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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CÓRDOBA"

PLIEGOS DE CONDICIONES

OBJETO

EJECUCIÓN DE UN SERVICIO DE ADECUACIÓN, INSTALACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, SUMINISTRO DE BIENES DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL

Y DEMÁS BIENES INHERENTES A CADA ÍTEM QUE COMPONEN LA SOLUCIÓN, QUE PERMITA A LA CIUDADANÍA CHOCOANA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA DE LA GESTIÓN PÚBLICA A TRAVÉS DEL USO DE HERRAMIENTAS TIC PARA LA GOBERNACIÓN DEL

CHOCO Y LA ALCALDÍA DE QUIBDO.

QUIBDO - CHOCO 2013

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CONDICIONES GENERALES 1. DISPOSICIONES GENERALES 1.1. INFORMACION GENERAL SOBRE LA CONVOCATORIA LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO, “DIEGO LUIS CÓRDOBA” invita a las personas naturales o jurídicas, que cumplan los requisitos señalados en el numeral segundo de estos Términos de Referencia, a presentar propuestas para participar en una convocatoria pública. En términos generales, los trabajos objeto de estos términos corresponden a lo siguiente: EJECUCIÓN DE UN SERVICIO DE ADECUACIÓN, INSTALACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, SUMINISTRO DE BIENES DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL Y DEMÁS BIENES INHERENTES A CADA ÍTEM QUE COMPONEN LA SOLUCIÓN, QUE PERMITA A LA CIUDADANÍA CHOCOANA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA DE LA GESTIÓN PÚBLICA A TRAVÉS DEL USO DE HERRAMIENTAS TIC PARA LA GOBERNACIÓN DEL CHOCO Y LA ALCALDÍA DE QUIBDO. En los presentes Términos de Referencia se describen las condiciones técnicas, económicas, financieras, legales y contractuales, que el PROPONENTE tendrá en cuenta para elaborar y presentar la propuesta para la construcción, terminación y recibo final, de la Solución que tratará la convocatoria. La propuesta deberá hacerse por la totalidad de los ítems requeridos. La convocatoria, y el contrato que llegue a suscribirse, estarán sometidos a la Ley Colombiana civil y comercial y en especial, al manual de contratación de la Universidad Tecnológica del Chocó “Diego Luís Córdoba”. Si hubiere omisiones o contradicciones, o se tuvieren dudas sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones de este proyecto de Términos de Referencia, las personas, empresas interesadas podrán observar previamente dentro de los plazos que se establecen en el calendario de la convocatoria. Cualquier interpretación, aclaración o cambio que se introduzca a las condiciones o especificaciones de las bases para participar, será comunicado por LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CÓRDOBA”, a manera de "Suplemento o Adendo según el caso". Solamente las informaciones, aclaraciones, interpretaciones o cambios suministrados mediante "Suplemento o Adendo” según el caso comprometerán a LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CÓRDOBA” para los efectos de la Convocatoria.

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Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias interpretaciones, conclusiones y análisis obtenga el PROPONENTE respecto de los términos de la invitación, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CORDOBA” no asumirá responsabilidad alguna por tales deducciones. Las tachaduras, borrones, raspaduras, correcciones, enmendaduras, o cualquier otro cambio que se haga en la propuesta y que se encuentren en la información objeto de evaluación, deben subsanarse mediante notas aclaratorias y estar confirmadas con la rúbrica del representante legal. En el evento de no subsanarse los tachones, borrones, raspaduras, correcciones, enmendaduras o cualquier otro cambio, y el mismo se encuentre en uno de los aspectos Técnico, Jurídico o Económico y sea objeto de evaluación se calificara con un Puntaje equivalente a cero (0) puntos. En cumplimiento de los principios de igualdad y selección objetiva, el Rector(a) de LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CÓRDOBA” podrá solicitar por escrito a todos o a cualquiera de los proponentes las aclaraciones o informaciones que estime pertinente, en aquellos aspectos que van a ser objeto de evaluación, a fin de despejar cualquier punto dudoso, oscuro o equívoco de las propuestas sin que ello implique modificación o adición de la misma. La respuesta correspondiente se hará por escrito, dentro del término establecido en el cronograma de la Convocatoria, tratándose de información indispensable para la evaluación de propuestas, si el proponente no presenta a LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CORDOBA” dentro del término requerido, las explicaciones o aclaraciones solicitadas se considerarán como requisito omitido indispensable para el análisis preliminar o jurídico y/o para la comparación de las propuestas en los exámenes técnicos y económicos. LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CÓRDOBA” se reserva el derecho de analizar las respuestas de los PROPONENTES en estos casos y de evaluar, a su exclusivo juicio, si ellas se ajustan a lo solicitado o si, por el contrario, sobrepasan el alcance de la respectiva petición de explicación o aclaración. De todas maneras, y si fuere el caso, LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CÓRDOBA” tomará de las aclaraciones de los PROPONENTES, únicamente, los aspectos que satisfagan su interés de aclaración. La presentación de la propuesta por parte del PROPONENTE constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones, formularios, y demás documentos de la Convocatoria que recibió las aclaraciones necesarias por parte de LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CÓRDOBA” sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar el objeto a contratar; que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del trabajo y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta, necesarios para la debida ejecución del proyecto.

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1.5. OBJETO DE LA INVITACIÓN El objeto de la presente convocatoria es seleccionar y contratar la propuesta más favorable para ejecutar la EJECUCIÓN DE UN SERVICIO DE ADECUACIÓN, INSTALACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, SUMINISTRO DE BIENES DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL Y DEMÁS BIENES INHERENTES A CADA ÍTEM QUE COMPONEN LA SOLUCIÓN, QUE PERMITA A LA CIUDADANÍA CHOCOANA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA DE LA GESTIÓN PÚBLICA A TRAVÉS DEL USO DE HERRAMIENTAS TIC PARA LA GOBERNACIÓN DEL CHOCO Y LA ALCALDÍA DE QUIBDO, mediante la presentación de una propuesta técnica, financiera y económica teniendo en cuenta lo establecido en los presentes Términos de Referencia o Pliego de Condición. Los Términos de Referencia describen las condiciones técnicas, económicas, financieras, legales y contractuales que se deben tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta. Al proponente que señale condiciones diferentes a las establecidas en los presentes Términos de Referencia, éstas no le serán tenidas en cuenta para la evaluación. 1.6. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN El régimen jurídico aplicable serán las disposiciones civiles y comerciales pertinentes, así como las particularidades contenidas en los términos de referencia. Los proponentes deberán conocer las leyes vigentes sobre Legislación Laboral, Prestaciones Sociales, Seguros, Sena, Subsidios de transporte, Subsidio Familiar, etc. Estas serán por cuenta y riesgo del PROPONENTE y su mención no implica dependencia alguna entre el personal del PROPONENTE y LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO. Al presentar su oferta, los proponentes deberán entregar todos los documentos de sus propuestas, debidamente firmados. 1.7. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO, dispone de los recursos económicos suficientes para amparar la celebración del contrato que se derive de la presente convocatoria. De conformidad con certificación expedida por el Jefe de la Oficina Financiera. 1.8. PRESUPUESTO ESTIMADO LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO ha establecido como presupuesto estimado para adelantar las actividades objeto de la presente invitación o convocatoria, la suma de DOS MIL CIENTO SETENTA Y SEIS MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS NOVENTA PESOS M/CTE. ($ 2.176.498.690.oo) El valor total corregido de la propuesta económica (IVA incluido) no podrá exceder el presupuesto estimado, de lo contrario la propuesta será rechazada.

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1.9. OFICINA COORDINADORA La coordinación de la contratación de este servicio estará a cargo de la Oficina de (Jurídica y Sistemas). Esta dependencia será la encargada de coordinar con otras dependencias encargadas dentro de la organización administrativa de LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO los aspectos de orden técnico, jurídico, administrativo y financiero durante el desarrollo de la invitación o convocatoria. Dirección: Cra. 22 No. 18B – 10 B/Nicolás Medrano – Ciudadela Universitaria Telefax: (094) 6726565 Correo electrónico: planeació[email protected] – [email protected] Horario de atención: 8 – 12 a.m. y de 2 – 6 p.m. 1.10. INTERVENTORÍA LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO, ejercerá la vigilancia y control de los trabajos para verificar que los mismos se desarrollen y se entreguen conforme a los términos pactados mediante un interventor, el cual podrá ser un funcionario de la entidad o un tercero contratado para tal efecto, teniendo presente que la interventoría no relevará a la Universidad de sus responsabilidades. 1.11. QUIÉNES PUEDEN PARTICIPAR Podrán participar todas aquellas personas naturales y jurídicas, en forma individual o en consorcio o en unión temporal que incluyan en su objeto social temas relacionados a Implementación y/o Diseño y/o Desarrollo de Software y/o Soluciones TIC y/o temas relacionados, con un tiempo de constitución mayor a 15 (quince) años antes de la fecha de presentación de las ofertas y acreditar que la duración de la sociedad no sea inferior a dos (2) años, que estén legalmente establecidas en el país, este requisito se validará con el documento que proporciona la Cámara de Comercio de la ciudad correspondiente al lugar de domicilio. Las uniones temporales y consorcios deberán acreditar que al menos uno de sus integrantes cuenta con el tiempo de constitución requerido, en este caso la participación de este oferente no podrá ser menor al cincuenta por ciento (50%), la duración de cada integrante no podrá ser inferior a la del plazo del contrato y dos (2) años más e indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal; en este último caso, señalarán los términos y extensión de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de LA UNIVERSIDAD. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. Las personas jurídicas y/o naturales integrantes de un consorcio o unión temporal deben acreditar individualmente la identificación tributaria e información sobre el régimen de Impuesto a las

mailto:planeació[email protected]

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Ventas al que pertenece y el Certificado de Existencia y Representación Legal. 1.12. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES El Proponente declarará en la Carta de Presentación de la propuesta y bajo gravedad de juramento que no se encuentra incurso en inhabilidad, incompatibilidad o prohibición legal para contratar con LA UNIVERSIDAD. 1.13. DESARROLLO DE LA CONVOCATORIA 1.13.1. Calendario de la Convocatoria

ETAPA Actividad Encargado/Lugar Plazo

PUBLICACION

Publicación en la página web de la Universidad y envío de solicitud de oferta

Oficina de Sistemas 3 de Diciembre de 2013

OBSERVACIONES

Una vez enviada la invitación, el ejecutor deberá dar un plazo no inferior a dos (2) días hábiles para que los interesados formulen observaciones y se contesten sus inquietudes.

Vía Correo Electrónico [email protected] Fax: 6710274

4 de Diciembre de 2013

Respuesta a observaciones

Vía Correo Electrónico de los oferentes.


VISITA

Instalaciones de la Gobernación de Choco, Alcaldía de Quibdó y Universidad Tecnológica del Choco

9:00 am

4 – 6 de Diciembre

ENTREGA

Entrega de Propuestas 4:00 p.m. De acuerdo a procedimiento definido en los términos de referencia de la invitación


EVALUACIÓN

Evaluación de las propuestas, que tendrá una duración máxima de tres (3) días hábiles

términos de referencia de la invitación


El informe de evaluación debe publicarse en la página web del ejecutor y en la página de Vive

Página web UTCH y en la página de Vive Digital Regional, Vía Correo Electrónico


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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Digital Regional, y/o ser enviada vía correo a cada uno de los oferentes que presentaran oferta.

de los oferentes.

OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN

Recepción de observaciones a los informes de evaluación

De acuerdo a procedimiento definido en los términos de referencia de la invitación


Respuesta a las observaciones de la evaluación

De acuerdo a procedimiento definido en los términos de referencia de la invitación


ADJUDICACIÓN

Presentar el acta de cierre de la invitación a la que se refiere el numeral anterior, con el informe de propuestas recibidas y la evaluación al Comité Regional antes de su adjudicación.

Ejecutor / Comité Regional


Audiencia de Adjudicación

Ejecutor/Comité Regional

10:00 a.m. 12 de Diciembre de 2013

Apertura de la propuesta económica formulada por los oferentes y adjudicación, o declaratoria desierta la invitación.

Ejecutor/Comité Regional


Publicar el acta de adjudicación de todas las convocatorias realizadas en la página web del Vive Digital Regional, en la del Proponente y en la del Ejecutor

En la página web del ejecutor, el proponente y en la página de Vive Digital Regional, el informe de evaluación


ELABORACIÓN DE CONTRATOS

Celebrar contratos y solicitar pólizas de cumplimiento a todos los proveedores, quienes a su turno deben presentarla dentro de los 8 días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación.

El ejecutor 16 de Diciembre de 2014

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1.13.2. Aprobación de la Convocatoria Se presenta ante el Comité Regional del Proyecto Vive Digital Regional los términos para su respectiva verificación y aprobación dentro de los plazos establecidos en el cronograma de la Convocatoria. 1.13.3. Apertura de la Convocatoria Se realiza la apertura de la Convocatoria Pública a través de:

Página web de Vive Digital Regional

Página web de la UTCH

Diario de amplia circulación en el Chocó Dentro de los plazos establecidos en el calendario de la Convocatoria. 1.13.4. Publicación de Proyecto de Pliegos y Observaciones En las páginas WEB de Vive Digital Regional y de la UTCH se publicará el proyecto de pliegos de condiciones para que los interesados en el proceso puedan revisarlos y hacer las preguntas aclaratorias, observaciones, proponer mejoras a los mismos, dentro de los tiempos establecidos en el calendario de la Convocatoria. 1.13.5. Pliegos Definitivos y Observaciones La publicación de los pliegos definitivos se realizará en las páginas WEB de Vive Digital Regional y de la UTCH, para conocimiento de los interesados en participar, los cuales podrán hacer observaciones y solicitar aclaraciones dentro de los tiempos establecidos en el calendario de la Convocatoria. 1.13.6. Visita a las instalaciones de la Gobernación del Chocó y Alcaldía de Quibdó. En la Gobernación del Chocó, la Alcaldía de Quibdó y la Universidad Tecnológica de Chocó se programará una visita a las instalaciones de estas entidades con el objetivo que los proponentes puedan tener todos los elementos de juicio para entregar su mejor oferta. Esta visita iniciará a las 9:00am en las oficinas TIC de la Gobernación del Chocó, de la Alcaldía de Quibdó y en la oficina de la Universidad Tecnológica del Chocó en la fecha establecida en el calendario de la Convocatoria. A la visita debe asistir el representante legal de la firma proponente o su delegado debidamente autorizado por escrito con el suficiente criterio técnico que le permita evaluar las condiciones en que se adelantará el servicio. Igualmente, durante la visita se realizará recepción de preguntas y observaciones que las personas asistentes presenten para darles respuestas en los días siguientes a la visita. Durante la visita se firmará un acta de Asistencia, que los proponentes deberán anexar a su propuesta.

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1.13.7. Información sobre las respuestas a las preguntas y observaciones sobre la convocatoria y publicación de adenda La respuesta a preguntas y observaciones se realizará dentro del plazo establecido en el calendario de la Convocatoria. LA UNIVERSIDAD estudiará las preguntas y observaciones formuladas y elaborará el documento “Respuesta a las preguntas sobre la invitación a presentar propuesta jurídica, financiera, técnica y económica”, el documento se publicará en las páginas web de VDR y de la UTCH. Igualmente y de ser necesario se expedirán en esta fecha la (las) adenda(s) que sean necesarias, como resultado del proceso de consultas y respuestas, modificando los Términos de Referencia de la convocatoria. 1.13.8. Recepción de propuestas. El cierre de convocatoria y recibo de las propuestas se realizará a las 4:00 p.m. en la fecha programada en el calendario de la Convocatoria, en la oficina de Secretaria general de la Universidad Tecnológica del Choco. A esta diligencia podrán concurrir los interesados con el único fin de conocer los participantes. 1.13.9. Información de los resultados de la evaluación LA UNIVERSIDAD realizará la evaluación de las propuestas, el cual será publicado en las páginas WEB de VDR y de la UTCH dentro de los tiempos establecidos en los términos de referencia. 1.13.10. Observaciones a la evaluación Los proponentes podrán realizar las observaciones que consideren de la evaluación, las mismas que serán revisadas por el comité evaluador de la UTCH y su resultado será publicado en las páginas WEB de VDR y de la UTCH dentro de los tiempos establecidos en los términos de referencia. 1.13.11. Adjudicación Se realizará la audiencia de adjudicación a las 10:00 a.m. de la fecha establecida en el calendario de la Convocatoria. En la audiencia estará presente el Comité Regional de Vive Digital Regional, durante la misma se hará la apertura del sobre económico y se determinará el ganador del proceso y se dará la adjudicación del contrato o declarará desierta la Convocatoria.

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2. DESCRIPCION DEL PROYECTO 2.1 ANTECEDENTES Dentro del territorio Chocoano se han realizado ingentes esfuerzos en implementar acciones tendientes a la conectividad, realizándose actividades que han sido dispersas y observadas desde una óptica institucional independiente y no integrada a una política interinstitucional; tal es el caso del SENA, con su programa bandera de educación virtual y la UTCH, con el proyecto de conectividad del campus universitario, con la creación de la Red de Alta Velocidad RANCHO y la estrategia de ampliación de cobertura en la educación superior denominado “CERES”, así como también el incipiente pero efectivo sistema de educación virtual, recientemente aprobado e implementado institucionalmente, con la creación de una Plataforma Virtual de Educación en la UTCH. La UTCH, a través de docentes investigadores pertenecientes al Grupo de Investigación de “Electrónica, Telecomunicación e Informática con Oportunidad y Servicio” (ETICOS), del cual hacen parte también docentes de la Universidad Nacional de Colombia y la Universidad Libre de Cali, ha venido liderando la posibilidad de estructurar esta Red Regional que al interactuar con otras redes regionales, nacionales e internacionales permita entre muchos otros aspectos, lograr incidir en disminuir la brecha digital existente, ampliar la cobertura del uso del internet y la tele densidad, bajar los índices de morbilidad y mortalidad, entre muchos otros aspectos. Fue así como surgió la idea primaria del proyecto “Chocó Digital” cuyo nombre para propósito proyecto es “Territorios Digitales como Plataforma de Desarrollo del Departamento del Chocó”. Esta iniciativa originó la suscripción de un convenio los últimos tres año denominado “Choco digital”, entre la Gobernación del Departamento del Chocó, la Universidad Tecnológica del Chocó y el Fondo de Comunicaciones del ministerio de las TIC, con el cual se ha logrado permear gran parte de la población chocoana con estrategias de difusión, apropiación y capacitación, así como también la ejecución de un proyectos que involucran en forma directa el ecosistema digital, entre los cuales destacamos los siguientes: • Proyecto piloto durante el año 2007 en la ciudad de Quibdó relacionado con la implementación de cuatro aulas virtuales, las cuales impactaron aproximadamente a más de 4.000 estudiantes y 200 docentes en su fase inicial. • Implementación de Aulas Digitales a 50 instituciones del Departamento del Chocó, con lo cual se beneficiaron aproximadamente 60.000 estudiantes y 1.500 docentes del departamento del Chocó, de este proyecto se destaca haber llevado las TIC al 100% de los municipios del departamento del Chocó. • Capacitación en TIC como estrategia de Inclusión social en diferentes sectores del departamento del Chocó, este proyecto propició la capacitación en informática básica e internet, bibliotecas virtuales, aulas virtuales, a estudiantes y docentes de instituciones educativas, y población en general, a través de aulas didácticas y telecentros de Compartel. • Proyecto de Divulgación y masificación del uso de las TIC, a través de este se pudo realizar El II Encuentro Nacional de TIC, Desarrollo y Cultura Digital que reunió a expertos/as, profesionales,

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investigadores/as, estudiantes, representantes de entidades que trabajan en el campo de las Tecnologías de Información y Comunicación, TIC y público general interesado en el tema. • La conectividad del campus de la Universidad Tecnológica del Chocó, se constituyó en un aporte muy importante para el mejoramiento de la comunicación y la calidad académica de la institución. • El proyecto piloto de la primera zona WIFI de acceso libre de internet de banda Ancha en el municipio de Quibdó, por medio del cual se construyó el nodo central para la creación de muchas otras zonas y la conectividad inalámbrica del departamento del Chocó. • La creación de una plataforma de entrenamiento virtual para la presentación de las Pruebas del estado, denominada SABER CHOCÓ, que busca brindar ayuda a los estudiantes del departamento que se presentarán a dichas pruebas. (Este proyecto es conveniente darle continuidad actualizando banco de preguntas y adaptándolas a las circunstancias actuales de este tipo de pruebas). 2.2 NECESIDAD Con los recursos destinados por MinTic a través de la Convocatoria VDR 2012, el Departamento del Chocó y el Municipio de Quibdó pretenden dar continuidad a los esfuerzos anteriormente realizados tanto en infraestructura telemática como en desarrollo de estrategia centradas en contenidos, pedagogía y talento humano. La implementación de la estrategia de Aulas Virtuales es una apuesta de gran calado ante las inmensas necesidades de crecimiento y desarrollo regional, así mismo el mejoramiento de los servicios críticos a la ciudadanía a través de procedimientos expeditos que ahorren tiempo a la ciudadanía y mayor productividad y eficiencia a la región. En regiones con índices de pobreza, exclusión y marginalidad, el aparato estatal es definitivo en el avance o retroceso de las conquistas sociales, de ahí la importancia de poder garantizar recursos importantes de la convocatoria VDR 2012 al mejoramiento de servicios críticos en favor de la ciudadanía Por lo anterior el principal objetivo del proyecto es el “Mejoramiento de la competitividad regional del Chocó mediante la incorporación de las tecnologías de la información y las Comunicaciones en el sector Educativo y los procesos de interacción ciudadana con la Administración Pública“. El proyecto está articulado con los objetivos de los Planes de Desarrollo del Chocó “Un nuevo Chocó para vivir” y “Quibdó MIA” y a su vez con los Programas TIC: Chocó/Quibdó Vive Digital. Además se ha consultado los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo y las políticas TIC lideradas por MinTIC y Colciencias. Mediante la vinculación al proyecto de la UTCH y el cumplimiento de compromisos del proponente y su aliado, se garantiza el compromiso de recursos de contrapartida a la vez que se realiza una importante sinergia interinstitucional garantizando la sostenibilidad y continuidad de las inversiones. Así mismo, uno de logros será la transferencia de habilidades, recursos y competencias que realizarán los proveedores de bienes y servicios y las instituciones a los usuarios y beneficiarios finales.

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A través de esta contratación como parte de la ejecución de VDR 2012 se satisface el segundo entregable enfocado en que la Ciudadanía utilice las TIC y se logre mayor eficacia en el servicio de la administración pública regional. El fortalecimiento de la estrategia TIC al servicio de la administración central de las entidades territoriales aliadas en el proyecto pretende fortalecer y complementar las estrategias iniciadas y originar una nueva cultura TIC al interior de las administraciones derivando en la creación de un modelo de Calidad y un sistema integrado de gestión de la administración pública basada en las TIC. Se realizarán actividades de capacitación y formación de los equipos y del personal que administrarán los procesos y recursos administrativos. 2.3 OBJETO EJECUCIÓN DE UN SERVICIO DE ADECUACIÓN, INSTALACIÓN, IMPLEMENTACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, SUMINISTRO DE BIENES DE UNA SOLUCIÓN INTEGRAL Y DEMÁS BIENES INHERENTES A CADA ÍTEM QUE COMPONEN LA SOLUCIÓN, QUE PERMITA A LA CIUDADANÍA CHOCOANA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA DE LA GESTIÓN PÚBLICA A TRAVÉS DEL USO DE HERRAMIENTAS TIC PARA LA GOBERNACIÓN DEL CHOCO Y LA ALCALDÍA DE QUIBDO. 2.4. PRODUCTOS ESPECÍFICOS Los productos que hacen parte de esta contratación son los siguientes:

Sistema de Gestión administrativa para el servicio eficiente; el cual consiste en sistemas y aplicaciones ERP y sistemas en Gestión Documental. Entre otros módulos el ERP debe tener, Sistemas financiero con los módulos de Contratación, Presupuesto, Central de cuentas, Contabilidad, Sistemas Administrativo con almacén, Bienes Inmuebles, Sistemas de Recursos Humanos con los módulos de Planta de cargo, Modulo de Hoja de vida, Evaluación del desempeño, Certificaciones, Modulo de Nomina, rentas Departamentales y Rentas Municipales. Entre otros módulos el Sistema de Gestión Documental debe contar con los módulos de correspondencia externa e interna, módulo de archivo (manejo de las tablas de retención documental y de valoración Documental).

Elementos para soporte del Sistema de Gestión administrativa y de educación; para soportar la operación de los sistemas del punto anterior es necesario dotar de la infraestructura necesaria para su operación a las entidades objetivo de este proyecto.

La descripción de las características de cada uno de estos componentes se detalla en el anexo técnico.

