ............................................................................................... 38

2.3.3. Documentacin de ventas. ......................................................................................... 38

2.3.4. Forma de establecer los precios. ................................................................................ 38

2.3.5. Forma de realizar las Ventas. .................................................................................... 38

2.3.6. Diagrama de flujo del proceso de servicio................40 2.3.7. Recepcin de pedidos al cliente................................................................................. 41

2.3.7.1. Pedidos mediante va telefnica...40 2.3.7.2. Pedidos personalmente en el almacn..42

2.4. Lista de clientes de la Ferretera El Cisne. ..................................................................... 43

2.4.1. Lista de mercadera .................................................................................................. 45

2.4.2. Sistemas informticos ................................................................................................ 47

2.4.3. Funciones que realiza el personal actualmente..47 2.4.4. Capacitacin del personal. ......................................................................................... 48

2.4.5. Capacidad instalada. .................................................................................................. 48

2.4.6. Forma de almacenamiento de materiales y reas que ocupa. .................................... 49

2.5. Problemas operativos. ...................................................................................................... 50

2.5.1. Problemas en despachos. .......................................................................................... 50

2.5.2. Manipulacin de los productos. ................................................................................. 50

2.5.3. Orden y limpieza en bodegas.................................................................................... 50

2.5.4. Desorden del material. ............................................................................................... 51

2.5.5. Desabastecimiento de materiales. .............................................................................. 51

2.6. Problemas con la logstica. ............................................................................................. 52

2.6.1. Porcentaje de entregas. ............................................................................................. 53

2.6.2. Distribucin de productos a domicilio....................................................................... 53

2.6.3. Mapa de distribuciones..54 2.6.4. Transportacin de materiales. .................................................................................... 55

viii

CAPITULO III

3. PROPUESTA DE MEJORA EN LOS PROCESOS ..................................................... 56

3.1. Propuesta de solucin para la funcin administrativa ..................................................... 56

3.1.1. Propuesta para mejorar el sistema contable. ............................................................. 56

3.1.2. Importancia de la elaboracin de informes56 3.1.3. Elaboracin de formularios para controlar y contabilizar......56

3.1.4. Elaboracin del balance inicial para tomar decisiones financieras57 3.2. Propuestas para realizar la Comercializacin y manejo de inventarios......57 3.2.1. Alternativa para hacer los pedidos............................................................................. 59

3.2.2. Herramienta para el control de mercaderas. ............................................................. 59

3.2.3. Herramienta para el control de inventario segn el modelo A B C...59 3.2.4. El control de compras usando el sistema informtico. .............................................. 64

3.3. Mejora en las ventas. ...................................................................................................... 64

3.3.1. Diagramas sugeridos para recepcin de pedidos al cliente. .................................... 66

3.4. Sistema de informacin adquirido para la empresa.69 3.4.1. Lista de clientes, RUC, direcciones y telfonos. ...................................................... 77

3.5. Organizacin y organigrama propuesto...77 3.5.1. Jerarquizacin propuesta..79 3.5.2. Delegacin y manual de funciones propuesto...80 3.5.2.1. Elaboracin del manual. ..................................................................................... 80

3.5.2.2. Realizar capacitaciones al personal y trabajadores....88 3.5.3. Mejorar la comunicacin en la organizacin....88

3.5.4 Horarios de trabajo propuesto....89 3.6. Funcin operativa.. .......................................................................................................... 90

3.6.1. Distribucin de planta. ............................................................................................. 90

3.6.2. Papeleta triplicada para mejorar despachos. ............................................................. 93

3.6.3. Control de la mercadera.......................................................................................... 93

3.6.4. Desorden y la mala organizacin del material......................................................... 93

3.6.5. Propuestas para la manipulacin de los productos. .................................................. 93

3.7. Distribucin de mercadera y porcentaje de entregas. ................................................... 93

3.8. Distribucin de productos a domicilio. ........................................................................... 95

3.8.1. Mapa de distribuciones y direcciones. ....................................................................... 95

3.8.2. Transportacin de materiales. .................................................................................... 98

CAPTULO IV

4. SEGURIDAD INDUSTRIAL EN LA EMPRESA ........................................................ 99

4.1. Situacin actual. .............................................................................................................. 99

4.2. La falta de sealizacin. .................................................................................................. 99

4.3. Problemas en el rea de trabajo. .................................................................................... 102

4.3.1. Suelo irregular......102 4.3.2. Ambiente polvoriento en la bodega de cemento .................................................... 103

4.3.3. Almacenamiento de vigas de hierro ........................................................................ 106

4.3.4. rea de varillas. ....................................................................................................... 107

4.3.4.1. Manipulacin y almacenamiento....................108 4.3.5. Rumas de bloques, ladrillos, tejas. .......................................................................... 109

4.3.6. Va de alto trfico. ................................................................................................... 110

ix

4.3.7. Ruido excesivo por el trfico. ................................................................................. 110

4.3.8. Espacio para parqueo. ............................................................................................. 112

4.3.9. Instalaciones elctricas. ........................................................................................... 113

4.4. Equipos contra incendios. ............................................................................................ 113

4.4.1. Pasos para la utilizacin de extintores........113 4.4.2. Recomendaciones para los edificios en llamas. ...................................................... 114

4.4.3. Cuando no combatir un fuego. ............................................................................... 115

4.5. Declogo de la seguridad industrial............................................................................... 116

4.5.1. Orden y limpieza. ................................................................................................... 116

4.5.2. Equipos de proteccin individual. .......................................................................... 117

4.5.3. Herramientas manuales........................................................................................... 118

4.5.4. Escaleras de mano118 4.5.5. Electricidad......118

4.5.6. Riesgos qumicos. .................................................................................................... 119

4.5.7. El riesgo de incendios. ............................................................................................. 120

4.5.8. Emergencias............................................................................................................. 120

4.5.9. Accidentes....121 4.6. Mapas de Riesgos. ......................................................................................................... 121

4.7.Matriz de identificacin de riesgos.....125 4.8.Matriz de estimacin de riesgos.....128

4.8.1.Recomendaciones...............130

CAPITULO V

5. CALIDAD DE SERVICIO ............................................................................................ 131

5.1. Problemas existentes. .................................................................................................... 131

5.1.1. La calidad de atencin al cliente...131 5.1.2. El marketing.131

5.2. FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) 131 5.2.1. Anlisis FODA en la Ferretera el Cisne. ........................................................... 134

5.2.1.1. Conclusin..135 5.2.1.2. Diagrama Causa Efecto de la matriz FODA..135

5.3. Competidores Directos. ................................................................................................. 137

5.4. Nuestros clientes. ........................................................................................................... 138

5.5. Nuestros proveedores. ................................................................................................... 149

5.6. Implementacin de servicio al cliente ........................................................................... 141

5.7. Anlisis del comportamiento de los clientes de la Ferretera El Cisne. ..................... 142 5.7.1. Diseo de la muestra142 5.7.2. Tamao de la muestra. ............................................................................................. 143

5.7.3. Encuesta realizada y resultados................................................................................143

5.7.4. Resultados de la encuesta. ....................................................................................... 145

5.7.5. Conclusiones de las encuestas. ................................................................................ 152

5.7.6. Recomendaciones de las encuestas. ........................................................................ 153

CAPITULO VI

6. EVALUACIN DE COSTOS...154

6.1.. Costos...........154 6.1.1. Costos de distribucin...154

x

6.1.2. Clasificacin de los costos de distribucin.........155 6.1.3. Anlisis por productos y por territorios..155 6.1.4. Control de los costos de distribucin.157 6.2. Inversin159 6.3. Mejora en la distribucin..160 6.4. Seguridad industrial...161 6.5. Inversin total...161

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 162

8. BIBLIOGRAFIA165

1

INTRODUCCIN

El Presente trabajo se realiz a raz de los problemas que en la actualidad presenta la

Ferretera El Cisne, en donde los procesos se estn manejando de una manera inadecuada

por lo que la propuesta fue analizar la empresa y dar posibles soluciones para mejorar la

gestin en sus procesos a futuro, a cerca de este tema no existe ninguna investigacin

realizada anteriormente por lo que se ha analizado la empresa de una manera general para

determinar sus problemas ms relevantes y proceder a dar las soluciones.

