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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE, TIEMPO, COSTOS, Y RECURSOS HUMANOS PARA EL PROYECTO: “RÍO FRÍO-ARAUCARIA”
DEL INSTITUTO NACIONAL DE BIODIVERSIDAD (INBio)
María Angélica Cordero Solís
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
San José, Costa Rica Setiembre, 2011
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos.
__________________________ MSc. Miguel Ángel Vallejo Solís
PROFESOR TUTOR
______________________ Dr. Nolán Quirós Rodríguez
LECTOR No.1
___________________________ MAP. Ing. Ramiro Fonseca Macrini
LECTOR No.2
________________________ María Angélica Cordero Solís
SUSTENTANTE
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Dedicatoria
A mis padres Wilson y María del Carmen cuyo ejemplo, dedicación
y trabajo sirvieron de apoyo para no desmayar en mi camino hasta alcanzar la meta propuesta e inspiraron
mis deseos de superación.
A mis hermanos Wilson y Cynthia, motivo constante de superación
y empeño.
Con amor,
Angélica
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Agradecimientos
Al profesor Miguel Vallejo director de tesis, que con sus calidades humanas, profesionalismo, experiencia y orientación hizo posible la culminación de
este trabajo.
A mi hermana Cynthia por su apoyo constante, por sus aportes, observaciones e incentivación, logró que no desmayara en mi meta de culminación de esta
investigación.
Al profesor Dr. Nolán Quirós y al profesor Ing. Ramiro Fonseca lectores de tesis, por sus valiosas observaciones.
A los profesores del programa de maestría de la Universidad de Cooperación
Internacional U.C.I. por sus enseñanzas.
A Elena Galante Directora del Proyecto Río Frío, por su colaboración en esta investigación, con su apoyo fue posible realizarla.
Para todas aquellas personas que de una u otra forma me brindaron su apoyo.
Por siempre mi gratitud.
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Tabla de Contenidos
Portada Hoja de aprobación Dedicatoria Agradecimientos Tabla de contenidos Índice de figuras Índice de cuadros Lista de abreviaturas Resumen ejecutivo 1. Introducción 1.1 Antecedentes del tema 1.2 Problemática 1.3 Justificación del proyecto 1.4 Objetivo general 1.5 Objetivos específicos 2. Marco teórico 2.1 Marco institucional
2.1.1 Antecedentes de la institución 2.1.2 Misión, visión y valores 2.1.3 Estructura organizativa 2.1.4 Afiliación a redes nacionales, regionales e internacionales 2.1.5 Proyecto de investigación “Río Frío-Araucaria”
2.2 Teoría de administración de proyectos 2.2.1 Proyecto 2.2.2 Administración de proyectos 2.2.3 Áreas del conocimiento de la Administración de Proyectos
2.2.3.1 Gestión de la integración 2.2.3.2 Gestión del alcance 2.2.3.3 Gestión del tiempo 2.2.3.4 Gestión de la calidad 2.2.3.5 Gestión de los recursos humanos 2.2.3.6 Gestión de las comunicaciones 2.2.3.7 Gestión de los riesgos 2.2.3.8 Gestión de las adquisiciones
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto 2.2.5 Procesos en la administración de proyectos
2.2.5.1 Grupos de procesos de iniciación 2.2.5.2 Grupos de procesos de planificación 2.2.5.3 Ejecución
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2.2.5.4 Seguimiento y control 2.2.5.5 Cierre
2.3 Grupo de procesos y áreas de conocimiento 2.4 Áreas técnicas del proyecto 3. Marco metodológico 3.1 Fuentes de investigación
3.1.1 Fuentes de información primarias 3.1.2 Fuentes de información secundarias
3.2 Técnicas de investigación 3.2.1 Investigación documental
3.3 Métodos de investigación 3.3.1 Método de observación
4. Desarrollo 4.1 Plan de gestión del alcance del proyecto
4.1.1 Acta constitutiva del proyecto Río Frío-Araucaria 4.1.2 Recopilación de requisitos 4.1.3 Definición del alcance
4.1.3.1 Objetivos del proyecto 4.1.3.2 Alcance de los productos del proyecto 4.1.3.3 Entregables del proyecto 4.1.3.4 Asunciones y restricciones
4.1.4 Estructura del desglose del trabajo (EDT) 4.1.5 Verificación del alcance 4.1.6 Control del alcance
4.2 Plan de gestión del tiempo del proyecto 4.2.1 Definición de las actividades 4.2.2 Secuenciación de las actividades 4.2.3 Estimación de los recursos de las actividades 4.2.4 Estimación de la duración de las actividades 4.2.5 Desarrollo del programa 4.2.6 Control del programa
4.3 Plan de gestión de los costos del proyecto 4.3.1 Estimación de los costos 4.3.2 Determinación del presupuesto 4.3.3 Control de los costos
4.4 Plan de gestión de los recursos humanos del proyecto 4.4.1 Desarrollo del plan de recursos humanos 4.4.2 Matriz de responsabilidades 4.4.3 Desarrollo del equipo del proyecto 4.4.4 Dirección del equipo del proyecto
5. Conclusiones
22 23 23 24
25 25 25 26 26 27 27 27
29 29 29 31 32 32 32 32 33 33 35 35 35 35 36 36 39 40 40 40 40 41 42 42 42 43 44 45
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6. Recomendaciones 7. Bibliografía 8. Anexos: 1: Acta (Charter) del proyecto 2: Estructura del desglose del trabajo (EDT)
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Índice de Figuras
Figura 1: Esquema organizacional del INBio. (INBio, 2008) Figura 2: Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto Río Frío-Araucaria Figura 3: Organigrama del Proyecto Río Frío-Araucaria
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Índice de Cuadros
Cuadro 1: Lista de actividades Cuadro 2: Estimación de los recursos por actividades Cuadro 3: Estimación de la duración de las actividades Cuadro 4: Determinación de presupuestos del proyecto Cuadro 5: Matriz de responsabilidades
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Lista de Abreviaturas ACAHN Área de Conservación Arenal Huetar Norte y del Parque
Nacional Volcán Tenorio ACAT Área de Conservación Arenal Tempisque AECID Agencia Española de Cooperación Internacional para el
Desarrollo AP Administración de Proyectos ASADAS Asociaciones Administradoras de Acueductos Rurales AYA Acueductos y Alcantarillados CEA Comité Ejecutivo de Áreas CEI Comité Ejecutivo del INBio FUNDACIÓN CUDECA Cuidados del Cáncer EARTH Escuela de Agricultura de la Región del Trópico
Húmedo EDT Estructura de Desglose del Trabajo FOMUDE Proyecto de Fortalecimiento Municipal y
Descentralización FUNDEMUCA Fundación para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento
Municipal e Institucional de Centroamérica y el Caribe JD Junta Directiva INBio Instituto Nacional de Biodiversidad INA Instituto Nacional de Aprendizaje MARENA Ministerio del Ambiente y los Recursos Naturales
Nicaragua MINAE Ministerio de Ambiente y Energía, Costa Rica
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ODM Objetivos del Milenio ONG Organización No Gubernamental OTC Oficina Técnica de Cooperación PRODELO Proyecto de Desarrollo Local PFG Proyecto Final de Graduación PMBOK Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos PMI Siglas en inglés del Proyect Management Institute SETECOOP Cooperativa de Servicios Técnicos Cooperativos
Autogestionarios R.L. SINAC Sistema Nacional de Áreas de Conservación SIDA Agencia Sueca de Cooperación UCI Universidad para la Cooperación Internacional UCR Universidad de Costa Rica UEA Universidad Estratégica de Acción UNA Universidad Nacional USEG Unidades socioecológicas de gestión
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RESUMEN EJECUTIVO El Instituto Nacional de Biodiversidad (INBio) es una organización establecida en Costa Rica en 1989, para apoyar los esfuerzos por conocer la diversidad biológica del país y promover su uso sostenible. El instituto trabaja bajo la premisa de que el mejor medio para conservar la biodiversidad es estudiarla, valorarla y aprovechar las oportunidades que ésta ofrece para mejorar la calidad de vida del ser humano. El INBio desarrolla proyectos de investigación de carácter científico principalmente, en el tema ambiente y conservación, los cuales en sus inicios fueron financiados por agencias de cooperación internacionales, Gobiernos Internacionales, ONG´s y Universidades; pero en los últimos 14 años el INBio ha incursionado en la generación de fondos propios, en vista de los difícil que es cada vez más como país, y por el entorno mundial conseguir fondos donados. El proyecto Desarrollo Sostenible de la Cuenca del Río Frío nace dentro del Programa Araucaria XXI en Costa Rica y la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), por medio de una estrategia de cooperación internacional que tiene como objetivo el mejorar la calidad de vida y reducir la vulnerabilidad social, económica y ambiental de los habitantes de la cuenca del Río Frío, de forma que busca garantizar la sostenibilidad del suministro de los bienes y servicios ambientales. Actualmente, el INBio busca definir una herramienta que le ayude a gestionar adecuadamente sus proyectos para que cumplan con los requisitos y lineamientos que las organizaciones patrocinadoras, como la del Proyecto “Río Frío – Araucaria”, buscan en los proyectos de investigación de carácter científico que las mismas apoyan, particularmente en el momento de evaluar sus resultados y alcance. Es así como se busca planificar la ejecución de este proyecto de investigación bajo el esquema de gestión de proyectos del PMI, de tal manera que le permita adecuarse a los requerimientos que el patrocinador del proyecto busca en cuanto a la ejecución y presentación de resultados del mismo. El logro de los objetivos de este proyecto facilitará al INBio el desarrollo de capacidades dentro de las comunidades locales, que diversificarán sus alternativas de desarrollo, a partir de actividades económicas que sirvan para mejorar la calidad de vida de sus pobladores. Se busca a través de este proyecto planificar la gestión del alcance, tiempo, costos y recursos humanos para facilitar la dirección del “Proyecto Río Frío – Araucaria” del INBio, mediante la utilización del estándar del Project Management Institute PMI; mediante la elaboración del plan de gestión del alcance, el plan de gestión del tiempo, el plan de gestión de los costos y el plan de gestión de los recursos humanos.
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La metodología utilizada para la elaboración de este proyecto contempla la consulta de fuentes de información primaria y secundaria, utilizando el método de observación y la entrevista. A continuación se citan algunas de las principales conclusiones: Con la puesta en marcha del plan de gestión, se brinda un conocimiento en herramientas de dirección de proyectos, que proporciona bases para estandarizar la gestión de los proyectos; que permitirá una manera efectiva, de consolidar los planes subsidiarios propuestos para el proyecto, garantizando una ejecución armónica y bien monitoreada para cada uno de ellos. La planificación de la gestión del tiempo ayuda a minimizar el riesgo de tener retrasos con el cronograma, lo cual es frecuente en proyectos de investigación, y conlleva a más gastos. Y si se detectan se puede proponer los mecanismos para prevenirlos o corregirlos. La gestión de los costos es fundamental, ya que se debe llevar el control de gastos para evitar prórrogas de tiempo y recursos. Un plan de costos resulta vital en la ejecución efectiva del proyecto. La gestión de los recursos humanos ayuda a seleccionar el equipo del proyecto y ayuda al director de proyecto a dirigir y formar su equipo de trabajo asegurando que la implementación de la gestión del proyecto sea efectiva y apoyada por estándares en gestión de proyectos como la del PMI. Se recomienda implementar la gestión de los proyectos utilizando como base las buenas prácticas que brinda el PMI buscando una estandarización en la gestión de la cartera de proyectos del INBio y así dar una solución integral a los proyectos que este administra.
