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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TESIS: “ESTUDIO DE FACTIBILIDAD OPERATIVA EN LA ADQUISICIÓN DE UN
SOFTWARE EN LEUTZI S.A.”
AUTORES:
CAMACHO CANTOS MARCOS SAMUEL
CORONEL MARTÍNEZ ANA LAURA
TUTOR:
LCDO. GONZÁLEZ ACOSTA ELOY, MSC
GUAYAQUIL – ECUADOR
2017
ii
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD OPERATIVA EN LA ADQUISICIÓN DE UN
SOFTWARE EN LEUTZI S.A.”
Autor/Es: Marcos Camacho – Ana Coronel
TUTOR: Lcdo. Eloy González Acosta, MSC REVISOR: Dr, Cs Rafael Sánchez Soberats, PhD
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: Contador Público Autorizado
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PAGS: 75
ÁREA DE TEMÁTICA: Contabilidad
PALABRAS CLAVES: Estudio, factibilidad, adquisición, evaluación.
RESUMEN: El presente trabajo de investigación es demostrar mediante un estudio la factibilidad
que la implementación de un software contable mejorara los procesos operativos de la compañía
Leutzi S.A. median el relevamiento de información dentro de la organización, a través de
entrevistas a personal clave que maneja el sistema, cuestionarios que tendrán la finalidad de
evidenciar las necesidades de un nuevo sistema, finalizando con las observaciones realizadas a
los procesos y prendimientos que se ejecutan actualmente en la entidad. Los datos que han sido
recopilados por las técnicas metodológicas podremos presentar un análisis de los resultados que
detallaran las falencias en cada una de las actividades, que comprenden del tiempo que toma
para generar la situación financiera, los métodos y recursos que son usados para el registro y
control de los estados financieros, incluyendo las operaciones tales como compras y ventas. Los
resultados que se obtendrán demostrarán la factibilidad del proyecto que automatizara las tareas
e integrara cada área. Además de agilitar las acciones dentro de la organización. No. DE REGISTRO (EN BASE DE DATOS) No. DE CLASIFICACIÓN
DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB)
ADJUNTO PDF: (x)SI ( )NO
CONTACTO CON AUTOR/ES:
Marcos Camacho
Ana Coronel
TELÉFONO
0985526081
0999496561
E-MAIL: [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN:
NOMBRE:
TELÉFONO:
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Certificado Sistema Anti plagio
Para fines académicos, certifico que el trabajo de titulación “Estudio de factibilidad operativa
en la adquisición de un software en LEUTZI S.A.” perteneciente a los Sres. Camacho Cantos
Marcos Samuel y Coronel Martínez Ana Laura tiene un nivel de coincidencias y referencias
de un 8 % según informe del Sistema de anti plagio URKUND.
Lcdo. Eloy González Acosta, MSc
TUTOR DE TESIS
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Carta de Aprobación del Tutor
En mi calidad de tutor de la tesis de grado titulada “Estudio de factibilidad operativa en la
adquisición de un software en LEUTZI S.A.” Elaborada por los egresados Camacho Cantos
Marcos Samuel y Coronel Martínez Ana Laura y luego de haber orientado analizado y
revisado con mi respectiva supervisión.
Certifico que: he revisado la investigación en todas sus partes y de haber realizado el informe
final esta apta para su sustentación.
Lcdo. Eloy González Acosta, MSc
TUTOR DE TESIS
v
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Renuncia de derechos de autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación
son de absoluta propiedad y responsabilidad de Camacho Cantos Marcos Samuel con C.I.
0950173906 y Coronel Martínez Ana Laura con C.I. 0952237303, cuyo tema es: “Estudio de
factibilidad operativa en la adquisición de un software en LEUTZI S.A.”
Derechos a los que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso
como a bien tenga.
_________________________
Camacho Cantos Marcos Samuel
C.C: 0950173906
_______________________________
Coronel Martínez Ana Laura
C.C: 0952237303
vi
Dedicatoria
A Dios por la sabiduría y prudencia en cada etapa de mi educación y a mi Padre quien me formo
desde mi niñez hasta ahora siendo mi principal apoyo.
Mi dedicatoria es para Dios porque sin su ayuda nada en la vida es posible y para toma mi
familia ya que cada uno de ellos me dieron su apoyo de diferentes maneras durante toda mi vida.
vii
Agradecimientos
Agradezco a cada uno de los docentes que me instruyeron e impartieron sus conocimientos, a mi
familia y amigos por el apoyo incondicional.
Agradezco a Dios por ser mi guía en mi vida, a los diferentes docentes que tuvieron la paciencia
de instruirme y compartir sus conocimientos y experiencias que me son de gran ayuda en el
ámbito laboral. Finalmente a mi familia por el apoyo en cada momento.
viii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
“Estudio de factibilidad operativa en la adquisición de un software en LEUTZI S.A.”
Autor: Camacho Cantos Marcos Samuel
Coronel Martínez Ana Coronel
Tutor: Lcdo. González Acosta Eloy, MSC.
Resumen
El presente trabajo de investigación es demostrar mediante un estudio la factibilidad que la
implementación de un software contable mejorara los procesos operativos de la compañía Leutzi
S.A. median el relevamiento de información dentro de la organización, a través de entrevistas a
personal clave que maneja el sistema, cuestionarios que tendrán la finalidad de evidenciar las
necesidades de un nuevo sistema, finalizando con las observaciones realizadas a los procesos y
prendimientos que se ejecutan actualmente en la entidad. Los datos que han sido recopilados por
las técnicas metodológicas podremos presentar un análisis de los resultados que detallaran las
falencias en cada una de las actividades, que comprenden del tiempo que toma para generar la
situación financiera, los métodos y recursos que son usados para el registro y control de los
estados financieros, incluyendo las operaciones tales como compras y ventas. Los resultados que
se obtendrán demostrarán la factibilidad del proyecto que automatizara las tareas e integrara cada
área. Además de agilitar las acciones dentro de la organización.
Palabras Claves: Estudio, factibilidad, adquisición, evaluación, procedimientos.
ix
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
"Operational feasibility study in the acquisition of software in LEUTZI S.A."
Author: Camacho Cantos Marcos Samuel
Coronel Martínez Ana Coronel
Advisor: Lcdo. González Acosta Eloy, MSC.
Abstract
The present research work is to demonstrate through a study the feasibility that the
implementation of accounting software will improve the operating processes of the company
Leutzi S.A. they measure the information gathering within the organization, through interviews
with key personnel that manage the system, questionnaires that will have the purpose of
evidencing the needs of a new system, ending with the observations made to the processes and
features that are currently executed in the entity. The data that has been collected by the
methodological techniques we can present an analysis of the results that detail the flaws in each
of the activities, which include the time it takes to generate the financial situation, the methods
and resources that are used for registration and control of financial statements, including
operations such as purchases and sales. The results that will be obtained will demonstrate the
feasibility of the project that will automate the tasks and integrate each area. In addition to
streamlining actions within the organization.
Keywords: Study, feasibility, acquisition, evaluation, procedures.
