universidad regional autÓnoma de los...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS,
CPA.
TEMA
“SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE AMBUQUÍ”
AUTORA: MESA FARINANGO RUBY DEL PILAR
ASESORA: DRA. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC.
IBARRA – ECUADOR
2014
II
CERTIFICADO DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título
es “SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE AMBUQUÍ”, fue elaborado por:
MESA FARINANGO RUBY DEL PILAR, y cumple con los requisitos metodológicos y
científicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES exige, por lo
tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
Dra. Germania Arciniegas, MSC.
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”
declaro que el contenido de la tesis “SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE
ADMINISTRACIÓN PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE
AMBUQUÍ”, presentada como requisito de graduación de Ingeniera en Contabilidad
Superior, Auditoría y Finanzas CPA, es original, de mí autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
Mesa Farinango Ruby del Pilar
C.I. 100180386 - 3
IV
AGRADECIMIENTO
ORACIÓN: “Alégrense pues de la misericordia del Señor, no tengan vergüenza de
alabarlo. Terminen el trabajo de ustedes antes que suene la hora, y cuando sea el
tiempo, el señor los recompensará”.
Doy gracias a Dios por su amor profundo y misericordioso para con todos sus hijos, y
haberme concedido el don maravilloso de la sabiduría y el conocimiento; permitiéndome
continuar con los proyectos de vida, junto a mi familia la que me apoyado en todo
momento y han depositado su esperanza y confianza para que pueda alcanzar los objetivos
que me he propuesto gracias al sacrificio, constancia y a los errores ya que de ellos se
aprende para seguir adelante.
A mis docentes por sus conocimientos y destrezas entregadas no solo en el campo
profesional sino en el diario vivir de la juventud.
A la parroquia Ambuquí, sus comunidades y a sus representantes legales del GAD por
permitirme conocer sus vivencias y haber solventado en algo sus necesidades por medio
del presente trabajo de investigación.
De igual forma agradezco a mi asesora la Dra. Arciniegas por su orientación para la
realización de esta investigación.
Ruby Mesa
V
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación está dedicado :
A Dios que ha estado en cada momento de mi vida derramando todas las bendiciones para
que consiga los propósitos que me ha confiado.
A mis padres, José Antonio (+) y María Teresa quienes fueron los cimientos de entrega y
esfuerzo de ejemplo, para que culmine con mi carrera profesional.
A mis hermanos por su tenacidad y trabajo.
A mi esposo Luis Israel y a mis hijos Jair y Belén por su tolerancia comprensión y apoyo.
Y a todos mis familiares amigos y amigas.
Ruby Mesa
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN............................................................................................................... XIII
Antecedentes de la investigación ..………………………………………………………....1
Planteamiento del problema …..……………………………………………………………1
Formulación del problema ………………………………………………………………….1
Delimitación del problema………………………………………………………………….1
Línea de investigación………………………………………………………………………1
Objeto de la investigación y campo de acción……………………………………………...1
Objetivos General y específicos………..………………………………………………….. 2
Idea a defender……………………………………………………………………………...2
Variables de la investigación……………………………………………………………….2
Justificación…………………………………………………………………………………2
Tipo de investigación ………………………………………………………………………3
Resumen de la estructura de tesis…………………………………………………………...3
Elementos de novedad aporte teórico, y significación práctica ……………………............3
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ..................................................................................... 4
1.1 Origen y evolución de la auditoría ........................................................................ 4
1.1.1 Origen del proceso de auditoría ............................................................................ 5
1.2 Análisis de las posiciones teóricas sobre procesos de auditoría ....................... 6
1.3 Proceso de la auditoría............................................................................................ 6
1.3.1 Definición ................................................................................................................. 6
1.3.1.1 Importancia .................................................................................................... 7
1.3.1.2 Objetivos ........................................................................................................ 7
1.3.1.3 Fases del proceso de auditoría ...................................................................... 7
1.3.2 Sistemas..................................................................................................................... 9
1.3.2.1 Componentes ................................................................................................. 9
1.3.2.2 Clases de sistemas ......................................................................................... 9
1.3.3 Sistema de control de bienes de larga duración................................................... 9
1.3.3.1 Características ............................................................................................. 10
1.3.3.2 Clasificación ................................................................................................ 10
1.3.3.3 Ciclo de vida de los activos fijos................................................................ 11
VII
1.3.3.4 Contabilización y Valuación ...................................................................... 12
1.3.3.5 Depreciación de bienes ............................................................................... 12
1.3.3.6 Métodos de Depreciación ........................................................................... 13
1.3.3.7 Depreciación de los bienes de larga duración ........................................... 13
1.3.3.8 Método de Cálculo ...................................................................................... 14
1.3.4 Niveles de Responsabilidad ................................................................................ 14
1.3.4.1 Responsabilidad de la administración........................................................ 15
1.3.4.2 Custodios ..................................................................................................... 15
1.3.4.3 Entrega-recepción ....................................................................................... 15
1.3.4.5 Bienes sujetos a control .............................................................................. 16
1.3.4.6 Codificación y etiquetado ........................................................................... 16
1.3.4.7 Transferencias Gratuitas – Donaciones ..................................................... 16
1.3.4.8 Constatación física ...................................................................................... 17
1.3.5 Sistema de registro y control de inventarios ...................................................... 17
1.3.5.1 Métodos de valoración de inventarios ....................................................... 18
1.3.5.2 Control de existencias ................................................................................. 18
1.3.5.3 Tarjetas de control ....................................................................................... 18
1.3.6 Control interno..................................................................................................... 19
1.3.6.1 Objetivos del control interno ...................................................................... 19
1.3.6.2 Importancia .................................................................................................. 20
1.3.6.3 Tiempos de control...................................................................................... 20
1.3.6.4 Nuevo enfoque de control interno. Informe COSO I ................................ 20
1.3.6.5 Evaluación del Sistema de Control Interno ............................................... 22
1.3.6.6 Métodos de Evaluación de Control Interno ............................................... 22
1.3.7 Evaluación de Control Interno aplicado al GAD Ambuquí.............................. 24
1.3.8 Auditoría de control interno sobre la información financiera .......................... 24
1.3.8.1 Elementos .................................................................................................... 25
1.3.8.2 Objetivos ...................................................................................................... 25
1.3.9 Sistema de Indicadores........................................................................................ 26
1.4 Análisis crítico sobre el proceso de auditoría del GAD Ambuquí ................. 27
1.5 Conclusiones parciales del capítulo........................................................................... 28
VIII
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO .................................................................. 29
2.1 Caracterización del sector .................................................................................... 29
2.2 Metodología de la investigación........................................................................... 29
2.2.1 Modalidad de la investigación ............................................................................... 29
2.2.2 Tipos de investigación ........................................................................................ 30
2.2.2.1 Investigación aplicada................................................................................. 30
2.2.2.2 Bibliográfica ................................................................................................ 30
2.2.2.3 De campo ..................................................................................................... 30
2.2.2.4 Investigación – acción ................................................................................ 30
2.2.2.5 Descriptiva ................................................................................................... 30
2.2.3 Población y muestra ............................................................................................ 30
2.2.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos ..................................................................... 31
2.2.4.1 Método Inductivo – Deductivo .................................................................. 31
2.2.4.2 Método Analítico – Sintético ..................................................................... 31
2.2.4.3 Método Histórico-Lógico ........................................................................... 32
2.2.4.4 Método Sistémico........................................................................................ 32
2.2.5 Técnicas ............................................................................................................... 32
2.2.5.1 La entrevista ................................................................................................ 32
2.2.6 Herramientas ........................................................................................................ 32
2.2.6.1 Cuestionario de control interno .................................................................. 32
2.2.6.2 Guía de entrevista de control interno ......................................................... 32
2.3 Análisis e interpretación de resultados .............................................................. 32
2.4 Propuesta del Investigador................................................................................... 33
2.5 Conclusiones parciales del capítulo........................................................................... 34
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ................................................ 35
3.1 Tema: Sistema de control de bienes de administración para el Gobierno
Autónomo Descentralizado de Ambuquí. ...................................................................... 35
3.1.1 Objetivo de la propuesta ..................................................................................... 35
3.1.2 Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí ............................................... 35
Misión .......................................................................................................... 35 3.1.2.1
Visión ........................................................................................................... 35 3.1.2.2
Valores institucionales ................................................................................ 36 3.1.2.3
IX
Políticas........................................................................................................ 36 3.1.2.4
Base Legal ................................................................................................... 37 3.1.2.5
3.1.3 Organigrama Estructural y Funcional del GAD Ambuquí ............................... 37
Organigrama estructural ............................................................................. 37 3.1.3.1
Organigrama funcional ............................................................................... 38 3.1.3.2
3.1.4 Manual de Funciones .......................................................................................... 38
3.1.5 Sistema de control interno informe COSO I aplicado al Gobierno Autónomo
Descentralizado Ambuquí. .............................................................................................. 38
Representación de los componentes de control interno según informe 3.1.5.1
COSO I ...................................................................................................................... 39
3.1.6 Matriz FODA, e ilustración de gráficos; análisis de los procesos de control
interno de bienes .............................................................................................................. 41
Procedimientos y diagramas de flujo de los bienes del GAD Ambuquí . 41 3.1.6.1
3.1.7 Análisis de impactos............................................................................................... 66
Impacto Organizacional .............................................................................. 66 3.1.7.1
Impacto de procesos de control de adquisiciones ..................................... 67 3.1.7.2
Impacto Social ............................................................................................. 67 3.1.7.3
Impacto Financiero ..................................................................................... 68 3.1.7.4
3.2 Validación de la Propuesta ................................................................................... 70
3.3 Conclusiones parciales del capítulo.......................................................................... 71
CONCLUSIONES GENERALES ....................................................................................... 72
RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 73
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 74
ANEXOS .................................................................................................................................. 78
X
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura N° 1 Fases del proceso de auditoría ............................................................................. 8
Figura N° 2 Clasificación de los activos fijos ....................................................................... 10
Figura N° 3 Sistema de inventarios ....................................................................................... 17
Figura N° 4 Componentes de control interno........................................................................ 21
Figura N° 5 Modelo de cuestionario para la evaluación de control interno ........................ 23
Figura N° 6 Sistema de indicadores ....................................................................................... 26
Figura N° 7 Esquema de la propuesta.................................................................................... 33
Figura N° 8 Organigrama estructural..................................................................................... 37
Figura N° 9 Organigrama Funcional ..................................................................................... 38
Figura N° 10 Representación de los componentes de control interno ................................. 39
Figura N° 11 Matriz FODA.................................................................................................... 40
Figura N° 12 Procedimiento general para la planificación de adquisiciones ...................... 41
Figura N° 13 Diagrama de flujo para la planificación de adquisiciones. ............................ 43
Figura N° 14 Procedimiento general para atender requerimientos de bienes .................... 44
Figura N° 15 Diagrama de flujo para atender requerimiento de bienes ............................. 45
Figura N° 16 Procedimiento para la adquisición de bienes.................................................. 46
Figura N° 17 Diagrama de flujo de adquisición de bienes ................................................... 48
Figura N° 18 Procedimiento para la baja de bienes por donación ....................................... 49
Figura N° 19 Diagrama de flujo de baja de bienes para donación....................................... 50
Figura N° 20 Procedimiento de baja de bienes por destrucción .......................................... 51
Figura N° 21 Diagrama de flujo de baja de bienes por destrucción. ................................... 53
Figura N° 22 Procedimiento de constatación física .............................................................. 53
Figura N° 23 Diagrama de flujo de Constatación física. ...................................................... 55
Figura N° 24 Procedimiento para la depreciación de activos fijos ...................................... 55
XI
Figura N° 25 Diagrama de flujo para la depreciación de activos fijos. ............................... 57
Figura N° 26 Procedimiento para la revalorización de bienes ............................................. 57
Figura N° 27 Diagrama de flujo para la revalorización de bienes. ...................................... 59
Figura N° 28 Procedimiento de codificado de bienes........................................................... 59
Figura N° 29 Diagrama de flujo de codificado de bienes. ................................................... 61
Figura N° 30 Procedimiento para realizar mantenimiento de bienes .................................. 62
Figura N° 31 Diagrama de flujo para realizar mantenimiento y baja a los bienes ............ 63
Figura N° 32 Procedimiento para tomar acciones sobre pérdidas y daños de bienes ......... 64
Figura N° 33 Diagrama de flujo para tomar acciones sobre pérdidas y daños de bienes ... 65
XII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1 Depreciación de bienes de larga duración .......................................................... 14
Tabla N° 2 Población y muestra. ............................................................................................ 31
Tabla N° 3 Impacto organizacional........................................................................................ 66
Tabla N° 4 Impacto de procesos de control de adquisiciones .............................................. 67
Tabla N° 5 Impacto social ...................................................................................................... 67
Tabla N° 6 Impacto financiero ............................................................................................... 68
Tabla N° 7 Presupuesto General año 2013. ........................................................................... 68
XIII
RESUMEN EJECUTIVO
Los cambios en el orden ejecutivo, legislativo y judicial exige a que los GADs reformen su
administración y sus políticas públicas; es por ello que se plantea un sistema de control de
bienes de administración para determinar razonablemente la información financiera del
GAD Ambuquí. Por lo que se enfatiza la importancia del control interno dentro de
cualquier institución ya que abarca un plan organizacional con métodos y procedimientos
de protección a los activos, a información financiera confiable, y al alcance de objetivos.
La metodología utilizada fue la investigación de campo, más la ayuda de fuentes
bibliográfico-documentales y la evaluación de control interno aplicada, a través de un
cuestionario y entrevistas a los responsables de la administración; se identificó la
inexistencia de procedimientos en el manejo y control de bienes de administración, para lo
cual se diseñó políticas, procedimientos de control y diagramas de flujo basados en la
normativa legal ecuatoriana.
También el presente trabajo ayudó a direccionar la administración del personal por medio
de manuales orgánicos funcionales, con el fin de que el personal pueda desempeñarse
íntegramente en sus funciones.
La implantación del sistema de control de bienes de administración, además de
salvaguardar los recursos, busca una adecuada administración, ante posibles riesgos y
asegura que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de objetivos, garantizando la correcta evaluación, el seguimiento de la
gestión institucional y la responsabilidad con la sociedad.
XIV
EXECUTIVE SUMMARY
Changes in the executive, legislative and judicial order requires that the DAGs reform their
administration and their public policy; for this reason a control system of asset
management is proposed to determine reasonably the financial information of the DAG
from Ambuquí. So the importance of internal control within any institution is emphasized,
as it covers an organizational plan with methods and procedures for protection of assets to
reliable financial information, and the attainment of objectives.
The applied methodology was field research, with the support of bibliographic-
documentary sources and evaluation of internal control, through a questionnaire and
interviews with those responsible for the administration; the absence of procedures in the
management and control of asset management was identified, for this reason policies,
procedures and control flow diagrams based on the Ecuadorian legislation were designed.
This work also helped to address personnel management through organic functional
manuals, in order to enable staff can perform efficiently on their duties.
The implementation of the control system of assets management, in addition to
safeguarding resources, seek a proper management to potential risks and ensures that all
activities and organizational resources are directed to targets objectives, ensuring proper
evaluation institutional management monitoring and responsibility with the society
1
INTRODUCCIÓN
El ciclo de la economía hoy en día ha sido más positiva para los ecuatorianos de clase
media debido a que el Estado ha inyectado recursos provenientes del petróleo a la
economía; produciéndose un aumento considerable de empleo en el sector público; los
bienes y servicios del estado han mejorado considerablemente. En tal virtud la
Constitución de la República del Ecuador establece atribuciones a los GADS Parroquiales,
facultando la planificación del ordenamiento territorial, la construcción y el mantenimiento
de la infraestructura física, de la vialidad y del uso y ocupación de bienes públicos, así
como el desarrollo de las actividades productivas y la preservación de la biodiversidad y el
medio ambiente.
Asumiendo el compromiso de cumplir con un conjunto de políticas públicas parroquiales
orientadas a lograr el fortalecimiento institucional de su régimen, garantizando la
aplicación de políticas públicas en el marco de una administración eficiente y eficaz
atendiendo las expectativas de la gente para que se alcancen las condiciones del buen vivir.
El presente trabajo desarrollado en el Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí
institución pública; presenta algunas falencias como el deficiente control en cuanto al
manejo y administración de los bienes de la institución por la ausencia de procedimientos y
de información actual, coherente y estandarizada, debido a la inexistencia de un sólido
control interno ocasionando demora en la entrega de los respectivos informes financieros al
órgano central (Ministerio de Finanzas), posición que obliga a la contadora y presidente a
tomar decisiones imprecisas, situación que a futuro podría afectar la información financiera
al no existir una seguridad razonable en los registros contables y el control oportuno de los
recursos ocasionando incumplimiento de normativas vigentes. (Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado).
Con lo expuesto anteriormente se planteó la interrogante ¿Cómo establecer la
razonabilidad de la información financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado
Ambuquí?; siendo el objeto de investigación los procesos de auditoría, el campo de acción
se centra en el sistema de control de los bienes de administración; mismos que pueden ser
utilizados favorablemente hacia la línea de investigación con una administración financiera
y de responsabilidad social.
2
El presente trabajo tiene como finalidad, disponer de un sistema de control de bienes de
administración para el establecimiento razonable de la información financiera del Gobierno
Autónomo Descentralizado Ambuquí dando así cumplimiento al objetivo General, y
específicos a través de la fundamentación bibliográfica, esto significa estudiar y exponer
las teorías, enfoques, investigaciones, para diagnosticar la situación real y actual sobre la
razonabilidad de la información financiera del GAD Ambuquí en relación al sistema de
control de bienes de administración demostrando así las variables de la investigación.
La idea a defender de esta investigación evidenció que con un sistema de control de bienes
de administración se establece la razonabilidad de la información financiera del Gobierno
Autónomo Descentralizado Ambuquí; misma que servirá de apoyo y consulta a los
funcionarios públicos que pertenecen a esta institución y además cumplir con las normas
de control interno de la Contraloría General del Estado; permitiendo de esta forma
optimizar los recursos públicos que maneja esta institución por el uso adecuado, manejo y
control de sus bienes.
Es un tema importante y de interés en todo momento ya que los activos fijos, y las
existencias son imprescindibles dentro de las empresas; estos activos en las instituciones
públicas están representados por los bienes públicos, como son las existencias o
inventarios, los bienes de larga duración y los de proyectos o programas u obras; los cuales
deben ser administrados, custodiados o mantenidos dentro de un control contable y
administrativo.
Además mediante el establecimiento del sistema de control de bienes de administración
incidirá a que se desarrolle su sistema de control interno; dando fiel cumplimiento a los
objetivos de la institución, a la salvaguarda de los activos y a la observancia del marco
legal y normativo.
Este proceso permitirá establecer los mecanismos y políticas necesarios para el control de
los bienes de la entidad; por medio de la identificación de responsabilidades y la
evaluación de las actividades inherentes al manejo de los bienes. Los procedimientos
oportunos desde el requerimiento del activo, su adquisición, codificación, registro y
asignación de su custodio, entre otros proyecta indicar que con un adecuado manejo y
3
control se podrán aplicar políticas de estado que vaya en beneficio de la sociedad más
necesitada.
El método de investigación aplicado es el método cuali-cuantitativo, por cuanto tiene un
proceso metódico en el análisis e interpretación de lo observado desde la identificación del
problema, hasta la consecución de resultados y conclusiones; o sea los hechos que surgen
en la actividad diaria de la institución.
El desarrollo de la investigación y los resultados obtenidos se presentan en tres capítulos el
primero se basa en la sustentación teórica, enfoques del Proceso de auditoría, del Sistema
de control de bienes de administración, control interno COSO I; mismo que es sustentado
con la metodología de investigación mediante la entrevista así como las herramientas
utilizadas, luego se presenta el desarrollo de la propuesta, siendo el de mayor relevancia
del proceso investigativo porque se concreta el objetivo planteado de acuerdo a los
resultados.
La utilidad del presente trabajo de investigación será de aporte muy valioso para los
funcionarios y administradores del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí, ya que
se dispondrá de una herramienta de apoyo donde examinarán los procesos referentes al
control de los bienes institucionales y los procedimientos adecuados para el
funcionamiento de los activos fijos y además facilite la actuación de los servidores
públicos para lograr cumplir con los objetivos y desarrollo de sus funciones, como son la
participación, el apoyo y el control dentro de la institución.
4
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución de la Auditoría
Ya en la antigua Grecia se practicaban auditorías que se ocupaban de examinar la exactitud
de los registros contables y evaluaban las actividades propias de las cuentas. A partir de la
revolución industrial se crea un nuevo sistema (auditoría) en el que hacía referencia a la
supervisión, revisión, control de salvaguarda de activos, y control de fraudes (Santillana,
2013); siendo Gran Bretaña el pionero en esta revolución y por ende surgió la auditoría.
En el siglo XIX por el crecimiento económico de corporaciones, en las que se ocupaban
miles de trabajadores y se ampliaba las operaciones se dio lugar a desfalcos y al manejo
inadecuado de los registros contables; obligando la contratación de auditores internos y
firmas de contadores públicos, los mismos que prestaban su servicio profesional para la
“protección de activos y detección de fraudes, añadiendo el examen de registros
financieros y vigilancia de activos susceptibles” (Fonseca L, 2007).
Por tal razón los administradores de ese tiempo generalizaron el programa de auditoría
como una medida preventiva contra malos manejos por parte de empleados.
En 1941 se crea el (IIA) Instituto interno de auditores en EE.UU con más de 19 afiliados
tanto en Canadá como en Europa. Años más tarde (1957) se establece que los auditores se
involucren tanto en asuntos operacionales como en cualquier actividad del negocio; bajo
los siguientes aspectos: revisar y evaluar la solidez adecuación y operatividad de la
contabilidad, las finanzas, y los controles de operación; para asegurar el cumplimientos de
políticas, planes y procedimientos establecidos; el alcance de la organización en las
medidas adoptadas para salvaguardar activos contra pérdidas y malos manejos; la
veracidad de la contabilidad y otra información generada por la entidad; y la calidad de
desempeño de las responsabilidades conferidas. (Lindegaard & Gálvez, 2009)
En 1963 se efectúa un estudio sobre los objetivos de los programas de auditoría en 177
organizaciones y se determina el funcionamiento del sistema de control interno, el
cumplimiento de políticas y procedimientos, la existencia de los activos su salvaguarda y
mantenimiento, prevención y descubrimiento de fraudes, la confiabilidad de la contabilidad
y el sistema de información, reporte de hallazgos a la administración y la recomendación
5
de acciones correctivas necesarias. Años más tarde se adopta el Código de ética y las
normas de auditoría (NAGA) para normar y guiar las acciones profesionales.
Otro evento de relevancia surgió en 1987 a raíz de un reporte de la Treadway Comission
dando origen a la creación del Committee of Sponsoring Organizations (COSO) siendo su
propósito estudiar las causas de reportes financieros fraudulentos; en el que consta que
debe existir auditoría interna en una empresa pública; y un comité de auditoría integrado
no solamente por los directivos.
En la última década del siglo pasado y la primera del presente la auditoría interna ha sido
objeto de una profunda consolidación y perfeccionamiento de su función (control interno)
donde se ha resaltado el apoyo al logro de objetivos del ente, a los procesos de gobierno, a
la prevención y detección de fraudes, y a la administración y evaluación de riesgos.
Hoy en día por cambios tecnológicos en el que los registros contables están sujetos a
procedimientos automatizados; surge la auditoría como un proceso sistemático para
obtener y evaluar evidencia de manera objetiva respecto de afirmaciones de actos
económicos para determinar el grado de correspondencia de las afirmaciones y criterios
establecidos, comunicando los resultados a los interesados. (González Colceraza, 2013)
1.1.1 Origen del Proceso de Auditoría
Anteriormente con la auditoría se pretendía detectar y prevenir fraudes; con el pasar del
tiempo esta actividad surge como una necesidad social; misma que debe aportar
transparencia en la documentación contable por parte de los responsables de la entidad
constituyendo así en elemento de protección para los múltiples usuarios de la información
contable. Es decir el proceso de auditoría en un ente hace referencia al análisis general y su
diagnóstico; a una planificación específica; a su ejecución, al informe de resultados y su
diseño, y a su implantación y evaluación. (Manual de Auditoría de Gestión , 2007)
De ahí que el término auditar implica examinar y verificar información, registros, procesos
con el objetivo de expresar una opinión fiable. Por lo tanto la auditoría es una evaluación
multidisciplinaria, independiente sistemática del grado y forma de cumplimiento de los
objetivos del ente, de la relación con su entorno; y sus operaciones con el objetivo de
proponer alternativas para el logro más adecuado de sus fines y/o el mejor
aprovechamiento de sus recursos.
