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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGADO
COORDINACION DE PASANTIAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES IVSS
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGADO
COORDINACION DE PASANTIAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS
INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES IVSS
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco a la universidad nacional experi mental de Guayana UNEG, por
brindarme la oportunidad de formar parte de esa gran casa de estudio; gracias a el
instituto venezolano de los seguros sociales IVSS, oficina administrativa, muy
especialmente a la dirección de afiliación.
Y cómo dejar de lado a tres maravillosas mujeres que con paciencia y temple me
prendaron de enseñanzas y conocimientos durante todo el periodo de pasantía,
gracias a Karina Hernández, Eunice Ramos y Jackelin Estrada.
A mis profesores y compañeros, por el tiempo dedicado y por todo lo que me ha
enseñado durante este proyecto. Gracias a todos y cada uno de los que lean y han
leído este trabajo porque, por ese simple hecho, ya son parte de él.
iv
DEDICATORIA
Quiero agradecerle primeramente a dios por haber me guiado por el buen camino,
por eso le dedico este pequeño logro, ya ese ser supremo me permitió cumplir todas
las metas trazadas para obtener la pasantías profesionales, a quien también le doy las
gracias por mantener me viva, guiarme, acompañar me en mis buenos y malos
momentos y sostener me con la esperanza de cada día ser mejor.
De una forma muy especial quiero dedicarles este informe a mi Madre y a mi hija,
por ser las dos personas más importantes de mi existencia, quienes me han apoyado
en todo. A ti Mami por tu perseverancia ante la vida, que me lo ha dado todo sin
pensarlo dos veces, además que después de dios a esta persona le debo mi vida, lo
que es razón suficiente como para dedicarle todo los éxitos que he obtenido,
incluyendo el privilegio que me dio al nacer de ser su hija, por luchar de sol a sol
para darme la educación y todos los valores posibles gracias madre este triunfo
también es tuyo.
Final mente les dedico este informe, a todas las personas que de alguna manera
hicieron posible la realización de este proyecto tan importante para mi carrera, que
me ha dejado muchas enseñanzas y nuevas experiencias profesionales.
v
TAB LA DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTO.................................................................................................. iii
DEDICATORIA ......................................................................................................... iv
INDICE ......................................................................................................................... v
INTRODUCCION ........................................................................................................ 7
CAPITULO I .............................................................................................................. 9
1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................... 9
1.2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA ......................................................................... 9
1.3 MISIÓN DEL IVSS ............................................................................................... 9
1.4 VISIÓN DEL IVSS .............................................................................................. 10
1.5 OBJETIVOS DEL IVSS ....................................................................................... 10
1.6 BENEFICIARIOS DEL SEGURO SOCIAL........................................................ 10
CUADRO Nª1 ....................................................................................................... 11
1.7 BENEFICIOS INSTITUCIONALES .................................................................. 11
1.8 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL IVSS CUADRO Nª 2 ......................... 12
1.9 DIRECCIÓN DE AFILIACIÓN ........................................................................... 12
COMO REGISTRAR EMPRESA EN EL SEGURO SOCIAL ............................ 13
PLANILLA 14-01 .................................................................................................. 13
SISTEMA DE GESTIÓN Y AUTOLIQUIDACIÓN DE EMPRESAS TIUNA... 14
OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA .............................................................. 14
BENEFICIOS DEL SISTEMA .............................................................................. 14
1.9.1 ENTRE LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLA LA DIRECCIÓN DE
AFILIACIÓN ESTÁN ................................................................................................... 15
INSCRIPCIÓN DE EMPRESAS AL IVSS .......................................................... 15
EL EMPLEADOR TANTO PÚBLICO COMO PRIVADO ........................................ 15
CAMBIO DE DIRECCIÓN DE LA EMPRESA ................................................... 15
CORRECCIÓN DE DATOS.................................................................................. 15
FECHA DE PRIMERA AFILIACION .................................................................. 16
AJUSTES ............................................................................................................... 16
ASOCIACIÓN DE CEDULA ................................................................................ 16
CREDITO............................................................................................................... 16
CORRECCION DE FECHA DE INGRESO ......................................................... 16
CORRECCION FECHA DE EGRESO ................................................................. 16
DIFERENCIA DE SALARIO................................................................................ 17
CAUSA DE EGRESO............................................................................................ 17
DEBITOS LIQUIDABLES.................................................................................... 17
vi
DEBITOS NO LIQUIDABLES ............................................................................. 17
LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DEL TRABAJADOR ................................ 17
INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES ................................................................ 17
INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES / FAMILIARES CALIFICADOS A
TRAVÉS DE LA FORMA 14-02 ............................................................................... 17
RETIRO DEL TRABAJADOR A TRAVÉS DE LA FORMA 14-03 .................. 18
CAPITULO II ........................................................................................................... 19
2.1 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 19
2.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 19
2.2 ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PERÍODO DE PASANTÍAS .............. 19
ANÁLISIS DE EXPEDIENTES ATENCIÓN AL PÚBLICO .............................. 19
CERTIFICAR FORMA 14-02 Y 14-03 ................................................................. 19
CERTIFICAR DE FORMA 14-01 ........................................................................ 20
RECIBIR DE FORMA 14-10 ................................................................................ 20
RECIBIR DOCUMENTOS PARA LA CORRECCIÓN DE DATOS .................. 20
RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES ............................................................................