x
Índice
Capítulo I ........................................................................................................................................ 1
1.1 Planteamiento del problema .................................................................................................. 1
1.2. Formulación y sistematización de la investigación ............................................................. 2
1.3 Objetivos de la investigación ................................................................................................ 3
1.3.1 Objetivo general. ............................................................................................................ 3
1.3.2 Objetivos específicos. .................................................................................................... 3
1.4 Justificación .......................................................................................................................... 3
1.4.1 Teórica. .......................................................................................................................... 3
1.4.2 Práctica. .......................................................................................................................... 3
1.4.3 Metodológica. ................................................................................................................ 4
1.5 Delimitación de la investigación ........................................................................................... 4
1.6 Hipótesis ............................................................................................................................... 4
1.6.1 Variables ........................................................................................................................ 4
1.6.2 Operacionalización de las variables ............................................................................... 5
Capítulo II ....................................................................................................................................... 6
2.1 Antecedentes de la investigación .......................................................................................... 6
2.2 Marco teórico ........................................................................................................................ 7
2.2.1 La Factibilidad ............................................................................................................... 7
xi
2.2.3 Estructura del estudio de factibilidad ........................................................................... 10
2.3 Marco contextual ................................................................................................................ 12
2.3.1 Actividad Principal ...................................................................................................... 12
2.3.2 Nómina del personal .................................................................................................... 12
2.3.3 Misión .......................................................................................................................... 12
2.3.4 Visión ........................................................................................................................... 13
2.3.5 Organigrama de Leutzi S.A. ........................................................................................ 13
2.4 Marco conceptual ................................................................................................................ 13
2.5 Marco legal ......................................................................................................................... 17
Capítulo III .................................................................................................................................... 20
3.1 Diseño de la investigación .................................................................................................. 20
3.2 Tipo de investigación .......................................................................................................... 20
3.2.1 Investigación descriptiva ............................................................................................. 21
3.2.2 Investigación explicativa ............................................................................................. 21
3.2.3 Investigación analítica ................................................................................................. 21
3.3 Población y muestra ............................................................................................................ 22
3.3.1 Población...................................................................................................................... 22
3.3.2 Muestra ........................................................................................................................ 22
3.4 Técnica e instrumento de la investigación .......................................................................... 23
3.4.1 Entrevista ..................................................................................................................... 23
xii
3.4.2 Encuesta ....................................................................................................................... 23
3.4.3 Cuestionario ................................................................................................................. 24
3.4.4 Levantamiento de la información ................................................................................ 24
3.5 Análisis de los resultados .................................................................................................... 24
3.5.1 Encuesta ....................................................................................................................... 24
3.5.2 Entrevista ..................................................................................................................... 36
Capítulo IV.................................................................................................................................... 38
4.1 antecedentes de la propuesta ............................................................................................... 38
4.1.1 Leutzi S.A. ................................................................................................................... 38
Conclusiones ................................................................................................................................. 53
Recomendaciones ......................................................................................................................... 54
Bibliografía ................................................................................................................................... 55
Apéndice 1 Entrevista ................................................................................................................... 58
Apéndice 2 Encuesta ..................................................................................................................... 60
xiii
Índice de tablas
Tabla 1 Delimitación de la investigación........................................................................................ 4
Tabla 2 Operacionalización de las variables ................................................................................... 5
Tabla 3 Nómina de Leutzi S.A. .................................................................................................... 12
Tabla 4 Registro de la mercadería en el sistema contable ............................................................ 25
Tabla 5 Instrumentos para el registro de la mercadería ................................................................ 26
Tabla 6 Permite categorizar el inventario ..................................................................................... 27
Tabla 7 Da de baja a la mercadería vendida ................................................................................. 28
Tabla 8 Buscar por medio del sistema actual................................................................................ 29
Tabla 9 Elaboración de comprobantes de venta ........................................................................... 30
Tabla 10 Tipo de guía para realizar las funciones ........................................................................ 31
Tabla 11 Funciones que realiza en la organización ...................................................................... 32
Tabla 12 Registro de la información se lleva correctamente ........................................................ 33
Tabla 13 Actualizar o adquirir un nuevo sistema contable ........................................................... 34
Tabla 14 Recibir capacitaciones en caso de cambiar el sistema ................................................... 35
Tabla 15 Análisis costos-beneficios.............................................................................................. 48
xiv
Índice de figuras
Figura 1 Organigrama de Leutzi S.A. Estructura del nivel jerárquico de la empresa .................. 13
Figura 2 Registro de la mercadería en el sistema contable ........................................................... 25
Figura 3 Instrumento para el registro de la mercadería ................................................................ 26
Figura 4 Permite categorizar el inventario .................................................................................... 27
Figura 5 Da de baja a la mercadería vendida ................................................................................ 28
Figura 6 Búsqueda por medio del sistema actual.......................................................................... 29
Figura 7 Elaboración de comprobantes de venta .......................................................................... 30
Figura 8 Tipo de guía para realizar las funciones ......................................................................... 31
Figura 9 Funciones que realiza en la organización ....................................................................... 32
Figura 10 Registro de la información se lleva correctamente ....................................................... 33
Figura 11 Actualizar o adquirir un nuevo sistema contable ......................................................... 34
Figura 12 Recibir capacitaciones en caso de cambiar el sistema.................................................. 35
Figura 13 Diseño de la portada del estudio de factibilidad ........................................................... 39
Figura 14 Plan de acción. Descripción de la decisión previa para la adquisición del software. ... 49
Figura 15 Etapas de la planificación. Procesos que describen las actividades que se deben
realizar para la adquisición y funcionamiento del software SINAD. ........................................... 50
1
Capítulo I
1.1 Planteamiento del problema
En el mundo actual los avances tecnológicos han ido en constante crecimiento, y una de estas
herramientas son las TICs (Tecnologías de la Información y Comunicación) que están
revolucionando especialmente a las organizaciones sin importar el tamaño o la actividad que
estas desempeñen, pueden adoptar este nuevo método. Los resultados de las TICs son creciente
integración en los mercados globales, aceleración de la innovación y la gestión en las empresas,
crean riqueza y bienestar empresarial. Por ende es procedimiento genera que las compañías
deban actualizar su software contable, ya que existen recursos renovados que procesan, agilitan,
ordenan y planifican la información financiera de manera eficiente, obteniendo como resultado
grandes beneficios a las compañías.
A nivel nacional, en el transcurso del tiempo las organizaciones han palpado la evolución de
nuevas importantes herramientas tecnológicas para incrementar su ventaja competitiva
cumpliendo los objetivos propuestos por las mismas. Pero muchas entidades aún cuentan con
información de baja calidad o poseen falta de datos necesarios y exactos, generando que afecte a
la toma de decisiones oportuna para las mismas. Por esta razón, actualmente, las compañías se
destacan por la incorporación de nuevas instrumentos o estrategias que ayuden a cumplir sus
metas. Una de ellas es adquirir un software contable ya que le permite dar un valor agregado a
las actividades operacionales y de gestión empresarial en general, almacenando, procesando y
distribuyendo todo tipo de datos a los responsables de la información. De esa forma efectúan sus
obligaciones con los entes de control que exigen que las entidades suban la información exacta y
a tiempo en las plataformas digitales.
2
La problemática radica que en Leutzi S.A. se encuentra operando con un sistema
semiautomático, con la mayor parte de los registros de forma manual en el cual genera
demasiadas deficiencias en los procedimientos generando así que se deban realizar revisiones o
correcciones en los registros de la actividad del negocio. La gerencia no tiene un método de
supervisión que demuestre como está la gestión en las operaciones o tareas que se realizan dentro
de ella, incluyendo que la conducción del programa es obsoleto en contraste con la tecnología
actual que podemos encontrar en el mercado, ocasionando que la información financiera no sea
clasificada, integra, óptima ni eficiente para la toma de decisiones. Estas falencias no permiten
tener un control sobre los inventarios en stock del almacén con la bodega, debido a la distancia
considerable que hay entre los mismos, debido a que el cruce de información debe de ser exacto
para la realización de compras o ventas y así evitar pérdidas por no mantener un almacenamiento
en el local comercial límite para ofrecer un buen servicio a los clientes.
1.2. Formulación y sistematización de la investigación
Formulación:
¿Cómo influye un estudio de factibilidad operativa en la adquisición de un software contable
en LEUTZI S.A.?
Sistematización:
¿Cómo se podrá demostrar que el estudio de factibilidad es adecuado para la
investigación?
¿Cómo se podría obtener información de la empresa?
¿Cómo se determinar la rentabilidad del proyecto en Leutzi S.A.?
3
1.3 Objetivos de la investigación
1.3.1 Objetivo general.
Realizar un estudio de factibilidad operativa para la determinar la viabilidad de la adquisición
de un software contable en la empresa LEUTZI S.A.
1.3.2 Objetivos específicos.
Determinar sustento teórico relacionado en el estudio de factibilidad.
Realizar un relevamiento de información de la empresa Leutzi S.A.
Realizar el estudio de factibilidad y medir sus beneficios.
1.4 Justificación
1.4.1 Teórica.
La presente investigación tiene como objetivo identificar mediante el estudio de factibilidad
las posibilidades de éxito de la implementación de un sistema Contable, ya que es importante
porque permite a la entidad una adecuada utilización de sus recursos, además de lograr correcto
cumplimiento de las políticas de la empresa, incluyendo un alto grado de confiabilidad en la
información contable y por ende la optimización contribuirá a efectuar los objetivos que persiga
la organización.
1.4.2 Práctica.
De acuerdo al estudio de factibilidad permitirá tener un seguimiento de todo los procesos de la
empresa, la cual generara una correcta planificación de las actividades además de detectar si los
controles se cumplen en su totalidad con la debida gestión, a su vez se procurara obtener la
información contable, para la toma de decisiones.
4
1.4.3 Metodológica.
Para poder lograr el objetivo de nuestra investigación utilizaremos las técnicas específicas
como encuestas y entrevistas, que nos ayudara a el análisis de la estructura actual de la empresa
permitiéndonos determinar qué sistema es apto para la misma, con el fin de obtener procesos más
efectivo, productivo y eficaz.
1.5 Delimitación de la investigación
El presente trabajo de investigación se realizará en la empresa Leutzi S.A durante el periodo
Octubre a Marzo del 2017 con la participación de dos personas en dicho trabajo.
Tabla 1 Delimitación de la investigación
País Ecuador
Provincia Guayas
Ciudad Guayaquil
Sector Comercial en audio, video, accesorios, parte y piezas para
vehículos
Empresa de Estudio Leutzi S.A.
Número de colaboradores 9
Nombre del proyecto Estudio de Factibilidad Operativa en la adquisición de un
software contable en Leutzi S.A.
Realización de la Delimitación de la investigación en la empresa Leutzi S.A.
1.6 Hipótesis
Si se diseñara un estudio de factibilidad se determinara la viabilidad de la adquisición de un
software contable para Leutzi S.A.
1.6.1 Variables
1.6.1.1 Variable independiente.
Estudio de factibilidad
5
1.6.1.2 Variable dependiente.
Adquisición del software contable
1.6.2 Operacionalización de las variables
Tabla 2 Operacionalización de las variables
Variables Definición
conceptual
Definición
operativa
Dimensiones Indicadores Instrume
ntos
Técnicas
Estudio de
factibilidad
Es la
metodología
que
demuestra si
un proyecto
es viable y
rentable
para las
empresas al
momento de
invertir en
un negocio
o en el
mejoramient
o de sus
instalacione
s.
Realizar la
investigació
n mediante
técnicas
metodológic
as y análisis
de las
operaciones
que lleven a
una decisión
estratégica
rentable para
la
organización
.
Realización
de
relevamiento
de la
información
y análisis de
los
procedimient
os actuales
de la entidad.
Análisis del
estado actual
de la
organización
.
Cuestiona
rios
Entrevist
as y
Encuesta
Elaboración
de un
informe de
factibilidad
para la toma
de decisiones
y su
rentabilidad.
Plan de
acción y
análisis de
los
beneficios
Cuestiona
rios
Adquisición
del software
contable
Proceso de
adquirir un
nuevo
sistema que
mejore los
procesos
contables y
administrati
vos para las
organizacio
nes.
Renovar los
procesos
contables
administrati
vas,
obteniendo
así una
eficiencia y
eficacia en
sus
operaciones
además de la
integridad
de la
información.
