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UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

VICERRECTORIA SEDE BOGOTA

PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA CON-BOG-003-2010

CONTRATACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE

LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO,

ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS

ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN

UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION

Bogotá D.C, Marzo de 2010

PLIEGO DE CONDICIONES CON-BOG- 003/ 2010.

CONTRATACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – VICERRECTORÍA DE SEDE

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CAPITULO I

INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS OFERENTES

1.1. OBJETO

El objeto de la presente Invitación Pública es seleccionar y contratar la Oferta más favorable para la “ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION” de conformidad con los requisitos y especificaciones señaladas en el presente Pliego de Condiciones.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.2.1 Adquirir un sistema de información de uso corporativo en salud para la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de contar con una herramienta útil para la evaluación y ajuste de las acciones de salud ya existentes.

1.2.2 Implantar la solución adquirida en la Facultad de Odontología de la Sede de Bogotá y en la División de Salud Estudiantil de la Sede de Bogotá de la Universidad Nacional de Colombia.

1.2.3 Proveer la infraestructura de servidores y licenciamiento requerido para garantizar la implantación y la puesta en operación de la solución.

1.2.4 Parametrizar y ajustar la solución de acuerdo a los requerimientos específicos de la Universidad. 1.2.5 Suministrar, parametrizar e implantar los requerimientos adicionales solicitados por la

Universidad.

1.2.6 Capacitar a los funcionarios de la Universidad en el manejo de la solución.

1.3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

El contrato que se suscriba se regirá por las normas establecidas en el Acuerdo 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, “Régimen que contiene las normas generales de los Acuerdos de Voluntades en la Universidad Nacional de Colombia”, Resolución de Rectoría No. 1952 del 22 de diciembre de 2008 por medio la cual se adopta el Manual de Contratación de la Universidad Nacional de Colombia, y demás normas que los modifiquen y/o complementen, además de las normas legales, comerciales y civiles que rigen la materia. Se puede consultar la siguiente página: http://www.contratacion.unal.edu.co/documentos/Normatividad/manual_contratacion_UN_221208.pdf). La presente Invitación no da lugar a licitación ni a concurso alguno. Se trata de una solicitud de oferta que será analizada interiormente por la UNIVERSIDAD, en desarrollo de su régimen propio de




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contratación, y que, por lo tanto, no la obliga a contratar. 1.4. ALCANCE Contratar un sistema de información de uso corporativo para la Universidad Nacional de Colombia que apoye la gestión en áreas de la salud de la Institución. Inicialmente será implantado en la sede Bogotá: División de Salud Estudiantil y Facultad de Odontología que prestan servicios de carácter docente asistencial. La propuesta presentada por el Oferente deberá incluir toda la infraestructura de hardware, software, licenciamiento y personal requerido para garantizar la puesta en operación de la solución. El contrato que se derive de la presente invitación será de prestación de servicios. 1.5. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL El valor estimado para la presente invitación es la suma de SEISCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($650.000.000) , valor que se encuentra amparado con los siguientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal: CDP No. 104 del 28 de enero de 2010 por valor de TRESCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE($350.000.000) del proyecto genérico del nivel central de la Sede Bogotá y el CDP No. 116 del 04 de febrero de 2010 por valor de TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($300.000.000) del Fondo Especial de la Facultad de Odontología de la Sede Bogotá. El presupuesto oficial incluye los costos directos e indirectos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se llegaren a generar. Por lo anterior, el oferente deberá proyectar todos los valores en que pudiera incurrir durante la ejecución del contrato. 1.6. INFORMACIÓN SUMINISTRADA A LA UNIVERSIDAD La Universidad Nacional de Colombia, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el OFERENTE allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el Oferente. 1.7. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN LA UNIVERSIDAD dentro de la etapa de evaluación de las ofertas, podrá designar funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o sedes de cada uno de los OFERENTES, con el fin de verificar la información que los mismos han consignados en su ofertas. 1.8. CALIDADES DEL OFERENTE En la presente Invitación Pública podrán participar todas las personas jurídicas, naturales, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, bien sea en forma individual o conjunta mediante la figura de Consorcio o Unión Temporal, que no estén incursas en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de las que trata el artículo 6 del acuerdo 02 de 2008 del Consejo Superior Universitario, y por remisión, los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 con las modificaciones introducidas por la Ley 1150 de 2007, disposiciones pertinentes del manual de contratación adoptado mediante Resolución No. 1952 del 22 de diciembre de 2008 y demás normas concordantes.

El objeto social de los OFERENTES debe estar relacionado con el objeto de la presente invitación, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato ofrecido, teniendo en cuenta a estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

Los OFERENTES indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal. En caso de Unión Temporal por lo menos uno de sus integrantes deberá tener una participación como mínimo del cincuenta




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punto uno por ciento (50.1%) y sus miembros deberán indicar los términos y la extensión de su participación en la oferta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la UNIVERSIDAD. (El anexo 3 contiene un modelo de constitución de Consorcio o Unión Temporal respectivamente) Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993. Los OFERENTES y/o los miembros del consorcio o unión temporal deberán haberse constituido legalmente por lo menos cinco (5) años antes de la fecha de presentación de las ofertas y acreditar que su duración no será inferior a la del contrato y cinco (5) años más.

1.9. RESPONSABILIDAD DEL OFERENTE

Los OFERENTES al elaborar su OFERTA, deberán incluir los aspectos y requerimientos necesarios para cumplir con todas y cada una de las obligaciones contractuales y asumir los riesgos inherentes a la ejecución del Contrato, así mismo deben tener en cuenta que el cálculo de los costos y gastos, cualesquiera que ellos sean, se deberán basar estrictamente en sus propios estudios y estimativos técnicos, bajo su cuenta y riesgo. De manera especial, y respecto de los aspectos técnicos, deberá tenerse en cuenta la obligatoriedad de cumplir con los estándares mínimos establecidos en este Pliego de Condiciones. Por tanto, es entendido que el análisis de la información ofrecida y obtenida de conformidad con lo establecido en este numeral y de cualquier otra información que los OFERENTES estimen necesaria para la elaboración y presentación de sus OFERTAS es responsabilidad de ellos, así como que la presentación de la OFERTA implica que éstos han realizado el estudio y análisis de dicha información. Todas las interpretaciones equivocadas, que con base en sus propios juicios, conclusiones, análisis, etc., obtenga el OFERENTE respecto del Pliego de Condiciones de esta invitación, son de su exclusiva responsabilidad, por tanto, ésta no será extendida a la UNIVERSIDAD. La presentación de la oferta por parte del OFERENTE, constituye evidencia que estudió completamente las especificaciones y demás documentos del presente pliego, que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la UNIVERSIDAD sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que este Pliego de Condiciones es completo, compatible y adecuado; que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de la oferta necesarios para el debido cumplimiento del objeto.




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CAPITULO II CRONOLOGIA DEL PROCESO

2.1. CRONOGRAMA

A continuación se presenta el cronograma del proceso contractual:

Fechas Actividad

Desde Hasta Hora Lugar Apertura de la invitación y publicación del Pliego de Condiciones

3 de marzo de 2010

Página Web Universidad Nacional (http:www.unal.edu.co/contenido/contratación)

Observaciones al Pliego de Condiciones

3 de marzo de 2010

12 de marzo de

2010 11:00 H

Sección de Contratación Sede Bogotá, Carrera 45 No. 26-85 Edificio Uriel Gutiérrez, oficina 376. Vía Fax 3165000 Ext. 18443 correo electrónico: [email protected]

Respuesta a observaciones y publicación de adendas

24 de

marzo de 2010

Página Web Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá, Portal de Contratación (http:www.unal.edu.co/contenido/contratación)

Recepción de ofertas, cierre de la invitación pública

5 de abril de 2010

14:00 H Sede Bogotá, Carrera 45 No. 26-85 Edificio Uriel Gutiérrez, oficina 376 Sección de Contratación.

Solicitud de aclaraciones a las Ofertas por parte de la Universidad

9 de abril de 2010

Página Web Universidad Nacional de Colombia, Portal de Contratación.

(http:www.unal.edu.co/contenido/contratación)

Recepción de las aclaraciones a las Ofertas

13 de abril de 2010

11:00 H


Publicación del informe de evaluación preliminar

19 de abril de 2010

Página Web Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá, Portal de Contratación.


Observaciones al informe de evaluación preliminar y consulta de Ofertas

19 de abril de 2010

21 de abril de 2010

10:00 H


Respuestas a las observaciones y Publicación del informe de evaluación definitivo

26 de abril de 2010

Página Web Universidad Nacional de Colombia, Portal de Contratación.


Notas:




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2.1.1. El cronograma podrá ser modificado por la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Cualquier variación será comunicada a través de los correos electrónicos de los oferentes. 2.1.2. Las horas señaladas en el anterior cronograma, en especial la relativa a la hora límite para presentación de la oferta, se tomarán según indique el reloj de la página Web: http://horalegal.sic.gov.co, el cual estará disponible en un computador que la UNIVERSIDAD designe. 2.1.3. Se entenderán por no recibidas las observaciones y ofertas dejadas en otro lugar, y las que por cualquier causa lleguen con posterioridad a la fecha y hora señaladas en el anterior cronograma 2.1.4 Si vencida la fecha para la presentación de observaciones al informe preliminar de evaluación, la UNIVERSIDAD no las ha recibido por parte de los participantes, el documento quedará ratificado como informe definitivo de evaluación. 2.2. APERTURA INVITACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES

El Pliego de Condiciones será publicado en la página de contratación de la Universidad en la fecha establecida en el cronograma (Numeral 2.1). La UNIVERSIDAD no asume responsabilidad alguna por la inadecuada o incompleta consulta que los OFERENTES realicen del Pliego de Condiciones o de la documentación complementaria. 2.3 OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES Y PUBLICACIÓN DE ADENDAS

Sólo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan por escrito en medio impreso, las enviadas al correo electrónico que a continuación se indica o vía fax, dentro de la fecha, lugar y hora límite establecidos en el cronograma de la presente Invitación, las cuales serán recibidas únicamente en la oficina de la Sección de Contratación: Dirección: Carrera 45 No. 26 – 85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376 PBX: 3165000 Ext. – 18308 Fax: 3165000 Ext. 18232, 18443 Correo Electrónico: [email protected] La respuesta a las observaciones y/o las adendas se realizarán conforme al CRONOGRAMA. La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los OFERENTES, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas. Toda modificación se hará mediante ADENDAS numeradas, las cuales formarán parte integral del presente Pliego de Condiciones. El silencio por parte de la UNIVERSIDAD a la fecha de cierre del presente Pliego de Condiciones, ante cualquier sugerencia, manifestación de supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitud de modificaciones, deberá tenerse como negado y en consecuencia, las condiciones del pliego habrán de tomarse como se expidieron originalmente. Contra la negativa a solicitud de modificación no procede recurso alguno por la vía gubernativa. 2.4 RECEPCIÓN DE OFERTA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN

Las ofertas deberán ser presentadas por escrito. El lugar y plazo máximo en el que se recibirán las ofertas será el indicado en el CRONOGRAMA. Se tendrá como hora de presentación de la oferta la que indique la página Web: http://horalegal.sic.gov.co/, la cual estará a la vista de los posibles OFERENTES en un computador asignado por la Universidad.




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La diligencia de cierre se efectuará en el lugar, fecha y hora indicada en el cronograma, en la oficina de la Sección de Contratación de Sede, ubicada en la Carrera 45 No. 26 – 85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376.

Después de la hora de cierre, no se recibirán más ofertas. De lo anterior se levantará un acta que contendrá la relación de las ofertas presentadas, el número de folios y el valor total de la oferta. El acta deberá ser suscrita por los funcionarios de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA que allí intervengan y los presentes que manifiesten su deseo de firmarla. Cuando la UNIVERSIDAD lo estime conveniente, se podrán prorrogar los plazos precontractuales establecidos, antes de su vencimiento. 5 SOLICITUD DE ACLARACIONES A LAS OFERTAS

La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA a través de la Sección de Contratación Sede Bogotá, podrá solicitar por escrito una vez cerrada la Invitación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las ofertas, sin que por ello pueda el oferente adicionar, modificar, completar o mejorar su oferta, ni LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA hacer variación alguna al pliego de condiciones de la misma o violar los principios fundamentales que rigen la presente Invitación Pública.

El documento de solicitud de aclaraciones a las ofertas será publicado en la página web de la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá Portal de Contratación bajo el título: CON-BOG-003-2010 “ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION” (Numeral 2.1.).

2.6 RESPUESTA A LA SOLICITUD DE ACLARACIONES DE LAS OFERTAS

Las respuestas a las aclaraciones solicitadas por la Universidad a los OFERENTES, se recibirán hasta la fecha, hora y lugar indicado en el CRONOGRAMA.

Solo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan por escrito en medio impreso, las enviadas al correo electrónico que a continuación se indica, o vía fax, dentro de la fecha y hora límite establecidos en el cronograma de la presente Invitación, las cuales serán recibidas Públicamente en la oficina de la Sección de Contratación:

Dirección: Carrera 45 No. 26 – 85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376. PBX: 3165000 Ext. – 18308 Fax: 3165000 Ext. 18443 Correo Electrónico: [email protected] 2.7 PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DEL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR

Los resultados de la evaluación preliminar de las ofertas serán publicados en la página wb de la Universidad Nacional de Colombia Portal de Contratación, bajo el título: CON-BOG-003-2010




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“ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION”, en la fecha indicada en el CRONOGRAMA (Numeral 2.1.). 2.8 OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACION PRELIMINAR Y CONSULTA DE OFERTAS.

Los OFERENTES podrán hacer llegar las observaciones al informe de evaluación preliminar que estimen convenientes, a más tardar en la fecha y hora indicadas en el CRONOGRAMA (Numeral 2.1.). Solo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan por escrito en medio impreso, las enviadas al correo electrónico que a continuación se indica o vía fax, dentro de la fecha y hora límite establecidos en el cronograma de la presente Invitación, las cuales serán recibidas Públicamente en la oficina de la Sección de Contratación: Dirección: Carrera 45 No. 26 – 85, Edificio Uriel Gutiérrez, Oficina 376 PBX: 3165000 Ext. – 18308 Fax: 3165000 Ext. 18443 Correo Electrónico: [email protected] En este mismo período, los OFERENTES podrán tener acceso a las ofertas para verificar contra el informe de evaluación preliminar y presentar observaciones. Si vencida la fecha para presentación de observaciones al informe preliminar de evaluación, la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA no ha recibido observaciones por parte de los participantes, el documento quedará ratificado como informe definitivo de evaluación. 2.9 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN FINAL

El resultado de la evaluación preliminar será publicado en la pagina web de la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá Portal de Contratación bajo el título: CON-BOG-003-2010 “ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION” , en la fecha indicada en el CRONOGRAMA (Numeral 2.1.). 2.10 VALIDEZ DE LAS OFERTAS

Las ofertas deberán tener una validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación.




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2.11 CONFIDENCIALIDAD Y RETIRO DE LA OFERTA

El contenido de las ofertas será de carácter reservado en la medida que la ley lo determina. El OFERENTE podrá solicitar el retiro de su oferta mediante escrito dirigido a la Sección de Contratación Sede Bogotá de la Universidad Nacional de Colombia, Edificio Uriel Gutiérrez Oficina 376, hasta la fecha y hora previstas para el plazo de entrega de la oferta. En tal caso, en la diligencia de cierre de la invitación y apertura de ofertas, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la oferta retirada. 2.12 VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

LA UNIVERSIDAD dentro de la etapa de evaluación de las ofertas, podrá designar funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o sedes de cada uno de los OFERENTES, con el fin de verificar la información que los mismos han consignado en sus ofertas. 2.13 DEVOLUCIÓN DE LAS OFERTAS

No habrá devolución de ofertas. Una vez finalizado el proceso de selección, la Universidad Nacional de Colombia procederá a archivar los originales de todas y cada una de las ofertas. Sólo en caso de que la invitación sea declarada desierta, se devolverá a los OFERENTES el original de sus ofertas, previa solicitud escrita del oferente.




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CAPITULO III CONDICIONES GENERALES DE LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

1. La oferta y sus documentos anexos deben redactarse en idioma castellano y presentarse por

escrito utilizando un medio impreso y el medio magnético respectivo (pdf).

2. La oferta se presentará en la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá por el oferente o por un representante. Deberá entregarse en original y dos (2) copias, debidamente foliadas en todas sus hojas, de forma ascendente. Deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en el CRONOGRAMA, en sobres separados y sellados, debidamente rotulados en su parte exterior. Rótulo que contendrá como mínimo la siguiente información del oferente:

1. Nombre o Razón Social 2. Dirección 3. Teléfono 4. Número de fax 5. Correo Electrónico 6. Identificación del proceso contractual 7. Número de folios de que consta 8. Indicación del contenido del sobre según sea: original o copia.

3. La oferta técnica y económica deberá presentarse igualmente en medio digital.

4. En caso de discrepancia entre el original y la copia, se tendrá en cuenta la información contenida en el original. Deben contener documentos legales exigidos, propuesta técnica y propuesta económica, con todos los anexos, acompañados de la firma de quien suscribe la carta de presentación de la oferta.

5. En caso de discrepancia entre el medio digital y el documento impreso, primará este último

sobre el medio digital.

6. Serán a cargo del oferente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su oferta.

7. En la oferta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los

costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato.

8. El oferente debe diligenciar y presentar todos los formatos enunciados a lo largo de este documento, los cuales hacen parte integral de este Pliego de Condiciones. Para tal fin, puede utilizar fotocopias o elaborar formatos idénticos.

9. No se aceptarán documentos que presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan

la aclaración correspondiente.

10. No se aceptarán ofertas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación. Tampoco se aceptarán ofertas enviadas por correo.

11. En el presente proceso, NO SE ACEPTA la presentación de propuestas parciales, alternativas o

complementarias.




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CAPITULO IV DOCUMENTOS DE LA OFERTA

El oferente deberá hacer una lectura juiciosa y detallada de los requisitos establecidos en este Pliego de Condiciones. La oferta debe incluir una tabla de contenido donde se indique la ubicación de los documentos que la conforman con el número de folio, y deberá sujetarse a los términos y condiciones del presente documento así: 4.1. DOCUMENTOS DE VERIFICACION JURÍDICA 4.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA La oferta deberá estar acompañada de carta de presentación debidamente firmada por el oferente, si es persona natural, o por el representante legal si es persona jurídica, Consorcio o Unión Temporal. Con la suscripción de la carta de presentación, el OFERENTE deberá manifestar no estar incurso en alguna causal de inhabilidad e incompatibilidad prevista en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, y demás normas que regulan esta materia, y que tampoco se encuentra en ninguno de los eventos de prohibiciones para contratar, la cual deberá ser diligenciada según el Anexo No. 1 “CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA”. La omisión de este documento o la falta de firma del mismo, no serán subsanables y generarán el rechazo de la oferta, sin embargo, este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. 4.1.2. DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL OFERENTE Y/O REPRESENTANTE LEGAL Las personas naturales y el representante legal de la persona jurídica, Consorcio o Unión Temporal que presenten oferta en la presente Invitación Pública, deben adjuntar copia legible de su documento de identificación. La omisión en la presentación de este documento, será subsanable. 4.1.3. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Cuando el OFERENTE, o uno o varios de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, tengan la calidad de persona jurídica, cada uno deberá comprobar su existencia y representación legal mediante certificado vigente expedido por la Cámara de Comercio. Tratándose de oferentes que en calidad de personas naturales participen dentro del proceso deberán aportar su correspondiente certificado de matricula mercantil. En el certificado se verificará la siguiente información:

• Fecha de expedición del certificado no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre)

• La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos cinco (5) años antes de la fecha de cierre de la presente Invitación.

• Registro Único de Identificación Tributaria (RUT). • La duración de la sociedad no será inferior al plazo de duración del contrato y cinco (5) años

más.

La omisión de éste documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación, excepto la fecha de expedición, no será subsanable y generará el rechazo de la oferta.




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4.1.4. HOJA DE VIDA – PERSONA NATURAL Y/O JURÍDICA El Oferente (persona natural) deberá diligenciar y firmar el FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA que se encuentra en el ANEXO No 2A. El Oferente (persona jurídica) deberá diligenciar y firmar el FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA que se encuentra en el ANEXO No 2B. Tratándose de oferentes que participen en calidad de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá diligenciar y firmar en los términos arriba indicados, los Anexos Nos 2A o 2B, bien se trate de personas naturales o jurídicas. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta. 4.1.5. AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR OFERTA Y SUSCRIBIR CONTRATO (EN CASO DE SER

PERSONA JURÍDICA). Si el Representante Legal del OFERENTE o de alguno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta y suscribir el contrato en caso de ser asignado, deberá anexar los documentos que acrediten dicha autorización, debidamente firmados por el presidente o el secretario de la reunión del órgano respectivo. La no presentación de este documento será causal de rechazo de la oferta, sin embargo su contenido podrá ser subsanado o aclarado cuando la UNIVERSIDAD lo requiera. 4.1.6 DOCUMENTO FORMAL QUE ACREDITE LA CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN

TEMPORAL Si el Oferente presenta su oferta a título de Consorcio o Unión Temporal, deberá diligenciar el ANEXO No 3, debidamente firmados por los miembros que lo conforman. El documento de constitución deberá contener lo siguiente:

• Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal. • Si se trata de unión temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión

(actividades y porcentaje) de su participación en la oferta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin previa autorización de la UNIVERSIDAD. No obstante lo anterior, al menos uno de sus integrantes deberá tener una participación como mínimo del cincuenta punto uno por ciento (50.1%).

• Señalar la duración del consorcio o unión temporal, la cual no será inferior a la del plazo de ejecución del contrato y cinco (5) año más.

• Indicar expresamente que el Consorcio o Unión Temporal no podrá ser disuelto ni liquidado durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba;

Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal, y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993. En caso en que se designe como representante o vocero una persona diferente a los representantes legales de los participantes, deberá formalizarse el otorgamiento del apoderamiento conforme a lo establecido en el artículo 832 del Código de Comercio. El Consorcio o Unión Temporal constituido para la presente invitación, se compromete, en caso de ser seleccionada su oferta, a inscribirse en el RUT (Registro Único Tributario), con el fin de obtener el NIT.




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En el documento de constitución debe quedar claramente especificado la forma como facturará, esto es que el consorcio o la unión temporal lo haga a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros de consorcio o unión temporal. (Decreto 3050 de 1997 articulo 11) Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, ésta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo o la no indicación de participación en el porcentaje exigido, genera causal de rechazo de la oferta. 4.1.7 CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) El oferente deberá comprobar que tiene inscripción vigente en el Registro Único de Proponentes, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. En el certificado se verificará la siguiente información:

• Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la presente Invitación (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre).

• Clasificación (en alguna de las dos actividades relacionadas a continuación con especialidad y grupo correspondiente a dicha actividad):

ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPO 02 (Consultor) 10 (Otros) 02 (Sistemas de Información) 03 (Proveedor) 33 (Sistemas de

información y tecnología de información)

01 (Equipos de cómputo y procesamiento de datos) 03 (Software)

En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá estar inscrito en el Registro Único de Proponentes. El requisito se entenderá cumplido cuando entre todos los miembros se cumplan los requisitos establecidos para la clasificación en las Especialidades y Grupos establecidos. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación, excepto la fecha de expedición, no serán subsanables y generarán el rechazo de la oferta. 4.1.8 ORIGINAL DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA La oferta deberá acompañarse de una póliza o garantía bancaria ante entidades estatales, otorgada por una compañía de seguros o institución financiera legalmente establecida en el país, en la cual se verificará lo siguiente:

• Asegurado/Beneficiario: Universidad Nacional de Colombia - Sede Bogotá, NIT 899999063-3.

• Cuantía: Diez por ciento (10%) del valor de la oferta.

• Vigencia: 90 días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación.




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• Tomador/Afianzado: La póliza o garantía deberá tomarse con el nombre del OFERENTE o de la razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio.

Cuando la oferta la presente un Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad debe ser tomada a nombre del Consorcio o Unión Temporal (indicando sus integrantes). En caso de que figure a nombre de uno de sus integrantes como tomador/afianzado, deberá indicarse en el contenido de la garantía el nombre de todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal.

• Firma del Representante Legal: La póliza deberá firmarse por OFERENTE y/o su Representante Legal según sea el caso.

• Objeto: Invitación Pública No. CON-BOG-003-2010 “ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION” Recibo de pago: Donde se constate que el valor de la garantía fue efectivamente cancelado. La omisión de este documento NO genera rechazo de la oferta.

La UNIVERSIDAD podrá solicitar la prórroga de dicha garantía. Todos los gastos relacionados con la suscripción y prórrogas de la garantía de seriedad, serán a cargo del OFERENTE. La UNIVERSIDAD podrá hacer efectiva la totalidad de la garantía, en los siguientes casos:

• Cuando el OFERENTE, por cualquier motivo, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD, no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en el Pliego de Condiciones o en su OFERTA, en especial no suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de su otorgamiento.

• Cuando el OFERENTE se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la oferta, en caso que la UNIVERSIDAD decida modificar el calendario de la Invitación.

Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la oferta, la UNIVERSIDAD podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la oferta del OFERENTE, ya que queda expresamente claro que la sola presentación de la oferta constituye aceptación plena por parte de este último de todas las condiciones de este Pliego de Condiciones. La omisión de la presentación de la garantía o la falta de la firma por parte del tomador NO será subsanable y genera el RECHAZO de la oferta. La omisión de la constancia del pago de la prima o la forma de constitución de la garantía, podrá SUBSANARSE. 4.1.9. PAZ Y SALVO PAGO DE APORTES Y PARAFISCALES El oferente deberá presentar certificado expedido por el revisor fiscal o representante legal, en caso de ser persona jurídica, o suscrito por la persona natural, en que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de aportes parafiscales a salud, pensiones, SENA, ICBF y cajas de compensación familiar de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003.




