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Universidad Rafael Landívar Facultad de Ingeniería
I ngenierí a Industrial
Guatemala, enero de 2005
AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDíVAR
Autoridades de la Universidad
Rectora Vicerrector General Vicerrector Administrativo Vicerrector Académico Secretario General Director Financiero Director Administrativo
Autoridades de la Facultad de Ingeniería
Decano Vicedecano Secretaria Director Departamento Ingeniería Industrial Director Departamento Ingeniería Mecánica Director Departamento Ingeniería Civil Director Departamento Ingeniería en Informática Director Departamento Ingeniería Química Director de Maestría en Administración Industrial Representante de Catedráticos Representante Estudiantil
Tribunal Examinador
Ingra. Claudia Elena Espinosa Ing. Herman Orantes Ingra. Krisanda Matías
Asesor
Ingra. Gretel Meng de Caniz
Licda. Guillermina Herrera Ing. Jaime Carrera Arq. Carlos Haeussler Padre Rolando Alvarado S.J. Lic. Luis Quan Mack Ing. Carlos Rosales Ing. Otto Vinicio Cruz Porras
Ing. Edwin Felipe Escobar Hill Ing. Herbert Armando Smith Brolo Ingra. María Regina Castañeda Ingra. Vara Argueta Ing. Waldemar Quan Ing. José Carlos Gil Rodríguez Ing. Jorge Arturo Rivera Pérezgil Ing. Ramiro Muralles Araujo Ing. Lionel Pineda López Ing. Mario Sosa Br. Julio Barrios
DE:
Universidad Rafael Landívar Tradición Jesuita en Guatemala
Señor
NOTIFICACIÓN
PABLO ENRIQUE LARlOS LÓPEZ Estudiante
Ingeniera Regina Castañeda Secretaria de Facultad de Ingeniería
Guatemala 10 enero de 2004
Facultad de Ingeniería Teléfono: (502) 279 7979 ext. 2442
Fax: (502) 279 2473 Campus Central, Vista Hennosa 111, Zona 16
Guatemala, Ciudad. O 1016 fae [email protected] .gt
Reg, FI 3201-04
ILk~~¡-C;¡~-~·-~ .... IDAD RA;=:V:l LAND -ACULTAD DE ;;\ :3 cN IERI.
Secrefana Guatemala, ~ A
De acuerdo al dictamen rendido por el Ingra. Gretel Meng de Caniz, asesora de la tesis denominada: "DISEÑO DE . UN SISTEMA DE PLANEAOÓN y CONTROL DE INVENTARIOS PARA SU OPTIMIZAOÓN EN UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE HERRAMIENTAS ELÉCTRICAS", presentada . por el estudiante PABLO ENRIQUE LARIOS LÓPEZ (Carné No. 57293-96) y la aprobación de la Defensa Privada de Tesis, según consta en el Acta No. II 68-2004 del día 29 noviembre de 2004, la Vicedecanatura de la Facultad de Ingeniería autoriza su impresión, previo a su graduación profesional de Ingeniero Industrial, en el grado académico de Licenciado.
Atentamente,
c.c. Archivo Expediente
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo fue escrito con el objetivo general de diseñar un sistema de planeación y control del inventario para lograr optimizar la gestión del mismo, en una comercializadora de herramientas eléctricas industriales que no contaba con un modelo de administración determinado.
Buscó responder al problema planteado por la empresa y por el estudiante después de un análisis de la situación actual y de los datos relevantes de las operaciones durante el primer año:
¿Se optimizará el sistema de gestión de inventarios que posee actualmente una distribución de herramienta eléctrica mediante la aplicación de un sistema de planeación y control de inventarios que permita la reducción y disminución de los costos que estos representan?
Se elaboraron los Procedimientos Estándar de Operación, que son una guía básica para el manejo de los inventarios. Estos procedimientos se fundamentan en los resultados obtenidos al utilizar las nuevas herramientas del manejo y control de los inventarios:
• Análisis de Demanda • Pronósticos de Demanda • Control ABC • Puntos de Reorden y Stock de Seguridad • EOQ (Lote Económico de Pedido) • Política de Pedidos de Inventarios
También proporciona una comparación de los resultados obtenidos según el método actual de manejo de inventarios y la propuesta de los Procedimientos Estándar de Operación. Esta comparación logró identificar las ventajas que representaría para la empresa si se adoptan los nuevos procedimiento de operación
• Para los artículos A y B se reducirían los costos derivados del manejo de los inventarios. En el caso de los A la reducción es de Q.20,893.83 durante un trimestre de ventas.
• Para los artículos e se mejoraría los niveles de inventario a manejar, manteniendo los niveles lo más cercano al mínimo exigido de 1 unidad .
Por último recomienda la inmediata aplicación de los Procedimientos Estándar de Operación y la realización futura de un estudio sobre el impacto financiero del uso de los procedimientos.
MARCO U NO .. .. ....... .... ... ........ ...... ............ ..... .. ..................... ......... ...................... 3
1.1 INTRODUCCiÓN ....................... .... ... ......... ................ ................. ... ... ..... .. ...... .. .... ..... ............. 4 1.2 LO ESCRITO SOBRE EL TEMA .. ................................. ................. .................... .. ...... ...... .... 5 1.3 MARCO TEÓRICO ...... ... ... ..................... .......... ...... ...... .. ... ... .. ...... ... .. .. .. ........ ... ...... .... .. .. .... ... 6
1.3.1 INVENTARIOS .. ... .......... ........................ ...... ...... .... ...... .... ... .. ........................ ................. 6 1.3. 1.1 CLASIFICACiÓN DEL INVENTARIO ... .. ........ .... .. .. .. .................... ...... .. .. .. .......... .... .... 7
A CLASIFICACiÓN DE LOS INVENTARIOS POR SU CONDICiÓN O FORMA .. ....... 7 B. CLASIFICACiÓN DE INVENTARIOS POR SU FUNCiÓN ...... .. .................... .. .. ..... ... 8 C. CLASIFICACiÓN DEL INVENTARIO POR LA NATURALEZA DE SU DEMANDA .. 8
1.3.1 .2 COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS ....... ............. .. .... ......... ............ 8 1.3.1.3 RAZONES QUE JUSTIFICAN LA EXISTENCIA DEL INVENTARIO ..... .. ...... ...... ..... 9 1.3.1.4 MODELOS PARA LA PLANEACIÓN y CONTROL DEL INVENTARIO ...... ..... .. ..... 10
A INVENTARIO CON DEMANDA DEPENDIENTE ........................................... .. .. ... ... 10 B. INVENTARIOS CON DEMANDA INDEPENDIENTE .... ......... .. ........ .. .................... .. 12
1.3.1.5 MODELOS DE PRONÓSTICOS LINEALES .................... ........ ...... ............ .. .... .. ...... 15 A CORRELACiÓN Y REGRESiÓN ...... ............... .... ......................................... .......... 15
1.3.1 .6 MODELOS DE PRONÓSTICOS EN SERIES DE TIEMPO COMÚN .... ...... ............ 15 A MODELO DE SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL SIMPLE .. ............ ..................... 16 B. MODELO DE TENDENCIAS DE WINTERS ........ .................................................... 16 C. DESVIACiÓN MEDIA ABSOLUTA, MAD: ........ .. ............. .... .......................... ...... .... . ~8
1.3.1.7 LA ADMINISTRACiÓN DE INVENTARIOS ..................................... .. ... .. .. ......... ...... 18 A ADMINISTRACiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS ................ .... ............ .... 18 B. RAZONES FINANCIERAS .... .. .... .... .. ...... .... .. ... .. ....... .............. .............................. ... 18 C. MÉTODOS DE EVALUACiÓN DE INVENTARIOS EN GUATEMALA .. .... .. ...... .... .. 19
1.3.1.8 CONTROL ......... ............. ............. .......................... .. ... ..... ... ............. ........ .. ............. .. 20 A HERRAMIENTAS DE MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS .. .. ....... .. ............ 21
1.3.1.9 POLlTICA DE INVENTARIO .............................................................. ...................... 22
MAR CO DOS .. ...... .......... .... .................................................. ..... ........... .. ............ 23
DESCRIPCiÓN DEL PROBLEMA .. .................................... ... .. ....... ......... ... .. .... .... .... ... .. ...... ....... ... 24 2.1 OBJETIVOS ..... ............ .............. .............. ... ........... ........ .. .... ... .... .. .............. ....... ....... .... .... .. 25
2.1.1 GENERAL ............ ................... .......... .. ....... ... ...... .. ....... ... .... ... .. .. ................ .... ... ... .. .... .. 25 2.1.2 ESPEciFICaS .... .... ...... .. ... ... ................... ...... ... ....... ..... ... ... ............... ...... ... .. .. .. ... ....... . 25
2.2 HIPÓTESIS .............. .. ........................... ... .......................................... .... .... .................... ... .. 25 2.3 VARIABLES ....... .. .. ... ... .. ......... .... ....... ...... .. .. .... ........ ... .... ... ................. .... .. ........ .... ...... ...... ... 25 2.4 DEFINICiÓN DE VARIABLES .. .. ............ , .. ..... .... .. ... ...... .. ....... ...... ......... ........ ............. ........ . 26
24.1 DEMANDA ............. .. .................... ...... .. .... ................... ......... .... .... .... .. ............... ........ ... 26 2.4.2 TIEMPOS DE ENTREGA ......................... .......... .. .. .... ... .... ...... .... .. ... .. ...... ................ .. . 26 2.4.3 INVENTARIOS ................... ..... ..... ..... ... ...... ......... .. ....... ...... .... ......... ..... .... ..... ...... ..... ... . 29 2.4.4 COSTO DE LOS INVENTARIOS .. ... .. .... ... .. ... ......... ... ..... .... ............ .... .. .... .. ....... .......... 26 2.4.5 MODELOS DE INVENTARIOS ...................................... ......... ... .. ......................... ....... 27
2.5 ALCANCES, LIMITES y LIMITACIONES ................... ...... .... ..... .... .. .. .... ... ................... .. .. ... 27 2.5.1 ALCANCES ......... ....... .... ...... ........... ..... .......... .. ........................... .... ......... .. .... .. ............ 27 2.5.2 LíMITES .... .... ...... ........ ... .... .. ...... ................... .... ... ............... ..... .. .. ... .... ........ ...... ...... ..... 27 2.5.3 LlMITACION ES .... : ....... ... .. .. .. ....... .. ....... .. .... ...... ..... .... ..... ... ........... .. .... ......... ...... ... .. .. .. . 27
2.6 APORTE ... .... ... ... ... .... ......................... .... .... .. ... ...... .................... .... .............. ... .... ...... .. ..... ... . 28 2.6.1 A LA EMPRESA ............ ..................... ......................... .... .......... .. ................................. 28 2.6.2 A LA SOCIEDAD .... .. .................................. .. ............ ... .......... ......... .............................. 28 2.6 .3 AL ESTUDIANTE Y AL CATEDRÁTICO UNIVERSITARIO ........ ..... .......... .. .......... .... 28
MARCO TRES ......... ..................... ........ .............................. ... .............. .. .. .. ...... 29
3.1 SUJETOS ..... .......................... .............. ... ........ ....... .. .... .. ....... ............ ... ....... ... ... ................. . 30 3.2 INSTRUMENTOS .. ..... ...... .. .... .... ...... .. ...... .. ... .... ..... .. .... .. .. .. ...... .... .... ..... ... .. ... .. ........ ..... .. ..... 30 3.3 PROCEDIMIENTO .... ....... ... .. .... ......... ... ....... ... .. ..... ... .............. ... .... ...... ... ..... .... ... ... ...... ....... 31
MARCO CUATRO ............. ..... ..... .. ................ .. ...................... ...... .. .. ......... 32
4.1 ANÁLISIS SITUACiÓN ACTUAL .. ........ ........ .... ........ ..... .. ... .... .. ........... ........ ........ ....... .... .... 33 4.2 ANÁLISIS MÉTODO DE CONTROL ABC .................... .... ........ .. .... .. ........ .. .... .. .... .... .......... 37 4.3 ANÁLISIS DE LA DEMANDA: ...... .. .... ........................... ........ ............ ... ...................... ........ .40 4.4 PRONÓSTICO DE VENTAS DE LOS ARTlcULOS A y B ................................................ .42 4.5 PUNTO DE REORDEN y STOCK DE SEGURIDAD ........... ... ....................................... .... 44 4.6 LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO (EOQ) ............ .................. ........................ .. .. .. .... ..... ...... 46 4.7 POLfTICA DE PEDIDO DE INVENTARIOS ...................... .... .................................... .. ........ 50
4.7.1 POLfTICA DE INVENTARIOS PRODUCTOS A Y B .................... ...... .... .. ............ .. ..... 51 4.7.2 POLfTICA DE INVENTARIOS PRODUCTOS C .......... .... ...... .... .................................. 52
4.8 PROCEDIMIENTO ESTÁNDAR PARA EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS ................ . 54 4.9 COMPARACiÓN DE LA POLfTICA PROPUESTA ......... ...... ..... .............................. ... .. .. .... 55 4.10 DISTRIBUCiÓN EN BODEGA .................. .. ............... .. ........ ... ..... .. .......... ... ..... .............. .. 57
MARCO CINCO .............................................. .. .. .. .................................. ...... 58
DISCUSiÓN DE RESULTADOS .................. ............................... .... ......... ...... .......... ... .. ... ........ ... ... 59 5.1 MÉTODO ACTUAL .......... ...... ........ .... .... .. ...... .. .. ..... ..... .. .......... ........ .. ...... .. ..................... . 59 5.2 MÉTODO PROPUESTO .............. .. ................. ... .... .. ........ ... .................. .... . : .. ..... ....... ... ... 59 5.3 COMPARACiÓN DE LA POLfTICA PROPUESTA ............... ...... .......... .. ........................ 61
MARCO SEiS ................. .. .................................................................................. 63 CONCLUSiONES ...... .......... .. ......... ... .. ... ... ..................... ...... ... ...... ... ..... .... .. ........... .... .... .... .... .... .... 64
MARCO SiETE ......... .. ...... .. ........................................................................ .. .. 66
RECOMENDACIONES ............................. ............... ..... ... ......... .. ......................... ....... ........ ....... ... . 67
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......... .. .. .... 68
ANEXOS ............. .... .. ................ ..... .. ........... .... ...................... .. .... .. ........ .. ... ......... .. ........ 71 ANEXO No. 1 ANÁLISIS DE CORRELACiÓN ...... ... ..... ...... .... ... .... ..... .. .......... .. .......................... 72 ANEXO No. 2 GRÁFICOS PRONÓSTiCOS ....... ........ ........ .... .......... .. .. ............... ... .................... . 73 ANEXO No. 3 STOCK DE SEGURIDAD .. ...... .. ........ ....... .......................... .. ................................ 77 ANEXO No. 4 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR .. ... ................ ................... .......... .... ...... ........ .. .. 79 ANEXO No. 5 COMPARACiÓN POLfTICAS .......... .... .. .......... .... ....................................... .. ........ 82 ANEXO No. 6 ANÁLISIS MAD ........... .. .. ...... ..... ... ..... ..... .. ... .. .. ............ ... .. ........... .... .... ....... ......... . 83
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1.1 INTRODUCCiÓN
En las empresas dedicadas a la distribución y comercialización de productos el inventario es uno de los elementos básicos dentro de su activo circulante. Los inventarios son indispensables cuando se habla de la rentabilidad de las empresas. Su manejo influye en costos y gastos de administración, problemas de espacio de almacenamiento, y hasta retrasos e incumplimientos a los clientes.
Algunas de las pequeñas y medianas empresas en Guatemala no cuentan actualmente con las nuevas herramientas que los avances en la planeación y control de los inventarios brindan para la administración de los negocios. Esta falta de herramientas evita que las empresas puedan ser competitivas en el ámbito nacional, y en un futuro, entrar en los mercados internacionales.
La falta de recursos, y en muchos casos de visión por parte de la alta gerencia, provoca grandes desventajas contra sus competidores, desde los problemas de gestión de personal, hasta la administración de los inventarios.
Debido a estos aspectos es necesario saber utilizar las nuevas herramientas de la planeación y control de los inventarios para buscar la optimización de los mismos.
La optimización de los inventarios representaría grandes reducciones en los costos, así como la satisfacción del cliente. Optimizar un inventario es lograr la mejor eficiencia posible en su manejo, alcanzando los niveles de inventarios más bajos posibles y al mismo tiempo lograr cumplir con la demanda de los clientes.
El presente trabajo describe la utilización de algunas de estas nuevas herramientas para buscar diseñar un sistema de planeación y control de inventarios en una nueva empresa comercializad ora de herramientas. Por ser una empresa nueva es necesario contar con las herramientas necesarias en el control del inventario para lograr llegar a ser competitiva. Este estudio se realiza en la línea de herramientas eléctricas industriales, que es actualmente la línea más importante para la empresa, utilizando los resultados logrados en el primer año de operaciones.
Entre las herramientas a utilizar se encuentran los modelos de planeación de inventarios, los modelos determinísticos, el lote económico de pedido, los modelos estocásticos, así como las herramientas de control, específicamente el sistema de clasificación ABC.
El trabajo pretende optimizar el sistema de gestión de inventarios que se posee actualmente mediante la aplicación de un sistema de planeación y control de inventarios, logrando la reducción de los mismos y con esto una disminución de los costos que representan.