Obtención de
una gestión
automatizada
que cumpla
de manera
óptima las
necesidades
de la
empresa.
1.
Información
financiera
integra.
2. Mayor
control
administrati
vo.
3.
Reducción
de gastos.
Cuestiona
rios
Entrevist
as y
Encuesta
Operacionalización de las variables en base al estudio realizado en Leutzi S.A.
6
Capítulo II
2.1 Antecedentes de la investigación
Una vez que se ha revisado las investigaciones previas, se hallaron temas similares sobre el
desarrollo del tema expuesto, los mismos que se describen a continuación:
Según (Ayala Robles & Tayapanta Velasco, 2016) en su trabajo investigativo con el título
“Factibilidad para la implementación del S.I.C JAKE MATE en la empresa Serfudi S.A.”
el cual tiene como objetivo realizar un estudio explicativo y comprensible sobre las
principales dificultades que se generan al implementar un sistema contable automatizado,
ya sea por su costo, capacidad de procesamiento, adecuaciones complementarias que
generan una incertidumbre al momento de optar por un opción. Además, la investigación
propone evidenciar cuales son las falencias actuales que conducen a una actualización de
métodos que registre, clasifique y presente la información contable que es útil para las
tomas de decisión organizacionales, finalmente recomendando que S.I.C es adecuado
para las necesidades que se dan en la entidad.
Según (Muñoz Hidalgo & Miranda Lavayen, 2017) en su trabajo de tesis presenta “Estudio
para adquirir un software contable para la asociación interprofesional de Artesanos de Pascuales”
tiene como objetivo mejorar las tareas o procedimientos operacionales que se realizan dentro de
la asociación con la finalidad de que estas se desarrollen con eficacia y eficiencia, para así
obtener una información contable-financiera exacta y real, facilitando la toma de decisiones por
parte de la administración, para lograr estos punto se debió recopilar datos necesarios, los
mismo que reflejaran las deficiencias o falencias en sus procedimientos, el nivel de control y
generación de documentos contables. Finalmente los paso para la correcta implementación del
7
nuevo sistema que cubra con las necesidades y optimicen cada uno de las actividades,
cumpliendo así con las metas dispuestas por la gerencia.
Según (Carpio Centeno & Cevallos Jimenez , 2016) en su trabajo de investigación “Plan de
implementación de un software contable en la microempresa Shoes S.A.” presenta la importancia
de un software contable mediante la evaluación de cada uno de los procedimientos que se
realizan dentro de la empresa, por medio de esta se evidenciara los punto críticos que originan
que las tareas no se realicen con la exactitud que es demandada, repercutiendo en la presentación
de estados financieros, la integridad de la entidad y la generación de gastos. Todo esto afecta la
planeación, dirección y control. Como solución a estas falencias por medio del estudio se
propuso la implementación de un sistema automatizado que garantice que dichas actividades
sean realizadas con eficiencia, dando una información financiera real y confiable, además de
facilitar los procesos, la integración de datos y generación de documentos contables.
2.2 Marco teórico
2.2.1 La Factibilidad
La factibilidad es una metodología que a través del estudio o análisis permite demostrar si un
proyecto, inversión o toma de decisiones son viables o rentables. El mismo incluye objetivos,
alcances y limitaciones sobre el plan propuesto, además de aplicar herramientas que establecen
la situación que la organización presenta o su capacidad de enfrentar cualquier impacto durante
la ejecución de la propuesta, ya que su principal objetivo es exponer la viabilidad, los beneficios
o el grado de aceptación en base a las opciones o alternativas que puedan optarse.
De acuerdo con (Kendall & Kendall, 2011) afirma “El estudio de viabilidad no es un estudio
detallado de sistemas, sino que se utiliza para recopilar datos más generales para los miembros
de la administración.”. El autor nos indica que la utilización de los resultados recopilados es
8
esencial para la toma de decisiones por parte de la administración ya sea para continuar o
eliminar la propuesta de estudio.
(Kendall & Kendall, 2011) Nos muestra técnicas que son utilizadas en la recopilación de la
información necesaria del estudio tal como las entrevistas, la importancia de esta es fundamental
porque nos permite conocer a fondo la situación y determinar cuáles son las medidas rentables y
beneficiosas para la entidad. Otro método es relacionar las operaciones y procedimientos con el
recurso humano, debido a que depende de este si el sistema es adecuado o no al momento de ser
instalado.
Si bien es cierto los cálculos y formulas demuestran en números si un proyecto es aceptable,
no siempre se debe considerar así.
Cuando uno habla de metodología, quizás lo primero que se imagina es ver fórmulas que
nos dicen paso a paso los cálculos para desarrollar un estudio, sin embargo, no siempre es
así y en especial para estudios de factibilidad donde se deben realizar varias
consideraciones tanto de carácter técnico como económico. (Escalante, 2007, pág. 92).
El estudio de factibilidad construye indicadores económicos, técnicos, ambiental e
institucional, esto evidencia que esta técnica es viable, no solo a través de cálculos o estadísticas
sino también al análisis de los datos que son recogidos durante la investigación, además de la
posibilidad de eventos o escenarios futuros que comprometan el plan, los mismo que apoyaran a
los resultados numéricos en un solo informe que fundamente la toma de decisión.
Un estudio de viabilidad es una herramienta importante para tomar las decisiones correctas.
Una decisión equivocada en este punto a menudo conduce a una falla comercial. Solo el 50% de
las startups siguen en actividad después de 18 meses, y solo el 20% están en el negocio después
de 5 años. (Hoagland & Williamson, 2000).
9
2.2.2 Objetivos del Estudio de factibilidad.
El estudio busca resaltar las ventajas y rentabilidad que tiene un proyecto propuesto.
Basándose en el análisis de la información que es recopilada.
El empresario trata, antes de tomar la decisión de acometer una actividad empresarial, de
recoger toda la información que está a su alcance sobre la oportunidad empresarial en
consideración, la procesa, define estrategias para su manejo y evalúa si tiene o no todo el
potencial que se espera. (Varela, 2008, pág. 381).
Definir las estrategias y las capacidades que tiene la entidad para ejecutar el proyecto es
fundamental para el plan y los escenarios que en este se originen, buscando responder respuestas
ante estos acontecimientos tal como:
El financiamiento
Retorno de la inversión
Capacidad de manejo/operación
Recursos para iniciar el plan
Reducción de gastos o costos
Beneficios
(Varela, 2008, pág. 381) Afirma. “determinar los principales indicadores de factibilidad del
proyecto; hacer un análisis sobre los efectos que, según esos indicadores, tienen los cambios en
las variables del proyecto; identificar variables y supuestos críticos para la factibilidad.”
Según (Dubs de Moya & Siso Martinez, 2002) afirma. “El proyecto se refiere a un conjunto
de elementos, etapas y recursos interrelacionados que se diseñan para resolver problemas
específicos. Por su parte, la metodología de la investigación considera un proyecto como una
propuesta viable de estudio.”
10
Como podemos apreciar la Factibilidad tiene el propósito de ser una decisión inmediata para
la ejecución de determinado proyecto, el mismo que busca proporcionar una solución a los
problemas políticos, tecnológicos, de recursos, de procedimientos que afectan una o varios
procesos en la organización, cuya presentación debe establecer cada etapa de la investigación,
satisfaciendo por qué y el para que debemos tomar una alternativa como rentable.
2.2.3 Estructura del estudio de factibilidad
Primero hay que determinar el problema o el proyecto que va a ser planteado, para determinar
el tipo de metodologías y técnicas que serán necesarias para la presentación del estudio. Debido a
la naturaleza del plan o a los acontecimientos que llevan a generar la propuesta, los mismos que
pueden ser financieros, accionario, de inversión, técnicos, ambientales o social. Necesitan ser
tratados con herramientas específicas, como por ejemplo análisis de capacidad de recursos u
operacionales o de su estructura organizacional.
Una vez determinado el objetivo del estudio y del análisis actual de la organización en base a
la recopilación de datos, presentamos el siguiente esquema de presentación de la propuesta:
2.2.3.1 Titulo.
Se detalla el nombre del proyecto, el mismo que sirve para formalizar la investigación o
propuesta ante la administración.
2.2.3.2 Contexto o Argumento de la propuesta.
En este párrafo se muestra la situación de la organización, el principio del problema, las
deficiencias en algún proceso o las necesidades que originan el proyecto, además de hacer
referencias de las consecuencias que producen esos escenarios para la administración en sus
actividades. Finalizando con el beneficio o rentabilidad, las mejoras o contribuciones que ganaría
la entidad si se ejecuta el proyecto.
11
2.2.3.3 Objetivos.
Señalar el objetivo o el propósito del estudio es fundamental en la presentación del informe,
ya que en este punto describimos lo que vamos a realizar o alcanzar, de forma clara para su
comprensión.
2.2.3.4 Justificación.
En este párrafo describimos él porque es necesario que el plan o proyecto se ejecute,
argumentando con el análisis que se recopilo de la situación de la organización, en base a qué
necesidad va a resolver o su beneficio, de los procedimientos para su ejecución y la rentabilidad
que el mismo proveerá a la entidad.
2.2.3.5 Metodología.
Se describe las técnicas o instrumentos que serán usadas para el relevamiento de la
información, su elaboración, planificación y propósito.
Diagnóstico de las Necesidades.
Con el análisis del punto anterior se procede a detallar la solución al problema o que recursos
son necesarios para solventar dichas falencias.
2.2.3.6 Análisis de factibilidad.
Para que el proyecto sea aceptado la propuesta debe generar una rentabilidad o viabilidad, en
base a la disponibilidad de recursos que tenga la organización o su capacidad de financiamiento.