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1. Introducción
1.1 Antecedentes
El proyecto Desarrollo Sostenible de la Cuenca del Río Frío nace en el seno del
Programa Araucaria XXI en Costa Rica (INBio, 2009), con el objetivo de mejorar la
calidad de vida y reducir la vulnerabilidad social, económica y ambiental de los
habitantes de la cuenca del Río Frío, buscando garantizar la sostenibilidad del
suministro de los bienes y servicios ambientales.
El 12 de julio de 2005 la Embajada de España y la Oficina Técnica de
Cooperación (OTC) de Costa Rica organizan una mesa de concertación entre los
gobiernos de España y Costa Rica, para debatir y analizar la idoneidad de la
primera propuesta de integración elaborada y establecer la propuesta final para
integrar el programa Araucaria XXI en Costa Rica. El INBIO en conjunto con el
Área de Conservación Arenal-Huetar Norte y el apoyo de la oficina de
Cooperación y Proyectos del SINAC asumieron la responsabilidad de conducir el
proceso de formulación del proyecto. (INBio, 2009).
El sitio seleccionado se ubica dentro de la Región Huetar Norte de Costa Rica,
que se extiende desde la cima de las Cordilleras Volcánica Central, Tillarán y
Guanacaste hasta la frontera con Nicaragua. El proyecto se ejecuta en los
cantones de Guatuso y Los Chiles, zona fronteriza con Nicaragua; que presenta
uno de los índices de desarrollo humano más bajos del país, con una gran
fragilidad ambiental, siendo una zona rica en biodiversidad con ecosistemas que
van desde los bosques nubosos hasta llanuras de humedales. (INBio, 2009)
Los principales socios del Proyecto son el Ministerio de Ambiente, Energía y
Telecomunicaciones a través del Sistema Nacional de Áreas de Conservación y
las Municipalidades de Guatuso y Los Chiles, con quienes se está trabajando en el
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diseño de herramientas de planificación que permitan gestionar el territorio de la
cuenca de una forma integral (Planes reguladores de los cantones, Planes de
Manejo de las áreas silvestres protegidas y un plan de cuenca que integre los
esfuerzos y actividades de todos los actores de la cuenca).
Es fundamental la participación en el proyecto de las Asociaciones
Administradoras de Acueductos Rurales, conocidas por el acrónimo ASADAS, ya
que son las organizaciones de base gracias a las cuales muchas comunidades
tienen agua en sus casas. En el territorio de la cuenca hay presencia del grupo
étnico Maleku, con quienes el proyecto también está trabajando en proceso por el
fortalecimiento de su identidad cultural y la proyección de su cultura fuera de la
cuenca. (INBio, 2009)
El proyecto cuenta con un Comité Coordinador, cuya función principal es ser el
nexo de unión entre el proyecto y las comunidades e instituciones y el canal de
comunicación que guíe las directrices de trabajo. Está integrado por los Alcaldes
de Los Chiles y Guatuso, el director del área de Conservación Arenal Huetar
Norte, dos representantes de organizaciones de base, un representante de la
Universidad EARTH y un representante del Instituto Nacional del Biodiversidad
(INBio), este último que funge como institución administradora y ejecutora del
proyecto. (INBio, 2009)
La duración del proyecto estaba planteado para que fuera de cuatro años (su
periodo era desde marzo de 2006 hasta marzo de 2010), pero se dio una prórroga
que lo llevará hasta diciembre 2011. Este proyecto se ha financiado por medio de
subvenciones, específicamente cuatro subvenciones, y en este trabajo se hará
referencia a la subvención tres, que es la que se ajusta al periodo de la
investigación.
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Los beneficiarios, son todos los habitantes de la cuenca, un total de
aproximadamente 48.000 personas, ya que se espera que el correcto manejo del
capital natural de la cuenca del Río Frío, y en consecuencia del ciclo del agua,
asegure los bienes y servicios de los ecosistemas de la cuenca, lo cual se verá
reflejado en una mejor calidad de vida de sus habitantes (acceso a agua potable,
control de químicos en aguas subterráneas, control de incendios y reforestación
de cuenca).
Como indica el eslogan del proyecto: (INBio, 2009), “el agua de la cuenca del Río
Frío, une no solamente las comunidades por las que pasa el río, sino, dos países
fronterizos, con límites políticos pero sin límites ambientales, y unidos por los
ecosistemas y el ciclo del agua”. (p. 6)
1.2 Problemática El programa Araucaria XXI surge como una iniciativa de cooperación española
que responde a los principios de Cooperación para el desarrollo en materia de
sostenibilidad ambiental en América Latina. El objetivo general del programa es
“contribuir a garantizar la sostenibilidad ambiental en América Latina, a través de
la conservación y utilización sostenible del capital natural de la región para mejorar
la calidad de vida de las generaciones presentes y asegurar a las futuras, en el
marco de los objetivos del milenio (ODM)” (INBio, 2009 p.6)
El programa parte de la premisa de que vivir sosteniblemente consiste en
satisfacer todas las necesidades básicas (agua, energía, alimento, entre otros) sin
menoscabo del capital natural que genera todo ese conjunto de bienes y
servicios. La conservación del capital natural es la base del proceso de desarrollo
sostenible y sirve de sustento a la gestión del resto de los capitales de origen
humano. (INBio, 2009)
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Araucaria en la primera fase (1997-2003) ejecutó once proyectos integrales en
diez países, el desarrollo de más de treinta proyectos sectoriales por toda
Iberoamérica, la creación de dos redes de comunicación sur-sur y la realización
de más de cuarenta cursos de formación especializada. Los resultados más
destacados en ese período fueron: mejora de la calidad de vida de los pobladores
rurales en diez países; potenciación del uso sostenible de los recursos naturales;
conservación de especies en vías de extinción; fortalecimiento de las capacidades
locales de gestionar la biodiversidad; impulso al turismo sostenible de calidad y a
la mejora de la gestión de más de quince espacios naturales protegidos. (INBio,
2009 p.5)
La Oficina Técnica de Cooperación (OTC) de AECI en Costa Rica supervisa y da
seguimiento a los proyectos que financia, mediante la metodología de dirección
de proyectos tales como la del Project Management Institute (PMI, 2008), lo que
obliga a tener conocimiento y experiencia en la puesta en práctica de
metodologías de gestión de proyectos. Así, los mecanismos utilizados para
gestionar el cronograma, los costos, los recursos humanos, entre otros y su
integración a cada proyecto facilitan el seguimiento de los mismos.
De la misma manera el INBio, dentro de su área de seguimiento de proyectos,
evalúa propuestas y ejecución de proyectos, mediante metodologías de
dirección de proyectos, adquiridas a través de los años por medio de la
experiencia y juicios de expertos en sus diferentes áreas. Los investigadores del
INBio encuentran dificultades para unificar criterios que cumplan con los requisitos
y lineamientos que los donantes solicitan.
1.3 Justificación del proyecto
Dentro de la organización del INBio, el proyecto es analizado desde la dirección de
Planificación para el cumplimiento de las responsabilidades y restricciones
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establecidas por el donante, y a través de la Dirección de Conservación, para la
ejecución técnica del mismo, sobre esta Dirección recae el seguimiento y
ejecución del proyecto. Dentro de esta área se busca planificar la ejecución de
este proyecto de investigación de una manera metodológica y bajo el
esquema de gestión de proyectos del PMI (2008), de tal manera que le
permita adecuarse a los requerimientos que el donante del proyecto busca en
cuanto a la ejecución y presentación de resultados de este.
El beneficio de este proyecto para el INBio, es el posicionamiento e imagen de
la institución ante el Programa Araucaria en España, además de cumplir con la
solicitud de la Embajada Española de administrarlo, basados en la experiencia de
la organización en la ejecución de proyectos, se facilitará la gestión del Proyecto
“Río Frío-Araucaria” y generará información que apoye el desarrollo de futuros
proyectos.
Por otro lado, el cumplimiento de los objetivos de este proyecto reforzará al
INBio en el desarrollo de capacidades dentro de las comunidades locales
aledañas al proyecto “Río Frío-Araucaria” que diversificarán sus alternativas de
desarrollo, a partir de actividades económicas y ambientales que servirán para
mejorar la calidad de vida de sus pobladores y así se logren los objetivos
ambientales del proyecto y a la vez se refuerce en la cuenca, su sostenibilidad.
Dadas estas razones es que se considera de suma importancia la elaboración de
un plan para el proyecto, el cual conjugue los respectivos planes subsidiarios
considerados de importancia para la gestión adecuada de “Río Frío-
Araucaria”.
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1.4 Objetivo general
Planificar la gestión del alcance, tiempo, costos y recursos humanos para facilitar
la dirección del proyecto “Río Frío- Araucaria”, mediante la utilización del estándar
del Project Management Institute PMI.
1.5 Objetivos específicos
1. Elaborar el plan de gestión del alcance que permita identificar los procesos
necesarios para desarrollar el trabajo requerido para el proyecto “Río Frío-
Araucaria”.
2. Elaborar el plan de gestión del tiempo para una mejor ejecución del
cronograma del proyecto “Río Frío-Araucaria”.
3. Elaborar el plan de gestión de los costos que muestre una adecuada ejecución
financiera del proyecto “Río Frío-Araucaria”.
4. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos con la finalidad de
coordinar adecuadamente los materiales y el equipo de proyecto de “Río Frío-
Araucaria”.
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2. MARCO TEÓRICO
2.1 Marco institucional
“El INBio es un centro de investigación y gestión de la biodiversidad, establecido
en 1989 para apoyar los esfuerzos por conocer la diversidad biológica del país y
promover su uso sostenible. El instituto trabaja bajo la premisa de que el mejor
medio para conservar la biodiversidad es estudiarla, valorarla y aprovechar las
oportunidades que ésta ofrece para mejorar la calidad de vida del ser humano”.
(INBio, 2008 p.16)
Es una organización de la sociedad civil, de carácter no gubernamental y sin fines
de lucro, con un fin de reconocido interés público, que labora en estrecha
colaboración con diversos órganos del gobierno, universidades, sector empresarial
y otras entidades públicas y privadas dentro y fuera del país. (INBio, 2008)
El INBio desarrolla proyectos de investigación de carácter científico
principalmente, en el tema ambiente y conservación, los cuales son financiados
por agencias de cooperación internacionales, Gobiernos Internacionales, ONG´s y
Universidades.
2.1.1 Antecedentes de la Institución A finales de la década de los 80, se manifestó en Costa Rica la necesidad de
contar con una instancia nacional para la cual fuera prioritaria la búsqueda de
conocimiento de la diversidad biológica del país, así como su vinculación a la
conservación y a su uso sostenible. (INBio, 2008)
Así, el Decreto Ejecutivo No. 19153, del 5 de junio de 1989, estableció la Comisión
de Planificación del Instituto Nacional de Biodiversidad, integrada por
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representantes de diversas instituciones gubernamentales, entidades de
educación superior y organizaciones conservacionistas no-gubernamentales.