2.3 INCONVENIENTE PRESENTADO Y EXPERIENCIA ADQUIRIDA EN EL
PERÍODO DE PASANTÍAS ..................................................................................... 20
GRAFICA DE GANTT ............................................................................................. 22
CUADRO Nª 3 ........................................................................................................... 23
CUADRO Nª 4 ........................................................................................................... 24
CAPITULO III .......................................................................................................... 25
CONCLUSION ........................................................................................................... 25
RECOMENDACIONES ............................................................................................. 26
GLOSARIO ................................................................................................................ 27
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ........................................................................ 31
ANEXOS..................................................................................................................... 32
7
INTRODUCCION
El presente informe intenta dar a conocer los resultados obtenidos tras la
realización de la investigación llevada a cabo durante el periodo de pasantía o
práctica profesional, Esta investigación tendrá como principal objetivo el Análisis del
Proceso Administrativo Llevado por la Dirección de Afiliación de la Oficina
Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguro Sociales .
El favorecido tema motivo de esta investigación buscara plasmar como se
desarrollan las actividades en la oficina antes mencionada con el fin de dar a conocer
cuáles son las tareas que allí se realizan diariamente y la importancia de ellas .
Es importante señalar que esta oficina garantiza la correcta aplicación de los
procedimientos inherentes a la afiliación de los trabajadores, empleadores y en el
sistema de seguridad social, por parte de las oficinas administrativas del I.V.S.S., así
pues se hace referencia a los grandes avances que ha tenido la sección de afiliación
cambiando su sistema tradicional llamado Sira por el Tuina el cual a través de los
avances de la tecnología per mite realizar ciertos tramites con mayor rapidez.
Vale acotar que la sección de afiliación desarrolla una serie de actividades
que veremos reflejada en el presente informe, tales como:
Inscripción de Empresas
Certificación de ingresos y egresos a través de la forma 14-02 y 14-03
Débitos liquidables y no liquidables
Actas de ajustes
Actas crédito
Corrección fecha de ingreso y de egreso
Causa de egreso
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Numero Patronal
Corrección fecha de primera afiliación
Registro de novedades o reposos a través de la forma 14-10
Desbloqueo de las empresas
Por lo antes señalado se puede decir que esta es una oficina que trabaja
arduamente en el beneficio todos sus afiliados tratando de solucionar cualquier
inconveniente en la brevedad según el caso, debido a que cada una de las actividades
señalada tiene su proceso y debido seguimiento.
El presente informe es muy nutritivo en cuanto al conocimiento que se pueda tener
de los seguros sociales, ya que este es solo una manera en la que puedo expresar cada
uno de los procesos ejecutados y aprendidos en la dirección de afiliación.
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CAPITULO I
1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
El 9 de octubre de 1944, se iniciaron las labores del Seguro Social, con la puesta
en funcionamiento de los servicios para la cobertura de riesgos de enfermedades,
maternidad, accidentes y patologías por accidentes, según lo establecido en el
Reglamento General de la ley del Seguro Social Obligatorio, del 19 de febrero de
1944. En 1946 se reformula esta Ley, dando origen a la creación del Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales, organismo con responsabilidad jurídica y
patrimonio propio.
Con la intención de adaptar el Instituto a los cambios que se verificaban en esa
época, el 5 de octubre de 1951 se deroga la Ley que creaba el Instituto Central de los
Seguros Sociales y se sustituye por el estatuto Orgánico del Seguro Social
Obligatorio.
Posteriormente, en 1966 se promulga la nueva Ley del Seguro Social total mente
reformada el año siguiente es cuando comienza a ser aplicada efectivamente esta Ley,
que fundan los seguros de enfermedades, maternidad, accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales en el seguro de asistencia médica; se amplían los
beneficios además de asistencia médica integral, se establece las prestaciones a largo
plazo (pensiones) por conceptos de invalidez, incapacidad parcial, vejez y
sobrevivientes, asignaciones por nupcias y funerarias.
1.2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA: Dirección: Av. Germania Cruce Con
Humboldt, Edificio Terrissi, Planta Baja Cd. Bolívar Edo. Bolívar Telf.: (0285)-
6322984 – Telefax (0285) 6321267.
10
1.3 MISIÓN DEL IVSS: El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales es una
institución pública, cuya razón de ser es brindar protección de la Seguridad Social a
todos los beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia,
enfermedad, accidentes, incapacidad, invalidez, nupcias, muerte, retiro y cesantía o
pérdida de empleo, de manera oportuna y con calidad de excelencia en el servicio
prestado, dentro del marco legal que lo regula.
1.4 VISIÓN DEL IVSS: El Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, bajo la
inspiración de la justicia social y de la equidad para toda la población, avanza hacia la
conformación de la nueva estructura de la sociedad, garantizando el cumplimiento de
los principios y normas de la Seguridad Social a todos los habitantes del país. El
compromiso social y el sentido de identificación con la labor que se realiza, debe ser
la premisa fundamental en todos los servicios prestados.
1.5 OBJETIVOS DEL IVSS
Aplicar el Régimen de los Seguros Sociales en el ámbito nacional.
Brindar protección a los trabajadores y obreros, ante las contingencias
de vejez, invalidez, sobreviviente y pérdida de empleo, así mismo prestar
ayuda económica en los casos de incapacidad temporal, nupcias y funerarias.
Conforman y regular los procesos inherentes al Servicio de Registro
e Información del Sistema de Seguridad Social Integral.
Prestar asistencia médica curativa y preventiva a todos los venezolanos.
Desarrollar los mecanismos necesarios que garanticen la prestación de
los servicios médicos en estructuras cónsonas y adecuada dotación de
recursos.
Establecer los Procesos de Liquidación y Recaudación de los
Recursos Financieros del Sistema de Seguridad Social Integral y su
distribución a los respectivos subsistemas.
