universidad tecnolÓgica...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADA EN

CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA

TITULO:

“PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA

EMPRESA BUILDEQUA S.A.”

ELABORADA POR:

ROSARIO BEATRIZ GARCIA GARAY

DIRECTORA DE TESIS:

DRA PAQUITA SALAZAR

QUITO - ECUADOR

2011

0

AUTORIA

Del contenido del siguiente trabajo se responsabiliza su autora:

Rosario Beatriz García Garay

1

CERTIFICACION

Certifico que la presente tesis ha sido desarrollada por Rosario Beatriz García Garay bajo mi

supervisión.

Dra. Paquita Salazar

DIRECTORA DE TESIS

2

DEDICATORIA

Este trabajo está dedicado a mi esposo y a nuestros dos hermosos hijos Alejandro y Miguel

Eduardo, la bendición más grande que he recibido y a quienes debo el tiempo que sacrifiqué por

terminar mis estudios y de manera especial este trabajo.

Rosario

3

AGRADECIMIENTO

A Dios, de quien recibí fortaleza para continuar y terminar mis estudios.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial por la oportunidad brindada.

A mis profesores por la importante instrucción recibida.

A la empresa BUILDEQUA S.A. por la colaboración brindada

A mi Directora de Tesis por su tiempo y dirección.

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.

4

RESUMEN EJECUTIVO

BUILDEQUA S.A. es una empresa dedicada al Alquiler de Maquinaria y Transporte Pesado,

especializada en el sector petrolero y de la construcción, a la cual para ser calificada como

Proveedor Autorizado se le solicita entre otros requisitos contar con Manuales Contables y

Técnicos, por tal razón el objeto de este trabajo es presentar a la Administración un libro que

contenga la descripción técnica del proceso contable, enfocado a cumplir con el objeto social de

la compañía.

A continuación un resumen del contenido de los cinco capítulos:

Capítulo Uno

Reúne los antecedentes, la formulación del problema, objetivos, justificación y la metodología

propuesta para el desarrollo del tema.

Capítulo Dos

Contiene el marco teórico, conceptual y la base legal que respalda el presente trabajo.

Capítulo Tres

Contiene el diagnóstico de la empresa, con la descripción actual de los cargos administrativos,

las políticas y procedimientos del Departamento Contable y el análisis FODA.

Capitulo Cuatro

Presenta la propuesta del nuevo Organigrama Funcional, el Manual de Procedimientos Contables

y el Plan de Cuentas con el instructivo para su utilización.

Capitulo Quinto

Presenta un resumen de las conclusiones y recomendaciones más importantes a la

Administración.


TABLA DE CONTENIDO CAPITULO I ................................................................................................................................................................ 1

1. ANTECEDENTES ........................................................................................................................................... 1

1.1. Antecedentes Históricos ........................................................................................................................... 1

1.2. Antecedentes Prácticos ............................................................................................................................ 2

1.3. Importancia Práctica del Estudio ............................................................................................................. 2

1.4. Objetivos .................................................................................................................................................. 2

1.5. Justificación ............................................................................................................................................. 3

1.6. Marco Metodológico ................................................................................................................................ 4

CAPITULO II .............................................................................................................................................................. 9

2. MARCO TEORICO, CONCEPTUAL Y LEGAL ........................................................................................... 9

2.1. Marco Teórico .......................................................................................................................................... 9

2.2. Marco conceptual ................................................................................................................................... 12

Ventajas del flujograma ..................................................................................................................................... 21

Tipos de flujogramas .......................................................................................................................................... 21

2.3. Marco Legal ........................................................................................................................................... 32

CAPITULO III ........................................................................................................................................................... 47

3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. ............................................................................. 47

3.1. Constitución e historia ........................................................................................................................... 47

3.2. Estructura orgánica de la compañía ....................................................................................................... 48

3.3. Organigrama Funcional.......................................................................................................................... 49

3.4. Sistema contable .................................................................................................................................... 56

3.5. Plan de Cuentas ...................................................................................................................................... 61

3.6. F.O.D.A.................................................................................................................................................. 71

CAPITULO IV ........................................................................................................................................................... 74

4. PROPUESTA ................................................................................................................................................. 74

4.1. Introducción ........................................................................................................................................... 74

4.2. Objetivo ................................................................................................................................................. 75

4.3. Estructura Orgánica y Funcional ............................................................................................................ 75

4.4. Propuesta de procesos para la compañía BUILDEQUA S.A. ................................................................ 91

4.5. Codificación y diseño del Código de Cuentas ..................................................................................... 143

4.6. Adopción de Normas Internacionales de Información Financiera ....................................................... 158

CAPITULO V .......................................................................................................................................................... 165

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................................................................ 165

5.1. Conclusiones ....................................................................................................................................... 165


5.2. Recomendaciones ................................................................................................................................ 167

BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................................................................... 169

ANEXOS ................................................................................................................................................................... 171

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO I

R o s a r i o G a r c í a G . P á g i n a | 1

CAPITULO I

1. ANTECEDENTES

1.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

BUILDEQUA S.A. es una empresa legalmente constituida bajo las leyes ecuatorianas desde hace

aproximadamente veinte años, inicialmente con el objeto de realizar actividades de exploración y

explotación minera.

En el año 2003 ante la dificultad tanto legal como política de continuar con esta actividad, sus

accionistas decidieron ampliar el objeto social e incursionar en los servicios de alquiler de

maquina pesada y transporte, orientado estos servicios a empresas que realizan actividades

hidrocarburíferas y de obras civiles.

Desde el año 2007 las ventas por este servicio han exigido cumplir con algunos requisitos, entre

ellos ser calificados como proveedores autorizados.

En la última calificación realizada por SGS del Ecuador S.A. en octubre del 2008, a la empresa

BUILDEQUA se le solicitó presentar manuales contables y de procedimientos técnicos.



1.2. ANTECEDENTES PRÁCTICOS

La empresa BUILDEQUA S.A. para prestar sus servicios debe actualizar continuamente la

Calificación de Proveedor, calificación que se ha visto reducida por falta de algunos

requisitos entre ellos, no contar con un Manual de Procedimientos Contables.

Esta investigación tiene el propósito práctico de levantar los procesos contables y ser

herramienta de control interno para la Administración.

1.3. IMPORTANCIA PRÁCTICA DEL ESTUDIO

El control interno es un instrumento básico en la ejecución de las actividades administrativas,

contar con un manual de procedimientos contables permite a la empresa BUILDEQUA S.A.

generar información confiable, precisa y a tiempo.

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. OBJETIVO GENERAL. Elaborar un Manual de Contabilidad que permita al Departamento de

Contabilidad y su Administración consignar en forma metódica las operaciones que deben seguir

para la ejecución de sus funciones.

1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1) Presentar el marco teórico – conceptual y legal sobre el que se fundamenta la

investigación.

2) Realizar un diagnóstico institucional como punto de partida de la investigación.



3) Sistematizar la información y elaborar procedimientos, políticas, reglamentos y ciclo

contable específico para la empresa BUILDEQUA S.A.

4) Presentar un libro de fácil ejecución y entendimiento, que contenga la descripción de las

actividades que debe seguir el personal del departamento de contabilidad como apoyo

fundamental de las Administración de la empresa BUILDEQUA S.A.

1.5. JUSTIFICACIÓN

El sector en el cual se desenvuelve BUILDEQUA S.A. es un mercado competitivo, en el cual a

más de ofrecer servicios de calidad con equipos de alta tecnología en el área de la construcción y

mantenimiento solicitado por empresas hidrocarburíferas y de obras civiles, tiene además que

cumplir con estándares técnicos, administrativos y contables que demuestren su profesionalismo.

En tal virtud, para los administradores de la empresa BUILDEQUA S.A. contar con un manual

contable, es la solución a un problema que se ha presentado cada vez que participan en una

licitación, o en una auditoría para ser calificados como proveedores de servicios de empresas

petroleras que cumplen con Certificaciones ISO.

La propuesta de este manual ha sido solicitada por la Administración de la empresa

BUILDEQUA S.A. y será utilizada por el departamento de Contabilidad y Finanzas como

herramienta de control interno, el cual una vez aprobado por la Junta General de Accionistas será

de conocimiento de todo el personal relacionado a ésta área.



1.6. MARCO METODOLÓGICO

1.6.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

La propuesta del manual contable para la empresa BUILDEQUA S.A. consiste en la

investigación, elaboración y desarrollo de un documento técnico que incluya los procedimientos

y la descripción de las actividades que deben seguirse en el Departamento de Contabilidad.

1.6.2. TIPOS DE LA INVESTIGACIÓN

La metodología aplicada de acuerdo con la profundidad del tema es descriptiva.

De acuerdo con la intervención del investigador es bibliográfica y de campo.

1.6.2.1. DESCRIPTIVA. Este tipo de investigación busca especificar las propiedades, las

características y los perfiles importantes de personas, de empresas, actividades o de cualquier otro

fenómeno que se someta a análisis.

La descripción de los procesos de BUILDEQUA S.A. se realiza con el conocimiento obtenido a

través de la entrevista al personal y la observación directa de las actividades en la empresa.

1.6.2.2. BIBLIOGRÁFICA.- Los datos obtenidos para la investigación provienen de fuentes

secundarias (libros, tesis) que son todos aquellos que ofrecen información sobre el tema.

1.6.2.3. DE CAMPO.- La información que se tomó en cuenta y que fue de utilidad para el proyecto

se obtuvo de la fuente original, es decir de la empresa BUILDEQUA S.A.



1.6.3. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN

La metodología que se propuso pretende una disposición lógica de pasos tendientes a conocer y

resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado, comenzando por una

cuidadosa identificación y definición del problema, avanzando sistemáticamente hasta alcanzar la

solución, mediante la documentación e implantación de los procedimientos.

1.6.3.1. TIPOS DE MÉTODOS

Los métodos que se aplican para adquirir el conocimiento y formular técnicamente una propuesta

son:

1.6.3.1.1. MÉTODO ANALÍTICO.- Porque permite el análisis y la síntesis de los procesos de

desarticulación práctica o mental del todo en sus partes y de reunificación del todo a base de sus

partes. En otras palabras se logra realizar un estudio independiente de cada una de las partes que

forman el proceso.

1.6.3.1.2. MÉTODO INDUCTIVO.- Porque se logra extraer a través de determinadas observaciones o

experiencias particulares, el principio general que en ellas está implícito, obteniendo así una ley

general. Por ejemplo: se toma un cierto número de hechos o fenómenos y una vez establecidas

sus semejanzas o diferencias, se determina la ley que explica a tales fenómenos y a todos los

casos posibles del mismo tema.

1.6.3.1.3. MÉTODO DEDUCTIVO.- Porque se busca particularizar a la realidad del negocio diferentes

aspectos que pueden afectar su desempeño, específicamente en el departamento contable, así se

procede del análisis universal al particular, utilizando la información general para formular una



solución al problema; por ejemplo de la ley general, enfocar el problema a la secundaria o

específica.

1.6.3.1.4. MÉTODO DE SÍNTESIS.- Porque el proceso del análisis requiere partir de hechos o

aspectos básicos a la aplicación más general y estandarizada; es decir en la empresa

BUILDEQUA se determinó los problemas desde los más simples a los complejos, de la causa al

efecto, de los principios a las consecuencias, de la parte al todo.

1.6.3.1.5 MÉTODO DE OBSERVACIÓN CIENTÍFICA.- Debido a que es necesario conocer con precisión

cuales son los pasos del proceso contable, identificando ciertos rasgos y particularidades del

negocio.

1.6.4. OBJETIVO

Se propuso determinar qué orden secuencial deben tener las operaciones, para cumplir el ciclo

contable en la empresa BUILDEQUA S.A. y para esto se observó las tareas del personal, el uso

de los recursos tecnológicos y el control que hace la Administración sobre este departamento.

1.6.5. METODOLOGÍA PROPUESTA

Una vez en el campo y luego de la observación e investigación realizada se pusieron en marcha

los siguientes procedimientos:

- Planeación del estudio.

- Investigación de la situación actual.

- Análisis y crítica de la información por parte de los interesados.

- Diseño gráfico y descriptivo de los procedimientos determinados.



A pesar de que la preparación de este manual se basó en la investigación de los procedimientos

que exigen las normas contables y legales no se restringió la opinión y buen criterio del personal

de ese departamento, por lo que en síntesis se puede decir que el Manual Contable de la empresa

BUILDEQUA S.A. es un documento que beneficiará a la empresa en la solución de sus

problemas.

1.6.6. POBLACIÓN Y MUESTRA

La propuesta del manual contable se llevó a cabo a la totalidad de elementos del departamento de

Contabilidad y como es una Pyme, abarcó a las cuatro personas que trabajan en este

departamento.

1.6.7. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Como técnica de recolección de información primaria se aplicó, la observación directa, la

investigación documental y la entrevista.

La recopilación de la información consistió en obtener una descripción lo más detallada y exacta

posible de cómo se desarrollan las operaciones en el Departamento de Contabilidad de

BUILDEQUA S.A., el tiempo de ejecución, tomando nota del número de personas asignadas a

cada operación. Se trató de comprender y no solamente de reunir una extensa cantidad de

información.

1.6.8. TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS

Consistió en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo

que se hace. Se consideró conveniente invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios



sobre el procedimiento, ya que el análisis no es un trabajo de una sola persona; cuántas más

críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa es la identificación de lo no esencial.

1.6.9. IDEA A DEFENDER

El Manual Contable regula y estandariza los lineamientos y procedimientos del Departamento de

Contabilidad y Finanzas de la empresa BUILDEQUA S.A., y permitirá a la Administración fijar

controles, reconocer consideraciones técnicas y obtener efectividad de ese Departamento.

A su vez en el sector que se desenvuelve la compañía, es un requisito para mejorar su

calificación de Proveedor Autorizado de empresas de servicios hidrocarburíferos y de obras

civiles.

1.6.10. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

Variable Independiente: Descripción de los Componentes del Proceso Contable

Variable Dependiente: Manual de Contabilidad Aplicado a la Empresa BUILDEQUA S.A.

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO II


CAPITULO II

2. MARCO TEORICO, CONCEPTUAL Y LEGAL

2.1. MARCO TEÓRICO

El tema a tratar hace referencia a una necesidad básica en la mayoría de empresas y sobre el cual

se ha realizado a nivel universitario un importante trabajo investigativo, que abarca sectores

comerciales, industriales y de servicios.

En la investigación realizada, tenemos la tesis sobre Manual Administrativo Financiero y

Contable de la Empresa “Autopiezas S.A.”, de Silvia Elizabeth Moreno Flores, realizado en el

año 2005 y cuyo objetivo es identificar el horizonte que debe guiar a la organización.

La conclusión a la que se llegó en este trabajo es que la elaboración de un manual normará los

aspectos administrativos, contables y financieros de la compañía, los cuales contribuirán para que

la institución cuente con una herramienta que le permita realizar más fácilmente un análisis

financiero que permita a los directivos la toma apropiada de decisiones.



Igualmente Angélica A. Antiencia Jaramillo, realiza un trabajo referente a este tema en el año

2004, con el título Manual de Contabilidad para microempresarios. En este trabajo se plantea

como objeto diseñar un Manual que dé las directrices para producir bienes y servicios de calidad

para los consumidores de cualquier estrato social y así satisfacer sus necesidades.

En esta tesis se llegó a la conclusión de que este estudio investigativo debe servir como base de

consulta para los pequeños negocios denominados microempresarios, guiándolos desde el

registro de las transacciones mercantiles hasta a presentación de balances y reportes, que les

permita tomar decisiones acertadas en beneficio de sus negocios. Además se determinó que por

la falta de conocimiento de la contabilidad, los microempresarios no determinan correctamente

cuál es su aporte de capital y cuál es el ingreso que está generando éste capital en su negocio.

Se tomó también como referencia la tesis Manual de Contabilidad para la Compañía de

Transporte de Pasajeros “TransComercial Ciayora C.A.”, 2004 del autor Lic. Geovanna F. Cruz

Cruz, en donde se describe que el objeto de la investigación tiene como finalidad ayudar a

reforzar el conocimiento de la contabilidad en el ámbito económico-financiero de la compañía y

dar a conocer la importancia de la aplicación de esta técnica y los resultados que de ella se

obtiene.

Este trabajo llegó a la conclusión de que, la no implementación de un Manual de Contabilidad

específico dará lugar a que la compañía no aplique uniformemente de un período a otro normas,

procedimientos, conceptos básicos, principios, técnicas de contabilidad por parte del contador de

la empresa razón por la cual es difícil el logro de los objetivos planteados.



La tesis desarrollada tiene fundamentos teóricos basados en importantes autores, cuyos conceptos

teóricos son base de este trabajo.

Para Guillermo Gómez Ceja, 1997 en su libro Sistemas Administrativos, Análisis y Diseño, “Los

manuales son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica

referente al funcionamiento de las unidades administrativas: además facilitan la actuación de los

elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las

funciones”.

“Por otra parte, están considerados como elementos fundamentales para la comunicación,

coordinación, dirección y evaluación administrativa, ya que facilitan la interacción de las

distintas unidades administrativas o instituciones, a través del flujo de información (instrucciones

o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades”

De acuerdo con lo señalado por Luis Alberto Chiriboga Rosales, 2001 Sistema Financiero, “El

objetivo de un manual es disponer de normas y procedimientos que permitan registrar y controlar

adecuadamente los activos de la entidad, así como proporcionar los lineamientos generales para

las compras, gastos y otros pagos en general de la Entidad, en cada una de las oficinas; matriz,

agencias y sucursales”



2.2. MARCO CONCEPTUAL

2.2.1. LA CONTABILIDAD, CONCEPTOS, OBJETIVOS, IMPORTANCIA Y CLASIFICACIÓN.

Conceptos

Como un campo especializado de las ciencias administrativas y económicas, la Contabilidad es la

ciencia que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de

servir a la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de

manera sistemática y útil para los distintos usuarios. También se la define como el sistema que

mide la actividad en los negocios y procesa dicha medición en informes y estados financieros

para comunicar resultados y hallazgos a los encargados de la Administración.

“La Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información

convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones”1

Objetivo de la contabilidad

Cumplir con el análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una

empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación

económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio

contable, durante la existencia permanente de la entidad.2

11

HORGREN Y HARRISON, Contabilidad. Pearson, 2009. Pág 2

2 OROZCO Cadena, José. Contabilidad General. Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional Pág.1

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencia_social

http://es.wikipedia.org/wiki/Patrimonio

http://es.wikipedia.org/wiki/Empresas

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistem%C3%A1tica

http://es.wikipedia.org/wiki/Stakeholder



Según Guajardo, Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer información

financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes

usuarios: accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y público en general.

La contabilidad, a través de los sistemas y métodos de registro adecuados, da testimonio de las

operaciones realizadas, aportando la información adecuada para que los diferentes responsables

tomen las decisiones oportunas en todo momento3.

Importancia de la Contabilidad

En el lenguaje de los negocios la Contabilidad ha llegado a ser de mucha importancia, la

información que se obtiene en los Estados Financieros, expresa en unidades monetarias como son

las transacciones que efectúan las entidades económicas. Esta información resulta útil para

gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La Contabilidad es la herramienta más importante con que cuenta la Administración, las

diferentes especializaciones de esta ciencia permite a la alta Gerencia planificar las operaciones,

llevar un control de las mismas y obtener mayor productividad y aprovechamiento de su

patrimonio.

Clasificación de la Contabilidad

Las diferentes ramas en las que han incursionado las empresas, obligó a tener contabilidades

especializadas en cada campo y se puede considerar como especializadas a las siguientes:

3 OCEANO, Enciclopedia Temática Universal, Pág 1411

http://es.wikipedia.org/wiki/Unidades_monetarias

http://es.wikipedia.org/wiki/Transacciones

http://es.wikipedia.org/wiki/Accionista

http://es.wikipedia.org/wiki/Acreedor

http://es.wikipedia.org/wiki/Propietario



Contabilidad General o Comercial

Contabilidad de Costos

Contabilidad Gubernamental

Contabilidad Bancaria

Contabilidad Administrativa

Contabilidad Agropecuaria

Contabilidad de Seguros

Contabilidad Financiera

Contabilidad Hotelera

Contabilidad Petrolera

Contabilidad Hospitalaria

2.2.2. PROCESO, CONCEPTOS.

Conceptos

El proceso es una secuencia de pasos, tareas o actividades. Es el proceso global que suele cruzar

fronteras funcionales, por ejemplo el proceso de comunicaciones o el proceso de contabilidad; y

para llevarlos a cabo es preciso que intervengan varios miembros de la organización.4

Una estructura basada en procesos es aquella que centra las competencias centrales de la empresa

en líneas de acción que cruzan horizontalmente el gráfico organizacional, por lo que la

delegación de autoridad y responsabilidad se canaliza por nivel jerárquico, lo que incide en que

4 GALLOWAY Dianne, 2000, Mejora continua de procesos. Pág 144



los procesos corran en paralelo de manera interdependiente. No obstante conservan su autonomía

en cuanto a la distribución de las cargas de trabajo y nivel de especialización y están en posición

de desarrollar su propia dinámica de trabajo con base en las necesidades que surgen en cada

iniciativa, proyecto o negocio5.

Los procesos tienen la característica de que permiten un mejor control de las acciones en el grado

en que asignan recursos, los procesan y los convierten en resultados, con la consecuente

racionalización de esfuerzos, optimización de resultados y mejora de la capacidad de respuesta,

factores críticos para lograr economías de escala y de alcance.

Son una forma de trabajo basada más en el desempeño en equipo que en la jerarquía, lo que

agiliza la comunicación, impulsa la cohesión y promueve la multifuncionalidad de los

integrantes.

Para que un proceso sea verdaderamente útil, tiene que describir y permitir flexibilidad. Un

diagrama de flujo rígido que ilustre una única trayectoria lineal generalmente es descartado.

2.2.3. PROCESO CONTABLE, CONCEPTOS, DIAGRAMA, COMPROBANTES Y DOCUMENTOS

FUENTES, ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL, LIBRO DIARIO, LIBRO MAYOR, BALANCES DE

COMPROBACIÓN, AJUSTES, CIERRE DE LIBROS Y ESTADOS DE SITUACIÓN.

5 FRANKLIN Enrique Benjamín, Auditoría Administrativa, Gestión de Cambio 2da Edición, 2007 pag.576



Conceptos

“Constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de

la transacción hasta la presentación de los Estados Financieros”.6

“El procesamiento contable de cualquier transacción económica implica la recopilación,

clasificación, elaboración de resúmenes y análisis”7

Diagrama

Los pasos que se deben realizar para obtener un reporte financiero son:

6 BRAVO Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General 5ta Edición. Pág. 42

7 HORGREN, DATAR, FOSTER. Contabilidad de Costos, Un Enfoque Gerencial. Décimo Segunda Edición. Pág.2

COMPROBANTES Y DOCUMENTOS

ESTADO DE SITUACION INICIAL

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR:

- Auxiliares

BALANCE DE COMPROBACION

AJUSTES

CIERRE DE LIBROS

ESTADOS FINANCIEROS

- Estado Situación Inicial - Estado de Situación Economica -Estado de Ganancias Retenidas -Estado de Flujo de Efectivo -Estado de Cambios de Patrimonio



2.2.3.1. COMPROBANTES Y DOCUMENTOS. Son las fuentes y soportes de todos los registros

contables, por su importancia implica un análisis y comprobación de los mismos.