Esta comisión recomendó al Gobierno de la República la creación de un instituto
de biodiversidad estatal que goza de un alto grado de autonomía. Sin embargo,
ante las dificultades políticas que ello suponía y la escasa viabilidad de la
propuesta, el gobierno se vio imposibilitado de ponerla en práctica. Ante este
panorama, los miembros de la comisión optaron por hacer ellos mismos realidad la
idea y crearon una asociación privada sin fines de lucro. La iniciativa recibió el
beneplácito del gobierno, que desde entonces ha apoyado las actividades de la
institución.
Empezó, entonces, un intenso proceso de búsqueda de fuentes de financiamiento.
Además de un préstamo por un monto aproximado de 80 millones de colones, la
incipiente institución recibió el aporte de la Agencia Sueca de Cooperación (SIDA),
y una generosa donación de la Fundación MacArthur de los Estados Unidos, para
apoyar su desarrollo.
El 26 de octubre de ese año, un pequeño grupo de personas se reunió en una
bodega en proceso de remodelación, ubicada en un terreno en Santo Domingo de
Heredia, para celebrar el otorgamiento de la personería jurídica a la Asociación
Instituto Nacional de Biodiversidad. Había nacido el INBio. (INBio, 2008)
2.1.2 Misión, Visión y Valores El INBio, si bien es una iniciativa nacional dado su ámbito de acción, se ha
convertido en un esfuerzo internacional que busca integrar la conservación al
desarrollo. La aplicación del conocimiento científico de la biodiversidad a
actividades económicas como el ecoturismo, la medicina, la agricultura, o el
desarrollo de mecanismos de cobro y pago de servicios ambientales, ejemplifican
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este esfuerzo de integración, y son parte de las actividades que motivan la
atención de la comunidad internacional (INBio, 2008)
Misión: “Promover una mayor conciencia sobre el valor de la biodiversidad, para lograr su
conservación y mejorar la calidad de vida del ser humano”. (INBio, 2008 p.16)
Visión: “Somos una organización científica y tecnológica de reconocida excelencia y
liderazgo, que genera información y promueve iniciativas de conservación y uso
sostenible de la biodiversidad que se incorporan al quehacer de la sociedad”.
(INBio, 2008 p.17)
Valores: • Compromiso
• Equidad
• Respeto
• Integridad
• Servicio
Se puede observar que el proyecto Río Frío-Araucaria se enmarcan dentro de la
filosofía de la organización, ya que busca desarrollar capacidades en
comunidades rurales y promoviendo el valor de la biodiversidad, además de su
conocimiento y conservación, de forma que estas comunidades, aprendan sobre
un uso alternativo de los recursos, por medio del uso racional del capital natural
del país, conociendo, salvando y usando, trilogía en la que se basa INBio. (Salvar,
conocer y usar).
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2.1.3 Estructura organizativa La estructura organizacional del INBio está compuesta por (INBio, 2008):
• Un nivel político, conformado por la Asamblea General de Asociados y la Junta
Directiva.
• Un nivel de conducción estratégica, a cargo un Director General y un Comité
ejecutivo, conformado por cinco directores temáticos (con seis áreas:
Planificación, Empresarial, Conservación, Ciencia, Tecnologías de la
Información, Relaciones Externas y Comunicación) y una gerencia (con dos
áreas: Recurso Humano, Administrativa Financiera).
• Un nivel operativo, donde se encuentran las Unidades Estratégicas de Acción
(UEA) que son las encargadas de ejecutar los procesos técnicos de la
institución.
• La base técnica institucional es respaldada por la Plataforma de Servicios, que
es un órgano de soporte que opera transversalmente para facilitar la operación
administrativa y financiera institucional.
Actualmente existen diecisiete Unidades Estratégicas de Acción conducidas por
líderes institucionales. Cinco de estas unidades consideradas empresariales
(INBioparque, Editorial, Bioprospección, Asesorías y Bioinnovación) son lideradas
por gerentes, que deben conducir no solo procesos técnicos sino también
empresariales. La estructura permite a su vez la creación de unidades ad-hoc para
atender proyectos específicos en un tiempo determinado.
Para mejorar la eficiencia y flexibilidad de la estructura administrativa del INBio,
será importante lo siguiente (INBio, 2008 p.7):
“Mantener una estructura organizativa sistémica, con un mínimo de niveles
jerárquicos entre el personal operativo y la gerencia. La coordinación,
comunicación y alineamiento institucional estará a cargo del Comité Ejecutivo de
INBio (CEI) el cual será liderado por el Director General y compuesto por cinco
Direcciones y una gerencia”.
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Figura 1 Esquema Organizacional del INBio. (INBio, 2008)
La coordinación, comunicación y alineamiento de las Unidades Estratégicas de
Acción (UEA) estará a cargo del Comité Ejecutivo de Áreas (CEA) el cual será
liderado por un Director o Gerente miembro del CEI. Los miembros del CEA serán
los líderes de las UEA.
Dentro de la estructura organizativa del INBio este proyecto se enmarca en la
Dirección de Planificación y Conservación, específicamente como una Unidad
Estratégica de Acción “Río Frío”, con una líder que funciona como directora del
proyecto.
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2.1.4 Afiliación a redes nacionales, regionales e internacionales Las redes y las alianzas han sido hasta ahora factores importantes en el éxito del
INBio. Trabajar con socios y aliados evita la duplicación de esfuerzos y permite un
mejor uso de los recursos financieros. Las redes desempeñan tres funciones
esenciales para el INBio (INBio, 2008 p.8):
• Producen un efecto multiplicador del impacto de las innovaciones y los
productos y servicios del INBio.
• Permiten que el INBio se especialice en sus actividades centrales y movilice
pericias no disponibles dentro de la institución, cada vez que se necesiten.
• Contribuyen a la movilización de recursos para las actividades centrales del
INBio.
Las principales alianzas que INBio debe mantener y fortalecer son (INBio, 2008
p.8):
• SINAC,
• Red internacional de científicos,
• Donantes, amigos y aliados,
• Ministerio de Educación Pública, el Ministerio de Ciencia y Tecnología, el
Instituto Costarricense de Turismo, el Ministerio de Ambiente, Energía y
Telecomunicaciones, Compañía Nacional de Fuerza y Luz y el Instituto
Costarricense de Electricidad.
Debido al interés mundial en la biodiversidad y la conservación ambiental, las
oportunidades para establecer redes adicionales son numerosas.
2.1.5 Proyecto de investigación “Río Frío-Araucaria” “El proyecto Desarrollo Sostenible de la Cuenca del Río Frío nace dentro del
Programa Araucaria XXI en Costa Rica, donde la Agencia Española de
Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), por medio de una
estrategia de cooperación internacional tiene como objetivo, el mejorar la calidad
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de vida y reducir la vulnerabilidad social, económica y ambiental de los habitantes
de la cuenca del Río Frío, de forma que busca garantizar la sostenibilidad del
suministro de los bienes y servicios ambientales”. (INBio, 2009 p.30)
El programa parte de la premisa de que vivir sosteniblemente consiste en
satisfacer todas las necesidades básicas (agua, energía, alimento, etc.) sin
menoscabo del capital natural que genera todo ese conjunto de bienes y
servicios. La conservación del capital natural debería estar en la base del
proceso de desarrollo sostenible y servir de sustento a la gestión del resto de los
capitales de origen humano.
Al ser un proyecto de gestión integral de territorio, los beneficiarios son todos los
habitantes, un aproximado de 48.000 personas. Ya que con el correcto manejo del
capital natural de la cuenca del Río Frío y como resultado de este, el ciclo del
agua, se aseguran los bienes y servicios de los ecosistemas. Esto se reflejará en
una mejor calidad de vida de sus habitantes, por medio de acceso a agua potable,
control de químicos en aguas subterráneas, control de incendios, reforestación de
cuencas, entre otros.
Con lo antes citado se desprende la importancia que tiene el proyecto para los
habitantes, como para los gobiernos locales y entidades estatales, quienes son
conscientes de la problemática y necesidades que afectan a las comunidades de
Guatuso y Los Chiles, por lo que son parte del proyecto de forma integral,
apoyando y participando activamente en las iniciativas que brinda el proyecto Río
Frío-Araucaria, lo que facilita la ejecución de las actividades de este proyecto, y
por ende permitirá el logro de los resultados.
Esta zona se seleccionó con base en criterios socioambientales principalmente
(INBio, 2009):
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-La importancia de los ecosistemas que se encuentran tanto en Costa Rica como
en Nicaragua como generadores de bienes y servicios ambientales para las
poblaciones locales (una gran parte del agua que nutre Río San Juan nace en
territorio costarricense)
-En la zona fronteriza de Costa Rica existe un elevado porcentaje de población
bajo la línea de pobreza y extrema pobreza, incluyendo parte de los distritos más
pobres del país.
-El avance de la frontera agrícola y el desarrollo de actividades no sostenibles
amenazan la integridad de las cuencas y humedales de la zona.
-El deterioro del capital natural de Costa Rica supondría una inestabilidad
ambiental para el país que tendría eco en la región. La conservación y desarrollo
sostenible de la zona fronteriza es clave para conseguir la sostenibilidad nacional,
binacional y regional.
Es importante ver que el proyecto Río Frío-Araucaria calza dentro de la filosofía
del INBio, ya que se promueve el valor de la biodiversidad, desde su conocimiento
y conservación. “Dentro de la trilogía del INBio de Salvar, Conocer y Usar.
Debemos salvar para conocer, debemos conocer para saber cómo usar, y
debemos usar de forma inteligente y racional para seguir salvando”. (INBio, 2009
p.9)
2.2 Teoría de Administración de Proyectos
Referente a la teoría de administración de proyectos, se puede decir: “Las
organizaciones realizan trabajos con el fin de lograr un conjunto de
objetivos. Por lo general, los trabajos se clasifican en proyectos y
operaciones, aunque en algunos casos se superponen (…) Los objetivos de los
15
15
proyectos y de las operaciones son fundamentalmente diferentes. La finalidad
de un proyecto es alcanzar su objetivo y luego concluir” (PMI, 2008 p. 6-7).
Una definición de proyecto es: “Un proyecto no es ni más ni menos que la
búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a
resolver, entre tantas, una necesidad humana. Cualquiera sea la idea que se
pretende implementar, cualquiera la inversión, cualquiera la metodología o la
tecnología por aplicar, ella conlleva necesariamente la búsqueda de proposiciones
coherentes destinadas a resolver las necesidades de la persona humana en todos
sus alcances: alimentación, salud, educación, vivienda, religión, defensa, cultura,
recreación, etcétera”. (Sapag & Sapag, 1989, p.1)
Los proyectos están orientados hacia objetivos claros y accesibles, que se
ejecutan de forma coordinada con un conjunto de actividades y tareas
interrelacionadas. Todas las actividades tienen un principio y un fin y por lo
general no son repetitivas. Como requisito importante todo proyecto necesita el
compromiso y la participación de sus integrantes.
El realizar un proyecto posibilita el saber qué hacer y el rumbo que se debe tomar,
trazando un mapa que reduce la imprevisión, el riesgo de los inversionistas e
identifica la viabilidad para realizar el proyecto.
Por todo lo expuesto anteriormente, se tiene presente utilizar la administración de
proyectos para alcanzar los objetivos planteados en este proyecto final de
graduación.