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2.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO Para la ejecución de los trabajos, LA UNIVERSIDAD ha establecido que ellas pueden ejecutarse en (6) seis meses a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio del contrato. 2.6. DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA Hacen parte integral de la presente convocatoria los documentos que se relacionan a continuación. Los cuáles serán suministrados por LA UNIVERSIDAD al momento de entrega de los Términos de Referencia o Pliego de Condiciones.

Los Términos de referencia o El Pliego de Condiciones y sus adendas, si los hubiere. 3. PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta se presentará en dos (2) Sobres sellados, el Sobre No. 1 contendrá un (1) Folder que contenga los documentos jurídicos, financieros y técnicos originales y dos (2) Folders con copias de estos documentos, de acuerdo con las condiciones establecidas para la evaluación de las propuestas. El Sobre No. 2 contendrá la propuesta económica. Las correcciones y enmendaduras que contenga la propuesta deben validarse con la firma del representante legal del proponente. Todos los documentos exigidos se incluirán en el original y en la copia. En caso de discrepancia entre la copia y el original, primará este último sobre la copia. Adicionalmente se exige la presentación en medio magnético de la oferta. En caso de discrepancia entre el medio magnético y el documento impreso, primará este último sobre el medio magnético. Serán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta. 3.1. IDENTIFICACIÓN Y ENTREGA DE LA PROPUESTA En cada sobre se hará constar el nombre del proponente y su dirección comercial, y se dirigirá de la siguiente forma: Señores: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO (indicar la dirección y Telefax) OBJETO: (Indicar el objeto de la convocatoria.) Sobre Nº 1 o 2 (según corresponda)

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ORIGINAL o COPIA (según corresponda) El original y la copia deberán entregarse en la fecha, horario y dirección citados en el calendario de la convocatoria. No se recibirán propuestas que lleguen a esta Oficina después del día y hora señalada como cierre de la convocatoria. 3.2. PROPUESTAS PARCIALES, ALTERNATIVAS O MÚLTIPLES. No se aceptará la presentación de propuestas parciales o alternativas, igualmente no se aceptará la presentación de más de una propuesta por parte de un mismo proponente, ya sea por sí mismo o por interpuesta persona, ni la participación de un mismo integrante en dos o más consorcios o uniones temporales. 3.3. DOCUMENTOS JURÍDICOS 3.3.1. Carta de Presentación de la Propuesta. Se elaborará de acuerdo con el modelo suministrado en el Anexo 1, suscrita por el representante legal del proponente. Si el representante legal del proponente, no acreditare título académico en estas profesiones, la propuesta deberá ser abonada por un ingeniero, adjuntando copia de su matrícula profesional. 3.3.2. Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal Si el proponente presenta su propuesta a título de consorcio o unión temporal, deberá presentar el respectivo documento de conformación, para lo cual se deberá cumplir con lo siguiente: a) Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal. Si se trata de unión temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin previa autorización de la UNIVERSIDAD. b) Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal del consorcio o de la unión temporal. c) Señalar la duración del consorcio o unión temporal la cual no será inferior a la del plazo de ejecución y liquidación del contrato y un año más. La omisión de este documento o de las firmas de sus integrantes y la falta de designación de representante legal o la falta, en el caso de la Uniones Temporales, del señalamiento de los términos y extensión de la participación de los miembros que las integran, no son subsanables y generan el rechazo de la propuesta.

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3.3.3. Certificado de Existencia y Representación Legal Cuando el proponente, o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, se deberá comprobar su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. En el certificado se verificará la siguiente información:

Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente convocatoria

La duración de la sociedad no será inferior a dos (2) años.

Fotocopia de la cédula del representante legal. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. 3.3.4. Autorización de la Junta Directiva de Socios o Asamblea General Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor del Presupuesto Estimado. En el caso de los consorcios y uniones temporales, el representante legal de cada una de las personas jurídicas que los integren, deberá contar con dicha autorización, hasta el valor del Presupuesto Estimado, teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos sus integrantes es solidaria. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. 3.3.5. Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP) El proponente deberá comprobar que está inscrito en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. En el certificado se verificará la siguiente información: PROPONENTES INSCRITOS BAJO EL RÉGIMEN DEL DECRETO 734 DE 2012 En una de las siguientes clasificaciones CIIU: Revisión 4

Actividad Descripción

6201 Actividades de desarrollo de sistemas informáticos

6202 Actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones

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informáticas

6209 Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos

4651 Comercio al por mayor de computadores, equipo periférico y programas de informática

Revisión 3

Actividad Descripción

7220 Consultores en programas de informática, elaboración y suministro de programas de informática.

7290 Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos

5164 Comercio al por mayor de computadores, equipo periférico y programas de informática

PROPONENTES INSCRITOS BAJO EL RÉGIMEN DEL DECRETO 1464 DE 2010 CONFORME EL ARTÍCULO 6.4.6 DEL DECRETO 734 DE 2012 En una de las siguientes clasificaciones:

Actividad Especialidad

Grupo

Proveedor

33 01: Equipos de Cómputo y procesamiento de datos

33 03: Software

En caso de que el Proponente o alguno de los Miembros (respecto de Proponentes Plurales) no esté inscrito y su inscripción en firme, en todas las actividades o clases exigida en el presente pliego a la fecha de cierre del presente proceso su Propuesta será RECHA ADA. Para el caso de proponentes plurales al menos uno de sus miembros deberá estar inscrito en todas las actividades o clases solicitadas, los demás integrantes deberán cumplir con al menos 2 actividades y una de las clases a la fecha de cierre del proceso, de lo contrario su propuesta será rechazada.

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3.3.6. Garantía de Seriedad de la Oferta La propuesta deberá acompañarse de una póliza o garantía bancaria otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en el país, aceptada por LA UNIVERSIDAD y la constancia de pago de la prima correspondiente. En dicho documento se verificará lo siguiente:

Asegurado/Beneficiario: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CORDOBA”

Cuantía: Diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto de la oferta (IVA incluido).

Vigencia: Tres meses.

Tomador/Afianzado: La póliza o garantía deberá tomarse con el nombre del proponente o de la razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio. Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad debe ser tomada a nombre del consorcio o unión Temporal (indicando sus integrantes).

Firma del representante legal: La póliza deberá firmarse por parte del representante legal del proponente.

No obstante lo anterior, LA UNIVERSIDAD podrá solicitar la prórroga de dicha garantía. Todos los gastos relacionados con la suscripción y prórrogas de la garantía de seriedad serán a cargo del proponente. LA UNIVERSIDAD hará efectiva la totalidad de la garantía, a título de indemnización por perjuicios en los siguientes casos:

Cuando el proponente, por cualquier motivo, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y aceptado por LA UNIVERSIDAD, no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en el Pliego de Condiciones o en su propuesta, en especial no suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de su otorgamiento.

Cuando el proponente se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la propuesta, en caso que LA UNIVERSIDAD decida modificar el calendario de la convocatoria. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de la seriedad de la propuesta, LA UNIVERSIDAD podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la propuesta del proponente, ya que queda expresamente claro que la sola presentación de la propuesta constituye aceptación plena por parte de este último de todas las condiciones de los presentes Términos de Referencia o Pliego de Condiciones. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta.

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3.3.7. Certificación de Pagos de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Se deberá presentar una certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando este cargo exista, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de seguridad social en salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales, dentro de los últimos seis (6) meses anteriores al cierre del presente proceso. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá anexar este documento. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. 3.3.8. Constancia de Visita A la propuesta se anexará la certificación o acta de asistencia expedida por LA UNIVERSIDAD el día de la visita al sitio (Gobernación del Chocó y Alcaldía de Quibdó), de la que trata el Numeral 1.13.6, como constancia de que el proponente o su representante, debidamente autorizado, visitó el lugar. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no darán lugar a puntaje. 3.4. DOCUMENTOS FINANCIEROS 3.4.1. Estados Financieros Para la verificación financiera se revisará los datos consignados en el Registro Único de Proponentes RUP con información financiera hasta el 31 de diciembre de 2012. Las personas jurídicas y/o naturales integrantes de un consorcio o unión temporal deben acreditar individualmente la identificación Tributaria e información sobre el régimen de Impuesto a las Ventas al que pertenece. Cuando el proponente, o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal sea persona natural y no haya tenido que declarar renta con anterioridad, en reemplazo de este documento debe anexar una certificación firmada por un contador público indicando la causal de no declarante. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta. 3.5. DOCUMENTOS TÉCNICOS 3.5.1. Experiencia Técnica del Proponente El oferente deberá acreditar una experiencia probable, de mínimo quince (15) años para lo cual deberá aportar el certificado de inscripción en el RUP expedido por la Cámara de Comercio.

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Las uniones temporales y consorcios deberán acreditar que al menos uno de sus integrantes cuenta con el tiempo de experiencia probble, en este caso la participación de este oferente no podrá ser menor al cincuenta por ciento (50%), la duración de cada integrante no podrá ser inferior a la del plazo del contrato y dos (2) años más e indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal; en este último caso, señalarán los términos y extensión de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de LA UNIVERSIDAD 3.5.2. Experiencia Acreditada El proponente, sea persona natural, jurídica directamente o constituida en consorcio o unión temporal, deberá presentar: De acuerdo con el Decreto, se determinará mediante la acreditación de máximo los diez (10) contratos ejecutados, desde la adquisición de la personería jurídica medidos en S.M.M.L.V vigentes a la fecha de terminación del contrato, cuyo objeto se relacione con la proveeduría" (numeral 1.2 del artículo 6.2.2.4 del Decreto 734 de 2012). Para la habilitación del proponente en el presente Proceso, deberá tenerse en cuenta los cinco (5) mejores contratos, cuyo valor individual o la sumatoria de los mismos deberá ser igual o superior a 4.084 S.M.M.L.V. Para acreditar la Experiencia los proponentes deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Hasta dos (2) certificaciones sobre proyectos ejecutados, cuyo objeto sea relacionado con el suministro e implementación y/o soporte de una Solución de Gestión Administrativa – ERP en Entidades del sector público o privado, mínimo una de las certificaciones debe ser con Entidades del sector Público, que de manera individual o en sumatoria sea igual o superior a 1.584 S.M.M.L.V.

Una (1) certificación sobre Desarrollo e implementación de Sistemas de Información en ambiente Web, el sistema de información que pretenda acreditarse debe referirse a Sistemas de Gestión Documental o en su defecto debe ser un sistema misional o de procesos propios de una Entidad del Gobierno Colombiano que sea igual o superior 1.300 S.M.M.L.V.

Hasta dos (2) certificaciones de Suministro e Instalación de equipos de computo y periféricos en Entidades del sector público o privado, mínimo una de las certificaciones debe ser con Entidades del sector Público, que de manera individual o en sumatoria sea igual o superior a 1.200 S.M.M.L.V.

Las certificaciones deberán contener como mínimo, la siguiente información:

Nombre del contratante

Nombre del Contratista

Número del contrato u orden (si tiene)

Objeto y/o obligaciones del contrato u orden

Fecha de suscripción, de inicio y de terminación

Certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el funcionario competente o

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alguna nota que haga alusión en este sentido.

Firma de quien expide la certificación.

Valor del contrato u orden con las adiciones, si a ello hubiere lugar.

porcentaje de participación en caso de haber sido ejecutado como consorcio o Unión temporal.

NOTAS:

Mínimo 3 de las certificaciones presentadas deben ser con entidades del Gobierno Colombiano.

La conversión del monto señalado en la certificación a Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV), se efectuará de acuerdo al valor del mismo, en el año de la orden de pedido o de compra o fecha de inicio que conste en la certificación.

Cuando las certificaciones se refieran a diferentes ordenes de pedido o de compra para el mismo cliente o a contratos sobre el mismo sistema de información, éstas no se tendrán en cuenta por separado y se tomaran como una sola certificación o contrato.

Cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal para la verificación del aspecto de "experiencia acreditada" se sumarán las experiencias de cada uno de sus integrantes sin afectar el porcentaje de participación dentro del Consorcio o Unión Temporal, cuyo resultado deberá cumplir con los requisitos mínimos previsto en este documento.

3.5.3. Cronograma del Proyecto El contratista deberá presentar un cronograma de las actividades por cada una de las etapas o fases que se planteen en la metodología para desarrollar el proyecto. El programa deberá involucrar todos y cada uno de los capítulos del proceso y sus respectivos ítems, y deberá ajustarse al plazo fijado para la ejecución del contrato definido en el Numeral 2.4. Este cronograma deberá presentarse una vez se firme el Acta de inicio del Contrato. 3.5.6. Flujo de Caja y Cuadro de Inversión del Anticipo El contratista deberá presentar un plan de trabajo relacionado con el cronograma del proyecto, ajustándose a las condiciones fijadas en los presentes términos de referencia y que refleje la inversión del anticipo del Contrato. 3.6. PROPUESTA ECONÓMICA Se presentará una oferta económica usando el formato del anexo No. 2, en el que se contemplen los valores de las soluciones y elementos requeridos para el desarrollo del proyecto. Esta propuesta económica se debe presentar en el sobre No. 2 y será abierto hasta la audiencia de adjudicación. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la propuesta.

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3.7 RETIRO DE LA PROPUESTA Los proponentes no podrán solicitar el retiro de su propuesta una vez esta haya sido entregada. 3.8 DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS No habrá devolución de propuestas. Una vez finalizado el proceso de selección, LA UNIVERSIDAD procederá a archivar los originales y las copias de todas y cada una de las propuestas. Solo en caso de que la convocatoria sea declarada desierta, se devolverá a los proponentes el original de sus propuestas. 3.9 CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA Se rechazarán aquellas propuestas que se encuentren en cualquiera de los siguientes casos: a. Cuando la Carta de Presentación de la propuesta no esté debidamente firmada por el representante legal del proponente. b. Cuando al presentarse la propuesta a título de consorcio o unión temporal, no se presente el documento de conformación según lo indicado en el Numeral 3.3.2. c. Cuando se compruebe que el proponente se halla incurso en alguna(s) de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades para contratar establecidas en la Legislación Nacional Colombiana. d. Cuando el proponente aparezca reportado en el Boletín de Responsables fiscales de la Contraloría General de la República (Ley 610 de 2000). e. Cuando la propuesta contenga enmendaduras no convalidadas o certificadas con la firma del representante legal del proponente. f. Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a los encargados de la evaluación de las propuestas. g. La omisión de alguno de los documentos de la propuesta señalados en el Numeral 3.3, 3.4, 3.5 y 3.6 del Pliego de Condiciones. h. Cuando estando inscrito en la Cámara de Comercio no esté clasificado en la actividad, y especialidad solicitada. i. Cuando el proponente no consigne el valor correspondiente a algún ítem del Formulario “Propuesta Económica”. j. Cuando la propuesta económica sea mayor al Presupuesto oficial. k. Cuando dentro de la oferta no se presente el certificado de la visita técnica obligatoria.

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4. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS SEGÚN FACTORES FINANCIEROS, TÉCNICOS Y ECONÓMICOS La evaluación de las propuestas estará a cargo de un comité evaluador conformado por funcionarios de LA UNIVERSIDAD. Los proponentes deberán presentar su propuesta en original y copia en dos sobres sellados, dentro de los cuales deben ir por separado los siguientes sobres sellados:

Sobre A. Documentos jurídicos

Sobre B. Documentos financieros

Sobre C. Documentos técnicos La revisión, verificación y evaluación de cada uno de estos aspectos se realizará por separado según corresponda. Solo aquellas propuestas que cumplan con los requisitos jurídicos, financieros y técnicos serán evaluadas económicamente. La verificación de los documentos jurídicos y financieros no tendrán puntaje en la calificación pero la no presentación de alguno de los documentos ocasionará que la propuesta se evaluada como NO ADMISIBLE. La verificación de aspectos técnicos tendrá un peso porcentual del ochenta por ciento (80%), y la propuesta económica tendrá un peso porcentual del veinte por ciento (20%) restante. Esto en términos de puntaje equivale a 80 puntos máximos para los aspectos técnicos y 20 puntos para la propuesta económica con un total de 100 puntos posible. 4.1. FACTORES FINANCIEROS HÁBIL – NO HÁBIL

ASPECTO A EVALUAR

PROPUESTA FINANCIERA

1. Capacidad Financiera

a) Capital de Trabajo REQUISITO MINIMO (Si no se cumple, la propuesta se descarta)

b) Liquidez REQUISITO MINIMO (Si no se cumple, la propuesta se descarta)

c) Nivel de Endeudamiento REQUISITO MINIMO (Si no se cumple, la propuesta se descarta)

4.1.1. Capacidad Financiera Se verificará la información suministrada en el RUP y se verificará el cumplimiento de las condiciones que se detallan a continuación; en caso de no cumplir alguna, se calificara como NO ADMISIBLE.

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a) Capital de Trabajo El capital de trabajo del proponente, deberá ser mayor o igual a 100% del valor de la propuesta, expresado en SMLMV. En el caso de consorcio o unión temporal el capital de trabajo del consorcio o unión temporal será igual a la suma de los capitales de trabajo de sus integrantes. CT = AC – PC (el resultado debe ser igual o mayor a los SMLMV determinados) Donde: CT: Capital de trabajo AC: Activo corriente PC: Pasivo Corriente En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE. b) Liquidez La liquidez del proponente individual, o de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá ser mayor o igual a uno (1,5) L = AC/ PC (el resultado debe ser mayor o igual a 1,5) Donde, L: Liquidez AC: Activo corriente PC: Pasivo Corriente En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE. c) Nivel de Endeudamiento El nivel de endeudamiento del proponente individual o de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá ser menor o igual al sesenta por ciento (60%) E = PT/ AT (el resultado debe ser menor o igual a 0.60) Donde,

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E: Nivel de endeudamiento PT: Pasivo total AT: Activo total En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE. 4.2. FACTORES TÉCNICOS A EVALUAR Para la evaluación de los factores técnicos se tendrá en cuenta la siguiente tabla de puntajes máximos por ámbito.

Experiencia Específica 300 puntos

Visita Técnica 150 puntos

Económica 200 puntos

Total máximo a obtener 650 puntos

4.2.1. Experiencia Específica Las certificaciones a ser tenidas en cuenta para este puntaje son adicionales a las mínimas requeridas para la acreditación de experiencia. Experiencia en Suministro e Instalación de Soluciones ERP El proponente que acredite experiencia adicional especifica en contratos ejecutados de Suministro e Instalación de Soluciones ERP en Gobernaciones obtendrá un máximo de 100 puntos así:

CERTIFICACIONES y/o ORDENES DE PEDIDO O

COMPRA

PUNTOS

De 12 en adelante 100

De 9 a 11 75

De 6 a 8 50

De 3 a 5 25

Experiencia en Desarrollo e implementación y/o Actualización de Sistemas de Información en ambiente Web El proponente que acredite experiencia adicional específica en contratos ejecutados cuya cuantía supere los 2.100 S.M.M.L.V. en contratos de Desarrollo e implementación y/o Actualización de

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Sistemas de Información de Sistemas de Gestión Documental o en su defecto debe ser un sistema misional o de proceso propios de una Entidad del Gobierno Colombiano:

CERTIFICACIONES y/o CONTRATOS

PUNTOS

De 1 a 2 Contratos o certificaciones 100




De 9 Contratos o certificaciones en adelante

20

Experiencia en Suministro e instalación de Computadores y periféricos El proponente que acredite experiencia adicional específica en contratos ejecutados cuya cuantía supere los 2.714 S.M.M.L.V. en Suministro e instalación de Computadores y periféricos para Entidades del sector Gobierno:

CERTIFICACIONES y/o CONTRATOS

PUNTOS

Con 1 Contrato 100

Con 2 Contratos 80

Con 3 Contratos 60

Con 4 Contratos 40

Con 5 Contratos o más 20 Solamente se tendrán en cuenta Contratos Terminados, de acuerdo con lo establecido en el numeral 3.5.3. 4.2.2. Visita Técnica Al proponente que realice las Visitas Técnicas a los sitios donde se suministraran e instalaran los Sistemas de información y equipos se le signará un máximo de 150 puntos, así:

LUGAR DE LA VISITA PUNTOS

Universidad 50

Gobernación 50

Alcaldía Municipal 50

4.3. FACTORES DE LA PROPUESTA ECONÓMICA A EVALUAR El oferente deberá diligenciar y presentar la propuesta usando el anexo No. 2

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Se calificará la propuesta económica cuando ésta haya obtenido la calificación de ADMISIBLE en todos los criterios de evaluación. Para la evaluación de la propuesta económica se efectuará el siguiente procedimiento: Se verificará que el valor total corregido de la propuesta no excede el del Presupuesto Oficial establecido en el Pliego de Condiciones, de lo contrario, la propuesta se rechazará. LA UNIVERSIDAD efectuará como correcciones aritméticas las originadas por todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en el formulario, en particular las siguientes:

La multiplicación entre columnas.

Las sumatorias parciales.

La totalización de sumatorias.

La liquidación del valor del IVA.

La suma del costo total de la propuesta.

Para la asignación del puntaje de la propuesta económica se trabajará con la media geométrica del valor total de las ofertas habilitadas incluyendo el valor del presupuesto oficial, y obtendrá el mayor puntaje la propuesta cuyo precio se acerque más por encima o por debajo de la media geométrica (G). Si el valor de la propuesta es superior a la media geométrica (G , el puntaje se determinará mediante una regla de tres inversa así: PP = G * 200 / VP G = Media Geométrica. VP = Valor de cada propuesta. PP = Puntaje para cada propuesta. Si el valor de la propuesta es inferior a la media geométrica (G el puntaje se determinará mediante una regla de tres directa así : PP = VP * 200 / G G = Media Geométrica. Vp = Valor de cada propuesta. PP = Puntaje para cada propuesta

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4.4. ORDEN DE ELEGIBILIDAD El orden de elegibilidad se conformará ordenando las propuestas de mayor a menor de acuerdo con el puntaje total obtenido como resultado del proceso de calificación descrito en los numerales 4.1, 4.2 y 4.3. 4.5. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse empate, tendrá prelación en el orden de elegibilidad el proponente que tenga un mayor puntaje en la calificación de la propuesta económica. Si el empate persiste la prelación será para el proponente que tenga mayor puntaje en la experiencia adicional. 4.7. DECLARATORIA DE DESIERTA LA UNIVERSIDAD declarará desierta la convocatoria en los siguientes casos:

Si al día y hora de cierre de la convocatoria no se presentan al menos una propuesta.

Si durante el proceso de evaluación no existen por lo menos una propuesta que obtenga la calificación de ADMISIBLE en los criterios de calificación de que trata el Numeral 4.1, 4.2 y 4.3.

Cuando existan motivos o causas que impidan la calificación objetiva de las propuestas. 5. DEL CONTRATO 5.1. ASIGNACIÓN DEL CONTRATO La asignación del contrato se realizará al proponente que como resultado de la evaluación se califique en el primer lugar, de acuerdo con lo estipulado en el presente Pliego de Condiciones. No obstante lo anterior, LA UNIVERSIDAD se reserva el derecho asignación del contrato. En el evento de que el proponente calificado en el primer lugar no procediere a legalizar el contrato, LA UNIVERSIDAD podrá asignar el contrato al proponente siguiente en el orden de elegibilidad. El contrato se perfecciona con la suscripción por las partes. Para esto, se requiere de la aprobación por parte de LA UNIVERSIDAD de la garantía única de cumplimiento y del seguro de responsabilidad civil extra contractual. 5.2. TÉRMINO PARA FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El contratista deberá devolver a la UNIVERSIDAD el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles

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siguientes a la fecha en la que se le haya entregado para su suscripción, acompañado de la garantía única en los términos establecidos en el presente documento y el recibo de pago del impuesto de timbre. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y aceptado por LA UNIVERSIDAD, si el proponente a quien se le otorgue el contrato no lo suscribiere dentro del término señalado, se procederá a hacer efectivo el valor de la garantía de seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados que LA UNIVERSIDAD estime no cubiertos por dicha garantía. En todos los casos en que los proponentes a quienes se les otorgue contrato se nieguen a suscribirlo, LA UNIVERSIDAD hará efectivo el valor de la garantía de seriedad de la propuesta. LA UNIVERSIDAD podrá prorrogar, a su juicio, el término para la firma del contrato, lo cual comunicará oportunamente al proponente favorecido. 5.3. FORMA DE PAGO LA UNIVERSIDAD pagará al Proponente el valor de los trabajos así:

a. Un pago anticipado del 40% al momento de legalizar el contrato con el soporte de la póliza del buen manejo del anticipo y el plan de inversión de este anticipo.

b. Un segundo pago equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, el

cual será cancelado a la entrega e instalación en los equipos de los sistemas de

información contratados, previa presentación de la factura respectiva con el cumplimiento de los requisitos de Ley y previa presentación del informe elaborado por el contratista y

recibido a satisfacción de entrega suscrita por el Gerente del Proyecto y el Supervisor y/o Interventor.

c. Un tercer pago equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, el cual

será cancelado a la entrega a satisfacción de los soportes de capacitación de los Sistemas

de Información a los funcionarios de la Administración, previa presentación de la factura respectiva con el cumplimiento de los requisitos de Ley y previa presentación del informe

final elaborado por el contratista y recibido a satisfacción de entrega suscrita por el Gerente del Proyecto y el Supervisor y/o Interventor.

d. Un cuarto y último pago equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato al

momento de liquidar el contrato, previa presentación de la factura respectiva con el

cumplimiento de los requisitos de Ley y previa presentación del informe final elaborado por el contratista y recibido a satisfacción de entrega suscrita por el Gerente del Proyecto y

Supervisor y/o Interventor.