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Las personas jurídicas y/o naturales integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deben presentar individualmente el paz y salvo sobre el pago de los aportes parafiscales. Esta certificación deberá ser diligenciada según el Anexo No 4 “Certificación de Aportes”, la omisión de este documento no será subsanable y genera el rechazo de la oferta”. 4.2 DOCUMENTOS DE VERIFICACION FINANCIERA Los siguientes documentos deben ser presentados por cada uno de los oferentes que se presenten en forma individual y cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal. 4.2.1 Estados Financieros Certificados o Dictaminados Balance General clasificado y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2008 con sus respectivas Notas a los Estados Financieros. La omisión de cualquiera de estos documentos no será subsanable y generará el rechazo de la oferta. El Balance General y Estado de Resultados debe ser firmado por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal en los casos en que este último sea necesario, conforme a lo establecido en el Artículo 13 parágrafo 2º de la Ley 43 de 1990. La omisión de este requisito no será subsanable y generará el rechazo de la oferta. Cuando alguno de estos Estados Financieros presente inconsistencias en la Ecuación Contable, se podrá subsanar. Los Estados Financieros deben ser elaborados, clasificados y presentados conforme al Decreto 2649 de 1993, “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los Principios o Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia”, para el caso de entidades de naturaleza privada, y conforme a la Resolución No. 222 del 5 de julio de 2006 “Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación” para los casos de entidades de naturaleza pública. La Universidad podrá solicitar las correspondientes aclaraciones de los documentos de verificación financiera y una vez analizada y revisada la respectiva información por parte de la Universidad, se procederá a hacer las reclasificaciones que correspondan, para efecto del cálculo de los indicadores financieros, cuando haya lugar a esto. Estos documentos podrán ser objeto de solicitud de aclaración por parte de la UNIVERSIDAD en su contenido. En el caso de no presentarse con la OFERTA, la UNIVERSIDAD podrá requerir su presentación en cualquier momento antes de la publicación de la evaluación definitiva, y si tal requerimiento no es atendido por el OFERENTE, se configurará causal de rechazo de la OFERTA. 4.2.2 Certificación de Antecedentes Disciplinarios del Revisor Fiscal Conforme a lo dispuesto en el parágrafo 2° del Artículo 13 de la Ley 43 de 1990, en las empresas en que se requiera tener Revisor Fiscal, se debe allegar la certificación original vigente de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores. 4.2.3 Certificación de Antecedentes Disciplinarios del Contador Público Los oferentes deben allegar la certificación original vigente de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores. En el evento en que los documentos de los numerales 5.2.2 y 5.2.3 no sean remitidos, la omisión en su presentación será subsanable y la Universidad los podrá solicitar dentro del plazo establecido en el cronograma, para la presentación de observaciones por parte de la Universidad. Si el oferente no responde a la solicitud oportunamente, la oferta será rechazada.




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En el caso que se presenten Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes debe cumplir con los requisitos mencionados. 4.3. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA 4.3.1 EXPERIENCIA El OFERENTE deberá allegar con su OFERTA dos (2) certificaciones de contratos celebrados por él como contratista, cuyo objeto sea similar al objeto del presente pliego de condiciones; que hayan sido ejecutados al 100% dentro de los cuatro (4) últimos años contados a partir de la fecha de cierre del proceso.

Por lo menos una de las certificaciones debe acreditar la experiencia del OFERENTE en implantación del sistema de información ofrecido a la Universidad.

La sumatoria de las certificaciones aportadas deberá ser igual o superior al cien por ciento (100%) del presupuesto asignado a la presente invitación.

Dichas certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información:

a) Nombre o razón social de la empresa o persona contratante del servicio; b) Objeto del contrato; c) Relación de actividades desarrolladas durante la ejecución del contrato; d) Valor del contrato en pesos Colombianos (indicando si incluye o no el IVA); e) Fecha del contrato y vigencia; f) Nombre y firma de la persona o entidad contratante que expide la certificación; g) En caso que el contratista haya participado en el contrato como consorcio o unión

temporal, indicar el porcentaje de participación de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.

h) Calificación del servicio, cómo excelente o bueno.

En el caso de presentar más de dos (2) certificaciones sólo se calificarán las primeras dos (2) que aparezcan en orden de presentación dentro de la oferta.

En caso de consorcio o unión temporal, basta con que uno de sus integrantes o de manera conjunta acrediten el presente requisito. No se tendrá en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto sanciones o que tengan calificación del servicio regular o malo.

La Universidad no recibirá documentos relacionados con el contrato, tales como actas de liquidación, copias de facturación o similares. Sólo serán válidas las certificaciones que se presenten con los requisitos exigidos.

Los certificados no podrán ser expedidos por el propio OFERENTE, el Consorcio, o la Unión Temporal de la cual formó parte en la ejecución del contrato.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse traducidos al idioma castellano y legalizado en la forma prevista por la normatividad vigente en la materia; de lo contrario, la UNIVERSIDAD entenderá que no existe el cumplimiento del requisito.




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Esta certificación debe ser firmada por el representante legal del contratante y/o por el interventor o persona encargada de manejar el contrato. La UNIVERSIDAD no aceptará como documento para acreditación de experiencia copias de los contratos o actas celebradas en virtud de la ejecución o liquidación de los mismos. Sólo serán validas las certificaciones que contengan la totalidad de la información aquí solicitada.

La omisión de presentar las certificaciones será causal de rechazo, no obstante podrá ser subsanado su contenido.

4.3.2 EQUIPO PROFESIONAL REQUERIDO PARA PARAMETRIZACION, DESARROLLO, IMPLANTACION, CAPACITACION Y SOPORTE

El OFERENTE deberá presentar a la Universidad el equipo que ofrece para desarrollar la totalidad de actividades requeridas para “ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION” El OFERENTE deberá presentar el anexo 10 debidamente diligenciado y las hojas de vida de su equipo de trabajo y adjuntarlos siguientes documentos:

• Fotocopia del título según el caso. Fotocopia de la tarjeta profesional. • Fotocopia de la certificación PMP según el caso. • Constancia expedida por la empresa a la cual estuvo vinculado, mediante la cual se acredite la

experiencia, según sea el caso. • Carta de intención debidamente firmada por el profesional donde se demuestre la aquiescencia o

consentimiento de participación en el proyecto. La UNIVERSIDAD procederá a evaluar los documentos soporte para cada uno de los profesionales propuestos, y una vez éstos hayan sido aceptados, sólo podrán ser reemplazados por una persona con el perfil profesional de igual o mejor categoría que el exigido en el Pliego de Condiciones, previo visto bueno del supervisor designado para el contrato a suscribir. Se calificará CUMPLE la propuesta, sí el equipo ofrecido cumple con los requerimientos establecidos en el anexo 10 acreditando el cumplimiento a través de los documentos exigidos. La no presentación de las hojas de vida del equipo de trabajo solicitado generará el rechazo de la oferta. Sin embargo, se podrán subsanar la presentación y contenido de los documentos arriba mencionados, por solicitud de la Universidad. 4.3.3 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA EL OFERENTE, deberá proveer a la Universidad la infraestructura requerida para garantizar la ejecución e implantación de la solución contratada. Los servidores de base de datos y de aplicación para el desarrollo y pruebas del proveedor deberán ser suministrados por el OFERENTE durante el tiempo ejecución e implantación del Sistema de Información.




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El oferente deberá presentar un documento que indique la arquitectura de operación de la solución, así como la infraestructura tecnológica que proveerá a la Universidad para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación. La infraestructura suministrada quedará de manera permanente en las instalaciones de la Universidad y será de su propiedad. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta. 4.3.4 CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO El OFERENTE deberá presentar certificación de exclusividad del producto cuando los derechos de autor sean de su propiedad, ó autorización para la distribución del producto emitida por la casa matriz cuando el OFERENTE sea un distribuidor autorizado. En este caso debe anexar autorización de la casa matriz para desarrollar e implementar a la solución adquirida, los requerimientos adicionales (específicos) solicitados por la Universidad. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta. 4.3.5 CERTIFICACIÓN DE GARANTIA, SOPORTE Y MANTENIMIENTO El OFERENTE deberá presentar carta suscrita por el fabricante o casa matriz del software en la que garantice que el OFERENTE está autorizado para la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento de la solución ofertada. La certificación deberá especificar que el oferente prestara el servicio de garantía por un periodo mínimo de 12 meses contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se legaliza con el acta de recibo a satisfacción por parte de las áreas Funcional y Técnica de la Universidad. Adicionalmente, deberá incluir expresamente que el OFERENTE se encuentra autorizado para prestar el soporte y mantenimiento de la solución por un período mínimo de cinco (5) años. Lo anterior no implica que la Universidad esté obligada a suscribir contratos futuros de soporte y/o mantenimiento sobre el software adquirido. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta. 4.3.6 CERTIFICACIÓN DE GARANTIA SOBRE LOS SERVIDORES

El OFERENTE deberá especificar los términos de garantía que cubren los servidores incluidos en su oferta

y deberá especificar por lo menos la siguiente información:

1. Garantizar por un período igual o superior a tres (3) años, la calidad del equipo ofrecido incluyendo

todas las partes y periféricos, mano de obra y servicio a partir del recibo a satisfacción. La garantía debe

ser ofrecida directamente por el fabricante de los equipos ofertados.

2. Naturaleza y tipo de fallos que cubre la garantía

3. Tiempo de respuesta para reemplazar o reparar el componente o componentes averiados. Este tiempo se deberá especificar en horas. Como mínimo debe cumplir un esquema de 7x24x4.




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Para todos los efectos derivados del presente pliego de condiciones el OFERENTE recibirá y solucionará las solicitudes de reposición hechas por parte de la UNIVERSIDAD durante el tiempo de ejecución del contrato y el período de garantía y soporte sobre la solución implementada.

Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta. 4.3.7. CRONOGRAMA Y METODOLOGÍA DE TRABAJO El OFERENTE deberá presentar el cronograma y la metodología propuesta a la Universidad para efectuar el desarrollo, la implantación, la parametrizacion, la capacitación, las pruebas, la puesta en operación, las actualizaciones y el soporte pre y post implantación de la solución ofertada (incluyendo los desarrollos adicionales). Además indicar el tiempo de ejecución de cada fase, hitos, responsables y seguimiento del proyecto. Así mismo el oferente debe relacionar en su propuesta los recursos necesarios que debe suministrar la Universidad para garantizar el cumplimiento del objeto de la presente invitación. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta. 4.3.8 METODOLOGIA DE DESARROLLO El OFERENTE deberá presentar a la Universidad la metodología de desarrollo propuesta para atender los requerimientos descritos en el anexo 7 (Matriz de Requerimientos Adicionales que deben ser provistos-Requerimientos Técnicos Admisibles) y aquellos que en la columna “CUMPLE/OFRECE” del anexo 6 (Matriz de Requerimientos Funcionales) sean diligenciados como “OFRECE”, es decir, aquellos que la solución ofrecida no provee pero que serán desarrollados durante el tiempo de ejecución del contrato. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta. 4.3.9 PLAN DE CAPACITACIÓN El OFERENTE deberá incluir y presentar el plan de capacitación (funcional y técnico) del proyecto. Esta actividad deberá ser parte integral del cronograma de trabajo. Debe relacionar cada módulo, su intensidad (horas), perfil del usuario a quien va dirigido, número máximo de funcionarios que serán capacitados y material suministrado y necesario para la capacitación. Las fechas y el sitio donde se realizará la capacitación, serán coordinados por la UNIVERSIDAD y EL OFERENTE. Estos documentos podrán ser subsanados en cuanto su contenido, la no presentación de los mismos será causal de rechazo de la oferta. 4.3.10 ESQUEMA DE IMPLEMENTACIONES FUTURAS El OFERENTE deberá presentar un documento con el esquema de implantación propuesta para la instalación y puesta en operación de la Solución en otra Sede y/o Dependencia de la Universidad, el plan deberá contemplar el número total de horas de consultoría y el costo por hora para la prestación del servicio. El costo por hora presentado no podrá ser superior al 17% del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Este documento podrá ser subsanado en cuanto su contenido. La no presentación del mismo, genera causal de rechazo de la oferta.




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4.3.11 ANEXOS Los anexos suministrados en el presente pliego, deben adjuntarse a la oferta, totalmente diligenciados. En caso de ser insuficiente el espacio suministrado, podrán anexarse hojas para completar la información. Estos documentos podrán ser subsanados en cuanto su contenido, la no presentación de los mismos o modificación por parte del OFERENTE será causal de rechazo de la oferta.




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CAPITULO V

OFERTA ECONÓMICA

La presentación de la propuesta económica deberá especificar: el valor total de la solución, relacionando el costo de la licencia del sistema de información básico (requerimientos admisibles), el costo de los requerimientos adicionales (Anexo 7), el costo de los servidores, el costo de las licencias de los productos adicionales requeridos para garantizar la operación (base de datos, sistema operativo, servidor de aplicaciones, etc), el costo de los servicios profesionales requeridos para la implantación y el costo de la capacitación (funcional y técnica). La Oferta Económica deberá presentarse en pesos colombianos, incluyendo valores unitarios y totales para cada requerimiento. El OFERENTE deberá diligenciar el Anexo 5, se debe tener en cuenta todos los aspectos de cada requerimiento de la Universidad para definir el valor.

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CAPITULO VI BIENES Y/ O SERVICIOS A ADQUIRIR

6.1 ASPECTOS FUNCIONALES INTRODUCCIÓN La Universidad Nacional de Colombia está interesada en adquirir un sistema de información en salud, que inicialmente será implantado en la División de Salud Estudiantil de la Sede Bogotá y en la Facultad de Odontología de la Sede Bogotá. La División de Salud Estudiantil es una I.P.S (Institución Prestadora de Servicios de Salud) de I Nivel de atención, adscrita a la Dirección de Bienestar de la sede Bogotá cuya misión es, “Proteger y optimizar la Salud Integral de los estudiantes de la Universidad mediante programas y acciones fundamentadas en sus características tanto individuales como colectivas, en un modelo de atención básica enmarcado en la estrategia de Promoción de la Salud, con el fin de contribuir al logro de sus metas académicas”. La ley 30 de 1992 que regula la Educación Superior, en su artículo 117 determina que “Las Instituciones de Educación Superior deben adelantar programas de bienestar entendidos como el conjunto de actividades que se orientan al desarrollo físico, psico-afectivo, espiritual y social de los estudiantes, docentes y personal administrativo”. Esta misma ley en su artículo 34 creó “El Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), de carácter permanente, como organismo del Gobierno Nacional vinculado al Ministerio de Educación Nacional, con funciones de coordinación, planificación, recomendación y asesoría” y establece además que dicho Consejo determinará las políticas de Bienestar Universitario. En el Acuerdo 03 de 1995 del CESU, el artículo 14 dice: “ Las acciones de bienestar universitario dirigidas a los estudiantes en el área de salud, deben procurar el mejoramiento permanente de las condiciones ambientales, físicas y psíquicas mediante programas preventivos y correctivos que contribuyan a un buen desempeño académico; es necesario apoyar también los esfuerzos personales en este sentido…. Consideración particular debe tener la atención de situaciones de emergencia y alto riesgo en el campus de las Instituciones de Educación Superior.” La Facultad de Odontología dentro de su quehacer académico ofrece la prestación de servicios odontológicos en sus clínicas enfocado a pacientes externos, funcionarios y estudiantes de la Universidad Nacional de Colombia. Tales servicios son: odontología general, odontología especializada y atención prioritaria. La Facultad de Odontología de la Universidad Nacional al ofrecer sus anteriores servicios y como requisito para atender a su población objetivo se encuentra inscrita en la Secretaría Distrital de Salud como Institución Prestadora de Servicios de Salud (I.P.S.) con objeto social diferente (Docente-Asistencial). Como Ente académico se debe preocupar por los intereses de su comunidad objetivo, en la mitigación del riesgo en salud, por su bienestar y por la aplicación de los adelantos tecnológicos que le permita a la Universidad ejercer una presencia relevante en la comunidad para ser reconocida como una Entidad que se preocupa por la investigación de nuevas tecnologías y por su aplicación en el mejoramiento de las condiciones de salud humana.




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6.1.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ADMISIBLES A continuación se relaciona la especificación detallada de la operación esperada por la Universidad, con la solución ofertada por el Proponente. El Proponente deberá diligenciar todos los requerimientos del anexo 9 del pliego de condiciones. , 6.1.1.1 ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL – MÓDULOS Corresponden a las funcionalidades básicas de obligatorio cumplimiento (admisibles) que deberán estar incorporadas en la solución ofrecida por el proveedor a la Universidad al momento de la presentación de la oferta, así:

1. Historia clínica 2. Asignación de citas – manejo de agendas 3. Atención de consulta 4. Odontología 5. Atención de consulta básica inicial (atención prioritaria) 6. Laboratorio clínico e imagenología 7. Administración de adscritos 8. Módulo gerencial 9. Inventarios 10. Centros de costos 11. Registro individual de prestación de servicios (RIPS) 12. Facturación 13. Admisiones 14. Administración del sistema

El OFERENTE deberá anexar el catálogo de la solución ofertada y diligenciar en el anexo No. 9 el módulo y números de folios donde se encuentra el detalle de la funcionalidad. 6.1.1.2 ESPECIFICACION FUNCIONAL – GENERALIDADES Corresponden a las funcionalidades que el sistema debe soportar y que son de obligatorio cumplimiento (admisibles), las cuales deberán estar incorporadas en la solución ofrecida por el proveedor al momento de la presentación de la oferta, así:




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6.1.1.2.1 El módulo de historia clínica debe ser completamente parametrizable para permitir que la Universidad pueda personalizarla y diseñarla de acuerdo a las necesidades de la población objetivo. 6.1.1.2.2 El Sistema de Información debe garantizar la seguridad total de la historia clínica, permitir que solo usuarios autorizados puedan realizar consultas y actualizaciones sobre el aplicativo. . La solución debe contar con mecanismos que garanticen la integridad y confidencialidad de la información.

6.1.1.2.3 El módulo de Historia Clínica debe permitir el diseño y utilización de los formatos por especialidad o programa, según los parámetros establecidos por la institución para la atención del paciente. 6.1.1.2.4 El Sistema de Información debe ser completamente parametrizable para permitir que la Universidad pueda diseñar, crear y personalizar un formato de perfil integral de la población objetivo. Este formato deberá ser parte del módulo de Historias Clínicas pero no debe ser un componente de la Historia Clínica, ya que su información puede ser actualizada y/o consultada por personal diferente al equipo de salud. La solución debe garantizar la integridad, confidencialidad, disponibilidad y seguridad de la información. 6.1.1.2.5 Manejo de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE 10), para todas las consultas de odontología, medicina, psicología, nutrición, terapias física, ocupacional, respiratoria y apoyo diagnóstico y terapéutico los CUPS y los motivos de consulta propios de las Dependencias.

6.1.1.2.6 Debe permitir la creación, modificación y cancelación de agendas de acuerdo a los programas y profesionales, para la posterior asignación de citas. 6.1.1.2.7El sistema debe cumplir con todas la normas establecidas para las entidades de salud “Dec 1011 de 2006, Res 1446 de 2006 del Min Protección, Res 2680 de 2007 y Res 3763 de 2007, Circular 30 de 2006 de Min Protección Social, Resolución 1995 de 1999 de Min Protección Social y Circulares 047,48 y 49 de la Superintendencia de Salud”, resolución 3374 del 2000 de Min Protección Social, resolución 412 de 2000 del Ministerio de Protección Social.

6.1.1.2.8 El sistema debe permitir la generación de los RIPS a través de archivos planos según la resolución 3374 del 2000 de Min Protección Social. 6.1.1.2.9 La solución debe generar los indicadores que deben reportar las Áreas de Salud a los entes reguladores y que son de obligatorio cumplimiento según la normatividad vigente. Debe contar con herramientas de generación de indicadores según las necesidades de la Universidad.

6.1.1.2.10 La solución debe ofrecer un generador de reportes y los reportes propios de cada módulo.




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6.1.1.2.11 El módulo de centro de costos debe ser parametrizable para permitir la creación de los centros de costos para los programas y servicios, así como los costos asociados a estos.

6.1.1.2.12 El manejo de inventarios debe permitir la administración por unidosis. Debe incluir el uso de código de barras.

6.1.1.2.13 Debe permitir la generación de facturas o recibos de pago de los servicios prestados a los pacientes. 6.1.1.2.14 La autenticación de los usuarios frente al sistema, se debe realizar a través de LDAP o un directorio activo y la autorización a nivel de la base de datos. El sistema ofrecido deberá garantizar el uso de un protocolo seguro para la autenticación de los usuarios. 6.1.1.2.15 El uso de documentos de autorizaciones y remisiones internas y externas debe incluir el uso de código de barras.

El OFERENTE deberá diligenciar en el anexo No. 9 el módulo y números de folios donde se encuentra el detalle de la funcionalidad. 6.1.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS FUNCIONALIDADES ESPECÍFICAS REQUERIDAS POR LA UNIVERSIDAD La solución deberá permitir el cumplimiento de las siguientes funcionalidades, : Los procesos funcionales requeridos se dividieron en tres grupos como se muestra a continuación: ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Y SERVICIOS Este grupo de procesos muestra la creación, modificación y cancelación de los diferentes programas ofrecidos en la División de Salud Estudiantil de la Universidad y la Facultad de Odontología. Los programas y acciones de la División están diseñados para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población objetivo.




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Nombre 6.1.2.2 ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Y SERVICIOS Descripción Los programas y acciones en salud están diseñados para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población

objetivo, son análogos a otros programas de Bienestar Universitario y, por lo tanto, no se asimilan ni sustituyen al Sistema General de Seguridad Social en Salud y no conforman un ente asegurador de salud en ninguna modalidad. La División de Salud Estudiantil ofrece a los estudiantes de pregrado y postgrado, tres grupos de programas que tiene como eje fundamental la Promoción de la Salud y la Prevención de la Enfermedad:

1. Programas Promoción-Educativos. Dirigidos a informar a la comunidad sobre aspectos relativos a la conservación y optimización de la salud, así como a fomentar el cambio de actitud hacia la protección de la misma y, por ende, al mejoramiento de su calidad de vida.

2. Programas Prevención-Protección Específica. Diseñados para prevenir e intervenir tempranamente las situaciones de riesgo y las enfermedades más frecuentes en la comunidad estudiantil, con el fin de disminuir el impacto negativo en el bienestar y en el desempeño académico.

3. Atención Básica Inicial. Comprende la atención que se requiere de manera inmediata, cuando se presentan problemas que reducen sensiblemente la capacidad para desempeñar con normalidad las labores académicas o cotidianas.

. La Facultad de Odontología ofrece a su población objetivo los servicios de:

1. Odontología general 2. Odontología especializada 3. Atención Prioritaria 4. Servicio de imagenología y ayuda diagnostica 5. Servicio de laboratorio dental

Nombre 6.1.2.1 QUEJAS Y RECLAMOS Descripción La solución adquirida debe permitir la captura, clasificación y control de las quejas y reclamos presentados por los usuarios

frente a la atención que han recibido por parte de El Área de Salud de la Universidad. Contenido 6.1.2.1.1 Se debe radicar la solicitud del usuario.

6.1.2.1.2 Se debe asignar un responsable para que haga seguimiento y responda al usuario acerca del trámite en cuestión. 6.1.2.1.3 Debe permitir la captura del seguimiento realizado a la queja o reclamo 6.1.2.1.4 Permitir la generación de informes como:

• Peticiones radicadas en un periodo. • Peticiones resueltas en un tiempo establecido. • Tipo de acciones tomadas por caso.

6.1.2.1.5 Debe ser parametrizable




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Es un servicio docente asistencial dentro del cual los estudiantes de pregrado y postgrado atienden a los usuarios con el acompañamiento y supervisión de los profesores, quienes son responsables de las actividades realizadas en los servicios de la facultad de Odontología.

La solución debe permitir la Administración de los diferentes programas o proyectos ofrecidos por las dependencias de la Universidad a los usuarios, se debe tener en cuenta que los programas o proyectos varían según la dependencia.

Contenido 6.1.2.2.1 Este módulo debe ser parametrizable, dinámico y permitir la creación, modificación y cancelación de los programas y sus actividades relacionadas a las cuales se vinculan los pacientes, permitiendo así llevar un control de los servicios de atención, promoción y prevención prestados a cada uno de ellos.

Los campos mínimos necesarios para la creación de los programas son:

• Código del Programa o Proyecto. Identificador del programa • Nombre del Programa o Proyecto. Nombre que identifica el programa • Descripción del Programa o Proyecto. Breve descripción del objetivo del programa o proyecto. • Código de las actividades. Código que identifica las actividades relacionadas con él programa. • Nombre de la actividad. Nombre de la actividad • Descripción de la actividad. Breve descripción de la actividad. • Presupuesto asignado al Programa o Proyecto. Campo que permite incluir el presupuesto asignado a

cada uno de los programas o proyectos y que esta Públicamente relacionado con el centro de costos y recaudos.

• Indicadores relacionados con el programa. Relación de los indicadores de gestión de cada uno de los programas.

6.1.2.2.2 El proveedor deberá especificar qué funcionalidades adicionales ofrece su solución para la administración de los servicios de Promoción y Prevención.

6.1.2.2.3 Del presupuesto asignado al Área de salud se estipulará un presupuesto a cada programa o proyecto, el sistema debe permitir el manejo de adiciones, reducciones y traslados de este presupuesto. (Ver centro de costos).

6.1.2.2.4 Desde los formularios de atención de consulta por especialidad se debe poder vincular a los pacientes a los diferentes programas de promoción y prevención que se ofrecen en las dependencias.

6.1.2.2.5 Debe permitir el almacenamiento de los protocolos y procedimientos de cada uno de los programas y sus actividades, permitiendo el acceso fácil de los profesionales para su consulta.

6.1.2.2.6 Debe permitir la generación de reportes por actividades, por programa o proyecto en cobertura y costos. 6.1.2.2.7 La solución debe permitir la generación de los indicadores de cada uno de los programas o proyectos como se

muestra en la matriz anexa.

Nombre 6.1.2.3 CENTRO DE COSTOS Descripción Este módulo debe permitir establecer el costo de funcionamiento de El Área de Salud de la Universidad, así como el costo por

cada uno de sus programas, proyectos, y procedimientos, permitiendo el seguimiento y control de la gestión. Contenido 6.1.2.3.1. Debe ser parametrizable para permitir la creación de los centros de costos, los programas y costos asociados a




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estos. 6.1.2.3.2 Tener un sistema de auditoría que permita hacer seguimiento de los movimientos realizados por los usuarios. 6.1.2.3.3 Permitir el manejo de adiciones, reducciones y traslados de presupuesto entre los programas. 6.1.2.3.4 Este módulo debe estar integrado con los módulos de inventarios y adscritos. 6.1.2.3.5 Permitir el cierre mensual, trimestral y semestral para el procesamiento y consolidación de la información. 6.1.2.3.6 Dentro de los costos a tener en cuenta son los de recurso humano, adscritos, inventarios y otros costos

parametrizables en la aplicación. 6.1.2.3.7 Generación de reportes por:

• Centro de costo y por costo específico el total de costos • Por rango de fechas • Número de actividades realizadas por centro de costo

Nombre 6.1.2.4 INVENTARIOS Descripción Permite la administración de insumos, dispositivos médicos-odontológicos y medicamentos manejados por La División de Salud

y la Facultad de Odontología de la Universidad. Contenido 6.1.2.4.1 Ingreso de nuevos insumos, dispositivos y suministros, sus características y actualización de precios.