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1.6 BENEFICIOS INSTITUCIONALES
Inscripciones a la Seguridad Social
Asistencia Médica Ambulatoria y Hospitalaria
Farmacia Medicinal de Alto Costo
Ayudas económicas para Casos Especiales
Modernización de infraestructura
Facilidades de Autodesarrollo
Otorgamiento de Equipos Médicos
Disminución en Trámites Administrativos
Contingencia que cubre el Seguro
Social Prestaciones del Seguro Social:
Maternidad Vejez
Sobrevivencia
Enfermedad
Accidente
Invalidez
Muerte
Retiro
Cesantía
Asistencia médica integral.
Prestaciones en dinero:
Pensión de vejez Pensión de invalidez
Pensión por incapacidad parcial
Pensión de sobrevivientes
Indemnización diarias (reposos)
Indemnización por pérdida
Involuntaria de empleo
Cuadro Nª 1
1.7 BENEFICIARIOS DEL SEGURO SOCIAL:
Asistencia médica integral: Para todo público.
Prestaciones en dinero: De acuerdo a la Contingencia tendrá derecho el
asegurado y sus familiares calificados
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Cotizaciones: Las cotizaciones al Seguro Social se causarán semanalmente y
se determinaran tomando como base el salario devengado por el asegurado en
dicho Período, del régimen aplicado en cada zona y del riesgo asignado a las
empresas o gr upo de trabajadores.
Régimen General: Riesgo mínimo, riesgo medio y riesgo máximo.
Régimen parcial.
1.8 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL IVSS
Cuadro Nª 2
1.9 DIRECCIÓN DE AFILIACIÓN: Garantiza la correcta aplicación de los
procedimientos inherentes a la afiliación de los trabajadores, empleadores y en el
sistema de seguridad social, por parte de las oficinas administrativas del I.V.S.S., a
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nivel nacional en lo propio a los pasos que deberán ejecutar en el proceso afiliatorio
de los trabajadores en cuanto al sistema de seguridad social como, Ingresos, Egresos,
y cambios de salarios. Se puede hacer referencia al lo que es el sistema tradicional y
el nuevo de autoliquidación como son:
El SISTEMA SIRA/ Sistema Integrado de recaudación, afiliación y
autoliquidación.
EL TIUNA/ Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas
COMO REGISTRAR EMPRESA EN EL SEGURO SOCIAL (I.V.S.S.): Toda
empresa que tenga por lo menos un (1) trabajador deberá se r afiliada al Instituto
Venezolano de Seguro Social (IVSS). Por medio del Representante Legal de la
empresa, pueden solicitar su inscripción en el Seguro Social Obligatorio, el cual debe
ser tramitado en las Cajas Regionales u Oficinas Admi nistrativa del IVSS distribuidas
a nivel nacional.
Deberá solicitar a la Caja Regional el Formato: 14-01 y el Formato: 14-
02. Los cuales deberán ser llenados en original y dos copias. Estos están
disponibles en www. ivss.gov.ve
Anexar fotocopia de registro mercantil
Fotocopia de RIF de la empresa
Fotocopia de la factura de CANTV y/o electricidad donde f funciona la
empresa.
PLANILLA 14-01 (Ver anexo): Es el formulario que debe ser llenado por
la empresa para inscribirse en el IVSS. Se debe elaborar para:
Solicitud de Inscripción de Empresas o Patrono
Domésticos
Taxista
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Actualmente, todas las empresas nuevas deberán inscribirse en el Seguro Social por
el Sistema TIUNA.
Recientemente hubo una reforma en la Ley del Seguro Social, el Decreto 8.921,
donde el asegurado que deje de trabajar bajo dependencia de un patrono, tiene el
derecho a seguir cotizando, siempre que lo solicite, que es lo que se le denomina
Continuación Facultativa.
Por otro lado, se encuentra la Reforma del Reglamento, contempla el Decreto
8.922, donde los trabajadores y trabajadoras no dependientes de un patrono, podrán
inscribirse en el Instituto Venezolano de Los Seguros Sociales por cuenta propia y
comenzar a cotizar, que es a lo que se le denomina Trabajador No Dependiente.
SISTEMA DE GESTIÓN Y AUTOLIQUIDACIÓN DE EMPRESAS TIUNA:
La idea principal del sistema, es centralizar y ordenar los datos de registros del
Instituto con respecto s los Trabajadores y Patronos. Además la automatización de los
procesos y de prestar cada vez un mejor servicio a los usuarios.
Con la utilización de la herramienta tecnológica para mini mi zar los trámites ante las
Oficinas Administrativas del Instituto a nivel nacional.
OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA: Modernizar el control y la gestión de
los procesos de Afiliación mediante la implantación de un Sistema Automatizado de
información Integral que per mita optimizar los procesos de generación de
datos correspondiente a los Empleadores y Trabajadores.
BENEFICIOS DEL SISTEMA:
Acceso a la aplicación
Realización de trámites en línea
Integridad de la información
Incremento en la productividad
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Reducción de trámites administrativos
Disminuye los tiempos de respuesta
Actualización de datos
Recalculo de órdenes de pago
Facilidad de uso del aplicativo
Toda empresa que tenga por lo menos un (1) trabajador deberá ser afiliada al
Instituto Venezolano de los Seguro Social (IVSS), por medio del representante legal
de la empresa, o persona autorizada (poder notariado), toda empresa debe registrarse
en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas TIUNA. En el caso de las
empresas que están inscritas por el sistema Tradicional; es decir, SIRA, deberán
migrar al sistema TIUNA.
1.9.1 ENTRE LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLA LA DIRECCIÓN DE
AFILIACIÓN ESTÁN:
INSCRIPCIÓN DE EMPRESAS AL IVSS: Toda empresa u Organismo Público
no inscrita en el IVSS, debe afiliarse a través del Sistema de Gestión y
Autoliquidación de Empresas TIUNA.