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5.4. GARANTÍA ÚNICA El contratista se obliga a constituir a favor y a satisfacción de La Universidad, en una compañía de seguros o en una entidad bancaria reconocida y aceptada por La Universidad, legalmente autorizada para funcionar en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Financiera, garantía única que se mantendrá vigente durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, que ampare los siguientes riesgos: a) Cumplimiento de todas las estipulaciones pactadas sobre los términos, condiciones y especificaciones del contrato, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del mismo, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare.

b) Buen manejo del anticipo, por una cuantía equivalente al ciento por ciento (100%), del valor del mismo y con una vigencia igual al plazo del contrato y seis (6) meses más. c) Calidad del servicio, en una cuantía del diez por ciento (10%) del valor total del contrato y por un término de un (1) año contado a partir de la fecha del acta de recibo a satisfacción. d) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que utilice el contratista, por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y tres (3) años más. El contratista deberá mantener vigente la garantía única y será de su cargo el pago de todas las primas y demás erogaciones de constitución, pudiendo LA UNIVERSIDAD prorrogar la garantía única a cargo del contratista cuando éste se negare a ampliarla, valor que se descontará de las sumas a él adeudadas. En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender el contrato resultante, o en cualquier otro evento necesario, el contratista se obliga a modificar la garantía única de acuerdo con las normas legales vigentes. 5.5. SEGURIDAD SOCIAL El Contratista debe afiliar a todos sus trabajadores a un sistema de Seguridad Social que comprende salud, pensión, y riesgos profesionales de acuerdo a la ley de seguridad social, lo cual deberá ser certificado por el Contratista presentando fotocopias de los pagos al momento de presentar la cuenta de cobro. 5.6. APORTES PARAFISCALES El contratista se obliga a cumplir con los aportes parafiscales conforme a lo ordenado por las disposiciones legales vigentes.

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5.7. CESION DEL CONTRATO Queda terminantemente prohibido que el contratista cede o traspase a terceros las obligaciones y derechos que el contrato le impone, salvo que medie autorización previa y expresa de La Universidad. 5.8. AUDITORIA LA UNIVERSIDAD tiene derecho en cualquier momento, durante y hasta tres años después de terminado el CONTRATO, a auditar las cuentas del CONTRATISTA, correspondientes a este contrato, a través de personal de LA UNIVERSIDAD o de terceros. El Contratista se compromete a facilitar toda la información y permitir al acceso a las instalaciones, personal y, en general, atender cualquier otro requerimiento para la realización de las visitas, evaluaciones o auditorias. 5.9. ARBITRAMENTO Toda diferencia o controversia relativa a l contrato, a su ejecución o liquidación, se resolverá por un tribunal de Arbitramento designado por el Centro de Conciliación Mercantil de la Cámara de Comercio de El Chocó. El Tribunal será integrado por un (1) árbitro, abogado de profesión, y funcionará en Quibdó. Su fallo será en derecho y definitivo. Los costos que genere el arbitramento será a cargo de la parte vencida. 5.10. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La supervisión del contrato la realizará un interventor designado por La Universidad para tal fin. El Contratista deberá acatar las ordenes que imparta la interventoría por escrito, sin embargo, cuando tales ordenes sean equivocadas y el Contratista sea consciente de esta situación, deberá advertir los errores por escritos al interventor antes de proceder a hacer efectiva las instrucciones dadas, en caso contrario, el Contratista compartirá solidariamente con el interventor la responsabilidad por los errores cometidos y asumirá de igual manera los costos que estos impliquen, sin que La Universidad deba hacer erogación alguna por este concepto. 5.11. PERSONAL El contratista se obliga a cumplir la totalidad de las obligaciones contractuales y laborales aplicables a los trabajadores que utilice en desarrollo del contrato y a pagar oportunamente al personal contratado los salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales conforme a las leyes vigentes.

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ANEXO 1 - CARTA MODELO DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA Quibdó, __________ Señores: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO ATT: Quibdó REF: PROPUESTA FINACIERA, TÉCNICA Y ECONÓMICA PARA LA CONTRATACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN TIC PARA MEJORAR LA EFICACIA EN EL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA REGIONAL. Estimados Señores: Por medio de la presente, nosotros, nombre o razón social de la firma, en calidad de proponente de la convocatoria para seleccionar el contratista del objeto de la referencia, hacemos entrega de una propuesta técnica, financiera y económica de acuerdo a lo solicitado en el pliego de condiciones. Así mismo declaramos que: 1. Aceptamos, en todo, los requisitos y condiciones exigidas en el pliego de condiciones de la presente convocatoria. 2. Hemos revisado todos los documentos del proyecto. 3. Conocemos la minuta del contrato objeto de la presente convocatoria. 4. Esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete al firmante de esta carta. 5. Ninguna entidad o persona distinta al firmante tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive. 6. No nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley y que no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. 7. No nos hemos acogido a la Ley 550 de 2002 de re-estructuración económica. 8. Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribir éstas y aquél dentro de los términos señalados para ello.

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9. Aceptamos la forma de pago establecida en el pliego de condiciones. 10. La propuesta que presentamos consta de ____ folios. 11. No presentamos pendientes, ni reclamaciones laborales ante el Ministerio de la Protección Social. 12. No estoy incluido en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República de acuerdo con lo establecido en la Ley 610 de 2000. Atentamente, PROPONENTE: NIT: REPRESENTANTE LEGAL: CEDULA DE CIUDADANIA: MATRÍCULA PROFESIONAL N°: DIRECCIÓN: TELEFAX: CIUDAD: CORREO ELECTRONICO: ______________________________________________ (Firma del proponente o de su Representante Legal) SOLO SI APLICA: “Debido a que el suscriptor de la presente propuesta no es INGENIERO DE SISTEMAS, Yo ____________________________ (nombres y apellidos) Ingeniero de Sistemas, con matricula profesional Nª ______________ y C.C. ______________ de _____________, valido la presente propuesta.” ________________________________________________ (Firma de quien valida - Sólo si aplica

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ANEXO No. 2

PROPUESTA ECONÓMICA

Esta propuesta económica, incluye todos los impuestos a los que hubiere lugar; incluye el AIU, el IVA en los casos que aplique y cualquier otro costo en el que se deba incurrir para la prestación del servicio.

DESCRIPCIÓN QTD Cumple

1.2 Elementos para soporte del Sistema de Gestión administrativa y de educación.

Los proponentes deberán relacionar detalladamente el cumplimiento de las funciones y

características descritas por cada elemento solicitado de acuerdo al cuadro adjunto, indicando para ello de manera explícita al frente de cada cuadro, con SI CUMPLO:

PC todo en uno Corporativo licenciado Intel Core i3 Processor o

superior, 4GB RAM,500GB o superior, 7200RPM S-ATA HDD, no diskette drive, Intel HD Graphic, Slim DVD Recordable, Gigabit

Ethernet, Windows 7 Professional 64, garantía 3 Años On Site, monitor de 20 pulgadas o superior.

38

Computadores Portátiles Corporativos Intel Core I5 (2.50GHz),4GB,

RAM,500GB 7200rpm HD,14inch, 1366x768 LCD, Intel HD Graphics, CDRW/DVDRW, 802.11bg wireless,1Gb Ethernet, Camera, Win7 Pro 64, garantia 1 año Carry In.

12

Servidores con con Sistema Operativo Licenciado : Chassis

Configuration Rackeable 2.5" Chassis with up to 8 Hard Drives,

Processor 2x Intel® Xeon® E5-4620 2.20GHz, 16M Cache, 7.2GT/s QPI, Turbo, 8 Core, 95W, Max Mem 1333MHz, Additional Processor, Dual Processor Only, Memory DIMM Type and Speed 1600 MHz

RDIMMS, Memory Capacity 16GB RDIMM, 1600 MT/s, Standard Volt, Dual Rank, x4 Data Width, RAID Configuration RAID 1 for

H710P/H710/H310 (2 HDDs), RAID Controller PERC H710 Adapter RAID Controller, 512MB NV Cache, Hard Drives 1TB 7.2K RPM Near-Line SAS 6Gbps 2.5in Hot-plug Hard Drive, Internal Optical Drive

DVD+/-RW (Interno), Operative System Windows Server 2008 R2, Standard Edition en Español,x64, Incluye 5 licencias (CALS), Proactive

Maintenance Mantenimiento Proactivo, 1 evento por año, asistencia remota, 1 año

4

Servidores con Sistema Operativo Libre: Chassis Configuration

Rackeable 2.5" Chassis with up to 8 Hard Drives, Processor 2x Intel® Xeon® E5-4620 2.20GHz, 16M Cache, 7.2GT/s QPI, Turbo, 8 Core,

95W, Max Mem 1333MHz, Additional Processor, Dual Processor Only, Memory DIMM Type and Speed 1600 MHz RDIMMS, Memory Capacity 16GB RDIMM, 1600 MT/s, Standard Volt, Dual Rank, x4 Data

Width, RAID Configuration RAID 1 for H710P/H710/H310 (2 HDDs),

2

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RAID Controller PERC H710 Adapter RAID Controller, 512MB NV Cache, Hard Drives 1TB 7.2K RPM Near-Line SAS 6Gbps 2.5in Hot-

plug Hard Drive, Internal Optical Drive DVD+/-RW (Interno), Proactive Maintenance Mantenimiento Proactivo, 1 evento por año,

asistencia remota, 1 año

Switch 48 Puertos 10/100/1000 Gigabit Smart Switch with 2 combo SFPs. Transmisión de datos: 96 Gbit/s. Características de manejo:

Administrado. Protocolos: HTTP, Ethernet. Conectividad: RJ-45: 10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-T, miniGBIC/SFP, Auto MDI/MDI-X,

10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-T. Seguridad: 802.1X-RADIUS, MD5.

2

Switch de 24 Puertos cap2 10/100/1000 Gigabit Smart Switch with

2 combo SFPs. Transmisión de datos: 48 Gbit/s. Características de manejo: Administrado. Protocolos: HTTP, Ethernet. Conectividad: RJ-45: 10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-T, miniGBIC/SFP, Auto

MDI/MDI-X, 10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-T.

2

Impresora de Tickets, Impresora térmica, Velocidad: 300 mm/sec,

Resolución: 180 dpi, Anchura de impresión: 72 mm (512 ptos/línea), Anchura de papel: 58mm o 80 mm, Códigos de barras, Diámetro máx. rollo: 83 mm, Corte automático, Interfaz: USB + Serie o USB +

Paralelo, Driver Windows, Garantía: 2 años.

2

Scanner de alto Rendimiento : Alimentador 50 Hojas, resolución 600 ppp, 20 ppm/40 ipm (blanco y negro, color, 200 ppp), máximo

escaneado 215.9 x 863,6 mm, USB 2.0, Windows® 7; Windows Vista®, Windows Vista® (de 64 bits); Microsoft® Windows® XP

Professional, XP Professional x64, XP Home; Mac OS X v10.5, v10.6

2

Licencia de Hardware para imagen corporativa Debe estar diseñada para crear, instalar, mostrar contenido e incluso gestionar tu monitor. • debe permitir de manera Sencilla la creación de contenido: Crea de forma sencilla contenido multimedia e interactivo con plantillas predefinidas y mensajes personalizados utilizando una intuitiva interfaz de usuario y la opción de arrastrar y soltar. • Debe permitir Distribución de contenido fácil y eficiente: Reproducir contenidos en múltiples pantallas desde un ordenador central, directamente desde la memoria interna o una unidad USB con función plug & play. • Debe ser sencilla visualización: permitir controlar y planificar distintos tipos de contenido en diversos monitores desde una única ubicación de forma eficiente y sin complicaciones. Debe ofrecer integrado a la licencia el mismo numero de monitores que la licencia con procesador Dual Core, con reproductor multimedia y soluciones de gestión de contenidos, la plata forma debe permitir crear, mostrar y gestionar el contenido sin esfuerzo. Que se pueden

2

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reproducir múltiples tipos de contenido de manera simultánea y durante tiempos prolongados. Con las siguiente características: 40" Diagonal Size, 60Hz LED BLU Type, 1920 x , 080 (16:9) Resolution, 0.15375 (H) x 0.46125 (V) Pixel Pitch (mm), 885.6 (H) x 498.15 (V) Active Display Area, 700nit Brightness, 4,000:1 Contrast Ratio (Dynamic), 178:178 Viewing Angle , Horizontal / Vertical), 8ms Response Time (G-to-G), 16.7M Display Colour, 70% Colour Gamut, 19.6 x 532.0 x 35.1mm Set Dimension (W x H x D), 985 x 634 x 135mm Package Dimension (W x H x D), 13.5kg Set Weight, 16.1kg Package Weight, 200 x 200mm VESA Mount, Foot Stand (optional) Stand Type, Connectivity, D-Sub, DVI-D, Display Port (1.2), Component (CVBS, common), HDMI, Stereo mini Jack, DP1.2 (Loop-out), Stereo mini Jack.

Licencia de Office 365 E1 Licencia de office 365 E3

50 105

VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA ECONÓMICA EN NÚMEROS Y EN PESOS COLOMBIANOS

$ .00

TOTAL PROPUESTA ECONÓMICA EN LETRAS Y EN PESOS COLOMBIANOS

Atentamente, Nombre o Razón Social del Proponente: Dirección: Ciudad: Nit Teléfonos: Fax: Correo Electrónico: Nombre del Representante Legal: Cédula de Ciudadanía No.: Correo electrónico Representante Legal: Firma:

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ANEXO TÉCNICO

Los proponentes deberán relacionar detalladamente el cumplimiento de las funciones y características descritas por cada módulo solicitado en este documento, indicando para ello de manera explícita al frente de cada cuadro, con SI CUMPLO: En el presente anexo se desarrollarán los siguientes aspectos detallados en el proceso

1. Sistema de Gestión administrativa para el servicio eficiente. 2. Elementos para soporte del Sistema de Gestión administrativa y de educación.

1 - SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA EL SERVICIO EFICIENTE AL CIUDADANO Y GESTIÓN

DESCRIPCIÓN CUMPLE

1. SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Este componente busca fortalecer la administración pública de la

Gobernación de Chocó y Alcaldía de Quibdó, generando un impacto positivo en trasparencia y atención al ciudadano, mediante la eficiencia administrativa y la gestión adecuada de los requerimientos que las

instituciones reciben de diversas fuentes.

Para esto el proveedor debe implementar sistemas y aplicaciones ERP y Sistemas especializados en Gestión Documental y Planeación

Estratégica. Entre otros módulos el ERP debe tener, Sistemas financiero con los Contratación, Presupuesto. Central de cuentas, Contabilidad, Sistemas Administrativo con almacén, Bienes Inmuebles,

Sistemas de Recursos Humanos con los módulos de Planta de cargo, Modulo de Hoja de vida, Evaluación del desempeño, Certificaciones y

Modulo de Nomina. Entre otros módulos el Sistema de Gestión Documental debe contar con los módulos de correspondencia externa e interna, módulo de archivo (manejo de las tablas de retención

documental y de valoración Documental) y módulo de peticiones, quejas y reclamos.

Certificado de Distribuidor Autorizado de Herramienta ofrecida o

Certificado de Derechos de Autor en el caso de ser propietario.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

Deben ser desarrollados con herramientas gráficas en 64 bits y/o con herramientas Orientadas a Objetos en 64 bits que permitan la

convivencia armónica con desarrollo sobre el motor de datos ORACLE. La licencia de la base de datos será provista por el proveedor del sistema de información, en cantidad de dos (2).

Deben ser instalados y funcionar satisfactoriamente en servidores de

la Gobernación de Chocó y Alcaldía de Quibdó.

El software de ERP debe entregarse en la oficinas de la Gobernación y Alcaldía para operar la Base de Datos sobre el sistema operativo

WINDOWS o LINUX, y los clientes en ambiente WINDOWS XP profesional 64 bits o superior, que acceden mediante la red WINDOWS 2003 Server o Superior.

El software debe ser Cliente / Servidor 64x.

Aplicativo de consultas vía web.

El sistema debe ser Integrado en línea.

El sistema debe ser de Base Contable.

Se debe entregar la documentación de la lógica de las aplicaciones y de manejo por parte del usuario y cada aplicación debe estar

autodocumentada.

El sistema debe habilitar todos los procesos de administración y auditoría :

Seguridad de Acceso a Usuarios y Restricciones de Operación por transacciones que impliquen actividades de insertar, borrar o actualizar registros.

Los usuarios deben tener usuario y contraseña única. Tener registro de movimientos históricos de actividades críticas

de modificación de datos. Manejo estándar de mensajes de error.

Las consultas se deben producir por pantalla e imprimir un resumen

de lo consultado, los reportes deben ser impresos y se podrán exportar en diferentes formatos como Word, Excel, texto, archivos delimitados por comas o espacios entre otros, y podrán ser grabados

en medios magnéticos. Los documentos soporte (Solicitudes de Certificados de Disponibilidad, Certificados de Disponibilidad, Registro

presupuestal, Orden de pago, Egreso, Balances y Comprobante de diario deben permitir parametrización de una o tantas empresas como la entidad lo requiera.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El proponente debe garantizar la actualización del software en caso de presentarse modificaciones en las normas jurídicas o marco legal de

los subsistemas, antes de la firma del contrato.

3. SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO

El sistema debe manejar la Ejecución, Contabilización y Control de los Presupuestos de Ingresos y Gastos de la vigencia fiscal, de las Vigencias Futuras, de las Reservas, de las Cuentas por Pagar.

Debe permitir mantener información financiera para consulta y

reportes de las vigencias fiscales alimentadas.

Debe permitir llevar control financiero (presupuestal, contable y tesoral) por Unidad Ejecutora de tal manera que cualquier consulta o reporte se pueda realizar consultando la Unidad ejecutora o

consolidando la información.

Debe cumplir el marco legal presupuestal que lo conforman el Decreto 111 de 1996 que compiló las Normas Orgánicas del Presupuesto, el

Decreto Reglamentario 568 de 1996 y la Resolución 036 de 1998 del Ministerio de Hacienda.

Estructura Básica Presupuestal

Debe cumplir con la estructura básica presupuestal tanto para los ingresos como para los gastos, corresponde a la definida en el Decreto

de Liquidación que rige para cada vigencia fiscal, además de la distribución interna determinada por la entidad.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Estructura y Niveles de Acumulación del Código Presupuestal

PRESUPUESTO DE

INGRESOS

PRESUPUESTO DE

GASTOS FUNCIONAMIENTO

PRESUPUESTO DE

INVERSION

Sección -ENTIDAD- Sección –ENTIDAD- Sección -ENTIDAD- Sede Ejecutora Sede Ejecutora Sede Ejecutora

Cuenta Cuenta Programa Subcuenta Subcuenta Subprograma

Ordinal 1 Objeto del Gasto Proyecto Ordinal 2 Ordinal Subproyecto Ordinal 3 Sub ordinal Actividad

Ordinal 4 Recurso Recurso Ordinal 5 Centro de Utilidad Centro de Utilidad

Ordinal 6 Fuente o recurso

Se deberá aplicar de acuerdo con el nivel de detalle que se determine

para cada vigencia fiscal, con capacidad de hasta cuatro (4) dígitos numéricos por nivel y estructura jerárquica mínima de 12 niveles.

La Contabilidad Presupuestal deberá implicar la definición como mínimo de las siguientes tablas :

Códigos Presupuestales : Son los Rubros Presupuestales

creados por la entidad, conforme la estructura de código presupuestal, previamente definida.

Unidades Ejecutoras: Son organismos del orden departamental con autonomía administrativa y que hacen parte del

presupuesto del departamento. Recursos o Fuentes de Financiación: Identificación de Todas

las fuentes de financiaron de la entidad que se requieran para la identificación de los Rubros. Estos recursos deben ser

identificables el código, origen (nación, propios) , su destinación (libre o especifica) y Documento soporte que lo constituye

Terceros : Es la relación de los Terceros (Personas Jurídicas y Naturales) definidos por la entidad.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El subsistema deberá contemplar las siguientes fases, respecto del Ciclo de Ejecución Activa y Pasiva así:

a) Del Presupuesto y sus Modificaciones

b) De la Ejecución del Presupuesto c) Del Resultado de la Ejecución d) De la Liquidación del Presupuesto

Las principales transacciones presupuestales para cada fase que deberán cumplirse son:

FASE I - Del Presupuesto y sus Modificaciones Ejecución Activa (Rentas)

Registro de la asignación de apropiaciones iniciales. Registro de adiciones o créditos al presupuesto.

Registro de contra créditos o disminuciones al presupuesto. Registro de causación del ingreso en Liquidación de renta

(Derechos adquiridos). Ejecución Pasiva (Gastos)

Registro de la asignación de apropiaciones iniciales. Registro de traslados presupuestales.

Registro de aplazamiento o suspensión de apropiaciones. Registro del levantamiento de aplazamiento de apropiaciones. Registro de Reducciones y Adiciones al Presupuesto.

Con relación a la apropiación inicial el sistema debe proveer la

creación y control de Unidades ejecutoras para la asignación presupuestal correspondiente y así poder llevar controlar movimientos

presupuestales y financieros por Unidad ejecutora. Permitir los planes de ejecución presupuestal bianual para recursos de

Regalías con Unidad Ejecutora independiente

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

FASE II - De la Ejecución del Presupuesto

Ejecución Activa (Rentas) Registro de causación del ingreso en Liquidación de renta

(Derechos adquiridos) Ejecución Pasiva (Gastos)

Registro de la solicitud del certificados de disponibilidad presupuestal

Registro de la anulación de la solicitud del CDP. Registro de la aprobación de la solicitud del CDP. Registro de expedición de certificados de disponibilidad

presupuestal Registro de expedición de certificados de disponibilidad

presupuestal con vigencias futuras y su programación. Registro de anulación de certificados de disponibilidad

presupuestal Registro de modificaciones del certificados de disponibilidad presupuestal (adiciones y reducciones).

Registro presupuestal de actos administrativos y contratos (Resolución

036/1998 de Ministerio de Hacienda). Registro de anulación de registros presupuestales.

Registro de las modificaciones del registro presupuestal (adiciones y reducciones).

Registro de causación y exigibilidad de obligaciones (orden de

pago). Registro de las anulaciones de obligaciones (orden de pago).

Registro de las modificaciones a la orden de pago (adiciones y reducciones).

Con relación a la expedición de Certificados de Disponibilidad

Presupuestal, el subsistema debe permitir que las diferentes dependencia elaboren las correspondientes solicitudes de Certificados

de Disponibilidad y posteriormente en la Unidad de Presupuesto sean revisadas, rechazadas o atendidas mediante autorización en el sistema

(mediante clave) y asignadas presupuestalmente, posteriormente se imprima el documento correspondiente.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Igualmente, el sistema debe permitir que a un CDP, se asocien uno o varios Registros Presupuestales, y estos Registros a su vez, pueden

afectar más de un Rubro Presupuestal.

De otra parte, el sistema debe facilitar la programación para la ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC), por rubro

ó fuente ó cuenta de gasto, de acuerdo a la forma de pago de los contratos o actos registrados presupuestalmente, de manera que

informe al usuario el cupo de PAC disponible para los meses en que se compromete un pago.

De las solicitudes de Certificados de Disponibilidad

El Subsistema Presupuestal deberá controlar la solicitudes de certificados de disponibilidad permitiendo que desde las diferentes

áreas de la entidad digitalicen la Solicitud de Disponibilidad Presupuestal y esta sea tramitada hasta la expedición del CDP

mediante procesos integrados con la expedición del Certificado de Disponibilidad presupuestal.

El subsistema de solicitud de disponibilidad debe: Permitir o no habilitar el uso de la herramienta en la entidad.

Diligenciar una nueva solicitud en la que se especifique el NIT

del Solicitante, dependencia solicitante, observaciones generales de la solicitud, uno o varios ítems donde se determine la descripción del

gasto y el valor en pesos colombianos que se requiere. Asignar automáticamente el número de la solicitud de CDP.

Proveer la utilidad de aprobación de la solicitud de disponibilidad.

Estudio de la disponibilidad presupuestal en el subsistema de

presupuesto para aceptación y asignación de rubros presupuestales y valor o para ser rechazada y anulada. Generación automática de Certificados de Disponibilidad

Presupuestal.