6.1.2.4.2 Manejo detallado de los movimientos de entrada, salida, devoluciones y existencia de los insumos y suministros. 6.1.2.4.3 Registro del usuario, programa del Área a quien son despachados los insumos y suministros, permitiendo el

manejo del costo por programa y paciente a través del centro de costos, bodegas y/o centros de distribución. 6.1.2.4.4 Apoyo a los usuarios con la agilización de captura de información con el uso de código de barras para cada uno de

los insumos y medicamentos. 6.1.2.4.5 Manejo de traslados entre bodegas y/o centros de distribución. 6.1.2.4.6 Administración de unidosis. 6.1.2.4.7 En caso de los medicamentos que son entregados Públicamente por la División de Salud Estudiantil, el sistema

debe dejar registro de la entrega en la historia clínica del paciente. 6.1.2.4.8 Generación de estadísticas de los productos y niveles de consumo por cada programa de las dependencias. 6.1.2.4.9 Generación de alarmas y/o listados de insumos y suministros según el stock máximo y mínimo con los que

cuenta el almacén. 6.1.2.4.10 Debe permitir controlar la salida de materiales para las prácticas y/o trabajo autónomo, previa autorización de un

responsable.

Nombre 6.1.2.5 CENTRAL DE ESTERILIZACION Descripción Permite el control de los paquetes de instrumental que pasan por el área de esterilización de la Facultad de Odontología y Áreas

de Salud Estudiantil utilizados en la atención a los pacientes después de ser procesados. Contenido 6.1.2.5.1 Ingreso y control del paquete de instrumental al área de esterilización mínimo con la siguiente información:

� Código del estudiante � Fecha de recepción del paquete � Fecha de esterilización � Responsable del proceso de esterilización � Fecha de entrega del paquete




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� Monitoreo de esterilización - químico, biológico y físico � Fecha de vencimiento del proceso � Número de Carga � Nombre del paquete según procedimiento � Registro de limpieza y desinfección del autoclave � Registro de control de insumos � Registro de préstamo de instrumental a los estudiantes � Registro de dotación de bioseguridad para el personal.

6.1.2.5.2 Manejo detallado de los movimientos de entrada y salida de los paquetes para ser esterilizados, así como elementos de protección personal

6.1.2.5.3 Generación de los listados de paso de instrumental y elementos de protección personal por el área de esterilización por estudiante y fecha.




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ATENCION A ESTUDIANTES/PACIENTES Este grupo de procesos muestra todas las actividades relacionadas Públicamente con los estudiantes de la Universidad Nacional de Colombia y la prestación de servicios ofrecidos por la División de Salud Estudiantil así como la atención de pacientes externos en el área de atención de la Facultad de Odontología.

Nombre 6.1.2.6 HISTORIA CLÍNICA INTEGRAL Descripción Todo estudiante admitido a la Universidad Nacional de Colombia debe adelantar el proceso de apertura del Perfil Integral y de la

Historia Clínica Integral en la División de Salud Estudiantil, ó aquel estudiante antiguo que no haya realizado el proceso de apertura. El formato de Perfil Integral deberá hacer parte del módulo de Historias Clínicas pero no debe ser un componente de la




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Historia Clínica, ya que su información puede ser actualizada y/o consultada por personal diferente al equipo de salud.El sistema debe garantizar la integridad de la información. La Facultad de odontología realiza el proceso de apertura y manejo de la historia clínica dentro de la “Clínica” respectiva. Este módulo debe ser completamente parametrizable para el diseño de los diferentes formatos de la Historia Clínica, diseñada exclusivamente para atender las necesidades de las diferentes poblaciones objetivo. La solución adquirida debe permitir la combinación de todas las variables de la historia clínica para poder generar la calificación de los factores de riesgo. (ver procedimiento factores de riesgo).

Contenido 6.1.2.6.1 El sistema debe permitir el traslado y/o consulta del Perfil Integral y de la Historia Clínica de los estudiantes entre las dependencias de la Universidad.

6.1.2.6.2 ADMISIONES La División de Salud Estudiantil realiza el proceso de apertura del Perfil Integral y de la Historia Clínica Integral cada periodo académico con los estudiantes nuevos admitidos, el proveedor debe tener en cuenta que: 6.1.2.6.2.1 En la fase de implantación el proveedor deberá realizar la migración de los datos básicos de los estudiantes del

Sistema de Información Académica de la Universidad al sistema de información adquirido. 6.1.2.6.2.2 El sistema de información deberá proveer mecanismos de cargue automático de los datos de los estudiantes

admitidos por la Universidad, con una periodicidad parametrizable. Previo al cargue de la información el sistema deberá validar en los datos del estudiante (bloqueado / no bloqueado) y en el caso que el estudiante esté con estado bloqueado en el Sistema de Información Académica deberá bloquear la historia clínica en el sistema adquirido a excepción de la consulta de Atención Básica Inicial (ABI).

6.1.2.6.2.3 El proceso de apertura del Perfil Integral y la Historia Clínica Integral que se realiza en cada periodo académico, debe ser diligenciado en línea por los estudiantes admitidos. El estudiante debe tener acceso para diligenciar la información que se defina tanto en el Perfil Integral como en la Historia Clínica. Dentro de esta información se encuentran datos como:

• Procedencia • Estructura Familiar • Información de Vivienda • Dinámica Familiar • Antecedentes Académicos • Hábitos /Estilo de Vida

Las secciones de la Historia Clínica referentes a: Aspectos Biofísicos que incluye (Antecedentes familiares, Antecedentes Personales, Antecedentes Gineco-Obstétricos, Revisión por órganos y sistemas, Examen físico, Resultado de laboratorio, Discapacidades, Diagnóstico Integral de Salud) y Salud Oral son diligenciados por el profesional encargado en la consulta de admisiones (médicos, odontólogos, enfermeras), por lo tanto el estudiante solo tendrá acceso a las secciones que deben ser




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diligenciadas por él.

6.1.2.6.2.4 El sistema deberá permitir el almacenamiento de la fotografía del estudiante, que será importada desde el Sistema de Información Académica.

6.1.2.6.2.5 El Sistema de Información debe garantizar la seguridad total de la historia clínica, que evite la alteración de la información capturada, así como la consulta autorizada a la misma.

6.1.2.6.3 HISTORIA CLÍNICA DE CONSULTA 6.1.2.6.3.1 Debe permitir el diseño y utilización de los formatos de la historia clínica por especialidad o programa, según los parámetros establecidos por la institución para la atención del paciente como:

a. Programas de Promoción-Educativos, Formativos e Informativos b. Programas de Prevención-Protección Específica con sus componentes de Prevención, Atención y Seguimiento. c. Medicina, Psicosocial, Optometría, Nutrición, Salud Oral, Deporte de Alto Rendimiento, Sexualidad, Desempeño

Académico, Intervención Temprana en Factores de Riesgo d. Atención Básica Inicial (Atención Prioritaria ó urgencias en Medicina, Odontología y Psicosocial.

6.1.2.6.3.2 Para la creación de los formatos debe permitir establecer el tipo de dato a capturar, cuales son obligatorios, calculo

matemáticos, permitir validaciones, tipo validaciones (edad, sexo, etc). 6.1.2.6.3.3 La información contenida en el Perfil Integral y la Historia Clínica debe estar integradao con la generación de todos

los documentos utilizados en la consulta, por lo tanto el aplicativo debe permitir el diseño y utilización de estos formatos, incluyendo la imagen institucional de la Universidad y la impresión de los mismos, tales como:

1. Remisiones internas y/o externas. 2. Fórmulas de medicamentos 3. Incapacidades y convalidaciones de incapacidades 4. Ordenes de laboratorio y radiología. 5. Ordenes médicas 6. Expedición de conceptos. 7. Certificaciones 8. Cartas de Factores de Riesgo 9. Historia Clínica y Resumen de la Historia Clínica 10. Paz y salvo por deudas a estudiantes, 11. Recibos de abonos a tratamientos odontológicos 12. Resultados de pruebas Psicológicas. 13. Presupuesto de atención odontológica. 14. Hojas de Evolución Medicina y Salud Oral 15. Hojas de Interconsulta 16. Recibos de pago o recaudo




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17. Consentimiento Informado 18. Otros

6.1.2.6.3.4. Para el manejo de remisiones internas y externas se debe generar un código de barras como identificador del documento y posterior control. 6.1.2.6.3.5 Permitir el registro y almacenamiento de los resultados de los exámenes solicitados (Laboratorio Clínico I a IV nivel,

patología, microbiología, toxicología, Rx, pruebas psicotécnicas, almacenamiento de imágenes diagnósticas, etc.). 6.1.2.6.3.6 Este módulo también debe estar integrado con el módulo de inventarios y centro de costos. 6.1.2.6.3.7 Manejo de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE 10), el DSMIV (atención en Psicología) con

equivalencias al CIE10, para todas las consultas de odontología, medicina, psicología, nutrición, terapias física, ocupacional, respiratoria y apoyo diagnóstico y terapéutico los CUPS y los motivos de consulta propios de las Dependencias.

6.1.2.6.3.8 Debe permitir la actualización de los antecedentes (Antecedentes familiares, Antecedentes Personales, Antecedentes Gineco-Obstétricos del paciente).

6.1.2.6.3.9 Debe permitir la captura fácil de información de los RIPS desde los formatos de la historia clínica. 6.1.2.6.3.10 Vista de la Historia Clínica por especialidades o total, en formato pdf para su impresión total o individual de sus

anexos, como también la parametrización de las márgenes. 6.1.2.6.3.11 Almacenamiento de los protocolos de atención y de fácil consulta para el usuario. 6.1.2.6.3.12 Permitir la captura de notas y seguimiento a la auditoria a la Historia Clínica. 6.1.2.6.3.13 Generación de alarmas con base en los parámetros establecidos en el proceso de vigilancia en salud. (Ver proceso

Sistema de Vigilancia en Salud). 6.1.2.6.3.14 Registro del programa de la División de Salud Estudiantil al cual fue vinculado el estudiante y el seguimiento en

caso de traslado a otro(s) programa(s) o dependencias de la Universidad. 6.1.2.6.3.15 El sistema debe permitir la consolidación y registro de los Factores de Riesgo estipulados por el Área de Salud. Ver

procedimiento Factores de Riesgo. 6.1.2.6.3.16 La Historia Clínica debe permitir el registro de todas las actividades grupales que se realicen con los estudiantes,

como talleres o actividades educativas. 6.1.2.6.3.17 Permitir que desde la pantalla de la Historia Clínica se puedan consultar las actividades de Promoción y prevención,

el plan de seguimiento, diagnóstico y antecedentes del paciente y los anexos. 6.1.2.6.3.18 Se debe registrar en el sistema la localización física de la historia clínica y permitir la generación de reportes. 6.1.2.6.3.19 El sistema debe permitir llevar el registro y control de vacunación de los estudiantes. 6.1.2.6.3.20 Registro de las notas de enfermería y procedimientos ambulatorios. 6.1.2.6.3.21 Permitir la consulta del Perfil Integral y la Historia Clínica por documento de identidad, nombre, apellidos del

paciente. 6.1.2.6.3.22 Debe permitir el cierre y activación de las historias clínicas. 6.1.2.6.3.23 Para las remisiones a adscritos el sistema debe permitir ingreso y administración de los porcentajes de cobertura de

la División de Salud Estudiantil. Para la ampliación de cobertura debe ser a través de un usuario autorizado, según la tabla de cobertura de las dependencias ver Anexo 13.

6.1.2.6.3.24 Para la firma de aceptación del paciente del consentimiento informado el sistema debe incorporar un aplicativo de reconocimiento de huella digital.




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6.1.2.6.4 ATENCIÓN EN ODONTOLOGÍA 6.1.2.6.4.1 Para la consulta de Odontología debe permitir la creación de la historia clínica básica y sus anexos, el acceso desde

la Historia Clínica al odontograma de diagnóstico, al odontograma de evolución del tratamiento y al periodontograma.

6.1.2.6.4.2 Parametrización de los colores y símbolos para diagnósticos y procedimientos odontológicos para el odontograma y periodontograma con sus anexos.

6.1.2.6.4.3 Debe permitir el cálculo del presupuesto automático de los tratamientos odontológicos de acuerdo a las tarifas establecidas por la Universidad.

6.1.2.6.4.4 Manejo de abonos al tratamiento. 6.1.2.6.4.5 Debe permitir la creación de formatos de historia clínica especializada (Ej: ortodoncia), para acceder a datos de

referencia para análisis cefalométrico, somatométrico, edad biológica, etc. 6.1.2.6.4.6 Debe permitir el acceso al aplicativo de registro de imágenes escaneadas de improntas y modelos en yeso 6.1.2.6.4.5 Para la firma de aceptación del paciente del consentimiento informado el sistema debe incorporar un aplicativo de

reconocimiento de huella digital. 6.1.2.6.5 ATENCIÓN EN QUIROFANOS 6.1.2.6.5.1 Para los pacientes de la Facultad de Odontología se requiere el manejo del paciente en quirófano en lo referente a:

• Asignación de tiempo de quirófano (asignación de citas). • Control de materiales utilizados en el paciente. • Facturación de servicios en quirófano. • Asignación del Personal que interviene al paciente • Control de dotación para el personal docente y administrativo de apoyo

6.1.2.6.6 ATENCION BÁSICA INICIAL (ABI) 6.1.2.6.6.1 Registro del TRIAGE, permitiendo la visualización del avance del paciente en la atención. 6.1.2.6.6.2 Debe permitir la parametrización de los niveles de triage y visualización por los profesionales para así mismo

priorizar la consulta al paciente. 6.1.2.6.6.3 Permitir el cierre del Triage 6.1.2.6.6.4 Diseño de los formatos de atención de consulta de atención básica inicial (ABI) vinculados a la Historia Clínica del

paciente. 6.1.2.6.6.5 Realizar la admisión a la atención básica inicial (TRIAGE), cargar los RIPS y generar el estado de la atención que

tiene el paciente (ej: Atendido, pendiente, salida del paciente). 6.1.2.6.6.6. Para los pacientes que ingresan por atención prioritaria a la Facultad de Odontología se les realizará únicamente la

admisión y el registro de la consulta y el cobro del procedimiento. 6.1.2.6.6.7 Generar formulas de medicamentos para ser descargadas Públicamente desde el inventario.




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Nombre 6.1.2.7 ASIGNACIÓN DE CITAS – MANEJO DE AGENDAS Descripción Este módulo debe permitir la creación y administración de agendas de acuerdo con la disposición de cada uno de los

profesionales y programas de El Área de Salud, como la asignación, modificación y cancelación de citas según las restricciones asignadas para el ingreso a cada uno de los programas.

Contenido 6.1.2.7.1 Debe permitir la creación, modificación y cancelación de agendas de acuerdo a los programas y profesionales, para la posterior asignación de citas. Esto también incluye la creación de agendas para las actividades grupales y de atención básica inicial. La asignación de citas para la Facultad de Odontología se realizará por disponibilidad de docente-unidad odontológica. De igual manera para la FOUN, debe permitir que el estudiante agende cita de pacientes.

6.1.2.7.2 Registro individual de los profesionales por tipo de contratación y disponibilidad, datos personales, especialidad, horarios e intervalos de las citas.

6.1.2.7.3 Validar el tiempo máximo para cancelar las citas, como el tiempo de duración de las citas según la especialidad. 6.1.2.7.4 Permitir la asignación de citas múltiples (dobles, triples), según reglamentación interna de la dependencia. 6.1.2.7.5 Debe permitir la cancelación y/o reasignación masiva de citas por profesional y fecha. 6.1.2.7.6 Registrar las citas incumplidas y las causales de cancelación. 6.1.2.7.7 Registrar las multas adquiridas por incumplimiento de citas, las cuales deben ser reportadas automáticamente al

Sistema de Información Académica. Ver interfaces. 6.1.2.7.8 Permitir la administración de restricciones en los casos que sea necesario asistir a actividades educativas ó a

alguna consulta especializada, antes de ingresar a otras consultas. 6.1.2.7.9 Debe permitir que los estudiantes puedan solicitar citas a través de web. 6.1.2.7.10 Debe permitir la parametrización para restringir el número de citas asignadas al paciente por periodo de tiempo y/o

profesional y/o unidad odontológica. 6.1.2.7.11 Identificar el estado para una cita (llegó a tiempo, retardo, no asistió, cancelación, prioritaria, reasignada). 6.1.2.7.12 En el calendario para asignación de las citas se debe identificar los días con disponibilidad y sin disponibilidad del

profesional y/o unidad odontológica. 6.1.2.7.13 Generar los indicadores y estadísticas de citas incumplidas (Ver matriz de indicadores). 6.1.2.7.14 Permitir las siguientes búsquedas y consultas: Pacientes asignados por profesional, citas por estudiantes a través

del número de identificación, citas asignadas por fecha, citas asignadas por programa, citas asignadas por docente-unidad odontológica, relación docente, alumno, paciente.

6.1.2.7.15 Permitir la impresión de la agenda del profesional en rangos de fechas, citas asignadas a un paciente en rango de fechas, impresión diaria por profesional, pacientes que no asistieron a consulta.

Nombre 6.1.2.8. ASIGNACIÓN DE TIEMPOS DE LABORATORIO DENTAL Descripción Este módulo debe permitir el manejo del área del laboratorio de odontología para asignación de tiempos de práctica de los

estudiantes.. Contenido 6.1.2.8.1 Debe permitir la creación, modificación y cancelación de tiempos de uso del área de laboratorio para los estudiantes

de odontología. 6.1.2.8.2 Permitir la asignación de materiales para las prácticas dentro del tiempo solicitado de laboratorio.




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6.1.2.8.3 Debe admitir la solicitud de materiales extra para completar el proceso de práctica dentro del laboratorio, esta acción debe ser autorizada por el docente a cargo del laboratorio.

6.1.2.8.4 Este módulo debe estar integrado con el de inventarios. Nombre 6.1.2.9 APOYO DIAGNÓSTICO Descripción Este módulo debe permitir la captura y/o cargue automático de los resultados de los laboratorios clínicos I a IV nivel, patología,

microbiología y toxicología desde las I.P.S propias o adscritas, ordenados a los pacientes y la inclusión de las imágenes diagnósticas, las cuales deben almacenarse en formatos estándar (jpeg, tif, gif, pdf, entre otros) que puedan ser visualizados con visores genéricos.

Contenido 6.1.2.9.1 Debe permitir la captura por el profesional de salud y/o cargue automático de los resultados de los laboratorios clínicos I a IV nivel, patología, microbiología, toxicología e imágenes diagnósticas en la historia clínica del paciente.

6.1.2.9.2 Las imágenes diagnósticas de odontología deben ser capturadas desde la atención de imagenología a la historia clínica.

6.1.2.9.3 Este módulo debe estar integrado con el módulo de inventarios y el módulo de citas para la asignación de turnos de imagenología.

Nombre 6.1.2.10 FACTORES DE RIESGO Descripción Este programa tiene como objetivo, identificar e intervenir de manera temprana los factores de riesgo con que ingresan los

pacientes a El Área de Salud de la Universidad, con miras a disminuir su impacto sobre el bienestar y rendimiento académico en el transcurso de la vida universitaria. Este paso permite identificar los antecedentes, hábitos y estado de salud de cada paciente al ingreso, no solo en el aspecto físico, sino en los componentes socio-económico, familiares, emocionales y académico, a estas condiciones se les denomina Factores de Riesgo.

Contenido 6.1.2.10.1 A través de todas las variables de la historia clínica la solución adquirida debe permitir la calificación de los factores de riesgo.

6.1.2.10.2 El sistema de información debe permitir parametrizar los diferentes criterios para la calificación de los factores de riesgo, dado que las condiciones de las poblaciones objetivo son variables.

6.1.2.10.3 Cuando los estudiantes ingresan a la Universidad Nacional de Colombia, realizan un proceso de admisión para la apertura del Perfil Integral y la Historia Clínica, el admitido debe tener acceso para diligenciar la información que se defina tanto en el Perfil Integral como en la Historia Clínica. Dentro de esta información se encuentran datos como:

Aspectos Psicosociales • Procedencia • Estructura Familiar • Información de Vivienda • Dinámica Familiar • Antecedentes Académicos • Hábitos /Estilo de Vida




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Los profesionales de la salud diligencian Aspectos Biofísicos y de Salud Oral. Una vez el admitido termina el proceso de admisión se registra en el sistema la finalización de este proceso. A través de la interface con el Sistema de Información Académica, en el módulo de deudas estudiantiles, la solución adquirida debe registrar si el admitido realizó o no la apertura de la historia clínica, si no lo realizó, el proceso queda registrado como una deuda estudiantil en el Sistema de Información Académica.

6.1.2.10.4 Una vez terminado el proceso de apertura, el sistema debe combinar las variables de la historia clínica para calificar cada una de las categorías de los Factores de Riesgo según la matriz de valoración. Cada una de las categorías se califica como “positivo” y/o “contundente” dependiendo de los factores de riesgo que se califiquen.

6.1.2.10.5 El sistema debe mostrar el resumen de calificación de las categorías, permitiendo al usuario desplegar en una ventana las preguntas de la historia clínica que se calificaron en cada una de las categorías.

6.1.2.10.6 Al finalizar el proceso de admisiones el sistema debe generar los siguientes listados que incluyan los datos de identificación de paciente:

• Listado de pacientes y su calificación por cada una de las categorías de factores de riesgo. • Listado de los pacientes que tienen el siguiente riesgo:

o Riesgo alto: Pacientes con 4 o más “contundentes” en aspectos emocionales y sexualidad. o Riesgo medio: Pacientes que tienen 6 ó más “positivos” o al menos un “contundente”. o Riesgo bajo: Pacientes con menos de 6 “positivos” y ningún “contundente”.

• Caracterización de los factores de riesgo de manera que permita el manejo multiempresa, Dependencia,

Facultades y Programas Académicos.

6.1.2.10.7 El sistema debe permitir la generación de los anteriores listados y el posterior envío de correo masivo de la citación a la consulta de orientación y asesoría clasificando los estudiantes por grupo de riesgo.

6.1.2.10.8 En la Historia Clínica debe quedar el registro de todas las convocatorias realizadas a los estudiantes ya sea telefónicamente, generación de la carta o envío por e-mail.

6.1.2.10.9 Cuando el estudiante asiste a la Consulta de Orientación y Asesoría, el profesional confirma si el resumen de los factores de riesgo detectados en la Historia Clínica son los reales, por lo tanto el sistema debe permitir la modificación de las categorías de los factores de riesgo ya existentes o la calificación (positivo ó contundente) de nuevas categorías, generando así un nuevo resumen de factores de riesgo que permiten la generación de listados e indicadores después de la Consulta de Orientación y Asesoría. El aplicativo debe guardar el resumen de factores de riesgo generado por el sistema y el resumen de confirmación de los factores.

Nombre 6.1.2.11 SISTEMA DE SEGUIMIENTO EN SALUD Descripción El Sistema de Vigilancia en Salud está dirigido a detectar tempranamente los factores de riesgo y eventos que pueden incidir

sobre los pacientes, así como a contribuir a la formulación de políticas y planes de promoción y prevención de la salud. De acuerdo con lo anterior el módulo debe permitir la administración y seguimiento de los Eventos Adversos a notificar a los entes




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de control externos (Superintendencia Nacional de Salud, Secretaría Distrital de Salud), como aquellos eventos y factores de riesgo de notificación al interior de la Universidad.

Contenido 6.1.2.11.1 Debe permitir la creación y modificación de los eventos y factores de riesgo a notificar a la Universidad y los Entes de Control. Debe ser parametrizable.

6.1.2.11.2 Detectar y generar alarmas cuando un estudiante con algún evento de notificación no se le ha realizado seguimiento a su caso.

6.1.2.11.3 El sistema debe generar alarmas individuales y grupales cuando un caso o los casos sobrepasen el nivel endémico. 6.1.2.11.4 Generar informes periódicos a la Secretaria de Salud y al Comité de Vigilancia del las dependencias de la

Universidad. 6.1.2.11.5 Debe permitir la generación de reportes epidemiológicos.

Nombre 6.1.2.12 GESTIÓN ACADÉMICA Descripción La Facultad de Odontología a través de los docentes, realiza la autorización y verificación de los tratamientos odontológicos y el

diligenciamiento de la Historia Clínica ejecutados por los estudiantes a los pacientes. Contenido 6.1.2.12.1 Los docentes autorizarán a través del sistema los planes de tratamiento, diligenciamiento de la historia clínica. De

igual manera, debe permitir al docente registrar y calificar diariamente las actividades realizadas por los estudiantes de su grupo.

6.1.2.12.2 Este módulo debe estar vinculado con inventarios, historia clínica y asignación de citas. 6.1.2.12.3 Debe generar los siguientes reportes:

• Listado de pacientes a cargo del docente diario • Listado de historias pendiente de autorización • Listado de historias autorizadas por rango de fechas • Listados de pacientes atendidos por el estudiante. Relación docente-estudiante. • Listados de actividades generadas por el estudiante.

Nombre 6.1.2.13 PÓLIZAS, EPS, EPS- SUBDIADO Y ARP Descripción La Universidad Nacional de Colombia suscribe pólizas con amparos contra accidentes fortuitos o derivados de la práctica

estudiantil, para estudiantes de pregrado y postgrado. Contenido 6.1.2.13.1 El sistema debe contener un módulo que permita el registro, seguimiento de los siniestros que atiende, la

administración de convenios, facturación y recobro de las atenciones que preste en sus instalaciones. Nombre 6.1.2.14 EPS, EPS- SUBDIADO Y ARP Descripción La Universidad Nacional de Colombia puede prestar servicios de medicina, odontología, y apoyo diagnóstico de baja, mediana y

alta complejidad en todas sus I.P.S a estudiantes, docentes y particulares afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud y de Riesgos profesionales.

Contenido 6.1.2.14.1 El sistema debe contener un módulo que permita el registro, seguimiento de los siniestros que atiende, la administración de convenios, facturación y recobro de las atenciones que preste en sus instalaciones




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Nombre 6.1.2.15 INTERFASES CON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL Descripción El proveedor seleccionado deberá implementar interfaces automáticas de intercambio de información entre el sistema propuesto

y los aplicativos con que cuenta la Universidad: Sistema de Información Académica, el Sistema de Gestión Financiera –Financiero/Bienes y Servicios, LDAP y el sistema de información de Talento Humano. Además deberá generar los web services requeridos entre estos sistemas (esta información será provista por la Universidad) y la solución ofrecida. Los webservices deben ser desarrollados teniendo en cuenta la especificación WS-S (Web Service Security) de tal forma que se garantice la integridad y la confidencialidad de los mensajes transmitidos. La implementación de los webservices se hará con la coordinación y supervisión de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones de la Universidad Nacional

Contenido 6.1.2.15.1 Interfase con el Sistema de Información Académica para cargue de datos básicos de los estudiantes. El proveedor deberá construir un web service para el cargue de los datos básicos del estudiante (identificación, nombre, datos de residencia, fecha de nacimiento, foto, estado, etc), así como de las novedades de actualización de datos que sobre estos se generen en el Sistema de Información Académica de la Universidad.