2.2.1 Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un
principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del
16
16
proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o
no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al
proyecto. Temporal no necesariamente significa de corta duración. “En general,
esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto;
la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero.
Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y
ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos”. (PMI, 2008 p. 5)
Según Rosales (1999, p.19) un proyecto se puede describir como: “Un modelo o
plan que, si se le asigna determinado monto de capital y se le proporciona
insumos de varios tipos, podrá producir un bien o servicio, útil al ser humano o a la
sociedad en general”.
Se concluye que ambas definiciones coinciden en que un proyecto generará
bienes, productos o servicios, únicos, los cuales generan un beneficio al cliente y/o
la organización.
2.2.2 Administración de Proyectos Referente al tema de administración por proyectos PMI (2008, p. 7) señala que:
“Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser
tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto,
los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratégico de la
organización”.
Una necesidad dentro de la organización es una consideración estratégica
de peso para la autorización del desarrollo de un proyecto (PMI, 2008).
La Administración de Proyectos ofrece nuevas alternativas a las organizaciones
que se enfrentan a constantes cambios tecnológicos, en la introducción de nuevos
productos al mercado y a las cambiantes exigencias de los consumidores
17
17
haciendo que los métodos administrativos convencionales sean inadecuados.
Procura siempre el aprovechamiento al máximo de los recursos, mediante una
utilización eficiente.
Todo proceso debe estar alineado y conectado de una manera adecuada con los
demás procesos y esto es parte de la tarea integradora de la administración de
proyectos.
2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos En cuanto al tema de área de conocimiento de la administración de proyectos, se
puede ver que según PMI (2008 p. 353), “Un área identificada de la dirección
de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe
en términos de sus procesos de componentes, prácticas, datos iniciales,
resultados, herramientas y técnicas.”
2.2.3.1 Gestión de la integración El área de conocimiento de gestión de la integración no se va a desarrollar
en este proyecto. No se va a desarrollar un plan de gestión de la integración,
que es el proceso que consiste en documentar las acciones para definir,
preparar, integrar y coordinar los planes subsidiarios; el plan para la dirección
que define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se
cierra.
Según PMI (2008 p. 71), “Incluye los procesos y las actividades necesarios
para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y
actividades de dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de la
dirección de proyectos”; en suma, todas las características necesarias que
son cruciales para concluir el proyecto, a la vez que se cumple con los
requisitos del patrocinador y otros interesados. Se deben tomar decisiones
18
18
sobre donde concentrar recursos y esfuerzos según se requiera, o sea
demandado por las necesidades del proyecto.
2.2.3.2 Gestión del alcance Basado en lo que propone PMI (2008 p. 103), “el plan de gestión del alcance
de este proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo ( y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo
con éxito. Los procesos de la gestión del alcance: recopilar requisitos; definir el
alcance; crear el EDT; verificar el alcance y controlar el alcance.”
2.2.3.3 Gestión del tiempo El plan de gestión del tiempo del proyecto incluye los procesos requeridos para
administrar la finalización del proyecto a tiempo. Incluye definición de las
actividades, la secuencia de las actividades, la estimación de recursos de las
actividades y la duración de las actividades, desarrollo del cronograma y
control del cronograma (PMI, 2008).
2.2.3.4 Gestión de los costos Para el plan de gestión de los costos del proyecto incluye los procesos
involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. (PMI, 2008).
2.2.3.5 Gestión de la calidad El plan de gestión de la calidad no se va a desarrollar en este proyecto. No se va a
desarrollar la planificación de la calidad, realizar el aseguramiento de la calidad y
realizar el control de la calidad.
Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan
responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto
satisfaga las necesidades por las cuales fue emprendido.
19
19
Según PMI (PMI, 2008 p.192) “Planificar la calidad es el proceso por el cual se
identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto,
documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los
mismos”.
2.2.3.6 Gestión de los recursos humanos Para el desarrollo del plan de gestión de los recursos humanos del proyecto
se incluye la planificación de los recursos humanos, la adquisición del equipo
del proyecto, el desarrollo del equipo del proyecto y la dirección del equipo de
proyecto (PMI, 2008).
2.2.3.7 Gestión de las comunicaciones El plan de gestión de las comunicaciones no se va a desarrollar en este proyecto.
No se va a desarrollar la planificación de las comunicaciones, la distribución
de la información, informar el rendimiento y gestionar a los interesados.
“Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la
recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición
final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos”, (PMI, 2008 p.
243)
2.2.3.8 Gestión de los riesgos El plan de gestión de riesgos no se va a desarrollar en este proyecto. No se va
a desarrollar la planificación de la gestión de riesgos, identificación de los riesgos,
el análisis cualitativo de riesgos, el análisis cuantitativo de riesgos, la
planificación de la respuesta a los riesgos y el monitoreo y control de riesgos.
“Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión,
la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su
seguimiento y control del proyecto”. (PMI, 2008 p.273) Los objetivos son
20
20
aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la
probabilidad y el impacto de eventos negativos.
2.2.3.9 Gestión de las adquisiciones El plan de gestión de las adquisiciones no se va a desarrollar en este proyecto.
No se va a desarrollar la planificación de las compras y adquisiciones, la
planificación de la contratación, la solicitud de respuesta a los vendedores la
selección de vendedores, la administración del contrato y el cierre del
contrato.
“Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o
resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto”. (PMI, 2008
p. 313).
2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto En cuanto al tema del ciclo de vida de un proyecto, se puede ver que PMI (2008,
p. 15) menciona sobre el ciclo de vida de un proyecto lo siguiente:
“Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más
amplio que el proyecto mismo. Entender este contexto contribuye a asegurar que
el trabajo se lleve a cabo con los objetivos de la empresa y se gestione de
conformidad con las metodologías de prácticas establecidas de la organización”.
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo proyecto,
generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas.
Mientras que Aldunate (2005 p. 14): “La transformación de una idea para
resolver un problema hasta la puesta en marcha o implementación de la
solución a dicho problema es lo que se denomina el ciclo de vida de los
proyectos” . Seguidamente, cita este mismo autor: Cada una de las etapas de esta
transformación requiere de recursos humanos, materiales, financieros, de
información, etc., que van agregando valor a las ideas. Si bien es cierto que este
21
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proceso adquiere en la práctica matices diferentes para cada caso, es posible
visualizar características comunes que permiten distinguir distintas fases y
etapas.
2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos Referente al tema de procesos en la Administración de proyectos, se puede ver
que el PMI (2008 p. 39), la administración de proyectos es: “La aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto
para cumplir con los requisitos del mismo (…) mediante la ejecución de procesos”.
La forma en que están divididos estos proyectos, es en cinco grupos definidos
como grupos de procesos de la administración de proyectos a saber: Iniciación,
Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre.
2.2.5.1 Grupo de Procesos de Iniciación En el tema de grupo de procesos de iniciación, se puede ver que según PMI
(2008, p. 44), “ el grupo de procesos de iniciación está compuesto por
aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de
un proyecto”. Los procesos de iniciación, pueden ser realizados por procesos
de la organización, por los procesos del programa o portafolio que son ajenos
al alcance de control del proyecto.
Dentro de este grupo de procesos se incluyen los procesos de dirección de
proyectos:
• Desarrollar el Acta Constitutiva del Proyecto
• Identificar a los interesados.
2.2.5.2 Grupo de Procesos de planificación En cuanto al tema de grupo de procesos de planificación, según PMI (2008 p. 46),
“el grupo de procesos de planificación permite planificar y gestionar exitosamente
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el proyecto permitiendo recoger la información necesaria desde las diferentes
fuentes disponibles, facilitando el plan de gestión del proyecto. Una vez esta
información es recogida, se asumirá que el proceso de planificación ha concluido
y dará paso al grupo de procesos de ejecución del proyecto”.
Para el proyecto Río Frío-Araucaria, este grupo de procesos incluye los procesos
de dirección de proyectos:
• Desarrollar el plan de gestión del alcance del proyecto
• Creación EDT
• Definición de las actividades
• Estimación de la duración de las Actividades
• Desarrollo del Cronograma
• Estimación de Costos
• Desarrollo del plan de los Recursos Humanos del proyecto
2.2.5.3 Ejecución En el grupo de ejecución, se puede citar que los procesos que se utilizan para
el trabajo que se define en el plan de gestión del proyecto, para cumplir con las
especificaciones del mismo (PMI 2008). Incluye los procesos de dirección de
proyectos:
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
• Adquirir el Equipo del Proyecto
• Desarrollar el Equipo del Proyecto
• Distribución de la información
• Gestionar las expectativas de los interesados
• Efectuar las adquisiciones
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2.2.5.4 Seguimiento y control Referente al proceso de seguimiento y control, se refiere a los procesos realizados
para observar la ejecución del proyecto, brindando lo necesario para identificar
posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando
sea necesario, para la ejecución del proyecto. Además de monitorear y
controlar el trabajo que se está realizando dentro de un proceso. (PMI 2008).
Incluye los procesos de dirección de proyectos:
• Monitorea y Controla el Trabajo del Proyecto
• Realiza el control Integrado de Cambios
• Verificación del Alcance
• Control del Alcance
• Control del Cronograma
• Control de Costos
• Informar el Desempeño
• Gestionar a los Interesados
• Administración de las adquisiciones
2.2.5.5 Cierre En cuanto al Cierre, incluye los procesos utilizados para finalizar las
actividades de un proyecto, o de una fase del mismo, entregar el producto
terminado a terceros o cerrar un proyecto . (PMI 2008).
Incluye los procesos de dirección de proyectos:
• Cerrar el Proyecto o fase
• Cierre de las adquisiciones
2.3 Grupo de Procesos y áreas de conocimiento
En el tema de grupo de procesos y áreas de conocimiento a desarrollar para este
proyecto, se refiere específicamente al grupo de procesos de planificación, para el
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cual se desarrollarán las áreas de conocimiento: alcance, tiempo, costos y
recursos humanos.
2.4 Áreas técnicas del proyecto
Referente al tema de áreas técnicas, el proyecto Río Frío-Araucaria, define sus
áreas técnicas según los resultados que se esperan, citados a continuación:
1. Las instituciones con mandato ambiental en el territorio de la Cuenca del Río
Frío aumentan su capacidad para la gestión del capital natural.
2. Las organizaciones locales vinculadas con el tema ambiental (en especial las
relacionadas con el recurso agua) se consolidan y logran el empoderamiento
necesario para que tener una participación activa en la gestión del capital
natural.
3. Son fomentadas nuevas acciones y fortalecidas las existentes en formación y
desarrollo de capacidades para visualizar el valor del capital natural.
4. Se fortalece la capacidad adaptativa de las comunidades a los procesos
globales, nacionales y locales.
5. Se reduce la degradación de los ecosistemas terrestres y acuáticos dentro de la cuenca.
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3. MARCO METODOLOGICO
En el marco metodológico se logra visualizar los procedimientos que permiten
recaudar, organizar y procesar la información que se obtiene mediante la
investigación.
Este apartado indica el tipo y fuentes de información, además de los instrumentos,
técnicas y tipos de investigación utilizados para desarrollar este proyecto
final de graduación.
3.1 Fuentes de información
Con respecto a las fuentes de información son la que permiten recopilar los datos
requeridos para realizar este proyecto final de graduación.
Grande & Abascal (2007, p.53) las define como “el conjunto de fuentes de
conocimiento necesarios para comprender situaciones, tomar decisiones o evaluar
las ya tomadas”.