6
1.2 Análisis de las posiciones teóricas sobre procesos de auditoría
Existen varios libros que contienen datos históricos acerca de la auditoría y su proceso para
efecto del presente análisis se tomó en cuenta las teorías de (Madariaga, 2004) (Sánchez &
Dominguez, 2006) en la que manifiestan que a comienzos del siglo XX “la auditoría estaba
concebida como una actividad protectora siendo su fin primordial el descubrir y evitar
fraudes”; haciendo énfasis en la auditoría de antes con la de hoy la misma que se diferencia
por la mente del auditor; ya que antes éste concentraba sus esfuerzos en la verificación y
protección; y hoy su examen está enfocado a todas las actividades; sus recomendaciones
están orientadas a que las operaciones sean más beneficiosas para las empresas.
Coincidiendo en la idea de que la auditoría es el examen integral sobre su estructura
transacciones y el desempeño en una entidad; contribuyendo así a la oportuna prevención
de riesgos, a la productividad en la utilización de recursos, y el acatamiento permanente de
los recursos implantados por la administración.
Pues así los procesos de auditoría de manera general empieza por una preparación en el
que el auditor define los objetivos, su alcance y criterios; determinando su viabilidad y su
equipo auditor; luego revisa los documentos pertinentes de acuerdo con los criterios de
auditoría; seguidamente se prepara la auditoría de campo; en el cual se prepara el plan de
auditoría asignándole trabajo al equipo auditor con los documentos de trabajo; en esta
etapa de la realización de la auditoría de campo se debe realizar la reunión de apertura
definiendo los canales de comunicación, y responsabilidades a los observadores
recopilando y verificando la información generando hallazgos y la preparación de las
conclusiones de la auditoría con la correspondiente reunión de cierre. El último paso
consiste en la preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría.
1.3 Proceso de la auditoría
1.3.1 Definición
Es el conjunto de técnicas que forman el examen bajo una serie de hechos de operación
sistemas de organización de la empresa, contabilización y en general en todos los detalles
de operación; tanto técnicas y procedimientos deben combinarse y si esta combinación es
incorrecta la auditoría no alcanza las normas aceptadas de ejecución. (Lazcano, 2009).
7
Por lo tanto el proceso de auditoría acoge un conjunto de técnicas de revisión e inspección
aplicadas a las actividades que están siendo sujetas a examen; por medio de estos
procedimientos el auditor obtiene evidencia suficiente para dar su opinión.
1.3.1.1 Importancia
El proceso de auditoría es importante por cuanto se determina la adecuación del sistema de
control de la organización, la conformidad del personal y la eficacia de las distintas
actividades que se desarrollan dentro de la entidad. (Mantilla S. , Auditoría del control
interno, 2009). A través de los procesos de auditoría se puede aplicar una serie de
herramientas que favorecen a la recopilación de evidencia siendo la base para realizar el
informe del desarrollo de la auditoría.
1.3.1.2 Objetivos
El objetivo principal del proceso de auditoría es la emisión de un informe con el detalle de
todos los hallazgos, basados en una opinión técnica, de acuerdo a los resultados de las
operaciones de la entidad de conformidad con los principios y normas de contabilidad
generalmente aceptadas. (Manual de Auditoría Gubernamental, 2009).
Por lo que el objetivo del proceso de auditoría se centra en la obtención de evidencias; las
mismas que son evaluadas para medir la eficiencia de las actividades, controles
responsabilidades, normas que se están desarrollando en la institución; y sugiriendo
recomendaciones que pueda corregir las desviaciones encontradas.
1.3.1.3 Fases del proceso de Auditoría
El proceso de auditoría, empieza por una planeación con los procedimientos a seguir como
el conocimiento de la entidad a través del relevamiento de información, aplicación de
indicadores, evaluación de control interno, asignación del equipo de trabajo y diseño de un
programa de auditoría; teniendo un conocimiento general, preliminar y un análisis previo
del ente. Luego de la planificación de inicio de la auditoría se procede a la ejecución, en
donde se recopilan todas las evidencias identificadas de acuerdo al criterio profesional del
auditor con los hallazgos encontrados se procede a elaborar los papeles de trabajo. Y
finalmente se realiza la comunicación de los resultados a los directivos de la institución, a
través del informe final de auditoría.
8
Figura N° 1
Fuente: (Fernández E. , 2010) y autora.
Pruebas de auditoría: Es la justificación de la razonabilidad
de la información financiera y se divide en Pruebas de control:
(efectivo control interno) analíticas:(áreas críticas del ente) y
sustantivas: (validez de operaciones y actividades globales).
Técnicas de muestreo: Estadísticas o no estadísticas.
Aleatoria, sistemática, selección por celdas, al azar, selección
por bloques. Son Evidencias de auditoría: Física, documental,
testimonial y analítica. Las Técnicas de evidencias: Estudio
general de la empresa, Análisis y se subdivide en: Análisis de
saldos y movimientos; Inspección Confirmación, Investigación
Declaración, Certificación Observación y Cálculo.
Papeles de trabajo: se dividen en archivos permanentes y
corrientes. Los papeles de trabajo son utilizados para registrar
conocimiento del ente y su S.C.I. Además documenta la
estrategia de auditoría, la evaluación de sus sistemas, las
revisiones de transacciones, las pruebas de cumplimiento, los
procedimientos de las pruebas y las recomendaciones.
Hallazgos de auditoría: De condición, la realidad encontrada.
De criterio, lo que debe ser la normativa. Y de causa efecto.
Debe contener el dictamen de los Estados
Financieros o del área administrativa
auditada; el informe de la estructura de
control interno; las conclusiones y
recomendaciones y los hallazgos
encontrados detallados en forma clara y
sencilla. Además se analizan las
comunicaciones de la entidad por medio
de cartas de representación y reportes a
partes externas. Y las comunicaciones del
auditor como el memorando de
requerimientos, la comunicación de
hallazgos y el informe de control interno o
el informe especial, el dictamen y el
informe largo.
EJECUCIÓN INFORME
Conocimiento y comprensión de la
entidad: Entrevistas y encuestas, Análisis
comparativos de estados financieros,
Análisis FODA.
Objetivos y alcance de la auditoría.
Análisis preliminar de control interno.
Análisis de riesgos y materialidad: El
auditor corre el riesgo de dar una opinión
sin salvedades a los E.F. erróneos; y se
divide en riesgos inherente, de control y
detección. RA = RI x RC x RD.
Planeación específica de la auditoría.
Elaboración de programas de auditoría:
Detalle de objetivos y procedimientos de
auditoría.
PLANEACIÓN
FASES DEL PROCESO DE AUDITORÍA
9
1.3.2 Sistemas
“Un sistema es una colección de partes que interactúan para funcionar como un todo. El
comportamiento de un sistema depende de su estructura total, de las fortalezas relativas de
las muchas conexiones entre sus partes en cualquier momento del tiempo, y de la manera y
grado en que esas conexiones cambian en el tiempo” (Bell, 2007, p. 25).
Para que un sistema funcione necesita de elementos o componentes de un determinado
proceso con tareas, actividades, procedimientos para alcanzar los objetivos que se quiere
alcanzar; ejemplo: Las entidades son sistemas tienen componentes personas organizadas en
departamentos que colaboran para alcanzar metas comunes.
1.3.2.1 Componentes
Los básicos son: entrada (input), proceso (process), salida (output), consecuencias
(outcome), retroalimentación (feedback) y control. (Mejía, 2007). La entrada consta de un
conjunto de información y elementos que llegan al proceso impulsando una actividad
mientras que la salida es el conjunto de información y elementos que salen del proceso
generados por la actividad. Y la actividad es el conjunto de tareas que transforman las
entradas y salidas.
1.3.2.2 Clases de Sistemas
“Los sistemas son diversos y se diseñan de acuerdo con las circunstancias, así en una
organización contable se puede disponer de sistemas para procesar un flujo continuo de
transacciones idénticas o relacionadas, o bien sistemas para flujos esporádicos” (Estupiñan
G. R., 2006, p. 102). Los sistemas están ligados a otros como el contable y el informático.
1.3.3 Sistema de Control de Bienes de larga duración
Tanto la (Normativa del Sistema de Administración Financiera, 2009) como (Bravo M. ,
2011, p. 251) coinciden en que “Los activos fijos constituyen todos los bienes tangibles o
derechos de propiedad que dispone la entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse
como tales en los estados financieros, siempre y cuando cumplan con lo siguiente:
a) Constituir propiedad de la entidad.
b) Utilizarse en las actividades de la entidad o estar entregados en comodato y no estar
destinados para la venta.
10
c) Tener una vida útil superior a un año.
d) Tener un costo individual igual o superior a cinco salarios mínimos vitales generales
vigentes a la fecha de incorporación”.
Por lo tanto los bienes del sector público son cosas materiales tangibles y derechos
intangibles los mismos que poseen características propias como permanente servicio, vida
durable, máximo rendimiento, y no están destinados para la venta.
1.3.3.1 Características
Para ser considerado como activo fijo debe estar en uso de la empresa, permanecer más de
un año, poseer un costo representativo de adquisición mayor o igual a cien dólares, generar
beneficios futuros, y estar sujeto a depreciación o amortización (a excepción de terrenos)
(Ministerio de Finanzas, 2009)
Este costo de cien dólares no es aplicable de manera individual, cuando bienes similares
forman un conjunto; es decir si no alcanza el costo de cien dólares, serán registrados en la
cuenta de gastos o costos y el registro respectivo en las cuentas de orden.
1.3.3.2 Clasificación
Figura N° 2 Clasificación de los activos fijos
Fuente: (Bravo M. , 2011, p. 252)
Los bienes de larga duración; también se clasifican en: Bienes de Administración, de
Producción, y en Proyectos o Programas. Los administrativos son requeridos para
gestionar actividades relacionadas directamente con la entidad. Cuando la institución
realiza actividades de transformación de materiales en productos terminados se utilizan los
DEPRECIABLES
NO DEPRECIABLES
AGOTABLES
BIENES MUEBLES
BIENES INMUEBLES
SEMOVIENTES
INTANGIBLES
TANGIBLES
NO CORRIENTES (Patentes, derecho de
autor, marcas registradas, crédito
mercantil, llave de negocio)
ACTIVOS FIJOS
11
bienes de producción. Y si la institución ejecuta proyectos o programas son utilizados estos
bienes con el mismo nombre.
1.3.3.3 Ciclo de vida de los activos fijos
Se destacan en tres fases: Alta o ingreso físico, utilización, y baja. (Rincón, Lasso, &
Parrado, 2012)
Alta o ingreso físico
Actividades relacionadas con la gestión de compra, adquisición, construcción, donación o
por leasing arriendo financiero el cual se lo negocia con el arrendatario mediante
financiamiento a largo plazo, con control total y opción de compra mediante el contrato de
leasing.
Utilización
El momento en que los activos fijos entran en uso requieren de ciertos gastos para su
operación, mantenimiento y reparaciones.
Adiciones, mejoras y reparaciones
Tal como lo expresa el (Manual General de Administración y Control de Activos Fijos del
Sector Público, 2009) “Cualquier desembolso o valor que tenga el efecto de aumentar la
capacidad productiva de un activo fijo y su vida útil se registrará como aumento del valor
en libros del activo fijo o como un activo independiente, o (Erogaciones Capitalizables)
según resulte más práctico para su control y depreciación; los costos de partes y piezas
sustituidas, deberá disminuir el valor contable y la depreciación acumulada”.
Concordando con (Fierro A. M., 2009) estos activos presentan relativa importancia en su
valor; caso contrario son considerados como gastos operacionales.
Baja o exclusión
Excluye de los registros contables los activos fijos por venta de los mismos, canje
donación y destrucción. En este aspecto el (Reglamento General de Bienes del Sector
Público, 2013) menciona cuando los bienes son inservibles, no son susceptibles de
utilización y en caso de no haber interesados en la venta, o no es conveniente la entrega de
estos en forma gratuita, se procederá a su destrucción de acuerdo con las normas
ambientales vigentes. En forma previa a la destrucción de los bienes, se procederá a su
desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de la destrucción serán
depositados finalmente en los rellenos sanitarios.
12
Revaluación de activos fijos
Valora a los activos fijos en costos razonables como el de valor de mercado y el valor de
reposición; fijando el precio de venta. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012)
1.3.3.4 Contabilización y Valuación
Para la contabilización de los bienes de larga duración se aplicará de acuerdo a las Normas
Técnicas de Contabilidad, registrando la cuenta que corresponda, eligiéndola entre las
opciones de los subgrupos 141, 142, 144 o 145 y acreditando en cualquiera de los casos la
cuenta por pagar 213.84 que corresponde al devengo del gasto presupuestario. Para la
Valoración se tomará en cuenta al (Ministerio de Finanzas, 2009) “Las inversiones de
activos fijos se contabilizará a precio de compra, más los derechos de importación, fletes,
seguros, impuestos, costos de instalaciones, más cualquier otro valor de operación
cumpliendo el objetivo para el cual fue adquirido”.
1.3.3.5 Depreciación de bienes
“La depreciación es la pérdida de valor contable que sufren los activos fijos por el uso u
obsolescencia, a que se le somete y su función productora de renta”. (Chanaba V, 2010, p.
107). Es decir en medida que avanza el tiempo de servicio, decrece el valor contable de
muchos activos. Para el cálculo de las depreciaciones se requiere determinar los siguientes
conceptos:
Valor nominal o de adquisición: que es la cantidad que paga la empresa al adquirir
cualquier activo fijo.
Valor actual: es el que resulta de deducir los intereses o descuentos del valor nominal
más las mejoras.
Valor residual: el valor que tiene un elemento de inmovilizado material al final de su
vida útil.
Vida útil: vida normal de operaciones en buenas condiciones y en términos de utilidad
que servirá al activo fijo de la empresa.
Valor en libros: es el importe que se obtiene del valor actual menos la depreciación
acumulada. La diferencia entre el costo inicial del activo fijo y su valor residual se
conoce como costo depreciable del activo, el cual es el importe del costo del activo que
se asigna durante su vida útil como gasto por depreciación.
13
1.3.3.6 Métodos de Depreciación
Método de línea recta
Distribuye el costo del bien, en cuotas de depreciación iguales por el número de periodos
contables de vida útil estimada”. (Fierro A. M., 2009)
Es decir proporciona el mismo importe de gasto por depreciación en cada año de la vida
útil del activo.
Fórmula: Depreciación anual = ( )
Método de unidades de producción
Se basa en el número total de unidades que puede producir el activo, o cantidad de horas
trabajadas del activo o número de kilómetros que recorrerá el mismo. (Guajardo &
Andrade, 2009)
Fórmulas:
Depreciación por unidad = ( )
Gasto por depreciación = ( )( )
Depreciación por hora = ( )
( )
El gasto por depreciación = [ ( )][ ( )]
Método de doble saldo decreciente
“Establece un gasto periódico decreciente durante la vida útil esperada del activo. Se aplica
dos veces la tasa de línea recta. No se deduce el valor de desecho o recuperación del costo
del activo para obtener la cantidad a depreciar”. (Warren, 2006, p. 450)
Método de la suma de dígitos de los años
Mediante este método se estima una depreciación más rápida en un momento dado, para
luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012)
1.3.3.7 Depreciación de los bienes de larga duración
La depreciación de los activos fijos en las entidades del sector público se ha establecido
mediante la siguiente tabla de depreciación y su vida útil:
14
Tabla N° 1 Depreciación de bienes de larga duración TIPO DE BIEN VIDA ÚTIL
ESTIMADA(AÑOS)
ADMINISTRACIÓN
PROYECTOS Y
PRROGRAMAS
PRODUCCIÓN
Edificaciones
Hormigón Armado y Ladrillo
Ladrillo (bloque)
Mixto (Ladrillo, bloque, adobe, madera)
50
40
35
40
35
30
Maquinaria y Equipos 10 UTPE
Muebles y Enseres 10 10
Instalaciones 10 UTPE
Vehículos 5 UTPE
Equipos de Computación 5 5
Fuente: (Normativa del Sistema de Administración Financiera, 2009)
1.3.3.8 Método de Cálculo
La cuota de depreciación proporcional de los activos fijos destinados a actividades
administrativas y productivas; así como los proyectos o programas de inversión, se fijará
aplicando el método de línea recta, y el método unidades de tiempo o producción para
actividades productivas, de acuerdo a las siguientes fórmulas:
CDP = ( )
( )|(
)
Dónde:
CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el activo, contados a partir del mes siguiente al de su
adquisición.
CDP = ( )
|( )
Dónde:
UTPE = Número de unidades de tiempo usadas o de unidades producidas.
1.3.4 Niveles de Responsabilidad
“Todo organismo del sector público armará una unidad encargada de la administración de
bienes” (Suplemento Contraloría General del Estado , 2009) Norma C.I. 406-01.
Por tal razón estas responsabilidades están dirigidas tanto a las unidades administrativo
financiero como a la unidad responsable de bienes custodio, bodeguero quienes tienen la
responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan
y egresan debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas.
15
1.3.4.1 Responsabilidad de la administración
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia
reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los
bienes del Estado.
1.3.4.2 Custodios
“La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será
responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos
que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de
larga duración.” (Suplemento Contraloría General del Estado , 2009) Norma 406-07.
Además de salvaguardar los recursos de la entidad, se fortalecen los controles internos de
la unidad; revelando si los bienes son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus
condiciones son adecuadas y no se hallan en riesgo de deterioro.
1.3.4.3 Entrega-recepción
“ El cambio de los caucionados del control y custodia de los bienes, obliga a efectuar la
entrega-recepción de los bienes entre el custodio entrante y saliente, en el cual la unidad de
administración de bienes procede a la constatación física de los activos fijos en presencia
de los respectivos custodios, los mismos que deben actualizar los registros contables,
suscribir el acta de entrega-recepción y anexos” (Manual General de Administración y
Control de Activos Fijos del Sector Público, 2009) Capítulo VIII.
La entrega-recepción se efectuará en la compra o adquisición, venta o remate-permuta,
transferencia gratuita, traspaso de bienes.
1.3.4.4 Uso y conservación
“Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad, orientar y dirigir la correcta
conservación, cuidado y uso de los bienes públicos adquiridos a cualquier título”.
(Reglamento General de Bienes del Sector Público, 2013) Artículo 3. Por lo que la
conservación, el buen uso y mantenimiento de los bienes recae en los servidores públicos
que han recibido tales bienes para el desempeño de sus funciones. La protección de los
bienes incluye la contratación de pólizas de seguro para salvaguardar contra riesgos que
pudieran ocurrir, verificando periódicamente, y manteniendo coberturas de vigencia.
16
1.3.4.5 Bienes sujetos a control
“Los bienes sujetos a control administrativo son los útiles de oficina, utensilios de cocina
vajilla, lencería, instrumental médico, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos
herramientas menores, y son cargados como gastos” (Manual General de Administración y
Control de Activos Fijos del Sector Público, 2009).
Estos bienes poseen una vida útil mayor a un año, y están prestando utilidad en el
desarrollo de las actividades, y su costo individual de adquisición, fabricación,
incorporación o avalúo, es inferior a 100 dólares son sujetos a control administrativo y
serán cargados a gastos y sujetos a control interno de custodia, salvaguardia y
mantenimiento (Norma 137-04).
1.3.4.6 Codificación y etiquetado
“La codificación es un proceso que permite la identificación de los bienes en una forma
ordenada, rápida y útil, la misma que puede ser diseñada de acuerdo al Plan de Cuentas o a
las necesidades y características particulares de cada entidad” (Suplemento Contraloría
General del Estado , 2009) Norma 406-06.
La importancia de la codificación se orienta a obtener un eficiente control de los
procedimientos administrativos de los bienes, así como facilitar la localización e
identificación. Todos estos activos deben llevar impreso el código en una parte visible para
facilitar su identificación. Además el responsable de la custodia debe mantener registros
actualizados, que sirvan de base para el control, localización e identificación de los bienes.
1.3.4.7 Transferencias Gratuitas – Donaciones
“Previo a un informe emitido por la unidad financiera en el que conste si es o no
conveniente la venta de los bienes la máxima autoridad señalará la entidad u organismo del
sector público o una institución de educación, asistencia social o de beneficencia, a la que
transfiera gratuitamente dichos bienes, observando la Ley, en beneficio de las entidades
educativas fiscales en el que dispone remitir la lista de bienes obsoletos al Ministerio de
Educación para la selección del beneficiario. También dichos bienes serán dados en
donación a entidades privadas que realicen labor social u obras de beneficencia o no tengan
fines de lucro” (Reglamento General de Bienes del Sector Público, 2013).
La disminución de bienes de larga duración, de acuerdo a la normativa de contabilidad
gubernamental, para ser entregados en donación, deberá registrarse eliminando el valor
17
contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros), se acreditará
directamente a la cuenta 611.88 (Donaciones entregadas en bienes muebles e inmuebles).
Para el caso de donación se lo realiza previa una autorización para la entrega del objeto por
medio de actas notariadas o la emisión de factura. Y la destrucción se aplica a bienes
totalmente depreciados y su proceso de baja se justifica mediante el acta.
1.3.4.8 Constatación física
“Se harán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos
una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel
que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de
identificación.” (Suplemento Contraloría General del Estado , 2009) Norma 406-10.
La administración de la entidad es responsable de emitir los lineamientos necesarios a fin
de realizar constataciones físicas. Además se elaborará un acta con las diferencias que
resulte de la constatación física y se conciliará con la información contable; estas
diferencias serán investigadas, para luego registrar los ajustes respectivos, con autorización
del funcionario responsable. En el proceso también se identificará los bienes en mal estado
fuera de uso para proceder a la baja, o a la donación de acuerdo a normas legales vigentes.
1.3.5 Sistema de registro y control de inventarios
Figura N° 3 Sistema de inventarios SISTEMA DE INVENTARIO
PERMANENTE
SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO
Permite ejercer un control eficaz
sobre bodega y sus custodios.
El inventario se obtiene de la bodega, tomando físicamente el
inventario y valorando al último precio de costo y/o mercado el menor.
Difícilmente se podrá caer en el
desabastecimiento o sobrecarga
de stock (saldo).
Realiza asientos de regulación para determinar el valor de la utilidad
en ventas, e introducir en los registros contables el valor del inventario
final.
El saldo final se determina en
cualquier momento, de manera
contable.
Utiliza varias cuentas como ventas, compras, inventario de
mercaderías devoluciones y descuentos, transporte y seguros, en
compras y ventas, costo de ventas y ganancia bruta en ventas.
En cualquier instante se conoce
la utilidad bruta en ventas.
Este sistema no contribuye al control de las existencias ni tampoco
ayuda a generar información oportuna y confiable.
Fuente: (Zapata Sánchez, 2011)
18
El inventario o existencia se refiere a cualquier artículo, producto, bien recurso o servicio
que posee una entidad. Para el registro contable consta de dos sistemas de control: el
perpetuo o permanente y el periódico tal como refleja la tabla anterior; ya que con estos
sistemas se conoce de forma permanente el movimiento de la cuenta inventarios.
1.3.5.1 Métodos de valoración de inventarios
“El método PEPS” las primeras mercancías compradas son las que primero se venden y el
inventario final se valora al último precio de compra. “El método UEPS”, las últimas
mercancías compradas son las primeras que se venden; su inventario final se valora al
primer precio de compra o más antiguo. “El método promedio ponderado” se valora las
mercancías en existencias, multiplicando las cantidades por el precio unitario promedio de
todos los productos disponibles del periodo. (González & Ena, 2008, p. 140)
1.3.5.2 Control de existencias
Las adquisiciones de existencias se valoran al precio de compra, más derechos de
importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro valor para que el
bien esté en condiciones de consumo, transformación, venta o se utilice en inversiones en
programas o proyectos.