En cada periódico académico de admisiones se debe hacer el cargue de los datos básicos de los estudiantes admitidos y el estado (bloqueado / no bloqueado) de aquellos estudiantes retirados de la Universidad. Las novedades que se ingresen al Sistema de Información Académica deben ser cargadas periódicamente (parametrizable) a la solución adquirida. (ej.: estado del estudiante (activo, inactivo), cambio de documento de identidad, etc.)

Adicionalmente, los estudiantes que inician prácticas en las clínicas de la Facultad de Odontología deberán ser incluidos como “estudiantes en práctica” para que puedan prestar servicios odontológicos a los pacientes que atiende la IPS de Odontología de la Universidad, proporcionándoles los roles y perfiles necesarios para la atención a los pacientes. Se debe realizar una migración de los datos básicos (identificación, nombre, datos de residencia, fecha de nacimiento, foto, estado, etc) de los todos los estudiantes que se encuentran en la base del sistema de información académica .

1. Interfase deudas estudiantiles. El proveedor deberá desarrollar un web service que permita a las áreas de salud de la

Universidad reportar periódicamente al Sistema de Información Académica , las deudas adquiridas por los estudiantes. - Para las deudas estudiantiles el sistema de información propuesto debe permitir la inclusión de la deuda tipificada al modulo de deudas estudiantiles del Sistema de Información Académica, cuando la deuda sea subsanada se debe reportar su cierre. - Los campos requeridos en el Sistema de Información Académica, para el reporte y cierre de la deuda son:

Campo Descripción




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Concepto de la deuda Muestra el tipo de deudas que puede reporta la dependencia

Periodo para el cual se genera la deuda

Muestra el periodo en el que se está generando la deuda

Fecha de generación de la deuda Calendario

Cantidad Cantidad de la deuda

Valor Unitario Valor unitario de la deuda

Valor total Multiplica el valor unitario * cantidad Obligatorio para matricula Permite seleccionar si la deuda es requerimiento para la matrícula:

Si ó No

Observación Observaciones del usuario

2. Solicitudes de reingreso. El Proponente deberá desarrollar un web service que permita apoyar el proceso de solicitud de reingreso de los estudiantes retirados de la Universidad. Algunos de estos estudiantes son remitidos al Área de Salud para efectuar un estudio del caso y recomendar su reingreso a la Universidad. El sistema adquirido deberá permitir la generación y reporte al Sistema de Información Académica del concepto emitido por el Área de salud a través del modulo de solicitudes, indicando si se recomienda o no al estudiante para el reingreso a la Universidad.

6.1.2.15.2 Interfase con el Sistema de Gestión Financiera –Financiero/Bienes y Servicios. El Proponente deberá desarrollar un web service que permita obtener información de pagos y suministros del sistema de Gestión Financiera a. Los pagos efectuados por los pacientes, se registran a través del Sistema de Gestión Financiera , la solución

adquirida debe: • Permitir la lectura de los pagos registrados en el Sistema de Gestión Financiera para ser almacenados en el

sistema de salud adquirido. • Una vez registrados en el sistema de información de salud adquirido, se efectuará el respectivo abono al valor

total del tratamiento realizado al paciente y si es necesario enviar al Sistema de Gestión Financiera el registro respectivo.

b. El Sistema de Gestión Financiera, registra las entregas de los suministros relacionados con la prestación de los servicios de salud, que hace el Almacén General de la Universidad a las áreas de salud, el sistema de información adquirido debe obtener la información (numero de orden, producto, cantidad, valor unitario, valor total, etc) de la orden de egreso, con destino a las bodegas y/o centros de distribución.. Esta información debe alimentar el stock del inventario.

6.1.2.15.3 Interfase con el LDAP de la Universidad. Para la autenticación de los usuarios se deberá realizar una interfase con el

LDAP de la Universidad, para asegurar un único punto de control de autenticación. La autorización se debe realizar a nivel de la base de datos. El sistema ofrecido deberá garantizar el uso de un protocolo seguro para la seguridad de la autenticación.




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6.1.2.15.4 Interfase con el Sistema de información de Talento Humano. El proponente debe elaborar un web service que el

sistema de información de Talento Humano pueda consumir para efectuar el cargue de la información de las actividades académicas generadas a partir de la practica en clínicas por el personal docente de la Facultad de Odontología. La Universidad informara los datos requeridos que debe proveer el sistema ofrecido para ser actualizados en el sistema de Talento Humano.




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Administración de Profesionales y Adscritos Contiene las funciones relacionadas con los profesionales y Adscritos que son vinculados a las Áreas de Salud de la Universidad y que están relacionadas con el sistema de información en salud.




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Nombre 6.1.2.16 ADMINISTRACIÓN DE PROFESIONALES Y ADSCRITOS Descripción Permite el registro y administración de los profesionales y Adscritos que ingresan y son vinculados a los programas del Área de

salud o prestan servicios de salud a los pacientes. Contenido 6.1.2.16.1 Ingreso de los profesionales vinculados por ODS para la prestación de servicios en la modalidad de adscritos.

• Datos de identificación del Adscrito • Presupuesto asignado

6.1.2.16.2 Registro de la ejecución del presupuesto por descuento de remisiones realizadas al adscrito. 6.1.2.16.3 Vinculación y desvinculación de los adscritos a los programas de las dependencias. 6.1.2.16.4 Generación de alarmas de fechas de vencimiento del contrato o sobre el 70% de la ejecución del presupuesto

asignado. 6.1.2.16.5 Vinculación del Manual tarifario o convenio realizado con cada adscrito 6.1.2.16.6 Permitir el registro de autorizaciones indicando el número de identificación del paciente, el funcionario que autorizó,

fecha de expedición y fecha de vigencia de la remisión. 6.1.2.16.7 Debe permitir la radicación de facturas y consolidación de los RIPS 6.1.1.2.16 REMISION DE TRABAJOS PARA SER ELABORADOS POR LABORATORIOS DENTALES ADSCRITOS A LA

FACULTAD DE ODONTOLOGIA

Proceso que permite llevar el registro de los trabajos (odontológicos) que son remitidos a un laboratorio dental adscrito (contratado por la Facultad) para que este se encargue de su elaboración. Estos trabajos son insumos para la prestación del servicio al paciente. 6.1.2.16.8.1 El sistema debe permitir elaborar la remisión del trabajo a la entidad adscrita previa autorización del docente de

clínica. 6.1.2.16.8.2 Debe controlar y administrar las tarifas establecidas con los laboratorios dentales adscritos, tener en cuenta que

estas tarifas dependen del tipo de trabajo a efectuar en el laboratorio específico. El sistema debe controlar los tiempos de servicio que deben acatar los laboratorios dentales adscritos

6.1.2.16.8.3 Debe permitir el registro de la recepción de los trabajos y la distribución a las clínicas. Los trabajos deben ser recibidos por el docente y el estudiante

6.1.2.16.8.4 Generar informes sobre el presupuesto ejecutado por cada laboratorio dental adscrito Nombre 6.1.2.17 FACTURACION DE SERVICIOS Descripción Este módulo debe permitir la facturación de servicios prestados a los pacientes, los cuales podrán ser cobrados Públicamente al

paciente o a través de convenios de atención. Contenido 6.1.2.17.1 Debe permitir la creación de facturas de los servicios prestados a los pacientes que serán cancelados a través del

Sistema de Gestión Financiera. 6.1.2.17.2 Si es un paciente que pertenece a un convenio se deberá generar cuenta de cobro mensual a la entidad contratante. 6.1.2.17.3 Debe permitir la generación de los siguientes reportes:

• Pacientes atendidos por convenio por rango de fechas




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• Total facturado por convenio por rango de fechas • Listado de facturas por procedimientos • Listado de factura anuladas • Listado de saldos de facturación

Nombre 6.1.2.18 MANEJO DE CUENTAS DE COBRO DE ADSCRITOS Descripción Proceso que permite llevar el registro de las cuentas de cobro generadas por los adscritos a las dependencias. Contenido 6.1.2.18.1 El sistema debe permitir la adjudicación de un presupuesto a cada adscrito ya sea persona natural ó jurídica.

6.1.2.18.2 Debe permitir la auditoria de las remisiones realizadas a los adscritos a partir de los RIPS validando las cuentas de los adscritos con las remisiones realizadas por las dependencias

6.1.2.18.3 Una vez validada la información del adscrito por el sistema, se debe deducir las cuentas generadas del presupuesto asignado a cada uno de los adscritos.

6.1.2.18.4 Permitir la consulta del manejo del presupuesto por adscrito y por rango de fecha 6.1.2.18.5 Generar informes sobre el presupuesto ejecutado por adscrito 6.1.2.18.6 Este módulo debe estar integrado con el centro de costos. 6.1.2.18.7 Generación de informes con los cargos realizados a cada adscrito por rango de fecha. 6.1.2.18.8 ADMINISTRACIÓN DE GLOSAS 6.1.2.18.8.1 Debe permitir la captura, manejo y seguimiento a las glosas generadas a los adscritos 6.1.2.18.8.2 Registro de la gestión realizada para solucionar las glosas 6.1.2.18.8.3 Permitir la parametrización de los motivos por los cuales se genera una glosa al adscrito 6.1.2.18.8.4 Generación de las glosas realizadas por rango de fechas o por adscrito

Nombre 6.1.2.19 GENERACIÓN DE REPORTES Descripción La solución adquirida debe contener un generador de reportes que permita a las áreas de salud diseñar, almacenar, generar,

publicar y exportar reportes. Contenido 6.1.2.19.1 Debe permitir la construcción de informes a través de un generador de reportes, según las necesidades de las

dependencias, a partir de la información almacenada en las tablas de la solución adquirida. 6.1.2.19.2 Debe permitir la vista, impresión y exportación de los reportes o informes por lo menos en los siguientes formatos(

xls, xlsx, rtf, pdf, xml, txt, csv) .. 6.1.2.19.3 El sistema debe permitir la generación de los RIPS a través de archivos planos según la resolución 3374 del 2000 de

Min Protección Social.




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Nombre 6.1.2.20 SEGURIDAD Descripción Permite la administración de usuarios para el uso correcto del aplicativo. Contenido 6.1.2.20.1 Ingreso de nuevos profesionales de salud y docentes ocasionales.

6.1.2.20.2 Manejo de roles y perfiles de usuario. 6.1.2.20.3 Para la autenticación de los usuarios, el sistema adquirido deberá consultar el LDAP de la Universidad. Esta

autenticación debe ser segura, se debe garantizar la privacidad en el flujo de los datos. 6.1.2.20.4 El sistema de información debe contener un modulo de administración para la asignación de perfiles y roles a los

usuarios. 6.1.2.20.5 El sistema debe manejar un registro de auditoría de los movimientos de los usuarios. Debe ser parametrizable de

manera que permita seleccionar tablas, uno o más campos. Indicar eventos para su almacenamiento. Debe proveerse una herramienta para la consulta y reporte de la auditoria.

6.1.2.20.6 Garantizar el acceso confiable y seguro a la información almacenada en el sistema de información.

Nombre 6.1.2.22 ESTANDAR HL7 (Health Level Seven) Versión 3 Descripción Las unidades de atención en salud de la Universidad Nacional de Colombia, requieren el intercambio de información de salud

entre ellas, entidades o profesionales adscritos y los entes de control. Adicionalmente la Universidad propende por ajustarse a los lineamientos dictados por el sector salud en cuanto a la administración de información electrónica.

Contenido 6.1.2.22 .1. Para el cumplimiento de de este requerimiento, el sistema de información ofrecido por el OFERENTE debe permitir como mínimo la transmisión y recepción de información de datos clínicos utilizando el estándar HL7 V3 entre los diferentes sistemas de información que cumplen con el protocolo. Además, de, el sistema debe garantizar la transmisión y recepción con aquellos sistemas de información que no cumplan con el estándar antes mencionado.

Nombre 6.1.2.21 MÓDULO GERENCIAL Descripción Este módulo debe ser una herramienta que facilite la gestión de El Área de Salud para la optimización de toma de decisiones.

Contenido 6.1.2.21.1 La solución debe permitir la generación y parametrización de nuevos indicadores, cuyo diseño deberá quedar

disponible para usos futuros. 6.1.2.21.2 La solución adquirida debe permitir la generación de indicadores de gestión según las circulares emitidas por la

Superintendencia de Salud y del Minprotección, así como los indicadores de los programas de la División de Salud Estudiantil y la Facultad de Odontología. (ver matriz, anexo 12)

6.1.2.21.3 Debe permitir la generación e impresión de los indicadores, gráficos de tendencias, histogramas, pasteles, etc.




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6.2 DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS La solución debe cumplir con las siguientes especificaciones técnicas, el OFERENTE deberá diligenciar los anexos 8 y 11

6.2.1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS ADMISIBLES Los requerimientos técnicos admisibles corresponden a los que el oferente debe cumplir al momento de la presentación de su oferta

para poder garantizar que su propuesta sea considerada como ADMISIBLE. Están conformados por los Anexos Nos. 7 y 11.

6.2.1.1 ESPECIFICACIÓN TÉCNICA 1. El recibo a satisfacción por parte de la Universidad, se realizará sobre la entrega en versión web (WEB BASED) de todos los módulos y desarrollos adicionales por parte del OFERENTE, una vez realizadas y aprobadas por la Universidad las pruebas técnicas y funcionales correspondientes. 2. La solución debe operar sobre base de datos ORACLE Ver. 10g o superior o PostgresSQL Ver. 8.2 o superior o SQL Server 2003 o superior. 3. El proveedor deberá suministrar a la Universidad la infraestructura de servidores y licenciamiento requerido para garantizar la implantación y la puesta en operación de la solución. Las licencias entregadas a la universidad deberán ser por procesador e incluir el soporte y mantenimiento durante 12 meses contados a partir de la fecha de terminación del contrato. Estos servidores deberán contar como mínimo con las características enunciadas en el anexo 14. La infraestructura suministrada quedará de manera permanente en las instalaciones de la Universidad y será de su propiedad. 4. A. El contratista no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Anexo 7, por lo tanto los derechos de autor serán de la Universidad y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que se llegue entre las partes. Para este caso, el contratista deberá entregar a la Universidad, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

B. Adicionalmente, de manera independiente, el contratista debe entregar a la Universidad Nacional en sobre sellado los códigos fuente y objeto del aplicativo (exceptuando los desarrollos del Anexo 7), para su custodia. Esto no implicará la compra de los derechos de autor sobre el mismo.

La Universidad podrá hacer uso de los programas fuente en caso de disolución de la empresa. Por lo tanto, el OFERENTE está obligado a entrega a la Universidad el código fuente actualizado y la documentación actualizada para que ella disponga y realice las modificaciones que considere pertinente. 5. El proponente deberá garantizar que el costo futuro del contrato de mantenimiento y soporte no será superior al 10% del valor de la licencia, así mismo este valor se podrá incrementar máximo en el IPC. 6. El proponente deberá garantizar que el costo por hora de consultoría para efectuar las implementaciones futuras no será superior al 17% del valor del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. 7 El esquema de operación será centralizado y deberá permitir el manejo multiempresa (cada sede y/o dependencia de la Universidad se administrará como una empresa).




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8. La solución debe estar completamente desarrollada sobre arquitectura Multinivel, que diferencia las capas de acceso a datos, lógica de negocio e interfase para soportar como mínimo 300 usuarios concurrentes, garantizando alta transaccionalidad y escalabilidad. 9. Los requerimientos relacionados en el Anexo No. 7, deberán estar desarrollados en tecnología JAVA (especificación JEE5 o superior) o ASP.NET. (.net frameworks 3.0 o superior).

6.2.1.2 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DE LA SOLUCIÓN

La solución deberá permitir el cumplimiento de los siguientes requerimientos, para lo cual el OFERENTE deberá diligenciar completamente el anexo No. 8 (Matriz de requerimientos técnicos)

6.2.1.2.1 ARQUITECTURA

Código Descripción del Requerimiento

Observaciones

6.2.1.2.1.1 La solución debe operar de manera integrada entre los distintos módulos que la componen. Todo dato que ingrese al sistema lo hará exclusivamente por un único sitio y alimentará automáticamente los otros módulos, garantizando la consistencia de la información registrada y evitando duplicidad de la misma.

6.2.1.2.1.2 La solución debe permitir actualizar la versión del motor de la base de datos sin impactarla radicalmente.

6.2.1.2.1.3 La solución debe poder operar en forma independiente al menos en cuatro modos: pruebas, pre-producción, producción y capacitación.

6.2.1.2.1.4 El OFERENTE deberá entregar a la Universidad un documento de arquitectura tecnológica de la solución implantada dónde se especifique por lo menos lo siguiente: a. Diagramados de los frameworks utilizados b. Protocolos de comunicación. c. Servidores de aplicaciones utilizados

Incluya las herramientas de desarrollo, las requeridas para producción, las versiones de los productos, etc.

6.2.1.2.1.5 Para demostrar el cumplimiento del estándar HL7 (Health Level Seven) V3 el OFERENTE deberá especificar en su propuesta los modelos de interacción, especificación y de implementación.




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6.2.1.2.2 RED


Observaciones

6.2.1.2.2.1 Todas las comunicaciones de la solución (entre los clientes y el servidor, o entre los servidores), deben hacerse a través del protocolo TCP/IP, y no debe depender en manera alguna del hardware y software utilizado.

6.2.1.2.3 MOTOR DE LA BASE DE DATOS


Observaciones

6.2.1.2.3.1 La solución debe permitir el manejo de varias estructuras jerárquicas acorde con la estructura de la Universidad Nacional (Nivel Nacional, Sede, Facultad, Departamento), considerando el manejo de multiempresa para cada una de las estructuras.

Se aclara que se pueden tener uno o varios servidores de base de datos y administrar una o más dependencias en cada servidor.

6.2.1.2.3.2 El proveedor deberá dimensionar la base de datos para la

implantación y puesta en operación y proyectar su crecimiento a 3 años.

Se debe tener en cuenta que el numero promedio de estudiantes de la sede Bogotá es de 30000, con un promedio de admitidos de 3000 por periodo académico y 250 citas diarias en la División de Salud Estudiantil. La Facultad de Odontología atiende en promedio 3000 pacientes por período académico ( se proyecta un incremento del 25% para el siguiente año) y asigna 300 citas diarias.

6.2.1.2.4 SISTEMAS OPERACIONALES


Observaciones

6.2.1.2.4.1 La solución a nivel de base de datos y servidor de aplicaciones debe operar bajo los siguientes sistemas operativos: Unix, Linux o Windows 2008 server stand alone o superior.

.




50

6.2.1.2.5 SERVIDORES DE APLICACIONES


Observaciones

6.2.1.2.5.1 El proveedor debe indicar si utiliza librerías específicas

que deban ser instaladas en el servidor de aplicaciones así como si requiere de otros utilitarios para su operación.

Relacione las herramientas que requiere para su funcionamiento. De ser así, indique el esquema de licenciamiento suministrado a la Universidad

6.2.1.2.6 CLIENTES DEL SISTEMA


Observaciones

6.2.1.2.6.1 El proveedor debe suministrar la respectiva configuración para los clientes, que permitan a la solución operar con tiempos de respuesta aceptables.

6.2.1.2.6.2 La solución debe entregarse funcionando de manera adecuada sobre los siguientes navegadores: Firefox 3.0 o superior Internet Explorer 6.0 o superior

6.2.1.2.7 DOCUMENTACIÓN


Observaciones

6.2.1.2.7.1 Se deben entregar los siguientes manuales de la operación de la solución: técnico, de instalación, de usuario, parametrización.

6.2.1.27.2 La documentación debe entregarse en medio magnético (Word 2007 o superior), impresa o en html y en español.

6.2.1.2.7.3 Para los desarrollos propietarios (Anexo 7) el proveedor

deberá entregar por lo menos la siguiente documentación:




51

Diagramas de casos de uso, diagramas de secuencia y de estados, diagrama de clases, diseño de la Base de datos, documento de arquitectura, documentación del código fuente y archivos de configuración e instalación.

6.2.1.2.7.4 Se debe entregar un documento con el procedimiento que indique claramente las actividades a ejecutar por parte de la Universidad y el proveedor para las actualizaciones que por cambio tecnológico se requiera realizar, durante la ejecución del contrato y posterior a su puesta en operación.

6.2.1.2.8 SEGURIDAD Y MANEJO


Observaciones

6.2.1.2.8.1 Los procedimientos de recuperación deben garantizar que solamente las transacciones que no se habían completado en el momento de una caída se reversen, y que aquellas que se habían completado se recuperen, para garantizar la consistencia de la información.

6.2.1.2.8.2 La solución debe manejar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como menús o rutas de llegadas personalizadas; lo anterior de acuerdo con los diferentes requerimientos de la Universidad.

Especifique la manera como el aplicativo cumple con este requerimiento

6.2.1.2.8.3 Para cada usuario se debe poder definir el conjunto de datos sobre el cual tiene acceso. Así mismo, se deben poder restringir las funciones que puede utilizar.


6.2.1.2.8.4 El manejo de seguridad debe ser complementario al que provea el motor de la base de datos.


6.2.1.2.8.5 La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir auditar una o todas las tablas del aplicativo, (alguno o todos sus campos), cuando así se requiera.


6.2.1.2.8.6 La solución debe contar con módulos que permitan el manejo de administración y seguridad.


6.2.1.2.8.7 La solución debe llevar el registro de auditoria por lo menos con la siguiente información: Usuario





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Fecha de la transacción Hora de la transacción Maquina desde la cual se hizo la transacción Tabla de la base de datos que fue modificada Campo que fue modificado Valor del registro antes de ser cambiado y después de la modificación

6.2.1.2.8.8 La solución debe contar con herramientas que permitan desmontar bloques de información. Así mismo poder recuperarlos si se requieren nuevamente.

Aclare el Manejo de Históricos sin impactar la BD

6.2.1.2.8.9 La solución debe contar con procedimientos claros para su instalación y actualización por cambios

6.2.1.2.8.10 El sistema debe permitir generar salidas en reportes de los registros de auditoria

6.2.1.2.9 ACTUALIZACIÓN DE VERSIONES


Observaciones

6.2.1.2.9.1 El proveedor deberá dar garantía a la solución que le suministre a la Universidad por un período mínimo de doce meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte de las áreas Funcional y Técnica de la Universidad.

6.2.1.2.9.2 Cuando se presenten actualizaciones del sistema operacional, del motor de la base de datos o servidor de aplicaciones, y mientras se mantengan compromisos de garantía, el proveedor deberá garantizar que la solución se encuentre en producción en estas nuevas versiones en un plazo acordado con la Universidad.

Explique el procedimiento que se seguiría para estas actualizaciones.

6.2.1.2.9.3 Cuando se presente una actualización de la solución, el proveedor se compromete a actualizar además la totalidad de la documentación de la misma, suministrada inicialmente a la Universidad así como las respectivas licencias


6.2.1.2.9.4 Cuando se presente una actualización de la solución, se debe brindar la capacitación requerida para la correcta operación de la nueva versión, tanto a los usuarios funcionales como técnicos.




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6.2.1.2.10 LICENCIAMIENTO Y SOPORTE

Código Descripción del Requerimiento Observaciones 6.2.1.2.10.1 Se requiere Licenciamiento Corporativo para la Universidad

Nacional de Colombia de la solución ofrecida. El oferente deberá relacionar el costo de licenciamiento. El oferente deberá entregar a la Universidad el código fuente, los ejecutables y/u objetos del software para su respectiva custodia. Las licencias adicionales (base de datos, sistema operativo, servidor de aplicaciones, etc) deberán ser entregadas a la Universidad y deberán ser perpetuas. La Universidad definirá si a futuro realizará contratos de soporte y mantenimiento sobre dichas licencias.

6.2.1.2.10.2

El contratista no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Anexo 7, por lo tanto los derechos de autor serán de la Universidad y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que se llegue entre las partes. Para este caso, el contratista deberá entregar a la Universidad, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

6.2.1.2.10.3 El OFERENTE deberá presentar carta suscrita por el fabricante o casa matriz del software en la que garantice que el OFERENTE está autorizado para la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento de la solución ofertada. La certificación deberá especificar que el oferente prestara el servicio de garantía por un periodo mínimo de 12 meses contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se legaliza con el acta de recibo a satisfacción por parte de las áreas Funcional y Técnica de la Universidad. Adicionalmente, deberá incluir expresamente que el OFERENTE se encuentra autorizado para prestar el soporte y mantenimiento de la solución por un período mínimo de cinco




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(5) años. Lo anterior no implica que la Universidad esté obligada a suscribir contratos futuros de soporte y/o mantenimiento sobre el software adquirido.

6.2.1.2.10.4 El OFERENTE debe garantizar la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el anexo 15 del pliego de condiciones. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento.

6.2.1.2.10.5 El OFERENTE deberá indicar el porcentaje (%) equivalente al costo de mantenimiento y soporte en que deberá incurrir la Universidad para la operación del producto adquirido, en relación al valor de las licencias suministradas. Este porcentaje no podrá ser superior al 10% del valor de la licencia para el primer año luego de vencida la Garantía, posteriormente dicho valor se podrá incrementar máximo en el IPC.

6.2.1.2.11 ARQUTECTURA WEB


Observaciones

CAPÍTULO VII

CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA.

LA UNIVERSIDAD rechazará las Ofertas que no cumplan con los requisitos exigidos y entre otros, en los siguientes casos:

7.1. Cuando se encuentre que el OFERENTE está incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones previstas en la Constitución o en la Ley.

7.2. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades exigidas.

7.3. Cuando se presenten varias OFERTAS por el mismo OFERENTE por sí, por interpuestas personas o por personas jurídicas pertenecientes al mismo grupo empresarial (ya sea en consorcio, unión temporal o individualmente).

7.4. Cuando el Capital de Trabajo sea inferior al 1.010 SMLMV.

7.5. Cuando la OFERTA presentada no cumpla con los requerimientos mínimos y obligatorios establecidos en los capítulos IV, V y VI de este Pliego de Condiciones.

7.6. Cuando las ofertas estén incompletas por no incluir alguno de los documentos exigidos en el Pliego de Condiciones, o en donde expresamente se indique que se RECHAZARÁ la ofertas.

7.7. Cuando las certificaciones, anexos, y demás documentos necesarios para la evaluación de las ofertas presenten enmendaduras, sin salvedad o aclaración alguna por parte del oferente.

7.8 Cuando el valor de la ofertas (ajustado al peso) supere el presupuesto oficial.

7.9. Cuando el OFERENTE omita alguno de los datos necesarios para la comparación de ofertas.

7.10. Cuando se presenten ofertas alternativas, complementarias o parciales.

7.11. Cuando el OFERENTE, su representante legal o en el caso de consorcios y uniones temporales cualquiera de los miembros o representantes legales de quien los constituyen, aparezca reportado en el Boletín de Responsables fiscales de la Contraloría General de la República (Ley 610 de 2000).

