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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

Diseño de manual de procedimientos del área contable – financiera de la empresa

ESTAR C.A.

AUTORA:

Fanny Valeria Martínez Hidalgo

TUTOR:

ING. OMAR GABRIEL MEJIA FLORES, MGS.

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE2016

ii

REPOSITARIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO de tesis

TITULO Y SUBTITULO: “Diseño de manual de procedimientos del área contable –

financiera de la empresa ESTAR C.A.”

AUTOR:


REVISOR:

INSTITUCIÓN:

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD:

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS - FCA

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

FECHA DE PUBLICACIÓN: N. DE PAGS: 96

ÁREA TEMÁTICA: ANALISIS CONTABLE - FINANCIERO

PALABRAS CLAVES:

Manual de procedimientos, Procesos de control, Áreas Contables – Financieras, Tipos de

investigación.

RESUMEN: En Ecuador podemos apreciar que no todas las organizaciones poseen una manual de

procedimientos administrativos, tal es el caso de la empresa ESTAR, C.A., dedicada al

procesamiento y empacado de camarones producido en cautiverio para el mercado

internacional. En un análisis preliminar se identificó que la causa principal es que no se ha

diseñado el proceso administrativo de acuerdo con las necesidades de la empresa. Esta

situación ocasiona bajo nivel de eficiencia de las áreas administrativas contables - financieras,

Para tratar de subsanar la situación como objetivo general se planteó diseñar un Manual de

Procedimientos para el área contable – financiera que ayude a mejorar los procesos contables

y la información tributaria de la empresa, brindándole al personal de esta área, la herramienta

necesaria para el conocimiento de los procesos y demás funciones que deberán cumplir. El

trabajo constó de tres tipos de investigación las cuales fueron con fines prácticos y estos

relacionan con los objetivos planteados en la organización elegida. Dicha investigación

conllevó al tipo de investigación descriptiva, puesto que esta nos describe mejor los

procedimientos a los cargos que ejerce la empresa en el área administrativa. Con la aplicación

de este manual de procedimientos le va a permitir a la alta gerencia conocer periódicamente el

estado en que se encuentra la empresa de cara a las deudas con los proveedores, las cuentas

por cobrar, el estado de las finanzas y de las existencias de los inventarios; convirtiéndose en

una herramienta fundamental a la hora de tomar decisiones.

N. DE REGISTRO (en base de datos): N. DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTORES/ES: Teléfono: E-mail:

Fanny Valeria Martínez Hidalgo 0967690094 [email protected]

CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre:

Teléfono:

E-mail:

mailto:[email protected]

iii




Certificado Sistema Anti plagio

Habiendo sido nombrado, yo, Omar Mejía Flores, certifico que el presente proyecto

de titulación ha sido elaborado por Fanny Valeria Martínez Hidalgo con C.I.092800590-9,

con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de:

Contador Público Autorizado.

Se informa que el proyecto: Diseño de manual de procedimientos del área contable

– financiera de la empresa ESTAR C.A., ha sido orientado durante todo el periodo de

ejecución en el programa de URKUND quedando el 5% de coincidencias.

https://secure.urkund.com/view/17870994-477593-109945#FY07DsMwDEPv4pkoJP9E5ypFhiJoCw/

Ing.Com. Omar Mejía Flores, Mgs.

Tutor De Tesis

iv




Certificación del Tutor

Yo, Ing. Com. Omar Mejía Flores, Mgs., habiendo sido nombrado tutor de tesis de pregrado

en la carrera de Contaduría Pública Autorizada de la Facultad De Ciencias Administrativas

De La Universidad De Guayaquil, de la egresada:


Como requisito para optar por el título de Contaduría Pública Autorizada, cuyo tema es:

Diseño de manual de procedimientos del área contable – financiera de la empresa

ESTAR C.A.

Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes el trabajo de titulación,

encontrándose apto para su sustentación.

Ing.Com. OMAR MEJÍA FLORES, Mgs.

TUTOR DE TESIS

v

Renuncia de Derechos de Autor

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de

investigación son de absoluta propiedad y responsabilidad de: Fanny Valeria Martínez

Hidalgo. Cuyo tema es: Diseño de manual de procedimientos del área contable –

financiera de la empresa ESTAR C.A.

Derechos que renuncio a favor de la Universidad De Guayaquil, para que haga uso como a

bien tenga.


C.I. # 0928005909

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE DE 2016

vi

Agradecimiento

.

Agradezco a Dios ser maravilloso que me dio la fuerza y la sabiduría para poder culminar

este trabajo de investigación.

De manera muy especial a mis padres José Martínez y Fanny Hidalgo por el apoyo

incondicional que han brindado durante toda la carrera, más que nada agradezco por cuidar del

tesoro más valioso que tengo, mi hijo.

Agradezco a mis hermanos, esposo y amigos que me han brindado su apoyo en todo

momento.

A mi tutor Ing. Omar Mejía por su apoyo constante durante el desarrollo de mi tesis.

También agradezco a todos y cada uno de los docentes quienes nos brindaron sus

conocimientos en el tema para hoy tener un extraordinario trabajo.

vii

Dedicatoria

Dedico este trabajo a Dios, el que me ha dado la fortaleza para continuar aún cuando he estado a

punto de desfallecer, con la humildad de mi corazón se lo dedico a él.

De igual forma, dedico esta tesis a mis padres José Martinez y Fanny Hidalgo ya que ellos me han

formado un ser humano con valores y principios, lo cual me ha ayudado a salir adelante hasta en los

momentos más difíciles.

A mis hermanos que siempre han estado junto a mí brindándome su apoyo moral, con palabras de

aliento que me ayudaban a seguir luchando por alcanzar la meta propuesta.

A mi hijo IKER que día a día con su tierna sonrisa me motiva a salir adelante, a luchar por mis ideales,

para construir un futuro mejor para él y los que me rodean.

A mi familia y amigos en general, que han estado a mi lado en los buenos y malos momentos.

viii




“Diseño de manual de procedimientos del área contable – financiera de la empresa

ESTAR C.A.”

Autoras: Fanny Valeria Martínez Hidalgo

Tutor: Ing. Omar Gabriel Mejía Flores, Mgs.

Resumen

En Ecuador podemos apreciar que no todas las organizaciones poseen una manual de

procedimientos administrativos, tal es el caso de la empresa ESTAR, C.A., dedicada al

procesamiento y empacado de camarones producido en cautiverio para el mercado

internacional. En un análisis preliminar se identificó que la causa principal es que no se ha

diseñado el proceso administrativo de acuerdo con las necesidades de la empresa. Esta

situación ocasiona bajo nivel de eficiencia de las áreas administrativas contables -

financieras, Para tratar de subsanar la situación como objetivo general se planteó diseñar un

Manual de Procedimientos para el área contable – financiera que ayude a mejorar los

procesos contables y la información tributaria de la empresa, brindándole al personal de esta

área, la herramienta necesaria para el conocimiento de los procesos y demás funciones que

deberán cumplir. El trabajo constó de tres tipos de investigación las cuales fueron con fines

prácticos y estos relacionan con los objetivos planteados en la organización elegida. Dicha

investigación conllevó al tipo de investigación descriptiva, puesto que esta nos describe

mejor los procedimientos a los cargos que ejerce la empresa en el área administrativa. Con la

aplicación de este manual de procedimientos le va a permitir a la alta gerencia conocer

periódicamente el estado en que se encuentra la empresa de cara a las deudas con los

proveedores, las cuentas por cobrar, el estado de las finanzas y de las existencias de los

inventarios; convirtiéndose en una herramienta fundamental a la hora de tomar decisiones.

Palabras Claves: Manual de procedimientos, Procesos de control, Áreas Contables –

Financieras, Tipos de investigación.

ix




“Diseño de manual de procedimientos del área contable – financiera de la empresa

ESTAR C.A.”

Autoras: Fanny Valeria Martínez Hidalgo

Tutor: Ing. Omar Gabriel Mejía Flores, Mgs.

Abstract

In Ecuador we can see that not all organizations have a manual of administrative procedures,

such is the case enterprise BE, C.A., dedicated to processing and packaging of shrimp

produced in captivity for the international market. In a preliminary analysis identified that the

main cause is that has not been the administrative process designed according to the needs of

the company. This situation causes low efficiency of accounting administrative areas -

financial, To try to remedy the situation overall objective raised design a Procedures Manual

for the accountant - financial area to help improve accounting processes and tax information

company, providing the staff of this area necessary for the understanding of the processes and

other functions to be fulfilled tool. The work consisted of three types of research which were

for practical purposes and these relate to the objectives set in the selected organization. That

investigation led to the kind of descriptive research, as this best describes the procedures to

charges that the company holds in the administrative area. With the application of this

procedure manual will allow it to senior management periodically to know the state in which

the company facing debts with suppliers are located, accounts receivable, the state of finances

and stocks inventories; becoming a fundamental tool in making decisions.

Keywords: Procedures Manual , Process Control , Accounting Areas - Financial , Types of

Research .

x

Introducción


procedimientos administrativos, anteriormente como no existían entidades reguladoras, pues

no se percataban de tener tal manual, el cual les facilita el trabajo a toda su organización. Con

el pasar del tiempo esto fue cambiando y las organizaciones fueron mejorando tanto así que

ahora se nota manuales de procedimientos para áreas administrativas; cabe mencionar que

son pocas las empresas que han diseñado su propio manual de procedimientos. Una

característica clave es el tipo de empresas y tamaño. Como sabemos una empresa pequeña no

podría tener un sistema operativo de trabajo, sino cargos directos en el que el administrador

puede encargarse, a diferencia de una industria que debería tener orden para los procesos que

realizan en cada área administrativa.

Tal es el caso de la empresa ESTAR, C.A., dedicada al procesamiento y empacado de

camarones producido en cautiverio para el mercado internacional, siendo constituida en abril

de 1981, por el Sr. Esteban Quirola, y ubicada en la Provincia del Guayas, cantón Eloy

Alfaro, ciudad de Durán. En ESTAR C.A. se presentan las siguientes situaciones: El proceso

de compras de insumos es muy demorado, igual que el proceso de pago de facturas a los

proveedores y los documentos que sustentan las transacciones es revisado por muchas

personas y ocasionalmente, más de una vez por la misma persona. En un análisis preliminar

identificamos que la causa principal es que no se ha diseñado el proceso administrativo de

acuerdo con las necesidades de la empresa. Esta situación ocasiona bajo nivel de eficiencia

de las áreas administrativas contables - financieras, puesto de manifiesto en los errores

cometidos en el registro de las transacciones comerciales. Así como en el descontrol de los

activos de la empresa.

xi

Para tratar de subsanar la situación antes descrita, es necesario diseñar un Manual de

Procedimientos para el área contable - financiera, brindándole al personal de esta área de la

empresa ESTAR, C.A. la herramienta necesaria para el conocimiento de los procesos y

demás funciones que deberán cumplir. Al igual que sirve de apoyo a la organización, al

momento de la contratación de algún personal, ya que obtienen los requisitos necesarios que

debe cumplir el personal a emplear que requieren para ocupar el puesto solicitado en el área

contable - financiera.