Las fuentes de información se clasifican en dos fuentes primarias y fuentes
secundarias.
3.1.1 Fuentes de información primarias: Para la recopilación de la información necesaria para este proyecto final de
graduación, se hace una revisión de la literatura con el fin de detectar, consultar y
obtener la bibliografía y otros materiales útiles para el desarrollo del mismo.
De manera más precisa, la información recolectada en forma directa por el
investigador es por medio de entrevistas y otros medios de acceso directo a
la información en el INBio.
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La fuente primaria de información para este proyecto fue la población de
las diferentes instituciones involucradas con el proyecto Río Frío-Araucaria,
comprende profesionales y técnicos con un conocimiento específico en la
materia. La población tomada en cuenta para el proyecto estuvo compuesta
de 4 funcionarios de INBio que tienen relación directa con el proyecto. Las
personas consideradas fueron elegidas por su papel gerencial o fiscalizador de
alto nivel en el tema.
Las entrevistas se aplicaran a los funcionarios antes citados, por medio de una
visita previamente solicitada para la primera semana de diciembre. Se realizara
en forma individual y directa, por medio de la investigadora.
Los datos que ofrecen los entrevistados serán tomados en consideración en el
desarrollo de este proyecto.
3.1.2 Fuentes de información secundarias: Hernández, Fernández y Batista (2008 p. 66) indican que las fuentes secundarias
“son listas, compilaciones y resúmenes de referencias o fuentes publicadas en un
área de conocimiento en particular, las cuales comentan artículos, libros, tesis,
disertaciones y otros documentos especializados”.
Para efectos de este proyecto, las principales fuentes de información
secundaria utilizadas son: el Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
del PMI (2008) y libros, informes y documentos del Centro de documentación del
INBio.
3.2 Técnicas de Investigación Las técnicas de investigación son herramientas metodológicas que permiten
fundamentar los diferentes procesos de la investigación dirigiendo las actividades
hacia la consecución de los objetivos formulados.
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3.2.1 Investigación documental Eysautier (2006, p. 116) señala que la investigación documental es “una
investigación que se efectúa a través de consulta en documentos, pueden ser
revistas, libros, diarios, informes, anuario o cualquier otro registro que da
testimonio de un hecho o fenómeno”.
3.3 Métodos de Investigación Son las herramientas metodológicas de la investigación, que permiten establecer
los distintos procesos específicos de la investigación, dirigiendo las actividades
hacia la consecución de los objetivos formulados.
3.3.1 Método de observación Pineda (2004, p. 54) sostiene que el método de la observación es: “observar es la
acción de mirar detenidamente una cosa para asimilar en detalle la naturaleza
investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos”.
Una vez realizada la revisión de la información se considera esta investigación
descriptiva.
El diseño de investigación es la etapa en la cual el estudiante muestra qué
aplicará para recoger la información, la cual debe estar estrechamente vinculada
con los objetivos que haya planteado. (Castillo, 2005)
Con base en esta definición se consideró que el método de observación y
la entrevista, son los más adecuados para aplicar en este trabajo de investigación.
Mediante entrevista individualizada a personas responsables en el Instituto
Nacional de Biodiversidad, como se menciono anteriormente.
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En el cuadro 1 se representan cada uno de los objetivos de este proyecto,
así como los principales contenidos para su realización. El logro de cada uno
de los objetivos considera el análisis de los resultados obtenidos mediante la
consulta de las fuentes de información (Primarias y secundarias); análisis
plasmado en cada uno de los entregables del proyecto los cuales corresponden,
en su totalidad, a la generación de los planes de gestión propuestos.
Cuadro 1 Lista de Actividades
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4. DESARROLLO
En este apartado se presentan los resultados que se obtienen de la aplicación de
los conceptos teóricos de la administración de proyectos, además de los aportes
realizados por las fuentes de información directas consideradas para el proyecto
Río Frío-Araucaria.
4.1 Plan de Gestión del Alcance del Proyecto “La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido
para completarlo con éxito, a cargo del administrador (INBio). El objetivo principal
de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué
no se incluye en el proyecto”. (PMI 2008 p. 103).
4.1.1 Acta Constitutiva del Proyecto Río Frío – Araucaria
Información principal y autorización de proyecto Fecha: Octubre 2010 • Nombre de Proyecto: Modelos de gestión que garanticen la
conservación del capital natural y permitan un desarrollo económico, social y ambientalmente sostenible.
Coordinador del proyecto: Angélica Cordero Costo estimado: $476.155,00
Fecha de inicio del proyecto: Octubre 2010 Fecha tentativa de finalización del proyecto: Diciembre 2011
Objetivos del proyecto: Mejorar la calidad de vida y reducir la vulnerabilidad social, económica y ambiental de los habitantes de la cuenca del Río Frío, de forma que busca garantizar la sostenibilidad de suministro de bienes y servicios ambientales. Descripción de los productos esperados: 1. Documento de gestión integral del territorio de la Unidad Socioeconómica de Gestión de la
zona norte de Costa Rica. I. Conformación de un organismo institucional y organizativo para la gestión sostenible del
capital natural de la cuenca II. Estudio de Hidrogeología
III. Plan de acción para la gestión de la cuenca Río Frío IV. Documento de plan para la conservación de acuíferos y nacientes
2. Plan de trabajo con la comunidad Maleku I. Informe de experiencia con la comunidad Maleku
II. Censo de la Comunidad Maleku III. Plan de trabajo Corredor Biológico Ruta de los Malekus.
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3. Planes de manejo I. Plan de manejo Refugio Nacional de Vida Silvestre Caño Negro.
II. Plan de manejo de Parque Nacional Volcán Tenorio III. Informe de Tenencia en la Tierra IV. Informe del Estudio de Hidrodinámica.
4. Documento de gestión ambiental en las municipalidades I. Informe de caracterización de servicios eco sistémicos
II. Plan de Gestión de Residuos en Guatuso III. Plan de Educación ambiental en Parque Nacional Volcán Tenorio IV. Listado de capacitaciones en el Área de Conservación Arenal Huetar Norte V. Listado de capacitación en las ASADAS
VI. Listado de Inversiones en ASADAS 5. Plan de acción de comunicación
I. Capacitación a voceros en los cantones II. Material Divulgativo
III. Libro de Humedales IV. Visitas a INBioparque de estudiantes de Escuelas aledañas a ASADAS
6. Administración del proyecto I. Informe de Cierre de la Subvención III del Proyecto Río Frío
Necesidad del proyecto (lo que da origen): La Región Huetar Norte de Costa Rica, específicamente los cantones de Guatuso y Los Chiles, presentan uno de los índices de desarrollo humano más bajos del país, con una gran fragilidad ambiental, siendo una zona rica en biodiversidad con ecosistemas que van desde los bosques nubosos hasta llanuras de humedales. Por lo que el cumplimiento de los objetivos de este proyecto reforzará el desarrollo de capacidades dentro de las comunidades locales aledañas al proyecto Río Frío-Araucaria que diversificarán sus alternativas de desarrollo, a partir de actividades económicas y ambientales que sirvan para mejorar la calidad de vida de sus pobladores. De forma que se logren los objetivos ambientales del proyecto y a la vez se refuerce en la cuenca, su sostenibilidad.
Justificación de impacto (aporte y resultados esperados): Disminuir la vulnerabilidad social, económica y ambiental de los habitantes de la cuenca del Río Frío como consecuencia de la implementación de un modelo sostenible de gestión ambiental.
Asunciones: El logro de los objetivos de este proyecto permitirá mejorar la calidad de vida y reducir la vulnerabilidad social, económica y ambiental de los habitantes de la cuenca del Río Frío, mediante un ordenamiento territorial orientado hacia la sostenibilidad del suministro de bienes y servicios ambientales. Restricciones: Los elementos que influyen en la conservación y uso sostenible de los bienes y servicios que ofrece la cuenca y la estabilidad de las organizaciones que se seleccionen, y el respaldo político y legal. Identificación de grupos de interés con el PFG son: Stakeholders / Cliente(s) directo(s): Organizaciones Participantes: -Instituto Nacional de Biodiversidad (INBio) Administrador -Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo. (AECID) Patrocinador Entes públicos: Beneficiarios -Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) -Municipalidades de Los Chiles y Guatuso. -ASADAS Comunidades participantes: Beneficiarios -Comunidad de Los Chiles.
31
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-Comunidad de Guatuso. -Comunidad indígena Maleku. Aprobado por:
Firma:
4.1.2 Recopilación de requisitos Requisitos y características de los productos del proyecto Los productos generados por el proyecto Río Frío – Araucaria deben obedecer a
lograr el alcance del objetivo principal de este proyecto, el cual busca
beneficiar a los habitantes de la cuenta, aproximadamente 48.000 personas, ya
que se espera que el correcto manejo del capital natural de la cuenca del Río Frío
y en consecuencia del ciclo del agua, asegure los bienes y servicios de los
ecosistemas de la cuenca, lo cual se verá reflejado en una mejor calidad de vida
de sus habitantes (acceso a agua potable, control de químicos en aguas
subterráneas, control de incendios y reforestación de la cuenca).
Por otro lado, el cumplimiento de los objetivos de este proyecto reforzará el
desarrollo de capacidades dentro de las comunidades locales aledañas al
proyecto Río Frío-Araucaria que diversificarán sus alternativas de desarrollo, a
partir de actividades económicas y ambientales que sirvan para mejorar la
calidad de vida de sus pobladores. De forma que se logren los objetivos
ambientales del proyecto y a la vez se refuerce en la cuenca, su sostenibilidad.
Las herramientas y técnicas consideradas para el alcance comprenden el
juicio de expertos como fuentes de información, obtenida mediante entrevistas
directas a las fuentes de información primaria y la información documental
analizada.
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32
4.1.3 Definición del Alcance El alcance del proyecto Río Frío - Araucaria comprende el logro de los
objetivos planteados, especialmente convirtiendo dicho logro en productos
concretos propuestos para ser desarrollados por el proyecto y el alcance de cada
uno de los productos del 4.1.2.2, y a la vez responden a la estrategia de
cooperación internacional del patrocinador.
4.1.3.1 Objetivos del Proyecto • Mejorar la calidad de vida y reducir la vulnerabilidad social, económica y
ambiental de los habitantes de la cuenca del Río Frío, de forma que busca
garantizar la sostenibilidad de suministro de bienes y servicios ambientales.
• Contribuir al desarrollo e implementación de modelos de gestión que
garanticen la conservación del capital natural y permitan un desarrollo
económico, social y ambientalmente sostenible.
4.1.3.2 Alcance de los productos del proyecto • Aumentar la capacidad de gestión del capital natural en las instituciones con
mandato ambiental en el territorio de la Cuenca del Río Frío.
• Consolidar y empoderar las organizaciones locales vinculadas con el tema
ambiental (en especial las relacionadas con el recurso agua) para que tengan
una participación activa en la gestión del capital natural.
• Desarrollar capacidades para visualizar el valor del capital natural.
• Fortalecer las capacidades adaptativas de las comunidades a los procesos
globales, nacionales y locales.
• Reducir la degradación de los ecosistemas terrestres y acuáticos dentro de la
cuenca.