7.12. Cuando exista serios indicios de falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la OFERTA o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del OFERENTE a la UNIVERSIDAD o los demás OFERENTES.

7.13. Cuando el representante legal de una persona jurídica o los representantes legales que participen en el consorcio o unión temporal ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en la presente contratación.

7.14 Cuando se compruebe que el oferente ha presentado precios artificialmente bajos o altos, en relación con los precios promedio del mercado y del sector al cual pertenece.

7.15 En los demás casos que así lo contemple la Ley o este Pliego de Condiciones.




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CAPITULO VIII

CRITERIOS DE EVALUACIÓN 8.1. VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA PARTICIPAR

La UNIVERSIDAD será la encargada de verificar la documentación allegada con cada oferta y de emitir el concepto sobre cada una, para establecer su conformidad con las condiciones y requisitos establecidos en los pliegos de condiciones.

A ésta no se le asignará puntaje, su resultado será ADMISIBLE o NO ADMISIBLE.

CRITERIO CALIFICACIÓN Requisitos Jurídicos Admisible / No admisible Requisitos Financieros Admisible / No admisible Documentos de Verificación Técnica (Numeral 4.3) Admisible / No admisible Requisitos Funcionales (anexo 9) y técnicos (anexos 7 y 11)

Admisible / No admisible

Requisitos Mínimos de personal (anexo 10) Admisible / No admisible Todas las ofertas admitidas en la verificación de requisitos, serán estudiadas por los evaluadores designados por la UNIVERSIDAD, para tal efecto se aplicaran los criterios definidos en el presente Pliego de Condiciones dentro del marco del Principio de Selección Objetiva.

Las ofertas que sean consideradas como NO admisibles, no continuarán en el proceso de evaluación. 8.2. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

La UNIVERSIDAD realizará un análisis comparativo de las OFERTAS ADMITIDAS y evaluará de la siguiente manera: El comité evaluador realizará el conteo de los requerimientos diligenciados por el proponente como CUMPLE en la columna 2 de los anexos 6 y 8. Una vez finalizado el conteo, se aplicará la siguiente fórmula: (Número total de requerimientos diligenciados como CUMPLE/Número total de requerimientos)*100 Si el valor obtenido es inferior a 60, la propuesta será RECHAZADA. Para las ofertas que continúan en el proceso de evaluación, se realizará la calificación sobre un total de mil (1.000) puntos y se seleccionará al proponente que obtenga el mayor puntaje. La calificación se realizará con base en los siguientes factores:




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CRITERIO PUNTAJE MÁXIMO

8.2.1.1 Valor de la propuesta 600 8.2.1 Económico 8.2.1.2 Porcentaje equivalente al costo de los

contratos de soporte y mantenimiento 100 750 puntos

8.2.2.1 Capital de Trabajo 60 8.2.2 Financiero

8.2.2.2 Endeudamiento 40 100 puntos

8.2.3 Costos Futuros de implantación

8.2.3.1 Costos Futuros de implantación 100 150 puntos

TOTAL 1.000 puntos

8.2.1. CRITERIO ECONÓMICO (700 puntos)

La UNIVERSIDAD efectuará la revisión y corrección aritmética de las ofertas económicas, durante la cual de ser necesario, se efectuarán los respectivos ajustes.

Si una vez corregida la oferta económica se sobrepasa el presupuesto asignado, será causal de rechazo.

La UNIVERSIDAD efectuará como correcciones aritméticas las originadas por todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en el Formulario, en particular las siguientes:

• La multiplicación entre columnas. • Las sumatorias parciales. • La totalización de sumatorias. • La liquidación del valor del IVA. • La suma del costo total de la oferta. • El ajuste al peso.

8.2.1.1 Valor de la Propuesta Se le asignará 600 puntos a la oferta que presente el menor valor y a las demás se les asignará puntaje de acuerdo a la aplicación de la siguiente formula.

Puntaje = (Oferta de menor valor / Valor ofrecido por el Oferente)*600 8.2.1.2 Porcentaje equivalente al costo de los contratos de soporte y mantenimiento Se le asignará 100 puntos a la oferta que presente el menor porcentaje equivalente para los contratos de soporte y mantenimiento, y a las demás se les asignará puntaje de acuerdo a la aplicación de la siguiente formula.

Puntaje = (Oferta de menor valor / Valor ofrecido por el Oferente)*100 8.2.2 CRITERIO FINANCIERO (100 PUNTOS) Este factor analiza la capacidad del OFERENTE para realizar la gestión financiera del trabajo propuesto en los Pliegos de Condiciones.




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Este factor analiza la capacidad del OFERENTE para realizar la gestión financiera del objeto propuesto en los Pliegos de Condiciones.

Se efectuará la Evaluación Financiera aplicando los indicadores financieros (Capital de Trabajo y Nivel de Endeudamiento), que son calculados con la información presentada, en los Estados Financieros (Balance General clasificado y Estados de Resultado con corte a 31 de diciembre de 2008 con sus respectivas Notas a los Estados Financieros) de cada uno de los oferentes. 8.2.2.1. Capital de Trabajo (60 PUNTOS)

El Capital de Trabajo es el resultado de restar al activo corriente el pasivo corriente, se evaluara de la siguiente de la forma:

CAPITAL DE TRABAJO: ACTIVO CORRIENTE – PASIVO CORRIENTE

Se asignarán sesenta (60) puntos a la oferta que presente mayor capital de trabajo y por regla de tres (3) simple, se designará el puntaje de forma proporcional a las ofertas restantes, aproximando las decenas al entero más cercano por exceso, si es mayor o igual a 0.5, o por defecto si es menor a 0.5.

El OFERENTE que presente un capital de trabajo inferior a 1.010 SMMLV, se RECHAZARA la Oferta

Para determinar la capacidad financiera de las Uniones Temporales, se calcularan separadamente los indicadores financieros de los integrantes. Los índices obtenidos se multiplicarán por el porcentaje de participación de cada uno de ellos y el resultado se sumará para consolidar el total de los índices de la Unión Temporal

Para determinar la capacidad financiera de los Consorcios, se calcularan separadamente los indicadores financieros de los integrantes. Los índices obtenidos se sumaran y se dividirán luego por el número de integrantes del Consorcio. Este resultado consolidado constituirá los índices del Consorcio.

8.2.2.2. Nivel de Endeudamiento (40 PUNTOS) El endeudamiento es el resultado de la división entre el Pasivo Total y el Activo Total y la multiplicación de dicho valor por 100. Este requisito se evaluará así:

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO = PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL La Calificación del indicador se asignará de acuerdo con la siguiente tabla:

0.40 ó menos 40 puntos 0.41 a 0.50 30 puntos

0.51 a 0.60 20 puntos 0.61 a 0.70 10 puntos

> 0.70 0 puntos Para determinar la capacidad financiera de las Uniones Temporales, se calcularan separadamente los indicadores financieros de los integrantes. Los índices obtenidos se multiplicarán por el porcentaje de participación de cada uno de ellos y el resultado se sumará para consolidar el total de los índices de la Unión Temporal

Para determinar la capacidad financiera de los Consorcios, se calcularan separadamente los indicadores financieros de los integrantes. Los índices obtenidos se sumaran y se dividirán luego por el número de integrantes del Consorcio. Este resultado consolidado constituirá los índices del Consorcio.




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8.2.3 COSTOS FUTUROS DE IMPLANTACIÓN (100 puntos); Se le asignarán 100 puntos a la oferta que presente el menor valor por hora de consultoría, según lo estipulado en el numeral 4.3.10 del pliego de condiciones, y a las demás se les asignará puntaje de acuerdo a la aplicación de la siguiente formula.

Puntaje = (Oferta de menor valor / Valor ofrecido por el Oferente)*100 En caso de que la propuesta presente un valor superior al tope descrito en el numeral 4.3.10 del pliego de condiciones, la oferta será rechazada. 8.3. CRITERIOS DE DESEMPATE

En caso de presentarse empate, éste se resolverá teniendo en cuenta los siguientes criterios y en estricto orden:

1. Oferente que haya obtenido mayor calificación en la OFERTA ECONÓMICA 2. Oferente que haya obtenido mayor calificación en criterio Factores funcionales. 3. Oferente que haya obtenido mayor calificación en criterio Factores Técnicos 4. Oferente que tenga mayor capital de trabajo




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CAPITULO IX CONDICIONES DEL CONTRATO

9.1 CONDICIONES DEL CONTRATO Debe entenderse que todas las pautas fijadas en el presente capítulo pretenden, exclusivamente, informar a los oferentes sobre las cláusulas que contemplaría el contrato que eventualmente pudiera derivarse de la presente invitación y que, por lo tanto, las mismas no implican obligación de la UNIVERSIDAD a celebrar contrato con uno de los oferentes. Los OFERENTES aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones del presente pliego, y aquéllas que de conformidad con la ley deben tener los contratos celebrados con la UNIVERSIDAD. El pliego de condiciones y la oferta, forman parte integral del contrato a celebrar. En caso de dudas, vacíos o aclaraciones, el orden de prelación para aclararlos es el siguiente: Pliego de Condiciones, Contrato, Oferta. En el evento que el oferente calificado en el primer lugar no procediere a legalizar el contrato, la Universidad Nacional de Colombia podrá asignar el contrato dentro de los cinco (5) días siguientes al oferente siguiente en el orden de elegibilidad, siempre y cuando su oferta sea igualmente favorable y conveniente para la Universidad. 9.2 DURACIÓN Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato no podrá ser superior a doce (12) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución. Su duración será igual al plazo de ejecución y dos (2) meses más. 9.3 FORMA DE PAGO

Una vez se legalice el contrato, la Universidad realizará un pago anticipado del 20% del valor del mismo y procederá a suscribir el acta de inicio y la aprobación del plan de trabajo.

Un 60% distribuido en pagos contra hitos acordados con el PROVEEDOR y el 20 % restante contra lala entrega definitiva del producto, la cual se legaliza con el acta de recibo a satisfacción por parte de las áreas Funcional y Técnica de la Universidad. Los pagos deberán ser autorizados por el SUPERVISOR del contrato.

Para el Pago la Universidad Nacional de Colombia verificará a través del Supervisor del contrato el cumplimiento de pago de aportes parafiscales correspondientes al personal vinculado al contrato y el certificado suscrito por el revisor fiscal o representante legal donde conste el pago por concepto de salarios y prestaciones sociales, durante el mes inmediatamente anterior. 9.4 NÚMERO DE CUENTA BANCARIA El OFERENTE debe presentar una certificación expedida por la entidad financiera en donde tenga cuenta de ahorros o corriente, a través de la cual la UNIVERSIDAD efectuar los pagos, en caso de suscribir el contrato. Dicha certificación debe contener el nombre del titular, el número de identificación, el número de la cuenta, tipo de cuenta (ahorros o corriente) estado de la cuenta (activa o inactiva) y que no sea conjunta. 9.5 TÉRMINO PARA FIRMA DEL CONTRATO

El contratista deberá devolver a la Oficina Jurídica de la Sede Bogotá, el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que se le haya entregado para su legalización, acompañado de la garantía única en los términos establecidos en el presente documento, y el recibo de pago del impuesto de timbre.




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LA UNIVERSIDAD, por su parte, se obliga a la publicación del Contrato en el sitio Web de contratación de la Universidad Nacional (www.contratacion.unal.edu.co), conforme a lo establecido en el artículo 76 del Manual de Convenios y Contratos, adoptado mediante Resolución de Rectoría No. 1952 del 22 de diciembre de 2008.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito o causa justificada, debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD, si el Oferente a quien se le otorgue el contrato no lo suscribiere dentro del término señalado, se procederá a hacer efectivo el valor de la garantía de seriedad de la oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados, que la UNIVERSIDAD estime no cubiertos por la mencionada garantía.

La UNIVERSIDAD podrá prorrogar, a su juicio, el término para la firma del contrato, lo cual comunicará oportunamente al oferente favorecido.

9.6 GARANTÍA ÚNICA El contratista se obliga a constituir a favor y a satisfacción de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, en una compañía de seguros o en una entidad bancaria legalmente autorizada para funcionar en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Bancaria, garantía única que se mantendrá vigente durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, que ampare los siguientes riesgos:

1. Cumplimiento de todas las estipulaciones pactadas sobre los términos, condiciones y especificaciones del contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del mismo, con una duración igual a la del contrato y seis (6) meses más. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare.

2. Amparo de salarios y prestaciones sociales, en una cuantía del cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y con una duración igual al plazo del contrato y tres (3) años más.

• Calidad de los bienes y/o servicios prestados, por cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una duración igual al plazo del mismo y seis (6) meses más.

El contratista deberá mantener vigente la garantía única y será de su cargo el pago de todas las primas y demás erogaciones de constitución, pudiendo la UNIVERSIDAD Nacional de Colombia prorrogar la garantía única a cargo del contratista cuando éste se negare a ampliarla, valor que se descontará de las sumas a él adeudadas.

• En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender el contrato resultante, o en cualquier otro evento necesario, el contratista se obliga a modificar la garantía única de acuerdo con las normas legales vigentes.

9.7 DOMICILIO CONTRACTUAL Para los efectos de este proceso de selección y del Contrato que se derive, se tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá, D. C. 9.8 DEVOLUCIÓN DE LAS GARANTÍAS Al OFERENTE favorecido con la asignación y a los demás participantes, se les devolverá la garantía de seriedad de la oferta cuando esté perfeccionado el Contrato, previa solicitud escrita en este sentido. 9.9 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO




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La UNIVERSIDAD efectuará la supervisión y control de la ejecución del Contrato que se derive del presente proceso de selección a través de un funcionario de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones designado por el Director de esta dependencia El Supervisor del contrato está facultado para hacer solicitudes e impartir instrucciones al OFERENTE sobre asuntos de su responsabilidad; éste debe acatarlas. Todas las comunicaciones y solicitudes destinadas al OFERENTE serán expedidas o ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato. Serán funciones de la SUPERVISIÓN todas las tendientes a asegurar, para la UNIVERSIDAD, que el OFERENTE cumpla con las obligaciones pactadas en el contrato para la correcta ejecución de su objeto. 9.10 MULTAS Las partes acuerdan que en caso de mora o retardo en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas en el contrato a cargo del contratista, como apremio y para que las atienda oportunamente, el contratista pagará a favor de la UNIVERSIDAD multas equivalentes al cero punto cero uno por ciento (0.01%) del contrato por cada día de atraso en el cumplimiento de sus obligaciones, sin que el valor total de ellas pueda llegar a exceder el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Esta suma podrá ser tomada de la Garantía constituida a favor de la Universidad o descontada de los valores que por cualquier concepto la Universidad le adeude al Contratista; si esto no fuera posible se cobrará por jurisdicción coactiva, sin perjuicio de las demás sanciones a que hubiere lugar. No habrá lugar a imposición de multas cuando la mora o el incumplimiento se deban a caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada y aceptada por la Universidad. 9.11 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA Si el contratista no diera cumplimiento en forma total o parcial al objeto o a las obligaciones emanadas del contrato, pagará a la universidad el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, como estimación anticipada de perjuicios sin que lo anterior sea óbice para que la UNIVERSIDAD haga exigibles las multas a las que haya lugar y/o declare la caducidad del contrato. Suma que podrá ser descontada de los valores que por cualquier concepto LA UNIVERSIDAD le adeude al CONTRATISTA o tomada de la garantía constituida a favor de la UNIVERSIDAD, si esto no fuere posible se cobrará por jurisdicción coactiva 9.12 GASTOS, DERECHOS E IMPUESTOS Serán por cuenta del cotizante seleccionado todos los gastos, impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se causen por razón del perfeccionamiento y legalización del Contrato (Impuesto de timbre si a ello hubiere lugar) o durante su ejecución, y que se requieran cancelar para dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre el particular. 9.13 ASIGNACIÓN DEL CONTRATO La Universidad asignará la presente invitación al oferente que cumpla con todos los requisitos jurídicos, técnicos y financieros y que obtenga el mayor puntaje de acuerdo con los criterios de calificación descritos en el presente pliego. La asignación se hará en forma total.




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9.14 REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El contrato se perfecciona con la firma de las partes y el registro presupuestal. Para su legalización y ejecución se requiere:

• La constitución por parte del CONTRATISTA de las garantías exigidas en el contrato, las cuales serán aprobadas por la Universidad.

• La cancelación del impuesto de Timbre Nacional en el porcentaje que por ley le corresponda, atendiendo al hecho que la UNIVERSIDAD está exenta de dicho pago.

• Suscripción del Acta de Inicio

El CONTRATISTA deberá entregar los documentos de legalización y ejecución del contrato en la Oficina Jurídica Sede de la UNIVERSIDAD, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del mismo, so pena de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. Para dar cumplimiento a un trámite administrativo en la Universidad, durante el proceso de legalización, el contratista ha de entregar el Registro Único Tributario acompañado de la certificación bancaria solicitada en el numeral 9.5 del presente pliego de condiciones. 9.16. OTRAS CONDICIONES DEL CONTRATO 9.16.1. CONFIDENCIALIDAD Todos los datos e informaciones a las cuales tuviera acceso el OFERENTE, desde cuando se encuentre preparando la OFERTA y durante la ejecución del contrato, serán mantenidos en forma confidencial. Esta confidencialidad será continua y no vence ni por terminación ni por caducidad del contrato.

9.16.2 CESIÓN DEL CONTRATO

El CONTRATISTA seleccionado no podrá ceder el contrato que se suscriba a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera, sin previo consentimiento por escrito de la UNIVERSIDAD, pudiendo éste reservarse las razones que tenga para negar la autorización de la cesión.

9.16.3 PROPIEDAD INTELECTUAL

La Universidad Nacional de Colombia, adquirirá la licencia de uso del software que se implante, incluyendo la libre utilización, manejo e instalación en cualquiera de sus sedes y dependencias adscritas. Para el caso de los desarrollos establecidos en el Anexo 7 (Desarrollos propietarios), el contratista no podrá comercializarlos ni venderlos y la propiedad intelectual de éstos será de la Universidad. En caso de cualquier comercialización, ésta deberá estar amparada con los acuerdos a que se llegue entre las partes. Adicionalmente, el contratista deberá entregar de manera obligatoria todas las claves necesarias para el cumplimiento de este propósito. La Universidad no podrá vender ni comercializar los derechos de propiedad intelectual del sistema adquirido mediante el contrato. El contratista debe entregar a la Universidad en sobre sellado los códigos fuente y objeto del aplicativo, para su custodia. Esto no implicará la compra de los derechos de autor sobre el mismo. La Universidad podrá hacer uso de los programas fuente en caso de disolución de la empresa. En el evento de la disolución de la compañía, el OFERENTE esta obligado a entregar a la Universidad el




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código fuente actualizado y la documentación actualizada para que ella disponga y realice las modificaciones que considere pertinente.

CAPÍTULO X

SELECCIÓN DIRECTA

La UNIVERSIDAD podrá celebrar el contrato con el único oferente, siempre y cuando, sea de conveniencia institucional y se ajuste a los pliegos de condiciones, en concordancia con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 43 del Manual de Contratación vigente de la UNIVERSIDAD. De igual forma, podrá efectuar invitación directa, siempre que la presente sea declarada desierta, en concordancia con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 43 del Manual de Contratación vigente de la UNIVERSIDAD




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ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN

Bogotá, D.C.

Ingeniero JULIO ESTEBAN COLMENARES MONTAÑEZ Vicerrector Sede Bogotá Universidad Nacional de Colombia Referencia: Invitación a presentar oferta para contratar la adquisición, adecuación e implantación de un sistema de información en salud para la Universidad Nacional de Colombia.

Respetado Ingeniero:

Yo, …..............................................., en mi calidad de OFERENTE (Representante Legal de la empresa …..............................), y de conformidad con las condiciones que se estipulan en los documentos de la invitación, presento oferta para participar en la invitación para contratar “ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION, MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION”

En caso de ser seleccionado, la firma que represento se compromete a firmar el contrato correspondiente dentro de los términos exigidos para ello.

Declaro bajo la gravedad del juramento:

1. Que la oferta aquí presentada y el contrato que llegare a celebrarse solo compromete a los firmantes de esta carta y a la firma que represento.

2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta oferta ni en el contrato probable que de ella se derive.

3. Que conozco en su totalidad el pliego de condiciones de la presente invitación, y acepto los requisitos en ellos contenidos; por lo tanto, manifiesto que no existe de mi parte observación alguna, por lo cual renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Que he recibido los siguientes documentos de aclaraciones y adendas dentro del proceso de presentación de ofertas: ….............................................. (Indicar número y fecha), y acepto su contenido.

5. Que me comprometo a cumplir a cabalidad con todos los requerimientos técnicos y funcionales obligatorios mencionados en los pliegos de condiciones.




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6. Que me comprometo a ejecutar el contrato, en caso de ser seleccionado, a partir de la fecha del acta de iniciación, previa legalización del mismo. (Especificar en tiempos)

7. No nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la ley y que no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.

8. Que a la fecha, la firma que represento ha dado cumplimiento íntegro y oportuno al pago de salarios a empleados y ex empleados.

9. Que a la fecha, la firma que represento ha dado cumplimiento íntegro y oportuno al pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, así como de los respectivos aportes para la Caja de Compensación Familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el Servicio Nacional de Aprendizaje.

10. Que la firma que represento se compromete a ejecutar totalmente el objeto del respectivo contrato en los plazos y fechas indicados por la UNIVERSIDAD.

11. Que la presente oferta consta de ….......................... (…..) folios debidamente numerados.

12. Que toda la información presentada en mi oferta, es veraz y susceptible de comprobación.

13. Que el valor de la oferta presentada es de ($.......).

14. Que la oferta presentada tiene una validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del plazo para la entrega de las ofertas.

Atentamente:

Razón Social…......................................................

Nit…........................... Nombre Representante legal…................................................................ C.C. No. ….............................. de….................................................. Dirección….......................................................................... Teléfono(s)…....................................................................... Fax …................................................................................... Ciudad …...............................................................................

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL

Relación de documentos adjuntos.

NOTA: Ninguna estipulación de esta Carta de Presentación, reemplaza la información documentación exigida en los pliegos de condiciones.




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ANEXO 2

HOJA DE VIDA

2ª HOJA DE VIDA – PERSONA NATURAL

COBERTURA: Este Formulario Único de Hoja de Vida debe ser diligenciado por toda persona natural aspirante a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración, independientemente de su término de duración. INSTRUCCIONES GENERALES: Antes de comenzar a diligenciar este Formulario tenga en cuenta las siguientes instrucciones: - Escriba en letra imprenta y en tinta únicamente de color negro o llenando el Formulario magnético. - Las fechas deben ir en números arábigos. - Si requiere ampliar la relación de los contratos de prestación de servicios, utilice una hoja en blanco.




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ANEXO 2B: HOJA DE VIDA – PERSONA JURÍDICA

COBERTURA: Este Formulario Único de Hoja de Vida debe ser diligenciado por toda persona jurídica aspirante a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración, independientemente de su término de duración. INSTRUCCIONES GENERALES: Antes de comenzar a diligenciar este Formulario tenga en cuenta las siguientes instrucciones: - Escriba en letra imprenta y en tinta únicamente de color negro o llenando el Formulario magnético. - Las fechas deben ir en números arábigos. - Si requiere ampliar la relación de los contratos de prestación de servicios, utilice una hoja en blanco. INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS:

6.... Identificación: En el caso de que la entidad o sociedad sea pública, especifique: ORDEN: Marque con “X” si es del orden Nacional (NAL), departamental (DPTL), distrital (DIST), municipal (MPL) u otro (OTRO). Si marca esta última, aclare a qué otro orden corresponde. TIPO: Escriba el código de la entidad o sociedad, de acuerdo con la siguiente tabla: CÓDIGO TIPO O1 MINISTERIO O DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO O2 SUPERINTENDENCIA O UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL O3 ESTABLECIMIENTO PÚBLICO O4 ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO O EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO O5 EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO O6 SOCIEDAD DE ECONOMÍA MIXTA O8 OTRO En el caso de que la entidad o sociedad sea privada, escriba la CLASE a que pertenece, de acuerdo con la siguiente tabla: CÓDIGO CLASE 6 SOCIEDADES COMERCIALES E INSTITUCIONES FINANCIERAS 12 SOCIEDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 13 SOCIEDADES CIVILES 14 ORGANISMOS NO GUBERNAMENTALES 15 SOCIEDADES EXTRANJERAS (SUCURSALES Y FILIALES) 16 OTRA II. Servicios: Relacione los principales servicios que ofrece su entidad o sociedad, de acuerdo con el objeto social. III. Experiencia y Situación Actual: En orden cronológico establezca los contratos de prestación de servicios que su entidad o sociedad ha realizado, escribiendo el nombre de la entidad contratante, si es pública o no, indicando su número telefónico, la fecha de terminación o conclusión del servicio y el valor del contrato, en pesos colombianos. IV. Representante Legal o Apoderado: Relacione el nombre y la identificación del Representante Legal o Apoderado. Establezca su capacidad de contratación aprobada por estatutos. Marque con X “si” o “no” está incurso, como representante legal o apoderado, dentro de las causales de inhabilidad o incompatibilidad existentes. Firme este Formulario para que la información declarada en él tenga validez. Recuerde anexar los documentos que respaldan su contenido, incluyendo el Certificado de Representación Legal o de Apoderado.




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ANEXO 3 MODELO DE CONSTITUCIÓN DE CONSORCIO/ UNIÓN TEMPORAL

A. Modelo de Constitución de Consorcio: Nosotros: A. (C1)_______________, mayor de edad, domiciliado y residente en la ciudad de _______________,

identificado con la Cédula de Ciudadanía No._________________, actuando en calidad de representante legal de (nombre de la persona jurídica de acuerdo al Certificado de Existencia y Representación Legal).

y B. (C2)_______________, mayor de edad, domiciliado y residente en la ciudad de _______________,

identificado con la Cédula de Ciudadanía No._________________, actuando en calidad de representante legal de (nombre de la persona jurídica de acuerdo al Certificado de Existencia y Representación Legal).