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1.2 LO ESCRITO SOBRE EL TEMA
CASTELLANOS REYNOSA (2001) escribió la tesis "Diseño de un sistema de planeación y control de inventarios para una empresa dedicada a la distribución de papel fino importado", en donde trabaja en el diseño de un sistema para buscar optimizar el inventario y reducir los costos que representan para las empresas. Concluye que los nuevos sistemas de planeación y control de inventarios ayudan a mejorar su manejo, usando técnicas como la Clasificación ABC. Recomienda la utilización de un sistema de pronósticos para los pedidos de inventarios,
GUTIÉRREZ (1999) investigó "Gestión de proveedores, auditorias de calidad, certificación y administración de inventarios" Resalta la importancia de los proveedores y su calidad, por lo que describe el proceso de certificación y los controles necesarios. Concluye que el proceso de aprobación y certificación de proveedores es una herramienta indispensable para las empresas que tengan como visión garantizar la satisfacción a sus clientes y consumidores finales. Recomienda la validación de los proveedores y controlar la relación ClienteProveedor, ya que sobre la base de esto se certificará la capacidad de cada uno.
URRUTIA (1999) redactó la tesis titulada "Diseño de un sistema de optimización de inventarios en una empresa distribuidora de materia prima para la industria de cosméticos", en la cual desarrolla el tema de inventarios con un análisis enfocado a la disminución de los costos por medio de la optimización del sistema. Diseña un sistema de administración de inventarios que consiste en las políticas de administración, la planeación de requerimientos de materiales, el estudio de la demanda y sus pronósticos, y las proyecciones de las ganancias por la satisfacción de los clientes. Logra la clasificación de los productos por medio de un sistema ABC, elaborando el sistema de inventarios para los productos tipo A, ayudando en gran medida a la liquidez de la empresa y aumentando el nivel de satisfacción del cliente.
SMITH (1997) escribió la tesis sobre el "Diseño de un modelo de control de inventarios de acuerdo con la demanda y satisfacción del cliente, para una empresa importadora de llantas". Trata de la elaboración de un modelo de inventarios de acuerdo a la demanda y elabora un sistema de pronóstico para mejorar el inventario. Se realizo en la empresa Llantas S.A. Realiza un análisis de costos, una clasificación ABC y una evaluación del desempeño y se compara con el método que usan y el propuesto; todo ello con el objetivo de realizar una mejora considerable llevando un pronóstico de ventas mejor estimado y así poder reducir costos en el mantenimiento de los inventarios. Se logró realizar un modelo que se ajusta a la empresa, logrando reducir la rotación de inventarios mediante previsiones y pronósticos de acuerdo a la categoría de la empresa.
FLORES (1996) investigó "La mejora en el manejo de los inventarios de una industria de cuidado oral", en la cual se crea un sistema de control de los inventarios basándose en costos, tiempos de entrega de proveedores, producción,
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1.2 LO ESCRITO SOBRE EL TEMA
CASTELLANOS REYNOSA (2001) escribió la tesis "Diseño de un sistema de planeación y control de inventarios para una empresa dedicada a la distribución de papel fino importado", en donde trabaja en el diseño de un sistema para buscar optimizar el inventario y reducir los costos que representan para las empresas. Concluye que los nuevos sistemas de planeación y control de inventarios ayudan a mejorar su manejo, usando técnicas como la Clasificación ABC. Recomienda la utilización de un sistema de pronósticos para los pedidos de inventarios.
GUTIÉRREZ (1999) investigó "Gestión de proveedores, auditorias de calidad, certificación y administración de inventarios" Resalta la importancia de los proveedores y su calidad, por lo que describe el proceso de certificación y los controles necesarios. Concluye que el proceso de aprobación y certificación de proveedores es una herramienta indispensable para las empresas que tengan como visión garantizar la satisfacción a sus clientes y consumidores finales. Recomienda la validación de los proveedores y controlar la relación ClienteProveedor, ya que sobre la base de esto se certificará la capacidad de cada uno.
URRUTIA (1999) redactó la tesis titulada "Diseño de un sistema de optimización de inventarios en una empresa distribuidora de materia prima para la industria de cosméticos", en la cual desarrolla el tema de inventarios con un análisis enfocado a la disminución de los costos por medio de la optimización del sistema. Diseña un sistema de administración de inventarios que consiste en las políticas de administración, la planeación de requerimientos de materiales, el estudio de la demanda y sus pronósticos, y las proyecciones de las ganancias por la satisfacción de los clientes. Logra la clasificación de los productos por medio de un sistema ABC, elaborando el sistema de inventarios para los productos tipo A, ayudando en gran medida a la liquidez de la empresa y aumentando el nivel de satisfacción del cliente.
SMITH (1997) escribió la tesis sobre el "Diseño de un modelo de control de inventarios de acuerdo con la demanda y satisfacción del cliente, para una empresa importadora de llantas". Trata de la elaboración de un modelo de inventarios de acuerdo a la demanda y elabora un sistema de pronóstico para mejorar el inventario. Se realizo en la empresa Llantas S.A. Realiza un análisis de costos, una clasificación ABe y una evaluación del desempeño y se compara con el método que usan y el propuesto; todo ello con el objetivo de realizar una mejora considerable llevando un pronóstico de ventas mejor estimado y así poder reducir costos en el mantenimiento de los inventarios. Se logró realizar un modelo que se ajusta a la empresa, logrando reducir la rotación de inventarios mediante previsiones y pronósticos de acuerdo a la categoría de la empresa.
FLORES (1996) investigó "La mejora en el manejo de los inventarios de una industria de cuidado oral", en la cual se crea un sistema de control de los inventarios basándose en costos, tiempos de entrega de proveedores, producción,
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pronósticos de venta y hace una clasificación ABC en la planta Colgate Palmolive. El objetivo es el evaluar el sistema de proveedores para determinar los "Ieadtimes" tiempos guía o de entrega y lograr reducir lo máximo los tiempos de entrega. Se logró determinar los tiempos de los proveedores tanto nacionales como extranjeros proporcionando así una gran herramienta de consulta para la empresa. Concluye que por medio del análisis, evaluación y control del inventario, será cada vez más fácil lograr establecer una política de administración de inventario. Recomienda que las empresas utilicen las herramientas existentes de control de inventarios para definir una política de administración de los mismos.
PRADO RANERO (1984) en su Tesis "Guía práctica para la implantación de políticas en la administración de inventarios por la gerencia de la planta", menciona como objetivo el ofrecer los conocimientos básicos que se deben tener para poder implementar el manejo de los inventarios en cualquier industria. La implantación del manejo de los inventarios se realizó con el fin de optimizar los recursos y maximizar las utilidades en la organización. El instrumento utilizado en este trabajo, se basa exclusivamente en la recopilación de datos realizados con el tema. Esta investigación descriptiva no lleva diseño experimental. Concluye que el contar con procedimientos para el manejo de los inventarios en una empresa vuelve más eficiente el manejo de los materiales y recomienda que las empresas utilicen las nuevas herramientas existentes para la administración de los inventarios.
1.3 MARCO TEÓRICO
1.3.1 INVENTARIOS
El inventario es una parte fundamental en toda empresa, ya que forma parte de uno de los componentes principales de la misma y su control puede ser la diferencia entre una compañía exitosa o una que fracasa. Por esta razón es que hay una gran cantidad estudios y desarrollo de modelos y sistemas de inventario.
El inventario es la parte física que forma parte de los activos circulantes de las empresas y son los bienes con que cuentan para poder hacer frente a la demanda que se tenga, ya sea de materias primas, producto en proceso o producto terminado. (Domínguez, 1995)
Es una provisión de mate~iales que tiene por objeto el facilitar la producción o satisfacer la demanda de una necesidad del cliente. Inventario significa la totalidad de aquellos artículos de propiedad personal tangible que se tienen para la venta en el curso ordinario de un negocio, están en proceso de producción o han de consumirse corrientemente en la producción de mercancía o servicios que se tengan disponibles, según Domínguez.
Los objetivos de todo inventario son;
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La protección contra la incertidumbre en el abastecimiento, la demanda y entrega. Permitir que las compras y las producciones sean económicas. Cubrir los cambios anticipados por la demanda o por las ofertas. Permitir el tránsito o distribución de los productos y/o materias al cliente.
Las áreas relacionadas con inventarios son:
Compras: encargada del abastecimiento de los inventarios. Ventas: relación directa con el cliente y distribución de los inventarios. Finanzas: ya que constituye parte importante de los activos de la empresa. Producción: utiliza los inventarios de materias primas y da conversión a los inventarios terminados.
1.3.1.1 CLASIFICACiÓN DEL INVENTARIO
Una clasificación de inventarios puede darse de tres maneras: por su forma, por su función y por la naturaleza de su demanda. Por su forma puede ser un inventario de materias primas, inventario en proceso o inventario de bienes elaborados; por su función puede ser un inventario para proteger la incertidumbre que puede ser un inventario de seguridad, inventario de desacoplamiento, inventario en transito, inventario de ciclo, inventario de previsión o estacional; y por la naturaleza de su demanda puede ser demanda de un articulo independiente y demanda por una articulo dependiente, según Hamid (1997) en su libro Administración de operaciones y producción.
A. CLASIFICACiÓN DE LOS INVENTARIOS POR SU CONDICiÓN O FORMA
Los inventarios, según Domínguez Machuca (1995), también conocidos como stocks, son recursos ociosos esperando a ser utilizados. Los inventarios pueden clasificarse en seis tipos diferentes:
1. Piezas de repuesto: Necesarias para evitar paradas en los equipos. 2. Suministros industriales: Son materiales empleados en el proceso, pero
que no forman parte del producto final. Entre éstos se tienen: las herramientas, lubricantes, disolventes, etc., necesarios para el funcionamiento adecuado del equipo de fabricación .
3. Materia prima: E,mpleada en la fabricación tal y como se recibe del proveedor.
4. item de fabricación ajena: Los cuales conviene adquirir en el exterior en lugar de fabricarlos en la empresa. Estos forman parte del producto final pero no se procesan dentro de la empresa.
5. Productos en curso: Materia prima ya transfonnada en la fábrica, que se encuentra almacenada según las necesidades de la producción. Son artículos parcialmente terminados.
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6. Productos terminados: Artículos totalmente elaborados, controlados y aprobados por la inspección final y listos para su expedición.
B. CLASIFICACiÓN DE INVENTARIOS POR SU FUNCiÓN
Plossl (1987) afirma que existen cinco tipos de inventarios definidos según su función:
1. De fluctuación: Son los que se deben tener cuando la cantidad de ventas y de producción no se puede predecir con exactitud. Esta clasificación de inventarios se conoce también como inventarios de fluctuación de la demanda o inventarios de seguridad.
2. De anticipación: Son hechos con anticipación a las épocas de mayor venta o en períodos de promoción o cierre de la planta.
3. De tamaño de ventas: Artículos que se compran en cantidades mayores a las necesarias en un determinado instante.
4. De transportación: Se da cuando el material debe moverse, dentro del área de trabajo, de un lugar a otro.
5. De protección: Son aquellos que las compañías utilizan en grandes cantidades y que poseen la característica que su precio fluctúa mucho en el tiempo. Si se compran cuando el precio es bajo, se pueden obtener ahorros significativos.
C. CLASIFICACiÓN DEL INVENTARIO POR LA NATURALEZA DE SU DEMANDA
Como se menciono anteriormente, el inventario se puede dividir según la naturaleza de la demanda del elemento que se esté analizando.
1. Con demanda dependiente: Esta demanda se da comúnmente en empresas fabriles que tienen conocimiento de antemano de lo que van a producir, manteniendo inventarios ya conocidos de los recursos a utilizar.
2. Con oemanda independiente: Se da comúnmente en empresas comerciales o intermediarios que mantienen inventarios según pronósticos de la demanda, la cual nunca es conocida a cabalidad.
1.3.1.2 COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS
Plossl afirma que se pued,en dar cuatro tipos de categorías de costos por el mantenimiento de inventarios:
1. Costos de Pedido: que incluyen los costos de colocación del pedido de compra para adquirir un producto o material y el costo de orden de fabricación (papeleo y arreglo de maquinaria)
2. Costos de mantenimiento de inventado: Esta clasificación incluye los gastos en que incurre la compañía, producto del volumen de inventario que se maneja. Entre esos costos están:
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a. Por obsolescencia; Se da cuando el inventario ya no es vendible debido a cambios en los deseos del cliente. Afecta mucho a los artículos de moda y tecnología que cambia rápidamente (computadoras)
b. Por deterioro: Que es la disminución del valor de la mercadería almacenada, producto del deterioro, caída de precIos y envejecimiento de los productos.
c. Por impuestos: En algunos países se coloca un impuesto al inventario dentro de la empresa.
d. De garantía: Es el costo del seguro que posea el inventario. e. De almacenamiento: Para almacenar el inventario se requiere de una
bodega y del personal encargado del manejo de materiales, lo cuál representa otro gasto para la empresa.
f. De capital: Este costo se conoce también como costo de oportunidad, en el cual se incurre al usar dinero, que se puede invertir en otras actividades como la compra de inventario.
3. Costo de agotamiento de existencias: Es la cantidad de dinero que se pierde en ventas al no contar con el material que el cliente requiere en determinado momento.
4. Costos asociados a la capacidad: Por lo general estos costos surgen cuando es necesario un aumento o disminución de la capacidad. En esta clasificación se incluyen los costos por tiempo extra, subcontrataciones, contrataciones, entrenamiento, despido y ocio.
1.3.1.3 RAZONES QUE JUSTIFICAN LA EXISTENCIA DEL INVENTARIO
Según Domínguez Machuca (1995), los inventarios se justifican dentro de una organización por las siguientes razones:
1. Hacer frente a la demanda de productos finales Como no se conoce exactamente la cantidad de productos terminados que el mercado requiere, es preciso mantener cierto margen de inventario para absorber un posible margen de variación respecto de los pronósticos.
2. Evitar interrupciones en el proceso productivo. Las razones principales son: a. Debido a la falta de suministros externos, provocados por
retrasos en entregas y/o recepción de pedidos en cantidades inferiores a las solicitadas
b. Falta de s.uministros internos provocada por: avería de equipos, mala calidad de parte de los componentes elaborados, trabajar con una productividad inferior a la prevista, etc.
c. Es necesario contar con cierta cantidad de inventario o stock de seguridad.
3. La propia naturaleza del sistema de producción: Debido a que cada una de las etapas del proceso productivo, requiere determinado tiempo para su realización es necesaria la existencia de productos en curso o productos en proceso. Solo si las fases de producción estuvieran
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perfectamente sincronizadas no sería necesario este tipo de inventario, pero esto rara vez se logra.
4. Nivelar el flujo de producción: Cuando se produce por encima de la demanda en épocas bajas y se almacena el exceso de producción para emplearlo en aquellos momentos en los que la demanda supera la capacidad de producción se dice que se está "nivelando la demanda".
5. Obtener ventajas económicas: Al obtener descuentos por comprar o producir cantidades superiores a las que en realidad van a consumirse.
6. Falta de acoplamiento entre la producción y el consumo: Se da cuando la producción se obtiene en un período determinado del año, pero el consumo se realiza a lo largo de todo el año. Este es el caso de las empresas Agrícolas.
7. Ahorro y especulación: Al prever alza en los precios o escasez de productos, se pueden adquirir antes o mayor cantidad para obtener beneficios posteriormente.
1.3.1.4 MODELOS PARA LA PLANEACIÓN y CONTROL DEL INVENTARIO
El modelo se aplica de acuerdo a la demanda, la cual puede ser de forma dependiente e independiente. Para la planeación de los inventarios se deben considerar dos factores, que son la demanda y el nivel óptimo de los inventarios. La demanda se establece por medio del presupuesto anual de ventas. Se utilizan los métodos de predicción y pronósticos, y el nivel óptimo de los inventarios es aquel que asegura la satisfacción de la demanda sin llegar a tener un exceso de productos o una escasez.
Se deben tomar en cuenta también los reaprovisionamientos y también se deberán establecer los niveles mínimos y máximos tomando siempre en cuenta un nivel de seguridad o colchón.
A. INVENTARIO CON DEMANDA DEPENDIENTE
Utilizada normalmente por empresas fabriles que tienen conocimiento de antemano de lo que van a producir. Domínguez indica que se utilizan los siguientes modelos:
Justo a Tiempo con ayuda de Explosión de materiales. MRP (Manufacture requirement planning) MRP 11 (Planificación del recurso de manufactura, utiliza el plan maestro de producción, la explosión de materiales detallada involucra sistemas computarizados y a la gerencia financiera)
Estos modelos se describen a continuación:
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a. Sistema JAT (JUSTO A TIEMPO)
El sistema Justo A Tiempo es un nuevo enfoque en la dirección de Operaciones de la empresa. Pretende que los clientes sean servidos justo en el momento preciso, exactamente en la cantidad requerida, con productos de máxima calidad y mediante un proceso de producción que utilice el mínimo de inventarios posible y que se encuentre libre de cualquier tipo de despilfarro o coste innecesario. En las estrategias se vale de herramientas y controles tal como lo son las tarjetas Kanban, plan maestro de materiales, auditorias de calidad, MRP y sistemas de computadoras. Todo esto en un programa de mejoramiento continuo.