En consecuencia, todas las organizaciones deben poseer un Manual de Procedimientos

contables - financieros, que permita a sus trabajadores desempeñar sus funciones en armonía

y de manera organizada. Ya que facilita el buen desenvolvimiento en los procesos contables y

financieros de la organización, la ausencia del mismo provocaría desconcierto entre los

trabajadores, debido a la falta de conocimiento de las funciones y responsabilidades

implícitas que debe realizar cada cargo.

xii

Tabla de contenido

Certificado Sistema Anti plagio .............................................................................................................. iii

Certificación del Tutor............................................................................................................................ iv

Renuncia de Derechos de Autor ............................................................................................................. v

Agradecimiento ...................................................................................................................................... vi

Dedicatoria ............................................................................................................................................ vii

Resumen .............................................................................................................................................. viii

Abstract .................................................................................................................................................. ix

Introducción .......................................................................................................................................... x

Capítulo I ................................................................................................................................................. 1

El problema ............................................................................................................................................. 1

Planteamiento del problema .............................................................................................................. 1

Formulación del problema .................................................................................................................. 3

Sistematización. .................................................................................................................................. 3

Justificación de la investigación .......................................................................................................... 3

Justificación Teórica. ....................................................................................................................... 4

Justificación Práctica. ...................................................................................................................... 4

Justificación Metodológica. ............................................................................................................ 4

Objetivos de la investigación .............................................................................................................. 5

Objetivo General. ............................................................................................................................ 5

Objetivos Específicos....................................................................................................................... 5

Delimitación ........................................................................................................................................ 5

Hipótesis y Variables ........................................................................................................................... 5

Operacionalización de las variables. ............................................................................................... 7

Capítulo II ................................................................................................................................................ 8

Marco Referencial ................................................................................................................................... 8

Antecedentes de la investigación ....................................................................................................... 8

Marco Teórico ..................................................................................................................................... 9

Teorías. Manual. ............................................................................................................................. 9

Palabras Claves.............................................................................................................................. 14

Marco Contextual ............................................................................................................................. 16

Marco Conceptual. ............................................................................................................................ 20

Manual .......................................................................................................................................... 20

xiii

Administración .............................................................................................................................. 20

Organización ................................................................................................................................. 20

Participación ................................................................................................................................. 20

Proceso .......................................................................................................................................... 20

Procedimiento ............................................................................................................................... 20

Marco Legal. ...................................................................................................................................... 21

Capítulo III ............................................................................................................................................. 22

Marco Metodológico ............................................................................................................................ 22

Diseño de la investigación................................................................................................................. 22

Tipo de Investigación. ....................................................................................................................... 22

Población y muestra. ........................................................................................................................ 23

Población ....................................................................................................................................... 23

Muestra ......................................................................................................................................... 23

Técnicas e instrumentos de investigación. ....................................................................................... 23

Encuesta. ....................................................................................................................................... 23

Entrevista. ..................................................................................................................................... 24

Análisis de resultados. ...................................................................................................................... 24

Análisis de los resultados obtenidos en la encuesta. .................................................................... 24

Análisis de los resultados obtenidos en la entrevista. .................................................................. 30

Capitulo IV ............................................................................................................................................. 32

Propuesta .............................................................................................................................................. 32

Introducción ...................................................................................................................................... 32

Flujo de la información ..................................................................................................................... 32

Procedimientos del área contable – financiera ................................................................................ 34

Conclusiones y Recomendaciones ........................................................................................................ 57

Conclusiones ..................................................................................................................................... 57

Recomendaciones ............................................................................................................................. 58

Referencias ............................................................................................................................................ 59

Apéndice ............................................................................................................................................... 62

xiv

Índice de Tablas

Tabla 1 Operacionalización de variables: Independiente y Dependiente. ................................. 7

Tabla 2 Toma de Decisiones .................................................................................................... 16

Tabla 3 Muestra ....................................................................................................................... 23

Tabla 4 Nivel Académico ........................................................................................................ 24

Tabla 5 Despacho y Verificación ............................................................................................. 25

Tabla 6 Creación De Manual ................................................................................................... 26

Tabla 7 Existencia de un Manual ............................................................................................. 26

Tabla 8 Ambiente laboral......................................................................................................... 27

Tabla 9 Cumplimiento de Objetivos ........................................................................................ 28

Tabla 10 Procedimiento de cuentas por pagar e inventarios.................................................... 35

Tabla 11 Procedimiento de cuentas por cobras y finanzas ..................................................... 38

Tabla 12 Procedimiento para la declaración mensual del IVA ................................................ 39

Tabla 13 Procedimiento para la elaboración de las nominas ................................................... 40

Tabla 14 Funciones del jefe de contabilidad............................................................................ 43

Tabla 15 Funciones del auxiliar de contabilidad ..................................................................... 44

Tabla 16 Funciones del asistente contable ............................................................................... 45

Tabla 17 Tesorería ................................................................................................................... 46

Tabla 18 Plan de cuentas para la empresa ESTAR C.A. ......................................................... 47

Tabla 19 Venta en efectivo de mercadería ............................................................................... 50

Tabla 20 Pago en efectivo por la venta de productos comercializados ................................... 50

Tabla 21 Ventas al crédito ....................................................................................................... 50

Tabla 22 Por el cobro de la factura mediante cheque .............................................................. 51

Tabla 23 Fijando el costo de los productos comercializados ................................................... 51

Tabla 24 Contabilización de los gastos por concepto de salarios ............................................ 52

Tabla 25 Contabilización de la extracción del efectivo para los salarios ................................ 52

Tabla 26 Cancelación de los salarios y sueldos ....................................................................... 53

Tabla 27 Contabilización de la compra de mercadería ............................................................ 53

Tabla 28 Contabilización de la devolución de la mercadería .................................................. 53

Tabla 29 Grupo, tiempo de vida útil y tasas de depreciación .................................................. 54

Tabla 30 Registro de la depreciación ....................................................................................... 55

Tabla 31 Contabilización de la depreciación ........................................................................... 55

Tabla 32 Contabilización de los gastos de dietas..................................................................... 56

Tabla 33 Pagos de combustibles, electricidad, telefonía e internet ......................................... 56

Tabla 34 Reembolso a caja de los fondos utilizados ............................................................... 56

xv

Índice de Figuras

Figura 1 Organigrama de la Empresa ...................................................................................... 19

Figura 2 Nivel Académico ....................................................................................................... 24

Figura 3 Despacho y Verificación de Procesos ....................................................................... 25

Figura 4 Creación de un Manual de Procedimiento ................................................................. 26

Figura 5 Existencia de Manual ................................................................................................ 27

Figura 6 Ambiente Laboral ...................................................................................................... 28

Figura 7 Cumplimiento de Objetivos ....................................................................................... 29

Figura 8 Flujograma de la información ................................................................................... 33

Figura 9 Organigrama del área contable – financiera .............................................................. 33

Figura 10 Flujograma del proceso ........................................................................................... 37



1

CapítuloI

El problema

Planteamiento del problema

Las organizaciones se encuentran integradas por elementos: humanos, materiales y

técnicos, destinadas a ejercer actividades con fines económicos o comerciales. Y para que

esto se lleve a cabo, necesitan tener un buen desempeño, es así como se realiza un desarrollo

de estrategias utilizando técnicas administrativas, que tengan como objetivo obtener la mayor

eficiencia de los recursos que posee la organización.

Hoy en día un Manual de Procedimientos es un instrumento vital para las organizaciones,

porque ayudan a registrar y transmitir, sin distorsiones, una serie de información básica para

el funcionamiento de las unidades administrativas de la organización. La información de los

manuales permite que el recurso humano aprenda a tener una orientación precisa de las

actividades a ejercer dentro de su unidad administrativa. Los manuales en la práctica son

considerados de suma importancia, pues estos dan referencia para la instrucción del nuevo

personal y contribuye a que los procesos se mantengan sostenibles.

Los procedimientos administrativos a nivel mundiales transforman en rutinas, y aunque

con el pasar del tiempo se distorsionan, siguen siendo las mismas tareas cotidianas. Gracias al

grado de especialización existe una división de trabajo, la cual se ve necesario el uso de una

herramienta que establezca los lineamientos para el desarrollo de cada actividad dentro de la

organización. Es así como los manuales administrativos son una alternativa para este

problema, pues son documentos organizativos que tienen como finalidad plasmar la

información clara, sencilla y concreta de actividades del personal administrativo. Esta

herramienta ayuda a la organización a alcanzar sus metas y objetivos, obteniendo buenos

resultados para la misma.

2


procedimientos administrativos, anteriormente como no existían entidades reguladoras, pues

no se percataban de tener tal manual, el cual les facilita el trabajo a toda su organización. Con

el pasar del tiempo esto fue cambiando y las organizaciones fueron mejorando tanto así que

ahora vemos manuales de procedimientos para áreas administrativas; cabe mencionar que son

pocas las empresas que han diseñado su propio manual de procedimientos. Una característica

clave es el tipo de empresas y tamaño. Como sabemos una empresa pequeña no podría tener

un sistema operativo de trabajo, sino cargos directos en el que el administrador puede

encargarse, a diferencia de una industria que debería tener orden para los procesos que

realizan en cada área administrativa.

Tal es el caso de la empresa ESTAR, C.A., dedicada al procesamiento y empacado de

camarones producido en cautiverio para el mercado internacional, siendo constituida en abril

de 1981, por el Sr. Esteba Quirola, y ubicada en la Provincia del Guayas, cantón Eloy Alfaro,

ciudad de Durán. En ESTAR C.A. se presentan las siguientes situaciones: El proceso de

compras de insumos es muy demorado, igual que el proceso de pago de facturas a los

proveedores y los documentos que sustentan las transacciones es revisado por muchas

personas y ocasionalmente, más de una vez por la misma persona. En un análisis preliminar

identificamos que la causa principal es que no se ha diseñado el proceso administrativo de

acuerdo con las necesidades de la empresa. Esta situación ocasiona bajo nivel de eficiencia

de las áreas administrativas contables - financieras, puesto de manifiesto en los errores

cometidos en el registro de las transacciones comerciales. Así como en el descontrol de los

activos de la empresa.

Para tratar de subsanar la situación antes descrita, es necesario diseñar un Manual de

Procedimientos para el área contable - financiera, brindándole al personal de esta área de la

empresa ESTAR, C.A. la herramienta necesaria para el conocimiento de los procesos y

3

demás funciones que deberán cumplir. Al igual que sirve de apoyo a la organización, al

momento de la contratación de algún personal, ya que obtienen los requisitos necesarios que

debe cumplir el personal a emplear que requieren para ocupar el puesto solicitado en el área

contable - financiera.

En consecuencia, todas las organizaciones deben poseer un Manual de Procedimientos

contables - financieros, que permita a sus trabajadores desempeñar sus funciones en armonía

y de manera organizada. Ya que facilita el buen desenvolvimiento en los procesos contables y

financieros de la organización, la ausencia del mismo provocaría desconcierto entre los

trabajadores, debido a la falta de conocimiento de las funciones y responsabilidades

implícitas que debe realizar cada cargo.

Formulación del problema

¿Qué efecto tendría el diseño de un manual de procedimientos administrativo para el área

contable y financiera de la empresa ESTAR C.A.?

Sistematización.

¿Cuáles son los procesos y actividades administrativas relevantes del departamento de

contabilidad y finanzas?

¿Cómo identificar las debilidades en los procedimientos deeste departamento?

¿Cómo hacer sostenible los cambios en los procedimientos administrativos del área

contable y financiera de la empresa?

¿Cuáles serán los cambios que se deben implementar a corto plazo para dinamizar los

procesos?

Justificación de la investigación

El desarrollo del presente proyecto permite el mejoramiento de los procesos

administrativos del área contable y financiera de la empresa ESTAR C.A., gracias al diseño

del Manual de Procedimientos del área contable - financiera, convirtiéndose en una

4

herramienta de gestión necesaria para la toma de decisiones, describiendo con claridad todas

las actividades y funciones de esta área de la organización.

Justificación Teórica.

Está investigación da a conocer, la importancia de tener un manual de procedimientos

administrativos para el área contable – financiera que permita contribuir con el estudio y

análisis de los procesos de apoyo en las empresas, de tal manera que complementen o

agreguen valor a los procesos estratégicos de las organizaciones, ya que en ella se enfoca un

diagnóstico de la estructura organizativa de la empresa ESTAR, C.A., teniendo como campo

de acción el mejoramiento al proceso y desarrollo funcional del mismo.

Justificación Práctica.

El Diseño del Manual de Procedimientos para el área contable – financiera, permitirá a la empresa

ESTAR C.A., tener el conocimiento de los deberes y obligaciones que debe cumplir el

personal encargado de dicha área administrativa, de esta forma podrá realizar procesos de

capacitación, que permitan desarrollar las habilidades necesarias para el cumplimiento de los

objetivos previstos, dado a que existirá profesionalismo, eficiencia y sensibilidad social por

parte de los trabajadores.

Justificación Metodológica.

Este proyecto aporta a un proceso metodológico, el cual busca mejorar el desempeño de

las actividades de cada persona dentro de su cargo y de los procesos administrativos en

conjunto; trayendo como beneficio el buen desempeño y eficacia de los logros esperados en

cada una de las funciones desarrollada en el área contable - financiera. De igual manera,

ayudara a investigadores, a reforzar los conocimientos de un manual administrativo, como

también la formulación, planificación y desarrollo de proyectos de investigación a nivel

académico y profesional.

5

Objetivos de la investigación

Objetivo General.

Diseñar un manual de procedimientos administrativos para el área contable – financiera

que ayude a mejorar los procesos contables y de la información tributaria de la empresa

ESTAR C.A.

Objetivos Específicos.

Realizar levantamiento de información de los principales procesos administrativos del

áreacontable – financiera de la empresa, analizar y evaluar la situación actual de dichos

procedimientos.

Obtener los objetivos de los accionistas para sintonizar los procesos de la empresa

con dichos objetivos.

Definir la estrategia para garantizar la sostenibilidad de la mejora introducida en los

procesos administrativos.

Delimitación

El presente proyecto se realizará en las instalaciones del área administrativa de la empresa

ESTAR C.A., ubicada en la calle Bolivia 102, de la ciudadela Abel Gilbert, Cantón Eloy

Alfaro, de la ciudad de Duran. El proceso investigativo se desarrollará durante el segundo y

tercer trimestre el año 2016. La población es finita porque está comprendido por las

principales áreas administrativas de la empresa. El enfoque de la investigación es el estudio

de los procesos administrativos de la empresa y no pretende investigar y/o identificar fraudes

o errores.

Hipótesis y Variables

6

Hipótesis.

El diseño de un manual de procedimientos administrativos para el área contable –

financiera ayudará a mejorar los procesos contables y de información tributaria de la empresa

ESTAR C.A.?

Variables.

Variable independiente.