EL EMPLEADOR TANTO PÚBLICO COMO PRIVADO: Es el organismo
social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales, cuyo objetivo natural
y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la
comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna
para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con
este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
Cambio de Dirección de la Empresa: esto en caso de que la empresa decida
mudarse es necesario registrar el cambio de la misa.
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Requisitos:
Rif con sus Modificaciones.
Registro Mercantil con las respectivas Modificaciones.
Copia de Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa.
Cédula de Patrono o Empresa (F: 14-01), original con dos (2) copias.
Documentos Constitutivos y sus modificaciones.
Estado de Cuenta de la Empresa y todos los recibos de pago al día.
CORRECCIÓN DE DATOS: Para los empleadores y empleadoras que se
encuentren registrados en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas
TIUNA, esto lo podrán realizar a través del sistema. En caso que el empleador no
se encuentre registrado en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas
TIUNA debe realizarlo de la siguiente manera:
Carta de reclamo del asegurado o comunicación de la empresa
Fotocopia de la cédula de identidad
Cuenta individual
Constancia de Trabajo para el IVSS (F: 14-100).
En el caso de que el asegurado tenga otra nacionalidad distinta a la venezolana y
tenga el número de extranjero, es necesario incluir copia de la gaceta oficial para
verificar de nacionalización. Documento Probatorio que Identifique la Nueva
Dirección de la Empresa, Recibo de Pago de Servicios Públicos o Contrato de
Arrendamiento del nuevo local
FECHA DE PRIMERA AFILIACION: Se realiza con el fin de corregir la
primera fecha en la que el trabajador comenzó a cotizar en el Seguro Social. “Ver
anexos”
17
AJUSTES: son correcciones que se realizan generalmente cuando existen
problemas con la cédula del asegurado. “Ver anexos”
ASOCIACIÓN DE CEDULA: Se realiza a todas aquellas personas extranjeras
que coticen seguro con el objeto de unificar las cotizaciones bajo un mismo número
de identidad. “Ver anexos”
CREDITO: Se realiza con el objeto de hacer el retiro de trabajadores cuando por
la antigüedad de la fecha en que el trabajador egreso de la empresa, no es posible
procesarlo por el sistema SIRA o TIUNA si es el caso, por lo que es necesario hacer
la solicitud por la oficina Administrativa, para que a su vez, esta haga la solicitud por
la Oficina Rectora. “Ver anexos”
CORRECCION DE FECHA DE INGRESO: Se realiza en caso de que la fecha
en que ingreso del trabajador no coincida con la de la cuenta individual. “Ver
anexos”
CORRECCION FECHA DE EGRESO: Se realiza en caso de que la fecha en
que egreso del trabajador según los soportes emanados por la empresa, no coincida
con la de la cuenta individual.. “Ver anexos”
DIFERENCIA DE SALARIO: Son cambios que se hacen sobre el salario que
devengue el trabajador. “Ver anexos”
CAUSA DE EGRESO: Se realiza con el objeto de corregir el estatus que tenga en
el sistema cuando el Patrono al momento de realizar el retiro del trabajador por el
sistema, le coloca una causa de retiro que no da lugar a reclamo al momento de
gestionar Perdida Involuntaria, anteriormente llamado Paro Forzoso. “Ver anexos”
DEBITOS LIQUIDABLES: Aplica en diferentes casos, por ejemplo cuando el
solicitante le han descontado su Seguro Social, y no lo inscribieron en la fecha que se
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debía hacer y actualmente ya por la antigüedad del ingreso, no entra en el sistema
SIRA, que es la inscripción que se hace por Oficina Administrativa, considerando la
retroactividad que acepta el sistema que son dos (02) años, por lo que se hace
necesario solicitar a través de la mencionada Oficina este tipo de Actas para que la
Oficina Rectora le cargue las cotizaciones que le corresponde . “Ver anexos”
DEBITOS NO LIQUIDABLES: Aplica para las empresas que cancelan contra
nomina; es decir, aun cuando no se haya generado la factura del Seguro Social, estos
previamente han cancelado a través de su nómina. Generalmente se da en el caso de
los Organismos Públicos.. “Ver anexos”
LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DEL TRABAJADOR: Se efectuará a
través de la empresa u organismo en que se encuentra trabajando y las cotizaciones se
Irán sumando en la medida en que transcurra su permanencia dentro de dicha empresa
u organismo o si decidiere cotizar de manera independiente.
INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES: Pueden i inscribirse las trabajadoras
y los trabajadores permanentes bajo la dependencia de una empleadora o
empleador, que presten sus servicios en el medio urbano o en el rural y sea cual
fuere el monto de su salario; para los empleadores que se encuentren registrado en el
Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas TIUNA, esto lo podrán realizar a
través del sistema.
En caso que el empleador no se encuentre registrado en el Sistema de Gestión y
Autoliquidación de Empresas TIUNA debe realizarlo de la siguiente manera
Inscripción de Trabajado res / Familiares Calificados a través de la forma 14-
02Registro de Asegurado (F: 14-02) (Ver anexo)
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Presentar los siguientes recaudos según el caso: Afiliación de hijos
Partida de Nacimiento para niños menores de doce (12) años y a partir de esa
Edad presentar la cédula de identidad
Afiliación de madre y padre
Cédula de identidad
Esposa o Concubina
Acta de Matrimonio o de Concubinato
Retiro del trabajador a través de la forma 14-03 (Ver anexo): A través de esta
planilla, el patrono participa al Seguro Social el retiro de un asegurado de su nómina
de trabajadores, para no continuar cotizando por ese trabajador. Así mismo, el
asegurado debe exigir al patrono una copia del formulario firmada y sellada, para
luego presentarla ante la Oficina Administrativa y poder tramitar el Seguro de Paro
Forzoso si aplica.