4.1.3.3 Entregables del proyecto Los principales productos entregables del proyecto Río Frío – Araucaria se dan
según comunidad o de la zona, y ellos son:
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1. Documento de gestión integral del territorio de la Unidad Socioeconómica de
Gestión de la zona norte de Costa Rica.
2. Plan de trabajo con la comunidad Maleku.
3. Planes de manejo.
4. Documento de gestión ambiental en las municipalidades.
5. Plan de acción de comunicación.
6. Administración del proyecto.
4.1.3.4 Asunciones y restricciones Las asunciones y restricciones del proyecto son las mencionadas bajo los mismos
términos en el apartado 4.1.1 “Acta Constitutiva del Proyecto”.
4.1.4 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) El punto de partida de la EDT del proyecto Río Frío – Araucaria lo marca el
Programa Araucaria XXI, que responde a los objetivos del Plan Director de la
Cooperación Española 2005-2008 que reconoce el papel clave que el medio
ambiente juega en la consecución de los Objetivos del Milenio, retomando en
particular el principio de “garantizar la sostenibilidad medioambiental”. El Programa
parte de la premisa de que el vivir sosteniblemente consiste en satisfacer todas las
necesidades básicas (agua, energía, alimento, etc.) sin menoscabo del capital
natural que genera todo ese conjunto de bienes y servicios. La conservación del
capital natural debe ser la base del proceso de desarrollo sostenible y servir de
sustento a la gestión del resto de los capitales de origen humano.
Las directrices generales del programa son: respeto de la capacidad de carga de
los ecosistemas, la opción por la calidad frente a la cantidad, la necesidad de
conservar el capital natural y la vinculación entre conservación y bienestar social,
la necesidad de adaptarse al cambio, la incertidumbre y la adopción del enfoque
de ecosistemas. El Programa señala como principios operativos los siguientes:
conservación de la biodiversidad y la resiliencia o capacidad adaptativa de los
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34
ecosistemas, visión compartida, conocimiento científico interdisciplinario y el
conocimiento local, coordinación e integración con otros Programas, precaución y
prevención, participación, reciprocidad, ética ambiental, difusión de información y
gestión adaptativa.
Este programa define sus áreas principales, líneas de intervención transversal,
niveles y mecanismos de intervención y criterios orientadores en la selección y
priorización de áreas donde se desarrollan los proyectos integrales o sectoriales.
Dentro de esta estrategia, el proyecto se ubica en el sector medio ambiente, pero
con una coordinación estrecha y directa con el sector económico en lo que
respecta a la promoción del tejido económico y empresarial; en particular con el
sector productivo dando como base un modelo sostenible de gestión ambiental
que ayude a disminuir la vulnerabilidad social, económica y ambiental de los
habitantes de la cuenca del Río Frío, como principal producto generado.
Figura 2
Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto Río Frío - Araucaria
35
35
4.1.5 Verificación del Alcance Para la verificación del alcance del proyecto Río Frío - Araucaria se
estableció como medida de aprobación el logro de cada uno de los entregables
propuestos, los cuales deberán cumplir con las características detalladas para
cada uno de ellos, en el tiempo establecido en el cronograma y con los
costos establecidos para cada uno, tal y como se indica en los diferentes
planes desarrollados para la gestión del proyecto.
4.1.6 Control del Alcance El control del alcance tiene como objetivo asegurar la disponibilidad de controles
que permitan gestionar los cambios del alcance del proyecto Río Frío –
Araucaria. Después de fijado su alcance se busca mantener el control
minimizando riesgos, controlando factores e informando a los involucrados.
4.2 Plan de Gestión del tiempo del Proyecto En cuanto a la gestión de tiempo del proyecto Río Frío - Araucaria, se detectaron
las actividades específicas por realizar para el alcance de los entregables.
Estas se definieron a partir de reuniones de trabajo para las que se aplicó el juicio
de expertos por medio de una lluvia de ideas. El orden de las actividades da
soporte y estructura a los entregables del proyecto, tiempos probables y
atributos, resumen de secuencia y relaciones, tiempos probables de ejecución,
recursos y asunciones.
4.2.1 Definición de las actividades La definición de las actividades se llevó a cabo según lo definido en el EDT, que
se muestra en la figura del apartado 4.1.4.
4.2.2 Secuenciación de las actividades En cuanto a la secuencia de las actividades fue estructurada basada en el EDT
que se muestra en la figura del apartado 4.1.4. Las actividades señaladas en el
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proyecto tienen una dependencia de inicio a fin, que se ven según la actividad o
entregable principal y las sub actividades o sub entregables, de esta forma se ve
su dependencia. 4.2.3 Estimación de los recursos de las actividades Los recursos en general utilizados durante el proyecto se derivan de los aportes
solicitados a la Comisión Mixta España-Costa Rica y la Agencia Española de
Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID).
En el cuadro 2 se muestran los recursos identificados para la realización de las
actividades.
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Cuadro 2
Estimación de los recursos por actividades
Descripción de actividad Recursos Grupo Humano participante Conformación de un organismo institucional y organizativo para la gestión sostenible del capital natural de la cuenca
Consultoría, giras de trabajo, reuniones, instructores y capacitaciones.
Personal del ACAHN, ACAT, Corredores Biológicos, INBio y OTC de Costa Rica. Grupo de trabajo del proyecto.
Estudio de Hidrogeología Consultoría, giras de trabajo, reuniones, instructores y capacitaciones.
Personal del ACAHN, ACAT, Corredores Biológicos, INBio y OTC de Costa Rica. Grupo de trabajo del proyecto.
Plan de acción para la gestión de la cuenca Río Frío
Consultoría, giras de trabajo, reuniones, instructores y capacitaciones.
Personal del ACAHN, ACAT, Corredores Biológicos, INBio y OTC de Costa Rica. Grupo de trabajo del proyecto.
Documento de plan para la conservación de acuíferos y nacientes
Consultorías, giras de campo, transporte, compra de árboles, siembra
Funcionarios de ASADAS, Funcionarios AyA. Grupo de trabajo del proyecto, grupo técnico de INBio.
Informe de experiencia con la comunidad Maleku
Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, impresión, capacitaciones.
Comunidad Maleku, MEP, Grupo de trabajo del proyecto.
Censo de la Comunidad Maleku Consultorías, giras de campo, transporte. Censista y Comunidad Maleku.
Plan de trabajo Corredor Biológico Ruta de los Malekus.
Viajes, viáticos, reuniones, consultorías, giras de campo, asesoría legal
Comunidad Maleku, SINAC, Ministerio de Recursos Ambiente y Recursos Naturales (MARENA) de Nicaragua, Grupo de trabajo del proyecto.
Plan de manejo Refugio Nacional de Vida Silvestre Caño Negro.
Consultorías, viáticos, giras de campo, transporte, papelería, impresión, materiales, suministros.
SINAC, UCR, Comunidad de Caño Negro, Comunidad del Volcán Tenorio, SETECOOP, abogados, Grupo de trabajo del proyecto, grupo de USEG, grupo técnico de INBio.
Plan de manejo de Parque Nacional Volcán Tenorio
Consultorías, viáticos, giras de campo, transporte, papelería, impresión, materiales, suministros.
SINAC, UCR, Comunidad de Caño Negro, Comunidad del Volcán Tenorio, SETECOOP, abogados, Grupo de trabajo del proyecto, grupo de USEG, grupo técnico de INBio.
Informe de Tenencia en la Tierra Consultorías, viáticos, giras de campo, transporte, papelería, impresión, materiales, suministros.
SINAC, UCR, Comunidad de Caño Negro, Comunidad del Volcán Tenorio, SETECOOP, abogados, Grupo de trabajo del proyecto, grupo de USEG, grupo técnico de INBio.
Informe del Estudio de Hidrodinámica. Consultorías, viáticos, giras de campo, transporte, papelería, impresión, materiales, suministros.
SINAC, UCR, Comunidad de Caño Negro, Comunidad del Volcán Tenorio, SETECOOP, abogados, Grupo de trabajo del proyecto, grupo de USEG, grupo técnico de INBio.
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Descripción de actividad Recursos Grupo Humano participante
Informe de caracterización de servicios eco sistémicos
Consultorías, viajes, giras de campo, transporte, papelería, talleres, reuniones.
INBio, SINAC regional, Ministerio de Agricultura y Ganadería de Guatuso, finqueros locales, grupo de trabajo del proyecto.
Plan de Gestión de Residuos en Guatuso Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, impresión, capacitaciones.
Municipalidad de Guatuso y Los Chiles, FUNDEMUCA, PRODELO, FOMUDE y CUDECA. Grupo de trabajo del proyecto.
Plan de Educación ambiental en Parque Nacional Volcán Tenorio
Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, impresión, capacitaciones.
Funcionarios del Área de Conservación Arenal Tempisque, Área de Conservación Arenal Huetar Norte y del Parque Nacional Volcán Tenorio, SINAC, Consultora de Educación Ambiental, Grupo Técnico de SIG del INBio. Grupo de trabajo del proyecto.
Listado de capacitaciones en el Área de Conservación Arenal Huetar Norte
Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, impresión, capacitaciones.
Funcionarios del Área de Conservación Arenal Tempisque, Área de Conservación Arenal Huetar Norte y del Parque Nacional Volcán Tenorio, SINAC, Consultora de Educación Ambiental, Grupo Técnico de SIG del INBio. Grupo de trabajo del proyecto.
Listado de capacitación en las ASADAS Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, impresión, capacitaciones.
ASADAS de Guatuso y Los Chiles. Comisión Sello de Calidad de Agua del AYA. INA. Consultor. Gobiernos locales de la Región Huetar Norte, Dirección Regional del Instituto de Acueductos y Alcantarillados (AYA) y la dirección regional del Ministerio de Salud.
Listado de Inversiones en ASADAS Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, materiales, suministros y equipos.
ASADAS de Guatuso y Los Chiles. Comisión Sello de Calidad de Agua del AYA. Consultor. Gobiernos locales de la Región Huetar Norte, Dirección Regional del Instituto de Acueductos y Alcantarillados (AYA).
Capacitación a voceros en los cantones Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, impresión, capacitaciones.
SINAC, UNA, Fundación DEMUCA y la Federación de Gobiernos Fronterizos con Nicaragua, Comunidad de Los Chiles, Grupo de trabajo del proyecto, grupo de USEG, grupo técnico de INBio.
Material Divulgativo Consultorías, transporte, papelería, impresión.
Grupo de trabajo del proyecto.
Libro de Humedales Giras de campo, papelería, impresión. Grupo de Educación del INBio. Autor del Libro. Grupo de trabajo del proyecto.
Visitas a INBioparque de estudiantes de Escuelas aledañas a ASADAS
Consultorías, alimentación, transporte, papelería.
Escuelas cercanas a las ASADAS de Guatuso y Los Chiles, Grupo de Educación del INBio. Grupo de trabajo del proyecto.
Informe de Cierre de la Subvención III
Consultorías, giras de campo, transporte, papelería, activos, pago a INBio por administración.
Grupo de trabajo del proyecto. Grupo de INBio asignado al proyecto y sus requerimientos.