Elaboración de manual administrativo.

Variable dependiente.

Ayudar a mejorar los procesos contables y de información tributaria de la empresa

ESTAR C. A.

7

Operacionalización de las variables.

Tabla 1Operacionalización de variables: Independiente y Dependiente.

Variables Definición

Conceptual

Definición

Operativa Dimensiones Indicadores Pregunta Instrumento Técnica

Independiente

Elaboración de

manual

administrativo.

Son

documentos

guía, dinámicos,

de fácil lectura

y manejo, que

transmiten de

forma completa,

sencilla,

ordenada y

sistemática la

información de

una

organización.

Proceso

efectuado por la

organización,

diseñado como

guía para los

procesos

internos y

externos, con el

único fin de

alcanzar los

objetivos

propuestos.

Desarrollo de

procedimientos

administrativos

para el

mejoramiento de

la gestión de la

empresa.

Indicadores de

gestión.

Capacidad de

administración

contable

financiera.

Cuestionario Entrevistas

Dependiente

Mejorar los

procesos

contables y de

información

tributaria.

Optimizar los

procesos

administrativos

y contables

financieros.

Eficiencia en los

procesos

contables

financieros que

redunden en el

cumplimiento

de los objetivos.

Proporcionar

informaciones

oportunas y

confiables

recogidas en los

estados

financieros.

Indicadores de

gestión.

Capacidad de

administración

contable

financiera.

Cuestionario Entrevistas

Nota: Información recopilada para el presente proyecto de titulación.

8

Capítulo II

Marco Referencial

Antecedentes de la investigación

Para desarrollar la propuesta del Diseño de un Manual de Procedimientos en el área

Administrativa de la empresa ESTAR C.A., la investigación posee una base para obtener la

información adecuada al objeto de estudio, es tanto así que gracias a la exposición de otros

trabajos de investigación, ayudan de referencia a la presente investigación.

Según Gonzales (2014), en su tesis “Diseño De Un Manual De Procedimiento

Administrativo Para La Armada Del Ecuador”, tuvo como objetivo mejorar los procesos

administrativos dentro de La Armada Del Ecuador. El resultado obtenido representa que los

manuales de procedimientos administrativos son de suma importancia en una organización

puesto que en estos se emplean los procedimientos que debe llevar a cabo cada empleado en

su cargo y así no haya multiplicidad de trabajos.

Según Zambrano (2011), en su tesis “Diseño De Un Manual De Procesos En El Área

Administrativa de la Compañía Circolo S. A.”, considero elaborar un manual de

procedimientos según un estudio analítico de los procesos en el área administrativa, con la

finalidad de tener lineamientos que beneficien a la administración de Circolo S. A.se

determina que al establecer lineamientos en el área administrativa se obtendrá un mejor

control, ya que dentro de tal área se maneja información de suma importancia y es vital para

la empresa, al igual que un alto juicio profesional que otorga una buena toma de decisiones.

Según Guerrero (2012), su objetivo en su tesis “Manual De Procesos Administrativos

De La Cooperativa De Vivienda Techo Propio” es, definir los procesos de cada cargo

administrativo para que la Cooperativa sea competitiva gracias al manejo de la

administración. Al diseñar un manual de procesos ayudara a la empresa a tener un buen

control, pues este garantiza el buen desempeño de las actividades organizacionales, limitando

9

a los cargos, a ejercer sus propias funciones y llevar a la empresa a cumplir estándares de

calidad.

Estos trabajos de investigación guardan similitud con referencia a la variable a resolver,

los procedimientos definen una actividad específica, para ello se debe tener un gran

conocimiento de las actividades que se realiza en la empresa, y es ahí donde estas son

plasmadas en un documento formal con el fin de utilizar los recursos necesarios y facilitar la

ejecución de procesos. El manual de procedimientos estará al alcance del personal

administrativo.

Marco Teórico

Teorías. Manual.

Hamilton, A. (2006): Los Manuales son una de las herramientas más eficaces para

transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada

hasta ese momento sobre un tema. Las mejores herramientas administrativas son los

Manuales porque en una organización estas normalizaran la operación. Un Manual es un

instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los

órganos de una institución, y es así como se convierte en un documento, indicando quien

realizará las actividades han de desempeñarse, de tal forma que se constituyen en una guía

para el personal que ha de realizarlas.

Tipos de manuales.

Hamilton, A. (2006): Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se

designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su alcance; a) Generales o de aplicación universal, b) Departamentales o de aplicación

específica, c) De puestos o aplicación individual.

10

Por su contenido; a) De organización, b) De políticas, c) De procedimientos, d) De

contenido múltiple (manual de Técnicas).Por su función específica o área de actividad; a) De

personal, b) De ventas, c) De producción o ingeniería, y, d) De finanzas.

Manuales de organización.

C.L.Littlefield (1960): Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa

y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.

Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades

de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización,

descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas. Los manuales de

organización se usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de

organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la organización, los

cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. El

manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de

trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

Manuales de procedimientos.

Gómez Ceja, (1997): Los manuales de procedimientos, también llamados manuales de

operación o métodos de trabajo, es el documento que contiene la descripción de las

actividades que deben seguirse en la relación de las funciones de una unidad administrativa.

Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su

responsabilidad y participación. El manual de procedimientos y normas describe en detalle

las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su

ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con

dichos procedimientos.

11

Manuales de puestos

También llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los

procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no

solo contiene la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse, es un

manual de organización y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de

contenido múltiple.

Manuales de personal.

También llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina,

manual de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre

administración de personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios; a) Para el

personal en general, b) Para los supervisores, y, c) Para el personal de departamento o unidad

de personal.

Importancia del manual

El manual de procedimientos tiene como propósito fundamental servir de soporte para

el desarrollo de las acciones, que en forma cotidiana la entidad debe realizar, a fin de cumplir

con cada competencia particular asignadas por mando constitucional o legal, con la misión

fijada y lograr la visión trazada.

Utilidad del manual

Los manuales son de gran utilidad ya que cuenta con varias ventajas que se menciona a

continuación:

1. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

2. Auxilian en la inducción al puesto.

3. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

4. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el

desarrollo de las actividades de rutina.

12

5. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la

información.

6. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

7. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

8. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y

desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

9. Son guías del trabajo a ejecutar.

Procedimientos

Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como

dos o más personas realizan un trabajo. Un manual de procedimientos es el documento que

contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones

de una unidad administrativa. El termino procedimiento tiene la acción de proceder de una

forma. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse

de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Un procedimiento administrativo, por su parte, se compone de diversas etapas cuyo objetivo

es emitir, al final del proceso, un acto administrativo.

El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben

desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se

debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.

Importancia de los procedimientos

Los procedimientos que se usan dentro de una empresa, generalmente son informales y

los podemos observar fácilmente a través de las costumbres y hábitos de las personas. Los

métodos de procedimientos que son escritos, además de asegurar la repetitividad de un

13

trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino seguro previamente

probado. Además, al usarlo continuamente podrá estar capacitado para irlo mejorarlo.

Objetivo de los procedimientos

Usando adecuadamente los métodos y procedimientos escritos, las personas ganan las

cosas: precisión y velocidad. Si la persona es nueva, adicionalmente gana conocimiento

y experiencia. Usted puede beneficiarse igualmente, si en su organización, oficina, taller o

negocio asegura que para todos los trabajos claves del negocio se tenga métodos y

procedimientos escritos que documenten la mejor experiencia de la organización.

Procedimiento para elaborar procedimientos

Primero

El coordinador de la elaboración de manual capacita y adiestra a los

directores, gerentes, jefes, supervisores, responsables de área y auxiliar

de la organización en la elaboración de políticas y procedimientos.

Puede dar un curso balanceo de teóricas y prácticas, una o dos horas por

semana a lo largo de 6 o 8 semanas.

Segundo

El coordinador pide a cada participante que haga una lista de las

principales políticas y procedimientos en su área.

Tercero

El practicante en lista por orden de importancia las políticas y

procedimiento de su área.

Cuarto El participante selecciona las políticas y procedimientos más

importantes que se requiere desarrollar en su área.

Quinto

El participante empieza a elaborar la política o procedimiento

seleccionado, iniciando con la elaboración del diagrama de flujo

Correspondiente. Si no domina el proceso puede entrevistar y observar a

los “expertos” correspondientes que hacen y cómo lo hacen, para tener

información suficiente que permitan documentar una política o

procedimiento realista.

Sexto

El elaborador del procedimiento presenta a todo el grupo

involucrado, el diagrama de flujo para hacer una revisión conjunta con

ellos, que incluyan los criterios, punto de vista y mejores prácticas de los

demás participantes, asegurando así, que el procedimiento cumple

adecuadamente con su propósito.

14

Séptimo

El elaborador desarrolla su política o procedimiento de acuerdo a

los lineamientos del procedimiento maestro.

Octavo

El elaborador de la política o procedimiento de cada área continúa

con la elaboración de las demás políticas y procedimientos antes

enlistados.

La persona que elabora los procedimientos debe ser de preferencia un “experto” en el

tema que va a documentar. Si no es el “experto”, el procedimiento se tornara como una

propuesta inicial a partir de la cual los involucrados pueden hacer sus observaciones y

mejoras correspondientes.

El mejoramiento de los procedimientos.

La forma para fortalecer los procedimientos y que estos mejoren, es poniéndolos por

escrito para que así puedan ser usados, revisados, analizados, depurados y mejorados de una

manera formal. Por políticas generales se debe establecer que dichos procedimientos sean

revisados una o dos veces al año, por si acaso algún cambio en ellos. Esto parece ser tedioso

pero a la larga se ve plasmados y el valor de información y conocimientos.

Palabras Claves.

Manual

Según definicionabc.com define al término manual que ostenta dos acepciones

diferentes que coinciden en que ambas son ampliamente utilizadas por el común de la gente.

Administración

Iván Thompson (2008) define a la administración como el proceso de planificar,

organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el

propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

15

Organización

Simón Andrade Espinoza (2007) define a la organización como la acción y el efecto de

articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la

consecución de un fin concreto".

Participación

Clara Murguialday indica que el concepto de participación viene siendo profusamente

utilizado en el campo de la planificación del desarrollo para referirse a la necesidad de que

los colectivos destinatarios de las políticas, programas y proyectos se involucren activamente

en el logro de las metas y beneficios del desarrollo.

Proceso

Koontz O´Donnell (2008) define al proceso como una función administrativa que

consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las políticas, los

procedimientos y los programas de una empresa.

Toma de decisiones.

Drucker (2006), plantea que la toma de decisiones es un proceso que se da en seis

etapas: clasificar el problema, definir el problema, delimitar el problema, identificar lo que

satisfará totalmente a las condiciones del problema, establecer las acciones a realizar y

quiénes las realizarán, y obtener retroalimentación para comprobar la eficacia de la decisión.

Simón (citado por Effy, 2008) define toma de decisiones, aquella que se desarrolla en

tres fases: inteligencia, diseño y elección. En la siguiente tabla se desglosan las tres fases de

la toma de decisiones.

16

Tabla 2 Toma de Decisiones

INTELIGENCIA

Recopilación de datos del interior de la organización.

Recopilación de datos del exterior de la organización.

Recopilación de información de los modos posibles de

resolver el problema.

DISEÑO

Organizar los datos; seleccionar un modelo para procesar los

datos.

Elaborar propuestas de acciones posibles y razonables.

ELECCIÓN Seleccionar un curso de acción.

Nota: Información recopilada para el presente proyecto de titulación.

Marco Contextual

Empacadora Estar, C.A. es una empresa dentro de la industria de empresas de pescado

y marisco en Durán, Guayas. La organización es ubicada en Calle Bolivia #102. Esta empresa

privada se fundó en el año 1981 (hace 33 años). Empacadora Estar, C.A. ha estado operando

26 años más que lo normal para una empresa en Ecuador, y 21 años menos que lo típico para

empresas de pescado y marisco. La empresa tiene 250 empleados (estimado). Una empresa

en Guayas tiene, en promedio, entre 6 y 21 empleados, ósea que Empacadora Estar, C.A.

tiene un poco más empleados que el promedio. La empresa tiene origen ecuatoriano y es

especializada en la comercialización, extracción y procesamiento de pescado.

La empresa actualmente forma parte del grupo Quirola, pues está formado por varias

empresas especializadas en las áreas agrícola, acuícola, comercial e industrial, con décadas de

actividad en el Ecuador. A continuación presentamos gráficos sobre la información obtenida

actualmente de parte de la SUPERCIAS.

Actividad: Venta al por mayor de camarón congelado

Fecha de creación: 21 de Abril de 1981 Cantón: Durán Provincia: Guayas

Grupo Quirola

El Grupo Quirola está formado por varias empresas especializadas en las áreas agrícola,

acuícola, comercial e industrial, con décadas de actividad en el Ecuador. Desde su

17

establecimiento, el Grupo Quirola exporta sus productos a Norteamérica, Europa, Asia y el

resto del mundo, siendo hoy su marca, Quirola, ampliamente reconocida y apreciada como la

investidura de un producto de calidad superior en los más exigentes mercados

internacionales, habiéndose constituido en un referente de excelencia, confianza,

profesionalismo y experiencia.