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CAPITULO II
2.1 OBJETIVO GENERAL: Analizar el Proceso Administrativo Llevado por la
Dirección de Afiliación de la Oficina Admi nistrativa del Instituto Venezolano de los
Seguro Sociales.
2.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Indicación y Orientación por parte de la coordinación de afiliación,
en relación a las actividades que allí se realizan.
Organización de archivo y de expedientes, Realizar llamadas a los
afiliados llegado el caso.
Registrar la Atención al público, sellar planillas 14-02, 14-03, 14-10 y
recibir expedientes de las empresas para la afiliación, prestar apoyo en el
cierre de mes.
Revisión, análisis y preparación de expedientes actas de créditos y débitos
de las diferentes instituciones para su envió.
Se estima la ejecución y dominio de todas las actividades
aprendidas.
2.2 ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PERÍODO DE PASANTÍAS
Durante el periodo de pasantía fueron muchas las actividades realizadas, en las que
pude desempeñar me profesional mente tales como:
Atención al público: Es la función que tienen como objetivo aminorar la diferencia
que existe entre lo que espera el usuario de la institución (expectativas) y lo que
realmente recibe de esta.
Análisis de expedientes: Consistía en una revisión exhaustiva para confirmar la
Veracidad cada uno de los requisitos exigidos por el IVSS. Para su inscripción.
Certificar forma 14-02 y 14-03: Se realiza con el fin autenticar ante el empleador la
inscripción o retiro del trabajador en el seguro social.
21
Certificar de forma 14-01: Anteriormente se realizaba con el objeto de darle
legalidad a la inscripción o registro del número patronal al empleador.
Recibir de forma 14-10: Es un proceso realizado por los empleadores con la
finalidad de notificar los reposos de sus trabajadores.
Recibir documentos para la corrección de datos: Se hace con la finalidad de
corregir cualquier error bien sea de la cedula, fecha de naci miento o nombres que
presente el asegurado y le pueda estar perjudicando en su cuenta individual.
Recepción de expedientes: Consiste en recibir la documentación para inscripción de
empresas y Corrección de las diferentes actas.
2.3 INCONVENIENTES PRESENTADOS Y EXPERIENCIA ADQUIRIDA
EN EL PERÍODO DE PASANTÍAS: En el paso por las pasantías solo se deseaba
captar todo el funcionamiento de las diferentes actividades que se realizan en la
dirección de afiliación del seguro social oficina administrativa, para así tener una
visión más clara en cuanto a la ejecución de sus procesos y aplicarlos a futuro como
empleador o funcionario público.
En otro orden de ideas se puedo decir que la situación que estaba causando seria
preocupación en esta oficina, era la inscripción de las empresas al seguro social y
para ello se están tomando medidas la cual consistió en llamar o citar a cada uno de
los usuarios que no contaban con los requisitos suficientes para afiliar a sus
respectivas empresas, para así darle paso a todas aquella que si reunían toda la
documentación correcta y podían ser aprobadas por el sistema esto buscando sanear
los archivos del departamento, por otro lado se hacía tedioso la realización de
ingresos y egresos de trabajadores, actualmente el seguro social también cambio eso
logrando pasar a los empleadores, al sistema tuina a través de una emigración que
realizan por el portal.
22
Así pues desde el 31 de julio del año en curso el departamento de afiliación dejo de
recibir planillas tanto de inscripción como de egreso, a fin de mejorar el servicio,
todas aquellas empresas que aun no han migrado al sistema TIUNA. Este sistema era
algo que ya se había planteado con anterioridad y son muchas las empresas que
actualmente continúan por el viejo sistema denominado SIRA.
Suponiendo que esto funcione sería bueno realizar jornadas de concientización y
operativos masivos en los que se inscriban las diferentes empresas, cooperativas y
entes públicos, para así lograr la meta propuesta que es registrarlos en el sistema
tuina, de esta manera es bueno señalar que la necesidad que existe de contratar más
capital humano que trabajen en esto y en la organización de las diferentes actas que se
gestionan diariamente en la sección de afiliación.
En este orden de ideas también se puede decir que otro inconveniente que se
presenta en la dirección de afiliación es, la acumulación de actas débitos y créditos,
ya que estos requieren una serie de lineamientos que deben ser preparados y luego
enviados a la sede principal de caracas. “Es importante señala que la oficina
administrativa del seguro social se encuentra en constante cambio buscando cada día
nuevas mejoras en beneficio de sus empleadores.
Con relación a la apatía por migrar al sistema que han tenido muchas empresas,
considero que se debe a muchos factores, pero el más importante de todos y que ha
venido causando inquietud, es que la mayoría de estas empresas se encuentran en
morosidad ante el IVSS, y no han dado ni el primer paso para saldar las cuentas o
ponerse a derecho buscando la adecuada solución ya que esto con el pasar de los años
va en aumento hasta llegar a ser un problema social tanto para la sociedad como para
la institución.
En este sentido se desarrollara un plan en el que se involucrara las
diferentes actividades en el que se aplicara una gráfica de Gantt que no es más que
una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación
previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
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Desde 26-06-2012 Hasta 17-10-2012
26-06-2012
AL
10-07-2012
11-07-2012
AL
31-07-2012
01-08-2012
AL
21-08-2012
22-08-2012
AL
11-09-2012
12-09-2012
AL
17-10-2012
determinado. A través de esta se puede ver como ir dando a conocer cada uno de los
movimientos emitidos por la sección de afiliación desde lo más mínimo como es el
archivo de expediente hasta la responsabilidad mas grande como lo es el cierre de
mes.
