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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMA MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
SISTEMA CONTABLE COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA DE “FERRI-BLANES” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO
DE LOS TSÁCHILAS.
AUTORA: FRELLA GREOLANDIA MORÁN CHANCAY
ASESORA: DRA. JEANNETTE URRUTIA. MSC.
ECUADOR – 2015
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
CERTIFICACIÓN DE LA ASESORA
DRA. Jeannette Urrutia, en calidad de Asesora de la Tesis, designada por disposición de
Cancillería de UNIANDES certifico que: la TLGA MORÁN CHANCAY FRELLA
GREOLANDIA de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría CPA, ha cumplido y
finalizado su trabajo de tesis con el tema: Diseño de un Sistema Contable Comercial para
mejorar la gestión financiera de “FERRI-BLANES” de la ciudad de Santo Domingo de los
Tsáchilas.
Quien ha cumplido con todos los requerimientos científicos y metodológicos.
Atentamente;
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
La señora, Tlga. Frella Greolandia Morán Chancay con cédula de ciudadanía N°
0800540270 declaro que la tesis que presento con el tema: SISTEMA CONTABLE
COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE “FERRI-
BLANES” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. Es con el
objeto de brindar una mejor atención y obtener una buena información de calidad, con esto
quedará demostrada la formación que ha brindado la Universidad UNIANDES.
Santo Domingo,
Atentamente;
DEDICATORIA
Dedico el presente proyecto de Tesis a Dios, nuestro padre por permitirme llegar a este
momento tan especial en mi vida, por los triunfos y los momentos difíciles que me han
enseñado a valorarme cada día más.
A mi Madre, por haberme educado, gracias por tus consejos, por cultivar e inculcar ese
sabio don de la responsabilidad. Y a mis hijos porque siempre he contado con ellos para
todo, gracias a la confianza que siempre nos hemos tenido; por el apoyo, comprensión y
largas esperas.
A mis maestros, gracias por su tiempo, por su apoyo así como por la sabiduría que me
transmitieron en el desarrollo de mi formación profesional, además agradezco a la Dra.
Jeannette Urrutia Asesora de Tesis quien fue de apoyo y guía en el desarrollo de la misma.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes por haberme permitido concluir la
carrera Universitaria
AGRADECIMIENTO
Mis primeras palabras de agradecimiento son para nuestro Dios, mi Señor, mi Guía; sabes
lo esencial que has sido en mi posición firme de alcanzar esta meta, esta alegría, y a ti Santa
Narcisa por estar siempre en mi mente a través de tu linda oración podré siempre de tu mano
alcanzar otras metas que espero sean para tu Gloria.
Gracias también a mis queridos compañeros, que me apoyaron y me permitieron entrar en
su vida durante estos casi cinco años de convivir dentro y fuera del salón de clases.
A mis hijos y mi madre por darme la estabilidad emocional, sentimental; para poder llegar
hasta este logro que definitivamente no hubiese podido ser realidad sin ustedes.
El contenido de esta tesis, constituye un esfuerzo de una estudiante que desea aportar al
campo profesional en el área de Contabilidad y Auditoría. La misma que adquirió sus
conocimientos en la universidad UNIANDES la universidad de las alturas.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CARATULA
CERTIFICACION DE TUTOR
DECLARACION DE AUTORIA
DEDICATORIA
AGRADICIMIENTO
INDICE DE CONTENIDOS
RESUMEN EJECUTIVO
EXECUTIVE SUMARY
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
Antecedentes de la investigación. .......................................................................................... 1
Situación Problémica. ............................................................................................................ 3
Problema científico. ............................................................................................................... 4
Objeto de investigación y campo de acción. .......................................................................... 4
Línea de investigación. .......................................................................................................... 4
Objetivos. ............................................................................................................................... 4
Objetivo general. .................................................................................................................... 4
Objetivos específicos. ............................................................................................................ 4
Variables de la investigación. ................................................................................................ 5
Metodología de la investigación a emplear. .......................................................................... 5
Descripción de la estructura o esquema de contenidos. ......................................................... 7
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica. ................................................. 8
CAPITULO I ......................................................................................................................... 9
1 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 9
1.1 Epígrafe I.- Origen y evolución de Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera
y Contabilidad General. ......................................................................................................... 9
1.2 Epígrafe II.- Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre Procesos Contables
Comerciales, Gestión Financiera y Contabilidad General. .................................................. 11
1.2.1 Contabilidad. ............................................................................................................... 11
1.2.2 Objetivo de la contabilidad. ........................................................................................ 11
1.2.3 Importancia de la Contabilidad. .................................................................................. 12
1.2.4 Funciones básicas de la contabilidad. ......................................................................... 13
1.2.5 Campos de aplicación. ................................................................................................ 13
1.2.6 Contabilidad Comercial. ............................................................................................. 14
1.2.7 Cuentas Contables. ...................................................................................................... 14
1.2.8 Plan de Cuentas ........................................................................................................... 15
1.2.9 Proceso Contable ........................................................................................................ 15
1.2.10 Flujo o Proceso Contable. ......................................................................................... 16
1.2.10.1 Reconocimiento de la Operación (Paso 1) ............................................................. 17
1.2.10.2 Jornalización o Registro Inicial (Paso 2) ............................................................... 18
1.2.10.3 Mayorización (Paso 3) ........................................................................................... 18
1.2.10.4 Comprobación (Paso 4). ....................................................................................... 18
1.2.10.5 Estructuración De Los Estados Financieros. (Paso 5) ........................................... 19
1.3 Epígrafe III.- Valoración Crítica de los conceptos principales de las distintas Posiciones
Teóricas…………… ............................................................................................................ 20
1.3.1 Sistema Contable. ...................................................................................................... 20
1.3.1 Importancia del Sistema Contable. ............................................................................. 20
1.3.1.1 Características de un Sistema Contable. .................................................................. 21
1.3.1.2 Objetivos de la Información Contable. .................................................................... 22
1.3.1.3 Estructura del Sistema Contable. ............................................................................. 23
1.3.1.4 Utilización de la Información Contable. .................................................................. 24
1.3.1.5 La finalidad de toda empresa. .................................................................................. 24
1.3.1.6 Limitaciones de la Información Contable. .............................................................. 25
1.3.1.7 Diseño de un Sistema Contable. .............................................................................. 26
1.3.2 Gestión financiera. ...................................................................................................... 26
1.3.2.1 Objetivo De La Gestión Financiera. ........................................................................ 26
1.3.2.2 Importancia de Gestión Financiera. ......................................................................... 28
1.3.2.3 Característica e importancia de la Gestión financiera. ............................................ 28
Las Importancias. ................................................................................................................. 29
1.3.2.4 Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas de contabilidad, de servicios ... 29
1.4 Epígrafe IV Conclusiones parciales. .............................................................................. 30
CAPÍTULO II. ..................................................................................................................... 32
2 MARCO METODOLÓGICO........................................................................................... 32
2.1 Planteamiento de la propuesta. ...................................................................................... 32
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo dela investigación. ... 32
2.3 Modalidad de la investigación ....................................................................................... 32
2.4 Tipos de investigación ................................................................................................... 33
2.4.1 Investigación de Campo. ............................................................................................. 33
2.4.2 Investigación Aplicada. .............................................................................................. 33
2.4.3 Investigación Bibliográfica. ........................................................................................ 33
2.4.4 Investigación Explicativa. .......................................................................................... 33
2.4.5 Investigación Descriptiva. .......................................................................................... 33
2.5 Población y Muestra de la Aplicación ........................................................................... 34
2.5.1 Población .................................................................................................................... 34
2.6 Métodos. Técnicas e Instrumento .................................................................................. 34
2.6.1 Método……… ............................................................................................................ 34
2.6.1.1 Métodos Analíticos. ................................................................................................. 34
2.6.1.2 Método Inductivo-Deductivo. .................................................................................. 35
2.6.1.3 Método Analítico-Sintético. ..................................................................................... 35
2.6.1.4 Método Descriptivo. ................................................................................................ 35
2.6.2 Técnica…….. .............................................................................................................. 35
2.6.2.1 Criterios de Expertos. .............................................................................................. 35
2.6.2.2 La Encuesta. ............................................................................................................. 36
2.6.2.3 Entrevistas. ............................................................................................................... 36
2.6.2.4 Notas……………... ................................................................................................. 36
2.6.2.5 Citas……….. ........................................................................................................... 36
2.6.2.6 Cuestionarios. .......................................................................................................... 36
2.6.2.7 Guía de la entrevista. ............................................................................................... 37
2.7 Entrevista Aplicada a la propietaria de “FERRI-BLANES” ......................................... 37
2.8 Interpretación de Datos .................................................................................................. 39
2.8.1 Encuesta aplicada a los empleados ............................................................................. 39
2.8.2 Encuesta Aplicada a los Proveedores. ........................................................................ 49
2.9 Validación a la idea a defender. ..................................................................................... 54
2.10 Conclusiones parciales del capítulo. ............................................................................ 54
“FERRI-BLANES” de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, es una Ferretería
dedicada a la compra y venta de materiales y ferretería en general. ................................... 54
CAPÍTULO III ..................................................................................................................... 56
3 MARCO PROPOSITIVO. ................................................................................................ 56
3.1 Tema. ............................................................................................................................. 56
3.2 Introducción. .................................................................................................................. 56
3.3 Objetivos de la Propuesta. ............................................................................................. 57
3.3.1 Objetivo general. ......................................................................................................... 57
3.3.2 Objetivos Específicos. ................................................................................................ 57
3.4 Descripción de la propuesta. .......................................................................................... 58
3.5 Desarrollo de le Propuesta. ............................................................................................ 60
3.5.1 Antecedentes. .............................................................................................................. 60
3.5.2 Base Legal. .................................................................................................................. 60
3.5.3 Dirección Estratégica. ................................................................................................. 61
3.5.4 Estructura Organizacional (Organigrama propuesto) ................................................. 69
3.5.4.1 Descripción Del Organigrama. ................................................................................ 70
3.5.5 Manual de funciones y responsabilidades. ................................................................. 70
3.5.5.1 Manual De Funciones Propuesto ............................................................................. 72
3.5.6 Flujogramas. ............................................................................................................... 79
3.5.6.1 Flujogramas de compras. ......................................................................................... 79
3.5.6.2 Flujogramas de ventas. ............................................................................................ 80
3.5.6.3 Flujogramas de Caja. ............................................................................................... 81
3.5.6.4 Flujogramas de Ingreso. ........................................................................................... 82
3.5.6.5 Flujogramas de Egreso. ............................................................................................ 83
3.6 Sistema Contable. .......................................................................................................... 84
3.6.1 Recolección /Ingreso de información (Actos de Comercio) ....................................... 84
3.6.2 Documentos Fuente .................................................................................................... 85
3.6.2.1 FORMATOS DE DOCUMENTOS......................................................................... 85
3.6.2.2 Documentos Externos .............................................................................................. 88
3.7 Catálogo de Cuentas ...................................................................................................... 92
3.7.1 PLAN DE CUENTA. ................................................................................................. 92
3.7.4 Pérdida en ventas e activo ................................................................................... 93
3.7.2 Esquema De Funcionamiento De Las Principales cuentas que intervienen en una
Empresa Comercial. ............................................................................................................. 94
3.8 Registro de transacciones / Procesos (Libro Diario) ..................................................... 96
3.8.2 FORMATOS DE DOCUMENTOS............................................................................ 97
3.8.3 Jornalización ............................................................................................................. 100
3.9 Clasificación de valores Estado de Cuentas (Mayorización) ....................................... 100
3.10 Formato N°. 19.- Diseño de Informe (balance de comprobación) ............................. 102
3.11 Formato N°. 20.- Diseño de Informe (Estado de Resultados) ................................... 103
3.12 Formato N°. 21.- Diseño de Informe (balance general) ........................................... 104
VALUACIÓN .................................................................................................................... 107
3.13 PROPUESTA DEL SOFTWARE CONTABLE. ..................................................... 110
3.13.1 INTRODUCCIÓN. ................................................................................................. 110
3.13.2 MANSOFT SYSTEM. ............................................................................................ 112
3.13.2.1 Módulo Contable. ................................................................................................ 113
3.13.2.2 Módulo Bancario ................................................................................................. 114
3.13.2.3 Módulo de Parámetros Generales, seguridad y control. ...................................... 115
3.13.2.4 Módulo de Ingresos. ............................................................................................ 115
3.13.2.5 Módulo de ventas. ................................................................................................ 115
3.13.2.6 Módulo de Liquidaciones y Anticipos. ................................................................ 116
3.13.2.7 Módulo de Nomina Personal. .............................................................................. 117
3.13.2.8 Módulo de Inventarios, compras y gastos de equipos, suministros y materiales. 118
3.13.2.9 Módulo de Archivos de equipos, suministros y materiales. ................................ 118
3.13.2.10 Módulo de Liquidaciones de Compras y gastos de equipos, suministros y
materiales……………… ................................................................................................... 119
3.14 Conclusiones parciales del capítulo. .......................................................................... 120
3.15 Recomendaciones del capítulo. .................................................................................. 120
BIBLIOGRAFÍA.
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla 1: La Población. ......................................................................................................... 34
Tabla 2: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? ................... 39
Tabla 3: ¿Ha tenido inconveniente al facturar un pedido de algún cliente? ........................ 40
Tabla 4: ¿Cuenta usted con la información inmediata, cuando el cliente le solicita algún
artículo? ............................................................................................................................... 41
Tabla 5: ¿Conoce usted con exactitud el stock de materiales que dispone “FERRI-
BLANES”? .......................................................................................................................... 42
Tabla 6: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios
físicos? ................................................................................................................................. 43
Tabla 7: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios
físicos? ................................................................................................................................. 44
Tabla 8: ¿Se realizan inventarios de mercadería periódicamente en la empresa? .............. 45
Tabla 9: ¿Existe un sistema contable para controlar la secuencia numérica de los informes
de recepción de mercadería a fin de verificar que todo haya sido registrado en forma
secuencial? ........................................................................................................................... 46
Tabla 10: ¿Los comprobantes de ventas son utilizados con sello fechador de “pagado”, para
impedir que vuelvan a ser utilizados? .................................................................................. 47
Tabla 11: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades de
la empresa? .......................................................................................................................... 48
Tabla 12: ¿Cree usted que el personal está totalmente calificado para las tareas que tiene que
realizar en la empresa? ......................................................................................................... 49
Tabla 13: ¿El personal dispone de tecnología adecuada para realizar pedidos a los
proveedores? ........................................................................................................................ 50
Tabla 14: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? ................. 51
Tabla 15: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades de
la empresa? .......................................................................................................................... 52
Tabla 16: ¿Estaría de acuerdo que se implemente un sistema contable si este le ahorraría
tiempo al momento que la hagan un pedido? ...................................................................... 53
ÍNDICE DE GRÁFICOS.
Gráfico 1: Proceso contable. ............................................................................................ 16
Gráfico 2: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? ................ 39
Gráfico 3: ¿Ha tenido inconveniente al facturar un pedido de algún cliente? ..................... 40
Gráfico 4: ¿Cuenta usted con la información inmediata, cuando el cliente le solicita algún
artículo? ............................................................................................................................... 41
Gráfico 5: ¿Conoce usted con exactitud el stock de materiales que dispone ...................... 42
Gráfico 6: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios
físicos? ................................................................................................................................. 43
Gráfico 7: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios
físicos? ................................................................................................................................. 44
Gráfico 8: ¿Se realizan inventarios de mercadería periódicamente en la empresa? ........... 45
Gráfico 9: ¿Existe un sistema contable para controlar la secuencia numérica de los informes
de recepción de mercadería a fin de verificar que todo haya sido registrado en forma
secuencial? ........................................................................................................................... 46
Gráfico 10: ¿Los comprobantes de ventas son utilizados con sello fechador de “pagado”,
para impedir que vuelvan a ser utilizados? .......................................................................... 47
Gráfico 11: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades
de la empresa? ...................................................................................................................... 48
Gráfico 12: ¿Cree usted que el personal está totalmente calificado para las tareas que tiene
que realizar en la empresa? .................................................................................................. 49
Gráfico 13: ¿El personal dispone de tecnología adecuada para realizar pedidos a los
proveedores? ........................................................................................................................ 50
Gráfico 14: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable? .............. 51
Gráfico 15: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades
de la empresa? ...................................................................................................................... 52
Gráfico 16: ¿Estaría de acuerdo que se implemente un sistema contable si este le ahorraría
tiempo al momento que la hagan un pedido? ...................................................................... 53
Gráfico 17: Logotipo de la Empresa "MANSOFT SYSTEM" .......................................... 112
Gráfico 18: módulo contable propuesto. ............................................................................ 113
Gráfico 19: Módulo Bancario. ........................................................................................... 114
Gráfico 20: Módulo de nómina de personal. ..................................................................... 117
Gráfico 21: Módulo de Inventarios, compras y gastos de equipos, suministros y materiales.
........................................................................................................................................... 118
Gráfico 22: Módulo de Liquidaciones de Compras y gastos de equipos, suministros y
materiales. .......................................................................................................................... 119
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de diseñar un sistema contable para mejorar la gestión financiera de la
FERRETERÍA “FERRI-BLANES” la cual se dedica a la compra y venta de materiales de
construcción y ferretería en general en la ciudad de Santo Domingo.
El objeto de estudio de la investigación son los procesos contables y el campo de acción es
el sistema contable, en el proceso de investigación para el diseño de un sistema contable, se
ha utilizado diferentes métodos o técnicas como recopilación de datos, entrevistas,
encuestas, y principalmente observación.
Para su elaboración se ha propuesto diseñar un Sistema Contable para poder organizar las
diferentes actividades, con el fin de verificar la Gestión financiera por medio de la
información oportuna y útil, para alcanzar los objetivos deseados.
También éste hace que cumpla con sus obligaciones tributarias de acuerdo a las exigencias
del SRI y poder presentar información real a través de los estados financieros y poder
realizar las declaraciones mensuales.
Se sugiere a los propietarios de la empresa implementar el sistema contable, para que
determine el estudio de investigación, para que tomen las mejores decisiones, la calidad de
información ayudará a que el proceso contable sea más productivo y eficiente, produciendo
evidentemente incremento en las utilidades de la empresa.
EXECUTIVE SUMARY
The present work to design an accounting system to improve the financial and administrative
management of the hardware "FERRIBLANES" which is dedicated to the purchase and sale
of building materials and hardware in general in the city of Santo Domingo.
The object of the research study are accounting processes and field of action is the
accounting system, in the process of research for the design of an accounting system, it has
been used different methods or techniques such as data collection, interviews, surveys, and
mainly observation.
Its production has been proposed to design an accounting system to organize different
activities, in order to verify the financial management through timely and useful information
to achieve the desired objectives.
Also this makes to comply with their tax obligations according to the demands of the SRI to
present actual information through the financial statements and be able to make the monthly
statements.
It is suggested to the owners of the company implementing the accounting system, so that
the research study, determined to make the best decisions, the quality of information will
help make the accounting process more productive and efficient, producing clearly increase
in the profits of the company.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
Se ha revisado en la base de datos de la Universidad “UNIANDES” Santo Domingo, se ha
podido comprobar que no existe un tema que sea similar al tema propuesto, sin embargo se
ha encontrado los siguientes temas:
Diseño de un sistema de contabilidad de costos para lograr la optimización en la Gestión
Empresarial Createxsa – autor Trujillo Esperanza Patricia Alexandra-universidad
UNIANDES.
Sistema de contabilidad comercial como aporte a la toma de decisiones gerenciales de
distribuciones. Autor: Tucta Darwin.
Sistema Contable para el mejoramiento de la gestión tributaria y financiera de la finca San
Carlos ubicado en el cantón Quinindé provincia de Esmeraldas. José Zambrano.
Cabe indicar que existen temas que son parecidos al que se plantea en la presente tesis y son
los siguientes:
En la Universidad Tecnológica Equinoccial Campus Santo Domingo de los Colorados se
encontró las siguientes tesis:
Diseño de un sistema contable para el control de los recursos Económicos y Materiales de
la Unidad educativa Tecnológica Pichincha Santo Domingo de los Colorados en el año 2005.
Autor: Luz Irene Flores Abarca. Facultad de Ciencias Económicas y Negocios Carrera
Ingeniería de Empresas.
Después de haber realizado las investigaciones necesarias en diferentes fuentes se puede
decir que no hay tesis similares siendo la única que hasta el momento existe y por lo tanto
es original de la autora.
2
A medida que avanzamos en el tiempo, si nos fijamos a nuestro alrededor nos podemos dar
cuenta que, las exigencias de los clientes van aumentando y el tiempo forma parte de una de
las premisas con más importancia dentro del ranking de necesidades. Esto ha sido un punto
determinante de partida para desarrollar ideas de empresas en nuestro entorno.La
Contabilidad es la herramienta que proporciona a la gerencia la información financiera
confiable, oportuna y suficiente para la toma de decisiones; la contabilidad se ha insertado
en el sistema de información, por tanto constituye una aplicación esencial que utilizan hoy
en día las empresas comerciales ya que es el medio de generación de datos, reportes y
balances como consecuencia de los hechos y actividades que se realizan dentro de una
empresa y estos se los obtiene de manera inmediata. A diferencia de lo que ocurría en el
pasado, hoy día la empresa y la contabilidad interactúan en un desarrollo mutuo de forma
eficaz, eficiente, equitativa, económica y equilibrada.
Con el diseño de un sistema de contabilidad comercial como aporte a la toma de decisiones
gerenciales, para el control de los recursos Económicos y Materiales en las empresas o micro
empresas de la ciudad de Santo Domingo de los Colorados se pretende mejorar la situación
financiera y por ende dar a conocer el sistema contable comercial aplicando los procesos
contables, normativas y leyes que influyen en la toma de decisiones.
En Ecuador en general las empresas comerciales obligadas a llevar contabilidad aun no
formalizan su situación contable con un proceso adecuado, que generalice al menos la
información básica, a pesar de los controles infalibles de la gestión tributaria por hacer
cumplir la Ley y la razonabilidad de los estados financieros no se alcanza a aplicar los
procesos contables.