2.2.3.7 Recomendaciones.
Se finaliza el estudio con las respectivas recomendaciones y sugerencia que guíen a la
ejecución de la propuesta, la cual es necesaria para una correcta interpretación y validación del
estudio ya que se indican de una forma breve y conjunta los beneficios que se obtendrán al c
culminar este trabajo.
12
2.3 Marco contextual
2.3.1 Actividad Principal
Se dedica a la importación, exportación, distribución, compra, venta, comercialización,
intermediación, permuta, y/o consignación de accesorios, suministros, partes y piezas y todo lo
relacionado al audio y video. La empresa busca satisfacer las necesidades de sus clientes a través
de un servicio de calidad con los mejores estándares en su mercadería la cual viene del
extranjero, destacándose así de la competencia.
La empresa tiene su actividad principal en su almacén ubicado en la ciudad de Guayaquil, en
la calle los Ríos 998 y Vélez frente al local Decoramos autos. Inicio sus actividades el 7 de julio
del 2009.
2.3.2 Nómina del personal
La empresa tiene los siguientes trabajadores distribuidos dentro de las áreas que se detallan a
continuación.
Tabla 3 Nómina de Leutzi S.A.
CARGO N.- de PERSONAL
Gerente General 1
Secretaria 1
Contador 1
Auxiliar Contable 1
Recursos Humanos 1
Vendedores 3
Bodegueros 2
TOTAL 10
Población del recurso humano de Leutzi S.A.
2.3.3 Misión
Somos una empresa importadora, consagrada en satisfacer las necesidades de nuestros
clientes, con un servicio de calidad ofrecemos los mejores equipos de audio y video, partes y
piezas a precios competitivos.
13
2.3.4 Visión
LEUTZI S.A. para el año 2022 pretende ser una empresa sólida en estructura organizacional
y tecnológica que brinde los mejores partes y piezas de autos, para cumplir con las necesidades
de nuestros clientes.
2.3.5 Organigrama de Leutzi S.A.
Figura 1 Organigrama de Leutzi S.A. Estructura del nivel jerárquico de la empresa
2.4 Marco conceptual
Sistema contable
Según ( Pérez Porto & Merino, 2014) “es un módulo ordenado de componentes que interactúan
entre sí y que se hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace referencia a
aquello vinculado a la contabilidad (el método que permite llevar las cuentas de una
organización).”
Adquisición
“vocablo que proviene del término latino adquisitĭo: la acción de conseguir una determinada
cosa, la cosa en sí que se ha adquirido y la persona cuyos servicios o intervención están
ampliamente valorados”. (Pérez & Merino, Definicion de, 2012)
14
Organización:
“Desde un punto de vista literal, organización es la acción o efecto de organizar u organizarse,
esto es, disposición, arreglo, orden; como parte del proceso administrativo es la etapa en la que se
define la estructura organizacional”. (Franklin, 2009, pág. 4)
Controles estratégicos
“Son los criterios que la organización utiliza para saber si sus estrategias son las adecuadas
para afrontar las condiciones que existen en su entorno y para capitalizar sus ventajas
competitivas”. (Franklin, 2009, pág. 13)
Optimización
“Es la acción y efecto de optimizar. Este verbo hace referencia a buscar la mejor manera de
realizar una actividad”. (Gardey & Pérez, 2009)
“Optimizar es conseguir los máximos objetivos con el mínimo esfuerzo” (Lozano, 2002)
Eficiencia
La eficiencia es un concepto muy importante para la administración científica. Con el análisis
del trabajo y el estudio de tiempos y movimientos se buscaba la mejor manera (the best way) de
ejecutar una tarea y aumentar la eficiencia del operario. Eficiencia: significa utilización correcta
de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación
E = P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados”. (Chiavenato , 2004)
Eficacia
·La palabra “eficacia” viene del Latín efficere que, a su vez, es derivado de facere, que
significa “hacer o lograr”. El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española
señala que “eficacia” significa “virtud, actividad, fuerza y poder para obrar”.
15
María Moliner interpreta esa definición y sugiere que “eficacia” “se aplica a las cosas o
personas que pueden producir el efecto o prestar el servicio a que están destinadas”. Algo es
eficaz si logra o hace lo que debía hacer”. (Mokate, 1999)
Foda
“Consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto
diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa; es decir,
las oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y
permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización
determinada”. (Ponce , 2006)
Estrategia
“La estrategia de una compañía consiste en las medidas competitivas y los planteamientos
comerciales con que los administradores compiten de manera fructífera, mejoran el desempeño y
hacen crecer el negocio. La estrategia tiene que ver con competir de manera diferente: hacer lo
que los competidores no hacen o, mejor, hacer lo que no pueden hacer. Toda estrategia necesita
un elemento distintivo que atraiga a los clientes y genere una ventaja competitiva”. (Thompson,
Peteraf, Gamble, & Strickland, 2012)
Plan de acción
“Un plan de acción es una herramienta que proporciona un modelo para llevar a cabo el
proceso de acción de una empresa. Conduce al usuario a través de un formato básico de
planeación de acción, paso por paso, cubriendo todos los elementos básicos. Siguiendo este
formato, cualquier proyecto u organización podrá preparar un plan de acción en el contexto de un
marco de una planeación estratégica. Un plan de acción es una presentación resumida de las
16
tareas que deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo específicos, utilizando un
monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado”. (Sagaon, 2011)
“Un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para
cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se constituye como una
especie de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.
Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos departamentos y áreas. El
plan establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su cumplimiento en tiempo y
forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y control,
para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto”. (Pérez &
Merino, Definiciones de, 2009)
Viabilidad
“Lo primero que tenemos que hacer, antes de entrar de lleno en el análisis del término
viabilidad, es determinar su origen etimológico. Y esa tarea nos lleva a descubrir que aquel
procede del francés viable, que a su vez se compone de dos vocablos latinos: vita, que puede
traducirse como “vida”, y el sufijo –bilis, que es equivalente a “posibilidad”. (Pérez & Merino ,
2013)
Software
“El software es una palabra que proviene del idioma inglés, pero que gracias a la
masificación de uso, ha sido aceptada por la Real Academia Española. Según la RAE, el
software es un conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten ejecutar
distintas tareas en una computadora”. (Pérez, 2008)
17
2.5 Marco legal
Leutzi S.A. está regulada por varios Organismo de control, los mismo que expiden normas,
reglamentos, decretos o resoluciones que las compañías, sociedad, entidades financieras y demás
instituciones que tienen sus actividades económicas en el País, deben atacar y cumplir con tales
disposiciones.
Superintendencia de Compañías
La cual para el cumplimiento de este ente regulador, la empresa está registrada como
Sociedad Anónima, Art 2.
La (Ley de Compañias, 2014). En su Art. 20 menciona que las compañías que tengas sus
actividades económicas en Ecuador, estarán sujetas a vigilancia y control de la Superintendencia
de Compañías y deberán enviar en el primer cuatrimestre del año la siguiente información:
Copias del Balance general anual, estado de Resultado
Nóminas de administradores y representantes legales
Y demás datos que se estipulan en el reglamento expedido por la superintendencia
En el Art. 32 de la misma ley estipula que todas las empresas deben estar sujetas al
cumplimiento de las normas de la presente ley.
Servicio de Rentas Internas SRI
El SRI en su (Ley Organica de Regimen Tributario Interno - LORTI, 2004). Capítulo 4,
Art.19 menciona que están obligadas a llevar contabilidad, llevar el control de sus ingresos y
gastos, de la declaración de impuestos en base a los resultados obtenidos por el giro del negocio
a todas las sociedades.
18
En su Art. 20, el sistema de registro contable que las empresas deben presentar, el cual es
partida doble, en castellano y en dólares de los estados unidos tomando en consideración los
Principios contables Generalmente Aceptados.
Art. 21 la presentación de los estados financieros la cual es base para las declaraciones de
impuestos.
Art. 40 de la presente ley establece el pago del impuesto.
El Servicio de Rentas Interna en la resolución NAC-DGERCGC17-00000430. Estableces las
entidades que deben facturar con el sistema de factura electrónica
Normas Internacionales Información Financiera – NIIF para PYMES
La empresa cumple con las normas internacionales de contabilidad para MYPES, las cuales
buscan que la información que es generada por la actividad económica, de los registros en libros
y presentación del juego de estados financieros, sea integra y fiel mostrando los resultados de la
entidad, para uso de los usuarios externos y organismos de control. A continuación, se detallan
las secciones que están sujeta la empresa de estudio:
Sección 1. Pequeñas y medianas empresas
Sección 2. Conceptos y principios generales
Sección 3. Presentación de estados financieros
Sección 4. Estado de situación financiera
Sección 5. Estado de resultado integral y estado de resultado
Sección 7. Estado de flujo de efectivo
Sección 8. Notas a los estados financieros
Sección 10. Políticas contables, estimaciones y errores
Sección 13. Inventarios
19
Sección 17. Propiedad planta y equipo
Sección 23. Ingreso de actividades ordinarias
20
Capítulo III
3.1 Diseño de la investigación
Según (Sabino, 1992, pág. 63) Afirma. “su objeto es proporcionar un modelo de verificación
que permita contrastar hechos con teorías, y su forma es la de una estrategia o plan general que
determina las operaciones necesarias para hacerlo.”
El diseño que es utilizado para nuestro trabajo de investigación es el de campo debido a la
característica que este tiene en la recolección, selección y análisis de los datos.
La investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de datos directamente
de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin
manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información, pero
no altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación no experimental.
(Areas, 2012, pág. 31).