Consulta de estado de solicitudes. Impresión del documento de Solicitudes de CDP.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

FASE III Del Resultado de la Ejecución

Ejecución Activa (Rentas). Registro del recaudo de Ingresos.

Registro de Ingresos no tesorales con situación de fondos. Registro de Ingresos no tesorales sin situación de fondos. Ejecución Pasiva (Gastos).

Registro de pagos. Registro de pagos sin situación de fondos.

Registro de anulación de pagos. Registro de cierre de apropiaciones comprometidas.

Registro de cierre de cuentas por pagar.

Con relación a la ejecución del Ingreso el sistema debe proveer

mecanismos para el registro en línea de ingresos como los excedentes presupuestales (no tesorales con situación de fondos) y los ingresos

que la nación asigna a otras entidades sin recaudo efectivo para hacienda pero que afectan el presupuesto en su resultado de ejecución (no tesorales sin situación de fondos).

Por otra parte, los Pagos sin situación de fondos de la vigencia,

reserva o cuentas por pagar se deben poder manejar en línea y debe garantizar su integración contable.

FASE IV

De la Liquidación del Presupuesto

Ejecución Activa (Rentas) Registro de cierre de saldos del presupuesto de ingresos

Ejecución Pasiva (Gastos)

Registro de cierre de saldos de apropiación para gastos no

comprometidos. (Presupuesto de Gastos, Disponibilidades Aplazadas y

Disponibilidades Certificadas)

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

De las Vigencias Futuras

El Subsistema Presupuestal deberá permitir la elaboración de Certificados de Disponibilidad destinados a la iniciación de vigencias

futuras con el correspondiente registro de autorización y programación de recursos para las vigencias autorizadas.

Al inicio de la siguiente vigencia debe generar de manera a automática los Certificados de Disponibilidad autorizados de vigencia futura en las

vigencias anteriores. De las Reservas y cuentas por pagar

El Subsistema Presupuestal deberá controlar la ejecución de las

reservas y cuentas por pagar en la siguiente vigencia.

Las Reservas Presupuestales al cierre de la vigencia corresponden a los compromisos que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal están vigentes y no se les ha generado orden de pago, siempre y cuando

estén legalmente constituidos y desarrollen el objeto de la apropiación.

Las Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia se definen como las obligaciones que correspondientes a los anticipos pactados en los

contratos pendientes de pago y a los pagos de bienes y servicios causados.

Las transacciones de la ejecución de las Reservas son:

Para Reservas Presupuestales

Registro de la constitución de reservas presupuestales Registro de anulación de la reserva presupuestal

Registro de la causación de reservas en cuentas por pagar

Registro de pago de reservas presupuestales Registro de anulación de pago de reservas presupuestales

Registro de la cancelación de las reservas

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Para Cuentas por Pagar

Registro de la constitución de la cuenta por pagar Registro de pago de las obligaciones causadas al cierre de la

vigencia

Registro de anulación de pago

Del presupuesto bianual (regalías)

El subsistema de presupuesto de gastos deberá permitir definir la o las Unidades Ejecutoras mediante las cuales se identificarán los rubros

asignados al presupuesto de regalías, especificando la fecha de término del presupuesto.

Registro contable en línea de los procesos financieros asociados al

presupuesto bianual de regalías. Realizar el proceso de ejecución desde el momento de la apropiación

hasta el pago durante el periodo bianual.

Programa Anualizado de Caja PAC

El subsistema de PAC debe permitir la programación para establecer los flujos de fondos requeridos tanto de la vigencia como de la

reserva, también debe tener el control en tesorería para su respectivo pago de acuerdo a la programación:

Las transacciones que debe proveer el subsistema: Registro de la constitución del PAC de la vigencia por fuente,

por rubro o cuentas que la entidad determine. Registro de la constitución del PAC de la reserva y cuentas por

pagar Registro de las modificaciones del PAC adiciones, reducciones

y traslados.

Reprogramación del PAC Aplazamiento automático de PAC

Si la entidad determina uso de PAC por fuente ó recurso debe permitir

control de PAC de Ingresos.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Otras características

El subsistema deberá garantizar los controles propios de orden legal (numeración única, fecha consecutiva, documentos soporte etc.) que

regulan el ciclo de ejecución activa y pasiva del presupuesto, haciendo que cada operación sea prerrequisito de la inmediatamente posterior, por lo tanto, iniciando desde la solicitud del CDP el subsistema deberá

controlar en la expedición de un CDP (certificado de disponibilidad presupuestal) que exista suficiente saldo de apropiación para su

expedición, por lo tanto el RP (registro presupuestal), debe tener saldo para constituir una orden de pago o cuenta por pagar y esta debe existir para generar el pago.

Si se desea anular un registro CDP, RP, Cuenta por Pagar, Egreso

debe cumplir con los controles y por consiguientes no podrán anularse documentos si existen pasos posteriores pendientes de anulación.

Los movimientos presupuestales deben tener la funcionalidad de distribución por usos Presupuestales. Nivel adicional de distribución

del gasto desde la elaboración del CDP.

A medida que se capturen transacciones en el sistema se deben generar en línea los correspondientes registros contables en un

comprobante de diario de diario donde se resuman los movimientos del día. No deben existir procesos paralelos ni cargue adicional de información fuera de línea.

Las transacciones presupuestales que afecten el presupuesto de

ingresos y gastos, generan otras transacciones (comprobantes con imputación débito y crédito) en la contabilidad financiera. Por lo tanto,

el subsistema de contabilidad presupuestal debe mantener integración en línea con el subsistema de contabilidad financiera.

El subsistema presupuestal, debe controlar las cuentas por pagar y proveer de los mecanismos para su validación y para enlazar las

cuentas pendientes de pago al subsistema de Tesorería. Adicionalmente se deben generar los reportes de cuentas por pagar por tercero, contrato o registro presupuestal y documento soporte

(factura, cuenta de cobro, resolución).

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El sistema mediante los subsistemas deberá controlar por unidad ejecutora y consolidada en las ejecuciones activa y pasiva las

apropiaciones, las afectaciones de la ejecución y los resultados, de acuerdo a las fases presupuestales indicadas anteriormente.

OTROS SUBSISTEMAS DE PRESUPUESTO

Cierre del año fiscal: Este proceso debe generar de forma automática

los registros de cierre de compromisos no causados y de las cuentas por pagar al cierre del año fiscal, así como los registros de la

constitución de las cuentas por pagar y las reservas presupuestales de la nueva vigencia. Además, el proceso debe preparar las tablas para iniciar nueva vigencia fiscal. Control de registro de Vigencias Futuras

realizadas durante la vigencia y anteriores para afectación de la nueva vigencia.

Reversión de Cierre de Año: Debe reversar las operaciones efectuadas

en el proceso de Cierre del año fiscal.

Cierre Definitivo de la Vigencia: Necesario para la producción de los reportes finales y consolidados. Este proceso de cierre no se puede reversar.

Integración de Nómina: El sistema debe proveer una interfaz de

integración con el sistema de Nomina y facilitar la estructura de información requerida.

Esta interfaz debe permitir la utilización de los conceptos de gastos que el Municipio previamente a utilizado en la expedición de los

Certificados de Disponibilidad asociados a nomina, cada concepto de gasto debe asociarse a los diferentes conceptos de pago de Nómina,

tanto Ingresos de los Empleados como Aportes Patronales, y permitir la generación automática de Registros Presupuestales de compromiso

teniendo en cuenta que debe existir un Registro Presupuestal de Compromiso para todos los conceptos de pago asociados a Nomina y un Registro Presupuestal de Compromiso para cada uno de los

terceros relacionados con pagos de Aportes patronales.

Las nóminas se deben generar completas y deben incluir los pagos del periodo. Las Nóminas se deben poder reversar completas, no

parciales para garantizar consistencia de información. Por otra parte debe facilitar la generación automática de las Órdenes de Pago o pagos presupuestales con posibilidad de causación automática.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

INFORMES DEL SUBSISTEMA PRESUPUESTO El sistema debe estar en la capacidad de generar los siguientes

informes : INTERNOS Informe de Ejecución de Rentas por estructura de código. Listado de Control de Apropiaciones por consecutivo, fecha, rubro y

terceros. Certificados de Disponibilidad Presupuestal (formato específico). Listado de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y sus saldos por

consecutivo, fecha, rubro. Listado de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y sus saldos por

consecutivo, fecha, rubro y vencidos. Anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (formato

específico). Listados de registros presupuestales y sus saldos por consecutivo,

rubro y terceros a la fecha del sistema Listados de registros presupuestales y sus saldos por consecutivo,

rubro y terceros con fecha de corte para informes de regalías Listado de Registros presupuestales de compromiso agrupado por

documentos soporte. Anulación de Registro Presupuestal (formato específico). Listado de Cuentas por Pagar y sus saldos, por fecha y tercero. Traslados Presupuestales entre sedes. Traslados Presupuestales entre rubros. Informe de Ejecución Presupuestal de Gastos por estructura de

código. Informe de Ejecución Presupuestal de Gastos por unidad ejecutora. Informe de Ejecución Presupuestal de Reservas por estructura de

código. Informe de Programación del PAC. Informe de Control de Pagos. Informes Trimestralizados y Mensualizados de la Ejecución de

Ingresos. Libros presupuestales de Apropiación de gastos, reservas y cuentas

por pagar de acuerdo a la Resolución 36. Expedición impresa de todos los registros y documentos

presupuestales. Estado de saldos de Reservas Presupuestales. Estado de saldos de Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia.

Relación de Cuentas por Pagar, discriminado por tercero, por contrato y orden de pago.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Externos Informes mensuales de Ingresos para la Contraloría General de la

República y la Dirección General del Presupuesto Nacional. Informes mensuales de Gastos para la Contraloría General de la

República y la Dirección General del Presupuesto Nacional.

Informes mensuales de Cuentas por Pagar para la Contraloría General de la República y la Dirección General del Presupuesto

Nacional. Informes mensuales de Reservas Presupuestales para la

Contraloría General de la República y la Dirección General del Presupuesto Nacional.

Informes semestrales de la Cuenta Fiscal a la Contraloría. Reporte de Ejecución Acumulada del Presupuesto de Inversión

para el Departamento Nacional de Planeación.

Reporte de la Ejecución por Centro de Utilidad del Presupuesto de Inversión para el Departamento Nacional de Planeación.

Informes de CGR. Con los formatos para el chip de ejecución y programación de gastos, ejecución y programación de ingresos y

de Tesorería. Resolución 5993 de 2008, versión 0406-12. Este reporte debe permitir los procesos de homologación de códigos,

recursos y unidades ejecutoras de la entidad con los códigos, recursos y unidades exigidos por el CHIP para el ámbito municipal.

Informes para el Sistema de Gestión y Control Financiero del

Ministerio de Educación Nacional para las Secretarias de Educación.

Este reporte debe permitir los procesos de homologación de códigos, recursos y unidades ejecutoras de la entidad con los códigos, recursos y unidades exigidos por el SGCF. La estructura

de los 16 archivos que genere el Sistema debe tener el aval del Ministerio de Educación Nacional.

e) SUBSISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR (Central de cuentas)

Objetivo y Marco Legal El subsistema debe generar las órdenes de pago verificando la

documentación relativa a los contratos y como requisito para el pago. También la liquidación automática de descuentos con los respectivos

registros contables y presupuestales.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

A nivel específico el subsistema debe cumplir los siguientes objetivos: Generar las órdenes de pago correspondiente a las obligaciones

adquiridas. Servir de instrumento de control para verificar la documentación

solicitada.

Servir de instrumento de control para realizar las liquidaciones (descuentos) de una orden de pago.

Servir de instrumento para controlar anticipos de contratos y viáticos para su posterior amortización o legalización.

Expedir los certificados de retención y pagos a terceros.

Generar la orden de pago para su posterior causación y pago.

A nivel específico el subsistema debe cumplir los siguientes objetivos:

Generar las órdenes de pago correspondiente a las obligaciones adquiridas.

Servir de instrumento de control para verificar la documentación

solicitada. Servir de instrumento de control para realizar las liquidaciones

(descuentos) de una orden de pago. Permitir la liquidación del impuesto CREE dependiendo de la

Actividad Económica del tercero Permitir registro de causación de descuentos por tercero Establecer control de descuentos de retenciones que permitan

reintegro coherente contablemente en caso de devoluciones Servir de instrumento para controlar anticipos de contratos y

viáticos para su posterior amortización o legalización. Expedir los certificados de retención y pagos a terceros Generar la orden de pago para su posterior causación y pago.

Características El subsistema debe permitir la verificación por parte de contabilidad

para la causación o reconocimiento de las obligaciones de las entidades a través de los soportes y los registros previos correspondientes.

El subsistema debe permitir la verificación por parte de contabilidad para la causación o reconocimiento de las obligaciones de las entidades a través de los soportes y los registros previos correspondientes.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Permitir parametrización por concepto de pago con su respectiva

liquidación y recepción de documentos. Generar alertas o detener una cuenta cuanto los documentos no

se encuentren conformes a los requisitos legales y/o no cumplan las condiciones que la entidad solicite para el trámite de una cuenta.

Controlar fechas de presentación de cuentas (hechos cumplidos) para frenar pagos de cuentas anteriores a la fecha del RP (registro presupuestal)

Permitir discriminar órdenes de pagos normales, de anticipo y de avance.

Permitir el ingreso de cada una de las facturas que se van a cancelar en la orden de pago y generar alertas en caso de duplicidad de las facturas.

Permitir imprimir desprendible de radicación de documentos para el trámite de una cuenta.

Permitir digitalizar los documentos radicados. Control de anticipos a contratos y su amortización posterior hasta

agotar el anticipo. Control de avances para gastos de viaje para su posterior

legalización. Generar informes para el control y seguimiento de los diferentes

estados del trámite de una cuenta. Generar informes sobre anticipos y avances no amortizados o

legalizados. Generar informes sobre anticipos y avances amortizados o

legalizados parcialmente. Generar informes sobre anticipos y avances amortizados o

legalizados. Preparar y validar las órdenes de pago para su posterior causación

en contabilidad. Generar los respectivos registros contables y presupuestales en el

momento de su causación. Permitir anular una cuenta reversando los registros presupuestales

y contables. Permitir modificar la liquidación con permiso especial en casos

particulares que ameriten liquidaciones especiales guardando control

de auditoria de quien modifico la orden.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Permitir en la impresión de la orden la fecha y el funcionario que tramitó la orden.

Permitir en la impresión de la orden observaciones del funcionario. Permitir legalizar un gasto de viaje siempre y cuando se haya girado el correspondiente avance.

Permitir legalizar por terceros del gasto, los avances. Generar informes del contenido de las legalizaciones de gastos de viaje. SUBSISTEMA DE LEGALIZACIONES (Central de cuentas)

El subsistema de Legalizaciones deberá facilitar a la entidad el registro de legalización de pagos de avances que se hayan realizado.

Este subsistema debe:

Identificar los pagos presupuestales asociados a avances. Permitir la legalización de avances si y solo si estos ya han sido pagados.

Parametrizar diferentes tipos o conceptos de legalización. Proveer la funcionalidad para editar e ingresar información de los

terceros. Registra la legalización tomando como documento soporte el pago presupuestal u orden de pago de avance.

Visualizar la cuenta contable asociada al avance. Ingresar las cuentas contables de legalización con el valor a legalizar,

si la cuenta es de tercero el sistema debe permitir digitar la información de los soportes con clara identificación del tercero que

origina el pago. Permitir que cada registro ingresado por tercero tenga información de liquidación para efectos de retención.

Mantener un histórico inteligente de las cuentas de legalización utilizadas para evitar procesos de re digitación de cuentas.

La afectación contable debe efectuarse de manera automática cuando se aplique un proceso de aprobación de la legalización, a su vez debe

ser un proceso reversible. Debe proveer un comprobante impreso de legalización. Debe permitir consultar procesos de legalización completos, parciales

o si legalización.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

SUBSISTEMA DE CAUSACIÓN DE ORDENES DE PAGO

El subsistema de causación de pago debe facilitar una verificación previa del efecto presupuestal y contable de un pago presupuestal, en

este sentido el subsistema de causación debe: Permitir abrir Ordenes de pago aprobadas y visualizar en pantalla

los datos del documento, la información de afectación presupuestal, la información de afectación contable, la liquidación que se aplicará a la

orden de pago, información de las facturas asociadas al documento. El subsistema debe permitir Parametrizar la fecha de causación.

El subsistema debe permitir la causación de la orden de pago y afectar en línea la información presupuestal y contable que se haya

visualizado. Igualmente debe permitir reversar los documentos causados.

Debe garantizar que la causación quede registrada una única vez

por Orden de pago. Debe facilitar herramientas para la realización de pagos sin

situación de fondos generando alertas en caso de que los conceptos de gasto contenidos en el pago no correspondan a recursos sin

situación de fondos. Debe permitir la anulación de pagos sin situación de fondos.

Por otra parte también debe proveer facilidad de consultas de Registros presupuestales de compromiso y órdenes de pago.

f) SUBSISTEMA DE TESORERÍA

El objetivo de este subsistema deber ser registrar, administrar y controlar los fondos de la entidad.

El subsistema debe generar el comprobante de diario en línea en contabilidad y el registro correspondiente en el presupuesto de

ingresos y gastos tanto de entradas de dinero por Cajas y Bancos, como de egresos para pagos por todo concepto.

El subsistema de tesorería debe permitir hacer pagos mediante orden

de pago o mediante operaciones auxiliares de tesorería, estos pagos deben tener en cuenta las siguientes modalidades:

Pago de Una Orden de Pago

Pago de Múltiples Ordenes de Pago

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Pagos para Múltiples Beneficiarios

Pagos Tesorales (Giros auxiliares de Tesorería) Pagos Mixtos (Una Orden de Pago más una fracción de Pago

Tesoral)

En consecuencia se deben hacer comprobantes de diario para transacciones como: recaudos de caja, recaudos por bancos,

consignaciones, traslados de fondos, egresos por entidades financieras, entre otros. Además debe producir los distintos libros

auxiliares de manejo de caja y bancos y cualquier otra modalidad de cuenta.

El manejo de los registros deberá hacerse mediante la creación de Transacciones o Tablas, definidas por la entidad.

El sistema debe proveer una herramienta para registro de entrega de cheques y seguimiento de acreedores varios.

Con relación a ingresos

Si los ingresos se producen por caja, se requiere la elaboración del recibo de caja y el control del efectivo para su posterior consignación.

Si el recaudo es por entidades financieras, el sistema debe proveer el cargue masivo de datos previo acuerdo entre la entidad bancaria y la gobernación.

Cuando se reciba dinero en efectivo el sistema debe controlar los

saldos en caja y los valores consignados median una herramienta que permita mantener información de los saldos y los valores consignados

(efectivo y/o cheque). El sistema debe permitir el registro de reintegros presupuestales con la

correspondiente afectación presupuestal y contable.

El sistema debe permitir parametrizar ingresos para terceros que afectan contabilidad y que no tienen afectación presupuestal de ingreso.

El sistema debe afectar en línea la ejecución presupuestal de Ingresos

El sistema debe permitir hacer ingresos por Unidad Ejecutora.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Con relación a consignaciones y traslados bancarios El manejo de los ingresos deberá hacerse mediante la creación de

Transacciones o Tablas, definidas por la entidad.

El dinero recaudado en caja, es consignado en entidades financieras. El subsistema deberá permitir la elaboración de los comprobantes de contabilidad para registrar dichas operaciones.

Igualmente debe permitir la elaboración de comprobantes para

traslados de fondos bancarios entre cuentas del nivel central y las territoriales y viceversa.

El subsistema debe permitir hacer traslados entre bancos o entre cuentas del mismo banco, generando Nota Debito en el Banco girador

y Nota Crédito en el banco receptor.

Los traslados bancarios deben ser claramente identificados por Unidad Ejecutora.

Con relación al pago de gastos El giro de una orden de pago pueden ser cancelada a un tercero o a

múltiples terceros, como también cuando se acumulen varias órdenes al mismo tercero se debe proveer una opción para cancelar con un

solo giro todas las ordenes acumuladas. El subsistema debe permitir hacer giros por diferentes métodos como

cheque, notas débito, giro electrónico o trasferencia. Cuando se gira a múltiples terceros el sistema debe poder asignarle a cada uno cuentas

bancarias diferentes.

El subsistema deberá controlar la programación de la Ejecución del Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) para el respectivo pago de lo contrario se deberá reprogramar el pago de acuerdo al PAC existente

a la fecha.

Si el egreso requiere de cheque, el subsistema lo deberá imprimir en forma consecutiva (control de numeración) el cheque y conforme el formato específico del cheque. Si el egreso es por transferencia el

sistema debe requerir la información de la cuenta bancaria donde se le ubicarán los recursos al tercero.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El cheque debe tener la opción para imprimir “Páguese a primer beneficiario”

Debe tener una herramienta para generación de los archivos

requeridos para giros electrónicos ACH de pagos realizados por transferencia, con control de permiso especial para capturar o modificar información relativa a la cuenta corriente de ahorros del

titular. Cuando el titular autorice a un tercero para la transferencia el sistema debe tener información adicional para un beneficiario

autorizado. Los pagos por transferencia deben exigir la existencia de la cuenta bancaria autorizada por el beneficiario

Para operaciones auxiliares de tesorería (pagos sin orden presupuestal) como los pagos de Retención en la fuente y pagos de

recaudos de terceros el subsistema debe tener la opción de paramétrizar los documentos requeridos para su trámite.

El sistema debe proveer la herramienta para el registro de devoluciones a través de pagos Tesorales que de manera automática

se afecte la Ejecución de recaudo en presupuesto de ingresos y contabilidad.

Para el giro de la orden de pago, se procederá así:

Verificar en el sistema la existencia de la Orden de Pago con su

respectiva aprobación. Verificar que el subsistema de tesorería controle la disponibilidad

del PAC para efectuar el pago. Verificación del cumplimiento de los requisitos de diversa índole

que deben suplirse previamente al pago (procedimiento administrativo)

El subsistema de tesorería expide el Egreso con todos los requisitos

legales. Una vez realizado el pago, se deben elaborar en línea los

comprobantes o transacciones definidas en la integración con los subsistemas de presupuesto y contabilidad. Las fechas de estas

transacciones deben corresponder a la fecha de pago.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El egreso debe incluir en los datos básicos, los descuentos a efectuar, los números de registro presupuestal y cuenta por pagar y las

imputaciones contable y presupuestal, entre otros.

El sistema debe permitir pagos tesorales de tipo Devolución que disminuya la ejecución de ingresos de forma automática

Con relación a la Conciliación Bancaria: Este proceso compara el movimiento del libro de bancos, contra el movimiento registrado en el

Extracto Bancario de cada cuenta. El sistema debe contar con el manejo y registro de estados en trámite y conciliado para controlar conciliaciones ya elaboradas y

conciliaciones que están en proceso de revisión.

Debe permitir verificar la información conciliada para a su vez garantizar que si se requieren ajustes de conciliación en un mes, de

manera automática exija el cambio de estado y la revisión de conciliación de meses posteriores.

El sistema se debe visualizar y totalizar en línea tanto la conciliación bancaria como la conciliación contable presentando el saldo de libro de

bancos de tesorería, saldo de libros de contabilidad y el saldo del extracto, evidenciando así una posible diferencia.

El sistema debe generar procesos de mayorización contable para ajustar posibles diferencias en el libro contable.

El sistema debe proveer herramienta de suma de registros

seleccionados del libro de tesorería.

El sistema debe permitir la captura de saldo, total débitos y total crédito del extracto bancario, además de visualizar los saldos de contabilidad y generar alertas en caso de diferencias con el libro de

tesorería.

El sistema debe proveer las diferentes consultas de movimientos tesorales, así como una consulta para controlar las cuentas y meses conciliados y los que faltan por conciliar.

El sistema debe manejar que el Registro de cheques no entregados

deben asumirse como movimientos pendientes por conciliar

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El sistema debe garantizar el traslado de movimientos pendientes por conciliar una vigencia posterior.

Este subsistema debe proveer un reporte impreso de conciliación

mensual por cuenta bancaria. Con relación a Pagos a Terceros

El subsistema debe proveer la acumulación de pagos a terceros para producir los correspondientes certificados de retención y pagos a

terceros, debe poseer datos básicos solicitados por la DIAN para información exógena.

Debe poder cargar información de Número de la Cuenta Bancaria, Sucursal, Departamento y Ciudad tanto del titular como de un

beneficiario para pagos electrónicos.

Debe poder cargar información de terceros sancionados o comentarios con alertas para su uso en el sistema financiero que permita hacerle seguimiento al tercero cuando se encuentre impedido para contratar o

posea embargo o cualquier tipo de sanción.

La información del tercero debe tener datos adicionales a los requeridos por la Dian para información exógena, como contacto,

correo electrónico, teléfono.