Por su parte (Ministerio de Finanzas, 2009) N.T.C.G 3.2.4.2 expresa: “Las adquisiciones y
disminuciones de existencias en el sector público serán controladas por el método de
control de inventario permanente o perpetuo, con la emisión y legalización de documentos
de ingreso y egreso de bodega facturados en la unidad administrativa encargada del manejo
y cantidades. La unidad contable efectuará la valoración por el método Precio Promedio
Ponderado, la actualizará y conciliará contablemente”. La periodicidad será diaria, semanal
o hasta mensual; las tomas físicas del inventario se las harán por lo menos una vez al año,
efectuando comparaciones entre las cifras contables y las tomas físicas para el
establecimiento de responsabilidades en desviaciones cuando sean en menos.
1.3.5.3 Tarjetas de control
Es un libro auxiliar de contabilidad, donde se registra la fecha del documento, las unidades
que entran y salen del almacén por su cantidad y valor, al igual que informa sobre los
inventarios disponibles para la venta. (Fierro Martínez, 2009)
19
El resultado del inventario físico se compara con el saldo en libros, en cantidades y
valores. (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012)
Por las diferencias del saldo en libros que muestra la tarjeta kárdex se realizan los ajustes
de sobrante o faltantes. Se levanta un acta de recibo de la mercancía como medio de
control en el momento de entrada a las bodegas, para que otro funcionario pueda hacer la
comparación con los pedidos solicitados al proveedor.
De lo expuesto podemos señalar que para que exista un buen control de existencias se debe
realizar una comparación entre el inventario físico y las tarjetas de control.
1.3.6 Control interno
“Es una función que evalúa el cumplimiento de las normas, el establecimiento de planes,
proyectos y programas, la gestión de la administración, la legalidad de las operaciones, la
utilización de los recursos, los procedimientos utilizados en las re funciones públicas y la
eficiencia, efectividad y economía de las operaciones”. (Romero E. , 2010, p. 185)
El control interno son acciones ejecutadas por el personal de la entidad, para que se
cumplan los objetivos establecidos; mejorando el control de las actividades y de los
procesos que se desarrollan a través de métodos, procedimientos con eficiencia
transparencia y seguridad razonable a la administración. En este sentido la seguridad
razonable en un sistema de control interno efectivo representa un nivel de seguridad no
absoluta; pero si provee al profesional de control interno poseer una base sólida para
alcanzar los objetivos institucionales.
1.3.6.1 Objetivos del control interno
Realizar operaciones efectivas y eficientes, lo cual implica alcanzar el mejor resultado con
la menor cantidad de recursos, contando con toda la información posible para que la toma
de decisiones sea confiable oportuna y relevante, cuidando el patrimonio institucional en
base a leyes, reglamentos, obligaciones contractuales y normativa vigente. (Lara A. , 2012)
Para las instituciones públicas estos objetivos están dados por la eficiencia, eficacia y
economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia; garantizando la
confiabilidad integridad y oportunidad de la información; cumpliendo con las
20
disposiciones legales para entregar bienes y servicios públicos de calidad; protegiendo y
conservando el patrimonio público contra pérdida, uso indebido, o acto ilegal.
1.3.6.2 Importancia
El control interno es importante tanto en la dirección institucional como en el control de las
operaciones, permitiendo el manejo adecuado de la información, bienes y funciones, con la
finalidad de brindar confianza en los resultados , veracidad en las operaciones y la correcta
utilización de los recursos bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su
custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. (Mantilla S. A., 2009)
Por tal situación un sistema de control interno depende de una evaluación regular y
cuidadosa, debido a que se pueden presentar riesgos que pueden ser controlados.
1.3.6.3 Tiempos de control
Control Previo: Los servidores públicos analizarán las actividades, propuestas, antes
de autorizar o ejecutar, respecto a su legalidad veracidad, conveniencia, oportunidad
pertinencia, y conforme a planes y presupuestos institucionales.
Control Continuo: Los servidores de la institución inspeccionará y constatarán en
forma continua la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios recibidos
o prestados.
Control Posterior: La unidad de Auditoria Interna será responsable del control
posterior interno ante las autoridades y se aplicará a las actividades institucionales
luego de su ejecución. (Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2002)
1.3.6.4 Nuevo enfoque de control interno. Informe COSO I
El informe COSO del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission
entrega nuevos aportes como la incorporación de normas éticas para el funcionamiento de
las instituciones, la metodología para la evaluación del funcionamiento del sistema de
control interno de acuerdo a los objetivos de control y a la evaluación de riesgos.
Este informe presenta pautas de funcionamiento para prevenir la violación de la estructura
organizacional y de sus sistemas (Melini, 2007). La estructura de control lo conforman sus
componentes según el informe COSO; los mismos que se detallan a continuación:
21
Figura N° 4
Fuente: (Fonseca L, 2007)
Componentes de control interno
Evaluación
de riesgo
Ambiente de
control
comunitaria
Actividades de
control
gerencial
Actividades de
monitoreo
Sistemas de
información y
comunicación
Integridad y
valores éticos
Identificación de
riesgos internos
Estructura
Orgánica
Identificación
objetivos de control
Diseño de políticas
y procedimientos
Diseño de
actividades de
control
Coordinación de
acciones
Autoridad y
atribuciones
Políticas del
personal Identificadores de
rendimiento
identificación de
riesgos externos
Sistema de
información
Políticas y
procedimientos
contables
Implementación
canales
comunicación
Procedimientos
de seguimiento
Revisión de
supuestos de
objetivos
Monitoreo de
rendimiento
Evaluación,
calidad control
interno
22
Los componentes representan la estructura de control interno siendo el ambiente de
control el elemento principal debido a que se hace conciencia en los empleados, a través
de sus valores éticos y su estructura; en cambio la evaluación de riesgo identifica y a
analiza los factores que inciden en la consecución de objetivos, relacionado con la
información la cual afecta la confiabilidad de información de actividades y gestión que
realiza la administración. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles y
etapas de gestión y comprende una serie de actividades que están relacionados con el
objetivo de la entidad como: las operaciones, la confiabilidad de la información financiera
y el cumplimiento de leyes y reglamentos. La información y comunicación deben ser
efectivas, sean internas o externas, y por último se debe realizar un seguimiento de
actividades de supervisión y monitoreo continuo a todo el sistema de control interno.
1.3.6.5 Evaluación del Sistema de Control Interno
Incluye dos fases: La revisión preliminar y las pruebas de cumplimiento (Mira, 2006)
Con la revisión preliminar se conoce los procedimientos y métodos establecidos por la
entidad. Estos métodos son: Cuestionarios, narrativas, diagramas de flujo. Y la realización
de pruebas de cumplimiento para obtener seguridad razonable de que los controles están en
uso y operando tal como se diseñaron. El auditor realiza un examen de evidencias de que
las técnicas de control interno se están operando en el tiempo que se está llevando a cabo la
auditoría; verificando su existencia, su efectividad y su continuidad.
1.3.6.6 Métodos de evaluación de control interno
Los siguientes medios facilitan la recopilación de la información necesaria para la revisión
y evaluación adecuadas del sistema de control interno. Estos son: Explicaciones narrativas
cuestionarios, diagramas de flujo. (Lindegaard & Gálvez, 2009)
Cédulas narrativas
Son memorandos que describen el flujo de los ciclos de transacciones; identifican
documentos preparados, registros y la división de trabajo. (Whittintong & Pany, 2007)
Este método detalla las características del sistema que se está evaluando, puntualizando
procedimientos, registros, formularios, archivos, empleados y áreas; presentan un
inconveniente puesto que existen personas que no tienen habilidad para expresar sus ideas
por escrito, en forma clara dejando deficiencia en la descripción del sistema.
23
Cuestionarios de control interno
Su análisis se basa en preguntas, las cuales deben ser contestadas, por parte de los
responsables de las distintas áreas. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá
evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos, los cuales ayudarán a
determinar si los controles operan tales como fueron diseñados”. (Whittington, 2011)
Es decir es una serie de instrucciones, con preguntas específicas y obviamente una
respuesta negativa señala deficiencia en el sistema.
A continuación se presenta un formato cuestionario para la evaluación de control interno
Figura Nº 5
ENTIDAD…………………………………………..………………….……………..
TIPO DE TRABAJO…………………………………………..……………………...
CUENTA O RUBRO………………. JEFE DE EQUIPO………………………
FUNCIONARIO ENTREVISTADO…………………………………………………
FECHA DE LA ENTREVISTA……………………………………………………...
No. PREGUNTA RESPUESTA OBSERVACIONES
SI NO
Fuente: (Estupiñan G. R., 2006)
Flujogramas
Los Flujogramas reflejan con mayor claridad los resultados de la evaluación de control
interno, de su estructura dependerán el desempeño de las funciones designadas para cada
empleado de la empresa; al momento de realizar un diagrama de flujo se debe considerar
que no quede fuera ningún paso importante en el desarrollo de actividades, el ser conciso
es muy importante ya que depende de esto para que otras personas interpreten
correctamente la información expuesta. (Estupiñan G. R., 2006)
Por lo tanto el método diagrama de flujo es una representación gráfica simbólica de un
sistema o una serie de procedimientos mostrando cada uno de ellos de forma secuencial
indicando en forma esquemática, la posición de la áreas que la integran, sus líneas de
autoridad, relaciones de personal, líneas de comunicación y de asesoría; así como fuentes y
distribución de documentos y tipos, y la situación de los registros y archivos de la
contabilidad.
24
1.3.7 Evaluación de Control interno aplicado al GAD Ambuquí
El objetivo de la evaluación es verificar si la administración está aplicando los
procedimientos de control de bienes en la adquisición, utilización, custodia, seguridad y
registros contables. La evaluación de control interno realizado en la institución hace
referencia al control de bienes de larga duración, mismo que se efectuó revisando los
documentos archivados como facturas de adquisiciones, actas de entrega recepción a los
usuarios, autorizaciones con firmas de responsabilidad tanto del Presidente como del
usuario que recibe el bien, elaboración de planes anuales de contrataciones tanto de bienes
como de obras las mismas que son regidas por la Ley Orgánica del Sistema de
Contratación Pública; además se realizó diálogos con el personal responsable en estas
funciones. Para el proceso de evaluación de control interno se desarrollaron métodos como
el cuestionario de control interno, entrevista y diagrama de flujo para obtener un
diagnóstico en la administración y los diferentes procesos de control de los bienes.
Cuestionario de Control Interno
Con la aplicación del cuestionario se diagnostica su control interno en un momento dado
de un departamento, de un proceso, o de un proyecto u operación. (Ver anexo 1, 2).
Entrevista de Control Interno
La entrevista de control interno se llevó a cabo a los funcionarios de la institución
encargados de la administración y custodia de los bienes del GAD (Ver anexo 3).
La interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista de control interno se
desarrolló en el Capítulo II Marco Metodológico, relativo a métodos, técnicas e
instrumentos.
Diagrama de flujo
La secuencia sistemática de actividades, los procedimientos de la evaluación de control
interno referente a los bienes de administración del GADPRA se representó gráficamente
mediante diagramas de flujo (Ver anexo 4).
1.3.8 Auditoría de Control interno sobre la información financiera
Evalúa al control interno integrado para determinar su calidad, nivel de confianza, su
efectividad y eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. (Mantilla S. , Auditoría de
Información Financiera, 2009)
25
Es decir mantiene una relación directa entre los objetivos institucionales y los controles
que se implementa para proveer seguridad razonable sobre su resultado (estados
financieros).
El control interno sobre salvaguarda de activos, referente a su adquisición, uso o
disposición no autorizadas puede incluir controles con objetivos de presentación de
informes financieros y de operaciones; teniendo en cuenta a los componentes de control
interno.
1.3.8.1 Elementos
Los elementos básicos del control interno sobre la información financiera están dados a
continuación: (Mantilla S. , Auditoría del control interno, 2009)
Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades
funcionales.
Un sistema de autorización y procedimientos de registro oportuno para proveer un
control razonable.
Practicas sanas para la ejecución de tareas y funciones de cada unidad o servidor de la
entidad.
Contar con personal idóneo competente y capaz; estableciendo normas para su
supervisión
Y una función efectiva de la auditoría interna que revise los sistemas de contabilidad y
de control interno; examine la información financiera y de operación para que se pueda
identificar, medir, clasificar y reportar dicha información; se revise la economía
eficiencia y efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos
políticas recomendando las acciones para mejorar consecuentemente.
1.3.8.2 Objetivos
Las transacciones deben ser ejecutadas con la debida autorización de la administración;
registradas de acuerdo a su monto, en cuentas y periodos apropiados para la preparación de
estados financieros idóneos; que el acceso a activos y registros sea permitido solo con
autorización de la administración y sean comparados entre los registrados con los activos
existentes con medidas razonables e idóneas si es que existen diferencias. (Blanco, 2012)
26
Estos objetivos se cumplirán si existe una adecuada segregación de funciones donde los
controles deben eliminar la oportunidad de encubrimiento en caso de irregularidades; para
la ejecución y registro de las transacciones se debe tener la certeza de que fueron
autorizadas en valores y de acuerdo a los PCGA; y se proteja los activos limitando solo a
personal autorizado además determinar si el activo real coincide con el registrado. Además
para que los funcionarios responsables de la administración; y de fondos públicos puedan
diseñar sus controles internos, observando y evaluando sus actividades la Contraloría
General del Estado ha emitido las normas de control interno.
1.3.9 Sistema de Indicadores
Permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios.
Puede medir el desempeño funcional, de un sistema y sus niveles, la eficacia de los
procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades
específicas. (Franklin B, 2007)
Es decir los indicadores sirven para conocer la eficiencia y eficacia y calidad de las
actividades del plan de acción de una organización.
Figura N° 6 Sistema de indicadores INDICADORES DE GESTIÓN
Mide el grado de dirección, y sus esfuerzos, el objeto de la organización con propósitos concretos.
INDICADORES DE PROCESOS
Con estos indicadores se establece normas de control, para corregir desviaciones; además tratan de medir
el grado de valor de los bienes y/o servicios; con los recursos y cumpliendo con los objetivos de la entidad.
27
INDICADORES DE SISTEMAS
Los indicadores de sistemas establecen la ejecución de los controles, definiendo requisitos de control con
base en su flexibilidad y objetividad.
INDICADORES DE ADQUISICIONES
Miden la capacidad de la entidad para obtener los recursos que satisfacen los requerimientos para su
correcto funcionamiento; mejoramiento de la calidad de los procesos de bienes y /o servicios.
Fuente: (Franklin B, 2007)
1.4 Análisis crítico sobre los procesos de auditoría del GAD Ambuquí
El Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí Chota es una institución pública, que
recibe recursos económicos provenientes del estado para que sean administrados y
empleados de forma transparente y en beneficio común de los ciudadanos asentados en
esta parroquia perteneciente al Cantón Ibarra.
El problema más significativo que presenta esta entidad pública es la ausencia de un
sistema de control interno institucional, restándole eficiencia en el control de operaciones
dentro del proceso administrativo financiero, lo que hace que los recursos y los bienes de
administración no sean aprovechados eficazmente, los procedimientos de control interno
solo constan en las normativas vigentes y no han sido observadas, y peor aún no han sido
adoptados por los profesionales a su cargo durante los periodos de gestión, incumpliendo
las normas de control interno emanadas por la Contraloría General del Estado.
La ausencia de flujo gramas de procesos internos institucionales no reflejan una clara
visión de métodos efectivos para la obtención de resultados esperados por la institución
los funcionarios, los proveedores y los ciudadanos, además no existen políticas y técnicas
adecuadas para el manejo de los recursos y/o bienes; los sistemas de información con los
que cuentan, no permiten tener información oportuna.
28
La finalidad de la presente investigación es aplicar un sistema de control interno
institucional en el cual los procesos administrativos financieros de la entidad se desarrollen
por medio de una estructura organizacional, acompañada de una delimitación de funciones
coadyuvando hacia la consecución de los estados financieros, y su respectiva presentación
de informes financieros a los organismos de control como la Contraloría General del
Estado y el Ministerio de Finanzas con el fin de que sus autoridades tomen las decisiones
acertadas respecto de los recursos económicos en beneficio de los conciudadanos.
La aplicación del sistema de control interno en el GADPRA-CHOTA, implica también el
control en el manejo de los bienes de administración dando cumplimiento a políticas
planes, procedimientos, leyes y demás disposiciones; su registro, control oportuno, la
salvaguardia el uso eficiente y económico de los recursos; el cumplimiento de objetivos
establecidos y la confiabilidad e integridad de la información financiera será presentada
razonablemente.
1.5 Conclusiones parciales del capítulo
Los procesos de auditoría en el GADPRA-CHOTA pueden mejorar eficazmente, si se
toman acciones correctivas y preventivas, determinando métodos, criterios
procedimientos necesarios tanto para la operatividad como para el control de los
recursos y/o bienes.
Las bases teóricas expuestas en este capítulo complementan el trabajo del sistema de
control de bienes de administración, ya que describen los conceptos básicos que
sustentan la aplicación de normas, procedimientos, y su fácil aplicabilidad para un
correcto control y optimización de los recursos financieros tomando las autoridades las
mejores decisiones que vaya en beneficio de los habitantes de la parroquia de
Ambuquí.
29
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO
2.1 Caracterización del sector
El Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí, ubicado en el Valle del Chota
atravezado por el río del mismo nombre, perteneciente al Cantón Ibarra, es una institución
al igual que los demás GADS son entidades o personas jurídicas de derecho público, con
autonomía política administrativa y financiera; establecidas para cubrir las necesidades
insatisfechas de la población y alcanzar el mejoramiento del nivel de vida de los habitantes
del sector. Están integrados por los órganos previstos en el COOTAD para el ejercicio de
las competencias que le corresponden.
Esta entidad pública muestra falencias en sistema de control interno la limitada eficiencia
en el control de operaciones dentro del proceso administrativo financiero, lo que hace que
los recursos y los bienes de administración no sean aprovechados eficazmente, los
procedimientos de control interno aún no han sido adoptados por los profesionales a su
cargo durante los periodos de gestión, incumpliendo las normas de control interno
emanadas por la Contraloría General del Estado; ocasionando retrasos en la entrega de la
información financiera hacia el órgano rector el Ministerio de Finanzas.
Además no cuenta con una adecuada estructura orgánica funcional que permita una
correcta delimitación de funciones y responsabilidades, que identifique con exactitud las
actividades que se deben realizar para alcanzar un desenvolvimiento eficiente y eficaz para
llegar a un mayor registro de control en los procesos.
2.2 Metodología de la investigación
2.2.1 Modalidad de la investigación
Esta investigación sobre el tema “Sistema de control de bienes de administración para el
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ambuquí” se aplicó el paradigma cuali-
cuantitativo debido a que se relaciona con características, procesos, números y personas de
la población objeto; con predominio del método científico cualitativo por cuanto tiene un
proceso metodológico en el análisis desde la identificación del problema, objetivos
preguntas y sujetos de investigación, marco teórico, métodos de interpretación de datos y
conclusiones es decir todos los escenarios tienen valides bajo la modalidad cualitativa.
30
2.2.2 Tipos de investigación
2.2.2.1 Investigación aplicada
Este tipo de investigación tiene relación con la práctica de conocimientos básicos
tendiendo a modificar la realidad anterior con la presente, lo que ayudó en la realización
del presente trabajo.
2.2.2.2 Bibliográfica
Este tipo de investigación permitió resaltar estudios teóricos, de fuentes bibliográficas
archivos, libros, leyes, reglamentos técnicos, normativas contables vigentes, los cuales
sirvieron de apoyo para diagnosticar, analizar, identificar, valorar y comparar el marco
teórico para el sustento de la propuesta.
2.2.2.3 De campo
Se realizó en el mismo lugar donde se producen los acontecimientos, es decir en el GAD
Ambuquí, donde se recopiló información necesaria para el análisis interno y también para
realizar las entrevistas a los funcionarios administradores responsables del manejo de los
bienes del GADPRA (Presidente, Contadora y Custodio), cuyos resultados aportaron a
conocer mejor la realidad de la entidad y llegar a conclusiones que ayude a la realización
del proceso del sistema de control de bienes de administración.
2.2.2.4 Investigación – acción
La presente investigación aportó información para que el Presidente y demás funcionarios
administrativos públicos tomen las decisiones más acertadas.
2.2.2.5 Descriptiva
“Describe la realidad objeto de estudio, un aspecto de ella, sus partes sus clases, sus
categorías o las relaciones que se pueden establecer entre varios objetos, con el fin de
esclarecer una verdad, corroborar un enunciado o comprobar una hipótesis” (Rojas, 2009,
p. 34). Por lo tanto este tipo de investigación permitió desarrollar el objeto de
investigación. (Los Procesos de control interno o auditoría).
2.2.3 Población y muestra
La Investigación de Campo en el GAD se efectuó de acuerdo a la siguiente tabla
poblacional: se generó con un cuestionario de control interno y una entrevista relacionada
31
al manejo y control de los bienes de administración tomando como población al Presidente
Tesorera-Contadora y al Custodio del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí.
Tabla N° 2 Población y muestra.
Fuente: Investigación de campo en el GADPRA
No se procedió al cálculo de la muestra debido a que la población es menor. Para recabar la
información se realizó cuestionarios de control interno y una entrevista relacionada al
manejo y control de los bienes al Presidente, Contadora y al Custodio del GAD Ambuquí.
2.2.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos
2.2.4.1 Método Inductivo – Deductivo
Es un método de inferencia basado en la lógica relacionando con el estudio de hechos
particulares aunque es deductivo en un sentido (parte de lo general a lo particular) e
inductivo en sentido contrario (va de lo particular a lo general). (Hernández Sampietro &
Fernández, 2010). Se utilizó este método porque la inducción acoge casos particulares
hasta llegar a un conocimiento más general o a conclusiones generales, en este caso de
investigación se analizó particularmente que la entidad no dispone de un control adecuado
en el manejo de los bienes de administración afectando los recursos financieros.
2.2.4.2 Método Analítico – Sintético
Este método descompone una unidad en sus elementos más simples, examina cada una uno
de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto. (De la
Mora, 2008). Este método ayudó a determinar la problemática a investigar, así mismo
permitió conocer la situación actual en que se encuentra el GADPRA para fijar una síntesis
del mismo con el propósito de plantear la solución de los problemas y así formular las
conclusiones y recomendaciones de la investigación.
UNIDAD EJECUTIVA No. DE EMPLEADOS
PRESIDENTE Y VOCALES 5
UNIDAD FINANCIERO ADMINISTRATIVO
TESORERA – CONTADORA 1
SECRETARIA 1
DEPARTAMENTO OPERATIVO
CUSTODIO 1
PERSONAL DE APOYO LOGISTICO 2
TOTAL 10
32
2.2.4.3 Método Histórico-Lógico
Es un procedimiento de investigación y esclarecimiento de los fenómenos culturales que
consisten en establecer la semejanza de dichos fenómenos, infiriendo una conclusión
acerca de su parentesco genérico, es decir de su origen común. (Díaz Narváez, 2009)
Se utilizó este método para analizar el avance y evolución de la gestión administrativa y
financiera de la entidad poniendo de manifiesto la lógica interna para dar solución al
problema.
2.2.4.4 Método Sistémico
Con este método se destaca el objeto de investigación, desarrollando las causas que
originaron la problemática en el GAD.
2.2.5 Técnicas
2.2.5.1 La entrevista
Se realizó al Presidente, Contadora y Custodio que laboran en el GAD Ambuquí.
2.2.6 Herramientas
2.2.6.1 Cuestionario de control interno
Se aplicó un cuestionario de control interno general aplicando sus componentes a la unidad
financiera; y otro relativo al manejo y control de los bienes de larga duración para tener un
diagnóstico general de los bienes de la institución.