De acuerdo a la definición, la prioridad del estudio es recolectar datos que fundamentan la
investigación a las actividades y operaciones que se realizan en Leutzi S.A., la cual es nuestro
objeto a investigar, en base el análisis del sistema contable y los procedimientos que se realiza
para el registro, control y generación de la información contable. Prioridad son los datos de la
mencionada entidad.
3.2 Tipo de investigación
De acuerdo con el diseño de factibilidad que se utilizara en este trabajo investigativo, el
mismo que hemos seleccionado y hecho referencia en el punto anterior. Para establecer que
dicho proyecto es aceptable el tipo de investigación que nos servirá para fundamentar que el
estudio que se efectuará en Leutzi S.A. es viable de acuerdo con los concepto metodológicos
que se nombra a continuación:
21
3.2.1 Investigación descriptiva
Este tipo de investigación tiene como principal función analizar los sucesos, eventos o
fenómenos que se ejecutan en Leutzi S.A., de acuerdo al concepto o la definición dada por el
autor a continuación:
Mediante este tipo de investigación, que utiliza el método de análisis, se logra caracterizar
un objeto de estudio o una situación concreta, señalar sus características y propiedades.
Combinada con ciertos criterios de clasificación sirve para ordenar, agrupar o sistematizar
los objetos involucrados en el trabajo indagatorio… Su objetivo es describir la estructura
de los fenómenos y su dinámica, identificar aspectos relevantes de la realidad. Pueden usar
técnicas cuantitativas (test, encuesta…) o cualitativas (estudios etnográficos…). (Behar
Rivero, 2008, pág. 21).
3.2.2 Investigación explicativa
Este tipo de investigación es usada en estudios en los cuales se busca explicar los sucesos o
fenómenos como lo refiere el siguiente autor:
Van más allá de la descripción de conceptos o fenómenos o del establecimiento de
relaciones entre conceptos; es decir, están dirigidos a responder por las causas por los
eventos o fenómenos físicos o sociales. Como su nombre lo indica, su interés se centra en
explicar por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se manifiesta, o por qué se
relaciona dos o más variables. (Hernandez Sampieri, 2006, pág. 108).
3.2.3 Investigación analítica
El uso de este método permite describir de una manera más explícita los datos o la
información que será recopila en el estudio, dichos resultados serán objeto de un análisis que
sustentara nuestra investigación, como lo refiere la siguiente definición:
22
El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la desmembración de
un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas, la
naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un hecho en
particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se estudia para
comprender su esencia. Este método nos permite conocer más del objeto de estudio, con lo
cual se puede: explicar, hacer analogías, comprender mejor su comportamiento y establecer
nuevas teorías. (Ruiz Limon, 2006).
3.3 Población y muestra
3.3.1 Población
Según (Areas, 2012) Define. “En términos más precisos población objetivo, es un conjunto
finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Ésta queda delimitada por el problema y por los objetivos del
estudio.”(p.81). La empresa Leutzi S.A. en su totalidad de colaboradores será considerada como
nuestra población finita, ya que esta es cuantificable debido a la cantidad de 10 empleados.
3.3.2 Muestra
Según (Bernal, 2010)“Es la parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se
obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuará la medición y la
observación de las variables objeto de estudio” (p.161). En este trabajo de investigación la
muestra será la totalidad de la población de Leutzi S.A, dadas las circunstancias del pequeño
universo que posee la empresa, lo que permite exactitud en los resultados que serán sujeto a
análisis. Además, que la observación que se presentara permitirá una mejor compresión debido a
que los datos procesados reflejaran una transparencia total
23
3.4 Técnica e instrumento de la investigación
3.4.1 Entrevista
La técnica de entrevista será usada en la investigación en Leutzi S.A., por su relevancia en la
recopilación de la información, ya que incluye una participación directa con el personal que
maneja el sistema contable que es uno de los punto a objeto a estudio, el mismo que generara los
datos para realizar el análisis respectivo, como lo refiere el autor a continuación:
La entrevista, más que un simple interrogatorio, es una técnica basada en un diálogo o
conversación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema
previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información
requerida. (Areas, 2012, pág. 73).
Por otro lado esta técnica es considerada como una interacción que en base a la indagación
por medio de preguntas subjetivas, se obtiene datos de interés, según lo refiere el siguiente
concepto:
La entrevista, desde el punto de vista del método, es una forma específica de interacción
social que tiene por objeto recolectar datos para una indagación. El investigador formula
preguntas a las personas capaces de aportarle datos de interés, estableciendo un diálogo
peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la otra es la
fuente de esas informaciones. Por razones obvias sólo se emplea, salvo raras excepciones,
en las ciencias humanas. (Behar Rivero, 2008, pág. 55)
3.4.2 Encuesta
Según (Behar Rivero, 2008) afirma que “A diferencia de un censo, donde todos los miembros
de la población son estudiados, las encuestas recogen información de una porción de la
población de interés, dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio.” (p. 22).
24
Esta técnica fundamentará el análisis de los datos que se recopilaran del personal que labora en
Leutzi S.A, ejecutándose esta técnica a la población total.
3.4.3 Cuestionario
Este instrumento a diferencia de la entrevista, será usado para la generación de la encuesta, el
mismo que por medio de preguntas nos ayuda obtener la información de Leutzi S.A. referente a
las actividades económicas que ejerce, como lo explica el siguiente autor:
El cuestionario debe recoger información sobre todas las variables consideradas de interés.
Sin embargo, antes de redactar las preguntas que forman el cuestionario, debemos conocer
cuál es la población diana a la que se dirige y el sistema por el que se va a aplicar, ya que
serán estos aspectos los que condicionaran el número de preguntas, el lenguaje empleado y
el formato de las respuestas. (Garcia, Alfaro, Hernandez, & Molina, 2006).
3.4.4 Levantamiento de la información
La recopilación de la información que se desarrollara en Leutzi S.A. mediantes las técnicas
mencionadas en los puntos anteriores, para la selección del entrevistado se optó por el encargado
del departamento contable estableciendo una comunicación directa, ya que bajo su juicio y
criterio profesional nos indicara la situación real de los procesos que se desarrollan entre los
departamentos. Para la realización de la encuesta se decidió elegir a toda la población ya que es
finita y cuantificable, lo mismo que generara una mayor precisión en la obtención de la
información.
3.5 Análisis de los resultados
3.5.1 Encuesta
25
1) ¿La mercadería que llega a la empresa es registrada en el sistema contable?
Tabla 4 Registro de la mercadería en el sistema contable
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 11%
No 8 89%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 2 Registro de la mercadería en el sistema contable
Elaborado por los autores
En la encuesta se determinó que el 89% encuestados señalaron que la mercedaria que ingresa
a bodega no se sube al sistema de forma inmediata, sino que se lo lleva en un control o registro
aparte de este. El departamento contable índico en la encuesta que si se registra las facturas al
momento en que se realiza la compra.
Si
11%
No
89%
Si No
26
2) ¿Qué tipo de instrumento usa para registrar el ingreso de la mercadería?
Tabla 5 Instrumentos para el registro de la mercadería
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Excel 9 100%
Cuaderno 0 0%
Doc. Kardex 0 0%
Software 0 0%
Ninguno 0 0%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 3 Instrumento para el registro de la mercadería
Elaborado por los autores
La población sujeta a la encuesta dio como resultado que el 100% respondió que el método
del registro de la mercadería que ingresa a la empresa, es decir, a las bodegas es registrada en
hojas de Excel para su control, separado del sistema contable teniendo dos fuentes de
información independientes o no integrados, que en determinado momento es consolidado en la
base del sistema.
Excel100%
Cuaderno0%
Doc. Kardex0%
Software0%Ninguno
0%
Excel Cuaderno Doc. Kardex Software Ninguno
27
3) ¿El sistema de registro permite categorizar el inventario entrante?
*si su respuesta es sí, indique porque medio se realiza
Tabla 6 Permite categorizar el inventario
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 9 100%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 4 Permite categorizar el inventario
Elaborado por los autores
En la encuesta se determinó que el 100% de la población respondió que el sistema contable no
permite la categorización de la mercadería, por ende deben recurrir a fuentes externas del sistema
tal como las hojas de Excel para su control. Por un lado es favorable el manejo de un sistema que
ayude al control, pero al no ser integrado no facilita la supervisión de los artículos para los demás
usuarios internos.
Si
0%
No
100%
Si No
28
4) ¿Se da de baja a la mercadería vendida automáticamente después realizada la venta
*responda solo si, Ud. selecciono la primera opción
Tabla 7 Da de baja a la mercadería vendida
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 9 100%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 5 Da de baja a la mercadería vendida
Elaborado por los autores
El 100% de los encuestados respondieron que la mercadería que es vendida, no se da de baja
de los sistemas tanto del contable como de la hoja de excel al momento de efectuarse esa
transacción. Consolidando esta información de forma periódica contrastando los artículos
vendidos con la facturas de las compras que fueron previamente realizadas. Este proceso tiene un
alto riesgo de errores contables o que el mismo pueda ser sustraído.
Si
0%
No
100%
Si No
29
5) ¿La mercadería que se encuentra acopiada en el almacén o la bodega, puede ser
buscada por medio del sistema actual?
Tabla 8 Buscar por medio del sistema actual
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 0 0%
No 9 100%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 6 Búsqueda por medio del sistema actual
Elaborado por los autores
La población entrevistada dio como resultado con el 100% que el sistema actual no permite la
busque de los artículos disponibles para los clientes, pudiendo generan pérdidas en las ventas y la
no satisfacción de los consumidores. Cabe recalcar que al no tener un control de la mercadería
origina un desorden de su almacenamiento, repercutiendo en el estado o condición, es decir, que
puede deteriorarse.