Hemos convenido celebrar el siguiente acuerdo constitutivo de CONSORCIO, teniendo en cuenta las siguientes,

CONSIDERACIONES:

1. Que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ dio apertura al proceso de contratación No. CON-BOG-003 de 2010 cuyo objeto es contratar “ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION”, de conformidad con las especificaciones contenidas en el pliego de condiciones expedidos por la mencionada entidad; 2. Que el pliego de condiciones para el mencionado proceso permiten la participación de consorcios o

uniones temporales para la presentación de ofertas; 3. Que las partes han decidido presentar una oferta conjunta (en adelante la “oferta”), bajo la

modalidad de CONSORCIO para participar en el proceso de contratación. De acuerdo a lo anterior este acuerdo se rige por las siguientes,

CLÁUSULAS: PRIMERA. CONSORCIO.- El objeto del presente acuerdo es constituir un consorcio entre: C1 y C2, plenamente identificados en el encabezamiento del presente acuerdo, para participar conjuntamente en el proceso, en los plazos y condiciones requeridos en el pliego de condiciones y de conformidad con lo dispuesto en este documento. La integración del consorcio se refiere únicamente al desarrollo de las actividades y ejecución de los actos necesarios para la preparación y presentación de la oferta para participar en el proceso, así como para el cumplimiento de las obligaciones directamente emanadas de la eventual asignación, de acuerdo con los




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términos y condiciones del proceso, los términos de referencia y los términos del contrato, en caso de resultar seleccionados. Las partes acuerdan y manifiestan que el presente consorcio no constituye una persona jurídica distinta de las partes individualmente consideradas, ni sociedad de hecho, o sociedad alguna. SEGUNDA. DENOMINACIÓN DEL CONSORCIO.- El Consorcio que se constituye por este documento se denominará para todos los efectos de la invitación y de la ejecución del contrato, en caso de resultar adjudicatario, "Consorcio _____________________". TERCERA. SOLIDARIDAD.- Las Partes reconocen la solidaridad que resulte de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la oferta y del contrato que se llegare a celebrar con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ. CUARTA. REPRESENTACIÓN.- Las partes hemos designado como representante y vocero del Consorcio, frente a la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ y terceros, a _______________, mayor de edad, domiciliado y residente en la ciudad de ______________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, expedida en __________. Nuestro representante tiene todas las facultades necesarias para actuar en nombre del Consorcio y en el de cada uno de sus miembros, en los asuntos relacionados directa e indirectamente con la elaboración y presentación de la oferta y la celebración y ejecución del contrato en el caso de que la UNIVERSIDAD seleccione la oferta de este Consorcio. En especial tiene facultades suficientes para: • Presentar la oferta. • Suscribir la carta de presentación de la oferta. • Atender todos los posibles requerimientos que formule LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA,

SEDE BOGOTÁ relacionados con aclaraciones a la oferta. • Suscribir cualquier otro documento y ejecutar cualquier otro acto que se requiera para la elaboración

y presentación de la oferta, dentro de los términos y condiciones de la invitación. • Ejecutar todos los actos y suscribir todos los documentos necesarios para la ejecución del Contrato,

dentro de los términos y condiciones de los Términos de Referencia de la invitación Por el sólo hecho de la firma del presente acuerdo, el representante acepta esta designación y entiende las obligaciones que se deriva del mismo. QUINTA. EXCLUSIVIDAD.- Durante la vigencia del presente acuerdo las partes se obligan a no participar directa o indirectamente en cualquier acto, negocio o contrato, relacionado con la presentación de otra oferta para el proceso No CON-BOG-003-2010. SEXTA. DURACIÓN.- El Consorcio que por este acuerdo se constituye, tendrá una duración no inferior a la del contrato y cinco (5) año más. En caso que la oferta presentada por el Consorcio no resulte favorecida, la vigencia del presente acuerdo se extinguirá de manera automática. SÉPTIMA. LEY Y JURISDICCION APLICABLE- EL presente acuerdo se rige por las leyes de la República de Colombia. OCTAVA. CESIÓN.- No podrá haber cesión de participación entre los miembros del Consorcio. Para constancia se firma en Bogotá, D.C. a los ___ días del mes de _________ de 2010. POR POR C1 C2 Representante Legal Representante Legal Nombre: Nombre:




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C.C C.C Firma: _____________________ Firma: _________________________




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MODELO DE CONSTITUCIÓN PARA UNIÓN TEMPORAL

Nosotros: C. (U1)______________________, mayor de edad, domiciliado y residente en la ciudad de

_______________, identificado con la Cédula de Ciudadanía No._________________, actuando en calidad de representante legal de (nombre de la persona jurídica de acuerdo al Certificado de Existencia y Representación Legal).

y D. (U2)_______________________, mayor de edad, domiciliado y residente en la ciudad de

_______________, identificado con la Cédula de Ciudadanía No._________________, actuando en calidad de representante legal de (nombre de la persona jurídica de acuerdo al Certificado de Existencia y Representación Legal).

Hemos convenido celebrar el siguiente acuerdo de UNIÓN TEMPORAL, teniendo en cuenta las siguientes,

CONSIDERACIONES:

1. Que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ dio apertura al proceso de contratación No CON-BOG-003 de 2010 cuyo objeto es contratar la ““ADQUISICIÓN, ADECUACIÓN, IMPLANTACIÓN Y PUESTA EN OPERACION DE UNA SOLUCION INTEGRAL EN AMBIENTE WEB PARA EL AREA DE SALUD DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, LO CUAL INVOLUCRA: EL SUMINISTRO DEL HARDWARE REQUERIDO (INFRAESTRUCTURA DE SERVIDORES PARA LA OPTIMA OPERACIÓN DEL SISTEMA), INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE (BASE DE DATOS, SISTEMA OPERATIVO, ETC) DEBIDAMENTE LICENCIADO A PERPETUIDAD, LA LICENCIA CORPORATIVA Y A PERPETUIDAD DEL SOFTWARE APLICATIVO, EL DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA LA UNIVERSIDAD, EL MODELAMIENTO, LA PARAMETRIZACION MIGRACIÓN, IMPLANTACION, CAPACITACION Y PUESTA EN OPERACIÓN DE LA SOLUCIÓN EN UN PERIODO MAXIMO DE 12 MESES CONTADOS A PARTIR DE LA LEGALIZACION”, de conformidad con las especificaciones contenidas en los Términos de Referencia expedidos por la mencionada entidad; 2. Que los Términos de Referencia para el mencionado proceso permiten la participación de consorcios

o uniones temporales para la presentación de ofertas; 3. Que las Partes han decidido presentar una oferta conjunta (en adelante la “oferta”), bajo la

modalidad de Unión Temporal para participar en la invitación; De acuerdo a lo anterior este acuerdo se rige por las siguientes,

CLÁUSULAS: PRIMERA. UNIÓN TEMPORAL.- El objeto del presente acuerdo es constituir una Unión Temporal entre: U1 y U2, plenamente identificados en el encabezado del presente acuerdo, para participar conjuntamente en el proceso de contratación, en los plazos y condiciones señalados en los Términos de Referencia y de conformidad con lo dispuesto en este documento. La integración de la Unión Temporal se refiere únicamente al desarrollo de las actividades y ejecución de los actos necesarios para la preparación y presentación de la oferta para participar en el proceso, así como al cumplimiento de las obligaciones directamente emanadas de la eventual asignación, de acuerdo con los términos y condiciones de la invitación, los Términos de Referencia y el clausulado del contrato, en el evento de resultar seleccionados.




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Esta Unión Temporal no constituye persona jurídica distinta de las partes individualmente consideradas, ni sociedad de hecho, o sociedad alguna. SEGUNDA: NOMBRE DE LA UNIÓN TEMPORAL.- Para todos los efectos del proceso contractual y del contrato que llegare a suscribirse en caso de resultar asignatarios, esta Unión Temporal, se denomina “U.T. _____________”. TERCERA. SOLIDARIDAD.- Las partes reconocemos la solidaridad que resulte de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la oferta presentada y del contrato que se llegare a celebrar con la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ. PARÁGRAFO.- Para efectos de las sanciones que se puedan imponer durante la ejecución y liquidación del contrato, deberán ser tenidos en cuenta los porcentajes de participación y la distribución de responsabilidades señaladas en la cláusula cuarta del presente acuerdo. CUARTA. ACTIVIDADES Y PORCENTAJES DE PARTICIPACIÓN.- Sin perjuicio de la solidaridad consagrada en la cláusula tercera del presente acuerdo, hemos acordado que los porcentajes de participación serán los siguientes: En relación con la PARTICIPACIÓN en la presentación de la oferta y en la ejecución y cumplimiento del contrato, si esta Unión Temporal resulta asignataria del proceso de contratación, las partes concurriremos con las siguientes actividades y porcentajes de participación:

INTEGRANTE ACTIVIDADES A EJECUTAR (*) % DE PARTICIPACIÓN

(*) Discriminar actividades por ejecutar tanto en la presentación de la oferta como en la ejecución del contrato, para cada uno de los integrantes de la Unión Temporal.

QUINTA. REPRESENTACIÓN.- Las partes hemos designado como representante y vocero de la Unión Temporal frente a la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ y terceros, a __________________________, mayor de edad, domiciliado y residente en la ciudad de ____________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, expedida en __________. Nuestro representante tiene todas las facultades necesarias para actuar en nombre de la Unión Temporal y en el de cada uno de sus miembros, en los asuntos relacionados directa e indirectamente con la elaboración y presentación de la oferta y la celebración y ejecución del contrato en el caso de que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE BOGOTÁ seleccione la oferta de esta Unión Temporal. En especial tiene facultades suficientes para: • Presentar la oferta. • Suscribir la Carta de Presentación de la Oferta. • Atender todos los posibles requerimientos que formule LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA,

SEDE BOGOTÁ relacionados con aclaraciones a la oferta. • Suscribir cualquier otro documento y ejecutar cualquier otro acto que se requiera para la elaboración

y presentación de la oferta, dentro de los términos y condiciones de la invitación. • Ejecutar todos los actos y suscribir todos los documentos necesarios para la ejecución del contrato,

dentro de los términos y condiciones de los Términos de Referencia de la invitación. Por el sólo hecho de la firma del presente acuerdo, el representante acepta esta designación y entiende las obligaciones que se deriva del mismo.




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SEXTA. EXCLUSIVIDAD.- Durante la vigencia del presente acuerdo las partes se obligan a no participar directa o indirectamente en cualquier acto, negocio o contrato, relacionado con la presentación de otra oferta para el proceso No CON-BOG-003-2010. SÉPTIMA. DURACIÓN.- La Unión Temporal que por este acuerdo se constituye, tendrá una duración no inferior a la del contrato y cinco (5) año más. En caso que la oferta presentada por la Unión Temporal no resulte favorecida, la vigencia del presente Acuerdo se extinguirá de manera automática. OCTAVA. LEY Y JURISDICCION APLICABLE- Este acuerdo se rige por las leyes de la República de Colombia. NOVENA. CESIÓN.- No podrá haber cesión de participación entre los miembros de la Unión Temporal. Para constancia se firma en Bogotá, D.C. a los ___ días del mes de ______________ de 2010. POR POR U1 U2 Representante Legal Representante Legal Nombre: Nombre: C.C C.C Firma: _____________________ Firma: _________________________




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ANEXO 4

CERTIFICACIÓN DE APORTES

CERTIFICACIÓN

Certifico que _____________________________ (entidad) con C.C. o NIT No. _______________, ha cumplido con el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, incluyendo los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de esta Invitación conforme al cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789/02 y la Ley 828/03. Expedida a los ________días del mes de ___________ de _______.

Nombre:

Firma Oferente o el Representante Legal o Revisor Fiscal (según lo dispuesto)




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ANEXO 5 MATRIZ DE COSTOS

Diligenciar un cuadro en Excel en el cual describa el servicio a suministrar, el costo unitario, IVA y costo total. Se relaciona un modelo:

ÍTEM DESCRIPCIÓN SERVICIO O BIEN A SUMINISTRAR

COSTO UNITARIO IVA COSTO TOTAL

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

COSTO TOTAL PROPUESTA ECONOMICA




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ANEXO 6 MATRIZ DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

A continuación se presenta la matriz de requerimientos funcionales y los datos que deben ser diligenciados por el OFERENTE:

1. La primera columna (Requerimiento) contiene la descripción del requerimiento funcional 2. La segunda columna (Cumple/Ofrece), debe ser diligenciada por el OFERENTE anotando:

• CUMPLE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida los provee y no requiere desarrollo.

• OFRECE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida NO provee pero que los desarrollara durante el tiempo de ejecución del contrato.

3. La tercera columna (Módulo/Folio(s)) debe ser diligenciada por el OFERENTE con las indicaciones del módulo con el cual cumple con el requerimiento y el(los) número(s) del folio(s) de la propuesta donde se indica su funcionalidad.

4. La cuarta columna (Verificación), no será diligenciada por el proponente.

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Requerimiento Cumple/

Ofrece

Módulo/Folio(s)

Verificación

1. QUEJAS Y RECLAMOS (ver numeral 6.1.2.1)

- Se debe radicar la solicitud del usuario.

- Se debe asignar un responsable para que haga seguimiento y responda al usuario acerca del

trámite en cuestión.

- Debe permitir la captura del seguimiento realizado a la queja o reclamo.

- Permitir la generación de informes (ver. 6.1.2.1.4)

- Debe ser parametrizable

2. ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Y SERVICIOS (ver numeral 6.1.2.2)

- La solución debe permitir la Administración de los diferentes programas o proyectos ofrecidos por las dependencias de la Universidad a los usuarios, se debe tener en cuenta que los programas o proyectos varían según la dependencia.

- Este módulo debe ser parametrizable, dinámico y permitir la creación, modificación y

cancelación de los programas o proyectos y sus actividades relacionadas a las cuales se vinculan los pacientes, permitiendo así llevar un control de los servicios de atención, promoción y prevención prestados a cada uno de ellos. (ver. 6.1.2.2.1)

- Del presupuesto asignado a El Área de salud se estipulará un presupuesto a cada programa o

proyecto, el sistema debe permitir el manejo de adiciones, reducciones y traslados de este presupuesto. (Ver centro de costos).

- Desde los formularios de atención de consulta por especialidad se debe poder vincular a los

pacientes a los diferentes programas de promoción y prevención que se ofrecen en las dependencias.

- Debe permitir el almacenamiento de los protocolos y procedimientos de cada uno de los programas y sus actividades, permitiendo el acceso fácil de los profesionales para su consulta.

- Debe permitir la generación de reportes por actividades, por programa o proyecto en cobertura y costos.

- La solución debe permitir la generación de los indicadores de cada uno de los programas o proyectos como se muestra en la matriz anexa(Anexo 12).




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3. CENTRO DE COSTOS (ver numeral 6.1.2.3)

- Tener un sistema de auditoria que permita hacer seguimiento de los movimientos realizados por los usuarios.

- Permitir el manejo de adiciones, reducciones y traslados de presupuesto entre los programas.

- Este módulo debe estar integrado con los módulos de inventarios y adscritos.

- Permitir el cierre mensual, trimestral y semestral para el procesamiento y consolidación de la información.

- Generación de reportes (Ver 6.1.2.3.7)

4. INVENTARIOS (ver numeral 6.1.2.4)

- Ingreso de nuevos insumos, dispositivos y suministros, sus características y actualización de precios.

- Manejo detallado de los movimientos de entrada, salida, devoluciones y existencia de los insumos y suministros.

- Registro del usuario y programa del Área a quien son despachados los insumos y suministros,

permitiendo el manejo del costo por programa y paciente a través del centro de costos, bodegas y/o centros de distribución.

- Apoyo a los usuarios con la agilización de captura de información con el uso de código de barras para cada uno de los insumos y medicamentos.

- Manejo de traslados entre bodegas y/o centros de distribución.

- En caso de los medicamentos que son entregados Públicamente por la División de Salud Estudiantil a los estudiantes, el sistema debe dejar registro de la entrega en la historia clínica del paciente.

- Generación de estadísticas de los productos y niveles de consumo por cada programa de las dependencias.

- Generación de las alarmas y/o listados de insumos y suministros según el stock máximo y mínimo con los que cuenta el almacén.




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- Debe permitir controlar la salida de materiales para las prácticas y/o trabajo autónomo, previa autorización de un responsable.

5. HISTORIA CLÍNICA INTEGRAL (ver numeral 6.1.2.6)

- La solución adquirida debe permitir la combinación de todas las variables de la historia clínica

para poder generar la calificación de los factores de riesgo.

- El sistema debe permitir el traslado y/o consultas del Perfil Integral y de la Historia Clínica de los estudiantes entre las dependencias de la Universidad.

- Debe permitir la consulta de la historia de salud oral, en el caso que el estudiante sea remitido a la atención de la Facultad de Odontología.

5.1.HISTORIA CLÍNICA - ADMISIONES (ver numeral 6.1.2.6.2)

- El sistema debe permitir la apertura del Perfil Integral y de la Historia Clínica a los pacientes. El sistema debe garantizar la integridad de la información.

- El proceso de apertura del Perfil Integral y de la Historia Clínica Integral que se realiza en cada

período académico debe ser diligenciado en línea por los estudiantes admitidos. El estudiante debe tener acceso para diligenciar la información designada para tal fin en el Perfil Integral y en la Historia Clínica.

- El sistema de información debe garantizar la seguridad total de la historia clínica que evite la alteración de la información capturada, así como la consulta autorizada a la misma.

5.2 HISTORIA CLINICA DE CONSULTA (ver numeral 6.1.2.6.3)

- Para la creación de los formatos debe permitir establecer el tipo de dato a capturar, cuales son obligatorios, calculo matemáticos, permitir validaciones, tipo validaciones (edad, sexo, etc.).

- La información contenida en el Perfil Integral y la Historia Clínica debe estar integrado con la

generación de todos los documentos utilizados en la consulta, por lo tanto el aplicativo debe permitir el diseño y utilización de estos formatos, incluyendo la imagen institucional de la Universidad y la impresión de los mismos. (Ver 6.1.2.6.3.3)

- Para el manejo de remisiones internas y externas se debe generar un código de barras como identificador del documento y posterior control.




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- Permitir el registro y almacenamiento de los resultados de los exámenes solicitados

(Laboratorio Clínico I a IV nivel, patología, microbiología, toxicología, , Rx, pruebas psicotécnicas, almacenamiento de imágenes diagnósticas, etc.).

- Este módulo también debe estar integrado con el módulo de inventarios y centro de costos.

- Debe permitir el manejo de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE 10), el DSMIV (atención en Psicología) con equivalencias al CIE10, para todas las consultas de odontología, medicina, psicología, nutrición, terapias física, ocupacional, respiratoria y apoyo diagnóstico y terapéutico los CUPS y los motivos de consulta propios de las Dependencias.

- Debe permitir la actualización de los antecedentes (Antecedentes familiares, Antecedentes Personales, Antecedentes Gineco-Obstétricos del paciente.

- Debe permitir la captura fácil de información de los RIPS desde los formatos de la historia clínica.

- Vista de la Historia Clínica por especialidades o total, en formato pdf para su impresión total o individual de sus anexos, como también la parametrización de las márgenes.

- Almacenamiento de los protocolos de atención y de fácil consulta para el usuario.

- Permitir la captura de notas y seguimiento a la auditoria a la Historia Clínica.

- Registro del programa de la División de Salud Estudiantil al cual fue vinculado el estudiante y el seguimiento en caso de traslado a otro(s) programa(s) o dependencias.

- La Historia Clínica debe permitir el registro de todas las actividades grupales que se realicen con los estudiantes, como talleres o actividades educativas.

- Permitir que desde la pantalla de la Historia Clínica se puedan consultar las actividades de

Promoción y prevención, el plan de seguimiento, diagnóstico y antecedentes del paciente y los anexos.

- Se debe registrar en el sistema la localización física de la historia clínica y permitir la generación de reportes.

- El sistema debe permitir llevar el registro y control de vacunación de los estudiantes.




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- Registro de las notas de enfermería y procedimientos ambulatorios.

- Permitir la consulta del Perfil Integral y de la Historia Clínica por documento de identidad, nombre, apellidos del paciente.

- Debe permitir el cierre y activación de las historias clínicas.

- Para las remisiones a adscritos el sistema debe permitir ingreso y administración de los porcentajes de cobertura de la División de Salud Estudiantil. Para la ampliación de cobertura debe ser a través de un usuario autorizado, según la tabla de cobertura de las dependencias.(Ver anexo 13)

- Para la firma de aceptación del paciente del consentimiento informado el sistema debe

incorporar un aplicativo de reconocimiento de huella digital. El Oferente deberá suministrar los dispositivos lectores de la huella digital. Se contemplan tres puntos para esta funcionalidad.

5.3 ATENCIÓN EN ODONTOLOGIA (ver numeral 6.1.2.6.4)

- Para la consulta de Odontología debe permitir la creación de la historia clínica básica y sus

anexos, el acceso desde la Historia Clínica al odontograma de diagnóstico, al odontograma de evolución del tratamiento y al periodontograma.

- Parametrización de los colores y símbolos para diagnósticos y procedimientos odontológicos

para el odontograma y periodontograma con sus anexos.

- Debe permitir el cálculo del presupuesto automático de los tratamientos odontológicos de acuerdo a las tarifas establecidas por la Universidad.

- Manejo de abonos al tratamiento.

- Debe permitir la creación de formatos de historia clínica especializada (Ej: ortodoncia), para acceder a datos de referencia para análisis cefalométrico, somatométrico, edad biológica, etc.

- Debe permitir el almacenamiento dentro de la historia clínica de imágenes escaneadas de improntas y modelos en yeso.

5.4 ATENCION EN QUIROFANOS (ver numeral 6.1.2.6.5)




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- Asignación de tiempo de quirófano (asignación de citas).

- Control de materiales utilizados en el paciente.

- Facturación de servicios en quirófano.

- Asignación del Personal que interviene al paciente

5.5HISTORIA CLÍNICA - ATENCION BASICA INICIAL (ABI) (ver numeral 6.1.2.6.6)

- Registro del TRIAGE, permitiendo la visualización del avance del paciente en la atención.

- Debe permitir la parametrización de los niveles de triage y visualización por los profesionales para así mismo priorizar la consulta al paciente.

- Permitir el cierre del Triage

- Diseño de los formatos de atención de consulta de atención básica inicial (ABI) vinculados a la Historia Clínica del paciente.

- Realizar la admisión a la atención básica inicial (TRIAGE), cargar los RIPS y generar el estado de la atención que tiene el paciente (ej: Atendido, pendiente, salida del paciente).

- Para los pacientes que ingresan por atención prioritaria a la Facultad de Odontología se les realizará únicamente la admisión y el registro de la consulta y el cobro del procedimiento.

- Generar formulas de medicamentos para ser descargadas Públicamente desde el inventario.

6. ASIGNACIÓN DE CITAS – MANEJO DE AGENDAS (ver numeral 6.1.2.7)

- Debe permitir la creación, modificación y cancelación de agendas de acuerdo a los programas y profesionales, para la posterior asignación de citas. Esto también incluye la creación de agendas para las actividades grupales y de atención básica inicial. La asignación de citas para la Facultad de Odontología se realizará por disponibilidad de docente-unidad odontológica. De igual manera para la FOUN, debe permitir que el estudiante agenda cita de pacientes.

- Registro individual de los profesionales por tipo de contratación y disponibilidad, datos personales, especialidad, horarios e intervalos de las citas.

- Validar el tiempo máximo para cancelar las citas, como el tiempo de duración de las citas según la especialidad.




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- Permitir la asignación de citas múltiples (dobles, triples), según reglamentación interna de la dependencia.

- Debe permitir la cancelación y/o reasignación masiva de citas por profesional y fecha.

- Registrar las citas incumplidas y las causales de cancelación.

- Permitir la administración de restricciones en los casos que sea necesario asistir a actividades educativas ó a alguna consulta especializada, antes de ingresar a otras consultas.

- Debe permitir que los estudiantes puedan solicitar citas a través de la web.

- Debe permitir la parametrización para restringir el número de citas asignadas al paciente por periodo de tiempo y/o profesional y/o unidad odontológica.

- Identificar el estado para una cita (llegó a tiempo, retardo, no asistió, cancelación, prioritaria, reasignada).

- En el calendario para asignación de las citas se debe identificar los días con disponibilidad y sin disponibilidad del profesional y/o unidad odontológica.

- Generar los indicadores y estadísticas de citas incumplidas (Ver matriz de indicadores).

- Permitir búsquedas y consultas (Ver 6.1.2.7.14)

- Permitir la impresión de la agenda del profesional en rangos de fechas, citas asignadas a un

paciente en rango de fechas, impresión diaria por profesional, pacientes que no asistieron a consulta.

7. APOYO DIAGNÓSTICO (ver numeral 6.1.2.9)

- Debe permitir la captura por el profesional de salud y/o cargue automático de los resultados

de los laboratorios clínicos I a IV nivel, patología, microbiología, toxicología e imágenes diagnósticas en la historia clínica del paciente. Las imágenes deben almacenarse en formatos estándar (jpeg,tif,gif,pdf, entro otros) que puedan ser visualizadas con visores genéricos.

- Las imágenes diagnósticas de odontología deben ser capturadas desde la atención de imagenología a la historia clínica.

- Este módulo debe estar integrado con el módulo de inventarios y el módulo de citas para la asignación de turnos de imagenología.




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8. PÓLIZA DE ACCIDENTES (ver numerales 6.1.2.13 y 6.1.2.14)

- El sistema debe contener un módulo que permita el registro, seguimiento de los siniestros

que atiende, la administración de convenios, facturación y recobro de las atenciones que preste en sus instalaciones

9. ADMINISTRACIÓN DE PROFESIONALES Y ADSCRITOS (ver numeral 6.1.2.16)

- Ingreso de los profesionales vinculados por ODS para la prestación de servicios en la modalidad de adscritos.

- Registro de la ejecución del presupuesto por descuento de remisiones realizadas al adscrito.

- Vinculación y desvinculación de los adscritos a los programas de las dependencias.

- Generación de alarmas de fechas de vencimiento del contrato o sobre el 70% de la ejecución del presupuesto asignado.

- Vinculación del Manual tarifario o convenio realizado con cada adscrito

- Permitir el registro de autorizaciones indicando el número de identificación del paciente, el funcionario que autorizó, fecha de expedición y fecha de vigencia de la remisión.

- Debe permitir la radicación de facturas y consolidación de los RIPS

9.1 REMISION DE TRABAJOS PARA SER ELABORADOS POR LOS LABORATORIA DENTALES ADSCRITOS A LA FACULTAD DE ODONTOLOGIA (ver numeral 6.1.2.16.)

- El sistema debe permitir elaborar la remisión del trabajo a la entidad adscrita previa

autorización del docente de clínica.

- Debe controlar y administrar las tarifas establecidas con los laboratorios dentales adscritos, tener en cuenta que estas tarifas dependen del tipo de trabajo a efectuar en el laboratorio específico. El sistema debe controlar los tiempos de servicio que deben acatar los laboratorios dentales adscritos.

- Debe permitir el registro de la recepción de los trabajos y la distribución a las clínicas. Los

trabajos deben ser recibidos por el docente y el estudiante.

Generar informes sobre el presupuesto ejecutado por cada laboratorio dental adscrito.




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10. FACTURACION DE SERVICIOS (ver numeral 6.1.2.17)

- Si es un paciente que pertenece a un convenio se deberá generar cuenta de cobro mensual a la entidad contratante.

- Debe permitir la generación de reportes (ver. 6.1.2.17.3)

11. MANEJO DE CUENTAS DE COBRO DE ADSCRITOS (ver numeral 6.1.2.18)

- El sistema debe permitir la adjudicación de un presupuesto a cada adscrito ya sea persona natural ó jurídica.