2.2.6.2 Guía de entrevista de control interno
Este instrumento se utilizó para llevar a cabo las entrevistas de control interno relacionado
con el control de los bienes de larga duración a los funcionarios del GADPRA (Presidente
Contadora y Custodio) permitiendo obtener sus respuestas específicas. (Ver anexo 3)
2.3 Análisis e interpretación de resultados
Luego de analizar las respuestas del cuestionario de control interno basado en sus
componentes, podemos decir que su sistema de control interno presenta falencias como lo
demuestra su calificación porcentual que corresponde al 44%; y su grado de confianza es
bajo obviamente su nivel de riesgo es alto; y de las entrevistas se puede concluir que el
GADPRA-CHOTA presenta un nivel bajo correspondiente al 31, 82% en la administración
y manejo de los bienes de larga duración, debido a que no cuenta con políticas y
procedimientos internos adecuados. El espacio físico de la infraestructura (bodega), y las
33
múltiples actividades que realiza el responsable de la custodia de los bienes, han sido
inconvenientes para que no se logre un adecuado control de todos los bienes.
Los procesos del GAD Ambuquí relacionado con el control de los bienes de larga duración
es insuficiente, la falta de componentes de control interno, la ausencia de manuales de
control interno con políticas, procedimientos e indicadores ha impedido el desarrollo y el
cumplimiento de objetivos institucionales eficiente y eficazmente.
Por todas estas desventajas es necesario recomendar el sistema de control de bienes al
GAD Ambuquí, con el cual se mejorará el cumplimiento de leyes, procedimientos políticas
y normativas vigentes; el registro y control oportuno de los bienes, el uso eficiente de los
recursos económicos, el cumplimiento de objetivos institucionales y operativos; y la
confiabilidad o razonabilidad de la información financiera.
2.4 Propuesta del Investigador
Sistema de control de bienes de administración para el GAD de Ambuquí.
Figura N° 7 Esquema de la propuesta.
Sistema de Control de Bienes de Administración para el
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ambuquí
Control Interno. Aplicación del enfoque de
control interno Informe COSO
Evaluación de Riesgos
FIN
Misión
Visión
Políticas
Valores institucionales
Componentes de control
interno COSO
Información y
ComunicaciónActividades de controlAmbiente de Control Supervisión y Monitoreo
Estructura Organizacional y
Funcional (Manual de
funciones)Matriz FODA
Cuestionario de control
interno
Entrevista de control
interno relativo al control
de bienes
Políticas y procedimientos
para los bienes del GAD
Representación de diagramas
de flujo para el control de
bienes
Canales de comunicación
existentes en el GAD
Aplicación del sistema de
control de bienes de
administración
Aplicación del manual de
funciones
Análisis de Impactos
Conclusiones y
Recomendaciones
Fuente: GADPRA
34
2.5 Conclusiones parciales del capítulo
Después de analizar las respuestas del cuestionario de control interno se diagnosticó
que su sistema de control interno presenta dificultades; afectando los componentes de
control interno; y como el presente tema de investigación establece un método
inductivo-deductivo, porque acoge situaciones generales (Sistema de control interno)
vinculado a situaciones particulares (control de bienes de administración), se identificó
el grado en que se encuentra la entidad; en relación a que se apliquen políticas y
procedimientos adecuados concerniente a los bienes de administración.
Por lo que se hace necesario proponer el sistema de control de bienes a los funcionarios
del GADPRA; de tal manera que se cumplan con los objetivos del sistema de control
que son: la eficiencia y eficacia en sus operaciones, la confiabilidad de la información
financiera y el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes.
Para la aplicación del cuestionario y de la entrevista de control interno a los
administradores y responsables del manejo de los bienes de administración del
GADPRA se dio gran apertura por parte del personal involucrado, proporcionando
información relevante, datos y documentos requeridos, de acuerdo a los cuestionarios.
35
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Tema: Sistema de Control de Bienes de Administración para el Gobierno Autónomo
Descentralizado de Ambuquí.
3.1.1 Objetivo de la propuesta
Disponer de una herramienta de control que oriente los procesos en la administración de
bienes del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí, de acuerdo a la normativa
vigente, para que la información financiera sea presentada razonablemente.
3.1.2 Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí
Se localiza a 40 km. de la ciudad de Ibarra, asentado en el Valle del Chota; la superficie
total de esta parroquia rural es de 132,05 km2. Y su población bordea los 5.500 habitantes.
Tal como lo expresa la (Constitución de la República del Ecuador, 2008) artículo 238 “Los
Gobiernos Autónomos Descentralizados gozarán de autonomía política, administrativa y
financiera, y se regirán por principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad
interterritorial, integración y participación ciudadana”.
Por esta razón hay que indicar que para que exista un verdadero Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial tienen que considerarse tres elementos: autonomía, principios
de gobierno y participación ciudadana; caso contrario seguirá siendo Junta Parroquial.
Misión 3.1.2.1
El interés institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Rural Ambuquí Chota es
coordinar y gestionar la ejecución del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial a
través del desarrollo de oportunidades de las familias Ambuquireñas en todos sus sectores
que alcancen niveles de vida digna y su articulación a bienes y servicios públicos
comunitarios de calidad como derecho social, su fortalecimiento de las capacidades
humanas y organizativas, la cohesión social e institucional hacia la construcción de una
parroquia productiva, organizada, democrática, pluricultural, equitativa y segura.
Visión 3.1.2.2
La Parroquia rural Ambuquí será un referente para la provincia de Imbabura por su
desarrollo integral en lo social, humano, económico, productivo, cultural, turístico, micro
empresarial que propende el mejoramiento de los servicios básicos, la vialidad y
36
conectividad, los escenarios públicos, deportivos y de esparcimiento, fundamentados en la
organización social y sostenibilidad ambiental para alcanzar una mejor calidad de vida de
su población.
Valores institucionales 3.1.2.3
Satisfacción Social.- Los esfuerzos del talento humano se orientan a la entrega de
bienes, y/o servicios que satisfaga las necesidades de la colectividad.
Integridad.- El desarrollo de las actividades laborales se fundamenta en la eficiencia y
eficacia hacia la construcción del desarrollo justo, equilibrado y equitativo de los
habitantes de la parroquia.
Credibilidad.- Tanto las autoridades como sus servidores generan confianza y
credibilidad a través de la eficiente administración y la utilización óptima de los
recursos.
Trabajo en Equipo.- La integración del personal produce mejores resultados hacia la
consecución de objetivos y metas de la institución.
Respeto.- Prima el respeto entre todos los individuos, conforme lo plantea el Código
del Buen Vivir.
Transparencia: Respeto y aplicación de las normas vigentes.
Políticas 3.1.2.4
Evaluar el sistema de control interno del GADPRA, para que se cumpla con los
objetivos institucionales.
Organizar el proceso de administración de los bienes de acuerdo a procedimientos de
control de los bienes de acuerdo a la LOSNCP, para la provisión de bienes, ejecución
de obras y prestación de servicios de acuerdo PAC y POA dependiendo de los montos
de adquisición y del Presupuesto General inicial del Estado de cada año.
Entregar mediante acta de entrega recepción a un custodio de los bienes de
administración, pudiendo ser el Jefe de la Unidad de control o la contadora para que
se realice el mantenimiento, la baja y se tome acciones pertinentes en caso de pérdida
o daños.
Fortalecer la cultura organizacional para llevar a cabo procesos de mejoramiento
continuo con recursos adecuados y minimizando impactos ambientales.
37
Base Legal 3.1.2.5
El GAD Ambuquí, institución pública se administra en base a leyes y reglamentos, para el
desempeño eficiente y eficaz, bajo las normativas de:
La Constitución Política del Ecuador; artículos: 238
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
(COOTAD); artículos: 5,
Ley Orgánica del Servicio Público LOSEP; artículo 22
Y para administrar y controlar los recursos y bienes disponibles en la institución debe
observarse las siguientes normativas:
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento artículos 3; 7
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público. Ac. 025 R.O 378
Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado numeral 406
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento R.O 395
Reglamento de utilización y control de vehículos del Sector Público. R.O 178. Ac.005
Manual de Administración y Control de Activos Fijos Acuerdo 12 CGE.
3.1.3 Organigrama Estructural y Funcional del GAD Ambuquí
Organigrama estructural 3.1.3.1
La estructura organizacional comprende la descripción de puestos y asignación de
responsabilidades dentro del GAD Ambuquí, se lo efectuará a través de organigramas.
Figura N° 8 Organigrama estructural
Fuente: (COOTAD, 2010)
PRESIDENTE
ASAMBLEA
LOCAL
CONSEJO DE
PLANIFICACIÓN
PARTICIPATIVA
CONSEJO
LEGISLATIVO
(VOCALES)
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UNIDAD
FINANCIERA
UNIDAD JURÍDICA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
JEFE CONTROL
DE BIENES
CUSTODIO
CONDUCTOR
CONTADOR
ASISTENTE
FINANCIERO
ASISTENTE
JURÍDICO
SECRETARIO
ABOGADO
SECRETARIA
ADMINISTRATIVA
COMISIONES
PERMANENTES Y
ESPECIALES
COMUNIDAD
UNIDAD
OPERATIVA
38
Organigrama funcional 3.1.3.2
Con el organigrama funcional se reconoce y se determina responsabilidades que deben
cumplir los funcionarios en cada una de sus áreas.
Figura N° 9 Organigrama funcional
Fuente: (COOTAD, 2010)
3.1.4 Manual de Funciones
En el manual orgánico funcional planteado se especifican las funciones que deben realizar
los funcionarios del GADPRA en su respectiva área, su relación de autoridad directa, así
como el perfil requerido del personal que ocupa cada cargo. (Ver anexo N° 5)
3.1.5 Sistema de control interno informe COSO I aplicado al GAD Ambuquí.
El sistema de control interno basado en el COSO I es un proceso de acciones para lograr
que se estén cumpliendo con los objetivos institucionales relacionados con la efectividad y
eficiencia de operaciones, confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de
las normativas vigentes. El formato de control interno que se plantea contiene los
elementos que se utilizan en la institución; con su monitoreo ayudará a que se alcancen los
objetivos fijados por la misma (Ver anexo 6). Después de la investigación de campo y con
la información obtenida, existen áreas que están presentando dificultades internas en la
institución; como es el caso de los bienes de administración por lo que el método de los
PRESIDENTE
Representante legal.
ASAMBLEA LOCAL
Representantes de barrios y
comunidades
CONSEJO DE PLANIFICACIÓN
PARTICIPATIVA
Representantes delegados por asamblea
y GAD.
VICEPRESIDENTA Y VOCALES
(CONSEJO LEGISLATIVO)
Fiscalización de contratos de obras y
servicios.
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
UNIDAD
FINANCIERA
UNIDAD JURÍDICA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Realiza convocatorias a
reuniones, oficios, archivo
actualizado
JEFE CONTROL DE
BIENES
Realiza control de
todos los bienes y
existencias de la
institución.
CONDUCTOR
Salvaguarda vehículo
de la institución
CUSTODIO
Salvaguarda los bienes
de la institución.
CONTADOR
Prepara Estados Financieros,
reportes tributarios, proforma
presupuesto.
ASISTENTE FINANCIERO
realiza los roles de pago,
contrato de adquisiciones,
prestación de servicios y de
obras.
ASISTENTE JURÍDICO
realiza contratos, actas,
certificados, documentación
normativa y reglamentada.
SECRETARIO ABOGADO
presta asesoría legal absuelve
consultas jurídicas, asesora
tramites de índole jurídico del
GADPRA.
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Presta asistencia en labores de oficina, recepción, secretaria y archivo.
COMUNIDAD
COMISIONES PERMANENTES Y
ESPECIALES
Infraestructura comunitaria, Salud y
ambiente, Cultura y deportes,
Producción, Fortalecimiento
comunitario y asentamientos rurales.
UNIDAD
OPERATIVA
39
diagramas de flujo corresponden a las actividades referentes al control de bienes de
administración, conforme a la normativa vigente.
Representación de los componentes de control interno según informe COSO I 3.1.5.1
Figura Nº 10
1. Ambiente de control interno
Con el correspondiente trabajo de investigación se ha implementado la estructura organizacional y el
manual de funciones para la institución.
2. Evaluación de riesgos
Un riesgo constituye una probabilidad de que ocurra un evento que pueda afectar el resultado de los
objetivos del GAD, así como sus operaciones. La evaluación de riesgos de control interno; se los efectuó
mediante cuestionarios de control interno. (Ver anexo 1 y 2)
A continuación también se representa la matriz FODA.
3. Actividades de control: Están determinadas por políticas y procedimientos establecidos para el manejo
adecuado y control de los bienes de administración del GADPRA los mismos que se detalla más adelante.
4. Información y comunicación
Canales de comunicación efectivas a través de tecnologías disponibles
Servicios de banda ancha de internet, telefonía móvil, correos electrónicos video conferencias y otros
de índole informático son medios de comunicación que más se utilizan en el GADPRA.
Con las reuniones se establece una comunicación abierta, donde se comunica las decisiones, los
objetivos y demás actividades relacionadas con la institución.
La difusión de información sobre convocatorias a reuniones, informes de gestión, cooperación en
proyectos en ejecución el GADPRA utilizará otras formas de comunicación como: vallas, volantes,
equipo de perifoneo o visitas directas con la gente que asegure el oportuno mensaje al destinatario.
También se puede realizar una agenda escrita donde se anoten las actividades más importantes, para
transmitir la información de manera oportuna y rápida. Matriz de Programación.
Las carteleras también son comunicaciones cortas donde figura la comunicación de avisos relevantes
como: documentos, boletines, anexos de actividades, obras, bienes y otros.
Invitaciones resumidas de lo que se va informar.
5. Monitoreo y supervisión
Este componente evalúa la gestión del control interno institucional en función de los planes
organizacionales y las normativas vigentes; a través de la aplicación e implantación de los
procedimientos y políticas y los diagramas de flujo concerniente al control de los bienes de
administración que se presenta en la propuesta.
Fuente: GADPRA
40
Figura Nº 11 Matriz FODA
FORTALEZAS
El ente se ampara en la Constitución el COOTAD y demás leyes
vigentes.
El Presupuesto participativo inicial proviene del Ministerio de
Finanzas para la inversión en bienes y servicios en beneficio de los
habitantes de la parroquia.
Sus administradores son elegidos democráticamente.
Se canalizan recursos con otras instituciones públicas como el
GADMI, GADPI entre otras.
Se puede obtener recursos por autogestión propia
OPORTUNIDADES
Cuenta con el apoyo del estado y de otras organizaciones públicas.
Planifica proyectos y obras necesarias en beneficio de la comunidad.
Existe coordinación administrativa debido a las buenas relaciones
políticas entre el gobierno y el GAD.
Con los recursos económicos disponibles se conseguirán los
requerimientos planteados inicialmente.
Realización de gestiones y convenios con otras instituciones privadas
y públicas nacionales e internacionales.
DEBILIDADES
Inexistencia de un manual de funciones
Uso inadecuado de los recursos de la institución por la falta de un
sistema de control interno; lo que interfiere en el control de los bienes
de administración.
El personal es insuficiente por lo que no permite tener un mayor
alcance en la eficiencia de las actividades relacionadas con el manejo
de los bienes.
No existe coordinación entre las autoridades y la administración.
Falta de capacitación del personal.
AMENAZAS
Reducción del Presupuesto General del Estado y por ende de recursos.
Política y economía inestable.
Cambio de autoridades y funcionarios.
Falta de aprovechamiento territorial para la producción del sector
agrícola.
Injerencia política por parte de grupos opositores
Fuente: Investigación de campo en el GAD
41
3.1.6 Ilustración de Gráficos, y análisis de los procesos de control interno de bienes
Los procesos de control de bienes del GAD Ambuquí, y sus diagramas de flujos
(movimientos) se presentan a continuación. Su gráfica y simbología se realizó con normas
ANSI (Ver anexo 7).
Procedimientos y diagramas de flujo de los bienes del GAD Ambuquí 3.1.6.1
Figura N° 12
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA PLANIFICACIÓN DE ADQUISICIONES
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: El GAD parroquial rural Ambuquí para cumplir con sus objetivos y
necesidades, respecto a la adquisición de bienes, formulará el Plan Anual de
Contrataciones, con el presupuesto correspondiente interviniendo tanto el presidente, los
vocales y tesorera; operando a través del portal de compras públicas. (SERCOP)
Objetivo: Regular el proceso de control para la adquisición de activos fijos, suministros
y materiales, dentro de la institución de acuerdo a la normativa vigente.
Alcance: Incluye todos los bienes de larga duración que necesita la entidad.
Responsables: Unidades Ejecutivo, Financiera y de control de bienes (Jefe y Custodio).
Documentos de control: Documentación del proceso de contratación pública como
pliegos, certificación presupuestaria, facturas, cotizaciones de compra.
Políticas
Las autoridades del GADPRA expondrán el Plan Anual de Contrataciones, con el
presupuesto correspondiente, para realizar adquisiciones de bienes de larga duración.
Los procedimientos de contratación para la adquisición, arrendamiento de bienes
ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría que realice el
GAD debe cumplirse bajo la Ley Orgánica Sistema Nacional de Contratación Pública.
En general todas las adquisiciones deben estar incluidas en el PAC del año en curso.
De producirse necesidades urgentes o imprevistas de adquisiciones durante el período,
éstas deberán incluirse en el plan como una reprogramación.
El tipo de proceso que se aplicará a la adquisición dependerá del monto de la
adquisición y del monto del Presupuesto General Inicial del Estado de cada año.
42
Previo a la contratación de proyectos para la ejecución de obras, debe contarse con los
estudios completos diseños y especificaciones suficientes para poder valorarlo.
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Al terminar el año fiscal, evalúa el Plan Anual de Contrataciones del año
anterior e incluye en el Plan Operativo Anual las actividades necesarias para
concluir los procesos precontractuales y contractuales pendientes.
Unidad Financiera
(Contadora)
2 Recopila las necesidades de bienes suministros y materiales, ejecución de obras
y prestación de servicios de procesos y proyectos que consta en el (POA)
(Asistente
contable)
3 Revisa los montos de partidas presupuestarias disponibles para adquisiciones (Contadora)
4 Analiza proyectos con financiamiento externo que se deben ejecutar en el año (Contadora)
5 Calcula los flujos de caja necesarios para adquisiciones, según el tipo de
compra y fecha en que se inicia los procesos.
(Contadora)
6 Revisa formatos del PAC que establece el Instituto de Contratación Pública (Asist. contable)
7 Prepara un calendario de adquisiciones, según fechas de renovación de
contratos vigentes o las necesidades de los proyectos del Plan Operativo A.
U. Administrativa
(Secretaria)
8 Elabora el PAC para su presentación y aprobación por el ejecutivo (Contadora)
9 Firma y aprueba el Plan Anual de Contratación. (Presidente)
10 Sube al portal Compras Públicas la documentación del PAC solicitada por
SERCOP.
Unidad Financiera
(Contadora)
11 Recibe pedidos de adquisiciones imprevistas, junto con la U. Financiera U. C. B (Jefe)
12 Verifica si es factible financiar las adquisiciones imprevistas y actualiza PAC (Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
43
Figura N° 13 Diagrama de flujo para la planificación de adquisiciones.
DIAGRAMA DE FLUJO PARA PLANIFICAR ADQUISICIONES
Asistente ContableUnidad Financiera
(Contadora- Tesorera)
Unidad Administrativa
(Secretaria)
Unidad de Control de Bienes
(Jefe)
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
Acti
vid
ad
es
INICIO
Recopila necesidades de bienes,
suministros y materiales,
ejecución de obras y prestación de
servicios derivados de procesos y
proyectos que constan en el POA.
Evalúa el PAC del año anterior, e
incluye en el POA las actividades
necesarias para concluir los
procesos precontractuales y
contractuales pendientes
FIN
Prepara un calendario de
adquisiciones según
fechas de renovación de
contratos vigentes y
proyectos del POA
Revisa formatos del
PAC que establece
el SERCOP
Recibe pedidos de
adquisiciones
imprevistas
conjuntamente con la
tesorera
Determina financiamiento
revisando montos de las
partidas presupuestarias
disponibles para adquisiciones.
Analiza proyectos con
financiamiento externo a
ejecutarse en el año.
Calcula flujos de caja para
adquisiciones según tipo
de compra y fechas de
procesos
Elabora el PAC y presenta al
Presidente para su
aprobación
Firma y aprueba
el PAC
Sube al portal de
compras públicas la
documentacion del PAC
que solicita el INCOP
Financia y actualiza el
PAC en el portal de
compras públicas
44
Figura N° 14
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ATENDER REQUERIMIENTOS DE BIENES
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: El GAD parroquial rural Ambuquí para satisfacer las necesidades
requeridas por la administración, requiere de activos fijos, mismos que deben constar en
el PAC del año fiscal y subido en el portal de compras públicas, con la intervención de
las unidades de administración, ejecutiva, y financiera.
Objetivo: Atender peticiones de la unidad administrativa respecto de los activos fijos
suministros y materiales, de acuerdo a la normativa vigente.
Alcance: Incluye todos los activos fijos que necesita la entidad.
Responsables: Unidad Ejecutivo (Presidente), Unidad Financiera (Contadora), Unidad
de control de bienes, (Jefe y Custodio).
Documentos de control: Solicitud de requerimiento de bienes, acta de entrega-recepción
facturas, cotizaciones de compra.
Políticas
Las unidades administrativas del GAD atenderán solicitudes de adquisiciones
necesarias para la gestión.
La unidad de control de bienes verificará estado y condiciones de los activos fijos
incluyendo reparaciones hasta que el bien esté en las condiciones que presenta la
factura.
Seguir el respectivo proceso de adquisición luego de revisar las particularidades de los
bienes.
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Requiere un mueble, equipo de oficina, equipo de computación, vehículo para
su uso permanente en sus labores rutinarias.
U. Administrativa
(Secretaria)
2 Revisa el inventario para determinar la existencia y el estado de los bienes. (Jefe C. bienes)
3 Si el activo está disponible y en condiciones adecuadas se hace la entrega
física al solicitante asignándole un código, suscribiendo mediante acta de
entrega recepción, caso contrario ordena al custodio se realice su arreglo.
(Jefe Control de
bienes)
4 Solicita al custodio, para que realice la reparación del bien, nuevamente (U.C. Bienes Jefe
45
codifica, firma el acta y hace la entrega del bien. y Custodio)
5 De no existir el bien en inventario, solicita autorización para el proceso de
adquisición correspondiente.
(Contadora)
6 De acuerdo a la factura revisa características y de estar conforme recibe el
bien en la institución.
U. Financiera
(Contadora)
7 Actualiza el inventario de bienes con los datos de la factura, y con los del acta
de entrega recepción.
U. Financiera
(Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 15 Diagrama de flujo para atender requerimiento de bienes.
DIAGRAMA DE FLUJO PARA ATENDER REQUERIMIENTO DE BIENES
Unidad Financiera
(Contadora - Tesorera)
Unidad Administrativa
(Secretaria)
Unidad de Control de Bienes
(Custodio)
Unidad de control de bienes
(Jefe)
Acti
vid
ad
es
INICIO
Revisa el inventario
de bienes para
determinar la
existencia y estado
del bien solicitado
FIN
Requiere un mueble ,
equipo de oficina, equipo
de computación,
vehículo para su uso
permanente en sus
labores rutinarias
Existe el activo y
en buenas
condiciones
Realiza la entrega
física al solicitante,
le asigna un código
de identificación
Suscribe con la
persona que lo
utilizará el acta de
entrega recepción
El bien requiere
una reparación
para dejarlo
utilizable
Procede a su
arreglo, codifica
hace la entrega y
firma el acta
Si el bien no existe
solicita autorización
para el proceso de
adquisición
Una vez adquirido, con
fundamento en la factura
presentada por el proveedor
externo, revisa
características solicitadas y
de estar conforme recibe
físicamente el bien en el
GADPRA
Actualiza el inventario de
bienes (auxiliar por item)
con los datos de los items
adquiridos que consten en
la factura y con los del
acta de entrega recepción
al usuario.
SI
NO
NO
46
Figura N° 16
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: De acuerdo a una planificación, y a la necesidad de adquirir un bien el
Presidente conjuntamente con los vocales y la contadora-Tesorera realizan la adquisición
del bien, siguiendo un proceso administrativo-financiero.
Objetivo: Normar el proceso de control para la adquisición de activos fijos dentro de la
institución de acuerdo a la normativa vigente.
Alcance: Incluye todos los activos fijos que necesita la entidad.