Misión

Liderar con excelencia el mercado de exportaciones agrícolas y acuícolas del Ecuador y

sus actividades comerciales e industriales relacionadas a través de productos y servicios de

alta calidad y una óptima atención a nuestros clientes, manteniendo nuestros recursos

humanos en constante fortalecimiento y apego estricto a las leyes laborales.

Visión

Una empresa fuerte, sólida, generadora de riqueza, firmemente posicionada en el

entorno nacional e internacional, que haya alcanzado un alto reconocimiento de calidad, con

clientes convertidos en amigos leales, un recurso humano comprometido con la empresa, y

líder en el desarrollo de la producción bananera, camaronera y cacaotera del Ecuador.

Objetivos

1. Fortalecer nuestra Figura de SEGURIDAD mediante políticas de:

a. Trazabilidad en un 100% con producción propia, sin intervención de terceros

b. Permanentes y exigentes controles de proceso

c. Productos orgánicos

d. Transmitir plenas garantías al consumidor

e. Certificación BASC de seguridad

f. Certificación GLOBAL G.A.P.

2. Honrar el fiel CUMPLIMIENTO de nuestros compromisos mediante:

a. Seriedad en los contratos, brindando estabilidad

18

b. Disponibilidad permanente de productos

c. Gran capacidad de producción y proceso

d. Precios de mercado altamente competitivos

e. Lealtad incondicional con muchos años de relaciones con clientes como Del Monte,

Chiquita, Dole, entre otros.

3. Certificar la óptima CALIDAD de nuestros productos:

a. Nos hemos ajustado a las exigentes normas y especificaciones de calidad del mercado

por más de 30 años

b. Contamos con las certificaciones ISO 9001, ISO 14001, GLOBAL G.A.P., y

próximamente Rain Forest.

c. Producimos para las comercializadoras y exportadoras transnacionales más importantes

como Del Monte, Chiquita y Dole

d. Excepcional duración de la vida del producto en percha

e. Fruta con excelente apariencia cosmética

f. Más de 40 años de experiencia en los mercados mundiales con productos garantizados

Quiénes Somos

Ecuador es un país que cuenta con cuatro regiones importantes: costa, sierra, oriente y

las Islas Galápagos. Nuestro suelo y nuestra agua alojan fauna y vegetación únicas en el

mundo y, así mismo, sustentan y nutren una rica variedad de productos que hoy,

orgullosamente, el Grupo Quirola ofrece al mundo. En Ecuador, el Grupo Quirola es una

organización formada por varias empresas especializadas en las áreas agrícola, acuícola,

comercial e industrial, siendo nuestra marca, Quirola, ampliamente reconocida y apreciada en

todos los mercados internacionales

19

Figura1 Organigrama de la Empresa

Figura elaborada a partir de la información recopilada.

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE GENERAL

JEFE CONTABILIDAD

TESORERIA ASISTENTE CONTABLE

AUXILIARES CONTABLES

JEFE COMERCI

O EXTERIOR

ASISTENTES

JEFE COMPRAS

AYUDANTES DE

COMPRAS

JEFE TALENTO HUMANO

ASISTENTES

JEFE SISTEMAS

JEFE BODEGA

ASISTENTE

JEFE TRANSPORTE

ASISTENTES

CHOFERES PROFESIONALES

LAVADORES DE CAMIONES

LAVADOR DE GAVETAS/BIN

S

HIELEROS

JEFE BIENESTAR SOCIAL

COCINA

JEFE MANTENIMIENTO

ASISTENTE

GASFITEROS

MECANICOS

PINTORES

SOLDADORES

REFRIGERACION

SERVICIOS GENERALE

S

LAVANDERIA

SUPERVISOR ELECTRICO

AYUDANTE ELECTRICO

JEFE SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL

DPTO. MEDICO

JEFE SEGURIDAD

SUPERVISOR

ASISTENTE

MONITOREO

SEGURIDAD VICOSA

JEFE CAMARAS

ASISTENTE

PERSONAL DE CAMARA

JEFE PRODUCCION

ASISTENTE SUPERVISORES DE PLANTA

PERSONAL DE PLANTA

JEFE CONTROL DE

CALIDAD

SUPERVISORES

ASISTENTE

ASISTENTE DE GERENCIA DPTO. LEGAL

20

Marco Conceptual.

Manual

Libro en que se comprendía lo más sustancial de una materia. Libro en que los hombres

de negocios van anotando provisionalmente y como en borrador las partidas de cargo o data,

para pasarlas después a los libros oficiales, si están obligados a llevarlos ,por ejercer el

comercio.

Administración

Conjunto de los organismos de gobierno de una nación o de una entidad política

inferior. Conjunto de los organismos destinados a la gestión y el funcionamiento de una

parcela determinada de la vida social.

Organización

Acción y efecto de organizar u organizarse. Asociación de personas regulada por un

conjunto de normas en función de determinados fines. Disposición, arreglo, orden.

Participación

Aviso, parte o noticia que se da a alguien. Parte que se juega en un número de lotería.

Billete en que consta. Parte que se posee en el capital de un negocio o de una empresa.

Proceso

Acción de ir hacia delante. Transcurso del tiempo. Conjunto de las fases sucesivas de

un fenómeno natural o de una operación artificial. Conjunto de actos y trámites seguidos

ante un juez o tribunal, tendentes a dilucidar la justificación en derecho de una determinada

pretensión entre partes y que concluye por resolución motivada.

Procedimiento

Acción de proceder. Método de ejecutar algunas cosas. Actuación por trámites

judiciales o administrativos.

21

Marco Legal.

La empresa Estar C.A. según su constitución realizada el 26 de enero de 1981, en la

ciudad de Guayaquil, establece que estará regulada por tres leyes prioritarias, las cuales son:

Ley de Compañías.

Ley de Pesca y Desarrollo pesquero.

Ley de Fomento Industrial.

Estas serán las leyes base para el funcionamiento de la empresa, puesto que la empresa

se dedicara a las tres fases de pesca: extracción, procesamiento y comercialización.

Según la Ley de Compañías.

Art. 2.- Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber:

La compañía en nombre colectivo;

La compañía en comandita simple y dividida por acciones;

La compañía de responsabilidad limitada;

La compañía anónima; y,

La compañía de economía mixta.

Este articulo resalta el tipo de compañía que es ESTAR C.A. siendo esta una sociedad

anónima, incluso está estipulada en la constitución de la empresa el 26 de enero de 198, ante

el Dr. Gustavo Falconí Ledesma abogado y notario del cantón.

22

Capítulo III

Marco Metodológico

Diseño de la investigación.

El término diseño según Palma, Ventura y Quintanilla (2015), se refiere “al plan o

estrategia donde se concibe la información que se requiere”. Puesto que esta se emplea para

establecer y obtener un bien común, es así como emplearemos un diseño de un manual de

procedimientos administrativos, en la organización o campo mencionado.

La reciente investigación es de campo la cual, según Gonzales (2014), la define como

“la disciplina que elabora, sistematiza y evalúa el conjunto del aparato técnico

procedimental del que dispone la Ciencia” (p.52), en este caso la información se obtiene en

el lugar en la cual ocurren los hechos, siendo este la empresa a estudiar, ósea la empresa

ESTAR C.A.

Tipo de Investigación.

El estudio de la presente investigación consta de tres tipos de investigación las cuales

son con fines prácticos y estos relacionan con los objetivos planteados en la organización

elegida. Dicha investigación nos conlleva al tipo de investigación descriptiva, puesto que esta

nos describe mejor los procedimientos a los cargos que ejerce la empresa en el área

administrativa.

Es explicativa porque se centra en diseñar un manual de procedimientos en el área

administrativa, para que dicho personal en el área se guie por medio de procesos que serán

establecidos en un manual, por eso la información que se obtenga a través de la investigación

proporcionará puntos claves para el desarrollo de la propuesta.

Por último nuestra investigación es analítica, ya que nos permite analizar el campo en el

cual está establecido nuestra investigación, a base de resultados estadísticos que están

aplicados a la investigación, entonces la verificación de dichos resultados harán que nos

23

muestre el impacto que tendría diseñar un manual, en el cual el área administrativa de la

empresa ESTAR C.A. se rija.

Población y muestra.

Población

Según Jany (2012) define como población “A la cantidad de elementos o individuos

que tienen ciertas características similares y sobre las cuales se desea hacer inferencia”

(p.130),es decir la población será el universo en el cual está inmerso nuestra investigación,

concluimos que la empresa ESTAR C.A. tiene 250 empleados incluyendo el personal

administrativo, intermedio y operativo.

Muestra

Para Kinnear (2011) “Muestra es la parte de la población que se selecciona y la cual se

obtiene información para el desarrollo del estudio” (p.50),es decir que de nuestro universo o

población escogeremos una porción esta puede ser todo el personal administrativo y parte del

personal operativo, así nuestra investigación tendrá un campo finito al cual referirse.

Tabla 3 Muestra

PERSONAL NUMERO

Gerentes 12

Asistentes de gerencia 12

TOTAL 24

Nota: Información recopilada para el proyecto.

Técnicas e instrumentos de investigación.

Para obtener la información necesaria a nuestra investigación sobre el diseño de un

manual de procedimientos en la empresa ESTAR C.A., requerimos utilizar lo siguiente.

Encuesta.

Según Sandhusen (2013), “las encuestan obtienen información sistemáticamente de los

encuestados a través de preguntas, ya sean personales, telefónicas o por correo” (p.78).

24

Entonces concluimos que las encuestas son un conjunto de preguntas acerca de un tema

específico, que ayudara en estudios a fin. Para nuestra encuesta que se realizó en el campo de

la empresa ESTAC.A se estableció 6 preguntas (Apéndice _).

Entrevista.

Según Sampieri (2011), afirma que “las entrevistas se obtienen de la información de los

sujetos de estudio, proporcionada por ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias”

(p.80). Es decir que con ella podemos conocer puntos claves y como esta entrevista será

dirigida al gerente general de la empresa ESTAR C.A. determinaremos que tan factible es el

diseño de una manual para el área administrativa, esta entrevista tendrá una duración de 10

min máximo.

Análisis de resultados.

Análisis de los resultados obtenidos en la encuesta.

1. Según su nivel académico usted desempaña su trabajo de acuerdo a la profesión.

Tabla 4 Nivel Académico

OPCION RESULTADO PORCENTAJE

SI 21 87,50%

NO 3 12,50%

TOTAL 24 100,00%

Nota: Los valores obtenidos en esta tabla se dieron de acuerdo a los resultados

obtenidos por el personal de gerencia y sus asistentes, la encuesta fue realizada con el

fin de obtener valores reales.

Figura2 Nivel Académico

Figura de los valores obtenidos después de la encuesta son expresados en porcentajes, es así como

se ve en el grafico la diferencia de un sí y no en nuestra primera respuesta.

87%

13%

Nivel Academico SI NO

25

Interpretación: El 87% de los empleados (gerentes y asistentes) según la encuesta

realizada nos indica que su nivel académico si es el adecuado a su profesional laboral, pero

el 13% de la misma nos indica que su nivel académico no es acorde a la actividad laboral

que realiza dentro de la empresa.

2. ¿Al despachar los procesos se realizan como van llegando y a su vez se verifican al

ser finalizados?

Tabla 5 Despacho y Verificación


SI 24 100,00%

NO 0 0,00%

TOTAL 24 100,00%

Nota: Los resultados de esta tabla o cuadro se debe a las encuestas que se realizó al

personal de gerencia y sus asistentes.

Figura3 Despacho y Verificación de Procesos

Nota: Los resultados mostrados e esta grafica van de acuerdo a la tabla o cuadro #2, donde la

opciones de respuestas son directas bien sea SI o NO.

Interpretación: Según la encuesta realizada nos indica que los gerentes y asistentes si

realizan los despachos de los procesos como van llegando y así que se concluye que no

acumulan tareas tal que estos se agilitan de manera responsable cumpliendo así las metas que

se proponen. Por otro lado también demuestra que si hay la verificación a tales procesos al

ser finalizados y es de esta manera que se sabe si está bien o no el trabajo realizado; si existe

una anomalía durante el proceso podrán corregirlo antes de que los documentos sean

revisados por la máxima autoridad de la empresa.

100%

0% Despacho Y Verifacacion SI NO

26

3. ¿Usted cree que es necesario que se realice un manual de procedimiento para la

empresa ESTAR C.A.?

Tabla 6 Creación De Manual


De Acuerdo 24 100,00%

Desacuerdo 0 0,00%

TOTAL 24 100,00%

Nota: Según la encuesta realizada dentro de la empresa en sus respectivas áreas,

consultamos a su gerente y asistentes si es necesario el tener un manual de

procedimiento.