Es una filosofía empresarial que se concentra en eliminar el desperdicio, en todas las actividades internas de la organización y en todas las actividades de intercambio, lo cual exige eliminar todos los insumos de recursos que no añaden valor a producto. Esta tiende a centrarse en el sistema de producción. Se forma un vinculo · entre el cliente y los proveedores; consiste en asociaciones con proveedores, . transportistas y clientes, poniendo trabajo en conjunto y gran énfasis en la logística del sistema, logrando así disminuir los inventarios en una manera dramática. (O'neal, 1993)
El sistema justo a tiempo es un enfoque japonés, instaurado por empresas pioneras en JA T como T oyota combinado con el sistema de control de calidad total (JAT-CTC) Tomo un repunte en los años ochentas.
b. MRP (Planeación de requerimiento de materiales)
Es un método o técnica de gestión de stock para demandas dependientes. La demanda es calculada con certeza a partir del plan maestro de producción (PMP) La meta es disponer del stock necesario en el momento justo, aunque sobre esto está la del mantener siempre un stock seguro para no parar la producción.
Lo que se pretende es realizar un ciclo o bucle del pedido o requerimiento de los materiales con la ayuda de sistemas de información que ayudan a realizar las transacciones de inventarios.
c. MRP 11 (Planeación de requerimiento de materiales 11)
Es el sistema MRP de bucle cerrado mejorado, que contiene una gran diversidad de funciones que se adapté!n al sistema de software de las empresas y ocupa una base de datos de gran capacidad. Se le ha denominado Planeación de los Recursos de Manufactura, debido a que se basa en el PMP. Es muchísimo más compleja la implementación y conlleva una planeación especializada para combinarlo con el sistema JA T.
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B. INVENTARIOS CON DEMANDA INDEPENDIENTE
Este tipo de inventarios se utiliza en empresas comerciales o intermediarios que no conocen como va a estar la demanda, sólo la pronostican. En la administración de inventarios se busca como mantener un stock como un servicio al cliente, con la mínima cantidad de dinero invertido. Algunos de estos modelos son:
a. Modelos Determinísticos
Trabajan con variables medibles y verificables. Se diferencian por la cantidad de pedido (Q) y por su lead time o tiempo de entrega. Los modelos más importantes son:
1. Diente de sierra, se piden cantidades iguales en periodos de tiempo iguales y ya determinados.
2. Llenar la Refri, se pide cada periodo de tiempo ya establecido una cantidad variable que llegue los inventarios al nivel esperado.
3. Pavo en Refri, se pide la misma cantidad cada vez que se necesite, sin importar el tiempo transcurrido entre cada pedido.
4. Barril con marca, tanto la cantidad pedida como el periodo de tiempo entre cada pedido es variable.
Las decisiones fundamentales son 1) saber cuándo hacer los pedidos, y 2) qué cantidad pedir.
Tiempo Fijo
Tiempo Variable
Q
GRAFICA No. 1 Modelos de Inventarios
Cantidad Fija Cantidad Variable
Q
'-----+T Diente de Sierra Uenar la Refri
Q
'-----...... T '-----...... T Pavo en Relri Barril con Marca
Fuente: Adam y Ebert (1991)
Según Adam y Ebert los modelos determinísticos parten de las siguientes suposIciones:
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1. El inventario es controlado en un punto o bodega. 2. La demanda es determinista con tasa anual relativamente constante. 3. No hay escasez o falta de existencias. 4. El costo de adquisición por unidad no varia.
b. Lote Económico
Se utiliza con los modelos determinísticos para calcular el lote económico de pedido o cantidad a pedir, según el modelo que se esté teniendo. Se busca no tener stockouts (faltantes de inventario), y generalmente el precio del producto va de acuerdo a la cantidad ordenada.
La ecuación general del lote económico de pedido es:
Q_ 12DS - ~ le
(Rivera Alba, 2001)
donde Q es el tamaño de lote económico, O es la demanda, S es el costo de colocación o costo de ordenar, I el costo de manejo y e el costo del articulo.
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden, y esta dado por:
R = Inv. Seguridad + t,dl
donde ti es el tiempo de espera mensual y di es la demanda mensual.
c. Modelo de Reemplazo Gradual
Se utiliza cuando las unidades son enviadas de forma gradual en un tiempo determinado, tiene niveles más bajos que el EOQ estándar. Su ecuación es:
I 2DSP 0= i---- \ lceP-D)
(Rivera Alba, 2001)
donde Q representa el tamaño de lote a pedir, P es la razón de pedido ordenado, O es la razón en la que salen los artículos del inventario, y (P-D) es la pendiente de abastecimiento de P y D.
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d. Modelo Estocástico
Estos trabajan con probabilidades y se tienen que realizar con gran información y estadísticas de un tiempo largo, para poder tener un alto grado de libertad de las probabilidades. Estos modelos se basan en tres conceptos:
• Demanda Variable: no se conoce la demanda futura, hay que pronosticarla y es muy variable.
• Tiempo de espera variable: se utiliza la media o desviación estándar para estimar el dato sobre la base de experiencias o datos anteriores.
• Demanda variable durante el tiempo de espera: para determinarla se utilizan las dos fuentes de variación de la demanda que son: duración del tiempo de espera y la demanda durante el periodo de espera.
Para este modelo es necesario tener un stock de seguridad en el almacén debido a la variabilidad de la demanda.
Los conceptos básicos de un modelo estocástico de lote económico son los siguientes (Urrutia, 1999):
Variables del modelo estocástico:
1. ~ = variable aleatoria demanda durante el tiempo de espera 2. 0"1l = desviación estándar durante el periodo de espera 3. ~prlJm. = demanda esperada en el tiempo de espera 4. d = demanda diaria promedio 5. O"d = desviación estándar de la demanda diaria 6. D = demanda anual esperada en base a pronósticos 7. B = existencia de seguridad 8. z = intervalo de confianza
Utilizando una ecuación de EOO básico descrito en el modelo de Lote Económico,
0= _¡! 2DS - \ le
y una ecuación del punto de Reorden igual a:
R* = d X ti + z X O"p
Este modelo brinda niveles de existencia adecuados entre el costo de pedido y los costos de manejo de inventario, además de un nivel de servicio adaptable, trabajando con un stock de seguridad igual a:
B=zXcr
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1.3.1 .5 MODELOS DE PRONÓSTICOS LINEALES
A. CORRELACiÓN Y REGRESiÓN
Se puede utilizar la correlación y la regresión para predecir el valor de una variable con base en el conocimiento de otra.
El análisis de correlación lineal tiene como objetivo medir el grado de relación que existe entre dos variables. Si al existir un cambio en la variable independiente no se da un cambio en la variable dependiente se dice que no existe correlación; mientras que en el caso en que al cambiar la variable independiente también cambia la variable dependiente se dice que hay correlación. Si los valores de ambas variables tienden a seguir una dirección recta se dice que existe una correlación lineal.
El coeficiente de correlación "r" es la medida de la intensidad de la relación entre las variables. Si el coeficiente de correlación lineal es de +1 hay correlación perfecta positiva entre las variables. Si es -1, la correlación es perfecta negativa.
Si existe un coeficiente de correlación entre dos variables se utiliza la regresión lineal para determinar una ecuación que predice el valor de la variable dependiente para un valor de la variable independiente conocido. Dependiendo del tipo de relación entre las variables se puede dar diferentes tipos de ecuaciones. Las ecuaciones más comunes son:
Ecuación lineal: y = bo + b1x
Ecuación cuadrática: y = a + bx + c~
Ecuación exponencial: y = a (bX)
Ecuación logarítmica: y = a 10gb (x)
Para analizar los datos se debe de buscar cual de las ecuaciones presenta una sumatoria de los errores al cuadrado más pequeña. Junto con esto se debe escoger la ecuación que presente el coeficiente de correlación más alto.
Todos los coeficientes de correlación se pueden evaluar por medio de los criterios de Pearson o la prueba T.
1.3.1.6 MODELOS DE PRONÓSTICOS EN SERIES DE TIEMPO COMÚN
El método a utilizar para el pronóstico de la demanda depende del tipo de demanda con el cual se esté trabajando. Para el análisis sistemático de datos históricos los analistas suelen recurrir a las series de tiempo. Los métodos más comunes y, con frecuencia, menos difíciles para desarrollar un pronóstico con
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base en información previa son los promedios móviles simples, los promedios móviles ponderados, el suavizamiento exponencial y el análisis de regresión, descrito anteriormente (Narasimhan, McLeavey, Billington, 1996)
En muchos casos, y en especial cuando la importancia de los datos disminuye entre más antiguos sean, el método de suavizamiento exponencial es el adecuado. El método más completo que proponen Narasimhan et al es un análisis de tendencias de Winters, el cual incluye el método de suavizamiento exponencial.
A. MODELO DE SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL SIMPLE
El modelo de suavizamiento exponencial simple se utiliza cuando se necesita proyectar una serie que tenga cambios ocasionales sobre una tendencia central. Es un tipo especial de técnica para obtener promedios.
La ecuación del suavizamiento exponencial simple sólo utiliza dos elementos de información: 1) la demanda real para el periodo más reciente y 2) el pronóstico más reciente. Al final de cada periodo, se hace un nuevo pronóstico. Así,
Nuevo promedio exponencial = antiguo promedio exponencial + fracción ( que es la demanda actual - pronóstico)
Este método presenta la ecuación siguiente:
F; = aDt + (1- a)F;_1
Un método más completo utilizado para una demanda con comportamiento más complejo es el Modelo de Tendencias de Winters, el cual utiliza como base al método de suavizamiento exponencial simple.
B. MODELO DE TENDENCIAS DE WINTERS
El modelo de tendencias de ·Winters maneja tanto tendencias como estacionalidades en un grupo de datos históricos. Winters utilizó · el modelo de tendencias de Holt, que inicia con la estimación común de la tendencia:
donde p es una fracción, Tt es el estimado que corresponde a la tendencia en el momento t y Ft es el promedio exponencial en el momento t.
La fracción p se utiliza para ajustar la ecuación de la tendencia y viene dada por:
2 ! 2 f3 < (- -1) - 1(- _1)2 -1 a \ a
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Este método exige reconocer que ahora un pronóstico implica el promedio exponencial más una tendencia:
Formula que se sustituye en la versión general del suavizamiento exponencial simple:
F, =aD, +(I-a)fr
F, = aD, + (1- a)(F,_1 + 7;-1)
Así, el factor tendencia pasa a formar parte del promedio antiguo que se suavizará. Esto significa que Ft ya no se comporta como un promedio suavizado exponencialmente.
El pronóstico que se calcularía al final del periodo t para el periodo t+1 sería:
Los pasos para Calcular el pronóstico serían:
1. Calcular Ft .
2. Calcular TI. 3. Utilizando estos datos, encontrar el pronóstico ajustado a la tendencia.
La constante de suavizamiento a, utilizada en la formula del suavizamiento exponencial simple pueden variar considerablemente según sea el caso. Un valor alto en la constante da una mayor capacidad de respuesta tanto a las fluctuaciones como a los cambios aleatorios en el proceso adyacente. Una tendencia central estable con fluctuación aleatoria considerable requiere de una constante de suavizamiento baja. Una constante de suavizamiento alta es más adecuada para fluctuaciones aleatorias pequeñas alrededor de una tendencia central en alguna medida inestable.
Un valor más alto de la constante de suaviza miento corresponde a menos meses en un promedio variable. Para escoger constantes de suavizamiento que den la misma antigüedad promedio de los datos, Narasimhan et al recomiendan utilizar alguna de las siguientes fórmulas:
2 a = --
(n+ 1)
(2 -a) n = -'-----'-
a
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Por regla general, la constante de suavitamiento para un modelo constante debe estar entre 0.01 y 0.3. En la práctica se escoge aquella que minimice una medida o cuantificación, tal como la suma de los cuadrados de errores o un análisis MAD.
C. DESVIACiÓN MEDIA ABSOLUTA, MAD:
Por su sencillez es el método mas utilizado para dar seguimiento a los errores de los pronósticos. El error del pronostico se define como la demanda real menos la pronosticada, y el MAD (mean absolute deviation) se define como:
MAD = ¿Iell = ¿ID- fl n n
1.3.1.7 LA ADMINISTRACiÓN DE INVENTARIOS
Una administración eficiente maximiza la disponibilidad de productos y servicios con la menor cantidad de recursos posibles cuidando siempre el aspecto de calidad, recurso humano, recurso energético y el recurso material.
La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa, mientras los empleados trabajan en su sistema, los gerentes lo hacen sobre el sistema y su diseño.
A. ADMINISTRACiÓN FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS
Costo total de un inventario:
• Costo de los artículos: el precio de compra del artículo. • Costo de colocación de pedido: Gastos ocasionados por el transporte de
un pedido de artículos hechos a un proveedor. Incluye los costos de organización del proceso.
• Costos de mantenimiento: son los gastos por mantener los inventarios. • Costos de agotamiento de existencias: son los costos por no poder
cumplir con la demanda del cliente.
B. RAZONES FINANCIERAS
La gerencia deberá tomar control sobre sus activos circulantes sobre la base de las razones financieras y compararlas con otras de la misma industria o en su defecto, con datos históricos de la compañía. Se analiza por medio de los índices financieros, tales como:
Razón circulante = Activo circulante / Pasivo circulante
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Razón Ácida = (Activo circulante - Inventarios) / Pasivo circulante
Rotación de inventarios = Costo de Venta / Inventarios
ROA (Rendimiento sobre activos) = Ingreso Neto / Activos totales
ROE (Retorno sobre la inversión) = Ingreso Neto / Capital contable común
C. MÉTODOS DE EVALUACiÓN DE INVENTARIOS EN GUATEMALA
Tiene gran importancia, ya que financieramente a cada cierto período hay que conocer el valor del inventario por varias razones:
1. Para determinar el Efecto fiscal en el pago de los impuestos, ya que se puede determinar el costo de los productos vendidos al fin de cada cierre anual contable y obtener los costos reales que se reflejan en el Estado de Resultados, y lo que aun hay en existencia en el Balance General.
2. Como un elemento vital en la Planeación Gerencial, al conocer los índices o razones de manejo de activos y las de liquidez.
3. Fines operativos, ya que permite conocer la eficiencia con la que se maneja el inventario.
En el artículo 49 de la ley ISR se resume que hay cuatro formas para determinar el valor de la existencia de mercancías al cierre anual de imposición para el efecto de impuestos, lo que quiere decir que en la contabilización deberá tomarse en cuenta, para no incurrir en errores. (Congreso de la Republica, 1992) Estos métodos son los siguientes:
1. Costo de producción o adquisición: este método es el más utilizado, ya que permite tener variantes internas a la hora de presentarlos a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
1. Se puede valuar el inventario considerando el costo de la última compra. (no el método UEPS)
2. Valuar el inventario a través del promedio ponderado de la existencia inicial más las compras del periodo impositivo a que se refiere el inventario que puede ser:
El promedio ponderado periódico al final. El promedio ponderado continuo.
11. Precio del bien: Valuado con el precio real al que se adquirió.
111. Precio de venta menos gastos de venta: Método no usual, ya que al tener que definir los gastos de venta tiende a confundir su aplicabilidad, pero es aplicable por ley, por lo que se tienen que valuar el inventario al ultimo precio de venta sin incluir el IVA menos los gastos de venta.
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V. Costo de producción o adquisición o costo de mercado el que sea menor: No es usual debido a que en Guatemala no se cuenta con estadísticas e información confiable que de la pauta para poder utilizar este método con los precios reales del mercado.
1.3.1.8 CONTROL
El control es una herramienta poderosa para el manejo de todas las operaciones de una empresa. En el área de los inventarios el control busca reducir los costos de almacenamiento.
Para los distintos tipos de información y operación de las compañías las gerencias deben contestar las siguientes preguntas:
• ¿ Qué tipos de sistemas de control son posibles? • ¿Qué se mide y cuándo? • ¿Cuánta información necesita la gerencia para ejercer el control? • ¿Qué se controla? • ¿Qué técnicas de control pueden ser incorporadas al sistema de
información administrativa? • ¿Cómo se controla la calidad de la información? • ¿Con que recursos se cuenta?
Control significa lograr mantener:
• El rendimiento de un individuo, grupo, máquina o instalación. • Las características de un individuo, grupo, máquina o instalación. • Las características o el valor de una variable dentro de los límites
previamente fijados.
En resumen el control significa hacer que los procesos se ajusten a los deseos o al plan del que lo ejerce. (Murdick, 1988)
El control consiste en:
• Establecer los criterios del rendimiento. • Medirlo a partir de ciertas normas • Recurrir a medidas c~rrectivas para reducir las desviaciones.
Ciertos niveles de control entre estos tenemos:
• Regulación fija que se da por procedimientos o tareas. • El control autorregulador que se da por retroalimentación, control continuo o
intermitente del sistema. • Por control óptimo que su característica es por retroalimentación. • También puede haber control por alimentación e intermitente.
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• Control adaptativo que se caracteriza por la retroalimentación y por ante alimentación.
A. HERRAMIENTAS DE MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS
a. Clasificación ABC
Herramienta para el control de los inventarios que trata de la clasificación con base al costo, dando importancia a los de tipo A como los más importantes por su costo, demanda y otros factores. Esta clasificación consiste en dividir el inventario en tres zonas: A, B Y C, que a su vez se pueden subdividir en otras micro zonas, a, b y c. Esto ayuda a identificar los productos que más rotaron durante el año.
Este método también puede ser utilizado para clasificar el inventario con base en las ventas, describiendo cuales son los artículos más importantes en los ingresos de la empresa y con mayor movimiento, utilizando la regla de Pareto para analizar si el 20% de los productos representan el 80% de las ventas.
y = % del movimiento anual del inventario
Zona A
GRAFICA No. 2 Clasificación ABC
Zona B
Zona e x = % total del inventario
Fuente: Castellanos Reynosa (2001)
La Zona A es una zona restringida para artículos de rotación alta. La Zona B es una zona restringida para artículos de mediano movimiento. La Zona C es una zona restringida para artículos de bajo movimiento.