Responsables: Unidad Ejecutiva (Presidente), Unidad Financiera (Contadora), Unidad de
control de bienes, (Jefe y Custodio).
Documentos de control: Documentación del proceso de contratación pública como
pliegos, certificación presupuestaria, facturas, órdenes de compra.
Políticas.
En general las adquisiciones deben estar incluidas en el plan anual de contratación del
año en curso excepto las de ínfima cuantía; y de producirse necesidades urgentes o
imprevistas de adquisiciones durante el período, éstas deberán incluirse en el plan
como una reprogramación.
Los bienes que se adquieran deben cumplir con especificaciones técnicas, requeridas
en los pliegos y con la documentación interna.
La Unidad Financiera, Administrativa presentará la suficiencia documental para
realizar el pago respectivo.
47
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Solicita la adquisición de bienes, adjunta especificaciones técnicas y pliegos. (Contadora)
2 Se revisa que el requerimiento se encuentre incluido en el Plan Anual de
Contratación Pública PAC, si no está incluido se devuelve el trámite, caso
contrario, se solicita la certificación presupuestaria.
Unidad Financiera
(Contadora)
3 Revisa disponibilidad presupuestaria, si no existe se devuelve el trámite, caso
contrario elabora certificación presupuestaria.
Unidad Financiera
(Contadora)
4 Solicita el inicio del proceso de contratación (Secretaria)
5 Aprueba el proceso de contratación y emite resolución de inicio Unidad Ejecutiva
6 Publica el proceso en el portal de compras públicas en la página
www.compraspublicas.gob.ec .
(Asistente
contable)
7 Da seguimiento al proceso en el portal de compras públicas, en la etapa de
preguntas y respuestas, calificación de ofertas, convalidación de errores, y
negociación hasta la adjudicación del proceso.
(Contadora y
asistente contable)
8 Elabora la resolución de adjudicación para la firma y publicación en el portal
de compras públicas.
Unidad Jurídica
(Abogado)
9 Firma la resolución de adjudicación y dispone su publicación en el portal de
compras públicas.
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
10 Publica la resolución de adjudicación en el portal de compras públicas. (Asistente
contable)
11 Elabora el contrato de la adquisición de bienes. U. Jurídica
(Abogado)
12 Firma el contrato y ofrece garantías de ser el caso. Proveedor
13 Recibe el bien, revisa y controla que las especificaciones técnicas se cumpla
según documentos, si estas no se cumplen da aviso a las Unidades
Administrativa y Financiera.
Unidad Control
de Bienes
(Custodio)
14 Emite el ingreso a bodega, una vez que el bien ha sido verificado y cumple
con lo contratado.
U. C. Bienes
(Custodio)
15 Registra el bien y sus características en la ficha de control U. C.Bienes (Jefe)
16 Aplica el procedimiento de codificado a los bienes de larga duración U. C.Bienes (Jefe)
17 Elabora el acta de entrega recepción y hace firmar al custodio responsable U. C.Bienes (Jefe)
18 Recibe el expediente completo para proceder con el registro del bien y su
respectivo pago revisando la suficiencia legalidad del documento; si cumple
procede el pago, caso contrario suspende hasta que esté completo.
Unidad Financiera
(Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
48
Figura N° 17 Diagrama de flujo de adquisición de bienes
DIAGRAMA DE FLUJO DE ADQUISICIÓN DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN
Unidad Administrativa
(Secretaria)
Unidad Financiera (Contadora-
Tesorera)Asistente FinancieroUnidad Ejecutiva (Presidente)
Unidad Jurídica (Secretario
Abogado) ProveedorUnidad de Control de Bienes
(Custodio)
Unidad de Control de Bienes
(Jefe)
Act
ivid
ades
INICIO
Solicita adquisiciones de
bienes
FIN
Registra contablemente
los bienes adquiridos y
procede a su pago
Realiza pliegos y
especificaciones técnicas.
Revisa el requerimiento en
el PAC.
Existe en el
PAC?
Revisa Certificación
Presupuestaria y
verifica su
disponibilidad.
SI
NO
Existe?
Certificación
presupuestaria.
SI
FIN NO
Solicita el
inicio del
proceso.
Aprueba el proceso
de contratación.
Resolución de
inicio.
Publica el proceso
en el portal de
compras Públicas.
Www.compraspu
blicas.gob.ec
Seguimiento del
proceso en el portal:
Preguntas y respuestas.
Calificación de ofertas.
Convalidación de
errores, y negociación
Elabora la
Resolución de
Adjudicación
Firma
Resolución de
Adjudicación
Publica la Resolución de
Adjudicación en el portal
de Compras Públicas
Realiza contrato
Firma contrato
Garantías
Entrega el bien
contratado
Recibe el bien
del Proveedor
Revisa y controla
especificaciones
técnicas contratadas
Cumple
especificaciones?
Emite ingreso a
bodega
Registra
datos del
bien en ficha
de control
Aplica procedimiento
de etiquetado-
codificado de bienes
Elabora acta de
entrega recepción con
firma del custodio
Informa de
especificaciones
que no cumplen
Revisa legalidad y suficiencia
documental
Cumple?
SI
NO
SI
NO
49
Figura N° 18
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES PARA DONACIÓN
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: Los activos fijos son entregados decisivamente y gratuitamente a otro
organismo público como de asistencia social, de educación, o de beneficencia por medio
de una resolución de baja.
Objetivo: Transferir los bienes de larga duración a otras entidades públicas, para que
puedan dar uso a los mismos.
Alcance: Elaborar el acta de entrega recepción de transferencia de bienes con el
respectivo registro de egreso.
Responsables: Unidad Ejecutiva (Presidente), Unidad Financiera (Contadora), Unidad
Administrativa (Secretaria), Unidad de control de bienes (Jefe).
Documentos de control: Acta de entrega recepción, resoluciones de baja de activos fijos.
Políticas
Remitir detalle de bienes obsoletos a la Dirección de Educación para selección del
beneficiario.
Designar a un delegado de control previo para que se realice la inspección de los
bienes inservibles u obsoletos.
El valor de los activos fijos por donación constará en los registros contables.
La entrega recepción de bienes se realizará con actas que suscriban los encargados de
la custodia de los bienes.
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Informa por escrito las novedades de los bienes inservibles que se hayan dejado
de usar. Remite al presidente.
U. Control de
bienes (Custodio)
2 Designa a un delegado de control previo, distinto al encargado de custodia o
uso de los bienes para que realice la inspección.
U. Financiera
(Contadora)
3 Informa sobre los bienes inservibles que han dejado de usarse y si son
susceptible para la venta remite mediante informe al presidente.
Unidad Control
bienes (Jefe)
4 Los bienes inservibles no susceptibles para la venta son dispuestos para la
donación, previo conocimiento del Presidente.
(Presidente y
Contadora)
50
5 Dispone la transferencia gratuita de los bienes, emite resolución. (Presidente)
6 Remite la lista de bienes obsoletos al Ministerio de Educación para la
selección del beneficiario, quienes se encargarán de su distribución.
U. Administrativa
(Secretaria)
7 Recibe la notificación del Ministerio de Educación, sumilla y envía a la
dirección administrativa para el trámite de entrega recepción.
U. Ejecutiva
(Presidente)
8 Con el expediente y mediante memorando manda al responsable de bienes se
proceda a la entrega recepción de los bienes.
U. Control de
bienes (Custodio)
9 Recepta memorando y resolución procede a la recepción de bienes, legaliza
actas y entrega el expediente a contabilidad para su registro.
Unidad Control
bienes (Jefe)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 19 Diagrama de flujo de baja de bienes para donación
DIAGRAMA DE FLUJO DE BAJA DE BIENES PARA DONACIÓN
Unidad Financiera
(Contadora - Tesorera)
Unidad de Control de Bienes
(Custodio)Encargado Control Previo
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
Unidad Administrativa
(Secretaria)
Acti
vid
ad
es
INICIODesigna a un
encargado para la
inspección de
bienes
Dispone la
transferencia gratuita
o donación de bienes
Recibe memorando y
resolución, procede a la
entrega de bienes y
confiere a contabilidad
para su registro
FIN
Emite informe
de bienes
inservibles,
obsoletos sin
uso
Informa las
novedades
Realiza la
inspección de
bienes en base a
la información
existente
Informe de
inspección Analiza el
informe
Bienes
susceptibles
de venta?
SI
Procede a
vender los
bienes
FIN
NO
Remite lista de
bienes obsoletos al
Ministerio de
Educación
Recibe notificación
sumilla y envía a la
Unidad Administrativa
para que tramite
Dispone a la unidad
de bienes para que
proceda a la entrega
recepción de bienes
51
Figura N° 20
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR DESTRUCCIÓN
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: Los activos fijos que no han sido entregados para la venta, donación o
transferencia gratuita, se procede a su destrucción.
Objetivo: Actualizar los inventarios de activos fijos, a través del proceso de depuración o
supresión, aplicando disposiciones ambientales vigentes.
Alcance: Activos fijos en mal estado son desmantelados con fines de reciclaje.
Responsables: Presidente, Unidad Financiera (Contadora), Unidad Administrativa
(Secretaria), Unidad de control de bienes (Jefe y Custodio).
Documentos de control: Actas y resoluciones de baja de bienes, certificados de
chatarrización.
Políticas
Los activos fijos deben ser notificados obsoletos, e inservibles y de no ser posible su
venta, se lo utilizará irreversiblemente como materia prima de otra actividad
económica.
Para el proceso de chatarrización se cumplirán las disposiciones vigentes con sus
respectivas justificaciones, autorizaciones, y destino final de los bienes.
La unidad ejecutiva dirigida por el Presidente, emitirá la resolución de destrucción de
los bienes indicando la legalidad y propiedad de los mismos, adjuntando las facturas
respectivas, títulos de propiedad, matrícula de vehículos.
Se requerirá de una comisión observadora para que realice esta actividad.
Antes de la entrega recepción de los bienes obsoletos a la empresa chatarrizadora, se
borrará logotipos, distintivos, se retirará las placas y cancelado las matriculas para el
caso de vehículos.
Para fines de control y auditoría, se informará el detalle de los bienes que están en
proceso de baja y chatarrización al Organismo de Control la (Contraloría G. Estado).
52
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Informa por escrito las novedades de los bienes inservibles que se hayan dejado
de usar. Remite al Presidente.
U. Control de
bienes (Jefe)
2 Designa a un delegado de control previo, distinto al encargado de custodia o
uso de los bienes para que realice la inspección.
U. Financiera
(Contadora)
3 Realiza la inspección e informa sobre los bienes inservibles, obsoletos y que
no son susceptible para la venta donación o transferencia gratuita.
Delegado de
control previo
4 Analiza informe, si los bienes son inservibles u obsoletos y se han dejado de
usar, comunica al Presidente para que disponga la destrucción de los bienes.
U. Financiera
(Contadora)
5 Ordena se proceda a la destrucción de los bienes con la intervención de la
comisión designada.
U. Ejecutiva
(Presidente)
6 Recibe por escrito la orden de destrucción de bienes con información de los
bienes sujetos a destrucción indicando el lugar, hora, fecha.
U. Ejecutiva
(Presidente)
7 Recibe los bienes para proceso de chatarrización con toda la documentación
pertinente y entrega certificado de chatarización.
Empresa
chatarrizadora
8 Recibe certificado de chatarización emitido por el ente que realiza esta
actividad, adjunta toda la documentación correspondiente para proceder a la
baja contable.
Unidad Financiera
(Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
53
Figura N° 21 Diagrama de flujo de baja de bienes por destrucción.
DIAGRAMA DE FLUJO DE BAJA DE BIENES (DESTRUCCIÓN)
Unidad Financiera
(Contadora - Tesorera)
Unidad de Control de Bienes
(Custodio)Encargado Control Previo
Unidad Ejecutiva
(Presidente) Entidad Chatarrizadora
Act
ivid
ad
es
INICIO
Designa a un
delegado para que
inspeccione los
bienes
Recibe
certificado de
chatarrización
de los bienes
FIN
Emite informe de
bienes inservibles,
que no sean
susceptibles de
utilización
Informa las
novedades
Realiza la
inspección de
los bienes en
base a la
información
proporcionada
Informe de
inspección
Analiza el
informe y
entrega a la
Unidad
Ejecutiva
Recibe informes
de los bienes
inservibles
Ordena se
proceda a la
destrucción de
los bienes
Recibe los bienes
para el proceso de
chatarrización
Figura N° 22 PROCEDIMIENTO DE CONSTATACIÓN FÍSICA
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
54
Descripción: Comprobar la veracidad física de los activos fijos, o bienes que se
encuentra en la institución para examinar su utilidad.
Objetivo: Emitir los procedimientos de constatación física para ser aplicados
periódicamente.
Alcance: Conciliar información de los bienes entre bodega y contabilidad.
Responsables: Unidad Ejecutiva (Presidente), Unidad Administrativa (Secretaria),
Unidad Financiera (Contadora), Unidad de control de bienes (Jefe y Custodio), Equipo de
trabajo.
Documentos de control: Hoja de inventarios iniciales, actas de constatación física, e
informes.
Políticas
La Unidad Administrativa-Financiera planificará la constatación física de los bienes
por lo menos una vez al año.
El equipo de trabajo para la toma física estará conformado por un delegado de la
unidad financiera y otro por la unidad administrativa, diferente del custodio de los
bienes.
La máxima autoridad designará a un funcionario para que sea partícipe en este
proceso en calidad de observador.
Se realizará un acta y las diferencias que se obtenga en el proceso de constatación
física será investigado para luego hacer los respectivos ajustes y se conciliará con la
información financiera.
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Revisa la planificación anual y elabora los ordenamientos a seguir para la
constatación física de los bienes de larga duración.
U. Financiera
(Contadora)
2 Designa un equipo de trabajo independiente de aquel que tiene a su cargo el
registro y manejo de los bienes.
U. Ejecutiva
(Presidente)
3 Entrega el inventario detallado de los bienes de larga duración emitido por el
sistema contable de la institución al equipo de trabajo.
U. Financiera
(Contadora)
4 Revisan áreas asignadas e identifican al bien, etiqueta, bienes que no estén
identificados y anotan cualquier novedad u observaciones.
(Equipo de
trabajo)
5 Emite informe detallando los bienes faltantes, sobrantes, obsoletos, en desuso
e inservibles para justificarlos y se procede a la baja de los mismos.
(Equipo de
trabajo)
6 Identifica los bienes faltantes, justifica su ausencia antes de que se emita el
informe definitivo.
Unidad Control
bienes (Jefe)
55
7 Disponen se proceda a dar de baja los bienes que están en desuso, inservibles,
obsoletos, faltante y sobrantes.
(Equipo de
trabajo)
8 Presentan anexos de la constatación física valorados al costo de los bienes
registrados en el respectivo inventario.
(Equipo de
trabajo)
9 Culminación de la toma física, se entrega un listado con las observaciones
definitivas y firma de los responsables de la actividad dando fe de lo actuado.
(Equipo de
trabajo)
10 Emiten informe definitivo con sus respectivos anexos debidamente
legalizados por el equipo de trabajo y por el presidente.
(Equipo de
trabajo)
11 Aprueba el informe con resultados finales y dispondrá se realicen los ajustes (Presidente)
12 Consolida y ajusta los resultados con los saldos que a la fecha de corte
mantenga contabilidad.
U. Financiera
(Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 23 Diagrama de flujo de Constatación física. DIAGRAMA DE FLUJO DE CONSTATACIÓN FÍSICA
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
Unidad Administrativa
(Secretaria)
Equipo de Trabajo
(Constatación)
Unidad de Control de Bienes
(Custodio)
Unidad Financiera
(Contadora – Tesorera)
Act
ivid
ades
INICIO
Designa un Equipo
de Trabajo
Independiente
Procede a revisar la
áreas asignadas e
identifica los bienes
Identifica los bienes
faltantes, justifica
su ausencia antes de
realizar del informe
final
FIN
Revisa la planificación y
elabora los
ordenamientos
Entrega inventario
detallado de bienes
emitido por el sistema
Emite informe detallando
bienes faltantes, sobrantes,
obsoletos, en desuso para
que se proceda a la baja
Presenta anexos de la
constatación física
valorados en base al
costo de bienes
Termina la toma física
y entregan listado con
observaciones
definitivas
Emite informe definitivo
con anexos debidamente
legalizados por los
intervinientes
Aprueba el informe
con los resultados
finales y dispondrá
realicen ajustes
Consolida y
ajusta resultados
Figura N° 24
PROCEDIMIENTO PARA LA DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
56
Descripción: Los activos fijos sujetos a la depreciación sostienen una pérdida de valor
por su uso desgaste físico u obsolescencia.
Objetivo: Registrar contablemente el efecto de la depreciación con datos actualizados de
los activos fijos existentes.
Alcance: Aplicar a los activos fijos de la institución.
Responsables: Unidad Financiera (Contadora), Unidad de Control de bienes ( Jefe y
Custodio).
Documentos de control: Hoja de cálculo de la depreciación.
Políticas
El cálculo de la depreciación se lo realizará anualmente.
El método a aplicarse será el de línea recta.
La vida útil para el cálculo de la depreciación será Edificios 20 %, Maquinaria y
Equipos 10 %, Muebles y Enseres 10 %, Vehículos 20 %, Equipo de computación o
tecnológicos 33 %. Además se verificará la garantía establecida en los catálogos y
especificaciones técnicas del fabricante; para el caso del software estará en función de
criterios técnicos especializados en informática.
Se determinará un valor residual equivalente al 10 % del valor contable de los bienes.
Las reparaciones, adecuaciones, ampliaciones que implique erogaciones
capitalizables exige un nuevo cálculo del monto de la depreciación en términos de
reestimación de la vida útil del activo fijo.
La depreciación de activos fijos se considera información actualizada de altas y bajas.
Para el cálculo de la depreciación se requerirá de la información de la Unidad de
control de bienes y se hará con el equipo de informática.
Los registros contables de la depreciación serán controlados y comparados con la
ficha de control (kárdex).
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Genera informe anual de bienes de larga duración y lo remite a la contadora. (Jefe C. bienes)
2 Se realiza el cálculo de la depreciación en la Unidad Financiera. (Contadora)
3 Concilia la información de control de bienes con los mayores contables. (Contadora)
4 Procesa la depreciación utilizando la herramienta informática financiera.
Genera el reporte general y remite al presidente para su aprobación.
U. Financiera
(Contadora)
5 Revisa el reporte general de la depreciación lo aprueba y remite al contador Unidad Ejecutiva
57
para su contabilización. (Presidente)
6 Realiza los registros contables de la depreciación. Concilia los saldos de
mayores con información de control de bienes. Remite esta información a la
persona a cargo del control de bienes.
U. Financiera
(Contadora)
7 Concilia valores por grupo de bienes con los saldos de las cuentas contables. (Jefe C. bienes)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 25 Diagrama de flujo para la depreciación de activos fijos.
DIAGRAMA DE FLUJO PARA DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Unidad Financiera
(Contadora - Tesorera)
Unidad de Control de Bienes
(Jefe)Asistente Contable
Act
ivid
ad
es
INICIO
Genera el informe anual de
activos fijos y lo emite a la
Unidad Financiera
Dispone se realice la
respectiva depreciación
y envía al Asistente
Contable
Consolida la información
de control de bienes con
los mayores contables
Revisa el reporte general
de la depreciación,
aprueba y envía al
contador para su registro
Realiza los registros
contables de la
depreciación y concilia
saldos
Concilia los valores por
grupo de bienes con los
saldos de las cuentas
contables
FIN
Figura N° 26
PROCEDIMIENTO PARA REVALORIZACIÓN DE BIENES
58
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: La revalorización de los activos fijos significa aumento en el valor de los
activos fijos evidenciando su costo o valor de mercado actual.
Objetivo: Revalorizar a los activos fijos, luego de estar totalmente depreciados, para dar
funcionamiento a los mismos.
Alcance: Utilizar los activos fijos que han cumplido con su vida útil, para que continúen
con el normal desarrollo de las actividades.
Responsables: Unidad Ejecutiva (Presidente) Unidad Financiera (Contadora), Unidad
Administrativa (Secretaria).
Documentos de control: Solicitud de revalorización, acta de avalúo.
Políticas
La revalorización de los activos fijos se revalorizará de acuerdo a la naturaleza de los
bienes revalorizados y por un profesional técnico.
La resolución por revalorización será aprobada por la Unidad Ejecutiva (Presidente)
y la Unidad Financiera (Contadora).
Los costos por repuestos, partes o piezas que reemplacen o sustituyan al bien, se
disminuirá el valor contable y la depreciación acumulada.
Los gastos por reparaciones periódicas, destinadas a la conservación del uso del bien
se deben registrar como gastos de gestión.
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 En la planificación anual operativa incluirá la revalorización de los bienes de
larga duración.
U. Financiera
(Contadora)
2 Emite detalle de bienes que han cumplido su vida útil. Verifica su capacidad
productiva y entrega reporte a la administración.
Jefe control de
bienes
3 Evalúa lista detallada de bienes para seleccionar los que serán revalorizados,
previa solicitud de un técnico especializado.
U. Financiera
(Contadora)
4 Autoriza contratación de un técnico especializado de acuerdo al bien a
revalorizarse.
U. Ejecutiva
(Presidente)
5 Emite informe técnico indicando partes y piezas que se cambia para que el
bien continúe operando.
Técnico
especializado
6 Recibe informe técnico especializado con las nuevas partes y piezas Unidad Financiera
59
sustituidas con su respectivo costo para ser aprobado. (Contadora)
7 Recibe informe final del técnico especializado con el costo de las nuevas
partes, piezas sustituidas y autoriza la revalorización y entrega documentos a
contabilidad para su registro.
U. Ejecutiva
(Presidente)
8 Registra el nuevo valor del bien sin olvidar disminuir el valor contable
respectivo, así como la depreciación acumulada.
Unidad Financiera
(Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 27 Diagrama de flujo para la revalorización de bienes.
DIAGRAMA DE FLUJO DE REVALORIZACIÓN DE BIENES
Unidad de Control de Bienes
(Jefe)
Unidad Administrativa
(Secretaria)
Unidad Ejecutiva
(Presidente)Técnico Especializado
Unidad Financiera
(Contadora - Tesorera)
Acti
vid
ad
es
INICIO
Emite detalles de
bienes que han
cumplido su vida
útil
FIN
Incluirá en la
planificación operativa
anual a la
revalorización a los
activos fijos
Evalúa la lista detallada
para seleccionar los bienes
que serán revalorizados y
solicita un técnico
especializado
Autoriza se contrate un
técnico especializado
de acuerdo al bien que
será revalorizado
Emite un informe
técnico indicando las
partes y piezas que
serán cambiadas
Es conveniente la
revalorización?NO
Aplica el
procedimiento de
Baja de Bienes
SI
Realiza la
revalorización
del bien
Recibe el informe
final de la
revalorización
Registra nuevo valor
del bien
disminuyendo el valor
contable y la
depreciación
FIN
Figura N° 28 PROCEDIMIENTO DE CODIFICADO DE BIENES
60
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: Este procedimiento identifica físicamente a los bienes de larga duración
con la impresión de una etiqueta auto adherible que contiene un código de barras único de
registro. Este número deberá ser individual sin repetirse y debe permanecer adherido al
bien durante toda su vida útil.
Objetivo: Ubicar los diferentes tipos de Activos Fijos de la entidad, de acuerdo al
registro de código de barras.
Alcance: Organizar y actualizar los inventarios de activos fijos acorde al código de barras
visible.
Responsables: Unidad Ejecutiva (Presidente), Unidad de control de bienes (Jefe y
custodio), Unidad administrativa (Secretaria).
Documentos de control: Registro actual de inventario de activos fijos, detalle de bienes
etiquetados.
Políticas
Este proceso lo realizará la Unidad de control de bienes (Custodio) al momento de
recibir el activo fijo.
Todo bien debe ser etiquetado antes de ser entregado a las distintas unidades.
Todos los bienes de larga duración deben tener su registro de inventario (etiqueta) en
un lugar visible, con su número único que se conservará de manera permanente para
fines de control y localización física.