Lo que se realiz durante esta investigacin fue en primer lugar el anlisis de la empresa

en el cual se registr informacin del almacn, para luego analizarlo en base a la teora y

finalmente dar propuestas ya sean descriptivas o mediante flujo gramas para de esta

manera dar solucin a los problemas que se cometen en la parte administrativa y operativa

de la empresa.

El anlisis de los problemas existentes se realiz mediante una manera exploratoria y

descriptiva, en la cual, se procedi a recolectar datos e informacin, mediante entrevistas

personales con los trabajadores y la observacin directa en los puestos de trabajo y en los

distintos departamentos.

Al dar propuestas para mejorar el proceso operativo se estar disminuyendo los errores

que se cometen en la parte administrativa y operativa.

Los captulos planteados estn en relacin con los objetivos propuestos, y se presentan a

continuacin de una manera resumida. En el primer captulo se plantea el problema de la

empresa, en el segundo captulo se presenta el estudio de los procesos actuales en donde

muestra las generalidades de la empresa, informacin de los procesos actuales tanto en la

parte administrativa y operativa, el tercer captulo consta de propuestas para el

mejoramiento en la parte administrativa y operativa, el captulo cuarto se habla de la

seguridad que debe tener el almacn para cuidar a su personal, en el quinto captulo se hace

un anlisis sobre el almacn y sus clientes y finalmente se hace una evaluacin de costos

2

de los recursos que se implementaron y los que se requieren para mejorar los procesos en

el almacn.

La metodologa utilizada fue las entrevistas personales, observacin directa, revisin de

informacin en libros y en internet, los cuales fueron de gran ayuda para sugerir y dar

alternativas de solucin a futuro a los problemas planteados, Actualmente se adquiri un

programa el cual est en proceso de implementacin y se observa que ayuda a solucionar

muchos problemas en la parte administrativa ya que es all donde empiezan los problemas.

En la parte operativa se propone un manual de funciones para establecer los cargos para

cada trabajador y su puesto de trabajo, se da informacin a cerca de la seguridad y

finalmente se analiza el servicio al cliente para segn la informacin obtenida analizarla y

mejorar el servicio al cliente.

3

CAPITULO I

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad, el almacn presenta muchas dificultades en la gestin de sus procesos

administrativos y operativos.

En una investigacin preliminar se pudo identificar un control inadecuado de inventarios,

malos procesos para realizar pedidos, mal control de la mercadera entrante y saliente,

fallas por parte de los despachadores y una mala distribucin de las bodegas (layout),

dificultades en la entrega de productos, etc.

Continuamente se tiene problemas con la logstica de entregas haciendo que los camiones

realicen entregas repetidas a un mismo sector, y por lo tanto los clientes no se hallen

satisfechos en un 100%. Otro factor considerado como un problema es la falta de seguridad

en sus trabajadores en el momento de ejercer sus actividades, ya que en cualquier momento

se puede presentar un accidente por lo que es mejor evitar con un plan al menos mnimo de

seguridad.

Los clientes continuamente presentan quejas al almacn aseverando que su pedido no est

completo, y manifiestan que al almacn le hacen falta algunos productos, por lo que se ven

obligados a buscar servicio en la competencia, siendo este una desventaja competitiva en el

mercado.

Resumiendo lo manifestado anteriormente se dice que la empresa pasa un gran problema

administrativo y operativo requiriendo una pronta solucin.

1.1. Justificacin

El motivo de desarrollar esta tesis es proponer el mejoramiento de gestin en los procesos

administrativos y operativos de la Ferretera El Cisne. Para esto se va a realizar un

levantamiento de la informacin y posterior anlisis para determinar los problemas ms

relevantes que la empresa presenta actualmente en la parte administrativa y operativa, de tal

forma que a futuro pueda mejorar y superar cualquier problema, pero ante todo ser

flexible a los cambios del entorno.

4

Al realizar esta investigacin se darn propuestas para el manejo de inventarios, manejo

logstico, atencin al cliente y se propone una mejora en la seguridad industrial para el

personal.

En cuanto al aspecto del servicio se puede decir con seguridad que los problemas que

presenta la empresa se debe a la falta de gestin en los procesos operativos, esto provoca

clientes insatisfechos los cuales progresivamente causan una disminucin en las ventas y a

su vez reduce los ingresos, lo cual nos motiva a realizar el anlisis de este proyecto.

Con este proyecto propuesto y posterior aplicacin a la empresa, nos permitir ser ms

eficientes, productivos y a su vez el negocio ser ms competitivo.

1.2. Objetivo General

Proponer el mejoramiento de gestin en los procesos operativos de la Ferretera

El Cisne.

1.2.1. Objetivos especficos

Plantear los problemas que se dan en el rea administrativa y operativa de la

Ferretera El Cisne.

Realizar el estudio de los procesos actuales para el mejoramiento de los procesos

administrativos y operativos de la Ferretera El Cisne.

Proponer el mejoramiento en la gestin de los procesos administrativos y operativos

de la Ferretera El Cisne.

Proponer un plan de Seguridad Industrial en la empresa para el mejoramiento de los

procesos operativos de la Ferretera El Cisne.

Analizar la calidad de servicio al cliente para el mejoramiento de gestin en los

procesos administrativos y operativos de la Ferretera El Cisne.

1.3. Hiptesis

Al proponer herramientas que ayuden en el manejo administrativo y operativo de la

Ferretera El Cisne se lograr dar soluciones a los errores que se estn cometiendo, y a su

vez se mejorarn los procesos.

5

1.4. Metodologa

La investigacin de los problemas existentes se realizarn mediante una manera

exploratoria y descriptiva, en la cual, se proceder a la recoleccin de datos y de

informacin, mediante entrevistas personales con los trabajadores y revisin de la

documentacin y estadsticas existentes.

Luego con los datos obtenidos se formularn las posibles acciones y se elaborar un

informe que ayude a dar soluciones especficas a los problemas crticos que posee el

almacn.

Esta etapa consiste en la recopilacin de la informacin que permita identificar con

precisin en que areas se presentan los problemas ms relevantes, esta identificacin se

podr realizar mediante los siguientes medios de referencia:

Observacin Directa

Estar dada a hechos (funciones, tareas, actividades), debidamente sustentadas con la

documentacin, registros, archivos y dems medios documentales similares, que se utilizan

en el desarrollo y cumplimiento de las labores del puesto de trabajo y que, son la base de la

justificacin de su existencia.

El Cuestionario Entrevista.

Esta modalidad consiste en hacer uso de un Cuestionario- Entrevista previamente diseado,

con el propsito de registrar la informacin que declare el personal entrevistado.

1.5. Marco terico

Se presenta la informacin acerca de los temas que se tratarn durante el desarrollo de la

presente tesis.

1.5.1. La administracin

Se define como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas,

laborando o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es

necesario ampliar esta definicin bsica. Como administracin, las personas realizan

funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y

control.

6

1.5.2. Contabilidad

Es una actividad de servicio. Su funcin es la de proporcionar informacin cuantitativa a

cerca de la entidad econmica. Siendo esta informacin primordialmente de naturaleza

financiera y de utilidad para seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso de accin al

realizar la toma de decisiones.1

1.5.2.1. Sistema de contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las

informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos

como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la

misma tomar decisiones financieras.2

1.5.2.2 Elaboracin de informes.

Los informes son aquellos que expresan la situacin de la empresa. Estos estn

integrados por:

1. El Balance General

2. Estado de Prdidas y Ganancias

Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1. Estado de Costo Estimado

2. Estadsticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera cada

mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia,

estratificacin.