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Este sistema se basa en la regla de Pareto 80-20, donde teóricamente el 80% del movimiento de productos tipo A ocupan el 20% de los inventarios totales.
1.3.1.9 POLlTICA DE INVENTARIO
Es un procedimiento llevado a cabo para ayudar a que los administradores respondan interrogantes como: ¿Cuándo debe pedir la empresa?, ¿Cuánto debe pedir? y ¿Con qué frecuencia debe hacerlo? Para cada artículo o grupo se puede elegir políticas de inventario, que ayudarán a tomar las decisiones correctas para el manejo y control y así poder ahorrar dinero a las empresas.
La optimización del inventario se puede manejar como una política del mismo, donde se busca maximizar el aprovechamiento de los recursos, para lograr tener los niveles más bajos de inventario, con la disminución de los costos respectivos, y logrando la mayor satisfacción del cliente.
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DESCRIPCiÓN DEL PROBLEMA
Algunas de las pequeñas y medianas empresas en Guatemala no cuentan actualmente con las nuevas herramientas que los avances en la planeación y control de los inventarios brindan para la administración de los negocios.
También la falta de recursos y en muchos casos de visión por parte de la alta gerencia, provoca grandes desventajas contra sus competidores, desde los problemas de gestión de personal hasta la administración de los inventarios.
A estos problemas se agrega la dificultad de aplicar una nueva estrategia de expansión de la mezcla de productos, ya que la empresa busca incursionar continuamente en nuevos productos, algunos muy diferentes a la rama de las herramientas eléctricas.
Este problema se magnifica en una empresa relativamente nueva que entra a competir en un mercado en crecimiento con empresas ya establecidas. El sistema optimo de manejo y control de inventario se vuelve una necesidad, y no una posible ventaja.
La empresa a estudiar no cuenta con un sistema de administración de inventarios definido. Se cuenta con una base de datos de sus inventarios físicos. Esta es una base de datos aislada que no se encuentra comunicada ni con sus clientes ni sus proveedores. Realiza sus adquisiciones y entregas por medio de órdenes de pedido y faxes, que son procedimientos obsoletos para el mercado competitivo actual. Utilizan el método del promedio simple para calcular sus niveles de inventario a pedir.
El método actual no presenta gran precisión en los resultados. Esto se refleja en los altos costos de mantenimiento de inventarios en los que se incurren, en especial con productos de poco movimiento. Este método también afecta los niveles de incumplimientos a los clientes. Se tienen que mantener grandes inventarios para tratar de cubrir las demandas, y con esto se incrementa el costo que representan. Finalmente se tienen problemas de espacio de almacenamiento de producto, lo cual también representa un costo para la empresa.
Ante estos factores expuestos, se quiere realizar un estudio sobre la implantación de un sistema de planeación y control de inventarios que ayude a mejorar el sistema actual con que estos se manejan, reduciendo los niveles que se manejan, y los costos.
Se plantea la realización de un estudio de calificación de productos ABe, un análisis de la demanda de los productos seleccionados, y la elección de un modelo que se adecue a ésta.
Según lo descrito, la formulación del problema seria:
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¿Se optimizará el sistema de gestión de inventarios que posee
actualmente una empresa de distribución de herramienta eléctrica
mediante la aplicación de un sistema de planeación y control de
inventarios de forma que permita la reducción y disminución de los
costos en que se incurre?
2.1 OBJETIVOS
2.1.1 GENERAL
Diseñar un sistema de planeación y control de los inventarios en una comercializad ora de herramientas industriales para lograr optimizar la gestión de los inventarios.
2.1.2 ESPECiFICOS
• Ejecutar un estudio de clasificación ABC para los diferentes tipos de artículos que se manejan en la línea de herramientas eléctricas industriales e identificar los artículos más importantes para las ventas de la empresa.
• Elaborar un análisis del tipo de demanda que se maneja para cada uno de estos artículos, y encontrar el modelo que aplica.
• Calcular los costos derivados del manejo de inventarios
• Definir los niveles mínimos y máximos de inventarios a manejar y establecer las políticas de almacenamiento y distribución en bodega.
• Crear las políticas de inventarios a seguir para los artículos estudiados
2.2 HIPÓTESIS
Por ser un trabajo descriptivo no se plantea una hipótesis. (Achaerandio, 1992)
2.3 VARIABLES
Demanda Tiempos de entrega Inventarios Costo de los inventarios Modelos de inventarios
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2.4 DEFINICiÓN DE VARIABLES
2.4.1 DEMANDA
Definición conceptual: es la cantidad de productos, artículos y/o servicios que sean requeridos por un ente demandante o consumidor denominado por la relación cliente. (Adam y Ebert, 1991)
Definición operacional: se utilizó para determinar los niveles de artículos convenientes a comprar. Se tomaron los datos históricos y de archivo de la empresa y los análisis de pronósticos de demanda que se tengan que realizar con los mismos.
2.4.2 TIEMPOS DE ENTREGA
Definición conceptual: son los tiempos que tarda la entrega desde el momento en que se realiza la requisición hasta el momento en que entra a formar parte del inventario (Hamid, 1997)
Definición operacional: se utilizó para determinar las características de los proveedores (cumplimiento, eficiencia, etc.) y se compararon con los tiempos de entrega que se podrían tener con los nuevos sistemas. Se tomaron los tiempos de entrega de los actuales proveedores de la empresa y los tiempos propuestos por nuevos proveedores.
2.4.3 INVENTARIOS
Definición conceptual: es una provisión de materiales que tiene por objeto el facilitar la producción o satisfacer la demanda de una necesidad del cliente. Significa la totalidad de aquellos artículos de propiedad personal tangible que se tiene para la venta en el curso ordinario de un negocio, está en proceso de producción o han de consumirse corrientemente en la producción de mercancía o servicios que se tengan disponibles. (Rambaux, 1969)
Definición operacional: fueron las unidades que se analizaron tanto para los proveedores como de la empresa. Se analizó el dinero que se tiene invertido en inventario y los niveles actuales del mismo, por medio de los datos del sistema.
2.4.4 COSTO DE LOS INVENTARIOS
Definición conceptual: es el valor que toma el inventario mientras está en el poder del dueño (esto puede variar de acuerdo al tiempo) , el valor del dinero en el tiempo y recursos técnicos y humanos que se requieran para el manejo. Forma parte del capital de trabajo y a su vez forma parte del activo circulante al sumarse al valor del inventario. (Rambaux, 1969)
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Definición operacional: se utilizó para determinar la clasificación por control ABC de los inventarios, se tomaron en cuenta sobre la base del costo actual de los artículos.
2.4.5 MODELOS DE INVENTARIOS
Definición conceptual: políticas y procedimientos que se emplean para el manejo de los inventarios en una entidad (Prado Ranero, 1984)
Definición operacional: fueron la pauta de todo el estudio para determinar cuál utilizar en la empresa y cuál se adaptaría mejor a la misma. Se tomaron en cuenta los modelos utilizados actualmente y se realizó un estudio del modelo de lote económico, que es el que mejor se adapta a una empresa comercial y de las nuevas herramientas de la planeación y control de inventarios.
2.5 ALCANCES, LíMITES Y LIMITACIONES
2.5.1 ALCANCES
Se analizó el sistema actual de administración de inventarios que posee para el manejo de la línea de herramientas eléctricas industriales, y las posibles mejoras que se tendrían si se aplicaran los nuevos métodos de gestión de inventarios, tales como el sistema ABC, EOO, et. Oueda a criterio de la empresa si las recomendaciones de este estudio se implementan en el sistema.
2.5.2 LIMITES
El trabajo se limitó al estudio de los inventarios actuales y a la presentación de la propuesta de los métodos descritos anteriormente, para su optimización, tomando los datos de las ventas del primer año de operaciones.
El estudio se enfoca en la línea de herramientas eléctricas industriales, excluyendo la línea de herramientas eléctricas domésticas y profesionales y la línea de herramientas manuales.
Para la mayoría de los cálculos se tomaron en cuenta los artículos más importantes según el análisis ABC de la línea elegida.
2.5.3 LIMITACIONES
No se puede contar con ciertos datos de valor estratégico para la empresa por tratarse de información confidencial. Los datos a utilizar se verán afectados por un factor de corrección para guardar la confidencialidad solicitada.
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2.6 APORTE
2.6.1 A LA EMPRESA
El estudio demuestra los distintos métodos que existen para la optimización del manejo de los inventarios. Se busca con esto la reducción de los mismos y de los costos que representan. También eliminar la desventaja que se tiene con respecto a sus competidores en el manejo de los inventarios.
El modelo podrá, a criterio de la empresa, ser aplicado en otras líneas de productos que se manejen.
Al implantar los métodos propuestos se espera llegar a una reingeniería en el negocio, ayudando en un mejor manejo de los inventarios, optimización de los canales de comunicación proveedor-cliente, reducción de costos e incremento de la satisfacción del cliente.
2.6.2 A LA SOCIEDAD
Con el estudio se puede llegar a utilizar el nuevo sistema que ayudaría a mejorar el servicio a los clientes, por medio de mejores tiempos de entrega del producto manteniendo un alto nivel de servicio.
La aplicación del sistema podría llegar a reducir los costos de manejo de inventarios que pueden influir incluso en los precios de los productos.
Aunque en el caso estudiado los métodos propuestos no lleguen a ser la respuesta para un mejor manejo de los inventarios, el presente trabajo se puede utilizar para estudios similares en cualquier otra pequeña o mediana empresa.
2.6.3 AL ESTUDIANTE Y AL CATEDRÁTICO UNIVERSITARIO
Un estudio que pueda servir de guía para posteriores trabajos de áreas afines al mismo. El estudio es un aporte de conocimientos sobre el tema, y sobre la realización de modelos de sistemas de inventarios.
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3.1 SUJETOS
El presente trabajo se realizó en una empresa distribuidora de herramientas industriales ubicada en las colindancias de la ciudad capital de Guatemala.
Actualmente la empresa maneja un catálogo muy extenso de productos, entre los que se pueden encontrar desde herramientas manuales hasta artículos para pintar, incursionando en nuevas líneas de productos de diversa índole.
Debido a la gran variedad de productos que manejan se tomó como población sólo los artíc.ulos del inventario de herramientas eléctricas industriales, y como muestra se seleccionaron los artículos más importantes para la empresa según una clasificación ABC. En el análisis se estudiaron en particular los artículos tipo A, que son artículos de mayor influencia en los ingresos; artículos que en teoría representan el 80%.
Para los análisis se contó con la ayuda del encargado de manejar el inventario en la compañía y los encargados de las bodegas de los proveedores. También con la colaboración de los representantes de las compañías proveedoras.
3.2 INSTRUMENTOS
1. Recolección de Datos: Para principiar se realizó el análisis y observación de los datos que se tienen en el registro de ventas y compras de la empresa, así como en los niveles de inventarios manejados hasta ahora. Con estos datos se procedió a realizar él cálculo de los pronósticos de demanda.
2. Clasificación ABC: Este método se utilizó para la clasificación de los artículos en inventario, según su importancia relativa para la empresa y para seleccionar los artículos que formaron la muestra del estudio.
3. Guía para la conversación libre: guía que pretende ordenar los diferentes aspectos importantes a tratar durante las conversaciones. Esta guía contiene los siguientes elementos:
a) ¿Puesto del entrevistado? y ¿Cuáles son sus actividades?
Función de la pregunta: Determinar los procedimientos estándar de operación que aplican dependiendo de su función dentro de la empresa.
b) ¿Qué problemas han encontrado para realizar eficientemente su trabajo? y ¿Cómo cree que se podría evitar estos problemas?
Función de la pregunta: Determinar causas y razones de problemas en el manejo y control de los inventarios dentro de las bodegas y posibles soluciones a estos problemas.
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c) ¿Cuáles son las causas mas frecuentes del deterioro y obsolescencia de los productos dentro de la bodega?
Función de la pregunta: Determinar causantes de costos en el manejo del inventario.
d) ¿Cuáles son los controles que se llevan en su área de trabajo para controlar el nivel del inventario?
Función de la pregunta: Determinar la forma en que se controla el inventario en las diferentes áreas de la bodega (sí es que las hay) y las posibles mejoras a los mismos.
4. Modelos de planeación y control de inventarios: Modelos que se utilizaron para la creación del modelo optimo de la empresa. Entre estos se tiene el EOQ, los modelos determinísticos y las herramientas de control.
3.3 PROCEDIMIENTO
1. Se recopilaron y analizaron los datos que se tienen en los registros de ventas y compras, así como en los registros de los inventarios.
2. Se procedió a la clasificación de los productos según el modelo ABC sobre las ventas históricas.
3. Se elaboró la proyección de la demanda futura de los artículos elegidos.
4. Se realizaron las conversaciones libres con los encargados del manejo de los inventarios, logrando conocer los procedimientos actuales que utiliza la empresa y los proveedores, siendo un punto de partida para la creación del sistema óptimo de inventarios.
5. Se determinaron las nuevas políticas que se deberían de tener en el manejo de los inventarios en conjunto con las autoridades gerenciales de la empresa, incluyendo los mínimos y máximos para los artículos en cuestión.
6. Se determinaron los controles adecuados para el nuevo sistema.
7. Se realizó un análisis de las mejoras que se tendrían con el nuevo sistema, este análisis incluyó una revisión de los costos actuales contra los costos que se tendrían con el nuevo sistema.
8. Se realizaron y presentaron los resultados y las conclusiones del proyecto.
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4.1 ANÁLISIS SITUACIÓN ACTUAL
Previo a la descripción de los resultados logrados para el cumplimiento de los objetivos propuestos, se realizó un análisis general de la situación actual de la empresa en lo referente a los inventarios.
Actualmente la empresa no posee un modelo de manejo de inventarios establecido. Se tiene como politica mantener una unidad mínima de cada producto debido a la importancia, para las ventas, de tener uno para exhibición y demostración. Se ha mantenido esta política de 1 unidad y los proveedores proponen el nivel del inventario a mantener de cada uno de sus artículos.
Se hacen revisiones .de inventario al final de cada mes y se realizan pedidos para cubrir las necesidades futuras. Se pedían cantidades equivalentes a las ventas del mes anterior esperando cubrir la demanda del mes siguiente y compensar el inventario, aunque eventualmente se cambio a un método de promedio simple donde se pide una cantidad equivalente a las ventas promedio del último semestre para compensar el inventario y tener stock para las ventas futuras.
Como protección también se tiene la política de realizar pedidos durante el mes de una unidad si no llegaran a haber existencias de algún artículo. Todo esto lleva a tener inventario en exceso de algunos productos, teniendo un costo desconocido para la empresa.
Estas políticas están enfocadas en mantener un nivel de servicio casi perfecto debido a que siempre se conservaba existencias de todos los productos. El método de pedido acumula inventario para las ventas futuras.
Poseen un software que controla el nivel del inventario a cualquier momento. Este sistema sólo controla el inventario en bodega, los aumentos de inventario, y las reducciones según se efectúan las ventas; sin verificar los stocks de seguridad, los puntos de reorden y los costos.
En el año 2004 se han realizado ventas de saldos con descuentos especiales en productos con poco movimiento y en productos con exceso de inventario. Política recientemente adoptada debido a los altos inventarios y al constante crecimiento de los mismos.
La siguiente grafica muestra como la política actual iba aumentando los niveles de los inventarios (en moneda) hasta Enero del 2004, cuando se inició la venta de saldo de producto con bajo movimiento. Esa política que eliminó los saldos
33
pero que, al no tocar el problema de las cantidades a pedir y los tiempos de pedido, no elimina el problema de seguir comprando cantidades que aumenten los niveles sin un control especifico. También se identifica nuevamente el aumento en los niveles después de que se terminaron la mayoría de los productos en promoción.
Grafica No. 3 Niveles Históricos de Inventarios
Nivel del Inventario (Q) *Balance General
o 070.000,00 .. . _ .. _-_._-_. __ ... _. --'--. _ ... _---';:
060.000,00 ns +'
~ 050.000,00
> 040.000,00 1:
Q) 030.000,00 1J
020.000,00 ... o
010.000,00 ns > 00,00
-u....... -- "-- - ------ - ----- --- . . .. _._ .... . ---_._ -_ .. ... - . __ . - -
-----_ ._--- -
, -- -- - • . i - -------- .-- --.- ' -1
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,- . - .. - ----,---.-----,.- .-----¡-------,-------- , --_.--r--------.. ----- .-_ .. - .--_ .. ,--- __ o - . ___ • •
jul-03 a90·03 sep-03 oct-03 nov-03 dic-03 ene-04 feb-04 mar-04 abr-04 may-04 jun-04
Mes
1- Inventario (Q) - o- Inicio Politica Saldos 1
Las siguientes tablas muestran los niveles de inventario que se han ido manejando durante el primer año de operaciones contra las ventas de los mismos. Se analizan diversos productos para comprender mejor el comportamiento de los inventarios.
Nota: Todos los cálculos del presente trabajo se realizaron con el sistema de aproximación de Microsoft Excel.
34
Lijadora de Banda Industrial GBS 100 juI-03 ago-03 sep-03 oct-03 noY-03 die-03 ene-04 feb-04 mar-04 abr-04 may-04 ·jun-04
~entas 1 1 2 1 2 2 2 2 3 1 3 3 Inventario Inicial 3 2 2 1 2 1 1 1 1 1 2 1 Compras O 1 1 2 1 2 2 2 2 2 2 3 Compras de Emergencia O O O O O O O O 1 O O O Inventario final 2 2 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 Ventas Promedio: 1.916 unidades. Inventario Promedio: 1.33 unidades.