Ferri-Blanes requiere la implantación de un sistema contable comercial que analice, registre,
clasifique e interprete adecuadamente la información financiera para la toma de decisiones.
Es por ello que el presente trabajo de investigación se desarrolla en base a la importancia de
la implementación de un Sistema Contable en una empresa comercial “FERRI-BLANES”
en donde se propone las diferentes herramientas e instrumentos contables para controlar las
obligaciones, proteger el patrimonio, conservar los bienes y recursos e informar sobre la
situación global de la misma; de acuerdo a la propuesta planteada en el presente trabajo de
3
Diseñar Sistema Contable para mejorar la Gestión Financiera de la Empresa “FERRI-
BLANES” dedicada a la compra y venta de materiales eléctricos y de ferretería en general
de la ciudad de Santo Domingo. Los procesos unifican las diversas actividades, recursos y
personal dentro de la empresa para expresarlos en información contable tal como se ha
expuesto en el presente trabajo de investigación.
Situación Problémica.
El sistema contable, tributario, societario actual exige al empresario el uso de tecnología, y
sobre todo el manejo eficiente de información que le permita una correcta toma decisiones
para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo.
“FERRI-BLANES” está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, Coop. 17 de Diciembre
entre Av. Juan Montalvo Av. Quevedo, lleva a cabo sus actividades económicas a partir del
23 de febrero del 2006 según su inscripción en el Registro Único de contribuyentes la cual
se dedica a la compra y venta de materiales de eléctricos y ferretería en general.
Al realizar un análisis previo en la empresa se ha llegado a la conclusión que no posee un
adecuado control contable – financiero, por las siguientes causas:
La inadecuada organización e integridad de registros contables, hace que Ferri- Blanes no
tenga instrumentos necesarios para obtener información financiera real, confiable y oportuna
de acuerdo con el uso a que se destina.
La carencia de informes y de control no permite tomar decisiones acertadas referentes al
destino de los recursos siendo esta una base muy importante para el adelanto de las
actividades del negocio.
Existe manejo inadecuado de inventarios de mercadería lo cual ocasiona costos de
mercaderías irreales y compras de mercadería innecesarias. Por lo tanto se debe saber
claramente cuáles son los artículos que más se consume a diario, siendo esta la base
fundamental para que el negocio tenga un buen funcionamiento.
4
Al no tener políticas contables y financieras bien definidas para cada área no se puede
realizar proyecciones de crecimiento del negocio así como inversiones a largo plazo, siendo
estas útiles y necesarias para el cumplimiento de las metas y de los planes del negocio.
El problema planteado se orienta a la formulación del mismo.
Problema científico.
¿Cómo mejorar el sistema contable comercial en “FERRI-BLANES” para garantizar una
adecuada información financiera?
Objeto de investigación y campo de acción.
Objeto: Procesos Contables
Campo de acción: Sistema Contable Comercial
Línea de investigación.
Gestión de la información contable
Objetivos.
Objetivo general.
Diseñar Sistema Contable Comercial para mejorar la Gestión Financiera de “FERRI-
BLANES” de la ciudad de Santo Domingo Tsáchilas.
Objetivos específicos.
Fundamentar teóricamente, Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera y
Contabilidad General.
5
Realizar un diagnóstico sobre la situación real del proceso contable comercial en
Ferri-Blanes.
Aplicar métodos de validación de la investigación para diseñar un proceso contable
comercial.
Diseñar un Sistema Contable Comercial para Ferri-Blanes que mejore la calidad de
información contable en la empresa.
Validar la propuesta por vía de expertos
Hipótesis o idea a defender o preguntas científicas
Es viable el diseño de un sistema contable, para mejorar la gestión financiera, mejorará la
calidad de la información porque llevarían el control adecuado y seguro de todo los recursos,
a los proveedores, clientes, a los vendedores les facilitaría la información.
Variables de la investigación.
Variable independiente: Procesos contables para empresas comerciales
Variable dependiente: Mejorar la calidad de la información
Metodología de la investigación a emplear.
La investigación sobre el diseño de un sistema contable comercial mejorara la gestión
financiera en “FERRI-BLANES” que se dedicada a la compra y venta de materiales de
construcción y de ferretería en general de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas”. Se
basó en los paradigmas cualitativos y cuantitativos, con tendencia a cuantitativo.
El paradigma cuantitativo porque se relacionó los proceso contables con números, además
de la cifras, porcentajes, cuyos resultados serán examinados y fundamentados
científicamente.
6
Cualitativo porque se pretende mejorar la calidad de información y se determinará como
piensan y actúan los clientes externos, e internos y directivos con relación al problema de
investigación, con estos elementos se evaluarán e identificarán claramente los problemas y
a su vez se procederá a plantear la propuesta de solución.
La finalidad de combinar los paradigmas cuantitativo y cualitativo en el presente trabajo para
integrar coda un de los capítulos, por lo tanto ayudar que aumente la validez de los hallazgos
y el grado de confianza de los mismos.
Los tipos de investigación a emplear son:
Investigación de Campo.
Aplicada.
Bibliográfica.
Explicativa.
Descriptiva.
Los métodos investigativos a emplear son:
Método Analítico/Sintético
Método Inductivo-Deductivo
Método Analítico-Sintético
Método Descriptivo
Criterios de Expertos
Las técnicas aplicadas son:
Encuestas
Entrevistas.
7
Los instrumentos investigativos son:
Notas.
Citas.
Cuestionarios.
Guía de la Entrevista
Descripción de la estructura o esquema de contenidos.
El trabajo de tesis se enmarca en tres capítulos, con la premisa de la introducción en donde
se caracteriza el trabajo a desarrollar a través de los antecedentes de la investigación, la
descripción de la situación problémica, y su respectiva formulación, el objeto de
investigación y campo de acción, la línea de investigación los objetivos, hipótesis, idea a
defender o preguntas frecuentes, las variables, tipos, métodos técnicas e instrumentos de
investigación, una descripción de la estructura de la tesis, el aporte teórico, significación y
novedad científica.
El Capítulo I corresponde al Marco Teórico en donde se fundamenta el problema, el objeto
de investigación a través del análisis y la valoración crítica de las diferentes posiciones
teóricas las cuales son de valiosa importancia para el desarrollo del trabajo propuesto.
El Capítulo II constituye el Marco Metodológico y Planteamiento de la Propuesta, se
presenta la caracterización del problema, se detalla el proceso metodológico aplicado, los
paradigmas de investigación, las técnicas e instrumentos y la interpretación de sus resultados
los que determinarán la viabilidad de la propuesta.
El Capítulo III hace referencia a la Validación y/o Evaluación de Resultados de su
Aplicación; se desarrolla la aplicación de la propuesta planteada en donde se busca
establecer las bases necesarias para la implementación de un SISTEMA CONTABLE
COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE “FERRI-BLANES”
DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
8
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
La FERRETERÍA “FERRI-BLANES” se dedica a la compra y venta de materiales eléctricos
y ferretería en general lo cual genera una alta rentabilidad, por lo que es necesario que el
flujo de información contable y administrativa sea confiable y oportuno.
La empresa FERRETERÍA “FERRI-BLANES” necesita tener un flujo de datos constantes
y precisos para tomar las decisiones correctas que le permitan hacerle frente a la intensa
competencia a la que está sometida además necesita de información contable confiable la
cual le ayudará en el caso que se decida implantar un sistema contable para mejorar la
calidad de atención y de información.
Los adecuados procesos contables van a incrementar los conocimientos como estudiante
en la investigación científica que se realizará para poder desarrollar la presente tesis, siendo
el único medio para poder obtener el título de ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría
y Finanzas, C.P.A.
Con la información confiable y oportuna obtenida se beneficia a los propietarios para la toma
de decisiones acertadas, además va a mejorar la calidad del servicio hacia el cliente, a los
proveedores a través de una información rápida y al Estado a través del cumplimiento de las
obligaciones tributarias.
9
CAPITULO I
1 MARCO TEÓRICO
1.1 Epígrafe I.- Origen y evolución de Procesos Contables Comerciales,
Gestión Financiera y Contabilidad General.
La contabilidad es una parte fundamental de la historia económica y, el estudio de
la evolución de las técnicas contables, la cual aparece en la historia de los pueblos como
resultado de la expansión comercial, los pueblos eran nómadas y no existía propiedad, por
ello, difícilmente es posible una comprensión profunda y completa de los fenómenos
económicos y sociales si no se estudian desde una óptica que incluya el enfoque histórico-
contable. Solamente la dificultad de los conocimientos técnicos requeridos para la práctica
de la historia de la contabilidad ha impedido hasta ahora que la misma se generalizase y se
reconociera su utilidad e importancia.
Con las grandes civilizaciones evoluciona la partida doble, en el avance tecnológico escritura
en papiro, tenían necesidades de determinación de gastos e ingresos.
Al inicio del comercio evolucionó la partida doble, en el avance tecnológico aparece el papel,
sus necesidades el registro de las transacciones.
En la revolución Industrial evolucionan los Estados Financieros con el avance tecnológico
aparece la imprenta, las necesidades de relevancia en los Activos. En 1960 evoluciona el
sistema contable manual, en el avance tecnológico aparece la computadora, y era necesario
por la rapidez en el manejo información.
En el siglo XXI en la evolución de la contabilidad la automatización en los datos, en el
avance tecnológico aparecen las redes, internet y nuevos medios de comunicación, siendo
necesario para la información a tiempo y real, medir la gestión de conocimiento.
10
A nivel mundial el sistema contable aporta con la concientización comercial y es la base
sobre el cual se fundamentan las decisiones gerenciales y las decisiones financieras, por lo
que no existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia
contable.
En una época extremadamente competitiva, los riesgos de quedarse y desaparecer son cada
vez mayores, esto lo han entendido perfectamente los empresarios y los emprendedores en
potencia. Para reducir el riesgo, la mayoría de empresa lo llevan a cabo reformas internas
sustantivas que conlleven principalmente al mejoramiento del servicio y atención al cliente.
Los resultados de dichos cambios, como reducción de costos y mejoras en los procesos,
benefician finalmente a los compradores.
En las empresas, uno de los procesos que ha merecido especial atención y experimentado
mejoras notables es la Contabilidad, comprendida como el medio de generación de datos,
reportes y balances es decir, información que usa el gerente en la toma de decisiones. Proceso
contable que se encuentra computarizado, en línea y descentralizado, de tal manera que los
datos, acumulados y específicos se obtienen casi al instante. Un gerente con información
oportuna, estará en capacidad de afrontar los retos de la competencia con buenas
probabilidades de éxito; por el contrario, una empresa sin datos oportunos, confiables,
completos, está en desventaja y, con seguridad, destinada al fracaso.
A diferencia de lo que ocurría en el pasado, cuando la contabilidad sólo era una formalidad
para cumplir con el cálculo y pago de impuesto, hoy día la empresa y la contabilidad
coexisten desde los inicios del negocio y su interacción les permite el desarrollo mutuo.
La empresa requiere de contabilidad si desea progresar, y la contabilidad no tendrá objeto si
no existiera la empresa.
Santo Domingo es el corazón comercial de la Región, se convirtió en el eje de distribución
comercial para la región desde 1980. En ese entonces hubo un ‘boom’ de comerciantes de la
Sierra y de la Costa. Llegaron de provincias aledañas para instalar negocios. Algunos de esos
locales aún funcionan y son más frecuentados estos días, a propósito de las fiestas por los 45
años de cantonización, según el censo económico que desarrolló el Instituto Nacional de
11
Estadística y Censos (INEC). Los más representativos son la fabricación de muebles; venta
de alimentos, mantenimiento y reparación de automotores, ferreterías, restaurantes y locales
de telecomunicaciones; las expectativas de negocio se han ido expandiendo poco a poco.
La Ferretería “FERRI-BLANES” fue creado hace aproximadamente 12 años en la ciudad de
Santo Domingo de los Tsáchilas, es una empresa privada que se dedica a la compra y venta
de materiales eléctrico y ferretería en general cuya actividad genera una alta rentabilidad y
un alto flujo de información contable que difícilmente está controlado por la propietaria de
la empresa, siendo necesario e importante llevar un control y registro de todo los procesos
que el negocio conlleva.
1.2 Epígrafe II.- Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre Procesos
Contables Comerciales, Gestión Financiera y Contabilidad General.
1.2.1 Contabilidad.
“Es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema
dinámico de control e información que sustenta tanto un marco teórico, como las normas
internacionales; se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de
la valorización justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa y de la
representación relevante de la situación económico-financiera”. (ZAPATA, Pedro, 2011,
pág. 8)
“Contabilidad es el crecimiento de las sociedades, la identificación de sus actividades, el
progresivo intercambio, hizo marchar estas originarias tareas contables por cauces cada vez
más complejos y precisos”. (ORMACHEA, 2006, pág. 7)
1.2.2 Objetivo de la contabilidad.
“Conocer el estado financiero de un negocio proporcionando una imagen numérica de la
realidad que sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el patrimonio y sus
modificaciones mediante recopilaciones de toda la información financiera podemos evaluar
la marcha de la empresa, el nivel de sus costos y la cantidad de sus beneficios que están
12
generando y a partir de esta información se puede establecer los presupuestos y objetivos de
rendimientos para planificar el próximo año o periodo comercial” (ZAPATA Pedro, 2008
pág. 1)
Los objetivos recopilar toda información financiera para ser evaluada y proporcionar un
informe de la situación real de la entidad la misma que servirá como un instrumento para la
toma de decisión.
1.2.3 Importancia de la Contabilidad.
De la definición se destacan los siguientes elementos que marcan la importancia real de la
contabilidad.
Sistema dinámico, pues al procesar de manera sistemática los hechos económicos, la
contabilidad permite establecer controles efectivos de los recursos y generar un
conjunto de reportes específicos, estados financieros y sus notas explicativas.
Reconocimiento de los hechos que afectan la situación patrimonial, es decir los
ingresos, costos y gastos.
Valoración justa y actual, se refiere a las inversiones realizadas por la entidad y
obligaciones contraídas.
Presentación relevante de la situación económico-financiera, que permita brindar
confianza a acreedores, inversionistas y autoridades de control fiscal.
Tomar decisiones adecuadas, a partir de la información confiable que periódicamente
ofrece la contabilidad, con altas probabilidades de, éxito. (ZAPATA Pedro,2011
pág.8)
13
1.2.4 Funciones básicas de la contabilidad.
La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones
de una organización, necesita realizar las siguientes funciones.
Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.
Clasificar la información para determinar en qué parte del Balance se aplicarán las
operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o egresos.
Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan
las leyes de cada país.
Informar sobre los resultados obtenidos de las transacciones de la organización, en
un periodo determinado.
1.2.5 Campos de aplicación.
La contabilidad es única en sus principios y múltiples en sus aplicaciones. En la actualidad
se determinan campos especializados en esta área, de acuerdo con el objetivo que cumplen
en cada caso; de tal manera que podemos hablar de las diferentes contabilidades, las cuales
están destinadas a proporcionar información tanto a terceras personas relacionadas con la
empresa, como su administración para la toma de decisiones.
Contabilidad comercial general.-Es aquella que se utiliza en los negocios de
compra y venta de mercaderías y servicios no financieros. Ejemplos: almacenes de
calzado, de electrodomésticos; empresas de transporte, de seguridad y vigilancia, etc.
Contabilidad de costo.- Se aplica especialmente en las empresas manufactureras,
mineras, agrícolas y pecuarias. Ejemplo: fábricas y talleres; pero se puede usar
también en empresas de servicios especializados o específicos. Ejemplos: hospitales,
eléctricas y telefónicas.
14
Contabilidad gubernamental.- Se aplica en las empresas y organismos del Estado.
Ejemplos: ministerios, universidades estatales, empresas públicas, etc.
Contabilidad bancaria.- “Es aquella utilizadas en las entidades financieras para
registrar depósitos en cuentas corrientes y de ahorro, liquidación de intereses,
comisiones, cartas de créditos, remesas, giros y otros servicios bancarios”. Ejemplos:
bancos, administradoras de fondos, casas de cambio, cooperativas de ahorro y
créditos, mutualistas, etc. (ZAPATA Pedro,2011 pág.9)
1.2.6 Contabilidad Comercial.
Es aquella que se utiliza en los negocios de compra y venta de mercaderías y servicios no
financieros. Ejemplos: almacenes de calzado, de electrodomésticos; empresas de transporte,
de seguridad y vigilancia, etc. (ZAPATA Pedro, 2011, pág.9)
La contabilidad comercial, es la rama de la contabilidad centrada en la actividad de un
comercio. Gracias a la contabilidad, el comercio logra tener registros de todas sus
operaciones que pueden cuantificarse en términos dinero.
1.2.7 Cuentas Contables.
“Es un formato con término (nombre a denominación objetiva) usada en contabilidad para
registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de
naturaleza similares (organizadas en las transacciones comerciales) que corresponden a
diferentes rubros del Activo, Pasivo, Patrimonio, las rentas de costos y gastos” (Zapata
Pedro, 2008 pág.23)
“La cuenta contable es un instrumento de operación mediante la cual podemos subdividir, el
activo, pasivo capital y organizarlo de acuerdo a ciertas características de afinidad y el cual
nos permite graficar todo los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos
elementos de la ecuación”.(HERNÁNDEZ José, WEB. 2005 PÁG. 1)
15
Cuenta contable es el nombre que asigna un grupo homogéneo de bienes, servicios, derechos
y obligaciones de una misma especie que se registran en la contabilidad y se mantiene
durante el ciclo contable.
1.2.8 Plan de Cuentas
“El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados
financieros y estadísticos de gran importancia para la toma de decisiones, y posibilitar un
adecuado control. Se diseña y se elabora atendiendo los Conceptos Contables de General
Aceptación y normas de contabilidad” (ZAPATA Pedro, 2007, pág. 23).
El plan de cuentas es un listado ordenado, clasificado y codificado de las cuentas, subcuentas
y cuentas auxiliares que sirve de estructura básica en el proceso contable que utiliza una
empresa. Se diseña y elabora atendiendo los Conceptos contables de General Aceptación y
normas contables
1.2.9 Proceso Contable
“El registro de las operaciones del proceso productivo de transformación debe seguir una
secuencia que se conoce en la contabilidad financiera como proceso contable; es así que
deben ser jornalizados, comprobadas y presentadas en uno de los estados financieros”
(ZAPATA Pedro, 2007, pág.21).
“La contabilidad como un sistema de información útil e imprescindible en la toma de
decisiones el proceso contable consiste en la captación, registro, resumen y clasificación de
las operaciones mercantiles durante determinado periodo” (DÁVALOS Omar: pg.3).
Es la secuencia que se debe seguir para poder presentar y controlar los estados financieros,
consiste en la captación, clasificación, registro y resumen de las operaciones mercantiles
16
1.2.10 Flujo o Proceso Contable.
Se presenta la secuencia de los pasos que siguen las transacciones que ejecutan las empresas;
éstos en la actualidad están informatizados, con lo cual se ahorra tiempo para que el contador
invierta en otras actividades, como conteo de mercaderías y activos fijos, realizar arqueos
más frecuentes, efectuar conciliaciones bancarias y de cuentas. Esto ha permitido que el
contador se convierta en el analista financiero, en el guía indicado
El proceso contable es el siguiente:
Gráfico 1: Proceso contable.
RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN (Paso 1)
DOCUMENTO FUENTE
Prueba evidente con soportes
Requiere análisis
Se archiva cronológicamente
JORNALIZACIÓN O REGISTRO INICIAL (Paso 2)
LIBRO DIARIO
Registro inicial
Requiere criterio y orden
Se presenta como asiento
MAYORIZACIÓN (Paso 3)
LIBRO MAYOR
Clasifica valores y obtiene saldos de cuenta
Requiere criterio y orden
Brinda idea del estado de cada cuenta
COMPROBACIÓN (Paso 4)
AJUSTES
Actualiza y depura saldos
Permite presentar saldos razonables
BALANCE (Paso 5)
Resumen significativo
Valida el cumplimiento de normas y conceptos de general aceptación
ESTRUCTURA DE INFORMES (Paso 6)
ESTADOS FINANCIEROS
Financieros
Económicos
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Reconocimiento de la Operación (Paso 1)
Implica en entrar en contacto con la documentación (facturas, recibos, etc.) y efectuar el
análisis que conlleve a identificar la naturaleza el alcance de la operación y las cuentas
contables afectadas. (ZAPATA Pedro, 2007, pág. 36).
Por su origen.
Documentos internos; aquellos que deben ser emitidos por la empresa y, por tanto,
entregados como soporte de la transacción; por ejemplo, nota de venta.
Documentos externos: aquellos que llegan a la empresa como soporte de la ejecución de una
transacción con otras empresas; por ejemplo, factura de compra.
Por su importancia.
Documentos principales: aquellos considerados indispensables y, en consecuencia, se genera
como soporte fundamental de la transacción; por ejemplo, las facturas, las notas de ventas,
las notas de créditos, etc.
Documentos secundarios: aquellos que completan el expediente de una transacción; por
ejemplo, las notas de pedido, las facturas proformas, las actas de entrega y recepción, las
notas de ingresos o afines memorandos, etc.
Por su formato.
No regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por la propia empresa.
Regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por regulaciones de
organismos de control gubernamental.
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Jornalización o Registro Inicial (Paso 2)
El Código de Comercio, la Ley de Compañías, el Código Tributario, la Ley Orgánica de
Régimen Tributario Interno, entre otros, referencian la obligación de llevar contabilidad,
citan los libros básicos e incluso recomiendan el tipo de información que debe contener.
(ZAPATA Pedro, 2011, pág. 39)
Asiento Contable
Es la fórmula técnica de anotación las transacciones bajo partida doble,
Libro Diario
Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de
asiento.
Mayorización (Paso 3)
Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran
jornalizados respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en él
Debe, pasará al Debe de la cuenta correspondiente.
Libro Mayor
Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer
su movimiento y saldo en forma particular. Para fines didácticos se utiliza la denominada
“T”. (ZAPATA Pedro, 2011, pág.42)
. Comprobación (Paso 4).