1Ral Gonzales Soleto, Introduccin a la contabilidad general ,Caracas Agosto de 2001 pg 9

2Sistemas de contabilidadhttp://www.monografias.com/trabajos2/sistdecont/sistdecont.shtml

7

1.5.2.3. Formularios.

Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes

reas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado

(firmado) podr servir como comprobante para garantizar una operacin.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo

funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control

(facturas, recibos, etc.)

Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su

apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos.

Grfico # 1. Factura

Fuente: Internet

Requisitos de todo formulario:

1. Numeracin

2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

3. Redaccin clara, sin errores.

4. Adems del original, emitir las copias necesarias

5. Poseer firmas

8

Entre los principales formularios tenemos:

La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros

efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes,

las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse

por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los

registros pertinentes.

1.5.2.4. Balance inicial.

El Balance nos permite conocer la situacin financiera de la empresa en un momento

determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.

El Balance se compone de dos columnas: el Activo (columna de la izquierda) y el

Pasivo (columna de la derecha).

En el Activo se recogen los destinos de los fondos y en el Pasivo los orgenes.

Esta es una herramienta que ayuda a la empresa para saber cul es su estado, pero

lamentablemente no se lo ha venido realizando, por lo cual no se puede conocer como

est la empresa econmicamente en la actualidad.3

1.5.3. Control de compras.

Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como:

a) Seleccin adecuada de los proveedores.

b) Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante.

c) Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material.

d) Determinacin del punto de pedido y reordenamiento.

3Balance y cuenta de resultados (recuperado 04/05/2012) de

http://www.monografias.com/trabajos16/balance-y-cuenta/balance-y-cuenta.shtml

9

e) Comprobacin de precios.

Principales funciones tpicas de compras

Seleccin de proveedor

Solicitar compras

Comprar

Dentro de la adquisicin de bienes intervienen algunos departamentos o reas funcionales

tales como:

1. Recepcin

2. Crdito y Cobranzas

3. Caja-Pagadura

4. Contabilidad

5. Financiero

6. Contralora

7. Compras

La funcin de Compras tiene como objetivos:

Reducir el nivel de inventario

Combinar lotes pequeos en compra de lotes grandes

Implantar control de calidad en las compras

Establecer polticas de adquisicin y licitacin

Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior

2. Total de compras/Nmero de compras

3. Porcentaje de compras rechazadas

4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima

5. Inventario/Ventas

6. Costo promedio de Orden de compra

10

7. Tiempo promedio de entrega de pedidos

8. Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior4

1.5.3.1 Manejo del inventario

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del

negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior

comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos

en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y

accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la

prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la

importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable

permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al

final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la

venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al

costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.5

1.5.3.2. Chequeo de inventario.

El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar

con aquellos, permitiendo la compra y venta antes de venderlos, en un periodo econmico

determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Cuando los inventarios de mercancas se determinan slo mediante el chequeo fsico a

intervalos especficos, se dice que es un inventario peridico. Este sistema de inventario es

el ms apropiado para las empresas que venden gran variedad de artculos con alto volumen

4 INVENTARIIO (recuperado 04/05/2012) http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

5Manejo de inventario (recuperado 02/02/2012) de

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

11

de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreteras,

zapateras, perfumeras, etc.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato

circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran

cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los

inventarios incluyen:

1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual

sistema se utilice

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao

descomposicin

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo

unitario

6. Comprar el inventario en cantidades econmicas

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo

cual conduce a prdidas en ventas

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios

1.5.3.3. Control de ventas.

La funcin de control de ventas sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en

relacin con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas. Los

pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control.

1.5.4. Sistema de informacin.

Hoy en da, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequea que sea, se

encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de

automatizacin de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se

12

encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorera o la

nmina y que estos datos se procesen muy rpidamente.

Principales Beneficios:

El Intercambio Electrnico de Datos (EDI) sin duda nos ofrece una amplia gama de

oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan:

* Agilizacin de procesos comerciales

* Importante disminucin de errores en los documentos

* Disminucin de stocks, debido a la facilidad de aplicacin de tcnicas "Just-in-Time"

* Ahorro de costos de administracin

* Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta6

1.5.4.1. Base de datos.

Definicin de base de datos.

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s,

los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o

negocio en particular.

Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de datos. Cada

tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la informacin

sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un

registro.7

1.5.5. Recursos humanos

La funcin de Recursos Humanos est compuesta por reas tales como reclutamiento y

seleccin, contratacin, capacitacin, administracin o gestin del personal durante la

6 Intercambio electrnico de datos (recuperado 07/04/2012) de

http://www.monografias.com/trabajos/edi/edi.shtml 7 Base de datos (recuperado 03/03/2012) de

http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/

13

permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o institucin donde la funcin de

Recursos Humanos opere, pueden existir otros grupos que desempeen distintas

responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administracin de la

nmina de los empleados o el manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros. Para

poder ejecutar la estrategia de la organizacin es fundamental la administracin de los

Recursos humanos, para lo cual se deben considerar conceptos tales como la comunicacin

organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociacin y la cultura

organizacional.8

Adems consiste en encomendar a un colaborador autoridad y responsabilidad en la toma

de decisiones y la ejecucin del trabajo. Es necesaria para un funcionamiento gil y eficaz

de una empresa, al tiempo que es factor de motivacin para los trabajadores, que se sienten

parte de la empresa, implicndose ms activamente en la consecucin de los objetivos

marcados.

JORNADAS DE TRABAJO.

De acuerdo al cdigo de trabajo indica:

Art. 47.- De la jornada mxima.- La jornada mxima de trabajo ser de ocho horas diarias,

de manera que no exceda de cuarenta horas semanales, salvo disposicin de la ley en

contrario.

Jornada partida: cuando a la mitad de la jornada hay una interrupcin del trabajo de al

menos una hora de duracin

Art. 55.- Remuneracin por horas suplementarias y extraordinarias.- Por convenio escrito

entre las partes, la jornada de trabajo podr exceder del lmite fijado en los artculos 47 y

49, siempre que se proceda con autorizacin del Inspector del Trabajo y se observen las

siguientes prescripciones:

1. Las horas suplementarias no podrn exceder de cuatro en un da, ni de doce en la

semana;

8Departamento de recursos humanos (recuperado 21/07/2012) de

http://es.wikipedia.org/wiki/Recursos_humanos

14

2. Si tuviere lugar durante el da o hasta las doce de la noche, el empleador pagar la

remuneracin correspondiente a cada una de las horas suplementarias con ms un

cincuenta por ciento de recargo. Si dichas horas estuvieren comprendidas entre las

doce de la noche y las seis de la maana, el trabajador tendr derecho a un ciento

por ciento de recargo. Para calcularlo se tomar como base la remuneracin que

corresponda a la hora de trabajo diurno;

3. En el trabajo a destajo se tomarn en cuenta para el recargo de la remuneracin

las unidades de obra ejecutadas durante las horas excedentes de las ocho

obligatorias; en tal caso, se aumentar la remuneracin correspondiente a cada

unidad en un cincuenta por ciento o en un ciento por ciento, respectivamente, de

acuerdo con la regla anterior. Para calcular este recargo, se tomar como base el

valor de la unidad de la obra realizada durante el trabajo diurno; y,

4. El trabajo que se ejecutare el sbado o el domingo deber ser pagado con el 100%

de recargo.9

1.5.5.1. Delegacin de funciones.

Significa involucrar responsabilidades de trabajo dndole la libertad de tomar decisiones

para cumplir objetivos

Las reglas a tener en cuenta en la delegacin de funciones:

1. Delegar las funciones que pueden ser desempeadas por otros (ms fciles y

rutinarias).