Los más utilizados son las facturas, notas de venta, crédito y débito legalmente autorizadas, los

roles de pagos, contratos, pagarés, cheques, papeletas de depósitos, vouchers, planillas de aportes,

vales de caja, entre otros.

2.2.3.2. ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL. Se conforma con el Activo, Pasivo y Patrimonio que

arranca la empresa para iniciar operaciones.

2.2.3.3. LIBRO DIARIO. Es el libro más importante en el cual se registra en forma cronológica las

operaciones del ejercicio basado en los documentos soportes.

Estos registros son los asientos contables en los cuales se debe cumplir el Principio Contable más

conocido como: Partida Doble “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”.

2.2.3.4. LIBRO MAYOR. A este libro pasan los asientos del Libro Diario, para ser agrupados de

acuerdo al plan de cuentas que maneja la empresa, a este proceso se le conoce como

mayorización.

Los libros mayores a su vez manejan subcuentas, llamados libros auxiliares a fin de personalizar

la información contable.



2.2.3.5. BALANCES DE COMPROBACIÓN. Este balance permite resumir la información contenida

en los registros realizados en el Libro Diario, a la vez que permite comprobar la exactitud de los

mencionados registros.8

2.2.3.6. AJUSTES. Para que las cuentas del mayor reflejen un saldo correcto, se deben ajustar al

término del período contable y los que más frecuentemente se realizan son: los ajustes por

depreciación, por ingresos y gastos acumulados, diferidos, amortizaciones y provisiones.

2.2.3.7. CIERRE DE LIBROS. A fin de determinar la ganancia o pérdida de la empresa, al final del

ejercicio económico se cierran las cuentas de resultados contra la cuenta Resumen de Rentas y

Gastos o Pérdidas y Ganancias.

En la actualidad, gracias a los sistemas informativos este proceso se lo realiza automáticamente.

2.2.3.8. ESTADOS FINANCIEROS. El fin de todo el proceso anterior es conocer la situación

financiera y económica de la empresa y con esta información tomar decisiones, comparar con los

ejercicios económicos anteriores, presupuestar y planificar el futuro del negocio. Estos Estados

Financieros son:

Estado de Resultados, de Situación Económica o Estado de Pérdidas y Ganancias

Estado de Situación Financiera o Balance General

Estado de Ganancias Retenidas o Estado de Superávit

Estado de Flujo de Efectivo

Estado de Cambios en el Patrimonio

8 BRAVO Valdiviezo Mercedes, Contabilidad General 5ta Edición, 2002, Pag. 60



2.2.4. FLUJOGRAMA, CONCEPTOS, SIMBOLOGÍA, SIGNIFICADO, VENTAJAS Y TIPOS.

Conceptos

Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso, en donde se muestra

el proceso que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso,

las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena

cliente/proveedor).

El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de: las entradas de

proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.

Simbología y significado 9

El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del proceso, las

personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones. Un flujograma siempre

tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además, todo camino de ejecución

debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.

9 CHANG Richard Y. , Mejora Continua de Procesos, 1996 Pág 10 a 14

Óvalo Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).

Rectángulo

Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o

procedimentos).

Rombo Decisión (Formula una pregunta o cuestión).

Círculo

Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro

de un procedimiento).

Triángulo boca abajo

Archivo definitivo (Guarda un documento en forma

permanente).

Triángulo boca arriba

Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el

almacenamiento del documento).



Las siguientes son acciones previas a la realización del flujograma:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el flujograma. Deben estar presentes el

dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y

posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quién lo empleará y cómo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir, de esta manera quedará fijado el comienzo y

el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el

final la entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el

proceso a describir y su orden cronológico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Identificar y listar los puntos de decisión.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los

correspondientes símbolos.

Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el

proceso elegido.



Ventajas del flujograma

Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro

humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias

páginas de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de

autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan,

facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que

desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Tipos de flujogramas

Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo.

Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se

considere necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: En éste, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a

derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede

apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su

comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino

también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto

o departamento que el formato vertical no registra.



Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el

plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente

descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

2.2.5. MANUAL CONTABLE, CONCEPTOS, OBJETIVOS.

Conceptos

Es un documento que contiene los procedimientos que debe realizar una persona para conocer el

funcionamiento interno. La utilidad de un manual es múltiple, en virtud de ser un instrumento

que describe las tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de la ejecución.

Los manuales suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda

auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.10

Es un documento que integra el conjunto de instrucciones para la operación del sistema de

contabilidad en una empresa o en un grupo de empresas similares y compendia paso a paso lo

más sustancial de un proceso y que entre sus características debe ser fácil de manejar y entender.

Objetivos

Guiar, orientar y apoyar el registro contable de la empresa, estableciendo los lineamientos

generales a que deberán sujetarse los miembros del departamento contable.

10

GOMEZ Ceja Guillermo, Sistemas Administrativos, Análisis y Diseño, 1997. Págs 125 y 126



El objetivo del manual contable consiste en ser una herramienta que facilite la correcta

aplicación de las actuales normas contables, recogidas en las Normas Ecuatorianas de

Contabilidad, analizando y resolviendo los procesos contables más complejos de una forma

práctica y plenamente accesible, e incluyendo numerosos supuestos y ejemplos.

2.2.6. SISTEMA CONTABLE, CONCEPTOS E IMPORTANCIA.

Conceptos

“Es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio

para cumplir con las necesidades de información financiera”.11

Los sistemas contables registran las transacciones económicas y procesan los datos para

convertirlos en información que resulta valiosa para la toma de decisiones estratégicas de los

Gerentes. Esta información se refleja en los Balances, tales como el Estado de Resultados,

Balance General, el Flujo de Efectivo

Importancia

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos

tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios

externos de la información.

11

OROZCO Cadena, José. Contabilidad General. Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional. Pág. 1

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/costo/costo.shtml



En la actualidad existen sistemas contables computarizados que contiene la clasificación de las

cuentas y de los libros de Contabilidad y que están integrados por módulos que permiten

integrarlos. Sin embargo las formas, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y

controlar el activos, pasivo y patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones

están bajo la responsabilidad de la Administración.

2.2.7. CONTROL INTERNO, CONCEPTOS, OBJETIVOS, FACTORES, COMPONENTES, PLAN DE LA

ORGANIZACIÓN SISTEMAS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO, PRÁCTICAS SANAS, GRADO DE

IDONEIDAD DEL PERSONAL, PRINCIPIOS, Y FASES DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

Conceptos

Es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,

diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la

consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Fiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

CONTROL INTERNO.

Son los pasos que toman los directivos de una compañía para prevenir el fraude, tanto en la

malversación de activos como la presentación de informes financieros fraudulentos. Además

ayuda a garantizar el control de la manufactura y otros procesos.12

12

WHITTINGTON . PANY, Principios de Auditoría 14ta Edición 2007, Pág. 212



Este conjunto de acciones especializadas en la comunicación por medio de actividades y que

afectan a toda la organización, manifiesta su efectividad en la relación entre la salida de los

productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción.

Objetivos del control interno

El control interno es implantado por la organización a fin de tener una seguridad razonable en:

1) la eficacia y eficiencia de las operaciones

2) la confiabilidad de que los estados financieros

3) que se están cumpliendo con las leyes y regulaciones especiales

Factores del Control Interno

Entre sus factores figuran los siguientes:

Integridad y valores éticos

Compromiso con la competencia

Consejo de administración o comité de auditoría

Filosofía y estilo de los ejecutivos

Estructura organizacional

Asignación de la autoridad y la responsabilidad

Políticas y prácticas de recursos humanos

Y lo más importante: influir con el ejemplo de los Directivos y Ejecutivos de la empresa.



Componentes del Control Interno

El ambiente de control interno. Manejado desde la cabeza de la organización, para lo cual

se debe conocer a sus ejecutivos, quienes habrán de concentrarse en el fondo no en la

forma. Un manual de ética es importante pero si las autoridades no lo aplican en inútil.

Evaluación del riesgo. Identificar, analizar y manejar los riesgos que afectan a la empresa

a la hora de cumplir con los objetivos de los accionistas.

El sistema de información contable y monitoreo. Familiarizándose con la forma en que el

sistema captura la información, los procedimientos tanto automatizados como manuales,

los procesos que se realiza para cumplir con el ciclo contable, por ejemplo el ciclo de

ventas y de cobranza.

Actividades de control.- Una vez familiarizado con el sistema contable, es fácil conocer

las actividades de control que realiza la empresa, lo cual se puede probar revisando las

transacciones en efectivo.

Monitoreo de los controles.- Esto se lo hace observando, interrogando al personal,

revisando soportes y documentos relacionados, se debe conocer las políticas que tiene la

empresa para controlar, si son los mismos del año anterior o los actualizó. El control de

monitoreo también implica saber si existe en teoría y nunca se lo aplica.



PLAN DE LA ORGANIZACIÓN13

Cada plan varía de acuerdo a la empresa, pero el plan ideal debe ser simple y claro, con líneas de

autoridad y responsabilidad, con independencia de funciones de operación, custodia,

contabilización y auditoría interna con delegación de autoridad para afrontar responsabilidades.

Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe ser

integrado.

Una estructura bien diseñada ofrece la base para planear, dirigir y controlar las operaciones.

Divide la autoridad, la responsabilidad y obligaciones entre los miembros.

La estructura organizacional debería dividir las responsabilidades de:

1. Autorizar las transacciones

2. Registrarlas

3. Custodiarlas

Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas

en la gráfica del manual de organización.

SISTEMAS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO CONTABLE

La actividad de control exige que se procesen solo operaciones autorizadas y que éstas se

procesen en forma íntegra y correcta.

13

WOOD Fonseca, Guillermo. El Control es el Hombre. Revista de Auditoría y Control.



La importancia del procesamiento contable se refiere de manera especial a la autorización

legítima de todos los tipos de transacciones.

Una manera de control es la utilización de formularios pre-impresos y numerados con copias que

son entregadas a otros departamentos para cruce de información, se sugiere también que el

sistema contable asigne este número a la transacción.

PRÁCTICAS SANAS

La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están determinadas en

alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones

de cada departamento de la organización.

Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de

transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prácticas sanas proveen

los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia.

Esto usualmente se consigue con una división de deberes y responsabilidades, que ninguna

persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin.

GRADO DE IDONEIDAD DEL PERSONAL

Sin lugar a dudas una política clave de la empresa debe ser la contratación de personal, su

capacitación, evaluación, promoción y compensación. Estas medidas permiten en gran medida

contar con personas competentes e idóneas, características importantes para el cumplimiento del

control interno.



PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

- Responsabilidad delimitada. El personal necesita conocer bien sus responsabilidades, así

como las normas, procedimientos y políticas que tiene la empresa para hacer negocios.

- Separación de funciones. División de las responsabilidades, la persona que autoriza la

transacción, no puede también ser la que lo registra. En organizaciones pequeñas el Gerente

debe responsabilizarse de la tarea de autorizar.

- Ninguna persona debe ser responsable por una transacción completa.- Aplicando la

separación de funciones.

- Selección de servicios, habilidad y capacidad. Las características del personal influyen en el

control interno, por tal razón se debe manejar criterios que incluyan educación, experiencia y

evidencia de integridad.

- Aplicación de pruebas continuas de exactitud. Con cruce de información, conciliación de

activos, es indispensable que el personal no los observe.

- Rotación de deberes. El personal debe estar capacitado para realizar cualquier otra

actividades dentro de su departamento, esto ayuda además a que se intercambien los registros

y haya control.



- Fianzas. Muchas organizaciones contratan pólizas de fidelidad como garantía contra las

pérdidas causadas por empleados deshonestos.

- Todas las instrucciones deben estar por escrito. El personal debe conocer bien sus

responsabilidades y para ello los Administradores preparan descripciones de los puestos.

Además en la actualidad el uso del correo electrónico facilita la comunicación continua.

- Control y uso de formularios, preenumerados y preimpresos. Control muy común, que

consiste en utilizar números seriales en los documentos.

- Evitar uso de dinero efectivo. Aquí es en donde existe mayor riesgo de fraude, de tal forma y

en lo posible solicitar el pago de facturas con cheques, transferencias o depósitos, pero si la

empresa inevitablemente maneja ventas al contado y el efectivo es muy fuerte se debe

utilizar cajas de seguridad, con un encargado autorizado para que lo recoja.

- Contabilidad de partida doble. Esta base estándar utilizada en los negocios dice que todas las

transacciones deben estar "equilibradas", el débito debe ser igual al crédito.

- Depósito Inmediato y con valores intactos. Realizar pruebas de efectivo, verificando las

órdenes de ingresos contra los depósitos registrados en el banco.

- Uso y mantenimiento de cuentas bancarias. La mayor parte de errores que ocurren se

detectan en las conciliaciones bancarias, por tal razón el encargado de la conciliación debe

ser una diferente al que emite los cheques o registra los ingresos.



FASES DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

La evaluación permite revisar el desempeño y cerciorarse que se están cumpliendo los objetivos

de la empresa.

- Revisión del sistema.- Se compara lo ejecutado con lo presupuesto, los pronósticos con el

desempeño de años anteriores, se investiga las causas y se hacen los correctivos necesarios.

- Pruebas de cumplimiento. Aquí se efectúan diversas tareas de control para comprobar la

veracidad e integridad del procesamiento de la información:

a) Actividades generales de control , que aplican a todos los procedimientos

b) Actividades de control de las aplicaciones que se realizan en una actividad en

particular, aquí un aspecto importante es la legitimidad de las autorizaciones.

2.2.8. MÉTODOS PARA EVALUAR EL CONTROL

2.2.8.1. MÉTODO DE CUESTIONARIO

Consiste en llenar un cuestionario diseñado previamente para control interno y están diseñados de

modo que la falta de respuesta indique una debilidad. Una desventaja de éste método es la

inflexibilidad.

2.2.8.2. MÉTODO NARRATIVO

Es un flujograma narrativo que identifica a los empleados, las tareas, los registros y la división de

funciones.



2.2.8.3. MÉTODO GRÁFICO Y COMBINADO

Consiste en un diagrama de flujo de sistemas, que da una imagen clara de los procedimientos y la

división de responsabilidades, las fuentes, los documentos y los registros.

2.3. MARCO LEGAL

2.3.1. PCGA

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y que se les conoce como PCGA son las

normas y reglas generales que delimitan al ente económico y que se aplican de carácter

obligatorio para que todas las operaciones registradas y los saldos reflejados en los Balances

reflejen la realidad financiera de la empresa.

Estos lineamientos básicos establecen las reglas para el registro de las operaciones, logrando así

que los Estados Financieros expresen una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y

de los resultados de las empresas.

Algunos autores consideran que, si este conjunto de criterios, normas y procedimientos son

seguidos por los contables, se puede garantizar que los estados financieros de las empresas

reflejen adecuadamente la situación económica y financiera de una empresa.

El Principio Fundamental es la Partida Doble, “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin

deudor”.

http://www.economia48.com/spa/d/norma/norma.htm

http://www.economia48.com/spa/d/procedimiento/procedimiento.htm

http://www.economia48.com/spa/d/contable/contable.htm

http://www.economia48.com/spa/d/estados-financieros/estados-financieros.htm

http://www.economia48.com/spa/d/empresa/empresa.htm

http://www.economia48.com/spa/d/financiera/financiera.htm



Los PCGA están divididos en tres grupos: 14

Conceptos Básicos

- Ente contable

- Equidad

- Medición de Recursos

- Período de tiempo

- Esencia de la forma

- Continuidad del ente contable

- Medición en términos monetarios

- Estimaciones

- Acumulación

- Precio de Intercambio

- Juicio o criterio

- Uniformidad

- Clasificación y Contabilización

- Significatividad

Conceptos Especiales

- Determinación de resultados.

- Ingresos y realización.

-Registro inicial.

- Registro inicial de activos y pasivos.

14

BRAVO Valdiviezo Mercedes, Contabilidad General, Sexta Edición, Quito 2005



- Realización.

- Reconocimiento de costos y gastos.

- Asociación de causa y efecto.

- Distribución sistemática y racional.

- Reconocimiento inmediato.

- Aplicación de los principios de reconocimiento de costos y gastos.

- Efectos de los principios de registro inicial realización y reconocimiento de costos y

gastos.

- Unidad de medida.

- Conservatismo.

- Énfasis en los resultados.

Conceptos Generales de Operación

- Registro de intercambios.

- Precios de intercambio.

- Adquisición de activos.

- Costo de adquisición.

- Valor equitativo o justo.

- Adquisición de grupo de activos en un intercambio.

- Adquisición de un negocio en intercambio.

- Ventas de activos.

- Medición de activos vendidos.

- Registro de pasivos.

- Medición de pasivos.



- Disminución de pasivos.

- Medición de las disminuciones de pasivos.

- Compromisos.

- Ingresos de intercambio.

- Medición de los ingresos.

- Reconocimiento de ingresos y gastos cuando el producto es cobrable a través de un largo

período sin una seguridad razonable de cobrabilidad.

- Medición de ingresos y gastos en los métodos de ventas a largo plazo y recuperación de

costos.

- Gastos directamente asociados con ingresos de intercambio.

- Medición de costos y gastos.

- Registro de inversiones y retiro de recursos.

- Medición de inversiones y retiro de recursos.

- Adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones.

- Medición de la adquisición un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones.

- Fusión de intereses.

- Medición de la fusión de intereses.

- Inversiones de activos no monetarios, hecha por los fundadores o accionistas principales de

una fusión.

- Registro de transferencias no recíprocas.

- Medición de transferencias no recíprocas.

- Retención de cantidades registradas.

- Registro de algunos acontecimientos favorables.

- Medición de acontecimientos favorables.



- Registro de acontecimientos externos desfavorables diferentes de transferencias

- Medición de acontecimientos desfavorables.

- Baja en el precio de mercado en ciertas inversiones transitorias.

- Medición de las pérdidas por baja en el precio de las inversiones transitorias.

- Daños causados por terceros.

- Medición de daños causados por terceros.

- La baja en el precio de mercado de los activos no corrientes generalmente no se registra.

- Retención de las cantidades registradas.

- Registro de los aumentos en las cantidades requeridas para liquidar pasivos pagaderos en

moneda extranjera.

- Medición de los aumentos de pasivos.

- Registro de la producción.

- Medición de la producción.

- Costos de producción y de prestación de servicios.

- Medición de costos de producción y de prestación de servicios.

- Costo de los productos y servicios.

- Medición de los costos de producción y servicios.

- Gastos provenientes de una distribución sistemática y racional.

- Medición o determinación de gastos mediante la distribución sistemática y racional.

- Gastos que se reconocen de inmediato.

- Medición de los gastos que se reconocen de inmediato.

- Registro del ingreso a la terminación de la producción de ciertos artículos.

- Medición del ingreso por el valor neto de realización del producto.

- Casos fortuitos.



- Medición de los casos fortuitos.

- El ingreso se origina principalmente por los intercambios.

- Origen de los gastos.

- Efectos de la contabilización de activos y pasivos que no son recursos ni obligaciones.

- Capital de trabajo.

- Costumbre o rutina de revelación

2.3.2. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD

2.3.2.1 IMPORTANCIA Y APLICABILIDAD DE LAS NECS15

La Federación Nacional de Contadores del Ecuador, como miembro de la Federación de

Contabilidad, IFAC, adoptó las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC, mediante

Resolución FNCE 07.08.99 de 8 de julio de 1999, como base para la emisión de las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, relacionadas con el registro de operaciones y la preparación

y presentación de estados financieros de compañías sujetas al control y vigilancia de la

Superintendencia de Compañías;

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC, han sido adaptadas a las Normas

Internacionales de Contabilidad, NIC, por el Comité de Pronunciamientos del Instituto de

Investigaciones Contables del Ecuador, con la participación de la Superintendencia de

Compañías;

15

ARIAS Barriga Gonzalo, Normas Ecuatorianas de Contabilidad Tomo I y Tomo II, Quito 2004



Estas normas son:

NEC 1 Presentación de estados financieros

NEC 2

Revelación en los estados financieros de bancos y otras instituciones financieras

similares

NEC 3 Estados de flujo efectivos

NEC 4 Contingencias y sucesos que ocurren después de la fecha del balance

NEC 5

Utilidad o pérdida por el período, errores fundamentales y cambios en políticas

contables

NEC 6 Revelaciones de partes relacionadas

NEC 7 Efectos de las variaciones en tipos de cambio de moneda extranjera

NEC 8 Reportando información financiera por segmentos

NEC 9 Ingresos

NEC 10 Costos de financiamiento

NEC 11 Inventarios

NEC 12 Propiedades: Planta y equipo

NEC 13 Contabilización de la Depreciación

NEC 14 Costos de investigación y desarrollo

NEC 15 Contratos de construcción

NEC 16 Corrección monetaria integral de estados financieros

NEC 17

Conversión de estados financieros para efectos de aplicar el esquema de

dolarización



NEC 18 Contabilización de las inversiones

NEC 19 Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarias

NEC 20 Contabilización de inversiones en asociadas

NEC 21 Combinación de negocios

NEC 22 Operaciones discontinuadas

NEC 23 Utilidades por acción

NEC 24

Contabilización de subsidios del gobierno y revelación de información referente a

asistencia gubernamental

NEC 25 Activos intangibles

NEC 26 Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes

NEC 27 Deterioro del valor de los activos

2.3.3. ENTES DE CONTROL

2.3.3.1 SERVICIO DE RENTAS INTERNAS

En nuestro país, el Servicio de Rentas Internas (SRI) es la entidad que tiene la responsabilidad de

recaudar los tributos internos establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa

vigente. Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar

sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los

contribuyentes.



2.3.3.1.1. Contribuyente Especial 16

Es aquel contribuyente (persona natural o sociedad), que debido a las actividades que realiza

recibe de parte de la Administración Tributaria, la calificación de “Contribuyente Especial”,

obligándolo a cumplir con normas especiales con relación al cumplimiento de sus deberes

formales y pago de los tributos.

Esta designación de “Especial”, amparada en Resoluciones emitidas por el Director de Servicio

Internas les obliga a:

Declarar y pagar los impuestos establecidos por Ley, vía Internet.

Presentar los anexos tributarios detallados a continuación:

o Anexo Transaccional

o Anexo de Relación de Dependencia (en caso de poseer empleados en relación de

dependencia)

o Anexo de ICE (para aquellos que produzcan o comercialicen bienes gravados con

este impuesto)

o Anexo de Precios de Transferencia (para aquellos que presenten transacciones de

más de USD1’000.000 con sus partes relacionadas domiciliadas en el exterior, en

un ejercicio fiscal.

o Informe de Precios de Transferencia (para aquellos que presenten transacciones de

más de USD5.000.000 con sus partes relacionadas domiciliadas en el exterior, en

un ejercicio fiscal.