Con relación a los Acreedores Varios

El subsistema de tesorería debe tener una herramienta que le permita llevar el control y trasladar a acreedores varios los giros no cobrados

posteriores a 6 meses, y posteriormente hacer los pago si se cumplen con los requisitos legales.

Con relación a los Viáticos y Otros

El subsistema debe proveer el manejo y control de avances sobre viáticos, gastos de viaje y anticipos sobre contratos.

Comprobantes de diario Se creará un comprobante de diario por movimiento en tesorería, es

decir uno para Ingresos y otro para Egresos con los movimientos del día.

Según la discriminación prevista en los subsistemas de contabilidad.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Con relación a las cuentas bancarias

Con relación las cuentas bancarias el sistema debe permitir crear, modificar o eliminar cuentas como también inactivar las mismas,

asignarles fuentes o recursos y/o clase de gastos para el control del giro e impedir que se realicen pagos por cuentas que tienen destilación especifica o acuerdos de gastos.

El sistema debe controlar las chequeras y debe poder activar o

desactivar las mismas controlando la cantidad y número de cheques asignándole el cheque en el momento de impresión del egreso.

En el sistema las cuentas bancarias podrán ser eliminadas si están en cero y no tienen movimiento en la vigencia o desactivadas para limitar

su uso.

Informes del subsistema

El sistema debe presentar además, los siguientes reportes Internos Relación de Ingresos por cualquier concepto.

Informe de control de PAC y pagos detallado y resumido por rango

de fecha y Recurso (Rubro). Cuentas de viáticos y gastos de viaje, con todos sus conceptos.

Control de viáticos y gastos de viaje pendientes de legalizar.

Comprobantes de Egresos, detallando los datos básicos, conceptos e imputaciones contables y presupuestales.

Comprobante de Ingresos a Caja, detallando los datos básicos, conceptos e imputaciones Contables y Presupuestales.

Relación de cheques por entregar.

Libro de Bancos y Caja. Boletín Diario de Tesorería.

Movimiento Bancario del Mes.

Listado de reintegros y devoluciones por todo concepto. Listado de descuentos por Retención en la Fuente, Retención por

IVA, Retención por Industria y Comercio y Otros descuentos.

Listado consecutivo de Órdenes de Pago con toda la información sobre el pago.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

GESTIÓN TESORERÍA ( Fiducia )

El sistema debe contar con una herramienta que permita generar planillas con las diferentes órdenes de pago que previamente se han

seleccionado desde central de cuentas para que se paguen con la fiduciaria que la entidad tenga inscrita.

La generación de estas planillas se realizaran en Formatos XML, o archivos planos, esta información se debe paramétrizar, estos

archivos se enviarán a la fiduciaria, para que esta, a su vez pueda realizar el pago correspondiente de dichas órdenes de pago.

Cuando la fiducia efectúe el proceso correspondiente, devolverá estos archivos en el mismo formato XML o archivo plano, para que sean

cargados en el sistema y efectuar el proceso de verificación de la información de dichos pagos para luego proceder a realizar la

integración con los módulos financieros y no genera egreso.

Si la información que suministra la Fiducia no corresponde con los datos enviados por la entidad, estas planillas se devolverán para su correspondiente revisión.

De existir la forma de marcar los recursos de financiación que van a

ser pagados por la fiducia con esto permitir que de este punto en adelante todas las órdenes de Pago que tengan incluidos este recurso

se pagaran por la Fiducia. Esta herramienta debe permitir ingresar la información

correspondiente a las entidades fiduciarias con la que se acordarán los pagos de las Órdenes de la entidad, además se deben poder cargar

conceptos fiduciarios para su posterior homologación con los conceptos de las órdenes de pago, a su vez se deberán homologar los

descuentos. Al momento de la generación de la planilla se podrá escoger el Tipo de

Pago de esta Orden de Pago, ya sea Cheque, Transferencia, Cheque Gerencia, Carta traslado.

También se escoge la forma de pago si se entrega en el caso de cheque o si es consignación en Transferencia, Cheque Gerencia, Carta

traslado.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Se deberá ingresar la información de cuenta Pagadora, que es la que corresponde a la Cuenta de la cual la fiducia va a realizar el pago.

El sistema deberá generarle un consecutivo a dicha planilla.

Las órdenes de Pago que se visualizan son las que la entidad determina van por Fiducia, sea por la característica de Recursos o

Fuentes de Financiación o por selección del tipo de manera discrecional por Orden de Pago.

Consultas

La herramienta deberá permitir tener varios filtros de búsqueda Nit, Número de Planilla, Fiducia según el usuario lo considere necesario.

g) SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA

Objetivo y Marco Legal

El sistema debe de ser de base contable y tiene como objetivo lograr la uniformidad, procesamiento y consolidación de la contabilidad de la

gobernación y alcaldía, y la información financiera para los procesos de gestión y control.

A nivel específico el subsistema tiene los siguientes objetivos:

Suministrar información contable confiable y oportuna que revele la situación financiera y económica de la gobernación y la alcaldía

Servir de instrumento de información para la producción de Estados Financieros.

El marco legal lo constituye la Resolución 4444 de 1995 del Contador

General de la Nación, las Circulares e Instructivos emitidos para desarrollar el Plan General de Contabilidad Pública –PGCP.

Características

El subsistema contable debe cumplir los principios, normas, fines, características, modelo instrumental, procedimientos y demás

parámetros sobre dinámica contable establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El subsistema debe ser consistente respecto a la unificación de criterio en el manejo de las transacciones para todas las direcciones

territoriales y nivel central de la Gobernación y la Alcaldía.

El subsistema debe permitir el manejo de la contabilidad financiera de acuerdo con el PGCP y producir los Estados Financieros de las entidades de manera individual para cada Territorial y el Nivel Central,

al igual que producir el consolidado institucional.

El subsistema debe permitir el manejo de CONSOLIDACIÓN de informes en la contabilidad, es decir poder cargar balances de otras instituciones (educativas)

La Contabilidad Financiera implica como mínimo la definición de las

siguientes tablas:

Plan de Cuentas : Comprende la codificación de los distintos conceptos o cuentas que intervienen como acumuladores en la

operación contable

Plan de Transacciones o Asientos de Diario : Es la imputación Débito y Crédito de las cuentas definidas en el Plan de Cuentas

asociadas a los comprobantes.

Terceros : Es la relación de las personas jurídicas y naturales con las cuales la entidad realiza transacciones económicas. El

administrador de terceros debe tener herramientas que permitan a la entidad la depuración de la información de

terceros.

Conceptos Tributarios: Es la relación de los Conceptos que

implican la liquidación de un porcentaje sobre una base de

liquidación.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El subsistema además deberá permitir:

Capturar los saldos iniciales una vez instalado para iniciar el registro de los movimientos a partir de la fecha de su puesta en

marcha. Mantener en línea la información contable de vigencias anteriores

alimentadas en el sistema para consulta. Indicar cuales registros contables aplican para ser reportados como

Operaciones Recíprocas y efectuar su registro automático.

Indicar cuales registros contables aplican para ser reportados a la DIAN en medios magnéticos.

Manejar la estructura del Código de Cuenta Contable hasta siete (7) niveles, de los cuales cuatro (4) son los exigidos por el

Contador General de la Nación y los otros tres (3) por necesidades internas de las entidades.

Manejar la estructura del Código de Cuenta Contable de las cuentas 0 (Cuentas de Planeación y Presupuesto).

Permitir el registro de Unidad Ejecutora y Fuente de Financiación que genera el movimiento contable.

Definir por la entidad los tipos de comprobante que se van a

utilizar por transacción financiera.

La distribución por niveles de la Cuenta Contable es la siguiente:

CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUX 1 AUX 2 X XX XXXX XXXXXX

Adicionalmente se requiere de por lo menos cuatro (4) campos

informativos, como el número de cheque, número de la orden de pago, etc., asociados a cada movimiento contable como soporte y auditoría de la transacción.

La generación se realiza de forma automática. Los comprobantes

generados, serán validados en Mesa de Control por la entidad en cada una de sus oficinas, y posteriormente el subsistema deberá permitir incorporar dichos comprobantes a la contabilidad.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Procesos y Controles

El subsistema debe proveer entre otros, los siguientes procesos y controles:

Integración: Son los procesos para integrar los diferentes subsistemas con la contabilidad, mediante la generación en línea de comprobantes

contables.

Consolidación de entes agregados: El sistema debe permitir importar desde archivo plano información de entes agregados y permitir la generación de CGN2005 consolidado entidad y agregados, solo

entidad y consolidado de agregados .

Comprobante de Cierre: Este proceso genera el comprobante que registra la cancelación de las Cuentas de Resultado.

Cierre de Período: Este proceso prepara las tablas para iniciar la operación de un nuevo período fiscal y el correspondiente traslado de

saldos.

Reversión Cierre: Este proceso revierte las operaciones generadas por el proceso de cierre período.

Administración de Diferidos: Registro de programación de movimientos diferidos y amortización durante el uso y causación mensual.

Creación de Terceros unificada: Consiste en mantener una sola tabla

de Terceros que usarán todos los subsistemas. La captura se podrá realizar en cualquiera de los subsistemas.

Numeración de Comprobantes: El subsistema debe controlar la secuencia de numeración de los diferentes comprobantes contables,

indicar los anulados.

Traslado de saldo con tercero unificado: El subsistema debe trasladar saldos a la nueva vigencia permitiendo escoger la cuenta y un único tercero para la siguiente vigencia.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Control de cierre mensual: Este proceso debe permitir bloquear el sistema para no permitir movimientos contables, presupuestales y

tesorales en meses cerrados.

El sistema contable debe permitir programar la Amortización de diferidos, es decir debe proveer la ventana para ingresar la programación del diferido especificando los datos que de manera

automática deben registrarse en el mes que se determine: Tipo de comprobante contable, documento soporte, fecha del documento

soporte, NIT del tercero, Unidad Ejecutora, centro de utilidad, Numero de la cuota a causar, valor, valor base, mes de registro, año de registro, concepto, cuentas contables (afectación debito y/o crédito).

El sistema debe generar un documento impreso con la información del

diferido programado.

La afectación contable de la amortización se debe realizar en comprobante con último día de mes, generado de manera automática cuando en la entidad se determine ejecutar el proceso de diferidos del

periodo.

Plan de Transacciones y Comprobantes El subsistema contable debe registrar mediante integración en línea

las siguientes transacciones o comprobantes:

Todas las transacciones generadas por el subsistema Contable,

entre las cuales se citan las siguientes :

Amortización de Anticipos y diferidos.

Legalización de Avances. Comprobante de ajustes y correcciones.

Notas de contabilidad.

Causación gastos financieros por pagar.

Cancelación de cuentas de resultados. Traslado de la utilidad o perdida al patrimonio.

Todas las transacciones generadas a partir de otros

subsistemas.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Informes del subsistema El subsistema deberá producir los siguientes informes por pantalla,

impresora o archivo:

Internos Comprobantes de Diario

Libro Diario

Auxiliares por cuenta

Auxiliares por Tercero Auxiliares por Centro de Utilidad

Auxiliares por Unidad Ejecutoras

Libro Mayor Balance de Prueba Mensualizado y con fecha de corte

Balance con fecha de corte por unidad ejecutora

Balance General

Balance General consolidado por entidades Anexos al Balance General

Estados de resultado Mensualizado y Mensualizado acumulado

Estados de resultado consolidado Producir Estados Financieros Comparativos entre meses y períodos

fiscales

Reporte de Control de Consecutivos de Comprobantes usados, los faltantes y anulados

Estado de Cuenta por tercero, detallando saldo inicial, movimiento débito y crédito y nuevo saldo

Externos

Informe de Catalogo de Cuentas - Instructivo No. 1 de 1996 del

Modelo CGN-96-001- Contaduría General de la Nación. Informe de Catalogo de Cuentas - CGN2005.001 “Saldos y

Movimientos” y CGN2005.002 “Operaciones Reciprocas”). Producir el Informe semestral de Rendición de Cuentas a la

Contraloría. Producir los Informes en Medios Magnéticos exigidos por la DIAN

sobre pagos de terceros.

Producir los Informes trimestrales y acumulados de Operaciones Recíprocas.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN EXÓGENA

El subsistema de Información Exógena deberá facilitar a la entidad la generación de los informes requeridos por la DIAN de acuerdo a los

aspectos financieros contemplados en estos términos y debe estar directamente relacionado con el Plan de cuentas definido por la entidad.

En este sentido el subsistema de información Exógena debe:

1. Administrar internamente los conceptos requeridos por la DIAN 2. Permitir la visualización y administración de datos básicos como

actividades económicas, administraciones, departamentos y municipios

3. Debe permitir el registro de los datos de la entidad como entidad informante

4. Facilitar la Parametrización de conceptos requeridos por la DIAN en cada uno de los formatos. esta Parametrización incluye:

a. Valor Mínimo de reporte

b. Habilitar y Deshabilitar reporte del concepto c. Parametrización de una o varias cuentas contables para

cada uno de los atributos requeridos en cada uno de los formatos

d. La Parametrización de cada cuenta contable debe especificar si el valor a reportar corresponde al débito, al crédito, al saldo o a valores base registrados en

contabilidad e. Debe realizar una copia de la información contable a

utilizar para el informe mediante la especificación de los tipos de comprobantes contables que se van a tener en

cuenta en la generación de los informes f. Debe permitir borrar y recargar los registros contables

que se van a utilizar en el proceso

g. Debe genera en pantalla la información de cada formato con los atributos requeridos y debe permitir visualizar los

registros contables específicos que originan el valor del atributo.

h. Debe permitir realizar ajustes de los valores

i. Debe generar la información en formato CSV y XML de acuerdo a los requerimientos de la DIAN.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN ENTIDADES DE CONTROL

El sistema debe suministrar herramientas que faciliten la presentación de informes a los entes de control evitando la re digitación de

información ya contenida en el sistema financiero

INFORMACIÓN ENTIDADES DE CONTROL CON RESPECTO AL CGR

El sistema debe contener internamente la información de códigos de

gasto, ingreso, unidades ejecutoras y recursos requeridos por el CGR-Chip para el ámbito Municipal.

El sistema debe permitir homologar los códigos de gasto e ingresos definidos en el Decreto de Liquidación de Presupuesto con los códigos

de gasto e ingresos requeridos por el chip, esto tanto para información de vigencia como información de reservas presupuestales y cuentas

por pagar. El Subsistema debe permitir homologar los códigos de recursos

contenidos en el sistema financiero con los recursos, subrecursos y finalidad requeridos por el chip.

El subsistema debe permitir la asociación de unidades ejecutoras entre el sistema financiero y los códigos requeridos por el chip.

Resultado de la homologación debe ser los reportes trimestrales de:

Programación de Ingresos Ejecución de Ingresos

Programación de Gastos

Ejecución de Gastos

Estos reportes deben generarse en formato .xls de acuerdo a las columnas requeridas por el chip.

Adicional a lo anterior debe contener: Herramientas de auditoria que permitan totalizar los reportes

Herramientas de auditoria de la Parametrización del sistema

Genera reporte de novedades de los informes

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

INFORMACIÓN ENTIDADES DE CONTROL CON RESPECTO AL FUT

El sistema debe contener internamente la información de códigos de gasto, ingreso, unidades ejecutoras y recursos requeridos por el FUT-

Formato Único Territorial. El sistema debe permitir homologar los códigos de gasto e ingresos

definidos en el Decreto de Liquidación de Presupuesto con los códigos de gasto e ingresos requeridos por el FUT, permitiendo identificar de

manera clara y única los gastos de funcionamiento, deuda e inversión. Se debe tener en cuenta que la Parametrización debe operar de manera independiente para funcionamiento, deuda e inversión, y

diferenciando información de vigencia, reservas presupuestales y cuentas por pagar.

El Subsistema debe permitir homologar los códigos de recursos

contenidos en el sistema financiero con los recursos requeridos por el FUT.

El subsistema debe permitir la asociación de unidades ejecutoras entre el sistema financiero y los códigos requeridos por el FUT.

Debe facilitar la información de Entidades Giradoras.

Resultado de la homologación debe ser los reportes trimestrales de:

Ejecución Presupuestal de Ingresos.

Ejecución Presupuestal de Gastos de Funcionamiento.

Ejecución Presupuestal de Gastos de Inversión.

Servicio de la Deuda. Transferencias Recibidas.

Transferencias Comprometidas.

Reservas Presupuestales. Cuentas por pagar.

Estos reportes deben generarse en formato xls de acuerdo a la estructura de datos requerida por FUT. Adicional a lo anterior debe contener:

Herramientas de auditoria que permitan totalizar los reportes.

Herramientas de auditoria de la Parametrización del sistema. Genera reporte de novedades de los informes.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

INFORMACIÓN ENTIDADES DE CONTROL CON RESPECTO AL MINEDUCACION

El sistema debe contener internamente las tablas de información de

códigos de gasto, ingreso y recursos requeridos por el Sistema de Gestión y Control Financiero SGCF del Ministerio de Educación para las Secretarias de Educación.

El sistema debe permitir homologar los códigos de gasto e ingresos

definidos en el Decreto de Liquidación de Presupuesto con los códigos de gasto e ingresos requeridos por el SGCF, debe contener homologación por concepto de gasto, ingreso y recurso de manera

independiente y homologación directa con el identificador presupuestal completo del rubro que la entidad determine.

El Subsistema debe permitir homologar los códigos de recursos

contenidos en el sistema financiero con los recursos requeridos por el FUT.

El sistema debe permitir identificar las Unidades Ejecutoras que corresponde a recursos de educación así como identificar de manera

clara y única los gastos de funcionamiento, deuda e inversión. Se debe tener en cuenta que la Parametrización debe operar de manera

independiente para funcionamiento, deuda e inversión, y diferenciando información de vigencia, reservas presupuestales y cuentas por pagar.

El sistema debe permitir la homologación de los códigos de entidades financieras que provee el SGCF con los códigos de banco utilizados a

nivel interno de la entidad.

El sistema debe permitir identificar las cuentas bancarias en las cuales se administran los recursos relacionados con el Ministerio de Educación Nacional.

El sistema debe permitir identificar el código divipola que corresponde

a la Secretaria de Educación del Municipio.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

En cuando a los informes requeridos: El sistema debe tener la lista de datos complementarios

requeridos por SGCF y permitir digitar los valores de los indicadores requeridos

Debe permitir digitar la información relativa a las inversiones

asociadas a los recursos de educación Debe facilitar la herramienta para ingresar la información de

viáticos asociados a los recursos de Educación Debe permitir ingresar la información contable de los

establecimientos educativos

Los informes que mensualmente debe generar el sistema son:

1. Equivalencia Plan de Rubros (Anual) 2. Cuentas bancarias (Anual) 3. Presupuesto Aprobado (Anual)

4. Ejecución Ingresos (Mensual Básico) 5. Ejecución Gastos (Mensual Básico)

6. Ejecución Pac (Mensual Básico) 7. Ejecución Pac_ CXP (Aperiódico)

8. Saldos Cuentas por Pagar 9. Inversiones Financieras 10. Saldos Conciliaciones Bancarias (Complementario)

11. Saldos Bancarios (Complementario) 12. Movimiento_ Contable_Secretaria de Educación (Mensual)

13. Movimiento_ Contable_Establecimientos Educativos(Mensual)

14. Viáticos (Aperiódico)

15. Datos complementarios (Mensual Básico) 16. Soporte_CDP_RP_ (Mensual)

Estos reportes deben generarse en formato .csv de acuerdo a la

estructura de datos requerida por FUT. Adicional a lo anterior debe contener:

Visualización de la estructura requerida por el SGCF.

Visualización del origen presupuestal del dato presentado en el informe de ejecución de gastos y ejecución de ingresos.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Permitir la visualización de información presentada en periodos

anteriores. Llevar control de reporte de mes de tal manera que se

garantice que no se puede generar un periodo entre tanto el anterior no se haya cerrado.

Garantizar que la información del periodo que se presenta se genera con fecha posterior al último día del mes.

Debe proveer consultas del histórico de reportes generados. Genera reporte de novedades de los informes.

Permitir direccionar los reportes a la ruta que el usuario del

aplicativo determine.

h) GESTIÓN RENTAS MUNICIPALES

Este módulo debe estar en capacidad de agilizar las tareas de liquidación del Impuesto de Predial, Industria y Comercio y Avisos

(ICA), igualmente debe poder configurar cualquier otra clase de Impuestos que tengan un comportamiento dictado por rangos de tarifas. Facilitando así el cálculo, y el diligenciamiento de los

formularios respectivos para el pago de estos.

El sistema debe estar diseñado para que el usuario parametrice datos básicos como lo son la clase impuestos, las tarifas, porcentajes de

descuentos, intereses de mora, sanciones mínimas y de extemporaneidad así como sus respectivas Entidades Recaudadoras, todo lo anterior independiente del tipo de impuesto.

Este módulo debe poder operar de manera integrada con el Sistema

Financiero, esta opción permite a la entidad tener el movimiento completo a nivel de afectación de cartera, presupuesto de ingresos, tesorería y Contabilidad.

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO

La base estructural de impuesto es la información reportada vigencia tras vigencia por el IGAC, la cual debe poseer el inventario completo

de los predios del municipio.

El modulo debe estar diseñado para que la liquidación se realice de forma ágil y rápida, durante el proceso de liquidación no debe dejar modificar los datos del predio además este módulo debe contar con

los controles necesarios de seguridad.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Liquidación Individual

Debe permitir hacer la correspondiente liquidación del impuesto predial predio a predio, en esta opción solo debe bastar con tener el

número catastral de predio. Los datos del predio deben corresponder a los que son visualizados de

manera automática para que con esta base el sistema deba aplicar el cálculo de cada uno de los conceptos asociados a la liquidación del

predial con todos sus conceptos (Sanciones, Descuentos, Car). En la misma ventana de liquidación del Impuesto, debe permitir ver

liquidaciones anteriores y el listado de propietarios del predio.

Para toda liquidación realizada en el sistema, se debe guardar un histórico de transacciones, lo cual debe permitir tener un control total

sobre el impuesto. Aplicación de beneficios tributarios.

El sistema debe tener la posibilidad de parametrizar los descuentos especiales que la entidad pueda tener establecido en el estatuto de

rentas del municipio.

Liquidación Grupal

Este tipo de Liquidación debe permitir liquidar el impuesto agrupando los predios por diferentes opciones por ejemplo cedula catastral, Nit

del contribuyente periodo gravable, entre otras.

El modulo debe tener la utilidad de generar listados de inconsistencias de liquidación.

Igualmente una vez realizada la liquidación se debe poder imprimir los respectivos soportes, para ser enviados a los contribuyentes a manera

de Liquidación Oficial sugerida.

Anulación grupal de liquidaciones.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Configuración del Sistema

El sistema debe permitir ser parametrizado a las condiciones propias de la entidad.

El Modulo de Rentas Municipales debe contar con una serie de tablas parametrizables para determinar los procesos aplicables a la

liquidación, esto debe lograrse mediante el establecimiento de conceptos de rentas y formulación de los mismos.

El Sistema le debe permitir a la entidad definir sus periodos de liquidación, periodos con descuentos y porcentajes correspondientes.

El módulo de rentas debe estar configurado con los destinos

económicos reportados por el IGAC, a los cuales se les debe poder modificar o configurar la tarifa para la posterior liquidación.

Definición de Rubros por Conceptos del impuesto

En lo que tiene que ver con la afectación presupuestal el sistema debe permitir que la entidad determine el tipo de afectación

correspondiente que posteriormente será la materia prima en el proceso de parametrización contable para afectación en línea.

Para efectos de integración con Tesorería, si el sistema está operando de manera integral en la entidad, debe permitir que la entidad defina

el tipo de ingreso asociado para recaudar el impuesto Predial.

Herramientas

La Sistema de Rentas Municipales debe proveer herramientas de

administración de los datos relevantes de Impuesto Predial. Archivos IGAC

El Sistema debe permitir que los datos suministrados por el IGAC sean cargados en el sistema mediante la utilidad grafica de lectura que

permita validar la información antes de incluirla al sistema.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Saldos Iniciales El sistema debe permitir que la entidad pueda incluir en el sistema

información de Saldos de Vigencias Anteriores de tal manera que estos puedan ser utilizados como información base para la liquidación de

vigencia actual. Validación de Nit

Se debe tener en cuenta en el sistema que el archivo de IGAC contiene información de terceros cuyos NIT tienen ceros a la derecha,

este debe contar con una herramienta que permita a la entidad garantizar que los números de identificación de los terceros correspondan al documento real sin los ceros mencionados.

Por otra parte, como herramienta de revisión, el sistema debe permitir

exportar a Excel esta información.

Paz y Salvo El sistema debe proveer la herramienta para que la entidad genere los paz y salvos a los contribuyentes, tomando como base el registro

de liquidaciones y pagos existentes en el sistema.