Para la verificación de los bienes de forma oportuna y efectiva se utilizará un lector
óptico, el mismo que estará bajo custodia de la Unidad de control de bienes (custodio)
una computadora portátil, un router y una cámara digital, a fin de realizar de forma
óptima el inventario.
En caso de deterioro de las etiquetas, rotura o humedad, serán reemplazadas por otras
siendo responsables tanto la Unidad de control de activos fijos como la Unidad
administrativa.
Y las etiquetas que no se puedan colocar, por la naturaleza del activo, se remitirán al
Jefe de la Unidad de control de bienes para su custodia; o se codificará manualmente.
61
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Recibe los bienes en bodega conociendo las referencias de vida útil de cada
uno, y emite detalle de inventarios.
Unidad control de
bienes (Custodio)
2 Solicita elaboración de etiquetas con su respectivo código de barras y lector
óptico de acuerdo a políticas establecidas.
U. Administrativa
(Secretaria)
3 Autoriza emisión de etiquetas y entrega directamente al responsable de bienes. (Presidente)
4 Revisa lista de bienes inventariados de acuerdo al reporte del sistema
contable, y ubica las áreas donde se procederá a etiquetar.
Unidad control de
bienes (Custodio)
5 Etiqueta todos los bienes en la parte posterior lateral derecha, para una
identificación rápida.
Unidad control de
bienes (Custodio)
6 Emite reporte de inventarios de bienes actualizado mediante lector óptico. (Custodio)
7 Actualiza base de datos del sistema contable en el módulo activos fijos. (Contadora)
8 Elabora un acta donde se detalla la ubicación del bien, el código de barras
designado y fecha de levantamiento del inventario de bienes actualizado.
U. Financiera
(Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 29 Diagrama de flujo de codificado de bienes.
DIAGRAMA DE FLUJO DE CODIFICADO DE BIENES
Unidad Administrativa
(Secretaria)
Unidad de Control de Bienes
(Custodio)
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
Activ
idad
es
INICIO
Solicita la elaboración
de etiquetas con código
de barra y lector óptico
Autoriza la emisión
de etiquetas
Emite reporte de inventarios
actualizado mediante lector
óptico
Revisa el listado de bienes
inventariados de acuerdo al
reporte del sistema contable
Recibe los bienes en la
bodega para abrir un historial
y emite detalle de inventario
Procede a codificar
todos los bienes en la
parte posterior lateral
derecha para su
identificación rápida
Elabora un acta donde se
detallan la ubicación, código
de barras del bien con la
respectiva fecha del proceso
FIN
Actualiza la base de datos
del sistema contable en
módulo activos fijos
62
Figura N° 30
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR MANTENIMIENTO A LOS BIENES
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: Mediante este procedimiento se dará el uso correcto a los bienes, realizando
su mantenimiento cuando éste lo necesite; y verificando si su nivel de deterioro amerita la
baja.
Objetivo: Realizar mantenimiento a los activos fijos para que su uso sea permanente y no
se interrumpa las labores rutinarias.
Alcance: Elaborar la autorización para que el bien sea retirado de la institución, para que
se efectúe el respectivo mantenimiento por el técnico o proveedor.
Responsables: Unidad ejecutiva (Presidente), Unidad Financiera (Contadora), Unidad
Administrativa (Secretaria), Unidad de control de bienes (Jefe).
Documentos de control: Factura por el gasto de mantenimiento, resoluciones de baja de
activos fijos.
Políticas
La unidad de control de bienes será el encargado de verificar el estado de los bienes
que están en uso.
Los activos fijos que presenten un nivel de deterioro que no pueda ser remediado, se
procederá a la baja.
Tanto la Unidad Financiera como la unidad de control de bienes verificara el nuevo
estado de los bienes, constatando las especificaciones técnicas que constan en la
factura de mantenimiento.
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Verifica periódicamente el estado de los activos en uso. (Custodio)
2 Solicita una autorización al Presidente, para retirar los bienes del GADPRA, y
es entregado al Técnico o Proveedor, luego de revisar el periodo de garantía.
Unidad control de
bienes (Jefe).
3 Verifica disponibilidad presupuestaria y solicita autorización para el gasto de
mantenimiento.
U. Financiera
(Contadora)
4 Autoriza el gasto por mantenimiento luego de revisar el pedido y la opinión
del Contador.
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
63
5 Envía factura para pago por mantenimiento y entrega el bien. Proveedor
6 Realiza notificación de enajenación o baja al Presidente de activos
deteriorados que no pudieron ser remediados por mantenimiento.
Unidad Control
bienes (Jefe)
7 Dispone se cumplan los procedimientos legales para enajenación o baja de los
bienes remitiendo copia de actas al Contador para su registro contable.
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
8 Archiva el expediente de enajenación o remate de bienes. (Contadora)
9 Actualiza el inventario de bienes con la información que consta en el acta. (Contadora)
10 Registra la baja de bienes por pérdida, una vez que el usuario o la compañía
de seguros haya repuesto el bien.
U. Financiera
(Contadora)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 31 Diagrama de flujo para realizar mantenimiento y baja a los bienes
DIAGRAMA DE FLUJO PARA REALIZAR MANTENIMIENTO Y DAR DE BAJA A LOS BIENES
Unidad Financiera
(Contadora- Tesorera)
Unidad de Control de Bienes
(Jefe)
Unidad Ejecutiva
(Presidente)Proveedor
Acti
vid
ad
es
INICIO Verifica disponibilidad
presupuestaria para el
mantenimiento con costo,
solicitando autorización para el
gasto
Realiza el mantenimiento
y entrega el bien a la
Tesorera
Procede a la actualización
del inventario de bienes, con
la información que consta en
las actas
FIN
Realiza visitas periódicas a las
unidades administrativas para
verificar el estado de los activos
en uso
Fuera de la institución, solicita al
Presidente la autorización respectiva
para retiro del bien del GADPRA y
entrega al proveedor, verificando si
está en periodo de garantía
Bienes
susceptibles a
mantenimiento
El activo presenta un nivel de
deterioro que no es remediado con
mantenimiento, notifica al
Presidente para dar de baja de
acuerdo a la ley
Autoriza el gasto de
mantenimiento, luego de
revisar el pedido, el costo y
la opinión del Contadora
Tesorera
Revisa y envía factura
para el procedimiento
de pago
Dispone se cumplan los
procedimientos legales y
reglamentarios aplicables al
sector público para dar de baja o
enajenación
Remite una copia de las
actas a la Tesorera para
el registro contable
Archivo
Archiva expediente de
enajenación o remate de
bienes
Verifica información
actualizada del inventario de
bienes procedente de la unidad
financiera
NO
SI
64
Figura N° 32
PROCEDIMIENTO PARA TOMAR ACCIONES CONTRA PÉRDIDAS O DAÑOS DE LOS
BIENES
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí - Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana en
defensa de nuestros derechos constitucionales”
Descripción: Este procedimiento representa las acciones que se deberán tomar en caso de
que los bienes sufran riesgos, los mismos que se pueden remediar verificando la
cobertura de seguros que la institución posee.
Objetivo: Contratar la póliza de seguros para cubrir los riesgos de los bienes del ente.
Alcance: Elaborar el trámite por escrito denunciando penalmente la pérdida o robo de los
bienes; así como la notificación a la compañía de seguros para que se haga el trámite para
su reposición.
Responsables: U. Ejecutiva (Presidente), U. Financiera (Contadora), U. Administrativa
(Secretaria), Unidad de Control de bienes (Jefe), Unidad Jurídica (Secretario-Abogado).
Documentos de control: Pólizas suscritas con la institución, trámites de reposición de
los bienes y denuncia penal.
Políticas
Renovar el contrato de póliza de seguros.
La Unidad de control de bienes (Jefe) comunicará luego de dos días, los hechos
ocurridos sea por hurto o daño de los bienes a la U. Financiera (Contadora) y a la
Unidad Jurídica (Abogado) para que se realice los trámites penales y de reposición.
La Unidad Financiera registrará la baja del bien perdido y su reposición en el
inventario de activos fijos.
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Solicita la contratación o renovación de póliza de seguros para cubrir los
riesgos de bienes muebles e inmuebles del GADPRA.
U. Financiera
(Contadora)
2 Cumplen con el proceso de contratación de póliza de seguros y comunica a la
Contadora la razón social de la compañía de seguros y sus condiciones.
Unidad Legislativa
(Vocales)
3 Comunica el hecho por escrito a la Contadora por robo o pérdida,
transcurridos 48 horas.
Unidad de control
de bienes (Jefe)
4 Realiza la denuncia penal y notifica la pérdida o daño a la compañía de
seguros, para que se realice el trámite de reposición.
Unidad Jurídica
(Abogado)
65
5 Dispone por escrito que el usuario o custodio del bien proceda la reposición
con características similares al anterior, o en efectivo y a precio de mercado.
Siempre y cuando la compañía de seguros no acepte el pago porque no
alcanzó el mínimo deducible, o hubo negligencia del usuario; y si la compañía
repone el activo perdido el usuario debe pagar el valor deducible.
Unidad Ejecutiva
(Presidente)
6 Registra la baja del bien perdido y el alta del nuevo activo entregado por
reposición en el inventario de bienes.
Unidad Financiera
(Contadora)
7 Mantiene en archivo el expediente de la denuncia penal y de los reclamos
realizados a la compañía de seguros.
Unidad Jurídica
(Abogado)
Elaborado por: Ruby Mesa Revisado: Autorizado:
Figura N° 33 Diagrama de flujo para tomar acciones sobre pérdidas y daños de bienes
DIAGRAMA DE FLUJO PARA TOMAR ACCIONES SOBRE PÉRDIDAS O DAÑOS DE LOS BIENES
Unidad Legislativa
(Vocales)
Unidad Financiera
(Contadora - Tesorera)
Unidad de Control de Bienes
(Custodio)Unidad Ejecutiva (Presidente)
Unidad Jurídica
(Secretario - Abogado)
Acti
vid
ad
es
INICIO
Cumple con el proceso de
contratación de la póliza de
seguros y comunica a la tesorera
la identificación de la compañía
de seguros y las condiciones de
la póliza contratada
Solicita la contratación o
renovación de la póliza de
seguros para cubrir los riesgos
de los bienes muebles e
inmuebles del GADPRA
Informa por escrito a la tesorera
en el término de dos dias, el
caso por pérdida robo o hurto de
los bienes confiados a su cargo
FIN
Realiza la denuncia
penal
Notifica la pérdida o
daño a la compañía de
seguros, para el trámite
de reposición
La compañía de
seguros acepta
pago por pérdida
de bienes?
Dispone por escrito al custodio del
bien la reposición inmediata del bien
de las mismas características, o en
efectivo, a precio de mercado porque
el valor de la pérdida no alcanza el
mínimo deducible o hubo negligencia
Certifica que la
compañía reponga el
activo perdido,
haciendo pagar el valor
del deducible al usuario
Procede a registrar la baja
del bien perdido y el alta
del nuevo activo entregado
en reposición, en el
inventario de bienes
Mantiene en archivo un
expediente de la
reclamación a la compañía
de seguros y de la denuncia
penal realizada
NO
SI
66
3.1.7 Análisis de impactos
El Sistema de Control de bienes de Administración del Gobierno Autónomo
Descentralizado Ambuquí presenta la siguiente metodología para la calificación de
Impactos:
Significado Negativo
Alto
Negativo
Medio
Negativo
Bajo
No hay
Impacto
Positivo
Bajo
Positivo
Medio
Positivo
Alto
Puntaje -3 -2 -1 0 1 2 3
Los impactos sujetos de análisis son: Impacto organizacional, social, financiero y control
de procesos de adquisiciones.
La matriz está compuesta por su indicador con su respectiva valoración dependiendo de su
nivel, luego se realiza la siguiente operación para obtener el resultado del nivel de impacto.
Con esta tabla se procedió a aplicar en los siguientes impactos el puntaje de evaluación:
Impacto Organizacional 3.1.7.1
Tabla Nº 3
IMPACTO ORGANIZACIONAL
INDICADORES -3 -2 -1 0 1 2 3 ∑
Imagen Institucional X 2
Gestión institucional; cultura de trabajo en equipo X 2
Acceso a capacitaciones X 3
Convenios con otras instituciones X 3
TOTAL 10
El impacto organizacional del GADPRA es positivo; la imagen institucional se debe a
obras, servicios y bienes entregados a su parroquia gracias a la colaboración del Gobierno
Central, y otras entidades públicas y privadas quienes hacen posible la ejecución y entrega
de obras en beneficio de sus habitantes. Las capacitaciones al recurso humano es necesario
que se realicen periódicamente ya que permitirá mejorar el desarrollo de las operaciones y
actividades asignadas con cultura de trabajo en equipo logrando una gestión de calidad.
67
Impacto de procesos de control de adquisiciones 3.1.7.2
Tabla Nº 4
IMPACTO CONTROL DE ADQUISICIONES
INDICADORES -3 -2 -1 0 1 2 3 ∑
Análisis de requerimientos de adquisiciones X 3
Determinación de financiamiento X 3
Elaboración y actualización del Plan anual de
contrataciones
X 2
TOTAL 8
Estos procesos constan de tres indicadores, los mismos que se dan en cumplimiento a la
normativa vigente (Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública),
resultando un impacto positivo en la gestión continua y eficiente del Gobierno Autónomo
Descentralizado Ambuquí; siempre y cuando se siga los procedimientos descritos
anteriormente.
Impacto Social 3.1.7.3
Tabla Nº 5
IMPACTO SOCIAL
INDICADORES -3 -2 -1 0 1 2 3 ∑
Coordinación y corresponsabilidad X 3
Credibilidad e imagen institucional X 2
Participación Ciudadana X 2
Sustentabilidad del desarrollo X 3
TOTAL 10
El nivel de impacto social del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí es positivo
por cuanto, su gobernabilidad tiene responsabilidad compartida con el ejercicio y disfrute
de los derechos de la ciudadanía, el buen vivir; así como la gestión compartida y el control
social de planes, políticas, programas y proyectos garantizando la transparencia y rendición
de cuentas; impulsando el desarrollo y mejorando el bienestar de la población.
68
Impacto Financiero 3.1.7.4
Tabla Nº 6
IMPACTO FINANCIERO
INDICADORES -3 -2 -1 0 1 2 3 ∑
Identificación de necesidades, actividades, proyectos, bienes y/o recursos considerados de
mayor impacto para el desarrollo de la parroquia
X 3
Análisis presupuestario de ingresos y gastos
previstos para la adecuada gestión de la institución
X 2
Análisis del estado de Situación Financiera para la
valoración de inventarios y activos fijos
X 2
TOTAL 7
La gestión del proceso contable y presupuestario del GAD Ambuquí a más de seguir la
normativa vigente de los organismos de control debe regirse a que dicho proceso sea
estandarizado desde la documentación inicial contable hasta la presentación de los estados
financieros; para medir la gestión institucional, evaluando sus resultados a través del
cumplimiento de objetivos y rindiendo cuentas a la ciudadanía de la parroquia. La gestión
de Planificación operativa de los activos fijos e inventarios y ejecución de obras de acuerdo
a la (LOSNCP) (Ver anexo 7) se realiza de acuerdo a montos del Presupuesto inicial.
Tabla Nº 7 Presupuesto General (Asignación del Estado) para el año 2013 es de
253.000,00 dólares.
Rubros Cantidad Porcentaje
Gastos Corrientes $ 75900,00 30%
Grupos Prioritarios $ 25.300,00 10%
Disponible $ 151.800,00 60%
Fuente: Datos del GAD Parroquial Rural Ambuquí
De la investigación de campo realizada, tras mantener un conversatorio con la contadora
nos manifestó que el presupuesto del año 2012 se recuperó en este periodo vigente año
2013 mismo que asciende a $253.000. El saldo disponible del presupuesto de 151.800 que
corresponden al 60 %; los mismos que con el transcurso del año han ido disminuyendo
debido a que se han realizado obras de infraestructura y nuevas adquisiciones de bienes de
69
administración y fijos; con el presente trabajo contribuirá a que se maneje eficientemente
los recursos económicos en la administración y control de los bienes del GAD.
Además se consideró para el análisis del impacto financiero, el Estado de Situación
Financiera, para conocer y determinar la situación económica de la institución los mismos
que con el sistema de control de bienes de administración y la aplicación de la propuesta
ayudará a que se ejecuten las actividades de control por los departamentos responsables de
bienes y se optimizará los recursos existentes. Por otro lado la falta de un sistema de
control interno eficiente; la entrega de información financiera a destiempo al organismo de
control Ministerio de Finanzas; y la inestabilidad laboral del área financiera han sido
inconvenientes para que la administración sea eficaz y eficiente; por lo que la
determinación de funciones y el perfil del puesto laboral mejorará el funcionamiento de la
institución. La información financiera que se presenta el Estado de Resultados y de
Situación Financiera corresponde al año 2012 (Ver Anexo 11). En este aspecto cabe
indicar que la presente investigación se desarrolló a finales del año 2013; tiempo en el cual
se pudo evidenciar que se hicieron nuevas adquisiciones de bienes de administración y se
reconstruyeron las oficinas del GADPRA; por las complicaciones anteriormente descritas
no se obtuvieron dichos estados financieros.
En tal razón podemos decir que en el Estado de Situación Financiera al 31- 12- 2012 en
activos fijos; la cuenta bienes de administración se invirtieron 5.736, 08 en el año 2011; y
5.856,08 en el año 2012 es decir un incremento de 120 dólares equivalente al 4 % del total
de activos; en este mismo Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre del 2012 el
total de activos es de 147.199,38 de los cuales el 57% corresponde a corrientes
representados en mayor rubro los anticipo de fondos con un valor de 29.925,47 y las
cuentas por cobrar con un valor de 43.325,48 constituyéndose en un 49 % dentro del total
de activos; las inversiones en proyectos fueron de 57.049,74 equivalente al 39% y menos
del 1% en inversiones en programas en ejecución es decir apenas 100 dólares. Los pasivos
totales fueron 40.616,56 que representan el 28 % de deuda y su patrimonio público fue de
100.132,96 correspondiente al 68 % más 6.449,89 del resultado del ejercicio que
representa un 4 %; es decir el 72 % del total de pasivo y patrimonio.
70
3.2 Validación de la Propuesta
71
3.3 Conclusiones parciales del capítulo
Se estructuraron once procesos, los mismos que están direccionados al cumplimiento de
objetivos de la entidad, a través de procedimientos y políticas que se han desarrollado
de forma puntual conforme a lo que dictamina la normativa vigente para optimizar y
controlar los bienes de la institución.
Las múltiples actividades del GAD recae en un funcionario (Contadora); por lo que con
la estructuración Orgánico-Funcional permite establecer las diversas actividades que
cada uno de los funcionarios tiene que cumplir en base al perfil profesional, las
competencias que requiere su puesto, direccionando su trabajo al logro de los objetivos
institucionales prestando su servicio con calidez y calidad hacia todos los
conciudadanos.
Es necesario implementar y mejorar todos los procesos financieros y administrativos
para que el GADPRA cumpla con sus obligaciones operativas y/o financieras y por
ende se ejecute los procesos en cuanto al manejo y control de los bienes de la
institución.
Al no disponer de un sistema de control interno, el área financiera presenta niveles de
riesgo considerables tanto en su dirección, organización y control de los recursos.
Los procesos de adquisiciones de bienes servicios y obras se realizan de acuerdo a la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y a resoluciones de la
Secretaría Nacional de Compras Públicas; pero no se comunica a la comunidad de las
adquisiciones, obras realizadas debido a que el Presidente no presenta su informe anual
de rendición de cuentas.
El presente trabajo de investigación permitió aplicar los conocimientos adquiridos
durante el tiempo de estudio, así como también aportar al desarrollo y crecimiento de la
institución, ya que será puesto en práctica, dando así cumplimiento alcanzar sus
objetivos en beneficio de los habitantes de la parroquia Ambuquí.
72
CONCLUSIONES GENERALES
Cabe señalar que el problema específico es la falta de un sistema de control interno lo
que repercute en todos los procesos particulares internos como es el control de los
bienes; y para que exista un adecuado control la administración debe asegurarse de que
los recursos y/o bienes sean obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función
de los objetivos planeados por la institución es decir con la misión institucional.
Los procedimientos aplicados a los bienes inservibles no son efectuados oportunamente
para darlos de baja o destruirlos, ocupando espacio físico y se mantienen dentro del
inventario de bienes de larga duración.
Las normativas vigentes como el Reglamento General de Bienes y las Normas de
Control Interno del sector Público y otros no son conocidos suficientemente por los
funcionarios del GADPRA, restando eficiencia en el desempeño y control de los bienes
de la institución.
En cuanto al custodio de los bienes de administración, no puede desempeñar
eficientemente su labor; debido a que realiza múltiples funciones, incumpliendo lo que
dictamina la Ley Orgánica de Servicio Público y el Código de Trabajo; por lo que en la
estructura Orgánico Funcional se propone se contrate a un Jefe de control de bienes que
cumpla con los requisitos que necesita la bodega.
Los registros contables de los Activos Fijos y del inventario aún no constan en el
sistema contable financiero NAPTILUS debido a que existe inestabilidad laboral
contable financiero, porque desempeñan funciones que no les compete.
73
RECOMENDACIONES
Es importante que el GADPRA implemente de inmediato el reglamento de control
interno en el cual se cumpla con los objetivos de la institución en primera instancia; así
como también los procedimientos, las políticas referentes a la administración y control
de los bienes de la institución.
Programar un plan de capacitación para los funcionarios de la entidad con el fin de
reforzar y actualizar los conocimientos a aplicarse en la administración y control de
todos los bienes de la entidad para un efectivo control interno.
La Unidad Ejecutiva (Presidente) deberá contratar un contador permanente y una
persona encargada de la custodia y manejo de los bienes de acuerdo a los requisitos que
exige la ley (COOTAD) debiendo estar caucionado por la responsabilidad de los bienes
de la entidad.
Realizar el procedimiento de constatación física por lo menos una vez al año
identificando los bienes obsoletos, para proceder a su baja o donación según
corresponda de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Es necesario que se reestructure los registros contables de los activos fijos de manera
que se pueda reunir la documentación y el aval de que son propiedad de la institución
para efectuar la correspondiente depreciación de acuerdo a las normas legales.
Se debe crear e implementar los mecanismos y estrategias para que los trabajos de
investigación y propuestas en este aspecto, ayuden en el proceso de administración de
estos organismos públicos en servicio a la comunidad; conociendo que las necesidades
son múltiples y se tenga una responsabilidad compartida tanto del estudiante
investigador como la Universidad que se debe a la sociedad, apoyando con incentivos
económicos necesarios para alimentación, transporte, material tecnológico entre otros.
BIBLIOGRAFÍA
Aguirre, J. (2009). Auditoría y Control interno, Áreas específicas de implantación de
procedimientos y control. Madrid: Gestión.
Arens, E. B. (2007). Auditoría: Un enfoque Integral. México: Pearson Educación.
Bell, T. (2007). Auditoría basada en riesgos (Eco ediciones ed.). (S. Mantilla, Trad.)
Bogotá, Colombia: Ecoe.
Blanco, L. Y. (2012). Auditoría Integral (segunda ed.). Bogotá, Colombia: Ecoe ediciones.
Bravo, M. (2011). Contabilidad General (10ª edición ed.). Quito, Pichincha, Ecuador:
Escobar .
Cardozo, H. (2007). Contabilidad de Entidades de Economía Solidaria (Tercera ed.).
Bogotá, Colombia: Ecoe.
Carvalho, J. (2009). Estado de Resultados (2ª edición ed.). Bogotá, Colombia: Ecoe.
Cepeda, G. (2008). El control interno. Bogotá: Enna Ariza.
Chanaba V, J. (2010). Contabilidad General. Quito, Pichincha, Ecuador: Edinun.
Constitución de la República del Ecuador. (2008). Capítulo séptimo, sección segunda,
artículo 227. Portoviejo, Manabí, Ecuador.
COOTAD. (2010). Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía
Descentralización. En Capítulo IV Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Rural, Sección Primera artículo 63 (pág. 38). Quito, Pichincha, Ecuador.
De la Mora, M. E. (2008). Metodología de la investigación (Quinta ed.). (P. B. Tomás,
Ed.) México: Cengage Learning Editores S.A.