16

www.sri.gob.ec



Todo contribuyente especial es agente de retención del IVA e Impuesto a la Renta, por

tanto tiene la obligación de retener impuestos, de acuerdo a la normativa vigente.

Las Resoluciones emitidas por SRI y que norman el cumplimiento de obligaciones tributarias de

los Contribuyentes Especiales son:

Emisión Comprobantes de Retención, Resolución 1080 del 21 diciembre/2002

Normas para la presentación de declaraciones, Resolución NAC-DGER2007-1210 del 22

noviembre/2007

ATS – REOC Res.NAC-DGER2007-1319 del 26 diciembre/2007

Plazos para presentar Anexo RDEP, Resolución NACDGER2007-1352 del 29 dic/2007

Porcentajes de retención IVA, Resolución NAC-DGER2008-0124 del 25 en-2008

2.3.3.1. 2 Obligación de Presentar Estados Financieros Auditados

Las personas jurídicas cuyos activos superen el USD1.000.000,oo deberán contar con un Informe

Anual de Auditoría Externa sobre sus Estados Financieros.

Estos Estados Financieros Auditados son un requisito fundamental para que la sociedad jurídica

solicite créditos, negocie sus acciones y obligaciones en Bolsa, solicite los beneficios de las

Leyes de Fomento o para intervenir en Concursos Públicos de Precios, de Ofertas y de

Licitaciones con el Estado.

Las personas naturales o jurídicas que ejerzan la auditoría, para fines de esta Ley, deberán ser

calificadas por la Superintendencia de Compañías y constar en el Registro correspondiente de esa

Superintendencia.



Informe de Cumplimiento Tributario ICT

El Informe de Cumplimiento Tributario es un documento que muestra la opinión del Auditor

Externo respecto del cumplimiento de los contribuyentes auditados como sujetos pasivos de

obligaciones tributarias.

Los auditores externos deben presentar en el Servicio de Rentas Internas los Informes de

Cumplimiento Tributario, de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad a quienes

realizaron auditoría, de conformidad con las resoluciones que emita la Administración Tributaria

al respecto, según lo establece el Art. 279 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de

Régimen Tributario Interno, en la Secretaría Regional del Servicio de Rentas Internas a la cual

corresponda el domicilio fiscal del sujeto pasivo auditado.

Plazo entrega ICT del año 2009 y siguientes

Según el Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, artículo 259 el

informe de cumplimiento de las obligaciones tributarias, correspondiente al ejercicio económico

2009 y siguientes, deberá entregarse en la respectiva Secretaría del SRI de acuerdo con el

domicilio fiscal del sujeto pasivo auditado, hasta el 31 de julio del siguiente año al que

corresponda el examen; en la forma y con el contenido establecido para el efecto.

2.3.3.1.3. Fechas de Declaración

El Art 40 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno17

y el Art. 68 de su Reglamento

disponen que las fechas de presentación de la declaración del Impuesto a la Renta, Anticipo de

17

CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES , Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno Tomo I,

Actualizada al 3 de enero del 2011. Reglamento para la aplicación LRTI Art. 72, Pág. 43

http://www.sri.gob.ec/DocumentosAlfrescoPortlet/descargar/86d986ab-5498-4bb4-99a8-b0e0a6aa9472/gen--023915.pdf



Impuesto a la Renta, IVA, Ice y Retenciones tanto para sociedades como y personas jurídicas,

está dada por el noveno dígito de su RUC, de conformidad con el cuadro siguiente:

Conforme a esto la empresa BUILDEQUA S.A. cuyo noveno dígito es el 9 debe presentar todos

sus impuestos hasta el día 28.

2.3.3.2. SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

Este ente de control está dividido en dos Superintendencias: la de Mercado de Valores y la de

Compañías, a ésta última todas las sociedades deben presentar hasta el 30 de abril de cada año los

Balances, informes y otros anexos detallados a continuación:

PRIMERA CUOTA SEGUNDA CUOTA

Formulario 101 Formulario 103 y 105 Formulario 104

1 10 de abril 10 de julio 10 de septiembre 10 del mes siguiente 10 del mes siguiente










Formulario 106

PLAZOS PARA DECLARAR Y PAGAR IMPUESTOS

NOVENO

DIGITO DEL

RUC

IMPUESTO A LA

RENTA

ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA ICE Y RETENCIONES EN

LA FUENTEIVA MENSUAL



Compañías anónimas y de economía mixta18

a) Estados Financieros debidamente suscritos por el representante legal y el contador, de acuerdo

al siguiente detalle:

a.1. Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera

conforme al Cronograma de aplicación de las Normas Internacionales de Información

Financiera NIIF:

Estado de Situación Financiera, Estado del Resultado Integral que incluye otros

Resultados Integrales, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio,

Notas a los Estados Financieros en formato Word y grabadas en un CD, y, las

Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC a las Normas

Internacionales de Información Financiera NIIF, de acuerdo a lo determinado en el

párrafo 24 de las NIIFs.

Siendo éste el punto de partida para la contabilización según NIIFs, por una sola vez en el

año de adopción. Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas

que no cumplen en principio de negocio en marcha en el período de transición, situación

que será verificada en la inspección de control que esta Institución efectúe;

18

www.supercias.gob.ec



a.2. Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera

aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC: Balance General y Estado de

Resultados;

b) Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de accionistas o

socios que conoció y adoptó resoluciones sobre los estados financieros;

c) Informes del o los comisarios, del consejo de vigilancia u otro órgano de fiscalización interna,

presentados a la junta general de accionistas o de socios que conoció y adoptó la resolución sobre

los estados financieros;

d) Informe de auditoría externa, si en función del monto total del activo del ejercicio económico

anterior están obligadas a contratarla, de acuerdo a las resoluciones emitidas por esta

Superintendencia;

e) Nómina de administradores y/o representantes legales con la indicación de los nombres y

apellidos completos y denominación del cargo. Se deberá adjuntar copia legible a color de:

certificado de votación, cédula de ciudadanía/identidad o pasaporte en caso de que el

administrador sea extranjero;

f) Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas o de

participaciones y socios, a la fecha del cierre del estado financiero;

g) Formulario suscrito por el representante legal certificando los siguientes datos de la compañía:

dirección postal, número telefónico, correo electrónico, provincia, ciudad, cantón;



h) Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC);

i) Impresión electrónica del comprobante de digitación del estado financiero en el portal web de

la Superintendencia de Compañías;

j) Número y clasificación del personal ocupado, que preste sus servicios en la empresa; y,

k) Los demás datos que se establecen en el Reglamento que establece la información y

documentos que están obligados a remitir a la Superintendencia de Compañías las sociedades

sujetas a su control y vigilancia.

2.3.3.3. MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS19

Esta Institución Gubernamental tiene como función coordinar las políticas de Transporte y Obras

Públicas y está conformada por cuatro Subsecretarias:

De Obras Públicas y Comunicaciones.

De Transporte Vial y Ferroviario.

De Puertos y Transporte Marítimo y Fluvial, que tiene una estructura conformada por

equipos de trabajo multidisciplinarios y para el cumplimiento de su Misión cuenta con las

Direcciones de Puertos y Dirección de Transporte Marítimo y Fluvial y entre sus

atribuciones está el cobro de las matriculas de buques bajo bandera.

De Aeropuertos y Transporte Aéreo

19

www.mtop.gov.ec

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO III


CAPITULO III

3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.

3.1. CONSTITUCIÓN E HISTORIA

BUILDEQUA S.A., fue constituida en la ciudad de Quito el 24 de enero de 1991 e inscrita en el

Registro Mercantil el 18 de febrero del mismo año.

El nombre original con el que inició actividades fue Ecuanor S.A y el origen del capital de

trabajo fue inversión noruega, destinado a investigación, exploración y explotación minera,

objeto social que lo realizó en las provincias de Azuay, Zamora Chinchipe y El Oro.

Esta exploración se la realizó con tecnología canadiense de punta y personal técnico extranjero

por el tiempo aproximado de doce años. El interés de los accionistas de arrancar con una mina se

frustró con resultados de análisis poco interesantes y un precio del oro a nivel mundial a la baja; a

más de ello las leyes mineras en el Ecuador no protegían al inversionista, porque a pesar de

cumplir con todos las obligaciones, pagos y estudios exigidos de Ley, por innumerables



ocasiones fue sujeta de invasiones de mineros informales y reclamos infundados de entidades

ambientalistas.

Ecuanor S.A. concesionó alrededor de quince áreas mineras y contrató a ciento cincuenta

personas entre técnicos y personal de campo.

En el año 2002 los accionistas decidieron la liquidación de la empresa, pero a medio trámite hubo

interés de comprar sus acciones y suspender tal liquidación. En el año 2003, los nuevos

accionistas, la mayoría extranjeros decidieron el cambio del objeto social y del nombre de la

empresa.

Actualmente la actividad económica principal que ejerce es: Actividades de alquiler de todo tipo

de productos y bienes inmuebles para todo uso.

En las actividades secundarias están: Transporte de equipo caminero pesado, obras civiles y

otros.

3.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA COMPAÑÍA

La estructura organizacional de la empresa BUILDEQUA S.A. está integrada en cuanto a las

relaciones entre el Presidente de la Compañía y los gerentes, debido a que es una PYME existen

únicamente tres departamentos el Financiero- Contable, el de Recursos Humanos y el

Departamento Técnico. Uno de los aspectos de BUILDEQUA es que si existe distribución y



desempeño de actividades específicas y el Presidente posee autoridad respecto al control de las

personas a cargo de las Gerencias.

Aunque la estructura organizacional no tiene gran cantidad de procedimientos y reglas, existe

interés e iniciativa de los trabajadores de todas las áreas en el desarrollo eficiente de su trabajo.

Así está organizada la empresa BUILDEQUA S.A.:

Fuente: Gerente Administrativo

3.3. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

A continuación se muestra el organigrama funcional de la empresa BUILDEQUA S.A.

Fuente: Gerente Administrativo

Dirección

Departamento Financiero,

Administrativo y Contable

Departamento de Recursos Humanos

Departamento Técnico

Auditoría, Asesoría legal y tributaria

Presidente

Gerente Administrativo, Financiero y Contable

Asistente Contable

Gerente de Recursos Humanos

Asistente RRHH

Gerente Técnico

Choferes y Técnicos

Auditores Externos, Asesores legales y

tributarios



FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES20

PRESIDENTE

Gestión y objetivos:

- Planificar los negocios, objetivos y estrategias de la empresa así como la política comercial y

Financiera del Ejercicio.

Responsabilidades:

- Analizar los resultados de la empresa en reuniones con los Gerentes Departamentales.

- Mantener informado a la Junta de Accionistas sobre la situación de la empresa, a través de

Balances, Estados Resultados, Presupuesto, etc.

- Tomar decisiones correctoras a fin de cumplir con el objetivo planteado.

- Determinar la política de la empresa sobre el manejo de personal.

- Garantizar a la Junta de Accionistas el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.

AUDITORES Y ASESORES LEGALES Y TRIBUTARIOS


- Asesorar y proteger a la empresa de contingencias tributarias, legales o laborales.

Responsabilidades:

- Mantener informado al Presidente y Gerentes sobre las obligaciones legales y tributarias

vigentes. 20

Fuente: Observaciones y Entrevistas



- Preparar contratos, acuerdos y todos los documentos legalmente obligatorios.

-Asesorar sobre decisiones contables y legales.

- Defender a la empresa en demandas tanto mercantiles como laborales.

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO Y CONTABLE


- Gestionar los recursos, controlar y contabilizar todo el flujo monetario de la empresa para

cubrir las necesidades financieras de la empresa.

- Informar al Presidente sobre la situación financiera.

Responsabilidades:

- Responsable de informar sobre las necesidades financieras de la empresa y gestionar los fondos

para cubrirlas.

- Supervisar el cobro de las facturas y pago de las obligaciones de la empresa.

- Preparar los Estados Económicos y Financieros de la empresa, así como controlar el

presupuesto de los otros Departamentos.

- Ejercer Control Interno y estar al día de los cambios de la legislación contable vigente.

- Arqueo y control de caja chica.

- Contratar seguros.

- Revisar las declaraciones de impuestos y anexos tributarios.

- Es responsable de la supervisión y control de las tareas del personal que tiene a su cargo.



ASISTENTE CONTABLE

Gestión y Objetivo:

- Asistir al Gerente Administrativo, Financiero y Contable a fin de cumplir con el objetivo de este

departamento.

Responsabilidades:

- Preparar y revisar las facturas y demás documentos adjuntos para enviarlas a los clientes.

- Gestionar el cobro y pago de los reembolsos.

- Informar al Director Financiero sobre los pagos pendientes, facturas devueltas y errores

encontrados.

- Contabilizar y analizar cuentas de clientes y proveedores.

- Contabilizar roles y pagos para el personal.

- Conciliar bancos.

- Elaborar y enviar al SRI las declaraciones de iva y retención a la fuente mensuales.

- Elaborar y enviar al SRI los anexos tributarios

- Mantener caja chica.

- Mantener el archivo al día y los documentos preimpresos tales como facturas, liquidaciones de

servicios y otros.



GERENTE DE RECURSOS HUMANOS


- Determinar la política de personal de la empresa en la selección, contratación y capacitación de

todo el personal.

- Controlar el cumplimiento de funciones.

Responsabilidades:

- Cumplir con la política de la empresa sobre el manejo de Recursos Humanos.

- Autorizar la preparación de los contratos de trabajo y finiquitos.

- Analizar carpetas, realizar entrevistas, contratar, despedir y liquidar personal.

- Autorizar anticipos y permisos médicos o por emergencias del personal.

- Presentar programa de capacitación y solicitar y analizar el presupuesto de éste.

- Estar al día con la información acerca de la legislación concerniente a temas laborales.

- Aplicar y realizar el control posterior de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS


- Asistir al Gerente de Recursos Humanos a fin de cumplir con el objetivo de este Departamento.

Responsabilidades:

- Preparar los roles de pago y entregarlos al departamento contable.

- Revisar el control de horas extraordinarias para el rol de pagos



- Ingresar al Iess las horas extras y generar las planillas de aportes y fondos de reserva mensuales

y pasarlas al departamento contable.

- Elaborar y presentar al Ministerio de Trabajo las declaraciones por pagos de Utilidades, Décimo

Cuarto y Tercera Remuneración.

- Solicitar al personal el Formulario de Gastos Personales del Ejercicio.

- Elaborar y entregar al personal el formulario 107 de Retención de Impuesto a la Renta.

- Elaborar y entregar al departamento de contabilidad el Anexo de Relación de Dependencia.

- Preparar contratos y finiquitos.

- Emitir los formularios de permisos, anticipos, certificados.

GERENTE TÉCNICO


- Responsable de las actividades de campo.

- Implementa sistemas de Calidad en la empresa y participa de los objetivos a fin de llevarla a

ampliar el mercado.

Responsabilidades:

- Definir, junto con la Dirección, la Política de Calidad de la Empresa.

- Junto con el Presidente, negocia con los clientes sobre nuevos proyectos.

- Encargado de recibe información de los clientes sobre la calidad del servicio.

- Analizar en el campo los distintos procesos de trabajo de la empresa e informa al Presidente de

las operaciones con recomendaciones sobre acciones correctoras.

- Responsable del mantenimiento de la maquinaria y equipo pesado.



- Responsable de la adquisición de nueva maquinaría, así como de la venta.

- Definir un programa de formación en temas de calidad para el personal de la empresa.

- Evalúa y selecciona a proveedores propios de su área; y se encarga de las negociaciones con

ellos.

- Aprueba las facturas de proveedores propios de su área.

- Controla que los chóferes cumplan con los horarios.

- Responsable de obtener las autorizaciones para trabajo en la obra.

- Responsable de matrículas y revisiones vehiculares.

- Es responsable de la supervisión y control de las tareas del personal que tiene a su cargo.

CHOFERES

Gestión y Objetivos:

- Realizar los trabajos autorizados por el Gerente Técnico en el sitio determinado a fin de cumplir

con los contratos firmados por la empresa.

Responsabilidades:

- Conducir y trabajar con la maquinaria en el sitio solicitado por el cliente.

- Comunicar cualquier incidencia que se produjese al Gerente Técnico.

- Revisar el estado de la maquinaria y detectar cualquier daño.

- Es el responsable del buen manejo de la maquinaria y vehículo.

- Llenar las guías y reportes de trabajo con firmas del cliente.

- Responsable de mantener en buen estado la matricula y seguro de la maquinaria y vehículos.

- Tener vigente las licencias y documentos personales.



TÉCNICOS

Gestión y Objetivos

- Realizar los trabajos de mantenimiento y reparación de maquinaria y vehículos autorizados por

el Gerente Técnico en el sitio determinado a fin de cumplir con los contratos firmados por la

empresa.

Responsabilidades:

- Realizar trabajos de mecánica preventiva y correctiva en el sitio solicitado por el cliente.

- Comunicar cualquier incidencia que se produjese al Gerente Técnico.

- Revisar el estado de la maquinaria y detectar cualquier daño.

- Llenar las guías y reportes de daños con firmas del chofer.

- Tener vigente las licencias y documentos personales.

3.4. SISTEMA CONTABLE

3.4.1 SOFTWARE

El departamento contable la empresa BUILDEQUA S.A. trabaja con el Sistema Administrativo

Financiero Contable Integrado S.A.F.I., bajo plataforma Windows desde el año de 1998.

El sistema SAFI funciona bajo los módulos de Tesorería, Cuentas por Pagar, Inventarios por

bodegas, Facturación, Cuentas por Cobrar, Nómina, Administración de Personal y Activos Fijos,

los cuales se integran al Módulo de Contabilidad y desde el cual se obtienen balances y reportes.

Este software contable tiene la opción de multiusuarios concurrentes con procesos integrados al

Módulo de Contabilidad.



La seguridad del aplicativo se los realiza a través de perfiles de usuarios con claves de opciones

personalizadas a cada uno de los módulos de SAFI.

3.4.2. POLÍTICAS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO

ADMINISTRATIVO Y CONTABLE.

Al pertenecer al segmento Pyme, las actividades de la empresa BUILDEQUA no tienen mucha

carga, por lo que existe un solo departamento que agrupa los asuntos Financieros,

Administrativos y Contables, el cual conforme el organigrama funcional está a cargo de un

Gerente.

3.4.2.1. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y CONTROL DE MATERIALES.

La solicitud de materiales se lo realiza por correo electrónico al Gerente Financiero y aquí

empieza la búsqueda y cotización más conveniente, sin embargo al ser una empresa de servicios,

los costos más importantes corresponden a servicios de: mantenimiento, transporte, seguros,

honorarios y otros. Por tal razón, no existe bodega, ni inventarios de suministros.

3.4.2.2. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES

Antes de la firma de un Contrato de Alquiler de Maquinaria la empresa analiza el estado de los

equipos y determina las necesidades, las cuales generalmente consisten en mantenimiento.

Cuando una de estas necesidades es la compra de un nuevo equipo, esta solicitud llega al

Presidente de la Empresa y a la Junta de Accionistas para coordinar junto el Gerente Técnico y

Financiero las características del equipo y la forma de financiamiento conveniente.



3.4.2.3. REQUISICIÓN DE MATERIALES Y SERVICIOS

La empresa no cuenta con formularios pre-impresos de requisición y órdenes de compra, todo se

maneja a través de solicitudes enviadas por correo electrónico con copia a las gerencias

relacionadas.

3.4.2.4. APROBACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

La aprobación de la compra lo hace el Gerente Financiero a través del correo electrónico y

dependiendo el monto de la compra, la aprobación puede venir del Presidente. Este correo

generalmente es adjuntado a la factura o contrato de servicios.

3.4.2.5. PAGO POR LA COMPRA DE MATERIALES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

Una vez obtenido el material o servicio, se recibe la factura, la cual es rubricada por el Gerente

Financiero. Posteriormente pasa al contador para la contabilización y emisión del certificado de

retención, la cual es entregada en un máximo de cinco días.

El pago se lo realizada en un máximo de 30 días con crédito directo de los proveedores,

generalmente con cheque cruzado.

3.4.2.6 CONTROL DE EFECTIVO

El ingreso de efectivo a la empresa se realiza a través de transferencias bancarias, realizadas por

el cliente y eventualmente por cheques a nombre de la empresa.

Estos ingresos son supervisados por el Gerente Financiero y una vez contabilizados firmados por

él.



3.4.2.7. CAJA CHICA

Existen dos cajas chicas, manejadas una por la Asistente Contable y otra por el Gerente Técnico,

las cuales son reembolsadas mensualmente una vez presentado el detalle de liquidación de caja

chica, con facturas y otros soportes a nombre de los responsables de las cajas.

3.4.2.8. ARQUEO DE CAJA

En la empresa no hay la política de arqueo de cajas, ni de rotación de las mismas.

3.4.2.9. BANCOS Y CONCILIACIONES

La empresa BUILDEQUA S.A. tiene aperturada cuatro cuentas corrientes, dos en el exterior y

dos en el país, las cuales son conciliadas mensualmente y supervisadas por el Gerente Financiero.

En todas las cuentas existes cuatro firmas autorizadas, de las cuales dos indistintamente pueden

firmar cheques. La autorización de pagos a través de transferencias se los realiza con claves de

dos personas autorizadas.

Debido al acceso electrónico ya no se debe esperar el estado de cuenta para conciliarlo, lo que

permite detectar errores inmediatamente.

3.4.2.10. ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos de mayor relevancia de la empresa BUILDEQUA, son Maquinaria y Equipo,

Vehículos y Gabarra, todos ellos destinados al alquiler y transporte.



Dentro de la maquinaria y equipo la empresa cuenta con excavadoras, motoniveladoras, grúas,

compresores, cargadoras y bulldozers.

En la cuenta vehículos existen volquetas, plataformas, camiones y camionetas utilizadas para el

transporte de equipo y materiales.

La gabarra es un activo peculiar que incluye un remolcador y una barcaza destinados a

transportar maquinaria pesada por ríos de Oriente tanto Ecuatoriano como Peruano, además

adaptando una grúa se alquila a clientes que extraen material para la construcción, como la

arena.

Este equipo es muy cotizado por lo que dentro de la cuenta Activos en Tránsito está una gabarra

nueva esperando permisos de navegación.

3.4.2.11. INGRESOS

La contabilización de todos los depósitos o créditos a las cuentas bancarias se los realiza con un

diario de ingresos, la numeración de los mismos los da el sistema.

3.4.2.12. EGRESOS

La contabilización de los pagos o anticipos a proveedores se los realiza a través de cheques por

medio de un egreso, el sistema toma automáticamente el número de cheque disponible y da un

número de egreso. La anulación de cheques se lo registra por egresos.



3.4.2.13. DIARIOS

A través de diarios se registran los débitos bancarios, registros de roles, provisiones,

depreciaciones, amortizaciones y ajustes. La numeración de los mismos son dados

automáticamente por el sistema.