Producto con altas ventas que nivelan la política de compras de inventario. Aun así existe un faltante que obliga a realizar una compra de emergencia.
~moladora Angular 7" 1S00W jul-03 ago-03 sep-03 oct-03 noY-03 die-03 ene-04 feb-04 mar-04 abr-04 may-04 ·jun-04 ~entas 3 2 3 2 1 1 3 O 1 1 O 1 Inventario Inicial 2 1 2 1 2 3 3 2 4 5 6 8 Compras O 3 2 3 2 1 2 2 2 2 2 1 Compras de Emergencia 2 O O O O O O O O O O O Inventario final 1 2 1 2 3 3 2 4 5 6 8 8 Ventas Promedio: 1.5 unidades. Inventario Promedio: 3.75 unidades.
Producto con ventas promedio. La política actual obliga a realizar comprar de inventario. Mantiene un alto nivel de servicio al cliente pero con un exceso en el nivel del inventario.
[aladro 3/S" VSR 1005 jul-03 ago-03 sep-03 oet-03 noY-03 die-03 ene-04 feb-04 mar-04 abr-04 may-04 Ijun-04 tventas 1 O 1 O O 1 1 O 1 1 O O Inventario Inicial 1 1 2 1 2 2 1 1 2 2 2 3 Compras O 1 O 1 O O 1 1 1 1 1 1 !compras de Emergencia 1 O O O O O O O O O O O Inventario final 1 2 1 2 2 1 1 2 2 2 3 4
Ventas Promedio: 0.5 unidades. Inventario Promedio: 1.917 unidades.
Producto con bajo movimiento. El sistema actual mantienen compras regulares para mantener un servicio alto. Se acumulan grandes cantidades de inventario.
35
En lo que corresponde al almacenaje del producto, el área de bodega no se maneja bajo algún sistema de distribución del producto. Se tiene almacenado el producto según la marca del fabricante, sin importar su clasificación ABe y su importancia.
Recientemente se tiene problemas de espacio debido a los excesos de inventario y al descontrol en el almacenaje.
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PLANO No. 1 Distribución Actual en Bodega
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36
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...
4.2 ANÁLISIS MÉTODO DE CONTROL ABC
La siguiente tabla muestra la clasificación ABC de los productos realizada sobre los datos históricos de las ventas durante los primeros meses de operaciones de la empresa, para poder entender la importancia que ha tenido cada producto históricamente en los ingresos.
Para cumplir la regla de Pareto se identificó el 20% de los artículos (1 al 8) según el porcentaje sobre los 40 artículos totales. Este 20% de productos representa el 50.42% de los ingresos por ventas y se clasifican como artículos Tipo A.
Los artículos tipo B cubren otro 20% de los artículos totales (9-16) Se puede estimar que entre los artículos clasificación A y S cubren el 71.64%.de los ingresos por ventas.
EL 60% de los artículos se clasifican como tipo C y representan el 28.36% de los ingresos por ventas.
', '
, , ,
No. Código Marca Descripción .
"
.
1 1276 Bosch Liiadora de Banda Industrial GBS 100
2 3400 Skil Sierra Circular de Banco 10" 3HP
3 11228 Bosch Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24
4 1617 Bosch Router 1 3/4 HP
5 1147 Bosch Taladro 1/2" GSB 16 RE
6 1754 Bosch Amoladora Angular 9" GWS 23-230
7 1752 Bosch Amoladora Angular 9" GWS 20-230
8 1130 Bosch Taladro 1/2" GSB 13 RE
9 1372 Bosch Lijadora Excéntrica GEX 150 AC
TABLA No. 1 Clasificación ASC
.TotaC, ;~ ~ : '. .. . de:', ' , Total de ' , ,,' Precio "
,~entas,' , Ventas en ' , unitario , " ' Q. ' , ' : por '- :;- . r~':~/ ':' . .. ' año ' . . .' . : . '" ;, .
23 02,800,00 064.400,00
29 01 ,999,00 057,971 ,00
24 02,173,68 052,168,42
25 01,883,00 047,075,00
51 0816,84 0 41 ,658,84
17 02,325,00 039,525,00
23 01 .350,00 031 ,050,00
57 0500,00 028,500,00
15 01 ,557,89 023,368,42
!=,orcentaje Porcentaje Porcentaje ' sobre el , Acumulado Sobre
" Total ' ' sobre ' : Articulos 'Ventas Q. Ventas Q. (n = 40)
" . .
8,96% 8,96% 2,50%
8,07% 17,03% 5,00%
7,26% 24,29% 7,50%
6,55% 30,84% 10,00%
5,80% 36,63% 12,50%
5,50% 42,13% 15,00%
4,32% 46,45% 17,50%
3,97% 50,42% 20,00%
3,25% 53,67% 22,50%
37
Clasificación
A
A
A
A
A
A
A
A
B
10 5790 Skil Sierra Circular HD 10 1/4" 4 05.090,93 020.363,71 2,83% 56,50% 25,00% B
11 1194 Bosch Taladro 1/2" GSB 20-2 RE 14 01 .394,73 019.526,22 2,72% 59,22% 27,50% B
12 1434 Bosch Atomilladora de Impacto 3/4" 3 06.300,00 018.900,00 2,63% 61,85% 30,00% B
13 9652-HD Ski! Amoladora AnQular 7" 1800W 18 01.031,58 018.56842 2,58% 64,43% 32,50% B
14 1575 Bosch Sierra Circular 7 1/4" 12.1 Amp 18 01.028,00 018.504,00 2,57% 67,01% 35,00% B
15 1593 Bosch Cepilladora Industrial GHO 31-82 9 01.870,53 016.834,74 2,34% 69,35% 37,50% B
16 1702 Bosch Amoladora Angular 5" GWS 10-125 C 16 01 .026,32 016.421,05 2,28% 71,64% 40,00% B
17 1506 Bosch Cizalla Eléctrica 2.8 mm 5 03.048,00 015.24000 2,12% 73,76% 42,50% C
18 3814 Bosch Cortadora Disco Abrasivo 14" 6 02.415,00 014.490,00 2,02% 75,77% 45,00% C
19 11316 Bosch Martillo Demoledor de 11 KG. 2 06.830,00 013.660,00 1,90% 77,67% 47,50% C
20 77 Skil Sierra Circular HD 7 1/4" 2HD 5 02.475,79 012.378,95 1,72% 79,40% 50,00% C
21 1587AVS Bosch Sierra Caladora Industrial 5 A 7 01.671,00 011.697,00 1,63% 81,02% 52,50% C
22 1845-02 Ski! Router 2 HP 10 Amp. 12 0943,16 011.317 92 1,57% 8260% 55,00% C
23 1551 Bosch Sierra para Mármol GDC 34 11 0968,42 010.652,63 1,48% 84,08% 57,50% C
24 1474 Bosch Sierra de Inglete de 12" 3 03.515,00 010.545,00 1,47% 85,55% 60,00% C
25 1948 Bosch Taladro inalámbrico GSR 12V VE-2 6 01.729,47 010.376,84 1,44% 86,99% 62,50% C
26 11239 Bosch Martillo Perforador 3 KG GBH 3-28 E 3 03.094,00 09.282,00 1,29% 88,28% 65,00% C
27 1589 Bosch Sierra Caladora Industrial GST 100 BCE 5 01.788,42 08.942,11 1,24% 89,53% 67,50% C
28 1277 Bosch Esmeril de Banco 220 V GSH 175 7 01.268,00 08.876,00 1,24% 90,76% 70,00% C
29 1949 Bosch Taladro inalámbrico GSR 12V 5+1 6 01.476,84 08.861,05 1,23% 9200% 72,50% C
30 3246 Bosch Taladro 3/8" Percusión PSB 420 15 0565,26 08.478,90 1,18% 93,18% 75,00% C
31 1912 Bosch Taladro inalámbrico GSR 14.4 VE-2 4 02.100,00 08.400,00 1,17% 94,34% 77,50% C - --32 1916 Bosch Taladro inalámbrico GSR 14.4 V 5 01.463,15 07.315,75 1,02% 95,36% 80,00% C
33 3382 Bosch Sierra Caladora Industrial GST 75 BE 6 01.034,74 06.208,44 0,86% 96,23% 82,50% C
34 1375 Bosch Amoladora AnQular 4 1/2" GWS 6-115 7 0763,16 05.342,12 0,74% 96,97% 85,00% C
35 6635 Skil Taladro 3/8" Heavy Duty 5.0 A 6 0722,11 04.332,63 0,60% 97,57% 87,50% C
36 1915 Bosch Taladro inalambrico GSR 12 V 1K 4 01.040,00 04.160,00 0,58% 98,15% 90,00% C
37 5375-08 Ski! Sierra Circular 71/4" Neg. 2.8 HP 6 0690,09 04.140,57 0,58% 98,73% 92,50% C
38 4580 Skil Sierra Caladora HD 5 Amp. 5 0687,89 03.439,47 0,48% 99,21% 95,00% C
39 1144 Bosch Taladro 3/8" VSR 1005 6 0570,00 03.420,00 0,48% 99,68% 97,50% C
40 6533 Ski! Taladro 3/8" Heavy Duty 4.5 A 5 0457,89 02.289,47 0,32% 100,00% 100,00% C - -
38
fI) IV
1000% . . . ,
'O 800°)/ _ _ .... .... __ . __ _ ro 10 .--_.- - . - , ::s E ::s o
oC( 60,0% , . fI)
S c: Q)
> fI) IV
~ ..c
40,0%
O 200% C/) ,
~ o
Gráfica No. 4 Curva ABC
_ . . __ . ___ . ___ _ . ___ . --- - 1-. ··- -·_- " ___ . _____ __________ . ___ . __ . __ ____ _ .. -. __
0,0% '---'-r -··-·-T -···- ---r- ·· ··· - ·· I--.---,-~--+_---,---r_-..._-_.,_--~----------------'
o 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40
Numero de Productos
• Intersección Productos A-B
<1- Intersección productos B-C . - - .
39
4.3 ANÁLISIS DE LA DEMANDA:
Se demostró que no existe una correlación marcada o predominante en las ventas históricas de los productos. Como ejemplo del procedimiento seguido se presenta el análisis realizado en el primer articulo clasificación A, el cual muestra índices de correlación muy bajos.
Gráfica No. 5 Análisis de Coeficiente de Correlación
<ti ca
3,5.- - - . - --- - _ _ ___ . --- o · ,
30 - -- ------·- - -_.
A - 1 Lijadora de Banda Mod. 1276 Jul. 2003 - Jun. 2004
2.5 . __ . _._-_ ... _ .... _--- ._ . . ----~- --------''-------'--
r; oc __ .I!I 2' · .. ·· · , __ 'c ::;!
• - - - _n F"? ¡z:¡; ¡- & .• ';- : i>-<ffll N <ti
.I!I 1.5 f---· e ., >
....
~'7'--,..."....., -- ··- - 1.· ... ·1-· .. ,..,...., 1
, .,:
.. _----"- ------. __ .. . -
~--- -----. I. ·_ ;.o,{_~ i ~
R2 Lineal 0,4674 Exponencial 0,4039 Potencial 0,4229
R 0,6837 0,6355 0,6503
0.5 ... - -- --- """" 1- --1 Logaritmica 0,4381 0,6619
<".' . , .,'
o .... _ L-....-..J.. _~ _ _ _ ~ .. _. ' I " .. ; "
Jul. Ago. Sep. Oc1. Nov. Dic.
Meses
c:::::J 1276 - Lineal (1276) Exponencial (1276)
a. •. Feb. Mar. Ab' ".y Jun
- Potencial (1276) -Logarítmica (1276)
En el Anexo No. 1 Se muestra el análisis de correlación completo de los productos A y B
40
El análisis de correlación y la elaboración de líneas de tendencia en conjunto con una revisión visual de las ventas (Grafica No. 5) demuestra que no existe tendencias, estacionalidades y/o ciclos marcados en las ventas históricas. Esto se ve afectado grandemente por la limitante de la cantidad de datos. En el Anexo No. 2 se muestra las graficas de véntas de los productos A.
Gráfica No. 5 Ventas Históricas - Análisis de Tendencias y Estacionalidades
A - 1 Lijadora de Banda Mod. 1276
3,5
3
2,5 .. .. 2 'tl ra 'tl 'c 1,5 ::>
1
0,5
o jul-03 ago-03 sep-03 oct-03 nov-03 dic-03 ene-04 feb-04 mar-04 abr-04 may-04 jun-04
Meses
I ~ventas 1
Debido a la falta de una correlación dominante y la carencia del método de correlación a tomar en cuenta cambios ocasionales en las ventas se decide excluir este método. Según Narasimhan et al (1996) el más recomendado para manejar series de tiempo común es el modelo de Winters. De este modelo se eliminan las estacionalidades y las tendencias según el análisis, dando paso al uso del modelo de suavizamiento exponencial simple o promedio exponencial simple.
41
4.4 PRONÓSTICO DE VENTAS DE lOS ARTíCULOS A Y B
El pronóstico de la demanda se realizó sobre los artículos de clasificación A y B según el análisis ABC, bajo el modelo de pronósticos de suaviza miento exponencial simple. Se seguirá utilizando el artículo A -1 para ejemplificar el procedimiento seguido para la elaboración del pronostico.
A-1 Lijadora de Banda Mod. 1276
entas Históricas 2 2
Pronóstico = Constante(Demanda más reciente) + (1-Constante)pronostico Más reciente F, = aD, + (l-a)F,_1
otal 2
Constante = a = 0.2 ( la constante de suavizamiento para un modelo constante debe de estar entre 0.1 y 0.3, entre más variable la demanda se utilizan constantes más altas)
Demanda más reciente = 3 (últimas ventas registradas, Jun-04) Pronóstico más reciente = 2.3 = 14/6 (promedio simple ventas ultimo semestre, Ene-Jun 04)
F1 = 0.2(3) + (1-0.2)2.3 F1 = 2.4 F1 = 2 unidades
El proceso es iterativo utilizando el historial de ventas como demanda más reciente y el pronóstico recién calculado como el pronóstico más reciente.
42
.' . . '
No. Código Descripción 1 1276 lijadora de Banda Industrial GBS 100 2 3400 Sierra Circular de Banco 10" 3HP 3 11228 Martillo Perforador 2 KG GBH OSE 4 1617 Router 1 3/4 HP 5 1147 Taladro 1/2" GSB 16 RE 6 1754 Amoladora AnQular 9" GWS 23-230 7 1752 Amoladora Angular 9" GWS 20-230 8 1130 Taladro 1/2" GSB 13 RE 9 1372 lijadora Excéntrica GEX 150 AC
10 5790 Sierra Circular HO 10 1/4" 11 1194 Taladro 1/2" GSB 20-2 RE 12 1434 Atornilladora de Imeacto 3/4" 13 9652-HO Amoladora Angular 7" 1800W __ o
14 1575 Sierra Circular 7 1/4" 12.1 Amp --15 1593 Cepilladora Industrial GHO 31-82 16 1702 Amoladora Angular 5" GWS 10-125 C
TABLA No. 2 Pronóstico de Ventas
. ~- ~ . ' ., . ' " ,
jul- ago- Sep- oct-04 04 04 04 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 2 2 5 5 4 4 2 1 1 2 2 2 2 2
5 5 4 4 2 1 1 1 O O 1 O 1 1 1 1 1 O O 1 1 1 2 2 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1
'. Pronóstico
nov- dic- ene- feb- mar- abr- may- jun-04 04 05 05 05 05 05 05 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 2 2 2 2 3
2 2 2 2 2 2 2 3 2 2 2 2 2 2 2 2 4 3 4 4 4 4 5 5
1 1 1 1 2 2 2 2
2 2 2 2 2 2 2 2
5 4 5 4 4 5 5 5 2 1 1 1 1 2 2 1
O O 1 O O O 1 1
1 1 1 2 1 1 1 1
O O O O 1 O O O 2 2 2 2 1 1 1 1
2 2 2 1 2 2 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1
2 1 2 2 1 1 1 2 - - - _.
En el Anexo No. 2 se adjunta las gráficas de las ventas de los productos A históricos versus el pronóstico que se elaboró, donde se puede apreciar la exactitud del pronóstico.
43
4.5 PUNTO DE REORDEN y STOCK DE SEGURIDAD
Actualmente se mantiene una unidad de cada artículo para exhibición y demostración. Se puede considerar como una política de inventario mínimo que mantiene la empresa. Esto se debe a que el tipo de producto no se vende si no se exhibe y prueba. Este inventario mínimo se convierte automáticamente en el inventario de seguridad que maneja la empresa y es una política que la administración no permite cambiar.
El punto de reorden que se muestra en la tabla describe que debido al abastecimiento inmediato de producto por parte de los proveedores se debe de pedir cuando el inventario esté en cero en la mayoría de productos, con excepción del artículo NO.5 y el No. 8 que presentan un punto de reorden de 1.
Debido a la política de stock de seguridad descrita anteriormente, el nuevo punto de reorden se recalcularía para llegar a ser de una unidad y en los productos en los cuales el punto de reorden calculado fue de 1 se llegaría a tener un nuevo punto de reorden de 2 unidades. Con esta política se mantiene los inventarios mínimos permitidos sin afectar grandemente el nivel de servicio que se espera ofrecer al cliente.
De nuevo se utiliza el artículo A-1 para la ejemplificación de los cálculos.