Mensualmente se debe verificar el cumplimiento del concepto de partida doble y otros
relacionados con la valuación, consistencia, etc.; para esto será necesario elaborar un
19
Balance de comprobación, el mismo que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas
que constan en el Libro mayor principal.
Relatividad del Balance de Comprobación
Conseguir en este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye
un avance significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando el criterio y
conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar
la precisión y actualidad de los saldos puestos que muchos de ellos por diversas causas, están
desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados.
Desactualización automática de saldos
Muchas cuentas se desactualizan, debido al paso del tiempo, al uso o cambio en las
condiciones económicas de la empresa” (ZAPATA Pedro, 2011, pág. 45)
Estructuración De Los Estados Financieros. (Paso 5)
Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un período contable, con el
objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa,
la cual permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la
entidad.
Estado De Resultados:
Muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado, final, ya sea ganancia
o pérdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución
en el patrimonio de la empresa durante un período determinado.
Es un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de Activo,
Pasivo y Patrimonio y determina la posición financiera de la empresa en un momento
determinado.
20
1.3 Epígrafe III.- Valoración Crítica de los conceptos principales de las
distintas Posiciones Teóricas
1.3.1 Sistema Contable.
Es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y que se hallan
interrelacionados. La idea contable, por su parte, hace referencia a aquellos vínculos de la
contabilidad, el método que permite llevar las cuentas de una organización.
La noción del sistema contable, se trata del conjunto de elementos que registran la
información den financiera y las interrelaciones de estos datos.
Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e implican la
participación de especialista (contadores) que se encargan del registro preciso y del análisis
de la información
En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa informático
que permite registrar la Información. Software Contable cuenta con diferentes módulos para
que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital y con herramientas que
facilitan los cálculos. (http://definicion.de/sistema-contable/)
1.3.1 Importancia del Sistema Contable.
Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra empresa que sea eficiente y funcional
además de ser un activo intangible, indiscutiblemente lo convierte en una fuente de
información importante para conocer de la situación económica y financiera para nuestras
organizaciones.
Los principios de la contabilidad deben ser implacables en el sistema contable, la
Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad debe tener ciertas características
o cualidades, como las siguientes:
Debe ser clara y fácil de comprender.
21
Que se presente de forma oportuna.
Que sea verificable, en la medida que presente fielmente los hechos económicos.
Debe tener relevancia, que permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella
para lograr sus fines particulares.
Debe ser fácil y comparable.
La importancia de la información que genera el sistema contable es vital para la buena toma
de decisiones dentro de cualquier organización, para poder corregir cualquier desviación que
tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han
previsto ganar.(http://www.orionplus.info/WEB/la-importancia-del-sistema-
contable/software-contable/articulos-de-interes/contabilidad/importancia-del-sistema-
contable.html)
Características de un Sistema Contable.
Un sistema contable debe contar con algunos requisitos mínimos para que ofrezcan
facilidades que todo profesional contable desearía como la rapidez de la gestión,
organización del trabajo y los datos, crear historiales, manejar varios clientes o empresas, de
bajo costo y, por sobre todo, un sistema contable fácil de usar.
Características que deben tener un Sistema Contable.
Multi-empresa: Esto ayudaría a gestionar 2 o más empresas a la vez.
Multi-usuario: Esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o más usuarios para
agilizar la gestión contable.
Económico: El costo del software es muy importante, los sistemas gratuitos
normalmente cuenta con varias limitaciones en la configuración.
Copias de seguridad: Es importante tener el respaldo de varias copias de todas las
actividades que vas realizando y los datos que vas generando.
22
Multi-moneda: Esto facilitará trabajar con una o varias monedas a la vez
permitiendo trabajar con monedas local o extranjera.
Manual de usuario: Todo sistema tiene sus propias configuraciones, para
comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.
Creación de perfiles de usuarios: Ayudará a la seguridad de los datos,
mantenimiento de Contraseñas y Permisos para cada usuario.
Soporte y garantía: Un sistema contable de pago permite tener soporte ya sea online
o presencial además de la garantía del software.
Impresión de informes: Los informes deben ser impresos ya sean balances general,
mensual, balance de comprobación, estados de resultado, pérdidas, ganancias, etc.
Exportar reportes: Además de la impresión de los trabajos, debe ser compatibles
con otros tipos de documentos para su mejor presentación ya sea en Excel, Word o
Pdf.
Objetivos de la Información Contable.
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que
tenga de transferir recursos de otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales
recursos y el resultado obtenido en el período.
Predecir flujos efectivos.
Apoyar a los administradores en la Planeación, Organización y Dirección de los
negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
23
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica
representa para la comunidad.
Estructura del Sistema Contable.
Sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control,
flexibilidad y una relación aceptable costo/beneficio.
El sistema contable, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades
financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir.
Registro de la actividad financiera: se debe llevar un registro sistemático de la
actividad comercial diaria en términos económicos.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. Por tanto, la
información se debe clasificar en grupos o categorías.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes
toman decisiones, esta debe ser resumida.
Estos tres pasos que se han descrito; constituyen los medios que se utilizan para crear la
información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de
información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén
24
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales.
Utilización de la Información Contable.
El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e
interpretación.
Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; por
ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas
que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso
eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo
obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión el
reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente
comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciará hasta qué punto la información
contable se basa en estimativo más que en mediciones precisas y exactas.
La finalidad de toda empresa.
Producir bienes y / o servicios en forma eficiente de manera de satisfacer mejor las
necesidades.
Lograr resultados positivos en el desarrollo de sus actividades.
Permitir realizar del hombre en su trabajo y contribuir a su desarrollo integral, por
un momento por una parte, y por otra cumplir con las obligaciones sociales y públicas
a las que se encuentra obligado por el hecho de ser miembro de la comunidad.
25
El entorno necesita información de los tres aspectos. Esta información se materializa
en estados a informes que provienen del sistema de información de la empresa.
Limitaciones de la Información Contable.
La información contable va a depender del tipo de información que se está utilizando, ya
que la información depende del giro que tenga la empresa. Nos centraremos principalmente
en la información que afecta al control, relación con los costos y la toma de decisiones de la
empresa.
Costos unitarios.
Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del
inventario o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma
de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los
precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.
Costos Estándares.
Los Costos Estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para
medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema
de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de
manera formal dentro de los costos. Estos costos son lo contrarios a los costos reales; los
costos estándar se determinan con anticipación.
Las limitaciones de Estos Costos Serían:
En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica.
La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.
26
No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con
la misma rigidez o flexibilidad.
(http://www.monografias.com/trabajos10/sistcont/sistcont.shtm)
Diseño de un Sistema Contable.
El diseño de un sistema contable inicia con el plan de cuentas, procesamiento de las
transacciones finalmente con la obtención de los informes.
1.3.2 Gestión financiera.
Se encarga de la adquisición, financiamiento y administración de los activos en la toma de
decisiones; en las cuales las decisiones de inversión indican que cantidad de activo son
necesarias para la empresa para mantenerse funcionando, así como, a que son destinadas
cada una de estas inversiones en dichos activos. (BARRIENTO, 2009)
La gestión financiera está relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y
composición de activos al nivel de la estructura de la financiación a la política de los
dividendos.
A fin tomar decisiones adecuadas es necesario una clara comprensión de los objetivos que
se pretenden alcanzar debido a que el objetivo facilita un marco para una óptima forma de
decisiones. (GÓMEZ, 2001)
Objetivo De La Gestión Financiera.
Todo el esfuerzo desarrollado por la gestión financiera debe tender hacia un fin: maximizar
el valor de la empresa. Fin que corresponde al propósito de los accionistas o dueños, de
incrementar su propia riqueza, es decir su inversión.
27
Las finanzas corporativas o finanzas empresariales parten del conocimiento de las variables
macroeconómicas y microeconómicas.
Las variables macroeconómicas establecen el manejo de las relaciones con la estructura del
sistema bancario, las cuentas nacionales, las políticas económicas internas y externas.
Mientras que las variables microeconómicas, establecen aquellas relaciones que permiten
conocer el funcionamiento de las empresas, su naturaleza funcional, el origen de su capital,
su estructura de origen o naturaleza legal, las estrategias en la reducción de los costos , la
administración de los riesgos del entorno, la planeación estratégica, la gestión del
conocimiento o capital humano, la administración de los recursos físicos y financieros, las
características de los productos y los servicios, la fijación de precios y su regulación, las
estrategias de promoción, y los canales de distribución.
La actividad financiera comprende tres funciones específicas:
Preparación y análisis de información financiera.
Determinación de la estructura de los activos de la empresa.
Estudio de las fuentes de financiera de la empresa o estructura financiera.
La función financiera implica el manejo de las siguientes responsabilidades:
Responsabilidad por la producción, manejo y flujo adecuado de la información
contable y financiera.
Responsabilidad por la administración eficiente del capital de trabajo.
Responsabilidad por selección y evaluación de inversiones a largo plazo,
especialmente relacionado con los activos fijos.
Responsabilidad por la consecución y manejo de fondos requeridos por la empresa.
28
Responsabilidad por la participación activa del administrador financiero en el
desarrollo normal de la empresa.
Responsabilidad por el manejo administrativo de las áreas de la empresa
involucradas en la función financiera (planeación, organización, dirección y control)
sobre áreas como tesorería, mercadeo y ventas, la gerencia de talento humano.
(JAIME HUMBERTO CORREA SÁNCHEZ)
(http://masfinanza.blogspot.com/2012/10/objetivo-de-la-gestion-
financiera.html)
Importancia de Gestión Financiera.
La importancia es en el desarrollo de las actividades empresariales, requieren de otros
elementos y que son importante señalar, las decisiones, que se tomen en otras secciones de
la empresa, (producción de talento humano, informático mercadeo etc.) las cuales están
condicionadas a la situación financiera, por lo tanto toda las actividades que se desarrollan
en una empresa reflejan en los movimientos y balances contables, con la cual las finanzas
representan el recurso que hace posible el funcionamiento de la empresa. Sin ellos los
esfuerzos y todo lo que se pretendiera realizar al interior de las organizaciones no serían
posibles.
(http://datateca.unad.edu.co/contenidos/201512/Lecturas_y_material_de_apoyo/EXE
_2011/leccin_131____la_gestin_financiera_y_su_importancia_en_la_empresa.html)
Característica e importancia de la Gestión financiera.
Su universalidad.- Esto es la administración se da donde quiera que exista un
organismo social
Su especialidad.- La administración siempre se acompaña de fenómenos de distinta
índole, que especifican funciones, económicas contables, jurídicas, productivas etc.
que deben ser coordinadas, para la obtención de los resultados esperados
29
Su unidad temporal.- Aunque se distinguen; etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo en todo momento de la vida
de la empresa se estarán dando, en menor o mayor grado, los elementos
administrativos.
Su unidad jerárquica.- Todo los que tengan carácter de jefes o ejecutivos un jefe
dentro de un organismo social participan en distintos grados o modalidades de la
misma administración.
Las Importancias.
La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque
lógicamente sea más necesario, cuanto mayor y más complejo sea este.
El éxito de un organismo depende de su buena administración, solo a través de ésta,
delos elementos materiales, humanos, tecnológicos financieros selo logrará
obteniendo desde luego, los beneficios esperados dentro del ente social.
Para las empresas medianas y pequeñas, quizás su única posibilidad de competir con
otras, es tal vez en el mejoramiento de su administración es decir, obtener una mejor
coordinación de sus elementos, maquinaria, mercadeo, calificación de mano de obra
etc., en las que indiscutiblemente son superadas por sus grandes competidores.
La elevación de su productividad (preocupación quizá la de mayor importancia
actualmente) en el campo económico social, depende de la adecuada administración
de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica y social es, eficiente y
productiva, la sociedad misma, formada por ellas tendrá que serla.
Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas de contabilidad, de servicios
En la revista contable, (Colombia, ECOE Ediciones 2002, página 89), define a la
Contabilidad como: “un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas,
30
procedimientos, etc., para controlar las operaciones y suministrar información financiera de
una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las
informaciones administrativas que se nos suministre”.
Mientras que para el autor (FELIZ, Isabel) define a la contabilidad como una estructura
organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado
de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc., y que
presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Se concluye también que en la actualidad estamos rodeados de empresas que requieren de
tecnología para sus actividades comerciales y es por ello que la mayoría de empresas por
muy pequeñas que estas sean requieren de un Software informático que le permitan procesar
toda la información.
Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más importantes y
fundamentales para lograr el desarrollo de las organizaciones. A su vez, los sistemas de
contabilidad son los encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos
que suele obtener una empresa mediante la agrupación y la comparación de resultados,
permitiendo así, que toda las tareas de la compañía sean ejecutadas bajo el control y con la
supervisión del contador .
En este sentido, un sistema debe encontrarse estructurado y especialmente diseñado para que
sea apto para clasificar todas las acciones económicas que implica la construcción y
formación de una empresa. En la implementación de los sistemas de contabilidad, se
encuentra la base para poder realizar con éxito todos los procedimientos que conducirán la
empresa
1.4 Epígrafe IV Conclusiones parciales.
En la actualidad la Contabilidad Comercial es una herramienta muy fundamental ya que
proporciona a la gerencia la información financiera confiable, oportuna y suficiente para la
toma de decisiones que son tan importantes en una empresa.
31
Como conclusión de este primer capítulo puede decir que con el diseño de un sistema de
contabilidad comercial como aporte a la toma de decisiones gerenciales ayudara al control
de los recursos económicos y materiales en las diferentes empresas comerciales de la ciudad
de Santo Domingo de los Tsáchilas. Por lo cual mi propuesta es el diseño de un sistema
contable comercial en la ferretería Ferri-Blanes.
32
CAPÍTULO II.
2 MARCO METODOLÓGICO.
2.1 Planteamiento de la propuesta.
La investigación sobre el diseño de un sistema contable comercial para mejorar la gestión
financiera en “FERRI-BLANES” que se dedica a la compra y venta de materiales de
materiales de construcción y de ferretería en general de la ciudad de Santo Domingo de los
Tsáchilas.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo dela
investigación.
Dentro del presente trabajo se realizó una descripción del proceso metodológico que se
empleó para realizar la implementación del diseño de un Sistema Contable Comercial para
mejorar la Gestión Financiera de “FERRI-BLANES” de Santo Domingo.
2.3 Modalidad de la investigación
Se basó en los paradigmas cualitativos y cuantitativos, con tendencias a cuantitativos,
El paradigma cuantitativo porque se relacionó los procesos contables con números, además
de las cifras, porcentajes, cuyos resultados que serán examinados y fundamentos
científicamente, Cualitativo porque se pretende mejorar la calidad de información y se
determinará como piensan y actúan los clientes externos, e internos y directivos con relación
al problema de investigación, con estos elementos se evaluarán e identificarán claramente
los problemas y a su vez se procederá a plantear la propuesta de solución.
33
2.4 Tipos de investigación.
2.4.1 Investigación de Campo.
Es la que tiende a modificar una realidad presente con alguna finalidad práctica por lo tanto
la presente investigación me permitió realizar observaciones personales de los procesos
aplicados, a su vez dar relevancia a la problemática para establecer una eficaz propuesta de
solución, mediante el diseño de un sistema contable que permitirá mejorar la gestión
financiera de la empresa “FERRI-BLENES”.
2.4.2 Investigación Aplicada.
Se utilizó porque se orientó a la solución de un problema práctico el diseño de un Sistema
Contable que permitirá mejorar la gestión financiera de la ferretería “FERRI-BLANES”
2.4.3 Investigación Bibliográfica.
Se realizó la investigación se pudo fundamentar científicamente las variables de la presente
tesis.
2.4.4 Investigación Explicativa.
Este tipo de estudio busca el porqué de los hechos, estableciendo relaciones de causa- efecto,
requiriendo la combinación de los métodos analíticos-sintético, en combinación con el
deductivo-inductivo, se trata de expresar el porqué del objeto que se investiga.
2.4.5 Investigación Descriptiva.
Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través
de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y conducta de los miembros de
la empresa.
34
2.5 Población y Muestra de la Aplicación
2.5.1 Población
Para desarrollar este este proyecto se ha escogido la empresa Ferri-Blanes de la ciudad de
Santo Domingo la empresa cuenta con dos vendedores, una secretaria recaudadora, una
contadora, un chofer y un gerente general dando un total de seis personas, debido que no es
un grupo numeroso se trabaja con toda la población ya que es posible cuantificar.
Tabla 1: La Población.
POBLACIÓN UNIVERSO POBLACIÓN
Administrador 1
Empleados 5
TOTAL 6
Elaborado por: Tlga. Frella Morán
2.6 Métodos. Técnicas e Instrumento
La utilización de los diferentes métodos constituye un proceso ordenado para la consecución
de los objetivos
2.6.1 Método
Es un elemento más dinámico del proceso debe seleccionarse para cada etapa de la
investigación en función del tipo de investigación y con la caracterización.
Métodos Analíticos.
Es un proceso mediante el cual, se relacionan hechos aparentemente aislados, hasta llegar a
la formulación de una teoría, que unifica los diversos elementos. Consiste en la reunión
racional de varios elementos disperso en una nueva totalidad, para ir proponiendo las partes
más importantes por medios de gráficos.
35
Método Inductivo-Deductivo.
El método se aplicó en todo el trabajo investigativo, el cual es de mucha importancia para
obtener mejores resultados; se aplicó en el análisis de cada uno de los pasos por separado
que conforman el proceso contable para determinar que la información es confiable y
oportuna.
Método Analítico-Sintético.
Consiste en descomponer en partes algo complejo, en desintegrar un hecho o una idea en sus
partes, para mostrarlas, describirlas numerarlas y para explicar las causas de los hechos.
El sintético es lo contrario, es decir es aquel mediante el cual se reconstituye el todo uniendo
sus partes que estaban separadas, facilitando la comprensión cabal del asunto que se estudia
o analiza.
Estos métodos se aplicaran al momento de unificar todo lo que se ha investigado ya que un
proceso analítico-sintético hace la comprensión de todas las variables de estudio.
Método Descriptivo.
Consiste en la observación actual de hechos fenómenos y casos. Este método no trata de
interferir o modificar la realidad actual, sino “que refiere minuciosamente e interpreta lo que
es”. Método de observación es la forma más adecuada y más utilizada de emplearlo.
2.6.2 Técnica.
La técnica de investigación nos permita recolectar información para procesar y luego
analizar y para esto nos vamos a apoyar en lo siguiente
Criterios de Expertos.
36
Se tomará encuentra la opinión de los expertos en la presente investigación a realizar.
La Encuesta.
La encuesta es una técnica de recopilar información mediante cuestionario que es elaborado
por el investigador para conocer la valoración y el criterio de cada uno de los encuestados,
que están involucrados en el problema de este proyecto, resumiendo el porcentaje en el cual
es previamente tabulado. La técnica de encuesta que se aplicó a la muestra seleccionada
como son el personal administrativo, vendedores, proveedores y clientes de la ferretería
“FERRI-BLANES” para poder justificar la variable de estudio.
Entrevistas.
Es una técnica de entrevista nos permitió recopilar información mediante la guía de
entrevista la misma que elabora el investigador para conocer la opinión de cada uno de los
entrevistados los cuales son responsables de la buena función de la empresa. Mediante la
aplicación de esta técnica se conoció las opiniones de las personas que están relacionadas
con el problema para determinar si es viable llevar a cabo este propósito.
Notas.
Se utilizó para las transcripciones, idea de obras de otros autores, comentarios o alcances de
un tema tratado, sirven para respaldar la investigación, introducir una idea, reforzarla,
discutirla y/o delimitar un tema.
Citas.
Se utilizó para la descripción física exacta de la fuente utilizada para fundamentar una
información, datos o idea.
Cuestionarios.
37
Es un instrumento para la técnica de la encuesta que contiene un esquema de preguntas
orientadas a tener información en una investigación determinada.
Guía de la entrevista.
Este instrumento se utilizó en la técnica de la entrevista la cual permitirá obtener información
a través del diálogo entre dos o más personas. Estas preguntas las formula el entrevistador
al entrevistado y para que la técnica sea exitosa es necesario que el entrevistador posea
ciertas características como; facilidad para la conversación, agilidad mental, decisión,
paciencia y concentración.
2.7 Entrevista Aplicada a la propietaria de “FERRI-BLANES”
En la entrevista que se realizó a la señora Rosa Mendoza, propietaria de la empresa “FERRI-
BLANES”. Nos supo manifestar lo siguiente.
1. ¿Haga una breve reseña histórica de la empresa?
La empresa se creó el 23 de febrero del 2006 según su inscripción en el registro único de
contribuyentes la cual se dedica a la compra y venta de toda clase de materiales de
construcción y artículos de ferretería en general, con la finalidad que me permitan tener un
trabajo propio y estable, y a su vez cubrir necesidad de varias personas, esto es uno de los
factores que me impulsó a dedicarme a esta actividad.
2. ¿Cómo controla sus actividades comerciales?
La secretaria lleva un registro de los movimientos en un libro diario, pero no es confiable
esta manera de registros
38
3. ¿Existen funciones establecida para los miembros de la ferretería?
Los miembros de la ferretería desempeñan la función que se les indica, pero estas no están
especificadas en ningún documento solo verbal.
4. ¿Usted tiene establecida una misión, visión y políticas en la ferretería?
Sabemos a lo que nos dedicamos, pero no contamos con un documento que demuestren una
misión una visión ni políticas.
5. ¿Alguna vez ha requerido información contable a sus empleados, le ha obtenido sin
ningún problema?
Los registros son manuales, utilizamos métodos antiguos los cuales impiden obtener una
información rápida y oportuna.
6. ¿Actualmente cuenta con un sistema contable en la ferretería?
Cuando empezamos no se creía necesario, ya que se cuenta con un Contador Externo el cual
lleva los registros que se laboran en la ferretería.
7. ¿Cree necesario la implementación de un sistema contable en la ferretería?
Al principio no lo creí necesario, pero con el paso del tiempo ha mejorado la situación de la
ferretería y ahora si es necesario implementar un sistema contable para llevar el control de
la misma.