3.5. PLAN DE CUENTAS

3.5.1 PRESENTACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

El plan de cuentas que maneja la empresa es extenso y tiene incorporados a todos los centros de

costos que generan las operaciones. Las cuentas del catálogo están diseñadas para obtener los

Balances de Situación y de Resultados:

El plan de cuentas de la empresa BUILDEQUA es el siguiente:

(ver la siguiente página)

Balance General

• Activo

• Pasivo

• Capital

Estado de Resultados

• Ingresos

• Gastos



Código Contable Nombre de la Cuenta

1. A C T I V O

1.1. *ACTIVO CORRIENTE*

1.1.1. CAJA BANCOS

1.1.1.01 Caja general

1.1.1.02 Caja chica

1.1.1.10 Bco Pichincha cta cte 3084603904

1.1.1.11 Pichincha Miami cta cte 23118894

1.1.1.12 State Trust Bank cta 19909

1.1.1.13 Bco Guayaquil Panamá 100564919

1.1.1.20 Transferencias interbancarias

1.1.2. INVERSIONES TEMPORALES

1.1.2.03 Pichincha Miami

1.1.2.30 Intereses Pichincha Miami

1.1.2.60 Bco Pichincha

1.1.2.61 Intereses Bco Pichincha

1.1.2.99 Otras inversiones temporales

1.1.3. CTAS POR COBRAR COMERCIALES

1.1.3.01 Conduto Ecuador S.A.

1.1.3.02 BGP Ecuador Co. S.A.

1.1.3.03 Consorcio Conduto Harbert

1.1.3.04 Global Wireless

1.1.3.05 Harbert International Establishment

1.1.3.06 Conduto Peru S.A.C.

1.1.3.07 Tectotal

1.1.3.80 Otros clientes

1.1.3.99 Provisión ctas incobrables

1.1.4. OTRAS CTAS POR COBRAR

1.1.4.01. Anticipos proveedores

1.1.4.01.01 Mahesa S.A.

1.1.4.01.06 Armadillo Tractor

1.1.4.01.99 Otros anticipos

1.1.4.02. Fondos a rendir

1.1.4.02.99 Otros fondos a rendir

1.1.4.03. Anticipos empleados

1.1.4.99. Otros anticipos

1.1.4.99.01 Deudores venta de activos

1.1.4.99.02 Balboa Cía de Seguros

1.1.4.99.04 Hidropilaló S.A.

1.1.4.99.06 Cecom S.A.

1.1.4.99.07 Qualitec C.Ltda

1.1.4.99.99 Otros anticipos

1.1.5. ACTIVOS EN TRANSITO



1.1.5.01. MAQUINARIA Y EQUIPO

1.1.5.01.01 Excavadoras

1.1.5.01.02 Bulldozer

1.1.5.01.03 Dobladoras

1.1.5.01.04 Tractores

1.1.5.01.05 Compresores

1.1.6. IMPUESTOS ANTICIPADOS

1.1.6.01. IMPTO A LA RENTA CREDITO TRIB

1.1.6.01.01 Anticipo Impuesto Renta

1.1.6.01.11 Ret. terceros 2010

1.1.6.02. IMPTO IVA CR TRIBUTARIO

1.1.6.02.01 Retenciones Iva 70% servicios

1.1.6.02.02 Iva en compras

1.1.6.02.03 Reclamo Iva

1.1.7. GASTOS ANTICIPADOS

1.1.7.01 Arriendos anticipados

1.1.7.02 Intereses anticipados

1.1.7.03 Honorarios anticipados

1.1.7.04. Seguros anticipados

1.1.7.04.01 Seguros vehículos anticipados

1.1.7.04.02 Seguros accidentes personales

1.1.7.04.04 Seguros maquinaria anticipado

1.1.7.04.05 Garantía de cumplimiento

1.1.7.04.06 Seguro gabarra anticipado

1.1.8. OTROS ACTIVOS CORRIENTES

1.1.8.01 Otros activos corrientes

1.2. *PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO*

1.2.1. ACTIVOS V/ADQUISICION

1.2.1.01. Activos para arrendar

1.2.1.01.01 Terreno

1.2.1.01.02 Campamentos

1.2.1.01.03 Maquinaria y equipo

1.2.1.01.04 Vehículos

1.2.1.01.05 Gabarra

1.2.1.02. Activos para uso empresa

1.2.1.02.01 Equipo computación

1.2.1.02.02 Muebles y enseres

1.2.2. DEPRECIACION ACUMULADA

1.2.2.01. Depreciación activos para arrendar

1.2.2.01.02 Depreciación Campamentos

1.2.2.01.03 Depreciación Maquinaria y equipo

1.2.2.01.04 Depreciación Vehículos

1.2.2.01.05 Depreciación Gabarra



1.2.2.02. Depreciación activos uso empresa

1.2.2.02.01 Depreciación Equipo Computación

1.2.2.02.02 Depreciación Muebles y Enseres

1.2.4. ACTIVOS ARRENDADOS

1.2.4.01. Maquinaria

1.2.4.01.04 3 Excavad JCB 10649-00

1.2.5. AMORTIZACION ACTIVOS ARRENDADOS

1.2.5.01. Maquinaria

1.2.5.01.04 3 Excavadoras JCB 10649-00

1.2.6. ACTIVOS EN TRANSITO

1.2.6.01. Activos en trámite de activación

1.2.6.01.01 Draga en trámite de activación

1.2.6.01.02 Gabarra en trámite de activación

1.2.6.01.03 Draga Nueva en construcción

1.2.6.01.04 Terreno Cumbayá

1.2.8. OTROS ACTIVOS

1.2.8.01 Software contable licencias

1.2.8.02 Amortización software contable

1.3. *ACTIVOS NO CORRIENTES*

1.3.1. CTAS POR COBRAR L/P

1.3.1.01 Disponible

1.3.2. INVERSIONES A LARGO PLAZO

1.3.2.01. Compañías relacionadas

1.3.2.01.01 Hidropilaló S.A.

1.3.2.01.02 Artparquet S.A.

1.3.2.09. Otras inversiones largo plazo

1.3.4. GASTOS DIFERIDOS

1.3.4.01 Gastos de constitución

1.3.4.02 Amortización gastos constitución

1.3.5. OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

1.3.5.01 Disponible

2. P A S I V O

2.1. *PASIVOS CORRIENTES*

2.1.1. CTAS POR PAGAR PROVEEDORES

2.1.1.20 Proveedores Servicios

2.1.1.30 Proveedores bienes

2.1.1.99 Otros proveedores

2.1.2. OBLIGACIONES CORTO PLAZO

2.1.2.01. OBLIGACIONES FINANCIERAS

2.1.2.01.01 Banco Pichincha 564059-00

2.1.2.01.02 Banco Pichincha 689192-00

2.1.2.01.03 Banco Pichincha 903373-00

2.1.2.03. ACCIONISTAS CORTO PLAZO



2.1.2.03.01 Accionistas corto plazo

2.1.3. ANTICIPO CLIENTES

2.1.3.99 Anticipo clientes

2.1.4. OBLIGACIONES FISCALES

2.1.4.01. Impuesto renta provisión

2.1.4.01.01 Impuesto renta por pagar

2.1.4.04. Retenciones en la Fuente

2.1.4.06. Retenciones impuesto iva

2.1.4.06.01 725 Retenciones 100% iva

2.1.4.06.63 723 Retenciones 70% iva

2.1.4.06.69 721 Retenciones 30% iva

2.1.4.08. Impuesto al valor agregado

2.1.4.08.01 Iva en ventas

2.1.4.08.02 Iva en compras

2.1.5. OBLIGACIONES CON EL IESS

2.1.5.01 Aportes Iess

2.1.5.02 Fondos de reserva

2.1.5.03 Préstamos Iess

2.1.6. OBLIGACIONES LABORALES

2.1.6.01. REMUNERACIONES

2.1.6.01.01 Sueldos por pagar

2.1.6.01.03 Liquidaciones por pagar

2.1.6.02. PROVISIONES SOCIALES

2.1.6.02.01 Vacaciones

2.1.6.02.02 15% trabajadores

2.1.6.02.03 Décimo tercer sueldo

2.1.6.02.04 Décimo cuarto sueldo

2.1.7. OTRAS CTAS POR PAGAR

2.1.7.01 Flete marítimo

2.1.7.02 Flete interno

2.1.7.03 Seguros de importaciones

2.1.7.04 Agente afianzado

2.1.7.05 Verificadora aduanera

2.1.7.06 Montacargas/gruas cruz

2.1.8. DIVIDENDOS POR PAGAR

2.1.8.01 Dividendos por pagar accionistas

2.1.9. CTAS Y GTS POR PAGAR

2.1.9.01 Intereses por pagar

2.1.9.03 Seguros por pagar

2.1.9.04 Honorarios profesionales

2.1.9.99 Otras cuentas y gastos por pagar

2.2. *PASIVOS NO CORRIENTES*

2.2.1. PRESTAMOS DE ACCIONISTAS



2.2.1.01. OBLIGACIONES ACCIONISTAS

2.2.1.01.01 Obligaciones accionistas L/P

2.2.2. OBLIGACIONES LARGO PLAZO

2.2.2.01. OBLIGACIONES FINANCIERAS

2.2.2.01.01 Banco Pichincha 564059-00

2.2.2.01.02 Banco Pichincha 689192-00

2.2.2.01.03 Banco Pichincha 903373-00

2.2.2.02. OBLIGACIONES ARREND MERCANTIL

2.2.2.02.18 Contrato No. 10267-00

2.2.2.02.19 Contrato No. 10649

2.2.3. OTROS PASIVOS NO CORRIENTES

2.2.3.01 Otros pasivos no corrientes

2.2.4. OTRAS OBLIGACIONES LARGO PLAZO

2.2.4.01 Cenit Import Export Corp

3. P A T R I M O N I O

3.1. APORTACIONES ACCIONISTAS

3.1.1. CAPITAL SOCIAL PAGADO

3.1.1.01 Capital pagado

3.1.2. APORTE FUTURAS CAPITALIZACIONES

3.1.2.01 Aporte futuras capitalizaciones

3.2. RESERVAS PATRIMONIALES

3.2.1. RESERVAS SOCIETARIAS

3.2.1.01 Reserva legal

3.2.1.02 Reserva facultativa

3.2.1.03 Reserva estatutaria

3.2.1.04 Reserva de Capital

3.2.2. OTRAS RESERVAS

3.2.2.01 Reservas de capital

3.2.2.02 Reservas por valuación

3.2.2.03 Reservas por donaciones

3.3. SUPERAVIT

3.3.1. SUPERAVIT DE CAPITAL

3.3.1.01 Revaluación de inversiones

3.4. PERDIDAS ACUMULADAS

3.4.1. Resultados ejercicios anteriores

3.4.1.01 Utilidades no distribuidas

3.4.1.02 Pérdidas acumuladas

3.4.1.04 Resultados por obligaciones

3.5. UTILIDADES ACUMULADAS

3.5.1. Resultados ejercicios anteriores

3.5.1.01 Utilidades

3.5.1.02 Utilidad para reinversión

3.8. RESULTADOS DEL EJERCICIO (CIERRE)



4. E S T A D O DE R E S U L T A D O S

4.1. INGRESOS OPERATIVOS

4.1.1. VENTAS

4.1.1.01. VENTAS GRAVADAS

4.1.1.01.01 Repuestos

4.1.1.01.02 Alquiler maquinaria

4.1.1.01.03 Servicios prestados

4.1.1.01.04 Arriendos campamento

4.1.1.01.05 Alquiler draga

4.1.1.01.06 Alquiler vehículos

4.1.1.01.07 Alquiler gabarra

4.1.1.02. VENTAS NO GRAVADAS

4.1.1.02.02 Transporte

4.1.1.02.03 Exportación de servicios

4.2. INGRESOS NO OPERATIVOS

4.2.1. INGRESOS FINANCIEROS

4.2.1.01 Rendimientos financieros

4.2.2. OTROS INGRESOS/PERDIDAS NETAS

4.2.2.01 Utilidad venta activos fijos

4.2.2.99 Otros ingres/gastos netos

5. C O S T O Y G A S T O S

5.1. COSTO DE VENTAS

5.1.1. COSTO DE MERCADERIAS VENDIDAS

5.1.1.01 Repuestos

5.1.1.02 Maquinaria

5.1.2. COSTO DE INVENTARIOS

5.1.2.01 Roturas de inventarios

5.1.2.02 Diferencia de inventarios

5.1.2.03 Bajas de inventarios

5.1.3. COSTO DE ARRENDAMIENTOS

5.1.3.01. Mano de obra

5.1.3.01.01 Sueldo unificado

5.1.3.01.02 Horas extras

5.1.3.01.03 Bonos

5.1.3.01.04 Movilización

5.1.3.01.06 Beneficios sociales

5.1.3.01.07 Sobresueldos

5.1.3.01.08 Alimentación

5.1.3.01.99 Otros gastos mano de obra

5.1.3.02. Otros gastos

5.1.3.02.01 Alquiler maquinaria

5.1.3.02.02 Arrendamiento mercantil maquinaria




5.1.3.02.05 Seguros

5.1.3.02.06 Mantenimiento maquinaria y equipo

5.1.3.02.07 Matriculas, traspasos y otros

5.1.3.02.08 Honorarios profesionales

5.1.3.02.09 Gastos desaduanización

5.1.3.02.10 Depreciaciones

5.1.3.02.11 Servicios empresas

5.1.3.02.12 Transporte

5.1.3.02.99 Otros

5.1.4. COSTOS DE TRANSPORTE




5.1.4.01.03 Bonos



5.1.4.01.07 Sobresueldos

5.1.4.01.08 Alimentación

5.1.4.01.99 Otros gastos mano de obra

5.1.4.02. Otros gastos transporte

5.1.4.02.01 Transporte materiales

5.1.4.02.02 Transporte maquinaria y equipo

5.1.4.02.03 Arrendamiento mercantil vehículos

5.1.4.02.04 Mantenimiento vehículos

5.1.4.02.05 Seguros

5.1.4.02.06 Matriculas, traspasos, otros

5.1.4.02.07 Honorarios

5.1.4.02.08 Servicios personas naturales


5.1.4.02.99 Otros gastos vehículos

5.1.5. COSTOS DE CAMPAMENTOS

5.1.5.01 Seguros

5.1.5.05 Depreciaciones

5.1.5.20 Mano de obra

5.1.6. COSTOS DRAGA




5.1.6.01.03 Bonos y otros



5.1.6.01.06 Aporte patronal y fondos reserva

5.1.6.01.07 Alimentación y víveres



5.1.6.01.99 Otros gastos mano obra

5.1.6.02. Otros gastos draga

5.1.6.02.01 Herramientas y equipos

5.1.6.02.02 Repuestos y mantenimiento

5.1.6.02.03 Movilización y pasajes aéreos

5.1.6.02.04 Combustible

5.1.6.02.05 Seguros

5.1.6.02.06 Alquileres y arriendos

5.1.6.02.07 Servicios autónomos



5.1.6.02.15 Hospedaje, alimentación

5.1.6.02.20 Matriculas y otros

5.1.6.02.80 Gastos administrativos

5.1.6.02.99 Otros gastos draga

5.1.7. COSTOS GABARRA




5.1.7.01.03 Bonos y otros



5.1.7.01.06 Aporte patronal y fondos reserva

5.1.7.01.10 Trabajadores autónomos gabarra

5.1.7.01.99 Otros gastos mano obra

5.1.7.02. Otros gastos gabarra

5.1.7.02.01 Herramientas y equipos

5.1.7.02.02 Mantenimiento y reparaciones


5.1.7.02.05 Seguros

5.1.7.02.06 Combustible

5.1.7.02.07 Notarios y registro propiedad


5.1.7.02.12 Honorarios

5.1.7.02.13 Servicios sociedades

5.1.7.02.15 Hospedaje y alimentación

5.1.7.02.17 Comunicaciones

5.1.7.02.18 Patentes, matriculas y otros

5.1.7.02.99 Otros gastos gabarra

5.2. GASTOS ADMINISTRATIVOS

5.2.2. GASTOS DE ADMINISTRACION

5.2.2.01. SUELDOS ADMINISTRACION




5.2.2.01.02 Sueldo tiempo extra

5.2.2.01.04 Aporte patronal y fondo reserva


5.2.2.01.07 Bonos e incentivos por eficiencia

5.2.2.01.09 Indemnizaciones laborales

5.2.2.01.10 Personal ocasional

5.2.2.02. GASTOS ADMINISTRACION

5.2.2.02.01 Servicios básicos

5.2.2.02.02 Arrendamiento oficinas

5.2.2.02.03 Suministros y materiales

5.2.2.02.04 Mantenimiento equipos y software

5.2.2.02.05 Mantenimiento oficinas

5.2.2.02.06 Imprenta y formularios

5.2.2.02.07 Publicidad

5.2.2.02.08 Courier y correo

5.2.2.02.09 Copias y anillados

5.2.2.02.10 Libros

5.2.2.02.12 Gastos de gestión

5.2.2.02.13 Gastos de viaje

5.2.2.02.15 Gastos notaría y registro propiedad

5.2.2.02.17 Gastos movilización

5.2.2.02.18 Atención personal

5.2.2.02.20 Gastos bancarios

5.2.2.02.25 Honorarios sociedades


5.2.2.02.28 Aportes y F. Reserva Patrono

5.2.2.02.29 Cafetería

5.2.2.02.30 Seguros

5.2.2.02.31 Seguridad

5.2.2.02.32 Capacitación

5.2.2.02.33 Bases licitación y otros

5.2.2.02.70 Servicios administrativos

5.2.2.02.71 Pérdida por venta activos fijos

5.2.2.02.80 Iva no compensado

5.2.2.02.90 Otros gastos

5.2.3. GASTOS DEPRECIACION

5.2.3.02 Campamento

5.2.3.03 Equipo computación

5.2.3.04 Maquinaria y equipo

5.2.3.05 Muebles y enseres

5.2.3.07 Equipos de oficina

5.2.3.08 Vehículos

5.2.5. GASTOS DE AMORTIZACION



5.2.5.01 Software contable

5.2.5.02 Software sistema operativo

5.2.6. GASTOS/INGRESOS FINANCIEROS

5.2.6.01 Intereses pagados

5.2.6.02 Intereses ganados

5.2.7. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES

5.2.7.01 Superintendencia Compañías

5.2.7.02 Patente comercial

5.2.7.03 1.5 por mil sobre activos

5.2.7.04 Cámara de Industrias y Producción

5.2.7.07 Impuesto Salida Divisas

5.2.7.99 Otros impuestos

5.2.8.

GASTOS TRIBUTARIAMENTE NO

DEDUCIBLES

5.2.8.01 Intereses tributarios

5.2.8.02 Multas tributarias

5.2.8.04 Intereses y multas Iess

5.2.8.06 Multas Banco Central

5.2.8.07 Gastos Intereses que supera tasa referencial

5.2.8.09 Gastos no sustentados

5.2.8.10 Donaciones

5.2.8.99 Otros gastos no deducibles

5.2.9. PROVISIONES

5.2.9.01 Provisión 15% trabajadores

5.2.9.02 Provisión impuesto a la renta

3.5.2. INSTRUCTIVO DEL PLAN DE CUENTAS

La empresa BUILDEQUA no cuenta con un instructivo para la aplicación del Plan de Cuentas.

3.6. F.O.D.A

Con el análisis FODA (El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las

palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, en inglés SWOT: Strenghts,

Weaknesses, Oportunities, Threats) en la empresa BUILDEQUA se obtuvo un panorama de la

situación actual y competitiva de la empresa, las conclusiones permitirán al la Administración



abordar la solución de los problemas en forma más objetiva, definir prioridades y planificar

objetivos más concretos.

FORTALEZAS

La fortaleza más importante que tiene la empresa BUILDEQUA S.A. es el mantener equipos

nuevos y de última tecnología, lo cual sumado con el cumplimiento puntual de sus contratos, le

permiten tener sus equipos 100 % utilizados.

Además de ello cuenta con otras fortalezas como:

Precios muy competitivos.

Personal técnico muy capacitado.

OPORTUNIDADES

Panorama positivo para el desarrollo minero en el Ecuador.

Oferta de servicios los 365 días del año.

DEBILIDADES

Falta de equipos para ofrecer a nuevos clientes.

Falta de un manual de procedimientos técnicos.

Dependencia de exterior para importar equipos.

AMENAZAS

Las amenazas del entorno en cuanto a BUILDEQUA se refieren al temor de crecer por falta de

inversión extranjera en el sector hidrocarburífero, debido a que el manejo político determinó la



salida del país de algunas empresas petroleras extranjeras y el traspaso administrativo de este

sector al Estado.

Además de ello hay que considerar como otras amenazas:

- Crecimiento de la oferta.

- Incremento de precios en los insumos importados.

- Inestabilidad política, cambio de reglas tributarias continuas

- Inflación

FORTALEZAS

-Equipos nuevos de última tecnología

-Cumplimiento puntual de sus contratos.

-Precios muy competitivos

- Personal técnico muy capacitado.

OPORTUNIDADES

- Panorama positivo para el desarrollo minero en el Ecuador.

- Ofertar de servicios los 365 días del año.

DEBILIDADES

- Falta de equipos para ofrecer a nuevos clientes.

- Falta de un manual de procedimientos técnicos.

- Dependencia de exterior para importar equipos.

AMENAZAS

- Temor de crecer por falta de inversión extranjera en el país.

- Crecimiento de la oferta.

- Inestabilidad política, cambio de reglas continuas, inflación.

FODA

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO IV


CAPITULO IV

4. PROPUESTA

4.1. INTRODUCCIÓN

Los administradores de la Empresa BUILDEQUA S.A. necesitan contar con una herramienta

orientada específicamente al Departamento de Contabilidad, que permita sistematizar los

procesos y políticas de la empresa; y que además determine técnicas de control interno; por tal

razón la intención de esta propuesta es constituir una guía práctica, que describa las funciones y

obligaciones de cada empleado en este Departamento.

La difusión de esta propuesta se la realizará luego de la aprobación de Junta de Accionistas y será

la Administración la encargada de su actualización.



4.2. OBJETIVO

El objetivo principal de esta propuesta es presentar a la Administración de la empresa

BUILDEQUA S.A., un libro de fácil ejecución y entendimiento, que contenga la descripción de

las actividades que debe seguir el personal del departamento de contabilidad. El cual debe:

- Sistematizar los procedimientos contables, registros y preparación de informes.

- Presentar la representación gráfica de la secuencia de actividades de cada proceso.

- Facilitar la capacitación del personal del Departamento de Contabilidad.

- Dar una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada persona.

- Presentar el Plan de Cuentas y describir su utilización.

- Ser un instrumento de apoyo en el manejo del control interno a fin de otorgar una

seguridad razonable de que los objetivos gerenciales están siendo alcanzados.

- Garantizar que la información que llega a la administración sea completa, adecuada y

veraz.

4.3. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONAL

4.3.1 ORGÁNICA

El Gerente Administrativo - Financiero firma como Contador de la empresa por lo que se

presenta la recomendación de llenar este cargo con el Asistente Contable quien es Contador

Autorizado, contribuyendo así a un mejor control interno, sin necesidad de incremento de

personal.



Se cambia además, las denominaciones orgánicas:

De Dirección a Presidencia

De Departamentos a Gerencias

Otro cambio recomendado es manejar la Gerencia Técnica como Gerencia de Calidad,

comprometiendo así a la empresa a la mejora continua.