Figura4Creación de un Manual de Procedimiento

Figura diseñada al concluir con la encuesta y tabular los resultados obtenidos, se realiza un gráfico

estadístico para ejemplificar de mejor manera los valores.

Interpretación: El 100% de nuestro resultado corresponde a la opción de acuerdo a la

creación y diseño de un manual de procedimientos administrativos, en las áreas necesarias o

en las de mayor importancia, así conseguimos llegar a una empresa que cumpla sus objetivos

y que sepa desempeñarse mejor en sus actividades laborales.

4. Conoce usted. ¿La existencia de un manual de procedimientos administrativos, el

cual se encargue de analizar los procesos administrativos y estos lleguen ser de una manera

entendible?

Tabla 7 Existencia de un Manual


SI 4 16,67%

NO 20 83,33%

TOTAL 24 100,00%

Nota: Según la encuesta realizada dentro de la empresa en sus respectivas áreas,

consultamos a su gerente y asistentes si es necesario el tener un manual de

procedimiento.

100%

0% Creación De Manual De Acuerdo

Desacuerdo

27

Figura5 Existencia de Manual

Figura de la comparación de Si o NO en la respuesta a esta pregunta la estructuramos mejor en un

gráfico estadístico, donde apreciamos mejor la respuesta.

Interpretación: Según el resultado de la encuesta un 83% del personal no conoce sobre

la existencia de un manual de procedimiento administrativo, al igual que un análisis de los

procesos donde esto afecta a los objetivos que posee la empresa, pero la diferencia de los

encuestados (17%) respondió que si conocen o han oído nombrar dicho manual de

procedimientos administrativos pero no se profundizan en el tema ya que los procesos

establecidos no son de mayor entendimiento, al igual que se analiza los procesos que realiza

cada área de la empresa.

5. ¿Cómo califica el ambiente laboral (recursos, personal, clima) es recomendable para

usted?

Tabla 8 Ambiente laboral


Excelente 2 8,33%

Muy Bueno 2 8,33%

Bueno 16 66,67%

Regular 4 16,67%

Malo 0 0,00%

TOTAL 24 100,00%

Nota: Según la encuesta realizada se propuso la pregunta del ambiente laboral para

poder analizar qué tan bueno es el ambiente de la empresa y sí que los empleados del

área administrativa se sienten a gusto.

17%

83%

Existencia de manual SI NO

28

Figura6 Ambiente Laboral

Figura donde se analiza que tan satisfechos está el personal de la empresa con relación a su

ambiente laboral, si es indicado como para que ellos laboren dentro de él, con este dato también

podemos analizar otro tema de investigación.

Interpretación: Para poder fortalecer los procesos administrativos según un manual

necesitamos saber cómo los empleados están a gusto con el ambiente laboral, es así como se

estructuro esta pregunta, donde los resultados obtenidos fueron un 67% o sea la mayoría

selecciono que su ambiente laboral es bueno, seguido de un 17% que estableció que es

regular y un empate del 8% de parte de excelente y muy bueno. Se llega a concluir que el

ambiente laboral debería ser innovado para que los empleados se sientan a gusto, lo

conveniente sería que fuese excelente.

6. ¿Considera usted que la empresa cumple sus objetivos?

Tabla 9 Cumplimiento de Objetivos


SI 18 75,00%

NO 6 25,00%

TOTAL 24 100,00%

Nota: Como datos de resultado a nuestra encuesta obtuvimos porcentajes de si la

empresa cumple sus objetivos con o sin manual de procedimientos.

8% 8%

67%

17%

0% Ambiente laboral Excelente

Muy Bueno

29

Figura7 Cumplimiento de Objetivos

Figura diseñadaal concluir con la encuesta y tabular los resultados obtenidos, se realiza un gráfico estadístico

para ejemplificar de mejor manera los valores.

Interpretación: Una empresa siempre se debe fijar si cumple los objetivos propuestos,

el fin de esta pregunta en nuestra encuesta es esa. Llegamos a obtener resultados donde el

75% del personal administrativo piensa que si se llegan a cumplirlos objetivos de la empresa,

pero su diferencia el cual es el 25% dice que no, por lo que entonces decimos que con el

diseño de un manual de procedimientos en el área administrativa ayudara a que los objetivos

se cumplan en un 100%.

Análisis general de los resultados obtenidos en la encuesta.

Luego de haberse realizado la técnica de encuesta, mediante la aplicación de un

instrumento de investigación, donde se seleccionó un cuestionario formulado por 6 preguntas,

de acorde a lo necesario para definir y obtener una respuesta a nuestra hipótesis, con una

muestra poblacional se procedió a realizar el levantamiento de información con el área

administrativa de la empresa ESTAR C.A. y de esta manera una vez recopilada ayude a la

ejecución de la propuesta.

Se tiene como interés el área administrativa de la empresa ESTAR C.A. por eso las

encuestas solo fue dirigida para los que conforman el área administrativa de la empresa, es así

como ellos mismos dan solución al planteamiento del problema. El objetivo de la encuesta

era conocer las falencias que existe en el área administrativa de acuerdo a sus procedimientos

a realizar y es de desde aquí que se tiene como fortaleza enfocar un diseño de manual de

procedimientos en el área administrativa y cumplir los objetivos propuestos por la empresa.

75%

25%

Cumplimiento de objetivos SI NO

30

Análisis de los resultados obtenidos en la entrevista.

Entrevista realizada al Presidente de la empresa ESTAR C.A.:

1. ¿Cuál cree Ud., que sería el impacto financiero en su empresa si se diseña un

manual de procedimientos en el área administrativa?

El impacto sería favorable, pues como sabemos una empresa siempre logra generar o

invertir en un bien que traiga ganancia, uno no invierte para perder, y al que se diseñe un

manual de procedimientos en el área administrativa obtendremos control, y gracias a ello

cumpliremos los procesos adecuado en cada área administrativa.

2. ¿Alguna vez han existido anomalías con los empleados porque no saben cómo

realizar su trabajo porque podría ser ocasionado por el duplicado de actividades?

Se ha observado que la falta de un manual de procedimientos, es aquel donde explica

los procesos que se debe llevar a cabo en cada actividad de las áreas administrativas, puesto

que a tal ausencia existe un duplicidad de trabajo, actividades y funciones de parte de los

empleados, pues si las anomalías están muy presentes en la empresa.

3. ¿De qué manera ha visto Usted que la falta de un manual afecte a la empresa en

general?

Una empresa como está estructurada, pues tiene su parte operativa, intermedia y

administrativa, donde cada una de estas partes debe poseer planeación, control y dirección, y

como toda empresa en su organigrama tiene un sistema cascada, este conlleva a que si el área

administrativa no está bien, como va a estar las sub áreas que están a cargo del área

administrativa, entonces si hay falencias en la cabeza organizacional, pues fácil la empresa se

vería en grandes problemas, como por ejemplo el no producir bien, que lleva a una baja de

ingresos y esto terminara afectando a todo el personal que labora en la empresa.

31

4. ¿Cuál es el tiempo más apropiado para financiar el diseño de una manual de

procedimientos en el área administrativa?

Lo más adecuado es financiarlo AHORA. Así en poco tiempo nuestra organización

empresarial se fortalecerá y la competencia no podrá a estar a nuestro nivel, como sabemos es

mejor estar un paso adelante que la competencia, pues a cualquier baja darle solución rápida.

Análisis del resultado obtenidos en la entrevista al Gerente.

Nuestro segundo instrumento de investigación fue la entrevista, la cual se concluyó con

éxito, gracias a la colaboración del Presidente de la empresa ESTAR C.A., como resultado de

la entrevista se obtuvo que el Presidente está de acuerdo con el financiamiento del diseño de

un manual en el área administrativa y de esta manera solucionar el problema que existe en la

empresa para lograr generar rentabilidad a futuro y ser más competitivos en el mercado. Con

la experiencia que posee ESTAR C.A. en el mercado se generara confianza a nuevos clientes

y nuevos mercados los cuales estarían dispuestos a comprar los productos.

Finalmente se observa que este proyecto es beneficioso para ESTAR C.A. ya que

mejorando su parte administrativa podrá tener mejor control que lo conllevara a una buena

estructura organizacional y no tendrá inconvenientes para poder producir, cobrar, pagar y

subsistir en el mercado.

32

Capítulo IV

Propuesta

Introducción

Para poder crecer e imponerse frente a la competencia se necesita, entre otras cosas,

de poseer una información confiable, real y oportuna; por lo que el diseño de un Manual de

Procedimientos Administrativos para el área contable – financiera, tiene que estar

direccionado en este propósito. En consecuencia las áreas contables y financieras son las que

reflejan en los Estados Financieros de las empresas, todas las acciones ejecutadas por el resto

de las áreas o departamentos. El no contar con este manual limita a la empresa situarse en una

posición favorable en relación al resto de las de su tipo a nivel local y nacional.

Con el diseño del manual, se posibilitará una mejora en la calidad de la información y

la atención al cliente, repercutiendo en una mayor eficiencia, eficacia y agilidad en los

procesos administrativos, eliminando la duplicidad de las funciones y el solapamiento de las

mismas, optimizando de esta manera los recursos y el logro de los objetivos propuestos.

Flujo de la información

En la mayoría de los manuales estudiados no se muestra el flujo de la información

dentro de las empresas y hacia fuera de la misma, por lo que primero se deben fijar estas

responsabilidades, en la figura siguiente se muestra cómo deben fluir las informaciones desde

el resto de las áreas y hacia el área contable – financiera.

33

Figura8Flujograma de la información

Figura diseñada para la propuesta del proyecto de titulación

Organigrama del área contable – financiera.

Figura9Organigrama del área contable – financiera

Figura diseñada para la propuesta del proyecto de titulación.

Área de talento

humano

Área contable -

financiera

Área de

compras

Área de

transporte

Área de comercio

exterior

Área de

producción

Área de

mantenimiento

Gerente General

Jefe Contabilidad

Tesorería Asistente contable

Auxiliar contable

34

En la elaboración de los organigramas se tiene que tener en cuenta que la estructura

que se diseña sea lo más plana posible, con el objetivo de eliminar puestos intermedios

innecesarios y que la información tanto hacia arriba como hacia abajo llegue los más rápido y

veraz posible.

Procedimientos del área contable – financiera

Introducción.

El presente manual de procedimientos contables – financieros para la empresa

ESTAR C.A. está diseñado para servir de guía para el registro, control y archivo de los

hechos económicos, de ahí que contenga el detalle de las actividades a ejecutar, incluyendo la

declaración de impuestos. Independientemente de la ayuda que ofrece a los trabajadores del

área contable y financiera, también sirve de soporte y guía a los nuevos empleados que se

incorporen.

Objetivo General.

Dotar al área contable y financiera de una herramienta que le sirva de guía para la

contabilización de los hechos económicos.

Objetivos específicos.

Describir de manera detalladas las actividades que se realizan en cada proceso

contable y financiero.

Establecer niveles de jerarquías y subordinación.

Diseñar los flujogramas de la información para cada proceso.

35

Alcance.

Los procedimientos recogidos en este manual serán de obligatorio cumplimiento por

parte de los trabajadores del área contable y financiera, quedando recogidos los mismos

dentro de las funciones de los empleados del área. Su revisión y posterior actualización se

realizara una vez al año, aunque el Gerente General puede disponer de manera extraordinaria

su actualización atendiendo a eventos fortuitos o no previstos.

Tabla 10 Procedimiento de cuentas por pagar e inventarios

Logotipo de la

empresa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

(PROPUESTA)

Código:

Rev: 00

Pag: 1 de

Proceso Contable.

Actividad Cuentas por pagar e Inventarios

Responsable Compradores y auxiliares contables

Descripción del proceso:

Detalla las principales actividades que intervienen en el proceso de compra de los

inventarios en general, así como por los servicios recibidos; estableciendo los requisitos

fundamentales que deben ser cumplidos por las áreas de compra y de contabilidad.

Objetivo general:

Comprar, ingresar a bodegas y contabilizar de forma oportuna los inventarios, así como las

obligaciones contraídas.

Objetivos específicos:

Efectuar los pagos a los proveedores en el tiempo previsto según los contratos firmados.

Disponer de los inventarios requeridos para el normal desenvolvimiento de la empresa.

Disponer de la información contable de manera veraz y confiable.

Normas del procedimiento:

Revisar que la documentación se encuentre correcta y cumpla con las disposiciones

internas.

Verificar que las facturas por servicios no se encuentren duplicadas.

No aceptar documentación que tenga borrones, enmiendas o tachaduras, así como se

encuentre ilegible.

Revisar que los documentos tengan las respectivas firmas que lo autorizan.

Las compras deben ser autorizadas por el Gerente General o en su defecto la persona en

la cual se delegue mediante documento que lo acredite.

Para efectuar las compras se debe tener un file de concurrencia con al menos tres

empresas que vendan un mismo producto.

Cuando se reciban los inventarios en la bodega tienen que venir acompañados de la

respectiva factura emitida por el suministrador.

Todos los inventarios en bodega tienen que estar controlados mediante el Kardex.