Díaz Narváez, V. P. (2009). Metodología de la Investigación Científica (segunda ed.).
Chile: Printed in Chile.
Estupiñan, G. R. (2006). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales.
Análisis del informe COSO I y II. Bogotá: Eco Ediciones, 2da edición.
Fierro Martínez, A. M. (2009). Contabilidad de Activos (3ª ed.). Bogotá, Colombia: Ecoe
Ediciones.
Fonseca L, O. (2007). Auditoría Gubernamental Moderna. (I. d. Control, Ed.) Lima, Perú:
Enlace Gubernamental S.A.C.
Fonseca Luna, O. (2011). Sistemas de Control Interno (primera ed.). Lima, Perú.
Franklin B, E. (2007). Auditoría Administrativa: Gestión Estrátegica del Cambio (Segunda
ed.). México: Pearson Educación.
González, D. S., & Ena, V. B. (2008). Contabilidad General y Tesorería (Cuarta ed.).
Madrid: Paraninfo S.A.
Goxens, A. (2009). Enciclopedia Práctica de la Contabilidad. Barcelona, España: Oceáno.
Hernández Sampietro, R., & Fernández, C. (2010). Metodología de la investigación
(Quinta ed.). México: MC GRAW-HILL Interamericana editores, S.A. de C:V.
Lara, A. (2012). Toma el Control de tu Negocio (primera ed.). México: LID editorial.com.
Lazcano, S. (2009). El manejo de las organizaciones y su auditoría. México: MC GRAW-
HILL.
Legis. (2010).
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. (2002). Ley No. 2002-73, artículo 3.
Quito, Pichincha, Ecuador.
Lindegaard, E., & Gálvez, G. (2009). Auditoría.
López Elizondo, A. (2006). Proceso Contable 4 (Quinta ed.). México: Internacional
Thomson, S.A de C.V
Madariaga, J. M. (2004). Manual práctico de Auditoría (DEUSTO ed.). España.
Mantilla B, S. A. (2009). Auditoría del control interno (segunda ed.). Bogotá: Eco
Ediciones.
Mantilla, S. (2009). Auditoría de Información Financiera. Bogotá: Ecoediciones.
Mantilla, S. A. (2008). Normas Internacionales de Información Financiera. Bogotá,
Colombia: Ecoe.
Mejía, G. B. (2007). Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno de
empresas (Quinta ed.). Bogotá: Ecoe ediciones.
Melini, R. (2007). Enfoquez en la Auditoría de Estados Contables. Costa Rica: UNL
Universidad Litoral.
Mira, N. J. (2006). Apuntes de Auditoría. Madrid: Creative Commons.
Pany, W. (2007). Principios de Auditoría (Catorceava Edición ed.). México D.F: McGraw-
Hill Interocéanica.
Pickett, K., & Spencer, H. (2007). Manual Básico de Auditoría Interna. Barcelona:
Gestión.
Pimentel, E. (2011). Control Interno Basado en el Informe COSO-ERM.
Pimentel, H. (2008). Normas de Auditoría Gubernamental. México: Trillar.
Rojas, N. (2009). La investigación científica.
Romero, E. (2010). Presupuesto Público y Contabilidad Gubernamental (4ª edición ed.).
Bogotá, Colombia: Ecoe.
Romero, L. J. (2006). Principios de Contabilidad (3ª edición ed.). Puebla, México: Mc
Graw Hill.
Romero, L. J. (2009). Contabilidad Avanzada. Puebla, México: McGraw Hill
Interamericana.
Sánchez, G., & Dominguez, M. (2006). Auditoría de Estados Financieros. México: Pearson
Educación.
Santillana, J. R. (2013). Auditoría Interna (Tercera ed.). México: Pearson.
Sotomayor, A. (2008). Auditoría Administrativa Proceso y Aplicación (1ª edición ed.).
México.
Warren, G. (2006). Contabilidad Financiera. Madrid: Thomson Internacional.
Whittington, R. (2011). Auditoría, un Enfoque Integral. New York: McGraw Hill
International.
Zapata Sánchez, P. (2011). Contabilidad General. Colombia: McGraw-Hill-Interamericana.
Manual de Auditoría Gubernamental. (2009). Proceso de Auditoría. Quito.
Manual General de Administración y Control de Activos Fijos del Sector Público. (2009).
Capítulo III Bases Conceptuales y Niveles de Responsabilidad, 12-14. Quito,
Pichincha, Ecuador.
Ministerio de Finanzas. (2009). Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental
Existencias y Bienes de Larga Duración, 52. Quito, Pichincha, Ecuador.
Normativa del Sistema de Administración Financiera. (2009). 55-56. Quito, Pichincha,
Ecuador.
Suplemento Contraloría General del Estado (14 de Diciembre de 2009). Normas de
Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, 25. Quito,
Pichincha, Ecuador.
Reglamento General de Bienes del Sector Público. (7 de Junio de 2013). Sección IV Arts
53-56 De las Transferencias Gratuitas, 15. Quito, Pichincha, Ecuador.
ANEXOS
ANEXO 1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
No. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿Disponen de un manual donde se conserve la integridad y
valores éticos?
0
2 ¿Se realizan informes de los resultados alcanzados de su
gestión?
0
3 ¿Tienen definida su estructura organizacional? 0
4 ¿Poseen una segregación adecuada de sus funciones? 0
5 ¿El personal tienen la competencia y el compromiso
necesario que la organización requiere?
1
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
6 ¿Los objetivos institucionales están bien planteados, el
personal los conoce claramente; y se están alcanzando
dichos objetivos?
0
VALORACIÓN DE RIESGO
7 ¿Existe la debida separación de funciones entre la
autorización, registro y custodia de bienes?
1
8 ¿Se analizan y documentan los cambios del personal? 1
9 ¿Los funcionarios que trabajan en el área financiera, tienen
bases contables y experiencia en el campo financiero?
0
10 ¿Se capacita con frecuencia al personal encargado de la
administración financiera, sobre los cambios existentes
que se dan?
1
11 ¿Existen respaldos necesarios de la información referente
al área financiera, en caso de presentarse inconvenientes,
se han adoptado medidas para superar dichas debilidades y
actualizado los sistemas contables?
0
12 ¿Se asignado actividades al personal nuevo, sin ser
capacitados previamente?
1
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
13 ¿Se tiene procedimientos para registrar oportunamente
todas las transacciones con el suficiente detalle necesario
que permita su adecuada clasificación?
1
14 ¿Se publica la información actualizada que demuestre la
situación financiera actual del GAD Parroquial?
1
15 ¿El sistema de información cuenta con programas,
aplicaciones y procedimientos adecuados para el control
financiero?
0
16 ¿Las autoridades gubernamentales de control obtienen
oportunamente la información financiera necesaria?
0
17 ¿Los informes sobre la situación financiera del GAD
Parroquial cumplen con las normas de presentación
establecidas?
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
18 ¿Se ha establecido un plan estratégico y un manual de
procedimientos para la administración financiera?
0
19 ¿Tienen políticas para realizar controles físicos sobre los
activos y registros?
0
20 ¿Se ha establecido la separación de funciones
incompatibles y la rotación de labores entre los servidores
de la unidad financiera?
1
21 ¿Se cancelan las obligaciones con los proveedores y la
administración tributaria a tiempo?
0
22 ¿Está restringido el acceso a la información contable y a la
documentación privada de la institución?
1
23 SEGUIMIENTO Y CONTROL
24 ¿Se realiza el monitoreo y seguimiento físico de los
programas y proyectos que están en ejecución?
1
25 ¿Se han realizado guías para la evaluación independiente
de las actividades?
0
TOTAL 11 14
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PT= Ponderación Total CT= Calificación Total CP= Calificación Porcentual
CP= CT * 100 PT
CP= 11 * 100/25
CP= 44%
CALIFICACIÒN
PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15-50% 1 BAJO 3 ALTO Situación actual
51-75% 2MEDIO 2 MEDIO
76-95% 3 ALTO 1 BAJO
ANEXO 2CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
No. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1 ¿La entidad dispone de una unidad encargada del control
de bienes?
0 Solo dispone de un
custodio
2 ¿La mencionada unidad ha especificado los diferentes
procesos a seguir para el adecuado control de los bienes
como: planificación, provisión, custodia, uso, baja,
constatación física, traspaso, y medidas de seguridad?
0 Lo referente al uso,
custodia y medidas de
seguridad efectúa el
custodia; mientras que el
resto de procesos lo realiza
la contadora.
3 ¿Se ha planificado el Plan Anual de Contratación anual
con el Presupuesto Participativo de acuerdo a las
necesidades y objetivos de la institución?
1
4 ¿Los procedimientos de contratación para la adquisición
de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, se
están cumpliendo de acuerdo a la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública?
1
5 ¿El Plan Anual de Contratación es aprobado por el
Presidente del GAD y publicado en portal de compras
públicas?
1
6 ¿Para la adquisición de bienes se verifica la existencia
física, y la disponibilidad presupuestaria que garantice
dicho pago?
1
7 ¿Para la realización de los procedimientos de control de
bienes, se ha conformado una comisión técnica delegada
por la institución?
0
8 ¿El custodio de los bienes verifica si los mismos cumplen
con las especificaciones técnicas solicitada por los
0
usuarios u otras unidades?
9 ¿En la recepción de bienes se notifican novedades al
delegado de control o al Presidente del GAD?
1
10 ¿Para mantener la seguridad de los bienes, los encargados
de su custodia y registros están caucionados, y se ha
contratado una póliza de seguros?
1
11 ¿El sistema de registro contable de los bienes de larga
duración, permite detallar valores de retiros, traspasos,
bajas, con el fin de mantener actualizados los saldos?
0 No se registra
contablemente solo se
realizan actas firmadas por
el Presidente.
12 ¿Se realiza conciliación de saldos entre los registros
auxiliares con los saldos del mayor general y los resultados
de la constatación física?
0 No se ha realizado, por la
adquisición de nuevos
bienes.
13 ¿Todos los bienes de larga duración llevan impreso el
código de identificación en un lugar visible?
0 No están codificados por
compra de nuevos bienes
de larga duración.
14 ¿Los responsables de la custodia de los bienes mantiene un
archivo de documentos organizado y actualizado?
0
15 ¿Se ha efectuado la renovación de pólizas de seguros,
antes de su caducidad manteniendo su vigencia?
0
16 ¿Se dispone de un reglamento interno referente a la
custodia, uso, mantenimiento y seguridad de los bienes?
0 Solo se aplica la normativa
general.
17 ¿Los bienes de larga duración son entregados a los
responsables de su custodia con actas escritas de su
recepción?
1
18 ¿Se dispone de documentación archivada correctamente
(actas, informes, autorizaciones)?
0
19 ¿Son utilizados correctamente los bienes usados por
distintas personas, y son definidos por escrito?
0 Se definen de manera
verbal y no por escrito.
20 ¿Se mantiene una adecuada ubicación de los bienes, en
caso de no encontrarlos son notificados al personal
responsable de su custodia?
0
21 ¿Se realiza constataciones físicas de los bienes por lo
menos una vez al año?
0
22 ¿De las constataciones físicas se determina a los bienes en
mal estado, fuera de uso para proceder a su baja, donación
o enajenación?
0
TOTAL 7 15
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PT= Ponderación Total CT= Calificación Total CP= Calificación Porcentual
CP= CT * 100 PT
CP= 7 * 100 / 22
CP= 31,82 %
CALIFICACIÒN
PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15-50% 1 BAJO 3 ALTO Situación actual
51-75% 2MEDIO 2 MEDIO
76-95% 3 ALTO 1 BAJO
ANEXO 3 ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO
Nombre del Funcionario: Msc. Armando Flores
Cargo: Presidente del GADPRA
Objetivo: Conocer la situación actual en la administración y control de los bienes de larga
duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí.
1.- ¿Cuál es el motivo para la inobservancia de la normativa vigente y aún no se han
establecido normas y procedimientos para el control de los activos fijos?
La inestabilidad Política y Administrativa ha sido una de las causas principales para que no
se establezca y se apruebe un reglamento o una normativa interna relacionada para el
control de los bienes de larga; más bien se aplica el COOTAD y la Ley del Sistema de
Contratación Pública.
2.- ¿Cuál es la razón de la falta de procedimientos que regulen los procesos internos
de los bienes, por préstamos, servicio técnico o reparaciones, entre otros?
De hecho se tiene regulado en el momento en que ocurre estas necesidades, de una manera
generalizada observando lo que dictamina las normativas; y más bien lo que no se posee es
el reglamento interno del GAD.
3.- ¿Se ha establecido un responsable de los activos fijos o bienes?
No directamente una unidad o persona lo que se maneja es una responsabilidad compartida
entre la contadora, el custodio de los bienes y mi persona (Presidente).
4.- ¿Cuál es el proceso a seguir para la adquisición de bienes o activos fijos?
El proceso de adquisición de bienes y obras se lo realiza de acuerdo a la Ley Orgánica del
Sistema de Contratación en Pública, bajo los procesos por ínfima y de menor cuantía.
5.-¿Se ha omitido autorizaciones por escrito para la transferencia, pérdida o baja de
bienes?
Se ha establecido lo que dictamina la normativa para estos procesos de control de bienes de
manera generalizada.
6.- ¿Considera necesario que se establezca un sistema de control interno de bienes
para el adecuado manejo de tales recursos y para que la información financiera sea
presentada razonablemente?
Si es necesario por cuanto se optimiza todos los recursos existentes y se dispondría de una
herramienta de información en el cual todos los funcionarios del GADPRA se guiarán en el
tema de los bienes de la institución como su manejo, utilización, conservación, y sus
diferentes procesos relacionados con el control de los mismos; dando así cumplimiento a
los dictámenes que solicitan los organismos de control como la Contraloría General del
Estado y el Ministerio de Finanzas.
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO
Nombre de la Funcionaria: Tecnóloga Anita Benavides
Cargo: Financiera-Contadora
Objetivo: Conocer la situación actual de registros contables de los bienes de larga
duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí.:
1.- ¿Se mantienen auxiliares que permitan un manejo adecuado del rubro Bienes de
Larga Duración o activos fijos?
No se mantienen auxiliares, debido a que se hace difícil elaborar auxiliares para cada bien
y para su control se tiene un detalle de los bienes de inventario en documentos de (Excel).
Este problema se suscita por cuanto en este periodo de gestión ha existido inestabilidad
laboral financiera-contable por lo que no se ha podido desarrollar un desempeño eficiente y
no se ha cumplido con los objetivos que la institución requiere; ocasionando también la
pérdida del presupuesto participativo y de los recursos económicos del Gobierno Central.
2.- ¿Su registro contable es oportuno en la cuenta Bienes de Larga Duración?
Se registra en el momento que ocurren dichas transacciones, pero en ocasiones el sistema
utilizado NAPTILUS requiere actualizaciones y por tal razón se registra con posterioridad.
3.- ¿Cómo son manejados los bienes cuyo proceso de depreciación ha finalizado?
Estos bienes continúan operando con su vida útil hasta que sean reemplazados por otros, o
se dañen.
4.- ¿Cómo se realiza el proceso de codificado o etiquetado de los bienes?
Actualmente se lo hace manualmente, de acuerdo al código del catálogo de cuentas del
sector público, mediante un membrete adherido en un lugar visible con el nombre de la
institución, código y nombre del bien al que pertenece.
5.- ¿Se aplica un proceso de revalorización, estimación de una nueva vida útil para
bienes que están en uso y en buenas condiciones?
Los bienes de larga duración son utilizados continuamente hasta que sean reemplazados
por nuevas adquisiciones.
ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO
Nombre del Funcionario: Héctor Salas
Cargo: Custodio
Objetivo: Conocer la situación actual en cuanto su custodia, uso, mantenimiento de los
bienes de larga duración.
1.- ¿El ingreso de los bienes que son adquiridos se los entrega directamente a los
usuarios?
En algunos casos por la necesidad del usuario se le entrega directamente con una acta de
entrega recepción y éste se convierte en respaldo como ingreso del bien.
2.- ¿Por qué no se han codificado todos los bienes de la institución?
Porque la entidad está remodelando su infraestructura, por tal razón se han hecho
adquisiciones nuevas lo que ha ocasionado demora en el etiquetado de los bienes.
3.- ¿Qué control se tiene con los bienes que son movidos a diferentes unidades por
necesidad?
No existe control de estos bienes, debido a que la bodega que está bajo mi responsabilidad
no tiene suficiente espacio físico es por ello que varios bienes son reubicados en otros
sitios y se vuelve inmanejable la situación.
4.- ¿Los bienes tienen cronogramas de mantenimientos y quien se encarga de darlos?
No se cuenta con un cronograma de mantenimientos de bienes, se los realiza cuando estos
bienes repercuten en el normal desenvolvimiento de actividades diarias y son entregados a
los técnicos fuera de la institución para su revisión por medio de autorizaciones de la
autoridad (Presidente).
5.- ¿Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan
sido motivo de pérdida, robo o hurto, son dados de baja de manera oportuna?
No son dados de baja oportunamente porque se debe realizar los respectivos procesos
legales que toman tiempo para darlos de baja.
ANEXO 4 DIAGRAMA DE FLUJO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO
EN LA INSTITUCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
INVESTIGADORA ENTIDAD ACTIVIDADES DIAGNÓSTICO
INICIO
Planificación de la
Investigación de campo
en el GADPRA
Se efectuó
conversaciones con los
funcionarios de la
institución
Se elaboró el
cuestionario de control
interno, en base a la
normativa vigente
Unidades
Administrativo,
Financiera y Custodio
de Bienes
El cuestionario de
control interno,
contiene 23 preguntas
Realice entrevistas
con los servidores
relacionados
Unidades
Administrativo,
Financiera y Custodio
de Bienes
Levantamiento de
la información
Se diagnosticó el
Resultado de
Control Interno
Unidad
Administrativa y
Financiera
FIN
Obtención de un
conocimiento general de
la institución
Revisión de documentos del archivo
de la institución
ANEXO 5 MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO AMBUQUÍ.
Objetivo: Garantizar que todos los cargos del personal cuenten con funciones y requisitos
específicos que contribuyan al cumplimiento de la misión y objetivos del Gobierno
Autónomo Descentralizado Ambuquí.
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la parroquia de Ambuquí –
Chota sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad
ciudadana en defensa de nuestros derechos constitucionales”
Manual Orgánico Funcional
PRESIDENTE DEL GAD PARROQUIAL RURAL AMBUQUI – CHOTA
PERFIL
Título:Licenciado Ingeniero
Doctor o Tecnólogo en
Ciencias Administrativas.
REQUISITOS:
Capacitación
Cursos en
Administración de
empresas y Contabilidad
Cursos de Relaciones
Humanas y liderazgo.
Cursos de Gestión Pública.
RELACIÓN
FUNCIONAL
Depende de:
Coordina con:
Vocales
Secretaria
Contador
Funcionarios del
GADPRA
Supervisa a:
Vocales
Secretaria
Tesorera
COMPETENCIAS:
Desarrollar e implementar el sistema de participación ciudadana.
Planificar el desarrollo y ordenamiento territorial a largo plazo.
Gestionar recursos financieros provenientes del Ministerio de Finanzas y
de otros cooperantes.
Elaborar el modelo de gestión parroquial, utilizando herramientas de
planificación participativa.
FUNCIONES :
Convocar a sesiones con voz y voto, proponiendo el orden del día; así
como suscribir actas de las sesiones del GAD.
Elaborar participativamente el plan Operativo Anual y la proforma
presupuestaria institucional.
Expedir el Orgánico Funcional de la institución
Distribuir asuntos que deban pasar a las comisiones del GADPRA y
señalar el plazo de entrega de informes.
Designar a sus representantes institucionales en entidades donde tenga
participación el Gobierno Parroquial Rural; así como delegar funciones
y representaciones al Vicepresidente, Vocales y funcionarios.
Designar a los funcionarios, mediante proceso de selección de méritos y
oposición.
Dirigir y supervisar las actividades del GAD, coordinando y controlando
el trabajo de los funcionarios.
Suscribir contratos, convenios de acuerdo a la ley.
Conceder permisos y autorizaciones para el uso eventual de espacios
Funcionarios del
GADPRA
públicos de acuerdo a ordenanzas y resoluciones.
Coordinar un plan de seguridad ciudadana
Solicitar al GAD la aprobación, bajo su responsabilidad (civil, penal,
administrativa) los traspasos de partidas presupuestarias, suplementos y
reducciones de crédito en casos especiales o de emergencia legalmente
declarada.
RESPONSABILIDADES:
Representante legal ejecutivo, y judicial del Gobierno Autónomo
Descentralizado.
Presentar al GAD y a la ciudadanía el informe anual del sistema de
rendición de cuentas y control social de su gestión administrativa
realizada.
Elaborado por:
Ruby Mesa
Revisado por: Dra.
Germania Arciniegas
Autorizado por:
Msc. Armando Flores
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí – Chota
sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad ciudadana
en defensa de nuestros derechos constitucionales”
Manual Orgánico Funcional
SECRETARIA DEL GAD PARROQUIAL RURAL AMBUQUI – CHOTA
PERFIL
Título: Doctor o
Abogado de los
Tribunales del Ecuador.
REQUISITOS:
Capacitación
Cursos en
Administración de
empresas y Gestión
Pública
Cursos de Relaciones
Humanas y
liderazgo.
Cursos de
Secretariado.
RELACIÓN
FUNCIONAL
Depende de:
Presidente
Coordina con:
Presidente
Vocales
Funcionarios del
GADPRA.
Supervisa a:
Funcionarios del
GADPRA.
COMPETENCIAS:
Coordinar el trabajo con el ejecutivo (Presidente), legislativo (Vocales) y
operativo (Funcionarios administrativos)
Capacidad para delegar tareas.
Ser capaz de trabajar en equipo.
Ser capaz de tomar decisiones asumiendo la responsabilidad
correspondiente por ellas.
Supervisar la realización de cada una de las actividades que forman parte
del trabajo del equipo.
FUNCIONES :
Prestar asesoría legal solicitada por el presidente, vocales y demás
funcionarios o empleados del Gobierno Autónomo Descentralizado.
Recibir, analizar y absolver las consultas jurídicas que le presente el
Presidente o los Vocales del Gobierno Autónomo Descentralizado.
Asesorar en el trámite de reclamos o peticiones que tenga índole jurídica.
Participar en representación del Gobierno Autónomo Descentralizado en
los juicios en los que intervenga, como actora o demandada.
RESPONSABILIDADES:
Preparar actas de reuniones ordinarias y extraordinarias del Gobierno
Parroquial.
Certificar las decisiones y resoluciones de los órganos directivos del
Gobierno Autónomo Descentralizado.
Dar trámite a los pedidos, reclamos y quejas que se presenten el en
Gobierno Parroquial.
Otros requerimientos que le sean encomendadas por el Presidente del
Gobierno Parroquial.
Elaborado por:
Ruby Mesa
Revisado por:
Dra. Germania Arciniegas
Autorizado por:
Msc. Armando Flores
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de
Ambuquí – Chota sobre la base de la coordinación
interinstitucional y la pro actividad ciudadana en defensa de
nuestros derechos constitucionales”
Manual de Orgánico Funcional
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL GAD PARROQUIAL RURAL AMBUQUI – CHOTA
PERFIL
REQUISITOS:
Título:Profesional en Secretariado
Ejecutivo,Licenciado o Tecnólogo
en carreras afines.
Experiencia:1 año
Capacitación:
Cursos de Secretariado
Cursos de Redacción
Comercial y archivo.
Cursos de Relaciones
Humanas
RELACIÓN FUNCIONAL
Depende de:
Presidente
Coordina con:
Presidente
Secretaría
Contador
Funcionarios del GADPRA
COMPETENCIAS:
Poseer conocimientos y destrezas de recepción, secretaría y
archivo.
Desempeñar distintas funciones según exija la tarea o el
momento.
Utilizar los conocimientos técnicos y la experiencia para mejorar
su efectividad.
Recoger distintas informaciones, a partir de diferentes fuentes,
sobre un tema determinado.
Organizar el propio trabajo y el de los compañeros/colaboradores
para satisfacer las necesidades de los conciudadanos.
FUNCIONES :
Administrar la correspondencia de ingreso y salida del personal
del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí.