Finalmente se recomienda a los accionistas considerar en una próxima reforma de estatutos la

posibilidad de cambiar el cargo de Presidente por el de Gerente General, más acorde a las

funciones.

Junta General de Accionistas

Presidencia

Gerencia Administrativa -

Financiera

Contador General

Gerencia RRHH Gerencia de

Calidad

Auditoría, Asesoría legal y tributaria



4.3.2. FUNCIONAL

Luego del análisis de las funciones y visualización de las mismas, se determinó presentar a la

Administración un diagrama de las funciones departamentales, las mismas que tienen una medida

justa de relación, con el objeto de obtener del recurso humano el máximo grado de eficiencia.

El cambio principal radica en separar las competencias de Gerente Administrativo - Financiero,

de las del Contador General y agregar un Coordinador Técnico en la Gerencia de Calidad.


Presidente

Gerente Administrativo -

Financiero

Contador General

Mensajero

Gerente de RRHH

Asistente RRHH

Gerente de Calidad

Coordinador Técnico

Mecánicos Choferes

Auditores, Asesores legales

y tributarios



NIVEL DIRECTORIO

CARGO:

DEPARTAMENTO:


REPORTA A:

Asamblea General

OBJETIVO:

Planificar, programar y coordinar el futuro de la empresa.

Máximo organismo en la toma de decisiones y está integrado por los accionistas de la empresa.

RESPONSABILIDADES, COMPETENCIAS Y TAREAS CONCRETAS:

1. Elegir y destituir al Presidente de la Compañía y nombrar a los Auditores Externos.

2. Análisis y aprobación de los Estados Financieros.

3. Aumento o reducción de capital.

4. Modificación de los Estatutos Sociales de la empresa.

5. Fusión, disolución o escisión de la sociedad.

RELACIONES INTERNAS:

Asamblea General

RELACIONES EXTERNAS:

Todas



NIVEL EJECUTIVO

CARGO:

Presidente

DEPARTAMENTO:

Presidencia

REPORTA A:

Junta General del Accionistas

OBJETIVO:

Cumplir con los objetivos propuestos, actuando siempre dentro del marco estratégico, político y financiero

de la empresa.


1. Analizar los resultados periódica y estadísticamente, informando a los Gerente Departamentales.

2. Informar a la Junta General de Accionistas sobre el desarrollo de la empresa, a través de Balances y

Presupuestos Comparativos.

3. Representar legalmente a la empresa.

4. Diseñar políticas gerenciales y desarrollar metas a corto y largo plazo.

5. Contratar personal calificado en los puestos Gerenciales.

6. Autorizar adquisiciones, devoluciones, autorizar créditos.

7. Responsable de los libros sociales y prepara loas comunicaciones suscribiéndolas como Presidente.

8. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, tributarias y financieras de la empresa.


Junta General de Accionistas, Gerentes Departamentales y todos bajo estos mandos.


Organismos de Control, Bancos, Clientes, Proveedores, Auditores Externos



NIVEL ASESOR

CARGO:

Auditores Externos

DEPARTAMENTO:

REPORTA A:

Junta General del Accionistas

OBJETIVO:

Dar su opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros presentados por la empresa.


1. Analizar las operaciones y registros contables del ejercicio fiscal auditado.

2. Dar su opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa, así

como posibles contingencias.

3. Presentar el informe de auditoría.


Junta General de Accionistas, Gerentes Departamentales, Asistentes y demás empleados de la

empresa.


Organismos de control, Bancos, Clientes, Proveedores



NIVEL ASESOR

CARGO:

Asesores Tributarios y Legales

DEPARTAMENTO:

REPORTA A:

Presidencia y Gerencia Administrativa y Financiera

OBJETIVO:

Asesorar y defender a la empresa.


1. Preparar y revisar contratos.

2. Informar sobre los cambios tributarios y laborales.

3. Dar su opinión sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa, así como

posibles contingencias.

4. Defender legalmente a la empresa y a sus representantes.


Junta General de Accionistas, Presidente y Gerentes de diferentes áreas.


Todas según las circunstancias.



NIVEL EJECUTIVO

CARGO:

Gerente Administrativo y Financiero

DEPARTAMENTO:

Gerencia Administrativa y Financiera

REPORTA A:

Presidente

OBJETIVO:

Gestionar los recursos para cubrir las necesidades financieras de la empresa.


1. Definir junto con el Presidente la política financiera en un período determinado.

2. Informar al Presidente sobre la política financiera de la empresa.

3. Controlar el cobro y pago de las necesidades de la empresa.

4. Supervisar los Estados Financieros de la Empresa.

5. Mantener la relación a nivel financiero con las otras empresas del grupo.

6. Efectuar el análisis y control de los costos de la empresa.

7. Controlar los deberes formales de la contabilidad.

8. Responsable del personal que tiene a su cargo.


Presidente, Contador, Gerentes de otras áreas y todo el personal de la empresa.


Clientes, proveedores, bancos, entes de control, competencia.



NIVEL OPERATIVO

CARGO:

Contador General

DEPARTAMENTO:


REPORTA A:

Gerente Administrativo y Financiero

OBJETIVO:

Responsable de controlar y registrar todas las operaciones contables de la empresa de acuerdo con los

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.


1. Elaboración y análisis de los Estados Financiero y Reportes Contables.

2. Preparar y revisar las facturas y obtener aprobación del Gerente respectivo.

3. Informar al Gerente Administrativo y Financiero sobre los cobros, aplazamientos, facturas devueltas y

morosidad de los clientes.

4. Declarar los impuestos y presentar los informes y anexos a los entes de control.

5. Realizar procedimientos de control interno: Conciliación de bancos, arqueos, inventarios.

6. Gestionar el cobro y pago de las necesidades de la empresa.

7. Elaborar roles de pago.

8. Precautelar los bienes bajo su responsabilidad, incluido libros y documentos contables y sociales.

9. Atiende los requerimientos de los Auditores y Asesores Tributarios.


Gerente Administrativo y Financiero y todo el personal de la empresa


Clientes, proveedores, bancos, entes de control.



NIVEL OPERATIVO

CARGO:

Mensajero

DEPARTAMENTO:


REPORTA A:

Gerente Administrativo Financiero y Contador

OBJETIVO:

Realizar labores de mensajería.


1. Realizar depósitos y trámites bancarios.

2. Llevar documentos a los clientes, proveedores y más relacionados.

3. Retirar cobros en la dirección del cliente.

4. Realizar trámites relacionados con la operación de la empresa.


Todos las Gerencias


Bancos, Clientes, Entes de Control, IESS, Ministerio Relaciones Laborales, entre otros.



NIVEL EJECUTIVO

CARGO:


DEPARTAMENTO:

Gerencia de Recursos Humanos

REPORTA A:

Presidente

OBJETIVO:

Definir la política del personal de la empresa, en la selección, contratación y formación.


1. Definir junto con el Presidente la política de RRHH en un período determinado.

2. Responsable de definir un presupuesto de capacitación del personal.

3. Gestión y preparación de contratos de trabajo.

4. Gestión de permisos, anticipos, vacaciones y otros.

5. Conocer toda la información acercar de la Leyes Laborales

6. Aplicar las técnicas de prevención contra riesgos.

7. Encargado de supervisar y aprobar la nómina, anexos de Relación de Dependencia e formularios de

Impuesto a la Renta del personal.



Todo el Personal


Ministerio de Relaciones Laborales, IESS, Empresas Calificadoras de Personal.



NIVEL OPERATIVO

CARGO:

Asistente de Recursos Humanos

DEPARTAMENTO:

Gerencia de Recursos Humanos

REPORTA A:


OBJETIVO:

Gestión administrativa de personal.


1. Preparar contratos, finiquitos y gestiona su legalización.

2. Calcular las horas extras y solicitar aprobación al Gerente respectivo.

3. Realizar el ingreso y salida del personal del Iess.

4. Coordinar las vacaciones y pagos de décimos, utilidades y bonos.

5. Prepara la nómina y la envía para aprobación del Gerente Administrativo y Financiero.

6. Coordina los cursos de capacitación.


Todo el Personal


Ministerio de Relaciones Laborales, IESS



NIVEL EJECUTIVO

CARGO:

Gerente de Calidad

DEPARTAMENTO:

Gerencia de Calidad

REPORTA A:

Presidente

OBJETIVO:

Implantar la política de calidad en la empresa y concientizar al personal sobre la misma.


1. Definir junto con el Presidente la política de Calidad en un período determinado.

2. Analizar y proponer los procesos de calidad necesarios para las mejoras correspondientes.

3. Definir junto con la Dirección las funciones de los distintos puestos de trabajo.

4. Definir un programa de Calidad con el objeto de redactar la documentación correspondiente a fin de

implantar un sistema de calidad de acuerdo con la Norma ISO 9000.

5. Aplicar las técnicas de prevención contra riesgos.

6. Responsable de actualizar el Manual de Calidad y Procedimientos de Trabajo

8. Encargado de atender las quejas de los clientes.



Coordinador Técnico, Choferes, Mecánicos y todo el personal de la empresa.


Clientes, Proveedores y Auditores de Calidad.



NIVEL OPERATIVO

CARGO:


DEPARTAMENTO:

Gerencia de Calidad

REPORTA A:

Gerente de Calidad

OBJETIVO:

Coordinar la logística de la maquinaria y buen estado de la misma, atendiendo las necesidades del cliente.


1. Participar junto con el Gerente de Calidad en el objetivo de satisfacer del cliente.

2. Recibe información del cliente sobre la calidad del servicio.

3. Es responsable de que la maquinaria esté en buenas condiciones y con los permisos necesarios.

4. Viaja a provincias para conocer y definir el plan de movilización de la maquinaria.

5. Informa sobre incidentes operativos y define acciones correctoras para que no vuelvan a suceder.

6. Supervisa las técnicas de prevención contra riesgos y de que se cumplan los Procedimientos de

Trabajo.

7. Controla que los choferes cumplan con los tiempos de trabajo y los mecánicos con el mantenimiento

8. Evalúa y selecciona a los proveedores propios de su área.

9. Aprueba facturas propias de su área.


Choferes, mecánicos y todo el personal


Clientes y Proveedores



NIVEL OPERATIVO

CARGO:

Mecánico

DEPARTAMENTO:

Gerencia de Calidad

REPORTA A:


OBJETIVO:

Mantener la maquinaria en el mejor estado mecánico posible.


1. Participar junto con el Coordinador Técnico en el objetivo de satisfacer del cliente.

2. Realizar trabajos mecánicos preventivos y de reparación de la maquinaria y vehículos.

3. Está en contacto continuo con los choferes para saber de cualquier anomalía o incidente.

4. Resuelve cualquier problema que tenga el chofer, independiente de su ubicación.

5. Informa al coordinador técnico sobre todas las novedades operativas.


Coordinador Técnico y Choferes.





NIVEL OPERATIVO

CARGO:

Chofer

DEPARTAMENTO:

Gerencia de Calidad

REPORTA A:


OBJETIVO:

Conducir la maquinaria pesada y vehículos conforme a la ruta de trabajo definida.


1. Participar junto con el Coordinador Técnico en el objetivo de satisfacer del cliente.

2. Hacer la recogida de materiales y cumplir con la Hoja de Trabajo en el sitio definido.

3. Estar en contacto continuo con mecánicos para informar de cualquier anomalía o incidente.

4. Es responsable del buen trabajo de los equipos.

5. Informa al coordinador técnico de las novedades operativas.


Coordinador Técnico y Choferes.





4.4. PROPUESTA DE PROCESOS PARA LA COMPAÑÍA BUILDEQUA S.A.

A continuación se presenta la propuesta a cada uno de los procesos que realiza la compañía en la

Gerencia Administrativa - Financiera y cuya finalidad es proveer a los accionistas de una

seguridad razonable de las operaciones financieras y contables, minimizando los riesgos en

cuanto a control interno.

Esta propuesta es el inicio del Programa de Calidad que la empresa desea implantar de acuerdo

con la Norma ISO 9000.

4.4.1. SELECCIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES.

En la actualidad y con la tendencia general a la globalización, se puede acceder a diversos

mercados, en tal virtud la empresa debe asegurarse de contar con empresas que garanticen sus

equipos y que presten servicios técnicamente calificados.

Además de obtener garantía y precio justo se debe considerar la importancia de mantener

relaciones comerciales con proveedores que en un eventual momento puedan aceptar condiciones

de pago especiales.

La selección se realizará a aquellos proveedores que ofrezcan calidad, precio, tiempo de entrega,

forma de pago y garantía.



4.4.1.1. DOCUMENTOS

Formulario de Calificación de Proveedores

El objetivo de este formulario es describir el sistema que permita que los productos comprados

cumplan con todos los requisitos y especificaciones técnicas requeridas.

Sin embargo se debe aplicar a aquellos bienes o servicios que a criterio de Gerente de Calidad

tengan incidencia directa en el servicio que presta la empresa.



HOMOLOGACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES PARA LA EMPRESA BUILDEQUA S.A.

INFORMACION GENERAL

Razón Social:

RUC: País:

Ciudad: Provincia:

Dirección de la empresa:

Teléfonos: E-mail:

Indique para que empresa esta calificando:

Años de funcionamiento de la empresa: # Cuenta Bancaria (para acreditar pago):

Representante para el proceso de calificación:

Celular:

Actividades de la empresa:

Sucursales (Indicar ciudades):

Sector:

Describa los productos/servicios que están siendo homologados:

Información Adicional

Nombre del Representante Legal: E-mail :

Vendedor / Contacto Comercial: Teléfono:

Celular (Vendedor): E-mail:

Número de empleados: Horario/# de turnos:

Nombre de los principales accionistas RUC / C.I.

PARA USO DE BUILDEQUA S.A.

Resumen de Evaluación

Generalidades:

Puntaje Obtenido: Fecha :

Revisado por: Presidente:

Gerente Administrativo - Financiero Gerente de Calidad:



REQUISITOS DOCUMENTALES PARA PROVEEDORES

PERSONAS JURIDICAS

Los documentos deberán ser presentados en una carpeta manila en el orden señalado.

ITEM DOCUMENTO SOLICITADO SI /

NO / NA

1 Copia del RUC actualizado (notariada)

2

Listado de clientes de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Clientes a los que se les haya otorgado productos /servicios relacionados a la actividad homologada en los 2 últimos años.

3

Listado de proveedores principales de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Con los que haya tenido relaciones comerciales dentro de los 2 últimos años.

4 Referencias bancarias originales de las cuentas de la Compañía. (Todos los bancos con los que trabaje)

5 Copia notariada de la Constitución de la Compañía, Estatus y ultimas reformas (Debe constar el último aumento de capital en dólares)

6 Copia notariada del nombramiento del Representante legal inscrito en el Registro Mercantil

7 Copia de cédula de ciudadanía del representante legal o copia de pasaporte en el caso de ser extranjero (notariado)

8 Impresión de la página web del Servicio de Rentas Internas de constar en la Lista Blanca

9 Certificado actualizado de Existencia Legal y Cumplimiento de Obligaciones emitido por la Superintendencia de Compañías

10 Reporte Unico de Central de Riesgos emitido por la Superintendencia de Bancos.

11 Copia de la Nómina de Accionistas presentado a la Superintendencia de Compañías



REQUISITOS DOCUMENTALES PARA PROVEEDORES

PERSONAS NATURALES

ITEM DOCUMENTO SOLICITADO SI / NO /

NA

1 Copia del RUC actualizado (notariada)

2

Listado de clientes de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Clientes a los que se les haya otorgado productos /servicios relacionados a la actividad homologada en los 2 últimos años.

3

Listado de proveedores principales de la empresa (detallando: persona de contacto, dirección, teléfono, email) Nota: Con los que haya tenido relaciones comerciales dentro de los 2 últimos años.

4 Referencias bancarias originales de las cuentas . (Todos los bancos con los que trabaje)

5 Copia de cédula de ciudadanía del representante legal o copia de pasaporte en el caso de ser extranjero (notariado)

6 Impresión de la página web del Servicio de Rentas Internas de constar en la Lista Blanca



Evaluación de Proveedores

El Gerente de Calidad es el responsable de elaborar una lista de Proveedores Aceptados,

evaluados de acuerdo con alguna de las siguientes combinaciones:

- Evaluación del Sistema de Calidad del Proveedor.

- Precio versus equipo o servicio.

- Existencia de datos históricos.

- Referencias comerciales y bancarias.

- Certificación del Proveedor de Organismos reconocidos.

Carta a Proveedor Calificado

Una vez terminada la calificación, se recomienda informar al proveedor de la aceptación de

mantener relaciones comerciales, además de las políticas que mantiene la empresa en cuanto a

pagos, entrega de retenciones, garantías, entre otros.



Quito, Señor ……………………….. GERENTE GENERAL De nuestras consideraciones: Luego de terminar la Homologación y Calificación de Proveedores, nos complace informar que su empresa ha sido considerada como una de las calificadas, por tal razón le damos la bienvenida y esperamos mantener negocios de mutuo interés para las partes. Para todas las compras o servicios solicitados a usted, se emitirá la respectiva Orden de Compra Pre-impresa, la cual incluirá las firmas del Gerente Departamental y del Gerente Financiero – Administrativo. Una vez entregado el bien o servicio y luego de recibir su factura, el certificado de retención se emitirán en cinco días laborales. Los pagos se realizan los días martes de 9H30 a 17H00. Una vez más le reiteramos nuestros sentimientos de consideración y estima.

Muy atentamente,

_____________________________ Gerente Administrativo – Financiero



4.4.1.2. CONTROLES

El resultado de la evaluación se incluirá al final del formulario, con una calificación

asignada y con la firma de responsabilidad del Gerente Administrativo - Financiero y el

Gerente de Calidad.

El Director de Calidad, mantendrá un histórico de cada proveedor y se dará de baja al

proveedor con una comunicación al Gerente Administrativo - Financiero, documento que

permanecerá en el archivo del proveedor.



Proceso de Calificación de Proveedores

Gerente

Administrativo -

Financiero

ProveedorGerente de Calidad

INICIO

Elabora lista de

Posibles

Proveedores

1

Envía Invitación

para Calificarse

vía e-mail

Elabora

Formulario de

Registro y

Requisitos2

Llena Formulario y

Envía vía e-mail

Responde a

Invitación?

Revisa

Formularios

Cumple con

Requisitos?

Verifica Requisitos

Comunica a

Proveedor su

calificación

FINNO

SI

NO

SI

Documentos:

1. Listado de Potenciales

Proveedores

2. Formulario de Registro

de Proveedores

Autor: Rosario García G.



4.4.2 COMPRAS

La empresa realiza pagos por servicios y en menor grado de repuestos, los cuales son utilizados

inmediatamente, razón por la que no se maneja inventarios. Para el pago de las facturas el

proveedor otorga crédito a 30 días plazo. En tal virtud el diseño se realizó únicamente con

compras a crédito.

4.4.2.1 DOCUMENTOS

Orden de Compra de Bienes y Servicios

Este documento requiere la firma del Gerente Administrativo - Financiero y del Gerente de

Calidad, mediante este documento se establecerán todas las condiciones requeridas a fin de

evitar problemas en la entrega, calidad y precio.



RUC 1791104404001

Dirección: Alonso Jerves N26-36 y Av. Orellana

Quito - Ecuador Teléfonos: 2551-403 / 2566-354 Fax: 2502-593

O R D E N DE C O M P R A No. 0000549

FECHA: 12/04/2011 RUC: 1798888975001

PROVEEDOR: MAZMOTORS S.A. TELEFONO: 2255533

DIRECCIÓN: AV DE LOS GRANADOS N40-37 CIUDAD: QUITO

CONTACTO: VERONICA REAL

No. Descripción V. Unitario V. Total

1 Camioneta BT CD 4x4, STD 2.5 CRDI Diesel, incluye 26,241.25 26,241.25

Aire Acondicionado, 2 airbags, Radio MP3 original,

Frenos ABS

Garantía 5 años o 100.000 Kms

SUBTOTAL

26,241.25 IVA

3,148.95

TOTAL 29,390.20

Este documento constituye un contrato firme de compra, el cual será cancelado solo por la inconformidad del suministro, bien o servicio adquirido o incumplimiento en el tiempo de entrega.

Preparado por Gerente Financiero - Administrativo Gerente de Calidad



Facturas / Notas de Crédito / Notas de Débito

Estos documentos a más de cumplir con todos los requisitos solicitados en el RLORTI y de

constar en el Servicio de Rentas Internas con la aprobación de impresión, deben tener el nombre

y datos de la empresa conforme consta el RUC:

BUILDEQUA S.A. RUC 1791104404001 DIRECCION: ALONSO JERVES 134 Y AV. FRANCISCO DE ORELLANA TELEFONOS: 2551-403 2564-748

Además de cumplir con estos requisitos, el contador debe cotejar que los datos registrados por la

imprenta en la factura o nota crédito/débito, sean exactamente los mismos que constan en el

sistema de información del Servicio de Rentas Internas.

4.4.2.2 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

Antecedentes

La empresa renueva la flota de vehículos cada tres años y la maquinaría conforme cumple el

número de horas/límite también es reemplazada o dependiendo el caso entra en un proceso de

“overhall”, en donde las partes desgastadas son cambiadas por nuevas.

Esta inversión requiere de importante indagación en el mercado tanto extranjero como nacional y

muchas veces supone un par de meses de investigación y negociaciones.

La política de calidad que se quiere implantar, obliga a tener maquinaria de punta y capacitación

continua de sus mecánicos, por tal razón la compra de Activos Fijos es parte importante del

negocio el cual requiere tomar decisiones que involucran a los Accionistas.



Ingreso de un activo fijo a la contabilidad

El aplicativo de activos fijos es el auxiliar contable, por eso la importancia de tenerlo actualizado

y depurada su información.

Ingresar un activo fijo, significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican como

descripción, proveedor, usuario, responsable del activo, garantías y otros.

Cada activo debe estar en una carpeta por separado y se manejado por Gerente Administrativo –

Financiero y contener al menos los siguientes documentos:

o Copia de la factura

o Copia de la orden de compra

o Copia del pedido o de la constancia de recibido del activo

o Copia de la matrícula

o Manuales

o Garantías originales

Póliza de seguros para activos fijos

Los activos de ser asegurados o ingresados en el listado de los activos de las diferentes pólizas

de seguro contratadas, inmediatamente después de la fecha de adquisición, esta actividad lo

realiza el Gerente Administrativo – Financiero, mediante el envío por fax, correspondencia o

email de la información respectiva a la compañía aseguradora.



Plaqueo de activos fijos

La primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de datos es la asignación de número

consecutivo conocido como No. de Patrimonio, que será la cédula de identificación del mismo

durante toda su existencia en los registros contables.

Una vez que este ya fue asignado, el paso siguiente es pegarla físicamente sobre el activo fijo,

este proceso debe realizarlo el Coordinador Técnico.