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4.2.4 Estimación de la duración de las actividades En la estimación de la duración de las actividades se establece la cantidad de
tiempo de trabajo necesario para cada actividad. Estos estimados de duración
surgen por persona y requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de trabajo
requerido y cantidad de recursos necesarios para completar la actividad. La lógica
de secuencia de la duración de las actividades se hará de acuerdo con el proyecto
y de los recursos correspondientes, en este caso se hizo basado en las
actividades o entregables principales, porque es así como lo solicita el
patrocinador, pero cada uno de los entregables o actividades tienen sub
actividades o sub entregables que hacen el desglose de los mismos, pero que
para efectos de presupuesto se verifican solo desde la actividad principal.
Cuadro 3
Estimación de la duración de las actividades
Descripción de actividad Tiempo Conformación de un organismo institucional y organizativo para la gestión sostenible del capital natural de la cuenca
15 meses
Estudio de Hidrogeología 6 meses
Plan de acción para la gestión de la cuenca Río Frío 6 meses
Documento de plan para la conservación de acuíferos y nacientes 12 meses
Informe de experiencia con la comunidad Maleku 12 meses
Censo de la Comunidad Maleku 3 meses
Plan de trabajo Corredor Biológico Ruta de los Malekus. 12 meses
Plan de manejo Refugio Nacional de Vida Silvestre Caño Negro. 12 meses
Plan de manejo de Parque Nacional Volcán Tenorio 12 meses
Informe de Tenencia en la Tierra 12 meses
Informe del Estudio de Hidrodinámica. 12 meses
Informe de caracterización de servicios eco sistémicos 8 meses
Plan de Gestión de Residuos en Guatuso 6 meses
Plan de Educación ambiental en Parque Nacional Volcán Tenorio 15 meses
Listado de capacitaciones en el Área de Conservación Arenal Huetar Norte
4 meses
Listado de capacitación en las ASADAS 4 meses
Listado de Inversiones en ASADAS 4 meses
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Capacitación a voceros en los cantones 2 meses
Material Divulgativo 15 meses
Libro de Humedales 12 meses
Visitas a INBioparque de estudiantes de Escuelas aledañas a ASADAS
15 meses
Informe de Cierre de la Subvención III 15 meses
4.2.5 Desarrollo del cronograma Los tiempos estimados para el análisis del desarrollo de las actividades fue
realizado según criterio del personal del proyecto y grupos de expertos, quienes
fueron consultados en dicha estimación de tiempos. Ver apartado 4.2.4.
4.2.6 Control del cronograma Respecto al control del cronograma se toma un control de las duraciones de las
actividades, se lleva a cabo por medio del cuadro #3 que se ve en el apartado
4.2.4.
4.3 Plan de Gestión de los Costos del Proyecto En cuanto al Plan de Gestión de Costos se incluye la estimación de los mismos,
su presupuesto y su control.
El cuadro #4 muestra los recursos y costos del proyecto, que fueron determinados
considerando el costo de ejecución de las diferentes actividades requeridas y por
medio de consulta a las áreas pertinentes del INBio.
4.3.1 Estimación de los Costos La estimación de costos se hizo por medio de una aproximación de los recursos
económicos requeridos para el cumplimiento de las actividades del proyecto. No
necesariamente son los datos finales ya que es a una predicción en la información
disponible en cierto momento.
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Como este proyecto responde a fondos brindados por una subvención de la
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), la
estimación de los costos esta en cierta forma definida por las líneas y regulaciones
de inversión que esta brinda.
4.3.2 Determinación del Presupuesto Para la determinación del presupuesto que consiste en sumar todos los costos
estimados de las actividades, fue necesario tomar el presupuesto autorizado de la
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), quien
define líneas y regulaciones de inversión.
Para efectos de esta investigación se brinda el presupuesto general de los
productos principales del proyecto, pero para llegar a los montos de cada uno de
estos, se dio por medio de un costeo en forma de actividades, lo que permite
llegar a un presupuesto más exacto de lo que se quiere ejecutar y realizar un
mejor seguimiento en el control del presupuesto y de su ejecución.
Muestra de esto es el detalle de los cuadros de Estimación de los recursos por
actividades y la Estimación de la duración de las actividades, donde se muestran
estas actividades. En este caso se hizo basado en las actividades o entregables
principales, porque es así como lo solicita el patrocinador, pero cada uno de los
entregables o actividades tienen sub actividades o sub entregables que hacen el
desglose de los mismos, pero que para efectos de presupuesto se verifican solo
desde la actividad principal.
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Cuadro 4 Determinación de Presupuesto del proyecto
Detalle Presupuesto 1. Documento de gestión integral del territorio de la
Unidad Socioeconómica de Gestión de la zona norte de Costa Rica.
$10.000,00
2. Documento de plan para la conservación de acuíferos y nacientes $10.155,00
3. Planes de manejo $85.000,00 4. Documento de gestión ambiental en las
municipalidades $120.000,00
5. Plan de acción de comunicación $118.000,00 6. Administración del proyecto $133.000,00 Total $476.155,00
Observación: El presupuesto dado por Agencia Española de Cooperación
Internacional para el Desarrollo. (AECID), permite tener variaciones en las
ejecuciones, siempre y cuando las mismas no superen el 15% de más en el
presupuesto dado, de ser así se debe pedir autorización por escrito. Si la
ejecución es menor al presupuesto no es problema para el donante.
La forma en que se llego al monto de los costos, es porque a pesar que el donante
da el presupuesto por productos, el equipo del proyecto hace un presupuesto por
actividades, lo que permite lograr un monto más cercano de los costos.
4.3.3 Control de los Costos Respecto al control de costos se hace por medio de la estructura financiera con
que cuenta el INBio; que tiene áreas de seguimiento de proyectos, presupuesto y
programación, contabilidad y tesorería. Estas áreas buscan monitorear la
ejecución del proyecto contra el presupuesto planteado, de forma que se pueda
controlar y gestionar cambios necesarios al presupuesto autorizado, buscando que
el proyecto se mantenga dentro de las líneas autorizadas del financiamiento. Ver
apartado 4.3.2.
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43
4.4 Plan de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del Proyecto
Río Frío – Araucaria está conformado por aquellas personas a las que se les han
asignado roles y responsabilidades para llevar a cabo el desarrollo del proyecto.
También es importante que todos los integrantes del equipo participen
activamente en la planificación y toma de decisiones.
4.4.1 Desarrollo del Plan de Recursos Humanos El proyecto Araucaria es un proyecto dado a INBio quien es el administrador del
mismo, INBio contrata una directora para el proyecto. El organigrama del Proyecto
Río Frío-Araucaria se elabora en reuniones de la dirección de INBio y la Directora
del Proyecto, los cuales a partir de su criterio, establecieron la estructura del
proyecto. A continuación se presenta el organigrama mencionado anteriormente.
Figura 3
Organigrama del Proyecto Río Frío - Araucaria
En cuanto a los tiempos y costos del equipo del proyecto, se pueden observar en
los apartados 4.2.4 y 4.3.2.
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4.4.2 Matriz de responsabilidades A continuación se presenta la matriz de asignación de responsabilidades de los
miembros del equipo de trabajo del Proyecto Río Frío-Araucaria. La directora y el
INBio se ven como responsables en las actividades por que la primera fue
contratada para dirigir el proyecto, pero es INBio quien es responsable ante el
patrocinador. En la primera columna se enumeran las actividades y en las
siguientes columnas restantes las personas vinculadas al proyecto. Las
relaciones en la matriz se refieren de la siguiente manera: R: Persona
responsable; A: Persona que rinde cuentas; C: Persona consultada; I: Persona
informada. En vista de la amplitud del proyecto, una misma persona puede tener
varias relaciones, como lo es la responsabilidad y la participación u otras.
Cuadro 5
Matriz de responsabilidades
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4.4.3 Desarrollo del Equipo del Proyecto El equipo de trabajo debe verse desde dos puntos de vista, uno del asignado de
parte de INBio, que es recurso humano calificado con que cuenta la organización y
que tienen experiencia en el seguimiento de proyectos desde el punto de vista
técnico, administrativo y financiero; y el otro es el grupo contratado directamente
para el proyecto, este es: una Directora de proyecto, una Encargada de ASADAS,
Encargada de Comunicación, Asistente Administrativa y un Encargado de
Audiovisuales.
Además es importante decir que el personal contratado por consultorías fue
seleccionado según la experiencia en los productos contratados, y es considerado
de los mejores en el país en cada rama.
En cuanto al equipo de trabajo del proyecto, cada uno de sus integrantes fueron
seleccionados de una terna de personas que competían por esas posiciones,
después de la escogencia de los mismos, y su selección y reclutamiento, a estas
personas se le asignaron roles y responsabilidades del Proyecto Río Frío-
Araucaria se seleccionaron por sus habilidades, competencias y desempeño en
sus labores. El equipo de trabajo del proyecto ha recibido capacitaciones en el
tiempo transcurrido, este equipo crecerá y estará cada vez más calificado para
ejecutar el proyecto.
4.4.4 Dirección del equipo del proyecto La directora y el INBio se ven como responsables en las actividades por que la
primera fue contratada para dirigir el proyecto, pero es INBio quien es responsable
ante el patrocinador. Como este proyecto cuenta con una responsabilidad
institucional del INBio, este tiene asignado a un grupo encargado de velar por el
seguimiento técnico, administrativo y financiero del proyecto, equipo que no es el
mismo del proyecto, sino como una fiscalía. Grupo que debe junto con la directora
del Proyecto Río Frío-Araucaria y su equipo dan seguimiento del proyecto.
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La Directora del proyecto por su parte es la encargada de dar el seguimiento
continuo, de controlar, evaluar, entre otros el rendimiento de los miembros del
equipo, brindando la retroalimentación requerida, así como la resolución de
conflictos y coordinar los cambios que sean necesarios. A la vez debe rendir
cuentas por el logro de los resultados esperados del proyecto.
De igual manera la Agencia de Cooperación Española para el Desarrollo, da un
seguimiento trimestral al proyecto, para lo cual se le envían informes trimestrales.
Además de realizar giras esporádicas a la zona, para verificar el avance del
proyecto, así como la comprobación del avance de resultados.
Con el cierre del proyecto se debe enviar un informe al Ministerio de Ambiente
Español, donde se dé un informe detallado de la ejecución técnica y financiera del
proyecto, y el logro de las metas y objetivos propuestos. Toda esta información
está bajo la responsabilidad de la directora del proyecto y su equipo de trabajo,
quien debe brindarle los insumos para la preparación del mismo.
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5. CONCLUSIONES Después del análisis realizado se presentan las conclusiones:
• Con el plan de gestión del alcance se facilitan los procesos necesarios para
desarrollar el trabajo dentro de los límites establecidos y conserva congruencia
entre lo propuesto y lo alcanzable.
• Con la puesta en marcha de este plan de gestión, se brinda un conocimiento
en herramientas de dirección de proyectos, que proporciona bases para
estandarizar los proyectos; que permita una manera efectiva, de consolidar los
otros planes subsidiarios propuestos para el proyecto, garantizando una
ejecución armónica y bien monitoreada para cada uno de ellos.
• La planificación de la gestión del tiempo reduce el riesgo de tener retrasos con
el cronograma, lo cual es frecuente en proyectos de investigación, y conlleva a
gastos no previstos. Y de ser así proponer los mecanismos para prevenirlos o
corregirlos.
• La gestión de los costos es fundamental, ya que se debe llevar el control de
gastos para evitar prórrogas de tiempo y recursos. Un plan de costos resulta
vital en la ejecución efectiva del Proyecto.