GRAFICA DE GANTT DE LAS ACTIVIDADES
Grafica 1
24
Indicación y Orientación por parte de la coordinación de afiliación, en relación a las actividades que allí se realizan.
Organización de archivo y de expedientes, Realizar llamadas a los afiliados llegado el caso.
Atención al público, sellar plan illas 14-02, 14-03, 14-10 y
Recibir expedientes de las empresas para la afiliación,
prestar apoyo en el cierre de mes.
Revisión, análisis y preparación de expedientes actas de Créditos y débitos de las diferentes instituciones para su envió.
Se estima la ejecución y dominio de todas las actividades
Aprendidas.
Cuadro Nª 3
La grafica del plan de actividades antes descrito fue cubierto en toda su extensión
paso a paso tal cual fue elaborado dejando un nutritivo y fresco conocimiento, de las
actividades desarrolladas en esta sección, el trabajo no es difícil quizás lo que se torna
más difícil es el trato con el público y escuchar cada problemática que presentan los
ciudadanos y ciudadanas que visitan a diario esta oficina, esto debido a lo delicado de
las actividades que se realizan a diario. (Ver anexo)
En este orden de idea se considero que el plan de actividades supero las
expectativas cumpliendo con la ejecución y dominio de todas las tareas asignadas, es
importante destacar que, como en todo proceso hay facilidades y dificultades que
contribuyen a que la meta trazada sea posible.
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FACILIDADES DIFICULTADES
Adquirir nuevos conocimientos en Materia de la administración pública.
Por ser la primera vez que se trabaja Con la administración pública.
Conocer diferentes tipos de personas de Manera muy positiva.
Lo difícil de trabajar con distintos Caracteres y maneras de pensar.
Mucha comodidad en el medio para Trasladarme a la sede.
El poco espacio de la oficina en Ocasiones se tornaba un poco incomodo.
Un cómodo y grato ambiente de trabajo Con compañeras excelentes.
Mantener el profesionalismo pese a las Diferentes circunstancias.
Cuadro Nª 4
Durante el periodo de pasantías se tuvo la oportunidad de formar parte de un
maravilloso equipo de trabajo en el cual se pudo sentir como un empleado más de
esa oficina y nunca hubo ningún tipo de discriminación ni mal trato por el hecho de
ser pasante, de esta manera se le permitió participar libremente en todo el trabajo que
allí se realizaba y en ocasiones hasta emitir su propia opinión de lo que acontecía.
Así pues nunca se desaprovecho la oportunidad de aprender y de indagar cuando
no se entendía y en ese sentido tratar de buscar posibles soluciones y aportes a la
acumulación de los expediente, de ese modo se le asigno llamar y citar a los
empleadores interesados en inscribir a sus empresas y sincerar las deudas, también se
realizo unos listados computarizados a manera de hacer más fácil la búsqueda de las
diferentes acta.
Sin duda alguna en ese departamento se logra aprender algo nuevo a diario,
trabajar con el público es lo más arduo pero agradable, revisar y prestar la
colaboración a los empleadores para la inscripción de sus empresas y siempre tener
la disposición para entregar los requisitos de los diferentes tramites que allí se
realizan, resulta siempre interesante conocer cuál es el nuevo caso que presentaran.
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CAPITULO III
CONCLUSIONES
Al finalizar el presente informe basado en el análisis de los Procesos
Administrativo Llevado por la Dirección de Afiliación de la Oficina Administrativa
del Instituto Venezolano de los Seguro Sociales, se puede decir que el funcionamiento
de esta oficina es muy importante debido a que gracias a ella los empleadores pueden
realizar sus diferentes trámites para beneficio propio y de sus trabajadores.
Así pues la coordinadora de esta oficina, es responsable de velar por la verificación
que dieran lugar por incumplimiento de deberes formales y materiales con las
secciones correspondientes.
En este sentido la dirección de afiliación es una oficina receptora de información
que vele por el fiel cumplimiento de las disposiciones que establece su reglamento
interno.
Afiliar se ha convertido en una necesidad de carácter social ya que las empresas lo
requieren y para los ciudadanos es una excelente alternativa a largo plazo, en vista de
que no solo tienen un beneficio en salud sino también en prestaciones ya que a través
de estos pueden optar por una pensión de vejez.
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RECO MENDACIONES
En lo que se refiere a recomendaciones de cualquier informe, es importante porque
llama a la gente a las acciones basadas en la evidencia que haya sido recopilada y
analizada.
Por este motivo y en una muy humilde opinión, es importante resaltar algunos
detalles observados durante el periodo de trabajo en la ya mencionada oficina, tales
como:
Seria de muy buen ver habilitar un espacio más amplio para el funcionamiento
de esta oficina debido a que son muchos los tramites que allí se realizan.
Dotar de nuevos y potentes equipos para realizar las impresiones, en virtud de
que, el que utilizan no cubre todas las necesidades de la oficina y resulta tedioso
no dar información completa a los usuarios que los visitan a diario.
Organizar un nuevo y cómodo lugar para el depósito de los distintos archivos
muertos que va acumulando el departamento.
Reforzar el talento humano de la oficina, a razón de que son muchas las
actividades que allí se hacen y poco el personal para tanto trabajo.
Hacer una restructuración de las actividades y distintos trámite que realiza esa
oficina sería un gran avance para la institución.
Que el IVSS continúe apoyando a las distintas universidades y a sus pasantes
para que cuenten con una excelente experiencia a nivel profesional.
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GLOSARIO
Afiliado: Es aquella persona u organización social, que decide inscribirse en una
obra social, en un partido político, en una Administradora de Fondos de Jubilaciones y
Pensiones, en una empresa prestataria de salud y o en cualquier organización civil o
empresarial, que requiera la afiliación a la institución, para ejercer derechos y obtener
beneficios sobre la misma.