Si
0%
No
100%
Si No
30
6) ¿Porque medio es la elaboración de los comprobantes de venta?
Tabla 9 Elaboración de comprobantes de venta
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Software 0 0%
Doc. Físicos 9 100%
Otros Medio 0 0%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 7 Elaboración de comprobantes de venta
Elaborado por los autores
El 100% de los encuestados respondió que el medio para la elaboración de los comprobantes
de venta son documentos físicos, los mismos que deben ser recopilados y clasificados
manualmente para su respectivo proceso de declaración ante el fisco, este proceso puede generar
atrasos en el cumplimiento de las obligaciones tributarias por diversos escenarios como perdida
de comprobantes entre otros que dan como resultado retrasos y multas ante este ente regulador.
Software
0%
Doc. Físic
100%
Otros Medio
0%
Software Doc. Físic Otros Medio
31
7) ¿Existe manual o algún tipo de guía que le permite realizar correctamente sus
funciones? Indique cual
Tabla 10 Tipo de guía para realizar las funciones
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Manual de funciones 0 0%
Guía verbal por el supervisor 7 78%
Capacitaciones 0 0%
Ninguno 2 22%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 8 Tipo de guía para realizar las funciones
Elaborado por los autores
La población sujeta a estudio respondió con un 78% que reciben una guía verbal de su
supervisor inmediato, los mismo que tienen un mayor tiempo de antigüedad en la entidad, por
ende tiene un conocimiento considerable de las tareas que se realiza en la organización. En
contraste con el 22% determino que no recibió ninguna tipo de instrucción previa a realizar sus
funciones, bastando la experiencia que este ha tenido de sus anteriores ámbitos laborales.
Manual de
funciones
0%
Guia verbal por
el supervisor
78%
Capacitaciones
0%
Ninguno
22%
Manual de funciones Guia verbal por el supervisor
Capacitaciones Ninguno
32
8) ¿Las funciones o tareas diarias que Ud. Desempeña en la organización las ejecuta en
un solo puesto?
Tabla 11 Funciones que realiza en la organización
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 2 22%
No 7 78%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 9 Funciones que realiza en la organización
Elaborado por los autores
En la encuesta la población respondió con un 78% que sus funciones no las realiza en un solo
puesto de trabajo, es decir, que debe ejecutar demás tareas que le son requeridas tal como atender
las ventas, alistar la mercadería para su despacho, recopilar las factura para su registro contables,
entre otras actividades. Solo el 22% de los colaboradores permanecen en un puesto de trabajo.
Si
22%
No
78%
Si No
33
9) ¿Cree Ud. que el registro de la información se lleva correctamente?
Tabla 12 Registro de la información se lleva correctamente
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 11%
No 8 89%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 10 Registro de la información se lleva correctamente
Elaborado por los autores
Se obtuvo un resultado del 89% de la población encuesta que no considera que dentro de la
organización no se lleva un buen manejo, control y clasificación de la información de cada una
de las actividades en la entidad se realiza, denotando así las deficiencias que se presentan
actualmente en cada proceso interno dentro de la empresa, lo cual puede llevar a interferir con
un correcto desarrollo laboral.
Si
11%
No
89%
Si No
34
10) ¿Cree Ud. que es necesario actualizar o adquirir un nuevo sistema contable?
Tabla 13 Actualizar o adquirir un nuevo sistema contable
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 11%
No 8 89%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 11 Actualizar o adquirir un nuevo sistema contable
Elaborado por los autores
Los encuestados respondieron con un 89% que es necesario adquirir o se actualice el sistema
informático contable para así tener una mayor exactitud en la información, mejorando las
respectivas tareas que realiza cada empleado optimizado el tiempo que este debe emplear,
además de que los datos serán integrados facilitando las actividades a los departamentos
relacionados.
Si
11%
No
89%
Si No
35
11) ¿Estaría Ud. de acuerdo en recibir capacitaciones en caso de cambiar el sistema
contable para un mejor desempeño?
Tabla 14 Recibir capacitaciones en caso de cambiar el sistema
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 6 67%
No 3 33%
Total 9 100%
Elaborado por los autores
Figura 12 Recibir capacitaciones en caso de cambiar el sistema
Elaborado por los autores
La población sujeta a la encuesta respondió con un 67% que estaría de acuerdo con recibir
algún tipo de capacitación previa a la adquisición del sistema contable automatizado, para tener
una mejor eficiencia en sus tareas o funciones que ejecuten en la organización. Mientras que un
33% menciono que no era necesaria la capacitación ya que bajo su juicio se sienten capaces de
manejar el nuevo software.
Si
67%
No
33%
Si No
36
3.5.2 Entrevista
La presente entrevista fue realizada de forma directa al encargado del departamento contable a
continuación se detallara un análisis de las 11 preguntas que le fueron planteadas. A
continuación procedemos a redactar los resultados obtenidos:
1) ¿Cuándo fue adquirido el sistema actual?
El sistema contable actual que tiene Leutzi S.A. fue adquirido en el año 2009.
2) ¿Se ha realizado actualizaciones al sistema después de instalación? ¿Cuándo?
Desde la fecha que fue comprado no se le ha realizado ninguna actualización o
modificación a su sistema inicial.
3) ¿En qué tiempo se genera la información?
La información financiera se la realiza de forma mensual previa a la consolidación de
las ventas con las compras que fueron efectuadas.
4) ¿La información que brinda el sistema es rápida y oportuna?
Para el criterio de los administradores si es oportuna y adecuada.
5) ¿Qué tipo de estados financieros genera el sistema?
El sistema genera los 4 estados financieros básicos para su control por parte de los entes
controladores.
6) ¿Se clasifica automáticamente la información contable?
La información contable es parcialmente clasificada debido a que el sistema no es
integrado, las ventas que son efectuadas no se pueden clasificar de forma inmediata, hasta
que los mismo no sean subido al sistema.
7) ¿El sistema actual realiza el cálculo automático de las obligaciones tributarias?
37
El sistema no realiza ningún cálculo tributario, toda la clasificación de las declaraciones
se las realiza de forma manual, que incluye su clasificación y el cálculo respectivo de
cada impuesto.
8) ¿Integra la información con los demás departamentos?
No, solo la información que el sistema genera lo tiene el departamento contable, el
mismo que para toma de decisiones por parte de la administración, este debe solicitar
los informes financieros, los mismos que para su presentación genera una demora de 3
días a 1 semana.
9) ¿Se protege la información con respaldos proporcionados por el sistema?
Si se protege con respaldos de información que provee el sistema.
10) ¿Reconoce o bloquea a usuarios no autorizados que no tengan clave de acceso?
Si bloque a usuarios que no tienen la respectiva clave de acceso, pero no tiene un
historia de ingreso, ni quien ha realizado las modificaciones en el sistema. Además que
no solicita autorización para ejecutar opciones que no fueron establecidas para su nivel
de usuario.
11) ¿El sistema actual se adapta a las necesidades de la empresa?
Siendo un sistema semi automático, el mismo no se adapta a las necesidades que la
organización presenta.
38
Capítulo IV
La propuesta
4.1 antecedentes de la propuesta
Los procedimientos que se realizan en la empresa Leutzi S.A. a través de su sistema contable
semi-automático, conlleva a que los datos deben tener doble proceso de registro por un lado
anotar en hojas de Excel la mercadería para luego ser consolidada con el sistema contables, lo
que provoca que la información no es exacta ni oportuna para la toma de decisiones. A pesar de
eso existen situaciones en donde el inventario no puede ser encontrado, debido a que el software
no paramétrica el stock, es decir que brinda al usuario (colaboradores) la cantidad real del
artículo, afectando así las ventas.
Por otro lado, la facturación es por medio de documentos físicos, esto genera que la
información tributaria deba calcularse de forma manual, clasificando las facturas, la declaración
del IVA, las retenciones y el respectivo impuesto a la renta, para realizar estos procedimientos se
debe destinar varias horas para su cálculo y posterior declaración, excediendo el tiempo laboral
por parte del personal que lleva la contabilidad. Uno de los puntos críticos es que la información
de cada una de las actividades no es integrada, esto significa que el departamento de ventas
desconoce el stock real que hay en bodega, ni el departamento de compras que artículos fueron
vendidos.
4.1.1 Leutzi S.A.
Una vez analizada la estructura organizacional, sus procesos y actividad comercial de la
entidad en estudio, se evidencio que los procedimientos que realizan los trabajadores son poli
funcional, esto puede ser desfavorables ya que no hay una precisión en la información debido a
que el sistema no provee datos reales, es decir no cuantifica las ventas o la salida de mercadería
39
ni la fecha de su ingreso, ni quien la efectuó, cabe recalcar que la o segregación de funciones es
un punto crítico que suma una desventaja competitiva frente a la competencia que existe en el
sector.
Otro factor que repercute en Leutzi S.A. es que la administración tiende a descartar la
adquisición de un sistema contable automatizado o actualizar el ya existente, por motivos que
según para la gestión de estas tareas, esto puede ser considerado un gasto innecesario generando
así una mayor presión o carga laboral a la parte encargada de la contabilidad y repercutiendo en
todos los departamentos al no existir la disponibilidad de la información. Por otro lado, el
desconocimiento de la tecnología genera un miedo al gerente, ya que al perder el control de la
gestión administrativa, dado a que él debe ceder autoridad a sus colaboradores inmediatos.
Figura 13 Diseño de la portada del estudio de factibilidad
Elaborado por los autores
40
INTRODUCCIÓN.
El presenta estudio tiene la finalidad de mostrar la viabilidad de la adquisición del sistema
contable para la empresa Leutzi S.A. la misma que fue objeto de estudio mediante el
relevamiento de información, la cual es fundamental para evidenciar las necesidades actuales y
con ellas proponer que mediante la adquisición de un sistema automatizado mejorar en gran
manera la eficiencia y eficacia de sus operaciones.