Administrar el correspondiente sistema de archivo.
Ingresar los pedidos, reclamos y quejas que se presenten en la
institución.
Mantener la agenda del Presidente y Vocales del Gobierno
Parroquial Ambuquí.
Brindar atención telefónica y personal a las personas que lo
requieran
Mantener sus uniformes en buen estado y limpios.
Otras actividades que la presidencia le asigne dentro del ámbito
de su competencia.
RESPONSABILIDADES:
Responsable servicio de recepción, y documentación despachada.
Responsable del archivo actualizado.
Elaborado por:
Ruby Mesa
Revisado por:
Dra. Germania Arciniegas
Autorizado por:
Msc. Armando Flores
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí –
Chota sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad
ciudadana en defensa de nuestros derechos constitucionales”
Manual Orgánico Funcional
CONTADOR DEL GAD PARROQUIAL RURAL AMBUQUI – CHOTA
PERFIL
Título
CPA (Lic. Ing. o Dr.)
Experiencia:
2 años
Cursos
Tributación actualizada.
Contabilidad del
Sector Público.
Sistemas informáticos
Finanzas Públicas
Riesgos del trabajo
Nics
Depende de:
Presidente
Coordina con:
Presidente
Vocales
Asistente contable
Funcionarios
GADPRA
Supervisa a:
Jefe de Control de
Bienes
COMPETENCIAS:
Utilizar los nuevos conocimientos y destrezas en las áreas de su
actividad.
Adaptarse fácilmente a actividades y responsabilidades cambiantes.
Utilizar los sistemas y programas informáticos disponibles y saber
cómo funcionan.
Utilizar los conocimientos técnicos y la experiencia para mejorar su
efectividad en el sector Público.
FUNCIONES :
Ejecutar, monitorear, evaluar y liquidar el presupuesto del GADPRA.
Cumplir con disposiciones tributarias de acuerdo a la ley y a la
normativa aplicable a las finanzas públicas.
Contabilizar las operaciones y elaborar los estados financieros e
informes internos y externos del GADPRA.
Apoyar al Presidente en la realización de las adquisiciones de bienes
ejecución de obras o prestación de servicios que se requieran en el
Gobierno Autónomo Descentralizado.
Mantener un control sobre los inventarios de bienes y suministros de
la institución.
Preparar y presentar al Presidente la proforma del presupuesto, los
informes de respaldo y la documentación sobre aumentos y
disminuciones de estimaciones de ingresos y gastos, liquidación
presupuestaria anterior y estado de ingresos y gastos del semestre del
año en curso.
Definir un calendario de ejecución y desarrollo de actividades y
determinar el límite de egresos mensuales por partidas.
Realizar los pagos del Gobierno Autónomo Descentralizado de
acuerdo a la ley aplicable a las finanzas públicas.
Recaudar los ingresos del Gobierno Autónomo Descentralizado de
acuerdo a la ley aplicable a las finanzas públicas.
Pago a proveedores y nómina después del control previo y
documentación de sustento.
RESPONSABILIDADES:.
Correcta administración de los recursos económicos del Gobierno
Parroquial.
Proporcionar a los organismos de Control (Ministerio de Finanzas) la
información contable financiera del Gobierno Autónomo
Descentralizado Ambuquí en forma oportuna.
Consolidar la información contable de la institución.
Elaborado por:
Ruby Mesa
Revisado por:
Dra. Germania Arciniegas
Autorizado por:
Msc. Armando Flores
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí –
Chota sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad
ciudadana en defensa de nuestros derechos constitucionales”
Manual de Orgánico funcional
ASISTENTE CONTABLE DEL GAD PARROQUIAL RURAL AMBUQUI – CHOTA
PERFIL Lic. Ing. o
Tecnólogo en Contabilidad
o Administración de
Empresas
REQUISITOS:
Conocimientos de
computación
Buena presencia
Fluidez Verbal
Experiencia en atención
al
cliente.
Experiencia en el cobro
de
diferentes formas de pago
(Efectivo, Cheque)
Capacidad para trabajar
en equipo
RELACIÓN
FUNCIONAL
Depende de:
Presidente
Coordina con:
Contador
Funcionarios del
GADPRA
COMPETENCIAS:
Conocimiento del sistema Informático
Conocimientos básicos de Contabilidad Gubernamental
Conocimientos de Tributación
Manejo de pagos, caja chica y efectivo.
Capacidad para relacionarse con las personas
FUNCIONES :
Atender a los proveedores y demás personas
Realizar declaraciones y anexos del SRI.
Realizar facturas por pagos de servicios.
Registra el ingreso del cliente
Verificar los datos del proveedor como RUC, cédula de identidad,
No. de cuenta.
Comprobar la veracidad de los datos.
Coordinar con contabilidad para el pago respectivo.
Otras actividades que el ejecutivo le asigne dentro del ámbito de su
competencia.
Mantener limpia la oficina.
Realizar inventarios de papelería folletos y tarifas
Archivar la documentación que ya ha sido utilizada.
RESPONSABILIDADES:
Proporcionar información a todos los ciudadanos que lo requieran.
Mantener buenas relaciones públicas a favor de la institución.
Elaborado por:
Ruby Mesa
Revisado por:
Dra. Germania Arciniegas
Autorizado por:
Msc. Armando Flores
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí –
Chota sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad
ciudadana en defensa de nuestros derechos constitucionales”
Manual de Orgánico Funcional
BODEGUERO DEL GAD PARROQUIAL RURAL AMBUQUI – CHOTA
Título:Técnico, Tecnólogo
o Bachiller en
Contabilidad
PERFIL:
Contador bachiller
Experiencia en
trabajos similares
Honesto y responsable
RELACIÓN
FUNCIONAL
Depende de:
Presidente
Coordina con:
Presidente
Contador
Secretaria
personal que requiere
artículos de bodega
COMPETENCIAS:
Conocimiento del sistema de inventario
Procedimientos de facturación
FUNCIONES :
Recibir la mercadería cuantificando y registrar el ingreso en el kárdex
respectivo.
Identificar, codificar, clasificar, almacenar y custodiar los artículos
ingresados a bodega.
Llevar los registros actualizados de las existencias, únicamente en
cantidades.
Entregar cualquiera de las existencias de bodega mediante el respaldo de
una orden de requisición.
Determinar y controlar niveles máximos y mínimos de existencias de
bodega y solicitar la nueva adquisición.
Estar en contacto con Contabilidad para verificar saldos de las
existencias en bodega.
Procurar que las existencias más antiguas en la bodega sean los primeros
en utilizarse.
Mantener limpia y organizada la bodega
RESPONSABILIDAD:
Mantener custodia de los bienes de bodega y la información financiera de
las existencias en stock actualizadas.
Elaborado por:
Ruby Mesa
Revisado por:
Dra. Germania Arciniegas
Autorizado por:
Msc. Armando Flores
ANEXO 6 FORMATO DE CONTROL INTERNO
Fuente: (Arens, 2007)
FACTORES DE CONTROL INTERNO DEL GAD
AMBUQUÍ
E
X
C
E
L
E
N
T
E
B
U
E
N
O
R
E
G
U
L
A
R
M
A
L
O
FRECUENCIA
(mensual
trimestral
semestral
anual)
Control de Asignaciones Presupuestaria
Determinación y recaudación de ingresos y gastos y constancia
documental; cumplimiento de obligaciones
Control y utilización de Caja Chica
Control de recaudaciones de ingresos de autogestión
Control de Activos Fijos, Programas, Proyectos y obras de
Inversión
Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación
de la Información Financiera
Aplicación y eficiencia de auditorías interna
ANEXO 7 MONTOS DE PLANIFICACIÓN DE ADQUISICIONES SEGÚN LA
LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA.
Nombre Descripción
Por ínfima cuantía La cuantía es igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del
Presupuesto Inicial del Estado y se las realizará de forma directa con un
proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste
conste inscrito en el RUP
Por menor cuantía Contrataciones previstas en los numerales 1 y 3 del art. 51 de la ley, cuya cuantía
no exceda el monto equivalente al 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado.
Por monto para
licitación
Si la cuantía supera el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00004 por
el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio
económico
Por monto para
concurso público de
ofertas
Si la cuantía supera el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00002 por
el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio
económico y hasta el monto de la licitación.
Por monto para
contrataciones de
consultorías
Si el monto del contrato es inferior o igual al valor que resultare de multiplicar el
coeficiente un cien milésimos (0,00001) por el monto del presupuesto inicial del
Estado del correspondiente ejercicio económico, se podrá celebrar el contrato sin
necesidad de concurso. Si el monto está entre el 0,00001 y el 0,00004
multiplicados por el presupuesto inicial del Estado, se adjudica por concurso
privado y si el monto supera ese límite, se realiza concurso público.
Fuente: LOSNCP aplicados a los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
ANEXO 8 SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: (Diccionario de Contabilidad, Auditoría y Control de Gestión, 2009)
SÍMBOLO OPERACIÓN
OPERACIÓN
DISPARADOR
DECISIÓN ALTERNATIVA
ARCHIVO
CONECTOR DE PAGINA
TECLADO EN LÍNEA
CINTA MAGNÉTICA
DOCUMENTO
CONECTOR
TERMINAL
DIRECCIÓN DE FLUJO O
LÍNEA DE UNIÓN
CAPTURA DE DATOS
NOTA ACLARATORIA
ANEXO 9 MODELO DE ACTA DE BAJA DE BIENES DEL GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO AMBUQUÍ.
“Fortaleciendo la unidad y el desarrollo de la Parroquia de Ambuquí –
Chota sobre la base de la coordinación interinstitucional y la pro actividad
ciudadana en defensa de nuestros derechos constitucionales”
ACTA DE BAJA DE BIENES
Acta de Baja por Obsolescencia, de Existencias... (De Bienes Muebles) de Propiedad del
Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí a cargo de la Dirección Administrativa y
Financiera.
En la parroquia de Ambuquí - Chota perteneciente a la ciudad de Ibarra provincia
Imbabura a los veintitrés días del mes de diciembre del dos mil trece, los suscritos
Tecnóloga Benavides Anita, Delegada Financiera designada mediante contrato de
servicios profesionales ocasionales con fecha 15 de abril del 2013 y; del custodio
inmediato de los bienes Señor Salas Héctor, Custodio de los Bienes, Señora Mery Congo
Vicepresidenta, Señorita Paola Benavides Secretaria, y Señora Sandra Yépez Delegada
de Planificación y Participación Ciudadana de la Parroquia de Ambuquí, nos
constituimos en el Departamento Financiero del GADPRA con el objeto de realizar la
diligencia de baja de los bienes del Gobierno Autónomo Descentralizado Ambuquí
conforme a la resolución, No. 002 del 20 de octubre del 2013.
Al efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas se procede a la baja por
destrucción los bienes que a continuación se detallan:
CANTIDAD CÓDIGO DESCRIPCIÓN VALOR
17 141.01.03. Sillas metálicas 255
2 141.01.02 Sillas plásticas 20
TOTAL 275,00
En consecuencia por la demostración que antecede, a la cantidad de S/. 275,00...
(doscientos setenta y cinco dólares asciende el valor de los bienes del Gobierno
Autónomo Descentralizado Ambuquí dados de baja mediante la presente acta, con la cual
se egresarán los bienes de los registros contables.
Para constancia de lo actuado, y fe, en conformidad y aceptación suscriben la presente
acta en dos ejemplares de igual tenor y efecto las personas que han intervenido en esta
diligencia.
Sra. Mery Congo Sra. Sandra Yépez
VICEPRESIDENTA MIEMBRO DEL CONSEJO
DE PLANIFICACIÓN Y
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA DEL GADPRA
Tlga. Anita Benavides Srta. Paola Benavides
FINANCIERA SECRETARIA
ANEXO 10 FORMATOS DE CONTROL
TARJETAS DE CONTROL PRESUPUESTARIO INGRESOS
Año: 2014
N° Partida Presupuestaria: 626.01.04
Denominación: De Gobiernos Autónomos Descentralizados
Fecha Concepto Asignación
Inicial
Reformas Codificado Valor Recaudado Déficit Superávit
TARJETAS DE CONTROL PRESUPUESTARIO EGRESOS
Año: 2014
N° Partida Presupuestaria: 633.01.04
Denominación: Remuneraciones Unificadas
Fecha Concepto Asignación Reformas Codificado Compromiso Obligación Pago Cuentas
Comprometido Saldo por Comp. Comprometido Saldo por Comp.
TARJETAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
KÁRDEX
Año: 2014
Fecha Detalle Compras Ventas Saldos
Unidades Valor Total Unidades Valor Total Unidades Valor Total
TABLA DE DEPRECIACIÓN
Año: 2014
AÑOS DEPRECIACIÓN DEPRECIACIÓN
ACUMULADA
VALOR EN LIBROS
MODELO DE INVENTARIO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Año: 2014
No. UNIDAD DESCRIPCIÓN FECHA
ADQUISICIÓN
MODELO SERIE VALOR
CONTABLE
DE
BAJA
OBSERVACI
ONES
RESPONSA
BLES
RUC: FICHA DE EXISTENCIAS INGRESO A BODEGA
FECHA:
PROOVEDOR:
DIRECCIÓN:
CÓDIGO DETALLE CANTIDAD MODELO ESTADO OBSERVACIONES
TOTAL
BODEGUERO JEFE DE ADQUISICIONES
RUC: FICHA DE EXISTENCIAS EGRESO DE BODEGA
FECHA:
PROOVEDOR:
DIRECCIÓN:
CÓDIGO DETALLE CANTIDAD MODELO ESTADO OBSERVACIONES
TOTAL
BODEGUERO JEFE DE ADQUISICIONES
ANEXO 11
ANEXO 12 IMÁGENES DE NUEVAS ADQUISICIONES EN EL GADPRA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA
PERFIL DE TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
“SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN PARA EL
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE AMBUQUÍ”
AUTORA: MESA RUBY
IBARRA – ECUADOR
2013
1. TEMA: Sistema de Control de bienes de Administración para el Gobierno
Autónomo Descentralizado de Ambuquí.
2. DESARROLLO
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
El sistema de control contable de bienes de administración pública, es una investigación
que reviste gran importancia y de interés en la actualidad para los entes públicos
principalmente para los Gobiernos Autónomos Descentralizados. Y por ende existen
trabajos e investigaciones relacionados con el tema, donde profundizan sobre la
problemática propuesta en el presente trabajo.
De acuerdo al reglamento general de bienes vigente del sector público (Registro Oficial
No.378) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Capítulo II artículo 4 De
los bienes: manifiesta que “Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus
bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de
Economía y Finanzas.”
El artículo 5. Empleo de los bienes expresa: “Que los bienes de las entidades y organismos
del sector público solo se emplearán para los fines propios del servicio Público. Es
prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos
o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público”.
La Contraloría General del Estado es el órgano que regula y faculta a las entidades u
organismos del sector público a que diseñen e implanten procedimientos e instructivos para
su administración financiera, adaptadas a sus necesidades internas con el propósito de
proveer con oportunidad de información necesaria para la adopción de políticas
estableciéndose en una herramienta de planificación y control para la oportuna y eficiente
toma de decisiones para los funcionarios del GAD Ambuquí.
La administración financiera conjuntamente con sus organismos contará con un sólido
control interno sustentado en una organización eficiente, separación de funciones, personal
idóneo, facultades y obligaciones definidas, documentación registro y procesos que
generen información apropiada. En cada entidad y organismo se establecerá una sola
unidad administrativa responsable de su gestión financiera total. La unidad financiera será
organizada según las características y necesidades de la entidad u organismo respectivo y
dependerá directamente de la alta dirección.
Según la investigación realizada por, Molina Silva Ángel David (2012) Facultad de
Ciencias Administrativas y Económicas, Escuela de Contabilidad y Auditoría, Universidad
Central del Ecuador, en su tesis “Propuesta de mejoramiento a los procedimientos de
control interno en el ámbito de la contratación pública de bienes caso sucursal mayor del
instituto ecuatoriano de crédito educativos y becas IECE Guayaquil”, solo se enfoca a
señalar el control de procedimientos en la contratación pública de bienes y/o servicios, en
el cual existe deficiencias que son generalmente la falta de conocimiento de las funciones y
responsabilidades asignadas a cada una de ellas, y se crea una confusión organizacional al
no acatar las disposiciones que se encuentran en el manual de Gestión por Procesos para la
Regional Mayor en Guayaquil.
2.2 SITUACIÓN PROBLÉMICA
De acuerdo a las exigencias establecidas por la ley de transparencia, es obligación de todas
las instituciones del sector público presentar información financiera confiable, para que los
recursos económicos entregados por parte del estado sean empleados de forma transparente
y en beneficio común.
La falta de un sistema de control contable eficaz para los bienes de administración del
GAD Ambuquí se debe a la inobservancia de la normativa contable vigente actualizada
referente a la norma técnica de Contabilidad Gubernamental respecto a los bienes de larga
duración; lo que ha conllevado a que no se implemente registros detallados con valores que
permitan controlar los retiros, donaciones, traspasos o bajas de los bienes con el fin de que
la información sea oportuna y eficiente de acuerdo a las normas vigentes.
Otro de los inconvenientes que presenta esta institución pública, está relacionada con los
procedimientos de control, los cuales no han sido adoptados por los profesionales a su
cargo durante los periodos de gestión, lo que ha impedido la conciliación de saldos de los
auxiliares con los saldos de las cuentas de mayor general, y la verificación física; por lo
que no existe seguridad razonable en los registros y control oportuno de los recursos.
Además no se han reclasificado los bienes que no reúnen las condiciones para ser
considerados como bienes de larga duración; ocasionando el incumplimiento de artículos
referentes con este tema de la Ley Orgánica de la Controlaría General del Estado.
2.3 PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo establecer la razonabilidad de la información financiera del Gobierno Autónomo
Descentralizado Ambuquí?
2.4 OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN
Procesos de auditoría: Se refiere a las etapas que debe seguir la auditoría en relación a las
actividades, operaciones y en general al control interno institucional que se utilizarán cada
uno de los procedimientos o pasos para mostrar información financiera adecuada en la
institución.
Campo de acción
Bienes de administración pública que se refiere a los recursos, bienes y/o servicios de la
institución y están prestando su vida útil.
2.5 IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Administración financiera y responsabilidad Social
2.6 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un sistema de control de bienes de administración pública para el establecimiento
razonable de la información financiera del GAD Ambuquí.
2.7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Fundamentar teóricamente el Sistema de control de bienes de administración y la
información financiera.
Diagnosticar la situación real sobre la razonabilidad de la información financiera.
Establecer los componentes más idóneos del sistema de control de bienes de
administración pública.
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
2.8 IDEA A DEFENDER
Con el sistema de control de bienes de administración se establece la razonabilidad de la
información financiera del GAD Ambuquí.
2.9 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Variable Independiente: Sistema de control de bienes de administración pública.
Variable dependiente: Razonabilidad de la información financiera.
2.10 METODOLOGÍA A EMPLEAR
2.10.1 Modalidad
La presente investigación estará basada en el paradigma cuali-cuantitativa debido a que se
relaciona con características y números de la población objeto; con predominio del método
científico cualitativo por cuanto tiene un proceso metódico en el análisis desde la
identificación de problema, objetivos, preguntas y sujetos de investigación, marco teórico
métodos de interpretación de resultados y conclusiones.
2.10.2 Tipos de investigación
Bibliográfica: resaltará estudios teóricos de fuentes bibliográficas, archivos, libros
leyes, normas, reglamentos técnicos de Contabilidad Gubernamental es decir datos
ya existentes, para poder fundamentar el marco teórico.
De campo: la investigación se lo realizará en el mismo lugar donde ocurre los
hechos
Investigación-acción: La presente investigación aportará información para que el
Presidente del GAD Ambuquí tome las decisiones más acertadas.
Explicativa: Se la realizará a través del estudio de la documentación; misma que se
refiere a la lectura y análisis de toda clase de fuentes de información bibliográfica y
también de contactos directos.
Correlacionales: Permitirá estudiar las relaciones existentes entre causa y efectos
del problema; para profundizar la investigación de los procesos con el fin de
realizar un análisis de las variables.
2.10.3 Métodos
Inductivo-Deductivo: Se utilizará este método porque acoge datos particulares
hasta llegar a conclusiones generales y viceversa. Mediante la observación del
hecho para luego analizarlo y formular en conclusiones generales.
Histórico-lógico: Se empleará este método debido a que acoge los procedimientos
de control contable e interno; y a la vez que se considerará los reglamentos
normas, estatutos de acuerdo a las leyes vigentes en el país.
Analítico-Sintético: Este método se utilizará para estudiar minuciosamente el
problema, analizando los procesos para la determinación de la información
financiera confiable, oportuna y eficiente.
Además se empleará métodos del nivel empírico como: la observación científica
recolección de información, validación por vía de expertos e implementación de
resultados.
2.10.4 Técnicas
La entrevista: Se realizará al Presidente y a los funcionaros del Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial Rural Ambuquí.
2.10.5 Herramientas
Se realizará una planificación de acuerdo al tema a desarrollarse mediante un
conversatorio que se mantendrá con el Presidente y la Secretaria Tesorera del GAD
Ambuquí.
2.11 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS.
Sistemas
Definición
Importancia
Objetivos
Sistema de control de bienes de administración
Definición
Importancia
Objetivos
Clasificación
Control de bienes
Depreciación de bienes
Custodio de bienes
Ingresos y egresos de bienes
Sistemas de Control Interno
Definición
Importancia
Objetivos
Clasificación
Componentes
Sistema de Control de inventarios
Definición
Importancia
Métodos de valuación
Control de los inventarios
2.12 APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD
2.12.1 Aporte teórico
La utilización de metodologías tradicionales y la falta de capacitación en las instituciones
del sector público no permite tener una información precisa veraz oportuna y confiable
situación que dificulta la toma de decisiones en la administración de bienes y recursos
institucionales que este caso es el GAD Ambuquí de la ciudad de Ibarra; por lo que se
adoptará procedimientos de control de acuerdo a las normas vigentes como técnicas para la
implementación de matrices de planificación formas de responsabilidad entre otros.
2.12.2 Significación práctica
La presente investigación aportará cambios de las diferentes actividades tradicionales que
se vienen desarrollando en la institución debido a que se podrá diseñar formatos de control
con la finalidad de registrar las operaciones financieras.
2.12.3 Novedad científica
Esta investigación aportará a que se establezca lineamentos técnicos de a acuerdo con las
normas de control del Ministerio de Finanzas, respecto a los registros contables, la
depreciación de los bienes y la constatación física.
3. BIBLIOGRAFÍA
BACA, Gabriel. (2009) Evaluación de Proyectos. México
BRAVO, Mercedes. (2007) Contabilidad General. Cuarta edición
CASHIN, James. (2008) Fundamentos y técnicas de la Contabilidad Primera
Edición. Editorial Mc. Graw Hill
CLEMENTS, Guido. (2008) Administración Exitosa de Proyectos. Buenos Aires-
Argentina
GALCERAN, Jorge. (2008) Enciclopedia de la Pequeña y Mediana Empresa.
Barcelona - España
HARGADON, Bernard. (2007) Contabilidad Teoría y Problemas
KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. Administración una Perspectiva Global.
Editorial Mc. Graw Hill Interamericana. 12ava Edición, 2008. México.
KOTLER, Philip. (2009) CD. ROM. BEST, Business Service. Curso de
Planificación Estratégica. España
MOLINA, Antonio. (2007) Contabilidad Básica y de Costos. Teoría y Ejercicios.
Elementos del Costo. Sistemas de costos. Costos Estándares. Costos ABC.
Presupuestos Industriales. Cuarta Edición. Quito-Ecuador.
POLIMENI, Ralph. (2007) Fundamentos y técnicas de Contabilidad General
Primera Edición .Editorial Mc. Graw Hill
ROBBINS, Stephen y Coulter Mary. (2007) Administración. México
SAPAG, Nassir y Reinaldo. (2007) Preparación y Evaluación de Proyectos.
México.
ZAPATA, Pedro. (2007) Fundamentos de la Contabilidad General. Segunda
Edición.
ANEXO 14 INSTRUMENTOS DE VALIDACIÓN PARA EXPERTOS