8. ¿Cree usted que un sistema le permitirá obtener información de calidad?
Tengo muchas referencias sobre un sistema, y dice que es una tecnología que no falla, que
nos permite registrar todas las transacciones diarias y enseguida me informo si hay pérdida
o ganancia.
39
2.8 Interpretación de Datos
2.8.1 Encuesta aplicada a los empleados
Tabla 2: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 40%
NO 3 60%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 2: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta a los empleados: de los 5
empleados, 3 personas que equivalen al 60% explican que no cuentan con un sistema
contable en la empresa y 2 personas que equivalen al 40% manifestaron que no cuentan
con un Sistema Contable.
40
Tabla 3: ¿Ha tenido inconveniente al facturar un pedido de algún cliente?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 20%
NO 4 80%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 3: ¿Ha tenido inconveniente al facturar un pedido de algún cliente?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
de las 5 personas 4 de ellos que equivale el 80% de los empleados nos verificaron que si
tienen dificultad al facturar el pedido de algunos clientes, y el 20% dice que no tienen
inconvenientes para facturar.
41
Tabla 4: ¿Cuenta usted con la información inmediata, cuando el cliente le solicita algún
artículo?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 60%
NO 2 40%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán. Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 4: ¿Cuenta usted con la información inmediata, cuando el cliente le solicita
algún artículo?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
El 60% de los empleados explican que es difícil dar una información inmediata que en la
empresa hay problema porque no cuenta con un sistema para informar lo que el cliente
solicita, mientras que el 40% dice que si da información de inmediato.
42
Tabla 5: ¿Conoce usted con exactitud el stock de materiales que dispone “FERRI-
BLANES”?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 5 100%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 5: ¿Conoce usted con exactitud el stock de materiales que dispone
“FERRI-BLANES”?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
el 100% de las personas manifestaron que es difícil saber el stock de la empresa porque no
tienen a su alcance un sistema para revisar el stock, debido al número de clientes que visitan
la empresa para ellos es un verdadero problema.
43
Tabla 6: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los
inventarios físicos?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 40%
NO 3 60%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 6: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los
inventarios físicos?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
El 60% de las personas explicaron que la empresa no cuenta con un sistema contable que se
ajusten a los inventarios físicos de la empresa y el 40%
44
Tabla 7: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los
inventarios físicos?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 40%
NO 3 60%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 7: ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los
inventarios físicos?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
El 60% de los empleados nos explicó que la empresa no cuenta con un sistema contable por
lo cual no se registran las facturas, estas se archivan manual en un folder.
45
Tabla 8: ¿Se realizan inventarios de mercadería periódicamente en la empresa?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 40%
NO 3 60%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 8: ¿Se realizan inventarios de mercadería periódicamente en la empresa?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
El 60% de los empleados nos manifestaron que no se realizan inventarios periódicamente en
la empresa que es un problema no estar al tanto del inventario
46
Tabla 9: ¿Existe un sistema contable para controlar la secuencia numérica de los
informes de recepción de mercadería a fin de verificar que todo haya sido registrado
en forma secuencial?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 5 100%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 9: ¿Existe un sistema contable para controlar la secuencia numérica de los
informes de recepción de mercadería a fin de verificar que todo haya sido registrado
en forma secuencial?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
De los 5 empleados que hay en la empresa el 100% explicaron que no tienen un sistema
contable para llevar el control, todo el control que se realiza se lo hace manual.
0%
100%
¿Existe un sistema contable para controlar la secuencias numéricas de los informes de recepción de mercadería a fin
de verificar que todo halla sido registrado en forma secuencial?
SI
NO
47
Tabla 10: ¿Los comprobantes de ventas son utilizados con sello fechador de “pagado”,
para impedir que vuelvan a ser utilizados?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 20%
NO 4 100%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 10: ¿Los comprobantes de ventas son utilizados con sello fechador de
“pagado”, para impedir que vuelvan a ser utilizados?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
El 80% nos explicó que en la empresa no se cuenta con un Sistema de Control adecuado
para aplicar este control a los comprobantes.
48
Tabla 11: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las
necesidades de la empresa?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 5 100%
NO 0 0%
TOTAL 5 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Gráfico 11: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las
necesidades de la empresa?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Empleados de “FERRI-BLANES”
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los empleados:
el 100% conocen la importancia de mantener una información contable acorde a las
necesidades de la empresa
49
2.8.2 Encuesta Aplicada a los Proveedores.
Tabla 12: ¿Cree usted que el personal está totalmente calificado para las tareas que
tiene que realizar en la empresa?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 11 65%
NO 6 35%
TOTAL 17 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Gráfico 12: ¿Cree usted que el personal está totalmente calificado para las tareas que
tiene que realizar en la empresa?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Análisis e interpretación de Datos
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los proveedores:
de los 17 proveedores de la empresa el 65% cree que el personal no está calificado para
realizar las tareas en la empresa, 35% cree que sí.
50
Tabla 13: ¿El personal dispone de tecnología adecuada para realizar pedidos a los
proveedores?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 9 53%
NO 8 47%
TOTAL 17 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Gráfico 13: ¿El personal dispone de tecnología adecuada para realizar pedidos a los
proveedores?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los proveedores:
de los 17 proveedores de la empresa el 53% nos manifestaron que el personal no dispone de
tecnología adecuada para realizar pedidos, 47% manifestaron que el personal si cuenta con
métodos adecuada para realizar pedidos.
51
Tabla 14: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 35%
NO 11 65%
TOTAL 17 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Gráfico 14: ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los proveedores:
de los 17 proveedores de la empresa, el 65% tiene conocimiento que la empresa no cuenta
con un sistema contable, y el 35% cree que no tiene conocimiento que la empresa no le hace
falta un sistema contable.
52
Tabla 15: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las
necesidades de la empresa?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 10 59%
NO 7 41%
TOTAL 17 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Gráfico 15: ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las
necesidades de la empresa?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los proveedores:
de los 17 proveedores de la empresa el 59% considera necesario disponer de un sistema
contable acorde de la empresa, 41% dice no considera necesario.
53
Tabla 16: ¿Estaría de acuerdo que se implemente un sistema contable si este le
ahorraría tiempo al momento que la hagan un pedido?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 10 59%
NO 7 41%
TOTAL 17 100%
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Gráfico 16: ¿Estaría de acuerdo que se implemente un sistema contable si este le
ahorraría tiempo al momento que la hagan un pedido?
Elaborado por: Tlga. Frella Morán Fuente: Entrevista realizada a los proveedores
Análisis e interpretación de Datos.
De acuerdo a los resultados obtenidos al realizar la encuesta que se realizó a los proveedores
al efectuar encuestas a los proveedores: de los 17 proveedores de la empresa, el 59% están
de acuerdo que se implemente un sistema contable, y el 41% dice que no es necesario.
54
2.9 Validación a la idea a defender.
Es viable la idea del diseño de un sistema contable, para mejorar la Gestión Financiera pero
dependerá de los administradores de la empresa aseguran que al diseñar un Sistema Contable
de acorde a las necesidades de la empresa, mejoraría la calidad de atención para ellos
mismos, por que llevarían el control adecuado y seguro de todo los recursos, a los
proveedores, clientes, a los vendedores les facilitaría la información.
De acuerdo a la entrevista con la propietaria, en la pregunta que se realiza si estaría de
acuerdo con implementar un sistema contable el 100% está de acuerdo, porque es necesario
tener todo en orden en el cual ahorraría tiempo.
De igual manera con los vendedores, se les realizó una entrevista, la pregunta que se les
efectuó, si tenían inconveniente al facturar. El 80% de los vendedores explican que si tienen
inconvenientes al facturar, y el 20% dice que no tienen ningún inconvenientes.
También a los proveedores se les efectuó una encuesta en la que se les preguntó si tenía
conocimiento si la empresa tiene un sistema contable, el 65% tiene conocimiento que la
empresa no cuenta con un sistema contable, y el 35% no saben si cuenta o no con Sistema
Contable.
2.10 Conclusiones parciales del capítulo.
“FERRI-BLANES” de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, es una Ferretería
dedicada a la compra y venta de materiales y ferretería en general.
Como conclusiones de este capítulo puedo manifestar, que con los diferentes métodos y
técnicas que he aplicado en la realización de una entrevista a la propietaria, a los empleados
y proveedores de la ferretería ha permitido desarrollar con éxito este trabajo de investigación.
55
Por lo tanto puedo manifestar que de acuerdo a las encuestas realizadas es necesaria la
implementación de un sistema contable, el cual permitirá mejorar la calidad de información,
atención de los clientes y lograr una adecuada administración de los recursos financieros.
Este trabajo de investigación que se realizó en “FERRI-BLANES”, de la ciudad de Santo
Domingo, será de mucha ayuda para el desarrollo de la provincia.
La Ferretería tiene un alto movimiento en ventas.
La ferretería no cuenta con un Sistema Contable según los empleados que laboran en
ella.
La empresa necesita de un sistema contable para poder tener un mejor control en el
inventario.
Con el diseño de un sistema contable, mejoraría el funcionamiento de la ferretería.
Los miembros de la ferretería se ven afectados al no contar con la información contable
confiable y oportuna
56
CAPÍTULO III
3 MARCO PROPOSITIVO.
3.1 Tema.
SISTEMA CONTABLE COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA DE “FERRI-BLANES” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE
LOS TSÁCHILAS.
3.2 Introducción.
La FERRETERÍA “FERRI-BLANES” se dedica a la compra y venta de materiales eléctricos
y ferretería en general lo cual genera una alta rentabilidad, por lo que es necesario que el
flujo de información contable y administrativa sea confiable y oportuno.
La empresa FERRETERÍA “FERRI-BLANES” necesita tener un flujo de datos constantes
y precisos para tomar las decisiones correctas que le permitan hacerle frente a la intensa
competencia a la que está sometida además necesita de información contable confiable la
cual le ayudará en el caso que se decida implantar un sistema contable para mejorar la
calidad de atención y de información.
Los adecuados procesos contables van a incrementar los conocimientos como estudiante
en la investigación científica que se realizará para poder desarrollar la presente tesis, siendo
el único medio para poder obtener el título de ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría
y Finanzas, C.P.A.
Con la información confiable y oportuna obtenida se beneficia a los propietarios para la toma
de decisiones acertadas, además va a mejorar la calidad del servicio hacia el cliente, a los
proveedores a través de una información rápida y al Estado a través del cumplimiento de las
obligaciones tributarias.
57
Se considera que la propuesta de diseñar y aplicar un sistema contable para el mejoramiento
de la Gestión Financiera de “FERRI-BLANES” es el más efectivo por que permite
aprovechar al máximo los recursos humanos, financieros tecnológicos protegiendo así los
activos fijos.
Implementar un sistema contable, diseñado para proporcionar una seguridad razonable
acerca del logro de sus objetivos, preparación de la información financiera oportuna y
confiable.
Un sistema contable adecuadamente estructurado establece políticas y procedimientos
adecuados que promueven los valores compartidos y el trabajo enequipo para el logro delos
objetivos de la empresa, a su vez el diseño de este sistema contable para “FERRI-BLANES”,
e identificando su facilidad ya que es necesaria su aplicación.
Al aplicar un sistema contable se proporcionará una seguridad razonable en la calidad de la
información, lo cual servirá como base a los directivos para la toma de decisiones oportuna.
3.3 Objetivos de la Propuesta.
3.3.1 Objetivo general.
Diseñar Sistema Contable Comercial para mejorar la Gestión Financiera de “FERRI-
BLANES” de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas.
3.3.2 Objetivos Específicos.
Desarrollar un Manual de Funciones para cada uno de los miembros de la empresa.
Esquematizar un Sistema Contable para Ferri-Blanes de acuerdo a sus componentes
como: plan de cuentas, registros contables, métodos de registros y Flujogramas.
58
Diseñar documentos y formularios requeridos como respaldos de las transacciones,
los mismos que servirán para tener pruebas físicas las cuales se las archivará
cronológicamente
Evaluar la Situación Financiera de la Empresa, mediante la aplicación de indicadores
financieros.
Proponer el Software contable “Mansof” para mejorar control de las operaciones
comercial.
3.4 Descripción de la propuesta.
Un sistema Contable es un medio que nos lleva a obtener información financiera, en base de
los resultados obtenidos por los movimientos realizados a la inversión los cuales permitirá a
los dueños de la empresa obtener información veraz y oportuna para la toma de decisiones
acertadas, proporcionando una seguridad y control razonable de los recursos de la empresa
y de las inversiones futuras.
Un sistema adecuado y acorde a las necesidades de la empresa, es aquel en donde se
establece las políticas y procedimientos, así como los manuales y detalles de los módulos
que serán útiles para el logro de los objetivos y de los trabajos dentro de la empresa.
La contabilidad es un sistema de información que mide las actividades de la empresa,
procesa esta información en Estados Financieros sobre la cual se fundamentan las decisiones
gerenciales y financieras.
Por tal razón la contabilidad se convierte en un eje central que opera por medio de un sistema
dinámico de control e información con el reconocimiento de los hechos reflejados en los
Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Egresos.
La propuesta se desarrolla en base al siclo financieros de las operaciones que se encuentra
vinculadas entre sí, en actos de comercio que pasa por un Proceso Contable emitiendo
estados financieros y otros reportes oportunos y plenamente confiables todo esto sustentados
59
en documentos pertinentes, suficientes y legales por medio de un sistema operado por
profesionales contables.
Un Sistema Contable constituye una secuencia de procesos que siguen las transacciones
ejecutadas por las empresas y que necesitan de un adecuado control y orden en las
operaciones desde el reconocimiento de la operación hasta la obtención de los Estados
Financieros.
Al finalizar el ciclo contable se da la oportunidad de depurar saldos ante hechos de errores,
omisiones, y desactualizaciones que afectan la razonabilidades de las cuentas; para ello las
normas contables han desarrollado la metodología denominada ajustes y reclasificaciones
de cuentas que permiten presentar saldos razonables.
Por lo que es necesario diseñar un Sistema Contable Comercial hecho a la medida de la
empresa el cual estará planteado para velar por el control adecuado de los bienes que están
bajo el dominio de su empresa y que están detalladas en las cuentas Activos, Pasivos.
Patrimonio, Ingresos y Gastos.
Gráfico 17: Etapas de la Propuesta.
Elaborado por: Tlga. Frella Morán
Fuente: Entrevista realizada a los administradores
1. Conocimiento de la Empresa
2. Base Legal
3. Dirección Estratégica
4. Dirección Administrativa
5. Esquematización del Sistema Contable-Diseño de Documentos y Formularios
6. Evaluación Financiera-Indicadores
7. Propuesta de Software Contable
60
3.5 Desarrollo de le Propuesta.
Conocimiento de la Empresa.
3.5.1 Antecedentes.
La FERRETERÍA “FERRIBLANES” está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, Coop.
17 de Diciembre entre Av. Juan Montalvo Av. Quevedo, lleva a cabo sus actividades
económicas a partir del 23 de febrero del 2006 según su inscripción en el Registro Único
de contribuyentes la cual se dedica a la compra y venta de toda clase de materiales eléctrico
ferretería en general.
La empresa desarrolla sus actividades de comercio en un local arrendado que se encuentra
en un lugar estratégico y apto para el comercio de esta índole; debido a la alta demanda de
esta clase de negocio, se ha aprovechado esta oportunidad teniendo ya nueve años de
comercialización.
Con el transcurrir del tiempo la empresa ha tenido un crecimiento rápido, contando en la
actualidad con cinco colaboradores proyectándose a incorporar más personal
posteriormente.
3.5.2 Base Legal.
Es de gran utilidad para toda empresa enmarcarse en el ámbito legal antes de emprender una
actividad, ya que el diseño de esta propuesta contiene principios legales que rigen a todo tipo
de empresas.
Las leyes que regulan el recurso humano, recurso material y recurso financiero son:
Conceptos Contables de General Aceptación (CCGA).
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
Normas Internacionales de información Financiera (NIIF).
Ley de Régimen Tributario Interno, Reglamento y Código Tributario.
Código Laboral.
61
Código Civil.
La empresa se regirá a diferentes organismos de control a través de las Normas, Leyes y
Reglamentos y demás normativas vigentes.
3.5.3 Dirección Estratégica.
La ferretería Ferri-Blanes durante su tiempo de labores no cuenta con criterios que ayuden
al desarrollo eficiente y productivo de sus actividades, por lo que se propone el siguiente
marco estratégico que ayudarán a cumplir los objetivos de la empresa y son los siguientes:
Misión
Visión
Valores
Objetivos
Políticas
Misión Propuesta.
MISIÓN
Ser una empresa líder en la comercialización y distribución de una variedad de
productos para la construcción y ferretería en general, brindando bienestar a
nuestros clientes con eficacia, bajos precios y excelente servicios.
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Visión Propuesta.
Valores.
Objetivo Propuesto.
Consolidar el liderazgo de nuestra empresa, siendo la mejor alternativa para la
comercialización y distribución de una variedad de productos de excelente calidad y bajos
precios, para la satisfacción de nuestros clientes. Contamos actualmente con un local ubicado
estratégicamente para dar una mejor cobertura y atención.
Nuestros valores se dirigen en:
La Honestidad,
Responsabilidad,
Confianza,
Eficiencia y
Respeto hacia a nuestro Talento Humano y Clientes.
VISIÓN
Somos una empresa consolidada que proporciona productos y servicios de
calidad, para mantener el liderazgo en el mercado. Gracias al trabajo en
equipo, Talento Humano calificado y capacitado, logramos sobrepasar las
expectativas de nuestros clientes.
63
Políticas Contables Propuestas.
Caja
El control del efectivo es de gran importancia en la empresa, ya que el efectivo es el
medio para obtener mercadería y servicios.
Para el adecuado control interno del efectivo en la empresa FERRI-BLANES se debe
utilizar documentos que permitan realizar un detalle minucioso de entradas y salidas de
dinero aplicando los siguientes aspectos:
Custodiar los fondos recibidos
Todas las recepciones de dinero deberán ser respaldadas por recibos de ingreso
numerados.
Todos los ingresos deberán ser registrados y depositados de forma intacta e
inmediata, a más tardar, el siguiente día.
Realizar cierres de caja, se lo realizará diariamente a cada uno de los cobradores cuando
lleguen del lugar de cobro, el encargado de realizar este cierre de caja va ser el Gerente,
este dinero recaudado por cada uno de los cobradores se depositará al siguiente día,
además deberán firmar tanto el cobrador como el Gerente
Bancos
Realizar todos los desembolsos mediante cheque girado a nombre del beneficiario o
mediante transferencias bancarias.
No se deberán emitir cheques que no estén sustentados por comprobantes de respaldo.
Realizar mensualmente conciliaciones bancarias por cada cuenta bancaria, además
conservar en archivos copias de las conciliaciones.
Los cheques, talonarios de los cheques y sello de la empresa deberán ser cuidadosamente
custodiados y protegidos.
Utilizar los cheques respetando la secuencia numérica.
El pago al personal se realizará en forma mensual mediante cheque a nombre del
beneficiario.
64
Caja Chica
El monto de Caja Chica se establecerá en $ 100, si se comprueba que este monto de caja
chica no es suficiente se realizará el aumento del fondo previa autorización del Gerente,
el responsable de manejar este fondo será la Srta. Contadora.
El monto máximo de cada pago en efectivo no podrá ser mayor del 30% del monto total
del fondo. Los pagos que excedan de este límite, se deberán pagar con cheque.
Los pagos tendrán documentos originales de soporte, tales como: facturas, notas de
venta, planillas o recibos reconocidos legalmente por el Servicio de Rentas Internas
(SRI).
Dichos documentos deberán ser llenados a nombre de FERRI-BLANES con el número
de RUC 1706161252001 y con la dirección Coop. 17 de Diciembre, Av. Juan Montalvo
SN y Av. Quevedo y deberán figurar en ellos la fecha, el nombre del vendedor o del que
suministra los servicios, el detalle y el precio pagado.
En los casos que no se pueda conseguir un documento legal por gastos de mínima
cuantía, se deberá llenar un vale de caja chica para que justifique el egreso, previa
autorización del Gerente.
La persona responsable del manejo de este fondo va ser la Srta. Contadora, quien se
encargará de realizar los pagos y exigir los comprobantes respectivos; los cuales deben
ser debidamente archivados.
Los cheques se deberán girar a nombre de la Contadora en los casos de apertura,
incremento y reposición del fondo que será solicitado cuando los gastos hayan alcanzado
el 75% del total del fondo.
La persona responsable de este fondo deberá solicitar la reposición de caja chica, en el
que se detallarán los pagos realizados y además se adjuntará a cada pago los documentos
de soporte correspondientes, y se hará llegar al Gerente para su revisión y comprobación
y posteriormente la emisión del cheque por el monto de la reposición.
El responsable deberá liquidar el Fondo de Caja Chica en caso de salida a vacaciones u
otros motivos y entregará la custodia del fondo a quién lo reemplace mediante acta
debidamente firmada por el custodio del fondo, por el reemplazante y el Gerente.
La finalidad de realizar este arqueo es verificar y constatar que los valores monetarios
físicos en poder del responsable de la caja chica estén en la cantidad exacta. La persona
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encargada de hacer este arqueo va hacer el Gerente; realizará este arqueo en cualquier
momento y sin previo aviso y deberá tener el Acta de Arqueo de Caja Chica.
Cuentas y Documentos por Cobrar.
Que toda la información de las tarjetas de ventas sean pasadas correctamente a las tarjetas
de cobro.
Registrar diariamente las cuentas por cobrar a clientes
Tener un listado de los saldos de los clientes al día nos proporcionará información exacta
y oportuna, dicho listado deberá tener lo siguiente: Número de tarjeta, nombre del
cliente, fecha de adquisición de los artículos, valor, total de abonos y saldo pendiente.
Realizar cobros sorpresivos junto con los cobradores en las series que estén establecidas,
la persona que debe acompañar a los cobradores es el Gerente para que confirme las
cuentas por cobrar con sus clientes y constate cualquier irregularidad que se presente.