2. Otorgar autoridad y responsabilidad.

3. Es necesario incentivar la aceptacin de responsabilidades.

4. Ofrecer la formacin y preparacin para asumir las responsabilidades.

9ECUADOR Codificacin del Codigo del Trabajo, 1997 (recuperado 05/12/2012) de

http://www.ilo.org/dyn/natlex/docs/WEBTEXT/47812/68395/s97ecu01.htm#c9

15

5. Supervisar el trabajo, ofreciendo una retroalimentacin positiva y constructiva.

6. Ofrecer el apoyo cuando lo soliciten.

Ventajas de la Delegacin de Funciones:

1. Desarrolla la capacidad de los trabajadores para tomar decisiones y asumir

responsabilidades.

2. Motiva a los trabajadores.

3. Facilita la comunicacin.

4. Aumenta la participacin en la empresa.

5. Permite al directivo centrarse en las decisiones ms importantes.

1.5.5.2. Capacitacin del personal.

La capacitacin es una herramienta fundamental para la Administracin de Recursos

Humanos, que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa,

permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan

tanto dentro como fuera de la organizacin. Proporciona a los empleados la oportunidad de

adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias,

para desempearse con xito en su puesto. De esta manera, tambin resulta ser una

importante herramienta motivadora.

1.5.6. Distribucin Fsica

Consiste en la integracin de las diferentes reas funcionales (que conforman la solucin de

una instalacin logstica) en un edificio nico. Abarca no slo el arreglo y composicin de

las secciones funcionales internas a dicho edificio (lo que se encuentra dentro de las cuatro

paredes), sino tambin las dems reas externas. 10

10

Distribucin fsica (recuperado 02/02/2012) de http://www.logistica.enfasis.com/notas/10034-

como-disenar-un-buen-layout

16

1.5.7. Transporte

Se define el transporte de mercancas como toda actividad encaminada a trasladar

productos desde un punto de origen hasta un punto de destino. (Anaya, El transporte de

mercancas).

1.5.8. Logstica.

Para Enrique B. Franklin, la logstica es "el movimiento de los bienes correctos en la

cantidad adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado"11

1.5.8.1. Importancia de la logstica.

La importancia de la logstica viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un

cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible, algunas de las

actividades que puede derivarse de la gerencia logstica en una empresa son las siguientes:

Aumento en lneas de produccin.

La eficiencia en produccin, alcanzar niveles altos.

La cadena de distribucin debe mantener cada vez menos inventarios.

Desarrollo de sistemas de informacin.

Estas pequeas mejoras en una organizacin traern los siguientes beneficios.

Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para

acometer el reto de la globalizacin.

Optimizar la gerencia y la gestin logstica comercial nacional e internacional.

Coordinacin ptima de todos los factores que influyen en la decisin de compra:

calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribucin, proteccin, servicio.

Ampliacin de la visin Gerencial para convertir a la logstica en un modelo, un

marco, un mecanismo de planificacin de las actividades internas y externas de la

empresa.

11

Organizacin de Empresas, Segunda Edicin, de Franklin B. Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Pg.

362.

17

La definicin tradicional de logstica afirma que el producto adquiere su valor

cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo

posible.12

1.5.9. Seguridad industrial

El objetivo de la seguridad industrial radica en la prevencin de los accidentes de trabajo.

La seguridad industrial es un rea multidisciplinaria que se encarga de minimizar los

riesgos en la industria. Parte del supuesto de que toda actividad industrial tiene peligros

inherentes que necesitan de una correcta gestin.13

1.5.9.1. Resea histrica.

Los primeros vestigios de la preocupacin por el bienestar de los trabajadores en el medio

laboral, los encontramos en el ao 400 a.C. cuando Hipcrates, conocido como el padre de

la medicina, realiz las primeras observaciones sobre enfermedades laborales de que se

tenga noticia. Otros cientficos e investigadores en los siglos posteriores efectuaron valiosos

estudios relacionados con las condiciones de trabajo, las caractersticas de los medios

ambientes de trabajo y las enfermedades que aquejaban a los trabajadores y sus familias.

1.5.9.2. Importancia de la Seguridad e Higiene Industrial.

La Seguridad y la Higiene en el Trabajo son aspectos que deben tenerse en cuenta en el

desarrollo de la vida laboral de la empresa, esa es su importancia. Su regulacin y

aplicacin por todos los elementos de la misma se hace imprescindible para mejorar las

condiciones de trabajo.

Aunque su conocimiento en profundidad sea necesario para los trabajadores, cobra un

especial inters en los mandos responsables de las empresas ya que de ellos se exige lograr

12

logstica (recuperado 01/03/2012)de

http://www.monografias.com/trabajos15/logistica/logistica.shtml 13

Seguridad industrial ( recuperado 02/03/2012) http://definicion.de/seguridad-industrial/

18

la mxima productividad sin que ello ponga en peligro vidas humanas o prdidas en

materiales y equipos.

El enfoque tcnico-cientfico da una visin de conjunto de la seguridad y la higiene en la

empresa siguiendo tcnicas analticas, operativas y de gestin es smbolo de desarrollo.

Los responsables de la seguridad e higiene deben saber que hacer en cada caso, cmo

hacerlo, y cmo conseguir que lo hagan los dems y, sobre todo, que se haga bien - calidad.

1.5.10. Calidad de servicio al cliente

En la actualidad se considera que hay reclamos por parte de los clientes debido a retrasos en

la es entregas, falla del material, entrega incompleta mala atencin, es por eso que vamos a

analizar la calidad de servicio al cliente para el mejoramiento de gestin en los procesos

operativos de la Ferretera El Cisne.

La calidad de atencin al cliente es un proceso encaminado a la consecucin de la

satisfaccin total de los requerimientos y necesidades de los mismos, as como tambin

atraer cada vez un mayor nmero de clientes por medio de un posicionamiento tal, que

lleve a stos a realizar gratuitamente la publicidad persona a persona.

En tal sentido, los clientes constituyen el elemento vital de cualquier organizacin. Sin

embargo, son pocas las organizaciones que consiguen adaptarse a las necesidades de sus

clientes ya sea en cuanto a calidad, eficiencia o servicio personal. Es por ello que los

directivos deben mejorar la calidad del servicio que ofrecen a sus clientes, ya que no es

cuestin de eleccin: la vida de la organizacin depende de ello.

El marketing es un sistema total de actividades que incluye un conjunto de procesos

mediante los cuales, se identifican las necesidades o deseos de los consumidores o clientes

para luego satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el intercambio de

productos y/o servicios de valor con ellos, a cambio de una utilidad o beneficio para la

empresa u organizacin.

Para tener un cliente satisfecho hay que considerar aspectos materiales y personales como:

19

Producto: hay que tomar en cuenta la calidad de las mercancas, ya que algunos

clientes prefieren pagar un poco ms a cambio de productos con mayor calidad. Para

evaluar lo anterior, pregntese: Cul es el servicio ms adecuado que prefieren mis

clientes potenciales y qu lugar ocupo ante mis competidores?

Ambiente: Un examen objetivo debe tratar de definir y comprender el impacto del

entorno en la decisin del cliente. Para ello, tome en cuenta aspectos como:

*Calidad del mobiliario

*Confort

*Limpieza y orden

*Tiempo de espera para recibir atencin o pagar

*Combinacin de colores

*Iluminacin Material de promocin

Tambin se debe considerar aspectos del entorno que inciden en el personal, como

instalaciones, procedimientos y organizacin del trabajo.

Conocimientos: La falta de tcnica o conocimientos provoca rechazo inmediato por

parte del cliente y si no siente confianza en la persona que lo atiende, perder confianza en

la organizacin.

Sistema de entrega: se debe considerar que el empaque, embalaje, almacenaje, distribucin,

transporte, informacin, sistemas de pedidos y facturacin deben estar pensados para

satisfacer al cliente.

Actitudes: El personal, aunque est perfectamente preparado en conocimientos,

puede carecer del deseo de prestar un buen servicio al cliente. El mal servicio provocar un

alejamiento o prdida de los consumidores.