CONTEXTO.
Leutzi S.A. es una empresa comercializadora dedicada a la compra venta de equipos de audio
y video, además de accesorios, partes y piezas para vehículos, cuya actividad genera actividades
de constante movimiento, entre la salida y entrada de mercadería. Esta entidad presenta
deficiencias en la gestión, administración y control de sus recursos operacionales.
OBJETIVOS.
Proporcionar la información necesaria para evidenciar las necesidades actuales de Leutzi
S.A.
Elaborar el estudio de factibilidad para la adquisición de un software contable.
Demostrar mediante el estudio la eficiencia y eficacia que obtendría al mejorar sus
operaciones.
EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES.
Mediante el levantamiento de la información que fue realizada en Leutzi S.A utilizando las
técnicas o instrumentos, tales como la entrevista directa y la encuesta a la población total de la
organización, se logró recoger la suficiente información que evidencia cuales son las falencias
que se generan en cada una de las operaciones realizada durante su actividad económica.
41
Además de los controles y supervisión que la gerencia debe de ejecutar de forma simultánea con
la toma de decisiones.
Con los datos que fueron obtenidos presentamos los puntos críticos generados en la empresa
con el sistema actual que la misma posee y utiliza en cada una de las operaciones, tal como el
registro de la información, la clasificación, presentación y elaboración de los estados financieros,
que son requeridos por la administración para la toma de decisiones, la misma que es generada
por los departamentos que la empresa tiene en su estructura organizacional. Los procedimientos
que demostraron las falencias o deficiencias de los departamentos que registran la información
son los siguientes:
Departamento de bodega
Departamento de ventas
Departamento contable
Gerencia
Departamento de bodega
Dentro de esta actividad primordial la cual tiene como propósito presentar información real
del stock que la empresa tiene para su comercialización y generación de ingresos tiene las
siguientes deficiencias en sus operaciones:
No llega un control adecuado de los registros de la mercadería.
El recurso humano que lidera esta tarea exhibió que la herramienta para el ingreso de la
información e independiente del sistema contable que se utiliza en la organización.
No poseen un método de la valoración del inventario vaya acorde al registro que ellos
utilizan.
42
La información no es integrada de forma simultánea, genera una repetición inadecuada e
innecesaria
se debe enviar este registro de forma manual y periódica al sistema contable para su
consolidación. Además, el control en este procedimiento es escaso, por no decir nulo.
La no disponibilidad de esta información sobre el stock real ha generado que en
ocasiones repercuta al departamento de ventas.
Departamento de ventas
El proceso de ventas presenta procedimientos obsoletos, el cual aun teniendo facturación
física, esta debe ser almacena y para luego ser reclasificada por el tipo de transacción el cual es
al contado o crédito la misma que será ingresada para su contabilización, al igual que los
respectivos cálculos de los impuestos pertinentes.
La información que registra, procesa y genera este departamento no es integrado con
el software contable que posee la entidad en estudio.
Para el cálculo de los respectivos impuestos estos deben ser clasificados de forma
manual lo que en ocasiones conlleva a atrasos para el departamento contable ante las
diferentes obligaciones tributarias que debe cumplir la organización.
La presentación de las cuentas por cobrar no es precisa u oportuna lo que genera una
deficiencia en los procesos de cobro y cálculo de los respectivos interés por mora.
La falta de disponibilidad de la información del stock al momento de realizar la venta,
ocasiona demoras en este proceso, repercutiendo en la insatisfacción del cliente.
Departamento de Contabilidad
La función de este departamento es la generación de los estados financieros, control sobre sus
recursos y la proyección sobre las ventas y compras que la entidad programe durante su actividad
43
económica, la misma que ejecuta sus tareas y procedimientos con un sistema semi-automático
obsoleto por las siguientes razones:
El sistema actual no permite tener acceso a la información que los demás departamentos
forman durante el ejercicio económico.
Este software no da un control sobre los inventarios que se encuentran almacenados,
ocasionando que la mercadería sea objeto de deterioro.
No presenta un método de valoración del inventario que este en línea con el sistema
contable.
Al no tener la información repercute en la elaboración de los estados financieros,
incumpliendo así con las normas internacionales de contabilidad.
La posibilidad de que se generen errores en la presentación de la información financiera
son altos, producto de la manipulación del recurso humano debido a que este proceso es
manual.
El incumplimiento de las políticas contables
Exceso de carga laboral al tener que calcular varios procedimientos contables y
tributarios por parte del personal a cargo, lo que provoca un nivel de errores
considerable.
Caídas temporales del sistema al momento de ingresar la información contable
Gerencia
La gerencia tiene la principal responsabilidad en la toma de decisiones estratégica para la
entidad, establecer las políticas, metas y objetivos empresariales, basando en la actividad
económica y administrativa. La misma que a pesar de sus esfuerzo en mantener el sistema actual
no ha podido cumplir con los propósitos competitivos, presentado así las siguientes falencias.
44
No ha implementado una correcta segregación de funciones en la organización, lo que
conlleva a que el recurso humano tenga que ejecutar varias tareas induciendo que estas se
cumplan de forma parcial o insuficiente.
No ha destinado un presupuesto para la optimización de los sistemas de registros
generales para la integración de información, limitando la eficiencia de los
procedimientos esperado por parte del gerente.
La falta de supervisión por parte de la administración ha provocado que estas necesidades
no hayan sido previstas con anterioridad.
La carencia de reuniones administrativas no ha permitido la comunicación para la toma
de decisiones oportunas de las actividades internas.
La no disponibilidad de la información económica repercute de forma negativa en las
proyecciones financieras que la gerencia disponga.
Costos y gastos generados por los procedimientos manuales.
PROPUESTA
Basado en la evaluación de las necesidades en cada una de las áreas durante la investigación y
su estructura organizacional, incluyendo de los recursos monetarios que la administración
dispone para la gestión de la información, este proyecto tiene como objetivo plantear una
propuesta viable para la entidad, el mismo que busca mediante la adquisición de un sistema
automatizado tener una eficiencia y eficacia en cada uno de los procedimientos o tareas que
realizan sus colaboradores, además de mejorar la calidad del ambiente laboral satisfaciendo cada
una de las necesidades que fueron planteadas en los puntos anteriores.
45
Software Contable Propuesto (SINAD Ecuador)
Mediante el estudio que se efectuó en la empresa Leutzi S.A. a través del diagnóstico de las
necesidades y falencias que el sistema contable actual genera para cada uno de los procesos y
presentación de la información. Sugerimos que el siguiente software SINAD está a la medida de
la empresa y en su cabalidad solventara las deficiencias que han afectado a las operaciones
internas de la organización. Las características que ofrecer la adquisición de este sistema
contable son:
Sistema integrado fácil de manejar aplicable a todo tipo de negocio.
Se adapta a las necesidades propias de la empresa.
Impresión de documentos de acuerdo a la papelería de la empresa.
Los módulos que conforman el sistema se comunican entre sí, garantizando que el ciclo
financiero sea más rápido y eficiente.
Está sujeto a las regulaciones ecuatorianas de comercio, incluso las más recientes; y
ofrece actualización inmediata a las nuevas regulaciones que se presenten.
Ofrece seguridad total de acceso a los datos a través de la definición de usuarios y
niveles. Los usuarios tendrán acceso a las transacciones de diferentes módulos por medio
de los niveles de seguridad asignados a cada uno.
La información estará más segura debido a que se almacenará en una Base de datos,
garantizando consistencia, confiabilidad e integridad de la información.
Respaldo técnico directo de los desarrolladores del Software.
Asistencia personal, telefónica y por internet.
46
Como parte del diseño interno los componentes que el software contable SINAD, ofrece
opciones que facilita su comprensión y manejo además de cumplir satisfactoriamente con las
exigencias que Leutzi S.A. demanda actualmente.
Módulos que los conforman
Mantenimiento: en este módulo se registra la información generada por cada uno de los
módulos generados que conforman el sistema para así detallar los enlaces y los errores
previstos.
Inventario: permite el seguimiento de los artículos tanto del ingreso como la salida de los
productos además de la generación de reportes para la toma de decisiones.
Compras: lleva el control de las compras iniciando desde la orden de la compra, ingreso a
bodega y finaliza con el registro de la cuenta por pagar pertinente.
Efectivo: se lleva el control de las cuentas del efectivo.
Auditoria: permite ver las acciones de los usuarios cuando ingresan, modifican o
eliminan algún dato en el sistema.
Facturación: en esta opción se lleva el registro, control y seguimiento de las ventas que
han efectuado que se enlazan con los inventarios y genera la cuenta por cobrar respectiva.
Cuentas por Cobrar: lleva el control de los saldos actuales, vencidos y por vencer,
incluyendo el respectivo interés por cobranza generando los reportes para la toma de
decisiones
Cuentas por Pagar: lleva el registro de los proveedores a pagar y la cancelación de las
deudas
Seguridad: a través de este módulo se ingresan los parámetros de accesos para los
usuarios además de los niveles que serán asignados.
47
Contabilidad: Provee la información contable relacionada a la actividad económica para
obtener los estados financieros y los balances respectivos.
Por las características mencionadas se sugiere que la gerencia debe optar por adquirir el
sistema automatizado SINAD (Sistema de Información Administrativo) ya que este sistema
integra varios módulos entre ellos: compras, inventarios, facturación, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, caja/bancos, contabilidad y seguridad; con el objetivo de automatizar, organizar y
controlar los procesos administrativos, financieros y contables que se desarrollan dentro de su
empresa (SINAD Ecuador). Cuyo costo de adquisidor e instalación, incluyendo las mejoras que
deben realizarse generan un valor presupuestado de inversión de $5.500 Además de realizar las
respectivas negociaciones en base al paquete de licencia que otorga el proveedor.
ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD
Con los resultados recogidos por parte de cada uno de los colaboradores de le empresa Leutzi
S.A. podemos denotar que en base a las necesidades que son requerida por ellos para cumplir con
un correcto desempeño de sus funciones en sus respectivas áreas, la principal rentabilidad o
ganancia que se obtendrá con la adquisición de un nuevo sistema automatizado es la
optimización del tiempo en cada uno de los procedimientos, incluyendo los recursos que serán
usados para el mismo. Otro beneficio que se obtendrá es la disminución de los errores
considerables que se presentan actualmente en el ingreso, clasificación, cálculos y presentación
de la información financiera contable.
La disponibilidad de información será exacta ya que al ser integrada la información por los
diferentes departamentos que posee la empresa, mejorara la transferencia de registros de las
actividades diarias, lo que evitara la repetición de procesos elevando así el control sobre la
calidad de la gestión al ingresar los datos.
48
El costo del sistema será considerado como una inversión el cual es un activo valioso para
cumplir con sus operaciones, pero para validar este estudio se procede a elaborar un análisis
costos beneficios en base a 3 alternativas que la empresa Leutzi S.A. que puede optar como
solución a las necesidades planteadas.
Análisis Costo beneficios
Tabla 15 Análisis costos-beneficios
Costos-Beneficios
Criterio de Viabilidad Alternativa 1:
Manual de
funciones
Alternativa 2:
Software a la medida
Alternativa 3:
Dpto. de sistemas
Costo bajo Medio alto
Probabilidad de éxito del
proyecto
bajo Alto medio
Duración alto Bajo alto
Riesgos externos bajo Alto medio
Aceptación por los usuarios bajo Alto medio
Equipos complementarios N/A medio alto
Optimización de recursos bajo Alto alto
Elaborado por los autores
A través de la tabla costo beneficio podemos ver que la alternativa de la adquisición del
software obtuvo un criterio aceptable alto, demostrando así la viabilidad del estudio. Además,
que la rentabilidad que otorgara si se adquiere este sistema contable automatizado mediante la
optimización del tiempo requerido en cada uno de los procedimientos, y la disminución de los
49
gastos que serán efectuados en cada actividad. Tal como el ahorro de papel que tiene un impacto
ecológico, los pagos de sobresueldos por horas de trabajo fuera del habitual, favoreciendo así el
entorno laboral.
Plan de Acción
Para la etapa inicial del proyecto se debe designar a la persona quien va a realizar las
negociaciones con el proveedor seleccionado, ya sea el gerente o el personal contable. La
persona responsable deberá conocer cada una de las necesidades de la entidad para poder
comunicarlas y que estas queden solventadas por el software. Todo acorde al plan que la
administración planteo.
Figura 14 Plan de acción. Descripción de la decisión previa para la adquisición del software.
Elaborado por los autores.
Etapas de la planificación
Luego de haber pactado las negociaciones con el proveedor, la administración deberá seguir
la planificación en base a las etapas que se describirán para una correcta implementación de los
procesos de instalación y adecuación, para así de conocer cada una de las secuencias que el
nuevo sistema contable requiere. A continuación, se detalla la estructura:
50
Figura 15 etapas de la planificación. Procesos que describen las actividades que se deben realizar para la
adquisición y funcionamiento del software SINAD.
Elaborado por los autores.
La factibilidad del proyecto demuestra que con el presupuesto disponible de la empresa Leutzi
S.A. establecido en el plan de acción, contrasta con el total de costo para la instalación,
adecuación y funcionamiento del Software SINAD.
Análisis FODA del proyecto
Fortaleza:
Control y seguridad de los datos.
Generación automática de información precisa y a tiempo.
Información integrada.
Cálculos de las obligaciones tributarias.
Protección de errores.
51
Oportunidades:
Mayor competitividad a través de la mejora del cliente.
Costo del sistema aceptable.
Mejora el tiempo de repuesta.
Mayor fluidez en los procesos.
Mejora las condiciones laborales.
Debilidades:
Caída de sistema.
Asistencia técnica constante.
No tener recursos para acoplar el sistema.
Amenazas:
Competencia de otros proveedores de software
Expuestos a virus.
Incendios y fallas eléctricas.
Cambio en la presentación de estados financieros y de tasas impositivas
A través del análisis FODA presentado, reafirma los beneficios de ejecutar el proyecto ya que
ha demostrado que, si es favorable para las actividades que realiza la empresa. Sin embargo las
amenazas y debilidades pueden ser solventadas con una buena gestión del recurso al momento de
ser implementado, recomendando la capacitación y supervisión al personal, para evitar así que
este pido de situaciones no causen dificultades en la organización.
RECOMENDACIONES.
Recomendamos que la administración debe tomar la decisión mediante las alternativas que se
presentó en este estudio, tiendo en consideración las necesidades que tiene la compañía son
52
críticas y de seguir en ese escenario se producirán mayores dificultades, en la generación de la
información financiera contable. La propuesta planteada se realizó con el objetivo de mostrar los
beneficios que recibirá la entidad, siendo estos óptimos y rentables satisfaciendo cada una de las
falencias que fueron descritas en el estudio.
53
Conclusiones
A partir del diseño de un Estudio de Factibilidad Operativa se alcanza el objetivo de la
investigación de evaluar de manera apropiada la viabilidad de la adquisición de un software
contable en la empresa LEUTZI S.A.
Si bien el uso de nuevas tecnologías de la información implica la inversión en equipamiento
y la formación del personal para que pueda manejar de forma adecuada los sistemas, estos tienen
un impacto muy favorable en los niveles de eficiencia y eficacia de la entidad.
Un aumento considerable en la cantidad, calidad y oportunidad de la información, que
permiten proveer de manera oportuna a los usuarios de la información financiera tanto internos
como externos, convierten a LEUTZI S.A en una empresa más organizada, controlada y
competitiva.
Además, de mejorar cada uno de los procesos mencionados, el nivel de seguridad,
supervisión y control administrativo será optimo cumpliendo así con el control interno esperado
por la dirección, el mismo que es producto de la automatización de los procedimientos que
pueden ser revisados a través del sistema, identificando cada entrada y modificaciones que se
realicen durante las actividades de ingreso de datos.
54
Recomendaciones
Garantizar anualmente la contratación de las actualizaciones y el soporte adecuado para
el sistema a través de proveedores capacitados.
Mantener un sistema de capacitación al personal sobre las actualizaciones y mejoras al
sistema.
Elaborar procedimientos y documentación adicional para la formación de nuevos
empleados.
Evaluar la paulatina integración hacia otras áreas como la de servicios y recursos
humanos.
Realizar supervisiones que mejores el control y supervisión en cada una de las áreas,
demostrando así la correcto cumplimiento de los procesos.
55
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58
Apéndice 1 Entrevista
1) ¿Cuándo fue adquirido el sistema actual?
________________________________________________________
________________________________________________________
2) ¿Se ha realizado actualizaciones al sistema después de instalación? ¿Cuándo?
________________________________________________________
________________________________________________________
3) ¿En qué tiempo se genera la información?
________________________________________________________
________________________________________________________
4) ¿La información que brinda el sistema es rápida y oportuna?
________________________________________________________
________________________________________________________
5) ¿Qué tipo de estados financieros genera el sistema?
________________________________________________________
________________________________________________________
6) ¿Se clasifica automáticamente la información contable?
________________________________________________________
________________________________________________________
7) ¿El sistema actual realiza el cálculo automático de las obligaciones tributarias?
________________________________________________________
59
________________________________________________________
8) ¿Integra la información con los demás departamentos?
________________________________________________________
________________________________________________________
9) ¿Se protege la información con respaldos proporcionados por el sistema?
________________________________________________________
________________________________________________________
10) ¿Reconoce o bloquea a usuarios no autorizados que no tengan clave de acceso?
________________________________________________________
________________________________________________________
11) ¿El sistema actual se adapta a las necesidades de la empresa?
________________________________________________________
60
Apéndice 2 Encuesta
Encuesta: evaluación de los procesos en el ingreso de la información
1) ¿La mercadería que llega a la empresa es registrada en el sistema
contable?
Si No
2) ¿Qué tipo de instrumento usa para registrar el ingreso de la mercadería?
Excel Documento Kardex
Cuaderno tradicional Propio del software
Ninguno
3) ¿El sistema de registro permite categorizar el inventario entrante?
*si su respuesta es sí, indique porque medio se realiza
SI
No
4) ¿Se da de baja a la mercadería vendida automáticamente después realizada la venta
*responda solo si, Ud. selecciono la primera opción
SI
No
5) ¿La mercadería que se encuentra acopiada en el almacén o la bodega, puede ser
buscada por medio del sistema actual?
SI
No
6) ¿Porque medio es la elaboración de los comprobantes de venta?
61
Software Documento físico
Otros medios
7) ¿Existe manual o algún tipo de guía que le permite realizar correctamente sus
funciones? Indique cual
Manual de funciones
Guía verbal por el supervisor inmediato
Capacitaciones por parte de la administración
Ninguno
8) ¿Las funciones o tareas diarias que Ud. Desempeña en la organización las ejecuta en
un solo puesto?
SI
No
9) ¿Cree Ud. que el registro de la información se lleva correctamente?
SI
No
10) ¿Cree Ud. que es necesario actualizar o adquirir un nuevo sistema
contable?
SI
No
11) ¿Estaría Ud. de acuerdo en recibir capacitaciones en caso de cambiar el sistema
contable para un mejor desempeño?
SI
No