A-1 Lijadora de Banda Mod. 1276
Demanda anual pronosticada = D = 24 U. Demanda mensual promedio pronosticada = d = 24/12 = 2 unidades Tiempo de entrega en días/mes = t = 1día/30 días = 0.033 Punto de Reorden = P.R. = d * t = 2 * 0.033 = 0.066 ~ O
Inventario Mínimo exigido = 1 unidad (política interna de la empresa) Stock de seguridad = P.R. + Inventario Mínimo exigido Stock de seguridad = O + 1 = 1 unidad
Nuevo punto de Reorden = Stock de seguridad o Stock a mantener = 1 unidad
44
,..,
TABLA No. 3 Punto de Reorden para los Artículos A y B
. . '. I " ....
D ·,,, '. ,", d " " . T . t entrega Punto de Inv. Mlnlmo Stock a Nuevo . , . "
No. ABC Código Descripción .. ,- ' , ;. ": " entrega Punto de . : j', .. ,
·anual . . mensual . Reorden ' ;. Exigido Mantener '~~:" .\ '.~ ¡", .' dias ' meses .. Reorden . . ' .~.: . ". --:', :, .: ¡ . :":: . 1 A 1276 Lijadora de Banda Industrial GBS 100 24 2 1 0,033 O 1 1 1
2 A 3400 Sierra Circular de Banco 10" 3HP 28 2 1 0,033 O 1 1 1
3 A 11228 Martillo Perforador 2 KG GBH OSE 25 2 1 0,033 O 1 1 1
4 A 1617 Router 1 3/4 HP 26 2 1 0,033 O 1 1 1
5 A 1147 Taladro 1/2" GSB 16 RE 51 4 1 0,033 1 1 2 2
6 A 1754 Amoladora An¡¡ular 9" GWS23-230 18 2 1 0,033 O 1 1 1
7 A 1752 Amoladora An¡¡ular 9" GWS 20-230 24 2 1 0,033 O 1 1 1
8 A 1130 Taladro 1/2" GSB 13 RE 55 5 1 0,033 1 1 2 2
9 B 1372 Lijadora Excéntrica GEX 150 AC 16 1 1 0,033 O 1 1 1
10 B 5790 Sierra Circular HO 10 1/4" 4 O 1 0,033 O 1 1 1
11 B 1194 Taladro 1/2" GSB 20-2 RE 13 1 1 0,033 O 1 1 1
12 B 1434 Atornilladora de Impacto 0/." 3 O 1 0,033 O 1 1 1
13 B 9652-HO Amoladora Angular 7" 1800W 18 2 1 0,033 O 1 1 1 -
14 B ' 1575 Sierra Circular 7 1/4" 12.1 Amp 18 2 1 0,033 O 1 1 1 t-
15 B 1593 Cepilladora Industrial GHO 31-82 12 1 1 0,033 O 1 1 1
16 B 1702 Amoladora Angular 5" GWS 10-125 C 16 1 1 0,033 O 1 1 1 ---- --
En el Anexo No. 3 se muestra, por medio de un calculo de stock de seguridad, que los niveles propuestos de stock a mantener logran un nivel de servicio del 95%.
45
4.6 LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO (EOQ)
Por medio del cálculo del EOO (lote económico de pedido) se averiguó la cantidad óptima a pedir cada vez que se llega al Punto de Reorden. Éstas serian las cantidades mínimas que optimizarían los inventarios.
Como herramienta básica para estos cálculos se establecieron las nuevas ecuaciones de costos relevantes para el manejo del inventario y la deducción de la nueva ecuación general de costos.
Costo del Producto: Se maneja como el costo de compra del artículo.
Costo del Producto = C = Precio (1-Margen)
Costo del Producto = C = P (0.65)
Precio de Venta del Producto: Precio de lista al publico de un artículo, en promedio se maneja un precio con un margen del 35% sobre el costo.
Precio de Venta del Producto = P
Precio de Venta del Producto = C/0.65
Costo de Mantener Inventario: Se divide en diferentes costos. El costo del seguro especificado por el departamento de contabilidad como 04.00 por 01000.00 de inventario, el costo de almacenaje calculado sobre el costo de alquiler del metro cúbico de bodega contra el volumen promedio de la herramienta, el costo de obsolescencia especificado por el fabricante y el costo de capital u oportunidad según tasa de interés definida por la compañía.
Costo de Mantener inventario = H = C seguro + C almacenaje + C obsolescencia. + C capital
H = 0.04% C + 0.0321%C + 10%C + 12% C
H = 22.0721 % C
H = 0.220721C
46
Costo de Pedido: Incluye solamente el costo de flete por cada pedido realizado, que es el único costo relevante según especificaciones de la empresa.
Costo de Pedido = S = 020.00
Costo de Faltante: Se define como la utilidad bruta perdida por no efectuar una venta.
Costo de Faltante = P - C
Costo de Faltante = P - (0.65P)
Costo de Faltante = 0.35P
Ecuación general de costos:
Costo Total = Costo de Mantener + Costo de Pedir
CT = H + S
CT = (C seguro + C almacenaje + C obsolescencia. + C capital) + S
CT = (0.04%C + 0.0321%C + 10%C + 12% C) + S
Para ejemplificar el calculo de los EOO se presenta el procedimiento seguido para el articulo A-1 ,
A-1 Lijadora de Banda Mod. 1276
Demanda Anual pronosticada = 24 uni. Costo de Pedido = 020.00
47
Costo de Mantenimiento = Q.482.05
Q=~2~S Q = /2(24)(Q20.00)
• Q482.05
Q = 1.41
Q ~::d
La presente tabla muestra el resumen de las cantidades óptimas a pedir de cada artículo tipo A y B. Como se puede apreciar, en la mayoría de los productos las cantidades óptimas a pedir no son demasiado grandes, en especial debido al "Iead time" que se tiene con los proveedores.
48
TABLA No. 4 Lote Económico de Pedido (EOQ)
,. ... : : '.,. .. . . C (costo No. Clasificación Código Descripción ' . .: . ;". . del ;' . H (costo de S (cos~o D (demanda EOQ
'.' ..... . ' '. ; "':.'" ' ' . rti 1'\ mantener) de pedir) anual) . '.' a cu o, . 1 A 1276 Lijadora de Banda Industrial GBS100 Q2.184,00 Q482,05 Q20,00 24 . 1 2 A 3400 SierraCirculardeBanco10"3HP Q1 .000,00 Q220,72 Q20,00 28 2 3 A 11228 MartilloPerforador2KGGBHOSE Q1 .695,47 Q374,23 Q20,00 25 2 4 A 1617 Router 13/4 HP Q1.468,74 Q324,18 Q20,00 26 2 5 A 1147 Taladro 1/2" GSB 16 RE Q571 ,79 Q126,21 Q20,00 51 4 6 A 1754 Amoladora AnQular9" GWS 23-230 Q1 .813,50 0400,28 Q20,00 18 1 7 A 1752 Amoladora AnQular 9" GWS 20-230 Q1 .053,00 Q232,42 Q20,00 24 2 8 A 1130 Taladro 1/2" GSB 13 RE 0350,00 Q77,25 Q20,00 55 5 9 B 1372 Lijadora Excéntrica GEX 150 AC Q1 .215,16 Q268,21 Q20,00 16 2 10 B 5(90 Sierra Circular HO 10 1/4" Q2.545,46 Q561 ,84 Q20,00 4 1 11 B 1194 Taladro 1/2" GSB 20-2 RE Q1 .087,89 Q240,12 Q20,00 13 1 12 B 1434 Atornilladora de Impacto 3/4" Q4,410,00 Q973,38 Q20,00 3 1 13 B 9652-HO AmoladoraAngular7" 1800W Q515,79 Q113,85 Q20,00 18 3 14 B 1575 Sierra Circular 71/4" 12.1 Amp Q801,B4 Q176,98 Q20,00 18 2 15 B 1593 Cepillad ora Industrial GHO 31-B2 Q1,459,01 Q322,03 Q20,00 12 1
_.~6_ B . _ ___ J 702 Amoladora Angular 5" GWS10-125C QBOO,53 Q176,69 Q20,00 16 2
49
4.7 POLíTICA DE PEDIDO DE INVENTARIOS
Las políticas de pedido de inventarios detallan las cantidades optimas de inventario a mantener, así como las cantidades a pedir y cuando pedir.
Los parámetros generales en los que se basaron las políticas son:
• Se deben de mantener los niveles mínimos de inventario posibles, con un límite mínimo de stock de 1 unidad de cada producto para exhibición y demostración al cliente.
• Mantener el nivel del nivel de servicio lo más alto posible, en este caso del 95%. Ya quedó demostrado que mantener sólo una unidad para exhibición y demostración concuerda con el stock de seguridad requerido para mantener este nivel de servicio en casi todos los productos de alta rotación.
• Lead Time inmediato. Entrega prácticamente inmediata del producto, con un tiempo de espera de 1 día. Se maneja proveedores locales que mantienen un alto nivel de inventario para cumplir con el nivel de servicio deseado.
• Se trabaja con un sistema de inventario de cantidad de pedido constante y tiempo de pedido variable. Se pide cada vez que se llega al punto de Reorden y se efectuar un pedido igual al EOO calculado.
• Los procesos de mantenimiento e inspección del inventario se realizan mediante el seguimiento de los Procesos Estándar de Operación, definidos con los encargados de manejar el inventario en la empresa mediante el modelo de conversación libre.
• Costos: El calculo de los costos referentes a los inventarios se realizan mediante la deducción de nuevas herramientas y fórmulas (algunos de los cálculos se ven afectados por un factor a petición de la administración de la empresa) Se utiliza la ecuación general de costos calculada para la deducción de los valores EOO.
50
4.7.1 POLíTICA DE INVENTARIOS PRODUCTOS A Y B
El resumen de las políticas para los productos A y B a seguir es el siguiente:
TABLA No. 5 Políticas de Pedidos de Inventarios
; ".,
",:: . .' . Demanda . Demanda Numero
No. I Clasificación Códl!lo
~l I
", "'; .'\,~' ~:- '~.' Descr~clón · , . :':. .: ..
.... Anual . Mensual Punto Stock a Pedidos Pronos. :' Promedio EOQ Reorden Mantener Anuales
1 I A 1276 Lijadora de Banda Industrial GBS 100 24 2 I 1 1 1 1 . 1 24 2 I A 3400 Sierra Circular de Banco 10" 3HP 28 2 1 2 1 1 1 14
3' A 11228 Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24 DSE 25 2' 2' 1 1 13 4 , A 1617 Router 1 3/4 HP 26 2' 2' 1 1 13
5' A 1147 Taladro 1/2" GSB 16 RE 51 4 1 4' 2 2 13
6' A 1754 Amoladora Angular 9" GWS 23-230 18 2 1 1 1 1 1 18 7' A 1752' Amoladora Angular 9" GWS 20-230 24 2 1 2 1 1 1 12 8 ' A 1130 'Taladro 1/2"GSB 13 RE 55 5 1 5' 2 2 11
I 9 I B 1372 Lijadora Excéntrica GEX 150 AC 16 1 2 1 1 8 10 B 5790 Sierra Circular HD 10 1/4" 4 O 1 1 1 4 I
111 B 1194 1 Taladro 1/2"GSB 20-2 RE 13 l' l' 1 1 13 12 'B 1434 1 Atornilladora de Impacto 3/4" 3 O 1 l' 1 1 3 13 1 B , 9652-HD 1 Amoladora Arlflular 7" 1800W 18 2' 3 1 1 1 6 141 B 1575 ISierraCircular71/4"12 . 1A~ 18 2' 2' 1 1 9 15 ' B 1593' C~Qilladora Industrial GHO 31-82 12 l' l' 1 1 12 16 ' B 1702 1 Amoladora Angular 5" GWS 10-125 C 16 l' 2 I 1 1 8
Nota: Demanda mensual promedio = Demanda anual pronosticada /12 Numero de pedidos anuales = Demanda anual pronosticada / EOQ
51
4.7.2 POLíTICA DE INVENTARIOS PRODUCTOS C
La política de inventarios de los productos clasificación C se rige sobre los mismos parámetros y costos establecidos anteriormente, en particular:
• Inventario mínimo: 1 unidad para exhibición • Tiempo de Entrega: 1 día • Ventas Constantes
TABLA NO. 6 Política de Pedidos de Inventarios
... ... :: Ventas Ventas .. Inventarlo '. - , Cantidad a Pedir (Pedidos No. ABC Código . . D~cripci~n .. . ": '" ~.-~U Anuales Promedio Promedio a Instantáneos .contra venta)
" Históricas Mensuales Mantener
17 C 1506 Cizalla Eléctrica 2.8 mm 5 0,42 1 1 18 C 3814 ~ortadora Disco Abrasivo 14" 6 0,50 1 1 19 C 11316 Martillo Demoledor de 11 KG. 2 0,17 1 1 2C C 77 Sierra Circular HD 7 1/4" 2HD 5 0,42 1 1 21 C 1587AVS Sierra Caladora Industrial 5 A 7 0,58 1 1 22 C 1845-02 Router 2 HP 10 Amp. 12 1,00 1 1 23 C 1551 Sierra para Mármol GDC 34 11 0,92 1 1 24 C 1474 ~ierra de Inglete de 12" 3 0,25 1 1 2E C 1948 !Taladro inalámbrico GSR 12V VE-2 6 0,50 1 1 2E C 11239 Martillo Perforador 3 KG GBH 3-28 E 3 0,25 1 1 27 C 1589 Sierra Caladora Industrial GST 100 BCE 5 0,42 1 1 21: C 1277 Esmeril de Banco 220 V GSH 175 7 0,58 1 1 2~ C 1949 !Taladro inalámbrico GSR 12V 5+1 6 0,50 1 1 3C C 3246 . !Taladro 3/8" Percusión PSB 420 15 1,25 1 1 31 C 1912 [aladro inalámbrico GSR 14.4 VE-2 4 0,33 1 1 32 C 1916 [aladro inalámbrico GSR 14.4 V 5 0,42 1 1 32 C 3382 2i§rra CEladora Industrial G~T 75 BE 6 . Jl,50 1 1
- - - -- -- - - - _ . -- - - L- ________ o
52
34 C 1375 Amoladora AnQular 4 1/2" GWS 6-115 7 0,58 1 1 3!i C 6635 Taladro 3/8" Heavy Du~ 5.0 A 6 0,50 1 1 36 C 1915 Taladro inalámbrico GSR 12 V 1K 4 0,33 1 1 37 C 5375-08 Sierra Circular 71/4" NeQ. 2.8 HP 6 0,50 1 1 38 C 4580 Sierra Caladora HD 5 Amp. 5 0,42 1 1 39 C 1144 Taladro 3/8" VSR 1005 6 0,50 1 1 40 C 6533_ Ialadro3/['J:I§avy Duty 4.5 A 5
-- -----º' 4? __ 1 1 -
Se logra apreciar en las ventas históricas una demanda máxima mensual de 1.25 unidades para el artículo clasificación e con mayor movimiento ( Mod. 2146) y una demanda mínima de 0.17 unidades por mes para el artículo con menor movimiento (Mod. 11316)
En promedio la demanda de un artículo clasificación e es de 0.51 o 1 unidad cada dos meses y, debido al abastecimiento en un día, se utiliza el método de pedido instantáneo del articulo contra cada venta.
No es necesario mantener inventarios de mas de 1 unidad de cada producto, reduciendo los costos de mantenimiento. Se realizarán revisiones diarias sobre las ventas y se verificará si existió una venta de un producto e para efectuar algún pedido, según los Procedimientos Estándar de Operación propuestos.
El artículo que se encuentra en exhibición es el articulo que se entrega al cliente contra venta. Por recomendaciones de los fabricantes el primer artículo que se debe de entregar es el mismo que se utiliza para demostración. Se tiene la ventaja de que la herramienta eléctrica es un producto que se adquiere por necesidad, facilitando la entrega al cliente del producto exhibido.
53
4.8 PROCEDIMIENTO ESTÁNDAR PARA EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS
Guía básica propuesta de los procedimientos a seguir para el manejo y control de los inventarios utilizando las nuevas herramientas descritas en el presente trabajo.
Actividad Nombre 1 Revisión del inventario
.
2 Orden de Compra
3 Recepción del pedido
4 Clasificación ABC
5 Ingreso del inventario
---- -- ~ - ---- ---- - --- -6 Revisión periódica del
inventario
TABLA No. 7 Procedimientos Estándar de Operación
Descripción Revisión del nivel de inventario de los artlculos en bodega, según el sistema de la empresa .
prden de pedido al proveedor de los articulos que estén en el nivel ~el PUNTO DE REORDEN y el EOQ, correspondiente.
Revisión visual y recepción física de los productos pedidos a los proveedores.
Clasificación de cada uno de los artículos recibidos sobra la base del estudio ABC. .
Ingreso de los artículos recibidos y clasificados en bodega y carga de las cantidades recibidas en el sistema. En los resultados se muestra un diseño propuesto de la distribución de productos en bodega.
Revisar periódicamente, según el tipo de artIculo, los niveles de los inventarios, asl como I.os cálculos correspondientes para análisis.
- -- -- - - - .-
Documento DOC-REVI
DOC-ORDE
DOC-RECP
DOC-ABC
DOC-ING
DOC-REVII
- -- -- - --
La descripción detallada de cada procedimiento estándar de operación se especifica en el Anexo No. 4
54
4.9 COMPARACiÓN DE LA POLíTICA PROPUESTA
Se realizó una comparación del método propuesto en los procedimientos estándar de operación contra el método actual con que se manejan los inventarios. Para esta comparación se utilizaron los datos de ventas reales del tercer trimestre del año 2004: Julio, Agosto y Septiembre.