20

Sistemas de personal: Sistemas como el reclutamiento, seleccin, capacitacin,

etctera, deben estar planeados para ayudar a la prestacin de un buen servicio. Este punto

es esencial para cualquier negocio, aun cuando ste sea pequeo.

1.5.10.1. Marketing

El trmino marketing es un anglicismo que tiene diversas definiciones. Segn Philip Kotler

(considerado por algunos, padre del marketing) es el proceso social y administrativo por

el cual los grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y

servicios. 14

14

Marketing (recuperado 04/03/2012) de

https://www.google.com.ec/search?q=%20definici%C3%B3ntransporte&ie=utf-8&oe=utf-

8&aq=t&rls=org.mozilla:es-ES:official&client=firefox-

a&source=hp&channel=np#hl=es&client=firefox-a&rls=org.mozilla:es-

ES:official&channel=np&q=marketing&tbs=dfn:1&tbo=u&sa=X&ei=LbMYUPW7BYmg8QTHnI

C4Cw&ved=0CFoQkQ4&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.r_qf.&fp=17573b4396aa4791&biw=1360&bih=6

65

21

CAPITULO II

2. ESTUDIO DE LOS PROCESOS ACTUALES

2.1 Generalidades de la empresa

Ferretera el Cisne es una empresa dedicada a la comercializacin de productos de

construccin y ferretera en general, brindando el servicio de transporte. Su finalidad es

prestar un servicio, obtener un beneficio y restituir los valores invertidos para poder

continuar su actividad, adems que contribuye al progreso de la sociedad y al desarrollo

del bienestar social.

La Ferretera el Cisne empieza sus actividades en mayo del 2000 con razn social de la

Sra. Ana Sarmiento, cuenta con una gran diversidad de proveedores locales y nacionales,

y una buena cantidad de clientes que compran en el almacn, su equipo de trabajo son doce

trabajadores de los cuales 10 son familiares y 2 son trabajadores aparte, lo cual permite

contar con un buen talento humano ya que al ser la mayora familiares, se sienten

comprometidos a brindar un servicio de calidad

2.1.1. Ubicacin de la Empresa

La empresa se encuentra ubicada en la va al Valle a 2.5 km del colegio Manuela

Garaicoa, en la parroquia de Chilcapamba, zona rural de Cuenca, provincia del Azuay.

Fotos # 1 y 2 Almacn y bodega.

22

2.1.2. Historia de la empresa

Ferretera El Cisne es una empresa familiar creada en mayo del 2000, Inicia sus

actividades ofreciendo a sus clientes, productos de ferretera y materiales de construccin.

Con el pasar de los aos gracias a su buen servicio y la excelente calidad de los productos

que distribuye ha ido convirtindose en una empresa que cuenta con ms de 2500 artculos

enfocndose en gran parte en el mercado de la construccin; Hoy en da continua siendo

una empresa familiar por lo cual no se encuentra ningn registro de sus movimientos

contables durante sus cinco primeros aos de actividad.

En el ao 2005 en el mes de septiembre la Sra. Sarmiento Ana Lucia propietaria de la

Ferretera El Cisne se convierte en persona natural obligada a llevar contabilidad, mejora en

varios aspectos como: prestar servicio tcnico al momento de la compra, brindar servicio de

transporte, adems de ser distribuidor oficial de aquellos productos con mayor rotacin

alcanzando de esta manera llegar al cliente con precios econmicos y buena calidad en su

servicio.

Al ser el mercado de la comercializacin de productos y materiales para la construccin de

fcil entrada, pero de difcil mantencin puesto que se necesita constantemente reinvertir,

en especial cuando se trata de implementar nuevas lneas que salen al mercado y siendo el

sector de la industria muy competitivo, Ferretera El Cisne durante estos aos mantiene un

porcentaje de rentabilidad bajo.

2.1.3. Datos de la empresa.

El presente cuadro muestra los datos de la empresa relativos a: su razn social,

ubicacin fsica, actividad comercial, cantidad de empleados, equipos, capital. Seguido

a esto se presenta los permisos y bienes que posee.

23

Cuadro # 1

Los datos del almacn:

Razn Social: FERRETERIA EL CISNE

Ubicacin Fsica: CHILCAPAMBA VIA AL VALLE

Actividad comercial: VENTA DE MATERIALES DE FERRETERA Y CONSTRUCCION

Cantidad de empleados: 12 PERSONAS

Capital: PROPIO

Elaborado por: Autor

2.1.3.1. Permisos que posee:

Cuadro # 2

Permisos

Municipales SI (permiso de funcionamiento) patente

Bomberos SI (permiso que otorgan los bomberos, incendios)

CUP. SI ( permiso de letreros de publicidad)

IESS SI (afiliacin al seguro Social)


2.1.3.2. Bienes que posee la empresa.

Vehculos:

Camin de 3 toneladas (CHEVROLET NHR)

Foto # 3

24

Camin de 6 toneladas (CHEVROLET NPR)

Foto # 4

Camin de 8 toneladas (HINO FC)

Foto # 5

Camioneta de 2 toneladas (NISSAN JUNIOR)

Foto # 6

25

Camioneta de 2 toneladas (TOYOTA STOUT)

Foto # 7

Estos medios de transporte fueron adquiridos por la empresa en vista de la necesidad de

los clientes, los cuales solicitan que se les brinde servicio de transporte de mercadera a

domicilio.

La adquisicin de estos medios generaron otros problemas los cuales fueron: Falta de

choferes, mantenimiento de vehculos, pago de impuestos en las matriculas, falta de

garajes, etc.

Bienes Inmuebles

Una edificacin de 268.5 m de construccin utilizado para administracin, ventas y

almacenaje de mercadera.

En este local fue que se inici el negocio ver fotografa # 8, el cual, al momento que se

incrementaron las ventas qued pequeo y algunos aos despus se vio la necesidad de

adquirir un segundo el espacio fsico.

Foto # 8

26

Bodega de 294.6 m utilizado para el almacenamiento de material y parqueadero de

vehculos.

Foto # 9

Este local fue adquirido en el ao 2008, actualmente se lo utiliza para almacenar hierro,

bloques cemento, tubos plsticos, arena, ripio, tablas, etc. Y es este local el que no

presenta una buena calzada por lo que los problemas que se dan es la inseguridad al

caminar, ya que se hace lodo cuando llueve y existe mucho polvo en el verano.

Equipos de oficina, muebles y estantes.

Hoy en da se ha implementado equipos de computacin y muebles de oficina debido a

que no se contaba con el equipo necesario anteriormente.

Fotos #10 y 11

27

Mercadera

Productos y mercadera propia que posee el almacn, destinados para la venta

Fotos # 12, 13 y 14

La Ferretera El Cisne debido a los aos de vida y su crecimiento cuenta con un inventario

aproximadamente un 50 % propio en el cual estn todo lo relacionado a la lnea ferretera y

a los materiales para la construccin.

2.1.4. La comunicacin en la organizacin.

Es la forma de transmitir y recibir informacin por parte de los trabajadores los cuales

mediante el dilogo receptan el mensaje de una manera clara y objetiva cumpliendo as los

objetivos y planes de la empresa.

La comunicacin en la empresa tiene como objetivo apoyar la estrategia de la empresa

proporcionando coherencia e integracin entre objetivos, los planes y las acciones de la

direccin y la difusin y gestin de la imagen y de la informacin.

Se considera que la comunicacin en la Ferretera El Cisne es regular ya que no siempre

se comunica o informa de las decisiones que se han tomado, lo cual genera malos

entendidos, y la causa se debe a la falta de reuniones con todo el personal que labora en

donde se pueda expresar todas sus ideas, inquietudes, necesidades y llegar a mutuo

acuerdos que beneficien los objetivos de la empresa.

28

2.1.5. Horarios de trabajo

La jornada de trabajo o jornada laboral es el tiempo que cada trabajador dedica a la

ejecucin del trabajo por el cual ha sido contratado.