Los inventarios deben ser almacenados cumpliendo las normas establecidas a este

efecto, para evitar posibles deterioros en los mismos.

Los términos de pago a los proveedores serán los pactados en los contratos o documento

legal que avale la relación comercial.

36

La forma de pago será mediante cheque, obviando la emisión de cheques en blanco.

Los montos menores que sean necesarios pagar por caja serán autorizados por el

Gerente General.

Procedimientos:

Semanalmente el encargado de almacén o bodega, emitirá una información al resto

de las áreas de la empresa de las existencias de los inventarios en bodega.

Los jefes de área una vez revisado las existencias de inventarios, emitirán la solicitud

de compra de los materiales que requieren para su normal funcionamiento.

El Gerente general revisa las solicitudes, efectúa las consultas que entienda pertinente

y aprueba o no las solicitudes presentadas.

Los jefes de área anexan a la solicitud de compra por lo menos tres proformas de tres

empresas proveedoras.

Una vez realizada la compra, se dispone de un máximo de 24 horas para ingresar la

misma a la bodega o almacén.

En el momento de realizar el ingreso al almacén, el responsable del mismo de

conjunto con el comprador, realizan el conteo y verificación de la integralidad de los

inventarios adquiridos, enviando el informe de recepción al área contable.

El envío de la documentación al área contable, se debe realizar mediante documento

que avale la entrega y recepción de los mismos entre las dos áreas, esto se realiza para

delimitar responsabilidades ante extravío de la documentación, el documento tiene que tener

la fecha y hora de la entrega de la documentación.

La factura tiene que ir inmediatamente al área contable, y una vez recibido en esta

área el informe de recepción, la persona encargada de esta actividad en el área contable,

compara los productos recogidos en el informe de recepción en cuanto a descripción y

cantidad, llenando los espacios de precios e importe, en caso de faltante elabora la

documentación correspondiente.

El trabajador del área contable, una vez contabilizada la factura la entrega al área de

tesorería inmediatamente para que se proceda al pago, de igual forma la entrega de las

facturas se realizara mediante documento que avale la entrega y recepción de las mismas.

El trabajador del área contable emitirá los informes semanales del comportamiento

de las cuentas por pagar, así como de los saldos en las cuentas de inventarios, para que

contribuya a la toma de decisiones por la gerencia de la empresa.

El trabajador del área contable emitirá informes semanales de las irregularidades que

se detecten en el proceso de recepción y contabilización de los documentos recibidos.

El responsable del almacén o bodega, realiza la actualización del kardex por la

entrada y salida de productos, esta actualización se ejecuta en el momento de producirse las

operaciones descritas.

Nota: tabla diseñada para la propuesta planteada.

37

Figura10Flujograma del proceso


Encargado de almacén emite

información de las existencias

Contabilidad

Seguridad

Sistemas

Cámaras

Producción

Bienestar social

Transporte

Mantenimiento

Control de la

calidad

Seguridad y salud

ocupacional

Comercio exterior

Compras

Talento humano

Bodega

Gerente

General

Suministradores

38

Tabla 11 Procedimiento de cuentas por cobras y finanzas

Logotipo de la

empresa


(PROPUESTA)

Código:

Rev: 00

Pag: 1 de ____

Proceso Contable.

Actividad Cuentas por cobrar y finanzas

Responsable Gestores de venta y auxiliares contables


Detalla las principales actividades que intervienen en el proceso de venta de los productos para

comercializar y el ingreso a banco de dichas ventas; estableciendo los requisitos fundamentales que

deben ser cumplidos por las áreas de venta y de contabilidad.

Objetivo general:

Contabilizar de forma oportuna las ventas realizadas.


Efectuar los cobros a los clientes en el tiempo previsto según los contratos firmados.

Disponer de los ingresos requeridos para el normal desenvolvimiento de la empresa.

Disponer de la información contable de manera veraz y confiable.


Revisar que la documentación se encuentre correcta y cumpla con las disposiciones internas.

Verificar que las facturas por ventas se encuentren elaboradas correctamente.

No aceptar documentación que tenga borrones, enmiendas o tachaduras, así como se encuentre

ilegible.

Revisar que los autorizo de venta tengan las respectivas firmas que lo autorizan.

Procedimientos:

El área de venta emitirá las facturas en original y dos copias, entregando el original al cliente, la

primera copia a contabilidad para proceder a la contabilización y la segunda copia se archiva en

contabilidad para futuras revisiones por del SRI.

El área de venta al entregar las copias de las facturas al área contable, en un plazo no mayor de

24 horas luego de concertada la venta, lo hará utilizando documento de entrega y recepción, de

esta manera se delimitan las responsabilidades en cuanto al extravío de las facturas.

El área de contabilidad realizara las contabilizaciones correspondientes en un plazo no mayor de

24 horas luego de recibidas las facturas.

Semanalmente el área de venta de conjunto con el área de contabilidad harán conciliaciones de

las cuentas cobradas y pendientes de cobro, su envejecimiento y las causas que lo provocan.

El área de contabilidad emitirá informes semanales a la gerencia general del estado de las

cuentas por cobrar.

El área de ventas, una vez cobradas las facturas, entregara los cheques al área de contabilidad, la

cual habilitara un registro donde conste entre otros los siguientes detalles: numero consecutivo,

numero de cheque, fecha del cheque, importe, facturas que se cobran.

Por ninguna causa se deben aceptar cheques que tengan alteraciones en ninguno de sus

escaques.

Una vez recibido el cheque en el área de contabilidad procede a entregarlo a tesorería para su

ingreso a banco, esta entrega se hará mediante documento de entrega recepción.

El tesorero depositara el cheque a banco un día hábil siguiente a su recepción, anotando el

mismo en el submayor de banco correspondiente.

El tesorero emitirá informaciones semanales al gerente general en relación al estado de las

cuentas de banco.


39



Tabla 12 Procedimiento para la declaración mensual del IVA

Logotipo de la

empresa


(PROPUESTA)

Código:

Rev: 00

Pag: 1 de

Proceso Contable.

Actividad Declaración mensual del IVA

Responsable Jefe de contabilidad


Detalla las principales actividades que intervienen en el proceso de declaración mensual del IVA.

Objetivo general:

Establecer los pasos a seguir para la correcta y oportuna declaración de impuestos.


Acogerse a Ley de Régimen Tributario Interno.

Capacitar sistemáticamente a los auxiliares, asistentes contables y tesorero en los temas relacionados con los

impuestos.


Se realizara la declaración del IVA en el término establecido por la ley.

Los comprobantes de ventas recibidos y emitidos deben estar legalizados por el Servicio de Rentas

Internas (SRI).

Los documentos primarios que sirven de soporte para la declaración de impuestos serán archivados

cronológicamente por un periodo de 7 años.

Las declaraciones se harán por Internet una vez solicitada la clave de acceso.

Procedimientos:

Verificar primeramente la fecha de declaración mensual.

Disponer de las facturas de venta y compra del periodo a declarar.

El jefe de contabilidad debe llenar el formulario 104A, el mismo que debe ser llenado en el programa

informático.

Se tienen que asentar los datos generales de la persona que hace la declaración.

Deben ser llenados correctamente los casilleros 400, 500 y 600.

Una vez llenado el formulario se debe mandar por Internet a la página del SRI.


Área de venta Cliente

Tesorería

Área de

contabilidad

Banco

40

Tabla 13 Procedimiento para la elaboración de las nominas

Logotipo de la

empresa


(PROPUESTA)

Código:

Rev: 00

Pag: 1 de

Proceso Contable.

Actividad Elaboración de nóminas

Responsable Jefe de contabilidad y Jefe de recursos humanos


Elaboración de las nóminas para el pago quincenal y mensual de los salarios a los trabajadores.

Objetivo general:

Establecer los pasos a seguir para la elaboración de las nóminas.


Capacitación del personal que interviene en las actividades de elaboración y pago de las nóminas a

los trabajadores.

Efectuar el pago a los trabajadores en el tiempo acordado.

Disponer del efectivo necesario para el pago de los salarios a los trabajadores.


Los documentos primarios que sirven de apoyo a la elaboración de las nóminas no pueden

aceptarse con borrones, enmiendas, ni tachaduras.

Verificar que los reportes de nóminas tengan la firma de la persona que autoriza.

Deben establecerse las fechas para los pagos quincenal y mensual.

Los contratos entre la gerencia y el trabajador debe recoger la frecuencia de los pagos, así como

el por ciento a pagar del anticipo de la primera quincena.

Debe acordarse entre la gerencia y el trabajador, la cantidad de días laborables del mes.

Procedimientos:

Cuando el pago es quincenal, el área de contabilidad realizara el cálculo del anticipo del salario

utilizando la vía que se haya acordado con los trabajadores, o sea, pagar el anticipo para 15 días

o en base a un porciento, estos cálculos quedarían de la siguiente forma: (Para un salario de

364,00 dólares americanos)

Anticipo quincenal = (364/24)*12

Anticipo quincenal = 181,99

En el caso en el cual se haya acordado un porciento para el anticipo, quedaría de la siguiente

forma:

Anticipo quincenal = (364,00*40)/100

Anticipo quincenal = 145,60

Si el acuerdo entre la gerencia y los trabajadores es que el pago se realice mensual, pues el pago

seria por la cantidad de salario acordado según el contrato firmado.

Tanto para el pago quincenal como para el pago mensual, hay que tener en cuentas las siguientes

variables:

Fecha de ingreso a la empresa.

Incremento del salario.

Ausencias en el periodo.

Si en el mes tiene días por vacaciones y días laborados.

Si presenta salarios retroactivos.

Para cada uno de los casos enunciados anteriormente, el cálculo seria:

Fecha de ingreso a la empresa:

Si el ingreso a la empresa se produjo transcurrido los 5 primeros días hábiles de labor, el

cálculo sería: Salario básico = (364,00/24)(24-5)

Salario básico = 288,17

Incremento del salario:

Si el incremento del salario se produce transcurrido los 5 primeros días hábiles de labor, el

cálculo seria: Salario básico = (364,00/24)*5+(565/24)*19

Salario básico = 75,83 + 447,29


41

Ausencias en el periodo:

En el reporte de pago se reflejan la cantidad de días de ausencia, ejemplo cuando los días de

ausencia son 3: Salario básico = (364,00/24)*21


Si en el mes tiene días por vacaciones y días laborados:

Se reflejan la cantidad de días por vacaciones y la cantidad de días laborados, ejemplo

cuando los días son 12 de vacaciones y 12 laborados para completar los 24 días laborables

del mes, el cálculo seria: Salario básico = (364,00/24)*12


Si presenta salarios retroactivos:

Hay que fijar el mes y el día a partir del cual se aprobó el pago retroactivo, así como el

incremento; tomando como ejemplo que la fecha actual seria julio y el mes de salario

retroactivo fue junio, salario anterior 364,00, salario actual 565,00. El cálculo seria:

Retroactivo = 565,00 – 364,00

Retroactivo = 201,00

Para el anticipo de vacaciones:

Si no tiene todo el período previsto para las vacaciones (15 días por ley para los primeros 3 años,

luego por cada año se le suma 1 día) y solo necesita 5 días, el cálculo es el siguiente:

Anticipo de vacaciones = (364,00/24)*5

Anticipo de vacaciones = 75,83

Fondos de reserva:

Tienen derecho los trabajadores que hayan laborado con el mismo empleador por más de un año

y sería el equivalente del 8,33 % del salario.

Fondo de reserva = (364,00*8,33)/100

Fondo de reserva = 30,32

Impuestos:

Se realizan dos tipos de aporte, el aporte personal (9,45 %) y el aporte patronal (11,15%), la

base de cálculo sería la siguiente:

Aporte personal = ingresos del trabajador * 9,45 %

Aporte personal = (364,00 * 9,45)/100

Aporte personal = 34,39

Aporte patronal = ingresos del trabajador * 11,15 %

Aporte patronal = (364,00 * 11,15)/100

Aporte patronal = 40,58

La diferencia sustancial entre ambos aportes es que el aporte personal afecta al salario del

trabajador, mientras que el aporte patronal se carga a los gastos de la empresa.

Decimotercer sueldo:

Es un derecho que tienen todos los empleados y se paga hasta el 24 de diciembre, tiene dos

modalidades, la primera es que se puede pagar mes a mes y la otra es acumularla para que se

pague antes del 24 de diciembre, este pago no tiene descuento de los beneficios sociales, el

monto seria el promedio mensual de lo recibido mes a mes, o sea, el salario base + beneficios

sociales + comisiones. Este derecho lo tienen los trabajadores que hayan laborado

ininterrumpidamente por un periodo no menor de 12 meses, de lo contrario se aplica el pago

proporcional.

Decimocuarto sueldo:

También llamado bono escolar, es un beneficio de todos los trabajadores, excepto los operarios

y aprendices de artesanos; los empleados que han laborado por un periodo inferior al periodo de

cálculo o se han desvinculado de su empleador antes del tiempo, tienen derecho a una parte

proporcional al tiempo laborado.