Provisionar anualmente el 1% para las cuentas malas o incobrables y además determinar
si la provisión para cuentas incobrables es adecuada.
Investigar periódicamente las tarjetas con saldos rojos, con la finalidad de identificar
cuanto adeudan los clientes de esas tarjetas para no seguir concediéndoles más crédito o
proceder al retiro de la mercadería.
Establecer límites de crédito a los clientes.
Establecer cuotas fijas para los pagos, esto se determinará de acuerdo a la situación
económica de los clientes.
Si se realizan descuentos deberán ser autorizados por el Gerente.
Inventarios.
Para la adquisición de la mercadería la Contadora tiene que hacer llegar al Gerente la
solicitud de compra, el cual va revisar y aprobar para hacer el pedido.
Registrar la mercadería que ingresa y egresa de bodega, en el informe debe firmar el
responsable de entregar la mercadería, y los que reciben tanto el vendedor como el
chofer. Deben firmar tanto en el ingreso y egreso de la mercadería para determinar qué
cantidad de artículos han sido vendidos en el día.
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La nueva mercadería deberá ser registrada lo más pronto posible tanto en los registros
contables como en los Kárdex.
Registrar la mercadería que ingrese a bodega por concepto de devolución o retiro de la
mercadería por falta de pago, esto se realizará previa autorización del Gerente con los
respectivos documentos de soporte, para que después las tarjetas de cobro respectivas
sean anuladas.
Hacer un procedimiento de verificación de facturas, antes de su pago o registro de la
mercadería.
Revisión periódica y determinación de la mercadería defectuosa u obsoleta, esto lo
realizará el Gerente.
La utilización de un sistema de inventario permanente denominado también perpetuo, ya
que los artículos que se venden son diferenciados entre ellos, en este sistema se llevan
tarjetas individuales para cada artículo llamadas Kárdex las mismas que permiten
conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente. Para la
valoración de inventarios se utilizará el método Promedio Ponderado.
Realización de conteos sorpresivos del inventario, por lo menos dos veces al año.
Realizar comparaciones del inventario físico con las tarjetas Kárdex y los registros
contables.
Mantener en existencia el inventario suficiente para evitar situaciones de falta de
productos, que conducen a la pérdida de ventas.
No mantener almacenado un inventario demasiado grande, evitando de esta forma el
gasto de inmovilizar dinero en artículos que no se necesitan.
Tener una póliza de seguro para el inventario en caso de hechos incontrolables como
robo, incendio.
Activos Fijos.
Los activos fijos se utilizarán únicamente en las actividades de la empresa y por ningún
motivo para fines personales o particulares.
Todos los activos fijos serán registrados inicialmente a su costo de adquisición.
Llevar un registro para los activos fijos, en el cual deberá detallarse el código, nombre
del bien, fecha de ingreso y las características.
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Las compras y baja de activos fijos deben ser debidamente autorizadas por el Gerente.
Los Activos Fijos serán dados de baja por las siguientes razones: Cuando se requiera el
dinero que se obtendrá de la venta del activo, cuando el activo ya no ofrezca el servicio
esperado, o se encuentre en malas condiciones.
Los activos fijos deben ser asegurados, ya que pueden presentarse hechos incontrolables
como robo, incendio.
Realizar constataciones físicas y supervisar el uso correcto de los activos fijos.
Realizar análisis de las compras, ventas, depreciaciones y de todos los movimientos de
los activos fijos.
Revisión de escrituras y documentación de respaldo.
Realizar las depreciaciones de los activos durante el período de uso con la finalidad de
reconocer y registrar el desgaste de los activos fijos.
Es importante tener en cuenta la siguiente tabla que consta en el Reglamento de la Ley
de Régimen Tributario Interno, al momento de realizar la depreciación.
Cuentas y Documentos por Pagar.
El pago a proveedores va ser mediante cheque, el cuál va ser girado a nombre del
beneficiario, antes de realizar el pago se deberá recibir la factura, la misma que debe
cumplir con todos los requisitos que se describen en el Reglamento de Comprobantes de
Venta.
Todas las compras deben ser sustentadas con las respectivas facturas.
Registrar oportunamente todas las obligaciones que se hayan generado.
Verificar si las obligaciones registradas pertenecen a la empresa.
Constatar que los bienes producto de las obligaciones hayan ingresado a la empresa.
Verificar los cálculos de las facturas de los proveedores, en caso de error solicitar la
corrección de dicho documento.
Revisar periódicamente la antigüedad.
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Ventas.
Registrar diariamente todas las ventas realizadas.
Todas las ventas deberán estar registradas en las tarjetas de venta, además revisar que las
tarjetas de venta estén debidamente llenadas para que después sean pasadas a las tarjetas
de cobro.
La nota de venta se entregará al cliente cuando termine de cancelar todo el valor
adeudado, el Gerente determinará un día específico de la semana para entregar a los
clientes dicho documento.
Para aceptar devoluciones, conceder descuentos y rebajas debe existir la debida
autorización del Gerente.
Gastos.
Llevar registros de egresos de forma mensual.
Todos los desembolsos deberán ser registrados, los mismos que deben tener la
autorización correspondiente por el Gerente.
Los desembolsos deben corresponder a operaciones normales de la empresa.
Se registrarán y pagarán sólo aquellos gastos que están debidamente justificados y
autorizados.
Todos los gastos deberán tener los correspondientes documentos de soporte.
Realizar análisis de las cuentas de gastos y de toda la documentación de respaldo.
Revisar los registros contables y el procedimiento de registro.
Analizar si los desembolsos son reales y razonables.
Políticas Generales.
Presentar Estados Financieros hasta el día 15 de cada mes.
Presentar Conciliación Bancaria hasta el día 5 de cada mes.
Presentar Informes de Compras y Ventas todos los días
Declaración de Impuestos mensualmente.
Implementar políticas para el manejo adecuado del inventario de almacén.
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Políticas Administrativas.
Ofrecer artículos nuevos y novedosos para la satisfacción de sus clientes.
Brindar buena atención, satisfacer siempre las necesidades e inquietudes de los clientes
con relación a los artículos de materiales de construcción y ferretería en general.
Trabajar solamente con sus dos proveedores, ya que le ofrecen calidad, variedad de
artículos y además le conceden el plazo de hasta 60 días para cumplir con sus
obligaciones.
Las formas de pago son semanal, quincenal o mensual.
El Crédito es para 30, 60, 90 días o un año.
Retirar la mercadería por falta de pago a sus clientes.Dirección Administrativa.
3.5.4 Estructura Organizacional (Organigrama propuesto)
GRAFICO 18.- Estructura Organizacional (Organigrama propuesto)
GERENCIA GENERAL Sr. Mauricio Salazar
SECRETARÍA Sra. Rosa Mendoza
BODEGA Sr. José Lapo
CONTABILIDAD Lcda, Carmen Guerrero
VENTAS Sr, Luis Hidalgo
CHOFER Sr. Mauricio Salazar
RECAUDACIÓN Sra... Rosa Mendoza
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Descripción Del Organigrama.
Dentro de una entidad comercial o de cualquier otra actividad que esté al servicio del público
es necesaria la organización jerárquica de todos los miembros que componen un negocio sea
cual fuere el tamaño.
Cabe señalar que todo los cargos hasta el más mínimo es muy importante para la empresa,
en la cual se debe trabajaren equipo y con el mismo objetivo.
La FERRETERÍA “FERRI-BLANES” necesita un organigrama que contenga los siguientes
niveles
Nivel Ejecutivo: Lo conforma la Gerencia General en este caso unos de los dueños
de la empresa.
Nivel Operativo: De acuerdo a la naturaleza de las operaciones del negocio se han
establecido dentro de este nivel la secretaria, recaudador, bodeguero y vendedor.
3.5.5 Manual de funciones y responsabilidades.
El presente manual propuesto, tiene la finalidad de apoyar y guiar a la empresa en el
desarrollo y fortalecimiento de la Administración del Talento Humano como soporte a los
procesos y actividades dentro de la empresa, comprende las funciones o responsabilidades
de cada área, describiendo como se intervienen en el funcionamiento general de la empresa
y la función de cada miembro, en él se describirá de manera detallada las funciones y
responsabilidades que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
funcionario en sus actividades cotidianas y que ayudarán en el control de las operaciones de
la empresa.
Un Manual de funciones constituye un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y
será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y
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que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e
independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una
empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices
de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada
uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que
deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán
ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.
El presente Manual muestra de forma detallada lo siguiente:
a. Nombre del puesto.- Denominación del puesto según nombramiento y designación
establecida por estatutos, reglamentos o normativa de educación superior vigente.
b. Nivel funcional.- Clasificación definida para los diferentes puestos sobre la base delos
niveles administrativos establecidos por la subordinación y supra-ordinación del
organigrama.
c. Naturaleza del puesto.- Determina si el puesto es estatutario u ordinario.
d. Funciones.- Determina las funciones del puesto de trabajo.
e. Características de la clase.- Determina la forma cómo deben ser elaborados y entregados
las labores encomendadas.
f. Requerimientos mínimas.- Determina el nivel académico requerido para el puesto.
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Manual De Funciones Propuesto
Gerente General
Mendoza Moreira Rosa Marilú RUC:1706161252001
Dirección: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Santo Domingo- Ecuador
Nivel: Ejecutivo
PUESTO: Gerente General FERRETERÍA “FERRIBLANES”
NATURALEZA DE TRABAJO
Dirección, control y evaluación de las actividades de la empresa “FERETRIA-FERRIBLANES”
FUNCIONES:
Dirigir y controlar las actividades de la empresa.
Controlar de manera permanente, rigurosa y metódica del plan establecido por las Áreas de
Administración, Gerencia Financiera y Ventas.
Definir la Visión, Misión y Objetivos de la empresa “FERRETERÍA “FERRIBLANES”
Establecer políticas de control interno para el logro de los objetivos.
Estudiar, analizar y aprobar los Estados Financieros de la empresa.
Participar de manera directa en la planificación y diseño de actividades.
Coordinar de manera directa las actividades entre dependencias.
CARACTERÍSTICA DE LA CLASE:
Responsabilidad en el cumplimiento de planes y actividades de la “FERRETERÍA
“Responsabilidad en la aplicación de normas y políticas de control empresarial.
supervisión Ejercer a todo el personal de la empresa.
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:
Título Profesional en Administración de Empresas o Economía.
Experiencia profesional.
Especialización en Dirección de Empresas.
Elaborado por:
Frella Morán
Revisado por: Aprobado por:
73
Bodeguero
Mendoza Moreira Rosa Marilú RUC:1706161252001
Dirección.: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Santo Domingo- Ecuador
Nivel: Operativo
PUESTO: Bodeguero FERRETERÍA “FERRIBLANES”
NATURALEZA DE TRABAJO
Controlar, supervisar y verificar la recepción, custodia y entrega de mercaderías en la bodega y
vitrinas de la empresa.
FUNCIONES:
Elaborar un plan trimestral de compras y adquisiciones para la empresa.
Supervisar y ejecutar las compras de mercaderías con la comprobación de calidad, perfecto
estado, recuento unitario, a través de las notas de pedido.
Velar por el adecuado almacenamiento de las mercaderías.
Llevar un control adecuado del inventario en el almacén y bodega.
Determinar el stock de mercaderías en bodega y almacén.
Coordinar la ejecución de inventarios mensualmente y participar en ellos.
Preparar informes sobre existencia de mercaderías.
Tener una lista de proveedores y cotizaciones y poner en consideración de la Gerencia
Financiera.
CARACTERÍSTICA DE LA CLASE:
Responsabilidad por la custodia, existencia y preservar en buen estado de la mercadería a su cargo.
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:
Título Profesional en Administración de Empresas o Economía.
Experiencia profesional.
Elaborado por:
Frella Morán
Revisado por: Aprobado por:
74
Secretaria
Mendoza Moreira Rosa Marilú RUC:1706161252001
Dirección.: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Santo Domingo- Ecuador
Nivel: Auxiliar
PUESTO: Secretaria General “FERRETERÍA “FERRIBLANES”
NATURALEZA DE TRABAJO
Ejecución de recaudación de valores por concepto de venta de mercadería.
FUNCIONES:
Atender a los clientes en forma oportuna, diligente y cordial.
Recaudar los valores por anticipos ó abonos a facturas de venta.
Emitir recibos en orden numérico por los valores recaudados a los clientes.
Velar por la seguridad de los dineros recaudados.
Cumplir con las actividades dispuestas por el Gerente Financiero.
Proponer alternativas de mejoramiento de los sistemas de recaudación.
Elaborar diariamente reportes de los valores recaudados.
Elaborar diariamente depósitos de los valores recaudados.
Entregar la documentación en orden al departamento de contabilidad.
CARACTERÍSTICA DE LA CLASE:
Relación directa con el público en general y un alto impacto para la imagen de la empresa
por su eficiencia o ineficiencia.
Responsabilidad económica por el manejo de los valores recaudados.
Elaborado por:
Frella Morán
Revisado por: Aprobado por:
75
Contador
Vendedor
Mendoza Moreira Rosa Marilú RUC:1706161252001
Dirección: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Santo Domingo- Ecuador
Nivel : Operativo
PUESTO: Contador FERRETERÍA “FERRIBLANES”
NATURALEZA DE TRABAJO
Ejecución de actividades contables de gran variedad y complejidad.
FUNCIONES:
Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la empresa FERRETERÍA
“FERRIBLANES”, con sus respectivos registros, de acuerdo con el sistema uniforme de
cuentas, políticas, normas técnicas y principios de contabilidad generalmente aceptadas.
Preparar los comprobantes contables para pago y cheques, basándose en la documentación
aprobada por el Gerente General.
Llevar registro de mayor general y mayores auxiliares, Controlar los ingresos y egresos.
Controlar los depósitos bancarios.
Llevar el registro de movimiento de las cuentas bancarias de la empresa.
Mantener el control contable sobre los inventarios y activos fijos de la empresa.
CARACTERÍSTICA DE LA CLASE:
Trabajo que debe realizarse con mínimo de errores y requiere precisión y exactitud en la
presentación de asientos contables.
Garantizar la custodia permanente de documentos y archivos existentes.
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:
Cursar estudios superiores en la especialidad de Contabilidad, Auditoria, Administración,
Informática, Computación.
Experiencia mínima de 1 año en funciones similares.
Elaborado por:
Frella Morán
Revisado por: Aprobado por:
76
Mendoza Moreira Rosa Marilú RUC:1706161252001
Dirección: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Santo Domingo- Ecuador
Nivel: Operativo
PUESTO: Vendedor FERRETERÍA “FERRIBLANES”
NATURALEZA DE TRABAJO
Ejecución de actividades en relación con la venta y promoción de mercadería.
FUNCIONES:
Atender a los clientes en forma oportuna, diligente y cordial.
Verificar la calidad y el buen estado de la mercadería objeto de venta.
Suscribir la documentación necesaria y compromiso de pago por el cliente.
Coordinar con los clientes la forma de pago.
Elaborar un reporte al final de la jornada de las ventas efectuadas.
Realizar inventario físico de la mercadería a su cargo y cuadrar con la existencia en
documentos.
Velar por la seguridad y custodia de la mercadería a su cargo.
Entregar la documentación en orden al Jefe de Ventas.
CARACTERÍSTICA DE LA CLASE:
Responsabilidad por la emisión y entrega de la documentación.
Responsabilidad de la custodia de la mercadería a su cargo.
Relación directa con los clientes y un alto impacto para la imagen de la empresa.
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:
Bachiller o cursar estudios superiores en Administración, Promoción y Ventas.
Experiencia profesional.
Buena presencia física.
Elaborado por:
Frella Morán
Revisado por: Aprobado por:
Recaudador
77
Mendoza Moreira Rosa Marilú RUC:1706161252001
Dirección: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Santo Domingo- Ecuador
Nivel: Operativo
PUESTO: Recaudador FERRETERÍA “FERRIBLANES”
NATURALEZA DE TRABAJO
Ejecución de actividades en relación con el cobro de las ventas realizadas.
FUNCIONES:
Realizar los cobros en las diferentes series que establezca el Gerente
Dar a los clientes el comprobante desprendible de la tarjeta de cobro, el cual tendrá anotado
el valor abonado por el cliente.
Reportar diariamente los cobros realizados a los clientes y llenar el informe de cobros y
entregar el dinero recaudado, mediante el cierre de caja diario que realizará el Gerente.
Informar los inconvenientes que haya tenido en los cobros a los clientes y además si ha existido
devoluciones anotarlas en el informe de mercadería retirada y/o devuelta.
Cumplir los horarios de trabajo.
CARACTERÍSTICA DE LA CLASE:
Responsabilidad por la emisión y entrega de la documentación.
Responsabilidad de la custodia de la mercadería a su cargo.
Relación directa con los clientes y un alto impacto para la imagen de la empresa.
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:
Bachiller o cursar estudios superiores en Administración, Promoción y Ventas.
Experiencia profesional.
Buena presencia física.
Facilidad para relacionarse y expresión.
Agilidad en cobranzas
Concentración visual, mental y tener paciencia.
Elaborado por:
Frella Morán
Revisado por: Aprobado por:
78
Chofer
Mendoza Moreira Rosa Marilú RUC:1706161252001
Dirección: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Santo Domingo- Ecuador
Nivel: Operativo
PUESTO: Chofer FERRETERÍA “FERRIBLANES”
NATURALEZA DE TRABAJO
Ejecución de actividades en relación con el transporte de la mercadería, cuando el cliente lo
requiera.
FUNCIONES:
Cargar y descargar la mercadería de la camioneta
Acompañar al vendedor en las rutas
Ayudar a cuidar la mercadería y realizar ventas
Responsable del mantenimiento y buen estado del vehículo
Manejar los vehículos de la empresa a las diferentes rutas establecidas
Hacer un uso adecuado de todos los materiales y documentos que fueron
entregados
Cumplir los horarios de trabajo
CARACTERÍSTICA DE LA CLASE:
Responsabilidad por la entrega en buen estado de la mercadería.
Responsabilidad de la custodia de la mercadería a su cargo.
Relación directa con los clientes y un alto impacto para la imagen de la empresa.
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:
Poseer mínimo Título de Bachiller
Tener licencia de conducción vigente, tipo “C”
Experiencia de por lo menos 2 años en el volante
Conocimiento de las leyes de tránsito vigentes
Conocimientos de mecánica en general
Facilidad para relacionarse
Facilidad de expresión
Concentración visual, mental y tener paciencia
Elaborado por:
Frella Morán
Revisado por: Aprobado por:
79
3.5.6 Flujogramas.
Flujogramas de compras.
Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTO GRÁFICOS
1 Vendedor
Revisa las vitrinas de
exhivisión X
2 vendedor
Realiza un listado de los
artículos faltantes para
adquirir
X X
3 Vendedor entrega el listado al gerente
generalX
4 SecretariaPide cotizaciones a varios
proveedores por teléfonoX X
5 Gerente GeneralSelecciona al proveedor
X
6Secretaria
Se comunica con el
proveedor selecionadoX
7 Proveedor Visita la empresa y se
realiza la órden de pedido
X X
8 Proveedor entrega la mercadería X
9 Vendedor
Recibe y verifica que los
artículos estén en buen
estado y de acuerdo a la
orden de pedido
X X
10 Gerente
Solicita la factura al
proveedor y se ponen de
acuerdo con la forma de
pago
X X
11 Gerente Entrega todo los
documentos a caontabilidad
para seguir su proceso
X X
12 ContadorSaca copia de las facturas
para archivar en la carpeta
de los proveedores
X X
13 ContadorElabora el comprobante de
egresoX X
14 Contador
Elabora los ccheques e
acuerdo al valor y las fechas
convenidas
X X
15 Contador
Pasa los documentos al
Gerente para que de su
aprobación
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
15
14
Nº RERSPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTO GRÁFICOS
16
Gerente
Aprueba el comprobante de
egreso y firma los cheques
X X
17 ContadorEntrega los cheques a los
proveedoresX
18 ProveedorRecibe cheque y firma el
comprobante de egresoX X
19 ContadorRegistra y archiva los
documentosX X
18
16
17
18
Fín
19
80
Flujogramas de ventas.
Nº RERSPONSABLE DESCRIPCIÓN ACTIV. DOCUM. GRÁFICOS
1 MensajeroPrepara y arregla las vitrinas para las
exiviciones de los artículos X
2 Vendedor Saca la mercadería de la bodega
donde estan guardados X
3 VendedorPone precios y códigos a cada uno de
los artículos X
4 VendedorColocan los artículos codif iados y con
precios a las vitrinas X
5 ClienteIngresa a la empresa saluda y
pregunta por un artículo X
6 VendedorRecibe al cliente, confirma si el artículo
hey en existencia o no X X
7 Vendedor
Si el artículo solicitado no hay en
existencia, presenta otras opciones
para el cliente X
8 Vendedor
Si el artículo hay en stok se dirige a la
vitrina saca el artículo, e indica e
informa el precio X X
9 ClienteRevisa el artículo, y toma su desión de
comprar o no
10 Cliente Si el artículo no es el correcto
agradece y se retira de la Empresa X
11 Cliente Si el artículo es correcto realiza la
compra X
12 Vendedor Elabora la factura correspondiente X X
13 ClienteElabora el pago ya sea en efectivo,
cheque o crédito mediante un
convenio f irmado de cuotas f ijos X X
14 Caja Recibe el valor por pago de la factura X
15 VendedorRealiza el reporte de venta y detalla la
forma de pago X X
16 Vendedor Entrega los reportes a Contabilidad X X
6
1
2
3
4
5
7
8
9
10
Fin
11
12
13
14
15
16
Fín
81
Flujogramas de Caja.