• La gestión de los recursos humanos ayuda a seleccionar el equipo del proyecto
y ayuda al director de proyecto a dirigir y formar su equipo de trabajo
asegurando que la implementación de la gestión del proyecto sea efectiva y
apoyada por estándares en gestión de proyectos como la del PMI.
• Se observa que la forma como se realizan los proyectos no es estandarizada,
usualmente se basa en una guía dada por los donantes, pero no da las
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herramientas requeridas para su ejecución y control, por lo que cada
responsable del proyecto lo ejecuta de acuerdo con su criterio.
• En este proyecto no se seleccionaron las otras áreas de conocimiento para su
desarrollo, sin embargo es importante que se tomen en cuenta según sea el
caso de cada proyecto, para el éxito integral del proyecto.
• El logro de los objetivos propuestos para el desarrollo de este proyecto es un
resultado que favorecerá y facilitará el desarrollo de futuros proyectos.
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6. RECOMENDACIONES • Implementar la gestión de los proyectos utilizando como base las buenas
prácticas del PMI buscando una estandarización en la gestión de la cartera de
proyectos del INBio.
• Utilizar la metodología de gestión de proyectos de forma que permita que la
ejecución del trabajo se realice dentro de los límites establecidos conservando
la congruencia entre lo propuesto y lo alcanzable.
• Desarrollar un plan de implementación para el proyecto, que le permita
consolidar el esfuerzo realizado a través de este PFG, de forma que se
concrete la ejecución del proyecto y que se logre cumplir con los requisitos
solicitados por el donante, bajo el esquema de dirección de proyectos como es
PMI.
• Implementar la planificación de la gestión del tiempo de forma que permita al
equipo de seguimiento de proyectos minimizar el riesgo de retrasos en el
cronograma de los proyectos, de forma que puedan contar con mecanismos
para prevenirlos o corregirlos a tiempo.
• Efectuar una comparación de la efectividad en la ejecución del proyecto, de
forma que se pueda verificar la eficacia que brinda la utilización de
metodologías para la dirección de proyectos del PMI versus la eficacia en la
ejecución de proyectos de investigación científica basada en la experiencia en
el desarrollo de los mismos.
• Implementar la gestión de los costos en el seguimiento de proyectos, ya que un
plan de costos resulta vital en la ejecución efectiva de proyectos, es
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fundamental llevar el control de gastos, de forma que se pueda evitar tener que
solicitar prórrogas de tiempo y recursos.
• Implementar la gestión de los recursos humanos de forma que la
implementación de la gestión del proyecto sea efectiva y apoyada por
estándares en gestión de proyectos como la del PMI, y que ayude a
seleccionar el equipo del proyecto de forma exitosa, y que permita al director
de proyecto dirigir y formar su equipo de trabajo.
• Implementar una metodología estandarizada para la gestión de proyectos, que
brinde las herramientas requeridas para su ejecución y control.
• Implementar todas las áreas de conocimientos del PMI, hasta donde sea
posible para dar una solución integral a los proyectos que administra el INBio.
• El logro de los objetivos propuestos para el desarrollo de este proyecto es un
resultado que favorece y facilita el desarrollo de futuros proyectos.
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7. BIBLIOGRAFÍA Aldunate, E. (2005). Gestión para la Ejecución de Proyectos Públicos Organización y Planificación de la Ejecución. Chile: Serie de Manuales, Naciones Unidas. Castillo, X. (2005, Diciembre). Investigación de Campo. Extraído el 10 de noviembre, 2010 de: http://www.monografias.com/trabajos30/investigacion-de-campo/investigacion-de-campo.shtml Eyssautier, M. (2006). Metodología de la Investigación. Desarrollo de la Inteligencia. 5 Edición. Editorial Thomson. Grande, F y Abascal, E. (2007). Fundamentos y Técnicas de Investigación Comercial. 9 Edición. Editorial ESIC. Hernández et al. (2008). Metodología de la Investigación. 4 ed. México: Editorial McGraw-Hill. Instituto Nacional de Biodiversidad. (2009). Plan Estratégico 2009-2013. Costa Rica: Ined. Instituto Nacional de Biodiversidad. (2009). Proyecto de Desarrollo de la Cuenca de Río Frío. Costa Rica. Instituto Nacional de Biodiversidad. (2010). Plan de Acción Emergente. Costa Rica. Pinal, K. (2006). Apuntes de Metodología y Redacción. Guía para la elaboración de un proyecto de tesis. DR Publicaciones Cruz S.A. Pineda, M. (2004). Lenguaje y Expresión 2: Lectura y redacción con textos periodísticos, científicos y literarios. Editorial Pearson educación. Project Management Institute. (2008). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Cuarta Edición. Estados Unidos: Project Management Institute Inc. Rosales, R. (1999). Formulación y Evaluación de Proyectos. Costa Rica: Instituto centroamericano de Administración Publica – ICAP. Sapag, N y Sapag R. (1989). Preparación y Evaluación de Proyectos. 2 ed. México: Editorial McGraw-Hill.
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8. A n e x o s
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ANEXO 1: Acta (charter) del Proyecto
Información principal y autorización de proyecto
Fecha: Octubre 2010
Nombre de Proyecto: Planificación de la gestión del alcance, tiempo, costos y recursos humanos para el proyecto: “Río Frío-Araucaria” del Instituto Nacional de Biodiversidad (INBio).
Áreas de conocimiento/ procesos: Alcance, Tiempo, Costos y Recursos Humanos.
Área de aplicación (sector / actividad): Conservación y ambiente.
Fecha de inicio del proyecto: Octubre 2010
Fecha tentativa de finalización del proyecto: Diciembre 2011
Objetivos del proyecto: Objetivo general: Planificar la gestión del alcance, tiempo, costos y recursos humanos para facilitar la dirección del proyecto “Río Frío- Araucaria”, mediante la utilización del estándar del Project Management Institute PMI. Objetivo específicos: 1. Elaborar el plan de gestión del alcance para integrar los procesos
necesarios para desarrollar el trabajo requerido para el proyecto “Río Frío-Araucaria”.
2. Elaborar el plan de gestión del tiempo para una mejor ejecución del cronograma del proyecto “Río Frío-Araucaria”.
3. Elaborar el plan de gestión de los costos que permita una adecuada ejecución financiera del proyecto “Río Frío-Araucaria”.
4. Elaborar el plan de gestión de los recursos humanos con la finalidad de coordinar adecuadamente los materiales y el equipo de proyecto de “Río Frío-Araucaria”.
Descripción del producto: -Documento de planificación del Alcance, Tiempo, Costos y Recursos humanos del proyecto “Río Frío-Araucaria”, bajo el estándar del PMI. -Elaboración de los planes de gestión del alcance, tiempo, costos y recursos humanos para el proyecto “Río Frío-Araucaria”, bajo el estándar del PMI. Necesidad del proyecto (lo que da origen): El Instituto Nacional de Biodiversidad es una asociación, declarada de interés público, es considerado un centro de investigación y gestión de la biodiversidad, establecido en 1989 para apoyar los esfuerzos por conocer la diversidad biológica del país y promover su uso sostenible. Su financiamiento
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se da por generación propia de venta de servicios y una parte de su financiamiento es por proyectos financiados por agencias de cooperación internacional en el tema ambiente y conservación, principalmente. Trabaja en conjunto con diversos órganos del gobierno, universidades, sector empresarial y otras entidades dentro y fuera del país. Estos proyectos históricamente han sido ejecutados por la organización mediante la utilización de la experiencia y juicio de expertos en sus diferentes áreas. Dadas las nuevas tendencias en gestión de proyectos a nivel mundial, los organismos de cooperación internacional buscan que las organizaciones trabajen utilizando metodologías de gestión de proyectos como PMI, las cuales permiten dar un mejor seguimiento y control de los proyectos que financian de una manera más estándar y que permita sistematizar el proyecto. Previas experiencias en la Unidad de Conservación del INBio, han permitido reconocer que las agencias de cooperación buscan lograr un seguimiento efectivo de los proyectos y buscan comprender como sus proyectos son ejecutados y como estos impactan a la organización ejecutora y su entorno.
Justificación de impacto (aporte y resultados esperados):
Este PFG permitirá a la Unidad de Conservación del INBio y específicamente para la Coordinación del Proyecto “Río Frío-Araucaria”, contar con los elementos necesarios para la ejecución del proyecto de manera optima y bajo los estándares del PMI, de manera que satisfaga las expectativas del Cooperante desarrollando un producto de calidad en el tiempo establecido y bajo el costo estimado.
Supuestos / Restricciones / Limitantes / factores críticos de éxito: -La aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas propuestas por el PMI en la elaboración de los planes del alcance, tiempo, costos y recursos humanos del proyecto Río Frío-Araucaria, permitirá a la Unidad de Conservación del INBio tener un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los diferentes planes a desarrollar para cumplir con los requisitos del proyecto, de manera que se satisfaga las necesidades y expectativas de los interesados de manera equilibrada entre el alcance, tiempo y costos. -El desarrollo de este proyecto considera la correcta aplicación de la metodología del PMI para el desarrollo de los objetivos propuestos. -Este proyecto considera un plazo de ejecución dentro de los parámetros de realización establecidos por el ente académico. -Las actividades propuestas para el logro de los objetivos del proyecto final, deben ser desarrollados en un periodo máximo de tres meses. -Para la sustentación del proyecto final deben haberse logrado todos los objetivos propuestos en el mismo.
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Identificación de grupos de interés con el PFG son: Stakeholders / Cliente(s) directo(s): Organizaciones Participantes: -Instituto Nacional de Biodiversidad (INBio) Administrador -Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo. (AECID) Patrocinador Entes públicos: Beneficiarios -Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) -Municipalidad de Los Chiles -Municipalidad de Guatuso Clientes indirectos: Beneficiarios Comunidades participantes: -Comunidad de Los Chiles -Comunidad de Guatuso - ASADAS Nombre Estudiante: Angélica Cordero Solís
Firma:
Aprobado por:
Firma:
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ANEXO 2: Estructura de desglose de trabajo (EDT)
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Desarrollo de PFG Revisión del PFG Defensa Del PFG Graduación
Desarrollo
Parte Introductoria
Marco Institucional Teoría de Administración de Proyectos Grupos de Procesos y Áreas de conocimiento
Fuentes de Información Técnicas de Investigación
PFG
Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
Verificación del Alcance
Recopilación de Requisitos Definición del Alcance
Creación del EDT
Seminario de Graduación
Marco Teórico Marco Metodológico
Aprobación de borradores por Tutor
Introducción y Aprobación
Dedicatoria y reconocimientos
Resumen Ejecutivo
Índice
Esquema de Resultados
Plan de Gestión del Tiempo del
Proyecto
Entrega del desarrollo Áreas del
Proyecto
Control del Alcance
Definición de las Actividades Secuenciación de las Actividades Estimación de los recursos de las actividades Estimación de la duración de las actividades
Control del cronograma
Desarrollo del cronograma
Plan de Gestión de los costos del Proyecto
Plan de Gestión de los Recursos Humanos del
Proyecto Estimación de los costos Determinación del presupuesto Control de los costos
Desarrollo del Plan de Recursos Humanos
Dirección del equipo del proyecto
Adquisición del equipo del proyecto Desarrollo del equipo del proyecto
Aprobación de borradores por Tutor