Administrador de Predios El sistema debe permitir realizar todas Aquellas novedades o

modificaciones realizadas sobre los predios y reportadas por el IGAC, desde el Modulo. Conservando un histórico de novedades sobre cada cambio que se le realice al predio.

Procesos de Cierre

El sistema debe contar con un proceso automatizado para cierre de vigencia. En Este cierre se debe tener en cuenta las liquidaciones

activas (sin pagos o con pagos parciales) para ser tramitadas en la nueva vigencia.

Consultas y Reportes El sistema debe proveer una herramienta paramétrica de consultas y

generación de reportes relacionados con la información del predial. Las consultas disponibles deben ser:

Consulta de Predios

Consulta de Liquidaciones

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Consulta de Pagos de Impuesto Predial Consulta de Paz y Salvos

Listados de Morosos

El sistema debe generar el formulario impreso de liquidación del impuesto, el cual se debe ajustar de acuerdo al formato utilizado en la entidad.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El impuesto de industria y comercio debe basar su liquidación en la

información reportada por los diferentes establecimientos o entes obligados a declararlos.

Liquidación del Impuesto de Industria y Comercio

La liquidación debe estar diseñada para que se realice de manera rápida e intuitiva, al momento de liquidar debe permitir modificar

cualquiera de los datos del establecimiento como los propios de la liquidación como los ingresos por las diferentes actividades

económicas, los anticipos, sanciones. Una vez liquidado el impuesto debe permitir imprimir un soporte de

dicha liquidación, donde se discrimine los conceptos y valores a cancelar por actividad comercial.

Configuración del Sistema

El sistema para Liquidación de ICA debe requiere de los datos del

establecimiento, de las cuales sobre sale información como NIT, régimen y actividades económicas.

Actividades Económicas El sistema debe estar con una base inicial de actividades económicas

debidamente codificadas según el CIIU, con sus correspondientes tarifas.

Establecimientos El sistema debe contar con una base de establecimientos

responsables de pagar el mencionado impuesto.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Consultas y Reportes

El aplicativo debe facilitar la consulta de Liquidaciones de ICA

permitiendo al usuario establecer los parámetros de acuerdo al resultado esperado.

GESTIÓN RENTAS DEPARTAMENTALES Este módulo debe agilizar las tareas en la liquidación del Impuesto de

Vehículos y de Registros, igualmente se debe poder configurar cualquier otra clase de Impuestos que tengan un comportamiento

dictado por rangos de tarifas, que facilite así el cálculo, y el diligenciamiento de los formularios respectivos para el pago de estos.

El sistema debe permitir que el usuario parametrice datos básicos como lo son la clase impuestos, las tarifas, porcentajes de descuentos,

intereses de mora, sanciones mínimas y de extemporaneidad así como sus respectivas Entidades Recaudadoras, todo lo anterior

independiente del tipo de impuesto.

Al momento de crear otros Impuesto se pueden clasificar como de productos y servicios estos impuestos tendrán subimpuesto asociados

y estos a su vez contaran con productos los cuales se puedan liquidar con una tarifa o valor fijo, esto para el caso de la causación de

Impuestos de Consumo como son Cigarrillos, Licores, etc. Con base en las tornaguías físicas que maneja la Gobernación.

Se debe contar con una versión Web la cual permita realizar pagos electrónicos por medio del botón de pagos, de acuerdo al servicio que la entidad bancaria destinada por la Gobernación provea, o que

permita descargar la liquidación con código de barras que provee el Departamentos para poder realizar la validación y el pago de esta en

la entidad financiera que corresponda. El contrato con la pasarela de pagos será realizado por la entidad.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Impuesto de vehículos automotores

Las funciones centrales que deben tener esta herramienta, serán la administración del parque automotor, datos base de liquidación y

procesos de liquidación. El sistema debe liquidar el vehículo seleccionado, en este caso basta

con buscar el vehículo e indicarle la vigencia a liquidar, con estos datos el sistema calculará el impuesto; igualmente al momento de

liquidar se controlará o verificara la información del automotor indicándole el valor a pagar.

Una vez liquidado el impuesto se pueden imprimir los correspondientes Formularios, para ser entregados a los usuarios y así poder generar el

respectivo pago del Impuesto.

También debe generar un proceso que permita liquidar a un grupo de vehículos específicos. En esta opción el sistema mostrara un Log de aquellos vehículos que no se pudieron liquidar indicando los

problemas encontrados.

Se deben poder determinar las Unidades de Transito que existan en el Departamento y con esto saber a qué unidad pertenece cada Vehículo

creado en el parque Automotor. En la configuración del sistema se debe permitir establecer fechas de

pago oportuno, porcentajes para el departamento y municipio, y descuentos especiales, así como también parametrizar datos propios

de la entidad como son el nombre del reporte de vehículos, el valor del formulario (si lo cobra), la cantidad de aproximación, entre otros.

El aplicativo además debe permitir crear la cantidad de Impuestos que la entidad necesite liquidar en el área de rentas, así como

también permitir crear los sub-Impuestos, es decir la división de cada uno de los Impuestos, según amerite la entidad.

También debe contar con la parametrización que afectan directamente la liquidación del impuesto, tales como son descuentos,

tasas de Interés y sanciones (Mínima, Extemporaneidad), las cuales se configuran por rangos de Fechas.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

IMPUESTO DE REGISTROS

La herramienta debe permitir crear actos, documentos y contratos que deben registrarse ante la cámara de comercio y en las oficinas de

Instrumentos públicos, una vez creadas se puede ingresar y liquidar el impuesto de Registro, se debe digitar toda la información como es No. de escritura, número de acta, empresa dependiendo de la

necesidad del Acta que se quiera liquidar.

La liquidación se puede hacer individual o grupal, dependiendo de las necesidades de la Entidad.

La configuración del Impuesto de Registro permitirá establecer el Salario Mínimo Legal Vigente, para poder sacar los porcentajes de los

valores de las actas, se debe también configurar la cuenta bancaria a donde se destinaran los dineros de dicho recaudo, así como si se

necesita la copia de los soportes, nombre del reporte y aproximación. El sistema debe proveer una herramienta WEB que desde Browser,

que permita a las notarías del Departamento realizar las solicitudes de liquidación de impuesto de registro permitiendo adjuntar la

documentación soporte correspondiente para que desde la Gobernación se atienda la solicitud generando la liquidación de pago

notificando a la Notaria la disponibilidad del recibo de pago y notificar a la notaria del registro del pago en el Sistema de Información.

OTROS IMPUESTOS

La herramienta debe soportar cualquier clase de impuesto que se

liquide por rangos de tarifas, por medio de esta opción se podrán crear impuesto, crear las tarifas de cada uno, liquidar y hacer el correspondiente recaudo.

Permitir generar intereses dependiendo de la fecha de expiración del

Contrato.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Consultas y Reportes El sistema debe proveer una herramienta paramétrica de consultas y

generación de reportes relacionados con la información de todas las rentas manejadas en esta.

Las consultas disponibles deben ser:

Consulta de Parque Automotor

Consulta de Liquidaciones Consulta de Liquidaciones Vehículos( por vigencia, por periodo

gravable, por modelo) Consulta de Pagos Consulta de Paz y Salvos

El sistema debe generar el formulario impreso de liquidación del

impuesto, el cual se debe ajustar de acuerdo al formato utilizado en la entidad.

MODULO DE CARTERA

Se debe contar con una herramienta que permita administrar y controlar la información de las cuentas pendientes por cobrar

generadas por la integración de la herramienta de liquidación de Impuestos. Además debe proveer la herramienta de acuerdos de

pago que se pactan con el contribuyente. Generar notas de cartera ya sean dedito o crédito para los casos

excepcionales que ameriten el uso de estas.

Se podrán configurar parámetros generales como el porcentaje e acuerdo previo, requisito inicial para un acuerdo de pago, cifra de

redondeo, SMMLV, configuración de firmas para los reportes. Se deben poder hacer consultas de notas de cartera y acuerdos de

pago, donde se podrá visualizar la información de cada proceso especificando los filtros de búsqueda para una ubicación rápida de

información. Debe contar con reportes e informes como es la generación del

Boletín de Deudores Morosos del Estado, información de vital importancia para las entidades.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

MÓDULO DE BIENES INMUEBLES

DESCRIPCIÓN

El módulo de Bienes Inmuebles deberá permitir la administración de los bienes inmuebles, incluyendo el pago de impuestos y el control de arrendamientos.

Así mismo, manejo de fotos y documentos dentro de la información de

cada Inmueble.

Generar a partir de los movimientos propios del módulo, los respectivos asientos contables y permite el manejo de los bienes inmuebles en las agrupaciones que se indiquen.

Datos Básicos requeridos

Clases de Inmuebles:

Corresponde a la clase de inmueble según las categorías establecidas, si se trata de un terreno, la construcción o edificación de un inmueble, o si se trata de un inmueble sometido al régimen de propiedad

horizontal.

Situación de Inmuebles: Corresponde a la situación real del inmueble.

Categorías de Inmuebles: Corresponde a la clasificación contable del inmueble, permitiendo la

integración con contabilidad.

Tipos de Inmueble: Corresponde al tipo de inmueble según las categorías establecidas, identifica el tipo de inmueble indicando si se trata de un terreno, una

bodega, etc.

Tipos de Documentos legales: Corresponde al tipo de documento con el cual se protocolizó la

propiedad del inmueble.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Estado Jurídico de los Inmuebles: Corresponde a los estados jurídicos de los inmuebles.

Destinación de los Inmuebles:

Corresponde a la destinación económica del inmueble según las categorías establecidas.

Tipos de acabados en inmuebles: Corresponde a los tipos de acabados que se pueden manejar en un

inmueble. Tipos de documentos soporte:

Corresponde a los documentos que sirven de soporte a los movimientos generados en el módulo es decir ingresos y salidas.

Ingresos y Salidas de bienes inmuebles.

Corresponde a los movimientos normales de los inmuebles, en los cuales permite manejar diferentes tipos de movimientos, que pueden generar diferentes registros contables.

Ingresos

Tipos de movimientos para Ingresos

Salidas Tipos de movimientos para Salidas

Información detallada de cada inmueble Entre otros datos maneja: Matricula inmobiliaria

Cedula catastral

Dirección

Áreas Avaluó catastral

Avaluó comercial

Avaluó jurídico Campos para fotografías o planos

Clase de inmueble

Localización

Destinación

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Numero de escritura o documento de propiedad

Servicios públicos Notaria

Estado jurídico del inmueble,

Control por funcionario y/o dependencia. Discriminación del costo histórico

Mejoras y su depreciación/amortización para cada inmueble.

Calculo automático de la depreciación/amortización mensual.

Generación de reportes por inmueble

Por estado

Por conceptos de la ficha técnica

Entre otros.

Reporte de depreciaciones.

Control de pagos de impuestos

Tipo de Impuestos

Registro pago de impuestos Consulta del pago de impuestos:

Permite exportar a EXCEL los pagos registrados en el

sistema

Control de Bienes Arrendados Registro de Contratos Consultas: Permite consultar los contratos, sus prorrogas y

garantías. Tipo de garantías

Registro de garantías

GESTIÓN DE RECURSOS DE CONTRATACIÓN

MODULO DE CONTRATACIÓN

Este módulo, debe permitir la elaboración de contratos, control, ejecución y seguimiento de los mismos en la Entidad.

Debe Cubrir las etapas precontractual, contractual y postcontractual, específicamente desde la elaboración de la planeación precontractual

hasta la liquidación del contrato.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Debe Facilitar los procesos de Preselección, evaluación, adjudicación y contratación de las obras, bienes y servicios requeridos para el

cumplimiento de los objetivos y normal funcionamiento de la Institución.

Funciones

El manejo de las variables de configuración del módulo de

contratación debe ser un aspecto crítico y fundamental para el normal funcionamiento del sistema.

El sistema de contratación debe proveer herramientas de validación que verifiquen el valor de la contratación a realizar teniendo en

cuenta el presupuesto de la entidad, para evitar que los operarios cometan errores en la determinación del procedimiento de selección a

seguir, dependiendo de la cuantía del contrato que se pretenda celebrar.

Como herramienta de programación y control, el sistema debe contener la definición de Días no Hábiles para evitar programación de

fechas en días no laborables.

Debe Controlar los pasos de Planeación precontractual, procesos de selección para la Contratación, mediante procesos de Licitación,

Concursos, Selección Abreviada y Contratación Directa; lo anterior fundamentado en las cuantías de contratación y/o casos propios de la Contratación, además de la contratación directa en sus dos

modalidades, Contratación Directa y Selección Abreviada, el sistema se debe contemplar otras modalidades y convenios en las cuales se

definen las siguientes:

Oferente Único: para esta opción deben permitir digitar los datos de la información obtenida de la Cámara de Comercio-Registro Único de Proponentes en la que conste que no hay

más de una persona inscrita para ejecutar el contrato; o de la Superintendencia de Industria y Comercio en que conste que el

proponente que se pretende invitar es titular de los derechos de propiedad industrial; o del Ministerio del Interior-Dirección de Derechos de autor en que conste que el proponente que se

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

pretende invitar es titular de los derechos de autor; o la información en que conste que es proveedor exclusivo.

Contratos interadministrativos entre entidades

estatales: debe permitir identificar el régimen aplicable a la

contratación, para esto debe permitir registrar el acto de creación de la entidad co-contratante, especificando la clase de

acto, nuecero y fecha, Objeto de la entidad co-contratante y la verificación de la coincidencia del objeto de la entidad co-contratante y el objeto del convenio.

Contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: para esta opción debe permitir digitar

la información relativa a la verificación de que en la entidad no existe personal de planta para prestar el servicio que se

pretende contratar o se trata de un contrato con fines específicos.

Convenio entre entidades estatales y personas jurídicas particulares: para esta opción debe permitir verificar las

calidades del posible co-contratante, con el respectivo certificado de cámara y comercio.

Contratos entre entidades estatales y privadas sin

ánimo de lucro: para esta opción debe permitir verificar las

calidades del posible co-contratante, con el respectivo certificado de cámara y comercio.

Datos Básicos para la Planeación Precontractual

El modulo debe incorporar una serie de datos básicos del sistema los cuales deben permitir una organización y control de diferentes

aspectos como son:

Dentro de este se definen aspectos como:

Plan de Inversión: El sistema debe permitir identificar, en esta

etapa, el ítem del Plan de Inversión que se ejecutará total o

parcialmente con el contrato que se pretendan celebrar.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Plan de Compras: al igual que el plan de inversión el sistema debe

permitir identificar el ítem del plan en el cual se ejecutará total o parcialmente con el contrato que se pretenda celebrar.

Presupuesto vs. Planes de Inversión y Compras: en esta opción el

sistema debe correlacionar los Planes de Inversión y de Compras

incorporados y el Presupuesto de Gastos. El sistema debe garantizar que toda afectación al presupuesto de gastos corresponda a un rubro específico del plan de inversión o del plan

de compras. Definición de datos básicos: en esta opción se debe determinar

aquellos datos que son fundamentales en el proceso precontractual, datos como:

o Clase de soporte, son todos aquellos nombres de

documentos que se mueven al interior de la entidad, mediante los cuales se delegan o asignan responsabilidades o se toman decisiones. Autorizaciones, Aprobaciones y

Estudios Técnicos, son aquellas licencias, permisos, concesiones, aprobaciones, estudios técnicos, diseños,

planos, etc., Los cuales las exige la norma previamente a la celebración del contrato.

Datos Básicos para la Contratación.

Dentro de este se definen aspectos como:

Conceptos para contratos: el cual se refiere a las diferentes clases de contratos.

Textos de Contratos: son todos los modelos de minutas más

usuales en los diferentes tipos de contratos, las cuales se deben almacenar en la base de datos para que posteriormente el sistema diligencie la minuta automáticamente con todos los datos

parametrizados en la misma. Tipos de pago: son los diferentes nombres de tipos de pago que

se programan para los contratos. Sanciones: son los diferentes tipos de sanciones que se pueden

imponer a un contratista. Tipos de Amparo para Pólizas: Es el listado de los tipos de póliza

requeridos por la entidad para garantizar un contrato.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Debe existir información referente a la parametrización del sistema que mezcle datos básicos de la planeación precontractual con datos

básicos de contratación; esta información es la que se denomina “Datos Básicos de carácter mixto”.

La utilidad de los datos básicos se debe ver claramente en cada una de las etapas del proceso de contratación.

Etapa Precontractual:

La etapa precontractual comienza en el momento en que se toma la decisión de adquirir un bien, obra o servicio y termina con la adjudicación del contrato. Lo anterior comprende que el sistema debe

cumplir con los siguientes ítems:

Planeación Precontractual Elaboración de Proyectos de Pliegos de condiciones

Pliegos de condiciones definitivos Evaluación de las propuestas Adjudicación

Planeación Precontractual

En el sistema, la Planeación Precontractual debe ser la síntesis del análisis hecho para concluir si es posible iniciar el procedimiento de selección del contratista debido a que se han reunido los requisitos

establecidos por la ley.

Debe estar organizado de tal manera que lleva al usuario paso a paso hasta completar toda la información requerida. La Planeación

Precontractual es la materia prima para la elaboración del Pliego de Condiciones. Por lo tanto cada procedimiento de Planeación Precontractual debe estar identificado por un número el cual debe ser

generado automáticamente por el sistema.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

En el marco de la Planeación Precontractual previa al proceso de contratación, el sistema debe permitir controlar de manera eficiente y

completa toda la información requerida para iniciar el procedimiento de selección del contratista.

Identificar quien decide iniciar un proceso y asignar

responsabilidades en el mismo.

Validar el Estudio de Conveniencia y Oportunidad exigido por la ley, identificar la necesidad que se pretende satisfacer y los

medios técnicos de satisfacción, determinar las condiciones esenciales del contrato, verificar que éste se enmarca en los planes de la entidad, identificar los posibles riesgos del

contrato. Verificar la existencia de las autorizaciones, aprobaciones y

estudios técnicos exigidos por la ley. Determinar las condiciones económicas del contrato: análisis de

precios de referencia y de los factores que inciden en el mismo; programación de pagos; contribuciones fiscales.

Enlazar la Disponibilidad Presupuestal, para iniciar el control

presupuestal respectivo. Verificar la convocatoria de las Veedurías Ciudadanas.

Toda la información suministrada en esta fase será utilizada en las

etapas posteriores del proceso de contratación. Elaboración de Proyectos de Pliegos de condiciones y Pliegos

de condiciones definitivos e Invitaciones.

En el sistema los Pliegos de Condiciones debe ser donde se arman los pliegos, con la información traída desde la planeación precontractual y

la información complementaria incorporada en cada una de las ventanas de los capítulos del pliego, en los que se dividen estos capítulos son:

Condiciones generales de la licitación:

Cronograma

Requisitos de participación Inspección de condiciones de ejecución

Factores de calificación, evaluación y adjudicación

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Causales de rechazo de la propuestas

Criterios de desempate Anexos del pliego

Información complementaria del procedimiento

Requerimientos y contenido de la propuesta:

Requerimientos de elaboración Otros documentos de la oferta

Condiciones generales y minuta del contrato: Garantías del contrato

Formas de pago del contrato Plazos de ejecución

Sanciones Tramites del contrato Minutas

Otros aspectos del contrato Avisos

Dentro del proceso de elaboración de pliegos de condiciones, el sistema permitir armar el pliego de condiciones según el tipo de contratación que esté llevando, de forma eficiente y completa. Al igual

que la planeación precontractual, se debe asignar responsabilidades y seguir en forma ordenada cada una de la ventanas que están en cada

uno de los capítulos del pliego.

Toda la información suministrada en esta fase será utilizada en las etapas posteriores del proceso de contratación.

Procedimiento de selección del contratista, evaluación de propuestas y adjudicación del contrato

Debe controlar los momentos propios del proceso de proyecto de

pliego de condiciones y pliegos definitivos a partir del cual inicia el procedimiento de selección del contratista incluyendo los procesos de:

Apertura del proceso de selección, donde se establece las condiciones del acto de apertura, los depositarios de la seguridad de

la urna y los asistentes al acto.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Entrega de pliegos \ interesados en participar, donde se

ingresa la información básica de los proponentes, para el caso de sorteo el sistema debe contener una herramienta donde el sistema seleccione aleatoriamente los proponentes según los parámetros

dados como: Cantidad de proponentes a seleccionar, iniciar el conteo en el proponente que elija el usuario, cantidad de iteraciones que hará

el sistema y el rango de valores para las iteraciones. Audiencia aclaratoria, donde se define la fecha y hora de la

audiencia, además se establece quienes son lo moderadores de la audiencia, quienes son los encargados de responder las observaciones

de los asistentes. Solicitud de Aclaraciones y precisiones al pliego, donde

se identifica quien hace la solicitud de aclaración y el respectivo detalle de la solicitud.

Respuestas a solicitudes de aclaración, donde se da respuesta a las solicitudes ingresadas, definiendo el funcionario

responsable de la respuesta, y se procede a hacer el adenda correspondiente si la solicitud lo requiere.

Adendas al pliego, donde se modifica el pliego mediante los adendas, tendiendo como soporte un oficio, que provengan de una

solicitud de aclaración o de la audiencia aclaratoria. Recepción de propuestas, donde se registran todas las

propuestas que se presenten y se efectúa el proceso de cierre y apertura de urna.

Con la culminación de la recepción de propuestas el paso a seguir en

el sistema es la evaluación de las propuestas, donde debe permitir verificar factores fundamentales como la existencia de proponentes repetidos, si los proponentes están incursos en alguna de las causales

de rechazo definidas en los pliegos, la capacidad de ejecución, la presentación de los documentos adicionales requeridos y estipulados

en los pliegos, por último los factores de evaluación con su respectivo puntaje asignado.

De este proceso resultan los proponentes que están activos en el proceso y los proponentes que fueron eliminados por incumplimiento

de alguno de los factores anteriormente mencionados.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Para este acto de adjudicación de define la persona quien lo preside y teniendo el listado de proponentes que están activos en el proceso con

un puntaje asignado, según el proceso de evaluación previo, se procede a adjudicar al mejor proponente por uno de los tres métodos

que debe presentar el sistema. Adjudicación por el sistema, en este método el sistema

adjudica al proponente que tenga mayor puntaje, y que haya cumplido

con todos los requerimientos definidos previamente. Adjudicación parcial, si los términos de los pliegos lo

permiten adjudica a los dos o más proponentes con mayor puntajes, según lo define la entidad. Adjudicación discrecional, se deja a criterio de la entidad la

adjudicación del contrato, definiendo la justificación y la persona

responsable.

ETAPA CONTRACTUAL

El sistema en la etapa contractual debe controlar los diferentes trámites legales del contrato y posteriormente se tramitan y controlan

los diferentes eventos de la ejecución del contrato siempre y cuando se presenten.

Generación y trámites del contrato

El contrato se elabora a partir de la información registrada durante todo el proceso precontractual, desde la Planeación precontractual hasta la adjudicación del contrato, el sistema debe asignar el número

del contrato automáticamente, según la parametrización del módulo.

La carga automática de la información básica del contrato debe facilitar la verificación de datos como: objeto del contrato, asignación presupuestal, plazos de ejecución, forma de pago, pólizas del contrato

y agiliza el proceso de los trámites del contrato.

En esta etapa, debe permitir asignar la persona responsable de la actividad contractual y el supervisor del contrato, para así pasar

directamente a los trámites del contrato. Este proceso debe ser ágil y dinámico, ya que el sistema debe toma la información existente del proceso.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Diligenciamiento de la minuta, el sistema debe llenar

automáticamente todos los campos que parametrizó el usuario en la plantilla de minuta que se asignó para ese contrato generando así total y automáticamente la minuta, para así verificar el contenido de la

misma, imprimiéndola, o si así lo requieren exportarla a Word. Aprobación de la minuta, después de su diligenciamiento, la

minuta se aprueba, permitiendo ingresar al sistema la fecha de aprobación, para así quedar como minuta oficial del contrato que se

está desarrollando. Celebración del Contrato, debe permitir la verificación de las

condiciones para le celebración del contrato previamente establecidas. Perfeccionamiento del Contrato, Asignar el registro

presupuestal de compromiso, verificando el valor del certificado y el

valor disponible para el registro presupuestal en el presupuesto. Requisitos de Ejecución, Asignación de las pólizas según los

objetos de amparo estipulados en la etapa precontractual. Condiciones de Iniciación, Verificar las condiciones adicionales

para la iniciación del contrato, establecidas en el proceso de elaboración de pliegos.

Verificación de Otros Requisitos, Verificar requisitos adicionales establecidos previamente, para la iniciación del contrato.

Asignación de Interventor, Asignar el interventor que ejercerá el control del contrato.