Beneficio Médico Integral: Es gratuita y derecho fundamental de todos los
venezolanos y venezolanas, de acuerdo a la Constitución de la República Bolivariana
de Venezuela y políticas de Estado. Esto comprende servicio médico, hospitalización,
suministro de medicinas, odontología, prótesis, rehabilitación y servicios
especializados. Los beneficios en especie por maternidad incluyen cuidados pre-
natales, asistencia obstétrica y cuidados post-natales; atención pediátrica y todos los
beneficios previstos en el Programa de Enfermedad General.
Ciudadanía: Se puede definir como "El derecho y la disposición de participar en una
comunidad, a través de la acción autorregulada, inclusiva, pacífica y responsable, con
el objetivo de optimizar el bienestar público".
Ciudadano: Es un ser vivo de una comunidad política que tiene una serie de
deberes de casa para conseguir sus obligaciones. La condición de miembro de dicha
comunidad se conoce como ciudadanía, y conlleva una serie de deberes y una serie de
derechos.
Comerciales: Son intermediarias entre el productor y el consumidor su función
principal es la compraventa de productos terminados.
Continuación facultativa: Es el sistema de afiliación directo al IVSS con el
objetivo de seguir cotizando en el régimen del seguro social voluntariamente.
Empleador tanto público como privado: Es el organismo social integrado por
elementos humanos, técnicos y materiales, cuyo objetivo natural y principal es la
obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados
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por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de
los objetivos.
Empresas De Servicios: Son aquellas que brindan un servicio a otras empresas o a
la comunidad. Pueden tener fines lucrativos o no.
Grandes Empresas: Tienen más de 250 trabajadores.
I.V.S.S: Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
Industriales: La actividad primordial es la producción de bienes mediante la
transformación y/o extracción de materias primas.
Liquidación: Es determinar el enriquecimiento y calcular los impuestos
correspondientes para proceder a su cancelación.
Medianas empresas: Tienen entre 50 y 250 trabajadores.
Patrono o representante legal: está en el deber de inscribirse a través del Sistema
de Gestión y Autoliquidación de Empresas TIUNA, dentro de los tres días hábiles
siguientes año comienzo de su actividad. Asimismo comunicar todo cambio relativo a
la actividad a la cual se dedican; sus representantes legales; su dirección, cantidad de
empleados, cambios de salarios, declaración de familiares, accidentes laborales entre
otros. (art. 57, 58, 74,75, 76 Reglamento General y Ley del Seguro Social). Para los
que fueron creados. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y
capital.
Pequeñas empresas: Tienen menos de 50 trabajadores.
Prestación Dineraria: ES una indemnización porcentual calculada sobre los
salarios notificados por el empleador ante el I.V.S.S., en los últimos doce (12) meses;
que se le cancela a todo trabajador (a) que ha perdido involuntariamente su empleo,
durante cinco (5) meses. Si el trabajador (a) cesante ingresa bajo relación de
dependencia durante los cinco (5) meses de protección, se le cancelará únicamente el
tiempo efectivo de cesantía.
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Prestación Dineraria: Es una indemnización porcentual calculada sobre los
salarios notificados por el empleador ante el I.V.S.S., en los últimos doce (12) meses;
que se le cancela a todo trabajador (a) que ha perdido involuntariamente su empleo,
durante cinco (5) meses. Si el trabajador (a) cesante ingresa bajo relación de
dependencia durante los cinco (5) meses de protección, se le cancelará únicamente el
tiempo efectivo de cesantía.
Reclamo del Trabajador: En función al Artículo 61 del Reglamento de la Ley del
Seguro Social que expresa lo siguiente: "El Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales podrá establecer la forma como ha determinarse el salario sujeto a cotización
de las trabajadoras y trabajadores de remuneración variable o establecer un salario
único cualquiera que sea el monto de la remuneración. Así mismo, podrá determinar el
valor de las diversas formas de remuneración en especie".
Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresa: Está diseñado para realizar
movimientos de ingresos, egresos y cambios de salarios de sus trabajadores desde el
lugar que le resulte más cómodo, de manera rápida y sencilla, podrán consultar sus
estados de cuentas y trabajadores activos con niveles de detalles importantes que
garanticen información oportuna.
Sociedad Anónima (S.A.): Se caracteriza porque el capital está dividido en
acciones. La responsabilidad de los socios queda limitada al monto de las acciones que
hayan suscrito.
Sociedad cooperativa: Asociación de personas con el objetivo de dar a los socios
un puesto de trabajo en la producción de bienes y servicios para terceros.
Sociedad Limitada (S. L.): Tiene un número limitado de socios.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social
Ley del Seguro Social
Reglamento General del Seguro Social
Ley del Régimen de Prestaciones de Empleo
Ley de Reforma Parcial de la Ley del Seguro Social (Gaceta Extraordinaria Nro.
5.976 24-05-2010) Parte 1
Ley de Reforma Parcial de la Ley del Seguro Social (Gaceta Extraordinaria Nro.
5.976 24-05-2010) Parte 2
www.ivss.gov.ve
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ANEXOS
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REQUISITOS OBLIGATORIOS PARA EL REGISTRO DE EMPRESAS AL SISTEMA DE GESTIÓN Y AUTOLIQUIDACIÓN
(EMPRESAS AFILIADAS Y NUEVAS)
El empleador, a los efectos de formalizar su actualización, deberá presentar ante la Oficina Administrativa
de acuerdo a su jurisdicción los siguientes recaudos, de lo contrario quedará sin efecto la actualización, al
igual que tendrá un lapso de no mayor a tres (3) días para su respectiva consignación según lo establecido
los artículos 67 y 73 del Reglamento a la Ley del Seguro Social:
NOTA: Todos los recaudos deberán consignarse, en Copia con vista los Originales, en el orden que se
presentan a continuación, en una carpeta marrón tamaño oficio, con gancho, pestañas y separadores,
debidamente identificada con una etiqueta frontal que debe contener:
Nombre de la Empresa.