Nº RERSPONSAB. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTOS GRÁFICOS
1 Secretria
Cierre de caja diario en donde
aparece la documentación de
respaldo e información
1.1 Saldo interior de caja X
1.2Facturas emitidas en el día
(ventas) X
1.3
Valores recibidos en efectivos
por ventas y por avono de
clientes X
1.4Valores de facturas ventas a
créditos X
1.5Detalle de facturas a crédito y
número de cuotas convenidas X
1.6 Total recibido en el cierre X
2Secretaria
Entrega el informe y el valor
recaudado ya sea en efectivo o
cheques en la Gerencia X
3
Secretaria y
Gerente
Existen f irmas de la persona
que elabora y de quien recibe
este informe de cierre de caja
con la documentación X X
4 Gerente Entrega la documentación y
anexos a contador X
5Contador
Se elabora la papeleta de
depósito y se envía el dinero
para depósitar en el banco X X
6Contador Asistente contable recibe la
papeleta de depósito respectiva X
7Contador
Elabora un comprobante de
ingreso por las cuentas
respectivas de esta transacción X
8Contador
Contabiliza el ingreso al banco
cruzando con las cuentas
respectivas de esta transacción
9 ContadorRegistra y archiva la
documentación
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
15
14
10
Fín
82
Flujogramas de Ingreso.
Nº RERSPONSAB. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTO GRÁFICOS
1 Contador
Actualizar dieriamente las cuentas
corrientes y de ahorros en el banco X
2 Contador
Confirmar los depósitos realizados
en la empresa con las papeletes y
las cuentas X
3 Contador
Identif icar los depósitos no hechos
en la empresa, efectuados por
clientes X
4 Secretaria
Comunicarse con los clientes con
esta forma de pago y confirmar los
depósitos X
5 Secretaria - Cliente
Si el depósito es confirmado, pedir
copia de la papeleta de depósito X X
6 Secretaria
Elabora el recibo correspondiente
por el valor registrado en el depósito
del banco X X
7 Secretaria
Entrega copia del recibo emitido a
Contabilidad X
8 Contador
Asistente contable elabora un
comprobante de ingreso por las
cuentas cobrados a clientes no
identif icados X X
9
Asistente Contable contabiliza el
ingreso al banco crauzado con
valores por depósitos de clientes no
identif icados X
10 Contador Registra y archiva la documentación X
1
2
3
4
6
7
8
9
10
11
Fín
83
Flujogramas de Egreso.
Nº RERSPONSAB. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTOS GRÁFICOS
1 SecretariaElabora una Órden de pedido
previamente enumerada X X
1,1 Descripción del pedido:
Solicitado por: Nombre:
Aprobado por: Fiema:
Recibido conforme: Fecha:
2 Secretaria Se anexa la Óreden de Pedido a la
factura recibidaX X
3Asistente
ContableElabora el comprobante de Egreso X X
4Asistente
Contable
Elabora el cheque y los
comprobantes de retenciónX X
5Asistente
Contable
Pasa la documentación para ser
aprobada y f irmada por el Gerente X X
6 GerenteFiema los cheque al proveedor
7 SecretariaEntrega chq¡eques al proveedor
X X
8 ContadorSe registra y archiva los
documentosX X
8
1
2
3
4
5
6
7
9
Fín
84
3.6 Sistema Contable.
Gráfico N°. 19.- Esquema del sistema
3.6.1 Recolección /Ingreso de información (Actos de Comercio)
Las entradas se refiere a toda la información de los respaldos de las transacciones realizadas,
lo cual se obtiene de los documentos fuentes, deben reunir características mínimas como:
Identificación de la empresNúmero de RUC de la empresa
Número de autorización del SRI
Nombre del cliente o razón social del cliente
Número de RUC del cliente
Razón social del contribuyente
Detalle de la transacción valor y forma de pago
Y en general, todo tipo de información que permita identificar con precisión la
transacción realizada.
Para el ingreso de datos se requiere principalmente de los siguientes puntos:
Recolección/Ingreso de información(Actos de comercio)
Registro transacción/Proceso(Libro Diario)
Clasificación de Valores/Saldos de cuenta(Mayorización)
Comprobación/Ajustes(Balances)
Estados Financieros(Informes finales)
Documento fuente de la
transacción
Transacciones en
formato de asiento
Presentación de cada
cuenta
Presentación de saldos
razonables
Fundamento para la
toma de decisiones
Documentos de soporte
Comprobantes de Contabilidad
85
3.6.2 Documentos Fuente
Son comprobantes que en lo posterior se los denominará como documentos internos y
externos, por tal se entenderán de la siguiente manera:
Internos
Toda aquella documentación diseñada para salvaguardar la información propia de la empresa
y que no tiene ningún valor legal sino de control.
Entre estos tenemos
FORMATOS DE DOCUMENTOS
Formato N°. 1 Comprobantes de Ingreso
“FERRI-BLANES” COMPROBANTE
DE INGRESO N°00001
Mendoza Moreira Rosa Marilú
Dir. Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y A v. Quevedo
Santo Domingo – Ecuador
Ciudad: xxxx Fecha: xxxx $xxxx
Recibimos de: xxxx
Dirección: xxxx Teléfono: xxx
Por concepto de: Cancelación factura N°.
LA SUMA (en letras)
Banco Efectivo
Código Débito Crédito
Cuenta N° Cheque N°
Observaciones
FIRMA Y SELLOS
86
Formato N°2.- Comprobante de Egreso
COMPROBANTE DE EGRESO
“FERRI-BLANES” COMPROBANTE
Mendoza Moreira Rosa Marilú DE EGRESO N°
Dir. Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y A v. Quevedo
Santo Domingo – Ecuador
CÓDIGO CONCEPTO DÉBITO CRÉDITO
CHEQUE N°. EFECTIVO
FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO
RUC
BANCO
RUC DEL BENEFICIARIO
BENEFICIARIO DEL PAGO
PREPARADO
REVISADO
APROBADO
CONTABILIZADO
Formato N°3.- Vale de Caja Chica
VALE DE CAJA CHICA
“FERRI-BLANES”
Mendoza Moreira Rosa Marilú VALE N°
Dir. Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y A v. Quevedo
Santo Domingo – Ecuador VALOR $
FECHA: ________________________________________________________
POR CONCEPTO DE: _____________________________________________
________________________________________________________________
NOMBRE SOLICITANTE: _________________________________________
--------------------------------------- -------------------------------------------
APROBADO POR RECIBIDO POR
Formato N°4.- Proforma
______
87
“FERRI-BLANES”
PROFORMA
“FERRI-BLANES” PROFORMA
N°00001
MENDOZA MOREIRA ROSA MARILÚ
Dirección: Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Teléfono: 023708028/ 099390158 Santo Domingo Ecuador
Fecha: RUC/CI:
SR.(es) Teléf.:
Dirección
Cantidad
Descripción del
Producto
Precio Unitario
Total
Subtotal:
Descuento
IVA
Total
Recibí conforme
Entregue conforme
Formato N°.5.- Orden de Requisición de Compra
88
ORDEN DE REQUISICIÓN DE COMPRA
“FERRI-BLANES”
ORDEN DE COMPRA Número de Compra 00001
Fecha de Orden Compra:
Nombre del proveedor
CANTIDAD DESCRIPCIÓN UNIDAD COSTO UNITARIO
TOTAL
Comentarios
Preparado por: Firma: _______________________
Documentos Externos
Toda aquella documentación emitida y recibida para proteger la información de la empresa
teniendo un valor legal e indispensable para demostrar que las oposiciones que suscitan
dentro de la organización son legítimas. Entre estas tenemos:
89
Formato N°.6.- Factura
FORMATO DE FACTURA
“FERRI-BLANES” FACTURA: N°001-001-00001
Mendoza Moreira Rosa Marilú Aut. SRI 000000000
RUC 1706161252001
Dirección Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Teléfono: 023708028/099390158 Santo Domingo- Ecuador
Fecha RUC/CI:
SR. (es) Teléf.:
Dirección Guía de Remisión:
Cantidad Detalle Precio Unitario Total
Subtotal
Descuento
IVA
Total
Recibí conforme
Entregue conforme
Referencia imprenta: Nombre, RUC, Autorización ORIGINAL: Adquiriente
00 Liquidaciones de compra del 000001-al 000000
Factura válida hasta…………….
Copia: Emisor
90
Formato N°. 7.- Liquidación de Compra de Bienes y Servicios
LIQUIDACIONES DE COMPRA DE BIENES /SERVICIOS
“FERRI-BLANES”
Mendoza Moreira Rosa Marilú LIQUIDACIÓN DE BIENES/SERVICIOS
RUC 1706161252001 N°001-001-00001
Dirección Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo Aut. SRI 0000000000
Teléfono: 023708028/099390158 Santo Domingo- Ecuador
Fecha de Emisión RUC/CI:
SR. (es) Teléf.:
CI. Dirección
Cantidad Detalle Precio Unitario Total
Valor Gravado 12%
Valor Gravado0%
Valor Subtotal
IVA 12%
Valor Total
Recibí conforme Entregue conforme
Referencia imprenta: Nombre, Ruc. Autorización ORIGINAL: Adquiriente Factura válida hasta…………….
001 Liquidación de compra del 00000 COPIA: Emisor
91
Formato N° .8.- Comprobante de Retención
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
“FERRI-BLANES”
COMPROVANTE DE RETENCIÓN
Aut. 000000000
N° 001-001-0000001
Mendoza Moreira Rosa Marilú
RUC 1706161252001
Dirección Coop. 17 de Diciembre Av. Juan Montalvo s/n y Av. Quevedo
Teléfono: 023708028/099390158
Santo Domingo- Ecuador
Sr.(s) Fecha
Dirección RUC
Tipo de comprobante de venta N° Comp. De Venta
EJERCICIO FISCAL
BASE IMPONIBLE
PARA LA
RETENCIÓN
IMPUESTO
CÓDIGO
DEL
IMPUESTO
% DE
RETENCIÓN
VALOR
RETENIDO
Recibí conforme Entregué conforme
Referencia imprenta: Nombre, Ruc. Autorización ORIGINAL: Adquiriente Factura válida hasta…………….
01 quidación de compra del 00000 COPIA: Emisor
92
3.7 Catálogo de Cuentas
Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte del sistema
contable para la FERRI-BLANES.
3.7.1 PLAN DE CUENTA.
CLASE GRUPO CUENTA
1. ACTIVOS
1.1.1.01 Caja
1.1.1. DISPONIBLE 1.1.1.02 Caja Chica
1.1.1.03 Bancos
1.1.2.01 Cuentas por cobrar
1.1.2. DEUDORES 1.1.2.02 Crédito Tributario IVA
1.1.2.03 Crédito por Ret, Fte. Imp.
1.1 ACTIVO Renta
CORRIENTE 1.1.3. INVENTARIOS 1.1.3.01 Inventarios de Mercadería
1.2.1.01 Equipo de Oficina
1.2.1.02 Muebles de Oficina
1.2.1.03 Equipos de computo
1.2.1.04 Vehículos
1.2.1.05 Edificio
1.2 Activos Fijos 1.2.1. PROPIEDAD 1.2.1.06 Deprec, Acum. Equipos de
PLANTA Y EQUIPO Oficina
1.2.1.07 Deprec. Acum. Muebles de
Oficina
1.2.1.08 Deprec. Acum. Equipos de
Computo
1.2.1.09 Deprec. Acum. Vehículo
1.2.1.10 Deprec. Acum. Edificio
2. PASIVOS
2.1. PASIVOS 2.1.1.01 Proveedores
CORRIENTES 2.1.1.02 Documentos por pagar
2.1.1 CUENTAS POR 2.1.1.03 Cuentas por pagar
PAGAR 2.1.1.04 Impuesto por pagar
2.1.1.05 IVA en venta
2.1.1.06 Imp. Rta. Por pagar
2.1.2,01 Sueldos por pagar
2.1.2. OBLIGACIONES 2.1.2.02 Beneficios Sociales
LABORALES por pagar
2.1.2.03 Participación Trabajadores
15%
93
3.1 CAPITAL SOCIAL 3.1.1.Capital de personas naturales
5.2.1 Utilidad/Pérdida del
3. PATRIMONIO presente ejercicio
3.2 RESULTADOS DE
EJERCICIOS 3.2.2 Utilidad/Pérdida de ejercicios
ANTERIORES Anteriores
4.1.1 Ventas
4. INGRESOS 4.1. OPERACIONALES 4.1.3 Devolución en Ventas
4.1.4 Descuento en Ventas
5.1. GASTOS 5.1.1 Compras
OPERACIONALES 5.1.2 Devoluciones y Descuentos
COSTOS DE VENTAS en Compras
5.2.1 Sueldos y Salarios
5.2.2 Beneficios Sociales
5.2.3 Suministros de Oficina
5.2.OPERACIONALES 5.2.4 Servicios Básicos
DE 5.2.5 Deprec. De Activos Fijos
ADMINISTRACIÓN 5.2.6´Útiles de Limpieza y aseo
5.2.7 Multas
5.2.8 Viáticos y Movilización
5.3.1 Sueldos y Salarios
5. GASTOS 5.3.2 Beneficios Sociales
5.3.3 Sobretiempos
5.3. OPERACIONALES 5.3.4 Gastos de viaje y movilización
DE VENTAS 5.3.5 Comisiones
5.3.6 Combustibles y Lubricantes
5.3.7 Publicidad
5.3.8 Mantenimiento de Vehículos
5.3.9 Depreciación de Activo Fijos
5.4.1 Impuestos, Contribuciones
5.4 NO y otros
OPERACIONALES 5.4.2 Intereses Bancarios
5.4.3 Pérdidas varias
3.7.4 Pérdida en ventas e activo
94
3.7.2 Esquema De Funcionamiento De Las Principales cuentas que intervienen en
una Empresa Comercial.
ACTIVO CONCEPTO DÉBITO CRÉDITO
CAJA
Controla el movimiento del
dinero: recaudado y entregado
Por los valores que recibe
ingresa o entra a dicha
cuenta; valores que
aumentan el saldo
Por los valores que
entrega, egresa o sale de
dicha cuenta; valores
que disminuyen el saldo
BANCOS
Controla los depósitos, retiros
mediantes cheques girados,
notas de crédito y notas de
débitos
Por los valores depositados
en una cta. cte.; así como por
las notas de crédito, valores
que aumentan el saldo
Por los valores pagados
mediante cheques por
los bancos; así como por
las notas de débito,
valores que disminuyen
el saldo
INVERSIONES
Controla las inversiones
realizadas en los diferentes
certificados y/o títulos en las
instituciones financieras
Por los valores colocados en
las instituciones financieras
Por los valores recibidos
o acreditados en nuestra
cuenta
CUENTAS POR
COBRAR
Controlas los valores que
adeudan
A la empresa por ventas a
crédito U otros
Por los valores que originan
la deuda otorgada por la
empresa
Por los valores que
abandonan o cancelan
los deudores
DOCUMENTOS
POR COBRAR
Controla los valores que
adeudan
A la empresa con documentos
firmados: pagaré o letra de
cambio
Por los valores que originan
la deuda otorgada por la
empresa
Por los valores que
cancelan los deudores
MERCADERÍAS
Controla las mercaderías o
productos que la empresa
dispone para la venta
En el sistema de cuenta
múltiple:
-Por el inventario inicial,
-Al final del ejercicio
económico constará el valor
del inv. Final, y
-Por corrección monetaria
En el sistema de inventario
permanente:
-Por el inventario inicial.
-Por los asientos de
regulación
-Por las ventas
-Por devolución a
proveedores
95
-Por las compras,
-Por devolución de clientes
ACTIVO FIJO
Controla los activos fijos de
propiedad y al servicio de la
empresa.
-Por la compra o ingreso de
los activos fijos
Por corrección monetaria
-Por las ventas
-Por donación, y
-Por las bajas de los
Activos Fijos
OTROS
ACTIVOS
Controla las cuentas de gastos
pagados por adelantado; y que
por su propia naturaleza, no han
sido consumidos totalmente en
un solo período (Hay que
diferirlos)
Por el valor de los gastos
pagados por adelantado
Por el valor de la parte
devengada o consumida
en el período
CUENTAS POR
PAGAR
Controla los valores que adeuda
la empresa: a sus trabajadores
por sueldos y beneficios
sociales y a otras instituciones
como el IESS, SRI, etc.
Por los pagos realizados:
abonos parciales, o
cancelación total.
Por los valores
adeudados o pendientes
de pago.
DOCUMENTOS
POR PAGAR
Controla los valores que adeuda
la empresa con documento
firmado: pagaré o letra de
cambio
Por los pagos realizados:
abonos parciales, o
cancelación total
Por los valores
adeudados o pendientes
de pago.
HIPOTECAS
POR PAGAR
Controla los valores que adeuda
la empresa mediante hipotecas
por préstamos a largo plazo a
una inst. financiera o al IESS
por convenio de purga por mora
patronal
Por los pagos realizados:
abonos parciales, o
cancelación total.
Por los valores
adeudados o pendientes
de pago
OTROS
PASIVOS
Controla las cuentas de ingresos
o rentas que se han cobrado; y
que por su propia naturaleza, no
han sido devengados o ganados
totalmente en un solo período
(Hay que diferirlos)
Por la parte de os ingresos o
rentas ganadas en el
período.
Por los valores cobrados
por adelantado.
PATRIMONIO
Controla el aporte del capital de
los socios o accionistas (el que
está en la escritura de
constitución), además las
reservas, utilidades (pérdidas)
Por las pérdidas ocasionadas
en períodos anteriores como
en el presente ejercicio
-Por el aporte o
suscripción del capital
de los socios o
accionistas de la
empresa
96
según el caso y la rexp.
Monetaria.
-Por la capitalización de
las utilidades
INGRESOS
Controla los valores que ingresa
o recibe la empresa: por ventas,
comisiones, intereses ganados y
otros servicios prestados
-Por ajustes
-Por el cierre de las cuentas
de ingreso
-Por las ventas y otros
servicios generado en la
actividad de la empresa.
GASTOS
Controla los gastos o
desembolsos realizados: por
compras, gastos del personal,
gastos administrativos, de
ventas, financieros y otros.
Por las compras y todo los
gastos ocasionados en la
actividad de la empresa
-Por ajustes de cierre
-Por el cierre de las
cuentas de gasto.
CUENTAS DE
ORDEN
Controla las cuentas que no son propiedad ni deuda de la empresa; es decir ni activos ni
pasivos o sea que no forman parte del movimiento financiero de la empresa. Cuando existen
cuentas, se hace constar como información generalmente al final del balance; por ejemplo:
Depósitos recibidos o entregados en garantía, mercaderías recibidas o entregadas en
consignación, valores recibidos o entregados en custodia etc.
3.8 Registro de transacciones / Procesos (Libro Diario)
Es indispensable antes de ingresar datos a un sistema contable hay que clasificar por tipo de
documento, tipo de transacciones, de tal manera que sea más eficientes y por ende será más
eficaces la obtención de resultados.
Por tanto nos podremos enfocar en registrar la información.
Compras de contado
Compras a crédito
Pago a proveedores
Ventas a crédito
Ventas al contado
Recepción de pagos de clientes
97
3.8.2 FORMATOS DE DOCUMENTOS
Formato N°.9.- Compras al contado/ Crédito
“FERRI-BLANES”
COMPRAS AL CONTADO/CRÉDITO
FECHA DE
COMPRA
NRO. DE
FACTURA
DESCRIPCIÓN
DEL ART.
COMPRADO
NOMBRE
DEL
PROVEEDOR
PRECIO
DE
COMPRA
ABONOS REFER. LIBRO
DIARIO
REFERENCIA DEL
ASIENTO
CONTABLE
Formato N°. 10.-Compras de mercadería
“FERRI-BLANES”
COMPRAS MERCADERÍA
FECHA
DE
COMPRA
NRO DE
FACTURA
DESCRIPCIÓN
DEL ART.
COMPRADO
CÓDIGO DEL
PROVEEDOR
NOMBRE
DEL
PROVEEDOR
CUPO
CRÉDITO
DISONIBLE
CANTIDAD
DE
COMPRA
PRECIO
DE
COMPRA
DSCTO. RET.
EFECTUADAS
REFER.VLIBRO
REFREFERENCIA
DEL ASIENTO
CONTABLE
98
Formato N°. 11.- Ventas
“FERRI-BLANES”
VENTAS
FECHA DE
VENTA
NRO. DE
FACTURA
NOMBRE DEL
CLIENTE
CANTIDAD
VENDIDA
PRECIO
DE VENTA
COSTO DE
VENTA
REFERENC.
LIBRO
REFERENCIA DEL
ASIENTO CONTABLE
Formato N°. 12 Clientes (ventas a crédito)
“FERRI-BLANES”
FORMATO DE CLIENTE
FECHA
DE
VENTA
NRO. DE
FACTURA
CÓDIGO
DEL
CLIENTE
NOMBRE
DEL
CLIENTE
CUPO DE
CRÉDITO
AUTORIZADO
CANTIDAD
VENDIDA
PRECIO
DE
VENTA
COSTO
EN
VENTA
DESCUEN
TO EN
VENTE
DEVOLU
VION
VENTA
REFERNCIA DEL
ASIWENTO
CONTABLE
99
Formato N°. 13 Inventario de productos
“FERRI-BLANES”
CÓDIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD
MÍNIMA
CANTIDAD
MÁXIMA EXISTENCIAS
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Formato N°. 14 Kárdex
“FERRIBLANES”
Artículo: _________________________ Unidad de medida: ___________________ Código_________
FECHA CONCEPTO INGRESOS EGRESOS SALDOS
CANT. V.UNIT. TOTAL CANT. V.UNIT. TOTAL CANT. V.UNIT. TOTAL
100
3.8.3 Jornalización
Formato N°. 15.-Diario General.
“FERRI-BLANES” FOLIO N°1
DIARIO GENERAL
FECHA CÓDIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
3.9 Clasificación de valores Estado de Cuentas (Mayorización)
Formato N°16.- Libro Mayor
LIBRO MAYOR
CUENTA: “FERRI-BLANES”
CÓDIGO:
DETALLE
FECHA
REFERENCIA
DÉBITOS
CRÉDITOS
SALDOS
101
Formato N°17.-Libro Banco
LIBRO BANCOS
BANCO: “FERRI-BLANES”
CUENTA: N°:
FECHA TP N° DETALLE DÉBITO CRÉDITO SALDO
Saldo anterior
Formato N°.- 18 Conciliación Bancaria.