Eventos de la ejecución del contrato

El modulo debe contar con las herramientas para controlar, registrar y efectuar el seguimiento de los eventos de la ejecución del contrato,

dentro de los cuales están:

Elaboración de Actas de Interventoría, el sistema debe permitir al interventor ingresar al sistema con su No. de identificación,

para ejercer el control y elaborar actas, en los contratos en los cuales está ejerciendo la interventoría. Modificación de Contratos, Debe Permitir modificar el

contrato, dentro de lo establecido por la normas de ley, y según lo

estipulado en la correspondiente acta. Suspensión y reiniciación de contratos, Controlar la

suspensión y reiniciación de contratos. Sanciones, Verificar y ejecutar las sanciones establecidas en la

etapa precontractual y las que contempla la ley.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Etapa Postcontractual

Para la etapa post contractual del contrato entregar la utilidad de

registro del proceso de liquidación del contrato sea cual fuere el evento que origina la terminación del mismo.

Reportes y Consultas Debe Permitir la Generación de Reportes incluidos algunos de ley

solicitados por los entes de control y otros por diferentes conceptos, consultas de los diferentes procesos de contratación teniendo la

posibilidad de filtrar por diferentes opciones.

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Módulo de Ordenes de Suministro

El Sistema debe elaborar, controlar, ejecutar y realizar el seguimiento a las compras de la entidad, facilitar los trámites de los procesos de

cotización, evaluación, adjudicación y contratación de los bienes requeridos para el cumplimiento de los objetivos y normal

funcionamiento de la institución.

Funciones:

Debe permitir la manipulación del directorio de proveedores con productos ofrecidos, ubicación, contacto, precios, etc.

Debe generar Órdenes de suministro, con todas las especificaciones legales.

Debe permitir el manejo de IVA discriminado por elemento o

global. Permitir manejar descuentos detallados y/o ingresar diferentes

tipos de recargo a las Órdenes de Suministro. Debe controlar que la cantidad ingresada a la bodega no sea

diferente a la cantidad comprada. Permitir generar listados para elaborar invitaciones de

cotización. Proveer una herramienta para la especificación técnica de los

elementos requeridos. Poseer herramientas de consulta que permitan conocer el

estado de las compras en todo momento.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Proveer la identificación del registro presupuestal con el que se

realizara la compra. Guardar una base de información de precios para futuras

proyecciones presupuestales. Proporcionar informes de gran utilidad para la entidad.

Realizar de manera automática los cierres de vigencia.

Módulo de Almacén

Este módulo de Almacén debe permitir el manejo de las existencias, diferenciando entre los tipos de elementos: Consumo, Devolutivos y

Consumo Controlado.

Generar a partir de los movimientos propios de almacén los respectivos asientos contables y que permitan el manejo de los elementos en las agrupaciones que se indiquen.

Funciones:

Permitir a la entidad organizar los artículos en diferentes niveles de

agrupamiento. Generación automática de Códigos de elementos. Permitir la certificación de existencia de elementos, tanto consumo

como devolutivos. Llevar a cabo la entrada a almacén en el proceso de compras,

integrado con el módulo de órdenes de suministro, y otros conceptos. Elaborar las salidas a cada una de las dependencias, facilitar el

control y la asignación individual por funcionario y dependencia, así como salidas por otros conceptos. Los movimientos de almacén deben afectar automáticamente el

Kárdex de elementos de consumo y generar automáticamente las placas o números de inventario de los elementos devolutivos.

Facilitar el control de cuentadantes. Producir las actas de bajas y altas.

Generar los estados diarios de almacén. Soportar el proceso de traslado de elementos. Permitir el análisis de existencias y stocks mínimos programados.

Llevar, a través de datos históricos, las estadísticas de consumo y compras para futuras proyecciones.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Herramientas del módulo de Almacén:

Módulo de Solicitudes Herramienta de Estudio de Solicitudes

Módulo de Actualización de Elementos Devolutivos o Módulo de Inventarios

Módulo de Solicitudes El Modulo de solicitudes debe ser el generador de Solicitudes de

Elementos mediante las cuales las diferentes áreas de la entidad elaboren sus pedidos de elementos al almacén.

Funciones:

Permitir a la entidad instalar especificar centros de elaboración de

solicitudes.

Proporcionar a los funcionarios de la entidad herramientas para hacer seguimiento de sus solicitudes al almacén.

Le permitir al almacén elaboración de Solicitudes para actualizar

stock de bodega diferenciándolas de las solicitudes propias de suministro a dependencias.

Herramienta de Estudio de Solicitudes

Esta herramienta debe permitir al funcionario encargado de almacén realizar un proceso sistemático de aprobación de cantidades de las

solicitudes

Elaboradas en las diferentes dependencias que le permitan realizar dos tipos de Aprobación:

Para Almacén: Para este tipo de aprobación se basa en las existencias de los elementos en Bodega.

Para Compras: Habilitar la Solicitud para la posterior elaboración de

una o más Ordenes de Suministro desde el Sistema.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Manejo de elementos Devolutivos

Debe suministrar el estado real de los bienes devolutivos, por ejemplo, en bodega, en servicio, reintegrado, inservible, etc. También permitir

la ubicación de los elementos y la actualización de sus características.

Funciones: Permitir la asignación y ubicación de los elementos a dependencias

y cuentadantes. Procesar la depreciación en forma automática, generando los

respectivos asientos contables en el módulo de contabilidad. Poseer herramienta para realizar automáticamente el proceso de traslado de elementos devolutivos.

Facilitar el control de los estados de los elementos, inservibles, obsoletos, deteriorados.

Suministrar los mecanismos de reintegros de elementos. Poseer herramienta para realizar automáticamente el avaluó de los

elementos, afectando la provisión o la valorización por cada placa. Permitir la afectación contable automáticamente en el momento del registro de cada uno de los avalúos.

Permitir incluir mejoras para cada uno de los elementos. Suministre automáticamente la depreciación de las mejoras.

Poseer herramienta para imprimir las placas de la entidad en código de barras.

Controlar los elementos que se llevan al gasto según su valor. Controlar elementos de menor cuantía para que depreciación en el periodo fiscal de la compra.

Permitir generar inventario general de la entidad donde se visualice todos los datos que posee el bien.

Permitir controlar consecutivos por Unidades Ejecutoras Controlar diferentes establecimientos por Unidad Ejecutora.

Permitir y controlar movimientos de entrada y salida con contraprestación de servicios y sin contraprestación de servicios pública o privada según la norma.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Herramienta que controle los centavos para elementos de

consumo. Herramienta que permita la anulación de procesos de entradas y

salidas. Suministrar información de estadísticas de consumo por

funcionario, dependencia y/o entidad. Facilitar el control de inventarios físicos por cada cuentadante.

Expedir paz y salvos a los funcionarios que así lo requieran.

Manejo de Bienes Inmuebles

Debe permitir el manejo de los Bienes Inmuebles, controlar la situación del estado de ellos dependiendo su clase (terreno, edificación y/o propiedad horizontal).

Controlar el estado del bien si está en arriendo,(Arrendatario,

contrato de arrendamiento, vigencia del contrato, escaneo del contrato, prorrogas al contrato. )

Permitir el manejo de los impuestos de los bienes, entidad a quien se realiza el pago, vigencia del impuesto, fecha de pago del

impuesto, clase del impuesto. Control de los bienes inmuebles por Unidad Ejecutora.

Depreciación automática para los bienes según su vida útil y su

costo histórico. Permitir la afectación contable automáticamente tanto para la

depreciación como para los movimientos realizados. Permitir el manejo de linderos y ubicación geográfica del bien.

Permitir ingresar el código del DANE para cada uno de los bienes.

Suministrar recursos para la consulta de información. Permitir generar la Ficha Técnica para cada uno de los bienes.

Permitir el cargue de fotografías de los inmuebles y la consulta de

las mismas. Permitir el ingreso de mejoras para cada una de las matriculas

inmobiliarias. Generar depreciación automática para las mejoras.

Suministrar la información generar que maneje un inmueble

(Notaria, matricula inmobiliaria, cedula catastral, estado del bien, porcentaje de la propiedad etc.)

Controlar movimientos de entradas y salida de bienes tanto entregados o recibidos de terceros (comodato, Administración).

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

GESTIÓN ADMINISTRACIÓN DE CARTERA

La herramienta deberá permitir realizar el registro detallado de los

procesos concernientes a la administración de la Cartera, estos se dividirán en dos secciones Proceso Administrativo y Proceso de Cobro.

Cada Proceso deberá contar con una serie de datos básicos, los cuales se deberán crear por medio de esta herramienta, tales datos

son: Definición de los tipos de Documentos

Definición de los Tipos de errores

Definición de los tipos de Envió de Correspondencia Definición de las tarifas

Parametrización de tipos de liquidación por proceso administrativo

Parametrización de tipos de liquidación por tipo de impuesto

Definición de Términos para los procesos administrativos tanto a nivel de la entidad como del contribuyente

Definición de Documentos para realizar la Investigación de Bienes Definición de Causales de Suspensión de los Procesos.

En el Proceso Administrativo se deberán poder realizar

Emplazamientos, Liquidación de Aforo (si no respondió el emplazamiento), Cobro Administrativo coactivo (si supera todo el

trámite).

Los términos se cuenta a partir de la fecha o plazo, programada por la entidad territorial, para presentar declaraciones.

Cada una de estas etapas de tener controles de envío, recepción y publicación de documentación.

En el proceso de Cobro administrativo coactivo se deberán poder

realizar procesos como Citación vía persuasiva, Investigación de Bienes, Mandamiento Ejecutivo de Pago, Resolución del Embargo, Citación para notificación del mandamiento de pago.

Si el contribuyente no se pronuncia se continúa con el proceso y se

procede a ordenar la ejecución y remate del bien.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

ADMINISTRACIÓN DE PLANTA Y NOMINA DE PERSONAL Y DE PENSIONADOS

Se deberá instalar un software para la liquidación la nómina de los empleados de: la para liquidación de salarios y demás prestaciones teniendo en cuenta que se manejan empleados públicos y oficiales, e

igual forma, requiere un software para la liquidación de la nómina de pensionados, con el fin de enlazar y unificar la información

permitiendo agilizar los procesos de la administración.

CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE

El Software debe estar desarrollados en Java 2 Enterprise Edition

(J2EE) con tecnología WEB (Jsp, Java beans, Servlets, J2ee) y motor de bases de datos relacional Oracle.

La aplicación J2EE debe soportar clientes Web, que tenga 3 capas:

capa cliente, capa Web y capa de almacenamiento.

Capa Cliente: Es utilizada para presentar información y realizar

la interacción entre el usuario final y la aplicación.

Capa Web: Encargada de mantener la lógica para generar la respuesta adecuada a la petición del cliente Web (lógica de

presentación). Capa de Almacenamiento: En esta capa es donde la información

de la aplicación es almacenada de forma permanente. (Base de datos relacional). La responsabilidad de esta capa es guardar la información y asegurar su disponibilidad de manera confiable

no solamente a la aplicación sino también a clientes externos.

El Software debe funcionar eficientemente en la Intranet (Red de área local), y acceso al sistema desde cualquier sitio en forma

remota por parte de los usuarios que cuenten con los permisos necesarios, o publicarse en la Internet contando con el domino y

hosting necesarios.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Dicho software debe ser totalmente escalable, es decir que no

se degrada el rendimiento con el incremento sustancial de clientes, los cuales pueden ser incluidos en la media que sean requeridos y para lo cual solo requieren de un explorador de

Internet en cada equipo cliente, dicho equipo no requiere de ninguna configuración adicional ni de características especiales.

El software debe Manejar la seguridades por roles o perfiles de usuarios, para las operaciones de inclusión, actualización

borrado y anulación de registros. El software debe tener una interface de usuario común, de tal

manera que en todos los módulos del sistema el usuario se encuentra con la misma presentación y comportamiento, facilitando de esta manera su uso.

La capacitación del software se debe hacer para los funcionarios usuarios de la Gobernación y la Alcaldía.

SEGURIDAD

Impedir la modificación de claves de acceso a personal no autorizado.

Impedir la modificación de documentos de otros usuarios. Filtra solo la información permitida para cada usuario y

dependencia, evitando intentos de acceso a documentos no

autorizados. Permite la desconexión programable y automática de usuarios

después de un periodo de inactividad. RECURSO HUMANO FUNCIONARIOS Y NOMINA DE

PENSIONADOS

Para la administración Departamental

La gobernación requiere de una solución informática de punta la cual facilite la gestión administrativa del capital humano desde el momento de la selección hasta después de su retiro con la expedición de

certificados de trabajo y de pago.

NOMINA DE EMPLEADOS

El módulo de nómina permitirá administrar la liquidación de pagos periódicos, prestaciones sociales y autoliquidaciones indicadas por la

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

ley. Generará en forma automática el pago de retroactivos, autoliquidación de aportes y archivos planos para las entidades que lo

requieran. Funciones que deberá tener:

Módulo de administración de usuarios. Manejar diferentes tipos de empleados.

Manejar los diferentes calendarios de pago.

Manejar la liquidación de horas extras controlando la acumulación y el tope máximo de las mismas.

Controlar las horas extras por cargos, por empleados o por

nivel. Calcular el aumento de sueldo en forma paramétrica.

Manejar los diferentes tipos de novedades como son: horas extras, sanciones, licencias, incapacidades, vacaciones,

manuales, aportes o libranzas (fondos o cooperativas), retiros, acumulados de otra entidad y acumulados.

Manejar los descuentos de embargos por cuota fija, por saldo, por porcentajes indefinido.

Controlar el cupo de endeudamiento por empleado. Calculo automático del valor de vacaciones.

Manejar los conceptos de interrupción y aplazamiento de

vacaciones. Liquidar la reanudación de vacaciones generando en forma

automática los reajustes respectivos. Acumular y consultar los históricos de pagos por periodos (mes

o quincena), concepto, año o funcionario o pensionado en

particular. Liquidar en forma automática las prestaciones sociales como:

prima de servicio. Prima de navidad, bonificación de servicios, cesantías.

Liquidar las cesantías de acuerdo a la última reglamentación del Fondo nacional del Ahorro y para fondos privados de cesantías.

Hacer el cálculo semestral del porcentaje de liquidación de la retención en la fuente.

Manejar todos los eventos de vacaciones como: Pago en

tiempo, Pago en dinero, Interrupción, aplazamiento, reanudación en tiempo y reanudación en dinero.

Liquidación automática de prima de vacaciones, vacaciones y

bonificación de recreación ya sea en tiempo o compensadas en

dinero.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Protección de un porcentaje o de salario mínimo para los

descuentos Manejo de Embargos y depósitos judiciales.

Control de préstamos y cuotas pendientes. Generar los archivos para pago en bancos de pensionados y

activos.

Generador de reportes para la definición de informes NO predefinidos.

Generar los certificados definidos por el usuarios, mediante interfaces con Word.

Generar los diferentes informes de pago, de EPS Ley 100,

Autoliquidación de aportes y discrimina las novedades por los diferentes tipos manejados al interior de la entidad.

Generar los archivos planos para el pago único de aportes

Generar los desprendibles de pagos.

Generar el Histórico de pagos por empleado.

Generar automáticamente por cada funcionario el certificado de ingresos y retenciones de la vigencia inmediatamente anterior.

Liquidación de prestaciones sociales en forma automática como cesantías, prima de vacaciones, bonificación por recreación,

prima de servicios, prima de navidad bonificación por servicios prestados, Bonificación por dirección.

Generar archivos planos para pago de aportes a la seguridad social y parafiscales de acuerdo a la reglamentación legal y

resoluciones del Ministerio de Protección Social. El software debe permitir el manejo de las diferentes novedades

presentadas en los empleados como: licencias por enfermedad, licencias por maternidad, retiros Liquidación automática de

embargos, libranzas, descuentos en cuotas fijas y por porcentaje.

Liquidación de retención en la fuente Salarial para aquellos funcionarios que superan los topes.

Generar diferentes reportes para soportar la nómina de pago y reportes para la presentación de informes a las entidades de

control. Generar los respectivos desprendibles de pago por funcionario.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El software deberá ser parametrizado de tal manera que

aquellos funcionarios que se consideran pre pensionados (cumplió requisitos para pensión de acuerdo a la Ley) les permita descontar del salario solo el porcentaje que les

corresponda solo a salud. El software debe generar movimientos en archivos planos

contables como causaciones, provisiones, y movimientos presupuestales para ser incluidos contablemente en el Sistema

Financiero. Genera la información para los diferentes organismos de control

como… Información exógena mensual y con solidado anual.

La información exógena debe ir con retefuente mensual y el Consolidado anual. (se genera un registro adicional al

de la exógena.) Consolidado de nómina proyectado por año.

Información para el software Sigia del Servicio Civil.

Información para el software SIGEP, el cual corresponde al

Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004.

Creación y mantenimiento de la planta de personal por cargos, escalas salariales, grados, nivel jerárquico, unidades orgánicas

entre otras, para la administración de la planta de pensionados se debe hacer por tipos de pensión (vejez, sobrevivientes e

invalidez) teniendo en cuenta devengado, fecha de inclusión, etc.

Administración de cargos de la planta de personal, teniendo en cuenta tipo asignación, nivel funcional, formación académica,

núcleos familiares, planta ocupada, planta vacante, nivel jerárquico, incapacidades, licencias.

Debe permitir definir en forma dinámica cualquier concepto devengado o deducido nuevo, y controlar en qué momento se

paga, de acuerdo a las condiciones que defina el usuario. Esta funcionalidad debe ser totalmente orientada a usuario final.

El sistema debe contar con un sistema de control de procesos mediante Control de Estados, tanto para las novedades como

del proceso mismo de liquidación.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El sistema debe permitir liquidar en prenomina, las veces que el

usuario requiera hasta que los resultados sean satisfactorios. Todos los conceptos (devengados, deducidos y parafiscales) deben estar disponibles.

El sistema de nómina debe permitir parametrizar y formular los

devengados Debe soportar los procedimientos de liquidación de Retención

en la Fuente y debe permitir el reporte de deducibles por funcionario; calcular la retención con los descuentos para

reducir la base gravable. Igualmente, debe calcular semestralmente el porcentaje para los funcionarios con procedimiento dos y generar automáticamente el certificado de

retención. Debe permitir la consulta histórica de liquidaciones, novedades

y descuentos aplicados, independientemente del momento en que se encuentre el proceso.

Deber permitir la generación de comprobantes de pagos para los activos trabajadores oficiales por la Web.

Anexos de las obligaciones a terceros.

Definición de Conceptos. Administrar, gestionar novedades tanto de actos

administrativos, como libranzas, descuentos de terceros, como también la validación y control de cargue de estas mismas

novedades y manejo de los respectivos históricos. El sistema de nómina debe permitir cargar de forma masiva a

través de estructuras planas devengados, deducidos e información de terceros

Procesar Nominas (Activos, Pensionados y Trabajadores

Oficiales) Validación y verificación de la pre-liquidación y de novedades.

Cierre de novedades. Autorización de cierre de novedades.

Liquidación en definitiva de la prenomina.

Generación de reportes y consulta por WEB de los

comprobantes de pago Validación de los usuarios que ingresaron novedades y

actualizaron el aplicativo. Prestaciones Sociales y Parafiscales

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Liquidación de primas legales, extralegales, dotaciones,

cesantías, intereses a las cesantías y retroactivos de las cesantías.

Liquidaciones de Aportes a entidades de salud, pensión, ARP y

parafiscales.

Liquidaciones de proporcionalidades de personal retirado. Producir Informes Impresos y Estructuras Planas

Reportes definidos por el usuario, y por las diferentes entidades

externas e internas. Reportes acumulados por divisiones, unidades de negocio, etc.

Reporte de novedades (encargos, traslados, sanciones y demás

actos administrativos).

MODULO DE HOJA DE VIDA

El módulo de hoja de vida deberá permitir administrar la información

de la hoja de vida del empleado solicitado por la función pública como. Datos básicos, estudios, experiencia laboral y datos familiares.

Adicionalmente maneja la información de permisos, dotación, estímulos, salud ocupacional, capacitación, evaluación, bienestar social y solicitud de certificados. Ventajas que deberá ofrecer:

Visualizar los datos del empleado, como lo es el nombre,

entidades a las cuales se encuentra afiliado (a), fecha de ingreso, tiempo elaborado.

Los datos personales permitirá acceder a la información

personal del empleador de acuerdo con la función pública. La información de estudios se podrá ver los periodos de estudio

del empleado, la institución, la modalidad, el curso y fecha de terminación de los mismos.

La experiencia laboral permitirá visualizar e insertar las empresas por las cuales el empleado ha tenido su trayectoria

laboral con la información del formato de la función pública. Permitirá visualizar los datos de los familiares del empleado,

esta información se puede relacionar con la persona a cargo de la nómina (para salud).

Permitir ingresar al sistema la información de permisos para controlarla y guardar la historia de los mismos.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

En caso de dotación se podrá ingresar al sistema la información

para controlar la entrega histórica de esta. Se maneja en esta opción la información del grupo al cual le está haciendo entrega el periodo el año y si fue entregado.

Cuando se realicen a nivel empresarial capacitaciones al

empleado el sistema deberá permitir ingresar la información del desarrollo de esta con fecha, duración y título obtenido.

Cuando el empleado solicite un certificado este quedara

registrado, con fecha de respuesta, observaciones, y en qué

estado se encuentra la solicitud de certificado que solicitó. Registrar en el sistema el resultado de la evaluación del

desempeño para cada empleado, ingresando la fecha, el puntaje que obtuvo, la fecha de novedad y quien lo evalúo.

El aplicativo debe permitir el ingreso, actualización y modificación de las historias laborales tanto del personal activo,

trabajadores oficiales en los siguientes aspectos: Datos personales, Formación académica (profesión o títulos, otros estudios, publicaciones, investigaciones e idiomas), Experiencia

laboral (cargos ocupados, tiempo), inhabilidades e incompatibilidades.

El aplicativo debe permitir la generación de las certificaciones laborales como son: Tiempo de servicio, liquidación parcial y

definitiva de cesantías, certificaciones para bono pensional.

Debe permitir el cargue masivo de información de todas las

historias laborales activas e inactivas, novedades, pagos, tiempos de servicios, entre otros.

El sistema debe permitir la digitalización del documento

(formato único de hoja de vida, soportes).

Reportes de datos personales y de núcleos familiares Reporte de experiencia laboral, competencias, funciones, perfil

ocupacional. Reporte de bienestar social y capacitaciones

Reportes de directorio de personal (general, unidad orgánica,

por tipo de pensión).

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

NOMINA DE PENSIONADOS

El módulo de nómina de pensionados permitirá administrar la liquidación de pagos periódicos, y autoliquidaciones indicadas por la

ley. Generará en forma automática el pago de retroactivos de mesadas y de aportes de salud, autoliquidación de aportes y archivos planos para las entidades que lo requieran. Funciones que deberá

tener:

Módulo de administración de usuarios. Manejar diferentes tipos de pensionados.

Manejar los diferentes calendarios de pago.

Ingreso de Pensionados.

Manejo Sustitutos, beneficiarios de Pensión. Manejo y control de escolaridad para los beneficiarios de la

pensión. Manejo de pagos de retroactivos de pensión por activación de

pensionados o beneficiarios. Reliquidación automática del valor de la mesada pensional por

activación o suspensión de beneficiarios de pensión.

Manejo de pagos de retroactivos de salud por activación de pensionados o beneficiarios. Generación del archivo de

retroactivos de EPS de acuerdo a la norma y a lo definido por el operador.

Liquidar la nómina de pensionados por diferentes plantas o empresas.

Generación del archivo para la validación de la Supervivencia de acuerdo a lo definido por el Ministerio de Protección social.

Generar archivos planos para pago de aportes a seguridad

social y parafiscales de acuerdo a la reglamentación legal y resoluciones del Ministerio de Protección Social.

El software debe permitir el manejo de las diferentes novedades

presentadas en los pensionados como: Liquidación automática

de embargos, libranzas, aportes, descuentos en cuotas fijas y por porcentaje.

Protección de un porcentaje o de salario mínimo para los

descuentos

Manejo de Embargos y depósitos judiciales. Control de préstamos y cuotas pendientes.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Generar los archivos para pago en bancos de pensionados y

para pago ventanilla. Generador de reportes para la definición de informes NO

predefinidos. Generar los certificados definidos por el usuarios, mediante

interfaces con Word. Generar los diferentes informes de pago, de Eps Ley 100,

Autoliquidación de aportes y discrimina las novedades por los diferentes tipos manejados al interior de la entidad.

Generar los archivos planos para el pago único de aportes

Liquidación de retención en la fuente Salarial para aquellos pensionados que superan los topes.

Generar diferentes reportes para soportar la nómina de pago y reportes para la presentación de informes a las entidades de

control. Generar los respectivos desprendibles de pago por pensionado.

El software debe generar movimientos en archivos planos

contables como causaciones, provisiones, y movimientos presupuestales para ser incluidos contablemente en el Sistema Financiero.