- Debe permitir la auditoria de las remisiones realizadas a los adscritos a partir de los RIPS

validando las cuentas de los adscritos con las remisiones realizadas por las dependencias

- Una vez validada la información del adscrito por el sistema, se debe deducir las cuentas

generadas del presupuesto asignado a cada uno de los adscritos.

- Permitir la consulta del manejo del presupuesto por adscrito y por rango de fecha

- Generar informes sobre el presupuesto ejecutado por adscrito

- Este módulo debe estar integrado con el centro de costos.

- Generación de informes con los cargos realizados a cada adscrito por rango de fecha.

11.1 ADMINISTRACIÓN DE GLOSAS (ver numeral 6.1.2.18.8)

- Debe permitir la captura, manejo y seguimiento a las glosas generadas a los adscritos

- Registro de la gestión realizada para solucionar las glosas




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- Permitir la parametrización de los motivos por los cuales se genera una glosa al adscrito

- Generación de las glosas realizadas por rango de fechas o por adscrito

12. GENERACIÓN DE REPORTES (ver numeral 6.1.2.19)

- La solución adquirida debe contener un generador de reportes que permita a las áreas de salud diseñar, almacenar, generar, publicar y exportar reportes.

- Debe permitir la construcción de informes a través de un generador de reportes, según las necesidades de las dependencias, a partir de la información almacenada en las tablas de la solución adquirida.

- Debe permitir la vista, impresión y exportación de los reportes o informes por lo menos en los

siguientes formatos( xls, xlsx, rtf, pdf, xml, txt, csv) . -

13. SEGURIDAD (ver numeral 6.1.2.20)

- Ingreso de nuevos profesionales de salud y docentes ocasionales.

- Manejo de roles y perfiles de usuario.

- Para la autenticación de los usuarios, el sistema adquirido deberá consultar el LDAP de la Universidad. Esta autenticación debe ser segura, se debe garantizar la privacidad en el flujo de los datos

- El sistema de información debe contener un modulo de administración para la asignación de

perfiles y roles a los usuarios.

- El sistema debe manejar un registro de auditoría de los movimientos de los usuarios. Debe ser parametrizable de manera que permita seleccionar uno o más campos. Indicar eventos para su almacenamiento. Debe proveerse una herramienta para la consulta y reporte de la auditoria.

- Garantizar el acceso confiable y seguro a la información almacenada en el sistema de información




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14. MÓDULO GERENCIAL (ver numeral 6.1.2.21)

- La solución debe permitir la generación y parametrización de nuevos indicadores, cuyo diseño

deberá quedar disponible para usos futuros.

- La solución adquirida debe permitir la generación de indicadores de gestión según las circulares emitidas por la Superintendencia de Salud, así como los indicadores de los programas de la División de Salud Estudiantil y la Facultad de Odontología. (Ver matriz, anexo 12).

- Debe permitir la generación e impresión de gráficos de tendencias, histogramas, pasteles, etc.

15. ESTANDAR HL7 (Health Level Seven) Versión 3 (ver numeral 6.1.2.22)

- Para el cumplimiento de de este requerimiento, el sistema de información ofrecido por el OFERENTE debe permitir como mínimo la transmisión y recepción de información de datos clínicos utilizando el estándar HL7 V3 entre los diferentes sistemas de información que cumplen con el protocolo. Además, el sistema debe garantizar la transmisión y recepción con aquellos sistemas de información que no cumplan con el estándar antes mencionado.




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ANEXO 7 MATRIZ DE REQUERIMIENTOS ADICIONALES QUE DEBEN SER PROVISTOS (REQUERIMIENTOS TÉCNICOS ADMISIBLES)

A continuación se presenta la matriz de requerimientos y los datos que deben ser diligenciados por el OFERENTE: 1. La primera columna (Requerimiento) contiene la descripción del requerimiento 2. La segunda columna (Cumple/Ofrece), debe ser diligenciada por el OFERENTE anotando:

• CUMPLE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida los provee y no requiere desarrollo. • OFRECE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida NO provee pero que los desarrollara durante el tiempo de ejecución

del contrato. Así mismo deberá presentar la descripción del Desarrollo. 3. La tercera columna (Tiempo desarrollo (Horas) debe ser diligenciada por el PROPONENTE con el número de horas necesario para el

desarrollo. 4. La cuarta columna (Verificación), no será diligenciada por el proponente.

Requerimiento Cumple/Ofrece Tiempo

desarrollo (Horas)

Verificación

1. INTERFASES CON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL (ver numeral 6.1.2.15)

El proveedor seleccionado deberá implementar interfaces automáticas de intercambio de información entre el sistema propuesto y los aplicativos con que cuenta la Universidad: Sistema de Información Académica, el Sistema de Gestión Financiera –Financiero/Bienes y Servicios, LDAP y el sistema de información de Talento Humano. Además deberá generar los web services requeridos entre estos sistemas (esta información será provista por la Universidad) y la solución ofrecida. Los webservices deben ser desarrollados teniendo en cuenta la especificación WS-S (Web Service Security) de tal forma que se garantice la integridad y la confidencialidad de los mensajes transmitidos. La implementación de los webservices se hará con la coordinación y supervisión de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones de la Universidad Nacional

1.1. INTERFASE CON EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA (ver numeral 6.1.2.15.1)




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1. Interfase con el Sistema de Información Académica para cargue de datos básicos de los estudiantes. El proveedor deberá construir un web service para el cargue de los datos básicos del estudiante (identificación, nombre, datos de residencia, fecha de nacimiento, foto, estado, etc), asi como de las novedades de actualización de datos que sobre estos se generen en el Sistema de Información Académica de la Universidad.

Se debe realizar una migración de los datos básicos (identificación, nombre, datos de residencia, fecha de nacimiento, foto, estado, etc) de los todos los estudiantes que se encuentran en la base del sistema de información académica al sistema de información adquirido.

En cada periodo académico se debe hacer el cargue de los datos básicos de los estudiantes admitidos y el estado (bloqueado / no bloqueado) de aquellos estudiantes retirados de la Universidad. Las novedades que se ingresen al sistema de información académica deben ser cargadas periódicamente (parametrizable) desde la solución adquirida. (ej.: estado del estudiante (bloqueado, no bloqueado), cambio de documento de identidad, etc.)

Los estudiantes que inician prácticas en las clínicas de la Facultad de Odontología deberán ser incluidos como “estudiantes en práctica” para que puedan prestar servicios odontológicos a los pacientes que atiende la IPS de Odontología de la Universidad, proporcionándoles los roles y perfiles necesarios para la atención a los pacientes.

2. Interfase deudas estudiantiles. El proveedor deberá desarrollar un web service que permita a las áreas de salud de la Universidad reportar periódicamente al Sistema de Información Académica, las deudas adquiridas por los estudiantes.

- Para las deudas estudiantiles el sistema de información propuesto debe permitir la inclusión de la deuda tipificada al modulo de deudas estudiantiles del sistema de información académica, cuando la deuda sea subsanada se debe reportar su cierre.




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- Solicitudes de reingreso. El Proponente deberá desarrollar un web service que permita apoyar el proceso de solicitud de reingreso de los estudiantes retirados de la Universidad. Algunos de estos estudiantes son remitidos al Área de Salud para efectuar un estudio del caso y recomendar su reingreso a la Universidad. El sistema adquirido deberá permitir la generación y reporte al sistema de información académica del concepto emitido por el Área de salud a través del modulo de solicitudes, indicando si se recomienda o no al estudiante para el reingreso a la Universidad.

1.2. INTERFASE SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERO / BIENES Y SERVICIOS (ver numeral 6.1.2.15.2)

El Proponente deberá desarrollar un web service que permita obtener información de pagos y suministros del Sistema de Gestión financiera.

Los pagos efectuados por los pacientes, se registran a través del Sistema de Gestión financiera, la solución adquirida debe: Permitir la lectura de los pagos registrados en el Sistema de Gestión Financiero para ser almacenados en el sistema de salud adquirido. Una vez registrados en el sistema de información de salud adquirido, se efectuará el respectivo abono al valor total del tratamiento realizado al paciente y si es necesario enviar al Sistema de Gestión Financiero el registro respectivo.

- El sistema de información adquirido debe obtener la información (numero de orden, producto, cantidad, valor unitario, valor total, etc) de la orden de egreso, con destino a las bodegas y/o centros de distribución. Esta información debe alimentar el stock del inventario.

1.3 INTERFASE CON EL LDAP DE LA UNIVERSIDAD (ver numeral 6.1.2.15.3)

- Para la autenticación de los usuarios se deberá realizar una interface con el LDAP de la Universidad, para asegurar un único punto de control de autenticación. La autorización se debe realizar a nivel de la base de datos. El sistema ofrecido deberá garantizar el uso de un protocolo seguro para la seguridad de la autenticación.

1.3. INTERFASE SISTEMA DE INFORMACIÓN de Talento Humano (ver numeral 6.1.2.15.4)




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- El OFERENTE debe elaborar un web service que el sistema de información de Talento Humano pueda consumir para efectuar el cargue de la información de las actividades académicas generadas a partir de la practica en clínicas por el personal docente de la Facultad de Odontología. La Universidad informara los datos requeridos que debe proveer el sistema ofrecido para ser actualizados en el sistema de Talento Humano,

2. CENTRAL DE ESTERILIZACION (ver numeral 6.1.2.5)

- Ingreso y control del paquete de instrumental al área de esterilización. (Ver 6.1.2.5.1)

- Manejo detallado de los movimientos de entrada y salida de los

paquetes para ser esterilizados, así como los elementos de protección personal.

- Generación de los listados de paso de instrumental y elementos de protección personal por el área de esterilización por estudiante y fecha.

3. ASIGNACIÓN DE TIEMPOS DE LABORATORIO DE MATERIALES DE ODONTOLOGIA(ver numeral 6.1.2.8)

- Debe permitir la creación, modificación y cancelación de tiempos de uso del área de laboratorio para los estudiantes de odontología.

- Permitir la asignación de materiales para las prácticas dentro del tiempo

solicitado de laboratorio.

- Debe admitir la solicitud de materiales extra para completar el proceso

de práctica dentro del laboratorio, esta acción debe ser autorizada por el docente a cargo del laboratorio.

- Este módulo debe estar integrado con el de inventarios.

4. FACTORES DE RIESGO (ver numeral 6.1.2.10)

- A través de todas las variables de la historia clínica la solución adquirida

debe permitir la calificación de los factores de riesgo.

- El sistema de información debe permitir parametrizar los diferentes

criterios para la calificación de los factores de riesgo, dado que las condiciones de las población objetivo son variables.




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- El sistema debe combinar las variables de la historia clínica para calificar cada una de las categorías de los Factores de Riesgo según la matriz de valoración.

- El sistema debe mostrar el resumen de calificación de las categorías,

permitiendo al usuario desplegar en una ventana las preguntas de la historia clínica que se calificaron en cada una de las categorías.

- El sistema debe permitir la generación de los listados de factores de

riesgo (ver 6.1.2.10.6).

- Debe permitir el envío masivo de la citación a la consulta de orientación

y asesoría clasificando los estudiantes por grupo de riesgo.

- En la Historia Clínica debe quedar el registro de todas las convocatorias

realizadas a los estudiantes ya sea telefónicamente, generación de la carta o envío por e-mail.

- El sistema debe permitir la modificación de las categorías de los

factores de riesgo ya existentes o la calificación (positivo ó contundente) de nuevas categorías, generando así un nuevo resumen de factores de riesgo que permiten la generación de listados e indicadores después de la Consulta de Orientación y Asesoría. El aplicativo debe guardar el resumen de factores de riesgo generado por el sistema y el resumen de confirmación de los factores.

6. SISTEMA DE SEGUIMIENTO EN SALUD (ver numeral 6.1.2.11)

- Debe permitir la creación y modificación de los eventos y factores de riesgo a notificar a la Universidad y los entes de control. Debe ser parametrizable.

- Detectar y generar alarmas cuando un estudiante con algún evento de

notificación no se le ha realizado seguimiento a su caso.

- El sistema debe generar alarmas individuales y grupales cuando un caso

o los casos sobrepasen el nivel endémico.

- Generar informes periódicos a la Secretaria de Salud y al Comité de

Vigilancia del las dependencias de la Universidad.




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- Debe permitir la generación de reportes epidemiólogicos.

7. GESTIÓN ACADÉMICA (ver numeral 6.1.2.12)

- Los docentes autorizarán a través del sistema los planes de tratamiento, diligenciamiento de la historia clínica y el uso extra de insumos necesarios para la consulta. De igual manera debe permitir al docente registrar y calificar diariamente las actividades realizadas por los estudiantes de su grupo.

- Este módulo debe estar vinculado con inventarios, historia clínica y

asignación de citas.

- Debe permitir la generación de reportes (ver 6.1.2.12.3)




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ANEXO 8 MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

A continuación se presenta la matriz de requerimientos técnicos y los datos que deben ser diligenciados por el OFERENTE:

1. La primera columna Código, se refiere al numeral del requerimiento técnico 2. La segunda columna (Requerimiento) contiene la descripción del requerimiento técnico 3. La tercera columna (Cumple/Ofrece) debe ser diligenciada por el OFERENTE anotando:

• CUMPLE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida los provee y no requieren desarrollo. • OFRECE para aquellos requerimientos que la solución ofrecida NO provee pero que los desarrollara durante el tiempo de ejecución

del contrato. 4. La cuarta columna (Observaciones) No debe ser diligenciada por el OFERENTE. 5. La quinta columna (No. de Folio(s)), debe ser diligenciada por el OFERENTE anotando el(los) número(s) de folio(s) y las observaciones que

considere aclaran su respuesta al requerimiento.

Código Descripción del Requerimiento Cumple/Ofrece Observaciones

No. de Folio(s)

6.2.1.2.1.1 La solución debe operar de manera integrada entre los distintos módulos que la componen. Todo dato que ingrese al sistema lo hará exclusivamente por un único sitio y alimentará automáticamente los otros módulos, garantizando la consistencia de la información registrada y evitando duplicidad de la misma.

6.2.1.2.1.2 La solución debe permitir actualizar la versión del motor de la base de datos sin impactarla radicalmente.




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6.2.1.2.1.3 La solución debe poder operar en forma independiente al menos en cuatro modos: pruebas, pre-producción, producción y capacitación.

6.2.1.2.1.4 El OFERENTE deberá entregar a la Universidad un documento de arquitectura tecnológica de la solución implantada dónde se especifique por lo menos lo siguiente: a. Diagramados de los frameworks utilizados b. Protocolos de comunicación. c. Servidores de aplicaciones utilizados

Incluya las herramientas de desarrollo, las requeridas para producción, las versiones de los productos, etc.

6.2.1.2.1.5 Para demostrar el cumplimiento del estándar HL7 V3 el OFERENTE deberá especificar en su propuesta los modelos de interacción, especificación y de implementación.

6.2.1.2.2.1 Todas las comunicaciones de la solución (entre los clientes y el servidor, o entre los servidores), deben hacerse a través del protocolo TCP/IP, y no debe depender en manera alguna del hardware y software utilizado.

6.2.1.2.3.1 La solución debe permitir el manejo de varias estructuras jerárquicas acorde con la estructura de la Universidad Nacional (Nivel Nacional, Sede, Facultad, Departamento), considerando el manejo de multiempresa para cada una de las




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estructuras.

6.2.1.2.3.2 El proponente deberá dimensionar la base de datos para su implantación y proyectar su crecimiento a 3 años.

6.2.1.2.4.1 La solución a nivel de base de datos y servidor de aplicaciones (si utiliza)debe operar bajo los siguientes sistemas operativos: Unix, Linux o windows 2008 server stand alone o superior.

6.2.1.2.5.1 El proveedor debe indicar si utiliza librerías específicas que deban ser instaladas en el servidor de aplicaciones así como si requiere de otros utilitarios para su operación.

Relacione las herramientas que requiere para su funcionamiento. De ser así, indique el esquema de licenciamiento suministrado a la Universidad

6.2.1.2.6.1 El proveedor debe suministrar la respectiva configuración para los clientes, que permitan a la solución operar con tiempos de respuesta aceptables.

6.2.1.2.6.2 La solución debe entregarse funcionando de manera adecuada sobre los siguientes navegadores:

Firefox 3.0 o superior Internet Explorer 6.0 o superior

6.2.1.2.7.1 Se deben entregar los siguientes manuales de la operación de la solución: técnico, de instalación, de usuario, parametrización.




102

6.2.1.27.2 La documentación debe entregarse en medio magnético (Word 2007 o superior), impresa o en html y en español.

6.2.1.2.7.3 Para los desarrollos propietarios (Anexo 7) el proveedor deberá entregar por lo menos la siguiente documentación: Diagramas de casos de uso, diagramas de secuencia y de estados, diagrama de clases, diseño de la Base de datos, documento de arquitectura, documentación del código fuente y archivos de configuración e instalación.

6.2.1.2.7.4 Se debe entregar un documento con el procedimiento que indique claramente las actividades a ejecutar por parte de la Universidad y el proveedor para las actualizaciones que por cambio tecnológico se requiera realizar durante la ejecución del contrato y posterior a su puesta en operación.

6.2.1.2.8.1 Los procedimientos de recuperación deben garantizar que solamente las transacciones que no se habían completado en el momento de una caída se reversen, y que aquellas que se habían completado se recuperen, para garantizar la consistencia de la información.




103

6.2.1.2.8.2 La solución debe manejar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como menús o rutas de llegadas personalizadas; lo anterior de acuerdo con los diferentes requerimientos de la Universidad.


6.2.1.2.8.3 Para cada usuario se debe poder definir el conjunto de datos sobre el cual tiene acceso. Así mismo, se deben poder restringir las funciones que puede utilizar.


6.2.1.2.8.4 El manejo de seguridad debe ser complementario al que provea el motor de la base de datos.


6.2.1.2.8.5 La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir auditar una o todas las tablas del aplicativo, (alguno o todos sus campos), cuando así se requiera.


6.2.1.2.8.6 La solución debe contar con módulos que permitan el manejo de administración y seguridad.


La solución debe llevar el registro de auditoria por lo menos con la siguiente información:

Usuario

Fecha de la transacción

Hora de la transacción

6.2.1.2.8.7

Maquina desde la cual se hizo la transacción





104

Tabla de la base de datos que fue modificada Campo que fue modificado

Valor del registro antes de ser cambiado y después de la modificación

6.2.1.2.8.8 La solución debe contar con herramientas que permitan desmontar bloques de información. Así mismo poder recuperarlos si se requieren nuevamente.

Aclare el Manejo de Históricos sin impactar la BD

6.2.1.2.8.9 La solución debe contar con procedimientos claros para su instalación y actualización por cambios

6.2.1.2.8.10 El sistema debe permitir generar salidas en reportes de los registros de auditoria

6.2.1.2.9.1 El proveedor deberá dar garantía a la solución que le suministre a la Universidad por un período mínimo de doce meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte de las áreas Funcional y Técnica de la Universidad.

6.2.1.2.9.2 Cuando se presenten actualizaciones del sistema operacional, del motor de la base de datos o servidor de aplicaciones, y mientras se mantengan compromisos de garantía, el proveedor deberá garantizar que la solución se encuentre en producción en estas nuevas versiones en un plazo acordado con la Universidad.





105

6.2.1.2.9.3 Cuando se presente una actualización de la solución, el proveedor se compromete a actualizar además la totalidad de la documentación de la misma, suministrada inicialmente a la Universidad, así como las respectivas licencias.

.

6.2.1.2.9.4 Cuando se presente una actualización de la solución, se debe brindar la capacitación requerida para la correcta operación de la nueva versión, tanto a los usuarios funcionales como técnicos.

6.2.1.2.10.1 Se requiere Licenciamiento Corporativo para la Universidad Nacional de Colombia, de la solución ofrecida. El oferente deberá relacionar el costo de licenciamiento. El oferente deberá entregar a la Universidad el código fuente, los ejecutables y/u objetos del software para su respectiva custodia. Las licencias adicionales (base de datos, sistema operativo, servidor de aplicaciones, etc) deberán ser entregadas a la Universidad y deberán ser perpetuas. La Universidad definirá si a futuro realizará contratos de soporte y mantenimiento sobre dichas licencias.




106

6.2.1.2.10.2 El contratista no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Anexo 7, por lo tanto los derechos de autor serán de la Universidad y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que se llegue entre las partes. Para este caso, el contratista deberá entregar a la Universidad, para su uso y/o modificación el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

6.2.1.2.10.3 El OFERENTE deberá presentar carta suscrita por el fabricante o casa matriz del software en la que garantice que el proveedor está autorizado para la prestación del servicio de soporte y mantenimiento de la solución ofrecida por un periodo mínimo de cinco (5) años una vez finalizado el tiempo de garantía. Lo anterior no implica que la Universidad esté obligada a suscribir contratos futuros de soporte y/o mantenimiento sobre el software adquirido.

6.2.1.2.10.4 El OFERENTE debe garantizar la prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el anexo 15 del pliego de condiciones. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de garantía, soporte y mantenimiento.




107

6.2.1.2.10.7 El oferente deberá indicar el porcentaje (%) equivalente al costo de mantenimiento y soporte en que deberá incurrir la Universidad para la operación del producto adquirido, en relación al valor de las licencias suministradas. Este porcentaje no podrá ser superior al 10% del valor de la licencia para el primer año luego de vencida la Garantía, posteriormente dicho valor se podrá incrementar máximo en el IPC.




108

ANEXO 9. MATRIZ DE VERIFICACION ESPECIFICACIONES FUNCIONALES OBLIGATORIAS (ADMISIBLES)

A continuación se presenta la matriz de especificaciones funcionales obligatorias (admisibles) y los datos que deben ser diligenciados por el OFERENTE:

1. La primera columna, se refiere a la especificación funcional (Módulo o Generalidad) requerida. 2. La segunda columna (Módulo/Folio) debe ser diligenciada por el OFERENTE indicando el módulo y número(s) de(los) folio(s) de la

propuesta donde se especifique la funcionalidad. 3. La tercera columna (Verificación) no debe ser diligenciada por el OFERENTE.

6.1.1.1 Especificación Funcional – Módulos Módulo/Folio(s) Verificación

1. Historia clínica

2. Asignación de citas – manejo de agendas

3. Atención de consulta

4. Odontología 5. Atención de consulta básica inicial (atención prioritaria)

6. Laboratorio clínico e imagenología

7. Administración de adscritos

8. Módulo gerencial

9. Inventarios

10. Centros de costos

11. Registro individual de prestación de servicios (RIPS)

12. Facturación

13. Admisiones

14. Administración del sistema




109

6.1.1.2 Especificación Funcional – Generalidades Módulo/Folio(s) Verificación

6.1.1.2.1 El módulo de historia clínica debe ser completamente parametrizable para permitir que la Universidad pueda personalizarla y diseñarla de acuerdo a las necesidades de la población objetivo.

6.1.1.2.2 El Sistema de Información debe garantizar la seguridad total de la historia clínica, permitir que solo usuarios autorizados puedan realizar consultas y actualizaciones sobre el aplicativo. . La solución debe contar con mecanismos que garanticen la integridad y confidencialidad de la información.

6.1.1.2.3 El módulo de Historia Clínica debe permitir el diseño y utilización de los formatos por especialidad o programa, según los parámetros establecidos por la institución para la atención del paciente.

6.1.1.2.4 El Sistema de Información debe ser completamente parametrizable para permitir que la Universidad pueda diseñar, crear y personalizar un formato de perfil integral de la población objetivo. Este formato deberá ser parte del módulo de Historias Clínicas pero no debe ser un componente de la Historia Clínica, ya que su información puede ser actualizada y/o consultada por personal diferente al equipo de salud. La solución debe garantizar la integridad, confidencialidad, disponibilidad y seguridad de la información.

6.1.1.2.5 Manejo de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE 10), para todas las consultas de odontología, medicina, psicología, nutrición, terapias física, ocupacional, respiratoria y apoyo diagnóstico y terapéutico los CUPS y los motivos de consulta propios de las Dependencias.

6.1.1.2.6 Debe permitir la creación, modificación y cancelación de agendas de acuerdo a los programas y profesionales, para la posterior asignación de citas.

6.1.1.2.7 El sistema debe cumplir con todas la normas establecidas para las entidades de salud “Dec 1011 de 2006, Res 1446 de 2006 del Min Protección, Res 2680 de 2007 y Res 3763 de 2007, Circular 30 de 2006 de Min Protección Social, Resolución 1995 de 1999 de Min Protección Social y Circulares 047,48 y 49 de la Superintendencia de Salud”, resolución 3374 del 2000 de Min Protección Social, resolución 412 de 2000 del Ministerio de Protección Social.




110

6.1.1.2.8 El sistema debe permitir la generación de los RIPS a través de archivos planos según la resolución 3374 del 2000 de Min Protección Social.

6.1.1.2.9 La solución debe generar los indicadores que deben reportar las Áreas de Salud a los entes reguladores y que son de obligatorio cumplimiento según la normatividad vigente. Debe contar con herramientas de generación de indicadores según las necesidades de la Universidad.

6.1.1.2.10 La solución debe ofrecer un generador de reportes y los reportes propios de cada módulo.

6.1.1.2.11 El módulo de centro de costos debe ser parametrizable para permitir la creación de los centros de costos, los programas y costos asociados a estos.

6.1.1.2.12 El manejo de inventarios debe permitir la administración por unidosis. Debe incluir el uso de código de barras.

6.1.1.2.13 Debe permitir la generación de facturas o recibos de pago de los servicios prestados a los pacientes que serán cancelados a través del Sistema de Gestión Financiera de la Universidad.

6.1.1.2.14 La autenticación de los usuarios frente al sistema, se debe realizar a través de LDAP o un directorio activo y la autorización a nivel de la base de datos. El sistema ofrecido deberá garantizar el uso de un protocolo seguro para la autenticación de los usuarios.

6.1.1.2.15 El uso de documentos de autorizaciones y remisiones internas y externas debe incluir el uso de código de barras.




111

ANEXO 10. EQUIPO DE TRABAJO

A continuación se relaciona la lista de personal mínimo (obligatorio) que debe incluir el Oferente para la realización del proyecto. Al diligenciar la matriz el Proponente debe completar la información relacionando los números de folio en los que se encuentran los soportes para cada uno de los ítems. A. Requerimientos Mínimos Admisibles

1. Gerente de proyecto

2. Líder funcional

Requisito mínimo Folio(s) Cumple (Si/No) Función Planear, administrar y coordinar las actividades

funcionales del proyecto, entre las que se encuentran: Asegurar el cumplimiento del cronograma, coordinar la parametrización de la

Requisito mínimo Folio(s) Cumple (Si/No)

Función Responsable de ejecutar la administración, el seguimiento y verificación de las etapas y fases del plan general de trabajo propuesto a la Universidad.