Los horarios de trabajo en la Ferretera El Cisne son los siguientes:

De lunes a viernes en la maana de 8 a 13 horas

En la tarde de 14 a 18 horas

y los das sbados de 8 a 13 horas, en total son 50 horas laboradas

semanalmente.

2.1.6. Distribucin actual de planta.

Es la forma en la que se encuentra distribuido los locales actualmente, y en donde se realiza

las actividades o procesos para generar ventas y servicio.

A continuacin se presenta el levantamiento de planos del rea donde est el local de

oficinas, ventas, ferretera en general, materiales elctricos, mientras que en el segundo

plano se presenta las reas de bodegas en donde se almacenan los materiales de

construccin tales como varillas, cemento, vigas, bloques, ladrillos y tablas, adems del

parqueadero de vehculos.

PLANOS ACTUALES DONDE SE UBICA LA FERRETERA EL CISNE.

29

Grfico # 2 Almacn y oficinas


30

Grfico # 3 Bodegas de almacenamiento.


31

2.1.7. Organizacin actual.

La ferretera EL CISNE no cuenta con un organigrama; actualmente se est manejando

una Organizacin informal, la cual es la resultante de las reacciones individuales y

colectivas de los individuos ante la organizacin formal.

Este tipo de organizacin se puede observar en cinco niveles diferentes:

1. Organizacin Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados

entre s.

2. Constituida en grupos mayores de opinin o de presin sobre algn aspecto particular

de la poltica de la empresa

3. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados ms o menos

4. Grupos pequeos de tres y cuatro personas relacionados ntimamente.

5. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

Organizacin formal.- Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar

conjuntamente en una forma eficiente.

Cada miembro puede contribuir en forma ms eficiente con su trabajo, para la conservacin

del objetivo primordial.

Propsitos:

Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecucin de los objetivos

primordiales de una empresa

Eliminar duplicidad de trabajo

Asignar a cada miembro de la organizacin una responsabilidad y autoridad para

la ejecucin eficiente de sus tareas.

Una excelente organizacin permite el establecimiento de canales de

comunicacin adecuados.

32

La organizacin formal es un elemento de la administracin que tiene por objeto agrupar o

identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.15

Se pretende disear un organigrama lineal para mejorar las actividades y las relaciones

entre sus integrantes.

2.1.7.1 Jerarquizacin actual.

JERARQUIZACIN. Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de

rango, grado o importancia. Implica la definicin de la estructura de la empresa por medio

del establecimiento de centros de autoridad.

La ferretera EL CISNE no cuenta con un organigrama. Para poder disear se estima que

el organigrama actual tiene una organizacin funcional; porque dificulta la diferenciacin

de las funciones y autoridad; todos hacan de todo no existi un orden jerrquico.

Las reglas para jerarquizar son:

Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los

mnimos e indispensables.

Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel.

2.1.7.2. Recursos humanos

Esta actividad es de vital importancia para el almacn ya que de este depender el

reclutamiento, seleccin y capacitacin de los trabajadores.

Este ser el encargado de motivar al trabajador, de estipular los contratos y de dar a

conocer las actividades de cada puesto, al igual que ser el encargado de cumplir con los

derechos y obligaciones de los trabajadores. Esto servir en lo posterior para evitar

cualquier demanda por parte de algn trabajador insatisfecho ya que hoy en da los

derechos y obligaciones tanto para el empleado como para el empleador son muy estrictas

ya que se apegan a leyes y reglamentos del cdigo laboral.

15

Tipo de organizacin (recuperado 20/05/2012) de

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

33

2.1.7.3. Capacitacin del personal.

Es necesario expresar que los programas de capacitacin debern realizarse a medida y de

acuerdo a las necesidades de la empresa,

Debido a que se ha realizado el anlisis a de las necesidades de la empresa, los temas a

tratar sern: servicio al cliente (marketing), seguridad a los trabajadores (sealizacin y

prevencin de accidentes), recursos humanos (manual de funciones). Estos temas servirn

para capacitar y realizar mejor las tareas de la empresa. Estos temas se ampliarn en los

captulos posteriores.

2.2. Informacin y procesos actuales.

A continuacin se procede a realizar el levantamiento de informacin acerca de los

problemas que atraviesa la empresa actualmente, en la cual se describe la informacin y

procesos que se dan en la parte administrativa y operativa.

2.2.1. Funciones del departamento de contabilidad.

La empresa actualmente dispone de una contadora encargada de manejar la contabilidad,

aqu presentamos las actividades que realiza.

- Declaraciones y pagos de impuestos a la renta.

- Realizar los formularios y pago del IVA y retenciones.

- Pago de seguros.

- Archivo y registro de facturas.

- Realizar pagos y emitir los cheques a los proveedores.

- Manejar el libro de bancos.

- Realizar retenciones

- Ingreso, organizacin y archivo de facturas

- Generacin y pago del comprobante del IESS.

34

2.2.2. La elaboracin de informes.

Debido a la gran cantidad de trabajo que realiza la contadora, no se han elaborado informes

como el estado de prdidas y ganancias, esto se debe a la falta de ayuda como: un auxiliar

de contabilidad y lo ms importante es la falta de un programa de software que ayude a

realizar las tareas que involucran el manejo de la contabilidad, actualmente se est

implementando un programa que ayudar con esto, es por eso que al no tener todos datos

reales no se ha podido elaborar el Estado de prdidas y ganancias durante algunos aos y

por lo tanto no se puede determinar cul es la situacin real financiera de la empresa y de

esta manera tomar decisiones.

2.2.3. Los formularios.

Son documentos que registran la informacin de la empresa en nuestro caso sera la

factura, la cual es utilizada para realizar el cobro, registrar las ventas diarias, sirve para que

el cliente pueda retirar su mercadera y a su vez los encargados de bodega realicen el

despacho correspondiente,

La factura actual posee dos papeletas una para el almacn y otra para el cliente.

2.3. Control de compras.

El control de compras en laFerretera El Cisne, se la realiza de una manera emprica. El

principal problema es que una sola persona tiene que encargarse de toda la cantidad de

productos que posee el almacn y al no existir una manera eficiente de chequear el

inventario diario, regularmente se comete el error de quedar desabastecido de productos.

Otro problema es que no se registra las compras realizadas durante todo el mes, ya que esto

permitira comparar las compras de un mes a otro y de esta manera ayudara a mantener

el nivel de inventario necesario.

Actualmente para el registro de los productos se utiliza el programa Microsoft Excel el

cual brinda ayuda para llevar el registro, ya sea de productos y proveedores, pero al igual

que en el rea de contabilidad hace falta un solo programa que provea de informacin

35

entre los distintos departamentos (contabilidad, manejo de inventario y ventas), ya que

todos estos estn estrechamente ligados entre s.

La presente tabla muestra como registra la Ferretera el Cisne los pedidos a sus

proveedores.

Tabla # 1

Forma de realizar los pedidos anteriormente

PRODUCTO CAN PROVEEDOR

FORMA DE

PEDIDO

TIEMPO DE

ENTREGA

Bondex 50 Ferri pinturas Semanalmente 24 horas

Cadena v2 Adelca 42 Fbrica Adelca Semanalmente 4 horas

Cadena v2 Ideal 42 CEMCO Lunes-viernes 24 horas

Cadena v5 Adelca 84 Fbrica Adelca Semanalmente 4 horas

Cadena v5 Ideal 84 CEMCO Lunes-viernes 24 horas

Cadena v6 ideal 20 CEMCO Semanalmente 24 horas




Cemento Guapn 500 Fbrica Guapn Diariamente 2 horas

Empaste interior sika 12 Megaprofer Cada tres semanas 48 horas

Empaste monotop sika 4 Megaprofer Cada tres semanas 48 horas

Malla r-64 Adelca 30 Fbrica Adelca Semanalmente 4 horas

Malla r-84 Adelca 30 Fbrica Adelca Semanalmente 4 horas

Malla r-84 ideal 20 CEMCO Semanalmente 24 horas

Mato de gato 20 Ferripinturas Semanalmente 24 horas

Plancha de plywood de 12mm 12 Ferretera Andrade Semanalmente 7 horas






Plancha de trupam de 12mm 12 Ferretera Andrade Semanalmente 7 horas

36


2.3.1. Forma de hacer los pedidos a los proveedores.

Se realiza mediante dos formas:

POR VA TELEFNICA: la persona encargada de realizar los pedidos, con una llamada

telefnica realiza el pedido directamente a los proveedores en las distintas partes de la

ciudad o del pas (Ambato, Quito, Guayaquil).