Numero Patronal.
Correo electrónico.
RIF de la Empresa
Teléfono de contacto.
Nombre del Representante Legal.
Cedula de Identidad del Representante Legal.
RIF del Representante Legal.
EMPLEADOR DEL SECTOR PRIVADO:
1. Cédula de Identidad del Representante legal de la Empresa.
2. Registro de Información Fiscal (RIF) del Empleador y del Representante legal.
3. Registro Mercantil y Actas Constitutivas de Modificación.
4. Última declaración de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) Minino 3 años.
5. Recibo de pago de Servicios Públicos (Corpoelec, CANTV, PDVSA GAS, otros).
6. Documentos de Propiedad o Contrato de Arrendamiento Notariado.
7. Solvencia emitida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) vigente.
8. Listado de trabajadores activos (En el caso de las empresas nuevas, presentar la nómina), contentivo de la
siguiente descripción:
Nombres y Apellidos.
Cédula de Identidad.
Fecha de Nacimiento.
Fecha de Ingreso.
Salario Mensual.
9. Planilla de Registro de Actualización de Datos del Empleador (Firmada y Sellada por la Empresa y
Representante Legal).
Nota: En casos de existir una persona autorizada para realizar el trámite administrativo, se deberán
consignar los siguientes documentos adicionales:
1. Poder Notariado.
2. Registro de Información Fiscal (RIF) de la persona autorizada.
3. Cedula de Identidad de la persona autorizada.
4. Recibo de pago de Servicios Públicos (Corpoelec, CANTV, PDVSA GAS, otros).
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REQUISITOS OBLIGATORIOS PARA EL REGISTRO DE EMPRESAS
AL SISTEMA DE GESTIÓN Y AUTOLIQUIDACIÓN
(EMPRESAS AFILIADAS Y NUEVAS)
El empleador, a los efectos de formalizar su actualización, deberá presentar ante la Oficina Administrativa de acuerdo a su
jurisdicción los siguientes recaudos, de lo contrario quedará sin efecto la actualización, al igual que tendrá un lapso de no
mayor a tres (3) días para su respectiva consignación según lo establecido los artículos 67 y 73 del Reglamento a la Ley del
Seguro Social:
NOTA: Todos los recaudos deberán consignarse, en Copia con vista los Originales, en el orden que se presentan a
continuación, en una carpeta marrón tamaño oficio, con gancho, pestañas y separadores, debidamente identificada con una
etiqueta frontal que debe contener:
Nombre de la Empresa.
Numero Patronal.
Correo electrónico.
RIF de la Empresa
Teléfono de contacto.
Nombre del Representante Legal.
Cedula de Identidad del Representante Legal.
RIF del Representante Legal.
EMPLEADOR DEL SECTOR PÚBLICO:
1. Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa.
2. Registro de Información Fiscal (RIF) del Empleador y del Representante legal.
3. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, o Resolución de Nombramiento del Representante Legal.
4. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela del Empleador.
5. Recibo de pago de Servicios Públicos (Corpoelec, CANTV, PDVSA GAS, otros).
6. Documento de Propiedad o Arrendamiento.
7. Solvencia emitida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) vigente.
8. Listado de trabajadores activos, contentivo de la siguiente descripción:
Nombres y Apellidos.
Cédula de Identidad.
Fecha de Nacimiento.
Fecha de Ingreso.
Salario Mensual.
9. Planilla de Registro de Actualización de Datos del Empleador (Firmada y Sellada por la Empresa y Representante
Legal).
Nota : En casos de existir una persona autorizada para realizar el trámite administrativo, se deberán consignar los
siguientes documentos adicionales:
1. Poder Notariado.
2 .Registro de Información Fiscal (RIF) de la persona
Autorizada.
3. Cedula de Identidad de la persona autorizada.
4. Recibo de pago de Servicios Públicos (Corpoelec, CANTV, PDVSA GAS, otros.
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12 . ACTA DE FIS CALIZACION
A MERO FECHA
REP UB LICA BO LIVARIANA DE VENEZ UELA
MINIST ERIO DEL T RABAJ O
INSTITUTO VENEZO LANO DE LOS
SEGUROS SOCIALES
DIRECCION GENERA L DE AFILIACION Y
PRESTA CIONES EN DINERO
PART ICIPA CION DE RETIRO DEL T RABAJADOR
FO RMA: 14-03
1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA O NOMBRE DEL PAT RONO 2. NUMERO DE EMPRESA
3. 1er. APELLIDO Y 1er. NOMBRE DEL ASEGURADO 4. NUMERO DE ASEGURADO
5. FECHA DE INGRESO 6. SALARIO SEMANAL 7. OCUPACION u OFICIO 8. COD. OCUP. 9. FECHA DE RET IRO COD.
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10 . CAUSA DEL RETIRO
1. DESPIDO 4. PENSIONADO
2. RENUNCIA 5. ADO A OT RA EMPRESA
3. JUBILADO 6. FALLECIMIENTO
SELLO DE LA EMPRESA Y FIRMA DEL PAT RONO
11 . RECIBIDO EN EL IVSS
FIRMA Y SELLO
FECHA
Este Formulario está autorizado por el IVSS y válido únicamente para ser consignado en las oficinas administrativas
EL FORMULARIO Y SU TRAMITACION SON CO MPLETAMEN TE G RATUITOS
www.i vss.gov. ve
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