“FERRI-BLANES”
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO:
CUENTA: N°
Saldo según Libro Bancos xxx
Saldo según Estado de Cuenta xxx
(-) Cheques girados y no cobrados xxx
(+) Notas de Créditos xxx
(-) Notas de Débito xxx
SALDOS xxx xxx
102
3.10 Formato N°. 19.- Diseño de Informe (balance de comprobación)
Deudor Acreedor
1 Caja xxx
2 Caja chica xxx
3 Bancos Picincha xxx
4 Banco Guayaquil xxx
5 Documentos por cobrar a clientes xxx
6 (-) Provisión cuentas incobrables xxxx
7 Anticipos a empleados xxx
8 Pagos de tarjtas personales-Gernte xxx
9 Encaje en préstamos bancarios xxx
10 Cuentas por cobrar voucher xxx
11 IVA pagado xxx
12 Retención IVA xxx
13 IVA crédito tributario xxx
14 Inventario de mercaderías xxx
15 (-) Provisión inventarios obsoletos xxxx
16 Terrenos vista hermosa xxx
17 Casa en la vía Chone xxx
18 Muebles y Equipo de oficina xxx
19 Redes y Equipos de cómputo xxx
20 Redes y Equipos de comunicación xxx
21 Equipos de uso general xxx
22 Vehículo camioneta Toyota xxx
23 (-)Depreciación Acumulada Redes y Equipo de cómputo xxx
24 (-)Depreciación Acumulada Equipo de uso general xxx
25 (-)Depreciación Acumulada Redes y Equipo de comunicación xxxx
26 Cuentas por pagar a proveedores xxxx
27 Cuentas por pagar targetas de créditos xxxx
28 Préstamo a Banco de Guayaquil xxxx
29 IESS por pagar xxxx
30 Retención en la fuente del impuesto renta xxxx
31 Participación trabajadores 15% xxxx
32 IVA cobrado xxxx
33 Impuesto a la renta por pagar xxxx
34 I.V.A. Diferido xxxx
35 Provisión 13 RO xxxx
36 Provisión 14 TO xxxx
37 Provisión vacaciones xxxx
38 Préstamo Banco Bolibariano o P. 232502 xxxx
39 Préstamo por pagar sra. Irma Delgado xxxx
40 Préstamo c/avance tarjeta crédito xxxx
41 Cuentas por pagar sra. Marilenes Cedeño xxxx
42 Capital social xxxx
43 Utilidad del ejercicio xxxx
SUMAN IGUALES 0,00 0,00
"FERRI-BLANES"
BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO
AL 31 de DICIENBRE DE 2014
CUENTASSALDOS
103
3.11 Formato N°. 20.- Diseño de Informe (Estado de Resultados)
RENTAS OPERACIONALES xxx
Venta IVA 12% xxx
(-) Devoluciones en ventas xxx
Recargas en ventas xxx
RENTAS NO OPERACIONALES xxx
Ingresos no operacionales xxx
OTROS INGRESOS xxx
Ingresos varios xxx
TOTAL INGRESOS xxx
EGRESOS
GASTOS Y COSTOS OPERACIONALES xxx
Costo de venta de mercadería xxx
(-) Descuento en compras xxx
(-) Devoluciones en compras xxx
Recargos en compras xxx
Sueldos y Salarios xxx
Décimo Tercer Sueldo xxx
Décimo Cuarto Sueldo xxx
Aporte Personal IESS xxx
Vacaciones xxx
Horas Extras xxx
Fondos de Reserva xxx
Correos y envíos xxx
Consumo de teléfono xxx
Consumo de agua xxx
Consumo celular xxx
Transporte compras xxx
Seguridad y vigilancia xxx
Gastos de financiación (seguros) xxx
Servicios contables xxx
Repación y mantenimiento de vehículos xxx
Materiales y suministros para la venta xxx
Mantenimiento de redes y equipod de cómputo xxx
Patente Municipal xxx
Impuestos y tasas municipales xxx
Seguros xxx
Gastos de Gestión xxx
Bono de responsabilidad xxx
Comisiones pagadas T/C xxx
Combustible xxx
Mantentenimiento de Local xxx
Suministros de limpieza xxx
Suministros de oficina xxx
Medicina Empleados xxx
Mantenimiento de vehículo xxx
Refrigerio Empleados xxx
Mantenimiento de muebles de oficina xxx
Gastos legales xxx
Gasto factor de proporcionalidad xxx
Intereses en Cámara de Comercio xxx
Gastos bancarios xxx
Seguros Desgravamen Préstamo Banco Bolivariano xxx
Intereses Tarjeta de Crédito xxx
GASTOS NO OPERACIONALES xxx
Donaciones y contribuciones xxx
Alimentación empleados xxx
Uniformes xxx
Atención clientes xxx
Gastos Fiscales (Local) xxx
GASTOS NO DEDUCIBLES xxx
Ajustes de centavos xxx
Consumo de luz xxx
Combustible S/F xxx
Gastos varios S/F xxx
Refrijeros empleados S/F xxx
Agasajo navideño S/F xxx
Gastos y pagos personales (Rosa Mendoza) xxx
TOTAL EGRESOS xxx(=) Utilidad antes participación empleados xxx
(-) Participación trabajadores 15% xxx
(=) Utilidad menos participación trabajadores xxx
(+) Gastos no deducibles xxx
Base imponible para calcular el impuesto xxx
(-) Impuesto a la renta por pagar xxx
Utilidad líquida del ejercicio xxx
Sra. Rosa Mendoza
Gerente/Propietaria
FERRETERÍA FERRIBLANES
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Ing. Caremen Guerrero
Contadora
104
3.12 Formato N°. 21.- Diseño de Informe (balance general)
ACTIVOS
Activos
Corrientes xxxx
Caja xxx
Caja chica xxx
Bancos Picincha xxx
Banco Guayaquil xxx
Documentos por cobrar a clientes xxx
(-) Provisión cuentas incobrables xxx xxx
Anticipos a empleados xxx
Pagos de tarjtas personales-Gernte xxx
Encaje en préstamos bancarios xxx
Cuentas por cobrar voucher xxx
IVA pagado xxx
Retención IVA xxx
IVA crédito tributario xxx
Inventario de mercaderías xxx
(-) Provisión inventarios obsoletos xxx xxx
Suministros de oficina xxx
Arriendos prepagados xxx
Propiedad, planta y equipo xxxx
Terrenos vista hermosa xxx
Casa en la vía Chone xxx
Muebles y Equipo de oficina xxx
Redes y Equipos de cómputo xxx
Redes y Equipos de comunicación xxx
Equipos de uso general xxx
Vehículo camioneta Toyota xxx
(-)Depreciación Acumulada Redes y Equipo de cómputoxxx
(-)Depreciación Acumulada Equipo de uso general xxx
(-)Depreciación Acumulada Redes y Equipo de comunicaciónxxx
TOTAL DE ACTIVOS xxx
PASIVOS
Pasivos corrientes xxx
Cuentas por pagar a proveedores xxx xxx
Cuentas por pagar targetas de créditos xxx
Préstamo a Banco de Guayaquil xxx
IESS por pagar xxx
Retención en la fuente del impuesto renta xxx
Participación trabajadores 15% xxx
IVA cobrado xxx
Impuesto a la renta por pagar xxx
I.V.A. Diferido xxx
Provisión 13 RO xxx
Provisión 14 TO xxx
Provisión vacaciones xxx
No corrientes xxx
Préstamo Banco Bolibariano o P. 232502 xxx
Préstamo por pagar sra. Irma Delgado xxx
Préstamo c/avance tarjeta crédito xxx
Cuentas por pagar sra. Marilenes Cedeño xxx
TOTAL PASIVO xxx
PATRIMONIO
Capital xxx
Capital social xxx
Resultados xxx
Utilidad del ejercicio xxx
TOTAL PATRIMONIO xxx
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 0,00
Sra. Rosa Mendoza Ing. Carmen Guerrero
Gerente/Propietaria
FERRETERÍA "FERRI-BLANES"
BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Contador
105
Formato N°. 22.- Diseño de Informe (Estado de Flujo de Efectivo)
SECTOR C
FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
(+) EFECTIVO RECIBIDO DE CLIENTES XXX
Ventas de mercadería y servicios XXX
Cobro de cuentas pendientes XXX
(+) EFECTIVO RECIBIDO DE OTROS CLIENTES Y RELACIONADOS XXX
Dividendos de empresas relacionadas
Intereses recibidos
Restitución de seguros
Arriendos ganados
(-) EFECTIVO PAGADO A PROVEEDORES
Pagado a proveedores XXX
Compra de mercaderías/materia prima/insumos producción XXX
(-) EFECTIVO PAGADO A OTROS PROVEEDORES (XXX)
Pagado a empleados: sueldos, beneficios, premios, etc. XXX
Pago de servicios básicos, seguros, etc. XXX
Intereses pagados XXX
Impuesto a la renta pagado XXX
Indemizaciones pagadas XXX
= EFECTIVO NETO PROVISTO (O USADO) POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN (A) XXX
SECTOR B
FLUJO DE EFECTIVO POR INVERSIONES
+ INGRESOS RECIBIDOS POR XXX
Ventas de activos fijos XXX
Venta de acciones de otras empresas XXX
Venta de instrumentos de deuda XXX
Redención de colocaciones financieras XXX
(-) EGRESOS EFECTUADOS POR (XXX)
Compra de activos fijos XXX
Compra de acciones de otras empresas XXX
Colocación en pólizas, avales ( a más de 90 días) XXX
=EFECTIVO NETO PROVISTO (O USADO) POR ACTIVIDAD INVERSIÓN (B) XXX
SECTOR C
FLUJO DE EFECTIVO POR FINANCIAMIENTO
+ INGRESOS PRODUCTO DE XXX
Emisión y venta de acciones propias XXX
Emisión y venta de obligaciones y bonos/empresa XXX
Préstamos netos recibidos (L/P) XXX
(-) EGRESOS EFECTUADOS PARA (XXX)
Recompra acciones de la empresa XXX
Abonos y cancelación de obligaciones/bonos XXX
Pago de cuotas de amortizaciones de préstamos y obligaciones XXX
Pago de dividendos a accionistas XXX
= EFECTIVO NETO PROVISTO (O USADO) POR ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO (C) XXX
= FLUJO DEL EFECTIVO NETO TOTAL (A ± B ± C) XXX
+ EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL 1 DE ENERO DEL 200X XXX
= EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 200X XXX
GERENTE CONTADOR
"FERRI-BLANES"
BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
106
Diseño de Informe (Estado de Flujo de Efectivo) Continuación
Nota: si la empresa puede presentar este Estado, convirtiendo el sector D en sector
A y el sector B y C se mantienen.
SECTOR D ANEXO DIRECTO
CONCILIACIÓN DE UTILIDAD NETA CON FLUJO NETO DE ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO XXX
± AJUSTES A RESULTADOS XXX
Depreciaciones, amortizaciones y similares XXX
Rentas que no constan en el sector A (XXX)
± AJUSTES EN EL BALANCE GENERAL
ACTIVOS CORRIENTES Y DIFERIDOS XXX
Aumento de inventario de mercaderías (XXX)
Aumento de clientes (XXX)
Aumento de prepagados (XXX)
Aumento de otros activos corrientes, o (XXX)
Disminución del inventario de mercaderias XXX
Disminución de clientes XXX
Disminución de prepagados XXX
Disminución de otros activos corrientes XXX
PASIVOS CORRIENTES Y DIFERIDOS XXX
Aumento de proveedores XXX
Aumento de remuneraciones pendientes XXX
Aumento de sobregiros bancarios XXX
Aumento de precobrados XXX
Aumento de otras deudas pendientes o, XXX
Disminución de proveedores (XXX)
Disminución de remunerciones pendientes (XXX)
Disminución de sobregiros bancarios (XXX)
Dismunución de precobrados (XXX)
Dismunución de otras deudas pendientes (XXX)
EFECTIVO PROVISTO O USADO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN (A) XXX
"FERRI-BLANES"
BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
107
VALUACIÓN
De acuerdo al balance proporcionado por la contadora de “FERRI-BLANES”, el mismo se
utilizará para la evaluación financiera a través de indicadores:
ACTIVOS
Activos
Corrientes 49.661,47
Caja 1.256,23
Caja chica 50,00
Bancos Picincha 2.588,17
Banco Guayaquil 343,97
Documentos por cobrar a clientes 6.785,25
(-) Provisión cuentas incobrables 67,85 6.717,40
Anticipos a empleados 500,00
Pagos de tarjtas personales-Gernte 500,00
Encaje en préstamos bancarios 200,00
Cuentas por cobrar voucher 158,20
IVA pagado 2.348,70
Retención IVA 200,00
IVA crédito tributario 980,30
Inventario de mercaderías 37.218,50
(-) Provisión inventarios obsoletos 3.700,00 33.518,50
Suministros de oficina 300,00
Arriendos prepagados 1500.00
Propiedad, planta y equipo 441.631,00
Terrenos vista hermosa 65.000,00
Casa en la vía Chone 350.000,00
Muebles y Equipo de oficina 3.144,83
Redes y Equipos de cómputo 600,00
Redes y Equipos de comunicación 315.75
Equipos de uso general 258.04
Vehículo camioneta Toyota 23.000,00
(-)Depreciación Acumulada Redes y Equipo de cómputo 93,75
(-)Depreciación Acumulada Equipo de uso general 4,30
(-)Depreciación Acumulada Redes y Equipo de comunicación 15,78
TOTAL DE ACTIVOS 491.292,47
PASIVOS
Pasivos corrientes 35.378,93
Cuentas por pagar a proveedores 12.719,84
Cuentas por pagar targetas de créditos 3.945,43
Préstamo a Banco de Guayaquil 3.746,95
IESS por pagar 473.03
Retención en la fuente del impuesto renta 985,85
Participación trabajadores 15% 2.172,48
IVA cobrado 2.860,57
Impuesto a la renta por pagar 516,98
I.V.A. Diferido 2.988,83
Provisión 13 RO 3.176,25
Provisión 14 TO 697,19
Provisión vacaciones 1.568,56
No corrientes 14.904,72
Préstamo Banco Bolibariano o P. 232502 7.904,72
Préstamo por pagar sra. Irma Delgado 5.500,00
Préstamo c/avance tarjeta crédito 1.000,00
Cuentas por pagar sra. Marilenes Cedeño 500,00
TOTAL PASIVO 50.283,65
PATRIMONIO
Capital 424.475,82
Capital social 424.475,82
Resultados 16.533,00
Utilidad del ejercicio 16.533,00
TOTAL PATRIMONIO 441.008,82
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 491.292,47
Sra. Rosa Mendoza Ing. Carmen Guerrero
Gerente/Propietaria
FERRETERÍA "FERRI-BLANES"
BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Contador
108
RENTAS OPERACIONALES 188.642,76
Venta IVA 12% 189.945,09
(-) Devoluciones en ventas 1.302,93
Recargas en ventas 0,60
RENTAS NO OPERACIONALES 2,14
Ingresos no operacionales 2,14
OTROS INGRESOS 6.116,01
Ingresos varios 6.116,01
TOTAL INGRESOS 194.760,91
EGRESOS
GASTOS Y COSTOS OPERACIONALES 162.624,82
Costo de venta de mercadería 123.645,46
(-) Descuento en compras 430,10
(-) Devoluciones en compras 382,22
Recargos en compras 161,21
Sueldos y Salarios 12.166,00
Décimo Tercer Sueldo 1.044,28
Décimo Cuarto Sueldo 556,50
Aporte Personal IESS 1.522,59
Vacaciones 506.98
Horas Extras 365,50
Fondos de Reserva 1.537,40
Correos y envíos 53,98
Consumo de teléfono 1.190,47
Consumo de agua 154,99
Consumo celular 194,97
Transporte compras 1.816,74
Seguridad y vigilancia 255,00
Gastos de financiación (seguros) 32,68
Servicios contables 3.390,00
Repación y mantenimiento de vehículos 7,50
Materiales y suministros para la venta 11,79
Mantenimiento de redes y equipod de cómputo 750,00
Patente Municipal 200,06
Impuestos y tasas municipales 544,42
Seguros 1.897.42
Gastos de Gestión 1.483,24
Bono de responsabilidad 1.370,00
Comisiones pagadas T/C 1.983,06
Combustible 912,73
Mantentenimiento de Local 2.402,26
Suministros de limpieza 257,90
Suministros de oficina 1.461,84
Medicina Empleados 309,82
Mantenimiento de vehículo 2.078,09
Refrigerio Empleados 422,90
Mantenimiento de muebles de oficina 96,25
Gastos legales 12,00
Gasto factor de proporcionalidad 40,57
Intereses en Cámara de Comercio 325,58
Gastos bancarios 21,88
Seguros Desgravamen Préstamo Banco Bolivariano 371,00
Intereses Tarjeta de Crédito 286,48
GASTOS NO OPERACIONALES 17.652,88
Donaciones y contribuciones 34.82
Alimentación empleados 1.277,94
Uniformes 429,59
Atención clientes 992,56
Gastos Fiscales (Local) 14.952,79
GASTOS NO DEDUCIBLES 4.739,25
Ajustes de centavos 0.30
Consumo de luz 1.354,64
Combustible S/F 74,00
Gastos varios S/F 42,60
Refrijeros empleados S/F 10,75
Agasajo navideño S/F 238,00
Gastos y pagos personales (Rosa Mendoza) 3.019,26
TOTAL EGRESOS 185.016,95(=) Utilidad antes participación empleados 14.483,21
(-) Participación trabajadores 15% 2.172,48
(=) Utilidad menos participación trabajadores 12.310,73
(+) Gastos no deducibles 4.739,25
Base imponible para calcular el impuesto 17.049,98
(-) Impuesto a la renta por pagar 516,98
Utilidad líquida del ejercicio 16.533,00
Sra. Rosa Mendoza
Gerente/Propietaria
FERRETERÍA FERRIBLANES
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Ing. Caremen Guerrero
Contadora
109
3.8.3.9 Evaluación Financiera
3.8.3.9.1 Tabla 18 de Indicadores
ÍNDICE FÓRMULA APLICACIÓN ÍNDICE
ÍNDICE DE LIQUIDEZ
Capital de trabajo Activo Corriente - Pasivo
Corriente 49.661,47 – 35.378,93 $ 14.282,54
Una vez descontada las obligaciones corrientes la empresa cuenta con $14.282,54 para
hacer frente a los pagos que se deben realizar de forma inmediata.
Solvencia Activo Corriente ________________________________________________________________________________________________________
Pasivo Corriente 49.661,47
________________________________________________________________________________________________________
35.378 93 $ 1,40
La cantidad de dinero que la empresa dispone es de $ 1,40 para cubrir cada dólar de deuda
a corto plazo lo que indica una solvencia aceptable. Prueba ácida Activo Corriente - Inventario
________________________________________________________________________________________________________
Pasivo Corriente 49.661,47- 33.518,50
________________________________________________________________________________________________________
35.378 93 $ 0,46
En el caso de que el inventario de la empresa no pueda convertirse rápidamente en
efectivo, por ser un activo de menor liquidez, la empresa cuenta con $0,46 para cubrir
cada $ 1,00 de deuda a corto plazo, con lo que se concluye que la mayor parte de la
solvencia se encuentra en el inventario. ÍNDICE DE ACTIVIDAD
Rotación del
Inventario
Venta ________________________________________________________________________________________________________
Inventario 9198.945,0
________________________________________________________________________________________________________
33.518,50 5,67
La efectividad de la administración a través de los rendimientos generados sobre las ventas
y sobre la inversión es de 5,67 veces la rotación de los inventarios durante este periodo,
se debería tratar de incrementar este índice para mejorar el ingreso en ventas. Rotación de los Activos
Fijos
Total Ingreso ________________________________________________________________________________________________________
Activos Fijos 194.760,91
________________________________________________________________________________________________________
441.631,00 0.64
La eficiencia en emplear los activos fijos, propiedad, planta y equipo de la empresa es el
44% para generar dólares por sus ventas Rotación de Activos
Totales
Total Ingresos ________________________________________________________________________________________________________
Activos Totales 194.760,91
________________________________________________________________________________________________________
491.292,47 0.40
Eficiencia de la empresa es de 44% en emplear sus activos para generar dólares en ventas
incrementar este índice indicará que las operaciones de la empresa han sido financiera
mente eficaces ÍNDICE DE APALANCAMIENTO
Endeudamiento Pasivos Totales ________________________________________________________________________________________________________
Activos Totales 50,283,65
________________________________________________________________________________________________________
491,292.47 $ 0,10
El monto de dinero aportado por los acreedores de la empresa para generar actividades es
de $ 0,10 en cada dólar del activo total, es decir el financiamiento es propio de la empresa. Pasivo – Capital Pasivo a largo plazo
________________________________________________________________________________________________________
Capital Contable 14.904,72
________________________________________________________________________________________________________
424.475,82 $ 0,04
110
Los fondos a largo plazo aportados por los acreedores es de $0,04 en relación a lo aportado
por los dueños de la empresa, es decir que el grado de apalancamiento financiero es bajo.
ÍNDICE DE RENTABILIDAD
Rendimiento sobre los
activos totales Utilidades Netas
________________________________________________________________________________________________________
Activos totales 16.533,00
________________________________________________________________________________________________________
491.292,47 $ 0,03
La efectividad de la administración a través de los rendimientos generados es de 0,03 sobre
las ventas y sobre la inversión. Rendimiento sobre el
capital contable Utilidades Netas
________________________________________________________________________________________________________
Capital Contable 16.533,00
________________________________________________________________________________________________________
424.475,82 $ 0,04
El rendimiento obtenido es de $0,04 sobre la inversión realizada por los dueños de la
empresa es decir el rendimiento sobre el capital. Margen neto de Utilidad Utilidad Neta
________________________________________________________________________________________________________
Rentas operacionales 16.533,00
________________________________________________________________________________________________________
188.642,76 0,09
El porcentaje de utilidad que queda de cada $1,00 de ventas es de del 9% después de
deducir todo los gastos , incluyendo el impuesto a la renta y la utilidad a los trabajadores;
es recomendable mantener alto este índice ya que mide el éxito de la empresa
3.13 PROPUESTA DEL SOFTWARE CONTABLE.
De acuerdo a los análisis efectuados y las evaluaciones respectivas, procesos y funciones
que se ha realizado a la Ferretería “FERRI-BLANES” se ha llegado a la conclusión de que
debe implementar un Software como sugerencia, ya que un Software Contable es de suma
importancia debido al movimiento que tiene la ferretería
3.13.1 INTRODUCCIÓN.
Mansof Systems es un sistema contable que está desarrollado en una herramienta que posee
su propia base de datos y las garantías de conectividad, seguridad y estabilidad en la
información.