42



Área Recursos

Humanos

Área

Contabilidad

Trabajadores

43

Responsabilidades y funciones de los cargos del área contable – financiera

Tabla 14Funciones del jefe de contabilidad

EMPRESA ESTAR C.A.

DESCRIPCION DE FUNCIONES

AREA: Contable – financiera

CARGO: Jefe Contabilidad

DESCRIPCION GENERAL DEL CARGO

LO SUPERVISA: Gerente General

SUPERVISA A: Tesorería, asistentes contables, auxiliares contables

OBJETO: Garantiza el adecuado registro y control de las operaciones contables y financieras,

emitiendo informaciones para la elaboración de los estados financieros y la presentación de

impuestos.

FUNCIONES:

Vela por que los hechos económicos se registren acorde a lo establecido en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Verifica por que los hechos económicos se contabilicen dentro del mes.

Verifica mensualmente el saldo de cada una de las cuentas, de tal manera que los registros y

documentos primarios sirvan de soporte confiable a las cuentas en los estados financieros.

Prepara y presenta las obligaciones tributarias a las cuales la empresa esta obligada.

Asesorar al gerente general y al resto de los jefes de áreas en temas relacionados con el control

interno de la empresa, así como en otras materias afines a la contabilidad y las finanzas.

Elaborar informes económicos.

Revisa y autoriza las nominas.

Revisa y autoriza los documentos de pago a los suministradores.

Revisa el flujo financiero de la empresa.

Elabora los presupuestos de la empresa de conjunto con el resto de los jefes de áreas.

Cumplir con las demás tareas recogidas en los procedimientos.

COMUNICACIÓN

USUARIOS INTERNOS: Debe tener comunicaciones con todas las áreas de la empresa.

USUARIOS EXTERNOS: Debe tener comunicación con los clientes y proveedores asi como con el

banco y otras instituciones financieras.

HABILIDADES Y VALORES REQUERIDOS PARA EL CARGO

Trabajo en equipo.

Buena comunicación.

Responsabilidad, respeto e independencia para el cargo.

Anticiparse a los eventos futuros.

Dinámico y proactivo.

Proponerse mestas, así como proponer metas para la empresa y para sus subordinados.

REQUISITOS

Profesional en contaduría pública.

No menos de dos años en un cargo similar.

HORARIOS DE TRABAJO

Jornada de trabajo: De lunes a viernes de 8.00 am a 12 m y de 1.00 pm a 5.00 pm

Sábado de 8.00 am a 12.00 m


44

Tabla 15 Funciones del auxiliar de contabilidad

EMPRESA ESTAR C.A.



CARGO: Auxiliar contable


LO SUPERVISA: Jefe Contabilidad

SUPERVISA A:

OBJETO: Elabora y controla los registros que sirven de soporte a la elaboración de los Estados

Financieros.

FUNCIONES:

Archiva y protege los documentos contables con vistas a futuras revisiones por los auditores.

Contabiliza los documentos del almacén por concepto de ingresos de mercadería y extracción de

las mismas.

Contabiliza las nóminas para el pago de sueldos y salarios.

Contabiliza los pagos de los impuestos.

Actualiza la ejecución de los presupuestos de las áreas y de la empresa.

Emite información al jefe de contabilidad en relación al cumplimiento en la ejecución del

presupuesto.

Es responsable por el saldo que muestran las cuentas por cobrar, por pagar, los inventarios y los

impuestos en los estados financieros.

Elabora conciliación bancaria para cada una de las cuentas.

Verifica que los gastos por servicios cuenten con la aprobación de la gerencia.

Registra y controla los activos fijos, actualiza los mismos durante todo el año.

Realiza chequeos físicos a los activos fijos en las áreas.


COMUNICACION

USUARIOS INTERNOS: Todas las áreas de la empresa.

USUARIOS EXTERNOS: Debe tener comunicación con los clientes y proveedores.


Trabajo en equipo.

Honestidad y prudencia.

Responsabilidad, respeto hacia los superiores y demás trabajadores.

Ordenado.

Aprovechamiento eficiente del tiempo y de la jornada laboral.

Capacidad de análisis.

REQUISITOS

Últimos semestres en contaduría pública.


HORARIOS DE TRABAJO




45

Tabla 16 Funciones del asistente contable

EMPRESA ESTAR C.A.



CARGO: Asistente contable



SUPERVISA A:

OBJETO: Registra los hechos económicos asociados a la actividad de cuentas por pagar y

cobrar.

FUNCIONES:

Archiva las facturas de compra anexando el correspondiente informe de recepción.

Archiva las facturas de venta.

Registra las facturas de compra, revisando el cálculo de los precios y de los importes,

firmada por la persona autorizada para esta función, y que los productos comprados

hayan sido los autorizados por la gerencia.

Registra las facturas de venta, revisando el cálculo de los precios e importes, así como

que este autorizado por la persona facultada para esta actividad.

Realiza el cálculo de los impuestos de las facturas (IVA y retención).

Controla a cada uno de los clientes y suministradores mediante el RUT.

Realizar las respectivas notas de reclamación en faltante de productos.

Entregar a tesorería diariamente las facturas por las cuentas por pagar.

Contabilizar los gastos de caja.

Emite información al jefe de contabilidad en relación a las cuentas por cobrar y pagar.

Es responsable por el saldo que muestran las cuentas por cobrar y por pagaren los

estados financieros.


COMUNICACION

USUARIOS INTERNOS: Tesorería, jefe contabilidad y área de compras.

USUARIOS EXTERNOS: Proveedores y acreedores.


Trabajo en equipo.



Ordenado.



REQUISITOS



HORARIOS DE TRABAJO




46

Tabla 17Tesorería

EMPRESA ESTAR C.A.



CARGO: Tesorería



SUPERVISA A:

OBJETO: Registra los hechos económicos asociados a la actividad de finanzas.

FUNCIONES:

Realiza el pago de las facturas por la mercadería comprada o por los servicios recibidos.

Realiza el pago de los sueldos y salarios a los trabajadores.

Confecciona cheque para el reembolso de la caja.

Emite informaciones al jefe de contabilidad en relación al estado de las cuentas

bancarias.

Ingresa al banco los cheques recibidos por las ventas realizadas.

Elabora registros por los cheques emitidos, reflejando en el mismo la fecha, el número

del cheque, el suministrador, breve descripción del contenido de la factura, importe y

referencia a la persona que extrajo el cheque para efectuar el pago.

Archiva los registros.


COMUNICACION

USUARIOS INTERNOS: Asistente contable y jefe contabilidad.

USUARIOS EXTERNOS: Proveedores, acreedores y bancos.


Trabajo en equipo.



Ordenado.



REQUISITOS



HORARIOS DE TRABAJO




Plan de cuentas propuesto para la empresa ESTAR C.A.

El plan de cuentas que se propone para la empresa, quedaría de la siguiente forma:

47

Plan de cuentas según las Normas Internacionales de Información Financiera.

Tabla 18Plan de cuentas para la empresa ESTAR C.A.

Código Descripción de la cuenta

1. Activos

1.1 Activos corrientes

1.1.01 Efectivos y equivalentes de efectivos

1.1.01.001 Caja

1.1.01.002 Banco

1.1.02 Activos financieros

1.1.02.005 Documentos y cuentas por cobrar a clientes

1.1.03 Inventarios

1.1.03.004 Productos para la venta

1.1.03.004.002 Productos comercializados

1.1.04 Servicios y otros pagos anticipados

1.1.04.001 Anticipo a proveedores

1.1.05 Activos por impuestos corrientes

1.1.05.001 IVA pagado en compras

1.1.05.002 Crédito tributario a favor de la empresa IVA

1.1.05.003 Retenciones recibidas del ejercicio

1.1.05.003.001 Retención del 1 %

1.1.05.003.002 Retención del 5%

1.2 Activos no corrientes

1.2.01. Propiedad, planta y equipos

1.2.01.020 Depreciación de propiedad, planta y equipos

2. Pasivos

2.1. Pasivos corrientes

2.1.03 Cuentas y documentos por pagar

2.1.04 Obligaciones con instituciones financieras

2.1.07 Otras obligaciones corrientes

2.1.07.001 Con la administración tributaria

2.1.07.001.001. IVA en ventas a liquidar

2.1.07.001.004. Retenciones en la fuente por pagar

2.1.07.001.005. Retenciones IVA por pagar

2.1.07.003. IESS por pagar

2.1.07.003.001 IESS por pagar. Aporte personal

2.1.07.003.002 IESS por pagar. Aporte patronal

2.1.07.003.001 9,45 % Aporte personal por pagar

2.1.07.003.002 12,05 % Aporte patronal por pagar

2.1.07.004. Beneficios sociales a empleados

2.1.07.004.001 Decimotercero

2.1.07.004.002 Decimocuarto

2.1.07.004.003 Vacaciones

2.1.07.006 Sueldos por pagar

2.1.07.006.001 Sueldos por pagar

3. Capital

3.1. Capital social

4. Ingresos

4.1. Ingresos por venta

48

4.1.01 Ventas

4.1.01.002 Producto comercializado

4.2. Otros ingresos

5. Costos

5.1. Costo de ventas

5.1.01 Ventas

5.1.01.002 Producto comercializado

6. Gastos

6.1. Gastos operacionales

6.1.01. Gastos de ventas

6.1.01.004 Comisiones en ventas

6.1.01.005 Transporte y estibas

6.1.01.007 Publicidad y propaganda

6.1.01.009 Servicios básicos

6.1.02. Gastos de administración

6.1.02.001 Sueldos y remuneraciones a empleados administrativos

6.1.02.001.001 Sueldos y salarios

6.1.02.002 Aporte IESS

6.1.02.002.001 Aporte patronal

6.1.02.002.002 Fondos de reserva

6.1.02.003 Beneficios sociales a empleados

6.1.02.003.001 Decimotercero

6.1.02.003.002 Decimocuarto

6.1.02.003.003 Vacaciones

6.1.02.006 Suministros y materiales

6.1.02.010 Comunicaciones y transporte

6.1.02.010.001 Servicio telefonía celular

6.1.02.010.002 Servicio internet

6.1.02.010.003 Correos, encomiendas

6.1.02.010.005 Transportes varios

6.1.02.011 Servicios básicos

6.1.02.011.001 Electricidad

6.1.02.011.002 Servicio telefónico convencional

6.1.02.012. Gastos de gestión

6.1.02.012.001. Gastos de viaje y/o viáticos

6.1.02.014 Seguros generales

6.1.02.015 Reparaciones, mantenimiento y adecuaciones

6.1.02.020 Otros gastos administrativos

6.1.02.030 Depreciaciones y amortizaciones

6.1.02.050 Gastos no deducibles

6.1.03 Gastos financieros

6.1.03.001 Intereses bancarios

6.1.03.002 Comisiones bancarias


49

Ejemplos de contabilizaciones atendiendo a las informaciones recibidas de las áreas.

Cada operación realizada en las áreas que se recogen en la figura de Flujograma de la

información, genera afectaciones a la contabilidad de la empresa que se recoge en

comprobantes de operaciones, ejemplos de las operaciones y de los comprobantes que se

generan, se muestran a continuación:

Facturas por la venta de productos comercializados.

Distribución: Las facturas se emiten en original y dos copias, entregándose el original

al cliente, la primera copia al área de contabilidad y la segunda copia se custodian por el área

de contabilidad para su control, archivo y futura revisión por el Servicio de Rentas Internas

(SRI).

Frecuencia: A partir de concertada la venta y emisión de la factura, se tienen que

entregar al área contable en un plazo no mayor de 24 horas y no mayor de 5 días para la

retención.

En este punto, se pueden dar dos variantes, por un lado las ventas pueden ser en

efectivo o al crédito, por lo que en el cuerpo de la factura debe hacer referencia a ¨Factura

pagada en efectivo¨ o ¨Factura a pagar mediante cheque¨, ¨Factura a pagar mediante un efecto

comercial¨, los comprobantes de operaciones que se proponen son los siguientes:

50

Tabla 19Venta en efectivo de mercadería

Código Cuentas Parcial Debe Haber

1.1.02.005 Documentos y cuentas por cobrar a

clientes.

$ xxx.xx

Xxxx Cliente $ xxx.xx

4.1.01.002 Productos comercializados $ xxx.xx

www Producto $ xxx.xx

2.1.07.001.001. IVA en venta a liquidar xxx.xx

Contabilizando la venta en efectivo del producto comercializado (www) al cliente (xxxx), de

igual manera se contabiliza el IVA.

Nota: En donde se reflejó (xxxx), se registra el código consecutivo de los clientes, quedando

en el rango de 1.1.02.005.xxxx, este último nivel cuenta de 4 dígitos. De igual manera donde

se refleja $ xxx.xx se hace referencia al o los importes de la operación. En el caso de la

cuenta de ventas referente a los productos comercializados, la misma tiene un quinto nivel el

cual hace referencia a la descripción del producto, quedando de la siguiente manera

4.1.01.002.www, este último nivel cuenta con tres dígitos.