Depreciación

La depreciación se realiza por el método de línea recta aplicando los porcentajes de Ley

establecidos:

% anual años

edificios 5 20

vehículos 20 5

maquinaria 10 10

equipos de computación 33 3

muebles y enseres 10 10

La fórmula para calcular la depreciación por este método es:

DEPRECIACION = (COSTO HISTORICO-VALOR RESIDUAL)%



4.4.2.2.1 Documentos

Tarjeta Control de Activos

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

PATRIMONIO

NOMBRE

MODELO

SERIE DE MOTOR

SERIE DE CHASIS

AÑO

PAIS DE ORIGEN

MATRICULA

PROVEEDOR

FECHA DE ADQUISICIÓN

COSTO

IVA

TOTAL



ACTIVOS FIJOS

FICHA LOGISTICA

MOVILIZACION

No. PATRIMONIO NOMBRE MODELO SERIE DE MOTOR

SERIE DE

CHASIS AÑO MATRICULA CLIENTE PROYECTO UBICACIÓN INGRESO SALIDA RESPONSABLE



No. INDICE DESCRIPCION FECHA FECHA COSTO DEPRECIACIÓN DEPRECIACION DEPRECIACIÓN VALOR

DEPREC EQUIPO ADQUISICION DEPRECIACIÓN ADQUISICIÓN AÑO ANTERIOR COSTO ACUMULADA EN LIBROS

CUADRO DE DEPRECIACION ACTIVOS FIJOS ANUALIZADO



4.4.2.2.2. Control

Para el control se diseñó fichas con información relevante, asignándoles un código

denominado Número de Patrimonio.

Además en vista de la continua movilización de estos activos, se recomienda una Ficha

Logística del total de los activos, separada por cliente.

Con el fin de obtener un mejor control y obtener una custodia más efectiva, se recomienda

asignar a cada activo un responsable, quien será el encargado de informar de su estado y

de cualquier acontecimiento.

4.4.2.3 BAJA DE ACTIVOS

La política de la empresa es renovar sus activos destinados al alquiler y transporte antes de que

termine su vida útil, sin embargo se debe determinar los posibles casos de baja de activos:

4.4.2.3.1. Contabilización

Venta de un activo

Datos: Bulldozer Caterpillar Año 2005 Placa OK-9056

Cliente: Coprimarsa S.A.

Precio pactado: USD 11.000 + Iva

18/07/2011 1.1.3.80 Cuentas por cobrar 12,210.00

1.1.6.01.11 Retenciones terceros 110.00

1.2.2.01.03

Depr Acum. Maq y

Eq 35,000.00

1.2.1.01.03 Maquinaria y Eq

45,500.00

2.1.4.08.01 IVA en ventas

1,320.00

4.2.2.01 Utilidad en Vta activo

500.00

V/Vta Bulldozer Caterpillar F.

4896



Baja de activo por deterioro y con autorización del SRI

18/07/2011 5.2.2.02.71 Pérdida Vta Activo 10,500.00

1.2.2.01.03 Depr Acum Maq y Eq 35,000.00

1.2.1.01.03 Maquinaria y Eq

45,500.00

v/Baja Bulldozer Caterpillar F.

4897, Autorización SRI 15 jul/11

4.4.2.4 Devolución en Compras

Aunque las devoluciones en compra no se realizan es importante capacitar al personal sobre

eventualidades que obliguen emitir una Nota de Devolución para recuperar el dinero por el bien o

suministro devuelto.

4.4.2.4.1 Documentos



RUC 1791104404001

Dirección: Alonso Jerves N26-36 y Av. Orellana Quito - Ecuador

Teléfonos: 2551-403 / 2566-354 Fax: 2502-593

NOTA DE DEVOLUCION No. 0001

FECHA: 12/04/2011 RUC: 1798888975001

PROVEEDOR: MAZMOTORS S.A. TELEFONO: 2255533

DIRECCIÓN: AV DE LOS GRANADOS N40-37 CIUDAD: QUITO

CONTACTO: VERONICA REAL

No. Descripción V. Unitario V. Total

1 Camioneta BT CD 4x4, STD 2.5 CRDI Diesel, incluye 26,241.25 26,241.25

Aire Acondicionado, 2 airbags, Radio MP3 original,

Frenos ABS

Garantía 5 años o 100.000 Kms

SUBTOTAL

26,241.25 IVA

3,148.95

TOTAL 29,390.20

MOTIVO DE LA DEVOLUCION: FALLAS EN MOTOR

Preparado por Gerente Financiero - Administrativo Gerente de Calidad



4.4.2.5. CONTROL

El Gerente Administrativo - Financiero tiene la responsabilidad de presentar un informe integral

de compras el cual debe ser parte del presupuesto de la empresa, a fin de que las adquisiciones se

realicen en forma planificada y no a último momento, aún más si se considera que las

adquisiciones que realiza BUILDEQUA S.A. son generalmente de maquinaria pesada y

vehículos.

Esta planificación se la debe realizar en coordinación con el Presidente y el Gerente de Calidad

a fin de solicitar la aprobación de los accionistas.

Con un presupuesto de compras aprobado se debe controlar que:

La Orden de Compra sea pre-impresas, con dos copias, de las cuales el original es para el

cliente, la primera copia para adjuntar a la factura y la siguiente para el archivo

consecutivo.

Todas las compras sean cotizadas con al menos tres proveedores seleccionados.

La Orden de Compra tenga todas las firmas de responsabilidad.

No exista diferencia entre la Orden de Compra y la Factura presentada.

Se entreguen de las garantías de los equipos.



Proceso de Elaboración de Presupuesto Anual de Compras de Activos Fijos

Presidente

Elabora

Cronograma de

Ejecución

Junta General de

Accionistas

Gerente

Administrativo -

Financiero

Gerente de Calidad

INICIO

Analiza: i) Obsolescencia de

maquinaria; ii) Tiempo restante

de vida útil de la maquinaria y

iii)Exigencia para cumplimiento

de contratos

Prioriza

requerimiento

anual de compras

1

Elabora Plan de

financiamiento de

compras

2

Revisa

Cronograma

Está de

acuerdo?

3

Si

No

Presupuesto

Anual de Compras

Conoce

Presupuesto

Anual de Compras

Está de

acuerdo?

Autoriza

Presupuesto

Anual de Compras

FIN

Aprueba

Presupuesto

Anual de

Compras

Está de

acuerdo?

Revisa

Presupuesto

Anual de

Comp[ras

SiNo

Si

No

Documentos:

1. Informe de priorización de

compras

2. Cronograma de

Requerimiento de Compras

3. Plan de Financiamiento

de Compras

4. Presupuesto Anual de

Compras

4

Autor: Rosario García G



4.4.3. PAGOS O DESEMBOLSOS

4.4.3.1 DOCUMENTOS

Comprobante de Egreso

Para los pagos se utilizan formatos Pre-impresos y con una copia la cual se entrega al beneficiario

del pago.



COMPROBANTE DE EGRESO No.

USD

A LA ORDEN DE ____________________________________________________ LA SUMA DE ______________________________________________________

Banco____________________ Cheque No. _______ Fecha: _____________

Concepto:

CONTABILIZACION

NOMBRE DE LA CUENTA CODIGO DEBE HABER

ELABORADO APROBADO

______________ ______________ Firma y Nombre C. I.



Certificado de Retención en la Fuente

La retención es un documento cuya impresión se realiza en imprentas autorizadas por el SRI y

que conforme al RLRTI debe ser entregada al proveedor en un máximo de cinco días a partir de

la fecha de emisión de la factura.



Pasaje Alonso Jerves 134 y Av. Orellana

Telefonos: 2551-403 2564-748

Quito- Ecuador

Contribuyente Especial Resolución No 155 del 24 de abril del 2000

SEÑOR (ES):_________________________ FECHA EMISION: __________________________

RUC: _______________________________ TIPO DE COMPROBANTE: ___________________

DIRECCION: _________________________ No DE COMPROBANTE DE VENTA: ___________

Ejercicio Fiscal

Base Imponible

para la Retención Impuesto

Código del

Impuesto % de Retención Valor Retenido

Reyes Coba Fernando E. - Soluciones Publicitarias - RUC 1703627826001 Total Retenido

Autorización SRI 5592 Fecha Aut 29/8/2011 del 2301 al 2400

Valido hasta 29/8/2012 ORIGINAL: Sujeto Pasivo Retenido

COPIA ROSADA: Agente de Retención

COPIA AMARILLA: SIN VALOR TRIBUTARIO

Firma del Agente de Retención Firma del Contribuyente

COMPROBANTE DE

RETENCIÓN

RUC 1791104404001

001- 001- 0002309AUTORIZACIÓN 1109997424



4.4.3.2 CONTROLES

El contador:

Debe verificar el cumplimiento de los requisitos de la factura y las firmas de

responsabilidad.

Solicitar la aprobación de la factura al Gerente Financiero – Administrativo y Gerente de

Calidad.

Custodiar el archivo secuencial de las retenciones en la fuente y de los comprobantes

originales.

Solicitar la impresión de retenciones.

Emitir los cheques a nombre del proveedor y colocar el sello de “ Cruzado”.

El Gerente Administrativo - Financiero:

Aperturar cuentas bancarias con autorización de firmas conjuntas.

Verificar que el pago cumpla con la fecha de vencimiento estipulada.



Sub Proceso de Autorización de Compras

Accionistas

Gerente

Administrativo

Financiero

Gerente de Calidad

INICIO

Envía cotizaciones

Seleccionadas

Está

Presupuestada?

Emite Orden de

Compra

Pide Autorización

a los Accionistas

Autorizan

Compra?

No

Si

Si

FIN

No

1

2


Documentos:

1. Cotizaciones

2. Orden de Compra



Proceso de Compras

Contador

Gerente

Administrativo

Financiero

Provedores

CalificadosGerente de Calidad

INICIO

Solicita

Cotizaciones (3)

Análisis

Comparativo de

Cotizaciones

Envían

Cotizaciones

Cumplen

Requerimientos?

Si

No

Envía

Cotizaciones

Seleccionadas

Emite Orden de

Compra

Si

Emite Factura

Recibe Factura y

Orden de Compra

1

2

34

Documentos:

1. Cotizaciones

2. Informe de

Cotizaciones

Seleccionadas

3. Orden de

Compra

4. Factura

FIN

Recibe Factura

Envía: Factura y

Orden Compra

Recibe Factura

Recibe

Conforme?

Firma Factura y

Envía

Devuelve Factura

Comunica a

Proveedor

Soluciona

Inconformidad

No

Si

Autoriza?

No




Proceso de Pagos

Proveedor

CalificadoGerente de CalidadContador

INICIO

Revisa Firma de

Conformidad de

Recepción

Pasa la

Revisión?

Revisa Requisitos

de Ley de la

Factura

Pasa la

Revisión?

Justifica

Conformidad de

Recepción

No

Soluciona

Inconvenientes de

Factura

Devuelve Factura

No

Emite y Entrega

Retención

Si

Emite y Entrega

Cheque (30 días

después)

Recibe Retención

Cobra Cheque

FIN

Si

1

2


Documentos:

1. Retención

2. Cheque



4.4.4. VENTAS

4.4.4.1 OBJETIVO Y CARACTERÍSTICAS

Las ventas constituyen el corazón de cualquier empresa y como debe ser, para la Presidencia de

BUILDEQUA, constituye su actividad fundamental, ya que involucra cultivar al cliente,

demostrándole las características y ventajas del servicio que ofrece.

Según el producto, el mercado y otros aspectos, el proceso podrá variar pero una vez concretada

la venta siempre arranca con la Orden de Trabajo, documento que lleva la firma y sello de

aceptación del cliente.

Las ventas se valorarán por el importe facturado debido a que la política de crédito para el pago

no supera los 45 días.

4.4.4.2 DOCUMENTOS

Facturas

La factura es un documento interno de la empresa, el cual es emitido para registrar la venta de un

servicio, debe cumplir con todos los requisitos que estipula el RLRTI e incluir todos los datos del

cliente. Los valores a facturar deben ser los descritos en la Orden de Trabajo.

Este documento debe ser impreso en un original, más dos copias y contener las firmas de

responsabilidad. Una vez firmada la recepción, el original se entrega al cliente y las copias deben

ser archivadas, la rosada para la contabilización y la verde para mantener el consecutivo de las

facturas.



RUC 1791104404001

Pasaje Alonso Jerves 134 y Av. Orellana F A C T U R A Telefonos: 2551-403 2564-748 001- 001- 00006224 Quito- Ecuador AUTORIZACIÓN 1110002838


FECHA:_________________________ RUC/C.I.: ________________________

CLIENTE: _______________________ TELEFONO: ______________________

DIRECCION: _____________________ DIRECCIÓN: ______________________

CANTIDAD DESCRIPCION

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

Original: Adquiriente / Copia: Emisor TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0%

Copia Amarilla sin valor tributario TOTAL GRAVADO CON TARIFA 12%

IVA 12%

TOTAL

Reyes Coba Fernando E. - Soluciones Publicitarias - RUC 1703627826001


Valido hasta 23/8/2012

___________________ _____________________

FIRMA AUTORIZADA RECIBI CONFORME



Comprobantes de Ingreso

Es la constancia de que un valor ingresó a la empresa y debe contener la fecha, valor, concepto y

firmas de responsabilidad. Este documento pre-numerado reserva una zona para registrar el

asiento contable y está conformado por un original para Contabilidad y una copia para el cliente.

Cuando eventualmente se reciba el dinero en efectivo, estos valores deben estar junto con el

comprobante de ingreso respectivo en el día de la recaudación y deben ser conservados en una

caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas de control interno y para

evitar jineteo de fondos, todos los valores deben depositarse en las cuentas bancarias de la

empresa.



COMPROBANTE DE INGRESO No.

USD __________________

POR LA CANTIDAD DE ________________________________________________________________________________________

POR CONCEPTO DE ________________________________________________________________________________________

INGRESADO A ________________________________________________________________________________________

Fecha: _______________________

CONTABILIZACION

NOMBRE DE LA CUENTA CODIGO DEBE HABER

Preparado por : __________________ Autorizado por : ______________

Recibido por : _______________



Orden de Trabajo

Documento básico en la contabilidad y que tiene el objetivo de generar un informe final y

detallado de las características del equipo solicitado, los días de alquiler, lugar específico y plazos

de entrega.



REFERENCIA A CONTRATO

Hoja 1/1

No. _________________

DE FECHA:___________

O R D E N DE T R A B A J O

No. DE CONTROL ___________

Fecha: RUC:

Cliente:

Teléfonos:

Dirección:

Ciudad y Provincia:

Contacto: Celular:

Tipo de Servicio: No. De equipos:

Lugar de la Obra:

Fecha de inicio: Fecha de Término:

Equipos Código del Equipo Descripción del trabajo

SUBTOTAL

0.00

IVA

0.00

TOTAL 0.00

FIRMA DEL SOLICITANTE:

FECHA:

PARA USO INTERNO

Prioridad: Alta / Media / Baja Observaciones:

Verificado por:

Aprobado por:

Fecha: Fecha :



Contratos de Servicios de Alquiler y Transporte de Maquinaria Pesada

Por política y para aclarar detalladamente las condiciones y características del servicio; tales

como: conformidad y recepción de la maquinaria, garantías, movilización de los equipos, detalles

de la obra y forma de pago entre otros, se recomienda la firma de un Contrato de Servicios de

Alquiler y Transporte Pesado, el cual en caso de presentarse controversias en la ejecución de un

trabajo constituye además una respaldo legal.



CONTRATO DE ALQUILER DE MAQUINARIA PESADA

Conste por el presente Contrato de Alquiler de Maquinaria Pesada, por una parte el

señor…………., en calidad de Representante Legal de la empresa BUILDEQUA S.A. con RUC

Nº 1791104404001, con domicilio en la ciudad de Quito, a quien se le denominará el

CONTRATANTE, y por otra parte ………………………., con Domicilio fiscal en

………………….. con RUC ……………..representado por el……………………….., quien en

lo sucesivo se le denominara el CONTRATISTA en virtud de lo cual ambas partes se obligan

bajo los siguientes términos:

1. ANTECEDENTES Y FINALIDADES: EL CONTRATANTE, tiene como finalidad, entre otros, atender la ejecución de Obras Civiles y

cuenta para ello con equipo y maquinaria pesada, para ser entregados en obra, conforme a las

bases y especificaciones técnicas que solicite el CONTRATISTA.

2. OBJETIVO:

El presente instrumento tiene como objetivo normar las obligaciones y derechos de las partes que

intervienen, para el Alquiler de Maquinaria Pesada, de acuerdo al siguiente detalle:

ITE

M DESCRIPCION UNID. CANTIDAD P. U TOTAL

S/.

IVA S/.

TOTAL S/. S/.

El precio total incluye los tributos, seguro, transporte y cualquier concepto que pueda

incidir sobre el costo del alquiler de la Maquinaria Pesada y puesto en el lugar que

solicite el CONTRATISTA, el cual es:

ITE

M DESCRIPCION

FECHA Y

HORA DE

ENTREGA

FECHA DE

SALIDA

LUGAR

ESPECIFICO

NOMBRE

DE

CONTACTO

EN OBRA

3. PLAZO:

El plazo de vigencia de este documento y consecuentemente de la ejecución del objeto del

mismo, será de …… días calendario a partir de la suscripción del contrato.

4. FORMA DE PAGO

Queda convenido entre ambas partes que el CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA por el

Alquiler de Maquinaria Pesada descrita en la cláusula 2., el valor de $ ………. …., en un máximo

de 30 días a partir de la fecha de presentación de la factura.

El monto a pagar es a todo costo, incluye tributo, transporte y cualquier otro concepto que pueda

incidir sobre el costo del alquiler de la Maquinaria Pesada, materia del contrato



5. RECEPCION Y CONFORMIDAD

La recepción y conformidad del alquiler de la Maquinaria Pesada, se regulan por la Ley,

verificándose la calidad y cumplimiento de las condiciones establecidas en el presente contrato y

los documentos que lo conforman.

6. GARANTIAS: En Garantía del resarcimiento proveniente del eventual Incumplimiento del objeto del presente

contrato EL CONTRATISTA otorgará como garantía del fiel cumplimiento, el 10% del monto

total a Contratar, porcentaje que será descontado de la última factura y una vez terminado el

contrato.

7. PENALIDADES: En caso que el CONTRATISTA incumpla con alguna obligación asumida en virtud a este

Contrato así como retraso al inicio del suministro, el CONTRATANTE aplicará la penalidad del

$........ por día de atraso.

8. RESOLUCION DEL CONTRATO: Cualquiera de las partes puede resolver el contrato por incumplimiento de obligaciones, si

previamente se ha requerido el cumplimiento de las mismas conforme a las formalidades y

requisitos establecidos en la ley y su reglamento.

Asimismo, podrá resolverse el contrato por causas de fuerza mayor o caso fortuito, según

corresponda.

9. SOLUCION DE CONTROVERSIAS: EL CONTRATANTE Y CONTRATISTA, convienen que para los aspectos que no estuvieran

expresamente estipulados en este contrato, son de aplicación las normas contenidas en la Ley y

suplementariamente a ellas las normas del Derecho Común y se sujetan al arbitraje de la Cámara

de Comercio de Quito.

Para los efectos de este contrato, las partes señalan como sus domicilios los que aparecen en las

generales introductorias de este instrumento.

Las partes declaran que en la suscripción de este contrato no ha mediado causal de nulidad o

anulabilidad alguna que lo invalide total o parcialmente, aceptando todas y cada una de las

cláusulas que contiene.

Las partes proceden a suscribir el presente documento por duplicado en la cuidad de ………….. ,

a ……………………………….del 2011

Por el Contratante Por el Contratista

BUILDEQUA S.A.



Solicitud de Crédito

En la actualidad, además de la firma del Contrato de Servicios de Alquiler y Transporte de

Maquinaria Pesada y a fin de conocer al cliente, se debe solicitar al cliente aplicar el formulario

de Análisis de Crédito.



SOLICITUD DE CREDITO No.

INFORMACION GENERAL

Razón Social:

RUC: País: Ciudad: Provincia: Dirección de la empresa:

Teléfono/fax: E-mail: Indique el objeto del crédito:

Años de funcionamiento de la empresa: No. Empleados

Sucursales (Indicar ciudades):

Sector:

Describa los productos/servicios que presta:

Información Adicional

Nombre del Representante Legal: Nombre del Gerente: Celular: Celular: Referencias Comerciales: Dirección y Teléfonos:

Referencias Bancarias/Oficial Crédito Total Activos:

Total Pasivos: Patrimonio:

Nombre de los accionistas RUC / C.I.

PARA USO DE BUILDEQUA S.A.

Resumen de Evaluación

Generalidades:

Aprobación Si / No: Fecha: Revisado por: Límite de Crédito Aprobado: Gerente Administrativo - Financiero Presidente:



Notas de Crédito por devolución en ventas

Eventualmente y ante la presencia de errores en la facturación o reclamo del cliente se debe

emitir una Nota de Crédito, la cual debe llevar las firmas de responsabilidad y el informe técnico

del Gerente de Calidad que respalde el motivo de la devolución.



Pasaje Alonso Jerves 134 y Av. Orellana

Telefonos: 2551-403 2564-748

Quito- Ecuador


FECHA:_________________________ RUC/C.I.: ________________________

CLIENTE: _______________________ TELEFONO: ______________________

DIRECCION: _____________________ DIRECCIÓN: ______________________

CANTIDAD

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

Original: Adquiriente / Copia: Emisor TOTAL GRAVADO CON TARIFA 0%

Copia Amarilla sin valor tributario TOTAL GRAVADO CON TARIFA 12%

IVA 12%

TOTAL

Reyes Coba Fernando E. - Soluciones Publicitarias - RUC 1703627826001


Valido hasta 23/8/2012

___________________ _____________________

FIRMA AUTORIZADA RECIBI CONFORME

DESCRIPCION

RUC 1791104404001

NOTA DE CREDITO001- 001- 00006224AUTORIZACIÓN 1110002840



4.4.4.3 CONTABILIZACIÓN

Ventas al contado: transferencia bancaria

Alquiler de maquinaria pesada

Datos: Excavadora Doosan, Contrato 105, Fact. 4897

Cliente: Conduto Ecuador S.A.


28/07/2011 1.1.1.10 Bancos 60,500.00

1.1.6.01.11 Retenciones terceros 1,100.00

4.1.1.01 Ventas Gravadas

55,000.00

2.1.4.08.01 Iva en Ventas

6,600.00

V/Alquiler Excavadora Doosan

Contrato 105 F. 4897

Ventas a crédito

Alquiler de maquinaria pesada

Datos: Excavadora Doosan, Contrato 105,

Fact. 4897

Cliente: Conduto Ecuador S.A.


28/07/2011 1.1.3.

Cuentas por Cobrar

Comerciales 60,500.00

1.1.6.01.11 Retenciones terceros 1,100.00

4.1.1.01 Ventas Gravadas

55,000.00

2.1.4.08.01 Iva en ventas

6,600.00

V/Alq Excavadora Doosan

Contrato 105 F. 4897



4.4.4.4 .CONTROLES

El contador debe verificar que los Contratos de Alquiler y Órdenes de Trabajo, tengan las

firmas de responsabilidades y las instrucciones claras antes de facturar.

Verificar que las facturas se encuentren vigentes y archivadas cronológicamente.

Cuando exista un ajuste al Contrato de Alquiler, se debe emitir otro con una cláusula que

haga referencia al Contrato anterior.