Multiusuario, permite trabajar con un número ilimitado de estaciones de trabajo, bajo un
entorno Intranet.
111
Multiempresarial, permite trabajar con múltiples empresas a la vez .Mult iplataforma, trabaja
bajo todas las versiones del sistema operativo Windows.
Pantallas totalmente Graficas y de fácil uso. Contabilidad en tiempo real.
Integración Total o parcial, cada uno de los módulos pueden trabajar independientemente
o integrados entre sí, de tal manera que la empresa tendrá una contabilidad al día y al instante.
Trabaja con distintos periodos de trabajo, sin tener que realizar una apertura o cierre de
periodo mensualmente.
Definición de políticas de control y seguridad para todas las áreas. Cada uno de los módulos
puede ser modificado de acuerdo a las necesidades y políticas de la empresa. Los informes
pueden ser generados a pantalla en forma de consulta, a Impresora en forma de Informe o a
Excel en forma de hoja de cálculo.
Esta aplicación facilita el control administrativo y operativo del manejo integral de una
empresa. Los módulos de esta aplicación permiten el control de compras de mercadería,
inventario, nómina, control de operaciones de la empresa.
El sistema contable propuesto contiene módulos de:
1. Modulo Contable.
2. Módulo Bancario.
3. Módulo de Parámetros Generales, seguridad y control.
4. Módulo de Ingresos.
5. Módulo de ventas.
6. Módulo de Liquidaciones y Anticipos.
7. Módulo de Nomina Personal.
8. Módulo de Inventarios, compras y gastos de equipos, suministros y materiales
9. Módulo de Archivos de equipos, suministros y materiales.
10. Módulo de Liquidaciones de Compras y gastos de equipos, suministros y materiales
112
3.13.2 MANSOFT SYSTEM.
Diseño y Desarrollo de Sistemas Empresariales.
Av. Quito #138 entre Tsáchila y Cocaniguas, 2do. Piso
Teléfonos: 593-2763800 / 2753881
Celular: 0999441764
E-mail: [email protected]
Santo Domingo de los Colorados – Ecuador
Gráfico 17: Logotipo de la Empresa "MANSOFT SYSTEM"
113
Módulo Contable.
Gráfico 18: módulo contable propuesto.
A través de este módulo se lleva el control de los datos y valores contables de la empresa.
Definición de Clase y tipos de Cuentas Contables.
Configuración de balances.
Impresión de diferentes tipos de balances y mayores.
Balances y mayores ponderados en valores y porcentajes de todos los períodos
contables.
Los balances ponderados permiten visualizar de una forma más rápida los datos y valores
del balance y así detectar posibles variaciones de valores en los diferentes meses del año,
facilitando así un análisis más profundo de los ingresos y gastos de la empresa por períodos.
114
Módulo Bancario.
A través de este módulo se lleva el control de las transacciones Bancarias de la Empresa, al
realizar cualquier transacción el sistema permite dejar el asiento contable pendiente, para su
posterior configuración e ingreso, o a su vez ingresar los datos y valores contables de
contrapartida.
Configuración e impresión de cheques.
Comprobantes contables.
Comprobantes de retención de impuesto.
Giro de cheque a la fecha o posfechado a un beneficiario determinado e imprimirlo
a la orden de otra persona o institución.
Conciliaron bancaria e informes de saldos acumulados por cuentas bancarias y
períodos de trabajo.
Gráfico 19: Módulo Bancario.
115
Módulo de Parámetros Generales, seguridad y control.
Dentro de este módulo se realizan las configuraciones y procesos necesarios para el
funcionamiento, seguridad y control de las transacciones que se realizan en el sistema.
Permite definir los parámetros contables de la empresa.
Parámetros de seguridad de cada una de las transacciones del sistema.
Reparación automática y mantenimiento de archivos.
Proceso de cierre de períodos contables.
Registro de claves de acceso y niveles de usuarios.
Los niveles de seguridad del sistema se dan de acuerdo al nivel de cada usuario del sistema,
estos niveles de seguridad y control son definidos por el supervisor del sistema, el supervisor
dará el acceso a los diferentes módulos y transacciones a los usuarios de acuerdo a su puesto
de trabajo y responsabilidad.
Módulo de Ingresos.
Informes por proveedor, fechas, calificaciones, comparativas por semanas, y meses
en porcentajes y valores.
Módulo de ventas.
Permite el registro automático y manual de las ventas de los productos en inventario-
mercadería, a través de múltiples pantallas.
Sellos de seguridad.
116
Diferencias de precios.
Datos de transportista.
Informes de ventas por cliente.
Producto.
Fechas de venta.
Comparativas por semanas y meses en porcentajes y valores.
Módulo de Liquidaciones y Anticipos.
Múltiples procesos relacionados con los proveedores.
Descuentos de impuestos.
Contabilización e impresión de los comprobantes y cheque.
Anticipos a proveedores.
Liquidación de cuentas por cobrar a clientes, diferencias de precio, impuestos.
Estados de cuenta de proveedores y clientes.
117
Módulo de Nomina Personal.
Gráfico 20: Módulo de nómina de personal.
Módulo relacionado con el departamento de recursos humanos, este módulo nos permite
registrar varios tipos de nóminas, información general de los empleados como:
Historial laboral.
Currículum.
Expedientes.
Generación de rol quincenal y mensual.
Provisiones, anticipos, préstamos y liquidaciones a trabajadores.
Control de ingreso y salida de trabajadores.
Cálculo automático horas extras.
Validación y generación de archivos planos para el Seguro Social.
118
Módulo de Inventarios, compras y gastos de equipos, suministros y materiales.
Gráfico 21: Módulo de Inventarios, compras y gastos de equipos, suministros y
materiales.
Este módulo nos permite llevar el control de los inventarios, registro de compras, aplicación
de gastos. A través de informes se puede verificar las compras y gastos que se están
realizando en la empresa, controlando de mejor manera los costos de la empresa, informes
de compras diarias:
Por proveedor.
Por productos.
Por bodegas – Inventario.
Comparativas en valores y porcentajes por semanas y meses, etc.
Módulo de Archivos de equipos, suministros y materiales.
119
Este módulo nos permite crear, modificar, configurar, controlar y codificar los diferentes
tipos de datos y llevar el control de los registros de los archivos de equipos, materiales y
suministros de las bodegas de la empresa:
Las configuraciones de los productos marcados con impuestos.
Las codificaciones contables de los productos y centros de costo.
Módulo de Liquidaciones de Compras y gastos de equipos, suministros y
materiales
Gráfico 22: Módulo de Liquidaciones de Compras y gastos de equipos, suministros y
materiales.
A través de este módulo se realizarán las diferentes transacciones relacionada con la cuenta
por pagar, anticipo a proveedores, Estado de Cuenta de proveedores, clasificación,
preparación y declaración de impuestos, informes de productos y proveedores, etc. Las
transacciones de impuestos le permiten llevar un control directo de las retenciones del
impuesto a la renta automáticamente enlazando la información desde el módulo de compras,
evitando así el uso de otro software externo para este control. A través de informes se puede
120
identificar que proveedor tiene el mejor precio de un producto determinado, así tomar una
mejor decisión de la compra.
3.14 Conclusiones parciales del capítulo.
No existe un Sistema Contable que garantice la confiabilidad de la información
No llevan control oportuno de las cuentas por cobrar y por pagar, por lo cual existe
incertidumbre antes de realizar una cobranza o emitir un pago
Carecen del control de inventarios, lo cual no permite conocer el valor real de las
existencias
Carecen de un manual de funciones que permita limitar y responsabilizar las tareas
al personal de la empresa.
Falta de documentos que justifiquen los ingresos y egresos de dinero, los cuales
servirán como respaldo verídico de las transacciones comerciales que se realicen
3.15 Recomendaciones del capítulo.
Que los directivos realicen un análisis respectivo de la propuesta para que en un
futuro implementen un Sistema Contable, tomando en cuenta las ventajas que nos
proporciona el mismo
Que el Auxiliar Contable y la persona encargada de bodega realicen inventarios
físicos mínimo una vez al mes
Análisis del organigrama estructural y funcional propuesto, para que toda la empresa
trabaje con mayor seguridad.
Impartir e todos los miembros de la empresa cuál es la misión, visión y objetivos que
la empresa quiere lograr al implementar todo lo que se sugiere en la propuesta.
121
BIBLIOGRAFÍA.
ARENS, Elder, Beasley Auditoría un Enfoque Integral, Décima primera edición, pearson
Educación México 2007
AGUIRRE Ormachea Juan Auditoría y Control interno Cultural S, A. Edición M M V
BRAVO Mercedes, 2004 “Contabilidad General” Quinta edición, Editorial Nuevo Día,
Ecuador,
CATACORA Fernando Sistemas y Procedimientos Contables McGRAW-HILL
Interamericana 2008
DÁVALOS Nelson, Diccionario Contable, Edición Corporación Edi- Ábaco Cía. Ltda. Año
2006
ESTUPIÑAN Rodrigo Control Interno y Fraude Bogotá: Ecoe Ediciones 2003
ECRIBANO R, Gabriel. GESTIÓN FINANCIERA. 2º ed. PARANINFO CENGAGE
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MUNCH, Lourdes Administración, Gestión Organizacional, enfoque y Procesos
Administrativo Pearson Educación, México, 2010
SARMIENTO Rubén Contabilidad General Décima Edición IMPRESOS ANDINOS 2009
CÓDIGO TRIBUTARIO LEGISLACIÓN CONEXA, CONCORDANCIA
ROMERO, Enrique, año 2010, “ Plan Único de Cuentas PUC”, Edición Bogotá, DC,. Ecoe
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SASSO, Hugo, 2001, “El proceso contable”, Quinta Edición, ediciones Macchi, México,
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http://datateca.unad.edu.co/contenidos/201512/Lecturas_y_material_de_apoyo/EXE_2011/
leccin_131____la_gestin_financiera_y_su_importancia_en_la_empresa.html)
ANEXO Nº 1: PERFIL DE TESIS.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
EXTENSIÓN SANTO DOMINGO
FACULTAD DE SISTEMA MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA
PERFIL DE TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA:
SISTEMA CONTABLE COMERCIAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA DE “FERRI-BLANES” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO
DE LOS TSACHILAS.
AUTORA: Frella Greolandia Morán Chancay
ASESORA: Dra. Jeannette Urrutia. MSc.
Ecuador - 2014
Antecedentes de la investigación.
Con el diseño de un sistema de contabilidad comercial como aporte a la toma de decisiones
gerenciales, para el control de los recursos Económicos y Materiales en las empresas o micro
empresas de la ciudad de Santo Domingo de los Colorados se pretende mejorar la situación
financiera y por ende dar a conocer el sistema contable comercial aplicando los procesos
contables, normativas y leyes que influyen en la toma de decisiones.
En Ecuador en general las empresas comerciales obligadas a llevar contabilidad aun no
formalizan su situación contable con un proceso adecuado, que generalice al menos la
información básica, a pesar de los controles infalibles de la gestión tributaria por hacer
cumplir la Ley y la razonabilidad de los estados financieros no se alcanza a aplicar los
procesos contables.
Ferri-Blanes requiere la implantación de un sistema contable comercial que analice, registre,
clasifique e interprete adecuadamente la información financiera para la toma de decisiones.
Situación Problémica.
El sistema contable, tributario, societario actual exige al empresario el uso de tecnología, y
sobre todo el manejo eficiente de información que le permita una correcta toma decisiones
para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo.
“FERRI-BLANES” está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, Coop. 17 de Diciembre
entre Av. Juan Montalvo Av. Quevedo, lleva a cabo sus actividades económicas a partir del
23 de febrero del 2006 según su inscripción en el Registro Único de contribuyentes la cual
se dedica a la compra y venta de toda clase de materiales de construcción y artículos de
ferretería en general.
Al realizar un análisis previo en la empresa se ha llegado a la conclusión que no posee un
adecuado control contable – financiero, por las siguientes causas:
La inadecuada organización e integridad de registros contables, hace que Ferri- Blanes no
tenga instrumentos necesarios para obtener información financiera real, confiable y oportuna
de acuerdo con el uso a que se destina.
La carencia de informes y de control no permite tomar decisiones acertadas referentes al
destino de los recursos siendo esta una base muy importante para el adelanto de las
actividades del negocio.
Existe manejo inadecuado de inventarios de mercadería lo cual ocasiona costos de
mercaderías irreales y compras de mercadería innecesarias. Por lo tanto se debe saber
claramente cuáles son los artículos que más se consume a diario, siendo esta la base
fundamental para que el negocio tenga un buen funcionamiento.
Al no tener políticas contables y financieras bien definidas para cada área no se puede
realizar proyecciones de crecimiento del negocio así como inversiones a largo plazo, siendo
estas útiles y necesarias para el cumplimiento de las metas y de los planes del negocio.
Problema científico.
¿Cómo mejorar el sistema contable comercial en “FERRI-BLANES” para garantizar una
adecuada información financiera?
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto: Procesos Contables
Campo de acción: Sistema Contable Comercial
Línea de investigación.
Gestión de la información contable.
Objetivos.
Objetivo general.
Diseñar Sistema Contable Comercial para mejorar la Gestión Financiera de “FERRI-
BLANES” de la ciudad de Santo Domingo Tsachilas.
Objetivos específicos.
Fundamentar teóricamente, Procesos Contables Comerciales, Gestión Financiera y
Contabilidad General.
Realizar un diagnóstico sobre la situación real del proceso contable comercial en
Ferri-Blanes.
Aplicar métodos de validación de la investigación para diseñar un proceso contable
comercial.
Diseñar un Sistema Contable Comercial para Ferri-Blanes que mejore la calidad de
información contable en la empresa.
Validar la propuesta por vía de expertos
Hipótesis o idea a defender o preguntas científicas.
Es viable el diseño de un sistema contable comercial, para mejorar la gestión financiera
acorde a las necesidades de la empresa, mejorara la calidad de la información, por que
llevarían el control adecuado y seguro de todo los recursos, a los proveedores, clientes, a
los vendedores les facilitaría la información.
Variables de la investigación
Variable independiente: Procesos contables para empresas comerciales.
Variable dependiente: Mejorar la calidad de la información.
Metodología de la investigación.
La investigación sobre el diseño de un sistema contable comercial mejorara la gestión
financiera en “FERRI-BLANES” que se dedicada a la compra y venta de materiales de
construcción y de ferretería en general de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas”. Se
basó en los paradigmas cualitativos y cuantitativos, con tendencia a cuantitativo.
El paradigma cuantitativo porque se relacionó los proceso contables con números, además
de la cifras, porcentajes, cuyos resultados serán examinados y fundamentados
científicamente.
Cualitativo porque se pretende mejorar la calidad de información y se determinará como
piensan y actúan los clientes externos, e internos y directivos con relación al problema de
investigación, con estos elementos se evaluarán e identificarán claramente los problemas y
a su vez se procederá a plantear la propuesta de solución.
La finalidad de combinar los paradigmas cuantitativo y cualitativo en el presente trabajo para
integrar coda un de los capítulos, por lo tanto ayudar que aumente la validez de los hallazgos
y el grado de confianza de los mismos.
Tipos de investigación.
Investigación de Campo.
Aplicada.
Bibliografica.
Explicativa.
Descriptiva.
Métodos.
Método Analítico/Sintético.
Método Inductivo-Deductivo.
Método Analítico-Sintético
Método Descriptivo.
Criterios de Expertos.
Técnicas.
Encuestas.
Entrevistas.
Instrumentos.
Notas.
Citas.
Cuestionarios.
Guía de la Entrevista.
Descripción de la estructura o esquema de contenidos
CAPITULO I
Epígrafe I
Origen y evolución del objeto de investigación.
Epígrafe II
Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación.
Epígrafe III
Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre el objeto de investigación.
CAPITULO II
Metodología de la investigación.
CAPITULO III
Diseño de un sistema contable comercial.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
La FERRETERÍA “FERRI-BLANES” se dedica a la compra y venta de materiales de
construcción y ferretería lo cual genera una alta rentabilidad, por lo que es necesario que el
flujo de información contable y administrativa sea confiable y oportuno.
La empresa FERRETERÍA “FERRI-BLANES” necesita tener un flujo de datos constantes
y precisos para tomar las decisiones correctas que le permitan hacerle frente a la intensa
competencia a la que está sometida además necesita de información contable confiable la
cual le ayudará en el caso que se decida implantar un sistema contable para mejorar la
calidad de atención y de información.
Los adecuados procesos contables van a incrementar los conocimientos como estudiante
en la investigación científica que se realizará para poder desarrollar la presente tesis, siendo
el único medio para poder obtener el título de ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría
y Finanzas, C.P.A.
Con la información confiable y oportuna obtenida se beneficia a los propietarios para la toma
de decisiones acertadas, además va a mejorar la calidad del servicio hacia el cliente, a los
proveedores a través de una información rápida y al Estado a través del cumplimiento de las
obligaciones tributarias.
Entrevista Aplicada a la propietaria de “FERRI-BLANES”
En la entrevista que se realizó a la señora Rosa Mendoza, propietaria de la empresa “FERRI-
BLANES”. Nos supo manifestar lo siguiente.
1. ¿Haga una breve reseña histórica de la empresa?
La empresa se creó el 23 de febrero del 2006 según su inscripción en el registro único de
contribuyentes la cual se dedica a la compra y venta de toda clase de materiales de
construcción y artículos de ferretería en general, con la finalidad que me permitan tener un
trabajo propio y estable, y a su vez cubrir necesidad de varias personas, esto es uno de los
factores que me impulsó a dedicarme a esta actividad.
2. ¿Cómo controla sus actividades comerciales?
La secretaria lleva un registro de los movimientos en un libro diario, pero no es confiable
esta manera de registros
3. ¿Existen funciones establecida para los miembros de la ferretería?
Los miembros de la ferretería desempeñan la función que se les indica, pero estas no están
especificadas en ningún documento solo verbal.
4. ¿Usted tiene establecida una misión, visión y políticas en la ferretería?
Sabemos a lo que nos dedicamos, pero no contamos con un documento que demuestren una
misión una visión ni políticas.
5. ¿Alguna vez ha requerido información contable a sus empleados, le ha obtenido sin
ningún problema?
Los registros son manuales, utilizamos métodos antiguos los cuales impiden obtener una
información rápida y oportuna.
6. ¿Actualmente cuenta con un sistema contable en la ferretería?
Cuando empezamos no se creía necesario, ya que se cuenta con un Contador Externo el cual
lleva los registros que se laboran en la ferretería.
7. ¿Cree necesario la implementación de un sistema contable en la ferretería?
Al principio no lo creí necesario, pero con el paso del tiempo ha mejorado la situación de la
ferretería y ahora si es necesario implementar un sistema contable para llevar el control de
la misma.
8. ¿Cree usted que un sistema le permitirá obtener información de calidad?
Tengo muchas referencias sobre un sistema, y dice que es una tecnología que no falla, que
nos permite registrar todas las transacciones diarias y enseguida me informo si hay pérdida
o ganancia.
ANEXO Nº 3: ENCUESTA REALIZADA A LOS EMPLEADOS
1.- ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable?
SI NO
2.- ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un sistema contable?
SI NO
3.- ¿Ha tenido inconveniente al facturar un pedido de algún cliente?
SI NO
4.- ¿Cuenta usted con la información inmediata, cuando el cliente le solicita algún artículo?
SI NO
5.- ¿Conoce usted con exactitud el stock de materiales que dispone “FERRI-BLANES”?
SI NO
6.- ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios
físicos?
SI NO
7.- ¿Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios
físicos?
SI NO
8.- ¿Se realizan inventarios de mercadería periódicamente en la empresa?
SI NO
9.- ¿Existe un sistema contable para controlar la secuencia numérica de los informes de
recepción de mercadería a fin de verificar que todo haya sido registrado en forma
secuencial?
SI NO
10.- ¿Los comprobantes de ventas son utilizados con sello fechador de “pagado”, para
impedir que vuelvan a ser utilizados?
SI NO
11.- ¿Considera necesario disponer de un sistema contable acorde a las necesidades de la
empresa?
SI NO
ANEXO Nº 3: ENCUESTA REALIZADA A LOS PROVVEDORES.
1.- ¿Cree usted que el personal está totalmente calificado para las tareas que tiene que realizar
en la empresa?
SI NO
2.- ¿El personal dispone de tecnología adecuada para realizar pedidos a los proveedores?
SI NO
3.- ¿Tiene usted conocimiento si la empresa tiene un Sistema Contable?
SI NO
4.- ¿Considera necesario disponer de un Sistema Contable acorde a las necesidades de la
empresa?
SI NO
5.- ¿Estaría de acuerdo que se implemente un Sistema Contable si este le ahorraría?
SI NO
6.- ¿Al realizar una compra de mercadería es atendido inmediatamente?
SI NO
7.- ¿Cree usted que el inventario de mercadería está debidamente controlado por algún
Sistema Contable?
SI NO
8.- ¿La factura pendientes de pago están debidamente registradas en un Sistema Contable ?
SI NO
9.- ¿Las facturas que usted recibe están debidamente numeradas y controladas a través de un
Sistema Contable?
SI NO
10.- ¿Ha tenido dificultad al solicitar un pedido de mercadería?
SI NO
11.- ¿Cree usted que el personal dispone de tecnología adecuada para realizar su trabajo?
SI NO
ANEXO N: 5 FOTOS