Se utilizó la política actual de pedir una cantidad mensual igual al promedio simple de los últimos 6 meses de ventas y pedidos esporádicos para contrarrestar la escasez de producto, calculando los costos correspondientes según las nuevas formulas de costos elaboradas en el presente trabajo. Para el sistema propuesto se utilizó la política descrita en la tabla No. 7 y se calcularon los costos según las mismas formulas. Se describen los resultados obtenidos en los artículos de clasificación A como representativos de los A y B. La política actual almacena más producto al realizar mas compras, mientras que la política propuesta compra menos cantidades al recurrir a las nuevas herramientas. Según el análisis esto representa una disminución en el costo de mantener y pedir inventario de Q20,893.83 sólo en los productos tipo A.
_Có~i9.~_ 1276 . .. - -- _ . .
3400 11228 1617 1147 -_._._-1754 1752 1130
..
. '
_. ___ r>.~~_c!il?clón __ _ ~ijadora de.I3a..~.<:l91.n(j~stri§lJi'BS 100 Sierra Circular de Banco 10" 3HP
TABLA No. 8 Comparación de Políticas de Inventarios
.. Compras ' Compras · Ventas Trimestre Trimestre
Trimestre . Actual Propuesto 7 8 7 4 6 4
Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24 OSE 7 9 8 Router 1 3/4 HP 8 10 8 Taladro 1/2" GSB 16 RE 16 19 16 ,i\moladora Angu lar 9" GWS 23-230 4 6 4 Amoladora Angular 9" GWS 20-230 5 8 6 Taladro 1/2" GSB 13 RE 16 17 20
TOTAL
Análisis Costos ,
; "t , • " ' , -
'. "
: ., . . Costo Costo Actual Propuesto Q20.444,33 Q16.874,16 Q7.825,77 Q4.922,88
Q17.564,62 Q15.889,15 Q17 .036,67 Q13.126,65 Q12.857,06 Q10.364,46 Q13.742,94 Q8.534,83
Q10.130,93 Q7.540,10 Q6.550,77 Q8.007,03
0106.153,09 085.259,26
Una descripción detallada de cómo se realizó el calculo para un artIculo se presenta en el Anexo No. 5
ss
Diferencia Q3.570,16 Q2.902,88 Q1 .675,47
Q3.910,03 Q2.492,60 Q5208,11
Q2590,84 -Q1.456,26
Q20.893,83
Para la comparación de la política propuesta para los productos clasificación C se utilizaron los datos de las ventas históricas que se han tenido. La nueva política muestra como a mediano plazo se identifica una considerable reducción en los niveles de los inventarios manejados y en las compras realizadas, contra la política actual que acumula inventario.
Sistema Actual Taladro 3/8" VSR 1005 jul-03 ago-03 Ventas 1 O Inventario Inicial 1 1 Compras O 1 Compras de Emergencia 1 O Inventario final 1 2
Compras Planificadas: 8 unidades Compras de Emergencia : 1 unidad Inventario Promedio: 2 unidades
Sistema Propuesto [Taladro 3/8" VSR 1005 jul-03 ago-03 ~entas 1
f---O
Inventario Inicial 1 1 ---' --- "- ---- - ----.. Compras 1 O Compras de Emergencia O O Inventario final 1 1
Compras Planificadas: 6 unidades Compras de Emergencia: O unidad Inventario Promedio: 1 unidad
TABLA No. 9 y 10 Comparación de Políticas de Inventarios Art. C
sep-03 oct-03 nov-03 dic-03 ene-04 feb-04 mar-04 abr-04 may-04 jun-04 1 O O 1 1 O 1 1 O O 2 1 2 2 1 1 2 2 2 3 O 1 O O 1 1 1 1 1 1 O O O O O O O O O O 1 2 2 1 1 2 2 2 3 4
sep-03 oct-03 nov-03 dic-03 ene-04 feb-04 mar-04 abr-04 may-04 Ijun-04 1 O O 1 1 O 1 1 O O 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 O O 1 1 O 1 1 O O O O O O O O O O O O 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
-
56
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0-Z ~ o::J z§-::SO: a... e
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Acceso lbcltn
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ArtiruIos C
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DISCUSiÓN DE RESULTADOS
5.1 MÉTODO ACTUAL
Previo al calculo de los resultados presentados en el Marco No. 4 se procedió a realizar un análisis del sistema actual de inventario que maneja la empresa.
Actualmente la empresa no posee un modelo de manejo de inventarios establecido, sólo manejan políticas establecidas sin ningún análisis previo.
Las políticas actuales en el manejo de los inventarios están enfocadas a mantener un alto servicio al cliente. Su objetivo principal es poseer grandes cantidades de inventario para cumplir con la demanda, sin analizar el exceso en los mismos.
Esto mantiene un nivel de servicio perfecto debido a que siempre se conservaba existencias de todos los productos. El método de pedido acumula inventario para las ventas futuras.
El nivel de los inventarios ha ido creciendo continuamente y no al mismo ritmo de las ventas. En este aspecto se puede apreciar el éxito de la venta de saldos para bajar los inventarios y poder centrar los recursos en otras áreas de la empresa.
5.2 MÉTODO PROPUESTO
Por medio de las conversaciones libres que se mantuvieron con el encargado de los inventarios se logró determinar cuales serían los procedimientos estándar de operación. Estos procedimientos se especifican en la Tabla No. 7 de los resultados.
Se fundamentan en los nuevos cálculos realizados para el manejo y control del inventario y sirven como base de las nuevas políticas de inventarios.
Así también, se crearon las políticas de pedido de inventario e inventarios mínimos y máximos a mantener. Los resultados se muestran en la tabla No. 6 del marco cuatro. El resumen de estos se muestra a continuación .
Código
1276 3400 11228
TABLA No. 11 Resumen de Política Propuesta
!Demanda Demanda Descripción .. Mensual . Anual
Promedio
L~adora de Banda Industrial GBS 100 24 2 Sierra Circular de Banco 10" 3HP 28 2 Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24 DSE 25 2
Punto Stock a EOa Reorden Mantener
1 1 1 2 1 1 2 1 1
59
1617 Router 1 3/4 HP 26 2 2 1 1 1147 !Taladro 1/2" GSB 16 RE 51 4 4 2 2 1754 ~moladora Angular 9" GWS 23-230 18 2 1 1 1 1752 ~moladora Angular 9" GWS 20-230 24 2 2 1 1 1130 !Taladro 1/2" GSB 13 RE 55 5 5 2 2
1372 Lijadora Excéntrica GEX 150 AC 16 1 2 1 1 5790 Sierra Circular.HD 101/4" 4 O 1 1 1 1194 !Taladro 1/2" GSB 20-2 RE 13 1 1 1 1 1434 ~tornilladora de Impacto 3/4" 3 O 1 1 1
9652-HD ~moladora Angular 7" 1800W 18 2 3 1 1 1575 Sierra Circular "7 1/4" 12.1 Amp 18 2 2 1 1 1593 ~epilladora Industrial GHO 31-82 12 1 1 1 1 1702 ~moladora AnQular 5" GWS 10-125 C 16 1 2 1 1
Estas políticas buscan mantener los niveles de inventarios mínimos que garanticen un buen servicio al cliente al menor costo posible.
Se puede apreciar que el stock a mantener es muy compatible con la política actual de stock de seguridad de una unidad. También muestra la nueva cantidad a pedir, EOQ, que difiere considerablemente a las cantidades actuales que se pedían.
En lo que respecta a la política propuesta para los productos clasificación e se aprecia que en promedio se vende uno de estos productos cada dos meses, por lo que no es conveniente seguir utilizando el modelo actual y pedir cantidades todos los meses.
En el análisis de la situación actual se realizo el estudio sobre el Taladro VSR 1005 de poco movimiento. Este producto fue clasificado posteriormente como tipo C. En este análisis se puede identificar un incremento constante en los niveles de los inventarios debido a la política actual.
Entre las herramientas utilizadas para la elaboración de estas políticas cabe destacar la importancia del sistema de control ABC. Los resultados de este método (Tabla No. 1) muestran claramente los artículos a los cuales se les debe prestar especial la atención debido a su importancia en los ingresos de la empresa.
Se tiene que garantizar un stock adecuado y al menor costo posible de dichos productos, llevando un estricto control por medio de los nuevos procedimientos. Para los artículos e se puede manejar la política de 1 articulo como mínimo y como máximo.
El resumen de los resultados es el siguiente:
60
A B C
TOTAL
TABLA No. 12 Resumen Clasificación ABC
50.42 % 21.22 % 28.36 %
10
20% 60 &
1
Otra herramienta muy importante fue método del Suavizamiento Exponencial Simple para la realización de los pronósticos de ventas. Este método muestra una visión más clara de la demanda futura.
Como complemento del análisis se presenta en el Anexo No. 6 una comparación entre el método de suavizamiento exponencial y el método de pronostico simple utilizado actualmente por la empresa por medio de un análisis MAD. Este análisis demuestra el grado de precisión del método de suavizamiento, aunque también presenta la exactitud del método actual y la poca diferencia entre ambos. Quedaría a discreción de la administración el procedimiento a utilizar.
5.3COMPARACIÓN DE LA POLÍTICA PROPUESTA
Para analizar si el método propuesto reduce los costos de los inventarios de la empresa se realizó una comparación del método propuesto contra el método que se utiliza actualmente. Se utilizaron los artículos clasificación A para mostrar la disminución en los costos por manejo de los inventarios, efecto que también se daría en los artículos clasificación B.
Los resultados de esta comparación se muestran en la Tabla No. 7 de los resultados. Un resumen se muestra en la siguiente tabla.
TABLA No. 13 Resumen Comparación de Políticas Artículos A.
ABC Descripción Costos ! A ~rtículos clasificación A I
I Costo Método Actual 0106153,09! Costo Método Propuesto 085.259.26! Diferencia Q20.893,83:
Como se puede apreciar existe una considerable diferencia en el costo de manejo de los inventarios si se utiliza el método propuesto.
En nuevo método permite mantener los niveles de los inventarios lo más cercano al mínimo de stock requerido sin sacrificar el nivel de servicio del cliente.
61
El método actual acumula inventarios, elevando el nivel de servicio casi al 100%, pero sacrificando recursos que podrían ser utilizados en otras áreas.
Para los artículos tipo C se logra identificar la diferencia en los niveles de los inventarios que se manejarían. En el caso del análisis presentado en los resultados se aprecia en el nivel del inventario promedio manejado.
~istema Actual ~istema Propuesto
TABLA No. 14 Diferencia Entre Sistemas C-39 Taladro VSR 1005
~ompras Planificadas ~ompras de Emergencia 8 1 6 O
nventario Promedio 2 1
El nuevo sistema mantiene un inventario promedio de 1 unidad para cada articulo C, cumpliendo la política propuesta de inventario mínimo y máximo de 1 unidad.
62
CONCLUSIONES
1. Se logró identificar los artículos más importantes con relación a los ingresos de la empresa por medio del análisis ABC. Siendo estos los artículos clasificación A, que representan el 20% de los artículos, pero aproximadamente el 50% de los ingresos por ventas, contra los artículos C que representan el 60% de los artículos, peor solo el 28.36% de los ingresos por ventas.
2. Por medio del control ABC se propuso en los resultados una redistribución del producto en bodega para mejorar el manejo físico del inventario (Plano No.1 Distribución Actual Vrs. Plano No. 2 Distribución Propuesta)
3. El análisis de la demanda de los artículos no permitió identificar un comportamiento establecido, debido a la limitación de datos. Los pocos datos analizados describen la demanda como una demanda independiente pero poco variable, donde aplica un modelo de inventario determinístico.
4. Debido al análisis de la demanda el modelo de pronósticos a utilizar es el suavizamiento exponencial simple. Este modelo es más exacto que los pronósticos efectuados actualmente por medio de un sistema de promedio simple. Esta proyección permite estar mejor preparado para las demandas futuras de los clientes y mantener niveles de inventarios mínimos.
5. Se logró la descripción y definición de la ecuación general de los costos que se presentan en el manejo de los inventarios.
Costo Total = Costo de Mantener + Costo de Pedir
CT = H + S
CT = (C seguro + C almacenaje + C obsolescencia. + C capital) + S
CT = (O.04%C + 0.0321%C + 10%C + 12% C) + S
CT = 22.0721%C + S
donde,
C = costo del artículo S = costo de pedido relevante = flete por envío = Q20.00
6. En las nuevas políticas de inventarios propuestas se identifican los niveles mínimos y máximos recomendados para todos los artículos de la línea de herramienta eléctrica industrial.
64
7. El nivel mínimo en la mayoría de productos es de 1 unidad, cantidad que mantiene y reafirma la política actual . de 1 unidad para exhibición y demostración, y el nivel máximo es variable dependiendo del movimiento de cada producto.
8. Las nuevas políticas de inventarios reducirán los niveles actuales buscando mantener un nivel lo más cercano al stock mínimo requerido de 1 unidad, manteniendo un nivel de servicio aceptable para la empresa. Permiten conocer que cantidades hay que pedir y cuando hay que pedir. Logran mantener un nivel de servicio aproximado del 95% sin acumular inventarios como el método actual.
9. Se describen los Procedimientos Estándar de Operación, proporcionando una guía eficaz para el manejo de los inventarios que permite utilizar las nuevas herramientas propuestas.
10. Se identificaron las ventajas que representaría para la empresa SI se adoptan los nuevos procedimiento de operación en una comparación del método actual contra el método propuesto.
• Para los artículos A y B se reducirían los costos derivados del manejo de los inventarios. En el caso de los A la reducción es de Q.20,893.83 durante un trimestre de ventas.
• Para los artículos e se mejoraría los niveles de inventario a manejar, manteniendo los niveles lo más cercano al mínimo exigido de 1 unidad.
65
MARCO SIETE
66
RECOMENDACIONES
1. Se recomienda la implementación inmediata de los nuevos procesos estándares de operación y políticas de inventarios, ya que de acuerdo a los análisis realizados representarían una disminución considerable en los costos correspondientes y en los niveles a manejar.
2. Se debe elaborar el estudio correspondiente para los artículos de las demás líneas de productos que se manejan, teniendo como guía el presente trabajo
3. Se recomienda una capacitación del personal sobre las nuevas políticas, para lograr mejores resultados y la aplicación correcta de las mismas.
4. Es necesario efectuar una revisión mensual de los procedimientos y los cálculos efectuados. En conjunto con una evaluación y reelaboración del presente trabajo cuando se cuente con mayor cantidad de datos históricos.
5. Se debe continuar con la política de venta de saldos de inventario que lleve más de 1 año de almacenaje, previo estudio y clasificación del mismo. Estos recursos pueden ser utilizados para adquirir inventario de producto tipo A o para otras actividades como promoción.
6. Efectuar un estudio financiero del impacto que tendría la aplicación de los procesos propuestos, incluyendo un análisis de los estados financieros y de las razones financieras que involucran el manejo de los activos de la empresa.
7. De ser implementado el presente estudio se recomienda la reevaluación del mismo si se incorporan nuevos artículos a la línea de productos estudiada.
67
, REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
68
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70
ANEXO No. 1 ANÁLISIS DE CORRELACiÓN
Coeficientes de Correlación
No. ABC Código Descripción Lineal Exponencial Potencial Logarítmica :
1 A 1276 Lijadora de Banda Industrial GBS 100 0.684 1 0.636 0.650 0.662
2 A 3400 Sierra Circular de Banco 10" 3HP 0.017 0.033 0. 001 0.062
3 A 11228 Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24 OSE 0.514 [ 0.446 0.479 0.504
4 A 1617 Router 1 3/4 HP 0.725 i 0.762 0.702 0.678
5 A 1147 h"aladro 112" GSB 16 RE 0.675 0.647 0 .642 0.626
6 A 1754 ~moladora Angular 9" GWS 23-230 0.407 ¡ 0.000 0. 000 0.433 7 A 1752 ~moladora Angular 9" GWS 20-230 0.663 0.000 0.000 0.685
8 A 1130 Iraladro 1/2" GSB 13 RE 0.610 0.550 0.505 0.549
9 B 1372 Lijadora Excéntrica GEX 150 AC 0.483 0.000 0.000 0.482
10 B 5790 fsierra Circu lar HO 10 1/4" I
0.426 I 0.000 0.000 0.394
11 B 1194 h"aladro 112" GSB 20-2 RE 0.4181 0.000 0.000 0.339
12 B 1434 ~tornil ladora de Impacto 3/4" 0.585 1 0.000 0.000 0.487
13 B 9652-HO ~moladora AnQular 7" 1800W 0.696 i 0.000 0.000 0.697
14 B 1575 Sierra Circular 71/4" 12.1 Amp 0.446 1 0.000 0.000 0.304
15 B 1593 Cepilladora Industrial GHO 31-82 0.426 1 0.000 0.000 0.516
16 B 1702 !Amoladora Angular 5" GWS 10-125 C 0.581 ,
0.000 0.000 0.396
Hipótesis de Correlación: Ha: p = O H1: p": O
No hay correlación Hay correlación , r es diferente de cero.