Solicitar autorización al cliente para verificar status crediticio en la Central de Riesgos.

Verificar que el cliente no supere el límite de crédito aprobado

Registrar la provisión por cuentas incobrables del 1% del los créditos del año y no

exceder del 10% la provisión acumulada.



Proceso de Venta

Gerente de CalidadClientePresidente

INICIO

Localización de

Oportunidades de

Negocio

Acercamiento al

potencial Cliente

Entendimiento de

la Situación

Cliente pertenece

a Sector Público?

Presenta Oferta

de ServiciosAcepta Oferta?

Participa en

Licitación a través

de INCOP

Adjudica

Contrato?

No

No

Negocia Oferta de

Servicios

Firma Contrato

Si

Firma y Envía

Contrato

Recibe Contrato Y

Emite Orden de

Trabajo

Si

Si

FIN

No

1

2

3

4

Documentos:

1. Oferta de

Servicios

2. Términos de

Referencia

3 Contrato

4 Orden de

Trabajo




Proceso de Facturación

ContadorClienteGerente de Calidad

INICIO

Emite orden de

Trabajo

Firma Orden de

Trabajo

O/T conforme

a Contrato?

Recibe Orden de

Trabajo

Devuelve Orden

de Trabajo Con

Observaciones

Revisión y

Acuerdo de

Observaciones

No

Si

Recibe Orden de

Trabajo Firmada

Ejecuta Orden de

Trabajo

Recibe O/T

Ejecutada

Recibe a

Conformidad?

Emite Retención

Ajustes a

Ejecución O/TNo Emite FacturaSi

Emite Cheque (30

días después)Cobra Cheque

1

2

3

4

5

Documentos:

1: Orden de

Trabajo

2. Informe de

Ejecución O/T

3. Factura

4. retención

5. Cheque




4.4.5. CUENTAS POR COBRAR

4.4.5.1 IMPORTANCIA

El manejo adecuado de las cuentas por cobrar es la clave para evitar problemas de iliquidez, para

ello, la Administración debe realizar gestiones diarias y no descuidar los cobros.

El monitoreo constante de las cuentas por cobrar, es un elemento vital dentro de la empresa a fin

de cumplir con los compromisos contraídos con el personal, proveedores y para el desarrollo de

las operaciones diarias.

No obstante, en ocasiones este proceso se hace mucho más lento como es el caso de las empresas

prestadoras de servicios a crédito, en cuyo contexto se enmarcan las empresas de construcción

pertenecientes al sector petrolero, en vista que son en su mayoría a 30 días, lo cual hace que el

ciclo de conversión en efectivo de sus cuentas por cobrar sea más lento en comparación con las

empresas comercializadoras.

4.4.5.2 Controles

Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores de ventas,

registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo.

Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en

consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.

Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el

comportamiento de los clientes, en especial los morosos.



Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración;

además, se debe cubrir los requisitos de deducibilidad fiscal, es decir cumplir con cinco

años de vencimiento.

Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse

de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por

los deudores, esto se puede lograr a través de la confirmación de saldos que solicitan los

Auditores Externos.

Cuando los clientes cancelan sus facturas por medio de transferencias bancarias, el

Gerente Administrativo - Financiero solicitará al contador registrar el crédito en la

cuenta del cliente.

4.4.6 CAJA Y CUENTAS BANCARIAS

4.4.6.1 IMPORTANCIA

El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por lo que su administración

correcta es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de la misma.

Para el manejo de sus operaciones la empresa debe contar con dos Cajas Chicas y mantener una

disponibilidad de efectivo suficiente para atender eventuales necesidades de efectivo en Quito y

en la obra.

La primera Caja Chica debe ser manejada por el contador y la segunda por el Coordinador

Técnico.



El saldo de la cuenta Bancos forma parte de la planeación y proyección adecuada del flujo de

efectivo necesario para el correcto funcionamiento de la empresa, esta información permite al

Gerente Administrativo – Financiero planificar los recursos.

4.4.6.2. CONTROLES

El Contador debe realizar periódicamente un arqueo de caja chica sin notificación alguna.

El reembolso de Caja Chica se debe realizar cuando el fondo se ha utilizado más del 70%

y con la presentación de la respectiva Liquidación.

El aumento o disminución de Caja Chica debe ser autorizado por el Gerente

Administrativo – Financiero.

El sistema contable permite generar conciliaciones bancarias diarias, semanales o

mensuales, todas deben tener la firma del Contador y del Gerente Administrativo -

Financiero.

Las transferencias bancarias a través del internet, las procesa el contador y las autoriza el

Presidente y el Gerente Administrativo - Financiero en forma conjunta.

4.4.6.3. DOCUMENTOS



ACTA DE ARQUEO DE CAJA

RESPONSABLE:

CARGO:

FECHA :

SALDO INICIAL DE CAJA CHICA $

(-) GASTOS REALIZADOS

Fact. No Concepto

SUBTOTAL $

(-) EFECTIVO

BILLETES

MONEDAS

SUBTOTAL $

TOTAL GASTOS + EFECTIVO $

DIFERENCIA $

_____________________________ ____________________ Gerente Financiero - Administrativo Responsable Caja Chica



BANCO:

CUENTA:

MES:

SALDO INICIAL LIBROS: SALDO INICIAL BANCOS:

DATOS BANCOS

(+) Depósitos (+) Depósitos

(+) Notas de Créditos (+) Notas de Créditos

(-) Cheques Girados (-) Cheques Pagados

(-) Notas de Débito (-) Notas de Débito

SUBTOTAL (-) Cheques/ND No Contabilizados

TRANSACCIONES EN TRANSITO SALDO FINAL BANCOS:

(+) Depósitos (+) Depósitos

(+) Notas de Créditos (+) Notas de Créditos

(-) Notas de Débito (-) Cheques Girados y No Cobrados

(+) Cheques Anulados (-) Notas de Débito

(+) Cheques/ND No Contabilizados

SALDO FINAL LIBROS: SALDO FINAL LIBROS:

Fecha Beneficiario Valor

________________________ _______________________________

CONTADOR GERENTE FINANCIERO - ADMINISTRATIVO

DETALLE DE CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS

No. Cheque

CONCILIACION BANCARIA



4.5. CODIFICACIÓN Y DISEÑO DEL CÓDIGO DE CUENTAS

El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite a la Administración, presentar los

Estados Financieros y Reportes Estadísticos conforme a sus necesidades, sin embargo es

recomendable que el diseño concuerde con el descrito en el formulario 101 utilizado para la

Declaración del Impuesto a la Renta.

En la actualidad y frente a la necesidad de presentar balances bajo NIIFs la estructura y el diseño

del Plan de Cuentas que se propone a BUILDEQUA es agrupado bajo los requerimientos que

exigen estas normas:

PRIMER NIVEL

SEGUNDO NIVEL

Activo

Pasivo

Patrimonio

Situación financiera

Ingresos

Gastos

Situación Económica

Activo

Corriente

No corriente

Pasivo

Corriente

No corriente

Patrimonio

Capital en acciones

Reservas

Resultados Acumulados

Ingresos

Ingresos de actividades ordinarias

Otros Ingresos

Gastos

Operacionales

No operacionales



CUENTAS DEL BALANCE DE SITUACION

1. A C T I V O

1.1. ACTIVO CORRIENTE

1.1.1. EFECTIVO

1.1.3. DEUDORES COMERCIALES

1.1.4. OTRAS CTAS POR COBRAR

1.2. ACTIVO NO CORRIENTE

1.2.1. PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO

1.2.1.01. Activos para arrendar

1.2.1.02. Activos para uso empresa

1.2.2. DEPRECIACION Y DETERIORO ACUMULADO

1.2.2.01. Depreciación Acumulada activos para arrendar

1.2.2.02. Deterioro Acumulado activos para arrendar

1.2.2.03. Depreciación Acumulada activos para uso empresa

1.2.2.04. Deterioro Acumulado activos para uso empresa

1.2.4. ACTIVOS ARRENDADOS

1.2.5. AMORTIZACION ACTIVOS ARRENDADOS

1.2.6. INVERSIONES EN ASOCIADAS

1.2.6.01. Inversiones a Largo Plazo

1.2.7. ACTIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS

2. P A S I V O

2.1. PASIVO CORRIENTE

2.1.1. CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES

2.1.2. OBLIGACIONES FINANCIERAS CORTO PLAZO

2.1.3. ANTICIPO CLIENTES

2.1.4. OBLIGACIONES FISCALES

2.1.4.01. Impuesto a la Renta por Pagar

2.1.4.01.01 Impuesto renta por pagar

2.1.4.04. Retenciones en la Fuente

2.1.4.06. Retenciones de IVA

2.1.4.08. Impuesto al IVA

2.1.5. OBLIGACIONES CON EL IESS

2.1.6. OBLIGACIONES LABORALES

2.1.8. DIVIDENDOS POR PAGAR

2.1.9. OTRAS CUENTAS Y GASTOS POR PAGAR

2.2. PASIVOS NO CORRIENTE

2.2.1. PRESTAMOS BANCARIOS

2.2.2. PRESTAMOS DE ACCIONISTAS

2.2.3. OTRAS OBLIGACIONES LARGO PLAZO



3.

P A T R I M O N I O

3.1. APORTACIONES ACCIONISTAS

3.1.1. CAPITAL SOCIAL PAGADO


3.2. RESERVAS PATRIMONIALES

3.2.1. RESERVAS SOCIETARIAS

3.2.2. OTRAS RESERVAS

3.4. RESULTADOS ACUMULADOS

3.4.1. Utilidad

3.4.2. Pérdida

CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS

4. INGRESOS

4.1. INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS

4.1.01. VENTAS GRAVADAS

4.1.02. VENTAS NO GRAVADAS

4.2. OTROS INGRESOS

4.2.1 RENDIMIENTOS FINANCIEROS

4.2.2 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS

5. COSTOS Y GASTOS OPERACIONALES

5.1. COSTO DE VENTAS

5.1.1. COSTOS DE ALQUILER MAQUINARIA PESADA


5.1.1.02. Otros gastos maquinaria pesada

5.1.2. COSTOS DE TRANSPORTE


5.1.2.02. Otros gastos transporte

5.1.3. COSTOS DE ALQUILER DE CAMPAMENTOS


5.1.3.02. Otros gastos campamentos

5.2. GASTOS

5.2.2. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

5.2.2.01. Sueldos

5.2.2.02. Otros Gastos de Administración

5.2.3. GASTOS DE VENTAS

5.2.3.01 Publicidad

5.2.4. GASTOS NO OPERACIONALES

5.2.5. GASTOS FINANCIEROS

5.2.6. GASTOS TRIBUTARIAMENTE NO DEDUCIBLES

5.2.9. PROVISIONES

5.2.9.01 Provisión 15% Trabajadores

5.2.9.02

6.

Provisión Impuesto a la Renta

OTROS RESULTADOS INTEGRALES



4.5.1. UTILIZACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

CUENTAS DEL BALANCE DE SITUACION

CODIGO NOMBRE CUENTA CONCEPTO DEBITO CREDITO SALDO

1. A C T I V O Grupo

1.1. ACTIVO

CORRIENTE

Subgrupo

1.1.1. EFECTIVO Mayor Efectivo

disponible en

instituciones

financieras y

caja

Depósito por

ventas, cobro

cuentas por

cobrar,

préstamos

recibidos

Emisión

cheques por

pagos

proveedores,

obligaciones,

débitos y

transferencias

Deudor

1.1.1.01 Caja chica Quito Auxiliar Efectivo

disponible para

cubrir gastos

menores

Creación,

incremento y

reposición

Disminución

y cierre

Deudor

1.1.1.02 Caja chica Obra Auxiliar Efectivo

disponible para

cubrir gastos

menores

Creación,

incremento y

reposición

Disminución

y cierre

Deudor

1.1.1.03 Banco 1 Auxiliar Efectivo

disponible en

instituciones

financieras y

caja

Depósito por

ventas, cobro

cuentas por

cobrar,

préstamos

recibidos

Emisión chs

por pagos

proveedores,

obligaciones,

débitos y

transf

Deudor

1.1.1.10 Inversiones temporales Auxiliar Efectivo

disponible en

instituciones

financieras con

vencimiento

menor a un año

Apertura Recuperación

: cancelación

inversión

Deudor

1.1.3. DEUDORES

COMERCIALES

Mayor Registro de

créditos

otorgados a

clientes a 30

días plazo

Crédito

otorgado

Cancelación o

abono del

crédito

otorgado

Deudor

1.1.3.01 Cuentas por cobrar

comerciales

Auxiliar Créditos a

clientes a 30

días plazo

Crédito

otorgado

Cancelación o

abono del

crédito

otorgado

Deudor

1.1.3.99 Provisión cuentas

incobrables

Auxiliar Créditos

diferentes a las

comerciales

Baja de la

provisión

Incremento

provisión

Deudor

1.1.4. OTRAS CTAS POR

COBRAR

Mayor Créditos

diferentes a los

comerciales

Crédito

otorgado

Cancelación o

abono del

crédito

Deudor

1.1.4.01 Anticipo proveedores Auxiliar Registro de

efectivo

entregado a

proveedores

Anticipo

entregado

Cancelación o

abono del

anticipo

entregado

Deudor



1.1.4.02 Fondos a rendir Auxiliar Registro de

efectivo

entregado a

delegados de la

compañía

Anticipo

entregado

Cancelación o

abono del

anticipo

entregado

Deudor

1.1.4.03 Anticipo empleados Auxiliar Registro de

efectivo

entregado a

empleados

Anticipo

entregado

Cancelación o

abono del

anticipo

entregado

Deudor

1.1.4.10 Activos en tránsito Auxiliar Registro de

pagos realizados

para permitir la

operación de un

Activo

Pagos

efectuados

Liquidación

final, cuyo

valor

incrementará

el valor del

activo fijo

Deudor

1.1.4.20. IMPUESTOS

ANTICIPADOS

Mayor Registro del

crédito

tributario

Anticipos por

retención de

impuesto a la

renta

Utilización

del crédito

tributario

Deudor

1.1.4.20.01 Impuesto a la Renta Auxiliar Registro del

crédito

tributario por

Impuesto a la

Renta

Anticipos por

Impuesto a la

renta y

retención de

terceros

Utilización

del crédito

tributario

Deudor

1.1.4.20.02 Impuesto IVA Auxiliar Registro del

crédito

tributario en

IVA

Iva pagado en

bienes y

servicios

Utilización

del crédito

tributario en

la declaración

mensual de

IVA

Deudor

1.1.4.30. GASTOS

ANTICIPADOS

Mayor Pagos por

anticipado y que

deben ser

amortizados

conforme se

devenguen

Pagos

anticipados

Amortización Deudor

1.1.4.30.01 Arriendos anticipados Auxiliar Pagos

anticipados por

arriendos

Pagos

anticipados por

arriendos

Amortización

mensual de

arriendo

Deudor

1.1.4.30.02 Seguros anticipados Auxiliar Pagos

anticipados por

seguros

Pagos

anticipados por

seguros

Amortización

mensual de

seguros

Deudor

1.1.4.40. ACTIVOS NO CTES

DISPONIBLES PARA

LA VTA Y OPERAC

INT

Mayor Activos para la

venta

Valor del

Activo en el

mercado

Venta del

activo

Deudor

1.1.4.40.01 Maquinaria y vehículos Auxiliar Activos para la

venta

Valor del

Activo en el

mercado

Venta del

activo

Deudor



1.2. ACTIVO NO

CORRIENTE

Subgrupo

1.2.1. PROPIEDAD,PLANT

A Y EQUIPO

Mayor Activos fijos de

propiedad de la

empresa

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.01. ACTIVOS PARA

ARRENDAR

Mayor Activos fijos de

propiedad de la

empresa

destinados al

alquiler

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.01.01 Campamentos Auxiliar Módulos para

instalación de

campamentos

destinados al

alquiler

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.01.02 Maquinaria y equipo Auxiliar Maquinaria y

equipo pesado

destinados al

alquiler

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.01.03 Vehículos Auxiliar Vehículos

destinados al

alquiler

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.01.04 Gabarra Auxiliar Remolcador,

Barcaza y bote

destinados al

alquiler

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.02. ACTIVOS PARA

USO EMPRESA

Mayor Activos fijos

destinados para

el uso de la

empresa

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.02.01 Equipo computación Auxiliar Computadoras,

impresoras,

destinados para

el uso de la

empresa

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.1.02.02 Muebles y enseres Auxiliar Muebles, caja

fuerte,

electrodoméstic

os para a uso

empresa

Adquisición,

adición,

revalorización

Venta,

donación,

baja

Deudor

1.2.2. DEPRECIACION Y

DETERIORO

ACUMULADO

Mayor Depreciación

acumulada del

total de activos

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor

1.2.2.01. DEPRECIACION

ACTIVOS PARA

ARRENDAR

Mayor Depreciación de

activos

destinados al

alquiler

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor

1.2.2.01.02 Depreciación

Campamentos

Auxiliar Depreciación de

campamentos

destinados al

alquiler

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor




Maquinaria y equipo


maquinaria y

equipo

destinados al

alquiler

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor


Vehículos


vehículos

destinados al

alquiler

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor

1.2.2.01.05 Depreciación Gabarra Auxiliar Depreciación de

gabarra

destinada al

alquiler

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor

1.2.2.02. DETERIORO

ACUMULADO DE

ACTIVOS FIJOS

PARA LA RENTA

Mayor Deterioro

acumulado de

Activos Fijos

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

del deterioro

Acreedor

1.2.2.03. DEPRECIACION

ACTIVOS USO

EMPRESA

Mayor Depreciación

activos uso

empresa

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor

1.2.2.03.01 Depreciación Equipo

Computación


equipo de

computación

para uso de la

empresa

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor

1.2.2.03.02 Depreciación Muebles

y Enseres


muebles y

enseres para uso

de la empresa

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

de la

depreciación

acumulada

Acreedor

1.2.2.04. DETERIORO

ACUMULADO DE

ACTIVOS FIJOS USO

EMPRESA

Mayor Deterioro

acumulado de

Activos Fijos

Venta, canje o

ajuste por

diferencias

Constitución

del deterioro

Acreedor

1.2.4. ACTIVOS

ARRENDADOS

Mayor Registro del

contrato de

arrendamiento

mercantil

Adquisición de

activos

adquirido con

arrendamiento

mercantil

Ajuste por

error

Deudor

1.2.4.01 Maquinaria 1 Auxiliar Registro del

contrato de

arrendamiento

mercantil

Adquisición de

maquinaria

adquirida con

arrendamiento

mercantil

Ajuste por

error

Deudor

1.2.5. AMORTIZACION

ACTIVOS

ARRENDADOS

Mayor Amortización

mensual del

contrato de

arrendamiento

mercantil

Ajuste tabla de

amortización

Registro

amortización

conforme

tabla

Acreedor

1.2.5.01 Maquinaria 1 Auxiliar Amortización

mensual del

contrato de

arrendamiento

mercantil

Ajuste tabla de

amortización

Registro

amortización

conforme

tabla

Acreedor



1.2.6. INVERSIONES EN

ASOCIADAS

Mayor

1.2.6.01. INVERSIONES A

LARGO PLAZO

Mayor Inversiones

mayores a un

año que no se

relacionan con

la actividad

principal de la

empresa

Creación,

incremento

Cancelación,

venta,

Deudor

1.2.6.01.01 Empresa 1 Auxiliar Inversiones

largo plazo en

derechos sobre

el patrimonio

neto

Creación,

incremento

Venta Deudor

1.2.7. ACTIVOS POR

IMPUESTOS

DIFERIDOS

Mayor Impuesto

diferido sobre

las utilidades

Constitución Amortización

y/o cierre de

la cuenta

Deudor

1.2.7.01 Impuestos diferidos Auxiliar Impuesto

diferido sobre

las utilidades

Constitución Amortización

y/o cierre de

la cuenta

Deudor

2. P A S I V O Grupo

2.1. PASIVO

CORRIENTE

Subgrupo

2.1.1. CTAS POR PAGAR

PROVEEDORES

Mayor Obligaciones

con proveedores

Pago o abono a

deuda

proveedores

Registro de

obligación a

proveedores

Acreedor

2.1.1.01 Proveedores Servicios Auxiliar Obligaciones

con proveedores

Pago o abono a

deuda

proveedores

Registro de

obligación a

proveedores

Acreedor

2.1.1.02 Proveedores bienes Auxiliar Obligaciones

con proveedores

Pago o abono a

deuda

proveedores

Registro de

obligación a

proveedores

Acreedor

2.1.2. OBLIGACIONES

FINANCERAS

CORTO PLAZO

Mayor Obligaciones

menores a un

año

Pago o abono a

deuda

Registro de

obligaciones

menores a un

año

Acreedor

2.1.2.01 Obligación 1 Auxiliar Obligaciones

menores a un

año con

Instituciones

Financieras

Pago o abono a

deuda con

Instituciones

Financieras

Registro de

obligaciones

menores a un

año con

Instituciones

Financieras

Acreedor

2.1.3. ANTICIPO

CLIENTES

Mayor Anticipo

recibido de

clientes

Pago o abono Cobro de

anticipo

Acreedor

2.1.3.99 Anticipo clientes Auxiliar Anticipo

recibido de

clientes

Pago o abono Cobro de

anticipo

Acreedor

2.1.4. OBLIGACIONES

FISCALES

Mayor Obligaciones

fiscales menores

a un año

Pago de la

obligación

Incremento

obligación al

SRI

Acreedor

2.1.4.01. Impuesto a la Renta

por Pagar

Mayor Impuesto sobre

las utilidades

Pago de la

obligación

Incremento

obligación al

SRI por

retenciones

Acreedor



2.1.4.01.01 Impuesto a la Renta

por Pagar

Auxiliar Impuesto sobre

las utilidades

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación al

SRI por

retenciones

Acreedor

2.1.4.04. Retenciones en la

Fuente

Mayor Retención de

Impuesto a la

Renta en

compras

efectuadas por

la empresa

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación al

SRI por

retenciones

Acreedor

2.1.4.06. Retenciones Impuesto

IVA

Mayor Retención de

IVA en compras

efectuadas por

la empresa

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación al

SRI

Acreedor

2.1.4.08. Impuesto al valor

agregado

Mayor IVA en ventas

realizadas

Pago de la

obligación,

liquidación

Incremento

de la

obligación al

SRI por cobro

de IVA

Acreedor

2.1.5. OBLIGACIONES

CON EL IESS

Mayor IESS por pagar

de empleados

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación al

IESS

Acreedor

2.1.5.01 Aportes IESS Auxiliar IESS por pagar

de empleados

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación al

IESS

Acreedor

2.1.5.02 Fondos de Reserva Auxiliar Fondos de

Reserva por

pagar al IESS

de empleados

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación al

IESS

Acreedor

2.1.5.03 Préstamos IESS Auxiliar Préstamos por

pagar al IESS

de empleados

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación al

IESS

Acreedor

2.1.6. OBLIGACIONES

LABORALES

Mayor Beneficios

sociales y

sueldos por

pagar a

empleados

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

con

empleados

Acreedor

2.1.6.01 Sueldos por pagar Auxiliar Sueldos por

pagar a

empleados

Pago de la

obligación

Incremento

obligación

empleados

Acreedor

2.1.6.02 15% Participación

utilidades a

trabajadores

Auxiliar 15%

Participación de

utilidad por

pagar a

empleados

Pago de la

obligación

Incremento

obligación

empleados

Acreedor

2.1.6.03 Décimo tercer sueldo Auxiliar Décimo tercer

sueldo por

pagar

empleados

Pago de la

obligación

Incremento

obligación

empleados

Acreedor



2.1.6.04 Décimo cuarto sueldo Auxiliar Décimo cuarto

sueldo por

pagar a

empleados

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

con

empleados

Acreedor

2.1.8. DIVIDENDOS POR

PAGAR

Mayor Dividendos

declarados en

Junta de

Accionistas

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

con

empleados

Acreedor

2.1.8.01 Dividendos por pagar

accionistas

Auxiliar Dividendos

declarados en

Junta de

Accionistas

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

con

accionistas

Acreedor

2.1.9. OTRAS CUENTAS Y

GASTOS POR

PAGAR

Mayor Otras

obligaciones

menores a un

año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor

2.1.9.99 Otras ctas y gastos por

pagar

Auxiliar Otras

obligaciones

menores a un

año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor

2.2. PASIVOS NO

CORRIENTE

Subgrupo

2.2.1. PRESTAMOS

BANCARIOS

Mayor Obligaciones

bancarias con

prenda

industrial

abierta mayores

a un año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor

2.2.1.01 Obligación 1 Auxiliar Obligaciones

bancarias con

prenda

industrial

abierta mayores

a un año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor

2.2.2. PRESTAMOS DE

ACCIONISTAS

Mayor Obligaciones

con accionistas

mayores a un

año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor

2.2.2.01 Obligaciones

accionistas Largo

Plazo

Auxiliar Obligaciones

con accionistas

mayores a un

año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor

2.2.3. OTRAS

OBLIGACIONES

LARGO PLAZO

Mayor Otras

obligaciones

mayores a un

año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor

2.2.3.99 Otras obligaciones

Largo Plazo

Auxiliar Otras

obligaciones

mayores a un

año

Pago de la

obligación

Incremento

de la

obligación

Acreedor



3.