Cantidad de personas 1 Dedicación en el proyecto (% de tiempo)

60% en la fase inicial y 40% durante la fase de implantación

Formación académica Ingeniero de sistemas, Ingeniero Industrial, Ingeniero Electrónico ó Médico con certificación PMP

Experiencia general 3años laborando a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional.

Experiencia específica (años de participación en proyectos de desarrollo de software)

5 años de participación como Gerente de proyectos de Sistemas de Información.




112

solución, planear en conjunto con las Universidad el plan de pruebas funcionales, planear y apoyar las capacitaciones funcionales, administrar y coordinar el equipo funcional que designe el proveedor al proyecto, participar en todas las fases definidas para el proyecto, aplicar las mejores prácticas para la implantación de la solución, entre otras.

Cantidad de personas 1

Dedicación en el proyecto (% de tiempo)

100% durante todo el proyecto.

Formación Académica Profesional en el Área de la Salud con Especialización en Gerencia en el sector salud. En caso de no contar con la especialización, deberá demostrar 3 años de experiencia en la implantación de Sistemas de Información en Salud.

Experiencia general 3 años laborando en el área de la salud o en implantación de sistemas de información en salud. La experiencia se contará a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional.

Experiencia específica (años de participación en dirección de proyectos de desarrollo de software)

3 años de participación como líder funcional o cargos similares en proyectos implantación de sistemas de información en salud.

3. Líder técnico

Requisito mínimo Folio(s) Cumple(Si/No) Función Planear, administrar y coordinar las actividades

técnicas del proyecto, entre las que se encuentran: Asegurar el cumplimiento del cronograma, planear en conjunto con las Universidad el plan de pruebas técnicas, planear y apoyar las capacitaciones técnicas, administrar y coordinar el equipo técnico que designe el proveedor al proyecto, participar en todas las fases definidas para el proyecto, aplicar




113

las mejores prácticas para la implantación de la solución, entre otras.

Cantidad de personas 1

Dedicación en el proyecto (% de tiempo)

100% durante todo el proyecto.

Formación Académica Profesional de Ingeniera de Sistemas, Ingeniería Industrial o Ingeniería Electrónica.

Experiencia general 3 años laborando en la implantación de sistemas de información. La experiencia se contará a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional.

Experiencia específica (años de participación en dirección de proyectos de desarrollo de software)

3 años de participación como líder técnico o cargos similares en proyectos de sistemas de información.




114

ANEXO 11.

MATRIZ DE VERIFICACIÓN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS OBLIGATORIAS (ADMISIBLES)

1. En La columna descripción diligencie el módulo y el folio de la propuesta donde se especifique el cumplimiento del requerimiento. 2. La columna de verificación no debe ser diligenciada por el OFERENTE

6.2.1.1ESPECIFICACIONES TÉCNICAS – GENERALIDADES DESCRIPCIÓN VERIFICACIÓN

1. El recibo a satisfacción por parte de la Universidad, se realizará sobre la entrega en versión web (WEB BASED) de todos los módulos y desarrollos adicionales por parte del OFERENTE y una vez realizadas y aprobadas por la Universidad las pruebas técnicas y funcionales correspondientes.

2. La solución debe operar sobre base de datos ORACLE Ver. 10g o superior o PostgresSQL Ver. 8.2 o superior o SQL Server 2003 o superior.

3. El proveedor deberá suministrar a la Universidad la infraestructura de servidores y licenciamiento requerido para garantizar la implantación y la puesta en operación de la solución. Las licencias entregadas a la universidad deberán ser por procesador e incluir el soporte y mantenimiento durante 12 meses contados a partir de la fecha de terminación del contrato. Estos servidores deberán contar como mínimo con las características enunciadas en el anexo 14. La infraestructura suministrada quedará de manera permanente en las instalaciones de la Universidad y será de su propiedad.

4. A El contratista no podrá comercializar, ni vender los desarrollos relacionados en el Anexo 7, por lo tanto los derechos de autor serán de la Universidad y cualquier comercialización deberá estar amparada con los acuerdos a que se llegue entre las partes. Para este caso, el contratista deberá entregar a la Universidad Nacional de Colombia, para su uso y/o modificaciones el código fuente, objetos y la documentación técnica y funcional generada.

B. Adicionalmente, de manera independiente, el Contratista debe entregar a la Universidad Nacional de Colombia, en sobre sellado los códigos fuente y objeto del aplicativo (exceptuando los desarrollados en el anexo 7) , para su custodia. Esto no implicará la compra de los derechos de autor sobre el mismo.

La Universidad podrá hacer uso de los programas fuente en caso de disolución de la empresa. Por lo tanto, el Oferente está obligado a entrega a la Universidad el código fuente actualizado y la documentación actualizada para que ella disponga y realice las modificaciones que considere pertinentes.

5. El proponente deberá garantizar que el costo futuro del contrato de mantenimiento y soporte no




115

será superior al 10% del valor de la licencia, así mismo este valor se podrá incrementar máximo en el IPC. 6. El proponente deberá garantizar que el costo por hora de consultoría para efectuar las implementaciones futuras no será superior al 17% del valor del Salario Minimo Mensual Legal Vigente.

7 El esquema de operación será centralizado y deberá permitir el manejo multiempresa (cada sede y/o dependencia de la Universidad se administrará como una empresa).

8. La solución debe estar completamente desarrollada sobre arquitectura Multinivel, que diferencia las capas de acceso a datos, lógica de negocio e interfase para soportar como mínimo 300 usuarios concurrentes, garantizando alta transaccionalidad y escalabilidad.

9. Los requerimientos relacionados en el Anexo No. 7, deberán estar desarrollados en tecnología JAVA (especificación JEE5 o superior) o ASP.NET. (.net frameworks 3.0 o superior).




116

ANEXO 12

Matriz de Indicadores División de Salud Estudiantil ACTIVIDADES DSE INDICADORES DSE Numerador Denominador

Numero de programas en el plan de capacitación creados o revisados para funcionarios durante el periodo



Estudiantes inscritos en actividades individuales o colectivas de la División de Salud Estudiantil

Estudiantes inscritos en actividades individuales o colectivas de la División de Salud Estudiantil

Actividades de capacitación efectivamente realizadas internas o externas promedio por funcionario de DSE

Asistentes a capacitaciones Capacitaciones Realizadas

Creación de nuevos programas para la población estudiantil y Recurso Humano del Área

Programas Acreditados o Certificados al interior de DSE

Programas Acreditados o Certificados al interior de DSE

Servicios a la Comunidad Estudiantil

Numero de convenios suscritos con prestadores en red adscrita

Numero de convenios suscritos con prestadores en red adscrita

Servicios Asistenciales a la Comunidad

Servicios Asistenciales proporcionados a la población estudiantil por tipo de especialidad

Actividades totales realizadas por cada uno de los servicios asistenciales

Población Estudiantil Atendida

Identificación de Estudiantes con Factores de Riesgo

Pacientes con conductas adversas en educación

Pacientes intervenidos Detección del Riesgo en la Población Estudiantil

Incidencia de Factores de Riesgo en la población estudiantil Personas con FR identificados

Población estudiantil nueva en el periodo




117

Intervenciones realizadas en población con factores de riesgo

Consultas de orientación y asesoría en FR

Total de individuos citados

Número de estudiantes beneficiarios de los programas de DSE Población Estudiantil Atendida

Población Estudiantil total existente durante el periodo Servicios Asistenciales a la

Comunidad

Remisiones a Hospitalizaciones Remisiones para Hospitalización

realizadas en el Periodo Total de Estudiantes Atendidos en la DSE

Presencia de Usuario en crisis en ABI Usuarios atendidos en ABI con síntomas

o signos de agitación Total de usuarios atendidos en ABI

Pacientes Remitidos a especialidades no pertinentes en conformidad con guías o protocolos de manejo

Numero de hallazgos de remisiones no pertinentes a otros servicios o especialidades por especialidad que remite

Total de Remisiones auditadas

Reacciones Alérgicas a medicamentos o biológicos

Numero total de reacciones alérgicas detectadas

Total de actividades realizadas por cada servicio

Infecciones Numero de Infecciones secundarias a atenciones o intervenciones de servicios de la DSE


Complicaciones Quirúrgicas Numero de Complicaciones quirúrgicas reportadas en Salud Oral

Total de actividades realizadas por Salud Oral

Complicaciones medicamentosas Numero de Complicaciones Medicamentosas Reportadas

Total de Actividades realizadas

Seguimiento a Eventos Adversos (Monitoria Interna)

complicaciones Médicas Numero de Complicaciones medicas reportadas

Total de Actividades realizadas en atención médica preventiva




118

Hematomas o Hemorragias Numero de hematomas o Hemorragias secundarios a intervenciones asistenciales de la DSE


Suicidios Numero total de suicidios reportados en el periodo

Defunciones Numero de Defunciones de estudiantes de la UN reportadas en el periodo

Caídas Numero total de caídas de estudiantes reportadas en el periodo

Índice de Ausentismo Total de Horas perdidas por Accidente o Enfermedad

Total de horas contratadas para cada

servicio

Numero de Eventos de Enfermedad Profesional Total de eventos de Enfermedad Profesional reportado en el periodo

Numero de Accidentes Profesionales Reportados

Total de Eventos de Accidentes Profesionales en funcionarios de la DSE reportados en el periodo

Doble cita al mismo estudiante en diferente programa

Numero de Citas dobles asignadas el mismo día para un mismo estudiante

Total de Citas Asignadas en el

periodo

Reingresos a DSE antes de 72 horas Numero de Reingresos a la DSE antes de 72 Horas

Porcentaje de Remisiones a otros programas de la División de Salud Estudiantil

Remisiones a un programa especifico Total de Remisiones realizadas

Uso de Servicios de la Red Adscrita

Porcentaje de Remisiones a especialidades a Red Adscrita

Remisiones a una especialidad especifica (Ingrese Código de la Especialidad)

Total de Remisiones realizadas

Perfil Epidemiológico Estudiantil Perfil Epidemiológico Estudiantil

10 primeros diagnósticos emitidos en consulta por categorías CIE-10 (Ingrese el código de una letra y dos dígitos de la categoría CIE10 en desagregación)

Total de Diagnósticos realizados

Consultas de Atención Básica Inicial realizadas Consultas de atención prioritaria realizadas en ABI

Total de Consulta Solicitada en Triage

Desarrollo de Actividades Asistenciales

Índice de cumplimiento de Citas Total de Estudiantes Atendidos en la DSE

Pacientes Programados




119

Índice a Atención promedio por Estudiante Atenciones Realizadas Total de Estudiantes Atendidos en la DSE

Consultas de Salud Oral de primera vez Numero de Consultas de primera vez en

Salud Oral

Total de Consultas realizadas en Salud

Oral

Índice de Remisión a Especialidades Total de Remisiones por cada especialidad remitida (Ingrese Código de tres dígitos de especialidad)

Total de Estudiantes atendidos en la DSE durante el periodo

Consultas de Atención prioritaria promedio por estudiante Numero de Atenciones Prioritarias Población Estudiantil

Consultas de Salud Oral promedio por estudiante

Atenciones realizadas por el servicio de Salud Oral

Población Estudiantil

Desarrollo de Actividades Colectivas

Actividades Educativas colectivas Numero de Actividades Grupales realizadas

Población Estudiantil

Oportunidad en la consulta de Actividades de Promoción

Sumatoria del Numero de días entre la solicitud de la cita y la atención para

Promoción

Numero total de actividades de

Promoción

Oportunidad en la atención en consulta de Salud Oral


Salud Oral

Numero total de actividades de Salud

Oral

Oportunidad en la atención en consulta de Atención Básica Inicial


ABI

Numero total de actividades de ABI

Oportunidad de la asignación de cita en la Consulta Médica Especializada


Psiquiatría


psiquiatría

Indicadores de Calidad

Oportunidad de la asignación de cita en la Consulta Médica General


Medicina General


Medicina General




120

INDICADORES DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

Indicador Formula de Cálculo Unidad de Medida Periodicidad Oportunidad de la asignación de citas en la consulta Médica General.

Oportunidad de la asignación de citas en la consulta Médica General = Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta médica general y la fecha para la cual es asignada la cita Número total de consultas médicas generales asignadas en la institución.

Días Por cada período académico

Oportunidad de Asignación de citas en la Consulta Médica Especializada

Oportunidad de la asignación de citas en la consulta médica especializada = Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta médica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita. Número total de consultas médicas especializadas asignadas en la institución.


Proporción de cancelación de cirugía programada

cancelación de cirugía programada = Número total de cirugías canceladas en el periodo Número de Cirugías Programadas en el periodo

Relación Porcentual

Por cada período académico

Oportunidad en la atención en consulta de Urgencias

Oportunidad en la atención en consulta de Urgencias = Sumatoria del número de minutos transcurridos entre la solicitud de atención en la consulta de urgencias y el momento en el cual es atendido el paciente en consulta por parte del médico Total de usuarios atendidos en consulta de urgencias.

Minutos Por cada período académico

Oportunidad en la Atención en servicios de Imagenología.

Oportunidad en la atención en servicios de Imagenología = Sumatoria del número de días transcurridos entre la solicitud del servicio de imagenología y el momento en el cual es prestado el servicio Total de atenciones en servicios de imagenología.


Oportunidad en la atención en consulta de Odontología General

Oportunidad en la atención en consulta de Odontología General = Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de Odontología General y la fecha para la cual es asignada la cita Número total de consultas odontológicas generales asignadas en la institución


Oportunidad en la realización de cirugía programada

Oportunidad en la realización de cirugía programada = Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha de solicitud de la Cirugía Programada y el momento en el cual es realizada la Cirugía Número de cirugías programadas realizadas en el periodo.


Tasa de reingreso de pacientes hospitalizados

Tasa de reingreso de pacientes hospitalizados = Número total de pacientes que reingresan al servicio de hospitalización, en la misma institución, antes de 20 días por la misma causa en el periodo Número total de egresos vivos en el periodo.



Proporción de pacientes con Hipertensión Arterial Controlada.

Proporción de pacientes con Hipertensión Arterial Controlada Número total de pacientes que seis meses después de diagnosticada su hipertensión arterial presentan niveles de tensión arterial esperados de acuerdo con las metas recomendadas por la Guía de Practica Clínica basada en evidencia –Número total de pacientes hipertensos diagnosticados.



Tasa de Infección intrahospitalaria.

Tasa de Infección Intrahospitalaria = Número de pacientes con infección nosocomial Número total de pacientes hospitalizados



Proporción de vigilancia de Eventos adversos

Proporción de vigilancia de Eventos adversos = Número Total de eventos






121

adversos detectados y gestionados Número total de eventos adversos detectados.

Tasa de Satisfacción Global.

Tasa de Satisfacción Global = Número total de pacientes que se consideran satisfechos con los servicios recibidos por la IPS Número total de pacientes encuestados por la IPS.



Oportunidad de la asignación de citas en la Consulta Médica General.

Oportunidad de la asignación de citas en la Consulta Médica General = Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta medica general y la fecha para la cual es asignada la cita Numero total de consultas medicas generales asignadas en la institución.


Oportunidad de la asignación de citas en la Consulta Médica Especializada.

Oportunidad de la asignación de citas en la Consulta Médica Especializada = Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta médica especializada y la fecha para la cual es asignada la cita. –Número total de consultas médicas especializadas asignadas en el periodo.


Número de Tutelas por no prestación de servicios POS o POS-s

Número de tutelas por no prestación de servicios POS o POS-s Número de tutelas falladas a favor del afiliado por no prestación de servicios.

Número de Tutelas


Oportunidad de entrega de medicamentos POS

Oportunidad de entrega de medicamentos POS = Número total de medicamentos POS ordenados por el médico que son entregados por la farmacia desde la primera vez que el afiliado o su representante presenta la fórmula. Número total de medicamentos POS solicitados a la farmacia por el afiliado o su representante durante el período.

Relación Porcentual.


Oportunidad en la realización de cirugía programada

Oportunidad en la realización de cirugía programada = Sumatoria total de los días





122

calendario transcurridos entre la fecha de solicitud de la cirugía programada y el momento en el cual es realizada la cirugía Número de cirugías programadas realizadas en el período.

Oportunidad en la asignación de citas en consulta de Odontología General

Oportunidad en la asignación de citas en consulta de Odontología General = Sumatoria total de los días calendario transcurridos entre la fecha en la cual el paciente solicita cita para ser atendido en la consulta de odontología general y la fecha para la cual es asignada la cita. Número total de consultas odontológicas generales asignadas en el periodo.


Oportunidad en la Atención en servicios de Imagenología.

Oportunidad en la atención en servicios de Imagenología = Sumatoria en el número de días transcurridos entre la solicitud del servicio de imagenología y el momento en el cual es prestado el servicio Total de atenciones en servicios de imagenología.


Tasa de Satisfacción Global

Tasa de Satisfacción Global. = Número de afiliados que se consideran satisfechos con los servicios recibidos en la EAPB. Numero total de afiliados encuestados por la EAPB.



Proporción de quejas resueltas antes de 15 días

Proporción de quejas resueltas antes de 15 días = Número de quejas en las cuales se adoptan los correctivos requeridos antes de 15 días. Número total de quejas recibidas.



123

ANEXO 13. TABLA DE COBERTURA

Ítem Cobertura Interconsultas y atención de urgencias extramural 100% Atención de urgencias en clínicas adscritas cuando el estudiante la solicita por su cuenta en horarios no hábiles o fines de semana

50%

Radiografías 80 % procedimientos, exámenes de laboratorio, imágenes diagnosticas 50% Hospitalizaciones 70%

Nota: Estos porcentajes y coberturas pueden ser variables por ejemplo cuando el estudiante solicita aumento de cobertura de acuerdo a su PBM (Puntaje Básico de Matrícula).




124

ANEXO 14 CARACTERISTICAS MINIMAS DEL SERVIDOR DE APLICACIONES El servidor de aplicaciones ofrecido a la Universidad, deberá cumplir como mínimo con las siguientes especificaciones. Para validar este aspecto, el oferente deberá adjuntar el catalogo del servidor. ELEMENTO DESCRIPCION Procesador 2 procesadores Quad-Core de 2.93 Ghz - 8MB Cache - 6.4GT/s o

superior Energía Sistema de fuente redundante Almacenamiento 3 discos de 300 GB SAS en Raid 5 (el raid en hardware).

La velocidad de los discos duros debe ser mínimo de 15 Krpm. Memoria 16 GB de Memoria RAM DDR3 1333MHz (Expandible como mínimo a 32

GB)

Conectividad almacenamiento 2 tarjetas HBA Emulex de 4 Gb. Red 2 Puertos Ethernet (100/1000) Unidad Optíca Unidad de DVD R/W Puertos 2 puertos USB Factor Tipo RACK, incluyendo rieles Sistema operativo Soportar los sistemas operacionales Windows, Linux y Solaris. El Sistema Operativo debe ser incluido

con el servidor. Si el sistema operativo pertenece a la casa Microsoft se debe licenciar para mínimo 5 usuarios concurrentes.

Garantía 36 meses (otorgada por el fabricante). La garantía debe ser brindada a la Universidad en sus instalaciones.

Soporte 7 x 24 x 4(siete días a la semana )




125

CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DEL SERVIDOR DE BASES DE DATOS El servidor de base de datos ofrecido a la Universidad, deberá cumplir como mínimo con las siguientes especificaciones. Para validar este aspecto, el oferente deberá adjuntar el catalogo del servidor. ELEMENTO DESCRIPCION Procesador 2 procesadores Quad-Core de 2.8 Ghz - 8MB Cache - 6.4GT/s o

superior

Energía Sistema de fuente redundante Almacenamiento 2 discos de 300 Gigas SAS en Raid 1 (el raid en

hardware) y 4 discos de 300 GB - SAS en Raid 5 (el raid en hardware).

La velocidad de los discos duros debe ser mínimo de 15 Krpm. Memoria 16 GB de Memoria RAM DDR3 1333MHz (Expandible como mínimo a 32

GB)

Conectividad almacenamiento 2 tarjetas HBA de 4 Gb. Red 2 Puertos Ethernet (100/1000) Unidad Optíca Unidad de DVD R/W Puertos 2 puertos USB Factor Tipo RACK, incluyendo rieles Sistema operativo Soportar los sistemas operacionales Windows, Linux y Solaris. El Sistema Operativo debe ser incluido

con el servidor. Si el sistema operativo pertenece a la casa Microsoft se debe licenciar para mínimo 5 usuarios concurrentes, si el sistema operativo es Linux RHEL 5

Garantía 36 meses (otorgada por el fabricante). La garantía debe ser brindada a la Universidad en sus instalaciones.

Soporte 7 x 24 x 4 (siete días a la semana )




126

ANEXO 15

ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTIA

A continuación se describe el esquema mínimo de soporte y garantía que debe suministrar el OFERENTE seleccionado por la UNIVERSIDAD: 15.1 DEFINICIONES: A continuación se definen los conceptos generales que debe tener en cuenta el OFERENTE al momento de presentar su propuesta:

15.1.1 Actualización de nuevas versiones: Proceso que implica la actualización de todos los componentes del Sistema y la modificación a las estructuras de datos. Las actualizaciones se generan por diversas causas, entre las cuales están: 15.1.1.1 Actualización por norma: Se produce cuando el nivel central del gobierno o las entidades centrales que rigen el manejo de las entidades públicas o privadas del país o desarrollan funciones de control sobre las mismas, definen modificaciones obligatorias y formales a la normatividad que rige estas entidades, lo cual obliga a la realización de modificaciones a la funcionalidad del sistema de información que soporta el proceso. Esta actualización se define como de carácter obligatorio para el OFERENTE seleccionado. 15.1.1.2 Actualización por cambio tecnológico: Se produce cuando el OFERENTE seleccionado actualiza su producto a la nueva versión de la plataforma y herramientas base sobre las cuales esta construido el mismo, incluyendo estructuras y programasEste tipo de actualización se acordará entre las partes.

15.1.1.3 Ambiente de Prueba: Instalación del aplicativo sobre el cual se replicarán los problemas o requerimientos que se reporten al centro de soporte provisto por el OFERENTE. Cuando no sea posible




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replicar el error reportado en el ambiente de pruebas se solicitará la replica por demanda del ambiente de producción

15.1.1.4 Error de Software: Para los efectos pertinentes, se entiende por error de software las fallas o errores generados sobre alguna funcionalidad de software contemplada en el alcance de la contratación que se genere como resultado del proceso de invitación, , incluyendo los desarrollos relacionados en el anexo No. 7, así como sobre los contenedores sobre los cuales opera la solución.

15.2 ALCANCE DE LOS SERVICIOS DE SOPORTE.

A continuación se relacionan los servicios que deberán ser provistos por el OFERENTE seleccionado durante el período de garantía y que son de obligatorio cumplimiento.

15.2.1 Servicio de Actualización de Versiones.

Este servicio contempla la actualización de la versión instalada en LA UNIVERSIDAD NACIONAL durante el tiempo de la prestación del servicio, incluyendo:

• Actualizaciones por cambios en la normatividad existente. Las modificaciones al software que se generen por cambios en la normatividad existente se efectuarán dentro del plazo que la norma establezca o de común acuerdo entre las partes.

• Actualizaciones por cambio tecnológico. Estas actualizaciones se acordaran entre las partes.

Como parte del alcance del servicio, la UNIVERSIDAD deberá recibir las actualizaciones que se liberen por el OFERENTE seleccionado durante el período de garantía.

15.2.2.Servicio de Garantía




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Este servicio contempla la atención a través de consultas telefónicas, comunicación remota o soporte presencial por parte del OFERENTE seleccionado para la solución de problemas sobre la funcionalidad del sistema, ya sean detectados por el OFERENTE seleccionado o por LA UNIVERSIDAD NACIONAL. Además de lo anterior, también debe ofrecerse por datos erróneos producidos por los errores del software, o la entrega de fuentes de programas nuevos o parches de programas arreglados que corrigen los errores encontrados en el sistema.

15.2.3 Servicio de Soporte. Comprende laatención de requerimientos de la siguiente manera: • Soporte telefónico para el análisis de problemas que pueden ser resueltos de manera inmediata a nivel consultoría sin el trámite del requerimiento normal. • Soporte funcional vía telefónica, conexión remota o presencial, si se requiere, para la realización de ajustes a los parámetros de los diferentes módulos del Sistema. • Soporte funcional y técnico, vía conexión remota o presencial,si se requiere, para la solución de consultas sobre la operación del sistema. • Soporte técnico y funcional, vía conexión remota o presencial,si se requiere, para la depuración de datos errados originados por errores del software. 15.2.4 Documentación de actividades realizadas. Todas las actividades que se realicen por parte del OFERFENTE seleccionado, tanto localmente como por soporte remoto, serán documentadas y remitidas a la persona responsable por parte de LA UNIVERSIDAD.




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Adicionalmente, con la actualización de nuevas versiones se entregará la siguiente documentación actualizada: Manual de instalación y parámetros de administración, así como la documentación de usuario final ajustada con las nuevas funcionalidades incluidas en la versión que se instala.

15.3 RECURSOS ASIGNADOS.

Para el desarrollo de los servicios de soporte y garantía, el OFERENTE seleccionado debe disponer de un Centro de Soporte, conformado por Consultores e Ingenieros con amplia experiencia y conocimiento en la operación y mantenimiento del sistema ofrecido a la UNIVESIDAD. De otra parte, la UNIVERSIDAD y el OFERENTE seleccionado, asignaran cada uno un funcionario quien coordinará la ejecución de los servicios relacionados con el servicio de soporte y garantía. 15.4 NIVELES DE SERVICIO A continuación se relacionan los niveles de servicio mínimos requeridos por la UNIVERSIDAD para garantizar la prestación del soporte y garantía de la solución ofrecida por el OFERENTE, incluyendo los aspectos relacionados en el objeto del pliego de condiciones. El OFERENTE deberá garantizar la atención a las incidencias de lunes a viernes entre las 8:00am y las 5:00 pm y sábados de 8:00am a 12:00m en jornada continua, hora Colombiana, a excepción de aquellos eventos donde se requiera atención inmediata, previo acuerdo celebrado entre las partes.




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PRIORIDAD

TIEMPO MÁXIMO DE

SOLUCIÓN

DESCRIPCION

Alta 3 Horas hábiles Errores o fallas graves en las aplicaciones que no permiten el funcionamiento normal de las

operaciones críticas y de uso diario del sistema de información.

Media 8 Horas hábiles Errores o fallas críticas en las aplicaciones que no permiten el funcionamiento normal de las

operaciones no críticas de sistema de información y que pueden tener

alternativas en su manejo. Baja 16 horas hábiles Errores o fallas en el sistema de

información que no impiden el funcionamiento normal del mismo.

15.5 PROCEDIMIENTO DE ATENCION DE LOS SERVICIOS DE SOPORTE Y GARANTIA El procedimiento para la atención de los servicios de soporte y garantía, será acordada entre la UNIVERSIDAD y el OFERENTE seleccionado.

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