MEDIANTE LA VISITA DE AGENTES VENDEDORES: estos realizan la visita semanal

al almacn, la persona encargada de realizar los pedidos procede a revisar la lista de







Planchas de eternit de 1,8 100 Vctor Pulla Semanalmente 6 horas

Planchas de eternit 300 Dicem Martes-viernes 5 horas

Varilla de 1/4 100 Fabrica Adelca Semanalmente 4 horas

Varilla de 5,5 100 Fabrica Adelca Semanalmente 4 horas

Varilla 6mm 100 Fabrica Adelca Semanalmente 4 horas

Varilla de 8mm 80 Fabrica Adelca Semanalmente 4 horas






37

productos faltantes y a realizar el pedido, los agentes llevan la lista a su negocio y

proceden a realizar el envo de la misma.

Diagrama # 1 El proceso de pedido.

NO

NO

SI

Toma fsica de producto existente

Realizar

pedido

Separar la lista por proveedores

Realizar un conteo de producto existente

FIN

Va telefnica

Personalmente

Inicio

Emite orden de compra

Firma

Consulta variacin de precios

Confirma el pedido

38


2.3.2. Chequeo de inventario.

En la Ferretera El Cisne el chequeo de inventario se lo realiza de una manera visual, es

evidente que los productos de construccin o sea los de mayor rotacin son fciles revisar y

determinar la cantidad de inventario, mientras que los productos de ferretera pequeos y

por su gran variedad son muy difciles de chequearlos permanentemente, por lo que se

procede registrarlos en una agenda el producto que est cerca de agotarse, para luego

proceder a realizar el pedido.

2.3.3. Documentacin de ventas.

En la Ferretera El Cisne, la forma de documentar las ventas diarias es mediante el

registro de la facturacin, ya que este es el nico medio de registro que se realiza, adems

que se lo hace a mano y al final del da no se contabiliza la cantidad de mercadera vendida

sino ms bien solo la cantidad de dinero.

2.3.4. Forma de establecer los precios.

Lo que se realiza en la Ferretera El Cisne, es fijar los precios de salida de la mercadera

tanto al por mayor y menor estableciendo el margen de ganancia segn el nivel de compra y

as poder controlar que la empresa obtenga los objetivos propuestos de ganar un

porcentaje adecuado en la comercializacin de los productos.

2.3.5. Forma de realizar las Ventas.

Las ventas se las realiza de la siguiente manera:

El cliente ingresa al almacn, procede a realizar su pedido, averigua precios, averigua el

servicio de transporte, realiza la compra y cancela.

El vendedor factura la compra, realiza el cobro, entrega la factura a los despachadores,

cargan los camiones, el chofer transporta el material y finalmente desembarca la mercadera

y retorna.

Los problemas que tienen los encargados de ventas son:

39

Vender mercadera que de pronto ya se termino y ccometer errores en el momento de

realizar la factura, esto hace que el cliente no se encuentre satisfecho.

Diagrama # 2 El proceso de venta y servicio.

NO

SI

NO

SI

Va telefnica Toma de

pedido

Personalmente Registra la lista y datos del cliente

Enva la factura al chofer

Chofer cobra

Inicio

Cliente recibe la factura

Realiza la factura Chequeo lista de materiales

Crdito

Cancela luego

Totaliza la factura

Registro de la lista y datos del cliente

Factura

Cancela

Factura

40


2.3.6. Diagrama de flujo del proceso de servicio.

Diagrama # 3

NO

SI


2.3.7. Recepcin de pedidos al cliente

Se realiza mediante dos formas:

2.3.7.1. Pedidos mediante va telefnica.

INICIO

FACTURACION

CANCELACION DESPACHO EN

BODEGA

TRANSPORTE HASTA EL DOMICILIO

DESPACHO EN BODEGA AL CLIENTE

CHEQUEO DE LA MERCADERIA CON EL CLLIENTE

COBRAR REVIZA

FIN

FIN

41

El cliente mediante alguna referencia llama para realizar la consulta al almacn, si est

seguro de que el cuenta con el material que necesita, procede a realizar el pedido, las

personas quienes toman el pedido proceden a anotar el pedido en una libreta, revisa y

luego realizan la factura, entregan al chofer, este a su vez procede a cargar y transporta el

material hasta su destino, ya en el lugar el chofer ayuda a descargar el material y

finalmente cobra y retorna al almacn.

Diagrama # 4

Diagrama de pedidos del cliente mediante la va telefnica.

NO

SI

LLAMADA

CONSULTA

SI HAY EL

MATERIAL

TRANSPORTE

FACTURACION

INICIO

PROCEDE A COBRAR

ENTREGA DEL MATERIAL

42


2.3.7.2. Pedidos personalmente en el almacn.

El cliente llega al almacn, consulta y procede a realizar su compra, la encargada de ventas

proceden constatar la existencia de los productos, realiza la factura, entrega la factura a los

despachadores en bodega, el chofer procede a transportar el material hasta su destino, ya

en el lugar el chofer ayuda a descargar el material y finalmente regresa.

Diagrama # 5 Diagrama de pedidos personalmente en el almacn.

NO

SI

FIN

LLAGADA DEL CLIENTE

CONSULTA SI HAY

MATERIAL

PROCEDE A COBRAR

FACTURACION

FIN

TRANSPORTE

ENTREGA DEL MATERIAL

INICIO

43


2.4. Lista de clientes de la Ferretera El Cisne.

Esta es la lista que se tiene registrada con informacin de los clientes que compran en el

almacn, la misma que se maneja en el programa Microsoft Excel.