P A T R I M O N I O

Grupo

3.1. APORTACIONES

ACCIONISTAS

Subgrupo Aportaciones

de los

accionistas

Disminución

del capital,

cierre de la

empresa

Aportes

recibidos

Acreedo

r

3.1.1. CAPITAL SOCIAL

PAGADO

Mayor Capital suscribo Disminución

del capital,

cierre de la

empresa

Aportes de

capital

Acreedor

3.1.1.01 Capital suscrito

accionista 1

Auxiliar Capital suscribo Disminución

del capital,

cierre de la

empresa

Aportes

recibidos

Acreedor


Mayor Aporte de

accionistas

aprobado en

Junta

Capitalización,

devolución de

aporte

Incremento

de aporte

Acreedor

3.1.2.01 Aporte futuras

capitalizaciones

Auxiliar Aporte de

accionistas

aprobado en

Junta para

futuras

capitalizaciones

Capitalización,

devolución de

aporte

Incremento

de aporte

Acreedor

3.2. RESERVAS

PATRIMONIALES

Subgrupo Reservas

patrimoniales

Capitalización

, liquidación

de la empresa

Incremento

de la reserva

Acreedo

r

3.2.1. RESERVAS

SOCIETARIAS

Mayor Reservas

patrimoniales

Capitalización,

liquidación de

la empresa

Incremento

de la reserva

Acreedor

3.2.1.01 Reserva legal Auxiliar Constituye el

10% del capital

Capitalización,

liquidación de

la empresa

Incremento

de la reserva

legal

Acreedor

3.2.1.02 Reserva Estatutaria Auxiliar Constituye el

porcentaje

asignado en los

estatutos

Capitalización,

liquidación de

la empresa

Incremento

de la reserva

de estatutaria

Acreedor

3.2.2. OTRAS RESERVAS Mayor

3.2.2.01 Reservas del Capital Auxiliar Ajustes por

inflación

cuentas

patrimoniales

Reexpresión de

pasivos y

patrimonio

Reexpresión

de Activo

Acreedor

3.2.2.02 Reservas por valuación Auxiliar Ajustes por

revaluación de

activos

Revaluación de

activos

Aumento de

capital

Acreedor

3.4. RESULTADOS

ACUMULADOS

Subgrupo Resultados

acumulados

Distribución y

capitalización

Incremento

de la utilidad

Acreedor

3.4.1. Utilidad Mayor Refleja la

utilidad

Distribución y

capitalización

Incremento

de la utilidad

Acreedor

3.4.1.01 Utilidades no

distribuidas

Auxiliar Refleja la

utilidad de

ejercicios

anteriores

Distribución y

capitalización

Incremento

de la utilidad

Acreedor



3.4.1.02 Utilidad del ejercicio Auxiliar Refleja la

utilidad del

presente

ejercicio

Distribución y

capitalización

Incremento

de la utilidad

Acreedor

3.4.2. Pérdida Mayor Refleja la

pérdida

Incremento de

la pérdida

Absorción,

amortización

de pérdidas

Deudor

3.4.2.1 Pérdidas acumuladas Auxiliar Refleja la

pérdida de

ejercicios

anteriores

Incremento de

la pérdida

Absorción,

amortización

de pérdidas

Deudor

3.4.2.2 Pérdida del ejercicio Auxiliar Refleja la

pérdida del

presente

ejercicio

Incremento de

la pérdida

Absorción,

amortización

de pérdidas

Deudor

CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS

4. INGRESOS Grupo

4.1. INGRESOS DE

ACTIVIDADES

ORDINARIAS

Subgrupo Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

bienes y

servicios

Acreedo

r

4.1.01. VENTAS

GRAVADAS

Mayor Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

servicios

gravados con

IVA 12%

Acreedor

4.1.01.01 Alquiler maquinaria Auxiliar Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

servicios

gravados con

IVA 12%

Acreedor

4.1.01.02 Alquiler vehículos Auxiliar Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

servicios

gravados con

IVA 12%

Acreedor

4.1.01.03 Alquiler campamento Auxiliar Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

servicios

gravados con

IVA 12%

Acreedor

4.1.02. VENTAS NO

GRAVADAS

Mayor Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

servicios

gravados con

IVA Cero

Acreedor

4.1.02.01 Transporte Auxiliar Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

servicios

gravados con

IVA Cero

Acreedor

4.1.02.02 Exportación de

servicios

Auxiliar Ingresos

operativos de la

empresa

Regulación,

cierre,

devolución en

ventas

Venta de

servicios

gravados con

IVA Cero

Acreedor

4.2. INGRESOS DE

ACTIVIDADES NO

ORDINARIAS

Subgrupo Ingresos no

operativos de la

empresa

Regulación y

cierre

Incremento

de los

ingresos no

operativos

Acreedo

r



4.2.1 Rendimientos

financieros

Auxiliar Ingresos por

rendimientos

financieros

Regulación y

cierre

Incremento

de los

ingresos por

rendimientos

financieros

Acreedor

4.2.2 Utilidad Venta activos

fijos

Auxiliar Ingresos por

utilidad en venta

de activos

Regulación y

cierre

Incremento

de los

ingresos por

utilidad en

vta de activos

Acreedor

5. COSTOS Y

GASTOS

OPERACIONALES

Grupo

5.1. COSTO DE VENTAS Subgrupo Costo del

servicio

prestado

Incremento

del costo de

ventas

Devolución

ventas,

cierre gastos

Deudor

5.1.1. COSTOS DE

ALQUILER

MAQUINARIA

Mayor Costo del

servicio de

alquiler de

maquinaria

Registro del

costo

Cierre gastos Deudor

5.1.1.01. Mano de obra Mayor Costo de mano

de obra en

alquiler de

maquinaria

Registro del

costo


5.1.1.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Costo de mano

de obra en

alquiler de

maquinaria

Registro del

costo


5.1.1.02. Otros costos de

maquinaria

Mayor Costo diferente a

mano de obra en

alquiler de

maquinaria

Registro del

costo


5.1.1.02.01 Mantenimiento

maquinaria y equipo

Auxiliar Costos por

mantenimiento

maquinaria

Registro del

costo


5.1.1.02.10 Costos por deterioro del

valor de maquinaria y

equipo

Auxiliar Costos por

deterioro

maquinaria

Registro del

costo


5.1.2. COSTOS DE

TRANSPORTE

Mayor Costo de

vehículos de

transporte pesado

Registro del

costo


5.1.2.01. Mano de obra Mayor Costo de

personal que

conduce

vehículos de

transporte pesado

Registro del

costo


5.1.2.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Costo de

personal que

conduce

vehículos de

transporte pesado

Registro del

costo


5.1.2.02. Otros costos transporte Mayor Costo diferentes

a personal que

conduce

Registro del

costo




vehículos de

transporte pesado


vehículos

Auxiliar Costo de

mantenimiento

de vehículos

Registro del

costo


5.1.2.02.10 Costos por deterioro

vehículos pesados

Auxiliar Costos por

deterioro valor

vehículos

Registro del

costo


5.1.3. COSTOS DE

ALQUILER DE

CAMPAMENTOS

Mayor Costo de

módulos para

montar

campamentos

Registro del

costo


5.1.3.01. Mano de obra Mayor Costo de

personal

empleado en

montar

campamentos

Registro del

costo


5.1.3.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Costo de

personal

empleado en

montar

campamentos

Registro del

costo


5.1.3.02. Otros costos transporte Mayor Otros costos

diferentes a

personal

empleado en

montar

campamentos

Registro del

costo



campamentos

Auxiliar Costo de

mantenimiento

de campamentos

Registro del

costo


5.1.3.02.10 Costos por deterioro

campamentos

Auxiliar Costos por

deterioro valor

campamento

Registro del

costo


5.2. GASTOS Subgrupo Gastos de

administración

y ventas

Registro del

gasto


5.2.2. GASTOS DE

ADMINISTRACIÓN

Mayor Gastos de

administración

Registro del

gasto


5.2.2.01. SUELDOS Mayor Gastos de

sueldos

administración

Registro del

gasto


5.2.2.01.01 Sueldo unificado Auxiliar Gastos de

sueldos

administración

Registro del

gasto


5.2.2.02. OTROS GASTOS DE

ADMINISTRACION

Mayor Gastos diferentes

a sueldos

administración

Registro del

gasto


5.2.2.02.01 Servicios básicos Auxiliar Gastos por

consumo agua,

luz y teléfono

Registro del

gasto




5.2.3. GASTOS DE VENTAS Mayor Gastos de

comercialización

y ventas

Registro del

gasto


5.2.3.01 Publicidad Auxiliar Gastos de

publicidad

Registro del

gasto


5.2.4. GASTOS NO

OPERACIONALES

Mayor Gastos no

relacionados al

giro del negocio

Registro del

gasto


5.2.4.01 Pérdida en venta de

activos

Auxiliar Gastos por

pérdida en venta

de activos

Registro del

gasto


5.2.4.02 Pérdida en diferencial

cambiario

Auxiliar Pérdida en

diferencial

cambiario

Registro del

gasto


5.2.4.03 Pérdida en realización

de instrumentos

financieros

Auxiliar Pérdida en venta

de instrumentos

financiero

Registro del

gastos


5.2.5. GASTOS

FINANCIEROS

Mayor Gastos por costo

dinero

Registro del

gasto


5.2.5.1 Intereses pagados Auxiliar Gastos por

intereses y

comisiones

bancarias

Registro del

gasto


5.2.6. GASTOS

TRIBUTARIAMENTE

NO DEDUCIBLES

Mayor Gastos no

deducibles

Registro del

gasto


5.2.9. PROVISIONES Mayor Gastos

provisionados

Registro del

gasto


5.2.9.01 Provisión 15% utilidad

trabajadores

Auxiliar Provisión 15%

utilidad

trabajadores

Registro del

gasto


5.2.9.02 Provisión Impuesto a la

Renta

Auxiliar Provisión

Impuesto a la

Renta

Registro del

gasto


6. OTROS

RESULTADOS

INTEGRALES

Grupo

6.1. Diferencias de cambio

al convertir negocios en

el extranjero

6.2 Ganancias por

revaluación de

propiedades

6.3 Activos financieros

disponibles para la

venta

6.4 Porción de otros

resultados integrales en

asociadas



4.6. ADOPCIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA21

En vista de aplicación obligatoria de las NIIFs a todas las entidades sujetas al control de la

Superintendencia de Compañías, a fin de enfocarse en los tres conceptos claves de: Relevancia,

Confiabilidad y Comparabilidad, se recomienda a la Administración de la empresa BUILDEQUA

S.A. iniciar los procesos para su aplicación, entre los cuales están los siguientes:

1. Determinar la fecha de adopción de NIIFs por primera vez: 01 de enero del 2012

2. Realizar un diagnóstico preliminar, observando las reglas y políticas contables que se

deben aplicar para su implementación por primera vez.

3. Entender y administrar el impacto de las NIIFs en el negocio, analizando:

- Los objetivos estratégicos de la empresa.

- Desempeño financiero.

- Presentación de los reportes financieros.

- Manejo de los sistemas de información.

4. Capacitación a todo el personal involucrado en el área contable.

5. Determinación las estimaciones a utilizar.

6. Preparación de un Balance de apertura.

7. Preparación de la información comparativa.

4.6.1 OBJETIVO

Las NIIFs tienen el objeto de asegurar que los primeros estados financieros con adopción de

NIIFs contengan información de alta calidad que:

21

ZAMBRANO Rodrigo, Normas Internacionales de Información Financiera, Edición Revisada Quito 2010 Pag 5-8



a. Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los ejercicios contables que se

presente.

b. Suministre un punto de partida adecuado.

c. Que pueda ser obtenida a un coste que no exceda a los beneficios proporcionados a los

usuarios.

4.6.2. ALCANCE

La adopción de las NIIFs por primera vez se aplicará a una entidad en sus primeros estados

financieros con adopción de NIIFs y en cada uno de sus informes intermedios que presente.

4.6.3. NIIFS PARA LAS PYMES

Las NIIFs para Pymes es un conjunto de normas contables basadas en las NIIFs completas, pero

que han sido simplificadas para aplicación de las pequeñas y medianas empresas, en respuesta a

una fuerte demanda tanto de países desarrollados como de los emergentes, para los que las NIIFs

eran complejas e inaplicables e inclusive en algunos casos, hasta prohibitivo.

Las Pymes en su mayoría no cotizan en bolsa y por los procesos que manejan se requiere

información más simplificada, por tal razón las revelaciones son sustancialmente menores.

4.6.4. BASE LEGAL

La Superintendencia de Compañías del Ecuador, mediante Resolución No.

SC.Q.ICI.CPAIFRS.11, del 12 de enero de 2011, entre otras cosas, resolvió que:

http://www.jezl-auditores.com/index.php?option=com_remository&Itemid=61&func=fileinfo&id=46



Para efectos del registro y preparación de estados financieros, la Superintendencia de Compañías

califica como PYMES a las personas jurídicas que cumplan las siguientes condiciones:

1. Activos totales inferiores a CUATRO MILLONES DE DOLARES

2. Registren un Valor Bruto de Ventas Anuales inferior a CINCO MILLONES DE

DÓLARES; y,

3. Tengan menos de 200 trabajadores (personal Ocupado). Para este cálculo se tomará el

promedio anual ponderado.

Se considerará como base los estados financieros del ejercicio económico anterior al período de

transición.

Pyme

Micro Pequeña Mediana Grande

Personal ocupado 1-9 10-49 50-199 Más de 200

Ventas anuales brutas

Hasta

100.000

100,001 a

1.000.000

1.000.001 a

4.999.999

Más de

5.000.000

Monto de Activos

Hasta

100.000 100.001 a 750.000

750.0001 a

3.999.999

Más de

4.000.000

4.6.5. ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVOS

El objetivo de los Estados Financieros para las pequeñas y medianas empresas es presentar en

forma comparativa la situación financiera de la empresa y los resultados que tuvo la

administración en un ejercicio determinado, a fin de que los usuarios puedan disponer de esta

información y realizar tomas de decisiones lo más correctas posibles.



CARACTERISTICAS

Los Estados Financieros bajo NIIFs, tiene una serie de características basadas en las Normas

Internacionales de Contabilidad y las cuales siempre se han venido manejando, sin embargo se

hace énfasis en las siguientes:

Comprensibilidad

La presentación de los balances debe ser clara, a fin de que todos los usuarios tengan una idea

precisa del manejo del negocio y de las actividades que ésta realiza.

Relevancia

Esta cualidad debe permitir a los usuarios la correcta toma de decisiones, en especial las

económicas, ayudándoles en la evaluación de los sucesos pasados, presentes o futuros o los

errores que se corrigieron y sus razones.

Materialidad o importancia relativa

La información que se entrega a los usuarios es material y por lo tanto relevante, cualquier

decisión que se tome en base a esta información será medida en la cuantía de la partida.

Cualquier error debe ser corregido a fin de evitar una presentación errónea.

Fiabilidad

Los balances deben ser confiables, neutrales y libres de errores significativos.



La esencia sobre la forma

Todas las transacciones en la contabilidad deben registrarse de acuerdo a su esencia, naturaleza y

objetivo y no por la reglamentación jurídica o tributaria vigente.

Prudencia

Se refiere a la precaución de realizar estimaciones o juicios bajo situaciones de incertidumbre. El

juicio para presentar los Estados Financieros no permite ni la sobrevaloración de pasivos o gastos

o la infravaloración de activos o ingresos.

Integridad

La información debe ser completa y sin errores y eficiente en términos de relevancia.

Comparabilidad

Esta característica obligatoria permite comparar Estados Financieros a lo largo del tiempo,

permitiendo a los usuarios evaluar por sí solos la situación financiera, económica y los flujos,

tanto de la misma entidad, como de otras del sector.

Oportunidad

Para ser oportuna la información debe suministrarse en el momento de la necesidad del usuario,

es decir que aunque cumpla con todas las características anteriores, si no es oportuna es inútil.

Equilibrio entre costo y beneficio

El beneficio de la información debe ser mayor al costo.



CONJUNTO COMPLETO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Un conjunto completo de Estados Financieros para una entidad incluirá los siguientes:

Estado de Situación Financiera

Estado de Resultados Integral

Estado de Cambios de Patrimonio

Estado de Flujo de Efectivo

Notas

4.6.7 NIIFS Y NICS VIGENTES

NIIF 1 Adopción por primera vez de las Normas Internacionales de Información Financiera

NIIF 2 Pagos basados en Acciones;

NIIF 3 Combinación de Negocios;

NIIF 4 Contratos de Seguros;

NIIF 5 Activos no corrientes destinados a la venta y operaciones en descontinuación;

NIIF 6 Exploración y Evaluación de Recursos Minerales; e,

NIIF 7 Instrumentos Financieros: Información a Revelar

NIIF 8 Segmentos de Operación

Las Pymes en la valuación de sus bienes y derechos, así como en la elaboración de sus Estados

Financieros, aplicarán de las ocho NIIFs de manera obligatoria la No. 1, y de las veintinueve

NICs, las siguientes:



NIC 1 – Presentación de Estados Financieros

NIC 2 - Existencias

NIC 8 – Políticas Contables, Cambios en los Estimados Contables y Errores.

NIC 12 – Impuestos Diferidos

NIC 16 – Propiedad, Planta y Equipos.

NIC 18 – Ingresos por actividades ordinarias.

NIC 36 – Deterioro de Activos

NIC 38 – Activos Intangibles

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD QUE SE APLIQUE A LA EMPRESA BUILDEQUA S.A. CAPITULO V


CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

I. BUILDEQUA es una empresa que presenta dos etapas marcadas en su funcionamiento,

una primera en la que se orientaba a la actividad minera y la segunda enfocada en

actividades de alquiler y de transporte de equipo pesado.

II. BUILDEQUA mantiene una estructura orgánico funcional de acuerdo a su categoría de

PYME, misma que está conformada por tres departamentos con funciones específicas.

III. El sistema contable utilizado por la compañía es el Sistema Administrativo Contable

Integrado SAFI, el cual mantiene los niveles de seguridad adecuados para cada uno de los

multiusuarios concurrentes. No obstante que se cuenta con esta herramienta, la empresa



requiere sistematización de los procesos contables, registros y preparación de informes,

mismos que deben contemplar su aplicabilidad bajo un esquema de NIIFs.

IV. Si bien cada departamento, conoce sus funciones, las mismas se realizan en base a

procedimientos empíricos no establecidos con formalidad, lo que ocasiona que no exista

estandarización en dichos procedimientos ni en la aplicación de políticas.

V. La empresa ha establecido un plan de cuentas, el cual sin embargo no cuenta con un

instructivo para su aplicación.

VI. Dentro del análisis estratégico de BUILDEQUA se destacan las siguientes conclusiones:

a. Fortalezas: Equipos de última tecnología en cantidad suficiente que permite

ofertar los servicios de alquilar los 365 días del año; Personal técnico capacitado

y; una estrategia de precios competitivos.

b. Oportunidades: Un panorama positivo para el sector minero en el Ecuador,

impulsado por políticas públicas que incentivan esta actividad.

c. Debilidades: Falta de manuales de procedimientos técnicos. No existe una

estructura de control interno que asegure razonablemente el cumplimiento de

procedimientos y políticas establecidas.

d. Amenazas: las más importantes vienen del ámbito regulatorio, el cual si bien

propone el crecimiento del sector, presenta reglas que no son del todo atractivas

para la inversión extranjera o demuestran un comportamiento poco estable como

en el caso de las normas de carácter tributario; por otro lado se presentan amenzas



propias del mercado como la aparición de competencias o el incremento de los

precios de los insumos importados.

5.2. RECOMENDACIONES

En un ámbito general dentro del cual se enmarcará las recomendaciones de carácter específico se

pueden señalar las siguientes:

A. Sistematizar los procesos y políticas de la empresa e implementar técnicas de control interno

desarrolladas en el presente trabajo específicamente para el Departamento de Contabilidad.

Esto además implica la capacitación del personal de este departamento.

B. Una vez aprobadas por la Junta General de Accionistas, difundir entre todos los empleados y

funcionarios de la empresa relacionados con el ámbito contable las políticas y normas

procedimentales para su observación obligatoria.

A continuación se presentan las recomendaciones puntuales de acuerdo a los resultados del

presente trabajo:

I. Ocupar la plaza de Contador con el Asistente contable

II. Realizar el cambio de denominaciones de Dirección a Presidencia y de Departamentos a

Gerencias

III. Transformar la Gerencia Técnica en una Gerencia de Calidad

IV. Separar las competencias de Gerente Administrativo – Financiero de Contador.

V. Agregar un Coordinador Técnico en la Gerencia de Calidad



Todo el conjunto de recomendaciones deben ser implementadas considerando obligatoriamente

que la empresa se verá abocada a corto plazo en la implementación de NIIFs, este aspecto resulta

especialmente relevante ya que de no hacerlo la vigencia y aplicabilidad del presente trabajo

podría perder efectividad para la consecución de los objetivos de la empresa a largo plazo.



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