Seguidamente a la operación anterior, se realiza el siguiente comprobante de

operaciones:

Tabla 20Pago en efectivo por la venta de productos comercializados


1.1.01.001 Caja $ xxx.xx

1.1.02.005 Documentos y cuentas por

cobrar a clientes.

$ xxx.xx

Xxxx Clientes $ xxx.xx

Contabilizando el pago en efectivo por la venta del producto comercializado

(www) al cliente (xxxx)

Nota: Nota: En donde se reflejó (xxxx), se registra el código consecutivo de los clientes,

quedando en el rango de 1.1.02.005.xxxx, este último nivel cuenta de 4 dígitos. De igual

manera donde se refleja $ xxx.xx se hace referencia al o los importes de la operación.

Tabla 21Ventas al crédito


1.1.02.005 Documentos y cuentas

por cobrar a clientes.

$ xxx.xx

xxxx Cliente $ xxx.xx

4.1.01.002 Productos

comercializados

$ xxx.xx

www Producto $ xxx.xx

2.1.07.001.001. IVA en venta a liquidar xxx.xx

Contabilizando la venta en efectivo del producto comercializado (www) al

cliente (xxxx), de igual manera se contabiliza el IVA.


en el rango de 1.1.02.005.xxxx, este último nivel cuenta de 4 dígitos. De igual manera donde

se refleja $ xxx.xx se hace referencia al o los importes de la operación. En el caso de la

cuenta de ventas referente a los productos comercializados, la misma tiene un quinto nivel el

cual hace referencia a la descripción del producto, quedando de la siguiente manera

4.1.01.002.www, este último nivel cuenta con tres dígitos.

51

Se realiza el siguiente comprobante de operaciones:

Tabla 22Por el cobro de la factura mediante cheque


1.1.01.002 Banco $ xxx.xx

1.1.02.005 Documentos y cuentas por

cobrar a clientes.

$ xxx.xx

xxxx Cliente $ xxx.xx

Contabilizando el cobro, mediante el cheque ______ de productos

comercializados al cliente ________________________.


en el rango de 1.1.02.005.xxxx, este ultimo nivel cuenta de 4 dígitos. De igual manera donde

se refleja $ xxx.xx se hace referencia al o los importes de la operación.

No obstante las contabilizaciones anteriores, las cuales se realizan atendiendo al

precio de venta de las mercancías, es necesario realizar el comprobante de operaciones en el

cual se refleja el precio de costo de dichas mercancías, quedando el mismo de la siguiente

manera:

Tabla 23Fijando el costo de los productos comercializados


5.1.01.002 Costo de ventas de productos

comercializados

$ xxx.xx

1.1.03.004.002 Productos comercializados $ xxx.xx

Contabilizando el costo de los productos comercializados vendidos.

Nota: En donde se reflejó $ xxx.xx se hace referencia al o los importes de la operación.

Reportes para el pago de las remuneraciones a los trabajadores.

Distribución: Este reporte se confecciona en original y copia, entregándose el original

a contabilidad y reteniendo la copia.

Frecuencia: La frecuencia esta en dependencia de la cantidad de pagos que se

establezcan en el mes, ya sea semanal, quincenal o mensual.

En esta operación se origina el siguiente comprobante

52

Tabla 24Contabilización de los gastos por concepto de salarios


6.1.02.001.001 Sueldos y salarios $ xxx.xx

6.1.02.002.001 Aportes al IESS xxx.xx

6.1.02.003.001 Beneficios sociales a empleados.

Decimotercero.

xxx.xx


Decimocuarto.

xxx.xx


Vacaciones.

xxx.xx

2.1.07.006.001 Sueldos por pagar $ xxx.xx

2.1.07.003.001 IESS por pagar. Aporte personal xxx.xx

2.1.07.003.002 IESS por pagar. Aporte patronal xxx.xx


Decimotercero.

xxx.xx


Decimocuarto.

xxx.xx


Vacaciones.

xxx.xx

Contabilizando los gastos por concepto de salarios y sueldos, así como los gastos por

beneficios sociales perteneciente al periodo _________.

Nota: En donde se reflejó $ xxx.xx se hace referencia al o los importes de la operación. El

cálculo del aporte personal se realiza en base al 9,45 %; el aporte patronal 11,15 % según las

tasas aprobadas por el IESS a partir del año 2016. La fórmula para calcular las vacaciones

seria la suma de los montos recibidos en el periodo entre los días laborados en el periodo por

los días de vacaciones.

Por la extracción del efectivo para el pago del salario se produce el siguiente

comprobante:

Tabla 25Contabilización de la extracción del efectivo para los salarios


1.1.01.001 Caja $ xxx.xx


Contabilizando la extracción del banco del efectivo por concepto de salarios y

sueldos, correspondiente al periodo _________.


Por la cancelación de los salarios y sueldos, se produce el siguiente comprobante:

53

Tabla 26Cancelación de los salarios y sueldos


2.1.07.006 Sueldos por pagar $ xxx.xx

1.1.01.001 Caja $ xxx.xx

Contabilizando la cancelación de los salarios y sueldos, correspondiente al periodo

_________.


Facturas por las compras realizadas.

Distribución: La factura por la compra realizada, la emite el suministrador en original,

luego de ingresada la mercancía al almacén se elabora el informe de recepción, enviándose la

factura con el original del informe de recepción al área de contabilidad.

Frecuencia: A partir de concertada la compra, se tienen que entregar la documentación

al área contable en un plazo no mayor de 24 horas.

Por la compra se realiza el siguiente comprobante de operaciones:

Tabla 27Contabilización de la compra de mercadería



1.1.05.001 IVA pagado en compras xx.xx

1.1.01.002 Bancos $ xxx.xx

Contabilizando la compra de mercadería según factura # ______, asi como el IVA

del 12 %.


En el caso de existir devoluciones de una parte de la mercadería se procede de la

siguiente manera:

Tabla 28Contabilización de la devolución de la mercadería


1.1.01.001 Caja $ xxx.xx


1.1.05.001 IVA pagado en compras xx.xx

Contabilizando la devolución de productos comercializados y de igual manera la

reducción del IVA.


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Otras contabilizaciones a realizar por el área contable – financiera:

Depreciación de los activos fijos tangibles

Representa el desgaste de los activos fijos durante su vida útil, traspasando su valor

paulatinamente al bien que crean.

Frecuencia: El cálculo se realiza una sola vez en el mes.

Para el caso de la depreciación se tiene en cuenta las tasas por grupos como se muestra en la

información siguiente:

Tabla 29Grupo, tiempo de vida útil y tasas de depreciación

Grupo de activo fijo Tiempo de vida útil

estimado en años

% de

depreciación

Edificios 20 5

Maquinaria y equipos 10 10

Vehículos 5 20

Instalaciones 10 10

Muebles y máquinas de oficina 10 10

Otros equipos 10 10

Equipos de computación 3 33,33

Nota: Valido aclarar que aunque los activos fijos deprecian, mantienen su valor en la

contabilidad inalterable durante toda su vida útil.

El método de depreciación mayormente utilizado es el método de línea recta, el cual

establece la siguiente fórmula:

Depreciación = Valor de los activos fijos/Años de vida útil

Existen empresas que realizan este cálculo una sola vez al año, pero si se decide

realizar el cálculo mensualmente, pues al valor calculado para la depreciación anual se

dividiría entre los doce meses del año quedando de la siguiente manera:

Depreciación mensual = (Valor de los activos fijos/Años de vida útil)/12 meses del año

55

Una vez determinado los importes de la depreciación, pues se procede a elaborar el

registro de la depreciación, el cual se recoge en el Apéndice, para luego emitir el

comprobante de operaciones.

Tabla 30Registro de la depreciación

Código Descripción Área Grupo Tasa de

depreciación

Depreciación

anual

Depreciación

mensual

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Total $ xxx.xx $ xxx.xx

Nota: (1) Recoge el código del activo fijo para su control contable, (2) Descripción del activo

fijo, (3) Área donde está ubicado el activo fijo, (4) Grupo al cual pertenece, (5) Tasa de

depreciación del activo fijo, (6) Depreciación anual, resultado de dividir el valor del medio

entre los años de vida útil, (7) Depreciación mensual, resultado de dividir la columna (6)

entre los 12 meses del año.

Tabla 31Contabilización de la depreciación


6.1.02.030 Depreciaciones y amortizaciones $ xxx.xx

1.2.01.020 Depreciación de propiedad, planta y

equipos

$ xxx.xx

Contabilizando la depreciación de los activos fijos correspondiente al mes de

__________.


Gastos de dietas o viáticos.

En el ámbito laboral consiste en el dinero entregado en efectivo para compensar los

gastos en los cuales incurre el trabajador a consecuencia del desplazamiento hacia otro lugar

para realizar sus labores habituales.

Frecuencia: Se realiza cada vez que existan vales de dieta para liquidar, como medida

de control interno la gerencia puede implementar un máximo de 3 días hábiles para la

liquidación de la dieta posterior a la fecha de regreso del viaje.

56

Tabla 32Contabilización de los gastos de dietas


6.1.02.012.001. Gastos de viaje y/o viáticos $ xxx.xx

1.1.01.001 Caja $ xxx.xx

Contabilizando los gastos de dietas o viáticos, correspondiente al mes de

__________.


Gastos por concepto de combustibles, electricidad, agua, telefonía celular, telefonía fija

e internet.

Representan los gastos imprescindibles para llevar a cabo la actividad de

administración de la empresa.

Frecuencia: Las facturas por los servicios recibidos y que respaldan estos gastos, se

entregan al área contable dentro de las 24 horas posteriores a la emisión de la misma.

Tabla 33Pagos de combustibles, electricidad, telefonía e internet


6.1.02.010.005 Transportes varios $ xxx.xx

6.1.02.011.001 Electricidad xxx.xx

6.1.02.010.001 Servicio telefonía celular xxx.xx

6.1.02.010.002 Servicio internet xxx.xx


Contabilizando los gastos por consumo de combustibles, electricidad, telefonía

celular e internet correspondiente al mes de __________.


Tabla 34Reembolso a caja de los fondos utilizados


1.1.01.001 Caja $ xxx.xx


Contabilizando el reembolso a caja de los fondos utilizados correspondiente al mes

de __________.


La cantidad de reembolsos en el mes estaría en correspondencia con la operatividad

de la empresa, se recomienda efectuar un reembolso semanal así como otro el último día

hábil del mes, procurando que todos los gastos se contabilicen dentro del ejercicio contable.

57

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

Con la aplicación de este manual de procedimientos le facilitara a la empresa ESTAR

C.A. el ordenamiento de las actividades relacionadas con las operaciones contables

financieras, así como con aquellas áreas que tributan informaciones a la misma. De igual

forma le va a permitir a la alta gerencia conocer periódicamente el estado en que se encuentra

la empresa de cara a las deudas con los proveedores, las cuentas por cobrar, el estado de las

finanzas y de las existencias de los inventarios; convirtiéndose en una herramienta

fundamental a la hora de tomar decisiones.

La ausencia de procedimientos en la empresa hizo poner al descubierto muchas

deficiencias en la organización y control de las actividades, al quedar muchas de ellas

solapadas y sin responsable de ejecución, provocando pérdidas de tiempo y la posterior

realización de estas actividades con errores por el desconocimiento de sus ejecutantes.

De igual forma este manual permite la capacitación constante de los trabajadores del

área de contabilidad y finanzas, permitiendo que ante la ausencia de uno de sus miembros el

resto pueda ejecutar las tareas ya que cuenta con una guía única que plantea paso a paso las

labores a realizar.

No obstante, de nada vale tener un manual de procedimientos si el mismo se engaveta

o archiva, es por eso que el jefe de contabilidad es responsable por velar por el cumplimiento

de cada una de las fases del manual y recomendar las medidas correctoras con el fin de

enriquecerlo y hacer que perdure en el tiempo para futuros trabajadores.

58

Este manual de procedimientos se convierte de hecho en una guía metodológica para el

estudio por parte de investigadores, profesores y estudiantes que deseen profundizar en el

tema.

Recomendaciones

La aplicación inmediata del manual de procedimientos administrativos para el área

contable financiera, como medio para eliminar las actuales deficiencias en esta área.

Adiestramiento del personal contable en el dominio del manual, asi como rotar al

mismo en otras actividades dentro del área, buscando mayor grado de competencia de los

mismos y que conozcan el trabajo de los demás trabajadores.

Actualizar todos los años el manual de procedimientos administrativos del área

contable financiera, como motor fundamental en el desarrollo de la empresa; en caso de que

el entorno en que se desenvuelve la empresa amerite actualizar el manual de forma

extraordinaria, pues es facultad del gerente general orientar la procedencia de actualización.

Hacer extensivo la elaboración del manual de procedimientos al resto de las áreas

administrativas que están reflejadas en el organigrama, como vía fundamental para

perfeccionar las actividades de la empresa.

59

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62

Apéndice

Apéndice 1

universidad de guayaquil facultad de ciencias ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/19750/1/tesis...

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