Tabla # 2

FERRETERA EL CISNE

CLIENTES QUE COMPRAN CON RUC

NOMBRE DEL CLIENTE DIRECCIN RUC TELFONO

A.E.P.I.C. OCTAVIO CHACN 1-07 O190154882001 2809128

ADRIANO PEALOZA EL VALLE O104299797001 4030862

ANA MEDINA AV 12 DE ABRIL 15-14 101132124 88-31-54

AREVALO HECTOR GAULALCAY

2440006

ARQ SUSANA MORENO CARLOS RUBIRA 3-25 O102963097001 4088683

ARQ. PATRICIO BONILLA AV. BENIGNO VASQUEZ O103108510001 2257-152

ARQ. DIEGO GALAN VALDIVIA Y CHORRERA ESQUINA O103854881001 2807774

ARQ. PABLO BACULIMA ANTISANA 4-37 O102164191001 2861035

ASTUDILLO FABIAN MARCELO JOSE BUSTAMANTE 1-75 010265355-7 2862579

BENIGNO LOJA INGAPIRCA O103035689001 4030361

BIGVERTO AREVALO CUATRO ESQUINAS O10128716-7 2452530

CARLOS CORNEJO SAN BARTOLOME O102656584001 4030822

CEDEI LUIS CORDERO 5-66 O190148556001 2839-003

DISEO Y TALLADO HERRERAS 2-91 O102808649001 4096666

DR. MARCO FREIRE

JUAN DE VELASCO Y CASIQUE

CHAMBA 010129466-8 2805951

DR. MARCO PINTADO CHILCAPAMBA O102710126001 4037486

DRA. FANNY ORELLANA BARRIO UNIDO O102254554001 4033742

ELIANA TAPIA AV. 12 DE OCTUBRE Y O1051688001 2811-820

44

EMILIO CARRERA

ENRIQUE CALDAS SANTA ANA 1025393119 4030730

FERNANDO GALLEGOS ARPI BARRIO AGUA BUENA 102515798001 4091900

GABRIEL CUZCO BOSQUE #2 DE MONAY O101588234001 2861920

GALO CALLE EL VALLE 0103417985 4034040

GERARDINA MACHUCA EL CISNE O10131888-9

GERMAN YUNGA CASTILLA CRUZ O101179638001 2896-677

GUSTAVO PICN SAN ANTONIO DE GAPAL O102011624001 O93146110

GUSTAVO TENESACA BARRIO UNIDO 171058092-7 2896977

HUGO ALVAREZ CHILCAPAMBA O101441251001 4097696

ING. DIEGO JARA EUGENIO ESPEJO 5-10 O102851920001 2841256

ING. DIEGO QUEZADA AV. SOLANO 4-101 O102674983001 2888083

ING. FABIN NIEVES QUITO Y PUYO O102822731001 4097752

ING. FREDDY JIMBO CARLOS RUBIRA 3-25 O102274628001 4088683

ING. JOHANNA URIGUE ESEQUIEL MARQUEZ O104274808001 2815116

ING. PABLO ROBLES LOVATO

MONAY SECTOR EL CRUCE

VA AL DESPACHO O101663342 2896603

IVAN PICN SAN JOS LA PLAYA O103941076001 2480548

JORGE ESPAA SAN ANTONIO DE GAPAL O10108292-3 281-63-78

JUAN CARLOS QUINTUA C. AV. 10 DE AGOSTO 2-53 O102512738001 4096990

JUAN DELGADO COCHAPAMBA

2480662

JUNTA DE AGUA DE ZHIDMAD VA AL CEMENTERIO O160030260001

JUNTA PARROQUAL DE ZHIDMAD EL CEMENTERIO S/N O160027550001 2291154

JUNTA PARROQUIAL DEL VALLE EL VALLE CENTRO O160026660001 2481249

JUNTA PARROQUIAL SANTA ANA SANTA ANA CENTRO O160025770001 2851016

LASSO HURTADO JOSE ELIAS NUEZ DE BONILLA 4 - 57 O100325661001 286-92-73

LEONARDO VINTIMILLA BOLIVAR 3-56 100700962001 2825931

LUIS TENEN

SAN JOSE DE

CHILCAPAMBA O102151917001 4041867

LUIS VILLA SANTA ANA O102008471001 4030856

MAGDALENA BARROS CORAZN DE JESS O102357704001 2896-599

MANUEL ALBERTO ROMERO

ROMERO

CRISTOBAL COLON 5-36 Y

EMILIO P. O704057975001 O97101709

MANUEL DURAZNO SANTA ANA O103946307001 4030275

45

MANUEL ORDOEZ EL VALLE O102651841001 99523230

MARTINEZ JARA WILMER

VICENTE REMIGIO CRESPO 13-08 O101058444001 2888651

MENDEZ ALVAREZ ANGEL ISIDRO RIO BRAVO 6-22 O101201952001

PESANTEZ LUIS EL VALLE COCHAPAMBA O102910791001 O89288053

RAFAEL CANDO

HURTADO DE MENDOZA Y

LOS ANDES O105844476001 2864557

REN FARFN SANTA ANA O101822351001 2851115

RICARDO VISCAINO VIA AL VALLE O101833895 2480-943

RUBEN BERMEO UNIDAD NACIONAL 5-44 O101603934001 2814241

SANDRA ASTUDILLO SANTA ANA O103584587001 2851278

SEGUNDO CRIOLLO

PRESIDENTE CORDOVA 4-31

y Vargas machuca O101713733001 2834-132

SILVIA FLORES CASTILLA CRUZ

O84724689

SR. ANTONIO JUCA ALFONSO MORENO 6-36 O101271294001 2814234

SR. ELIANA TAPIA AV. 24 DE MAYO Y PULLO O10315384-7 4097692

SR. ESTEBAN JARA SAN FRANCISCO O102396918001 2480610

SR. JORGE TAPIA GUNCAY O103554408001 2350311

SR. LUIS VARGAS EL VALLE O102990256001 2480140

SR. SEGUNDO AYORA SAN MIGUEL O10194861-0 2480901

SRA CARMEN RAMN COCHAPAMBA O10058719-5 4036253

SRA. LA CABRERA ROLDAN CALLE DEL SIGSAL O100018589001 4097657

SRA. ROSA CRIOLLO EL VALLE 010313710-5 2896895

SRA: MARA FARES EL SALADO 103548897 2480315

SRITA. TANIA PAOLA PRADO EL VALLE CENTRO O10499907001 2896-635

TACURI CARLOS PARAISO ALTO O104595012001 4036746

WILMER LUZURIAGA SANTA ANA 104441093001 4030305

WILSON CHASY EL VALLE POLOMA O104390042001 2481-110

Fuente: Almacn

46

2.4.1. Lista de mercadera

Aqu se muestra una parte de la lista de mercadera que actualmente la Ferretera El Cisne

posee la cual se la maneja con el programa Microsoft Excel y sirve para verificar los

precios.

Tabla # 3

DESCRIPCIN

COSTO

S/IVA CDIGO U/MEDIDA COSTO P.V.P

Abrazadera 2 1/2 0,1507 ABCOD06 UNIDAD 0,1688 0,270

Abrazadera 1 1/16 0,1250 ABCOD04 UNIDAD 0,1400 0,250

Abrazadera 1 1/2 TITANIUM 10-16 0,3170 ABCOD05 UNIDAD 0,3550 0,500

Abrazadera 1/2 0,0357 ABCOD01 UNIDAD 0,0400 0,150


Abrazadera 3/4 dorada de titn 0,1964 UNIDAD 0,2200 0,350


Abrazadera 7/8 taiwanesa 0,0570 UNIDAD 0,0638 0,150

Abrazadera 7/16 TITAN dorada 0,2679 UNIDAD 0,3000 0,450

Abrazadera 5/8 TW 0,0625 UNIDAD 0,0700 0,150

Abrazadera 1" TW 0,0982 UNIDAD 0,1100 0,250

Abrazadera titn 10-04 0,1607 UNIDAD 0,1800 0,350



Abrazadera titn 10-16 MEGAPROFER $ 0,34 0,2852 UNIDAD 0,3194 0,450

Abrazadera titn 30-12 11/16-11//4 0,3513 UNIDAD 0,3935 0,550

Accesorio Bao Edesa econmico 6,9450 UNIDAD 7,7784 9,500

47

Fuente: Almacn

2.4.2. Sistemas informticos

Por el momento en la Ferretera El Cisne se utilizan herramientas como el Microsoft Excel

el cual es de gran ayuda para realizar la consulta de las listas de precios ya sea en el rea

de ventas y en el rea de comercializacin, en lo que respecta al rea contable se utiliza el

programa MONICA, el cual es de poca ayuda pero facilita el trabajo.

La mayor parte de problemas que se presentan en el almacn dentro del el rea

administrativa se dan por la falta de un sistema informtico, por lo que se cometen

muchos errores en la elaboracin de documentos, control de stock, etc.

Durante el transcurso de esta tesis se adquiri un programa el cual est siendo

implementado, esto lo detallaremos en el captulo 3.

2.4.3. Funciones que realiza el personal actualmente.

Accesorio p/bao E 579,15 13,3900 UNIDAD 14,9968 17,000

Accesorio p/bao Jabonera 0,8800 UNIDAD 0,9856 1,300

Accesorio p/bao papelera 1,2400 UNIDAD 1,3888 1,800

Aceite 3 en 1grande 0,9925 UNIDAD 1,1116 1,650

Aceite 3 en 1pequeo 0,5213 UNIDAD 0,5838 0,900

Aceite Rojo para muebles 1,7857 UNID

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