Si r,.: O, se utiliza los valores críticos de Pearson según grados de liberta de (n-2)
No. ABC
1 A
2 A
3 A
4 A
5 A
6 A
7 A
8 A
9 B
10 B
11 B
12 B
13 B
14 B
15 B
16 B
Código
1276
3400
11228
1617
1147
1754
1752
1130
1372
5790
1194
1434
9652-HO
1575
1593
1702
Ra.95 = 0.579 Ra.99 = 0.708 N-2 = 10
Descripción
Lijadora de Banda Industrial GBS 100
Sierra Circular de Banco 10" 3HP
Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24 DSE
Router 1 3/4 HP
Taladro 1/2" GSB 16 RE
Amoladora Angular 9" GWS 23-230
Amoladora AnQular 9" GWS 20-230
Taladro 1/2" GSB 13 RE
Lijadora Excéntrica GEX 150 AC
fsierra Circular HO 101/4"
Iraladro 1/2" GSB 20-2 RE
~tornilladora de ImQacto 3/4"
~moladora Angular 7" 1800W
Sierra Circular 7 1/4" 12.1 Amp
Cepilladora Industrial GHO 31-82
~moladora Angular 5" GWS 10-125 C
Máximo RO,9S R 0,99
0.684 > N , 0.062 N N I 0.514 N N ,
0.762 > > ! , 0.675 > N
,
N I N 0.433 , 0.685 > N i
, 0.610 > N . ,
; 0.483 N N , . 0.426 N N I
! 0.4 18 N N
1 0.585 > N
I 0.697 > N I
0.446 N N ! I 0.516 N 1 N ! C.581 > 1 N
ANEXO No. 2 GRÁFICOS PRONÓSTICOS
Graficas de ventas históricas contra ventas pronosticas por el método de suavizamiento exponencial simple. Productos Clasificación A.
Se muestran las ventas históricas registradas en el primer año de operaciones , Julio 2003 - Junio 2004, contra el pronostico exponencial simple para los meses de Julio 2004 - Junio 2005 .
Articulo A-1 Lijadora de Banda
3,5 3
2,5 '" G> 2 't> .--II-II---L¡¡----l!"'-_f¡---JP·-_Z--IIII-_~"--__f:i_
ni :E 1,5 e ::;)
1 +----t'--. - .- - -. - .. - -.-- .. -- .... oo. - - .. - . . - .. . _-. -
0,5 O
Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb rv'Iar Abr rv'Iay Jun Meses
--+- Ventas Históricas -- Pronóstico -:c:-"-:-:'C. ,...... ___ _ ""' • ..,..~---.-. ' -:-:-. .. _-o : -_o . -.. _ . _. .
._ .. _ --- - .. - .. . -._ --_._ - ---
Articulo A-2 Sierra de Banco 10"
5 ,-------------------------,
4
'" ~ 3 -- .7 ~ [~-.--~- .. - -~ -.y . . -
~ 2 ---~ ... --.--/,---{. -_.~---- -7- ""' .--~~ .. ----.. -\ 1 - - .------......... "------ -----_. -- -
O -~-------------------------~ Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb rv'Iar Abr rv'Iay Jun
Meses
--+- Ventas Históricas - ..j' - Pronóstico
73
",
'" "C lO
:E e
:::l
Articulo A-3 Martillo de 2 Kg
5
4 .. - - - -- -- - ._--- -.- _._-- -- - ... - ... . --_ .. . - - _. -...---+
- - ._----- -- - - - --- - - - - • • &1-
2 . --It----~-7'·- · - ----.--. 1 --~- - - ----.--- --.- - -- . ____ o
o . ~----------------------------------------------~
Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
Meses
-+- Ventas Históricas - .. - Pronóstico
-------------------- --- -_ .. . _------
Articulo A-4 Router 1 3/4 HP
5 .-----------------------------------------~
4 -- - - - ..
3 If ...¡----I[.------------~----"I~-------/----\------..<----
-j--------ii --__f;- .. ----¡;~;:=:----_i .. - -I! -- ---C----{l. 2 ·
1
O
Jul Ago Sep .Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
Meses
-+- Ventas Históricas -f; - Pronóstico
74
Articulo A-S Taladro GSB 16RE
10
8
~ 6 oc lO oc 1: ----4.,
;§ 4 -u---------~~---III -- - -.--- -..Ii----IE - - 5---- _ ~- - --- -
2 __ -.;/-__ ___________ ___ '~~ '-r~ - __ _ _______________ __ . ___ _ _
o Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
Meses
---- Ventas Históricas -- Pronóstico -- --- --- ------- -------------- --== = -=------=-=-----=------= -- --- --- -- -------____ o
11) ., oc lO
oc 'c :::l
Articulo A-6 Amoladora GWS 23-230
3,5 -,-----------------------------------------------,
3 1----------.--------------------* ---------------- - · 2,5 --------1-\.--------· ------------ ---
2 --1'
1,5 ----
O,~ _~-_-/7-'--~--~-O ~+-----------~--+---------------------------~
---1----_._-
Jul Ago Sep . Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
Meses
---- Ventas Históricas --{;"-- Pronóstico
7-:"
Articulo A-7 Amoladora GWS 20-230
4,5 4 .. -. - -- . -.
3,5 ·-- -- ··-- --.-- - .. -- .. . .... -- .. oo •• "
.. 3 -- .. -- -.-.. --.- .- .. -- --,,- --- .- - ... -. -.... -. -. - ,,-- .. --.- .. . -. -.. -~ 2,5 ---"- ---- ------ ----.... - ----- .. -. . ' .. - -- -.-.. ..... --. -.. -. -. -" .- .. -- - .-lO :E c:
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0,5 -- -.--. ------ - - -
O
Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
Meses
- Ventas Históricas -+ - Pronóstico
Articulo A-8 Taladro GSB 13RE
10
8
6 lit ...... -4 .;> -' ........ '==11. It "
• ' ''"
'---'\-----""~'----!.l /<.-/----.---
2
O
Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun
Meses
- Ventas Históricas -fi'- Pronóstico ---------~====================~-------
76
ANEXO No. 3 STOCK DE SEGURIDAD
Para realizar el cálculo del stock de seguridad se buscó tener un nivel de servicio del 95%, equivalente a 1.65 de la distribución normal. Tomando en cuenta el lead time de 1 día y el cálculo para el periodo de un mes.
Stock de seguridad = Factor de Seguridad * MAD
Stock de Seguridad = 1.65 * ¿(Abs(Ventas-Promedio Ventas))
Se describen los cálculos efectuados en el artículo A-1 para mejor comprensión.
A-1 Lijadora de Banda Mod. 1276
Ventas Anuales pronosticadas = 24 uní. Ventas Mensuales promedio pronosticadas = 2 uní. Ventas Pronosticadas Jun-04 = 2 uní. Factor de Seguridad = 1.65
MAD Jul-04 = /2 - 2/ = O uní.
Stock de Seguridad Jul.-04 = Factor de Seguridad * MAD Stock de Seguridad Jul.-04 = 1.65 * O = O
Stock de Seguridad Mínimo durante el año pronosticado = O uni. Stock de Seguridad Máximo durante el año pronosticad = O uní. Stock de Seguridad Promedio durante el año pronosticado = O uní.
Stock de Seguridad Promedio de O uní. < Stock mínimo requerido de 1 unidad.
La política de 1 unidad mantiene el nivel de servicio del 95% en casi todos los productos.
77
Código Descripción jul-04
1276 Lijadora de Banda Industrial GBS 100 O
3400 Sierra Circular de Banco 10" 3HP 1 _ _ o
11228 Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24 DSE O
161 7 Router 1 3/4 HP 1
1147 Taladro y," GSB 16 RE 1
1754 Amoladora Angular 9" GWS 23-230 1
1752 Amoladora Angular 9" GWS 20-230 O
1130 Taladro y," GSB 13 RE 1
1372 Lijadora Excéntrica GEX 150 AC 1
5790 Sierra Circular HD 10 1/4'; 1
---.!J.94 Taladro y," GSB 20-2 RE O
1434 Atornilladora de Impacto 3/4" 1
9652-HO Amoladora Angular 7" 1800W 1
1575 ~L~!!I Circl!!~7 1!4"12.1 AmP .. _ . . __ 1 -. _ _ o _. _ _ _ -_ .. _-1593 Cepillador8 .I~ldllstrial GHO 31-82 O . - . .0. _ __
1702 Amoladora Angular 5" GWS 10-125 C 1
Stock de Seguridad Productos A y B
Stock de Seguridad
ago-04 sep_-04 oct-04 nov-04 dic-04 ene-OS feb-OS mar-OS
O O O O O O O O
1 1 1 1 1 1 1 1
O O O O O O O O
1 O O O O O O O
1 O O O 2 O O O
1 1 1 1 1 1 1 1
O O O O O O O O
1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1
O O O O O O 2 O
O O 1 O O O O 1
1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 -~!.._ - 1 1 1 1 1 - _. __ . "--_.- _ .. 1---- -- - -O O O O O O O O . . _---1 1 1 1 1 1 1 1
abr-OS may-OS jun-OS Min. Max. Prom.
O O O O O O I
1 1 1 1 1 1 I
O O 2 O 2 O ,
O O O O 1 O
O 1 1 O 2 1
1 1 1 1 1 1
O O O O O O
1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1
O O O O 2 O
O O O O 1 1
1 1 1 1 1 1
1 1 ._ 1-. 1 1 1 1
O O O O O O
1 1 1 1 1 1 - -- - -
Los resultados muestran valores promedio menores o iguales a una unidad, que es el inventario mínimo que se requiere actualmente por la empresa.
78
ANEXO No. 4 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR
Resumen de los Procedimientos Estándar de Operación recomendados para el Manejo de los Inventarios descritos en los resultados.
Procedimiento Estándar de Operación DOC-REVI
Revisión del Inventarios No. 1 Diaria A - Diaria B - Diaria C Gerencia de Operaciones
1 Ingresar al sistema de manejo de inventarios de la empresa.
2 Verificar el nivel del inventario del articulo deseado.
3 Si el artículo es A o B comparar con las tablas de inventario mínimo a seguir y punto de reorden para verificar si es necesario realizar algún pedido.
4 Si el artículo es C verificar el punto mínimo de O unidades (venta durante el día) y realizar el pedido.
S Si es necesario, verificar con las tablas la cantidad económica a pedir de dicho artículo, EOa.
6 Enviar análisis a encargado de compras de productos a pedir.
Pasar al procedimiento No. 2 - Orden de compra
Procedimiento Estándar de O~eración DOC-ORDE
Orden de Compra No. 2 D~riaA -DiariaB-DiariaC Compras
1 Contactar con el proveedor correspondiente al producto elegido y verificar las existencias del producto.
2 Llenar el formulario de orden de compra según los términos de cada proveedor.
3 Enviar la orden de compra al proveedor.
4 ¡Verificar la recepción de la orden y la fecha de entrega del producto.
S Pasar al procedimiento No. 3 - Recepción del Pedido
79
Procedimiento Estándar de Operación DOC-RECP
Recepción del pedido No.3 Diaria A - Diaria B - Diaria e Bodega
1 Entregar al encargado de bodega una copia de la Orden de Compra efectuada al proveedor.
2 Recibir. Comparar él envío con el inventario físico que se está recibiendo.
3 Si la entrega es correcta, firmar el documento de recibido al proveedor. Si no es correcta, comunicarse con el proveedor y coordinar las acciones a seguir.
4 Pasar al procedimiento No. 4 - Clasificación ABC.
Procedimiento Estándar de Operación DOC-ABC
Clasificación ABC No.4 Diaria A - Diaria B - Diaria e Bodega
1 Identificar cada producto recibido según su clasificación ABC.
Etiquetar cada producto según su clasificación. Las etiquetas son pequeños círculos
2 adhesivos de diferente color. Rojo: Tipo A, Amarillo: Tipo 8 y Verde: Tipo C. (Se etiqueta la caja donde va la herramienta, visiblemente al lado del código de la maquina impreso en la caja.)
3 Pasar al procedimiento No. 5 - Ingreso del inventario.
80
Procedimiento Estánd~r de Operación DOC-ING
Ingreso del Inventario No.5 Diaria A - Diaria B - Diaria e Bodega - Gerencia de Operaciones
1 Recibir del encargado de bodega una copia de la orden de compra verificada y debidamente aprobada (firma y sello)
2 Colocar todos los productos con etiqueta roja en las estanterías identificadas con etiqueta roja.
3 Colocar todos los productos con etiqueta amarilla en las estanterfas identificadas con etiqueta amarilla.
4 Colocar todos los productos con etiqueta verde en las estanterías identificadas con etiqueta verde.
5 Ingresar al sistema de manejo de inventario de la empresa.
6 Ingresar en el programa las cantidades recibidas de producto.
7 Verificar si se mantienen los inventarios entre ei' rango de los inventarios mínimos y máximos requeridos según las tablas correspondientes.
8 Pasar al procedimiento No. 6 - Revisión periódica del inventario.
Procedimiento Estándar de Operación DOC-REVII
Revisión periódica del inventario No. 6 Diaria A - Diaria B - Diaria e Gerencia de Operaciones
1 Verificar diariamente los niveles de inventario de los articulos con cíasificación A y B según el procedimiento estándar No. 1
2 Verificar semanalmente los niveles de inventario de los artículos con clasificación C, según ef procedimiento estándar No. 1
Si los niveles, en cualquiera de las revisiones diarias o semanales, no concuerdan con 3 los mínimos de stock exigidos en fas tablas de stock requerido, realizar los
procedimientos estándares de operación 2 al 5.
4 Verificar mensualmente los niveles físicos y teóricos de todos los artículos en el inventario.
Si los niveles en esta revisión mensual no concuerdan con los mínimos de stock exigidos 5 en las tablas de stock requerido, realizar los procedimientos estándares de operación 2
a15.
6 Elaborar los reportes de los movimientos de inventario durante el mes para entregarlos al encargado financiero.
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ANEXO No. 5 COMPARACiÓN POLÍTICAS
Comparación entre el método utilizado actualmente contra el método propuesto por medio de un calculo de los costos representativos de cada modelo según la nueva ecuación general de costos estimada.
Se calcularon los costos por concepto de manejo de inventarios utilizando como referencia las ventas reales del tercer trimestre del año 2004.
En la siguiente tabla se ejemplifica el procedimiento seguido para la comparación de los métodos en el articulo A-1 .
.. Ijadora de Banda Industrial GBS 100 2004 A·1 Mod 1276' ., '. . .. .. -'.';: ",.' .', ',: ','. . . " . .' . • • • ji. ~ , - • • • •••
... , , • .;. ,: ':' f. ,,' . ,',. . . '. ' •. i"'" Julio '. . ~ ,~ .= . . , Agosto " . Septiembre Total
Ventas Reales 3 1 3 7 Inventario Inicial {Stock a Mantener) 1 1 1 lGantidad Pedida durante el mes JEOO = 1) 3 1 3 7
Inventario Final 1 1 1 Costo Método Propuesto 07.094,05 02.686 ,05 07.094,05 0 16.874,16
lVentas Reales 3 1 3 7 Inventario Inicial 1 1 3 Pedido Inicial Mensual 2 3 2 7 Faltantes Durante él mes 1 O O Pedido de Compensación durante el mes 1 O O 1 Inventario Final 1 3 2 k;osto Método Actual 07.074,05 08.018 .16 05.352,1 1 Q20.444,33
Diferencia entre Métodos -03.570,16
Se comienza con un inventario inicial de una (1) unidad como mínimo recomendado y se efectúan los pedidos según cada política.
En ambos métodos se piden cantidades iguales de 7 unidades pero varia el tiempo de pedido. En el método actual se acumulan inventarios que tienen un alto costo de mantenimiento.
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ANEXO No. 6 ANÁLISIS MAD
Análisis MAD de Pronósticos: Comparación Método Actual de Pronóstico Simple contra Suavizamiento Exponencial Simple por medio de un análisis de Desviación Media Absoluta para las ventas reales de los artículos A durante el tercer trimestre del año 2004.
MAD = I j(Demanda Real - Demanda Pronosticada)j / n
No. ABC Código Descripción Jul Ago Sep Total MAD 1 A 1276 Lijadora de Banda Industrial GBS 100 3 1 3 7
Promedio Simple 2 3 2 7 0,000 Suavizamiento Exponencial Simple 2 2 I 2 6 0,333
2 A 3400 Sierra Circular de Banco 10" 3HP 1 1 2 4 Promedio Simple 2 2 2 6 0,667 Suavizamiento Exponencial SimQle 2 2 2 6 0,667
3 A 11228 Martillo Perforador 2 KG GBH 2-24 OSE 3 2 2 7 Promedio Simple 3 3 3 9 0,667 Suavizamiento Exponencial Simple 2 2 2 6 0,333
4 A 1617 Router 1 3/4 HP 4 1 3 8 Promedio Simple 3 3 3 9 0,333 ~uavizamiento Exponencial Simple I 3 3 2 8 0,000
5 A 1147 Iraladro 1/2" GSB 16 RE I 7 3 6 16 I
Promedio Simple 5 6 6 17 0,333 Suavizamiento Exponencial SimQle I 5 5 4 14 0,667
I 6 A 1754 Amoladora Angular 9" GWS 23-230 I 1 2 1 4
Promedio Simple I 2 2 2 6 0,667 Suavizamiento Exponencial Simple 2 1 1 4 0,000
7 A 1752 Amoladora Angular 9" GWS 20-230 ,
I 3 1 1 5 Promedio Simple I 2 3 2 7 0,667 Suavizamiento Exponencial Simple ! 2 2 2 6 0,333
I ;
8 A 1130 Iraladro 1/2" GSB 13 RE ! 5 3 8 16 Promedio Simple 5 6 6 17 0,333 Suavizamiento Exponencial Simple i 5 5 4 14 0,667
El promedio del MAD del pronostico simple utilizado actualmente es de 0.458 mientras que del método propuestos de suavizamiento exponencial simple es de 0.375.
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