Liquidación de las adicionales Pensiónales que tenga definidos

las diferentes entidades. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La administración Departamental requiere de un software para la

gestión Documental de la Gobernación del Choco, la Alcaldía de Quibdó y universidad Tecnológica del Chocó y se requiere unificar la

información de Gestión Documental con el objeto de agilizar los procesos a nivel general de la administración.

Radicación de comunicaciones oficiales – ventanilla única Gestión de documentos – implementación cero papel

alertas informes

workflow Bpm tablero de mando

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Administración de archivos (conforme a las TRD) administración de inventarios documentales, físicos y digitales

indexación por tipología documental Metadata por tipología documental y generación de informes

Administración documental de la contratación

REQUERIMIENTOS GENERALES

El SGD, deber ser WEB, de forma que el usuario le permita visualizar

los datos y el procesamiento de los mismos vía web. Servicio Móvil: El aplicativo debe correr en dispositivos móviles para

su consulta y acceso para dar trámite a los diferentes procesos. Las ayudas deben estar en línea en idioma Español para cada uno de

los módulos y de esta manera minimizar la cantidad de solicitudes de soporte que se darán en el proceso de implantación. No obstante el

oferente debe entregar en medio digital el manual de usuario del aplicativo.

El SGD, debe permitir el envió de notificaciones y/o alertas a los usuarios responsables del trámite, mediante la integración el sistema

de correo electrónico Exchange 2013, y a partir del mensaje de correo el usuario debe poder acceder al SGD sin tener que loguearse para dar gestión al trámite.

PLATAFORMA TECNOLOGICA

SISTEMA OPERATIVO: La Instalación del SGD y demás configuración necesaria para su funcionamiento en el servidor de la GOBERNACION, ALCALDIA DE QUIBDÓ y UTCH, se debe hacer en el Sistema

Operativo Windows 2012 Server Estándar. BASE DE DATOS: El sistema debe estar en capacidad de funcionar

sobre el motor de base de datos SQL Server y Oracle. BACKUPS: El aplicativo debe permitir realizar copia de seguridad de

manera automatizada, en forma incremental. La configuración de

esta actividad debe dejarla parametrizada el oferente.

PRUEBA DE RESTAURACION DE LA BASE DE DATOS: El oferente debe realizar una prueba de restauración de la base de datos, en

razón de establecer el procedimiento adecuado en caso de alguna situación crítica que se presente a futuro y que deba solucionarse

restaurando una copia de seguridad para poner en marcha de nuevo el aplicativo. Esta actividad le permitirá tener a la entidad un tiempo estimado para la contingencia y disponibilidad de la información,

como también verificar su integridad.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

MODULOS DE LA SOLUCION DE GESTION DOCUMENTAL SGD

MODULO DE ADMINISTRACION En este módulo el software debe permitir realizar la

parametrización de lo siguiente:

Datos básicos de la entidad, incluyendo las diferentes sedes

con las que cuenta la GOBERNACION, ALCALDÍA DE

QUIBDÓ Y UTCH. Cargos de acuerdo a la planta de personal existente.

Estructura orgánica de la administración. Perfiles de los usuarios dentro de la organización de acuerdo

a los diferentes actividades que manejan en las ENTIDADES,

y asignación de los permisos determinados para cada usuario.

MODULO DE GESTION DOCUMENTAL

En este módulo el software debe permitir realizar la parametrización de lo siguiente:

Parametrización de la Tablas de Retención documental, (Series, Subseries, Tipologia Documental).

Debe permitir el control automático de las transferencias y/o

eliminación de documentos, generando las notificaciones correspondientes.

El SGD debe permitir las transferencias documentales entre el Archivo de Gestión, el Archivo Central y el archivo histórico de acuerdo con

TRD; permitiendo control de los expedientes electrónicos y físicos.

El SGD, debe notificar los documentos a transferir de acuerdo con la TRD.

Préstamo de Documentos:

El SGD, deber permitir registrar y controlar el préstamo y devolución de expedientes.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Este módulo debe permitir administrar el tipo de correspondencia que recibe y envía la administración, parametrizando las acciones que se

puedan estructurar para los diferentes tipos de documentos que se manejan en las ENTIDADES, atendiendo desde la radicación y el envío

del documento de forma digital al funcionario especifico encargado del tema para que dé el trámite correspondiente, y de esta manera se evidencie el estado y trazabilidad del tipo de documento radicado;

Administración de las diferentes rutas de distribución que se llevan a

cabo para el reparto de correspondencia.

MODULO GESTION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

En este módulo se gestionará la radicación de manera integrada a las Tablas de Retención Documental de acuerdo a los diferentes tipos de

documentos que se radiquen en la ventanilla única; permitiendo realizar el control de responsables de la radicación de la

correspondencia recibida, enviada e interna de las diferentes dependencias de las ENTIDADES incluidas las que se encuentran fuera del edificio central, para que sean reflejados en reportes periódicos.

De igual manera el sistema debe permitir la digitalización de los documentos radicados, consulta y visualización de los mismos como

imágenes. El número de radicado debe ser único. Este módulo deberá dar cumplimiento al acuerdo 060 de 2001 del

Archivo General de la Nación.

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

En el momento de la radicación del documento el SGD, debe permitir

imprimir el No. de Radicado y id del trámite en la parte superior del documento que se está radicando.

El SGD, debe permitir la digitalización del documento en la radicación y en cualquier etapa de flujo del documento o gestión documental; la

herramienta para esto debe estar integrada al sistema. El sistema debe soportar la interacción con cualquier marca de

Escaner, forma de alimentación y tamaño del papel.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Las imágenes digitalizadas deberán verse a través de un visor integrado al SGD, y deben permitir realizar zoom (aumento o

disminución de tamaño) de igual forma rotación y desplazamiento por la misma.

Implementar en la ventanilla única un plan de contingencia para realizar la radicación manual de comunicaciones en caso de que no

sea posible utilizar el sistema por falta de energía eléctrica, o caídas temporales del sistema.

Para la radicación el usuario se deberá permitir crear una vez para que posteriormente en futuras radicaciones solo se busque y seleccione,

las entidades se deberán poder crear una sola vez, e irle adicionando los funcionarios de diferentes dependencias que escriben a la

ENTIDAD para no tener duplicada una entidad y así poder seleccionar en futuras radicaciones en una lista el funcionario que está dirigiendo

una comunicación a la ENTIDAD

REQUERIMIENTOS- WORKFLOW

Implementar en el sistema rutinas que permitan el manejo de

áreas y funcionarios que hacen parte del trámite de un tipo de documento, para que los funcionarios puedan tramitar el

documento dependiendo del proceso definido. Parametrizar y poner en producción los tiempos de respuesta

definidos y solicitados por las ENTIDADES para cada uno de los

tipos de documentos que se reciben a través de la ventanilla única.

Integrar el servicio de mensajes de alerta personales para los funcionarios, a través del Servidor de correo corporativo.

Desarrollar estrategias en el sistema para avisar y alertar por medio de correos electrónicos al responsable de gestionar los documentos, permitiendo ingresar al aplicativo de manera

automática sin que deba loguearse desde el correo, informándole de la asignación y a la vez enviar periódicamente

correos de alerta cuando se aproximen los vencimientos programados o los plazos de las actividades definidas, si los

funcionarios no las han ejecutado.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El sistema debe permitir el cruce automático de documentos recibidos y las respuestas, control de tiempos de respuestas de

los funcionarios, control de funcionarios que se encuentran atrasados en los tramites, generación de indicadores de gestión

automáticos, visualización de la trazabilidad de los documentos desde el recibo hasta la respuesta.

Consulta de los ciudadanos a través de la página web de la

GOBERNACION la radicación de su solicitud, la consulta web debe poderse ejecutar desde cualquier dispositivo móvil.

Hacer seguimiento de la gestión de los funcionarios capacitados

y entregar informes periódicos a sus jefes sobre la evolución de

la implantación y el compromiso detectado en los trámites de los documentos por parte de los mismos.

REQUERIMIENTO-REPORTES Y AUDITORIA

Este modulo debe generar reportes de auditoria y de gestión como mínimos los siguientes:

Auditoria de logueo por usuario bajo parámetros de rango de

fechas.

El SGD debe generar reportes con la información de las Tablas de Retención Documental por dependencia.

El SGD debe generar reportes de la gestión de los documentos, el cual pueda ser filtrado por clase de gestión realizada, tipo de comunicación (interna, externa enviada o externa recibida),

fecha y hora, dependencia, usuario. El SGD debe permitir generar el reporte de los documentos que

tienen trámites que están pendientes de gestión, bajo parámetros de rango de fechas, dependencia y/o funcionario.

El SGD debe permitir generar el reporte de los documentos recibidos por las dependencias, la unidad de correspondencia y ventanillas, bajo el parámetro de rango de fechas y numero de

radicado. El sistema debe permitir generar reportes de la relación de los

números de radicación anulados por rangos de fechas, usuarios y series documentales, evidenciando su justificación.

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

El SGD debe permitir generar un reporte del historico de la gestión del documento (trazabilidad), que permita generarlo por

numero de radicado. El SGD debe generar reportes de los préstamos de documentos,

que reflejen nombre del documento o carpeta, usuario a quien se presta, responsable del préstamo, fecha de préstamo, tiempo préstamo, fecha devolución, No de folios, e histórico de

préstamo.

El SGD debe permitir generar el reporte de los trámites

asignados por funcionarios o por dependencia. Desarrollar todos los reportes automáticos que sean definidos y

solicitados por la GOBERNACION dentro de los plazos

establecidos, para que sean probados y puestos al servicio de los usuarios autorizados. Estos deben ser entregados antes de

la terminación del contrato. El sistema debe permitir realizar auditorías de seguridad y

control de usuarios. El SGD debe realizar un registro de fallas del sistema (log de

eventos), que incluya caídas del servicio total o parcial con

reporte de los mismos describiendo el tipo de falla, hora y origen.

GENERALIDADES

La legitimidad de marcas y/o patentes relacionadas con el software adquirido serán responsabilidad del contratista, así como el

licenciamiento debe ser a perpetuidad o libre.

SOPORTE Y GARANTIA

Como mínimo deberá ofrecer servicio post venta "Help Desk" ocho (8) horas diarias durante cinco (5) días a la semana, en las siguientes

condiciones: Debe proveer ayuda telefónica y con disponibilidad inmediata a

preguntas de usuario sobre uso, operación y administración de la aplicación completa de ERP, Gestión Humana Y Gestión

Documental. Debe proveer este servicio sin costo alguno durante el tiempo de

la garantía. La garantía será de 1 año

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

MODULOS DE LA SOLUCION DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y OPERATIVA

Debe Posee flexibilidad para la utilización de diversas metodologías en cuanto a la formulación planes, debe permitir realizar seguimiento

integral a todos los componentes asociados a la gestión: Planes y Objetivos

Indicadores

Iniciativas y Proyectos

Presupuestos

Gestión de Mejora y Aprendizaje (Acciones Correctivas

Módulos de Planes Estratégicos

Este módulo debe permitir hacer seguimiento del plan estratégico,

escritos en cualquier metodología % de logros

% de ejecución

o Medidas Blandas debe permitir hacer mediciones de variables blandas, clima organizacional, imagen,

motivación del personal, reputación, conflictividad, cultura, valores, etc (Medidas Blandas).

o Debe hacer seguimiento a indicadores de procesos

(funcionales): Bandas de comportamiento, indicadores de procesos/Funcionales.

o Debe permitir seguimiento a las acciones correctivas (decisiones), relativas a “problemas”, (desviaciones

detectadas

Módulo de Planes operativos/Otros Este modulo debe permitir hacer seguimiento a los planes

operacionales de contingencias, programas de calidad, etc. Escritos en cualquier metodología.

Este módulo debe permitir hacer seguimiento a proyectos,

programas de actividades: o Versión detallada

o Versión ejecutiva

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DESCRIPCIÓN CUMPLE

Debe permitir vinculación a un plan de presupuesto

Este modulo también debe permitir, la definición y evaluación de los objetivos estratégicos del plan por

perspectiva. Debe permitir la definición y evaluación de las medidas

estratégicas por objetivos. Debe permitir la definición y evaluación de las iniciativas por

objetivo. A través de este módulo los usuarios deberán crear, modificar,

eliminar, asociar, definir pesos, mediciones y graficar a los indicadores vinculados a cada objetivo del plan. Deberán modificar, eliminar los

objetos que conforman a un plan, en el caso del ejemplo se está utilizando a Metodología del Balanced Scorecard, por lo que el usuario

podrá gestionar las Perspectivas y Objetivos , además podrá modificar, eliminar, asociar y programar las iniciativas/proyectos asociados a cada objetivo del plan.

Este modulo deberá permitir la creación de los mapas de causa y efecto de la metodología de Balanced Scorecard, permitir su

visualización y despliegue de los objetivos estratégicos. Este módulo deberá permitir gestionar iniciativas/proyectos asociados a los objetivos del plan empleando diagramas de Gantt, deberá cargar

la s mediciones de data real y programada del avance de las actividades de las iniciativas/proyectos.

Módulo de administración y Seguridad

A través de este módulo se debe permitir crear los roles o grupos de usuarios, se permitir crear las cuentas de usuarios del sistema, así

como la paramertrización de la seguridad de las claves y sesión de trabajo.

El módulo debe poseer una sección de Auditoría, en donde se registran todos los accesos de los usuarios al sistema, grabando las

acciones ejecutadas y las imágenes de los registros antes y después de las modificaciones. Ademas Este módulo debe permitir la

administración de los tipos de claves permitidas a los usuarios y sus condiciones de uso.

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Prueba de Concepto Herramienta ERP Dentro del período de evaluación (UN DIA HABIL POSTERIOR A LA FECHA DE ENTREGA DE LA OFERTA) se realizará una prueba de concepto donde se verificará que el software ofrecido se encuentre ajustado a la oferta técnica. En caso de que de que éste no cumpla con todas las características técnicas ofrecidas será rechazado técnicamente.

DESCRIPCIÓN QTD Cumple

1.2 Elementos para soporte del Sistema de Gestión administrativa y

de educación.

Los proponentes deberán relacionar detalladamente el cumplimiento de las funciones y características descritas por cada elemento solicitado de acuerdo al cuadro adjunto, indicando para ello de manera explícita al frente de cada cuadro,

con SI CUMPLO:

PC todo en uno Corporativo licenciado Intel Core i3 Processor o superior, 4GB RAM,500GB o superior, 7200RPM S-

ATA HDD, no diskette drive, Intel HD Graphic, Slim DVD Recordable, Gigabit Ethernet, Windows 7 Professional 64,

garantía 3 Años On Site, monitor de 20 pulgadas o superior.

38

Computadores Portátiles Corporativos Intel Core I5 (2.50GHz),4GB, RAM,500GB 7200rpm HD,14inch, 1366x768

LCD, Intel HD Graphics, CDRW/DVDRW, 802.11bg wireless,1Gb Ethernet, Camera, Win7 Pro 64, garantia 1 año

Carry In.

12

Servidores con con Sistema Operativo Licenciado : Chassis Configuration Rackeable 2.5" Chassis with up to 8 Hard Drives,

Processor 2x Intel® Xeon® E5-4620 2.20GHz, 16M Cache, 7.2GT/s QPI, Turbo, 8 Core, 95W, Max Mem 1333MHz,

Additional Processor, Dual Processor Only, Memory DIMM Type and Speed 1600 MHz RDIMMS, Memory Capacity 16GB RDIMM, 1600 MT/s, Standard Volt, Dual Rank, x4 Data Width,

RAID Configuration RAID 1 for H710P/H710/H310 (2 HDDs), RAID Controller PERC H710 Adapter RAID Controller, 512MB

NV Cache, Hard Drives 1TB 7.2K RPM Near-Line SAS 6Gbps 2.5in Hot-plug Hard Drive, Internal Optical Drive DVD+/-RW (Interno), Operative System Windows Server 2008 R2,

Standard Edition en Español,x64, Incluye 5 licencias (CALS), Proactive Maintenance Mantenimiento Proactivo, 1 evento por

año, asistencia remota, 1 año

4

Servidores con Sistema Operativo Libre: Chassis Configuration Rackeable 2.5" Chassis with up to 8 Hard Drives,

2

118/121

Processor 2x Intel® Xeon® E5-4620 2.20GHz, 16M Cache, 7.2GT/s QPI, Turbo, 8 Core, 95W, Max Mem 1333MHz,

Additional Processor, Dual Processor Only, Memory DIMM Type and Speed 1600 MHz RDIMMS, Memory Capacity 16GB

RDIMM, 1600 MT/s, Standard Volt, Dual Rank, x4 Data Width, RAID Configuration RAID 1 for H710P/H710/H310 (2 HDDs),

RAID Controller PERC H710 Adapter RAID Controller, 512MB NV Cache, Hard Drives 1TB 7.2K RPM Near-Line SAS 6Gbps 2.5in Hot-plug Hard Drive, Internal Optical Drive DVD+/-RW

(Interno), Proactive Maintenance Mantenimiento Proactivo, 1 evento por año, asistencia remota, 1 año

Switch 48 Puertos 10/100/1000 Gigabit Smart Switch with 2

combo SFPs. Transmisión de datos: 96 Gbit/s. Características de manejo: Administrado. Protocolos: HTTP, Ethernet.

Conectividad: RJ-45: 10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-T, miniGBIC/SFP, Auto MDI/MDI-X, 10BASE-T/100BASE-

TX/1000BASE-T. Seguridad: 802.1X-RADIUS, MD5.

2

Switch de 24 Puertos cap2 10/100/1000 Gigabit Smart

Switch with 2 combo SFPs. Transmisión de datos: 48 Gbit/s.

Características de manejo: Administrado. Protocolos: HTTP, Ethernet. Conectividad: RJ-45: 10BASE-T/100BASE-TX/1000BASE-T, miniGBIC/SFP, Auto MDI/MDI-X, 10BASE-

T/100BASE-TX/1000BASE-T.

2

Impresora de Tickets, Impresora térmica, Velocidad: 300

mm/sec, Resolución: 180 dpi, Anchura de impresión: 72 mm (512 ptos/línea), Anchura de papel: 58mm o 80 mm, Códigos de barras, Diámetro máx. rollo: 83 mm, Corte automático,

Interfaz: USB + Serie o USB + Paralelo, Driver Windows, Garantía: 2 años.

2

Scanner de alto Rendimiento : Alimentador 50 Hojas,

resolución 600 ppp, 20 ppm/40 ipm (blanco y negro, color, 200 ppp), máximo escaneado 215.9 x 863,6 mm, USB 2.0,

Windows® 7; Windows Vista®, Windows Vista® (de 64 bits); Microsoft® Windows® XP Professional, XP Professional x64,

XP Home; Mac OS X v10.5, v10.6

2

Licencia de Hardware para imagen corporativa Debe estar diseñada para crear, instalar, mostrar contenido e incluso gestionar tu monitor. • debe permitir de manera Sencilla la creación de contenido: Crea de forma sencilla contenido multimedia e interactivo con plantillas predefinidas y mensajes personalizados utilizando una intuitiva interfaz de usuario y la opción de arrastrar y soltar. • Debe permitir Distribución de contenido fácil y eficiente:

2

119/121

Reproducir contenidos en múltiples pantallas desde un ordenador central, directamente desde la memoria interna o una unidad USB con función plug & play. • Debe ser sencilla visualización: permitir controlar y planificar distintos tipos de contenido en diversos monitores desde una única ubicación de forma eficiente y sin complicaciones. Debe ofrecer integrado a la licencia el mismo numero de monitores que la licencia con procesador Dual Core, con reproductor multimedia y soluciones de gestión de contenidos, la plata forma debe permitir crear, mostrar y gestionar el contenido sin esfuerzo. Que se pueden reproducir múltiples tipos de contenido de manera simultánea y durante tiempos prolongados. Con las siguiente características: 40" Diagonal Size, 60Hz LED BLU Type, 1920 x , 080 (16:9) Resolution, 0.15375 (H) x 0.46125 (V) Pixel Pitch (mm), 885.6 (H) x 498.15 (V) Active Display Area, 700nit Brightness, 4,000:1 Contrast Ratio (Dynamic), 178:178 Viewing Angle , Horizontal / Vertical), 8ms Response Time (G-to-G), 16.7M Display Colour, 70% Colour Gamut, 19.6 x 532.0 x 35.1mm Set Dimension (W x H x D), 985 x 634 x 135mm Package Dimension (W x H x D), 13.5kg Set Weight, 16.1kg Package Weight, 200 x 200mm VESA Mount, Foot Stand (optional) Stand Type, Connectivity, D-Sub, DVI-D, Display Port (1.2), Component (CVBS, common), HDMI, Stereo mini Jack, DP1.2 (Loop-out), Stereo mini Jack.

Licencia de Office 365 E1 Licencia de office 365 E3

50 105

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL GARANTIZANDO EL CUMPLIMIENTO DEL ANEXO TECNICO. ___________________________________ Nombre o Razón Social del Proponente: Dirección: Ciudad: Nit Teléfonos: Fax: Correo Electrónico: Nombre del Representante Legal: Cédula de Ciudadanía No.: Correo electrónico Representante Legal:

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ANEXO No. 4 MODELO DE CARTA DE CONFORMACION DE CONSORCIOS

Quibdó, __ de________ de 2013 Señores UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO.

Quibdó, Choco Ref: PROCESO CONTRACTUAL CHOCO VIVE DIGITAL Apreciados señores:

Los suscritos, _______________________ y _______________________, debidamente autorizados para actuar en nombre y representación de ____________________________ y _____________________________, manifestamos mediante este escrito que hemos convenido

constituirnos en consorcio para participar en el PROCESO CONTRACTUAL CHOCO VIVE DIGITAL cuyo objeto es ____________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

_______________________ y por lo tanto expresamos lo siguiente. La duración de este consorcio será igual a la del término de la ejecución y liquidación del contrato. Este consorcio está integrado por:

NOMBRE PARTICIPACIÓN (%)

___________________________ ______ ___________________________ ______ La responsabilidad de los integrantes de este consorcio es solidaria e ilimitada.

El representante legal de este consorcio es ____________________________, quien se identifica con la C.C. No. ____________________, expedida en ______________, expresamente facultado para firmar, presentar la propuesta, y en caso de resultar favorecidos con la adjudicación del

contrato, firmar el respectivo contrato y adoptar las decisiones que fueren necesarias respecto a la ejecución y liquidación del contrato. La sede del consorcio es:

DIRECCION ______________________________ NUMERO TELEFONICO ______________________________ NUMERO DE FAX ______________________________

CIUDAD ______________________________ En consecuencia se firma en __________________ a los ____ días del mes de ___________ de 2013.

Nombre

Firma C.C.

Nombre Firma C.C.

Nombre Firma

C.C. Representante legal del Consorcio

121/121

ANEXO No. 05

MODELO DE CARTA DE CONFORMACION DE UNIONES TEMPORALES

Quibdó, __ de________ de 2013 Señores

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL CHOCO. Quibdó, Choco Ref: PROCESO CONTRACTUAL CHOCO VIVE DIGITAL

Apreciados señores: Los suscritos, _______________________ y _______________________, debidamente autorizados para actuar en nombre y representación de ___________________________ y

_____________________________, manifestamos mediante este escrito que hemos convenido constituirnos en unión temporal para participar en el PROCESO CONTRACTUAL CHOCO VIVE DIGITAL, cuyo objeto es ______________________________

_________________________________________________________________________ __________ ___________________________________ y por lo tanto expresamos lo siguiente: La duración de esta unión temporal será igual a la del término de la ejecución y liquidación del

contrato.

Esta unión temporal está integrada por: NOMBRE, TÉRMINOS Y EXTENSIÓN DE PARTICIPACIÓN EN LA PROPUESTA Y SU EJECUCIÓN (*) %

A. _____________________________ ______ B. _____________________________ ______ (*) Discriminar actividades por ejecutar por cada uno de los participantes.

3. La responsabilidad de los integrantes de la unión temporal es solidaria e ilimitada. 4. El representante legal de la unión temporal es ________________________, quien se identifica con la C.C. No. ____________________, expedida en ______________, expresamente facultado

para firmar, presentar la propuesta y, en caso de resultar favorecidos con la adjudicación del contrato, firmar el respectivo contrato y adoptar todas las decisiones que fueran necesarias respecto a la ejecución y liquidación del contrato.

La sede de la unión temporal es: DIRECCION ______________________________ NUMERO TELEFONICO ______________________________

NUMERO DE FAX ______________________________ CIUDAD ______________________________

En consecuencia se firma en ________________ a los ____ días del mes de ___________ de 2012. (Miembros)

Nombre Nombre Firma Firma C.C. C.C.

Nombre Nombre Firma Firma C.C. C.C.

Nombre Firma C.C.

Representante legal de la unión temporal

universidad tecnolÓgica del choco “diego … · 4/121 1.5. objeto de la invitaciÓn el objeto de...

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